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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS

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INTRODUCCIÓN Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y ob etivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta !l Sistema de Control Interno aparte de ser una pol"tica de gerencia y siendo una e#igencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para moderni$arse, cambiar y producir los me ores resultados, con calidad y eficiencia% !n ra$ón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se &ace necesario &acer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcan$ar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y econom"a en todos los procesos% DEFINICIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS) !l manual de control interno ('rocedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistem(tica, instrucciones, responsabilidades e información sobre pol"ticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que reali$an en una entidad, en todas sus (reas, secciones, departamentos, servicios, etc% )equiere identificar y señalar *ui+n,, cuando,, como,, donde,, para qu+, , por qu+, de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos% OBJETIVOS, INTERNO • • • • POLÍTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE CONTROL

!l desarrollo y mantenimiento de una l"nea funcional de autoridad para complementar los controles de organi$ación% -na definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as" como la actividad de la organi$ación, esclareciendo todas las posibles lagunas o (reas de responsabilidad indefinida% -n sistema contable que suministre una oportuna, completa y e#acta información de los resultados operativos y de organi$ación en el con unto% -n sistema de información para la dirección y para los diversos niveles e ecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as" como para e#poner con claridad, cada uno de los procedimientos% La e#istencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un an(lisis efectivo y de m(#ima protección posible contra errores, fraude y corrupción%

4b etivos de 'rocedimiento 4. de acuerdo con los lineamientos y e#igencias establecidas en el art"culo . dependiendo de estos elementos la aplicación del contenido señalado anteriormente y por ente la ustificación y que se resumen as"< 1) .% 3% . l% b. estad"sticos.3. financieros. se desarrollaran para cada una de las actividades. autoridad o delegación de funciones del proceso las cuales entraran a formar parte de los A manuales de funciones A en los que es establecer( como parte de las labores asignadas la responsabilidad establecida individualmente en los diferentes procesos% Medidas de seguridad y autocontrol. l% &. !stos Manuales de Control Interno.to de la ley /0 de 1223. gu"as. d% a% b. 8uto control de oficinas y entidades de control% c.% 6itulo ::::::::::::: Código ::::::::::::: Introducción (!#plicación) 4rgani$ación% (!structura Micro y Macro de la entidad) 7escripción del 'rocedimiento < 4. evaluación y e#amen. % B% 0% /% ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACIÓN CON EL CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO. de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su e ercicio evitando la necesidad de controles superfluos as" como la e#tensión de los necesarios% CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO SEGÚN LOS ELEMENTOS DE LA LEY 87 DE 199 )elación con literales del art% . 9.1.5.4. de este modo. l% % d @% f. de labores y autocontrol ()ecomendaciones propias) Supervisión. de la ley /0 de 1%223% C456!5I74 7!L M85-8L 7! C456)4L I56!)54 1% . =ase Legal (5ormas aplicables al procedimiento) 4.• • La e#istencia del sistema presupuestario que estable$ca un procedimiento de control de las operaciones futuras. la gestión proyectada y los ob etivos futuros% La correcta disposición de los controles validos.) 3) . 7escripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes (pasos que se deben &acer. 9. asegurando. aplicables al procedimiento% Informe< !conómicos.2. cómo y porqu+) 4.) @) B) 0) !stablecer ob etivos% 7efinir pol"ticas. )equisitos. >r(fica o diagrama de flu o del procedimiento (?er flu ograma) )esponsabilidad. documentos y arc&ivo% 4. (reas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos. procedimientos y normas% Sistema de organi$ación% Limitación de autoridad y responsabilidad% 5ormas de protección y utili$ación de los recursos Sistema de m+ritos y sanciones para administración del personal 8plicación de recomendaciones% . &% &.

