ADMINISTRACIN IV

1.- MARCO TEORICO Vivimos en un mundo de cambio rpido y acelerados que tiene lugar en muchas reas incluyendo los aspectos polticos, cientficos, tecnolgicos y de comunicaciones, as como en las mismas organizaciones. Tambin vivimos en un mundo en el que las empresas desempean un papel fundamental. Nacemos, vivimos, somos educados y trabajamos en las organizaciones, cada uno de nosotros est involucrado en un sin nmero de diferentes empresas sin importar lo que hagamos, sea trabajar en ellas o dependiendo de ellas indirectamente. As la sociedad de organizaciones nos pertenece y por ende, el efecto en la cultura y el cambio en ellas es crucial. Modelo de investigacin accin El proceso de investigacin accin constituye un proceso continuo, una espiral, donde se van dando los momentos de problematizacin, diagnstico, diseo de una propuesta de cambio, aplicacin de la propuesta y evaluacin, para luego reiniciar un nuevo circuito partiendo de una nueva problematizacin. Este modelo es de amplia aplicabilidad, considera al cambio planeado como un proceso cclico que involucra colaboracin entre miembros de la organizacin y los expertos en D.O. Hace especial hincapi en la recopilacin de datos y el diagnostico antes de la accin, planeacin e implementacin, as como una cuidadosa evaluacin de los resultados despus de realizar la accin. Ventajas de la Investigacin Accin: En la investigacin accin, el quehacer cientfico consiste no solo en la comprensin de los aspectos de la realidad existente, sino tambin en la identificacin de las fuerzas sociales y las relaciones que estn detrs de la experiencia humana. El criterio de verdad no se desprende de un procedimiento tcnico, sino de discusiones cuidadosas sobre informaciones y experiencias especficas. En la investigacin - accin no hay mucho nfasis en el empleo del instrumental tcnico de estadsticas y de muestreo, lo que permite su aplicacin por parte de un personal de formacin media. Adems, la investigacin accin ofrece otras ventajas derivadas de la prctica misma: permite la generacin de nuevos conocimientos al investigador y a los grupos involucrados; permite la movilizacin y el reforzamiento de las organizaciones de base y finalmente, el mejor empleo

Pgina 1

ADMINISTRACIN IV

de los recursos disponibles en base al anlisis crtico de las necesidades y las opciones de cambio. Los resultados se prueban en la realidad. Las experiencias que resultan en el campo social proporcionan las informaciones acerca de los procesos histricos. En otras palabras, empieza un ciclo nuevo de la investigacin accin cuando los resultados de la accin comn se analizan, por medio de una nueva fase de recoleccin de informacin. Luego el discurso acerca de las informaciones, se comienza con la etapa de elaborar orientaciones para los procesos de accin o las modificaciones de los procesos precedentes. Pasos: 1.- Problematizacin: Considerando que la labor educativa se desarrolla en situaciones donde se presentan problemas prcticos, lo lgico es que un proyecto de este tipo comience a partir de un problema prctico: en general, se trata de incoherencias o inconsistencias entre lo que se persigue y los que en la realidad ocurre. Es posible diferenciar entre:

Contradicciones cuando existe oposicin entre la formulacin de nuestras pretensiones, por una parte, y nuestras actuaciones, por otro. Dilemas, un tipo especial de contradiccin, pudiendo presentarse como dos tendencias irreconciliables que se descubren al analizar la prctica, pero que revelan valores necesarios, o bien diferencias de intereses o motivaciones entre dos o ms partes. Dificultados o limitaciones, aquellas situaciones en que nos encontramos ante la oposicin para desarrollar las actuaciones deseables de instancias que no podemos modificar o influir desde nuestra actuacin directa e inmediata, lo cual requerira un actuacin a largo plazo, como es el caso de ciertas inercias institucionales o formas de organizacin

