STE

Universit de Lige Facult de Psychologie et des Sciences de lEducation Service de Technologie de lEducation Dir. : Professeur D. LECLERCQ

Centre de Recherche sur l'Instrumentation en Formation et Apprentissage

PETIT MANUEL DUTILISATION POWERPOINT

Fabienne SIMON 2002

Table des matires

Table des matires..................................................................................................................... 2 Introduction................................................................................................................................. 3 Prsentation de Powerpoint ................................................................................................... 3 Diffrents modes daffichage (version 2000) ......................................................................... 3 Nouveauts de Powerpoint 97............................................................................................... 4 Environnement de Powerpoint................................................................................................... 5 La barre des menus ............................................................................................................... 5 La barre doutils standard....................................................................................................... 6 Fonctionnement de Powerpoint ................................................................................................. 7 Premier contact...................................................................................................................... 7 Dmarrer Powerpoint.......................................................................................................... 7 Ouvrir un fichier existant ..................................................................................................... 8 Se dplacer dune diapositive lautre............................................................................... 8 Crer une prsentation........................................................................................................... 9 Enregistrer une prsentation pour la premire fois sur disque dur ou sur disquette ........ 9 Enregistrer une prsentation sous un autre nom ............................................................... 9 Enregistrer une prsentation dans un lecteur diffrent .................................................... 10 Imprimer une diapositive ou une prsentation ................................................................. 10 Ecrire et mettre en forme des textes dans une diapositive ................................................. 11 Mettre en forme des caractres........................................................................................ 11 Aligner gauche, centrer, aligner droite un paragraphe .............................................. 12 Insrer des puces ............................................................................................................. 12 Crer une zone de texte ................................................................................................... 14 Redimensionner une zone de texte.................................................................................. 14 Dplacer une zone de texte .............................................................................................. 15 Mettre en forme une zone de texte................................................................................... 15 Mettre en forme une prsentation ........................................................................................ 16 Crer une nouvelle diapositive ......................................................................................... 16 Dplacer une diapositive .................................................................................................. 17 Dupliquer une diapositive ................................................................................................. 17 Supprimer une diapositive ................................................................................................ 17 Modifier la taille et/ou lorientation des diapositives ......................................................... 17 Appliquer un modle de prsentation............................................................................... 18 Modifier la palette de couleurs proposes pour la diapositive ......................................... 19 Incorporer des objets dans une diapositive ......................................................................... 20 Crer un dessin................................................................................................................. 20 Insrer une image clipart .................................................................................................. 20 Insrer une image venant dune disquette ou dun CD-Rom ou autre ............................ 22 Crer un graphique ........................................................................................................... 22 Modifier les donnes dun graphique ............................................................................... 23 Insrer un objet WordArt................................................................................................... 24 Crer des boutons et des liens hypertextes ........................................................................ 25 Crer un bouton ................................................................................................................ 25 Crer un lien hypertexte vers une autre diapositive......................................................... 27 Animer vos diapositives........................................................................................................ 27 Visionner un diaporama ....................................................................................................... 28 Dmarrer un diaporama.................................................................................................... 28 Minuter lenchanement .................................................................................................... 28 Conseils et astuces .................................................................................................................. 30 Rfrences ........................................................................................................................... 31

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Introduction
Prsentation de Powerpoint Powerpoint permet de crer des diapositives informatises qui peuvent servir de support lors de diffrentes prsentations (ex. : change dinformations en grand groupe). Plus le groupe auquel la prsentation est destine est grand, plus le message doit tre facile comprendre. Ces diapositives sont conues sur ordinateur, mais peuvent tre utilises sur diffrents supports : ??diapositives lcran, ??diapositives au format standard prsentes au moyen dun projecteur, ??transparents prsents au moyen dun projecteur, ??documents de sance pour lauditoire, ??commentaires que lorateur utilisera comme rfrence ou comme support lors de sa prsentation. Diffrents modes daffichage (version 2000) Pour passer dun mode un autre, il faut activer les boutons correspondants situs en bas gauche de la fentre principale ou aller dans le menu affichage et choisir le mode voulu. Les 5 boutons pour passer dun mode un autre sont : le mode diapositive : permet dinsrer du texte, des graphiques, des dessins et de modifier laspect dune diapositive. le mode plan : affiche les titres et le texte des diapositives cres les uns la suite des autres. Il permet de structurer ses ides, de modifier le niveau dun texte et de dplacer ses transparents. le mode trieuse de diapositives : permet davoir une vue densemble des diffrentes diapositives cres et dorganiser sa prsentation. Ce mode permet dajouter, de dtruire ou de supprimer facilement des transparents. le mode normal : permet de prendre des notes concernant une diapositive tout en visualisant cette diapositive. Ensuite, il y a la possibilit dimprimer ces pages qui contiennent un slide rduit et les notes. le mode diaporama : affiche chaque diapositive en plein cran et visionne les effets et les animations lors de la prsentation.