recibo. en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece% LA Se describe en forma literal la operación a e ecutar% DECISIÓN 'regunta breve sobre la cu(l se toma alguna decisión% ARC"IVO 8rc&ivo del documento% CONECTOR ACTIVIDADES CONECTOR P#GINA DE FIN DE Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operación% (lleva en el interior la letra de la actividad)% DE -tili$ado para indicar que el procedimiento continDa en la p(gina siguiente% FLEC"A INDICADORA DE Elec&a utili$ada para indicar la FRECUENCIA continuidad de las actividades dentro del procedimiento% DOCUMENTO 'ara indicar por e emplo un pedido.) Simplificación de normas y tr(mites de los procedimientos% FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 'ara la representación gr(fica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utili$ar( los siguientes signos universales% INICIO O FIN Iniciación o procedimiento s"mbolo% terminación al interior del del FUNCIONARIO RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DE !n la parte Superior nombre del ! cargo del responsable de la e ecución de la actividad./) Sistemas de información% 2) 'rocedimientos y normas% 1C) M+todos de Control y !valuación de la gestión% 11) 'rogramas de inducción y capacitación del personal% 1. etc% BLO$UE DOCUMENTOS 'ara indicar copias mDltiples% . factura. comprobante. requisición. correspondencia.

-.REMISIÓN A PROCEDIMIENTO OTRO Lleva el código del procedimiento a seguir% CINTA MAGN%TICA -tili$ado cuando documento en (dis9ette)% se genera un disco blando TIRA DE SUMADORA Información que genera una sumadora como parte de un proceso% $UIENES DEBEN UTILI&AR (PROCEDIMIENTOS) EL MANUAL DE CONTROL INTERNO • 6odos los funcionarios de la entidad deber(n consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades. que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles. tramite. establecimiento. aplicación y control% • 'ropender por el cumplimiento y actuali$ación de los Manuales establecidos% • 7etectar las necesidades de creación y actuali$ación de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnolog"as. operación o transacción% .12*13+)2*. determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los ob etivos institucionalesF estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus (reas y operaciones% RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS #REAS FRENTE AL MANUAL DE CONTROL INTERNO Corresponder( a los Gefes de (reas funcionales. por medio de un seguimiento permanente% • 'roponer a las oficinas encargadas. /)0 L). evaluando su resultado. proceso./) P4-5)/+3+)2*-. Con el levantamiento de procedimientos por parte de los funcionarios se pretenden alcan$ar los siguientes ob etivos< • Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar m+todos y procedimientos de Control Interno% • Identificar los tramites de cada operación% • Identificar las funciones del personal en cada actividad. que &an sido establecidos para prevenir p+rdidas o desv"os de bienes y recursos. e erciendo apropiadamente el autocontrolF adem(s de presentar sugerencias tendientes a me orar los procedimientos% • Los efes de las diferentes dependencias porque podr(n evaluar ob etivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y e#terno de la empresa para anali$ar resultados en las distintas operaciones% • Los organismos de control tanto a nivel interno como e#terno. frente a los Manuales de Control Interno< • 7irigir su diseño. los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las (reas y al cumplimiento de los ob etivos% O'()*+.