2.- Diagnstico: una vez que se ha identificado el significado del problema que ser el centro del proceso de investigacin, y habiendo formulado un enunciado del mismo, es necesario realizar la recopilacin de informacin que nos permitir un diagnstico claro de la situacin. La bsqueda de informacin consiste en recoger diversas evidencias que nos permitan una reflexin a partir de una mayor cantidad de datos. Esta recopilacin de informacin debe expresar el punto de vista de las personas implicadas, informar sobre las acciones tal y como se han desarrollado y, por ltimo, informar introspectivamente sobre las personas implicadas, es decir, como viven y entienden la situacin que se investiga. En sntesis, al anlisis reflexivo que nos lleva a una correcta formulacin del problema y a la recopilacin de informacin necesaria para un buen diagnstico,

Pgina 2

ADMINISTRACIN IV

representa al camino hacia el planteamiento de lneas de accin coherentes. En este diagnstico, es importante destacar como una ayuda inestimable, para la riqueza de la informacin y para su contrastacin, el poder contar con una visin proporcionada desde fuera de la organizacin (buscando triangulacin de fuentes y el uso de otros diagnsticos preexistentes). 3.-Diseo de una Propuesta de Cambio: una vez que se ha realizado el anlisis e interpretacin de la informacin recopilada y siempre a la luz de los objetivos que se persiguen, se est en condiciones de visualizar el sentido de los mejoramientos que se desean. Parte de este momento ser, por consiguiente, pensar en diversas alternativas de actuacin y sus posibles consecuencias a la luz de lo que se comprende de la situacin, tal y como hasta el momento se presenta. La reflexin, que en este caso se vuelve prospectiva, es la que permite llegar a disear una propuesta de cambio y mejoramiento, acordada como la mejor. Del mismo modo, es necesario en este momento definir un diseo de evaluacin de la misma. Es decir, anticipar los indicadores y metas que darn cuanta del logro de la propuesta. 4.- Aplicacin de Propuesta: una vez diseada la propuesta de accin, esta es llevada a cabo por las personas interesadas. Es importante, sin embargo, comprender que cualquier propuesta ala que se llegue tras este anlisis y reflexin, debe ser entendida en un sentido hipottico, es decir, se emprende una nueva forma de actuar, un esfuerzo de innovacin y mejoramiento de nuestra prctica que debe ser sometida permanentemente a condiciones de anlisis, evaluacin y reflexin. 5.- Evaluacin: todo este proceso, que comenzara otro ciclo en la espiral de la investigacin accin, va proporcionando evidencias del alcance y las consecuencias de las acciones emprendidas, y de su valor como mejora de la prctica. Es posible incluso encontrarse ante cambios que implique una redefinicin del problema, ya sea porque ste se ha modificado, porque han surgido otros de ms urgente resolucin o porque se descubren nuevos focos de atencin que se requiere atender para abordar nuestro problema original. La evaluacin, adems de ser aplicada en cada momento, debe estar presente al final de cada ciclo, dando de esta manera una retroalimentacin a todo el proceso. De esta forma nos encontramos en un proceso cclico que no tiene fin.

Pgina 3

ADMINISTRACIN IV

Uno de los criterios fundamentales, a la hora de evaluar la nueva situacin y sus consecuencias, es en qu medida el propio proceso de investigacin y transformacin ha supuesto un proceso de cambio, implicacin y compromiso de los propios involucrados. Las fases son las siguientes: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Percepcin de los problemas por parte de los administradores claves Consultas con expertos en ciencias del comportamiento Recopilacin de datos y diagnostico iniciado por el consultor. Retroalimentacin al grupo clave de la empresa (administradores) Diagnostico conjunto del o de los problemas Planeacin y accin (objetivos del Programa de D.O. y medios para lograr los objetivos aplicacin de las intervenciones 7) Accin 8) Recopilacin de datos despus de accin 9) Retroalimentacin al grupo clientes por el consultor 10) Re diagnstico y planeacin de la accin entre el cliente (administradores y el consultor) 11) Nueva accin 12) Nueva recopilacin de datos como resultado de la accin 13) Re diagnostico de la situacin 2.- EJEMPLO PRATICO Se tomara como ejemplo el caso de Pastelera MICHELLINE:

Misin Somos una empresa que ofrece productos de pastelera y confitera de alta calidad, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Visin Ser la empresa lder en la ciudad de La Paz en productos de confitera y pastelera.

