Universitatea din Oradea

PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR, INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR, EVIDENTA ANGAJAMENTELOR, EVIDENTA CLIENTILOR, EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data:

PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR, INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR, EVIDENTA ANGAJAMENTELOR, EVIDENTA CLIENTILOR, EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

Cap. 1. PROCEDURA DE ACORDARE A AVANSURILOR
I. Acordarea de avansuri: acte normative, documente in baza carora se acorda avansul l. Acordarea de avansuri in numerar se face in baza urmatoarelor acte normative: - Regulamentul operatiunilor de casa aprobat prin Decretul nr.209/05 iulie 1976; - O.U.G 146/31 octombrie 2002 – privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statulu - Ordin 3713/2008 privind aprobarea institutiilor publice exceptate de la prevederile art.5, 6 din OUG 149/2007 2. Avand in vedere prevederile actelor normative prezentate, acordarea de avansuri in numerar se poate face pentru urmatoarele categorii de cheltuieli: - cheltuieli de deplasare in interes de serviciu; - cheltuieli de protocol sau pentru organizarea de conferinte, simpozioane si altele asemenea; - pentru cheltuieli urgente aferente bunurilor achizitionate, serviciilor prestate sau lucrarilor executate, cu respectarea prevederilor legale referitoare la disciplina financiar valutara si achizitiile publice. 3.Acordarea de avansuri in numerar pentru categoriile de cheltuieli specifice se poate face cu cel mult 2 (doua) zile lucratoare inainte de plecare sau inceperea actiunilor, cu exceptia biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 (zece) zile inainte de data plecarii. 4. Acordarea avansurilor se face, in functie de categoria de cheltuieli pentru care se aproba, in baza urmatoarelor documente: - Referatul de necesitate pentru cheltuieli de deplasare in tara, care tine loc de Ordonantare de plata si Ordinul de deplasare; - Cererea de deplasare si ordinul de deplasare pentru deplasari in strainatate, care tin loc de Ordonantare de plata; - Ordonantarea de plata si Devizul de cheltuieli antecalcul pentru actiunile de protocol, conferinte, simpozioane (numai pentru cheltuieli pentru masa,cazare,transport)

Universitatea din Oradea

PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR, INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR, EVIDENTA ANGAJAMENTELOR, EVIDENTA CLIENTILOR, EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data:

- Ordonantarea de plata insotita de toate documentele prevazute in decizia de CFP (contractul/comanda, Angajamentul bugetar individual, Propunere de angajare a unei cheltuieli si Referatul de necesitate si oportunitate), pentru achizitiile de bunuri si prestari servicii. 5. Deoarece institutiile publice nu pot efectua cheltuielile bugetare din incasari (toate incasarile trebuie depuse in conturile deschise la Trezoreria statului sau la banci in prima zi lucratoare de la incasare), pentru acordare de avansuri sumele vor fi ridicate din conturile deschise la Trezoreria Statului sau la banci comerciale (conturi in valuta) a doua zi dupa primirea la Departamentul Financiar Contabil a documentelor justificative vizate si aprobate conform prevederilor legale si a Deciziei de CFP. II. Justificarea avansurilor spre decontare acordate: acte normative, termene de justificare. 1.Justificarea avansurilor acordate se face conform urmatoarelor acte normative: - HG 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului - HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar: - Regulamentul operatiunilor de casa. 2. Termenele de justificare a avansurilor primite sunt: - avansurile acordate pentru achizitii de bunuri si servicii din localitatea unde avem sediul se justifica in termen de cel mult 4(patru) zile lucratoare exclusiv ziua primirii; - avansurile acordate pentru achizitii de bunuri si servicii din alte localitati se justifica in termen de cel mult 3(trei) zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea din deplasare sau in termen de 3(trei) lucratoare de la sosire exclusiv ziua sosirii, in cazul cand aceasta are loc anterior datei aprobate; - avansurile acordate pentru cheltuieli de protocol sau pentru organizare de conferinte, simpozioane, se justifica in termen de 4(patru) zile lucratoare de la incheierea actiunii ; - avansurile acordate pentru cheltuieli de deplasare se justifica in termen de cel mult 3(trei) zile lucratoare de la sosirea din deplasare (cu respectarea termenului aprobat pentru sosire),exclusiv ziua sosirii. 3.Este interzisa acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior cu urmatoarele exceptii; - cand perioada delegatiei a fost prelungita fata de perioada aprobata initial; - in cazul avansurilor pentru actiuni de protocol cand in aceeasi perioada au loc mai multe actiuni:

Universitatea din Oradea

PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR, INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR, EVIDENTA ANGAJAMENTELOR, EVIDENTA CLIENTILOR, EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data:

- au fost acordate avansuri pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate. 4.Sumele necheltuite din avansurile acordate se depun la casierie cel mai tarziu in cursul zilei lucratoare imediat urmatoare inapoierii din delegatie. 5.Pentru nedepunerea in termen a deconturilor si pentru nerestituirea in termen a sumelor necheltuite titularii de avans vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen pentru fiecare zi de intarziere, iar penalizarea nu vaputea depasi debitul datorat. III. Decontul de cheltuieli: formulare, documente justificative l.Justificarea avansurilor acordate pentru cheltuieli materiale se face cu factura si chitanta ( eliberate pe numele institutiei) sau factura si bonul fiscal si nota de receptie si constatare de diferente (cand este cazul). 2.Justificarea avansurilor acordate pentru deplasari se fac in conformitate cu prevederile actelor normative mentionate la pct.II.l. 3.Se prezinta documente justificative pentru toate cheltuielile efectuate cu exceptia diurnei de deplasare. 4.Pentru determinarea sumelor ce se pot deconta in cazul transportului cu autoturismul personal se vor lua in calcul urmatoarele elemente: - se ia in calcul drumul cel mai scurt intre locul din care se pleaca si locul de destinatie: - in cazul deplasarilor in tara se deconteaza 7,5 l benzina Premium la 100 km. - in cazul deplasarilor in strainatate se ia in calcul consumul specific al mijloacelor auto, in consecinta se va mentiona pe cererea de deplasare si pe Ordinul de deplasare in strainatate tipul masinii cu care se va efectua deplasarea; -se prezinta documentele justificative eliberate la cumpararea de combustibil (atat pe teritoriul Romaniei cat si in strainatate)pentru a putea calcula valoarea reala a combustibilului consumat si pentru justificare deplasare; - pentru deplasarile in strainatate, determinarea distantelor parcurse, se face de catre seful Biroului Transporturi (cu ajutorul sistemelor informatice sau cu ajutorul hartilor rutiere), care va certifica si consumul specific al tipului de masina cu care s-a deplasat titularul de avans; 5.Pentru decontarea transportu cu avionul se vor prezenta urmatoarele documente: - biletul de avion (ultima fila), iar in cazul biletelor emise electronic confirmarea rezervarii (listata); - factura si chitanta; -tichetele de imbarcare. 6.Pentru decontarea avansurilor se vor utiliza modelele de deconturi anexate prezentei, respectiv:

care se inregistreaza intr-un registru special la Dep. EVIDENTA CLIENTILOR.Persoanele din cadrul DFC cu atributii in acordarea de avansuri si verificarea deconturilor de deplasare au urmatoarele obligatii: .ele penalizarui de intarziere in conformitate cu Regulamentul operatiunilor de casa. in momentul prezentarii la Dep.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR.Pentru deplasarile in tara Referatul de necesitate si Ordinul de deplasare primesc numar si data de la facultatea/departamentul emitent in momentul emiterii. 3. Aprobarea.verificarea. in cazul in care drepturile de deplasare in valuta se vireaza in conturi de card sau direct in strainatate in contul organizatorilor sau a unitatilor hoteliere (pentru cazare) . legalitatea documentelor justificative a cheltuielilor si existenta tuturor vizelor si aprobarilor pe deconturile de cheltuieli: -verifica respectarea perioadei legale de decontare a avansurilor primite si calculeaza eventual. se intocmeste Decontul de cheltuieli pentru deplasari in strainatate. verifica si raspund de corectitudinea datelor inscrise in acestea. 5.decont pentru cheltuieli materiale .Verificarea si acordarea drepturilor banesti pentru deplasare. 2.decont pentru deplasari in tara . de la Departamentul de relatii internationale. .verifica corectitudinea calcularii avansurilor. . urmaresc intocmirea Dispozitiilor de plata valutara pentru ridicari de valuta din bancile comerciale. -intocmesc Dispozitiile de plata catre casierie. La intoarcere.Actul intern de decizie privind deplasarea in tara si strainatate (Referatul de necesitate pentru deplasarile in tara si Cererea pentru deplasarile in strainatate) care insotesc Ordinul de deplasare se intocmesc si se aproba in conformitate cu prevederile deciziei de control financiar preventic. inregistrarea. -urmaresc intocmirea Dispozitiilor de plata valutara.Aceste documente se ataseaza la Dispozitia de plata in cazul acordarii de vansuri. IV. financiar contabil pentru decontare.verifica corectitudinea calcularii deconturilor de deplasare. financiar contabil pentru decontare.la acordarea avansurilor verifica existenta pe documentele mentionate mai sus a tuturor vizelor si aprobarilor prevazute de decizia privind CFP. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data: .Referatul de necesitate pentru deplasarile in tara si Cererea pentru deplasarile in strainatate tin loc si de Ordonantari de plata pentru cheltuielile de deplasare.in momentul ermiterii.decont pentru deplasari in strainatate.Pentru deplasarile in strainatate Cererea pentru deplasare in strainatate primeste numar de inregistrare de la registratura generala iar Ordinul de deplasare primeste numar. iar la intoarcere in momentul prezentarii la Dep.Ordinele de deplasare (decontul de deplasare) sunt inregistrate intr-un registru electronic si primesc un numar nou de inregistrare. detasare l. financiar contabil. 4. iar in cazul in care titularul nu solicita avans aceste documente constituie anexa a Decopntului de deplasare. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. evidenta si urmarirea cheltuielilor cu deplasarile IV-I.

debitorii care figureaza cu solduri nejustificate in evidentele contabile.dupa primirea instiintarilor vor actiona pentru recuperarea sumelor nejustificate (prin notificare telefonica). INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. se va solicita conducerii institutiei retinerea din drepturile salariale a avansurilor nejustificate. . cat si pe conturi analitice. Persoanele din cadrul DFC cu atributii in acordarea de avansuri si verificarea deconturilor de deplasare. -persoanelor cu sarcini in acordarea drepturilor de deplasare. 2. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. 4. Deasemenea evidenta contabila se tine atat pe conturi sintetice.prenume.a postului.Inregistrarea in evidenta contabila a cheltuielilor si a platilor privind drepturile de deplasare se face de catre persoanele care au sarcini de aceasta natura in fi.Inregistrarea in evidenta contabila se face conform monografiei contabile. in termen de 48 de ore de la primirea documentelor specifice de la Serviciul financiar (Deconturi de deplasare. o data pe luna. predau zilnic deconturile de deplasare (care corespund ca forma si fond) persoanelor cu atributii in contabilizarea acestora). de existena unor solduri debitoare/creditoare nejustificate (tabel nominal) si vor notifica telefonic sau in scris.acestea doua facandu-se concomitent. dupa caz.Extrase de cont). 3. -daca persoanele debitoare nu raspund notificarilor telefonice sdau scrise. cat si pe zone de cheltuiala in cadrul contabilitatii de gestiune. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data: 6. -instiinarea persoanelor cu sarcini in acordarea drepturilor de deplasare. Registre de casa. -verificarea operativa a situatie soldurilor (in momentul imediat inregistrarii unei operatiuni in fisa de cont) in vederea identificarii rapide a avansurilor nejustificate sau a eventualelor erori de contabilizare. -inregistrarea in evidentele contabile doar a deconturilor de deplasare care intrunesc conditiile de forma si fond (sa contina toate vizele si aprobarile prevazute de legislatie si de decizia privind CFP).Evidenta contabila a cheltuielilor de deplasare se intocmeste pe surse de finantare in cadrul contabilitatii financiare. respectiv pe fiecare persoana beneficiara a unor drepturi de delegare/detasare. EVIDENTA CLIENTILOR. urmarirea si analiza cheltuielilor de deplasare l. in vederea lichidarii acestora. initiala si eventual loc de munca in cazul persoanelor cui nume similare) pentru evitarea dublarii fiselor de evidenta.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR.Persoanele cu atributii de evidenta a cheltuielilor de deplasare trebuie sa urmareasc in permanenta o serie de corelatii si elemente: -inregistrarea corecta a persoanelor care beneficiaza de drepturi de deplasare in baza de date(nume. IV-II Inregistrarea in evidenta contabila.

DONAŢIILOR PRIMITE In conformitate cu prevederile Legii 500/2002 a finantelor publice. .14/A/23.precum si drepturile si obligatiile partilor.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data: Cap. 8.valoarea si durata sponsorizarii. dupa caz.Sponsorizarile pot fi primite doar in conditiile incheierii unui contract de sponsorizare in care se vor specifica obligatoriu: obiectul sponsorizarii. I. EVIDENŢA ŞI URMĂRIREA SPONSORIZĂRILOR. 2. 3. durata si valoarea acestuia. cu respectarea dispoziţiilor legale. 2 ÎNREGISTRAREA.Intocmirea. valoarea. Pentru contractul de sponsorizare va fi utilizat contractul cadru anexat prezentei proceduri. iar pentru acesta trebuie sa existe acceptul de donatie al conducerii institutiei accept care se elibereaza in baza unei cereri depuse de beneficiarul final al donatiei (reprezentant departament/facultate).Pentru desfasurarea activitatilor fara scop lucrativ pot fi primite sponsorizari sub forma de bunuri materiale sau mijloace financiare de la diverse persoane juridice sau persoane fizice. 6.Contractele de sponsorizare se vizeaza si semneaza conform prevederilor deciziei de CFP.05. sub formă de donaţii şi sponsorizări. destinatia sponsorizarii/donatiei.03.Contractele de sponsorizare si de donatie vor primi numar de inregistrare la Registratura Generala. student etc. facultate.). unde persoana care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor le va arhiva. instituţiile publice pot folosi.Poate fi acceptat si formularul de contract prezentat de sponsor in conditiile in care respecta prevederile legale care reglementeaza sponsorizarile si donatiile si nu contine clauze care sa contravina intereselor institutiei. 7. fiecare din cele doua dosare avand in fata o lista centralizatoare care sa contina: numarul contractului si data inregistrarii la registratura generala. denumirea beneficiarului final (departament. un exemplar in original va fi depus la Dep. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. Deasemenea pentru donatiile in natura primite din strainatate se vor respecta prevedertile HBS nr. denumirea sponsorului/donatorului. 4. 5.Din ambele tipuri de acte. cadru didactic. separat sponsorizarile si donatiile in bani si separat sponsorizarile si donatiile in natura.semnarea si evidenta contractelor de sponsorizare si donatie l.Contractul de donatie trebuie sa fie in forma autentica si deasemenea va avea specificat obiectul. EVIDENTA CLIENTILOR. pentru desfăşurarea activităţii lor. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR.Deasemenea pentru desfasurarea activitatilor fara scop lucrativ pot fi primite bunuri materiale sau mijloace financiare si prin contracte de donatie de la diverse persoane juridice sau persoane fizice. Financiar Contabil (anexa la Dispozitia de incasare/Ordinul de plata sau Procesul verbal de receptie a bunurilor). bunuri materiale şi fonduri băneşti primite de la persoanele juridice şi fizice.