H% I%%).) Se designar( a un funcionario dentro de la oficina quien conformar( tambi+n el grupo de apoyo. se pueden utili$ar una o varias de las siguientes t+cnicas. . el constante perfeccionamiento y actuali$ación de los procedimientos !stablecer indicadores. por cada uno. adem(s se indican los puntos de control. evitando demoras. en sus distintos pasos o tareas. el cual &a prestado magn"ficos resultados. el que podr( continuar en una u otras oficina &asta su culminación. de las distintas dependencias de la empresa. est(ndares. económico estad"stico o de labores del personal yMo ustificación de las tareas. como se indica en este instructivo y se anali$ar(n sugerencias para simplificar el respectivo procedimiento. as"< 1) !l efe de oficina. se reDne con todos los funcionarios de la misma. de esta manera quedar( registrado el respectivo procedimiento en esa oficina. cada una de las actividades que se reali$an ba o la responsabilidad individual. "ndices o ra$ones v(lidos para evaluar la gestión T%CNICAS PARA REALI&AR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS 'ara &acer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del Manual de Control Interno. criterios de estar de acuerdo con el cambio. describiendo las tareas. la base legal. con sus respectivas copias y distribución de las mismas. !stablecer controles para fomentar la descentrali$ación y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de traba o% Eomentar la moderni$ación y simplificación de los tramites. para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un JEormato KnicoL en borrador. paralelamente se anotaran los ob etivos. los informes a elaborar para cada procedimiento. una cuenta. distinguiendo claramente el inicio y el final de los mismos. en forma simult(nea. señal(ndose un pla$o o fec&a fi a para ser entregados a los asesores o coordinadores de los manuales. buscando el orden y la base lógicas del mismo y aplicando todas las e#plicaciones señaladas en el primer punto de este tema% . etc% quien asumir( la tarea de &acer el levantamiento de los procedimientos en colaboración con el coordinador o asesores. las medidas de seguridad y de protección. con el fin de detectar las dependencias que demoran los tramites sin usta causa% Sentar la base documental para la elaboración de los manuales de Control Interno ('rocedimientos y Eunciones)% !stimular la innovación. de orden financiero. y nombrando un relator. con un perfil definido por su destacada colaboración. utili$ando siempre el formato Dnico. pasos innecesarios y sobre todo costos in ustificados% !stablecer tiempos est(ndar o promedio para cada paso de un procedimiento. recepción de suministros. señalando su utili$ación que se &ace de +stas en las otras dependencias. aplicando los par(metros señalados en el punto anterior. se acompañar( una fotocopia.• • • • • • • 7eterminar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento% ! emplo< cuanto tiempo se gasta el tramite de un contrato. comen$ar(n a describir en orden ascendente ( 1H% . inter+s. señalando el 7ocumento base o que es elaborado en el mismo momento. necesitando una revisión m(s detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que componen el procedimiento% 3) Los 8sesores o Coordinadores mediante Jentrevistas y encuestasL a cada uno de los funcionarios va diligenciando el formato Dnico . estos formularios ser(n revisados al final por los efes de oficina en coordinación con los asesores o coordinadores de estas tareas &asta llegar al definitivo que se transcribir( por computadora y posteriormente se elaborar( la respectiva gr(fica o flu ograma e integrando con los dem(s elementos del Manual de Control Interno% . etc%.

tendr( como funciones< • !stablecer la metodolog"a.). inter+s. con un perfil del funcionario. previas las e#plicaciones ustificadas del caso% F625+-2). moderni$ación y actuali$ación de los Manuales de Control Interno o de procedimientos integrales.+../) L). R). como elemento de confirmación y comprobación del respectivo procedimiento. de acuerdo con las orientaciones de 8sesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son< • 7irigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por parte del >rupo de 8poyo. sea la que fuere la t+cnica utili$ada. con e#periencia en la elaboración e implantación de Manuales de Control Interno. incluy+ndose.D+4)5*+. evaluación. elaboración.-8 /) A7-9.) 'aralelamente se utili$ar( la No a de )uta. modificación y posterior integración en los Manuales de 'rocedimientos respectivos% . como se e#plica m(s adelante del presente documento con car(cter obligatorias. /)0 G467.12*13+)2*-. A5*610+.+:2. normas legales o base legal medidas de seguridad e informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual% E-5CI45!S 7!L >)-'4 8S!S4) 4 C44)7I5874)!S< Integrado por profesionales en diversas (reas. as" como coordinar su actuali$ación. de los Gefes de 4ficina u otro m+todo que se utilice% • Señalar las directrices y pol"ticas para el levantamiento de los procedimientos actuales% • Controlar la e ecución y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos mediante un plan de traba o. a ustes de los procedimientos y posteriormente su mantenimiento. actitud positiva al cambio y la moderni$aciónF las funciones de este grupo son< • Con los Gefes de 4ficina yMo el funcionario respectivo levantar mediante formato Dnico los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de los mismos (en borrador)% • 8catar y su etarse a la metodolog"a y orientaciones emanadas por los 8sesores y por estas instrucciones% • 'roporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificación. as" como el señalamiento de puntos de control% • Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que est(n ba o su cargo% • 'roponer ob etivos. designar( un grupo de nivel directivo para que supervise todas las tareas que esto origine como el levantamiento.15+:2 ) I370)3)2*15+:2 /) 0-. teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las labores • Canali$ar la recolección de los distintos procedimientos por cada (rea en las fec&as o pla$os establecidos E-5CI45!S 7!L >)-'4 7! 8'4O4< !star( integrado por un representante de cada (rea de la !mpresa segDn su organigrama. as"< E-5CI45!S 7!L >)-'4 7I)!C6I?4< La >erencia. la revisión. P4-5)/+3+)2*-. <6) 5-2=-4312 )0 M12610 /) C-2*4-0 I2*)42-> 8 continuación se indican las funciones de los grupos utili$ados en estas labores de levantamiento. coordinar el levantamiento de procedimientos t+cnicos a cargo de los miembros del >rupo de 8poyo. me oramiento y moderni$ación de los procedimientos.. revisión. as"< *ue se destaque por su colaboración.9 A. y como resultado se podr(n &acer a ustes.-4 )2 )0 P4-5).

