Manual del Curso

ACCESS XP PARA
DOCENTES







Manual de Access XP para Docentes
I
ÍNDICE DE CONTENIDOS




CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN
1.1 ¿QUÉ ES LA INFORMACIÓN? ..............................................................................1
1.2 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? .........................................................................1
1.3 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL?.......................................................1
1.4 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS? ..........................................................................2
1.5 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL ..........................................3
1.6 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS ..................................................................4
1.6.1 TABLAS...........................................................................................................4
1.6.2 CONSULTAS ....................................................................................................5
1.6.3 FORMULARIOS.................................................................................................6
1.6.4 INFORMES.......................................................................................................6
1.6.5 CONTROLES ....................................................................................................6
CAPÍTULO 2: CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
2.1 INICIAR ACCESS ..............................................................................................7
2.2 VENTANA DE ACCESS .......................................................................................8
2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS ............................................................................ 11
2.4 CREAR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS .......................................................... 13
2.5 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS..................................................................... 14
2.6 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS CON EL ASISTENTE ..................................... 15
2.7 CREAR UNA TABLA ......................................................................................... 21
2.8 DEFINIR UN CAMPO........................................................................................ 25
2.9 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL.................................................................... 27
2.10 GUARDAR UNA TABLA..................................................................................... 29
CAPÍTULO 3: DATOS
3.1 MODOS DE VISUALIZAR UNA TABLA ................................................................. 31
3.2 ABRIR UNA TABLA.......................................................................................... 32
3.3 AÑADIR REGISTROS ....................................................................................... 34
3.4 GUARDAR REGISTROS Y CERRAR UNA TABLA..................................................... 34
3.5 MOVIMIENTOS POR LA TABLA .......................................................................... 35
3.6 SELECCIÓN DE DATOS.................................................................................... 35
3.7 MODIFICAR DATOS......................................................................................... 37
3.8 ELIMINAR LOS DATOS..................................................................................... 38
3.9 BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE DATOS ............................................................. 38
3.10 ORDENAR LOS DATOS..................................................................................... 41
3.11 IMPRIMIR LA TABLA........................................................................................ 41
3.12 FILTRAR LOS DATOS....................................................................................... 42
3.12.1 FILTRO POR SELECCIÓN.................................................................................. 42
3.12.2 FILTRO POR EXCLUSIÓN.................................................................................. 43
3.12.3 FILTRO POR FORMULARIO ............................................................................... 45
3.12.4 FILTROS AVANZADOS..................................................................................... 46
3.12.5 ELIMINAR UN FILTRO...................................................................................... 47

Manual de Access XP para Docentes
II
CAPÍTULO 4: VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LAS TABLAS
4.1 MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS ........................................................ 48
4.2 CAMBIAR LA ALTURA DE LAS FILAS .................................................................. 49
4.3 MOVER UNA COLUMNA.................................................................................... 50
4.4 OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS .................................................................... 51
4.5 INMOVILIZAR COLUMNAS................................................................................ 51
4.6 MODIFICAR EL TIPO DE FUENTE DE LOS DATOS................................................. 52
4.7 CAMBIAR EL FORMATO DE LA TABLA................................................................. 53
CAPÍTULO 5: MODIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA. VISTA DISEÑO
5.1 SELECCIONAR CAMPOS................................................................................... 55
5.2 AÑADIR UN CAMPO......................................................................................... 57
5.3 ELIMINAR UN CAMPO...................................................................................... 59
5.4 MOVER CAMPOS............................................................................................. 60
5.5 PROPIEDADES DEL CAMPO .............................................................................. 61
5.5.1 PROPIEDAD TAMAÑO DEL CAMPO..................................................................... 61
5.5.2 PROPIEDAD FORMATO..................................................................................... 62
5.5.3 PROPIEDAD MÁSCARA DE ENTRADA.................................................................. 66
5.5.4 PROPIEDAD TÍTULO........................................................................................ 70
5.5.5 PROPIEDAD VALOR PREDETERMINADO.............................................................. 70
5.5.6 PROPIEDAD REGLA DE VALIDACIÓN.................................................................. 71
5.5.7 PROPIEDAD TEXTO DE VALIDACIÓN.................................................................. 72
5.5.8 PROPIEDAD REQUERIDO ................................................................................. 73
5.5.9 PROPIEDAD INDEXADO................................................................................... 73
5.5.10 RESUMEN DE LAS PROPIEDADES...................................................................... 73
5.5.11 EL GENERADOR DE EXPRESIONES .................................................................... 73

EJERCICIOS:

Ejercicio 1: Estructura y propiedades de las tablas..................................................... 76
Ejercicio 2: Introducir datos ................................................................................... 77
Ejercicio 3: Filtros................................................................................................. 78
CAPÍTULO 6: CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS
6.1 DIFERENCIA DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL ............................................ 79
6.2 ¿QUÉ ES UNA RELACIÓN?................................................................................ 79
6.3 TIPOS DE RELACIONES ................................................................................... 79
6.3.1 RELACIÓN UNO A UNO.................................................................................... 80
6.3.2 RELACIÓN UNO A VARIOS ............................................................................... 80
6.3.3 RELACIÓN VARIOS A VARIOS........................................................................... 81
6.4 CREAR RELACIONES ....................................................................................... 82
6.5 ELIMINAR UNA RELACIÓN................................................................................ 87
6.6 MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE............................................................. 87
6.7 QUITAR O AÑADIR TABLAS A LA VENTANA DE RELACIONES ................................. 89
6.8 CAMBIAR EL DISEÑO DE LA TABLA DESDE LA VENTANA DE RELACIONES............... 89

EJERCICIOS:

Ejercicio 4: Relacionar tablas.................................................................................. 90
Ejercicio 5: Utilizar un archivo con datos .................................................................. 91
Manual de Access XP para Docentes
III

CAPÍTULO 7: CONSULTAS
7.1 CREACIÓN DE UNA CONSULTA......................................................................... 93
7.2 MODOS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA ........................................................... 97
7.3 GUARDAR UNA CONSULTA............................................................................... 98
7.4 CERRAR UNA CONSULTA ............................................................................... 100
7.5 ABRIR UNA CONSULTA.................................................................................. 100
7.6 DISEÑO DE UNA CONSULTA........................................................................... 102
7.6.1 AGREGAR TABLAS Y/O CONSULTAS ................................................................ 102
7.6.2 ELIMINAR TABLAS Y CONSULTAS.................................................................... 103
7.6.3 CREAR O ELIMINAR RELACIONES ENTRE TABLAS PARA UNA CONSULTA............... 104
7.6.4 MOVER O ELIMINAR CAMPOS......................................................................... 104
7.7 CRITERIOS DE SELECCIÓN ............................................................................ 105
7.7.1 OPERADORES PARA RESTABLECER CRITERIOS................................................. 106
7.7.2 EJEMPLOS DE CRITERIOS DE SELECCIÓN ........................................................ 108
7.7.3 CONDICIONES DE TIPO “O” Y CONDICIONES DE TIPO “Y”.................................. 109
7.8 ORDENAR REGISTROS .................................................................................. 110

EJERCICIOS:

Ejercicio 6: Consultas a partir de una tabla............................................................. 112
CAPÍTULO 8: CONSULTAS AVANZADAS
8.1 CÁLCULOS EN UNA CONSULTA....................................................................... 114
8.1.1 CREAR CÁLCULOS PREDEFINIDOS O TOTALES.................................................. 114
8.1.2 CREAR CÁLCULOS PERSONALIZADOS.............................................................. 116
8.2 CONSULTAS DE ACCIÓN................................................................................ 119
8.2.1 CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN.................................................................... 120
8.2.2 CONSULTAS DE ELIMINACIÓN........................................................................ 122
8.2.3 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA.............................................................. 122
8.3 CONSULTA DE DATOS ANEXADOS .................................................................. 125
8.4 CONSULTAS DE PARAMÉTROS........................................................................ 128

EJERCICIOS:

Ejercicio 7: Consultas con tablas relacionadas......................................................... 131
Ejercicio 8: Consultas paramétricas ....................................................................... 132
Ejercicio 9: Consultas de agrupación ..................................................................... 133
Ejercicio 10: Consultas de acción .......................................................................... 134
Ejercicio 11: Consultas de cálculo ......................................................................... 136
CAPÍTULO 9: FORMULARIOS
9.1 LA IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS......................................................... 137
9.2 CREAR FORMULARIOS DESDE EL ASISTENTE ................................................... 138
9.3 MODOS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO........................................................ 142
9.4 GUARDAR UN FORMULARIO ........................................................................... 143
9.5 CERRAR UN FORMULARIO.............................................................................. 143
9.6 ABRIR UN FORMULARIO ................................................................................ 144
9.7 IMPRIMIR UN FORMULARIO ........................................................................... 146


Manual de Access XP para Docentes
IV

CAPÍTULO 10: PERSONALIZAR FORMULARIOS
10.1 CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEÑO ..................................................... 149
10.1.1 INTRODUCIR LOS CAMPOS ............................................................................ 150
10.1.2 MODIFICAR LAS DIMENSIONES DE LA CUADRÍCULA.......................................... 153
10.1.3 SELECCIONAR UN CONTROL .......................................................................... 154
10.1.4 MODIFICAR EL TAMAÑO DE UN CONTROL ........................................................ 156
10.1.5 MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN CONTROL...................................................... 157
10.1.6 ELIMINAR UN CONTROL DEL FORMULARIO....................................................... 157
10.1.7 APLICAR FORMATO....................................................................................... 157
10.2 LOS CONTROLES.......................................................................................... 158
10.2.1 UBICACIÓN DE LOS CONTROLES .................................................................... 159
10.2.2 AGREGAR UN CONTROL A UN FORMULARIO O A UN INFORME............................. 160
10.2.3 PROPIEDADES DE LOS CONTROLES ................................................................ 161
10.3 CONTROLES MÁS UTILIZADOS ....................................................................... 163
10.3.1 ETIQUETA ................................................................................................... 164
10.3.2 CUADRO DE TEXTO....................................................................................... 166
10.3.3 CAMPO CALCULADO...................................................................................... 167
10.3.4 CUADRO COMBINADO................................................................................... 168
10.3.5 GRUPO DE OPCIONES ................................................................................... 172
10.3.6 LÍNEA......................................................................................................... 174
10.3.7 BOTÓN DE COMANDO ................................................................................... 175

EJERCICIOS:

Ejercicio 12: Formularios sencillos......................................................................... 179
Ejercicio 13: Formularios con tablas relacionadas .................................................... 181
Ejercicio 14: Formulario con un control ficha........................................................... 182
CAPÍTULO 11: INFORMES
11.1 CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE PARA INFORMES.................................. 183
11.1.1 MODOS DE VISUALIZAR UN INFORME ............................................................. 191
11.2 INFORME PARA ETIQUETAS ........................................................................... 192
CAPÍTULO 12: PERSONALIZAR INFORMES
12.1 OPERACIONES CON INFORMES....................................................................... 198
12.1.1 ABRIR Y CERRAR UN INFORME ....................................................................... 198
12.1.2 ALMACENAR UN INFORME.............................................................................. 199
12.1.3 IMPRIMIR UN INFORME ................................................................................. 199
12.2 AGREGAR UN CAMPO CALCULADO .................................................................. 200

EJERCICIOS:

Ejercicio 16: Informes a partir de tablas................................................................. 202
Ejercicio 17: Informe a partir de una consulta......................................................... 204

SOLUCIÓN A LOS EJERCICIOS:

Solución al Ejercicio 1.......................................................................................... 205
Solución al Ejercicio 2.......................................................................................... 209
Solución al Ejercicio 3.......................................................................................... 210
Solución al Ejercicio 4.......................................................................................... 212
Solución al Ejercicio 5.......................................................................................... 215
Solución al Ejercicio 6.......................................................................................... 216
Solución al Ejercicio 7.......................................................................................... 222
Solución al Ejercicio 8.......................................................................................... 224
Solución al Ejercicio 9.......................................................................................... 227
Solución al Ejercicio 10........................................................................................ 230
Solución al Ejercicio 11........................................................................................ 240
Solución al Ejercicio 12........................................................................................ 243
Solución al Ejercicio 13........................................................................................ 247
Solución al Ejercicio 14........................................................................................ 250
Solución al Ejercicio 15........................................................................................ 253
Solución al Ejercicio 17........................................................................................ 259


Manual de Access XP para Docentes
V
Manual de Access XP para Docentes
1
CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN






1.1 ¿QUÉ ES LA INFORMACIÓN?

La información es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa (por
ejemplo los clientes de una empresa, los proveedores, los artículos en almacén, etc.), la cual
debe ser apoyada por el sistema de base de datos.

La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se dispone
de potentes sistemas para tratarla. Por lo tanto, un sistema de base datos optimiza el manejo
de la información. Access se define como un gestor de bases de datos relaciónales. Ahora bien,
antes de entrar en el manejo de Access, conviene primero definir qué es Access y que se
puede esperar de esta herramienta informática.


1.2 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es almacenar y
mantener información de modo que esté disponible en el momento requerido. Esta información
es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que
el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información.
El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la
información, como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de
usar las bases de datos son:

Evitan la redundancia.
Evitan la inconsistencia.
Obligan al cumpliendo de normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la
BD (Base de datos).
Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
Se mantiene la integridad entre los datos.


1.3 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL?

Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de organizar la
información que contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la información se
representa mediante varias tablas.

Las tablas pueden, a su vez, estar relacionadas (enlazadas) entre sí, lo cual optimiza el
rendimiento de la base de datos, evitando la redundancia.



1.4 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access se puede definir como un gestor de bases de datos relaciónales. Almacena y
organiza grandes volúmenes de información, para un uso concreto. Una vez almacenada la
información, la aplicación pone a nuestra disposición diferentes opciones que nos permitirán
realizar consultas acerca de los datos almacenados, así como imprimir listados, generar
etiquetas, etc.

Por lo tanto Access gestiona:

Creación de tablas para el almacenamiento y la manipulación de la información:

Definición de relaciones entre tablas.
Consultas sobre una ó múltiples tablas.
Verificación de la integridad de la información.

Todo esto dentro del entorno Windows, de fácil manejo para el usuario, e incorporando
funciones como:

Asistentes que facilitan la creación de objetos.
Ayuda basada en el contexto.
Asistentes para ayuda.
Gráficos y diagramas profesionales.
Macros para automatización de acciones consecutivas.
Incorporación de módulos: programación Visual Basic para bases de datos.
Formularios e informes con la filosofía "lo que se ve es lo que se imprime".
Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinámico de datos) y OLE
(Object Linking and Embedding: enlace e incrustación de objetos.
Importación, exportación y vinculación con bases de datos externas.

Lo expuesto anteriormente nos da una visión general de Access, pero tal vez algunos usuarios
principiantes se preguntarán: ¿qué es una base de datos relacional? Para contestar esta
pregunta, se hace, a continuación, una breve reseña.

Manual de Access XP para Docentes
2
Manual de Access XP para Docentes
3
1.5 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

Tablas:

Cada tabla representa una entidad y guarda los datos de la misma. Las tablas están
compuestas por filas y columnas.

Filas o registros de una tabla:

Una tabla está compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a
una misma entidad particular.

Columnas o campos de una tabla:

Definen las características o propiedades que representan.

Clave primaria de una tabla:

Campo que identifica unívocamente un registro.

Índice de una tabla:

Objeto de la Base de Datos que permite acceder a los datos de una tabla de forma
rápida.

Clave externa:

Campo o Conjunto de campos de una tabla que son clave primaria de otra tabla.

Relación entre tablas

Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son:

Uno a uno: Dadas una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A está
relacionado con un registro existente en la tabla B y cada registro de la tabla B puede
estar relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con
información de Alumnos y una tabla con información de Carnets de alumnos, cada
alumno tiene un único carnet de alumno y cada carnet de alumno pertenece a un solo
alumno.
Uno a varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar
relacionado con un solo registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla con
departamentos y una tabla de empleados, cada departamento estará constituido por
varios empleados y cada empleado pertenecerá a un solo departamento.
Varios a varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B. Por ejemplo supongamos una tabla
con información de Alumnos y otra tabla con Asignaturas. Cada alumno puede estar
matriculado en varias asignaturas y cada asignatura tendrá varios alumnos
matriculados.

Antes de establecer las relaciones es importante que se tengan en cuenta los siguientes
aspectos:

Cuando se establece una relación de uno a varios, el campo común de la primera tabla
debe estar definido como clave principal
Los tipos de datos y propiedades de los campos que relacionan las tablas deben ser
iguales en ambas.

Integridad referencial

Al establecer una relación podemos obligar a que Access establezca una integridad referencial
entre las tablas relacionadas.

La integridad referencial es una forma de asegurar que los datos contenidos en las dos
tablas relacionadas sean válidos y consistentes, reduciendo la probabilidad de cometer errores
en la introducción o borrado de los datos.



Por ejemplo, en la relación uno a varios establecida entre las tablas
Departamento y Empleados, se podría establecer una integridad referencial
para garantizar que sólo se puedan crear nuevos empleados para aquellos
departamentos que ya están incluidos en la tabla Departamento.



1.6 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS

1.6.1 TABLAS

Una tabla es una estructura de datos que contiene información común. Las tablas están
formadas por campos (columnas) y registros (filas). Por ejemplo, una tabla llamada
“ALUMNOS” podría estar constituida por campos tales como: dni, nombre, apellidos, población
etc. y por registros en los que se almacenan los datos correspondientes a un solo clientes
como: 04050022R, MANUEL, ROCA CARRASCO,MADRID, ETC.

Campos






En una tabla, un campo es una clase de información, como puede ser: edad, localidad, sexo,
DNI, etc. Retomando el ejemplo de la tabla de clientes, algunos campos pudieran ser:
empresa, dirección, población, teléfono, etc.


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Manual de Access XP para Docentes
5
Un registro es un conjunto de campos. Puede ser toda la información acerca de un cliente en
concreto. Por ejemplo, nombre de empresa, dirección, población, teléfono, etc.

Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el mismo
tipo de información.

Es necesario realizar un análisis de la información para la definición de las tablas
correctamente, por ser el eje, sobre el cuál giran los demás elementos de Microsoft Access. Del
diseño del modelo de la base de datos, dependerá la optimización de la explotación de los
datos.

Los pasos siguientes son recomendables para la realización de un buen diseño y deben hacerse
antes de acceder a la creación de ningún objeto:

Debemos especificar las tablas que se precisan para representar la información. En el
caso del sistema de gestión de alumnos, como mínimo, tres tablas: "alumnos",
"profesores", "cursos".

Indicar para cada tabla los campos que la componen, según la información que necesitemos
almacenar.

Para cada uno de los campos, realizaremos un análisis para determinar el tipo de dato y las
propiedades adecuadas para ese campo. Por ejemplo, la calificación (nota) debe especificarse
que no pueda ser un valor menor o igual a cero.

Identificar los campos comunes en las tablas, para saber qué tablas tienen relaciones.

Definir las claves primarias. En el caso de la tabla "alumnos", debe encontrarse, entre todos
sus campos, uno cuyo valor nunca pueda ser repetido, ni nulo. El campo más indicado sería el
DNI del alumno.

Finalmente, diseñar los mecanismos que manipulen estas tablas, es decir las relaciones entre
las distintas tablas.

Después de estos pasos llevaremos el diseño a la práctica. En los siguientes capítulos se
aprenderá la definición de tablas y otros elementos. El primer paso en la creación de una base
de datos es el diseño de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan.


1.6.2 CONSULTAS

Una consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden
proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Una consulta
crea la llamada "hoja de respuestas dinámica" a partir de la información extraída de las tablas.

En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sólo
los que cumplan con el criterio.

Las consultas, junto con las tablas, constituyen la base para la creación de otros objetos de la
base de datos. Pero, como ya se ha dicho, quien realmente almacena y define los datos son las
tablas.


1.6.3 FORMULARIOS

Un formulario es una vista que maneja Microsoft Access para la interacción con el usuario. En
un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más
tablas o de una o más consultas. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la
interacción con las tablas.
Access incorpora un asistente que genera automáticamente formularios.

Uno de los elementos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles, que permiten,
controlar la introducción de la información a través de listas de valores que limitan la entrada
de los datos, etc.



En los formularios es posible incorporar elementos de llamada. También se
pueden utilizar funciones y crear botones que ejecutan módulos de
programación.




1.6.4 INFORMES

Un informe es la extracción de datos presentados con formato en una página impresa. Un
informe muestra la información de tablas o consultas. Los informes de Access manejan la
filosofía de lo que se ve es lo que se imprime, con lo cual es posible diseñar informes de gran
calidad y de forma fácil. En un informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones
matemáticas con los datos de los campos y registros que contenga el informe.


1.6.5 CONTROLES

Los elementos en un formulario o informe que se presentan o imprimen los datos se llaman
controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo,
palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro formulario o
informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un informe.

Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que contienen los datos; de
éstas se obtienen las consultas. De las consultas o tablas se crean los formularios y los
informes.



Manual de Access XP para Docentes
6
CAPÍTULO 2: CREACIÓN DE UNA BASE
DE DATOS






2.1 INICIAR ACCESS

Access se puede abrir de las siguientes formas:

En la barra de tareas Office, pulsando el botón Access.



Haciendo doble clic sobre el acceso directo creado en el Escritorio



Ir al menú Inicio, opción Programas y seleccionar Microsoft Access.



Cualquiera de las opciones anteriores conducen a la pantalla inicial de Access, en la cual
debemos elegir desde el Panel de Tareas una de las siguientes alternativas.



Con cualquiera de ellas tenemos la posibilidad de trabajar en una base de
datos (colección de datos, consultas, formularios relacionados con un tema
en concreto).


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Si la base de datos con la cual se va a trabajar es nueva, elegimos la opción Base de
Datos en Blanco.
Si se trata de una ya creada y no se muestra en la lista elegiremos la opción Más
Archivos.
También desde aquí es posible seleccionar Plantillas Generales, el asistente que
brinda Access con la finalidad de crear una nueva base de datos. El asistente conduce al
usuario, mediante una serie de preguntas, al diseño de la base de datos (siempre y
cuando esta se ajuste a uno de los prototipos establecidos).


2.2 VENTANA DE ACCESS

Cuando abrimos Access, tendremos presente una pantalla muy similar a la que a continuación
se muestra. A partir de ella se puede acceder a numerosas ventanas y opciones.

Manual de Access XP para Docentes
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En la parte superior nos encontramos:

BARRA DE MENÚ. Abarca diferentes opciones que despliegan menús y se modifican
según el trabajo que se realice. Por ejemplo, cuando se entra a crear o modificar una
tabla, la barra de menú es diferente a la que aparece cuando se está creando o
modificando un formulario, un informe, o cualquiera de los otros objetos.



BARRA DE HERRAMIENTAS. Son botones, que proporcionan un método rápido para
realizar determinadas tareas que también se podrían llevar a cabo desde algunas de las
opciones de los menús. Sin embargo, desde la barra de herramientas es más rápido y
accesible al usuario. El aspecto de la barra de herramientas se puede modificar, desde
la opción Ver, seleccionando Barra de Herramientas y pulsando Personalizar. En la
lista que aparece se seleccionarán aquellas barras que se desea que aparezcan en
pantalla.



VENTANA DE BASE DE DATOS. Es la ventana principal de Access, que aparece en el
momento de abrir una base de datos. Contiene un listado con todos los objetos que
conforman la base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en
seis botones, situadas en la parte izquierda de la ventana: Tablas, Consultas,
Formularios, Informes, Macros y Módulos. Cuando el usuario activa los botones, se ven
listados todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos abierta.

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PANEL DE TAREAS. Se encuentra situado en la parte derecha de la ventana y facilita el
acceso a otras bases de datos, creación de nuevas bases de datos o utilizar plantillas.
Puede mostrar u ocultar el panel de tareas al iniciar Access de la siguiente forma:




En el menú Herramientas haga clic en Opciones.
Haga clic en la ficha Ver.
En Mostrar, active o desactive la casilla de verificación Panel de tareas de inicio.
Otra forma de mostrar u ocultar el panel de tareas consistiría en:

Dirigirse al menú Ver.
Seleccionar en la opción Barra de Herramientas – Panel de Tareas.



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Manual de Access XP para Docentes
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BARRA DE ESTADO. Situada en la parte inferior de la ventana muestra información
acerca de la tarea que el usuario está ejecutando en el momento. En la figura muestra
la leyenda “Elija de la lista desplegable la sección a la que pertenece el artículo”, para
indicar al usuario como debe de introducir el dato correspondiente a la sección.





2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS

Una base de datos no está sólo formada por tablas, sino también por una colección de objetos,
lo cual quiere decir que un archivo de base de datos no sólo contiene las tablas, sino también
las consultas, formularios, informes y otros objetos que ayudan a explotar la información.

Una base de datos la podemos abrir eligiendo una de estas tres posibilidades:

En el menú Archivo, se elige la opción Abrir base de datos.





Haciendo clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de Base de datos.
Si tenemos el panel de tareas visible, y no aparece la base de datos que queremos
abrir, elegimos Más Archivos. Si no estuviese visible podemos mostrarlo desde el
menú Ver eligiendo la opción Barra de Herramientas – Panel de tareas.





Independientemente de la opción que se haya escogido, aparece el cuadro de diálogo
Abrir, donde se selecciona el nombre de la base de datos de la lista de archivos, en el
directorio o carpeta correspondiente.





Aparecerá la ventana de la base de datos con la lista de objetos que contiene:



La ventana de la base de datos es su centro de control. Desde aquí se puede crear y usar
cualquier objeto de la base datos. En la parte superior, en la barra de título, aparece como
nombre de la base de datos: GESTIÓN DE FORMACIÓN.

Al crear objetos, la ventana de la base de datos se incrementa. Al moverse entre las entradas
de la ventana de la base de datos (Informes, Formularios, etc.), la barra de herramientas
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12
cambia para presentar los comandos y las opciones que se aplican en cada ventana.

Inmediatamente debajo de la barra de título, aparecen siempre tres botones, que son:



ABRIR. Ejecuta al objeto de la base de datos previamente seleccionado; en el caso de
ejemplo, se ejecutaría la tabla "Productos". En las tablas, la ejecución implica la
posibilidad de adicionar o modificar los datos contenidos en ellas. En las consultas, se
hace el requerimiento a la base de datos y se visualizan en pantalla los resultados
derivados. Los formularios dependen de las especificaciones realizadas; una vez
desplegado un formulario, es posible ejecutar las capacidades con las cuales se diseñó.
DISEÑO. Con este botón es posible efectuar cambios de especificaciones. En el caso de
las tablas se añaden, eliminan o modifican campos; en las consultas se agregan
criterios de selección, etc. Este botón se mantiene constante en todos los elementos
que conforman la base de datos.
NUEVO. Se mantiene constante en todos los elementos. Al pulsarlo, se indica la
creación de un nuevo objeto, dependiendo de la entrada de la carpeta. En el ejemplo
mostrado se crearía un objeto del tipo Tabla.

Los objetos de Macros y Módulos tienen como primer botón Ejecutar en vez de Abrir, pero su
función es similar, ya que como su nombre lo indica, ejecuta el objeto con las especificaciones
correspondientes.

Los informes tienen como primer botón Vista Previa, el cual muestra en pantalla el resultado
de un informe.


2.4 CREAR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos elegiremos una de las tres formas que existen:

Desde el panel de tareas podemos elegir Base de datos en blanco.




Haciendo clic sobre el botón Nueva Base de Datos

de la barra de herramientas
mostrándose el panel de tareas si no se encuentra visible. Desde el panel de tareas
elegimos la opción Base de datos en blanco.
Desde el menú Archivo se elige Nueva base de datos.

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A continuación al igual que en el caso anterior se muestra el panel de tareas por lo que
desde él pulsaremos la opción Base de datos en blanco.

En cualquiera de los tres casos anteriores, debemos indicar, el directorio donde
almacenaremos la base de datos recién creada, asignándole un nombre, para lo cual se
despliega la siguiente ventana:




Una vez elegido el directorio almacenaremos la base de datos, le asignaremos nombre y
pulsaremos el botón Crear.


2.5 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

El usuario debe hacer un diseño de cada tabla que quiere introducir, los campos que contiene
cada una, y las relaciones entre éstas. Lo anterior pone de relieve la importancia de un
correcto diseño inicial de la base de datos.

Debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla, que la mayoría de los elementos de la
base de datos se basan en ellas, por lo cual, las alteraciones en las tablas tienen repercusión
directa sobre los elementos que la manipulan.


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2.6 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS CON EL ASISTENTE

Es posible usar la ayuda del asistente de Access para la creación de una nueva base de datos.

Esto es posible siempre y cuando la base de datos que se desee crear sea similar a las
manejadas por el asistente. De ser así sólo es necesario contestar a una serie de preguntas
para obtener como resultado un diseño (incluyendo todos los objetos que se requieren) de una
base de datos, el cual puede ser modificado para satisfacer necesidades más específicas del
usuario.

Para crear una base de datos usando el asistente debemos seguir los siguientes pasos:

Para hacer uso de dicho asistente seleccionamos la opción Plantillas Generales desde
el panel de tareas.



Después de hacer esta selección aparece una ventana como la siguiente. En ella
disponemos de dos fichas: General y Bases de datos. La primera permite la creación de
una base de datos en blanco y la segunda la creación de una base de datos con ayuda
del asistente.



En la ventana elegimos la ficha Bases de datos donde disponemos de un catálogo amplio de
bases de datos para crear a través del asistente. Algunos de estos tipos de base de datos son:
administración de contactos, control de inventarios, control de activos, gastos, introducción de
pedidos, etc.

El nombre es bastante representativo de los objetivos de cada uno de estos tipos de base de
datos. Se debe seleccionar la que más se aproxime a lo que se desea hacer.
Aunque no es necesario que la base de datos tenga que ser igual a la deseada, basta que
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tenga amplio parecido para aprovechar algunas de las definiciones realizadas por el asistente.

A modo de ejemplo seleccionamos Control de inventario y a continuación pulsamos el
botón Aceptar.
Después de efectuar la selección aparece otra pantalla como la siguiente. En ella
debemos elegir el directorio donde deseamos almacenar la base de datos y el nombre.
A continuación pulsamos el botón Crear.



En la ventana que aparece a continuación nos proporciona información sobre los datos
que podremos almacenar en la nueva base de datos.



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De existir cierta similitud (no tiene que ser total), se puede continuar con los siguientes
pasos, para lo cual se pulsa el botón Siguiente que aparece en la parte inferior de la
pantalla.
Al presionar dicho botón aparece el cuadro de diálogo que a continuación se muestra:



En este cuadro aparecen, según el tipo de base seleccionada, las tablas principales que
compondrán el nuevo sistema a la izquierda y a la derecha los campos que debe contener cada
tabla. Muchos de los campos aparecerán con una casilla de verificación activada para indicar
que el campo se incluirá obligatoriamente en la tabla, no podrán eliminarse. Aparecerá un
mensaje de error en caso de intentar eliminarlos. Los campos que aparecen sin la marca de
selección pueden o no incluirse en la tabla.

Al presionar el botón Atrás, es posible regresar a la pantalla anterior donde se
mostraba la información que almacenará la base de datos.
Al presionar el botón Siguiente, aparecen consecutivamente dos pantallas: para definir
el estilo de los informes y los formularios. Sólo es necesario seleccionar en cada una de
ellas el estilo que más guste o el que más se adecue a las necesidades.

En la siguiente figura se muestra la selección del estilo de los formularios:


La próxima imagen muestra la selección del estilo de informes:



En las dos últimas ventanas, sólo es necesario seleccionar el estilo que se aplicará a los
formularios e informes del nuevo sistema. En ambas, aparecen en el lado derecho de la
pantalla los diferentes estilos y en el lado izquierdo una vista preliminar de los mismos.
Sólo es posible seleccionar un estilo por cada ventana.
Después de seleccionar los estilos, se pulsa el botón Siguiente en ambas y se pasa a
continuación a la pantalla donde se especificará el título de la base de datos.



En esta pantalla, sólo es necesario asignar a la nueva base de datos un nombre acorde con sus
funciones. El propio asistente sugiere uno, pero es posible modificarlo. También se pregunta si
se desea incluir una imagen en los informes, dando la posibilidad de seleccionarla al presionar
el botón Imagen (siempre y cuando se haya activado la casilla de verificación “Sí, incluir una
imagen”).

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A continuación pulsamos el botón Siguiente y como punto final aparece el cuadro de diálogo
que se muestra a continuación:



Se recomienda seleccionar el punto Si, iniciar la base de datos, con lo cual el
asistente, después de crear la base con las pautas establecidas por el usuario, abrirá
automáticamente la nueva base de datos en modo de usuario, es decir, para introducir
y manipular datos.


Es importante remarcar, que el diseño creado por el asistente no tiene que
ser el diseño final; se pueden hacer alteraciones a los formularios,
consultas, tablas, etc. ya creadas, para ajustarlas a las necesidades
específicas de la empresa.



Después de presionar el botón Finalizar, el asistente comienza su trabajo para crear la
base de datos pero antes de utilizarla nos pide a través del siguiente cuadro de diálogo
los datos de la compañía.


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Al desaparecer dicho cuadro de diálogo, se abrirá la base de datos automáticamente y
se podrá, trabajar con todos los objetos creados (Tablas, Formularios, Informes, etc.).
Estos objetos aparecen listados en la ventada de la base de datos y pueden ser
modificados en modo diseño. En el caso del ejemplo, la base de datos resultante tendrá
el siguiente aspecto:



A partir de este momento, cuando el usuario abra la base de datos aparecerá la
siguiente ventana a partir de la cual el usuario puede comenzar a desarrollar su trabajo
de un modo muy sencillo.