Pgina 4

ADMINISTRACIN IV

RESEA Pastelera Michelline cuenta con 25 aos de experiencia, consolidndose como una de las pasteleras ms grandes de la ciudad de La Paz; fruto de su compromiso con sus clientes brindndole siempre productos de calidad. Premios Michelline es una empresa que apoya eventos culturales, deportivos, pero por sobre todo un apoyo incondicional a los ms necesitados. Actividades Pastelera Michelline se caracteriza por ofrecer una amplia variedad de productos de pastelera dulces y salados. Adems de ofrecer servicios de cafetera, helados y comida rpida. Productos y servicios

Pastelera Michelline cuenta con 25 aos de experiencia, consolidndose como una de las pasteleras ms grandes de la ciudad de La Paz; fruto de su compromiso con sus clientes brindndole siempre productos de calidad. Tortas de diferentes tamaos Tortas para todo tipo de eventos Gran variedad de pasteles Masas saladas y dulces Galletas Cafetera Helados Comida rpida

Michelline se caracteriza por sus exquisitas tortas, las cuales destacan por su masa esponjosa, su relleno con frutas y su decorado con crema de leche natural las cuales brindan un excepcional sabor.

Pgina 5

ADMINISTRACIN IV

Adems Michelline cuenta con un gran equipo de trabajo e infraestructura que le permite atender todo tipo de eventos, sin importar si son grandes o pequeos, siempre brindando un buen asesoramiento para que su evento sea inolvidable. Especialidades Pastelera Michelline trabaja con crema de leche animal ya que tiene mejor sabor que la crema vegetal La masa de las tortas en bastante esponjosa y hmeda Tortas de Jalea de distintos sabores Tortas en base a Fondant Pedidos en grandes cantidades Cmara Nacional de Comercio Cmara Nacional de Industrias Fundempresa..

Certificados y Afiliaciones

Sucursales Calle Ecuador entre Fernando Guachalla y Rosendo Gutirrez #2276 Tel. 2-150169 Calle Aspiazu entre 6 de Agosto y 20 de Octubre #380 Tel. 72014104 Calle Uchumayu esquina Yungas #613 Tel. 2-203041 Calle Almirante Grau entre Zoilo Flores y G. Gonzales #448 Tel. 2-493879 Calle Max Paredes esquina Pasaje Multicolor #637 Tel. 2-147796 2-459620 3.- COMENTARIO PERSONAL Y APLICACIN Pastelera Michelline es una empresa que se dedica a la elaboracin de tortas, panes, galletas, masitas, cafetera, helados y comida rpida, con esta amplia variedad de productos y con el constante crecimiento de esta empresa en la ciudad de La Paz y hacerse una confitera reconocida por los clientes, quien podra pensar que necesitara cambios, pero como en toda empresa siempre se busca mejorar , este caso me llamo mucho la atencin ya que aparentemente todo marcha bien en esta empresa pero no todo en la vida es perfecto sucedi lo siguiente. La empresa Michelline hace 25 aos que est en el mercado y en los ltimos tiempo ha crecido a pasos agigantados se supo adaptar a los cambios en los gustos y preferencias de los clientes pero descuidaron un aspecto muy importante en cuanto a la mejora continua de los procesos de produccin, administracin y logstica. Y es que no midieron los alcances de que al crecer la empresa tambin deberan implementar nuevas formas de control y mejoras en la administracin, en Michelline an manejan un programa contable obsoleto (no actualizado), el contador de la empresa debe estar pendiente de las