se indica a continuación adicionalmente las reglas y los Eormatos. as" que no sea repetitivo% COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS -na ve$ levantados los procedimientos y &ec&as las verificaciones. recoger formatos.% NOMBRE DEL CARGO? 5ombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo a la planta de personal% 3% Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona% . ustificación de los tr(mites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes J!L '4)*-!. recomendaciones. tr(mites y tiempo de e ecución..% !n los pasos de decisión se utili$a el verbo en infinitivo% @% Se debe estudiar el nDmero de copias y su distribución CP. C-8574. *-!. con grupos especiali$ados% 0% DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS? Lo que se espera del respectivo procedimiento% /% Los procedimientos se &acen relacionar y referenciar utili$ando el formulario JDnicoL% 2% !l grupo de apoyo entregar( el procedimiento ya verificado con sus J7ocumentos 8ne#osL o Gustificativos% 1C% E@70+515+:2 /) 01. !G!C-68.dando su ustificación especialmente por la utili$ación que se les d+ en cada oficina% B% EL GRUPO DE APOYO O LÍDER? Coordina a efes y funcionarios que tienen a su cargo el levantamiento de los procedimientos y se &acen equipos. aclarar dudas. ob etivos. 8')-!=8.% 1.% 8nali$ar la responsabilidad de cada paso que se reali$a por cada funcionario% @% !studiar el listado de problemas P soluciones que recogieron en las encuestas y que tengan que ver con los procedimientos y cru$an dic&a información con los nuevos procedimientos% .. se procede a su revisión ba o el cumplimiento de estos pasos< 1% 6ener claridad de la estructura de la entidad a 5ivel >eneral y a 5ivel Individual. diseñados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento. en ra$ón a que se deben unificar en toda la entidad% REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS 'ara el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas< 1% DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO? !l inicio del procedimiento y el fin o terminación% ! emplo< )ecibo de la madera para fabricación del mueble (Inicio) y terminación del producto para la ?enta (Ein del 'rocedimiento)% . estudiar y simplificar pasos o tr(mites% 11% Se reali$an entrevistas con los funcionarios que mane an los distintos aspectos o que participan en el procedimiento para verificar.METODOLOGÍA Con el ob eto de &acer e#pl"cita la metodolog"a para el Levantamiento de los 'rocedimientos. acompañados de los documentos originales% (?er< No a de )uta) 13% 7eterminar si cada paso del procedimiento est( ustificado y esta agregando valor. !6C%. 7457!. )!?IS8.% 7esarrollar y e ecutar las &o as de ruta para cada uno de los procedimientos. observaciones y entrevistas pertinentes. conocer. C4M4. A4B=+51. estableciendo las actividades. etc% 3% 8nali$ar la segregación de funciones% Lo cual se lleva a cabo mediante la solución al siguiente interrogante < C-8574 54 S! S!>)!>85 E-5CI45!S. estudiar el organigrama% . tesorer"a. clase de arc&ivos. conductas.% 8nali$ar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias dependencias% ! emplo < contabilidad..? !laboración de flu ogramas en borrador para pasar a revisar. . con su uso. . C-8574 L4 N8C! 6474 -58 S4L8 '!)S458 8-64)IQ8.