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2.7 CREAR UNA TABLA

Toda la información de la base de datos se almacena en tablas. Crear una tabla consiste en
definir sus campos. Cada campo tiene un nombre de campo único, un tipo de datos y unas
propiedades que le caracterizan.

Para crear una tabla debemos realizar los siguientes pasos:

Abrimos la base de datos (si está creada), o si no, deberemos crearla.
Elegimos botón Tablas de la ventana de base de datos, y pulsamos el botón Nuevo.





A continuación se despliega una ventana con las diferentes opciones para la creación de
tablas.




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OPCIONES PARA LA CREACIÓN DE TABLAS:

Vista de Hoja de datos: En este caso aparecerá una hoja de datos vacía.




Los nombres de columna predeterminados son Campo1, Campo2, etc. A partir de esta hoja de
datos se creará una tabla, en la cual es posible modificar aspectos como nombres de campo,
propiedades, etc.

Para cambiar el nombre de cada columna hacemos doble clic en el nombre de la misma,
escribimos el nuevo nombre y, a continuación, presionamos la tecla Entrar.

Podemos insertar más columnas cuando lo deseemos. Para ello, hacemos clic en la columna
situada a la derecha del lugar donde desea insertar una columna nueva y, a continuación,
hacemos clic en la opción Columna en el menú Insertar.

Vista de diseño. Crea una tabla en la que el usuario especifica para cada uno de los
campos, el nombre, tamaño, tipo, etc.
Asistente para tablas. Se trata de una herramienta que proporciona orientación en la
creación de una tabla. El Asistente para tablas permite seleccionar los campos para la
tabla en uso a partir de una variedad de tablas predefinidas como, por ejemplo,
contactos profesionales, inventario doméstico, recetas, empleados, clientes, registros
médicos, etc.
Importar tabla: Podemos crear una tabla a partir de datos existentes. En este caso
copiamos los datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o de otra base de datos
(Access, Paradox, DBase IV) en una tabla de Access.
Podemos utilizar los datos importados para crear una nueva tabla, o bien, para
anexarlos (añadirlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos
coincidente.

Para importar una tabla, por ejemplo de otra base de datos de Microsoft Access, seguimos los
siguientes pasos:

Elegimos en la siguiente ventana la opción Importar tabla y pulsamos el botón
Aceptar.

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A continuación en la siguiente ventana localizamos el directorio donde se encuentra la
tabla que deseamos importar. En nuestro ejemplo vamos a importar la tabla ALUMNOS
de la base de datos ALUMNOS.mdb. Una vez seleccionada la base de datos
(ALUMNOS.MDB) pulsamos el botón Importar.




Aparece la siguiente ventana dividida en varias fichas (Tablas, Consultas, Formularios,
Informes, etc.) en las que debemos ir seleccionando, todos o algunos de los elementos
de la base de datos, que se deseen importar. En el ejemplo solo deseamos importar la
tabla CLIENTES, por tanto, nos situamos en la ficha Tablas y en ella seleccionamos la
de los CLIENTES. Por último pulsamos el botón Aceptar.


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Vincular tabla. Con esta opción también podemos crear una tabla a partir de datos
existentes. En este caso no copiamos los datos (como en la alternativa “Importar
tabla”), sino que; establecemos una conexión a datos de otra aplicación para que pueda
ver y editar los datos tanto en la aplicación original como en Access.
Para ejemplificar la creación de una tabla elegimos Vista Diseño y pulsamos Aceptar.





Aparecerá la siguiente ventana llamada ventana de vista diseño en la que se puede
crear o modificar la estructura de una tabla, es decir, desde esta ventana el usuario
tiene la posibilidad de añadir campos, asignar el tipo de dato y establecer las distintas
propiedades.

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En donde:

Nombre del campo. Identifica los datos almacenados en el campo. El nombre del
campo puede tener hasta 64 caracteres, entre los que se incluyen letras, números,
espacios, caracteres especiales exceptuando el punto (.), signos de admiración (!) y
corchetes ([]). Además no debe contener espacios en blanco a la izquierda, ni
caracteres de control (valores ASCII del 0 al 32).
Tipo de campo. Característica de un campo que determina el tipo de datos que puede
almacenar. Los tipos de datos pueden ser: texto, memo, numérico, fechas, etc. Por
ejemplo, si en un campo deseamos almacenar el precio de un producto, el tipo de dato
adecuado sería Moneda ó Numérico. Por el contrario si deseamos almacenar el país del
que procede un producto, el tipo de dato adecuado sería Texto.
Descripción. Especifica el texto que define a un campo, indicando el objetivo del
mismo. Tiene como fin ayudar a recordar el propósito del campo. La descripción
aparecerá en la barra de estado en la ventana de hoja de datos, donde el usuario,
introduce la información correspondiente que se va generando en la actividad diaria.
Propiedades del campo. Establece, entre otras cosas, los diferentes valores que
puede tener un campo, lo cual va a depender del tipo de datos.


2.8 DEFINIR UN CAMPO

Cada campo contiene una serie de datos que pueden ser letras, números o una combinación
de ellos. Para crear un campo con su tipo de datos correspondiente debemos seguir los
siguientes pasos:

Escribimos el nombre que se dará al campo, en la primera fila, bajo la leyenda Nombre
de campo.

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En el cuadro Tipo de datos, seleccionamos el tipo dependiendo de la información que
deseemos almacenar en el campo, ya sean fechas ó números, texto, etc. El tipo de
datos asignado inicialmente es de Texto, ya que es el valor predeterminado. Si
queremos definir otro tipo, debemos hacer clic sobre el botón para desplegar los tipos
disponibles.



Aparecerán las diferentes posibilidades, como se muestra en la figura siguiente:



El campo es el lugar donde se almacenan los datos, y hay que indicarle que tipo de valores va
a contener, para que Access reserve el espacio necesario. Los tipos de datos son:

Texto. Su configuración predeterminada es de 50 caracteres. Almacena textos, letras,
números, pudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la
propiedad Tamaño del campo.
Memo. Texto extenso (letras, números), con una longitud máxima de 65.535
caracteres.
Número. Representación de dígitos del O al 9 o cualquier combinación de ellos. Se
utiliza para representar información de tipo numérico como sueldos, edades, etc. o para
cálculos matemáticos. Moneda. Es un número de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y de cuatro dígitos a la derecha.
Fecha/Hora. Almacena fechas y horas en diferentes formatos.
Autonumérico. Es un número secuencial único que contiene un valor que va
aumentado progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro a la tabla.
Si/No. Contiene exclusivamente dos valores, Sí y No, ya sea representados como:
Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
OLE. Contiene un objeto (imagen), como una hoja de cálculo de Excel o un gráfico. El
tamaño está limitado al espacio disponible en disco.
Hipervínculo. Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y
utilizada como dirección hipervínculo. Puede ser el vínculo a un archivo o a una
dirección URL de Internet.
Asistente para búsquedas. Crea un campo que le permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción se
inicia el Asistente para búsquedas, que crea campos de búsqueda.

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Si se cambian los tipos de datos una vez introducidos los valores, ha de cuidarse que los datos
sean compatibles con el nuevo tipo, pues en caso contrario podrían perderse.

Repitiendo los pasos anteriores obtenemos los distintos campos que formarán una tabla. En la
figura siguiente se muestra como ejemplo una tabla que contiene los distintos campos
relativos a los empleados o PERSONAL de una empresa de formación.




2.9 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL

La clave principal de una tabla es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores
identifican de manera única cada registro de una tabla, es decir, el valor del dato que contenga
el campo o los campos definidos como clave principal no deben estar en otro registro. Una
clave principal no puede permitir valores Null (Nulo ó vacío) y debe tener siempre un índice
único. La clave principal se usa para relacionar las tablas. De este modo podemos obtener
información conjunta de varias tablas. Sin clave principal solo tenemos acceso a la información
de una tabla.

Por ejemplo, en una tabla de “Alumnos”, la clave principal se asignaría al campo “DNI”. Este es
un campo cuyo contenido no se repite e identifica de una manera única cada registro de una
tabla (no existen dos empleados con el mismo DNI). Por otra parte, no se permitirían valores
nulos o vacíos (cada empleado tiene el suyo).

En la tabla "Cursos", la clave principal podría ser el campo “Nº curso”, por las razones
anteriormente apuntadas.

Los pasos a seguir para indicar que un campo es clave principal, son:

Se selecciona en vista diseño, el campo (Nº curso) que va a ser la clave.

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Si la clave principal tuviera varios campos, se deben seleccionar todos los campos que la
forman. Esto se logra del siguiente modo:

Si se trata de campos contiguos seleccionamos el primer campo y arrastramos hasta
seleccionar el último de ellos.
Si se trata de campos alternos, seleccionamos el primero y manteniendo la tecla de
Ctrl presionada se efectúa el resto de la selección.

Para indicar que los campos seleccionados son clave principal, existen tres formas de
realizarlo:

Abrir el menú Edición y elegir Clave principal.



En la barra de herramientas Diseño de tabla, hacer clic en el botón Clave Principal.


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En la propia selección, pulsar con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú
contextual, donde elegiremos la opción Clave principal, conforme se aprecia en la figura
siguiente:




Una vez definida la clave principal, aparecerá un icono con la forma de una llave junto a los
nombres de los campos que la forman.




2.10 GUARDAR UNA TABLA

Una vez están definidos todos los campos, debemos guardar la tabla de la siguiente forma:

Elegir la opción Guardar del menú Archivo.
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Aparece el siguiente cuadro de diálogo en el que se solicita el nombre de la tabla.
Asignamos el nombre deseado y pulsamos el botón Aceptar.



Si no se le ha asignado una clave principal, Access avisará que la tabla carece de ella,
apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:



En este cuadro se pregunta si se desea crear una clave principal:

Si se responde Sí, se crea un campo titulado Id con el tipo de datos Autonumérico y
después se introducen automáticamente números secuénciales en ese campo para cada
registro de datos. Si la tabla tiene un campo Autonumérico, lo usará como clave
principal.
Y si se responde que No, la tabla quedará sin clave principal.



CAPÍTULO 3: DATOS






Una vez que hemos creado los campos de una tabla, disponemos de todo lo necesario para
comenzar a trabajar con ellas. A partir de aquí podemos comenzar a introducir registros,
modificar, añadir o eliminar los campos existentes, aplicar formato a los datos, inmovilizar
columnas, etc.


3.1 MODOS DE VISUALIZAR UNA TABLA

Una tabla podemos visualizarla en dos presentaciones: Vista diseño y Vista hoja de datos.

Vista diseño es la presentación desde la que se crean todos los campos que componen
la tabla, tipo de datos y sus propiedades (lo explicado anteriormente).



Vista hoja de datos es el lugar donde se almacenan todos los datos que se van
generando, en el transcurso de la actividad ordinaria, de la organización o empresa.
También podemos modificar y eliminar los datos existentes, así como modificar su
aspecto, etc.

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3.2 ABRIR UNA TABLA

Una tabla se puede abrir para visualizar su contenido, añadir, eliminar o modificar sus datos,
para ello abriremos la Vista hoja de datos.

Seleccionamos en la ventana de Base de Datos, la tabla que se desea abrir, y a
continuación pulsamos el botón Abrir.



Aparece la tabla en Presentación de hoja de datos, con los registros existentes:
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Si queremos modificar campos o propiedades de ellos abriremos la tabla en Vista diseño:

Seleccionamos en la ventana de Base de Datos, la tabla en la cual deseamos añadir,
modificar o eliminar los campos existentes, y a continuación pulsamos el botón Diseño.



Aparece la tabla en presentación vista diseño, como se muestra a continuación:

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Si tuviésemos abierta la tabla en modo vista diseño, para acceder al modo hoja de datos
podemos:

Pulsar sobre el icono

Vista

de la barra de herramientas Diseño de tabla.
Acceder al menú Ver y elegimos la opción Vista hoja de datos.


3.3 AÑADIR REGISTROS

Para introducir un nuevo registro una vez situados en la presentación Hoja de datos, nos
desplazamos al último registro, e introducimos el dato correspondiente al primer campo,
pulsamos la tecla Intro (o Tabulador), y el cursor se desplazará al campo siguiente, donde
podremos introducir otro nuevo dato, y así sucesivamente. Cuando hayamos completado todos
los campos de ese registro, pulsamos la tecla Intro (o Tabulador) sobre el último de ellos, y
el cursor se desplazará al primer campo del siguiente registro.

Otro procedimiento consiste en pulsar sobre el botón Nuevo registro

, para desplazar el
cursor automáticamente hasta el final de la tabla y poder introducir un nuevo registro.

Cuando se introduce un nuevo valor a un campo, se verifica que sea del tipo de datos
adecuado y que cumpla con las propiedades especificadas, tales como la regla de validación si
existiese. En caso de que el valor no sea el adecuado, se despliega un mensaje de error.


3.4 GUARDAR REGISTROS Y CERRAR UNA TABLA

Al presionar la tecla Tabulador (Tab) para pasar al primer campo de la segunda fila, no se
necesita ejecutar ninguna otra acción para guardar sus datos. Es decir, al salir de un registro,
ya sea moviéndose a otro o cerrando la tabla, se guardan automáticamente los datos.

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3.5 MOVIMIENTOS POR LA TABLA

Para poder desplazarse a través de los registros de la tabla podemos emplear el teclado o el
ratón.

Podemos desplazarnos entre registros solamente haciendo clic con el botón principal del ratón
sobre el registro en el que queremos situarnos, o bien podemos usar los botones de
desplazamiento del control de datos situados en la parte inferior de la pantalla Hoja de datos
para desplazarnos al registro anterior, o siguiente, al último o al primero de la tabla.

Para desplazarnos entre los registros mediante el teclado podemos emplear las siguientes
combinaciones de teclas.

Para ir a: Teclas
Campo siguiente Tabulador ó Intro ó →
Campo anterior Mayúsculas + Tabulador o bien ←
Último campo del registro activo Fin
Primer campo del registro activo Inicio
Último campo del último registro Control + Fin
Primer campo del primer registro Control + Inicio
Campo actual del siguiente
registro

Campo actual del anterior registro ↑
Una pantalla hacia abajo Avance de página
Una pantalla hacia arriba Retroceso de página
Una pantalla hacia la derecha Control + Avance de página
Una pantalla hacia la izquierda Control + Retroceso de página

También podemos emplear para desplazarnos la opción Ir a del menú Edición.



Estas opciones del menú coinciden con los botones de la barra de herramientas control de
datos situada en la parte inferior de la pantalla presentación Hoja de datos.




3.6 SELECCIÓN DE DATOS

Antes de realizar cualquier operación con la información contenida en un registro debemos
seleccionarla de igual forma que lo haríamos en una hoja de cálculo o en un procesador de
textos.
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La selección de un elemento de los que consta una tabla, bien un registro o registros, o un
campo o campos la podemos realizar mediante el teclado o con el ratón.

CON EL TECLADO:

Para seleccionar Teclas
Datos de un campo Bloq Mayús + → Bloq Mayús + ←
Un campo (vista diseño) F2
Varios campos adyacentes
Bloq Mayús + Mayúsculas +

Bloq Mayús + Mayúsculas +

Columna del campo activo Control + Barra espaciadora
Toda la tabla Control + Mayúsculas + Barra espaciadora


CON EL RATÓN:

Para seleccionar Teclas
Datos de un campo
Clic con el botón principal del ratón delante del primer
carácter y arrastrar hasta el último


Un campo
Clic con el ratón sobre el superior del campo (selector de
columna) cuando el puntero del ratón adopte forma de cruz
hueca



Varios campos adyacentes
Clic con el ratón sobre el extremo izquierdo del primer
campo cuando el puntero adopte forma de cruz hueca y
arrastrar para seleccionar los demás
Manual de Access XP para Docentes
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Un registro
Clic con el botón principal del ratón sobre el selector de
registro



Varios registros adyacentes
Clic con el botón principal del ratón sobre el selector del
primer registro y arrastrar para seleccionar los demás
Toda la tabla
Clic con el botón principal del ratón sobre el botón de
selección de la tabla



También podemos realizar procesos de selección de información empleando las opciones del
menú Edición, Seleccionar registro y Seleccionar todos los registros.


3.7 MODIFICAR DATOS

Para modificar los datos de la tabla, seleccionamos los campos a modificar mediante las
opciones arriba indicadas y realizamos las modificaciones que necesitemos.
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Si deseamos modificar sólo parte de la información que contiene un campo, seleccionamos el
campo y pulsamos la tecla F2, el punto de inserción parpadeará dentro del campo. La tecla F2
alterna entre los modos de presentación de datos y el de edición de datos.

Además de las opciones normales para modificar el contenido de un campo, existen dos
opciones alternativas para modificar el contenido total de un campo.


Acción Para reemplazar
Control + “
El contenido de un campo por el contenido de ese mismo
campo en el registro anterior
Control + Alt + Barra
espaciadora
El contenido de un campo por su valor predeterminado


Al igual que cuando se inserta, una vez que hemos modificado el registro, si pasamos a otro
registro, se almacenan los cambios de forma automática.


3.8 ELIMINAR LOS DATOS

Para eliminar un registro, debemos seleccionarlo haciendo clic sobre el selector de registros y
pulsar la tecla Supr, o bien podemos elegir en el menú Edición la alternativa Eliminar.

También podemos emplear las opciones que aparecen en el menú contextual al hacer clic con
el botón derecho del ratón sobre el selector de registros.




3.9 BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE DATOS

BUSCAR:

Para localizar rápidamente un dato dentro de la tabla debemos:

Situarnos en el campo sobre el que vamos a solicitar la información. Supongamos que
deseamos localizar al alumno “Manuel Roca” en la tabla “Alumnos”. En este caso
debemos situarnos en cualquier parte del campo “APELLIDOS”.
A continuación debemos escoger la opción Buscar del menú Edición.

Manual de Access XP para Docentes
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En la ventana que aparece existen dos fichas. La ficha Buscar nos permite localizar un
determinado dato. Si además de localizar el dato deseamos sustituirlo por otro,
debemos utilizar la ficha Reemplazar que se explicará más adelante en este mismo
apartado. En la ficha Buscar debemos introducir en el cuadro de texto Buscar: la
información o parte de ella para localizar el registro.
La lista desplegable Buscar en: nos permite escoger entre buscar en todos los registros
de la tabla, buscar únicamente hacia abajo, o bien hacia arriba.
En la lista Coincidir: podemos seleccionar si debe coincidir exactamente con el
contenido del campo (Hacer coincidir todo el campo), con el principio del campo
(Comienzo del campo), o bien con alguna parte del contenido del campo (Cualquier
parte del campo)

Además de estas opciones, si pulsamos sobre el botón Mas>> la ventana de amplia y
accedemos al cuadro de diálogo Buscar. Obsérvese como a continuación se convierte en el
botón <<Menos. Pulsando sobre él disminuimos el tamaño de la ventana cuando no
necesitamos usar las alternativas que ofrece.



En él existen dos casillas de verificación:

Mayúsculas y minúsculas: Establece que coincidan no sólo el contenido, sino también
su escritura en mayúsculas, minúsculas o ambas.
Buscar los campos con formato: Establece la búsqueda según los formatos del
campo (por ejemplo la fecha “3 de agosto de 2002” no seria encontrada si su formato
en la tabla fuese 03/08/2002), esta opción ralentiza la velocidad de la búsqueda.

Cuando hemos elegido en la ventana anterior las alternativas más convenientes pulsamos el
botón Buscar siguiente.
A continuación observaremos (en la presentación Hoja de datos); como Access selecciona la
información encontrada.
Manual de Access XP para Docentes
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Para cerrar la ventana una vez hemos finalizado pulsamos el botón Cancelar o Cerrar .

A la hora de realizar búsquedas, Access admite una serie de comodines para facilitar la
localización de la información.


Comodín Sustituye Ejemplo
*
Varios caracteres (letras o
números) desconocidos por el
usuario
J* Localiza palabras que comiencen
por J
?
Un carácter (letra o número)
desconocido por el usuario en la
misma posición en la que se escribe
118? Localiza todos los número entre
1180 y 1189
[ao]
A uno de los caracteres situados
entre corchetes y en la misma
posición
Mari[ao] Localiza los campos que
contienen Maria o Mario
[!ao]
A cualquier carácter excepto a
aquellos que se encuentran entre
los corchetes
Marí[!o] Localiza sólo María y no
Mario


REEMPLAZAR:

Además de localizar la información Access permite realizar operaciones de sustitución sobre la
información localizada. Para buscar un dato y sustituirlo, seleccionamos la opción Reemplazar
de menú Edición.



Junto a las opciones explicadas anteriormente, en la ficha Reemplazar aparece como
novedad el cuadro de texto Reemplazar por: donde introduciremos el texto por el que
deseemos sustituir.

Después de elegir en la ventana las opciones más adecuadas pulsamos el botón Buscar
siguiente y Access localizará el dato solicitado. A continuación para proceder a la sustitución
del dato una vez localizado pulsaremos el botón Reemplazar si deseamos sustituir el dato
mostrado, ó bien, Reemplazar todos si ese dato se repite a lo largo de la tabla y deseamos
sustituir todos.
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Cuando hayamos finalizado pulsamos el botón Cancelar o Cerrar para salir de la
ventana.


3.10 ORDENAR LOS DATOS

Ordenar la información es una de las operaciones más habituales que se realizan en una base
de datos. Podemos ordenar utilizando cualquier tipo de campo excepto los de tipo memo u
OLE. Para ello debemos:

Situamos en la presentación de Hoja de datos.
Seleccionar la columna o columnas por las que se desea ordenar la tabla. A modo de
ejemplo vamos a ordenar por el campo “APELLIDOS” de la tabla “ALUMNOS”.
Escogemos la opción Ordenar del menú Registros. Esta opción nos permite elegir
entre Orden ascendente (de la A a la Z, o bien del 1 al 10) o bien, Orden
descendente (de la Z a la A, o bien, del 10 al 1), de los registros.



También podemos elegir en la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla los
iconos Orden ascendente o bien, Orden descendente


3.11 IMPRIMIR LA TABLA

La impresión de datos de Access se realiza a través de informes que nos permiten establecer
un formato personalizado; sin embargo también podemos imprimir directamente los datos de
una tabla o bien una selección de datos, desde el menú Archivo eligiendo la opción
Imprimir.

En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación debemos elegir si queremos imprimir
todas las páginas o solo algunas, así como el número de copias que deseamos por página y si
deseamos que se impriman de forma ordenada (Intercalar) o no. Después pulsamos el botón
Aceptar.


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Si deseamos comprobar como quedarán los registros antes de ser imprimidos podemos elegir
la opción Vista previa del menú Archivo con el fin de obtener una visión global de la tabla.


3.12 FILTRAR LOS DATOS

Si la tabla es demasiado extensa, con un número muy elevado de registros, las operaciones de
búsqueda o de ordenación de registros se vuelven lentas y tediosas. Una forma de agilizar y
realizar de una forma más cómoda todos estos procesos es la aplicación de un filtro.

Un filtro es una selección de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un
filtro es posible ver dentro de una tabla solo aquellos registros que cumplen unas condiciones,
limitando así el número de registros a manejar. El resto de los registros no desaparecen solo
están se ocultan.

Access permite la creación de diferentes tipos de filtros desde la opción Filtro del menú
Registro

Tipos de filtro:

Filtro por selección.
Filtro excluyendo la selección.
Filtro por formulario.
Filtro u orden avanzado.




3.12.1 FILTRO POR SELECCIÓN

Este tipo de filtro hará una selección de los datos de forma que no será posible teclear
expresiones complejas ni crear cláusulas creadas con el operador O

Para aplicar un filtro por selección:

Seleccionaremos el valor. Por ejemplo si deseamos acceder a los alumnos que la
primera letra del apellido sea una C. Para ello, debemos seleccionar la letra C en el
campo APELLIDOS.
A continuación, en el menú Registros dentro de la opción Filtro seleccionaremos la
Filtro por selección.
Otra forma sería hacer clic en Filtro por selección

en la barra de herramientas
“Hoja de datos de la tabla”.

Manual de Access XP para Docentes
42
A continuación se mostrará la tabla con los registros que cumplan esa condición. En nuestro
ejemplo podremos visualizar los alumnos que su apellido empieza con la letra C tal como se
muestra en la figura siguiente. Hay que tener en cuenta que el resto de registros se
encuentran ocultos.



Para mostrar de nuevo todos los registros debemos acceder al menú Registro y elegir la
opción Quitar filtro u orden. También podemos utilizar el icono Quitar filtro

de la barra
de herramientas.



Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que
abra la tabla o el formulario.




Podemos realizar filtros en tablas, consultas y formularios. Al guardar una consulta, Microsoft
Access guarda los filtros creados, pero no agrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño
de la consulta. Puede volver a aplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez
que la abra.

El modo en que se selecciona el valor condiciona el número de registros que devuelve el filtro.


3.12.2 FILTRO POR EXCLUSIÓN

Mediante este filtro podemos seleccionar los registros que no queremos visualizar. Funciona de
forma inversa al anterior.

Para aplicar un filtro por selección:

Seleccionaremos el valor que no deseemos visualizar. Por ejemplo, si deseamos
obtener los productos no incluidos en la sección de Ferretería, debemos seleccionar en
el campo “Población”, el valor Madrid.
A continuación, en el menú Registros dentro de la opción Filtro seleccionaremos la
Filtro excluyendo la selección.

Manual de Access XP para Docentes
43


A continuación se mostrará la tabla con los registros que cumplan esa condición. En nuestro
ejemplo podremos visualizar los alumnos que no residen en la población Madrid. Hay que tener
en cuenta que el resto de registros se encuentran ocultos.



Para mostrar de nuevo todos los registros debemos acceder al menú Registro y elegir la
opción Quitar filtro u orden. También podemos utilizar el icono Quitar filtro

de la barra
de herramientas.


Manual de Access XP para Docentes
44
3.12.3 FILTRO POR FORMULARIO

Mediante los filtros por formulario podremos crear expresiones complejas que contengan los
operadores Y u O para filtrar los registros. Éste es un tipo más completo que los dos
anteriormente explicados.

Para realizar este tipo de filtros debemos realizar los siguientes pasos:

En el menú Registro dentro de la opción Filtro, escogemos Filtro por formulario.
También podemos hacer clic en el icono Filtro por formulario

de la barra de
herramientas.
Aparecerá la siguiente ventana donde cada columna o campo de la tabla mostrará una
lista desplegable en la cual podrá seleccionar que elemento emplear como filtro.
También tenemos la opción de escribir directamente sobre el desplegable usando los
operadores de comparación usuales a así crear expresiones más complejas. Podemos
seleccionar tantos campos como deseemos, entendiendo que estamos empleando el
operador Y para crear la expresión de filtrado.



Si deseamos añadir alguna condición mediante el operador O debemos activar la pestaña O
situada en la parte inferior de la ventana .

A modo de ejemplo vamos a localizar los productos que pertenezcan a la sección de Ferretería
que sean importados. En el desplegable del campo Sección elegimos Ferretería y en el campo
Importado activamos la casilla de verificación para indicar la opción verdadera.

Una vez establecidas las condiciones del filtro, para visualizar los datos que las cumplen,
escogemos la opción Aplicar filtro u ordenar del menú Filtro. Aparecerá una tabla que
contiene los registros que cumplen las condiciones anteriores.



Para mostrar de nuevo todos los registros debemos acceder al menú Registro y elegir la
opción Quitar filtro u orden. También podemos utilizar el icono Quitar filtro

de la barra
de herramientas.

Manual de Access XP para Docentes
45


Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, haga clic
hasta que se encuentre en el estado que desee.




Para devolverlo a una posición neutra (color gris tenue) de modo que no se utilice como
criterio para filtrar registros, continúe haciendo clic en la casilla de verificación o en el botón
hasta que aparezca atenuado.

Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en blanco, escribimos Es
Nulo o No es Nulo en el campo (podemos seleccionar estas opciones de la lista de los campos
que tienen un tipo de datos Memo, Objeto OLE o Hipervínculo, así como en campos calculados
en consultas).

Si especifica valores en más de un campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los
mismos valores especificados en cada uno de esos campos.

Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la
combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín, y valores para
producir el resultado deseado.


3.12.4 FILTROS AVANZADOS

Filtra registros mediante la ventana Filtro u orden avanzado. Para acceder a ella debemos:

Elegir en el menú Registros dentro de la opción Filtro la alternativa Filtro u orden
avanzado. Aparecerá la ventana que se muestra a continuación.



En esta ventana agregamos a la cuadrícula de diseño el campo o campos que va a
necesitar para especificar los valores u otros criterios que el filtro utilizará para
encontrar registros. Para realizar esta tarea haremos doble clic sobre el campo deseado
en la lista de campos situada en la mitad superior de la ventana.
Para especificar un orden a los datos, hacemos clic en la celda Orden de un campo, y a
Manual de Access XP para Docentes
46
continuación pulsamos en la flecha para seleccionar un orden ascendente o
descendente. Microsoft Access ordena primero el campo situado más a la izquierda en la
cuadrícula de diseño y, a continuación, ordena el siguiente campo a la derecha, etc.
En la celda Criterios de los campos que ha incluido, escriba el valor que desea buscar o
escriba una expresión.

Por ejemplo, para encontrar todos los registros de la tabla “Alumnos”, de la población Getafe
cuyo apellido empiece por la letra S.

A continuación aplicaremos el filtro haciendo clic en el icono Aplicar filtro

de la barra de
herramientas. O también podemos acceder al menú Registro y elegir la opción Quitar filtro u
orden.


3.12.5 ELIMINAR UN FILTRO

Para eliminar un filtro y volver a visualizar todos los datos de la tabla tenemos dos
alternativas:

Elegir la opción Quitar filtro u orden en el menú Registro.
Pulsar en el icono Aplicar filtro

de la barra de herramientas Hoja de datos de la
tabla.


Manual de Access XP para Docentes
47
CAPÍTULO 4: VISUALIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN DE LAS TABLAS






Además de mostrar la información de una forma clara, podemos personalizar la presentación
de una tabla para hacer más atractivo el aspecto de su información.


4.1 MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS

En algunas ocasiones comprobaremos cómo la longitud del campo es mayor que la anchura de
las columnas de la tabla, de tal forma que será imprescindible aumentar ésta para poder
visualizar el total de la información.

Podemos modificar el ancho de las columnas de forma sencilla, bien desde la hoja de datos o
también desde los menús.

Para modificar el ancho de una columna desde la hoja de datos, debemos:

Pasar el puntero del ratón por encima del selector de columnas, y situarnos en la
intersección entre la columna que deseamos modificar y la siguiente. Observaremos
como el puntero adopta la forma de una doble flecha. En el ejemplo mostrado a
continuación se desea ampliar el ancho de la columna “Apellidos”.



Pulsamos con el botón principal o izquierdo del ratón, y arrastramos hacia la derecha
para ampliar el ancho de la columna, o hacia la izquierda para disminuir su ancho.

Otra posibilidad si deseamos que el ancho de la columna se adapte al contenido de la misma,
(autoajustar) sería:

Situarnos en el selector de columna, en la intersección entre una columna y la
siguiente.
Hacer un doble clic cuando el puntero del ratón adopta la forma de doble flecha.

Para modificar el ancho de una columna desde el menú, debemos:

Seleccionar la columna o campo a la que queremos modificar su ancho. Para ello nos
situamos en el selector de columna y hacemos clic.
Si es necesario seleccionar varias, a continuación, arrastraremos hasta ver
seleccionadas las columnas deseadas.
Elegimos en el menú Formato la opción Ancho de columna.
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Manual de Access XP para Docentes
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También podemos pulsar con el botón secundario del ratón sobre el selector de
columnas. Aparece el menú contextual en el que elegimos la opción Ancho de
columna



A continuación se mostrará la siguiente ventana.



En ella tenemos la posibilidad de introducir en el cuadro de texto Ancho de columna: la
medida adecuada a nuestras necesidades.

Otra opción que podemos emplear si deseamos recuperar el ancho que Access asigna a las
columnas por defecto es activar la casilla de verificación Ancho estándar.

Por último nos ofrece la posibilidad de ajustar el ancho de la columna al contenido de la
misma. En este caso debemos pulsar el botón Ajuste perfecto.

Por último pulsamos el botón Aceptar para efectuar los cambios introducidos en la ventana
anterior.


4.2 CAMBIAR LA ALTURA DE LAS FILAS

También podemos modificar el alto de la filas de la tabla para mostrar más de una línea de
información en una celda, en el caso de que no se pueda visualizar el total de la información
que contiene.

Para modificar la altura de las filas seguiremos el mismo procedimiento indicado para las
columnas, con la diferencia de que los cambios que realicemos sobre una fila se aplicarán a
toda la tabla.

Podemos modificar el ancho de las columnas de forma sencilla, bien desde la hoja de datos o
también desde los menús.

Para modificar el alto de las filas desde la hoja de datos, debemos:

Pasar el puntero del ratón por encima del selector de filas, y situarnos en la intersección
entre una fila y la siguiente. Observaremos como el puntero adopta la forma de una
doble flecha.



Pulsamos con el botón principal o izquierdo del ratón, y arrastramos hacia abajo para
ampliar el alto de la fila, o hacia arriba para disminuirlo.

Para modificar el alto de las filas desde el menú, debemos:

Elegir en el menú Formato la opción Alto de fila.
A continuación se mostrará la siguiente ventana.



En ella tenemos la posibilidad de introducir en el cuadro de texto Alto de las filas: la medida
adecuada a nuestras necesidades.

Otra opción que podemos emplear si deseamos recuperar el alto que Access asigna a las
columnas por defecto es activar la casilla de verificación Alto estándar.

Por último pulsamos el botón Aceptar para efectuar los cambios introducidos en la ventana
anterior.