Ordinul nr.Pentru receptia si evaluarea donatiilor si sponsorizarilor in natura primite din strainatate se va constitui cate o comisie numita prin decizie a ordonatorului de credite pentru fiecare caz in parte. 4. 1. pentru donatiile si sponsarizarile primite in bani.82/1991.Persoana din cadrul DFC care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor va urmari si va raspunde de utilizarea sumelor primite ca donatie sau sponsorizare in scopul declarat in contractul de sponsorizare sau in actul de donatie.Deasemenea persoana din cadrul DFC care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor.Evidenta contabila a operatiunilor economice generate de contractele de sponsorizare si actele de donatie se va tine in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. in actul de donatie sau la valoarea declarata in vama pentru donatiile primite din strainatate.Derularea operatiunilor economice aferente sponsorizarilor si donatiilor si inregistrarea acestora in evidentele contabile. de respectarea utilizarii bunurilor exclusiv in scopul prevazut in contract sau in actul de donatie raspunde beneficiarul donatiei (persoana care a solicitat prin cerere acceptul de donatie).Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. 8. .In cazul in care donatiile nu sunt evaluate prin actul de donatie acestea vor fi evaluate de comisia numita prin decizie a ordonatorului de credite. 7.Derularea procedurilor de achizitie din fonduri provenite din sponsorizari si donatii. 3. EVIDENTA CLIENTILOR. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data: II. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. se va face cu respectarea prevederilor contractului de sponsorizare sau al actului de donatie cand sunt stipulate astfel de prevederi sau. aceste sume vor fi returnate trimitatorului. 5.Incasarea sumelor sau receptia bunurilor materiale se vor efectua numai daca exista. Pentru donatiile si sponsorizarile in natura.1661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor si raspunde de transferul corect si la timp a soldurilor ramase neutilizate la sfarsitul anului.In cazul in care au fost primite prin virament sume cu titlu de sponsorizare fara sa existe un contract incheiat. 6.va tine si evidenta prevazuta de Ordinul nr. Evaluarea bunurilor receptionate se va face la valoarea declarata in contractul de sponsorizare.1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice si Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia si a Monografiei contabile primite. 2. unul din documentele mentionate la capitolul I. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. cu respectarea legislatiei referitoare la achizitiile publice. incheiat in forma legala.

Sumele aprobate. Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv propriu. conform prevederilor legale. instituţiei pe care o conduc. adică utilizarea resurselor financiare din conturile deschise la Trezoreria Statului. c) angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare. reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite. Angajarea. iar plata acestora se efectuează de către contabil. Ordonatorii de credite au obligaţia de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate. -cheltuielile efective . lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor din fonduri publice se aprobă de ordonatorul de credite. precum şi organizarea. ordonanţarea şi plata cheltuielilor este reglementata de Legea Finanţelor Publice 500/2002 şi de Ordinul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea. potrivit legii. lichidarea. lichidarea. adică utilizarea resurselor financiare şi materiale pentru realizarea acţiunilor. veniturile şi cheltuielile bugetare. h) organizarea şi ţinerea la zi a evidenţei patrimoniului. pentru anul bugetar. lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate şi aprobate. evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale. precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar. ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice. prin buget în cadrul cărora se angajează. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. Angajarea cheltuielilor din fonduri publice bugete se face numai în limita creditelor bugetare aprobate. 3 PROCEDURA DE ANGAJARE. EVIDENTA CLIENTILOR. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. -evidenţa plăţilor de casă. de: Ordonatorii de credite răspund.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. Angajarea. LICHIDARE. pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare. . b) realizarea veniturilor. d) integritatea bunurilor încredinţate e) organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare şi execuţiei bugetare. care se execută prin contul de disponibil. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI Revizia COD SEAQ Aprobat în şedinţa de Senat din data: Cap. prin conturile în afara bilanţului. Organizarea evidenţei execuţiei bugetare se face pe cele trei componente : -evidenţa angajării creditelor bugetare. pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituţiilor publice respective şi cu respectarea dispoziţiilor legale. inclusiv a indicatorilor aferenţi acestora. se ordonanţează şi se efectuează plăţi. Instituţiile de învăţământ superior utilizează. f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziţii publice şi a programului de lucrări de investiţii publice. ORDONANŢARE ŞI PLATĂ A CHELTUIELILOR În conformitate cu Legea 500/2002 a finantelor publice Legea bugetară anuală prevede şi autorizează. indicatorii specifici ai execuţiei bugetare. g) organizarea evidenţei programelor. potrivit dispoziţiilor legale. şi anume: -plăţile de casă. la partea de cheltuieli. analitic pe toate subdiviziunile clasificaţiei bugetare. a) angajarea. la fel ca toate instituţiile publice.

lichidării. PROPUNEREA DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI (anexa 1) . ANGAJAREA CHELTUIELILOR A. B. Înainte de a angaja şi utiliza un credit bugetar.cheltuieli de deplasare . aparatură. ale unui management financiar sănătos.cheltuieli cu chiriile . acord de împrumut. buletine lunare . etc. ordine de deplasare. telefon. ANGAJAMENT BUGETAR INDIVIDUAL (anexa 3) Costituie un angajament specific unei noi operaţiuni care urmează să se efectueze. a conturilor de execuţie si anexelor la bilant. -întocmirea bilanţului.cheltuieli cu asigurările . 1. Operaţiunile specifice angajării. ANGAJAMENT LEGAL Este faza sau procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă o obligaţie pe seama fondurilor publice şi a veniturilor proprii. poştă.cheltuieli cu salariile. 1. fără a depăşi anul calendaristic bugetar şi reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite. este semnat de ordonatorul de credite şi ia forma unui contract de achiziţie.cheltuieli cu service la utilaje. ANGAJAMENT BUGETAR (anexa 2) Reprezintă orice act prin care o autoritate competentă afectează fonduri publice. Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar. acte de control. convenţie. . -încheierea execuţiei prin stabilirea rezultatelor. comandă. canal.cheltuieli de personal .ordonanţării şi plăţii cheltuielilor se stabilesc prin decizie a rectorului. care nominalizează persoanele împuternicite să efectueze aceste operaţii precum şi răspunderea pentru efectuarea lor. Incheierea exercituiului financiar se face în conformitate cu ordinele Ministerului Finanţelor Publice şi cuprinde operaţiunile şi lucrările efectuate în ultima parte a anului: -inventarierea patrimoniului. Exerciţiul bugetar corespunde unui an calendaristic. etc. etc.cheltuieli de întreţinere şi gospodărie (încalzit. ordonatorii de credite trebuie să se asigure că măsura luată respectă principiile unei bune gestiuni financiare. etc. unor anumite destinaţii. Utilizarea creditelor trebuie sa fie precedate de o evaluare care să asigure faptul că rezultatele obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate.salubritate. ANGAJAMENT BUGETAR GLOBAL priveşte cheltuielile curente de funcţionare de natură administrativă. în limita creditelor bugetare aprobate.-evidenţa cheltuielilor efective. furnituri de birou.) . apă.cheltuieli cu bursele . cuprinsă în conturi contabile distincte pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare. Se prezintă sub formă scrisă. contract de muncă.cheltuieli cu abonamente la reviste. cum ar fi: . în special ale economiei şi eficienţei cheltuielilor. iluminat. 2.