% 4tro elemento de Control es verificar o cru$ar los datos e informes entre sus distintas fuentes% para comprobar su e#istencia real y su legalidad. se deben cumplir las siguientes recomendaciones< 1% -na buena t+cnica de control es e#igir dentro del respectivo procedimiento. consulta.B% 8nali$ar los documentos< formas que se utili$an. que esta mandado a recoger o sea mediante el control c&equeador y revisiones con c&ulos y sellos. nDmero de copias. determinando variaciones e investigando sus causas y efectos. a tiempo. adem(s de las Medidas de Seguridad o 'reventivas. económico y t+cnico% 1. gire y controle f"sicamente los bienes o elementos de la empresa. arc&ivo. evalu(ndolos especialmente con tendencia a que al m(#imo las labores se sistematicen% 2% 8nali$ar los resultados que produ$can las No as de )uta las cuales se pondr(n en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos% 1C% Se elabora un =anco de datos sobre< • Medidas de Control Interno y de Seguridad por (reas% 'rocesos o grupos% • Cuestionarios< base para la evaluación del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol% 11% 7efinición de información que se producir(. es decir donde otro funcionario revisa al anterior para determinar si se reali$aron las tareas o labores correctamente o se cumplieron los requisitos tanto de documentos. datos o informes que se puedan comprobar y reconfirmar para un an(lisis de resultados. como de firmas. por e emplo diseñando metas en cifras. firmas. '8)8 !E!C6-8) !L 6)RMI6! 7! -5 >I)4 4 C85C!L8CIS5 . con calidad y productividad es decir que las cosas se cumplieron con eficiencia% 'or estas ra$ones es que en el señalamiento de los 'untos de Control. sellos. rompiendo as" e#clusividades o dictaduras administrativas en los procedimientos administrativos y operativos en general debi+ndose . respondiendo que informes se producen con base en la información de los mismos% 0% !studiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las necesidades t+cnicas. cuantificación de la cantidad de documentos procesados. por e emplo computadoras o equipos especiales /% Identificación de los procesos< s" son manuales o por computadora. formas de manipulación. se debe confrontar o cru$ar los datos y cuentas con el 8lmac+n o Inventarios para determinar que los elementos se recibieron o llegaron realmente y comprobar que e#iste la cuenta por pagar actualmente por que no se &a pagado y una ve$ &ec&as estas tareas se proceder( a continuar con el tr(mite correspondiente% 3% !n todo procedimiento se debe anali$ar y reali$ar la segregación de funciones para que un solo funcionario sea e#clusivamente el que registre. por e emplo. usos. "ndices o indicadores y compararlos con los mismos datos reales o e ecutados. distribución. estad"stico.% Sistemati$ación que se est( aplicando en el procedimiento en la !ntidad% 13% )eali$ar e ercicios de Jlluvia de ideasL con los funcionarios para conocer formas o sugerencias que lleven a la simplificación y me oramiento de los procedimientos% T%CNICAS PARA EL DISECO Y MANEJO DE LOS PUNTOS DE CONTROL EN CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS La tendencia actual en el mane o de los procedimientos es eliminar por todos los medios ese paradigma originado en el famoso control previo. sellos o dem(s elementos erradamente utili$ados en el pasado. autorice. por el contrario lo que se debe aplicar en una gestión administrativa moderna es e#igir que cada funcionario asuma con autoridad. seriedad sus obligaciones y funciones. con el fin de garanti$ar la globalidad y comprobación autom(tica de las tareas como se indicó en el punto anterior. responsabili$(ndose de lo que le toca &acer. y &aci+ndolo bien. de orden financiero. información que contiene. manteniendo una permanente información estad"stica de los mismos y sus tendencias% . personas que intervienen ustificando su participación.

