Création des utilisateurs HotelPro

GESTION HÔTELIERE - 101
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HotelPro
Logiciel de Gestion Hôtelière pour tout gérer.

Doc. N°101 - Manuel de l’Hébergement
Document version 3.2.90

DÉVELOPPÉ POUR LES HÔTELS, LES AUBERGES ET LES CENTRES DE VILLEGIATURE Hébergement, Bar, Restaurant, Boutique, Boite de nuit, Cybercafé, Laverie, Salon de Coiffure

AZERTY est fournisseur de Solutions informatiques
Tél : (+237)22.00.19.22 / (+237)77.76.26.07 – hotelpro@azerti.biz – www.azerti.biz.

Sommaire
Sommaire .............................................................................................................................................. 2 Procédure 0 - Connexion au logiciel HotelPro .......................................................................................... 4 LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO......................................................................................................... 6 Le menu Fichier ............................................................................................................................................. 6 Le menu Paramétrage ................................................................................................................................... 7 Le menu Hébergement .................................................................................................................................. 8 Le menu Comptabilité ................................................................................................................................... 9 Le menu Bar/Restaurant ............................................................................................................................. 10 Le menu économat ...................................................................................................................................... 11 Le menu Service Technique (ST) .................................................................................................................. 12 Que se passe-t-il lorsqu’un Réceptionniste se connecte sur HotelPro ? .................................................. 13 La Main Courante, outil principal du Réceptionniste .................................................................................. 13 Explication des options de la Main Courante .............................................................................................. 15 La Main Courante, suite .............................................................................................................................. 16 Main Courante : Traitement d’une Chambre occupée ........................................................................... 16 Main Courante : Traitement d’une chambre réservée ........................................................................... 17 Main Courante : Traitement d’une chambre Hors Service...................................................................... 18 Main Courante : Traitement d’une chambre Libre ................................................................................. 19 Les procédures de gestion de la réception de l’hôtel ............................................................................. 20 Affichage de la Main Courante .................................................................................................................... 21 Réservation d’un logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle) ............................................................ 22 Arrivée de Client en Walk-In........................................................................................................................ 24 Réservation de Groupe (équipe de foot, tout ensemble identifié) ............................................................. 25 Comment ajouter des logements (donc des membres) à un groupe qui existe déjà ................................. 26 Confirmation des réservations .................................................................................................................... 27 Check-In et Recouche des chambres ........................................................................................................... 28 Annulation des réservations ........................................................................................................................ 29 Délogement des Clients .............................................................................................................................. 30
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Affichage de la Fiche d’Occupation périodique........................................................................................... 31 Signalisation des Pannes au Service Technique ......................................................................................... 32 Départ d’un client (Check Out) .................................................................................................................... 33 Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logés ............................................................ 34 Factures clients ............................................................................................................................................ 35 Factures clients avec Folio ........................................................................................................................... 37 Déductions Clients ....................................................................................................................................... 39 Remboursement des Clients ....................................................................................................................... 40 Règlements client ........................................................................................................................................ 41 Saisie des dépenses de caisses .................................................................................................................... 42 Saisie des Recettes de caisses ..................................................................................................................... 43 Affichage et Impression du Journal de la caisse .......................................................................................... 44 Transfert des recettes Caisse à Caisse ......................................................................................................... 45 Gestion par le Visio Planning ....................................................................................................................... 46 Clôture de la Main Courante ....................................................................................................................... 48 Affichages divers : Fichier Clients, Disponibilités, Cardex, Anniversaires Clients, Recherches .................. 49 Recherche de Client sur la Main Courante – Touche <F4> du Clavier ........................................................ 49 Recherches diverses – Touche <F4> du Clavier ........................................................................................... 49 Affichage et Modification du fichier Clients – Touche <F11> du clavier ..................................................... 50 Affichage des Disponibilités – Touche <F3> du Clavier ............................................................................... 51 Affichage du Cardex Clients – Touche <F5> du clavier ................................................................................ 52 Affichage du fichier des Anniversaires Clients – Touche <F7> du clavier ................................................... 52 Facture Ancien Client................................................................................................................................... 53 Règlement Ancien Client ............................................................................................................................. 54 Clients Débiteurs ......................................................................................................................................... 55 Clients Créditeurs ........................................................................................................................................ 56 AZERTY Informatique – 15 ans au service du logiciel.............................................................................. 57 L’histoire de HotelPro........................................................................................................................... 58

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Procédure 0 - Connexion au logiciel HotelPro
Procéder comme suit :
1- Double-cliquer sur l’icône de HotelPro qui se trouve sur votre bureau Windows ou bien Naviguer dans Démarrer Programmes AZERTY HotelPro et cliquer sur HotelPro. L’image d’accueil de HotelPro suivante s’affiche et invite l’utilisateur à patienter :

2- Après quelques secondes de chargement, HotelPro invite l’utilisateur à cliquer sur l’image d’accueil ci-dessus pour continuer. Cliquer donc sur l’image d’accueil de HotelPro comme demandé. La fenêtre de connexion à HotelPro suivante s’affiche :

3- Introduire votre nom d’utilisateur dans la zone Utilisateur et appuyer sur la touche <Entrée> du clavier. 4- Introduire maintenant votre mot de passe dans la zone Mot de passe et appuyer sur la touche <Entrée> du clavier.

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5- Choisir votre Langue de travail et Appuyer une fois de plus sur la touche <Entrée> du clavier pour ouvrir définitivement votre session de travail sur HOTELPRO. HotelPro est disponible en Français, Anglais et Espagnol. D’autres traductions sont continuellement en cours : Allemand, Chinois. Note 1 : si vous ne disposez pas d’un mot de passe ou si vous l’avez oublié, veuillez contacter l’administrateur de votre logiciel pour le rétablir. En effet, pour travailler convenablement dans HotelPro, l’Administrateur doit vous créer un Nom d’Utilisateur et un Mot de passe. En outre, il doit vous affecter les privilèges associés à votre poste et à vos fonctions dans l’entreprise. Il doit enfin vous donner une Caisse et vous affecter un Magasin à partir duquel vous pouvez vendre les marchandises à la réception, au cas où le service en charge des ventes serait non opérationnel. En général, l’Administrateur affecte le Magasin Bar/Restaurant à tous les réceptionnistes. Note 2 : Tout au long de ce manuel, lorsqu’il vous sera demandé de vous connecter à HotelPro, veuillez exécuter la présente procédure. Note 3 : Une fois que vous serez connecté, vous n’aurez accès qu’aux fonctions et menus que l’Administrateur aura paramétré pour vous. Par exemple, les Réceptionnistes n’auront accès qu’au menu Hébergement, pour effectuer les opérations du Front-Office. Note 4 : Les noms des clients utilisés dans ce Manuel sont des noms fictifs. Mais les chiffres viennent d’une Situation réelle de Démonstration que nous avons mise sur pied. En réalité, nous avons trafiqué les noms des clients pour qu’ils ne soient en rien reconnaissables. Les chiffres ne représentent donc pas une Société particulière.

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3. www. permet à tout utilisateur de changer son mot de passe. etc.LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO Le menu Fichier Le Menu Fichier comprend les sous-menus suivants : 1. alors pas de panique. au cas où par exemple vous souhaitez vous absenter de votre Poste pour quelques temps. comme si c’était vous. Page 6 sur 59 . tels que les réceptionnistes. lorsqu’il se rend compte par exemple que son mot de passe a été piraté par un autre utilisateur. qui se chargera de vous en attribuer un autre.Configuration de l’impression : Permet de sélectionner l’imprimante par défaut sur laquelle vous allez imprimer les factures clients.Reconnexion : Permet d’afficher la fenêtre de login.azerti. Si par malheur il vous arrivait d’oublier votre mot de passe.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. saisissez l’Administrateur du logiciel. Mais ne l’oubliez surtout pas. les reçus de caisses. vos journaux de ventes. Cela empêche que quelqu’un d’autre travaille en utilisant votre compte. 4. 2. Cette imprimante n’a rien à voir avec l’imprimante ticket de caisse qui est utilisée au Bar/Restaurant ou à la Boite de Nuit. Il est utilisé uniquement par l’Administrateur du logiciel et ne sera par conséquent pas accessible aux autres utilisateurs.Changement de mot de passe : Comme son nom l’indique. C’est pour votre sécurité. Utilisez cette fonction sans modération. Il est d’ailleurs conseillé de changer régulièrement votre mot de passe.Préférences : Ce sous-menu permet de configurer HotelPro.

Page 7 sur 59 .Gestion de la sécurité du logiciel : C’est le menu le plus important de HotelPro. www. etc. Il permet de créer les utilisateurs.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Il comprend les sous-menus suivants : 1. Il n’est pas accessible aux réceptionnistes. Il est accessible exclusivement par l’Administrateur du logiciel et par le PDG de l’entreprise. Banques. Fournisseurs.Gestion des fichiers de base : C’est à cet endroit que les données vitales du logiciel sont saisies. Par exemple : Le fichier des Clients.azerti. 3.Consultation des fichiers de base : Permet de consulter les éléments créés dans les sous-menus ci-dessus. Il n’est pas accessible aux réceptionnistes. 2. Articles. de leur affecter des droits. Caisses.Le menu Paramétrage Le menu Paramétrage permet en effet de paramétrer les données sensibles du logiciel. de surveiller et d’auditer les activités de tous les utilisateurs du logiciel. Il s’agit des données qui seront utilisées tout au long du logiciel.

après le Check-Out des clients à la réception. Encaissements de Recettes. Rack Viso Planning. Remboursements Clients. Transfert de Recettes Caisse à Caisse. Signalisations de Pannes au Service Technique. Page 8 sur 59 . Check-Out de clients. Mises en Service. Le présent sous-menu Edition des Etats permet aux Contrôleurs d’imprimer une multitude d’autres Etats. Confirmations de Réservations.Gestion des réservations : C’est uniquement ce sous-menu qui sera attribué aux Réceptionnistes. www. 3. Il contient 3 sous-menus bien explicites : 1. Saisie de petites Dépenses. Encaissements Clients. dans un onglet séparé. Arrivées en WalkIn. Cette procédure doit être scrupuleusement respectée. la Programmation des Valets et le Planning général de l’hôtel. la possibilité d’imprimer une multitude d’Etats du Front-Office. Annulations de Réservations. Ils ont également.Service des Etages : Ici. Mises Hors Services.azerti. Factures Clients. Délogements. Déductions Clients. C’est également dans ce sous-menu que s’effectue la Planification du personnel des étages. Main Courante. Recouches. le Service des étages de l’hôtel a la possibilité de mettre des logements en Service lorsque ceux-ci ont été nettoyés.Le menu Hébergement Voici le menu réservé aux Réceptionnistes et au Service des étages : le menu général appelé Hébergement. Il ouvre une fenêtre où ces derniers traiteront les fonctions principales du Front-Office suivantes : Réservations de Clients. 2. Consommations Clients.Edition des Etats : Le sous-menu Gestion des réservations ci-dessus permet déjà d’imprimer une multitude d’Etats pour le Front-Office.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Check-In.

fournisseurs et autres. les factures groupées. Approvisionner les caisses par de l’argent venu des banques.Gestion comptable : Ce sous-menu ouvre une multitude des fonctions qui permettent aux comptables entre autres de : Affecter des caisses aux utilisateurs du logiciel. Pour cette raison. On peut citer. Page 9 sur 59 . afficher les Journaux des Ventes des réceptionnistes et Caissiers. encaisser le règlement d’un ancien client. www. mettre à jour les Prix des logements. les comptes clients débiteurs. Comptables et Contrôleurs trouveront dans ce sous-menu tous les états et Statistiques dont ils ont besoin pour la prise rapide de décisions. saisir une écriture manuelle et afficher un certains nombre d’Etats.Etats comptables : Les Décideurs. Les Comptables de l’entreprise pourront effectuer toutes les tâches dédiées à la comptabilité à travers les sous-menus suivants : 1. mettre à jour les Prix des marchandises. effectuer des versements de recettes dans les banques avec lesquelles l’entreprise travaille. les historiques des comptes clients. le fichier des réservations automatiques en ligne. les journaux des caisses et des banques. 2.Le menu Comptabilité La comptabilité est au cœur du système HotelPro. le chiffre d’affaires réalisé par période. encaisser un règlement client en chambre. la Main Courante.azerti. sans être exhaustif : La situation générale de l’établissement. effectuer des transferts de recettes Caisse à Caisse. Affecter des magasins aux utilisateurs. les comptes clients créditeurs.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. les logements les plus rentables. etc. un menu entier lui est réservé. les clients les plus fréquents. Notons pour ce dernier point que le même article peut avoir plusieurs prix. saisir des déductions sur les factures clients. les meilleurs clients en terme de chiffre d’affaires. effectuer des dépenses de caisse. effectuer des remboursements clients. la Fiche d’Occupation. les états de stocks. Les Comptables pourront également : saisir une recette caisse. pour des magasins différents.

dépenses et recettes caisses. les entrées et sorties exceptionnelles de stock. 3. pour chaque magasin géré.Gestion des Ventes : Ventes au comptant. 2. encaissement de règlement client. Son existence se justifie par le fait qu’on peut l’attribuer seul à un utilisateur chargé de gérer le stock. etc. ce menu aurait pu s’appeler Achat/Ventes car il n’y a pas que les Bars ou les Restaurants de l’hôtel qui soient concernés ici. le Bar. ventes à Crédit. il propose les sousmenus suivants : 1.azerti. par magasin et par dates : Etats du Stock dans un magasin ou pour tous les magasins. 4.Etats de Stock : Permet d’avoir tous les états du stock des marchandises.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. le Salon de coiffure.Gestion des Achats : Permet de faire les inventaires. etc. transferts inter-magasins. mouvements de stock par période. Ce menu sait également gérer efficacement : Votre Boite de nuit.Le menu Bar/Restaurant En réalité. prise des commandes des clients installés au bar/restaurant. Page 10 sur 59 . sorties et entrées exceptionnelles. www. le Cybercafé de l’hôtel. si bien sûr vous possédez tous ces commerces dans votre hôtel. Etat des ruptures de stock. le passage des commandes et l’entrée des marchandises en stock. Pour y parvenir. le Restaurant. etc.Gestion du Stock : Ce menu reprend la plupart des fonctionnalités comprises dans le menu de Gestion des Achats ci-dessus : Inventaires. impression du journal des caisse de l’utilisateur connecté.

www. 4. par économe. 2. où il a ses bureaux. Page 11 sur 59 . il utilise HotelPro pour : 1.Passer les commandes aux fournisseurs de l’entreprise au cas où le service des achats n’existe pas ou est empêché . En réalité.Entrer au Magasin Central les marchandises achetées par le Service des Achats .Etc.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.Transférer les marchandises du Magasin Central vers les autres magasins . 3.Gérer et Contrôler le Stock du magasin Central et des autres magasins . 5.Le menu économat L’économat est le lieu où se tient l’économe. C’est l’homme en fait qui évite à l’entreprise de dépenser l’argent inutilement. on entend économiser. A cet effet.azerti. Il est chargé de gérer les revenus et les achats matériels de l’hôtel.