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Nouveauts de Powerpoint 97 Par rapport la version 95, Powerpoint 97 ou 2000 permet A. la personnalisation des prsentations grce ?? de nouveaux outils de dessin (plus de formes automatiques et deffets de textes, textures et trames de fond plus labores, images plus prcises ) ; ?? des animations personnalises (contrle de lordre daffichage du texte, des objets graphiques ou des lments dun graphique dans la prsentation lectronique des diapositives ) ; ?? des diaporamas personnaliss. B. le partage du travail grce ?? lajout de liens hypertextes renvoyant une autre prsentation, dautres diapositives, internet, dautres documents word ou excel ; ?? lajout de boutons et de sons ; ?? des prsentations distantes (utilisation dun ordinateur pour contrler une prsentation lectronique affiche sur une autre machine).

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Environnement de Powerpoint
Barre des menus ? Barre doutils standard

Fentre de prsentation

Modes de travail

Barre de dfilement ou ajout de commentaires Numro de la diapositive active Barre doutil dessin

La barre des menus Elle gre toute lapplication Powerpoint. Elle comprend le sigle du document courant, les diffrents termes du menu et les symboles de rduction, de maximisation et de fermeture dun document.

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La barre doutils standard

Icne

Description

Cre une nouvelle prsentation vierge Ouvre une prsentation existante partir du disque dur, dune disquette ou dun CD-Rom Sauvegarde la prsentation en cours sans la refermer. Lors de la premire sauvegarde, demande lutilisateur de spcifier un nom pour la prsentation. Impression de la prsentation Correction orthographique Couper. Place le contenu des lments slectionns dans le presse-papier et lefface de la diapositive courante. Copier. Place le contenu des lments slectionns dans le presse-papier sans leffacer de la diapositive courante. Coller. Restitue le contenu du presse-papier dans la diapositive courante. Outil de mise en forme. Copie la mise en forme dun objet slectionn vers dautres objets de mme nature. Annuler. Annulation de(s) dernire(s) action(s) si possible. Certaines actions ne peuvent tre annules. Refaire. Rtablit la (les) dernire(s) annulation(s) Liens hypertextes. Cration et maintenance des liens vers dautres prsentations, applications, diapositives, sites internet. Insrer un tableau. Insrer des graphiques. Insrer des organigrammes. Insrer une feuille de calcul Microsoft Excel. Nouvelle diapositive. Modifier la mise en page des diapositives. Appliquer un modle de diapositive. Couleurs/Noir et Blanc. Change le mode daffichage. Zoom. Modification de la taille daffichage cran des diapositives. Appel de laide en ligne sur Powerpoint.
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Fonctionnement de Powerpoint
Premier contact Dmarrer Powerpoint Cliquez sur DEMARRER en bas de lcran gauche puis sur PROGRAMMES et enfin sur M ICROSOFT POWERPOINT . Lorsque vous dmarrez Powerpoint, vous obtenez la bote de dialogue suivante

Cliquez sur loption voulue : ??Loption Assistant sommaire automatique va aider la cration pas pas dune prsentation. Il propose des modles et permet de choisir des sujets d e prsentation standards fournis avec Powerpoint. Cette option ne permet pas de visualiser en direct les choix graphiques effectus chaque tape. Il faut donc terminer la cration dune nouvelle prsentation pour en dcouvrir son aspect final. ??Loption Modle permet de choisir un modle de prsentation (arrire-plans prdfinis) parmi ceux installs avec Powerpoint plutt que de dmarrer avec un diapositive blanche par dfaut. ??Loption Nouvelle prsentation permet de crer une prsentation standard qui ne comporte ni fond ni couleurs cest--dire sans lassistance de modles prdtermins. Cette option offre la possibilit lutilisateur de dmontrer son sens de la crativit. ?? Ouvrir une prsentation existante permet douvrir et dutiliser une prsentation cre ultrieurement.