Pgina 6

ADMINISTRACIN IV

transacciones en todas las sucursales, el gerente no tiene fcil acceso la informacin de cmo estn las ventas, pedidos con los proveedores y pedidos que hacen los clientes en las diferentes sucursales. Siguiendo las fases del Modelo de investigacin accin 1) Percepcin de problemas: en esta fase se detect los siguientes problemas la falta de comunicacin y control en la empresa, importantes para la toma de decisiones. 2) Consultas con expertos en ciencias del comportamiento: en esta fase se consultar con psiclogos que nos ayuden a entender las diferentes reacciones que pudieran tener los empleados con los nuevos cambios que se piensan realizar. 3) Recopilacin de datos y diagnostico inicial: a. Ubicacin.- La empresa es una sociedad unipersonal cuya razn social es: "Confitera Pastelera MICHELLINE" , central de la empresa ubicada en Calle Max Paredes esquina Pasaje Multicolor #637 b. Mercado destino.- La empresa tiene como mercado solo la ciudad de La Paz c. Proveedores de Materia Prima.- Como principal proveedor, para la harina, tiene a la empresa Molino Andino que est ubicada en la ciudad del Alto del departamento de La Paz. Para los duraznos enlatados se tiene a la empresa importadora MINOIL S.A. Para los restantes materiales e insumos, la empresa no tienen proveedores definidos. d. Vas de transporte.- El medio en que la empresa distribuye sus productos a sus agencias es terrestre. Las vas por las que circula son las avenidas y calles principales de la Ciudad de La Paz, por lo que no utiliza ninguna carretera. e. Productos: a. Tortas de diferentes tamaos b. Tortas para todo tipo de eventos c. Gran variedad de pasteles d. Masas saladas y dulces e. Galletas f. Cafetera g. Helados h. Comida rpida

Pgina 7

ADMINISTRACIN IV

Anlisis de Vinculacin

4) Retroalimentacin al grupo clave de la empresa: para este punto se tomara como herramienta el anlisis FODA

FORTALEZAS

Fortalezas: Reparto a domicilio. Servicio mltiple; panadera-pastelera-cafetera, adems de otros complementos. Servicio de celebraciones y de ms festejos.

DEBILIDADES

Poca capacitacin del personal dificil control de la sucursales comunicacin deficiente de la organizacion

OPORTUNIDADES

Crecimiento del mercado. Cambio en la cultura alimenticia del mercado boliviano. Posibilidad de ampliar nuestro mercado de ser local a nivel nacional

AMENAZAS

La competencia es nuestro mayor riesgo porque muchas de las empresas con las que competimos tienen cierto prestigio, adems de contar con la ventaja de ser conocidas y valoradas

Pgina 8

ADMINISTRACIN IV

5) Diagnostico conjunto del o los problemas: los problemas que se observaron en la empresa fueron operaciones administrativas morosas en las reas de contabilidad como :fallas en ciertos registros de transacciones Compras de insumos: al tener muchos puntos de venta se incrementaron los requerimientos de materia prima y no se tiene informacin fehaciente de la cantidad estimada que se utilizara por lo que existen muchas variaciones en cuanto a la cantidad real y la presupuestada. 6) Planeacin y accin conjunta Para corregir estos problemas la empresa encuentra una solucin implementar la aplicacin SAP Business One que integra todas las funciones empresariales bsicas de toda la empresa (incluye gestin financiera, ventas, gestin de atencin al cliente, e-commerce, gestin de inventarios y operaciones). A diferencia de muchas otras pequeas soluciones empresariales que existen actualmente en el mercado, SAP Business One es una nica aplicacin que elimina la necesidad de instalaciones separadas y la complicada integracin de varios mdulos. Pero la implementacin de un nuevo software y el hecho de que la manera de realizar las cosas va a cambiar generar una resistencia al cambio normal pero para esto se planea informar al personal y hacerles ver que este cambio les facilitara las funciones que desempean y que sus fuentes de empleo no corren peligro. 7) Accin En esta etapa elegiremos los procedimientos adecuados para realizar los cambios que queremos. Las actividades que se llevaran a cabo en esta etapa son: Realizar una inversin de Bs. 21560 Establecimiento de objetivos (sistematizacin de la operaciones administrativas, aumento de la eficiencia y por ende de la productividad) Comunicar a todo el personal del cambio y los beneficios que este traer a la empresa La compra del software SAP Business One Implementacin del software en todas las sucursales de la empresa Capacitacin al personal para el manejo adecuado del software (proporcionado por la empresa que nos vendi el software, sin costo alguno). 8) Recopilacin de datos despus de la accin El rea de cuentas por pagar fue la primera en donde se not que el software SAP era positivo: tuvieron un control exacto de cunto deban. Antes de contar con esta aplicacin haba problemas con los proveedores.las reas como contabilidad, finanzas, compras y el
Pgina 9