Nous l’avons déjà assez rappelé. C’est un service qui doit être extrêmement efficace et s’appuyer sur HotelPro pour mener à bien sa mission. Une chambre Hors Service ne peut pas être vendue au niveau de la Réception.La réception peut également remettre la Chambre en Service lorsque l’établissement hôtelier n’a pas une organisation pointue. la Chambre doit être mise Hors Service immédiatement. Ne soyez donc pas surpris de voir certains sous-menus avec plus d’options que dans les images ci-dessus. HotelPro sait informer le PDG sur la liste des Chambres Hors Service. soit par le Service des Etages sur constat lors du nettoyage des Chambres. www. Lorsqu’une panne grave survient. vous n’aurez accès qu’au menu Hébergement. des canaux évidents mais absents de la liste des chaînes de télévision. la chambre est remise en Service par le Service des Etages ou bien par le Service technique lui-même. 4. des chasses d’eau qui ne chassent pas. soit par le Service Technique lui-même.Les pannes sont signalées soit pas la Réception avec le module Signalisation des Pannes sur simple plainte des clients. Pannes Signalées.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. 1.Le menu Service Technique (ST) Le service technique est chargé de la réparation des pannes qui surviennent à l’hôtel.azerti. Tout dépend de l’organisation de la maison. Page 12 sur 59 . sont autant de problèmes qui peuvent énerver les clients et les forcer à abandonner votre hôtel.Après résolution physique d’une panne. une climatisation qui fait des bruits. 2. 3. Des poignets de portes arrachés.Après Nettoyage par le Service des Etages au cas où il y aurait eu des saletés laissées par le service technique. Chers réceptionnistes. le Service Technique en informe le Service des Etages à travers le même module. Il en va de la vie de l’entreprise et de la fidélisation de la clientèle. Voici comment fonctionne le Service Technique avec HotelPro. etc. ou alors si le personnel du Service Technique est défaillant. Note : Tous les sous-menus de HotelPro sont susceptibles de s’enrichir au fil du temps.

Faites un simple-click sur la ligne voulue à l’aide du bouton gauche de la souris (Je dis bien bouton gauche. Vous trouverez ci-dessous la description de toutes les options de la Main Courante. Pratique : A l’aide du bouton gauche de la souris. D’ailleurs. 2.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. www. Double-cliquez sur une ligne quelconque de la Main Courante. Page 13 sur 59 .azerti. Vous pouvez effectuer toutes les opérations résolues à votre fonction sans quitter ce tableau. votre outil principal de travail c’est le tableau ci-dessus : La Main Courante. outil principal du Réceptionniste En tant que Réceptionniste.Que se passe-t-il lorsqu’un Réceptionniste se connecte sur HotelPro ? La Main Courante. lol). Remarquez que le même menu contextuel s’affiche. Un Menu Contextuel s’affiche avec les différentes fonctions que vous pouvez effectuer sur le Client et sur la Chambre qui sont concernés. lol). Cliquez maintenant sur le bouton droit de la souris (je dis bien bouton droit. c’est-à-dire le premier bouton à gauche. procédez comme suit : 1. c’est la Main Courante ci-dessus qui s’affiche automatiquement lorsque vous vous connectez avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Si vous avez des difficultés à utiliser le Double-click de la souris.

biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F Q P O N M L K J I H Page 14 sur 59 G www. .azerti.

Nombre total de messages clients.azerti. Les fictives sont par exemples les Salles de Conférences. vous ordonnez la Main Courante par Types de Chambres. Pas très utilisé puisque cette opérations et les autres se font par un double-click sur une ligne de la Main Courante. En cliquant sur Type. Cliquez sur le bouton Rack pour ouvrir le Visio-Planning Cliquez sur le bouton Clients Groupe pour afficher les clients d’un groupe sélectionné Cliquez sur le bouton Excel pour exporter la Main Courante sur Excel afin de traiter le fichier obtenu Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre de la Main Courante si vous avez terminé Cliquez sur Clients Partis pour voir la liste des clients partis sur une période donnée Ce bouton permet d’afficher le Tableau de bord des clients sur le Départ ou à Reconduire Le bouton Recoucher est une autre façon de Recoucher un client. etc. 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q www. etc. Bouton de Recherche Multicritères dans HotelPro (Recherche de clients. NB : Il faut cliquer sur Disponibilités Affichées pour avoir cette liste O=Chambres Sales (Libres mais pas encore nettoyées) H=Logement Hors Service (Couleurs noires) F=Réservation fermée. Nombre total de Clients attendus (Réservations confirmées + Réservations non confirmées) Nombre total de Clients en Chambres Nombre total de chambres libres (Non compris les Hors Services) Nombre de chambres Hors Services.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.) Taux d’Occupation. vous ordonnez la Main Courante par Chambres. Survolez cette zone avec la souris pour afficher l’indice de fréquentation Cliquez sur ce CheckBox pour Afficher ou Cacher les Chambres Libres ainsi que les Hors Services. Les chambres Libres (Couleurs vertes) Les Chambres Hors Services (Couleurs noires) Zone de Consultation des Chambres. mais n’ont pas confirmé leurs réservations. Nombre de chambres fictives. Exemple : la chambre 115 V=Logements libres. Tapez un N°Chambre et appuyez <ENTREE> pour voir la facture client et tous ses détails.Explication des options de la Main Courante 1 2 3 Titre de la fenêtre Main Courante Liste des Clients en Chambre (couleur rouge) L’heure courante Les différents Codes de couleurs qui se trouvent sur la 1ère colonne de la Main Courante R = Clients en Chambre C=Clients qui ont réservé. et ont confirmé leurs réservations J=Clients qui ont réservé. Sur une facture Client affichée. Cliquez pour visualiser les Messages laissés par les visiteurs. Survolez cette zone avec la souris pour afficher le taux d’occupation Indice de Fréquentation. on peut faire plusieurs traitements. Page 15 sur 59 . qu’on crée pour comptabiliser les Chiffres d’Affaires du Jour. Client parti En cliquant sur Logement. chambres. les endroits fictifs comme les Boukarous.

suite Main Courante : Traitement d’une Chambre occupée Double-cliquez sur une ligne rouge (Client en Chambre) de la Main Courante et observez la multitude d’opérations que vous pouvez réaliser sur le Client BINGONO ASSAMBA MARCEL occupant la Chambre 114 : Recouche Client : facturer une Nuitée supplémentaire au client Consommer Services : facturer les consommations du Bar. si ces postes ne sont pas informatisés Déloger le client : lui changer de chambre en cas de problème Check Out client : Clôturer son séjour Facture Client : Afficher la facture de ce client Encaisser Règlement Client : Lorsque le client verse de l’argent. Même si c’est un Déposit Saisie d'une Observation sur cette réservation : Cette fonction n'est plus très utilisée. Facture condensée : Affichage d'une facture client. Page 16 sur 59 . Car les Observations et les Commentaires sont saisis chaque jour sur les clients en chambre. Boutique.azerti. Restaurant. sur une autre présentation Saisie d'une déduction : Pour diminuer la facture du client ou bien y corriger un montant Saisie/Affichage des Messages des visiteurs : Messages laissés par les visiteurs Prolonger le Séjour de [BINGONO ASSAMBA MARCEL] : Modifier sa date de départ Réimpression de la Fiche de Police du client : également possible par le CARDEX (touche F5) www. etc.La Main Courante.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.

Main Courante : Traitement d’une chambre réservée Sur la Main Courante. parce que la chambre n’est justement pas encore occupée. Dans ce dernier cas. on n’a pas besoin de saisir un montant pour confirmer cette réservation. vous pouvez modifier les dates de séjour du client. les chambres réservées ce sont les lignes qui ont la couleur Jaune (chambres réservées mais pas encore confirmées) et celles qui ont la couleur violet (chambres réservées et confirmées). Cette somme d’argent peut elle aussi être paramétrée. Nettoyer ce logement Modification des dates de séjour et/ou du logement : Ici. HotelPro vous invitera à indiquer le motif de l’annulation. La confirmation d’une réservation se fait soit en indiquant un Déposit lors de la réservation du client. vous n’avez accès qu’à peu de fonctions accessibles dans ce menu.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. www. il faut obligatoirement verser une somme d’argent. Voici ces fonctions : Check-In ou Recouche Confirmer Réservation (Si vous avez double-cliqué sur une ligne jaune. Page 17 sur 59 . l’option Confirmer Réservation ne serait plus disponible. Double-cliquez sur une ligne Jaune (Chambre réservée) ou bien Violet (Chambre réservée et confirmée) de la Main Courante et découvrez les options qui s’affichent sur le Menu Contextuel. Par contre si vous aviez double-cliqué sur une Réservation déjà confirmée (ligne Violet). soit par le bon vouloir du Réceptionniste ou de l’opérateur.azerti. Seul l’Administrateur du logiciel a la possibilité de fixer ou de vérifier ces paramètres. Annuler Réservation : Vous pouvez annuler une réservation pour motif de NO-SHOW du client ou pour d’autres motifs. Réimpression de la Fiche de Police. HotelPro contient un paramètre qui permet d’indiquer que pour confirmer une réservation. Remarquez que par rapport à une Chambre Occupée. Vous pouvez également changer le logement qui lui était réservé et lui en attribuer un autre. Chambre non réservée). qui juge de l’opportunité de confirmer cette réservation.

Pratique : Pour voir les Chambres Hors Service à partir de la Main Courante.Main Courante : Traitement d’une chambre Hors Service Sur la Main Courante. Vous constatez alors que la seule Option de Menu disponible dans le Menu Contextuel qui s’affiche c’est Mettre le logement En Service. jusqu’à ce que le Service Technique la remette en Service après avoir effectué les travaux nécessaires.azerti. Ce click permet de faire apparaître les Chambres Libres (Couleur Verte) et les Hors Services (Couleur Noire). Une chambre Hors Service ne peut plus être vendue à la Réception. Un client peut également signaler une anomalie dans une chambre. Toutes les autres Options sont grisées. Lorsqu’un client signale un problème dans sa chambre. Cliquez d’abord sur la Case à Cocher Disponibilités non Affichées comme indiqué ci-dessus. Rappel : Ne mettez une Chambre En Service que si le Service Technique a réparé toutes les pannes signalées. le Réceptionniste doit en informer rapidement le Service Technique en utilisant le bouton de Signalisation des Pannes du FrontOffice HotelPro qui s’obtient en naviguant dans le menu : [Hébergement/Gestion des réservations/Signalisation des Pannes].biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. les chambres Hors Service sont les lignes qui ont la couleur Noire. Toute mise Hors Service est accompagnée par un Motif de Mise Hors Service. Page 18 sur 59 . preuve que vous ne pouvez rien faire d’autre sur une chambre lorsqu’elle est Hors Service. On met une chambre Hors Service lorsque le service compétent constate une anomalie dans cette chambre. Pratique : Double-cliquez maintenant sur une ligne Noire de la Main Courante (Chambre Hors Service). HotelPro sait informer de façon journalière la haute hiérarchie sur l’Etat des Chambres Hors Services. L’interlocuteur direct des Clients c’est le Réceptionniste. www.

la réservation ne sera pas confirmée. cette réservation sera automatiquement confirmée. Cela a pour avantage de laisser à la vue du Réceptionniste uniquement les Chambres Occupées et les Réservations Clients. prêt à occuper sa chambre. à l’aide du Menu Contextuel et du double-click. Donc. 2. Réserver le logement : Permet de réserver le logement sélectionné. Réserver le logement avec Check-In Direct du Client : C’est une réservation Normale comme celle du 1. Cela a pour but d’afficher les Chambres Libres et en même temps les Chambres Hors Services. Mettre le logement Hors Service : Cette option permet de mettre le logement Hors Service. la Main Courante n’affiche pas ces Chambres libres automatiquement. Cette option de Menu est utilisée lorsque le client est devant vous. Nous allons maintenant passer aux procédures. c’est-à-dire sur une chambre Libre. En double-cliquant sur une ligne verte.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Les chambres Libres sont les chambres qui ont une couleur Verte sur la Main Courante. pour afficher la liste des Chambres Libres sur votre Main Courante actuelle. après avoir indiqué le motif de cette opération. Cliquez sur la case à cocher indiquée Disponibilités non Affichées (située en bas et à l’extrême gauche de la main courante). il y a un paramètre dans HotelPro qui permet de garder les Chambres Libres affichées dans tous les cas. Lors de cette opération. à la seule différence que le client est directement mis en Chambre à la fin de cette opération. un Menu Contextuel s’affiche où seules 3 options sont accessibles : 1. Ci-dessus. Seul l’administrateur du logiciel HotelPro peut positionner ce paramètre. 3. justement parce que la Chambre n’est pas encore Occupée. Toutes les autres options de menus sont inaccessibles. Vous savez maintenant comment utiliser la Main Courante pour faire votre travail. Page 19 sur 59 . Par défaut. Mais. si vous indiquez un Déposit.azerti. C’est une arrivée en Walk-in. www. Si aucun Déposit n’est indiqué. comme nous l’indiquions ci-dessus.Main Courante : Traitement d’une chambre Libre Nous ne le rappellerons jamais assez.