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Ouvrir un fichier existant Commande : fichier OUVRIR

Dans le menu droulant REGARDER DANS , slectionnez lendroit o se trouve la prsentation que vous souhaitez ouvrir et, ensuite, cliquez sur e l bouton OUVRIR ou double-cliquez sur le nom de la prsentation. Powerpoint propose ct de la bote de dialogue, une vue de la premire diapositive. Cest un bon moyen de vrifier que vous vous apprtez ouvrir la bonne prsentation. Se dplacer dune diapositive lautre En mode diapositive ou en mode page de commentaire : Cliquez sur ce bouton pour visualiser la diapositive prcdente. Cliquez sur ce bouton pour visualiser la diapositive suivante. En mode plan : Appuyez simultanment sur les touches CTRL et FLECHE HAUT pour passer la diapositive prcdente. Appuyez simultanment sur les touches CTRL et FLECHE BAS pour passer la diapositive suivante. En mode trieuse de diapositives : Utilisez les touches de direction du clavier pour dplacer le cadre de slection de diapositive en diapositive.

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En mode diapositive et en mode page de commentaire : Powerpoint indique en bas gauche de lcran, la position de la diapositive slectionne et le nombre total de diapositives contenues dans la prsentation. De mme, Powerpoint affiche ct de lascenseur le nom de la diapositive visualise si lascenseur est stopp. A laide de la souris et, dans tous les modes daffichage, utilisez lascenseur vertical pour visualiser les diffrentes diapositives de la prsentation. Vous pouvez, de ce fait, passer dun coup plusieurs diapositives. Crer une prsentation Enregistrer une prsentation pour la premire fois sur disque dur ou sur disquette Commande : fichier ENREGISTRER ou cliquez sur le bouton

Dans la liste ENREGISTRER doit tre enregistre.

DANS

, slectionnez le rpertoire dans lequel la prsentation

Dans la zone NOM DE FICHIER , saisissez le nom donner la prsentation. Validez en cliquant sur le bouton ENREGISTRER . Enregistrer une prsentation sous un autre nom Commande : fichier ENREGISTRER SOUS Dans la zone NOM DU FICHIER , saisissez le nouveau nom donner la prsentation Validez en cliquant sur le bouton ENREGISTRER
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Enregistrer une prsentation dans un lecteur diffrent Commande : fichier ENREGISTRER SOUS Dans la liste droulante LECTEURS , choisissez le nouveau lecteur dans lequel la prsentation sera stocke. Validez en cliquant sur le bouton OK Imprimer une diapositive ou une prsentation Commande Fichier IMPRIMER

Dans la liste droulante IMPRIMER , choisissez le type dinformations imprimer (diapositives, prsentation avec 2, 3 ou 6 diapositives par page, pages de commentaires, prsentation en mode plan). Dans la zone COPIES , choisissez le nombre dexemplaires imprimer. Dans la zone ETENDUE , choisissez dimprimer la prsentation entire (option tout), la diapositive active (option diapositive courante) ou certaines diapositives seulement (option diapositives :). Cliquez sur le bouton OK pour lancer limpression.

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Remarques : ??Pour imprimer plusieurs exemplaires de votre prsentation, cochez la case copies assembles pour que Powerpoint les imprime lune aprs lautre (et non pas toutes les premires diapositives, toutes les secondes, ) ??Pour imprimer une prsentation couleur en noir et blanc, cochez la case noir et blanc ??Pour que Powerpoint rduise si besoin la taille des diapositives imprimer, cochez la case mettre lchelle de la feuille afin que chacune delles tiennent sur une feuille A4 maximum.

Ecrire et mettre en forme des textes dans une diapositive Mettre en forme des caractres Slectionnez les caractres mettre en forme. Utilisez un ou plusieurs lments de la barre doutils mise en forme.