R). indicadores. etc% @% )eali$ar permanentemente reuniones de los efes con sus respectivos funcionarios. su implantación facilita la consulta de información y control sobre los procedimiento% !st( integrado por las siguientes casillas< • D)7)2/)25+1< 5ombre de la dependencia que tiene ba o su responsabilidad la e ecución del procedimiento% • N-3'4) /)0 P4-5)/+3+)2*-< 5ombre o denominación que permite al usuario obtener una idea general de la naturale$a del procedimiento y su respectivo código% • P1. reconocimientos. en cifras de las diferentes tareas que reali$a cada uno de los funcionarios.1'0)< !l cargo. etc% .segregar m(s especialmente en aquellos casos en que se tengan incidencias en el mane o de recursos y bienes de f(cil vulnerabilidad.12*13+)2*/) 0-. que originen medios para establecer medidas de seguridad y de control. bienes. con magn"ficos resultados. elementos de altos costos o precios en el mercado. m+ritos. as" como de los servicios. . por e emplo< dinero.. variantes. la cuantificación o sea. etc%. aclar(ndose que las ideas seleccionadas deber(n ser comprobadas o verificadas para ponerlas en funcionamiento% PLANILLA N-> P4-5)/+3+)2*-.%5o% • F625+-214+. en una din(mica de Jlluvia de ideasL.o.N-> < Se define el orden lógico que ocupa cada actividad dentro de la estructura del procedimiento 1o. se recomienda utili$arlo obligatoriamente para unificarlos en toda la empresa. del funcionario que tiene ba o su responsabilidad la e ecución de una o varias actividades del procedimiento% • D)7)2/)25+1< . tanto en especie como en dinero tales como< primas de rendimiento de productividad. FEC"A DEL LEVANTAMIENTO? PROCEDIMIENTO? PASO FUNCIONARIO N-> RESPONSABLE DEPENDENCI A PAGINA NO>? DESCRIPCIÓN CÓDIGO? FORMATO !ste formato Dnico. selección del me or empleado. entre las me ores ideas. ya probado en diferentes entidades. lo cual permitir( obtener datos estad"sticos como tendencias.7-2. 1? F-431*Ú2+57141 )0 L). "ndices.% Incluirse dentro de la obligación de elaborar informes de labores. indicadores de productividad y calidad de las diferentes tareas. las cuales igualmente ser(n base para el reconocimiento de premios. ascensos. y de esta información se &ar(n evaluaciones por parte de los superiores o efes que sirvan de base para determinar resultados y muestras que lleven a reconocimientos como premios. las cuales ser(n seleccionadas.

• F-431*-? !s la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la actividad desarrollada conforme a la nomenclatura e#plica% Se deben incluir todos los formatos. solo que se mencionaban las copias de los documentos y sus destinatarios% ! emplo< (indicando el tiempo utili$ado) FUNCIONARIO DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN FORMATO RESPONSABLE 7irector de 6alento 7irección de !#pedir certificados de Numano 6alento Numano servicio y salario que le soliciten PASO N-> . diligenciamiento de un formato. arc&iva. reportes de fa#.-nidad organi$acional a la que pertenece el funcionario responsable de la e ecución de la actividad que conforma el procedimiento% • D). A5*+.< 8cciones que agregan valor y que en su con unto conforman la estructura del procedimiento% Cada una de estas actividades es reali$ada por el funcionario responsable definido anteriormente y se diligencia de acuerdo con las pautas que se dan a continuación< – Limitar el procedimiento< Indicar como paso 5o% 1 el procedimiento anterior o actividad que precede y como ultimo paso el procedimiento o actividad subsiguiente% ! emplo < paso 5o% 1 y 5o%1C de la planilla 5o%1 – 5omenclatura< 'ara indicar el origen y las copias de un documento se usaran las siguientes convenciones (CPn)% ! emplo< recibo de ca a en original y cuatro copias se indicar( como (CP.+/1/). se utili$aran los gerundios correspondientes% ! emplo< JSelecciona coti$aciones para la ad udicación enviando oportunamente los soportes a la >erencia% – !structura de un p(rrafo de decisión< !n su primera parte es similar a un p(rrafo general. etc% – !structura de '(rrafos >enerales< Son aquellos que corresponden a pasos o tramites normales o regulares< !laboración de un documento. verifica.54+75+:2 /) 01.) )ecibo de Ca a% Copia cuarta de comprobante de pago se indicar( (. tiquetes. y si es necesario modificar o especificar la acción.) Comprobante de pago% – Comen$ar la descripción del paso con verbo en tercera persona del singular% ! emplo< diligencia. etc% La redacción de estos p(rrafos se iniciar( con un verbo en tercera persona del singular. desprendibles de sumadora. fotocopias. dis9ettes y cualquier soporte escrito o magn+tico descrito en el procedimiento% . terminando con la frase y TdeterminaU% La segunda parte describe las dos alternativas de la decisión% Se inicia con verbo en infinitivo y se indica la situación y la condición de cada una% ! emplo < (indicando el tiempo utili$ado) PASO NO> 3 FUNCIONARIO DEPENDENCIA RESPONSABLE Gefe de 4ficina de 4ficina de >estión y >estión y 8utocontrol 8utocontrol DESCRIPCIÓN Mantener actuali$adas las bases de datos sobre los indicadores necesarios en cada (rea de la Secretar"a FORMATO – !structura de un p(rrafo de distribución de documentos< Cumple con las mismas reglas del p(rrafo general.