│. De întocmirea ei răspund conductăorii structurilor universităţii.1.Se înaintează de compartimente.│.11.7.Documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.9. pentru a da posibilitatea acesteia să îşi exercite atribuţiile Trebuie însoţite de toate documentele de justificare aferente şi informaţii solicitate de persoana care exercită CFP * (CHECK . │ │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Ofertele │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. persoanei care exercită controlul financiar preventiv. │. în limita disponibilului de credite de angajament.1.792/2002 │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ .10. │. LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIŢII PUBLICE COD B. │Existenţa actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Programul anual al achiziţiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. 1. │.Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea efectuării │ │ │ cheltuielilor asimilate investiţiilor (în cazul investiţiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Anunţul/invitaţia de participare la procedură │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. Este întocmită de compartimentele de specialitate.│. │. │. ┌─────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.│.Documentul privind soluţionarea contestaţiilor │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. care iniţiază o cheltuială.Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. 1 şi 2 la Ordinul ministrului finanţelor publice │ │ │ nr.Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achiziţie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1..12. │ Obiectivele verificării │ │crt.Actul de aprobare a documentaţiei tehnico-economice a obiectivului │ │ │ de investiţii (în cazul investiţiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Anexele nr. │. │.Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.LIST) După avizarea de CFP a angajamentului bugetar individual sau global acesta se semnează de ordonatorul de credite şi se transmite persoanei cu atribiţiuni pentru înregistrarea în evidenţă a cheltuielilor angajate.3.Comunicările către ofertanţi a rezultatului aplicării procedurii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │.8.2.6.5. Angajarea cheltuielilor trebuie să se facă întotdeauna în limita disponibilului de fonduri existente şi respectiv.4. din timp. pentru acţiuni multianuale.

┌─────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.Programul anual al achiziţiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.1.Acordul/comanda de finanţare externă │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2. │.Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │. altor semnături legale. aprobărilor. după caz │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │. │.│2. │. 1.2.Să prevadă actualizarea preţului cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1. │. │.7. │. certificărilor.Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament. │ │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │. │Existenţa vizelor. │.3. │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate.5. │.2. │.3. │Încadrarea valorii contractului/comenzii în: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achiziţie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ . │.Să fie cuprins în programul anual al achiziţiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1. pentru: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │Existenţa actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3. │ │ │după caz. │.Actele justificative de la pct.6.2.Nivelul angajamentului bugetar │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.Să prevadă constituirea garanţiei de bună execuţie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Să cuprindă datele de identificare a părţilor contractante │ └─────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ANEXA Nr. │Contractul: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │ Obiectivele verificării │ │crt.1. 1e) la normele metodologice LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIŢII PUBLICE FINANŢATE INTEGRAL SAU PARŢIAL DIN CREDITE EXTERNE RAMBURSABILE ŞI/SAU FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE COD B. │ │ │ conform actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4.Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Proiectul de contract/comandă │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │.

6. │.Să fie în programul anual al achiziţiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Să prevadă acordarea de avansuri.1.│.Proiectul de contract/comandă │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │. │Încadrarea valorii contractului/comenzii în: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.Să cuprindă datele de identificare a părţilor contractante │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │.│1.Comunicările către ofertanţi a rezultatului aplicării procedurii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. 1 şi 2 la Ordinul ministrului finanţelor publice │ │ nr. │. │ │ │după caz.3.Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate. │.Actul de aprobare a documentaţiei tehnico-economice a obiectivului │ │ │ de investiţii (în cazul investiţiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.13. │.Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.10.7. │.Anunţul/invitaţia de participare la procedură │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │.Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament.Să prevadă actualizarea preţului. aprobărilor. │.Actele justificative de la pct.2.2. │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.4.6.4. cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3.1.792/2002 │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │. │.12. conform cu acordul/comanda de │ .│.Documentele pentru elaborarea şi prezentarea ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │. 1.8.Documentul privind soluţionarea contestaţiilor │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. după caz │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │. pentru: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │.Anexele nr.9. │. │.8.Nivelul prevăzut în actul normativ care a aprobat împrumutul │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│.11. │ │ │ conform actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea efectuării │ │ │ cheltuielilor asimilate investiţiilor (în cazul investiţiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │1.Să se încadreze din punct de vedere al obiectului în categoria │ │ │ cheltuielilor considerate eligibile. │.7. │.5. │Contractul: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│. │.Ofertele │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │.Să prevadă constituirea garanţiei de bună execuţie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Nivelul angajamentului bugetar │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.5.Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. certificărilor.2.4. │Existenţa vizelor.1. 1. altor semnături legale.

│.4.Actul intern de decizie.│.Nivelul prevăzut de actul normativ de aprobare a acţiunii │ │ │ (unde este cazul) │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ .1.1.Nivelul creditelor bugetare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│. │Încadrarea valorii devizului în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ Obiectivele verificării │ │crt.Limitele prevăzute de normele legale │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. altor semnături legale.Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Stabilirea corectă a valorii devizului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. 1f) la normele metodologice LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND ORGANIZAREA ACŢIUNILOR DE PROTOCOL. A UNOR MANIFESTĂRI CU CARACTER CULTURAL-ŞTIINŢIFIC SAU A ALTOR ACŢIUNI CU CARACTER SPECIFIC. │Existenţa vizelor.│.│. aprobărilor.3. INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV PE CATEGORII DE CHELTUIELI COD B. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.2.14.Nota de fundamentare a acţiunii de protocol a manifestării │ │ │ sau a acţiunii cu caracter specific. 1.1. certificărilor.│ │ finanţare externă şi cu regulile fiecărui organism finanţator │ └─────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ANEXA Nr.Documente transmise de parteneri cu privire la participarea la acţiune │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2. inclusiv devizul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.│. după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.Actele justificative de la pct. │ │ │după caz.│.

3.3.│.│.│. │Existenţa vizelor.Actele justificative de la pct. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.Nota de fundamentare a deplasării în străinătate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.15. lucrările executate şi serviciile prestate).│.1. INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV DE CHELTUIELI COD B. comunicări.│. se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective.Nota-mandat privind deplasarea │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.Actul intern de decizie. │Stabilirea corectă a valorii devizului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. aprobărilor. alte documente de la partenerul extern │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. 1g) la normele metodologice LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND DEPLASAREA ÎN STRĂINĂTATE.1.1. LICHIDAREA CHELTUIELILOR Este faza în care se verifică existenţa angajamentelor. certificărilor.│. 1.Nivelul angajamentelor bugetare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. altor semnături │ │ │legale.2.Invitaţii. se determină sau se verifică realitatea sumei datorate. │Încadrarea valorii devizului în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.2.Baremurile prevăzute de normele legale │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 2. │ Obiectivele verificării │ │crt.│.ANEXA Nr. .Nivelul creditelor bugetare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│. recepţiile sau realitatea serviciului efectuat (bunurile au fost livrate. inclusiv devizul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. după caz.