4.3 MOVER UNA COLUMNA

Para cambiar la posición de una columna debemos seleccionarla posicionándonos en el selector
de columna. A continuación hacemos clic, y por último, pulsamos y arrastramos hasta la
posición deseada.




Manual de Access XP para Docentes
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4.4 OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS

En ocasiones debido al gran tamaño de la tabla, tendremos demasiadas columnas para
poderlas visualizar todas a un tiempo sobre la pantalla, o será imposible tener a la vista la
primera y la última de las columnas o campos de la tabla al mismo tiempo.
En este caso Access nos permitirá ocultar aquellas columnas que no necesitemos para mostrar
en la pantalla sólo aquellas que sean necesarias en cada momento, facilitando así el trabajo.

Para ocultar una columna, o un grupo de ellas, debemos:

Seleccionar la columna o columnas haciendo clic en el selector de columna.
Desde el menú Formato elegir la alternativa Ocultar columnas. En ese momento las
columnas seleccionadas desaparecerán de la pantalla.

Para volver a mostrar columnas que han sido ocultadas:

Seleccionamos la opción Mostrar columnas del menú Formato. Se mostrará el cuadro
de diálogo Mostrar columnas que se muestra a continuación.



En el cuadro de diálogo seleccionaremos las casillas de verificación correspondientes a las
columnas que deseamos mostrar. Por último pulsamos el botón Cerrar para ocultar el cuadro
de diálogo.

También podemos usar esta alternativa para ocultar columnas. En este caso desactivamos las
casillas de verificación de las columnas que deseamos ocultar.


4.5 INMOVILIZAR COLUMNAS

Otra opción muy útil que nos ayudará a manejar información contenida en su tabla, es la
inmovilización sobre la pantalla de aquellas columnas que contienen información relevante
para hacer comprensible la tabla. Es posible, cuando disponemos de tablas con demasiados
campos, que al desplazarnos dejemos de visualizar campos que contienen información
relevante. Para evitar esto podemos inmovilizar las columnas que consideremos necesarias.

Para inmovilizar un grupo de columnas, debemos seleccionarlas y escoger la opción
Inmovilizar columnas del menú Formato. Las columnas seleccionadas se mostrarán en la
parte izquierda de la pantalla, y no se moverán al desplazarse hacia la derecha.

Manual de Access XP para Docentes
51


Para volver a movilizar las columnas escogeremos las opción Liberar todas las columnas del
menú Formato.


4.6 MODIFICAR EL TIPO DE FUENTE DE LOS DATOS

Es posible que deseemos modificar el aspecto de los datos, con la finalidad de mejorar su
aspecto, presentar la información a terceros, o incluso con el fin de trabajar más cómodos.
Para realizar esta tarea debemos:

Abrir una tabla en la presentación Hoja de Datos.
A continuación haremos clic en la opción Fuente del menú Formato.
Aparecerá la ventana que se muestra a continuación. En ella tenemos la posibilidad de
elegir la fuente, estilo, tamaño, efectos y color deseado. Realizados los cambios
oportunos, pulsamos el botón Aceptar.



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El resultado será el que se muestra a continuación:





Las modificaciones realizadas tendrán efecto en toda la hoja de datos. No
existe, la posibilidad de modificar el aspecto de algunos campos, o bien, de
ciertos registros, y de otros no.




4.7 CAMBIAR EL FORMATO DE LA TABLA

En ocasiones es posible que deseemos mejorar el aspecto de la presentación de la hoja de
datos, con la finalidad de trabajar más cómodos, imprimir etc. Para ello será necesario realizar
los siguientes pasos:

Abrir una tabla en la presentación Hoja de Datos.
A continuación elegimos en el menú Formato la opción Hoja de datos apareciendo la
ventana que se muestra a continuación.



En la ventana anterior tenemos la posibilidad de elegir el aspecto de la celda, si deseamos
mostrar las líneas horizontales y verticales que dividen la hoja de datos, color de fondo, color
para las líneas horizontales y verticales, y un estilo para las distintas líneas que componen la
cuadrícula de la hoja de datos. Cuando hemos elegido las opciones deseadas, pulsamos el
botón “Aceptar”, obteniendo el siguiente resultado.

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Manual de Access XP para Docentes
54
CAPÍTULO 5: MODIFICACIÓN DE LA
ESTRUCTURA. VISTA DISEÑO






Para añadir, revisar, editar y eliminar los campos de una tabla tenemos que acceder al modo
vista diseño. Se pueden eliminar o introducir nuevos campos en el lugar deseado. También es
posible modificar las propiedades de los campos existentes e incluso se puede cambiar la
definición de un campo llave principal.

Lo que se debe tener en cuenta en todo momento, es que un cambio en el diseño de una tabla
puede traer como consecuencia la eliminación de los datos contenidos en la misma. Esto por
ejemplo ocurre, cuando llevamos a cabo una disminución sobre la propiedad tamaño de
campo. Cuando Access detecta esto, muestra un mensaje de aviso antes de realizar las
modificaciones indicadas.




5.1 SELECCIONAR CAMPOS

En algunas ocasiones como punto de partida para completar algunas tareas, será necesario
seleccionar. A modo de ejemplo realizaremos esta tarea antes de añadir campos, inmovilizar,
modificar el ancho de las columnas o campos, etc. El modo de seleccionar difiere según nos
encontremos en la presentación Vista diseño o bien Hoja de datos. La selección la podemos
realizar con el teclado o con el ratón.

CON EL TECLADO

Para seleccionar Teclas
Un campo (presentación Vista diseño) F2
Un campo (presentación Hoja de datos) Control + Barra espaciadora

CON EL RATÓN

Si deseamos seleccionar, por ejemplo el campo “Apellidos”, en la presentación Vista diseño
debemos:

Situarnos en el selector de fila (de color gris), situado a la izquierda del nombre del
campo.
Observaremos que el puntero del ratón modifica su aspecto (adquiere forma de flecha
con orientación horizontal y color negro)
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55



A continuación hacemos clic y la fila quedará seleccionada.



Si deseamos seleccionar, por ejemplo, el campo (columna) “Nombre” en la presentación Hoja
de datos debemos:

Situarnos en el selector de columna, es decir, en la zona de color gris, en el lugar donde
figura el nombre del campo.
Observaremos que el puntero del ratón modifica su aspecto (adquiere forma de flecha
con orientación vertical y color negro)




A continuación hacemos clic y el campo quedará seleccionado.




Manual de Access XP para Docentes
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5.2 AÑADIR UN CAMPO

En cualquier momento tenemos la posibilidad de añadir campos a las tablas existentes. Del
mismo modo, también podemos modificar los campos ya creados. Al agregar un campo a la
tabla, hay que indicar el tipo de datos que contendrá y las propiedades correspondientes al
nuevo campo.

Como se dijo anteriormente, cuando se introducen datos de diferente tipo al definido, marcará
error y no lo aceptará. No es posible guardar un dato en un campo a menos que cumpla con
las reglas especificadas en su definición.

A modo de ejemplo vamos a añadir el campo “Fecha de alta” en la tabla “Personal”. Para
realizar esta tarea debemos:

Abrir la tabla (en nuestro ejemplo “Personal”) en modo Diseño. Para ello:
Seleccionamos la tabla a la que deseamos incorporar un campo nuevo, en la ventana de
Base de Datos. En nuestro caso seleccionamos la tabla de “Personal”.
Pulsamos el botón Diseño.



Nos posicionamos en una fila en blanco, escribimos el nombre del campo y seguimos los
pasos vistos anteriormente.




Manual de Access XP para Docentes
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También es posible añadir un campo entre dos existentes. Por ejemplo, suponemos que
deseamos añadir el campo “Fecha de alta” entre los campos “Fecha de nacimiento” y “Sueldo”
de la tabla “Personal”. En este caso, en primer lugar debemos añadir una fila entre los campos
mencionados anteriormente, y a continuación crear el nuevo campo.

Si deseamos insertar una fila entre dos campos, con la finalidad de añadir uno nuevo,
debemos:

Seleccionar la fila inferior de donde se desea insertar. En nuestro ejemplo, para insertar
una fila entre los campos “Fecha de nacimiento” y “Sueldo” de la tabla “Personal”,
debemos seleccionar la fila donde se sitúa la “Fecha de alta”.


Para seleccionar debemos:

Situarnos en el selector de fila (de color gris), situado a la izquierda del nombre del
campo.
Observaremos que el puntero del ratón modifica su aspecto (adquiere forma de flecha
con orientación horizontal y color negro)
.
A continuación hacemos clic y la fila
quedará seleccionada:






Abrir el menú Insertar y seleccionar Filas.




También podemos pulsar el botón Insertar Fila de la barra de herramientas Diseño
de tabla.

A continuación aparecerá una fila donde ya podemos crear el nuevo campo “FECHA DE
ALTA” tal como se ha explicado anteriormente.

Manual de Access XP para Docentes
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5.3 ELIMINAR UN CAMPO

Una vez que se ha creado la tabla, se puede borrar uno o más campos y, con ellos, los datos
que contienen.

Para eliminar campos en la presentación Vista diseño los pasos a seguir son:

Abrimos la tabla. Para ello la seleccionamos en la ventana de Base de datos y pulsamos
el botón Diseño.
Seleccionamos el campo que deseamos eliminar.
En el menú Edición elegimos la opción Eliminar (o se presiona la tecla Supr).
También podemos pulsar el botón Eliminar Fila

de la barra de herramientas
Diseño de tabla.

Para eliminar campos en la presentación Hoja de datos debemos:

Abrimos la tabla seleccionando en la ventana de Base de datos y pulsando el botón
Abrir.
Seleccionamos el campo que deseamos eliminar.

En el menú Edición elegimos la opción Eliminar Columna. También podemos pulsar con el
botón derecho del ratón, y en el menú contextual que aparece elegir la opción Eliminar
Columna.

Manual de Access XP para Docentes
59


En cualquiera de los casos anteriores, aparecerá una ventana para pedirnos confirmación sobre
la operación de borrado. Si se selecciona Sí, automáticamente se elimina el campo de su tabla
y los datos correspondientes. Por el contrario, si seleccionamos No, abortamos la acción.




5.4 MOVER CAMPOS

Es posible que en un determinado momento deseemos cambiar la posición de un campo. Por
ejemplo, a continuación vamos a mover el campo "Apellidos" situándolo delante del campo
"Nombre " de la tabla Alumnos.

Para mover el campo debemos realizar los siguientes pasos:

Seleccionamos el campo que deseamos mover haciendo clic sobre él.



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Manual de Access XP para Docentes
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El campo cambia de color y a su derecha aparece una flecha. Situando el cursor sobre
esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha.
Si pulsamos en ese momento el botón izquierdo del ratón, se puede arrastrar el campo
a la posición deseada. En el ejemplo arrastramos hasta situarnos a continuación del
campo “Apellidos”.
Por último soltamos el botón izquierdo del ratón de modo que la tabla quedará
finalmente tal como se muestra a continuación.



5.5 PROPIEDADES DEL CAMPO

Cada campo posee un conjunto de propiedades que controlan la manera en que serán
almacenados, manipulados y presentados los datos en el campo. Para cambiar una propiedad
se hará clic sobre el nombre del campo que se va a modificar.


5.5.1 PROPIEDAD TAMAÑO DEL CAMPO

Sirve para establecer el número máximo de datos que se pueden almacenar en un campo. En
el caso de numéricos, se pulsa clic en el cuadro de propiedades Tamaño del campo y después
se selecciona el tipo deseado.

Si el tipo de datos es numérico, en cuanto al tamaño del campo tenemos las siguientes
posibilidades:


Configuración Descripción
Byte Almacena números entre 0 y 255 (sin fracciones).
Entero Almacena números entre -32.768 y 32.767 (sin fracciones).
Entero largo Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (sin
fracciones).
Simple Almacena números entre -1,401298E-45 y 3,402823E38.
Doble Almacena números entre -4,94065645841247E-324 y
1,79769313486232E308.
ReplicaciónID Identificador único global.





Si el tipo de datos es texto, hay que indicarle que cantidad de caracteres se quieren
introducir, teniendo en cuenta que el tamaño mínimo es 0 y el máximo es 255.


5.5.2 PROPIEDAD FORMATO

La propiedad Formato establece la manera o el aspecto en que serán presentados los datos. Al
cambiar esta propiedad en un campo, no se cambia la manera en que se almacenan los datos,
pero sí se influye en la manera de visualizarlos. Por ejemplo si estamos ante un campo donde
almacenamos precios, a través del formato, podemos establecer que los mismos, se muestren
con separador de mil y símbolo de euro. Para ello se hace clic en el cuadro de la propiedad
Formato y después se selecciona el formato deseado presionando la esquina derecha para
abrir la lista.

Formatos numéricos

Las propiedades Formato, para tipos de datos numéricos (ó también moneda), son las que se
muestran a continuación:

Numérico general. Configuración predeterminada. Presenta el número tal como se
introdujo.
Moneda. Usa el separador de millares y el símbolo de moneda (el tipo de moneda
depende de la configuración de Windows); presenta los números, por defecto, con la
propiedad Lugares decimales con el valor de dos. La propiedad Lugares decimales indica
el número de dígitos que aparecerán a la derecha del separador decimal y puede
modificarse para mostrar las cantidades en un formato diferente al estándar.
Fijo. Presenta por lo menos un dígito; la configuración de la propiedad Lugares
decimales es 2. Aunque, como ya se ha mencionado, el valor de dicha propiedad se
coloca por defecto en dos, es posible alterarla, tanto en este tipo de formato como en
los siguientes.
Estándar. Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad
Lugares decimales es 2.
Porcentaje. Multiplica el valor por 100, agregando un signo de porcentaje. La
configuración de la propiedad Lugares decimales es de 2. Por ejemplo, si se introduce
0,05 el resultado sería 5%.
Científico. Usa la notación científica estándar. Por ejemplo, si se introduce 1000, el
resultado sería 1,00E+03.

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También se pueden crear formatos numéricos personalizados por el usuario, usando los
siguientes caracteres:

Carácter Indicación
, Separador decimal.
. Separador de millares.
0
Marcador de dígitos. Representa un dígito de introducción
obligatoria para el usuario.
#
Marcador de dígitos. Representa un dígito de introducción
voluntaria para el usuario.
“$”
Muestra literalmente todo el contenido de las comillas
tipográficas. Permite añadir cualquier texto o carácter al
número colocándolo entre comillas. En este caso muestra el
carácter literal $.
%
Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se agrega el signo
de porcentaje.
[Color] Muestra los datos con el color especificado entre corchetes

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos
de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de
formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción
Primera El formato para los números positivos.
Segunda El formato para los números negativos.
Tercera El formato para los valores cero.
Cuarta El formato para los valores Nulos (Null) o que le
faltan datos.

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Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"


Formatos Fecha/hora:

Si el campo es de tipo Fecha/hora, los distintos formatos son:

Fecha general Configuración predeterminada; si el valor es sólo fecha, no se presenta
la hora; si el valor es hora, no se presenta la fecha. Es una combinación de los valores
Fecha corta y Hora larga.
Ejemplo: 3/4/93 05:34 PM.
Fecha larga. Ejemplo: Sábado, 4 de abril de 1993.
Fecha mediana. Ejemplo: 03-Abr-93.
Fecha corta. Ejemplo: 3/4/93.
Hora larga. Ejemplo: 5:34:23 PM.
Hora mediana. Ejemplo: 05:34 PM.
Hora corta Ejemplo: 17:34.



También se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos
siguientes.

Símbolo Descripción
: (dos puntos)
Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de
diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de
Windows.
/ Separador de fecha.
d
Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a
31).
dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).
m
Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a
12).
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Manual de Access XP para Docentes
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mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).
mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa Año completo (0100 a 9999).
hh Hora en dos dígitos (00 a 23).
nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).
ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).
am/pm
Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea
apropiado.

Formato de datos Sí/No:

Los formatos para tipo de datos Si/No pueden ser los siguientes:

Sí/No. Configuración predeterminada.
Verdadero/Falso.
Activado/desactivado.

Formato de datos texto y memo:

En los campos texto y memo es posible visualizar su contenido a través del uso de formatos
personalizados creados por el usuario. A continuación se listan los símbolos que se manejan
para crear dichos formatos personalizados:

Carácter Indicación
@
Representa un carácter de texto (un carácter o un espacio) de
introducción obligada para el usuario.
&
Representa un carácter de texto (un carácter o un espacio) de
introducción voluntaria para el usuario.
< Convierte todos los caracteres a minúsculas
> Convierte todos los caracteres a mayúsculas
[Color] Muestra los datos con el color especificado entre corchetes
“$” Permite añadir cualquier texto o carácter colocándolo entre comillas.
! Permite alinear el texto a la derecha
.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones.
Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

Sección Descripción
Primera Formato para los campos con texto.
Segunda
Formato para los campos con cadenas de longitud cero (cadena que
no contiene caracteres) y valores Nulos (faltan datos o son
desconocidos).


5.5.3 PROPIEDAD MÁSCARA DE ENTRADA

Una máscara de entrada facilita la introducción de datos y permite determinar el modo en
que se introducen los datos en un campo, restringiendo ciertos caracteres ó bien estableciendo
un determinado aspecto. Se trata de crear un modelo para todos los datos introducidos en ese
campo. Por ejemplo, puede crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono
que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-__-__. Del
mismo modo, en el campo código postal, podemos crear una máscara de entrada de forma
que los códigos introducidos estén formados por cinco cifras (ni uno más, ni uno menos).

En la creación de una máscara de entrada Access nos proporciona una ayuda u orientación a
través del asistente para máscaras de entrada. También puede introducir la definición de la
máscara de entrada en la hoja de propiedades sin utilizar el asistente. En la mayoría de los
casos, resulta más sencillo utilizar el asistente, pero para los campos Numérico y Moneda es
necesario introducir la definición de la máscara de entrada manualmente.

Supongamos que deseamos realizar una máscara de entrada para el campo Teléfono a través
del asistente para máscaras de entrada de forma de la siguiente forma (___) ___-____. Hay
que tener en cuenta que el asistente solo está disponible con tipos de datos texto o fecha.

Para ello realizaremos los siguientes pasos:

Pulsamos en el botón Generar situado a la derecha de la propiedad “máscara de
entrada” conforme aparece en la figura:



A continuación nos recomienda guardar los últimos cambios introducidos en la tabla
antes de comenzar a trabajar con el asistente. Pulsamos para ello en el botón Sí.



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Manual de Access XP para Docentes
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A continuación aparecerá la primera ventana del asistente.



En ella elegimos la máscara adecuada (o la que más se asemeje) según el aspecto que
deseemos dar a los datos. En la ventana figura, en la parte izquierda, el nombre de la máscara
de entrada y en la derecha, el aspecto de los datos. En nuestro caso elegimos “Número”. En la
parte inferior de la ventana existe un área de prueba con el fin de comprobar como funciona la
máscara elegida. Seguidamente pulsamos el botón Siguiente para avanzar.

Aparecerá la ventana que se muestra a continuación. En ella, tenemos la posibilidad de
modificar la máscara elegida, con el fin de adaptarla a nuestras necesidades. En este caso
añadimos dos guiones (que no figuran en la máscara de entrada original) para separar bloques
de cifras. Hecho esto podemos elegir el carácter marcador, que se mostrará en el campo.
Existe también, en la parte inferior de la ventana, un área de prueba para observar el
comportamiento de la máscara recién creada.


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Para personalizar la máscara de entrada podemos utilizar los caracteres que figuran a
continuación.

Carácter Descripción
0
Dígito o número de introducción requerida u obligatoria para el usuario, no
se permite ni signo más ni signo menos.
9
Dígito o número de introducción no requerida. No obliga a introducir ese
dato. Permite espacios.
L Representa letras (A-Z) de introducción requerida.
?
Igual que el anterior, con la diferencia de que se trata de una entrada
opcional.
A Letra o dígito de introducción requerida.
a Letra o dígito de introducción no requerida u opcional para el usuario.
&
Cualquier carácter o espacio en blanco. Supone una entrada obligatoria
para el usuario.
C Cualquier carácter o espacio en blanco no requerido para el usuario.
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora.
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
¡
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de
izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de
entrada son opcionales.
\ Hace que el carácter que le sigue se muestre como el carácter literal.

Realizados los cambios necesarios en la ventana anterior pulsamos el botón Siguiente
para continuar.
Se muestra la siguiente ventana donde debemos elegir como almacenar los datos.
Podemos hacerlo teniendo en cuenta los símbolos de la máscara o sin ellos.



Cuando hemos elegido la opción adecuada pulsamos el botón Siguiente apareciendo la
última ventana del asistente.
En esta ventana el asistente nos informa que no necesita más información para crear la
máscara.




Pulsaremos el botón Finalizar con el objetivo de que el asistente complete su trabajo.
En la parte inferior de la ventana, (en las propiedades del campo) se puede apreciar el
trabajo realizado por el asistente.

Manual de Access XP para Docentes
69


Observamos que la máscara está formada por tres secciones separadas por punto y coma (;)

Sección Descripción
Primera
Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, (009)
900-00-00.
Segunda
Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualización
literales (un valor que la aplicación lo utiliza exactamente como lo ve) en la
tabla al introducir datos.
Si utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales
(por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de
teléfono) se almacenan con el valor.
Si introduce 1 o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los
caracteres introducidos en el control.
Tercera
Especifica el carácter que Microsoft Access muestra para el espacio en el que
el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta
sección puede utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en
blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").


5.5.4 PROPIEDAD TÍTULO

Especifica el texto para las etiquetas y sirve como encabezado para el campo cuando la tabla
está en Presentación de Hoja de datos. En formularios, especifica el texto que aparece en la
barra de título en Presentación de formulario. Puede contener hasta 255 caracteres y su
utilidad principal es suministrar información al usuario. Si no se especifica, toma como valor el
nombre del campo.


5.5.5 PROPIEDAD VALOR PREDETERMINADO

Se especifica el valor por defecto para un campo. Se puede escribir un texto o una expresión.

La longitud es de 255 caracteres. Al crear un nuevo registro, el valor predeterminado se
introduce automáticamente en ese campo, facilitando de ese modo el trabajo del usuario. Por
Manual de Access XP para Docentes
70
ejemplo, en la tabla Clientes, podemos establecer como valor predeterminado en el campo
Población a Madrid. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este
valor o introducir el nombre de otra ciudad diferente.



Esta propiedad se aplica sólo cuando se agrega un registro nuevo. Si se
cambia la propiedad, el cambio no se aplica automáticamente a los
registros existentes.



Se aplica a todos los campos de la tabla excepto a los campos con el tipo de datos
Autonumérico u Objeto OLE.


5.5.6 PROPIEDAD REGLA DE VALIDACIÓN

Utilizamos esta propiedad con el fin de especificar requisitos que deben cumplir los datos
introducidos en un campo. Por ejemplo, en el campo Sueldo de la tabla Personal, podemos
introducir la regla de validación >0, para evitar que el usuario por error o despiste introduzca
precios negativos o nulos.

Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de Validación,
puede utilizar la propiedad Texto de Validación para especificar el mensaje que se mostrará
al usuario. En el ejemplo anterior podríamos establecer: “Los precios introducidos no pueden
ser negativos, ni cero”. Si usamos la propiedad Regla de Validación pero no la propiedad
Texto de Validación, Microsoft Access muestra un mensaje de error estándar cuando se
infringe la regla de validación.

Podemos crear una regla de validación combinando identificadores, operadores ( =, >, >=, <,
<=, +, -, *, /, etc.) y valores para obtener el resultado deseado. Hay que tener en cuenta que
la longitud máxima de caracteres que el usuario puede introducir en esta propiedad es 2048.
Por otra parte las reglas de validación no pueden contener referencias a otros campos.

La siguiente tabla contiene ejemplos de expresiones para las propiedades Regla de
Validación y Texto de Validación.

Regla de Validación Texto de Validación
<> 0 La entrada debe ser un valor distinto de cero.
> 1000 O Es Nulo La entrada debe estar en blanco o ser mayor que 1000.
Como "A????"
La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar por la letra
"A".
>= #1/1/96# Y
<#1/1/97#
La entrada debe ser una fecha de 1996.


Podemos introducir la regla de validación directamente o bien a través del generador de
expresiones. Si pulsamos en el botón Generar , (situado en la parte derecha de la propiedad
Regla de validación) nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, con el que podremos
generar cualquier expresión. Por ejemplo si deseamos que los sueldos fuesen superiores a
600 € introduciríamos en el campo Precio la siguiente expresión:

Manual de Access XP para Docentes
71



5.5.7 PROPIEDAD TEXTO DE VALIDACIÓN

Especifica el texto del mensaje que aparece si el campo no cumple con la condición establecida
en la Regla de validación. La longitud máxima es de 255 caracteres. En el ejemplo anterior
podríamos introducir: “Producto caro. Introduzca un precio inferior a 300 €”.




Cuando no se cumpla la condición establecida (el precio introducido sea inferior a 300 €) en la
vista hoja de datos aparecerá el siguiente mensaje:




Manual de Access XP para Docentes
72
5.5.8 PROPIEDAD REQUERIDO

Sirve para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si la propiedad está
establecida como “Sí”, cuando se introduzcan datos en un registro, se deberá escribir un valor
en este campo y ese valor no podrá ser nulo. Si la propiedad es No, el campo no requiere un
valor.


5.5.9 PROPIEDAD INDEXADO

Establece un índice como campo único. Un índice nos permitirá posteriormente realizar
búsquedas sobre ese campo de una forma más rápida.

Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y
también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si busca productos basándose en un campo llamado Nombre del producto, puede
crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Las configuraciones son:

No. Sin índice.
Sí (con duplicados). El índice permite la introducción de datos duplicados.
Sí (sin duplicados). El índice no permite datos duplicados.



No es posible crear índices con los campos de tipo Memo, Hipervínculo u
Objeto OLE.




Podemos crear tantos índices como se necesiten. Los índices se crean al guardar la tabla, y se
actualizan automáticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento se pueden
agregar o eliminar índices en la vista Diseño de la tabla.


5.5.10 RESUMEN DE LAS PROPIEDADES

Como resumen podemos comentar que las propiedades se utilizan para:

Cambiar el tamaño máximo del campo.
Controlar la manera en que aparecen los datos presentados.
Dar al campo su propio titulo predeterminado.
Establecer reglas para los valores que se aceptarán en ese campo.
Acelerar la búsqueda de datos en el campo.


5.5.11 EL GENERADOR DE EXPRESIONES

Como se ha visto anteriormente, algunas propiedades como Valor determinado, Máscara de
entrada y Regla de Validación se pueden introducir manualmente o a través del generador de
expresiones.

Para acceder al generador de expresiones debemos pulsar en el botón Generar , (situado en
la parte derecha de la propiedad correspondiente) y nos aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo, con el que podremos generar cualquier expresión.
Manual de Access XP para Docentes
73


Cuadro de
expresiones
Botones de
operadores
Elementos
de
Expresiones

El Generador de expresiones consta de tres secciones:

En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la
expresión. Utilizamos la sección inferior para escoger los elementos de la expresión, y
luego insertarlos en el cuadro para formarla. También podemos escribir componentes
de la expresión directamente en el cuadro.
En la sección intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores
más comunes. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de expresiones insertará el
operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de
inserción. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden
emplear en expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro
inferior izquierdo, y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro
intermedio. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría
seleccionada.
En la sección inferior del generador hay tres cuadros:

El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran tablas,
consultas, formularios e informes de la base de datos, las funciones incorporadas
y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones
comunes.
El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de
elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la
izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro
de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de
Microsoft Access.
En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los
elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al
hacer clic en Operadores en el cuadro de la izquierda y en una categoría de
funciones, por ejemplo Comparación en el cuadro intermedio, en el cuadro de
la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría
seleccionada tal como muestra la figura anterior.
Manual de Access XP para Docentes
74

Si un objeto o una función no aparecen en la sección inferior del Generador
de expresiones, no es válido en el contexto en que se ha iniciado el
generador.



Por ejemplo, no es posible hacer referencia a otros campos en la propiedad regla de
validación por lo que las carpetas Tablas, Consultas, Formularios e Informes no estarán
disponibles cuando se inicie el Generador de expresiones desde esa propiedad.

Manual de Access XP para Docentes
75
Manual de Access XP para Docentes
76
Ejercicio 1: Estructura y propiedades de las tablas


I NSTRUCCI ONES:

Crear las siguientes tablas, con su estructura y propiedades.
Crea una base de datos nueva que se llame GESTION DE FORMACIÓN.MDB
Crea las siguientes tablas, con su estructura y propiedades:



TABLA PLAN FORMATIVO:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DEL CAMPO PROPIEDADES
CÓDIGO PLAN
FORMATIVO
AUTONUMÉRICO ENTERO LARGO CLAVE PRINCIPAL
NOMBRE CURSO TEXTO 20 CAMPO REQUERIDO
HORAS NUMÉRICO BYTE
PRECIO POR HORA MONEDA 5
FORMATO MONEDA CON 2
DECIMALES



TABLA CURSOS:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DEL CAMPO PROPIEDADES
Nº CURSO AUTONUMÉRICO Entero largo CLAVE PRINCIPAL.
CÓDIGO PLAN
FORMATIVO
NÚMERO Entero largo
FECHA DE INICIO FECHA / HORA
MÁSCARA DE ENTRADA:
00/00/00
FECHA DE FIN FECHA / HORA
MÁSCARA DE ENTRADA:
00/00/00
FECHA DE
RECUPERACIÓN
FECHA / HORA
MÁSCARA DE ENTRADA:
00/00/00
AULA TEXTO 1


Manual de Access XP para Docentes
77
Ejercicio 2: Introducir datos


I NSTRUCCI ONES:

Realizar la introducción de datos de los siguientes registros de la tabla PLAN FORMATIVO y
de la tabla CURSOS.

Introduce los siguientes registros en la tabla PLAN FORMATIVO:

COD PLAN
FORMATIVO
NOMBRE CURSO HORAS PRECIO POR HORA
1 WORD 2000 BÁSICO 36 12 €
2 EXCEL 2000 BÁSICO 36 13 €
3 ACCESS 2000 BÁSICO 36 13 €
4 POWERPOINT 2000 BÁSICO 20 12 €
5 OFFICE 2000 BÁSICO 50 10 €

Introduce los siguientes registros en la tabla CURSOS:

Nº CURSO FECHA DE INICIO FECHA DE FIN
CÓDIGO
PLAN
FORMATIVO
FECHA
RECUPERACIÓN
AULA
1 05/02/2004 20/02/2004 1 25/02/2004 5
2 25/02/2004 01/03/2004 3 05/03/2004 5
3 10/07/2004 17/07/2004 1 25/07/2004 3
4 10/10/2004 15/10/2004 2 17/10/2004 5


Cambiar el aspecto de la Hoja de datos de la tabla PLAN FORMATIVO: La hoja
principal se debe mostrar con el tipo de letra Courier New, estilo Normal, tamaño 10
ptos.
La hoja de datos de la tabla CURSOS se debe mostrar con el tipo de letra Courier New,
estilo Normal, tamaño 9 ptos y el aspecto de sus celdas en relieve.

Manual de Access XP para Docentes
78
Ejercicio 3: Filtros


I NSTRUCCI ONES:

Realizar los filtros por selección y por formulario que se describen a continuación:

Realizar un filtro de selección sobre la tabla PLAN FORMATIVO que muestre aquellos
registros que su PRECIO POR HORA sea 12 euros.
Realizar un filtro por formulario sobre la tabla PLAN FORMATIVO que muestre
aquellos registros que su DURACIÓN sea superior a 15 horas. Guardar este filtro como
consulta con el nombre CONSULTA FILTRO 1.
Realizar un filtro por formulario sobre la tabla CURSOS que muestre aquellos
registros que su realización haya sido en el AULA 2. Guardar este filtro como consulta
con el nombre CONSULTA FILTRO 2.

Manual de Access XP para Docentes
79
CAPÍTULO 6: CREAR RELACIONES
ENTRE TABLAS






6.1 DIFERENCIA DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

La diferencia de las bases de datos relacionales (base de datos formada por varias tablas
enlazadas entre sí) con respecto a una base de datos simple (base de datos formada por una
única tabla) consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero
gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera.

Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en
todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los
datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que estemos.


6.2 ¿QUÉ ES UNA RELACIÓN?

El objetivo de las bases de datos relacionales es crear puntos de unión entre las diferentes
tablas, es decir, crear relaciones para representar la información almacenada en la base de
datos. Una relación se crea asociando los campos o el campo clave principal de una tabla con
los campos correspondientes en otra tabla. Se usan los valores de los campos para asociar
correctamente los registros.

Por ejemplo, en nuestra base de datos, existe una tabla llamada "PLAN FORMATIVO" y otra
llamada "CURSOS". La tabla "PLAN FORMATIVO" tendría un campo llamado “Código plan
formativo”, que indicará qué cada curso tendrá unas ediciones del mismo tipo de curso en
fechas diferentes, en la tabla CURSOS. Por lo tanto, en las dos tablas existe un campo que
contiene idéntica información (campo común). A esto se le llama relación entre tablas.

Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el
mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la
clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una
clave externa de la otra tabla.

Por tanto para poder relacionar (o enlazar) las tablas se requieren:

Clave principal. Uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única
cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Null (Nulo) y
debe tener siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una
tabla con claves externas de otras tablas.
Campo común en ambas tablas.


6.3 TIPOS DE RELACIONES

Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación.


6.3.1 RELACIÓN UNO A UNO

Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de
la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A.

Por ejemplo, supongamos dos tablas en las que tenemos almacenados por una parte el DNI y
por otra distintos Usuarios. En este caso el tipo de relación sería uno a uno puesto que cada
DNI se corresponde con un solo usuario, y viceversa, cada usuario solo posee un DNI.