mediante la verificación y evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos por la(s) autoridad (es) competente (s). 7ecretos. 9 D-563)2*-. y que generalmente debe ser mediante comprobación.< 7e traba o que se elaboran o participan para desarrollar el procedimiento% . ra$ones aplicables% • F-431*-.Con la finalidad de agili$ar la lectura.< )eportes o datos que permitan detallar el empleo de los recursos y el alcance de las actividades reali$adas. /) S)A64+/1/ 9 /) A6*-5-2*4-0< Medidas que permiten salvaguardar los bienes y recursos de la entidad de situaciones irregulares como el despilfarro. o verificación autom(tica (e emplo< Listado de 'roveedores pendientes para cancelar una cuenta por pagar y evitar doble pago% (O>N>)< 4riginal y 5o% de copias del documento que se genera en la e ecución de la actividad% FORMATO N-> D? F62/13)2*15+:2 BB. el an(lisis del procedimiento y destacar las actividades que conforman los puntos o momentos de control./) C-2*4-0< 8ctividad del procedimiento encaminado al logro de los ob etivos propuestos.) L)A10< Leyes. que incluye los siguientes aspectos< • D)7)2/)25+1< 5ombre del (rea que tiene ba o su responsabilidad la e ecución del procedimiento% • P4-5)/+3+)2*-< 5ombre o denominación que permite al usuario tener una idea general de la naturale$a del procedimiento% • O'()*+.+51 /)0 74-5)/+3+)2*- FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1> PROCEDIMIENTO ? D> OBJETIVOS ? > BASE LEGAL ? E> MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL ? F> INFORMES? G> FORMATOS Y DOCUMENTOS? Se registrar( en este formato información b(sica del procedimiento. todas las pol"ticas tendientes a incrementar la eficiencia y eficacia del procedimiento% • I2=-43). la malversación y el &urto% 8s" mismo.-. 9 P-0H*+51.< 7escripción del (los) fin (es) que se persigue (n) a trav+s de la e ecución del procedimiento% • B1. se &an diseñado las convenciones que a continuación se presentan< P>C> P62*. )esoluciones y normas que soportan legalmente la e ecución del procedimiento% Su consulta es necesaria si se quiere profundi$ar en los aspectos de tipo legal que lo conforman el procedimiento y para reali$ar reformas a la estructura del mismo% • M)/+/1. incluyendo "ndices.

moderni$ar y simplificar los diferentes procedimientos levantados% REGISTRO DE PROCEDIMIENTO LEVANTADOS RESPONSABLE? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII CARGO ? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII FEC"A DE ENTREGA? IIIIIIIIIIII N-> NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 1> N-3'4) /)0 4).7-2.14 )0 74-5)/+3+)2*- SUGERENCIAS E IDEAS PARA MODERNI&AR EL PROCEDIMIENTO ACTUAL N-> DESCRIPCIÓN !n este formato se anotar( en forma numerada las sugerencias que los funcionarios consideren convenientes para me orar.FORMATO N-> 15*610> ? S6A)4)25+1.1'0)? 5ombre del funcionario que adquirió el compromiso de levantar los procedimientos% D> C14A.1'0)? 5ombre del cargo de la persona que fue encargada para levantar el procedimiento% > F)5J1 /) )2*4)A1? Eec&a en la cual se presentan los procedimientos al grupo de Control Interno% E> N-3'4) /)0 74-5)/+3+)2*-? Indicar el nombre de todos los procedimientos levantados% HOJA DE RUTA . ) +/)1./)0 4). 7141 3-/)42+.7-2.