Confirmation des réservations : Si le client n’a pas fait de Déposit. Page 20 sur 59 . etc. Recherches www.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Une Société.Les procédures de gestion de la réception de l’hôtel N° Procédures de Gestion de la Réception 1 Affichage de la Main Courante 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Réservations de Logement : Lorsqu’un nouveau (ou un ancien) client arrive à l’hôtel Réservation d’un Groupe de Clients : Une équipe de football.azerti. Anniversaires. Cardex. ou bien pour vérification Saisie des Déductions Clients : Après accord de la direction de l’Hôtel Remboursements Clients : Pour les clients qui sont en crédit Saisie des Règlements clients : encaissement de l’argent versé par un client Dépenses de caisse Recettes Caisse Journal de la caisse : pour chaque réceptionniste qui passe la caisse Transfert de Recette : de la caisse du réceptionniste vers la caisse de la personne qui perçoit physiquement l’argent Affichages divers : Disponibilités. car le Déposit confirme automatiquement une réservation Arrivées de Clients en Walk-in : Clients qui arrivent sans au préalable demander une réservation Annulation des réservations (Pour cause de No Show ou autre) Délogement (changement de chambre des clients) Check-Out des clients : à la fin de leurs séjours Saisie des consommations clients sur leurs factures : Facturer des services supplémentaires aux clients lorsque ces derniers consomment un service Factures Clients : à la demande.

On peut tous les retrouver sur le Double-Click d’une ligne de la Main Courante.A partir du Menu Principal de HotelPro.Appuyer sur la touche F9 du clavier directement à partir du Menu Principal de HotelPro Méthode 3 : Afficher la Main Courante à partir du menu Hébergement (Front-Office) Procéder comme suit : 1. suivre : Hébergement Gestion des réservations Main Courante Réception Note : Découvrez les autres options permettant de gérer le FrontOffice. www. en utilisant un Double-click de la souris sur une ligne de la Main Courante.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. Page 21 sur 59 .biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.azerti.Affichage de la Main Courante La Main Courante c’est l’outil de travail principal du Réceptionniste. Méthode 1 : La Main Courante s’affiche automatiquement lorsqu’un utilisateur configuré par l’Administrateur comme Réceptionniste se connecte à HotelPro. Méthode 2 : Afficher la Main Courante à partir de la touche F9 Procéder comme suit : 1.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. C’est important de savoir l’afficher Remarque : Toutes les Opérations du FrontOffice peuvent se faire sur la Main Courante.

Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. le Téléphone.Pour la Nationalité et le pays de résidence du Client. Page 22 sur 59 . comme nous l’avons indiqué plus haut. mais le réceptionniste devra s’efforcer à enregistrer le maximum d’informations sur chaque client de l’Hôtel.azerti. si vous n’avez pas bien renseigné le champ Date de Naissance. Appuyez sur <ENTRE> après chaque sélection.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. 6. afin que vous sélectionniez le Client.Si c’est une femme mariée. En effet. cela ne sera pas possible. 9. Lorsque vous avez affaire à un ancien client.Saisir le Prénom. vous devez cliquer sur la case à cocher Disponibilités non Affichées située en bas à gauche.Réservation d’un logement (Chambre. 3.Saisir l’Adresse complète. pour sélectionner puis passer au champ suivant. les informations collectionnées sont très importantes pour la fidélisation des Clients. Téléphone. suivre : Hébergement Gestion des réservations Réservation Vous pouvez aussi bien double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main Courante et choisir le Sous/Menu Réserver le Logement… Mais. lorsque vous aurez sélectionné ce client dans la liste ci-dessus. la Destination et le Nombre de personnes occupant la chambre et appuyer sur <ENTREE> après chaque saisie. Procéder comme suit : 1. Remarques Importantes : Le fait d’appuyer sur <ENTREE> ici est d’une importance capitale parce qu’un Robot HotelPro se chargera si possible d’afficher la liste des Clients portant ce nom. 7.Saisir l’Origine. pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante. la Date et le lieu de naissance du Client en appuyant sur <ENTREE> après chaque saisie. Site Internet du client et appuyer sur <ENTREE> après chaque saisie.Saisir la profession du client et appuyer sur <ENTREE>. Date de Naissance. afin d’en piquer celui du Client. Un exemple simple de fidélisation serait de souhaiter à un client un Joyeux Anniversaire le moment venu et lui porter un panier de fruits dans sa chambre. Suite. Remarquez que Référence Client et Compte N° sont créés automatiquement par HotelPro. Appartement.A partir du menu principal de HotelPro. appuyez chaque fois sur <ENTREE> pour ouvrir la liste des Pays ou des Nationalités. Email. vous n’avez plus à saisir ses coordonnées parce. saisir son Nom de jeune fille sinon appuyer sur <ENTREE> sans rien saisir 5. Email des clients. Débrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom. www. Fax. dans le cas où ce serait un ancien client de l’hôtel.Saisir le nom du client et appuyer sur <ENTREE>. Salle) C’est l’opération à faire lorsqu’un client appelle ou se déplace pour réserver un logement ou une Salle. ses coordonnées vont s’afficher automatiquement pour vous. 8. La feuille de saisie des réservations s’affiche. Or. 4. Remarque : Seuls les champs marqués d’une couleur Rouge sont obligatoires lors de la saisie d’une réservation.

17.Cliquez sur <OUI> à la question posée 21. sa réservation est automatiquement confirmée et il n’est plus indiqué d’aller Confirmer cette réservation dans le Menu Gestion des Réservations). Il permet au Réceptionniste de savoir qui est ce client. Vous pourrez toujours changer le nom de l’Occupant lors du Check-In ou lors de la Recouche. la Date de Départ du client pour valider cette réservation. Notez que [Nb.. la Date d’arrivée du client. HotelPro affiche la Fiche de Police sur un Format A5 (c’est-àdire la moitié d’un format A4).Appuyer encore sur <ENTREE> pour confirmer le Nom de l’Occupant. Il est possible de réimprimer la Fiche de Police d’un Client à tout moment.Indiquez si le Client désire recevoir les SMS et/ou les Emails de la part de l’hôtel. Cet élément permet par exemple de véhiculer cette information aux autres Réceptionnistes ou à la hiérarchie. Page 23 sur 59 .azerti. en cliquant dessus et appuyer sur <ENTREE> 16. 18.Taper au clavier le Numéro de la Chambre voulue ou bien Choisir la chambre voulue parmi la liste des chambres qui s’affichent. cela vous amènera à saisir uniquement l’origine. Cet élément est également très important. certains clients sont insolvables dans d’autres hôtels de la place.Si le client laisse un Déposit. 11. lorsqu’une passerelle de télécommunications est installée à la Réception.Saisir le mode de déplacement du client et si il a une voiture personnelle. Le type de Client s’affiche lors du Check-In ou de la Recouche journalière du Client. Comme vous devez le savoir.Saisir la Date d’arrivée du client et appuyez sur <ENTREE> ou bien Taper simplement sur <ENTREE> pour accepter la date proposée par HotelPro. Personnes = Adultes + Enfants]. et l’information circule.Saisir le numéro de carte d’identité et appuyer sur <ENTREE> 12. Remarquer que la durée du séjour se calcule et s’affiche automatiquement.Cliquez sur <OK> Rappel : S’il s’agit d’un ancien client. En effet. les factures clients peuvent être envoyées par Email. Adultes et Enfants. 13. Il est également possible de communiquer avec les Clients par SMS. saisir la valeur du déposit (Lorsque le client laisse un déposit. puis en choisissant Réimprimer la Fiche de Police de. Remarque : à la fin de la réservation.Saisir la Date de Départ du client et appuyer sur <ENTREE> Exemple : 19/01/2004. Personnes.Cliquez maintenant sur <ENREGISTRER> pour enregistrer cette réservation 20. www. le numéro de chambre.Retenez que le nombre de personnes par chambre est très important pour le calcul de l’Indice de fréquentation de l’hôtel. 19. saisir par la suite le numéro du véhicule 14. 10. dans HotelPro.Choisir le Type de Client dans la ComboBox.. Exemple : 09/01/2004 15. Renseignez donc convenablement les champs Nb. en allant double-cliquer sur son nom dans la Main Courante. Imprimez cette Fiche ou bien fermez-la. lorsque vous enregistrez les données de réservation. Taper juste les premières lettres de son nom dans le champ Nom Client ou sur la rubrique « Référence client » et appuyer sur <ENTREE> pour afficher la liste dans laquelle choisir le client désiré .biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.

4. surtout lorsque ces derniers sont devant vous. Remarque : Le traitement d’un Client qui arrive en Walk-In est le même qu’un client qui a préalablement réservé au téléphone ou par Email. HotelPro ouvre automatiquement la fiche du Check-In pour permettre de mettre le client en chambre directement. En tout cas. entrer le montant négocié par le client pour son logement et cliquer sur <Enregistrer>.Enregistrer le client comme cela a été indiqué dans le paragraphe ci-dessus intitulé [Réservation d’un logement (Chambre. suivre : Hébergement Gestion des réservations Enregistrement -> Walk-In 3. sans avoir préalablement réservé.Pour savoir comment effectuer le Check-In d’un Client. intitulé [Check-In et Recouche des chambres].biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. S’il a fait un Déposit.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. de le cacheter et de le remettre au Client. la Fiche de Police du Client est affichée. Appartement. de le signer. Il est important de l’imprimer. Téléphone. 5. Débrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom. un reçu de Caisse est également affiché à l’écran. Pour cela.azerti. Beaucoup de clients arrivent en Walk-In.A partir du menu principal de HotelPro. www.A la fin de la réservation. consulter le paragraphe réservé à cet effet dans ce manuel. Rassurez-les en leur disant par exemple que c’est le Ministère du Tourisme et des Loisirs qui demande ces informations pour les besoins de statistiques. Procéder comme suit lorsqu’un client arrive en Walk-In : 1. demandez à votre hiérarchie la conduite à tenir lorsqu’un client refuse de donner ses contacts. La seule différence c’est que : à la fin de la saisie des coordonnées du Client. 6.Arrivée de Client en Walk-In Les arrivées en Walk-In désignent des clients qui se pointent à l’hôtel pour louer une Chambre. Suite. Date de Naissance et Email des clients. Page 24 sur 59 . Salle)].Procéder immédiatement au Check-In du Client sur la fenêtre qui s’ouvre automatiquement à la fin de la confection de la Fiche de Police.

Page 25 sur 59 . même si ces membres là arrivent en retard. etc. www. Si aucune liste ne s’affiche.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.azerti. Procéder comme suit : 1. saisir le nombre de logements à réserver pour chaque Type. on peut lui ajouter des membres à tout moment. et de sortir. vérifiez que votre client-groupe n’y figure pas encore.Saisir le Nom du groupe dans la Zone 2 ci-dessus et appuyer sur <ENTREE>. sélectionnez-le et appuyez une fois de plus sur <ENTREE> pour valider le nom de votre groupe existant. 3 1 2 4. Note : Même si un groupe existe déjà.Choisir la période de séjour du groupe en sélectionnant les Date Arrivée et Date Départ. alors il ne reste plus qu’à Enregistrer l’opération. d’une société. 6.Dans la colonne Quantité à réserver (Zone 1 ci-dessus) de la liste des Types de Logements. Remarquez que le Total Nuitées se calcule automatiquement. Lorsque vous appuyez ainsi sur <ENTREE>. Il peut s’agir d’une équipe de football. au besoin. L’objectif final ici est de pouvoir sortir une facture globale pour le groupe à la fin du séjour.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.Réservation de Groupe (équipe de foot. Si ce groupe existe déjà dans la liste.A partir du menu principal de HotelPro. tout ensemble identifié) On utilise la réservation de groupe lorsqu’un ensemble de personnes se présentent à la réception et demandent à s’enregistrer comme groupe. si une liste s’affiche. suivre : Hébergement Gestion des réservations Réservation 3. 5. également les factures individuelles pour chaque membre du groupe. d’une école de formation.Appuyer sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilités de l’hôtel.