Cliquez respectivement sur ces boutons pour mettre les caractres en gras, en italique ou en soulign. Cliquez respectivement sur ce bouton pour ombrer les caractres Pour modifier la taille des caractres, utilisez la liste droulante ou cliquez sur ces boutons.

Pour modifier la forme des caractres, utilisez la liste droulante ou commande FORMAT POLICE . La liste droulante COULEUR permet de modifier la couleur du texte.

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Aligner gauche, centrer, aligner droite un paragraphe Placez respectivement le curseur dans le paragraphe aligner gauche, centrer ou aligner droite et cliquez sur les boutons Insrer des puces Slectionnez le(s) paragraphe(s) concern(s) et cliquez sur le bouton Pour modifier les puces utilises, cliquez sur commande : FORMAT PUCE

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Dans la liste droulante ORIGINE DES PUCES , slectionnez ventuellement une autre police de caractres. Cliquez sur le caractre choisi puis sur le bouton OK.

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Crer une zone de texte En mode diapositive ou en mode page de commentaire : Si la barre doutil DESSIN nest pas active, cliquez sur commande : AFFICHAGE BARRE DOUTILS et cochez la case devant le nom DESSIN . La barre doutil DESSIN saffiche. Ensuite, cliquez sur le bouton indiqu par une flche rouge.

Cliquez lendroit o doit dbuter la zone de texte. Un curseur clignotant entour dun cadre stri apparat puis tapez le texte souhait et validez en cliquant en dehors de la zone de texte cre. Redimensionner une zone de texte Cliquez sur la zone de texte redimensionner. Le cadre de lobjet saffiche. Cliquez sur ce cadre pour faire apparatre de petits carrs noirs aux extrmits. Cliquez sur lun des carrs situs sur le cadre. Maintenez le bouton de la souris enfonc et dplacez la souris pour agrandir ou rduire la zone de texte. Une fois, la taille voulue atteinte, relchez le bouton de la souris.

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Remarques ??Si vous utilisez les carrs noirs situs aux quatre extrmits de la zone de texte agrandir ou rduire, vous agrandissez celle-ci en respectant ses proportions ??Si vous utilisez les carrs situs au milieu des cts de la zone de texte agrandir ou rduire, vous ne respectez plus ces proportions. Dplacer une zone de texte Cliquez sur la zone de texte dplacer. Le cadre de lobjet saffiche. Cliquez sur ce cadre. De petits carrs noirs apparaissent aux extrmits, de mme que ce sigle

Maintenez le bouton de la souris enfonc et dplacez la souris pour dplacer la zone de texte. Une fois la position voulue atteinte, relchez le bouton de la souris. Mettre en forme une zone de texte Cliquez sur la zone de texte mettre en forme. Le cadre de lobjet saffiche. Pour modifier la forme de la zone de texte, cliquez sur la commande : DESSIN CHANGER LA FORME .

Cliquez sur la nouvelle forme appliquer la zone de texte. Pour faire pivoter la zone de texte, cliquez sur commande : ROTATION OU RETOURNEMENT

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Cinq fonctions sont alors disponibles : la rotation libre, la rotation gauche, la rotation droite, le retournement horizontal ou le retournement vertical de la zone de texte. Mettre en forme une prsentation Crer une nouvelle diapositive En mode diapositive : Cliquez sur la commande : INSERTION puis sur NOUVELLE DIAPOSITIVE . Dans la liste CHOISIR UNE MISE EN PAGE AUTOMATIQUE , slectionnez la forme que prendra la nouvelle diapositive. Validez en cliquant sur le bouton OK. En mode trieuse de diapositives : Positionnez le curseur lendroit o la nouvelle diapositive va tre insre et mme procdure. Remarques : ??Powerpoint propose plus dune vingtaine de types de diapositives diffrents. Certains ne se diffrencient que par la position des blocs de texte dans la diapositive, dautres correspondent des diapositives incluant des objets complexes : organigrammes, tableaux, objets ??Quel que soit le type de diapositive choisie, il sera toujours temps de revenir dessus en cours de ralisation de la diapositive en lui raffectant un autre type laide de la commande : format mise en page des diapositives .
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Dplacer une diapositive En mode trieuse de diapositives : Cliquez sur la diapositive dplacer. Commande : EDITION COUPER ou cliquez sur le bouton Positionnez le curseur clignotant entre les deux diapositives o doit seffectuer le dplacement. Commande : EDITION COLLER ou cliquez sur le bouton Remarque : Les modes daffichages DIAPOSITIVE et PAGE DE COMMENTAIRE ne permettent pas de dplacer une diapositive. Dupliquer une diapositive En mode trieuse de diapositives : Cliquez sur la diapositive dupliquer. Commande : EDITION COPIER ou cliquez sur le bouton Positionnez le curseur lemplacement o doit seffectuer la copie. Commande : EDITION COLLER ou cliquez sur le bouton