DNI Usuarios

Francisco González
Marina Rey
Gonzalo Fernández

10.196.358
9.123.658
11.569.321








Otro ejemplo de este tipo de relación, se mantendría entre DATOS PERSONALES y DATOS
LABORALES. Cada empleado solo mantiene una posibilidad en cuanto a datos personales y
viceversa, cada dato laboral, incluido el número del DNI sólo corresponde a un empleado.


6.3.2 RELACIÓN UNO A VARIOS

Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro
de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A.

Una relación de este tipo se daría entre la tabla Plan formativo y otra de Cursos, ya que el
mismo Tipo de curso de la tabla PLAN FORMATIVO puede realizarse en varias ediciones
durante el año. Un solo registro de la tabla de PLAN FORMATIVO se relaciona con varios
registros de la tabla de CURSOS.

Pero un registro de la tabla de Pedidos sólo se relaciona con un registro de la tabla Clientes.

PLAN FORMATIVO CURSOS


CURSO 1 (DEL TIPO 1)
CURSO 2 (DEL TIPO 1)
CURSO 3 (DEL TIPO 1)

TIPO DE CURSO 1
TIPO DE CURSO 2










Manual de Access XP para Docentes
80
PLAN FORMATIVO: Clave Principal



Manual de Access XP para Docentes
81

El campo (Código PLAN FORMATIVO) debe aparecer
en las dos tablas (campo común)


CURSOS Clave Externa



Clave Principal


6.3.3 RELACIÓN VARIOS A VARIOS

Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y cada
registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A.

Si existiera una base de datos con dos tablas: Alumnos y Cursos, con una relación directa
entre ellos, un alumno puede ser incluido en varios cursos y en un mismo cursos se pueden
listarse varios alumnos. Varios registros de la tabla de Alumnos se relacionarían con varios
registros de la tabla de Cursos.

Alumnos Cursos


Curso 1
Curso 2
Curso 3

Alumno 1
Alumno 2








Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los
identificadores (campos clave) de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad.

ALUMNOS


Manual de Access XP para Docentes
82


Un ALUMNO estará incluido en varios cursos. Esto se refleja en la tabla USUARIOS:

USUARIOS:


.
En un pedido se demandan varios productos

Clave principal Clave principal
de la tabla Cursos de la tabla Cursos aparece
como clave externa en la tabla
Usuarios


CURSOS:




6.4 CREAR RELACIONES

Para establecer una relación entre dos tablas, se debe primero abrir la pantalla de
relaciones, donde se guardan y visualizan todas las relaciones existentes entre las diferentes
tablas que conforman el sistema.

A continuación se listarán los pasos para la creación de una relación:

Abrir la pantalla de relaciones:
En la ventana de la base de datos, en el menú Herramientas, se elige la opción
Relaciones.
O bien, presionar el botón Relaciones de la barra de herramientas Base
de datos.

Aparece el cuadro de diálogo “Mostrar tabla”, al cual se le deben agregar las tablas y/o
consultas que conformarán las relaciones de la base de datos.

Para acceder al cuadro de diálogo Mostrar tabla existen varias formas:

Al presionar el botón derecho del ratón sobre la pantalla relaciones, seleccionaremos
Mostrar Tabla.



Del menú Relaciones seleccionamos Mostrar Tabla.



Presionar el botón Mostrar Tabla de la barra de herramientas Relación.
Con cualquiera de las opciones se despliega una pantalla en forma de carpeta con tres
apartados: Tablas, Consultas y Ambas. Dependiendo del apartado que se seleccione,
aparecen los objetos de ese tipo que existen en el sistema. En el caso del apartado
Ambas, aparecen tanto tablas como consultas. En la imagen se muestra el cuadro de
diálogo con las tres pestañas de selección.


Manual de Access XP para Docentes
83

Se seleccionan las tablas y/o consultas que se desea aparezcan en la relación y se
presiona el botón Agregar. En el ejemplo sobre la base de datos gestión de pedidos, se
deberían seleccionar las cuatro tablas: Plan formativo, Curso, Personal, Alumno y
Usuarios.
En la pantalla de relaciones aparecen en forma de rectángulos, las tablas y/o consultas
seleccionadas, dentro de cada uno de los cuáles aparecen los campos que contienen.
Los campos claves se resaltan en negrita.
En la siguiente imagen aparecen las tablas.



Siguiendo el ejemplo descrito, comenzaremos relacionando las tablas Plan formativo y
Cursos.

Para construir la relación sólo es necesario posicionarse sobre el campo común de una de las
tablas (por ejemplo “Código plan formativo” en la tabla “PLAN FORMATIVO”), pulsar, y
arrastrar hasta el campo correspondiente en la tabla que se desea relacionar (“Código plan
formativo” en la tabla “Curso”). Observe como el puntero del ratón cambia de aspecto.




En ese momento soltamos e inmediatamente aparecerá una línea que une las dos tablas
relacionadas y el siguiente cuadro de diálogo:

Manual de Access XP para Docentes
84


En donde:

Aparecen los nombres de las tablas y/o consultas seleccionadas. En este ejemplo, los
nombres son: "PLAN FORMATIVO" y "CURSO".

El campo seleccionado (Código plan formativo) aparece desplegado bajo el nombre de la tabla
y/o consulta que le corresponde. Se puede también utilizar más de un campo para las
relaciones, de ser necesario. Para aumentar un campo sólo es necesario posicionarse bajo la
tabla correspondiente, en uno de los renglones en blanco, y presionar clic; inmediatamente se
despliegan los demás campos de la tabla y se selecciona el campo deseado.

Exigir integridad referencial. Esta es una característica de las bases de datos
relaciónales. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft
Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son
válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede
establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo común de la tabla principal tiene asignada la clave principal.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones:

Un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con
la propiedad Tamaño del campo establecido a Entero largo.
Un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a
Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la
propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son
tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de
datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La
integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos
en otros formatos.


Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:

No puede introducir un dato en el campo clave de la tabla relacionada que no exista en
la tabla principal.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en
una tabla relacionada.
Manual de Access XP para Docentes
85
Manual de Access XP para Docentes
86
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene
registros relacionados.
El usuario decidirá si la propiedad exigir integridad referencial es necesaria en la
relación específica que se está creando.

Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está
activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza
automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados.

Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está
activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros
relacionados en la tabla relacionada.

Aceptar. Hace efectiva la relación que se está creando. Es posible modificar una
relación en cualquier momento, pero debe tenerse en cuenta la integridad de los datos.
Tipo de combinación. Cuando se selecciona aparece la siguiente ventana con tres
opciones; la primera de ellas es automáticamente escogida en caso de no hacer
ninguna modificación.

La opción que se seleccione dependerá de la necesidad específica y permitirá decidir qué
registros de cada tabla se incluirán.



Tipo de relación: Es un campo que crea el propio Access y que depende de la
definición de los campos que entran en la relación. Los tipos de relación son:
Uno a Uno: Un registro de una tabla corresponde a sólo un registro en otra
tabla y se crea cuando ambos tienen índices únicos o son claves principales.
Varios a Varios: Son en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera
tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras
dos tablas.
Uno a Varios: Es la más común y se crea cuando uno de los campos es índice
único o tiene una clave principal.

Después de seguir todos estos pasos presionamos el botón Crear, con lo que aparece una
línea que indica la relación; en el caso de ser una relación uno a varios aparece sobre uno de
los extremos 1 y en el extremo opuesto el signo de infinito, como vemos en la siguiente figura:



Para relacionar el resto de las tablas debemos seguir los pasos descritos anteriormente.


6.5 ELIMINAR UNA RELACIÓN

Cerramos todas las tablas abiertas. No es posible eliminar relaciones entre tablas
abiertas.
Si nos encontramos en otra ventana, nos situamos en la ventana Base de datos.
Hacemos clic en el botón

Relaciones en la barra de herramientas.
Si las tablas cuya relación desea eliminar no se muestran en pantalla, hacemos clic en
el icono

Mostrar tabla

en la barra de herramientas y seleccionamos las tabla que
deseemos agregar. A continuación, pulsamos el botón Cerrar.
Hacemos clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desea eliminar (la
línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla Supr.

También podemos pulsar con el botón derecho del ratón sobre la línea de relación, apareciendo
un cuadro contextual donde elegiremos la opción Eliminar.





6.6 MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE

Cerramos todas las tablas abiertas. No es posible modificar relaciones entre tablas abiertas.
Si nos encontramos en otra ventana, nos situamos en la ventana Base de datos.
Manual de Access XP para Docentes
87

Hacemos clic en el botón Relaciones

en la barra de herramientas.
Si las tablas cuya relación deseamos modificar no se muestran en pantalla, hacemos clic
en Mostrar tabla

en la barra de herramientas y seleccionamos cada tabla que
deseemos agregar.
Hacemos doble clic en la línea de relación correspondiente a la relación que deseamos
modificar.

También podemos seleccionar la línea de relación y pulsar con el botón derecho del ratón. Se
mostrará un cuadro contextual en el que elegiremos la opción Modificar relación.



A continuación se mostrará la ventana “Modificar relaciones” explicada anteriormente.




Estableceremos las opciones deseadas de las relaciones.



Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de
diálogo “Relaciones”, haga clic en el botón de signo de interrogación y a
continuación, haga clic en el elemento.




Manual de Access XP para Docentes
88
6.7 QUITAR O AÑADIR TABLAS A LA VENTANA DE RELACIONES

Hacemos clic en la tabla que deseamos quitar y, a continuación, presionamos la tecla
Supr.

Microsoft Access quita la tabla y sus líneas de relación de la ventana Relaciones. Esta acción
afecta sólo a la visualización de la ventana Relaciones. La tabla y las relaciones permanecen en
la base de datos.


Si necesitamos agregar las tablas que deseamos relacionar y no aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla, hacemos clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas.



6.8 CAMBIAR EL DISEÑO DE LA TABLA DESDE LA VENTANA DE RELACIONES

En la ventana Relaciones, hacemos clic con el botón secundario del ratón en la tabla
que deseamos cambiar y, a continuación, pulsamos en la opción Diseño de tabla.



A continuación podemos realizar los cambios deseados en el diseño de la tabla.

Manual de Access XP para Docentes
89
Ejercicio 4: Relacionar tablas


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos la relación entre las tablas PLAN FORMATIVO y CURSOS.

Abre la base de datos que creaste en el primer ejercicio.
Vamos a establecer la relación entre la tabla PLAN FORMATIVO y CURSOS.
Activamos las propiedades:

Exigir integridad referencial
Actualizar en cascada los campos relacionados
Eliminar en cascada los registros relacionados

Una vez relacionadas las tablas, la imagen de la ventana de Relaciones es similar a la
siguiente :





Manual de Access XP para Docentes
90
Ejercicio 5: Utilizar un archivo con datos


I NSTRUCCI ONES:

Utilizamos un archivo de datos de Access con un volumen amplio de registros ya
tecleados.

Utilizamos unas tablas de una base de datos desde la ruta especificada por el profesor
si estamos asistiendo a un curso presencial. Si el ejercicio se está realizando a través de
la red envía un correo electrónico a la dirección profesores.formacion@madrid.org,
solicitando el archivo de la base de datos que se utiliza en este manual. Especifica en el
Asunto del mensaje “SOLICITUD BASE DE DATOS ACCESS XP”.
Observamos el contenido de cada tabla y su estructura.



Manual de Access XP para Docentes
91
Manual de Access XP para Docentes
92
CAPÍTULO 7: CONSULTAS






Una consulta es una solicitud de información a la base de datos, mediante criterios que el
usuario establece. Éstas permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen una
determinada condición o criterio, verla por pantalla e inclusive modificar los datos que
contienen. Podemos a través de ellas, por ejemplo, acceder a un listado de productos vendidos
en el mes de diciembre de 2002, hallar el beneficio obtenido con la venta de los distintos
artículos, etc. Las consultas se pueden crear a partir de una o varias tablas o de otras
consultas, incluyendo cualquier campo de ellas o creando campos calculados. Cuando se trata
de un grupo de tablas, estas pueden tener una relación entre ellas (véase el capítulo 5: Crear
relaciones entre tablas).

La consulta se crea en la ventana de “Vista Diseño” mientras que su resultado se visualiza en
la ventana de “Hoja de respuestas dinámica” o vista “Hoja de datos”. En esta hoja se
encuentra la información extraída de las tablas (de una tabla o de un conjunto de ellas), pero
la información no se guarda en la hoja de respuestas sino que sigue estando almacenada en
las tablas.

La consulta muestra básicamente campos de las tablas según criterios establecidos en la
misma, algunas de las operaciones que se pueden efectuar en las consultas son:

Elegir tablas y/o consultas: en una consulta puede mostrarse información de una o
más tablas, incluso de una o más consultas previamente realizadas. La información
mostrada resuelve una pregunta a la base de datos. Por ejemplo, mostrar todos los
Alumnos de Madrid. En la consulta aparecerán datos de la tabla: «Alumno»; las otras
tablas existentes en el sistema podrían tener repercusión para efectos de esta consulta.
Seleccionar registros. Como se desprende del ejemplo anterior, no aparecerán en la
consulta planteada ni todos los registros de la tabla «Alumnos», ni todos los registros
de las otras tres tablas, debido a los criterios aplicados.
Seleccionar campos de las tablas y/o consultas seleccionadas. Puede no ser
necesario mostrar todos los campos. Por ejemplo, en la consulta mencionada, no es
necesario mostrar campos como la fecha de nacimiento del abogado o el código postal
de su dirección.
Realizar cálculos. Se pueden efectuar cálculos con los campos mostrados en la
consulta, tales como contar el número de registros seleccionados, acumular totales, etc.
Por ejemplo, retomando la consulta planteada, una pregunta seria: ¿Cuántos Alumnos
son de Madrid? lo cual implicaría efectuar la función cuenta en el campo Población de la
tabla «Alumnos».
Ordenar registros. Los registros que finalmente son seleccionados para la consulta,
pueden ser sometidos a un proceso de ordenación, que permita visualizar la información
de una forma más clara. Por ejemplo, que los clientes aparezcan en orden ascendente.

Básicamente, se realizan tres tipos de consultas:

Consultas de selección: están diseñadas para seleccionar los registros de una o
varias tablas que cumplen unas condiciones determinadas por los llamados criterios de
selección.
Consultas de acción: están diseñadas para modificar los datos de una tabla y
permiten añadir datos, reemplazar datos o eliminar registros.

7.1 CREACIÓN DE UNA CONSULTA

Supongamos que deseamos visualizar la forma de pago de los pedidos realizados por los
alumnos de Madrid. Para crear una nueva consulta, una vez abierta la base de datos con la
que vamos a trabajar seguiremos los pasos siguientes:

Nos posicionamos en la ventana de la base de datos, en la carpeta de Consultas y
hacemos clic en el botón Nuevo.



Aparece un cuadro de diálogo con cinco opciones diferentes:



Vista diseño. Permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente a través de la
vista Diseño.
Asistente para consultas sencillas. Facilita la creación de una consulta sencilla,
según los campos seleccionados.

Asistente para consultas de referencias cruzadas. Crea una consulta que
muestra los datos con un formato parecido al de una hoja de cálculo. Es decir la
información se muestra en la intersección de filas y columnas.
Manual de Access XP para Docentes
93
Asistente para consultas de buscar duplicados. Crea una consulta en la que
se buscan registros con valores duplicados en un campo.
Asistentes para consultas de buscar no-coincidentes. Crea una consulta
que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

En este ejemplo, vamos a seleccionar la opción Vista Diseño y pulsamos el botón Aceptar.

Aparecerá la ventana de la consulta en vista Diseño y el cuadro de diálogo Mostrar tabla en el
que se muestran las tablas, las consultas o ambas juntas que se pueden agregar a la
cuadrícula de diseño, tal y como aparece en la siguiente figura:



En esta ventana, seleccionaremos la tabla o tablas sobre las cuales queremos realizar la
consulta y pulsaremos el botón Agregar. Para realizar nuestro ejemplo escogeremos la tabla
“Alumno”. Una vez seleccionada cerramos el cuadro de diálogo Mostrar tabla pulsando el
botón Cerrar.

Aparecerá la ventana de Diseño de la consulta donde haremos las especificaciones necesarias.



Manual de Access XP para Docentes
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Manual de Access XP para Docentes
95
La ventana de Diseño de consultas mostrará:

Campo. Seleccionar los campos que constituyen la consulta, es decir, los que
deseamos posteriormente visualizar.
Tabla. Elegir la tabla a la que pertenece el campo previamente escogido.
Orden. Establecer un orden de clasificación de tal manera que los registros se van a
ordenar en función de los datos de ese campo. El orden puede ser ascendente o
descendente.
Mostrar. Ocultar campos a efectos de visualización (fila Mostrar). Podemos usar las
casillas de verificación par especificar los campos que serán visualizados en la hoja de
respuesta dinámica de resultado de la consulta. Por defecto Access muestra todos los
campos que hayan sido seleccionados en la cuadrícula QBE.
Criterios. Establecer los criterios o condiciones que deben cumplir los registros a
seleccionar.
Total. Introducir cálculos de resumen.

Las filas Tabla y Total sólo estarán visibles si se encuentran activadas las opciones Totales y
Nombres de tabla del menú Ver.

Por otra parte, la cuadrícula QBE mostrará diferentes filas dependiendo del tipo de consulta
que se vaya a realizar.

Cada columna de la cuadrícula representará un campo con el que trabajará esa consulta, y,
como ya veremos más adelante, un campo puede ser un único campo de una de las tablas, un
campo basado en varios campos de las tablas, o un campo de totales que utiliza las funciones
proporcionadas por Microsoft Access.

Seleccionar los campos que deseemos visualizar en la consulta.
Deberemos incluir en la cuadrícula QBE de la ventana diseño de consulta uno, varios o
todos los campos de las tablas agregadas a la consulta.

Un campo se puede agregar a la consulta de tres formas:

Arrastrando el campo desde la lista de campos hasta la fila Campo (el puntero se
transforma en un rectángulo).
Haciendo doble clic en el campo.

Colocando el puntero en la fila Campo, pulsando en la flecha del campo para desplegar una
lista con los posibles campos, seleccionando de esta lista el campo deseado.
Para llevar a cabo nuestro ejemplo seleccionaremos como campos: “NOMBRE”, “APELLIDOS” y
“POBLACIÓN” de la tabla “ALUMNO”.



En la parte superior de cada lista de campos se encuentra un asterisco (*). Este símbolo es la
abreviatura de “Todos los campos de la tabla o consulta”, de tal forma que siempre que
deseemos incluir todos los campos, no tenemos que seleccionarlos uno por uno, simplemente
arrastraremos el asterisco hasta la cuadrícula QBE.

Introducir en la fila criterios en el campo Población el texto “Madrid”.

Una vez que hemos realizado el diseño de la consulta debemos ejecutarla con el fin de
visualizar la información solicitada. Para ejecutar la consulta (si está abierta) podemos:

Pulsar el icono Ejecutar de la barra de herramientas Diseño de consulta.
Elegir la opción Vista hoja de datos del menú Ver.
Pulsar el icono Vista

de la barra de herramientas Diseño de consulta y escoger la
opción Vista Hoja de datos.



De cualquiera de las tres formas obtendremos la ventana que se muestra a continuación donde
podemos visualizar, modificar o eliminar los datos.

Manual de Access XP para Docentes
96



7.2 MODOS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA

Cada consulta (al igual que las tablas) tiene dos presentaciones: Vista diseño y Vista hoja
de datos.

Vista diseño es la presentación desde la que se establecen los criterios que han de
cumplir los registros que posteriormente serán seleccionados.



Si deseamos visualizar qué registros cumplen los criterios especificados en la consulta, o lo
que es lo mismo, si deseamos acceder a la Vista hoja de datos debemos:

Elegir la opción Vista hoja de datos del menú Ver.
Pulsar el icono Vista

de la barra de herramientas Diseño de consulta y escoger la
opción Vista Hoja de datos.

Manual de Access XP para Docentes
97


Vista hoja de datos es el lugar donde se muestran los registros que cumplen las
especificaciones o criterios indicados en la Vista diseño. Además en ella podemos
añadir, modificar y eliminar los datos existentes.

Una vez en la Vista hoja de datos si deseamos realizar algún cambio en los criterios de la
consulta, debemos cambiar la presentación de la consulta a Vista Diseño, con el fin de poder
llevar a cabo dichas modificaciones. Para ello debemos:

Elegir la opción Vista Diseño del menú Ver.
Pulsar el cono Vista

de la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta y
elegir la opción Vista Diseño.




7.3 GUARDAR UNA CONSULTA

Las consultas pueden guardarse (si deseamos usarla en el futro), desde la ventana de Diseño o
desde la ventana de Hoja de datos. En realidad, lo que se guarda es el diseño de la consulta
que, al abrirla, selecciona de nuevo los registros. Éste es el motivo por el que una consulta no
dará siempre el mismo resultado; se pueden haber añadido nuevos registros que cumplan la
condición de la consulta o haberse eliminado otros. Supongamos que deseamos guardar la
consulta realizada en el apartado anterior.

Manual de Access XP para Docentes
98
Para guardar una consulta debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la opción Guardar del menú Archivo, o bien, pulsar sobre el icono
Guardar

de la barra de

herramientas Diseño de consulta. Access mostrará el
cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro de texto Nombre de la consulta: debemos escribir el nombre de la
consulta. Siguiendo el ejemplo anterior podemos denominar la consulta creada:
“Alumnos de Madrid”.



Una vez que hemos establecido el nombre de la consulta, pulsamos el botón Aceptar.
Obsérvese como después de guardar se sustituye en la “barra de título” de la consulta
el nombre genérico “Consulta 1” por la denominación que acabamos de darle “Alumnos
de Madrid ”



De este modo ya tenemos almacenada la consulta, de forma que podemos acceder a
ella de nuevo en cualquier momento desde la ventana de Base de datos.



Manual de Access XP para Docentes
99
7.4 CERRAR UNA CONSULTA

Cuando terminemos de trabajar con una consulta, podremos cerrarla después de almacenar
cualquier cambio que hubiéramos realizado en la estructura de la consulta.

Para cerrar una consulta, seguimos los pasos siguientes:

Elegimos la opción Cerrar del menú Archivo, o hacemos clic en el menú Control
de la ventana de la consulta y pulsamos la alternativa Cerrar.




También podemos pulsar el botón Cerrar

de la barra de Título.
Si se ha realizado algún cambio en la estructura de la consulta, aparecerá un cuadro de
diálogo preguntándonos si deseamos guardar los cambios.



Pulsamos el botón Sí para aceptar los cambios o el botón No en caso contrario.


7.5 ABRIR UNA CONSULTA

Una vez definido el diseño de una consulta nos interesará ver la respuesta o selección de
registros. Access creará para ello una Hoja de respuestas dinámica que está formada por el
conjunto de registros que responden a la consulta formulada.

Después de almacenar una consulta, es posible que deseemos en un futuro, visualizar de
nuevo su contenido.

Manual de Access XP para Docentes
100
Para abrir la consulta en vista Hoja de datos debemos realizar los siguientes pasos:

Nos posicionamos en la ventana de Base de datos, en la carpeta de Consultas.
Seleccionamos la consulta que deseamos visualizar y pulsamos el botón Abrir.



Otra forma de abrir la consulta, sería haciendo doble clic sobre ella, en la lista mostrada al
pulsar el botón Consultas de la ventana de Base de datos.

Hay que tener en cuenta que, las únicas consultas que se pueden abrir en vista Hoja de datos
son las consultas de selección.

A continuación se abre la ventana de Hoja de datos, en la que se visualizan los registros que
cumplen las condiciones de la consulta.



También es posible acceder a la ventana de diseño de la consulta y modificar el mismo.

Para abrir la consulta en vista Diseño debemos realizar los siguientes pasos:

Nos posicionamos en la ventana de Base de datos, en la carpeta de Consultas.
Seleccionar la consulta y pulsar el botón Diseño.

Manual de Access XP para Docentes
101


Se mostrará la siguiente ventana:



Cuando la consulta está abierta en Vista Diseño, se habilita la barra de herramientas de
Consultas desde la cual tenemos habilitado el botón Vista para poder acceder a los tipos
de visualización: Hoja de datos y Diseño.

Además desde esta barra con el botón Ejecutar podemos ejecutar la consulta para
mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.


7.6 DISEÑO DE UNA CONSULTA

Una vez que tenemos creada una consulta podemos completarla o reestructurarla a través de
la Vista Diseño (abrir la consulta en modo Diseño a través del botón Diseño de la ventana
Consultas de la base de datos). De tal forma que podremos realizar cualquiera de las
siguientes operaciones:


7.6.1 AGREGAR TABLAS Y/O CONSULTAS

Hay dos formas de agregar tablas y/o consultas a una consulta ya existente o una consulta
efectuada sin el asistente, que son:

Ir al menú Consulta y seleccionar la opción Mostrar Tabla.
Manual de Access XP para Docentes
102

Pulsar el botón Mostrar Tabla

de la barra de herramientas Diseño de consulta.
Se muestra una pantalla en la que se visualizan las tablas y las consultas y para
agregar alguna a la consulta solo deberemos seleccionarla y hacer clic en el botón
Agregar.




7.6.2 ELIMINAR TABLAS Y CONSULTAS

Para eliminar las tablas y/o consultas de una consulta, solo hay que seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar la tabla o consulta que deseamos suprimir haciendo clic en cualquier parte
de su lista de campos.
Pulsar la tecla Supr” o elegir la opción Eliminar del menú Edición.

Automáticamente, las posibles relaciones y los campos de esa tabla desaparecerán. Si, por
error, se hacen cambios no deseados, bastará con salir de la vista diseño de consulta sin
guardar las modificaciones realizadas.


Manual de Access XP para Docentes
103
7.6.3 CREAR O ELIMINAR RELACIONES ENTRE TABLAS PARA UNA CONSULTA


Relaciones entre tablas
representadas por
las líneas de unión

Si no se han creado relaciones entre tablas, éstas no estarán conectadas con líneas de unión
en la ventana de consulta. Sin embargo, es posible realizar dichas uniones en las propias
consultas, para poder así usar los datos relacionados de dos o más tablas.

Para que la relación entre ambas tablas funcione, los campos relacionados deben estar
presentes en ambas tablas y los campos deben contener datos del mismo tipo.
Para establecer esa relación, solo es necesario posicionarse sobre el campo a relacionar
y arrastrarlo hasta el campo de la otra tabla. Una línea de unión conectará las dos
tablas sólo para esa consulta, no a nivel relaciones de tablas de la base de datos.
Las relaciones tienen tres propiedades de combinación, para editarlas sólo es necesario
posicionarse sobre la línea de la relación y hacer doble clic con el botón izquierdo del
ratón. Estas propiedades son para decidir que registros de la relación aparecerán en la
consulta.
Si lo que se desea es eliminar una relación, hay que borrar la línea de unión entre las
tablas, para lo cual simplemente es necesario posicionarse sobre dicha línea: presionar
la tecla Supr o abrir el menú Edición y seleccionar la opción Eliminar.


7.6.4 MOVER O ELIMINAR CAMPOS

La consulta está formada por un conjunto de columnas, cada una de las cuales representa un
campo, los criterios de selección o las funciones (suma, promedio, máximo, etc.) efectuada
sobre el campo. A continuación se verán algunas operaciones básicas para manipular dichas
columnas:

Cambiar el orden de los campos en una consulta. Es evidente que es muy
importante el orden relativo de los campos en la casilla QBE de una consulta, pues de
ello depende el orden en que aparezcan los campos.

Manual de Access XP para Docentes
104

Para modificar el orden en que aparecen los campos en una consulta solo tenemos que
realizar una sencilla operación de arrastrar y soltar.
Llevamos el puntero al selector de la columna (la franja gris de la parte superior de la
columna) que deseamos mover y cuando se transforme en una flecha hacer clic, toda
la columna quedará resaltada en negro.



Arrastramos el puntero del ratón hacia la derecha o la izquierda hasta situar el campo
en la posición deseada.



Borrar campos. Del mismo modo que agregamos un o varios campos a la consulta, los
campos también se pueden eliminar haciendo uso del teclado o de las opciones
contenidos en el menú Edición.

Seleccionamos la columna a eliminar.
Abrimos el menú Edición y seleccionamos la opción Eliminar columna (o
pulsamos la tecla Supr).

Ampliar o disminuir una columna. Para ampliar o disminuir el tamaño en cuanto a la
anchura, se lleva el puntero del ratón a la línea que separa los rectángulos grises que
encabezan las dos columnas (veremos que el ratón se convierte en un puntero de doble
flecha) y arrastrar el puntero a la derecha o a la izquierda para modificar el ancho.




7.7 CRITERIOS DE SELECCIÓN

Para especificar o seleccionar el conjunto de datos que deseamos obtener debemos introducir
los criterios de selección correspondientes.

Un criterio es una condición aplicada a los registros para hacer un filtrado de la consulta. Por
ejemplo, para visualizar todos aquellos alumnos de Madrid tendremos que establecer un
criterio.

Manual de Access XP para Docentes
105
Para especificar criterios en una consulta sólo es necesario seguir estos pasos:

Situarnos en la parte inferior de la ventana de diseño, seleccionar el campo sobre el
cual se desea aplicar un criterio (en este caso Población) y posicionarnos en la fila
Criterios.
A continuación establecer el criterio. Escribimos el texto: Madrid



En una misma consulta podemos establecer varios criterios en distintos campos, para ello solo
debemos repetir los pasos arriba indicados para cada uno de los campos en los que deseemos
establecer criterios de selección.


7.7.1 OPERADORES PARA RESTABLECER CRITERIOS

Para especificar los criterios se introduce una frase o una expresión en la celda Criterios de un
campo. A la hora de ejecutar la consulta se evalúa la expresión y se busca en el campo los
valores que coinciden con el criterio especificado. Es decir, sólo se muestran los registros que
contienen los valores coincidentes.

Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta.

En cualquiera de los campos, sean del tipo que sean, las condiciones tienen la siguiente
estructura que debemos seguir:

Operadores válidos para establecer criterios

Operadores Significado
= Igual que
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
Negado Distinto que
Manual de Access XP para Docentes
106
“” Si el campo donde queremos hacer las búsquedas es de tipo texto y el
valor que estamos buscando incluye espacios en blanco, debemos
encerrarlo entre comillas
Entre Es útil para especificar rangos de valores. La cláusula Entre 10 y 20 es la
misma que la especificación >=10 Y <=20
En Para los casos en los que el valor de un campo está dentro de una lista de
valores: Se usa la función En(). Ejemplo: En (Valencia, Orense,
Pontevedra), listará todo los campos que tuvieran los valores Valencia,
Orense y Pontevedra
* ? Se pueden usar los comodines * y ? en una expresión para seleccionar
únicamente los registros que tengan un patrón específico:
* Representa cualquier número de caracteres
? Representa un solo carácter
Como Comparación de cadenas (se usa con los caracteres comodín ? y *)

En los campos de tipo Fecha, al realizar los criterios, deberemos incluir la fecha entre los
símbolos de #. Por ejemplo, si deseamos visualizar los cursos realizados en el año 2002,
estableceríamos en el criterio del campo “Fecha de inicio” de la tabla “CURSOS” la expresión
>01/01/2002, tal como se ilustra en la siguiente figura:



Si el campo donde queremos hacer las búsquedas es de tipo texto y el valor que estamos
buscando incluye espacios en blanco, debemos encerrarlo entre comillas. Por ejemplo
supongamos que deseamos acceder a los datos del alumno “Martin Rojas”. En este caso en el
criterio del campo “APELLIDOS” de la tabla “ALUMNOS” estableceríamos “Martin Rojas” tal
como se aprecia en la figura siguiente.

Manual de Access XP para Docentes
107



A los campos de tipo texto, en las búsquedas sencillas, Access añade por defecto las comillas a
los valores.


7.7.2 EJEMPLOS DE CRITERIOS DE SELECCIÓN

En la siguiente tabla vamos a mostrar diferentes ejemplos de lo explicado en el apartado
anterior:

Campo Criterio Registros encontrados
Ciudad “Madrid” Muestra los alumnos de Madrid
Ciudad “Madrid” o “La
Coruña”
Muestra los alumnos de Madrid o los de La Coruña
Ciudad En (“Madrid”, “La
Coruña”)
Muestra los alumnos de Madrid o los de La Coruña
Ciudad No “Madrid” Muestra la información de cualquier alumno menos
los de Madrid
Ciudad Como “M*” Muestra los alumnos cuya ciudad empieza por M
Código Postal Como “*80" Muestra los alumnos cuyo código postal termine en
80
Nombre Como “[C-F]*” Muestra los alumnos cuyo nombre comienza por
cualquier letra comprendida entre la letra C y la F
NIF/CIF Como “32?22*” Muestra la información de los alumnos cuyo NIF/CIF
comience por 32, a continuación tiene un carácter
cualquiera, le siguen los dígitos 22 y a éstos, le
siguen otros caracteres, incluso puede que ningún
otro carácter
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Fecha de
inicio
=#30/06/00# Muestra los cursos iniciados en el día 30/06/00
Fecha de
inicio
Entre #30/06/98# Y
#01/01/99#
Muestra los cursos realizadas en el segundo
semestre del año 98
Fecha de
inicio
>Fecha ()-30 Muestra los cursos iniciados hace menos de 30 días


7.7.3 CONDICIONES DE TIPO “O” Y CONDICIONES DE TIPO “Y”

Cuando se introducen varios criterios de selección, tendremos que tener en cuenta que vamos
a tener dos tipos diferentes de consultas.