Recopier alors ce Numéro de Réservation et le coller dans la Zone 3 ci-dessus. puis choisir par exemple l’option de menu contextuel Check-In ou Recouche ou Facture Client s’il s’agit d’un client déjà logé. comme nous le verront plus bas.HotelPro choisi alors ce nombre de logements dans les disponibilités.Ne pas s’inquiéter pour ces noms identiques : Lors du check-In.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. les réserve et les affiche sur la Main Courante. Les noms individuels seront donc renseignés lors du CheckIn de chaque membre du groupe. Quantité de chambres à réserver pour chaque type de logement). toutes les fenêtres du Double-Click renseignent sur le Numéro de Réservation. www. avec un nom de membre identique pour toutes les chambres. 8. ou alors le numéro de réservation de tout client tout simplement.7. 4. Page 26 sur 59 .Cliquer maintenant sur Enregistrer pour Réserver tous ces logements pour ce groupe. Comment ajouter des logements (donc des membres) à un groupe qui existe déjà 1. 2.Pour retrouver le Numéro de Réservation d’un membre de groupe existant. Remarquer que le nom du Client-groupe est automatiquement renseigné. De toutes les façons. puis appuyer sur la touche <ENTREE>. il est possible de donner un nom à l’occupant d’un logement. après avoir renseigné tous les autres champs (Dates de Séjour.Cliquer alors sur Enregistrer pour ajouter des logements (et donc des membres) à ce groupe. aller sur la Main Courante et doublecliquer sur sa ligne de réservation ou d’occupation. 9. Ne pas changer ce nom de groupe. Les noms des membres et les numéros de Chambre vont être modifiés lors du Check-In individuel. puisqu’il s’agit d’un groupe existant. à la seule différence qu’il faut copier le Numéro de Réservation d’un membre du Groupe existant pour le coller dans la Zone 3 ci-dessus de la liste des Disponibilités.azerti.La procédure est la même que celle ci-dessus. 3.

Dans les 2 cas. K 5.Taper <ENTREE> pour valider. saisir ce montant dans la zone Montant Versé. Page 27 sur 59 .Confirmation des réservations C’est l’opération à faire lorsqu’on désire confirmer la réservation d’une chambre. d’une suite ou d’une Salle de manifestations déjà réservée. une fenêtre s’affiche contenant la liste des clients ayant fait des réservations sans les confirmer. Comme nous l’avons indiqué plus haut. 8.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. sans qu’il y ait besoin de la confirmer obligatoirement.azerti. www. Procéder comme suit : 1. Est-il obligatoire de confirmer une réservation ? La confirmation d’une réservation permet uniquement de la sécuriser.Vous avez 3 options pour retrouver le logement à Confirmer : Soit en entrant le N° Chambre ou le N° Réservation. 7. CREDIT) 10. suivre : Hébergement Gestion des réservations Confirmation de réservation 3.A partir du menu principal de HotelPro. la feuille de Saisie des Réservations s’affiche. CHEQUE.Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération 12. peut être Check-In directement le moment venu.Dans le cas où une somme est versée par le client pour confirmer cette réservation. 9.Cliquer dans la case correspondant au mode de versement (ESPECE.Si vous Tapez <ENTREE> sans entrer l’une des 3 Options ci-dessus. C. Quoi qu’il en soit. pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. vous devez cliquer sur la case à cocher Disponibilités non Affichées située en bas à gauche. ou enfin en tapant une partie du Nom du Client dans la Zone 6. 4. même si elle n’est pas confirmée. toute réservation.Cliquer sur le bouton <Confirmer> 11. Les données du Client s’affichent alors.Choisir en utilisant les flèches de direction le client dont il faut confirmer la réservation et taper <ENTREE>.Il est tout aussi possible de double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main Courante et choisir le Sous/Menu Réserver le Logement.

ou l’heure à laquelle il partira.Vérifier ou saisir le Montant Accordé à ce client pour cette chambre et taper <ENTREE>. Il est donc capital de bien renseigner ces zones. 5. il est possible de saisir jusqu’à 5 Commentaires sur cette recouche. Remarque : Pour accorder une Gratuité à un client. etc. que le client désire quelque chose de particulier. la recouche du client doit se faire tous les jours. www. Toutes ces informations sont importantes et informent beaucoup de services sur des actions précises à mener. Page 28 sur 59 .azerti. Les Observations et les Commentaires permettent de donner des instructions au Service de la Restauration. Réservé par le Commercial NDZANA.Check-In et Recouche des chambres Cette opération permet de Facturer la chambre à un nouveau Client. Dans Commentaire 2 – Indiquez par exemple et si besoin l’entité qui paiera la facture de ce client : Par exemple : Client Débiteur. La Réception étant la porte d’entrée de l’hôtel. l’entreprise en prend un coup. Dans Commentaire 3 – Indiquez le canal par lequel le client a réservé. Par exemple : Réservé par Internet. par exemple pour leur indiquer que le Petit Déjeuner est offert pour ce jour. Pendant le Check-In ou de la Recouche d’un Client. etc. 6. vous devez garder à l’esprit que chaque fois que vous négligez un renseignement. 7. Un Etat est imprimé à cet effet et remis à chacun des Services concernés. 5. suivre : Hébergement Gestion des réservations Main Courante Réception 3. Dans ce dernier cas. Dans Observations .biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. etc. Dans Commentaire 1 – Indiquez les termes de la négociation sur le prix. Elle sert également à Refacturer chaque jour les chambres aux clients qui sont déjà logés à l’hôtel. jusqu’au départ définitif du client de l’hôtel.Saisir une observation et les Commentaires pour cette Réservation et Appuyer sur <ENTREE> à chaque fois.Cliquer finalement sur <ENREGISTRER> pour Check-In ou Recoucher le client. au Service Technique et à d’autres Services. Réservé par téléphone.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Check-In ou Recouche… 4.indiquez par exemple : PDJ Inclus (lorsque le client a payé pour une chambre avec Petit Déjeuner Inclus 2. il suffit de Saisir zéro comme Montant Accordé et de sélectionner GRATUITE dans la liste Type de Service. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procéder comme suit : 1. et s’il doit être déposé à l’aéroport par exemple. Payé par sa société CAMTEL.A partir du menu principal de HotelPro. Par exemple : Prix négocié avec le PDG ou bien Prix CAMTEL 3. 4. Voici par exemple les informations que vous pouvez saisir dans ces champs : 1. Dans Commentaire 4 – Indiquez par exemple l’heure à laquelle le client arrive.Saisir le Nom de l’Occupant du logement dans la zone NOM DE L’OCCUPANT ou bien laisser le nom qui est proposé par HotelPro et appuyer sur <ENTREE>.

Essayer de trouver quelque chose à saisir dans cette case. 6. etc.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Remarque : Le motif de l’annulation doit être obligatoirement saisi.Saisir le Motif de l’Annulation 5.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. sinon l’annulation ne se fera pas. sélectionner le client qui souhaite voir sa réservation annulée et taper <ENTREE> 5. suivre : Hébergement Gestion des réservations Annulation réservations 3. Page 29 sur 59 . N’hésitez pas à lui passer un coup de fil pour le motiver à revenir chez vous. www.Cliquer sur le bouton <Annuler cette réservation> 7.Saisir le Motif d’annulation.Accepter la validation en appuyant sur <ENTREE> pour confirmer.Taper <ENTREE> pour afficher la liste des clients ayant réservé 4. 6.Cliquer sur <Annuler cette réservation> pour finir.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.A partir du menu principal de HotelPro.Taper <ENTREE> pour valider l’Annulation de la réservation 8.Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération.azerti.Double-cliquer sur la Réservation souhaitée et Choisir Annuler réservation… 4. il faut toujours chercher à savoir pourquoi le client ne s’est pas présenté le Jour-J. ou ne se présente pas à l’hôtel. Procéder comme suit : Méthode 1 1. Méthode 2 : Si la réservation se trouve sur la Main Courante du Jour 1. Par exemple NO SHOW.Ouvrir la Main Courante 3. Note : Avant d’annuler une réservation.Annulation des réservations C’est l’opération à faire lorsqu’un client décide d’annuler sa réservation.En utilisant les flèches de direction.

Si vous venez de clôturer la journée et que la Recouche du Client n’a pas encore été faite pour le jour en cours.Afficher la Main Courante en procédant comme il a été largement expliqué plus haut 3. 9. etc. Remarquer que le Prix du nouveau logement est mis à Jour automatiquement avec le Prix négocié du Client.Délogement des Clients C’est l’opération à faire lorsqu’un client décide de changer de chambre Prérequis : Il est impossible de Déloger un Client si son logement n’a pas encore facturé pour le Jour en Cours.Cliquer maintenant sur <Enregistrer> pour valider le délogement 8. Exemples : Panne de Clim. alors le Délogement est impossible.Se rassurer que le Prix négocié est bien celui qui convient à celui qui a été accordé au Client lors de son Check-In 6. Autrement dit. 7.Double-cliquer sur la Réservation souhaitée et Choisir Déloger client (Changer de logement)… 4. avant de le Déloger. Page 30 sur 59 . Procéder comme suit : 1. Note : Il faut toujours effectuer la Recouche du Client pour le Jour en cours. Pas d’électricité.Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération. Pas de Téléviseur. www.azerti.Saisir le motif du délogement et Taper <ENTREE> Remarque : Le motif du délogement doit être obligatoirement saisi.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.Taper <ENTREE> pour terminer.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. 5.Sélectionner le logement Destination dans la Liste de Sélection Logement N°.

Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. ligne 1) 3. Procéder comme suit pour afficher la Fiche d’Occupation 1. Note : Bien que le Service des Etages soit peut-être informatisé. Autant de détails qui permettent au Service des Etages de travailler. suivre : Hébergement Gestion des réservations [Onglet] Rapports du Front-Office Fiche d’Occupation (Rouge) (3ème Colonne. www. Si rien ne s’affiche pour le moment.Affichage de la Fiche d’Occupation périodique C’est la fiche à imprimer chaque matin pour remettre au Service des Etages. et les Nationalités. A partir du menu principal de HotelPro.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. La fiche d’Occupation s’affiche alors. alors renseigner convenablement la Date de Début et la Date de Fin (en haut à gauche) et cliquer sur <Afficher>. Raison pour laquelle l’impression de la Fiche d’Occupation de l’hôtel incombe souvent à la Réception. il y a rarement une imprimante installée dans ces Services là. Elle affiche également le nombre de clients par chambre. La Fiche d’Occupation c’est la liste des Clients en Chambre à une période donnée.azerti. Page 31 sur 59 .

Choisir le Numéro de Chambre et Taper sur <ENTREE> 5.Saisir la Description précise de la Panne et appuyer sur <ENTREE> 7. Il faut tout de suite signaler cette Panne au Service Technique grâce au menu Signalisation des Pannes en procédant comme suit : 1. suivre : Hébergement Gestion des réservations Signalisation des pannes 3. Page 32 sur 59 .Saisir le Numéro de la Chambre concernée et Taper sur <ENTREE> 4.A partir du menu principal de HotelPro.azerti.Cliquer sur <Enregistrer> pour Signaler la panne au Service Technique www.Signalisation des Pannes au Service Technique Note : Si le Délogement est survenu suite à une Panne dans la Chambre.Sélectionner le Type de Panne dans la liste des types de panne 6.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.Dans la liste qui s’affiche.

HotelPro le signale avec un Clignotement rouge.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. à la fin de son Séjour Note : Avant de procéder au Check-Out d’un client.Départ d’un client (Check Out) C’est l’opération à faire lorsqu’un client décide ou a prévu de s’en aller.Si la situation du client est correcte (Solde à zéro.Afficher la Main Courante en procédant comme il a été largement expliqué plus haut 3. la Réception devra s’assurer que son compte est Soldé. www.Double-cliquer sur la Réservation souhaitée et Choisir Check Out client… 4.Taper <ENTREE> pour afficher la liste des clients ayant réservé avant et à la date du jour ou étant déjà résidant à l’hôtel 7. alors cliquer sur <Libérer le logement>. pour alerter le Réceptionniste sur sa responsabilité à laisser partir un Client Débiteur. Procéder comme suit : 1.Remarquer le clignotement <ATTENTION !!! CLIENT DEBITEUR> si le client est Débiteur 5. Lorsque le solde d’un client est Débiteur. 6.Cliquer sur <OUI> ou bien Taper <ENTREE> pour confirmer la volonté de libérer effectivement la chambre 8.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.azerti. Page 33 sur 59 . ou bien c’est normal de le laisser partir avec ce solde).Taper <ENTREE> pour terminer.