ADMINISTRACIN IV

control de sucursales, han mostrado que la solucin fue benfica. Actualmente, 60% de la contabilidad se realiza de forma automtica y no se necesita que alguien contabilice las facturas porque el sistema lo hace solo. Antes, en cada sucursal, el gerente decida discrecionalmente cunto necesitaba comprar de los diferentes insumos de materia prima que utilizan. Ahora tienen un departamento de compras centralizado, donde llega toda la informacin de cules son los pedidos de materia prima de las sucursales, se revisa lo que necesitan y se hace un solo pedido, lo que ha permitido mejores negociaciones, precios y mejores prcticas de negocios. Ahora se tienen todos los reportes en tiempo real: estadsticas, compras, y todo lo que se origina en el rea de finanzas. 9) Retroalimentacin al grupo de clientes por el consultor Los cambios que se realizaron en la empresa tambin se hicieron notables tanto en los clientes como en los proveedores ya que este nuevo sistema permite una mejor atencin al cliente, por la automatizacin de las operaciones los empleados estn ms atentos a los requerimientos de los clientes, en cuanto a los proveedores se tiene un control ms adecuado del que se tena antes, las relaciones con los mismos mejoraron ya que ahora hay menos probabilidad de equivocaciones en los pedidos y menor indecisin por parte de la empresa en cuanto a las cantidades requeridas, lo cual antes generaba molestia en los proveedores. 10) Re diagnostico y planeacin de la accin La aplicacin de SAP My SAP All-in-One ha respondido a las necesidades actuales de Pastelera Michelline y est en capacidad de responder a necesidades futuras que vayan surgiendo a medida que la empresa crezca. Este cambio que se realizo tambin a originado en el personal una cultura organizacional ya que se sienten ms identificados con la empresa al saber que la empresa se preocupa por su bienestar y les da la facilidad de implementar en sus actividades laborales la tecnologa. 11) Nueva accin Esto ha hecho que la gerencia en coordinacin con los empleados de la pastelera creemos un slogan como parte del cambio que se realizo este slogan es parte de la cultura organizacional de la empresa y los empleados se sienten identificados el mismo: la tradicin de ayer, la tecnologa de hoy y la calidad de siempre 12) Nueva recopilacin de datos Para la nueva recopilacin de datos se har un anlisis de los factores internos y externos luego de los cambios realizados en la empresa.

Pgina 10

ADMINISTRACIN IV FUERZAS INTERNAS capacitacion del personal en cuanto a cursos de repsteria falta de publicidad y promocion desarrollo de nuevos productos innovacion

FUERZAS EXTERNAS calidad de la materia prima nmero de competidores alto nuevos procesos

13) Re diagnostico de la situacin Ya que el nmero de competidores es alto y con la existencia de nuevos procesos de produccin, la empresa debe adaptarse a los cambios que generan las fuerzas externas y que afectan a la empresa, se recomienda a la empresa innovar en sus productos para no quedarse atrs con respecto a la competencia, ya que la tendencia de hoy es que la gente prefiere comida saludable la pastelera Michelline esta penando en incorporar a sus producto una lnea de pasteles y masitas bajas en caloras con 0% de azcar . Con el propsito de ganar el mercado de las personas que padecen de diabetes y obesidad.

Pgina 11