F. livrarea şi recepţionarea bunurilor. reabilitări.salarizare. reparatii capitale. investiţii. se înaintează conducătorului compartimentului financiar pentru plată. . Dupa aprobarea ordonanţării de plată. sefi departamente.pentru cheltuieli de burse . service.ordonanţările de plată ulterioare vor face referire la documentele deja transmise compartimentului financiar . după cum urmează: . cheltuieli de întreţinere.P. şi anume: -pentru datele referitoare la calculul salariilor – şef departament resurse umane.Prin acordarea semnăturii şi a menţiunii “Bun de plată” se atestă pe proprie răspundere că drepturile stabilite au fost verificate şi sunt corecte. moderizări – şef serviciu tehnicinvestitii.pentru deconturi cheltuieli materiale şi gospodăreşti .serviciul salarizare pentru: calculul salariilor şi obligaţiile către bugetul statului tichete de masă.burse. lucrări de investiţii. Răspunderea pentru angajarea. prestarea serviciilor. Trebuie însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate.şef serviciu administrativ. .LIST) în original.decani. Ordonanţarea de plată (anexa 4) Este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducatorului compartimentului financiar să întocmească instrumentele de plată. . reparaţii clădiri.cărţi.pentru deconturi de deplasare . . transport studenţi. . De parcurgerea acestei etape răspund conducătorii serviciilor de specialitate din universitate. directori.secretarul prorectorului probleme sociale. . Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituţiei publice pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plată fată de terţii creditori. deoarece nici o ordonanţare de plată nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de credite decât după ce persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv a acordat viza. cheltuieli de întreţinere. practică studenţi. utilitati etc. protocol. şef servicii.pentru cheltuieli de perfecţionare şi specializare profesională a angajaţilor – decani. service. .serviciul contabilitate pentru: deconturi deplasare . Întocmirea ei se face . Pentru plata în rate sau avansuri acordate se procedeaza astfel: . executarea lucrărilor. acesta împreună cu toate documentele justificative ( CHECK .şef serviciu administrativ.serviciul administrativ pentru: achiziţii. .director bibliotecă. -pentru cărţi . directori.prima ordonanţare de plată va fi însotită de documentele justificative în original . reparaţii utilaje.trebuie să poarte viza C. 3. -chirii.chirii. lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor revine ordonatorului de credite bugetare sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare. etc. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR Este faza în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că plata poate fi realizată. gospodăreşti. şef servicii. reparaţii. potrivit legii. care să confirme corectitudinea sumelor de plată.ordonanţarea de plată finală va purta menţiunea că operaţiunea s-a finalizat. existenţa unui alt titlu care să justifice plata. sefi departamente. .etc. .pentru decontarea facturilor de achiziţii.

Procesul-verbal de recepţie (cod 14.Ordonanţare de plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.4.Banca beneficiarului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.5) sau Nota de recepţie şi │ │ │ constatare de diferenţe (cod 14. aprobărilor.│. │Corespondenţa dintre conţinutul actelor justificative în ceea ce │ │ │priveşte: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ .1.2.│.3. 1.2. factura (cod 14. 1h) LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANŢĂRII DE PLATĂ PRIVIND ACHIZIŢIA PUBLICĂ DE PRODUSE Cod C. certificărilor.Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│. │Încadrarea sumei propusă pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│.10).1.│.│.Actele justificative de la pct.│.│. │ │ │după caz.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4.Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de │ │ │ disponibil. │Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1 A) │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.│.1.1.10/a A) sau alte │ │ │ tipuri de facturi.2.1.Natura cheltuielii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3.2.│. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.4.│.Valoarea cheltuielilor lichidate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│.│. │ Obiectivele verificării │ │crt. aprobate conform prevederilor legale │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Factura fiscală (cod 14. │Corespondenţa datelor din ordonanţarea de plată cu cele din actele │ │ │justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.4.3.Contractul/comanda (sau altă formă de angajament juridic) │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.ANEXA Nr.Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. │Existenţa vizelor. │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Numărul şi data emiterii facturii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│.Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4. altor semnături legale. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.

Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de │ .│. 1. listă de verificare (check-list) se va adapta corespunzător.2.│. 1i) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANŢĂRILOR DE PLATĂ PENTRU SUBVENŢII.│.│. conform actului normativ care reglementează │ │ │ domeniul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.│. │ Obiectivele verificării │ │crt. │Încadrarea sumei propusă pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.5.Nota de fundamentare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│.3. │Existenţa vizelor.4.Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2. certificărilor.1.Nivelul sumei datorate rezultat în urma operaţiunii de lichidare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│. │Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Calitatea produselor recepţionate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.Ordonanţarea de plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.1. altor semnături legale.1. TRANSFERURI.3.│. │ │ │după caz.2.3. [ANEXA Nr.Termenele de livrare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.│.│. aprobărilor.│. PRIME SAU ALTE PLĂŢI DIN FONDURI PUBLICE ACORDATE AGENŢILOR ECONOMICI SAU ALTOR BENEFICIARI LEGALI COD C.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Actele justificative de la pct.1 │.│.Cantitatea de produse recepţionate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.Modalităţile de plată │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ prezenta NOTĂ: În cazul ordonanţărilor de plată privind achiziţia publică de servicii sau lucrări. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│.5.Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Documentaţia specifică.Preţul unitar al produselor recepţionate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.4.│6.2.

1. │Corespondenţa datelor din ordonanţa de plată cu cele din actele │ │ │justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. altor semnături legale.8. după │ │ │ caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│.│.│. │Încadrarea sumei prevăzută pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. situaţii de lucrări.Actele justificative de la pct.Natura plăţii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. vămuire. │Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.Nota de fundamentare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.Factura externă │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│.Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ . certificărilor.│.4.2.2. │ │ │după caz. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.│ │ disponibil.2.Documente de transport. recepţie.5. 1.Ordonanţarea de plată externă │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.│.│. după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.│.1.Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│.Contractul de furnizare/servicii/lucrări │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ [ANEXA Nr. │Existenţa vizelor.3.Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. aprobărilor. │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│.6.3.Documente specifice care rezultă din actul normativ ce reglementează │ │ │ domeniul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.│.│.│. 1j) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANŢĂRII DE PLATĂ EXTERNĂ PRIVIND ALTE PLĂŢI DECÂT CELE AFERENTE ÎMPRUMUTURILOR EXTERNE COD C.Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.

1k) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANŢĂRII DE AVANSURI (ÎN LEI) ACORDATE UNOR TERŢE PERSOANE JURIDICE ÎN CADRUL CONTRACTELOR ÎNCHEIATE COD C.│.Nivelul sumei datorate rezultat în urma operaţiunii de lichidare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│.3.2. │Corespondenţa datelor din ordonanţarea de plată externă cu cele din │ │ │actele justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.│.Nota de fundamentare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. aprobărilor. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.│.Disponibilul în cont │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.Contractul de furnizare/servicii/lucrări │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. 1.10.│. │ Obiectivele verificării │ │crt. │Stabilirea corectă a sumei prevăzută pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4.│.Actele justificative de la pct.│4. │ │ │după caz.│.Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│.Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4.3.Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.1.│.│.│. altor semnături legale.1. │Existenţa vizelor.1.Natura plăţii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.5. certificărilor.│.Solicitarea de acordare a avansului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.Documentul prin care se constituie garanţia legală │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.│.Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ [ANEXA Nr.Disponibilul din cont │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ .│.2.│.1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │Încadrarea sumei propusă pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.3.Ordonanţarea de plată a avansului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.2.3.

Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ [ANEXA Nr.3.Situaţia privind monitorizarea cheltuielilor de personal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.5.1. │Încadrarea numărului de personal din statul de salarii în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.│.Bugetul aprobat │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de │ │ │ disponibil.Numărul maxim de personal stabilit prin buget │ . │Existenţa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.14.1.2.Natura plăţii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. PRECUM ŞI ALE OBLIGAŢIILOR FISCALE AFERENTE ACESTORA COD C. │ │ │după caz. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │Existenţa vizelor.│.│5.│. │Corespondenţa datelor din ordonanţarea de plată a avansului cu cele din │ │ │actele justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. ALTOR DREPTURI SALARIALE ACORDATE PERSONALULUI.│.2.│.│. │ Obiectivele verificării │ │Crt.1.│.│.Ordonanţarea de plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. altor semnături legale. ┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr.│.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.│. după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.Statul de funcţii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.│.│. aprobărilor.Valoarea cheltuielilor lichidate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.│. certificărilor.│.2.4. │Încadrarea sumei propusă la plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.3.Situaţia privind repartizarea pe luni a cheltuielilor de personal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.Actele justificative de la pct. 1l) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANŢĂRII DE PLATĂ ALE SALARIILOR. 1.1.3.Centralizatorul lunar al statelor de salarii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.

Nu pot cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat.P. Institutiile publice vor lua măsurile necesare pentru reducerea la maximum a plăţilor în numerar.Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 4.│. Calendarul activităţilor şi plata lor: 1 .documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de C. ajutoare sau alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament. PLATA CHELTUIELILOR Este faza prin care instituţia publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţii – creditori a) este asigurată de şeful compartimentului financiar în limita disponibilităţilor aflate în conturi.│.│.Tipul plăţii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. burse.3.├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective . e) Dispoziţia de plată .exista disponibilităţi în conturi bancare .semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta . lichidate şi ordonanţate . Vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat .încasare către casierie (cod 14-4-4) se semnează de şeful compartimentului financiar şi de persoanele cu atribuţii în efectuarea plăţilor în numerar.beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat .Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.2.Salarii :data de prezentare a pontajelor la epartamentul resurse umane-salarizare 30 ale lunii in curs.documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular .2. etc. creditor.suma datorată beneficiarului este corectă . purtând numere de ordine unic.obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata.alte condiţii prevăzute de lege c) Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui furnizor. . Ele se înscriu într-un registru. b) Se efectuează dacă sunt îndeplinite condiţiile: . începând cu numarul 1 în ordine crescatoare.exista toate documentele care să justifice plata .cheltuielile au fost angajate.Numărul rezultat din statul de funcţii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. . Se semneaza de şeful compartimentului financiar şi persoanele cu atribuţii în efectuarea plăţilor. d) plata în numerar se efectuează pentru următoarele categorii de cheltuieli: deplasări.1.│.F. │Corespondenţa datelor din ordonanţarea de plată cu cele din actele │ │ │justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.

dupa modelul de soft al băncilor. au obligaţia să organizeze evidenţa angajamentelor bugetare şi legale. d) evidenţa angajamentelor legale cu ajutorul contului 960 "Angajamente legale".12 ale lunii următoare celei de plată. cheltuieli de întretinere. b) evidenţa angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950 "Angajamente bugetare". Facturi de achizitii. pe suport magnetic sunt prezentate de serviciul salarizare. . de către secretariate şi serviciu doctorate.concesiuni. Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor.plata salariilor se face în data de 14 ale lunii pentru luna precedentă. precum şi a modificărilor intervenite pe parcursul exerciţiului bugetar curent cu ajutorul contului 940 "Credite bugetare aprobate". până în data de 25 ale lunii următoare. etc – însoţite de ordonanţări de plată. 3. pensii – datele personalului. 4. . însoţite de ordonanţarea la plată a lor. 5. service. şi vor înainta compartimentului financiar specimenele de semnături. pe suport magnetic. Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. b) Instituţiile publice.data de control salarii. departamentelor şi compartimentelor funcţionale care au ca atribuţii propunerile de angajamente legale şi bugetare. Termen efectuare plati de catre serviciul financiar . . c) compararea datelor din conturile 940 "Credite bugetare aprobate" şi 950 "Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate. statele de plată cu beneficiarii burselor către Serviciul financiar. ALTE OBLIGAŢII a) Se vor nominaliza persoanele din cadrul facultăţilor. şomaj. până în data de 25 ale lunii urmatoare. la direcţiile respective.Plata se efectuează în trei zile lucrătoare. Burse – pâna în data de 14 ale lunii se înaintează.[Type text] -data de prezentare a statelor de plată. se prelucreaza de catre serviciul administrativ in maxim 5 zile lucratoare de la primirea facturilor si se inainteaza servciiului financiar pentru plata.3 zile lucrătoare de la data primirii facturilor cu toate documentele justificative anexate. indiferent de subordonare şi de modul de finanţare a cheltuielilor. 5. 2 Declaratii la asigurări sociale de sănătate. Principalele atribuţii ale acestora privesc: a) evidenţa creditelor bugetare aprobate în exerciţiul bugetar curent. Declaratia privind obligatiile de plată la bugetul general cosolidat-după confruntarea datelor cu serviciul salarizare se depune pe suport magnetic. către serviciul financiar – 10 ale lunii următoare celei de plată. de către serviciul financiar.chirii.

EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. reevaluarea angajamentelor legale exprimate în alte monede decât moneda naţională.Primirea. comenzi si facturi fiscale. distributia de energie termica. daca clientul respectiv este si furnizor atunci partenerul respectiv va fi declarat doar o singura data atribuindu-i-se doar un singur cod de identificare. electrica si apa etc.Persoana cu atributii in acordarea vizei de CFP. prestari servicii. Persoanele cu atributii in evidenta clientilor vor verifica in principal urmatoarele: .Operatiunile economice care fac obiectul relatiilor cu clientii sunt: inchirieri de bunuri mobile si imobile. de prestari servicii. de inchiriere). verifica si acorda sau nu viza in conformitate cu prevederile deciziei de CFP si a normelor specifice. Cap. URMARIREA CLIENTILOR I.Contractele. l. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: e) la finele lunii. analitice de gradul I (surse de finantare) cat si pe fiecare client in parte. valabil pentru ultima zi lucrătoare a lunii.numele de sortare va avea obligatoriu un singur cuvant. analiza si urmarirea clientilor. EVIDENTA CLIENTILOR. Operarea in evidentele contabile a documentelor se face in termen de 48 ore de la primirea acestora. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. Facturile emise pentru inchirieri de bunuri. 4. Evidenta contabila a clientilor se tine atat pe conturi sintetice. verificarea. vanzari de produse din activitatea proprie. 3. 3. . prestari de servicii si furnizare de utilitati trebuie sa aiba la baza un contract. la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României. proiecte.4 PROCEDURA PRIVIND INREGISTRAREA. II Inregistrarea in evidenta contabila. tudii. . 2.de lucrari. in conformitate cu monografia contabila aprobata.fiecare client trebuie sa aiba un cod unic de identificare. 2. Contabilul şef va organiza evidenţa contabilă a angajamentelor bugetare şi legale şi raportarea acestora. EVIDENTA. In contabilitatea analitica a clientilor se inregistreaza operatiunile prevazute la capitolul I pentru care au fost emise facturi. 4. acordarea vizei de CFP si predarea documentelor pentru inregistrarea in evidenta contabila. l. comenzile se intocmesc de serviciile de specialitate (Conform Deciziei de CFP) si a legislatiei aferente si se depun la persoana cu atributii de CFP in vederea acordarii vizei. 5. . .in fisa fiecarui client/partener vor fi completate toate datele de identificare prevazute de formatul electronic. Documentele care stau la baza angajamentelor cu clientii sunt: contracte (de furnizare.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. dupa care restituie contractele persoanei delegate de la compartimentele de specialitate.