Cliquer alors sur <Enregistrer> ou bien appuyer sur la touche <F10> pour Valider la vente. Procéder comme suit : 1. Le moteur de HotelPro sait retrouver toute marchandise à partir d’une partie de son Nom. 8. Téléphone. La Valider en cliquant sur <Enregistrer> sans saisir de montant. Il faut alors dans ce cas naviguer avec les touches HAUT et BAS du clavier (ou bien avec la souris) pour rechercher l’article ou le Service en question et le piquer en appuyant sur la touche <ENTREE> ou en double-cliquant dessus avec la souris pour le sélectionner. S’il n’y a pas d’autre article à facturer. www. et qu’il faut en tenir compte sur sa facture. Lorsqu’on appui sur la touche <ENTREE> dans la zone Article N° sans taper une partie du Nom de l’Article qu’on veut facturer. la liste de tous les Articles et Services s’affichent. concerne également le cas où le Bar/Restaurant n’est pas informatisé ou bien son poste de travail ne fonctionne pas. car il s’agit d’une vente au Comptant. On n’a donc pas besoin de codifier les marchandises.Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Consommer Services (Bar.)… 4. Il est également possible de Saisir dans cette zone le mot VINAIGR si par exemple on souhaite facturer la marchandise appelée AVOCAT VINAIGRETTE ŒUFS DURS par exemple. puis sélectionner l’article désiré et appuyer une fois de plus pour le Sélectionner et passer au champ Quantité.Compléter la Description proposée par HotelPro pour le produit et appuyer sur <ENTREE> pour envoyer l’article dans la grille Remarque : La Description permet de donner plus de précisions sur le produit facturé. Saisir BUF ou BUFF et Taper <ENTREE> pour afficher la liste des Marchandises et Services contenant le mot BUF. 6. ne plus traiter ce point N°8. Saisir le prix adéquat et Taper <ENTREE> pour passer au champ Description. Une fenêtre de Règlement s’affiche.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.Si le prix indiqué par défaut n’est pas celui correspondant.azerti. Note 2 : Un Client logé peut consommer des services au Bar/Restaurant/Boutique et payer Cash sur-lechamp. Note 1 : Cette opération. Saisir une partie du Nom de l’Article ou du Service à vendre et appuyer sur <ENTREE> pour ouvrir la liste. Fax. il faut toujours appuyer sur la touche <ENTREE> du clavier pour passer à l’autre champ. Par exemple. 5.Afficher la Main Courante en procédant comme il a été largement expliqué plus haut 3. Page 34 sur 59 . Bar. si on veut facturer un Buffet au client. 7.Saisir la quantité de l’article et Taper <ENTREE> pour passer au Prix de Vente.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Internet.Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logés C’est l’opération à effectuer lorsqu’un client logé consomme un ou des services à l’Hôtel (Restaurant. il n’est pas nécessaire d’inclure cette consommation sur sa facture. etc. Cave. réalisable à partir de la Réception de l’hôtel.). car c’est une vente à Crédit (elle ira sur la facture du Client !). Cette saisie s’ajoute sur la Facture Client. Fax. Restau. Il est alors possible de saisir les consommations des Clients à partir de la Réception. Pressing. Dans ce cas. Tel.Recommencer au Point N°3 ci-dessus pour facturer si besoin un autre article au client sur la même facture. 9. Lorsqu’un champ est renseigné. Note 3 : La touche <ENTREE> est très importante dans cette fenêtre. Linge.Dans la zone Article N°. etc.

Afficher la Main Courante en procédant comme il a été largement expliqué plus haut 4. il faut cliquer sur Historique des Mouvements (Zone C ci-dessus). En effet. le solde de la facture actuelle peut même être créditeur (donc en faveur du client). il faut sélectionner une ligne positive dans la facture Client. Par exemple la ligne DEPOSIT ESPECE SUR RESERVATION 308 cidessus. Procéder comme suit : 2.Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Facture client… ou bien Facture condensée… 5.Factures clients C’est l’opération à faire lorsqu’un client demande sa facture en vue de la régler ou de contrôler sa consommation Il est possible d’effectuer la plupart des opérations d’un client à partir sa facture.azerti. Page 35 sur 59 .biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. www. Pour vérifier les consommations correspondant à ce Solde global. mais son solde global (Zone A) négatif. Ce solde est extrêmement important et doit être vérifié tout le temps. Pour que cette fonction marche.Découvrir alors les lignes de Factures Client A J B C I H G F E D Zone A : Solde global du client tous séjours confondus. parce qu’il aurait peut-être séjourné à l’hôtel dans le passé et parti sans régler complètement sa facture. Zone B : Réimpression d’un reçu client.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 3.

Zone D : Liste des opérations qu’on peut effectuer sur une facture client. Zone E : Liste des utilisateurs qui sont intervenus sur cette facture. Zone G : Champ de saisie du Nom de la Société qu’on souhaite imprimer sur la facture. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans. la fonction Envoyer la facture par Email ci-dessus ne fonctionnera pas. Ce type de facture peut s’imprimer soit à partir d’une ancienne Main Courante. Bar. au bar. mais au nom de la société indiquée dans cette zone. comme nous le verrons plus loin. Une équipe de football. Zone I : Champ indiquant le montant en lettres du total des consommations. Les 2 zones H et I apparaissent sur la Facture Client à l’impression. Une Facture Composée présente les montants sous-forme de Débit. Si cette zone n’est pas renseignée. HotelPro permet donc également de présenter une facture sous plusieurs formes. Il s’agit ici uniquement des consommations du Client. Page 36 sur 59 . Saisie de Déduction Client. lorsqu’on veut lui envoyer sa facture par Email. Zone H : Champ indiquant le montant en lettres du solde de la facture.azerti. C’est une forme de Main Courante Client. www. par période. en fonction du besoin. Utiliser la méthode précédente pour afficher une facture sous sa forme condensée en procédant comme suit : Sur la Main Courante. La formule de Calcul c’est Encaissements-Consommations.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Cette zone permet de mettre la facture.). Cela a pour but d’éviter toute dispute avec les clients et tout conflit avec les contrôleurs de l’entreprise. C’est ainsi qu’il existe également d’autres types de factures : Facture Condensée : Il s’agit d’une autre forme de facture qui condense toutes les prestations effectuées par un client par rubrique. Chaque fois que le Solde global du client est négatif (Zone A). Leur nom apparaît sur cette zone. HotelPro mémorise tous les intervenants qui facturent un client. Prendre bien soin d’indiquer les bonnes périodes. soit à partir de la fonction Facture Ancien Client. Historique des Mouvements.Zone C : Historique des Mouvements. non pas au nom du client ayant logé. Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Facture condensée… Facture Groupée : Il s’agit de la facture d’un groupe de clients (Exemples : Une société. Check Out client. Au besoin. Nous reviendrons plus largement sur ce type de facture.) dont les gérants désirent avoir toutes les prestations effectuées à l’hôtel regroupées sur une seule facture. Permet d’afficher tout l’historique du client. Solde. Remboursement client (si son solde est positif). et jour par jour. Impression de Reçu de paiement. etc. il faut consulter l’historique de ses mouvements pour comprendre la situation. etc. Restau. Zone F : Champ de saisie de l’adresse Email du Client. pour voir tous les mouvements voulus. au restaurant ou ailleurs. rentrer la Date de Début aussi loin dans le passé que possible. Ne pas hésiter à consulter régulièrement une facture client pour vérifier que les informations sont bien correctes et les services facturés régulièrement et à des dates précises. sans retourner sur la Main Courante : Saisie des consommations de services (PDJ. Que ce soit à la réception. des conférenciers. Envoi de la facture Client par Email. Déjeuner. Zone J : Options de présentation des lignes d’une facture. Facture Ancien Client : Il s’agit de la facture d’un client qui a séjourné à l’hôtel dans le passé et dont on désire réimprimer la facture. Crédit. Une Facture Simple c’est celle qui est affichée ci-dessus. Encaissement de règlement client.

2.Factures clients avec Folio Présentation de facture obtenue en cliquant sur l’Onglet Facture Client avec Folios d’une facture Client. un client qui arrive à l’hôtel consomme des produits et services. et peut également offrir des consommations à ses ami(e)s et connaissances. Page 37 sur 59 .Une zone supérieure avec deux boutons : Un bouton Vert pour ajouter des montants au Folio et un bouton Rouge pour retirer des montants du Folio et les renvoyer sur la facture.azerti.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Nos concurrents. Les 5 Folios comportent chacun deux Zones très faciles à manipuler : 1.Une zone inférieure pour imprimer le Folio ainsi fabriqué. HotelPro intègre et gère efficacement 5 Folios par facture. Nous intégrons une gestion de Folios WYSIWYG (What You See Is What You Get). Toutes ces consommations se retrouvent donc sur sa facture. il ne faudrait pas que son entreprise se rende compte de tous les éléments de son séjour. HotelPro sait éclater automatiquement une facture unique en 5 folios. qui vendent tous des logiciels importés. Définition : Qu’est-ce qu’un Folio? Très souvent. intègrent une gestion des Folios fastidieuse et très compliquée à mettre en œuvre. Puisque cette facture sera peut-être réglée par sa société. www. Le logiciel doit pouvoir permettre de séparer aisément les consommations à payer par l’entreprise de celles à payer par le client. Note HotelPro est le premier logiciel développé en Afrique à intégrer les Folios de façon efficace. et de l’imprimer. L’originalité c’est que nous laissons à la main au réceptionniste pour séparer en 30 secondes la facture du client comme bon lui semble.

mais rien n’empêche d’utiliser même les 5 Folios.Voici comment procéder pour fabriquer des Folios sur une facture : Nous allons utiliser uniquement le Folio1 pour cette opération. Ci-dessus le Folio1 de la facture Client. Penser à Imprimer le Folio en cliquant sur <Imprimer> sur sa zone inférieure. Il suffit d’imprimer le Folio utilisé à la fin de l’opération. imprimé uniquement avec les consommations du Bar/Restaurant. On peut utiliser indifféremment tout folio que l’on souhaite pour réaliser cette opération. Page 38 sur 59 . Un bon logiciel devrait pouvoir répondre efficacement à cette demande. Il est assez rare d’utiliser plus de 1 Folio dans une telle opération. C’est ce que fait HotelPro. Sur la Facture principale de gauche. Mais l’entreprise a demandé à ses cadres de présenter une facture pour toutes leurs consommations dans cet hôtel. www.azerti. Cliquer sur l’Onglet Facture Client avec Folios de la facture client que nous avons affichée dans la section précédente. mais rien n’empêche d’utiliser un autre Folio de votre choix. A faire régler par exemple par le le Service Comptabilité de l’entreprise du Client. alors sélectionner ce montant sur le Folio1 et cliquer sur le bouton rouge de sa zone supérieure.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Ce client travaille dans une entreprise qui a négocié avec votre hôtel pour des échanges de services en termes d’hébergement. cliquer sur une ligne qu’on souhaite envoyer sur le Folio1 Cliquer sur le bouton vert de la zone supérieure du Folio1 Recommencer l’opération jusqu’à retirer de la facture principale gauche tous les éléments de facture que l’on souhaite imprimer à part pour les envoyer sur le Folio1 Si on veut retirer une ligne de facture du Folio1 pour le renvoyer sur la facture principale de gauche.

Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.azerti.Saisir le montant en chiffres de la déduction. en vérifiant le montant en lettres qui s’affiche. 8.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération. 7. Page 39 sur 59 .).Déductions Clients C’est l’opération à faire lorsque pour une raison ou pour une autre (Exemples : trop facturé. on a trop facturé le Client.Vérifier la Facture du Client pour constater que la déduction a été prise en compte. Ce dernier bénéficie ainsi d’une réduction après-coup sur sa facture. Procéder comme suit : 1. puis Taper <ENTREE> 5.Entrer le Motif de la Déduction. etc.Taper une fois de plus sur <ENTREE> pour terminer. Il s’agit de la raison exacte qui permet de faire cette déduction.Afficher la Main Courante en procédant comme il a été largement expliqué plus haut 3.Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Saisie d’une déduction… 4. accord du PDG de réduire la facture. 6. www.

suivre : Hébergement Gestion des réservations Main Courante Réception 3. dans la zone supérieure droite numérotée (A) comme nous l’avons vu dans la section Factures Clients. www.Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération 6.azerti.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. Note : Le Réceptionniste doit toujours vérifier le Solde de tout compte du client avant de procéder à un quelconque remboursement. Note : Il est fortement conseillé d’effectuer le Remboursement à partir de la Facture Client. Le Solde de tout compte s’affiche sur la facture Client.Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Rembourser [xx FCFA] au Client 4. Page 40 sur 59 .A partir du menu principal de HotelPro. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procéder comme suit : 1. Si le Solde de tout compte du Client est inférieur au montant qu’on souhaite rembourser.Taper <ENTREE> pour terminer HotelPro vérifie alors que le Client a droit à ce remboursement avant d’accepter que l’opération aille à son terme.Saisir le montant du Remboursement et Taper <ENTREE> 5.Remboursement des Clients C’est l’opération à réaliser lorsque le client doit percevoir le reste de l’argent qu’il a déposé à l’hôtel. HotelPro ne permettra pas le remboursement.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. il suffit : D’afficher la facture client comme cela a été montré dans la section Factures Clients De Découvrir le Solde de tout compte du Client (Zone A de la facture) De cliquer sur Remboursement Client D’effectuer alors les opérations ci-dessus pour effectuer le remboursement. Pour effectuer un Remboursement à partir de la facture du Client. Cela permet de voir plus clair sur la situation du Client. ou s’il a trop versé et désire rentrer dans ses droits.

Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Encaisser Règlement client… 4. contacter l’Administrateur du logiciel pour la Créer.Remarquer que lorsque le mode de règlement n’est pas ESPECE. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Société recherchée et taper <ENTREE> pour ouvrir la liste des Clients de l’Entreprise. toute la liste s’affiche. Sélectionner alors la Personne ou la Société voulue dans la liste et appuyer sur <ENTREE>. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procéder comme suit : 1. En tapant <ENTREE> sans limiter avec une partie du Nom.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. Page 41 sur 59 .Règlements client C’est l’opération à faire lorsqu’un client verse de l’argent à la réception ou bien effectue un règlement par Chèque. par Carte de Crédit ou une Prise en Charge. Taper encore <ENTREE> pour ouvrir la liste des Banques de la Maison. Règlement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numéro du Bon de Commande et taper <ENTREE>. seul le Service de la Comptabilité est habilité à accepter les Chèques.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.Taper <ENTREE> pour confirmer le Règlement 8. des champs supplémentaires doivent être remplies : a. contacter l’Administrateur du logiciel pour la Créer. Si la Banque souhaitée n’est pas dans la liste. Cette fonction permet donc de solder également une facture par Prise en Charge par une Entreprise ou une personne physique. suivre : Hébergement Gestion des réservations Main Courante Réception 3. Règlement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numéro de la Pièce et taper <ENTREE>. Le Réceptionniste devra se rassurer que les modes de Règlements autres que les Espèces sont acceptés avant de les traiter avec cette procédure.A partir du menu principal de HotelPro. 7. Note : Dans certaines sociétés. Taper ensuite sur <ENTREE> pour enregistrer le Règlement.Saisir le montant du Règlement et Taper <ENTREE> 5. b.Cliquer sur le mode de règlement sollicité : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou PRISE EN CHARGE 6. Si la Personne ou la Société souhaitée n’est pas dans la liste.Taper <ENTREE> pour valider www. les Cartes de Crédits et les Prises en Charge. Sélectionner alors la Banque voulue et taper <ENTREE>.azerti.

Saisir la référence de la pièce de Dépense et taper <ENTREE> 7.Lire la fenêtre qui s’affiche pour s’assurer qu’il n’y a pas eu erreur dans l’opération de Dépense 10. Les petites dépenses peuvent concerner par exemple les Commissions qu’on paie aux Chauffeurs de Taxi lorsqu’ils amènent des clients à l’hôtel.A partir du menu principal de HotelPro.Taper <ENTREE> pour valider 9.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. Procéder comme suit : 1. etc. Page 42 sur 59 . 5. Note : Cette opération nécessite une autorisation de la hiérarchie.Cliquer sur la petite flèche pour sélectionner le type de dépense dans celles répertoriées dans la liste 4.Choisir le type de Dépense voulu en utilisant les flèches de direction ou en cliquant et taper <ENTREE> pour aller sur le Champ Motif. 8. alors contacter l’administrateur du logiciel pour le créer.azerti.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique.Saisir Motif exact de la Dépense et taper <ENTREE> 6.Saisir le montant du décaissement et vérifier que le montant écrit littéralement est le même que celui entré en chiffres. des frais de taxi des employés pour de petites courses. suivre : Hébergement Gestion des réservations Dépense caisse 3. Note : Si le type de dépense souhaité n’est pas dans liste.Taper <ENTREE> ou Cliquer pour valider l’opération www.Saisie des dépenses de caisses C’est l’opération à faire lorsque le Réceptionniste a reçu l’ordre de sortir de l’argent de sa caisse pour effectuer une petite dépense liée à l’hôtel. Les grandes dépenses doivent être faites par le Service de la Comptabilité.

Taper <ENTREE> pour valider 9.Saisir Motif exact de la Recette et taper <ENTREE> 6.Taper <ENTREE> ou Cliquer pour valider l’opération www.Saisie des Recettes de caisses C’est l’opération à faire lorsque le Réceptionniste a reçu un encaissement autre que celui venant directement de ses clients. alors contacter l’administrateur du logiciel pour le créer.azerti.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. suivre : Hébergement Gestion des réservations Dépense caisse 3.Lire la fenêtre qui s’affiche pour s’assurer qu’il n’y a pas eu erreur dans l’opération de Recette 10. les Recettes générées dans ces activités dites non-connectées doivent être saisies par exemple à la Réception en tant que Recette.Saisir la référence de la pièce de dépense et taper <ENTREE> 7. Note : Dans la plupart des cas. la Piscine.Saisir le montant de la Recette et vérifier que le montant écrit littéralement est le même que celui entré en chiffres.A partir du menu principal de HotelPro. de telle sorte que les Bars. Note : Si le type de la Recette souhaité n’est pas dans liste. 8. la Laverie Auto aient chacun son propre ordinateur et enregistre ses opérations directement dans le Serveur Central. à cause du manque d’ordinateur à ces points.Cliquer sur la petite flèche pour sélectionner le type de Recette dans celles répertoriées dans la liste 4. les Restaurants. le Cybercafé. Mais il peut également arriver que certaines de ces activités n’aient pas un accès direct au Système réseau de HotelPro. 5.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Page 43 sur 59 . Dans ce cas. le Salon de Coiffure.Choisir le type de Recette voulu en utilisant les flèches de direction ou en cliquant et taper <ENTREE> pour aller sur le Champ Motif. C’est à cela que sert cette fonction. Procéder comme suit : 1. les activités de l’hôtel sont connectées en Réseau.

Le Journal affichera les activités uniquement entre ces 2 dates. 7. suivre : Hébergement Gestion des réservations Onglet Rapports du Front-Office Journal de la caisse 3. Le Réceptionniste peut consulter son journal de caisse à tout moment. Procéder comme suit : 1. cliquer sur le bouton <Imprimer>. www. Note : Toutes les transactions financières sont journalisées. Par Défaut.Affichage et Impression du Journal de la caisse C’est l’opération à faire lorsque le caissier désire visualiser le journal de sa caisse entre deux dates précises.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. cliquer sur Inclure le report des activités passées dans le Journal.Cliquer sur Fermer pour terminer. 4.azerti.Pour imprimer le journal à l’écran. Pour demander à HotelPro de prendre en compte les activités passées dans le Journal. Page 44 sur 59 . A partir de l’impression écran.Choisir dans les calendriers les dates entre lesquelles on désire afficher le journal de caisse : Date de Début et Date de Fin.Cliquer sur <Afficher> pour afficher le journal 5.Pour Exporter le Journal sous Microsoft Excel. cliquer sur <Exporter> et patienter quelques instants que Microsoft Excel se lance et dessine le gabarit de l’export. HotelPro propose la date du Jour pour Date Début et Date Fin. 6. il est possible de procéder à l’impression sur Papier à l’imprimante. Dans ce cas.A partir du menu principal de HotelPro.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. une ligne de Report viendra s’afficher en tête du Journal de Caisse. pour s’assurer que les opérations sont entrain d’être saisies convenablement.

et ensuite transférer 2.545. vous devez remettre physiquement 2. en lieu et place des clics de souris. Toujours garder à l’esprit la rigueur et le sérieux dans la manipulation des fonds.000 Francs par exemple.500.A partir du menu principal de HotelPro. Procéder comme suit : 1. C’est un gage de réussite avec HotelPro.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. vous devez également lui transférer votre recette par ordinateur. il faut transférer cette recette dans la Caisse Centrale.Saisir le montant de la recette à transférer en vérifiant que le montant écrit est le même que celui qui s’affiche en lettres.000 Francs. Note : L’opération de Transfert de Recette Caisse à Caisse doit être conforme au fait de remettre physiquement de l’argent à quelqu’un.Saisir un Motif du Transfert.Cliquer pour choisir la caisse à Approvisionner et taper <ENTREE> 5. • Si vous remettez votre recette au Comptable. • Si vous remettez votre recette au PDG. • Dans tous les cas. Les touches <ENTREE> peuvent également être utilisées à tous les niveaux ici. le Réceptionniste veut transférer la recette de sa caisse vers la caisse d’un autre caissier. si votre Caisse indique 2. et que vous remettez votre recette à la personne qui prend le relai.azerti. il est possible qu’on permette que des fonds de caisse restent dans certaines caisses. Remarque : Selon l’organisation de la maison.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. il faut transférer cette recette dans la Caisse du Comptable. Par exemple. dépendamment du fonctionnement de l’hôtel. Le motif doit expliquer clairement l’objet de ce transfert 6.000 Francs à la personne.Transfert des recettes Caisse à Caisse C’est l’opération à faire lorsqu’à la fin de sa journée de travail. suivre : Hébergement Gestion des réservations Transfert de recette en Caisse 3. et qu’il vous est autorisé de garder des fonds de caisse de 45. l’argent physique remis doit correspondre à l’argent informatique transféré.Cliquer sur <Enregistrer> pour terminer l’opération. Il est donc primordial de transférer exactement l’argent qui a été remis physiquement. ou alors dans la caisse du comptable ou encore dans la caisse de la direction. www. HotelPro sait très bien garder les restes d’argent dans les caisses. 4.500. • Cela veut dire clairement que si vous avez terminé votre journée.000 Francs de votre caisse vers sa caisse. Page 45 sur 59 .

Option C : Liste des Numéros Chambres. vous avez immédiatement une vue globale sur les disponibilités de l’hôtel.Gestion par le Visio Planning Le Visio Planning de HotelPro est un puissant outil pour planifier les réservations des clients. Départ. Sélectionner un espace vide pour afficher le Visio-Planning de tous les types de chambres. chaque chambre étant accompagnée par son Type de Chambre entre crochets. www. Consommations. Arrivée en Walking. le planning vous affichera l’Etat de l’hôtel à cette période là. Pointer la souris sur une ligne du Visio-Planning pour voir apparaître tous les détails du logement. etc. sans le quitter. Mise hors service.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Il est très utile lorsqu’un client appelle l’hôtel pour négocier une réservation dans le temps. Vous pouvez choisir n’importe quelle date. expliquées dans une info-bulle. Note : Bien qu’il soit indiqué de tout gérer à partir de votre Main Courante. Option B : Informations complètes sur un logement. Confirmation. Il suffit de choisir les plages voulues et de cliquer avec le bouton droit de la souris pour afficher le menu de gestion. On peut choisir d’afficher uniquement un type de chambre précis dans le Visio-Planning. avant qu’on ne l’oublie. A C B Explication des Options du Visio-Planning Option A : Type de Chambre à afficher. Cliquer sur la flèche pour ouvrir la liste des Types de chambres et choisir le type de chambre à afficher dans le Visio-Planning. il faut noter.azerti. que toutes les opérations classiques (Réservation. Lorsque vous jetez un coup d’œil sur le planning. Page 46 sur 59 .) peuvent également se faire directement à partir du visio planning.

Les couleurs gérées sur le Visio-Planning sont les mêmes que celles qui sont gérées sur la Main Courante. cliquer sur le bouton droit de la Souris pour découvrir le Menu qui s’affiche. A partir du menu principal de HotelPro. sur la même ligne que le premier carreau. On peut choisir une plage de dates contigües sur une ligne (donc sur une chambre) et réserver cette quantité de chambres en cliquant sur le bouton droit. Identifier la Date de début et Sélectionner un carreau dans le Visio-Planning en cliquant dessus. Pointer avec la souris (sans cliquer) sur une chambre quelconque pour voir les détails de cette réservation 4. Client en Chambre jusqu’à la fin de cette date (carreaux rouges) b. Jaune : Logement réservé sur cette période. Page 47 sur 59 .azerti. Maintenir la touche SHIFT enfoncée et cliquer sur un autre carreau plus loin. c. Noir : Logement Hors Service e. 5. Rouge : Logement Occupé. Pour une chambre donnée. Maintenant.Procéder comme suit pour afficher le Visio-Planning : 1. Comment Réserver directement une chambre sur plusieurs jours : a. Chercher une zone blanche du Visio-Planning b. mais pas encore confirmé c. Orange : Logement libre mais pas nettoyé. 7. www. suivre : Hébergement Gestion des réservations RACK Visio-Planning 3. le Visio-Planning propose plusieurs options dans le bouton droit de la souris. Cliquer Maintenant sur Réserver la chambre… 6.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. d. Blanc : Logement libre f. Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. Nous en avons longuement parlé plus haut : a. Violet : Logement réservé et confirmé sur cette période d.