Tendremos las consultas de tipo Y, que son aquellas en las que un registro queda seleccionado
cuando se cumplen todas las condiciones especificadas, en cuanto que una de ellas no se
cumpla el registro no será seleccionado.

Como ejemplo, supongamos que deseamos visualizar los alumnos de Madrid, que hayan
obtenido una calificación superior a 5. En este caso, tal como se ilustra en la imagen siguiente,
tiene que cumplirse a la vez que la Población (campo de la tabla “ALUMNOS”) sea Madrid y que
la Calificacion (campo de la tabla “USUARIOS”) sea superior a 5. De no cumplirse esas dos
condiciones a la vez la consulta no mostrará ningún registro.



En cambio, las consultas de tipo O, si tenemos varias condiciones o criterios de búsqueda, solo
con que una de las condiciones se cumpla, el registro quedará seleccionado.

En la última fila de la cuadrícula QBE de una consulta, denominada Criterios, se especifican
las condiciones que deben cumplir los datos de ese campo para que los registros aparezcan en
el resultado de una consulta. Observamos que debajo de esa fila, hay otra denominada “O”
que la utilizaremos para especificar otros criterios que se considerarán de tipo O.

A modo de ejemplo, supongamos que deseamos visualizar los datos de los alumnos de Getafe
o Parla. En este caso en el campo “Población” de la tabla “ALUMNO” en la fila de criterios
estableceremos “Getafe”. También usaremos la fila o del mismo campo para introducir “Parla”.
De este modo visualizaremos los alumnos de Getafe o los de Parla o bien ambos si existen en
la base de datos.
Manual de Access XP para Docentes
109
La siguiente imagen muestra el modo de realización de la consulta planteada.




En una consulta se pueden especificar criterios en más de un campo (columnas) tal y como
hemos comentado anteriormente. Access determina que deben cumplir conjuntamente todos
los criterios que se especifican en una fila, aunque sean en distintos campos, corresponden a
las consultas de tipo Y, mientras que se pueden cumplir alternativamente los criterios que se
encuentren en distintas filas, corresponden a las condiciones de tipo O (los criterios
especificados en la fila O).

Se pueden usar todas las filas de criterios necesarias. Al hacer clic sobre el botón de flecha
abajo en la barra de desplazamiento vertical de la cuadrícula QBE se descubrirá una nueva fila.


7.8 ORDENAR REGISTROS

Si se desea que los registros de una consulta aparezcan en un cierto orden, como podría ser
un listado alfabético, se procederá con los siguientes pasos:

Ir a la consulta en modo Diseño y colocar los campos en la posición en la que se desee
que aparezcan. Podemos abrir en modo Diseño la consulta planteada en el apartado
anterior correspondiente a los alumnos de Getafe o Parla, con el fin de ordenar en
sentido ascendente según el nombre de los alumnos.
Hacemos clic en la fila Orden del campo por el cual se desea ordenar y se indica la
manera (ascendente o descendente) en que se hará.

Manual de Access XP para Docentes
110


Si existen dos campos por los que se quiere ordenar, Access ordena por el campo situado más
a la izquierda en la consulta y, en caso de que se repita un valor, se irá al siguiente campo que
se le indique como segundo criterio de ordenación.
Manual de Access XP para Docentes
111
Manual de Access XP para Docentes
112
Ejercicio 6: Consultas a partir de una tabla


I NSTRUCCI ONES:

Realizar las siguientes consultas.

OPERADOR O:

Realizar una consulta que muestre qué alumnos son de Madrid, Getafe o Parla.
Visualizar los campos: DNI, NOMBRE, APELLIDOS y POBLACIÓN. Ordenar los registros
por el campo APELLIDOS de forma Ascendente. Guardar la consulta como CONSULTA
1.

Realizar una consulta que muestre qué trabajadores tienen como CARGO “profesor” o
“mantenimiento”. Visualizar los campos: CÓDIGO PERSONAL, NOMBRE, APELLIDOS y
CARGO. Ordenar los registros por el campo APELLIDOS de forma ascendente. Guardar
la consulta como CONSULTA 2.


OPERADOR Y:

Realizar una consulta que muestre los cursos de la tabla PLAN FORMATIVO que su
duración sea superior a 20 horas y su precio por hora inferior a 20 €. Utilizar los
campos NOMBRE CURSO, HORAS y PRECIO POR HORA. Como resultado de la consulta
mostrar únicamente el campo NOMBRE CURSO. Ordenar los registros por el campo
NOMBRE DE ARTÍCULO. Guardar la consulta con el nombre CONSULTA 3.

Realizar una consulta que muestre los cursos de la tabla PLAN FORMATIVO que tengan
un precio superior a 15 € e inferior a 30 €. Utilizar los campos CÓDIGO PLAN
FORMATIVO, NOMBRE CURSO y PRECIO POR HORA. Como resultado de la consulta
mostrar todos los campos. Ordenar los registros por el campo PRECIO POR HORA.
Guardar la consulta con el nombre CONSULTA 4.


PATRONES Y COMODINES : “*” / “?”

Realizar una consulta que muestre los alumnos que su apellido empieza por la letra “D”.
Utilizar los campos NOMBRE y APELLIDOS. Ordenar los registros por el campo
APELLIDOS de forma Ascendente. Guardar la consulta con el nombre CONSULTA 5.

Realizar una consulta que muestre los alumnos que tengan como tercer número un 3.
Utilizar los campos DNI, NOMBRE y APELLIDOS. Guardar la consulta con el nombre
CONSULTA 6.

Realizamos una consulta que muestre los cursos de la tabla PLAN FORMATIVO que su
título o nombre empiece por la letra “A” o por la letra “E”. Utilizamos únicamente el
campo NOMBRE CURSO. Ordenamos por este campo de forma Ascendente. Guardar la
consulta con el nombre CONSULTA 7.

Realizamos una consulta que muestre los cursos que tengan como FECHA DE INICIO
anterior al 1 de septiembre de 2004. Utilizamos los campos Nº CURSO, FECHA DE
INICIO y FECHA DE FIN. Visualizar todos los campos utilizados. Ordenar los registros
por el campo FECHA DE INICIO de forma ascendente. Guardar la consulta con el
nombre CONSULTA 8.



Manual de Access XP para Docentes
113

CONSULTAS CON FECHAS:

Realizar una consulta que muestre los cursos registrados con FECHA DE FIN entre el 1
de enero y el 30 de septiembre de 2004. Utilizar los campos Nº CURSO, FECHA DE
INICIO y FECHA DE FIN. Visualizar todos los campos utilizados. Ordenar los registros de
resultado por el campo FECHA DE FIN de forma Ascendente. Guardar la consulta con el
nombre CONSULTA 9.



Manual de Access XP para Docentes
114
CAPÍTULO 8: CONSULTAS AVANZADAS






8.1 CÁLCULOS EN UNA CONSULTA

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo,
podemos calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de
dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual.

En Access tenemos dos tipos de cálculos:

Cálculos predefinidos, llamados Totales, para calcular las siguientes cantidades a
partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la
consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza.
Se elige un cálculo de totales para cada uno de los campos que deseamos calcular.
Cálculos personalizados, para llevar a cabo en cada registro cálculos numéricos, de
fechas y de texto utilizando los datos de uno o más campos. Por ejemplo, un cálculo
personalizado puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad,
encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en distintos campos, etc.

En este caso, necesitamos crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de
diseño. Para crear campos calculados debemos escribir una expresión en una columna en
blanco.


8.1.1 CREAR CÁLCULOS PREDEFINIDOS O TOTALES

Sin duda, una de las tareas que tendremos que realizar en algún momento de nuestra gestión
será calcular algún valor sobre ciertos campos, como por ejemplo, valores promedio de un
campo. Estos cálculos se pueden realizar sobre todos los registros de la tabla o sobre un grupo
de ellos.

En primer lugar este tipo de operaciones implican agrupar los registros por el campo deseado,
a continuación aplicarle al conjunto de registros una función de tipo estadístico en la fila Total.
Los totales que Microsoft Access permite son los siguientes:

Funciones Utilización Utilizar con estos tipos de datos
Suma
Total de los valores de un
campo
Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico
Prom
Promedio de los valores de un
campo (media aritmética)
Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico
Min Menos valor de un campo
Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico
Máx Mayor valor de un campo
Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico

Cuenta
Número de valores de un
campo, sin contar los valore
Null (en blanco)
Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda,
Autonumérico, Sí/No y Objeto OLE
DesvEst
Desviación estándar de los
valores de un campo
Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico
Var
Varianza de los valores de un
campo
Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico

Como se puede observar en la tabla, las funciones disponibles para un campo dependen del
tipo de datos del campo. Por ejemplo, si un campo contiene fechas, no podrá utilizar la función
Suma para resumir dicho campo. Si un campo tiene texto, no se podrá utilizar Suma, Min ni
Máx.

Además de las funciones de la fila Total tenemos otras tres opciones que son:

Agrupar por: para definir los grupos para los que deseamos realizar los cálculos. Por
ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría, seleccionaríamos Agrupar por el
campo Nombre Categoría.
Expresión: para crear un campo calculado que incluya una función en su expresión.
Normalmente, crearemos un campo calculado cuando deseamos utilizar múltiples
funciones en una expresión.
Donde: para especificar los criterios de un campo que no esté utilizando para definir los
grupos. Si seleccionamos esta opción para un campo, Access ocultará el campo en los
resultados de la consulta desactivando la casilla de verificación Mostrar.

Para realizar un cálculo predefinido o Total es necesario realizar los pasos siguientes:

Disponer de la fila Total en la cuadrícula QBE, para ello pulsamos el botón Totales

de la barra de herramientas Diseño de Consulta o a través de la opción Totales del
menú Ver. Automáticamente, en la cuadrícula de la consulta, se agrega una fila más
llamada Total, bajo cada una de las columnas, con la opción “Agrupar por”.
En el campo o campos por los que deseemos agrupar, dejamos activada la opción
Agrupar por en la fila Total.
Se selecciona el campo sobre el cual se requiere efectuar un cálculo y se hace clic en la
fila Total que aparece al final del campo, con lo cual se despliega una lista con todas las
funciones que se pueden realizar y se elige una de ellas.

Supongamos que deseamos visualizar el sueldo medio de los trabajadores de la tabla
PERSONAL por cargo. En este caso:

Elegimos los campos “Cargo” y “Sueldos” de la tabla “PERSONAL”.
Pulsamos el botón Totales

de la barra de herramientas Diseño de consulta.
En la cuadrícula QBE elegimos la función Promedio, en la lista desplegable de la fila
Total, en el campo SUELDO, tal como se muestra en la siguiente imagen:


Manual de Access XP para Docentes
115


Para visualizar los resultados de la consulta:

Hacemos clic en el botón Vista
bien, en el botón Ejecutar y podremos ver el resultado en una hoja de respuesta
dinámica como la que se muestra a continuación, basada en el ejemplo que estábamos
realizando.




8.1.2 CREAR CÁLCULOS PERSONALIZADOS

Access nos permite realizar cálculos en las tablas y posicionar el resultado del cálculo en un
nuevo campo dentro de la hoja dinámica que nos da como resultado al abrir la consulta.
También podemos crear un campo en una consulta utilizando los operadores aritméticos sobre
los campos de la tabla para calcular un valor.


Los campos calculados se definen utilizando una expresión que haga referencia a datos de
otros campos, o incluyendo las funciones u operadores disponibles en Microsoft Access.

Se pueden definir campos calculados para realizar cálculos de totales, para combinar valores
en un campo de tipo Texto, o para realizar operaciones aritméticas con valores numéricos o de
fechas.

Manual de Access XP para Docentes
116
Por ejemplo, en una factura para calcular el total a pagar en base al campo precio de los
artículos vendidos.

Los pasos a seguir son:

Crear una nueva consulta con la tabla sobre la que se van a realizar las operaciones.
Nos posicionamos sobre la columna vacía, haciendo clic en la celda y escribimos la
expresión a calcular. En este caso, para la operación planteada (calcular un aumento de
sueldo de un 5%) escribimos [SUELDO]*1,05 y movemos el puntero fuera de la celda.
Obsérvese que el nombre de campo se escribe tal como lo está en la lista de campos,
es decir en mayúsculas.
Aparecerá en la expresión: Expr1: [SUELDO]*1,05, lo que significa que el nombre con
el que se mostrará este campo será Expr1. Para cambiarlo, simplemente sustituiríamos
Expr1 por el nombre que deseemos, en este caso AUMENTO. También en su defecto
podríamos haber introducido directamente la expresión AUMENTO:[SUELDO]*1,05. En
la siguiente figura se ilustra lo explicado anteriormente:




Por lo tanto, los pasos necesarios para crear un campo calculado en una consulta son los
siguientes:

Introducimos la expresión del campo calculado en una celda vacía de la fila Campo. Si
el campo calculado hace referencia a otros campos, éstos deberán estar en una de las
tablas agregadas a la consulta.
Al presionar la tecla Intro o moverse a otra celda, Access introducirá el rótulo “Expr1"
para el primer campo calculado, “Expr2" para el segundo, y así sucesivamente. El
nombre aparecerá en la expresión después de dos puntos.
Y cambiamos el nombre del campo “ExprN”, si deseamos que aparezca otro nombre
más descriptivo.

Manual de Access XP para Docentes
117
Los operadores aritméticos son los que se muestran a continuación:

OPERADOR RESULTADO EJEMPLO
+ Suma dos expresiones numéricas [EDAD]+10
- Resta dos expresiones numéricas [INGRESOS]-[GASTOS]
*
Multiplica dos expresiones
numéricas
[PRECIO]*10%
/
Divide dos expresiones numéricas [COSTE]/[N_PARTICIPANTES
]
^ Eleva al exponente [PRECIO]^2
& Enlaza expresiones alfabéticas [APELLIDOS]&”“&[NOMBRE]

También podemos crear expresiones de cálculo desde el Generador de Expresiones. Para
ello:

Para activarlo pulsamos en la barra de herramientas Diseño de consulta el botón
Generar.
Desde el cuadro de diálogo Generador de Expresiones debemos seleccionar la carpeta
donde se encuentra el elemento que queremos utilizar para la expresión, pudiendo
observar como aparecen todos los elementos que esta contiene en la columna del
centro.



Seleccionaremos el elemento que queremos incluir dentro de la expresión aritmética,
haciendo doble clic sobre él.
Indicaremos ahora el operador y el otro elemento o bien escribimos el número con el
que queremos calcular.
Al Aceptar aparecerá en la fila Campo la expresión resultante tal y como podemos
observar en la siguiente figura.

Manual de Access XP para Docentes
118


Al igual que sucede con cualquier otro campo, es posible aplicar un criterio de ordenación a los
campos calculados e incluso calcular totales.

Si ejecutamos la consulta el resultado aparecerá en la Hoja de datos:



Access actualiza de forma automática los valores del campo calculado cuando se actualizan los
valores de los campos utilizados en la expresión.


8.2 CONSULTAS DE ACCIÓN

Hasta ahora las consultas que hemos explicado no implicaban ningún cambio en las tablas que
contenían los datos. Las consultas que vamos a ver en este apartado van a realizar cambios en
las tablas origen de los datos.

Las consultas de acción están diseñadas para agregar, eliminar, modificar o actualizar los
datos contenidos en las tablas, o incluso para crear nuevas tablas con los resultados obtenidos
al ejecutarlas.

Microsoft Access indica una consulta de acción colocando un signo de admiración (!) junto al
nombre de la consulta en la ventana de la base de datos.

Esto puede dar lugar a situaciones conflictivas, ya que podríamos perder nuestros datos y, en
consecuencia muchas horas de trabajo. Por tanto, antes de ejecutar una consulta de acción, es
conveniente realizar copias de seguridad de los datos y comprobar, una vez ejecutadas, que se
ha obtenido la acción deseada.

Para verificar de antemano los resultados que producirá una consulta de acción antes de
ejecutarla, podríamos crear en primer lugar un consulta de selección similar y examinar la hoja
de respuestas dinámica que produce. Si el resultado es satisfactorio, podríamos proceder con
las consulta de acción.

A continuación, describiremos las consultas que permiten actualizar los registros, las consultas
de actualización y las consultas que permiten eliminarlos, las consultas de eliminación.
Manual de Access XP para Docentes
119
8.2.1 CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Este tipo de consultas se utilizan para modificar de forma global un grupo de registros
especificados y nos serán muy útiles cuando queramos realizar cambios en uno o varios de los
campos.

Los pasos para la creación de una consulta de actualización son los siguientes:

Definir la consulta con el campo o campos que queramos actualizar.
En el caso de establecer criterios de selección, podemos pulsar el botón Vista para
ver la Hoja de respuestas dinámica y comprobar que se han seleccionado los registros
correctos.
Elegir la opción Consulta de Actualización del menú Consulta.



Podemos observar como aparece la fila Actualizar a en la cuadrícula QBE,
desapareciendo las filas Orden y Mostrar, puesto que no influyen en nada.
En la fila Actualizar a: del campo que se desea actualizar, escribimos la expresión
apropiada para actualizar los datos (puede ser un literal o un cálculo). Por ejemplo:
para incrementar los sueldos un 2% por ciento habría que escribir [SUELDO]*1,02.



Manual de Access XP para Docentes
120
Guardamos la consulta y a continuación la ejecutamos:

Bien desde el botón Ejecutar

(si la consulta está abierta).
desde la ventana de base de datos haciendo doble clic sobre la consulta (si está
cerrada).



Al ejecutar la consulta aparecerá el siguiente mensaje:



Haremos clic en el botón Sí en el caso de que realmente queremos modificar los precios
de la tabla.
Microsoft Access mostrará un cuadro de confirmación indicando el número de registros
que se actualizarán en la tabla. Pulsaremos en el botón Sí.



Si es necesario, podremos cancelar la operación en ese momento pulsando el botón No.
Por último, debemos situarnos en el botón Tablas de la ventana de Base de datos, con
el fin de comprobar que en la tabla de los “PERSONAL” los sueldos han sido
actualizados correctamente.

Manual de Access XP para Docentes
121

8.2.2 CONSULTAS DE ELIMINACIÓN

Normalmente, las consultas de eliminación se utilizan para eliminar algunos o todos los
registros que cumplen determinadas condiciones.

Estas consultas se llevan a cabo con la orden Consulta de Eliminación del menú
Consulta.



Antes de ejecutar cualquier consulta de eliminación, es importante comprobar que los registros
implicados son los correctos, ya que una vez que se ejecute la consulta y confirmemos la
eliminación, NO PODREMOS RECUPERARLOS.

Los pasos necesarios para llevar a cabo una consulta de eliminación son los mismos del
apartado anterior, salvo que en este caso se debe seleccionar (en el paso 2) la opción
Consulta de eliminación del menú Consulta. Cuando seleccionamos esta opción, Access
añadirá la fila Eliminar a la cuadrícula QBE.

Para las tablas de las que deseamos eliminar registros arrastramos el asterisco (*) desde la
lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta. Aparecerá Desde en la celda
Eliminar situada bajo estos campos, como muestra la figura.

Para especificar criterios para eliminar registros, arrastramos a la cuadrícula de diseño los
campos en los que deseamos establecer los criterios. Aparecerá Dónde en la celda Eliminar
situada bajo estos campos.


8.2.3 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA

Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas. Las
consultas de creación de tabla son útiles cuando necesitamos crear una tabla con los datos de
una consulta a fin de independizarlos de la tabla o tablas que los originaron para exportar la
tabla a otras bases de datos, realizar una copia de seguridad de una tabla, crear una tabla
histórica que contenga registros antiguos, etc.

Si deseamos crear una tabla nueva con los registros de la tabla PERSONAL que vivan en la
ciudad Madrid seguiremos los siguientes pasos:

Creamos una consulta, para lo cual deberemos seleccionar las tablas o consultas que
contienen los registros que deseamos incluir en la nueva tabla.
Manual de Access XP para Docentes
122



Una vez diseñada la consulta la ejecutamos para comprobar que esos son realmente los
datos que deseamos incluir en la nueva tabla.



Desde la ventana de Diseño de la Consulta abrimos el menú Consulta y seleccionamos
la opción Creación de tabla. También podemos hacer clic en la fecha situada junto al
botón Tipo de Consulta en la barra de herramientas, y elegir la opción Consulta
de creación de tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla, donde deberemos indicar el nombre de la nueva
tabla, así como si queremos que esta se cree en la base de datos activa o en otra existente.
Una vez realizada esta tarea pulsamos el botón Aceptar.

Manual de Access XP para Docentes
123


Guardamos la consulta. A continuación la ejecutamos:
Bien desde el botón Ejecutar

(si la consulta está abierta).
Desde la ventana de base de datos haciendo doble clic sobre la consulta (si está
cerrada).



Al ejecutar la consulta aparecerá el siguiente mensaje:



Haremos clic en el botón Sí en el caso de que realmente queramos crear la nueva tabla.
Se mostrará un segundo mensaje, en el que debemos también pulsar el botón Sí en el
caso de que deseemos continuar con el proceso de crear la nueva tabla.

Manual de Access XP para Docentes
124


Por último en la ventana de Base de datos debemos situarnos en el botón Tablas con la
finalidad de comprobar que la nueva tabla ha sido creada.




8.3 CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

Este tipo de consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de otra tabla
que tenga misma estructura. Por ejemplo, supongamos que una delegación de la organización
nos envía una tabla con información sobre los alumnos de Villalba y deseamos incorporar los
datos (registros) a la tabla de Alumnos. Para evitar tener que rescribir toda esa información,
podemos anexarla a la tabla ALUMNO.

Las consultas de datos anexados también son útiles para:

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar solo los
nombres y las direcciones de los alumnos que hayan realizado cursos en un
determinado periodo.
Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla.

Los pasos a seguir para crear una consulta de este tipo son:

Diseñamos la consulta (nos basaremos en el ejemplo propuesto sobre los alumnos de
Villalba). Para ello seleccionamos la tabla (Alumnos de Villalba) origen de los datos y los
campos adecuados (en este caso introducimos todos), así como los criterios, en el caso
de que sean necesarios.

Manual de Access XP para Docentes
125



Desde el menú Consulta escogemos la opción Consulta de datos anexados.



También podemos hacer clic en la fecha situada junto al botón Tipo de Consulta
en la barra de herramientas, y elegir la opción Consulta de creación de tabla.
Aparece un cuadro de diálogo similar al que aparecía en las Consultas de Creación de
Tabla, en el que indicaremos el nombre de la tabla (ALUMNOS) a la que vamos a añadir
los datos. A continuación pulsamos el botón Aceptar.


Manual de Access XP para Docentes
126

Podemos observar como aparece la fila Anexar a en la cuadrícula QBE. Esta fila muestra para
cada campo de la tabla “Alumnos de Villalba”, el campo al que se añadirán los datos en la tabla
“Alumno”.



Guardamos la consulta y la ejecutamos:

Bien desde el botón Ejecutar

(si la consulta está abierta).
Desde la ventana de base de datos haciendo doble clic sobre la consulta (si está
cerrada).



Manual de Access XP para Docentes
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Manual de Access XP para Docentes
128
Al ejecutar la consulta aparecerá el siguiente mensaje:



Haremos clic en el botón Sí en el caso de que realmente queramos añadir los datos a la
tabla ALUMNO.
Se mostrará un segundo mensaje, en el que debemos también pulsar el botón Sí en el
caso de que deseemos continuar con el proceso de añadir los datos de la tabla Alumnos
de Villalba.



Por último en la ventana de base de datos debemos situarnos en el botón Tablas con la
finalidad de comprobar que los registros han sido anexados a la tabla “Alumno” de
forma correcta.


8.4 CONSULTAS DE PARAMÉTROS

Cuando se desea realizar una serie de consultas sobre diferentes valores, por ejemplo, todos
los ALUMNOS de Fuenlabrada, todos los cursos de Access XP Básico, etc., una solución sería
crear tantas consultas como localidades a buscar; la otra, sería realizar una consulta que al
abrirla permitiera introducir la ciudad de la que se quieren obtener los datos. Para ello:

Diseñar la consulta. En este caso la basamos en la tabla de los “Alumnos”. En ella
introducimos los campos que sean necesarios.
A continuación nos situamos en el campo del cual deseamos obtener información. En
este caso lo haremos en el campo “Población”. En la fila Criterios, colocamos la
pregunta entre corchetes [ ], de la siguiente manera:



En nuestro caso deseamos según el caso localizar los datos de un cliente proporcionando al
programa información relativa a su población.

En la definición del criterio para las consultas paramétricas podemos utilizar operadores,
así como combinar más de un criterio en diferentes campos.
Guardamos la consulta, por ejemplo con el nombre “Buscar alumnos por su población”.
A continuación debemos ejecutar la consulta, pulsando el botón Abrir o al haciendo
doble clic sobre la consulta en la ventana de Base de datos.



Si la consulta está abierta, podemos pulsar el botón Ejecutar

de la barra de
herramientas.
Aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndonos el valor del criterio. En este caso deseamos
visualizar los clientes de Madrid, por lo que en el cuadro de texto escribimos dicha
población tal como se muestra en la figura siguiente. Por último pulsamos el botón
Aceptar para que se lleve a cabo la consulta.

Manual de Access XP para Docentes
129



Después de aceptar aparece la Hoja de datos la información de los ALUMNOS de la
población indicada en la ventana anterior.




Manual de Access XP para Docentes
130
Manual de Access XP para Docentes
131
Ejercicio 7: Consultas con tablas relacionadas


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos las siguientes consultas con más de una tabla relacionada.

Realizamos una consulta que muestre que alumnos de Madrid que hayan realizado
cursos y en qué fecha de inicio. Utilizar los campos DNI, NOMBRE y APELLIDOS de la
tabla ALUMNO, y Nº CURSO y FECHA DE INICIO de la tabla CURSOS. Incluimos también
la tabla USUARIOS para asociar correctamente la información. Mostramos todos los
campos. Ordenamos los registros por los campos por la FECHA DE INICIO de forma
ascendente. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA 10.

Realizamos una consulta que muestre qué trabajadores son PROFESORES y qué cursos
ha impartido. Utilizar los campos CÓDIGO PERSONAL, NOMBRE, APELLIDOS, CARGO de
la tabla PERSONAL, y Nº CURSO, FECHA DE INICIO y FECHA DE FIN de la tabla
CURSOS. Mostramos todos los campos. Ordenamos los registros por los campos por la
FECHA DE INICIO de forma ascendente. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA 11.

Realizamos una consulta que muestre qué alumnos han realizado algún curso de EXCEL,
mostrando la información del alumno y de los cursos. Utilizamos los campos: DNI,
NOMBRE, APELLIDOS de la tabla ALUMNOS, CALIFICACIÓN de la tabla USUARIOS, y Nº
CURSO FECHA DE INICIO, FECHA DE FIN y NOMBRE CURSO de la tabla CURSO.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA 12.

Realizamos una consulta que muestre qué cursos de nivel básico se iniciaron en el
primer trimestre del año 2004. Utilizar los campos NOMBRE CURSO de la tabla PLAN
FORMATIVO y los campos Nº CURSO, FECHA DE INICIO y FECHE DE FIN de la tabla
CURSOS. Ordenar los registros por los campos NOMBRE CURSO y FECHA DE INICIO de
forma ascendente. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA 13.


Manual de Access XP para Docentes
132
Ejercicio 8: Consultas paramétricas


I NSTRUCCI ONES:

Realizar las siguientes consultas paramétricas.

Realizar una consulta paramétrica que nos muestre como información todos los campos
de la tabla ALUMNOS. La pregunta paramétrica se establece sobre el campo
POBLACIÓN. La frase de la pregunta es “Escribe la población del alumno:”. Ejecutar la
consulta y probar la eficacia de la consulta con diferentes poblaciones. Guardamos la
consulta con el nombre CONSULTA PARAMÉTRICA 1.

Realizar una consulta paramétrica que nos muestre todos los campos de la tabla
PERSONAL. La pregunta paramétrica se establece sobre el campo CARGO. La frase de la
pregunta es “Escribe el cargo que ocupa”. Ordenar los registros resultantes por el
campo APELLIDOS. Ejecutar la consulta y probar su eficacia con alguna de las
secciones. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA PARAMÉTRICA 2.

Realizar una consulta paramétrica que nos muestre los campos Nº CURSO, FECHA DE
INICIO y FECHA DE FIN de la tabla CURSOS, CALIFICACIÓN de la tabla USUARIOS y
DNI, NOMBRE y APELLIDOS de la tabla ALUMNO. Escribe dos preguntas paramétricas en
el campo FECHA DE INICIO para establecer un periodo de fechas, uno de inicio y otro
de fin para encontrar los pedidos comprendidos entre las fechas que queramos buscar.
La frase de la primera pregunta es “Escribe la primera fecha de inicio” y la segunda
“Escribe la última fecha de fin”. Utilizar en operador necesario para enlazar las dos
preguntas paramétricas. Ordenar los registros de respuesta dinámica por el campo
FECHA DE INICIO de forma ascendente. Ejecutar la consulta y probar su eficacia con
diferentes fechas sobre el campo FECHA DE INICIO. Guardamos la consulta con el
nombre CONSULTA PARAMÉTRICA 3.


Manual de Access XP para Docentes
133
Ejercicio 9: Consultas de agrupación


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos las siguientes consultas de agrupación o totales.

Realizamos una consulta que muestre cuántos alumnos hay por población. Ordenamos
los registros por el campo POBLACIÓN. Utilizamos los campos POBLACIÓN y DNI de la
tabla ALUMNOS. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DE AGRUPACIÓN
1.
Realizamos una consulta que muestre cuántos trabajadores hay por cargo. Ordena los
registros por el campo cargo. Utilizamos los campos CARGO y CÓDIGO PERSONAL de la
tabla PERSONAL. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DE AGRUPACIÓN
2.
Realizamos una consulta que muestre cuántos cursos se han realizado por aula. Utiliza
los campos AULA y Nº CURSO de la tabla CURSOS. Guardamos la consulta con el
nombre CONSULTA DE AGRUPACIÓN 3.
Realizamos una consulta que muestre cuántos cursos han realizado los alumnos de la
población Madrid. Utilizamos los campos Nº CURSO de la tabla USUARIOS, NOMBRE,
APELLIDOS y POBLACIÓN de la tabla ALUMNOS. En la hoja de respuestas dinámica no
debemos visualizar el campo POBLACIÓN. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA DE AGRUPACIÓN 4.
Realizamos una consulta que muestre cuántas ediciones se han iniciado de cada tipo de
curso. Utilizamos los campos Nº CURSO de la tabla CURSOS y NOMBRE CURSO de la
tabla PLAN FORMATIVO. Ordena la consulta por el campo NOMBRE CURSO. Guardamos
la consulta con el nombre CONSULTA DE AGRUPACIÓN 5.
Realizamos una consulta que muestre los alumnos que han obtenido una nota superior
a un 8 y cuántas veces. Utilizamos los campos CALIFICACIÓN de la tabla USUARIOS, y
DNI, NOMBRE y APELLIDOS de la tabla ALUMNOS. Ordenamos los registros de
respuesta por los campos NOMBRE y APELLIDOS de forma Ascendente. Guardamos la
consulta con el nombre CONSULTA DE AGRUPACIÓN 6.
Realizamos una consulta que muestre el sueldo mínimo, máximo y promedio por el
cargo que ocupa. Utilizamos los campos SUELDO y CARGO de la tabla PERSONAL.
Ordenamos por el campo CARGO de forma Ascendente. Guardamos la consulta con el
nombre CONSULTA DE AGRUPACION 7.
Realizamos una consulta que muestre cuántos curso tienen fecha de inicio anterior al
01/06/2004. Utilizamos los campos FECHA DE INICIO y Nº CURSO de la tabla CURSOS.
No muestres el campo FECHA DE INICIO. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA DE AGRUPACIÓN 8.
Realizamos una consulta que muestre a partir del campo Nº CURSO de la tabla CURSOS
cuantos cursos se han registrado en total. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA DE AGRUPACIÓN 9.
Realizamos una consulta que muestre cuántos no tienen anotado ningún teléfono.
Utilizamos los campos TELÉFONO y DNI de la tabla ALUMNOS. No mostramos en la
respuesta dinámica el campo TELÉFONO. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA DE AGRUPACIÓN 10.

Manual de Access XP para Docentes
134
Ejercicio 10: Consultas de acción


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos las siguientes consultas de acción.

CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA:

Realizamos una consulta de acción de creación de tabla a partir de la tabla ALUMNOS,
utilizando todos los campos de la tabla, pero únicamente los registros que sean de la
población Madrid. El nuevo objeto lo nombramos con el texto “ALUMNOS DE
MADRID”. Ejecutamos la consulta. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA
CREACIÓN TABLA 1.

Realizamos una consulta de acción de creación de tabla a partir de la tabla PLAN
FORMATIVO, utilizando todos los campos de la tabla, pero sólo los tipos de curso que
sean de nivel BÁSICO. El nuevo objeto – tabla lo nombramos con el texto “CURSOS
BÁSICOS”. Ejecutamos la consulta. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA
CREACIÓN DE TABLA 2.

Realizamos una consulta de acción de creación de tabla a partir de la tabla CURSOS,
utilizando todos los campos de la tabla, pero sólo los registros que tengan registrada la
FECHA DE INICIO el mes de enero de 2004. El nuevo objeto – tabla lo nombramos con
el texto “CURSOS INICIADOS EN ENERO 2004”. Ejecutamos la consulta. Guardamos
la consulta con el nombre CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 3.


CONSULTA DE ELIMINACIÓN:

Realizamos una consulta de acción de eliminación a partir de la tabla ALUMNOS,
utilizando todos los campos de la tabla, pero únicamente los registros que sean de la
población Madrid. Ejecutamos la consulta. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA ELIMINACIÓN 1.