% 7eterminar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer el tiempo total en proceso% ! emplo< Cu(nto tiempo se gasta en el tr(mite de una cuenta desde el momento en que es presentado por el interesado &asta el giro y entrega de la misma% @% Servir de base para establecer controles como la segregación funcional y el establecimiento de responsabilidades para cada empleado que participe en los procedimientos% LA "OJA DE RUTA E INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO "OJA DE RUTA (1) (3) C47I>4 (. mes y año en el cual se inicia el procedimiento% F)5J1 /) T)43+215+:2? Indique el d"a. ventas. etc%. producción. el tiempo del tr(mite respectivo y las recomendaciones y observaciones reali$adas al mismo% OBJETIVOS? !l establecimiento de la No a de )uta se propone los siguientes ob etivos< 1% Identificar los tr(mites de cada operación . mes y año en el cual se termina el procedimiento% .D)=+2+5+:2? !s un documento diseñado para efectuar el seguimiento evaluación y control de las diferentes operaciones o procedimientos (ingresos. @ B 0 / 2 1C NOTA? *-I!5 !56)!>8 C4L4C8 L8 EI)M8 O *-I!5 )!CI=! EI)M8 (1F) REVISADO POR? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII (1G) APROBADO POR? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII (17) V>B> RESPONSABLE? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 1> D> > E> F> NK3)4-? Coloque el nDmero consecutivo de las diferentes &o as de ruta% P4-5)/+3+)2*-? Señale el nombre del procedimiento% C:/+A-? Señale el código o nDmero de identificación del respectivo procedimiento% F)5J1 /) I2+5+15+:2? Indique el d"a.) ')4C!7IMI!564 6)8MI6! (0) 8C6I?I787 'aso 7escripció Código Cargo (2) (. contratos. reali$adas en una o varias dependencias. relacionando las (reas y los funcionarios participantes.) M!7ICI45 7!L 6)8MI6! (/) 7!'!57!5CI8 (1C) I5>)!S4 P )!6I)4 6iemp o real Día Hora 6iemp o normal Día Hora 7ependenci a Día Hora (13) Observaciones y recomendacione s Eec&a Nora (11) (mmMdd) (&&Mmm) Eirma del funcionario responsable 1 .% Indicar las funciones de los empleados relativas a determinadas operaciones% 3% !stablecer las responsabilidades de los funcionarios frente a una actividad% .). pago de facturas.) E!CN8 I5ICI8L (@) E!CN8 EI58L (B) 74C-M!564 =8SIC4 5o (1. 3 .

9 R)5-3)2/15+-2).1'0)? Se anota como garant"a que la labor y los registros corresponden a las anotaciones &ec&as% M)/+5+:2 /)0 T4B3+*)? !ste campo ser diligenciado por la oficina asignada para tal fin.+5.7-2.1'+0+/1/? La responsabilidad del tr(mite de la &o a de ruta es del efe de la oficina donde se inicia el proceso.+/1/? 7escriba la acción que reali$a en el tr(mite respectivo% ('aso del procedimiento)% Con la implantación de los nuevos procedimientos se imprimir(n &o as de ruta con el procedimiento incluido% D)7)2/)25+1? )elaciona el nDmero que corresponda de acuerdo con la codificación interna% C14A-? Indique el cargo del funcionario principal que efectDa la operación% I2A4). señalando las causas y formulando las recomendaciones para &acer m(s (gil y eficiente la tramitación% T-*10? !ste campo ser( diligenciado a nivel interno. mes y &ora en que se recibe yMo retira el documento base del proceso con la &o a de ruta% F+431 /)0 =625+-214+. anotando el tiempo real (d"as y &oras) frente a los tiempos normales previamente determinando cuanto dura cada actividad y la operación total% O'.15+-2).? Se indican las observaciones que el funcionario considere necesarias% ! emplo< Las e#plicaciones al procedimiento por sus demoras. por la oficina asignada para tal fin (4ficina de 4rgani$ación y M+todos).7-4? Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refle a en la &o a de ruta% A74-'1/.7-2.G> 7> 8> 9> 1L> 11> 1D> 1 > 1E> 1F> 1G> 17> D-563)2*. quien debe dar las instrucciones para el adecuado uso de la misma% !l efe de la dependencia donde finali$a el tr(mite o procedimiento estar( a cargo de remitir la &o a de ruta a la dependencia que sea asignada% .-M4)*+4-? 8note el d"a. a nivel e#terno por los organismos de planeación y control% Se anotar( la sumatoria de los tiempos de tramitación% R).'B.7-4? Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refle a en la &o a de ruta% R). devoluciones.+.2K3)4-? Señale el documento b(sico con su nDmero% ! emplo< Comprobante de ca a 5o% CCC1F factura comercial 5o% C.4).)4.33% A5*+.1/.