Tant que vous n’avez pas clôturé votre journée du 15 Janvier 2001. ce qui fait 2 jours. toutes les opérations d’hébergement continueront de se faire à la date du 15 janvier 2001. Mais si on veut être rigoureux comme dans certains hôtels. toutes les opérations du Front-Office s’enregistreront à cette date. en double-cliquant sur la chambre de chaque client à reconduire. suivre : Hébergement Gestion des réservations Main Courante Réception 3. Note : Lorsque vous travaillez sur votre Main Courante à la journée par exemple du 15 Janvier 2001. La Main Courante passe alors à la Journée Suivante (J+1).Patienter environ 1 minute. Clients en attente de clôture : Généralement. Certains hôtels travaillent avec le paramètre automatique 12h/12h. Les Recouches. Lorsque le paramètre automatique 12h/12h est activé. les Départs Tardifs.Remarquer que tous les Clients de la veille sont automatiquement basculés sur la Main Courante du Jour actuel. La preuve. Il faut effectuer les Check-Out Clients et nettoyer les logements avant de clôturer la Main Courante.Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. qui se positionne par l’Administrateur du logiciel dans le Menu Fichier/Préférences/Onglet Heures de calcul/Gérer le changement auto des Heures de Recouche (le 12h/12h).azerti. le temps que HotelPro réponde que la clôture est terminée. www. mais surtout effectuer le Check-In des clients qui ont été gardés en attente de la Clôture. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procéder comme suit pour clôturer : 1. mais sans être recouchés. 8.Clôture de la Main Courante C’est la fonction à exécuter quand la journée en cours est terminée. la colonne App/Ch qui porte les montants des logements est vide pour tous les clients de la veille.La Réceptionniste doit immédiatement effectuer les Recouches pour ceux des clients qui continuent de loger. même si la date du jour est le 30 Janvier 2001. et être de nouveau facturé à J+1 après la clôture à 12h30. il faut noter que sur la Main Courante après clôture. effectuer les Check-Out pour les clients qui n’ont pas été Check-Out avant la clôture. Page 48 sur 59 . HotelPro sait également prendre en compte cette option. la Main Courante se clôture automatiquement tous les jours dès 12h et les Check-Out doivent immédiatement se faire. traiter les Départs tardifs pour ceux qui ont négocié leurs départs tardifs. sont effectués manuellement par la Réception. 5. ce client devrait être facturé sur la Main Courante du jour J à 11h. lorsqu’un client se pointe à 11h à l’hôtel.Des traitements sont effectués et la Main Courante clôturée. la Réceptionniste attend la clôture de la Main Courante à 12h30 pour effectuer son check-In.A partir du menu principal de HotelPro. 7. les Day-Use. Mais il est important de noter que HotelPro n’effectue jamais de Recouche automatique.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Il faut rappeler une fois de plus que HotelPro n’effectue jamais de Recouche Automatique. 6. et qu’on souhaite passer à la suivante. 4. tous les logements doivent être nettoyés.Cliquer sur <Oui> à la question posée pour confirmer la volonté de clôturer la Main Courante. La Recouche doit donc se faire Manuellement et individuellement.Cliquer sur le bouton Clôturer… Note : Pour clôturer la Main Courante.

Les autres endroits où la recherche par la touche <F4> du clavier intervient sont par exemple : Le fichier Clients. Dans tous ces fichiers donc. comme nous le verrons cidessous. taper simplement OWONA ou bien KAMDEM ou bien DEDIEU si le client s’appelle KAMDEM OWONA JEAN DEDIEU Appuyer sur <Entrée> ou cliquer sur <Rechercher> HotelPro se positionne alors sur le client recherché Appuyer encore sur <Entrée> pour afficher la Facture du Client Cette fonction est très importante lorsqu’un visiteur se présente à l’hôtel et demande à voir un client logé. obtenu en utilisant la touche <F7> du clavier comme nous le verrons ci-dessous. comme nous l’avons déjà vu ci-dessus. Cardex. obtenu en utilisant la touche <F9> du clavier. Le fichier Produits. Recherches diverses – Touche <F4> du Clavier Comme sur la Main courante. Le Cardex. comme nous le verrons ci-dessous. dans Hébergement/Gestion des réservations/Onglet Rapports du Front-Office/Clients Créditeurs. Page 49 sur 59 . Disponibilités. www.azerti. la touche <F4> permet d’effectuer la Recherche dans la grille affichée. dans Hébergement/Gestion des réservations/Onglet Rapports du Front-Office/Clients Débiteurs. Quoi qu’il en soit. Par exemple. Les mises à jour sont faites toutes les semaines. la recherche va pouvoir se faire sur plusieurs autres fenêtres dans HotelPro. affiché en utilisant la touche <F5> du clavier. La Main Courante.Affichages divers : Fichier Clients. en donnant juste son nom.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Le fichier des Clients Débiteurs. dans Paramétrage/Gestion des fichiers de Base/Onglet Articles et Prix/Gestion des Articles. Le fichier des Clients Créditeurs. Recherche de Client sur la Main Courante – Touche <F4> du Clavier Voici comment procéder pour rechercher un Client logé à l’hôtel : Se positionner sur la Main Courante en utilisant une des méthodes longuement expliquées plus haut. affiché en utilisant la touche <F11> du clavier. D’autres outils sont continuellement ajoutés à HotelPro. Appuyer sur la touche F4 du clavier Entrer une partie du Nom du Client Recherché. Recherches HotelPro dispose d’une multitude de raccourcis et d’outils qui permettent de faciliter la vie de l’utilisateur. Anniversaires Clients. c’est toujours la touche <F4> du clavier qui sera utilisée pour effectuer cette recherche. Le fichier Anniversaires Clients.

Découvrir ses informations actuelles. Pour afficher le fichier Client.Affichage et Modification du fichier Clients – Touche <F11> du clavier En tant que Réceptionniste. appuyer sur la touche <F11> du clavier pour afficher le fichier clients. effacer ce qui s’y trouve et appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des pays gérés par HotelPro. sinon l’enregistrement ne passera pas : o Cliquer dans la zone Nationalité. Page 50 sur 59 . Pays de Résid. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier pour sélectionner le Pays de Résidence exact du client et appuyer sur <Entrée> www. et Catégorie Client ne sont pas complètement renseignées. effacer ce qui s’y trouve et appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des nationalités gérées. Taper par exemple 20/06/1974 sans les barres.. En effet. si le fichier client de l’hôtel n’est pas qualifié. C’est une fonction de fidélisation très efficace qui vous maintient près de vos clients. procéder comme suit : A partir de la Main Courante ou bien à partir du Menu Hébergement/Gestion des réservations ou encore à partir du Menu Principal de HotelPro. Il est également possible de cliquer dans la zone Date de Naissance et de taper directement à la main la date de naissance du client (les chiffres uniquement. comme nous le verrons plus bas. il ne sera pas possible de leur faire des cadeaux le jour de leur Anniversaire. Cliquer enfin dans la zone E-mail et entrer l’Adresse Email du client Si les zones Nationalité. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier pour sélectionner la Nationalité exacte du client et appuyer sur <Entrée> o Cliquer dans la zone Pays de Résid. Rappelez-vous bien ceci : Il est facile de conquérir un client. alors le Marketing et le Service des Ventes ne fonctionnera pas et l’hôtel fonce droit vers un mûr. sans les barres obliques). Cliquer maintenant dans la zone Tél. Appuyer maintenant sur la touche <F4> du clavier pour effectuer la Recherche d’un client précis dans la liste Entrer une partie du Nom du Client Recherché. vous devez régulièrement mettre à jour votre fichier client. Un client à qui vous portez un panier de fruits dans sa chambre à l’occasion de son Anniversaire reviendra certainement chez vous lorsqu’il voudra séjourner dans un hôtel de votre ville. Ce sont celles qui ont été entrées lors de sa Réservation. Cela est une faute extrêment grave. Cliquer sur l’onglet <Modification> en bas pour afficher les détails du Client à modifier. c’est-à-dire que si on ne peut pas contacter un client à partir de son numéro de téléphone ou de son Email. et entrer le numéro de téléphone du client. taper simplement HAMADOU ou bien KAMDEM ou bien DEDIEU si le client s’appelle KAMDEM HAMADOU OWONA JEAN DEDIEU Appuyer sur <Entrée> ou cliquer sur <Rechercher> HotelPro se positionne alors sur le client recherché. l’adresse Email et la Date de Naissance d’un client de votre choix. De même. Pour commencer. il faut rappeler un certain nombre de choses relatives à la gestion des clients : Certains Réceptionnistes enregistrent certainement des clients uniquement sur la base de leur Nom.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Cliquer sur la petite flèche dans le champs Date de Naissance pour ouvrir le calendrier et sélectionner la date de Naissance du Client. Il faut choutouter les clients. si on n’a pas les dates exactes de naissance des Clients.azerti. Par exemple. voici comment les mettre à Jour. sans même prendre soin de demander leur numéro de téléphone et leur Email. Nous allons maintenant essayer de modifier le numéro de téléphone. mais difficile de le garder. HotelPro sait souhaiter des vœux de Joyeux Anniversaires aux Clients.

vous devez à tout moment connaître les disponibilités de vos chambres. (2) et (3) de la liste des disponibilités ci-dessus sont expliquées dans le paragraphe traitant des Réservations de Groupe.azerti.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Affichage des Disponibilités – Touche <F3> du Clavier En tant que Réceptionniste. Recommencer ce travail pour d’autres clients. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier pour sélectionner la Catégorie du client et appuyer sur <Entrée> Cliquer maintenant sur <Modifier> pour enregistrer la Modification. Nous avons déjà longuement évoqué l’affichage et le traitement des Disponibilités dans le paragraphe de ce manuel qui traitait des Réservations de Groupe. 3 1 2 • • Toutes les options (1). à une Société ou à toute personne qui souhaite avoir vos disponibilités entre 2 dates précises. il est possible d’envoyer les disponibilités de votre hôtel par Email à un confrère. Appuyer donc sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilités de l’hôtel. jusqu’à ce que le fichier Client de l’hôtel soit bien qualifié. il suffit de cliquer sur le bouton <Envoyer par Email>. après avoir entré son adresse Email dans la zone d’à côté. Bien vouloir vous y référer pour voir toute la puissance de la gestion des Groupes à travers l’affichage des Disponibilités. effacer ce qui s’y trouve et appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des Catégories gérées. www. Page 51 sur 59 . vous pouvez afficher les disponibilités de l’hôtel en appuyant sur la touche <F3> du clavier. il est important de rappeler que vous devez garder à l’esprit qu’à tout moment.o Cliquer dans la zone Catégorie Client. par catégorie. Dans ce cas. La répétition étant le meilleur enseignement. Pour Rappel.

Page 52 sur 59 . HotelPro présente un Cardex simplifié. demander toutes ces informations aux clients.azerti. prénoms des enfants. • • • Il suffit de préparer le Message à envoyer.Affichage du Cardex Clients – Touche <F5> du clavier Le Cardex d'un hôtel correspond à son fichier client.. il suffit d’appuyer sur la touche <F4> du clavier et de procéder comme largement expliqué ci-dessus dans le paragraphe concernant la <Recherche sur la Main Courante>. en expliquant aux clients hésitants que la Direction attache du prix à la récolte de telles informations. Pour imprimer le Cardex. Pour effectuer la recherche d’un client dans le Cardex. pour permettre au personnel d’avoir une vue en 1s sur les coordonnées des clients. il suffit de cliquer sur la case à cocher <Tous> en haut à gauche. non pas pour les ficher. des numéros de téléphones et des Dates de Naissances correctes. HotelPro affiche seulement les 10 premiers clients dans le Cardex (Ordre alphabétique).biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. dès leur arrivée à l’hôtel. HotelPro ordonne le Cardex par Ordre Alphabétique Croissant des Noms de clients. il suffit de cliquer sur le bouton d’option <Trier par Naissance> en haut au milieu. Un double-click sur une ligne du Cardex réaffiche la Fiche de Police du client concerné. Par défaut également. au cas où il y aurait plusieurs clients. Pour afficher tous les clients. La touche <F4> permet d’effectuer la recherche d’un client dans le fichier des Anniversaires une fois qu’elle est affichée. mais bien pour accroître son efficacité afin de mieux les servir. en collaboration avec la Direction de l’hôtel et de le paramétrer L’autre condition c’est d’avoir un fichier client bien qualifié. En plus des coordonnées et de l'historique des réservations. avec des adresses Email. il faut cliquer sur le bouton <Imprimer> • • • • Affichage du fichier des Anniversaires Clients – Touche <F7> du clavier HotelPro est capable de sélectionner automatiquement les dates de naissance des clients dans une période donnée et de leur souhaiter de Joyeux Anniversaires le moment venu en leur envoyant un Email dans ce sens. • • www.). il suffit d’appuyer sur la touche <F7> du Clavier. Pour ordonner le Cardex par Dates de Naissances. qui peut par la même occasion être imprimée pour servir et valoir ce que de droit.. C’est pour cela que nous ne cesserons jamais de répéter qu’il faut. Pour afficher la liste des Anniversaires du Jour. • Par défaut. on peut parfois y noter les habitudes ou les préférences des clients (boissons préférées.