Remarque : Les modes daffichages DIAPOSITIVE et PAGE DE COMMENTAIRE ne permettent pas de dupliquer une diapositive. Supprimer une diapositive Cliquez sur la diapositive supprimer. Commande : EDITION SUPPRIMER DIAPOSITIVE ou cliquez sur le bouton DELETE . Modifier la taille et/ou lorientation des diapositives Commande : FICHIER MISE EN PAGE .

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Dans la liste droulante DIAPOSITIVES DIMENSIONNES POUR , slectionnez les valeurs de mise en page par dfaut : tel qu lcran ou selon un format dfini. Dans la zone ORIENTATION , choisir dune part pour les diapositives, dautre part pour les autres modes disponibles, loption verticale (PORTRAIT) ou loption horizontale (P AYSAGE). Validez en cliquant sur le bouton OK. Appliquer un modle de prsentation Commande : FORMAT APPLIQUER LE MODELE

Dans la liste des modles proposs, choisissez celui qui vous convient et appuyez sur APPLIQUER . Un modle nest pas applicable une seule diapositive, il simpose obligatoirement toute la prsentation.
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Modifier la palette de couleurs proposes pour la diapositive Slectionnez la diapositive mettre en forme individuellement. Commande : FORMAT JEU DE COULEURS

Dans la zone COULEURS DU JEU , slectionnez les couleurs appliquer la diapositive. Cliquez sur le bouton CHANGER DE COULEUR pour avoir accs dautres coloris. Validez en cliquant sur le bouton APPLIQUER ou APPLIQUER PARTOUT . Remarques : ??Le bouton APERU vous permet de tester le jeu de couleur choisi avant de valider rellement avec le bouton APPLIQUER . ??Utilisez le bouton APPLIQUER PARTOUT plutt que le bouton APPLIQUER pour agir sur la totalit des diapositives de la prsentation et pas seulement sur la diapositive pralablement slectionne.

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Incorporer des objets dans une diapositive Crer un dessin

Pour dessiner, utilisez les outils classiques comme le trait, le rectangle, lellipse, larc de cercle, ou une forme automatique quelconque (indiqus par des flches rouges ou encercls). Cliquez lendroit sur la diapositive o vous voulez dessiner. Maintenez le bouton de la souris appuy et dplacez celle-ci pour former la forme souhaite. Une fois la forme cre, relchez le bouton de la souris. Insrer une image clipart Commande : INSERTION IMAGE DE LA BIBLIOTHEQUE ou cliquez sur le bouton

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Dans la liste, choisissez le clipart que vous souhaitez insrer.

Validez en cliquant sur le bouton INSERER .

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Insrer une image venant dune disquette ou dun CD-Rom ou autre Commande : INSERTION IMAGE A PARTIR DU FICHIER .

Choisissez le rpertoire dans lequel se trouve limage (ex : disquette )

Crer un graphique Commande : INSERTION DIAGRAMME ou utiliser le bouton

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Utilisez la fentre reprenant la feuille de donnes pour saisir les donnes afficher sous forme de graphique. Le graphique se met jour directement.

Une fois la saisie termine, cliquez sur la diapositive pour valider. Le tableau des saisies disparat. Modifier les donnes dun graphique Slectionnez le graphique modifier. Commande : EDITION OBJET GRAPHIQUE ou double cliquez sur le graphique. Le graphique apparat dans un cadre stri et des commandes spcifiques deviennent disponibles dans les diffrents menus.
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Insrer un objet WordArt Commande : INSERTION IMAGE W ORDART ou cliquez sur le bouton

Vous pouvez choisir diffrents effets donner votre texte :

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Vous pouvez galement changer le texte, la taille et la couleur des caractres.