se va utiliza codul clientului respectiv (nu clienti diversi). -pentru contabilizarea unor regularizari privind incasarea unor clienti intre diverse surse de finantare. persoana care are sarcini de evidenta clientilor. EVIDENTA CLIENTILOR. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. -trimestrial. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: . nu accepta efectuarea de punctaje sau nu mai pot fi contaxctati. eroare privind sursa de finanatare) si corectarea acestora in timp util. -extrasele de cont de la sfarsitul anului. -daca in termenul acordat clientii nu au efectuat platile. in termen de 20 zile de la initierea procedurii (trimiterea extrasului de cont). remit notificari prin care se someaza clientii sa achite suma datorata in termen de 5(cinci) zile de la primirea notificarii. . in vederea depistarii eventualelor erori de inregistrare sau de alta natura (ex.este interzis a se atribui doua coduri de identificare unui singur client/partener (persoana juridica sau persoana fizica). -in cazul in care clientii nu confirma extrasele de cont. li se trimit extrase de cont pentru confirmare. seful Serviciului Contabilitate va intocmi informari catre conducerea institutiei cu privire la clientii cu restante la plata ( la care va atasa si copii dupa documentele mentionate la alineatul precedent). .lunar pana in data de 20 ale lunii curente se vor analiza inregistrarile din fisele de cont a tuturor clientilor. Persoanele cu atributii in evidenta clientilor si seful Serviciului Contabilitate vor depune toate diligentele in vederea recuperarii in termen a sumelor datorate de clienti. 5. unde se va hotari deschiderea de actiuni in justitie. la solicitarea persoanelor cu atributii de facturare din compartimentele de specialitate. -in cel mai scurt timp.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. confirmate de clienti. -in vederea calcularii corecte si operative a majorarilor de intarziere. persoana care are sarcini de evidenta a clientilor va intocmi un tabel nominal cu clientii aflati in aceasta situatie la care va anexa Extrasele de cont trimise si Notificarile impreuna cu confirmarea de primire a acestora de catre client sefului Serviciului Contabilitate. clientilor cu sold. persoana care are sarcini de evidenta clientilor le va comunica data la care s-a incasat contracvaloarea facturilor (prin punerea la dispozitie a fisei de cont analitic). se vor preda sefului Serviciului contabilitate pentru a fi atasate la Procesul verbal de inventariere. iar in cazul in care aceste extrase nu sunt confirmate clientii respectivi vor fi invitati pentru efectuarea de punctaje.pentru a nu denatura rulajul operatiunilor derulate cu acel furnizor.

5 PROCEDURA PRIVIND ORGANIZAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI 1. la data la care aceasta se efectuează. -ori de câte ori intervine o predare –primire de gestiune. .Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective.DGA . în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale. -ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere. Inventarierea elementelor de activ şi pasiv se efectuează de către comisia de inventariere.Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere. -contabilitate -administrativ-patrimoniu -tehnic 2. -cu prilejul reorganizării gestiunilor. numită prin decizia scrisă. după caz. care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.contabil şef . Comisia de inventariere este formata din 5 persoane : Preşedinte Secretar Membru 1 Membru 2 Membru 3 Compartimentele implicate pentru o bună desfăşurare a inventarieii sunt : -direcţia generală administrativă.DGA . Scopul principal este pentru stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi pasiv ale fiecarei unităţi. . în cazul fuziunii sau încetării activităţii: -la cererea organelor de control. sau numai valoric. . Documentele folosite la desfăşurarea activităţii de inventariere a elementelor de activ şi pasiv: .Dispoziţia de organizare. EVIDENTA CLIENTILOR.Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere .Scopul procedurii operaţionale SI EFECTUAREA 1.Declaraţia de inventariere.gestionarul . -în alte cazuri prevăzute de lege. Realizarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv deţinute la începutul activităţii. Această decizie trebuie să cuprindă perioada de desfăşurare a procesului de inventariere.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. cantitativ-valoric. cu prilejul efectuării controlului sau a altor organe prevăzute de lege. cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării lor. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: Cap. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR.referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar . desfăşurare şi valorificare a inventarierii. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. gestiunile supuse inventarierii şi modul de efectuare a inventarierii.şef patrimoniu . emisă de conducătorul unităţii. -ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră.

menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa. EVIDENTA CLIENTILOR. -document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri. -document pentru întocmirea registrului inventar. __________________ 2.Lista cu propuneri de casare şi declasare . cantitativ valoric. __________________ 3. . sprijinind la cerere auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. __________________ .document pentru inventarierea bunurilor aflate în patrimoniul unităţii. 2. Dacă gesionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul.contabil şef.Activitatea la care se referă procedura operaţională este inventarierea elementelor de activ şi pasiv ce reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective. 3. -document centralizator al operaţiunilor de inventariere.Aceasta activitate se desfăşoară în cadrul instituţiei potrivit prevederilor Legii Contabilităţii nr. care să-l reprezinte pe gestionar. data şi ora fixate inventarierea se efectueză de către comisia de inventarere. __________________ 4. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. Aceasta activitate este efectuată de comisia de inventariere formată din : 1. Principalele activităţii de care depinde activitatea procedurată sunt: -stabilirea minusurilor.calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventar privind exactitatea soldului scriptic. se efectueaza de către gestionarii unităţii.Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii . -document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate. valoric după caz la data la care aceasta se efectuează. numită prin decizie scrisă. 4.secretarul comisiei . iar pe conducătorul în luarea deciziilor.Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 1. 3.Lista de inventariere .semnarea fiecărei file. în prezenta altei persoane. că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa. 82/1991 republicată cu modificările şi completările ulterioare. 2. __________________ 5.Registru de inventar . Lista de inventariere serveşte ca : . EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: .Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar precum şi pentru consemnarea în procesul verbal a rezultatelor inventarierii. precum şi verificarea calculelor efectuate.comisia . Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă emisă de conducătorul unităţii.comisia . . se realizeaza de către compartimentul financiar-contabil.

contabil şef . a procesele verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor şi inclusiv persoanele vinovate. publicat în M.decizia soluţionării propunerilor făcute şi a rezultatelor inventarierii din procesul verbal se ia de către conducătorul unităţii.1 Lista şi provenienţa documentelor .Of.Compartimentele furnizoare şi beneficiare de date necesare activităţii procedurate sunt: .rectoratul _____________________ -direcţia general administrativă : ___________________ -compartimentul financiar. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. 82/1991 republicată în M.Referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar .normele privind organizarea şi efectuarea elementelor de activ şi pasiv.comisia de inventariere :______________________ Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 1.12.Of. desfăşurare şi valorificare a inventarierii . emisă de conducătorul unităţii.OMFP nr.Legea Contabilităţii nr.08.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR.2002 cu modificările şi completările ulterioare .Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere . Inventariere elementelor de activ şi pasiv se efectuează de către comisia de invetariere numită prin decizie scrisă. 4.2004 2. Legislaţie primară: . inclusiv reglementări interne ale entităţii publice.Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere . EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. Partea I nr 629/26.Descrierea procedurii operaţionale 1 Generalităţi Inventarierea anuală a elementelor de activ şi de pasiv se face de regulă cu ocazia încheierii exerciţiului financiar avându-se în vedere specificul activităţii unităţii.şef patrimoniu . 2 Documente utilizate 2. 3. 1753/2004 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv. Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere potrivit prevederilor legale.Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii 5. Legislaţie secundară . Decizia nr ______/__________ de numire a comisiei de inventar. EVIDENTA CLIENTILOR. nr 1174 / 13.avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere. .şef patrimoniu . precum şi procesul verbal al rezultatelor inventarierii se face de către contabilul şef. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: . .Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere .rectoratul _____________________ -direcţia general administrativă : ___________________ -compartimentul financiar.contabil : __________________ .DGA . Alte documente.contabil : __________________ c) Compartimentele implicate în procesul activităţii: .Dispoziţia de organizare.

propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi de casare a activelor fixe. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR.contabil şef. la ultima operaţiune. EVIDENTA CLIENTILOR. document pentru întocmirea registrului-inventar.Lista cu propuneri de casare şi declasare .Declaratia de inventariere .Declaraţia de inventariere Se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorii materiale şi de către comisia de inventariere. precum şi propuneri şi măsuri în legătură cu acestea. în mod obligatoriu componenţa comisiei.Dispoziţia de organizare. la care participă toţi membrii comisiei şi sunt prezentate atribuţiile fiecăruia conform legii şi are rol de instruire. concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate.Lista de inventariere . .Lista cu propuneri de casare şi declasare . gestiunile supuse inventarierii. . care atestă că a fost dată în prezenţa sa. . desfăşurare şi valorificare a inventarierii În decizia de numire se menţionează. . document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate.2 Conţinutul şi rolul documentelor . fişele de magazie cu menţiunea datei la care s-au inventariat valorile materiale. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: . să bareze şi să semneze. să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate.comisia . Se întocmeşte într-un singur exemplar şi are rol de declaraţie pe proprie răspundere. să vizeze documentele care privesc intrări de valori materiale existente în gestiune dar neînregistrate. document centralizator al operaţiunilor de inventariere. numele preşedintelui comisiei. pe gestiuni.comisia .secretarul comisiei . astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. data începerii operaţiunilor de inventariere. pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri şi a altor valori. separat pentru bunirile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor unităţi.Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii . secretarului şi a membrilor. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR.Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere Se face în baza deciziei de organizare şi desfăşurare a inventarierii pe bază de semnătura a întregii comisii şi are rol de luare la cunoştinţă. . primite pentru prelucrare etc. volumul stocurilor depreciate. pe conturi de valori materiale.Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere Se încheie cu ocazia întrunirii comisiei de inventariere. Are rol de document de pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunea unităţii. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Conţine următoarele elemente: data întocmirii. numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere. aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii. 2.Registru de inventar . document pentru stabilirea provizioanelor pentru depreciere. modul de efectuare a inventarierii. Are rol de stabilire prin comparare a datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişe de magazie) şi din contabilitate.gestionarul . eventual pe grupe sau subgrupe. gestiunea inventariată. .Lista de inventariere (cod 14-3-12) Se întocmeste la locurile de depozitare.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere.referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar cuprinde solicitarea în scris către conducătorul unităţii a numirii comisiei de inventariere prin emiterea unei decizii precum şi a perioadei de desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului unităţii. Decizia are rol de înştiinţare. data de începere şi terminare a inventarierii. anual de către comisia de inventariere. .

proces verbal de instruire a comisiei de inventariere – se întocmeşte în 2 exemplare: unul la conducătorul comisiei şi unul la dosarul de inventar. . 2.Lista cu propuneri de casare şi declasare.registru de inventar Cuprinde toate elemetele de activ şi pasiv inventariate. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR.în 2 exemplare: unul pentru ordonatorul terţiar de credite şi unul la dosarul de inventar. __________________ 4. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: Cuprinde propunerile de casare şi declasare a activelor fixe şi a obiectelor de inventar cantitativ şi valoric. EVIDENTA CLIENTILOR. . acces la baza de date. că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa.în dosarul de inventariere.înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere – se întocmeşte în 2 exemplare: unul la conducătorul comisiei şi unul la dosarul de inventar. .lista de inventariere – circulă la: . de înregistrare anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului.la gestionar pentru semnarea fiecărei file menţionând pe ultima filă că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa. . INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR.la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului faptic. materiale informatice.Comisia de inventariere: 1.Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii – într-un singur exemplar şi se găseşte la dosarul de inventariere.referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar – se întocmeşte în 2 exemplare: unul la conducătorul instituţiei şi unul la dosarul privind inventarierea patrimoniului. calculator. plusurilor şi a deprecierilor constate la inventar. . desfăşurare şi valorificare a inventarierii – se întocmeşte în 3 exemplare: unul la dosarul ce cuprinde dispoziţiile instituţiei. Are rol de document contabil obligatoriu. . potrivit prezentelor norme. precum şi pentru verificarea calculelor efectuate. 3 Resurse necesare 3. imprimantă.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. Are rol de propunere. __________________ 2. linie telefonică. rechizite. . __________________ 3.comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor. posibilităţi de stocare a informaţiilor 3. . . reţea informatică. împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii. pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute. __________________ . conform posturilor din bilanţul contabil.declaraţia de inventariere – se întocmeşte într-un singur exemplar şi se găseşte la dosarul de inventar.2 Resurse umane: . .Registru de inventar – fiind un document de înregistrare contabilă nu circulă.la conducătorul unităţii. . precum şi pentru consemnarea în procesul verbal a rezultatelor inventarierii. __________________ 5.1 Resurse materiale .Dispoziţia de organizare.elemente de logistică: birou. .3 Circuitul documentelor . . unul în dosarul de inventar şi unul la ordonatorul terţiar de credite. scaun. şi grupate după natura lor.

3. administratorii. -asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii. emisă de conducătorul unităţii. EVIDENTA ANGAJAMENTELOR. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.3 Resurse financiare 6 Modul de lucru 6.) a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia. cântărire. Evaluarea elmentelor de activ şi pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile. . -asiguarerea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate. gestiuni etc. Erorile descoperite trebuie corectate operativ după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii. ferestrelor.1 Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii Planificarea operaţiunii şi acţiunilor de inventariere se face pe baza deciziei nr. sort.Universitatea din Oradea PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR. Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunii de inventariere. la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise.2 Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii Inventariere elementelor de activ şi pasiv se efectuează de către comisia de inventariere numită prin decizie scrisă. -dotarea comisiei cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate. Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere potrivit prevederilor legale. -participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere. prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu evidenţa tehnicoperativă pentru fiecare poziţie în parte. dimensiuni şi etichete de raft. trebuie să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere. EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI COD SEAQ Revizia 0 Aprobat în şedinţa de Senat din data: -compartimentul financiar-contabil: -direcţia general administrativă: -gestionar: 3. Rezultate inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnic-operativă (fişele de magazie şi din contabilitate). -asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază. aşezare. -ţinerea la zi a evidenţei tehnic-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe. respectiv pentru sortare. ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării elemetelor de activ şi pasiv. preţ etc. numărare etc.________ 6. precum şi ale prezentelor norme. INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR. 6. porţilor de la depozite. prin: -organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortimente. măsurare. -asiguarea securităţii uşilor. EVIDENTA CLIENTILOR.Valorificarea rezultatelor activităţii de inventariere.