Il s’agit donc ici d’un client qui a séjourné à l’hôtel dans le passé et dont on désire réafficher ou réimprimer la facture. puis appuyer sur la touche <Entrée>. Il faut alors sélectionner le client voulu dans la liste affichée.azerti. si on utilise le champ Logement N° pour effectuer la recherche. le besoin d’afficher ses consommations peut survenir à tout moment. avec les mêmes propriétés qu’une facture Normale d’un client logé. le numéro de la Chambre que le Client avait occupé. Ce type de facture peut s’imprimer soit à partir d’une Ancienne Main Courante. Note : Si on ne souhaite pas utiliser le Nom du Client comme expliqué dans le point N°2 cidessus pour effectuer la recherche du client. et non HotelPro. puis appuyer sur la touche <Entrée> du clavier pour afficher son ancienne facture. 6. Procéder comme suit pour afficher la facture d’un Ancien Client 1. ligne 2) 3. seule la fonction Imprimer de l’ancienne facture est activée. De même. Dans le Champ Nom du Client. les champs Nom du Client et Réservation N° doivent être effacés. dans le champ Logement N°. Si on a fait le choix d’utiliser le Nom du Client pour faire la recherche. suivre : Hébergement Gestion des réservations [Onglet] Rapports du Front-Office Facture Ancien client (3ème colonne à droite. A partir du menu principal de HotelPro. Utiliser les touches <Haut> et <Bas> du clavier pour se positionner sur le client voulu parmi la multitude qui pourraient s’afficher. L’ancienne facture s’affiche. www. soit à partir de la fonction Facture Ancien Client de l’Onglet Rapports du Front-Office.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. puis appuyer sur <Entrée> pour le sélectionner. puis d’appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des clients qui ont occupé ce logement par le passé. C’est la taille du Disque Dur de votre Serveur qui peut s’essouffler. Page 53 sur 59 . 5. Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. Bien qu’il soit parti. Il est également possible d’entrer.Facture Ancien Client Un ancien Client est un client qui n’est plus logé. Remarquer que contrairement à la facture d’un client encore logé. les autres champs Logement N° et Réservation N° doivent être vides. Aucune autre action n’est possible. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans. entrer une partie du Nom du Client dont on veut afficher l’ancienne facture. 4. peut-être pour des besoins de vérifications.

A partir du menu principal de HotelPro. Page 54 sur 59 .Entrer soigneusement le montant versé par le client et appuyer sur <Entrée> 6.Dans le Champ Nom du Client. contacter l’Administrateur du logiciel pour la Créer. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Société recherchée et taper <ENTREE> pour ouvrir la liste des Clients de l’Entreprise. un ancien Client est un client qui n’est plus logé. Cette fonction sert à encaisser les règlements de tels clients. 9. entrer en Majuscules une partie du Nom du Client qui souhaite verser de l’argent. Taper encore <ENTREE> pour ouvrir la liste des Banques de la Maison. Sélectionner alors la Personne ou la Société voulue dans la liste et appuyer sur <ENTREE>. Règlement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numéro du Bon de Commande et taper <ENTREE>. toute la liste s’affiche.azerti. 5. Si la Personne ou la Société souhaitée n’est pas dans la liste. Taper ensuite sur <ENTREE> pour enregistrer le Règlement. contacter l’Administrateur du logiciel pour la Créer.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2.Utiliser alors les touches <Haut> et <Bas> du clavier pour se positionner sur le client voulu parmi la multitude qui pourraient s’afficher. ligne 4) 3.Taper <Entrée> pour confirmer le Règlement. En tapant <ENTREE> sans limiter avec une partie du Nom. puis appuyer sur <Entrée> pour le sélectionner.Règlement Ancien Client Cela a été déjà suffisamment dit. Mais certains clients négocient avec la hiérarchie de l’hôtel pour régler leurs consommations à crédit (Clients à terme. 4.Cliquer sur le mode de règlement sollicité : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou PRISE EN CHARGE 7. Règlement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numéro de la Pièce et taper <ENTREE>. Sélectionner alors la Banque voulue et taper <ENTREE>. Si la Banque souhaitée n’est pas dans la liste. www. Procéder comme suit pour encaisser le Règlement d’un Ancien Client 1.Taper <Entrée> pour valider le règlement.Remarquer que lorsque le mode de règlement n’est pas ESPECE. clients débiteurs). puis appuyer sur la touche <Entrée>. b. 8. suivre : Hébergement Gestion des réservations [Onglet] Rapports du Front-Office Règlement Ancien Client (2ème Colonne. des champs supplémentaires doivent être remplies : a.

Le fichier des Clients Débiteurs s’affiche alors. A partir du menu principal de HotelPro. Les Réceptionnistes et les Contrôleurs de l’hôtel doivent surveiller rigoureusement le fichier des Clients Débiteurs. Procéder comme suit pour afficher les Clients Débiteurs 1. Cliquer sur <Impression sous-traitée> pour envoyer à Excel. Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. ligne 1) 3. HotelPro sait renseigner automatiquement la Haute Hiérarchie de l’hôtel sur l’état des lieux global des Clients Débiteurs. Dans ce cas. Certaines entreprises négocient pour que leurs personnels logent à crédit. Double-cliquez sur une ligne pour afficher le Relevé de Compte de ce client. www.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. suivre : Hébergement Gestion des réservations [Onglet] Rapports du Front-Office Clients Débiteurs (2ème Colonne. ces derniers ne règlent pas leurs factures à la fin de leurs séjours.Clients Débiteurs Les Clients Débiteurs sont des clients qui doivent de l’argent à l’hôtel. Page 55 sur 59 . il apparaît dans la liste des Clients Débiteurs.azerti. Tant qu’un client n’a pas réglé sans facture. Les factures sont envoyées à ces entreprises là pour règlement.

Procéder comme suit pour afficher les Clients Créditeurs 1. A partir du menu principal de HotelPro.azerti. Cliquer sur <Impression sous-traitée> pour envoyer à Excel.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. HotelPro sait renseigner automatiquement la Haute Hiérarchie de l’hôtel sur l’état des lieux global des Clients Créditeurs. suivre : Hébergement Gestion des réservations [Onglet] Rapports du Front-Office Clients Créditeurs (2ème Colonne. Double-cliquez sur une ligne pour afficher le Relevé de Compte de ce client. Page 56 sur 59 . Plusieurs clients déposent généralement de grosses sommes au début ou en cours de leur séjour. Le fichier des Clients Créditeurs s’affiche alors.Clients Créditeurs Les Clients Créditeurs sont des clients qui à qui l’hôtel doit de l’argent. www. Si un client a plus d’argent dans son compte qu’il n’a consommé de produits dans votre établissement hôtelier. Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion 2. pour garantir leurs dépenses à l’hôtel. alors c’est un Client Créditeur. ligne 2) 3.

Client et Serveur PaP2000 : Gestion des Prêt-à-porter Depot2000 : Gestion des Dépôts de Boisson ISPManager : Gestion des ISP (Internet Service Provider) Mail : Gestion du Courrier Arrivé et Départ Afrik Bank : Gestion des Coopératives et des Banques www.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. ParaPharm : Gestion des Pharmacies Cyber2000 : Gestion de Cybercafé. Facturation. Ventes. Tourne sous Oracle. Cambio : Achats et Ventes de Devises . Facturation et Suivi des clients en compte. HotelPro : Gestion Hôtelière et Comptable complète sous Oracle. etc. Page 57 sur 59 .AZERTY Informatique – 15 ans au service du logiciel Nous disposons d’une large gamme de logiciels installés dans au moins 150 ordinateurs répartis dans plus de 10 pays d’Afrique. Clients. Gestion des Caisses des Agences de Voyages . Nos principaux logiciels : CRM : Gestion de la Relation Client pour toutes les entreprises (Internet ou Intranet) TravelSoft : Gestion des Entreprises de Voyages complète sous Oracle.azerti. SunrisePlus : Gestion Commerciale Complète : Stock. Inventaires.

un quartier de la Ville de Yaoundé au Cameroun. La Base de Données SQL-SERVER est abandonnée au profit d’ORACLE. Plusieurs mécanismes de fidélisation des clients sont ainsi introduits dans HotelPro.azerti. L’Etablissement AZERTY. un quartier de la ville de Yaoundé au Cameroun. 1 Gabonais et 2 Camerounais rejoignent le projet. Hôtel JOUVENCE 2000.500. Hôtel XAVIERA. Nous leur signons alors des contrats annuels de représentation. ces vendeurs tiennent les hôteliers avec des contrats de maintenance faramineux. AZERTY obtient également en 2008 la représentation et le Partenariat de ORACLE au Cameroun. Mais la version HotelPro ACCESS est maintenue pour les hôtels de petites tailles. D’autres hôtels ont vite demandé le produit : Hôtel MEUMI PALACE du quartier Bastos de Yaoundé. Des technicocommerciaux de toutes nationalités sont recrutés et formés pour soutenir les installations. C’est l’aboutissement. Elle tournait alors sous les Bases de Données SQL-SERVER pour les grands hôtels et MS-ACCESS pour les hôtels de tailles moyennes. Monsieur Denis Albert NGANKAM. la Haute disponibilité. suivi de l’hôtel FELYDAC du quartier Omnisports de la même ville. Octobre 2008 : Nouveau Nom de baptême : CheckPoint. De plus. En effet. doublé d’un manque de coordination. les formations et les suivis sur le terrain.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. créé depuis 1998 sur fonds propres. plus professionnelle. etc. Certains. moins sérieux. les auberges et les centres de villégiatures. Il faut rappeler que ORACLE c’est une société Américaine propriétaire du Système de Gestion des Bases de Données ORACLE. baptisée Hotel2000 est disponible dès Février 2001. portant l’équipe de développement à 6 personnes. Hotel2000 a été piraté et installé dans plusieurs hôtels de la sous-région Afrique Centrale par des personnes sans foi ni loi. pour fidéliser la clientèle de ses clients. les auberges et les centres de villégiature. En effet. Victime de son succès exceptionnel. 08 Avril 2010 : Nouveau Nom de baptême : HotelPro. autour de 1 seul Développeur.000 FCFA à un Professeur de l’Ecole Polytechnique de Yaoundé qui rentrait en France. Pour rectifier le tir : Dès 2004. Elle a connu un succès fulgurant dès sa sortie. la haute sécurité. le Professionnalisme complet. sont résiliés quelques temps plus tard. Plus sécurisé. plus ergonomique. HotelPro sème tous ses concurrents étrangers en s’adossant sur la plateforme Web et les Réseaux Sociaux. Le système a été vite migré vers Windows 98 quelques temps plus tard.L’histoire de HotelPro Les Développements de HotelPro ont commencé en Septembre 1995 dans un bureau de dimension 4m x 3m à la Cité Verte. Page 58 sur 59 . cinq ingénieurs dont 1 Congolais. Tous les autres sont alors des logiciels importés et vendus à des prix astronomiques. la qualité du Service et la Sécurité sont nos maîtres-mots. c’est le seul logiciel de gestion hôtelière développé au Cameroun à cette époque là. le meilleur Système de Base de Données dans le monde. www. est activée dans la même lancée pour soutenir le projet. Septembre 2009 : Plusieurs petites PME camerounaises et sous-régionales demandent la représentation de CheckPoint avec nous. car ne respectant pas les clauses de qualité de service avec leurs clients finaux. Il avait pour équipement un Ordinateur Pentium 4 DX2 sous Windows 95. avec 2 MB de RAM et 40 Go de disque dur acheté à 1.0. Le premier Client était l’hôtel MEUMI de NKOL-ETON. 1 Ivoirien. la maturité totale. La première version 1.

La marque HotelPro est protégée à l’OAPI et plusieurs brevets déposés. HotelPro est soutenu à ce jour par 10 ingénieurs. Fidélisation. C’est du solide. Une version HotelPro Education est disponible pour les écoles de formation en Hôtellerie et Tourisme. Elle contient toutes les propriétés de la version Classique. HotelPro compte à ce jour 80 clients dans la sous-région et s’adapte continuellement à l’ère du temps. Chacun y a apporté sa pierre. HotelPro a progressé avec les conseils d’hôteliers. d’étudiants. Notre ambition c’est de dératiser le secteur pour empêcher que des solutions importées et pas du tout adaptées à la culture africaine ou à notre environnement viennent ou continuent de ravir des parts de marchés en Afrique. HotelPro compte aujourd’hui plus de 4 millions 500 mille lignes de programmes. Tous les développements sont faits au Cameroun. Elle permet aux managers ou aux personnes autorisées de consulter les états décisionnels de HotelPro sur Internet lors de leurs déplacements partout dans le monde. HotelPro est mis à jour de façon majeure tous les mois.azerti. et téléchargeables par les Clients sous forme de fichier Zip. Page 59 sur 59 . et des formations aux formateurs de ces organisations. HotelPro c’est l’avenir : Sécurité. Les fonctionnalités évoluent tous les jours. d’utilisateurs tout court. Avec HotelPro version VPN. on dépassera plus de 5 millions de lignes de codes. de nombreux technico-commerciaux et plusieurs sous-traitants répartis dans la sous-région Afrique Centrale. de comptables. d’enseignants.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. vous utilisez complètement HotelPro par Internet partout dans le monde comme si vous étiez assis à votre bureau local. de gestionnaires. de réceptionnistes. Notre équipe de technicocommerciaux dispensent également des cours à cet effet aux étudiants. Rapidité sont ses maîtres-mots. Si on prend en compte la version Web de HotelPro.Toujours courant 2010. Les mises à jour sont disponibles de façon permanente sur le Site Internet de HotelPro. la version HotelPro Web est finalisée. Pourquoi cherchez-vous ailleurs ce qui est parmi vous ? www. La version HotelPro VPN voit également le jour grâce à l’acquisition par AZERTY d’une petite société de Services Réseaux. Les versions Smartphones et Tablettes numériques sont également livrées en Béta. The HotelPro Core) sont gardés dans une banque de la Place sur DVD-ROM. Les codes sources de base (le cœur de HotelPro. 4 techniciens supérieurs en informatique.