Realizamos una consulta de acción de eliminación a partir de la tabla PLAN FORMATIVO,
utilizando todos los campos de la tabla, pero únicamente los registros que sean de la de
nivel BÁSICO. Ejecutamos la consulta. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA ELIMINACIÓN 2.

Realizamos una consulta de acción de eliminación a partir de la tabla CURSOS,
utilizando todos los campos de la tabla, pero únicamente los registros que tengan como
FECHA DE INICIO el mes de enero de 2004. Ejecutamos la consulta. Guardamos la
consulta con el nombre CONSULTA ELIMINACIÓN 3.


CONSULTA DE DATOS ANEXADOS:

Realizamos una consulta de datos anexados que al ejecutarse añada los registros de la
tabla ALUMNOS DE MADRID a la tabla ALUMNOS. Ejecutar la consulta. Guardamos la
consulta con el nombre CONSULTA DATOS ANEXADOS 1.

Realizamos una consulta de datos anexados que al ejecutarse añada los registros de la
tabla CURSOS BÁSICOS a la tabla CURSOS. Ejecutar la consulta. Guardamos la
consulta con el nombre CONSULTA DATOS ANEXADOS 2.

Manual de Access XP para Docentes
135
Realizamos una consulta de datos anexados que al ejecutarse añada los registros de la
tabla CURSOS INICIADOS EN ENERO 2004 a la tabla CURSOS. Ejecutar la consulta.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DATOS ANEXADOS 3.


CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN:

Realizamos una consulta que actualice los precios por hora de la tabla CURSOS
BÁSICOS. La actualización consiste en aumentar el precio por hora de todos esos
registros en un 5%. Ejecutar la consulta. Guardamos la consulta con el nombre
CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN 1.

Realizamos una consulta que actualice el campo POBLACIÓN de la tabla ALUMNOS DE
MADRID. La actualización consiste sustituir la palabra MADRID por MADRID CIUDAD.
Ejecutar la consulta. Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DE
ACTUALIZACIÓN 2.

Manual de Access XP para Docentes
136
Ejercicio 11: Consultas de cálculo


I NSTRUCCI ONES:

Realizar las siguientes consultas con campos calculados.

Realiza una consulta creando un campo nuevo calculado. Utilizamos los campos Nº
CURSO, FECHA DE INICIO y FECHA DE FIN de la tabla CURSOS y un campo nuevo que
nombramos con el texto “DÍAS TRANSCURRIDOS”. Debe mostrar la diferencia entre
las dos fechas. Ordena los registros por el campo FECHA DE INICIO de forma
Ascendente. Guardala consulta con el nombre CONSULTA DE CÁLCULO 1.

Realiza una consulta creando un campo nuevo calculado. Utilizamos los campos DNI,
NOMBRE, APELLIDOS y SUELDO de la tabla PERSONAL y un campo nuevo que
nombramos con el texto “SUELDO NUEVO”. Debe mostrar el resultado de aplicar sobre
el campo SUELDO un aumento de un 5% sobre el sueldo. Si es necesario modificar el
formato del nuevo campo para que aparezca en Euros y con 2 lugares decimales.
Ordena el resultado de la consulta por el campo SUELDO de forma Descendente.
Guarda la consulta con el nombre CONSULTA DE CÁLCULO 2.

Realiza una consulta creando un campo nuevo calculado. Utiliza los campos DNI,
NOMBRE, APELLIDOS y FECHA DE NACIMIENTO de la tabla ALUMNOS y un campo
nuevo que nombramos con el texto “AÑO DE NACIMIENTO”. Debe mostrar el
resultado de aplicar la función Año sobre el campo FECHA DE NACIMIENTO para
obtener como dato independiente sólo el año. Guarda la consulta con el nombre
CONSULTA DE CÁLCULO 3.

Realiza una consulta creando un campo nuevo calculado. Utilizamos los campos
NOMBRE CURSO, HORAS y PRECIO POR HORA de la tabla PLAN FORMATIVO y un
campo nuevo que nombramos con el texto “PRECIO NUEVO”. Debe mostrar el
resultado de aplicar sobre el campo PRECIO POR HORAS un aumento de un 2% sobre el
precio. Si es necesario modificar el formato del nuevo campo para que aparezca en
Euros y con 2 lugares decimales. Ordena el resultado de la consulta por el campo
NOMBRE CURSO de forma Ascendente. Guarda la consulta con el nombre CONSULTA
DE CÁLCULO 4.

CAPÍTULO 9: FORMULARIOS






9.1 LA IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS

Access dispone de unos objetos que desempeñan la función de poder recoger datos. Un
formulario está vinculado a una tabla o a una consulta de tal manera que los datos que
introduzcamos a través de él se podrá ver y manipular directamente en aquellas. Asimismo, si
elaboramos un formulario después de que ya existan datos en una tabla, a través del
formulario podremos acceder a los registros existentes.

El Formulario es el intermediario gráfico que nos facilita el trabajo con los datos de la Tabla.
Por lo que podremos llevar a cabo todas las tareas realizadas con las tablas, introducir datos,
borrarlos, modificarlos, y movernos por los diferentes registros. El trabajo con los datos del
formulario se realiza del mismo modo que con las Tablas.

Por tanto la finalidad de un formulario es poder introducir, modificar, o eliminar los datos. La
diferencia con respecto a las tablas o consultas, reside en que el usuario realizará esta tarea, a
través de un entorno gráfico más agradable que él mismo podrá crear y personalizar, tal como
se puede apreciar en la figura siguiente.





La creación de un formulario requiere controlar múltiples aspectos. Access nos facilita varios
Asistentes que nos ayudan a crear el formulario y nos resuelven en gran medida este tipo de
problemas.

Por otra parte los usuarios más expertos pueden crear sus formularios desde la opción Vista
Diseño, desde la cual el programa no ofrece ningún tipo de ayuda.


Manual de Access XP para Docentes
137
9.2 CREAR FORMULARIOS DESDE EL ASISTENTE

El Asistente para formularios nos va a guiar por la tarea de crear el formulario. Los pasos que
deberemos seguir son los siguientes:

Desde el botón Formularios de la ventana de Base de datos, pulsamos sobre el
botón Nuevo.



Aparecerá una pantalla donde deberemos seleccionar Asistente para formularios.
También deberemos indicar sobre que Tabla o Consulta que queremos realizar. Con el
fin de ejemplificar basaremos el formulario en la tabla “Alumnos” de la base de datos
“Gestión de Formación” sobre la que hemos venido trabajando. Una vez que hayamos
indicado los dos elementos pulsamos en el botón Aceptar.




Manual de Access XP para Docentes
138
Manual de Access XP para Docentes
139
Aparece entonces la primera pantalla del asistente.



Ahora deberemos introducir en “Campos seleccionados:” aquellos campos que
deseamos utilizar en el formulario. Esto lo haremos seleccionando el campo deseado en
el listado que aparece en “campos disponibles:” y con la ayuda de los botones:


Desplazamiento de un campo previamente seleccionado en “campos
disponibles:” hasta la zona de “campos seleccionados:”.

Desplazamiento de todos los campos desde “campos disponibles:” hasta
la zona de “campos seleccionados:”.

Desplazamiento de un campo seleccionado previamente en la zona de
“campos seleccionados:” hasta la zona de “campos disponibles:”.
Desplazamiento de todos los campos desde “campos seleccionados:”
hasta la zona de “campos disponibles:”.


En el ejemplo propuesto, utilizaremos todos los campos de la tabla “Alumnos” por lo que
pulsaremos el botón

para desplazarlos hasta “campos seleccionados” e indicárselo así al
programa.

Una vez que tengamos los campos seleccionados pulsamos sobre el botón Siguiente.



En esta pantalla deberemos seleccionar la distribución de la información para los
campos del formulario pudiendo elegir entre colocarlos en Columnas, en forma de Tabla
(Tabular), en Hoja de Cálculo o Justificado. Una vez seleccionada la forma en como van
a ser distribuidos los datos en el formulario pulsamos sobre el botón Siguiente.



La siguiente ventana del asistente nos permite seleccionar el Estilo o la apariencia del
formulario. Disponemos de 10 estilos diferentes, alguno de ellos incluye una imagen
dentro del formato. Una vez seleccionado pulsamos sobre el botón Siguiente.
Manual de Access XP para Docentes
140


En la última pantalla del asistente indicaremos el nombre para el Formulario. Obsérvese
que Access propone el nombre de ALUMNOS. Podemos utilizarlo o bien sustituirlo por
otro más adecuado, por ejemplo FICHA DE ALUMNO. En este caso el botón Siguiente
aparece desactivado por lo que deberemos pulsar sobre el botón Finalizar.



Aparecerá entonces el formulario ya generado en Vista Formulario, donde podremos
ver, introducir, modificar o eliminar los datos existentes.

Manual de Access XP para Docentes
141



9.3 MODOS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO

Cada formulario tiene dos presentaciones: Vista Diseño y Vista Formulario.

Vista Diseño. Para crear un formulario se utiliza la vista Diseño. La visualización de un
formulario en la vista Diseño es equivalente a trabajar en un taller rodeado de útiles
herramientas. Se trata de la vista donde realizaremos todo el diseño, de forma
personalizada del formulario.

En el formulario creado sobre la tabla “ALUMNOS”, la Vista Diseño, sería la que se muestra a
continuación.



Una vez creado un formulario en la Vista Diseño, podemos visualizarlo en la Vista Formulario.

Para ello debemos:

Elegir la opción Vista Formulario del menú Ver.
Pulsar el icono Vista

de la barra de herramientas Vista Formulario y elegir de la
lista desplegable la opción Vista Formulario.

Manual de Access XP para Docentes
142


Vista Formulario. Es el lugar donde se almacenan todos los datos que se van
generando, en el transcurso de la actividad ordinaria. También tenemos la posibilidad
de modificar y eliminar los datos existentes. En este modo de presentación no se puede
realizar ningún cambio, en el diseño o aspecto de los distintos elementos que componen
el formulario.

Una vez en la Vista Formulario si deseamos realizar algún cambio en su aspecto, debemos
visualizarlo en la Vista Diseño, con el fin de poder llevar a cabo dichas modificaciones. Para ello
debemos:

Elegir la opción Vista Diseño del menú Ver.
Pulsar el icono Vista

de la barra de herramientas Diseño Formulario y elegir la
opción Vista Diseño.



9.4 GUARDAR UN FORMULARIO

Para almacenar los cambios realizados en un formulario debemos:

Hacer clic en el botón Guardar

de la barra de herramientas Vista de Formulario.
También podemos hacerlo desde el menú Archivo eligiendo la opción Guardar.
Aparecerá la siguiente ventana en la que debemos establecer en el cuadro de texto
Nombre del formulario el que creamos más apropiado. Realizada esta tarea pulsamos
el botón Aceptar.



Si hacemos clic en el botón Cancelar en el cuadro de diálogo Guardar como, el objeto
no se guardará.


9.5 CERRAR UN FORMULARIO

Cuando terminemos de trabajar con un formulario, podremos cerrarlo después de almacenar
cualquier cambio que hubiéramos realizado en el diseño del mismo.

Para cerrar un formulario, seguimos los pasos siguientes:

Elegimos una de las siguientes opciones:

Manual de Access XP para Docentes
143
Manual de Access XP para Docentes
144
La opción Cerrar del menú Archivo.



Hacemos clic en el menú Control

de la ventana del formulario y elegimos la opción
Cerrar.



O bien pulsamos sobre el botón Cerrar

de la barra de título.

Si se ha realizado algún cambio en la estructura de la consulta, aparecerá un cuadro de
diálogo preguntándonos si deseamos guardar los cambios.



Pulsamos el botón Sí para aceptar los cambios o el botón No en caso contrario.


9.6 ABRIR UN FORMULARIO

Una vez definido el diseño de un formulario y después de almacenarlo, es posible que
deseemos en lo sucesivo, introducir, modificar y eliminar los datos desde él en lugar de hacerlo
desde la tabla correspondiente.

Para abrir un formulario en Vista Formulario debemos realizar los siguientes pasos:

Nos posicionamos en la ventana de Base de datos, en la carpeta de Formularios.
Seleccionamos el formulario que deseamos visualizar y pulsamos el botón Abrir.



Otra forma de abrir el formulario, sería haciendo doble clic sobre él, en la lista mostrada
al pulsar el botón Formularios de la ventana de Base de datos.
A continuación se abre la ventana de Formulario, en la que podemos comenzar o
continuar con nuestro trabajo de almacenar información.



También es posible acceder a la ventana de diseño del formulario y modificar el mismo.

Para abrir un formulario en Vista Diseño debemos realizar los siguientes pasos:

Nos posicionamos en la ventana de Base de datos, en la carpeta de Formularios.
Seleccionamos el formulario y a continuación pulsamos el botón Diseño.

Manual de Access XP para Docentes
145


Se mostrará la siguiente ventana, donde podremos modificar o personalizar el diseño
del formulario:



Cuando el formulario está abierto en Vista Diseño, se habilita la barra de herramientas de
Consultas desde la cual tenemos habilitado el botón Vista para poder acceder a los tipos
de visualización: Vista Formulario y Vista Diseño.


9.7 IMPRIMIR UN FORMULARIO

Aunque los Formularios son elementos que se utilizan principalmente para la visualización,
introducción, modificación y eliminación de los datos en pantalla, también podremos
imprimirlos.

Manual de Access XP para Docentes
146
Manual de Access XP para Docentes
147
Previamente debemos llevar a cabo la configuración de la página. Para ello nos
dirigimos al menú Archivo y seleccionamos la opción Configurar página.



Se abre una ventana con tres fichas diferentes:

Márgenes. Tenemos la posibilidad de modificar los márgenes superior, inferior,
izquierdo y derecho del documento.
Página. En ella podremos indicar el tamaño y clase de papel, así como la orientación
horizontal o vertical.
Columnas. Podemos definir el número de columnas que se mostraran al imprimir en el
ancho de la página. También indicaremos el espacio que debe existir entre columnas y
filas. En la zona “Tamaño de columna” podemos especificar el alto y ancho deseado. Si
seleccionamos la opción “Igual que en el detalle” se imprimirá todo el formulario.
Desactivaremos esta opción si queremos ajustar la anchura y la altura. En el área
“Diseño de columna” podemos seleccionar el orden sucesivo en el que se imprimirán
los elementos de la página.
Después de realizar en la ventana las modificaciones necesarias pulsamos el botón
Aceptar.

Será conveniente que una vez tengamos todo seleccionado, acceder a la presentación
preliminar, para ver cual será el resultado en la impresión. Para ello seleccionamos en el menú
Archivo la opción Presentación preliminar, o bien Podemos pulsar botón de la barra
de herramientas Vista Formulario.

Una vez comprobado que todo es correcto bastará con dar la orden de imprimir, desde el
menú de Archivo, seleccionando la opción Imprimir, o bien pulsando en el botón de la
barra de herramientas. Aparecerá la siguiente ventana donde podemos establecer la
impresora, el intervalo de impresión (es decir si deseamos imprimir todo el documento o
algunas páginas) y el número de copias que deseamos obtener por página.

Una vez que hemos establecido esas opciones pulsamos el botón Aceptar para
comenzar con la tarea descrita.



Manual de Access XP para Docentes
148
CAPÍTULO 10: PERSONALIZAR
FORMULARIOS






10.1 CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEÑO

Ésta es otra alternativa que podemos utilizar cuando deseamos crear un formulario. La
diferencia con respecto a los asistentes, radica en que en este caso Access no nos proporciona
ningún tipo de ayuda.

Para crear un formulario de este modo debemos:

Situarnos en el botón Formularios de la ventana de Base de datos y pulsar el botón
Nuevo.



Aparecerá una pantalla donde deberemos seleccionar la opción Vista Diseño. Además
deberemos indicar sobre que Tabla o Consulta lo queremos realizar. A modo de ejemplo
basaremos el formulario en la tabla “Personal” de la base de datos “Gestión de
Formación”. Una vez que hayamos indicado los dos elementos pulsamos en el botón
Aceptar.

Manual de Access XP para Docentes
149


Aparece entonces la siguiente ventana llamada Vista Diseño donde realizaremos el
diseño del formulario. Como se aprecia en ella, se muestra una cuadrícula donde
realizaremos el diseño mencionado.



Si la cuadrícula no se muestra podemos recuperarla accediendo al menú Ver y escogiendo la
alternativa Cuadrícula. Realizaríamos también la misma tarea si deseamos ocultarla. Como se
verá más adelante, la cuadrícula nos ayuda a alinear los controles introducidos en la
realización del diseño del formulario.


10.1.1 INTRODUCIR LOS CAMPOS

Una de las tareas más inmediatas a la hora de crear un formulario en vista Diseño es
introducir los campos. Esta tarea podemos realizarla de dos formas:

Utilizando el control Cuadro de texto del Cuadro de herramientas. Esta opción
la trataremos ampliamente en apartados posteriores.


Manual de Access XP para Docentes
150


Si el cuadro de herramientas no se encontrase visible, podemos mostrarlo
pulsando en el icono Cuadro de herramientas
,


de la barra de
herramientas de Diseño ( Formulario o I nforme) o bien, desde el menú
Ver eligiendo la alternativa Cuadro de herramientas.



O bien utilizando la Lista de campos.
Si la lista de campos no se encuentra visible podemos mostrarla pulsando en el icono
Lista de campos

o bien, desde el menú Ver eligiendo la alternativa Lista de
campos.


Seleccionamos los campos que deseamos introducir en el formulario (en nuestro casos
queremos utilizar todos los campos de la tabla “Personal” en el formulario). Existen diversas
posibilidades a la hora de llevar a cabo la selección:

Podemos seleccionar un campo con solo hacer clic sobre él en la Lista de campos.
Si deseamos seleccionar todos los campos o campos contiguos, podemos hacerlo con
el ratón o con el teclado:

Con el ratón. Hacemos doble clic en la barra de Título de la Lista de campos.



Con el teclado. Hacemos clic o seleccionamos el primero de los campos. A
continuación pulsamos la tecla Mayus ó Shift, y manteniendo esta tecla
pulsada, seleccionamos el último de los campos. Observaremos como los campos
intermedios también han sido seleccionados.

Si deseamos seleccionar varios campos que se encuentran de forma alterna, tendremos que
usar el teclado. En este caso seleccionamos el primer campo, pulsamos la tecla Ctrl, y
manteniéndola pulsada, seleccionamos el resto de campos.

Observaremos como los campos que lo han sido, se muestran de color azul, tal como se
aprecia en la imagen.

Manual de Access XP para Docentes
151


Después de seleccionar hacemos clic en la lista de campos y arrastramos hasta
situarnos en la cuadrícula. Una vez allí, podemos soltar.



Por último aparecerán los campos en la cuadrícula tal como se muestra en la figura
siguiente.




Manual de Access XP para Docentes
152
Obsérvese como cada campo se representa por dos etiquetas de texto. En realidad, la que se
muestra hacia la izquierda nos mostrará el nombre del campo, mientras que, la situada a la
derecha reflejará el valor de ese campo. Estos aspectos solo se pueden apreciar en la Vista
Formulario tal como muestra la siguiente imagen.



Para acceder a la Vista de Formulario basta con elegir en el menú Ver la opción Vista
Formulario.



Otra forma de acceder a la Vista de Formulario, sería pulsar en el icono Vista

de la barra
de herramientas de Diseño de Formulario y elegir la opción Vista Formulario.

A partir de este momento desde la Vista Diseño, podemos mover los campos para situarlos en
el lugar adecuado o bien modificar su tamaño, aplicarle el aspecto o formato deseado, etc.


10.1.2 MODIFICAR LAS DIMENSIONES DE LA CUADRÍCULA

Si fuera necesario podemos ampliar o disminuir el ancho y el alto de la cuadrícula, con la
finalidad de trabajar más cómodos.

Para modificar el ancho de la cuadrícula, debemos situarnos en el límite derecho.
Observaremos como en esa zona el puntero de ratón modifica su aspecto. Cuando sea
así, pulsamos y arrastramos hacia la derecha para ampliar su ancho. Si deseamos
disminuirlo bastaría arrastrar hacia la izquierda.

Manual de Access XP para Docentes
153


Si deseamos modificar el alto de la cuadrícula, realizamos la misma tarea, es decir,
nos situamos en el borde inferior de la cuadrícula, también el puntero del ratón
modificará su aspecto, en ese momento hacemos clic y arrastramos hacia abajo si
deseamos aumentar el alto o bien hacia arriba si pretendemos disminuirlo.




10.1.3 SELECCIONAR UN CONTROL

Antes de llevar a cabo cualquier modificación sobre los controles debemos previamente
seleccionar.

Podemos seleccionar un control con solo hacer clic sobre él. Observaremos que
aparecen unos pequeños cuadrados de color negro en los bordes del control, llamados
controladores de tamaño, tal como se aprecia en la figura.



Si deseamos seleccionar todos los controles o campos contiguos, podemos hacerlo con el
ratón o con el teclado:

Con el ratón. Trazamos un rectángulo (arrastrando el puntero del ratón) alrededor de
los controles que deseamos seleccionar.



Manual de Access XP para Docentes
154


A continuación también apreciaremos que los campos seleccionados, poseen controladores de
tamaño.

Con el teclado. Hacemos clic para seleccionar el primero de los controles. A
continuación pulsamos la tecla Mayus ó Shift, y manteniendo esta tecla pulsada,
seleccionamos el resto de controles necesarios. Finalizada la tarea también
apreciaremos que los controles seleccionados disponen de controladores de tamaño.



Si deseamos seleccionar varios controles que se encuentran de forma alterna, tendremos
que usar el teclado. En este caso seleccionamos el primero de ellos, pulsamos la tecla Mayus
ó Shift, y manteniéndola pulsada, seleccionamos el resto de controles.

Manual de Access XP para Docentes
155



10.1.4 MODIFICAR EL TAMAÑO DE UN CONTROL

En ocasiones, no podremos visualizar el contenido de un control, debido a su escaso tamaño.
También es posible que el tamaño del control sea desproporcionado teniendo en cuenta su
reducido contenido. Para modificar el tamaño de un control (o de varios, si fuese preciso)
debemos:

Seleccionar el control (o controles) que deseamos modificar.
Nos posicionamos en uno de los controladores de tamaño. El puntero del ratón adopta
la forma de doble fecha de color negro, a partir de ese momento podemos pulsar y
arrastrar. Si arrastramos hacia fuera, conseguimos aumentar el tamaño. Si lo hacemos
hacia adentro, podemos disminuir el tamaño.












Arrastrando hacia la derecha
aumentaremos el ancho del control. Si lo
hacemos hacia la izquierda lo
diminuimos.
Arrastrando hacia arriba aumentaremos
el alto del control. Si lo hacemos hacia
abajo lo diminuimos
Arrastrando hacia la derecha
aumentaremos proporcionalmente el
ancho y alto del control. Si lo hacemos
hacia la izquierda diminuimos también
Manual de Access XP para Docentes
156
10.1.5 MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN CONTROL

Cuando deseemos cambiar la posición de cualquier control debemos:

Seleccionar el control (o controles) que deseamos mover.

Para desplazar el control tenemos dos posibilidades:

Si deseamos cambiar la posición conjuntamente, tanto de la etiqueta (o lugar
donde se refleja el nombre del campo), como del cuadro del cuadro de texto (lugar que
refleja el contenido del campo), debemos situarnos en su borde superior. Apreciaremos
cono el puntero del ratón adopta la forma de una mano de color negro, podemos
arrastrar y colocar en el lugar más apropiado.



Si deseamos cambiar la posición de forma independiente, de la etiqueta (o lugar
donde se refleja el nombre del campo), o del cuadro del cuadro de texto (lugar que
refleja el contenido del campo), debemos situarnos en el selector de tamaño situado en
el borde superior izquierdo. Observaremos como el puntero del ratón modifica su forma,
convirtiéndose en una mano, en este momento podemos arrastrar. De ese modo
colocaremos la etiqueta o el cuadro de texto en la posición deseada.





10.1.6 ELIMINAR UN CONTROL DEL FORMULARIO

En los casos en que deseemos eliminar un control (o varios) del formulario, debemos:

Seleccionar el control.
Pulsar la tecla Supr del teclado.


10.1.7 APLICAR FORMATO

Una vez introducidos los campos, a través del control cuadro de texto, y en general en
cualquier control que utilicemos del cuadro de herramientas, podemos modificar su aspecto
aplicando un formato personalizado que el usuario desee. Para aplicar formato, disponemos de
dos alternativas, que incluso se pueden utilizar simultáneamente si lo consideramos
conveniente:

Podemos aplicar un formato personalizado de forma manual. En este caso usamos la
barra de herramientas de Formato (formulario o Informe).
Antes de comenzar a trabajar con la barra de herramientas debemos seleccionar el
control o controles a los que deseamos modificar su aspecto. Solo de este modo se
activan (para ser utilizados) los distintos botones de dicha barra.

Manual de Access XP para Docentes
157


La otra alternativa es aplicar uno de los formatos predefinidos por la aplicación. Para ello
debemos elegir la opción Autoformato del menú Formato. Aparece la siguiente ventana con
diez formatos predefinidos que aplicarán formato tanto al fondo del formulario, como a la
fuente y a las etiquetas. Solo debemos elegir uno de ellos, y observar a la derecha, en la vista
previa, si es el que se adapta a nuestras necesidades. Después de esto pulsamos el botón
Aceptar.




10.2 LOS CONTROLES

Como se ha venido mencionando, Access tiene unos objetos denominados controles. Toda la
información de un formulario o informe (ver capítulo 8) está contenida en los controles. Los
controles son objetos de un formulario o informe, que permiten visualizar los datos, mejorar el
aspecto, realizar operaciones o se utilizan como decoración, como por ejemplo desplegar
imágenes, pedir datos al usuario, ejecutar macros, una línea o un rectángulo para separar y
agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. Los controles son elementos individuales
incluidos en un formulario.

En este apartado se explicarán las características de los controles en general y se describirán
los más comunes.
Manual de Access XP para Docentes
158
10.2.1 UBICACIÓN DE LOS CONTROLES

Los controles aparecen exclusivamente cuando se abre en modo Diseño de formularios o
informes y se encuentran agrupados bajo la barra de herramientas llamada Cuadro de
herramientas. A continuación se muestra dicha barra:

Cada control tiene un nombre y realiza una función específica. La
combinación entre los distintos controles es la que da un amplio
margen para la realización de funciones en los informes y en los
formularios.

En la siguiente tabla se muestra el nombre de los controles que se ven en la figura y una
descripción de su función:

Controles para escribir,
mostrar y filtrar datos
Descripción

Asistente para controles Activa o desactiva el asistente para controles

Cuadro de texto
Presenta, incluye o modifica los datos de un campo o resultados de
operaciones.

Botón alternar Sirve para presentar un valor Sí/No de una tabla.

Casilla de verificación Igual que el anterior, solamente que el botón es de forma diferente.

Cuadro de lista
Muestra una lista de valores de los cuales es posible seleccionar
sólo uno de ellos. No permite que el usuario introduzca ningún
valor.

Imagen
Presenta una imagen carente de movimiento en un formulario o
informe
Marco de objeto
dependiente
Presenta una imagen o cualquier objeto OLE almacenado en una
tabla

Control ficha
Crea un formulario con ficha de varias páginas. Dicho de otra
manera, dibuja una carpeta similar a la ventana de la base de
datos, donde cada entrada contiene información agrupada por un
tema.

Más controles Muestra una lista con otros controles disponibles en Access

Seleccionar objetos Selecciona objetos

Etiqueta
Presenta un texto descriptivo, por ejemplo un título o instrucciones
de un formulario o informe.

Grupo de opciones
Crea un grupo de opciones que permiten una única elección en caso
de contener botones de opción. Si contiene casillas de verificación,
permite elegir varias opciones.

Botón de opción
Para presentar un campo de valores Sí/No o para recibir los datos
introducidos por el usuario en un cuadro de diálogo personalizado

Manual de Access XP para Docentes
159
Cuadro combinado
Muestra un conjunto de valores de los cuales es posible seleccionar
uno de ellos. Dichos valores pueden proceder de una tabla, de una
consulta (controles dependientes) o ser introducidos por el usuario
(control independiente)

Botón de comando
Crea un botón para ejecutar una acción o un conjunto de acciones.
Por ejemplo, podemos crear un botón de comando que abra otro
formulario.

Marco de objeto
independiente
Presenta un objeto OLE independiente, como puede ser una hoja de
cálculo de Excel.

Subformulario /
subinforme
Sirve para presentar datos de más de una tabla y/o consulta en un
formulario o informe.


Controles para organizar
datos
Descripción

Rectángulo
Crea un efecto gráfico como agrupar un conjunto de
controles relacionados o resaltar los controles más
importantes de un formulario o informe

Línea
Para dar énfasis a la información relacionada o
especialmente importante, o para dividir un formulario o
página en distintas secciones.

Salto de página
Se utiliza para comenzar una nueva pantalla en un
formulario, una nueva página en un informe o una nueva
página de un impreso.

El cuadro de herramientas es la principal fuente de recursos para añadir controles a un informe
o formulario. Para visualizar u ocultar dicho cuadro es necesario situarnos en el menú Ver y
seleccionar la opción Cuadro de herramientas o pulsar el botón Cuadro de herramientas
.


10.2.2 AGREGAR UN CONTROL A UN FORMULARIO O A UN INFORME.

El modo de crear un control depende del tipo de control que deseemos crear:

Control dependiente. Control que toma el contenido de un campo de la tabla. Por
ejemplo, un cuadro de texto que presenta el nombre de una empresa es dependiente
del campo “Nombre de Empresa” de la tabla “Clientes”.
Control independiente. Aquel que no está asociado a ningún campo. Pueden utilizarse
controles independientes para presentar un texto informativo, gráficos o imágenes
procedentes de otras aplicaciones. Por ejemplo, las líneas y rectángulos.
Control calculado. Aquel que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos
almacenados. El valor es calculado cada vez que cambia algún dato en la expresión.

Manual de Access XP para Docentes
160
Para que un control aparezca en un formulario o informe, sólo es necesario:

Hacer clic en el control que deseemos del cuadro de herramientas.
Desplazarnos al lugar donde lo deseamos colocar. Hacer clic con el botón izquierdo del
ratón y arrastrar hasta definir el tamaño deseado.
Al soltar el botón izquierdo del ratón aparecerá el nuevo control.
Si deseamos utilizar un asistente que nos ayude a crear el control, comprobaremos que
el botón Asistentes para Controles aparece en bajo relieve en el cuadro de
herramientas.

Cuando con la ayuda de los asistentes hemos creado informes y formularios, se incluyen
automáticamente los controles necesarios para cumplir con las especificaciones hechas. Estos
controles tienen las mismas características que los agregados manualmente y pueden
modificarse sus propiedades posteriormente.


10.2.3 PROPIEDADES DE LOS CONTROLES

No basta sólo con agregar los controles para que éstos funcione, hay que modificar su
presentación para que se ajusten al formulario o informe en el que van aparecer, es decir,
agrandarlos, cambiar el color del texto que despliegan, cambiar el tipo de letra del texto,
indicarle que campo de la tabla va desplegar, etc.

Estas características susceptibles de ser modificadas se conocen como propiedades. Cada
control tiene una serie de propiedades que definen su aspecto y comportamiento. No todos los
controles tienen las mismas propiedades, aunque sí pueden tener algunas propiedades en
común.

Para modificar las propiedades de un control se debe:

Acceder a la ventana propiedades. Para ello:
Presionamos el botón Propiedades de la barra de herramientas Diseño (formulario
o Informe).
También podemos acceder a la ventana de propiedades si seleccionamos el control del
cual se desea editar sus propiedades, y se presiona el botón derecho del ratón.
Aparecerá un menú contextual donde debemos elegir la opción Propiedades.


Manual de Access XP para Docentes
161
Una vez seleccionada dicha opción, aparecerá la ventana de propiedades. El conjunto total de
las propiedades se encuentra en esta ventana. Algunas de ellas son propiedades muy comunes
y pueden modificarse sin necesidad de acceder a la ventana de propiedades, es decir,
equivalen a distintas opciones de la barra de herramientas de Formato (formulario o informe).




Como ya se ha dicho, las propiedades representan las características posibles que se aplican a
un control. Existen propiedades que se pueden aplicar a varios de ellos, por lo cual es posible
seleccionar varios controles y editar la ventana de propiedades. En este caso, la ventana de
propiedades sólo muestra aquellas que se pueden modificar en conjunto, afectando cualquier
cambio a todos los controles seleccionados.

La ventana de propiedades se muestra como un cuadro de diálogo con cinco carpetas
diferentes, cada una de ellas representa un conjunto de propiedades con características en
común, excepto la última entrada que muestra todas las propiedades juntas.

Algunas de estas entradas pueden estar vacías dependiendo del control; por ejemplo, cuando
se selecciona un control etiqueta y se abre su ventana de propiedades, la entrada datos
aparece en blanco, lo cual se debe a que este control se utiliza para crear texto fijo, como
anotaciones o títulos, y no es editable en ejecución. La entrada datos se utiliza para los datos
que se obtienen a través del usuario e indica qué campo se está desplegando.