Crer des boutons et des liens hypertextes

Crer un bouton Le bouton va permettre de crer des liens et des raccourcis dune diapositive vers une autre afin de permettre des enchanements lors de la passation du diaporama. Commande : DIAPORAMA BOUTONS D ACTION .
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Choisissez le bouton que vous souhaitez en cliquant dessus.

Maintenez le bouton de la souris enfonc et crez votre bouton. Quand celui-ci est cr, relchez le bouton de la souris.

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Crer un lien hypertexte vers une autre diapositive Ds que le bouton est cr, une bote de dialogue souvre PARAMETRE DES ACTIONS qui va permettre de crer le lien vers une autre diapositive choisir dans la liste droulante.

Animer vos diapositives Commande : DIAPORAMA PERSONNALISER L ANIMATION . Choisissez dabord la partie de texte que vous voulez animer, ensuite les effets que vous souhaitez et les paramtres dactivation de ces effets. Validez en cliquant sur le bouton OK. Le bouton APERU vous permet de visualiser les effets que vous venez de choisir.

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Visionner un diaporama

Dmarrer un diaporama Cliquez sur le bouton DIAPORAMA en bas gauche de lcran (5me bouton). Minuter lenchanement Pour minuter un diaporama, slectionnez la diapositive dont le temps daffichage est contrler. Commande : DIAPORAMA TRANSITION

Dans la zone AVANCER , slectionnez loption AUTOMATIQUEMENT et saisissez le nombre de secondes. Validez en cliquant sur le bouton APPLIQUER .

APRES X SECONDES

Pour activer le minutage prpar, lancez le diaporama en choisissant loption MINUTEUR DE DIAPOSITIVES .

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Conseils et astuces
Utilisez une seule police. Lorsquun trop grand nombre de polices sont associes, la lisibilit de la diapositive diminue. Adoptez une police et utilisez des tailles diffrentes selon le type de texte. Six lignes ou moins. Evitez de crer trop de lignes dans une diapositive, la lecture en devient fastidieuse et trop longue. Une diapositive de 6 lignes constitue une vue idale. Utilisez des expressions courtes. Faites des phrases courtes, sans verbes ni articles, ni tout autre mot non essentiel pour la comprhension de votre message. Utilisez des squences de compilation. En cas de sujets complexes, captez lattention de lassistance en rappelant point par point le contenu des diapositives . Mettez la premire lettre des phrases en majuscules. Si vous mettez tout le texte en majuscules, il est plus difficile lire et naccroche pas lattention autant que vous le souhaiteriez. Divisez les diapositives complexes. Si une diapositive est trop complexe, divisez-la en 2 ou en plusieurs autres vues. Concentrez-vous sur un point : rduisez le nombre dlments visuels. Un graphique excessif peut attirer lil mais dtourner en mme temps lattention du public et votre message perd de sa vigueur. Un graphique par diapositive suffit. Limitez les effets spciaux sauf pour obtenir exceptionnellement un effet trs particulier. Evitez dutiliser trop de couleurs la fois, Evitez des couleurs trop vives, Evitez des types de caractres complexes, Evitez tout effet susceptible de distraire le public. Etudiez le contraste. Plus le contraste entre le premier plan et larrire-plan est grand, plus limage est lisible. Evitez les diapositives avec des fonds blancs ou trs clairs.

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Adoptez une orientation classique Lassistance est habitue lire gauche droite et de haut en bas. Trop de fantaisie par rapport cette habitude risque docculter le contenu dune prsentation. Conservez la cohrence au niveau de la mise en forme des textes Des changements imprvus dans les styles de caractres perturbent lattention. Des dtails trop nombreux peuvent surcharger votre message Evitez dafficher sur les graphiques, les quadrillages et les valeurs sans importance Prfrez les graphiques simples. Ne superposez pas trop de lignes ou dlments graphiques. Si lassistance na pas le temps de reproduire une bauche de votre graphique, il est probablement trop complexe. Commencez les graduations sur les axes par la valeur zro. Un axe qui commence une valeur intermdiaire peut prter confusion.

Rfrences Sites intressants http://curie.sc.ucl.ac.be/curievh/training/power97/power02.htm http://www.cma.cuslm.ca/estouest/office97.fr/powerpoint/

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