Las carpetas de la ventana de propiedades son las siguientes:

Formato. Define la apariencia del control en cuestión a través de propiedades como:
tamaño, fuente, efecto especial, etc.
Datos. Afecta básicamente a todos aquellos controles enlazados con un campo de una
tabla y/o consulta. Algunas de sus propiedades son: Origen control (de que campo de la
base de datos toma el dato que despliega), Regla de validación (condiciones que se
ponen para la entrada de valores al campo que contiene el control), Texto de validación
(mensaje de error que despliega), etc.
Eventos. Acciones que suceden a los controles y a las cuales éste puede responder.
Ejemplo: al hacer clic, al hacer doble clic, al recibir enfoque (se dice que un control
tiene el enfoque cuando el puntero está posicionado sobre él), al perder enfoque
(cuando el usuario pasa de un campo a otro, el primero pierde el enfoque y el segundo
lo obtiene), etc.
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Manual de Access XP para Docentes
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Otras. Características adicionales del control, que pueden ser su descripción, texto de
la barra de estado (texto que se despliega mientras el control en cuestión tiene el
enfoque), índice de tabulación etc.
Todas. Conjunto de todas las propiedades mencionadas.


10.3 CONTROLES MÁS UTILIZADOS

A continuación se hará una breve exposición de los controles más utilizados. Para ejemplificar
estos, se mostrará la construcción de un formulario como el que se muestra en la siguiente
figura y se detallarán los controles que son necesarios para su construcción y los valores que
deben contener sus propiedades.

Los pasos a seguir para la realización del formulario que da origen a la figura anterior son:

Se selecciona la carpeta Formulario en la ventana de la base de datos y se pulsa el
botón Nuevo.



Aparecerá una ventana en la que se selecciona la opción Vista Diseño y se elegirá una
tabla o consulta de la base de datos sobre la que crearemos el formulario. Para realizar
un ejemplo utilizaremos la tabla “Alumnos”.



Aparecerá un formulario en blanco, al cual es necesario ir añadiendo controles.



En los siguientes apartados se verán los controles más utilizados y para cada control, cómo
debe crearse y qué propiedades deben modificarse.


10.3.1 ETIQUETA

Crea un texto descriptivo, como puede ser un título, un comentario, etc.

Se hace clic sobre el control Etiqueta del Cuadro de herramientas. Nos posicionamos
con el ratón en la parte superior del formulario, y arrastramos hasta crear un rectángulo
grande, sobre el que se escribirá “Listado de Alumnos”.

Se abrirá la ventana de propiedades, cambiando las siguientes:

Nombre = Titulo (edición).
Estilo del fondo = Transparente (selec).
Efecto especial = Bajo relieve (selec).
Color del texto = Azul oscuro (selec).
Nombre de la fuente = Arial (selec).
Tamaño de la fuente = 16 (selec).
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Espesor de la fuente = Grueso (selec).
Fuente Subrayada = Si (selec).
Alineación del texto = Centro (selec)

Selec (colocado al lado del valor de la propiedad) significa que el valor se escoge de una lista
de valores, mientras que edición significa que el valor lo indica manualmente el usuario.




La propiedad Nombre se encuentra en la ficha Otras y las demás en la ficha Formato. Es
recomendable ir cambiando una a una las propiedades para ver el efecto que producen.

El resultado es el que se aprecia en la figura siguiente.




10.3.2 CUADRO DE TEXTO

Muestra o pide datos al usuario, como texto, número, etc. Puede estar ligado al campo de una
tabla (cuadro de texto dependiente) o pueden contener expresiones calculadas (cuadro de
texto independiente). En caso de estar ligado a un campo, se indica el nombre del campo.

Los pasos a seguir para crear el cuadro de texto del formulario de la figura son los siguientes:

Se selecciona el Cuadro de texto

del Cuadro de herramientas y se ubica haciendo
clic en la cuadrícula de la vista Diseño del Formulario.



Al añadir un cuadro texto se crea conjuntamente una etiqueta. El cuadro de texto
(“Independiente”) recoge el valor del campo y la etiqueta (“Texto2”) identifica el
nombre del campo tal como se puede apreciar en la siguiente imagen.
Introducimos el nombre del campo. Para realizar esta tarea seleccionamos la etiqueta
(Texto2) y a continuación, hacemos clic, con el fin de borrar el contenido. A modo de
ejemplo, vamos a introducir el campo “DNI”. Por tanto en la etiqueta seleccionada
después de borrar el contenido escribimos el texto: Número de Pedido.






Desde la ventana de propiedades debemos establecer en el cuadro de texto (Independiente)
el valor del campo. Esta tarea se realiza desde la propiedad Origen de control. Para ello:

Seleccionamos el cuadro de texto.




Pulsando en el botón Propiedades de la barra de herramientas.
En la propiedad Origen de control de la ficha Datos accedemos a la lista desplegable
y elegimos el campo que deseamos crear. En este caso elegimos “DNI”.

Manual de Access XP para Docentes
166


Además en la ficha Formato podemos modificar las siguientes propiedades:

Efecto especial = Bajo relieve (selec).
Nombre de la fuente = Arial (selec).
Tamaño de la fuente =12 (selec).
Color del texto = Negro (selec).



Se repiten los pasos anteriores para cada uno de los cuadros de texto que se requieran para
mostrar la información (Fecha de Pedido, Forma de Pago, etc.).


10.3.3 CAMPO CALCULADO

La creación de campos calculados se realiza también a través de un cuadro de texto, por tanto,
lo primero que deberemos definir es un Cuadro de texto conforme se ha explicado en el
apartado anterior. La única diferencia reside en que ahora, en la propiedad origen de control,
en lugar de elegir un campo de los ya creados en las tablas, escribiremos manualmente la
expresión que regirá el nuevo campo.



Manual de Access XP para Docentes
167
Para indicar que es un campo calculado lo primero que debemos escribir es el signo =, ahora
deberemos escribir el primer campo a calcular escribiendo entre corchetes [] seguidamente
indicar el operador (+, -, * , /) añadiremos el número o el campo sobre el que vamos a
realizar el calculo.

Por ejemplo, para añadir la fecha escribiremos =Fecha(), para el número de página =Página().



10.3.4 CUADRO COMBINADO

Se utiliza para introducir una lista de valores provenientes de una tabla/consulta o de valores
predefinidos. En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas
sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Combina funciones de cuadro de texto y de
cuadro de lista.

Seleccionamos el control Cuadro combinado

del cuadro de herramientas.
Nos desplazamos a la cuadrícula y en el lugar donde deseemos incluirlo hacemos clic.
Inmediatamente se crea el cuadro combinado y una etiqueta relacionada.
Al tener seleccionado el asistente en el cuadro de herramientas, se muestra la
primera ventana del asistente que nos ayudará en la creación del cuadro combinado.
Nos preguntará de dónde proceden los valores que deseamos incorporar al cuadro
combinado. En ella elegiremos la opción “Quiero que el cuadro combinado busque los
valores en una tabla o consulta”. Con esta alternativa indicamos que esos valores se
encuentran incorporados en una tabla o en una consulta. Elegida esta opción, pulsamos
el botón Siguiente.

Manual de Access XP para Docentes
168



Al indicar que los valores serán obtenidos de una tabla o consulta, aparecen todos los
objetos de este tipo que contiene el sistema, de los que se selecciona uno de ellos. Para
el caso específico de este cuadro combinado, los valores se obtendrán de la consulta de
agrupación 7 realizada anteriormente en ejercicios propuestos, la cual contiene un
campo que recoge los distintos tipos de CARGO.
Pulsamos sobre el botón de opción “TABLAS”, pudiendo observar en la parte superior de
la ventana, el listado de ellas que contiene la base de datos. En este listado
seleccionamos la tabla “PLAN FORMATIVO” y a continuación pulsamos sobre el botón
Siguiente.



Después de elegir la tabla, aparecen todos los campos de la misma. En este caso
elegimos el campo “NOMBRE CURSO” en Campos disponibles y lo trasladamos hasta
Campos seleccionados utilizando el botón .
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Manual de Access XP para Docentes
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Por último pulsamos el botón Siguiente.





Cuando los valores no se obtienen a partir de tablas y/o consultas, sino de
lista predefinidas, sólo es necesario teclear la lista de valores que deseamos.



En la ventana que aparece tenemos la opción de elegir el ancho con el que se
visualizará la columna. Para ello en la vista previa que ofrece la parte inferior de la
ventana, ampliamos o disminuimos el ancho de la columna como si de una tabla se
tratara. Realizada esta tarea pulsamos el botón Siguiente.



Manual de Access XP para Docentes
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En la ventana que se muestra a continuación, se indica si el valor será recordado y en
dónde. Se selecciona “Almacenar el valor en el campo” y se indica que se guardará en
el campo “NOMBRE CURSO”. A continuación pulsamos el botón Siguiente.



Aparece la última ventana donde debemos dar nombre al cuadro combinado. Podemos
sustituir el nombre que Access propone (Cuadro combinado6) por LISTADO DE
CURSOS. A continuación pulsamos el botón Finalizar con el objetivo de que el asistente
complete su tarea en base a la información que acabamos de proporcionarle.



El resultado en la Vista de Formulario, será el que se muestra a continuación. Si fuera
necesario, podemos modificar la ubicación de este control, su tamaño y su formato, del modo
indicado en apartados anteriores.




10.3.5 GRUPO DE OPCIONES

Podemos utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un conjunto
limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que sólo
tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede elegir una opción cada vez de entre
un grupo de opciones.

En un formulario o informe, un grupo de opciones está formado por un marco y un
conjunto de casillas de verificación
,
botones de opción o botones de alternar

presentar un conjunto de valores alternativos.

Si se utiliza con los botones de opción se debe escoger una de las opciones pero cuando se
crean las casillas de verificación, se permite escoger todas las opciones, varias o ninguna.
Para crear un grupo de opciones los pasos a seguir son:

Seleccionamos el grupo de opciones, en el cuadro de herramientas teniendo la
precaución de que el asistente se encuentra activado.
Hacemos clic en la cuadrícula del formulario aproximadamente en el lugar que
consideremos más apropiado, a partir de ese momento aparecerá la primera ventana
del asistente que no irá guiando en la tarea propuesta.
Una vez que finalice el asistente su trabajo, tenemos la posibilidad de cambiar la
ubicación de este control, modificar su tamaño o aplicarle el formato que estimemos
más conveniente.
Indicamos los nombres, que se mostrarán en cada etiqueta. A modo de ejemplo
crearemos botones de opción para el campo “CARGO” de la tabla “PERSONAL”. Por ello,
estableceremos como nombres, “PROFESOR”, “GENERADOR DE CONTENIDOS”,
“MANTENIMIENTO”, “COORDINADOR DE PROFESORES” y “COORDINADOR DE
MANTENIMIENTO”. A continuación pulsaremos el botón Siguiente para avanzar a la
segunda ventana del asistente.


Manual de Access XP para Docentes
172

En esta ventana el asistente desea conocer si queremos que exista alguna opción
predeterminada, es decir, si queremos que por defecto, se muestre seleccionada la
opción verdadera o la falsa. Nosotros le indicamos que no deseamos incluir ninguna
opción predeterminada. :



Pulsamos el botón Siguiente.
En la siguiente pantalla, debemos asociar un valor numérico, a las etiquetas creadas en
la primera ventana del asistente.



En la ventana siguiente debemos elegir qué tipo de controles incluimos en el grupo de
opciones. Elegimos Botones de opción y el Estilo Grabado.
Hacemos clic sobre el botón Siguiente.

Manual de Access XP para Docentes
173


En la siguiente ventana debemos definir una etiqueta o nombre para el grupo de
opciones:



Hacemos clic en el botón Finalizar.
Podemos observar como queda nuestro grupo de opciones:




10.3.6 LÍNEA

Este control nos permite dibujar líneas en el formulario o informe, con la finalidad separar
secciones.

Los pasos para dibujar una línea son:

Manual de Access XP para Docentes
174
Manual de Access XP para Docentes
175
Seleccionamos el control Línea, en el cuadro de herramientas. Observamos como
el puntero del ratón modifica su aspecto
Nos dirigimos a la cuadrícula del formulario o informe,

y en la zona donde queremos
incorporarla, hacemos clic y arrastramos hasta que asignarle la longitud adecuada.
El resultado es la línea formada por rayas discontinuas que se aprecia en la siguiente
imagen.




Una vez creada la línea podemos, al igual que en los controles explicados
anteriormente, modificar su longitud, su orientación, cambiar su formato, etc.


10.3.7 BOTÓN DE COMANDO

Se utilizará para llevar a cabo acciones, como pudieran ser, ir al primer registro, imprimir un
informe o abrir una consulta. En algunas ocasiones, se asocia a una macro para llevar a cabo
la ejecución de la misma.

En el ejemplo que seguimos, se utilizará con el fin de IMPRIMIR el formulario creado para la
tabla “ALUMNOS”:

Para crear el botón de comando llevaremos a cabo los siguientes pasos:

Seleccionamos el control Botón de comando del cuadro de herramientas.
Obsérvese como el puntero del ratón modifica su aspecto .
Nos situamos en la cuadrícula del formulario haciendo clic en la zona donde queramos
incorporarlo. A continuación, si tenemos seleccionado el asistente para controles del
cuadro de herramientas, aparecerá la primera ventana del asistente que nos irá guiando
en la tarea propuesta.


Como podemos apreciar en la imagen, la ventana está formada por dos partes bien
diferenciadas. Todas las posibles acciones que podría desarrollar el botón de comando, están
agrupadas en distintas categorías (Desplazamiento de registros, Operaciones con registros,
Operaciones con formularios, Operaciones con informes, Aplicación y Otras). Cada categoría
reúne acciones afines.

El nombre de la categoría, nos orientará sobre las acciones que allí podrían estar incluidas. Por
tanto, lo primero que debemos hacer, es elegir, en la parte izquierda de la ventana, la
categoría, donde se encuentre la acción que deseamos desarrollar.

En nuestro caso elegimos “Operaciones con formularios”.

En la parte derecha de la ventana, se encuentran para la categoría seleccionada, un
catalogo de las posibles acciones que se podrían asociar al botón de comando.
Elegimos la acción “Imprimir formulario actual” y pulsamos el botón Siguiente.
Puesto que la acción que llevará a cabo el botón será la de imprimir un formulario, esta
ventana, pregunta si deseamos incorporar al botón, un texto o una imagen, de modo
que sirva de orientación, al usuario final, sobre la acción que desarrolla este botón.



Si elegimos la opción “Texto” en el cuadro de texto que figura debajo de esta
alternativa, podemos personalizarlo e incorporar el más adecuado. Nosotros elegimos la
opción Imagen.
Hacemos clic en el botón Siguiente.


Si elegimos la alternativa “Imagen” y seleccionamos la casilla de
verificación “Mostrar todas las imágenes”, accederemos a un catálogo
amplio de imágenes, con el fin de elegir la más apropiada para el botón.



En cualquiera de los dos casos, disponemos a la izquierda de la ventana, una vista previa que
nos orienta sobre el aspecto que adoptaría el botón, tanto si elegimos texto, como si elegimos
imagen.

Manual de Access XP para Docentes
176


Pulsamos el botón Siguiente y se mostrará la última ventana del asistente.
Asignaremos un nombre al botón con el que haremos referencia más adelante si fuese
necesario. Sustituimos, por tanto, en el cuadro de texto la denominación de
“Comando22” por otro más representativo.
En este caso introduciremos “Imprimir el formulario” y pulsaremos el botón Finalizar
puesto que nos encontramos en la última ventana del asistente.



El resultado es el que se muestra en la imagen siguiente. Desde la vista de Formulario
debemos comprobar que el botón funciona correctamente y desarrolla la acción para la que fue
creado.

Manual de Access XP para Docentes
177



Manual de Access XP para Docentes
178

Ejercicio 12: Formularios sencillos


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos los siguientes formularios.

Creamos un formulario a partir de la tabla PERSONAL. Utilizamos todos los campos. La
distribución que debemos aplicar es Formulario Justificado. El estilo que debemos
utilizar es Expedición. Finalizamos el formulario y lo titulamos FORMULARIO 1.
Modifica su diseño para que su apariencia sea similar a la siguiente imagen:



Creamos un formulario a partir de la tabla CURSOS. Utilizamos para ello todos los
campos de la tabla. La distribución que debemos aplicar es Formulario Tabular. El estilo
que debemos utilizar es Arenisca. Finalizamos el formulario y lo titulamos
FORMULARIO 2. Modifica su diseño para que su apariencia sea similar a la siguiente
imagen:



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Manual de Access XP para Docentes
180
Creamos un formulario a partir de la tabla ALUMNOS. Utilizamos para ello todos los
campos de la tabla excepto TELÉFONO. La distribución que debemos aplicar es
Formulario en Columnas. El estilo que debemos utilizar es Estándar. Finalizamos el
formulario y lo titulamos FORMULARIO 3. Modifica su diseño para que su apariencia
sea similar a la siguiente imagen:


Ejercicio 13: Formularios con tablas relacionadas


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos el siguiente formulario con subformularios.

Creamos un formulario con un subformulario a partir de las tablas PLAN FORMATIVO
y CURSOS. Utilizar los todos los campos de las dos tablas.
Los datos los vemos por PLAN FORMATIVO a modo de Formulario con
Subformularios.
La distribución que aplicamos al subformulario es Tabular.
El Estilo que aplicamos para los formularios es Pintura Sumi. Guardamos los formularios
con el nombre FORMULARIO 4 y SUBFORMULARIO 4.
Modificamos el diseño de los dos formularios para que la vista previa sea similar a la
que se muestra a continuación:




Manual de Access XP para Docentes
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Ejercicio 14: Formulario con un control ficha


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos las siguientes modificaciones sobre el formulario del ejercicio anterior.

Creamos las siguientes modificaciones sobre el formulario creado en el ejercicio anterior
llamado FORMULARIO 4 y SUBFORMULARIO 4.
Añadimos un control de formulario nuevo llamado CONTROL FICHA.
Debemos distribuir la información de la tabla PLAN FORMATIVO y de la tabla
CURSOS, para que su apariencia sea la que se muestra a continuación.
Cambiamos el nombre de las páginas de las fichas.
Incluimos una etiqueta con el texto “PLAN DE FORMACIÓN Y CURSOS” en la parte
del encabezado del formulario.
Añadimos un rectángulo de fondo azul para la primera página del control ficha.
La vista previa del formulario modificado es la siguiente:
La primera página del control ficha :



La segunda página del control ficha :


Manual de Access XP para Docentes
182
Manual de Access XP para Docentes
183
CAPÍTULO 11: INFORMES






La creación de informes es para la mayoría de los usuarios que gestionan bases de datos una
de las tareas más importantes, ya que los informes permiten disponer de una copia impresa en
papel de la información contenida en los registros de forma agrupada y en un formato
determinado.

Un informe es un conjunto de información que se organiza según determinados criterios y al
que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones del usuario. Un informe
constituye una forma de recuperar y presentar los datos, como información significativa que se
puede usar y distribuir.

En cuanto al modo de realización, existen escasas diferencias con respecto al formulario.
Podemos decir, que prácticamente se realizan del mismo modo que un formulario. En él
podemos también incluir (de igual forma que en el formulario) controles, tales como etiquetas,
control calculado, cuadro de texto, líneas, etc. En cuanto a la impresión, destino final del
informe, tampoco existen diferencias en cuanto a lo explicado en el formulario (véase apartado
7.10).

Recuperan la información de las tablas y/o consultas previamente creadas en el sistema y le
aplican funciones tales como: sumas, promedios, etc. La información que pueden representar
va desde gráficos hasta campos memo.

Algunos ejemplos de informes son las etiquetas postales, las facturas, los resúmenes de
ventas y los listines telefónicos. Independientemente del informe que se necesite, Microsoft
Access es totalmente flexible e incluye innumerables ayudas.

En Access se pueden crear dos tipos de informes:

Los informes estándar que son creados automáticamente con un Asistente para
informes, permiten imprimir los registros en columnas por grupos de totales o generar
etiquetas postales.
Los informes personales pueden presentar cualquier dato contenido en los campos de
la tabla, totales o cálculos basados en campos numéricos, gráficos o cualquier otro
control presente en el cuadro de herramientas utilizado para realizar el diseño.


11.1 CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE PARA INFORMES

El asistente para informes, similar al Asistente para formularios, crea de forma automática un
informe predeterminado en función de las respuestas ofrecidas a las preguntas formuladas
acerca del mismo.

Los asistentes para informes permiten crear distintos tipos de informes con diferentes estilos:

Casual, Compacto, Corporativa, Formal, Gris claro y Negrita.

La creación de informes con el Asistente requiere contestar a algunas preguntas tales como:

La tabla o consulta implicada.
El tipo de asistente deseado.
Los campos que intervienen.
El estilo del informe.
El título que aparecerá en el informe, etc.

Para crear un informe con el asistente seguimos los siguientes pasos:

Nos posicionamos en la ventana de la base de datos y seleccionamos el botón
Informes.
Pulsamos el botón Nuevo.



Aparece la siguiente pantalla, en donde debemos seleccionar el tipo de informe que se
va a realizar y la tabla y/o consulta de la cual se extraen los datos.



Manual de Access XP para Docentes
184
Existen seis opciones para la creación de informes:

Vista Diseño. Permite al usuario construir un informe personal, paso a paso.
Asistente para informes. Es una ayuda que brinda Microsoft Access para la creación
de informes estándares.
Autoinforme: en columnas. Con sólo indicar la tabla y/o consulta de la cual parten
los datos, crea automáticamente un informe constituido por columnas, en las que se
colocan las descripciones de los campos y a continuación los datos. La descripción de
los campos aparece en cada registro desplegado en el informe. La figura siguiente
ejemplifica el funcionamiento del “Autoinforme: en columnas”.



Autoinforme: en tablas. Con sólo indicar la tabla y/o consulta de la cual parten los
datos, crea automáticamente un informe de tipo tabular, entendiendo como tal la
colocación en un renglón de todas las descripciones de los campos y en los renglones
consecutivos los datos. La descripción de los campos sólo aparece en la parte superior
de cada informe. En la figura se muestra un ejemplo de Autoinforme: en tablas.

Manual de Access XP para Docentes
185


Asistente para gráficos. Ayuda a la creación de informes en los cuales se requiere la
presencia de gráficos para clarificar el contenido del mismo. Se selecciona la tabla y/o
consulta de la cual se obtienen los datos, y de ella se indican los campos que
aparecerán representados en el gráfico. En este tipo de informes, se puede aplicar una
amplia variedad de estilos de gráficas.
Asistente para etiquetas. Permite crear un informe de etiquetas postales con los
datos de los registros de una tabla o consulta. El usuario puede incluir texto y signos de
puntuación para definir la apariencia de los datos impresos en las etiquetas.

Para la realización de un informe estándar seleccionamos la opción Asistente para informes
y la tabla o consulta sobre la que vamos a realizar el informe. En este caso elegimos la tabla
“Personal” y a continuación pulsamos el botón Aceptar.

Aparece una pantalla muy similar a la explicada en la creación de formularios, en la cual
debemos seleccionar los campos que van a formar parte del informe, en el orden en el
que deseamos que aparezcan en el informe. En nuestro ejemplo introducimos todos los
campos de la tabla “Personal”.

Manual de Access XP para Docentes
186


Al pulsar el botón > se incluirá el campo seleccionado, que se mostrará en el recuadro
Campos seleccionados. Cuando pulse el botón >> se incluirán todos los campos
disponibles. Los botones < y << permiten anular la selección de un campo o de todos
respectivamente. Después de seleccionar los campos que pasaran a formar parte del
informe, pulsamos el botón Siguiente.

El Asistente indicará si desea añadir algún nivel de agrupamiento en el informe.



Manual de Access XP para Docentes
187
Por ejemplo, para agrupar a todos los clientes por población, debemos seleccionar este campo
de la lista que aparece en el lado derecho de la pantalla. Se dibujará a la izquierda de la
ventana, un rectángulo dentro del cual aparece el nombre del campo seleccionado (población).
Bajo este rectángulo aparecerá otro con todos los demás campos que figurarán en el informe.

Para aumentar otro agrupamiento, sólo es necesario seleccionar dicho campo de la lista.
Automáticamente se agregará otro rectángulo, debajo del campo “Cargo”, para indicar el
nuevo agrupamiento. Con ello el informe listará a los clientes agrupados primero por
población, y a continuación por el nombre de la empresa.

En caso de que se deseemos invertir el orden, es decir, listar primero por empresa y luego por
población, sólo es necesario cambiar las prioridades. Esta propiedad se cambia seleccionando
uno de los rectángulos y presionando el botón de Prioridad ascendente o descendente, para
subir o disminuir la prioridad.

Después de pulsar el botón Siguiente, Access visualiza un cuadro de diálogo solicitando
la forma en que deseamos ordenar los registros dentro de cada grupo.

En el ejemplo que se ha venido planteando, ese orden podría realizarse por el campo
“Apellidos”.



Se puede efectuar una ordenación hasta por cuatro campos, ya sea en forma
descendente o ascendente.
Existen cuatro cuadros de selección, al pulsarlos, se despliegan los campos que
contendrá el informe, seleccionando algunos de ellos. En la figura del ejemplo se tomó
el código del cliente, con lo cual el informe saldrá ordenado alfabéticamente por ese
campo.
Al lado izquierdo de los campos seleccionados se encuentran los recuadros, que indican
el orden que se establecerá para el campo (ascendente o descendente). Sólo es
necesario hacer clic sobre uno de estos recuadros para cambiar de ascendente a
descendente o viceversa.
La pantalla siguiente es básicamente para la presentación del informe, contiene los
parámetros de distribución y orientación.
Manual de Access XP para Docentes
188


En el siguiente cuadro de diálogo, el Asistente solicita el estilo que deseamos aplicar al
informe. En la parte izquierda de la pantalla podemos observar la apariencia de cada
uno de los estilos a medida que vayamos seleccionando uno u otro. Cuando hayamos
seleccionado el estilo deseado, pulsamos el botón Siguiente.



Access visualizará el cuadro de diálogo final solicitando el título del informe y por
último, pulsamos el botón Finalizar.
Manual de Access XP para Docentes
189


El informe creado a través del asistente será el que se muestra a continuación, en modo
Vista Preliminar:




Manual de Access XP para Docentes
190

Si el informe creado por el Asistente difiere un poco del deseado, se podrá modificar su
apariencia en la Vista Diseño conforme lo explicado en los distintos apartados del capítulo 7
(Formularios).


11.1.1 MODOS DE VISUALIZAR UN INFORME

Cada informe tiene dos presentaciones: Vista Diseño y Vista Preliminar. Esta última
presentación es equivalente a la Vista Formulario, que hemos tratado en el capítulo anterior.

En Vista Preliminar si deseamos realizar algún cambio en el aspecto del informe, debemos
trasladarnos a la Vista Diseño, con el fin de poder llevar a cabo dichas modificaciones. Para ello
debemos:

Elegir la opción Vista Diseño del menú Ver.
Pulsar el icono Vista

de la barra de herramientas Diseño Formulario y elegir la
opción Vista Diseño.




Se mostrará una ventana similar a la siguiente:



Por el contrario si tenemos visible el informe en Vista Diseño, para trasladarnos a la Vista
Previa, donde tenemos una visión global del informe según será posteriormente impreso
debemos:

Elegir la opción Vista preliminar del menú Ver.
Manual de Access XP para Docentes
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Manual de Access XP para Docentes
192
Pulsar el icono Vista

de la barra de herramientas Diseño de informe y elegir la
opción Vista preliminar.




11.2 INFORME PARA ETIQUETAS

Las etiquetas postales son un tipo de informe específico que brinda Microsoft Access para la
impresión de información en un formato peculiar. A continuación se explicarán los pasos a
seguir para la creación de dichas etiquetas.

Nos posicionamos en la ventana de la base de datos y seleccionamos el botón
Informes.
Pulsamos el botón Nuevo.
Aparece la siguiente pantalla, en donde debemos seleccionar la opción “Asistente para
etiquetas” y la tabla y/o consulta de la cual se extraen los datos. En este caso elegimos
la tabla “Alumnos” y pulsamos el botón Aceptar.





La siguiente pantalla que se despliega sirve para requerir el tamaño de las etiquetas y
para indicar si la impresión de las mismas será en papel continuo o en hojas sueltas. El
tamaño de las etiquetas se escoge de acuerdo con el uso o la información que vayan a
contener. Las etiquetas pueden usarse para rotular expedientes, enviar cartas,
catalogar libros, ordenar discos, etc. Las etiquetas se utilizan básicamente para
comunicación en general, motivo por el cual en algunos textos aparecen mencionadas
como etiquetas postales. A continuación se explican los diversos elementos que
componen la pantalla:




En este cuadro de diálogo figura el botón Personalizar, con el cual, es posible indicar la
definición de un nuevo tipo de etiqueta. Para cada nuevo tipo de etiqueta deben
indicarse las dimensiones, Unidad de medida, Tipo de etiqueta, Orientación, etc.
Pulsaremos, el botón Siguiente, para avanzar a la siguiente ventana del asistente.
En el siguiente paso se indican las características de la fuente que usará el informe: el
tipo de fuente, tamaño, color, etc. Realizadas estas especificaciones pulsamos el botón
Siguiente.



Manual de Access XP para Docentes
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Manual de Access XP para Docentes
194
Aparece el siguiente cuadro de diálogo que permite especificar en la etiqueta los
campos que contienen los datos, signos de puntuación, espacios en blanco o cualquier
texto. El recuadro Etiqueta prototipo permite ver en todo momento la disposición que
tendrán los campos en la etiqueta cuando se impriman. Una vez diseñada la etiqueta
pulsamos el botón Siguiente.



En el siguiente cuadro debemos elegir el campo o campos sobre los que se van a
ordenar los registros de las etiquetas, pudiendo elegir hasta un máximo de ocho
campos. Elegimos los campos y pulsamos el botón Siguiente.



Manual de Access XP para Docentes
195
Por último, aparece la pantalla para guardar el nuevo objeto de la base de datos, en la
que asignamos un nombre para el informe de etiquetas postales e indicamos si
deseamos ver las etiquetas tal y como se imprimirán, o si deseamos realizar algunos
cambios en el diseño de las mismas.



Para finalizar, pulsamos el botón Finalizar. El resultado, será el siguiente:



CAPÍTULO 12: PERSONALIZAR
INFORMES






Los informes ya creados, con o sin la ayuda del asistente, se manipulan o modifican usando la
vista Diseño de los mismos. Si el informe está cerrado, para acceder a esta vista, debemos
seleccionar el informe y pulsar el botón Diseño, una vez que nos hemos posicionado en el
botón Informes de la ventana de Base de datos.



Al visualizar un informe en modo diseño aparece una pantalla como la siguiente:

Manual de Access XP para Docentes
196


Esta pantalla se divide en cinco secciones:

Encabezado del informe. Aparece al comienzo del informe. Se suele utilizar para
colocar la fecha en que se realiza el informe, el logotipo de la empresa, el título del
informe, etc.
Encabezado de página. Aparece en la parte superior de cada página del informe.
Detalle. Contiene los controles que muestran la información de los distintos registros.
Conforma el cuerpo del informe.
Pie de página. Aparece en la parte inferior de cada página.
Pie del informe. Aparece al final del informe

Todas las secciones explicadas anteriormente no siempre aparecen en un mismo informe, ya
que depende del tipo de informe elegido y de las opciones seleccionadas por el usuario.
También pueden aparecer más secciones que las descritas anteriormente.

La información que aparecerá desplegada en cada una de estas secciones depende de los
controles mostrados. Un control puede ser un cuadro de texto ligado a un campo de una tabla
y/o consulta, con lo cual, a la hora de ejecutar el informe, tomará los valores de dicho campo.
En el ejemplo anterior, algunos de los cuadros de texto son: “Cargo”, “Apellidos”, etc.

Existen otros tipos de controles, como etiquetas que despliegan información que no se altera
(porque es información perteneciente a las tablas). Por ejemplo: en la pantalla aparece en
cursiva el texto “Dirección”, que es una etiqueta, ya que su contenido no varía en la impresión
del informe. Debajo de éste, y en otro bloque, aparece “Dirección”, que es un cuadro de texto
que está ligado a un campo y que a la hora de ejecutar el informe toma los valores
correspondientes a los registros seleccionados.

Con esto se deduce que un informe se crea a partir de los controles. Dichos controles se
pueden mover y ordenar como nosotros deseemos.


Manual de Access XP para Docentes
197
12.1 OPERACIONES CON INFORMES

Una vez que se hayan creado algunos informes para la base de datos, nos veremos obligados
a realizar algunas operaciones con ellos, tales como:


12.1.1 ABRIR Y CERRAR UN INFORME

Para abrir un informe existente, procedemos de forma muy similar a como lo hacíamos con
otros objetos de las base de datos, tales como, tablas, consultas o formularios.

Para abrir un informe en Vista Previa debemos:

En la ventana Base de datos, hacemos clic en el botón Informes y seleccionamos
aquél que deseemos abrir. A continuación tenemos dos alternativas:
Pulsar el botón Vista Previa situado en la parte superior de la ventana.



Hacer doble clic sobre el nombre del informe.
Si deseamos abrirlo en Vista Diseño, seleccionamos el informe, pulsamos el botón
Diseño, o hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del informe y
elegimos la opción Diseño del menú contextual.
Una vez abierto el informe, podremos pasar de una vista a otra eligiendo la opción
apropiada en la lista desplegable del botón Vista de la barra de herramientas, o
eligiendo el modo de visualización en el menú Ver.

Una vez finalizado el trabajo en el informe, si deseamos cerrarlo podremos hacerlo de varias
formas:

Eligiendo la opción Cerrar del menú Archivo.
Haciendo doble clic en el menú Control de la ventana del informe.
Pulsando el botón Cerrar, situado en la esquina superior derecha de la barra de título,
de la ventana del informe.

Manual de Access XP para Docentes
198
En el caso de que no hayamos almacenado los últimos cambios aparecerá una ventana
preguntándonos si deseamos hacerlo. Debemos pulsar el botón Si al recibir este mensaje y
proceder a guardar el informe.




12.1.2 ALMACENAR UN INFORME

Si queremos utilizar cualquier informe que hayamos creado con o sin Asistente será necesario
almacenarlo. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Elegimos la opción Guardar del menú Archivo.
Escribimos el nombre que deseamos asignar al informe, en el cuadro de diálogo
Guardar como y pulsamos el botón Aceptar.



El informe se almacenará como un objeto más y aparecerá el nombre asignado en la ventana
de la base de datos, siempre que se visualice la lista de informes.

A partir de este momento se podrá utilizar el informe almacenado para imprimir los datos
actuales contenidos en los registros de la tabla o consulta.


12.1.3 IMPRIMIR UN INFORME

Cuando queremos imprimir un informe, previamente es conveniente mostrarlo en pantalla en
Vista Preliminar.

La barra de herramientas de la ventana de Vista preliminar del informe muestra los siguientes
botones:




Imprimir: Este botón, equivalente a la opción Imprimir del menú ARCHIVO,
permite realizar una copia impresa del informe seleccionado.


Zoom: Este botón permite alternar la visualización entre una parte ampliada
de la página y la página entera.


Una Página. Este botón muestra una página completa en Vista preliminar.


Dos Páginas. Este botón muestra dos páginas completas en Vista preliminar

Manual de Access XP para Docentes
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Varias Páginas. Este botón muestra varias páginas completas en Vista
preliminar

En el borde inferior de la ventana del informe aparecen los botones de desplazamiento que nos
permiten avanzar o retroceder a través de las páginas del informe.




12.2 AGREGAR UN CAMPO CALCULADO

Es posible que al hacer un informe tengamos que incluir un valor que no esté en ningún campo
de ninguna tabla pero que podamos calcular a través de otros. Un ejemplo sería incluir en el
pie de informe un campo con la suma acumulada de los valores de un cierto campo. Esto es lo
que se llama un campo calculado, es decir, un campo obtenido a través de operaciones
matemáticas aplicadas a otros campos de la base de datos.

Para crear un campo de este estilo debemos situarnos en el modo Diseño del informe y
realizar los siguientes pasos:

Agregar un control cuadro de texto a través del botón Cuadro de Texto del
cuadro de herramientas.
Sobre el cuadro de texto escribir la fórmula, anteponiendo el signo igual (=). Ejemplo:
=Cuenta(Nombre del campo)
Los campos que pertenecen a una tabla o consulta, Access automáticamente los coloca
entre corchetes [].
Otro tipo de campos calculados son las páginas, la fecha, etc. que no representan
valores de un campo de la base de datos, sino que son el resultado de aplicar una
función preestablecida de Access. Se crean de manera similar a los campos calculados,
anteponiendo el signo igual y la función deseada.

Manual de Access XP para Docentes
200
Manual de Access XP para Docentes
201
A continuación se explican algunas de las funciones que se pueden utilizar:

Página. Representa el número de página del informe.
&.. Indica unión de campos.
Páginas. Indica el número total de páginas del informe.
Fecha(). Coloca la fecha del sistema en el formato dd-mm-aa.
Ahora(). Fecha larga del sistema, por ejemplo, lunes 23 de julio de 1997.
Suma. Realiza un sumatorio del campo utilizado.
Promedio. Calcula la media de los datos.
Cuenta. Hace un recuento de los registros.

A continuación se muestran ejemplos de funciones:

Función Resultado
=Fecha() 37227
=Suma[total] Realiza la suma del campo total
=Promedio[notas] Realiza la media del campo
notas
=[Página] & <<“de”>> & [Páginas] 1 de 19

Como se observa en la última fila de la tabla, =[página] & «"de"» & [páginas], el «de» aparece
entre comillas, e indica que es un texto y por lo tanto no se sustituirá por ningún campo.

Estas expresiones pueden utilizarse de igual forma en los formularios, puesto que se efectúan
a través de los controles.


Ejercicio 16: Informes a partir de tablas


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos los siguientes informes a partir de una tabla.

Creamos un informe a partir de la tabla ALUMNOS con el asistente para informes.
Utilizamos todos los campos excepto el campo TELÉFONO. Agregamos como nivel de
agrupamiento el campo POBLACIÓN. Debemos ordenar por el campo APELLIDOS de
forma Ascendente. La distribución que aplicamos al informe es Esquema 2 y la
orientación Vertical. El estilo que deseamos aplicar es el Formal. Titulamos el informe
con el nombre DATOS DE ALUMNOS. Debemos realizar las modificaciones necesarias
para que el informe sea similar al que se muestra en la vista previa siguiente:



Creamos un informe a partir de la tabla PLAN FORMATIVO con el asistente para
informes. Utilizamos todos los campos. No agregamos ningún campo como nivel de
agrupamiento. Debemos ordenar por el campo NOMBRE CURSO de forma Ascendente.
La distribución que aplicamos al informe es Tabular y la orientación Vertical. El estilo
que deseamos aplicar es el Gris Claro. Titulamos el informe con el nombre PLAN
FORMATIVO. Debemos realizar las modificaciones necesarias para que el informe sea
similar al que se muestra en la vista previa siguiente:


Manual de Access XP para Docentes
202





Manual de Access XP para Docentes
203
Ejercicio 17: Informe a partir de una consulta


I NSTRUCCI ONES:

Realizamos los siguientes informes a partir de más de una tabla o de una consulta.

Creamos un informe a partir de la consulta CONSULTA 10 con el asistente para
informes. Utilizamos todos los campos de la consulta. Agregamos como nivel de
agrupamiento el campo FECHA DE INICIO. Debemos ordenar por el campo FEHCA DE
INICIO de forma Ascendente. La distribución que aplicamos al informe es Alinear a la
izquierda 1 y la orientación Vertical. El estilo que deseamos aplicar es Compacto.
Titulamos el informe con el nombre ALUMNOS Y CURSOS 2004. Debemos realizar las
modificaciones necesarias para que el informe sea similar al que se muestra en la vista
previa siguiente:





Manual de Access XP para Docentes
204
Solución al Ejercicio 1


Para iniciar este ejercicio, debemos seguir los pasos que describimos a continuación:

Ejecutamos la aplicación MS Access XP. Haciendo doble clic sobre el icono de acceso
directo del Escritorio.
Iniciamos la base de datos nueva, a partir de la opción Base de datos en blanco:
Pulsamos el botón Aceptar.



Guardamos la base de datos con el nombre GESTIÓN FORMACION.mdb y pulsamos
sobre el botón Crear.



Para crear la primera tabla, pulsamos sobre el botón Nuevo // Vista diseño y
pulsamos el botón Aceptar:
Manual de Access XP para Docentes
205




Nos aparece la siguiente ventana donde debemos definir los nombres de los Campos y
los tipos de datos que vamos a definir. Nombramos el campo y a continuación pulsando
con el ratón o con el tabulador, nos desplazamos a la columna Tipo de dato y elegimos
el tipo de dato apropiado de los de la lista:



El campo CÓDIGO PLAN FORMATIVO es clave principal de la tabla. Para activar esta
opción, nos situamos en el campo y pulsamos el botón de la barra de herramientas
Clave principal





Vamos siguiendo las indicaciones del ejercicio. Debemos tener en cuenta la Propiedad
Requerido del campo NOMBRE CURSO, como se muestra a continuación:

Manual de Access XP para Docentes
206



Establecemos las propiedades del campo PRECIO POR HORA :


Guardamos los cambios realizados a partir de la opción del menú Archivo // Guardar
como. La tabla se guarda con el nombre PLAN FORMATIVO.

Manual de Access XP para Docentes
207



Pulsamos el botón Sí y completamos el siguiente cuadro de diálogo nombrando la tabla.
Para finalizar pulsamos el botón Aceptar :



Para crear la segunda tabla seguimos los pasos descritos para la tabla anterior, pero
con las siguientes variaciones.
Debemos tener en cuenta la Máscara utilizada para el campo FECHA DE INICIO,
FECHA DE FIN y FECHA DE RECUPERACION:




Cierra y guarda la tabla con el nombre CURSOS.




Manual de Access XP para Docentes
208
Solución al Ejercicio 2


Para introducir los datos de la tabla PLAN FORMATIVO, seleccionamos la tabla y
pulsamos sobre el botón de la ventana de la base de datos GESTIÓN DE
FORMACION.mdb, o simplemente, hacemos doble clic sobre la tabla.
Aparece la Vista Hoja de Datos como se muestra a continuación:



Vamos introduciendo los datos. Para pasar de campo utilizamos la tecla TABULADOR.
Para finalizar cerramos la tabla con el botón del extremo derecho de la ventana.
Realizamos los mismos pasos para introducir los datos de la tabla CURSOS.
Cambiamos las propiedades de fuente de la tabla principal PLAN FORMATIVO. A partir
de la opción del menú Formato // Fuente, elegimos el tipo de letra Courier New,
Normal, tamaño 10 ptos. Realizar la misma operación para la Hoja secundaria de datos:
Tipo de letra Courier New, tamaño 9 ptos.



La hoja secundaria de datos se muestra con aspecto relieve. Para ello seleccionamos la
Hoja secundaria y acudimos a la opción del menú Formato // Hoja de datos y
elegimos Efecto de la celda // Con relieve.
Manual de Access XP para Docentes
209
Solución al Ejercicio 3


Para realizar un filtro de selección debemos seleccionar los caracteres o la palabra como
criterio sobre el que se quiere filtrar y a continuación pulsamos sobre el botón Filtro
por selección de la barra de herramientas o a partir de la opción del menú
Registros // Filtro // Filtro por selección:


En el primer ejercicio seleccionamos la cifra 12 del campo PRECIO POR HORA de la
tabla PLAN FORMATIVO y pulsamos sobre la opción FILTRO POR SELECCIÓN.


El resultado de ese filtro por selección es el que se muestra a continuación:



En el segundo filtro, realizamos un f ro por formulario. Pulsamos sobre el icono ilt
FILTRO POR FORMULARIO o la opción del menú REGISTROS // FILTROS //
FILTRO POR FORMULARIO.
te filtro es el siguiente:

La vista previa del diseño de es


Pulsamos sobre el icono para realizar el filtro.
Para desactivar el filtro volvemos a pulsar sobre el icono .
Si queremos guardar un filtro por formulario como consulta pulsamos sobre el icono
de la barra de herramientas.

Este filtro lo guardamos como consulta con el nombre CONSULTA FILTRO 1:

Manual de Access XP para Docentes
210


Para realizar la CONSULTA FILTRO 2, seguimos los pasos descritos en el ejercicio

anterior, cambiando eso sí, los criterios de filtrado:

Manual de Access XP para Docentes
211
Solución al Ejercicio 4


Para relacionar las tablas debemos pulsar el botón Relaciones de la barra de
herramientas o la opción del menú Herramientas // Relaciones:



Vamos agregando las tablas de la base de datos que deseamos relacionar, hacemos un
clic sobre el nombre de la tabla y pulsamos sobre el botón Agregar, según el siguiente
cuadro de diálogo:



Arrastramos el campo CÓDIGO PLAN FORMATIVO de la tabla PLAN FORMATIVO
sobre el campo CÓDIGO PLAN FORMATIVO de la tabla CURSOS.

Manual de Access XP para Docentes
212


Nos aparece a continuación el siguiente cuadro de diálogo donde debemos activar las
siguientes propiedades :

Exigir Integridad referencial
Actualizar en cascada los campos relacionados
Eliminar en cascada los registros relacionados



Activamos las tres opciones y pulsamos sobre el botón Aceptar.
La ventana de las Relaciones entre tablas se dispone de la siguiente forma:

Manual de Access XP para Docentes
213


Cerramos la ventana de Relaciones entre las tablas y guardamos los cambios
realizados pulsando sobre el botón Sí.



Manual de Access XP para Docentes
214
Solución al Ejercicio 5

Para abrir el archivo que contiene las tablas con registros debemos realizar los siguientes
pasos:

Hacemos clic sobre el menú Archivo, la opción Abrir.
Elegimos la ubicación indicada por el profesor, como localización de la base de datos:



Hacemos clic en el botón Abrir.



Las tablas de esta base de datos están relacionadas entre si, para facilitar la
previa introducción de los registros.



Manual de Access XP para Docentes
215
Solución al Ejercicio 6

CONSULTA 1:

Para crear una nueva consulta, necesitamos la tabla ALUMNOS, para ello pulsamos en
el botón Nuevo del Objeto Consulta, . Aparece la ventana Nueva consulta.



Seleccionamos la opción Vista Diseño, aparece la ventana, Mostrar tabla:



Seleccionamos la tabla ALUMNO, y pulsamos en el botón Agregar. La tabla en
miniatura se incorpora en la parte superior de la ventana de la consulta:

Manual de Access XP para Docentes
216


Posteriormente arrastraremos los campos objeto de la consulta a cada una de las
columnas de la parte inferior de la ventana, en nuestro caso, DNI, NOMBRE,
APELLIDOS Y POBLACION.
Sobre el campo APELLIDOS aplicaremos un orden Ascendente y como criterio en el
campo POBLACION escribiremos MADRID o GETAFE o PARLA.
El diseño de la consulta es el siguiente:




CONSULTA 2:

En la elaboración de la CONSULTA 2 agregamos la tabla PERSONAL. El diseño de la
tabla es el siguiente:

Manual de Access XP para Docentes
217


CONSULTA 3:

Para realizar la CONSULTA 3 utilizamos la tabla PLAN FORMATIVO. El diseño de la
consulta es el siguiente:



CONSULTA 4:

Para el diseño de la CONSULTA 4 partimos de la tabla PLAN FORMATIVO. El diseño
de la consulta es el siguiente:

Manual de Access XP para Docentes
218


CONSULTA 5:

Si queremos crear la CONSULTA 5 necesitamos añadir la tabla ALUMNO. El diseño de
la consulta es el siguiente:



CONSULTA 6:

Para el diseño de la CONSULTA 6 necesitamos la tabla ALUMNO. El diseño de la
consulta es el siguiente:

Manual de Access XP para Docentes
219


CONSULTA 7:

Creamos la CONSULTA 7 a partir de la tabla PLAN FORMATIVO. El diseño de la
consulta es el siguiente:



CONSULTA 8:

Construimos la CONSULTA 8 partiendo de la tabla CURSOS. El diseño de la consulta
es el siguiente:

Manual de Access XP para Docentes
220


CONSULTA 9:

Para el diseño de la CONSULTA 9 necesitamos la tabla CURSOS. El diseño de la
consulta es el siguiente:







Manual de Access XP para Docentes
221
Solución al Ejercicio 7


CONSULTA 10:

Para construir el diseño de la CONSULTA 10 agregamos las tablas ALUMNO,
USUARIOS y CURSOS. El diseño de la consulta es el siguiente:




CONSULTA 11:

Para crear la CONSULTA 11 necesitamos las tablas PERSONAL Y CURSOS. El diseño
de la consulta es el siguiente:



Manual de Access XP para Docentes
222
CONSULTA 12:

Para el diseño de la CONSULTA 12 necesitamos todas las tablas de la base de datos
excepto la tabla PERSONAL. El diseño de la consulta es el siguiente:




CONSULTA 13:

Para construir la CONSULTA 13 necesitamos las tablas CLIENTES y PEDIDOS. El
diseño de la consulta es el siguiente:



Manual de Access XP para Docentes
223

Solución al Ejercicio 8


CONSULTA PARAMÉTRICA 1:

Para solucionar esta consulta necesitamos la tabla ALUMNO. En la fila de criterios en el
campo POBLACIÓN escribimos entre corchetes el texto “Escribe la población del
alumno”. El diseño de la consulta es el siguiente:




Al ejecutar la consulta, debe aparecer el siguiente cuadro de diálogo, donde escribimos
la población que queramos buscar como criterio:




CONSULTA PARAMÉTRICA 2:

Para solucionar esta consulta necesitamos la tabla PERSONAL. En la fila de criterios en
el campo CARGO escribimos entre corchetes el texto “Escribe el cargo que ocupa”.
Manual de Access XP para Docentes
224
Manual de Access XP para Docentes
225
El diseño de la consulta es el siguiente:




Si ejecutamos la consulta, debe aparecer el siguiente cuadro de diálogo, donde
escribimos la sección de los productos que queramos buscar como criterio:




CONSULTA PARAMÉTRICA 3:

Para crear esta consulta agregamos las tablas ALUMNOS, USUARIOS y CURSOS. En
la fila de criterios en el campo FECHA DE INICIO escribimos entre corchetes dos
preguntas paramétricas separadas por el operador ENTRE … Y … con el texto “Escribe
la primera fecha de inicio” y “Escribe la ultima fecha de inicio”.

El diseño de la consulta es el siguiente:



Si ejecutamos la consulta nos deben aparecer dos cuadros de diálogos a los que
debemos responder con el periodo de fechas de pedidos que deseamos buscar, junto
con la información de su cliente :

Primer cuadro de diálogo:



Segundo cuadro de diálogo:



Manual de Access XP para Docentes
226
Solución al Ejercicio 9


CONSULTA AGRUPACIÓN 1:

Para construir esta consulta, aplicamos la tabla USUARIOS. Debemos pulsar el botón
de la barra de herramientas TOTALES, para que al diseño se añada la fila Total:
El diseño de la consulta es el siguiente:




CONSULTA AGRUPACIÓN 2:

Para crear esta consulta, necesitamos la tabla PERSONAL. Debemos pulsar el botón de
la barra de herramientas TOTALES, para que al diseño se añada la fila Total: .
El diseño de la consulta es el siguiente:




Manual de Access XP para Docentes
227
CONSULTA DE AGRUPACIÓN 3:

Para crear esta consulta, necesitamos la tabla CURSOS. Debemos pulsar el botón de la
barra de herramientas TOTALES, para que al diseño se añada la fila Total: .
El diseño de la consulta es el siguiente:




CONSULTA DE AGRUPACIÓN 4:

Para crear esta consulta, necesitamos la tabla CURSOS. Debemos pulsar el botón de la
barra de herramientas TOTALES, para que al diseño se añada la fila Total: . El diseño
de la consulta es el siguiente:



Manual de Access XP para Docentes
228
CONSULTA DE AGRUPACIÓN 5:

Para realizar esta consulta, agregamos la tabla ALUMNO. Debemos pulsar el botón de
la barra de herramientas TOTALES, para que al diseño se añada la fila Total: . El
diseño de la consulta es el siguiente:








Manual de Access XP para Docentes
229
Solución al Ejercicio 10


CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 1

Para crear esta consulta necesitamos la tabla ALUMNOS.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA. En el siguiente cuadro
de diálogo nos pide cuál es el nombre del nuevo objeto tabla. La tabla la llamamos
ALUMNOS DE MADRID.



El diseño de la consulta es el siguiente:



Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Manual de Access XP para Docentes
230
Manual de Access XP para Docentes
231
Pulsamos el botón Sí y comprobamos que la nueva tabla se ha creado correctamente en
la base de datos.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 1.


CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 2

Para crear esta consulta necesitamos la tabla PLAN FORMATIVO.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA. En el siguiente cuadro
de diálogo nos pide cuál es el nombre del nuevo objeto tabla. La tabla la llamamos
CURSOS BÁSICOS.



El diseño de la consulta es el siguiente:



Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Pulsamos el botón Sí y comprobamos que la nueva tabla se ha creado en la base de
datos.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 2.


CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 3 :

Para crear esta consulta necesitamos la tabla CURSOS.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA. En el siguiente cuadro
de diálogo nos pide cuál es el nombre del nuevo objeto tabla. La tabla la llamamos
CURSOS INICIADOS EN ENERO 2004.



El diseño de la consulta es el siguiente:



Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Manual de Access XP para Docentes
232


Pulsamos el botón Sí y comprobamos que la nueva tabla se ha creado en la base de
datos.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA CREACIÓN DE TABLA 3.



CONSULTA ELIMINACIÓN 1

Para crear esta consulta necesitamos la tabla ALUMNOS.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.



Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE ELIMINACIÓN. Al ejecutar la consulta nos
aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Debemos pulsar sobre el botón Sí, si queremos eliminar de la tabla ALUMNOS a
aquellos clientes que son de la población Madrid. Debemos comprobar después que en
la tabla ALUMNOS ya no existen los registros de la población Madrid.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA ELIMINACIÓN 1.

Manual de Access XP para Docentes
233

CONSULTA ELIMINACIÓN 2

Para crear esta consulta necesitamos la tabla PLAN FORMATIVO.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE ELIMINACIÓN.




Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Debemos pulsar sobre el botón Sí, si queremos eliminar de la tabla PLAN FORMATIVO
a aquellos artículos que son de la sección Deportes. Debemos comprobar después que
en la tabla PLAN FORMATIVO que ya no existen los registros de la sección Deportes.
Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA ELIMINACIÓN 2.


CONSULTA ELIMINACIÓN 3

Para crear esta consulta necesitamos la tabla CURSOS.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE ELIMINACIÓN.

Manual de Access XP para Docentes
234


Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Debemos pulsar sobre el botón Sí, si queremos eliminar de la tabla PEDIDOS a
aquellos pedidos que son de la forma de pago TARJETA. Debemos comprobar después
que en la tabla PEDIDOS que ya no existen los registros con la forma de pago
TARJETA.

Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA ELIMINACIÓN 3.


CONSULTA DATOS ANEXADOS 1:

Para crear esta consulta necesitamos la tabla ALUMNOS DE MADRID.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE DATOS ANEXADOS. Al ejecutar la consulta
nos aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde debemos elegir a qué tabla queremos
añadir o anexar los datos:

Manual de Access XP para Docentes
235


Pulsamos el botón Aceptar. El diseño de la consulta es como el que aparece a
continuación:



Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DATOS ANEXADOS 1.


CONSULTA DATOS ANEXADOS 2:

Para crear esta consulta necesitamos la tabla CURSOS BÁSICOS.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE DATOS ANEXADOS.
Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde debemos
elegir a qué tabla queremos añadir o anexar los datos:



Pulsamos el botón Aceptar. El diseño de la consulta es como el que aparece a
continuación:

Manual de Access XP para Docentes
236


Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DATOS ANEXADOS 2.


CONSULTA DATOS ANEXADOS 3:

Para crear esta consulta necesitamos la tabla CURSOS INICIADOS EN ENERO 2004.
Primero se debe crear una consulta de selección y aplicar los criterios oportunos.
Después debemos cambiar el tipo de consulta de selección a acción a partir de la opción
del menú CONSULTA // CONSULTA DE DATOS ANEXADOS
Al ejecutar la consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde debemos
elegir a qué tabla queremos añadir o anexar los datos:



Pulsamos sobre el botón Aceptar. El diseño de la consulta es como el que aparece a
continuación:


Manual de Access XP para Docentes
237
CONSULTA ACTUALIZACIÓN 1:

Para crear esta consulta necesitamos la tabla CURSOS BÁSICOS.
Sólo necesitamos el campo que vamos a actualizar que es el campo PRECIO POR
HORA.
Cambiamos el tipo de consulta y elegimos CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN. En la fila
Actualizar a : escribimos el valor del campo PRECIO POR HORA entre corchetes
[PRECIO POR HORA] y lo multiplicamos por 1,05 para que los nuevos PRECIOS CON
EL AUMENTO incluido queden reflejados como nuevos en la tabla CURSOS BÁSICOS.



Si ejecutamos la consulta nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo y debemos
pulsar el botón Sí:



Manual de Access XP para Docentes
238
CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN 2:

Para resolver esta consulta necesitamos la tabla ALUMNOS DE MADRID. Sólo
debemos incluir el campo POBLACIÓN. Cambiamos el tipo de consulta a CONSULTA
DE ACTUALIZACIÓN. En la fila Actualizar a: escribimos “MADRID CIUDAD” para
sustituir aquellos registros que su criterio de búsqueda es igual a “MADRID”, de la
tabla ALUMNOS DE MADRID.



Si ejecutamos la consulta, aparecerá el siguiente cuadro de dialogo y pulsamos el botón
Sí :





Manual de Access XP para Docentes
239
Solución al Ejercicio 11


CONSULTA DE CÁLCULO 1:

Para construir esta consulta necesitamos la tabla CURSOS. Creamos un campo nuevo
de tipo cálculo. Todos los cálculos tienen la misma sintaxis :

EXPRESI ÓN O NOMBRE DEL NUEVO CAMPO : CÁLCULO O FUNCI ÓN

Si para el cálculo o la función se necesita el valor de un campo, éste siempre debe estar
entre corchetes. El diseño de la consulta es el siguiente:



CONSULTA DE CÁLCULO 2:

Para crear esta consulta agregamos la tabla PERSONAL. Creamos un campo nuevo de
tipo cálculo. Todos los cálculos tienen la misma sintaxis:

EXPRESI ÓN O NOMBRE DEL NUEVO CAMPO : CÁLCULO O FUNCI ÓN

El diseño de la consulta es el siguiente:



Manual de Access XP para Docentes
240
CONSULTA DE CÁLCULO 3:

Para crear esta consulta necesitamos la tabla ALUMNO. Creamos un campo nuevo de
tipo cálculo. Todos los cálculos tienen la misma sintaxis:

EXPRESI ÓN O NOMBRE DEL NUEVO CAMPO : CÁLCULO O FUNCI ÓN

Si para el cálculo o la función se necesita el valor de un campo, éste siempre debe estar
entre corchetes. El diseño de la consulta es el siguiente:




CONSULTA DE CÁLCULO 4:

Para crear esta consulta necesitamos la tabla PLAN FORMATIVO. Creamos un campo
nuevo de tipo cálculo. Todos los cálculos tienen la misma sintaxis:

EXPRESI ÓN O NOMBRE DEL NUEVO CAMPO : CÁLCULO O FUNCI ÓN

Si para el cálculo o la función se necesita el valor de un campo, éste siempre debe estar
entre corchetes. El diseño de la consulta es el siguiente:


Manual de Access XP para Docentes
241




Manual de Access XP para Docentes
242
Solución al Ejercicio 12


FORMULARIO 1:

Para crear el FORMULARIO 1, utilizamos el Asistente para formularios. Iniciamos el
formulario a partir de la tabla PLAN FORMATIVO. Utilizamos todos los campos como
se muestra a continuación:



En el siguiente paso, elegimos la distribución Justificada:



Pulsamos el botón Siguiente.
Manual de Access XP para Docentes
243
Manual de Access XP para Docentes
244
En el siguiente cuadro de diálogo elegimos Estilo Expedición:



Pulsamos el botón Siguiente. Finalizamos el asistente nombrando el formulario como
FORMULARIO 1. Pulsamos el botón Finalizar.



FORMULARIO 2:

Para definir este formulario realizamos los siguientes pasos:

Para crear el FORMULARIO 2, utilizamos el Asistente para formularios. Iniciamos el
formulario a partir de la tabla CURSOS. Utilizamos todos los campos como se muestra
a continuación:



En el siguiente paso, elegimos la distribución Tabular:



Pulsamos el botón Siguiente.
En el siguiente cuadro de diálogo elegimos Estilo Pintura Sumi:
Manual de Access XP para Docentes
245



Pulsamos el botón Siguiente. Finalizamos el asistente nombrando el formulario como
FORMULARIO 2. Pulsamos el botón Finalizar.



Para el FORMULARIO 3, seguimos los diferentes pasos del asistente para formularios,
descrito en el ejercicio anterior, modificando las características de distribución y estilo
propuestas en el enunciado del ejercicio.

Manual de Access XP para Docentes
246
Solución al Ejercicio 13

Para crear este formulario con subformularios, realizamos los siguientes pasos:


Creamos un formulario a partir del Asistente para formularios.
Seleccionamos los siguientes campos, en este orden:

TABLA PLAN FORMATIVO:



TABLA CURSOS: EXCEPTO el campo COD PERSONAL:




Pulsamos el botón Siguiente. En este cuadro de diálogo decidimos ver los datos por
PLAN FORMATIVO y con aspecto de Formulario con Subformularios :

Manual de Access XP para Docentes
247


Pulsamos el botón Siguiente. En el siguiente cuadro de diálogo elegimos distribución
Tabular:



Pulsamos sobre el botón Siguiente. El estilo elegido para este ejercicio es Pintura Sumi
como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo:

Manual de Access XP para Docentes
248


Pulsamos sobre el botón Siguiente. Para finalizar el formulario nombramos los dos
objetos que creamos como: Formulario principal: FORMULARIO 5 y Subformulario:
SUBFORMULARIO 5.
Modificamos la colocación y el formato del contenido de los campos como hemos
explicado en ejercicios anteriores.
Manual de Access XP para Docentes
249
Solución al Ejercicio 14


Partimos del ejercicio anterior para realizar las siguientes modificaciones:

Para añadir un Control de tipo Ficha, nos situamos en la Vista Diseño del
FORMULARIO 4 y pulsamos sobre ese control del Cuadro de Herramientas:
Pinchamos y arrastramos la herramienta, trazando el Control Ficha.
Nombramos las diferentes páginas del control:



Seleccionamos cada página.
Pulsamos sobre el botón secundario del ratón, la opción PROPIEDADES // TÍTULO:
















Cambiamos el título de la página como se muestra a continuación :



Cerramos la ventana de propiedades y observamos que el título de la página de la ficha
ha cambiado:

Manual de Access XP para Docentes
250


Seleccionamos los campos que deseamos distribuir y los debemos Cortar y Pegar en
cada Ficha. En la primera ficha: Todos los campos relativos a los datos de la tabla
CLIENTES.
Realizamos algo similar para los campos de la tabla PEDIDOS para la segunda página
del control ficha:




Para incluir el título “CLASIFICACIÓN DE CLIENTES Y PEDIDOS” seguimos los pasos
descritos en ejercicios anteriores.


Creamos un rectángulo para colocarlo de fondo en la primera página del Control Ficha, a partir
del control Rectángulo del Cuadro de Herramientas:

Trazamos el rectángulo.
Seleccionamos el color de fondo del rectángulo: Azul. Para ello pulsamos sobre el icono
Color de fondo o de relleno y seleccionamos el color:



El siguiente paso es situar el rectángulo detrás de los campos de la tabla PLAN
FORMATIVO. Para ello seleccionamos el rectángulo y pulsamos sobre la opción del
menú FORMATO // ENVIAR AL FONDO:

Manual de Access XP para Docentes
251


Manual de Access XP para Docentes
252
Solución al Ejercicio 15


INFORME 1:

Creamos el informe propuesto en el ejercicio a partir del Asistente para informes.
Utilizamos para ello la tabla ALUMNOS. Seleccionamos todos los campos de la tabla a
excepción del campo TELÉFONO según se muestra en el siguiente cuadro de diálogo:



Pulsamos el botón Siguiente. En el siguiente cuadro de diálogo elegimos el campo
POBLACIÓN como nivel de agrupamiento y pulsamos el botón Siguiente:



Manual de Access XP para Docentes
253
Manual de Access XP para Docentes
254
La ordenación de los registros de este informe es por el campo EMPRESA:



La distribución del informe es Esquema 2:



Pulsamos sobre el botón Siguiente y a continuación en el cuadro de diálogo elegimos el
Estilo Formal:



Pulsamos el botón Siguiente. Guardamos el informe con el título INFORME 1.
Debemos retocar el diseño del informe para que la apariencia de la vista previa del
informe sea como la siguiente, y para ello debemos ampliar el tamaño de algunos
campos y suprimir algunas etiquetas:




INFORME 2:

Manual de Access XP para Docentes
255
Manual de Access XP para Docentes
256
Para solucionar este informe debemos utilizar la tabla PLAN FORMATIVO. Utilizamos
todos los campos de la tabla:



Pulsamos el botón Siguiente y en este cuadro de diálogo no elegimos ningún campo
como nivel de agrupamiento y pulsamos el botón Siguiente:

La ordenación que vamos a establecer es por el campo NOMBRE CURSO:



Pulsamos sobre el botón Aceptar y pulsamos sobre el botón Siguiente para pasar al
siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes. La distribución que vamos a
aplicar a este informe es Tabular como se muestra a continuación :



Pulsamos sobre el botón Siguiente. En este cuadro elegimos el Estilo del informe Gris
claro:

Manual de Access XP para Docentes
257


Pulsamos sobre el botón Siguiente. El informe lo guardamos con el título PLAN
FORMATIVO.


Debemos realizar cambios en el diseño para que el informe sea similar al modelo que se
muestra como parte del informe a continuación ( cambio en el texto de la etiqueta,
suprimir los textos de resumen, mover y ampliar campos y etiquetas ):


Manual de Access XP para Docentes
258
Solución al Ejercicio 17


INFORME 3:

Para solucionar este ejercicio debemos realizar un informe a partir del Asistente para
informes a partir de la CONSULTA 10. Utilizamos todos los campos de la consulta,
como se muestra a continuación y pulsamos el botón Aceptar:



Elegimos que deseamos ver los datos por Alumno:



Manual de Access XP para Docentes
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Manual de Access XP para Docentes
260
Hacemos clic en el botón Siguiente.
En la siguiente ventana elegimos como nivel de agrupamiento el campo FEHCA DE
INICIO y, agrupa el campo por defecto mes a mes.



Pulsamos sobre el botón Aceptar: La ordenación es a partir del campo FECHA DE
INICIO.



Hacemos clic sobre el botón Siguiente en el otro cuadro de diálogo. La distribución que
vamos a aplicar al informe es Alinear a la izquierda 1 :



Pulsamos sobre el botón Siguiente. El estilo que elegimos en el siguiente paso es
Compacto:



Pulsamos sobre el botón Siguiente y guardamos el informe con el título ALUMNOS Y
CURSOS 2004.

Manual de Access XP para Docentes
261


Hacemos clic en el botón Finalizar.
Realizar las modificaciones necesarias ya explicadas en ejercicios anteriores para que el
informe se muestre similar al siguiente detalle como vista previa:




Manual de Access XP para Docentes
262