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LAS CS DEL CRDITO CARCTER Quin es el solicitante?

icitante? Personalidad, distingue a una persona de todas las dems, comportamiento habitual de un cliente Moralidad y tradicin comercial Responsabilidad, honradez Identi icacin plena del cliente !ituacin legal "abilidad administrati#a $onocimiento del negocio del cliente %a apariencia puede ser enga&osa

CAPACIDAD Me puede pagar? Que el solicitante pueda cumplir con sus obligaciones, habilidad de pago' Ingresos, gastos' (ducacin, entrenamiento, e)periencia' (dad salud responsabilidades personales' Mane*o de recursos personales' "o*a de #ida, antig+edad en el traba*o'

CAPITAL $unto puede pagar? $mo me pagar? $apital, intereses, gastos' ,nlisis del capital contable o patrimonio' %o podr orzar a -ue me pague' %o -ue el acreedor podr embargar para obligar al pago de la deuda' ,nlisis de estados inancieros'

CONDICIONES !ituaciones -ue no estn ba*o control del acreedor o deudor' .actores e)ternos' $lima' $ondiciones econmicas del pa/s o sector' ,contecimientos pol/ticos' $ambios en materia legislati#a'

COLATERAL Medidas de seguridad para e#itar la morosidad o el incumplimiento' 0isminuir el riesgo de incobrabilidad' 1arant/a' .ianza' ,#al'

EL DEPARTAMENTO DE CRDITO LOS MANUALES %os manuales administrati#os son documentos -ue sir#en como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir ordenada y sistemticamente tanto la in ormacin de una organizacin como las instrucciones y lineamientos necesarios para -ue desempe&e me*or sus tareas' Manual de organizacin $ontienen in ormacin detallada re erente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura, organigrama, misin, y unciones organizacionales' $uando corresponden a un rea especi ica incluyen la descripcin de puestos de manera opcional, pueden presentar el directorio de la organizacin' Manual de rocedi!ien"o# $onstituyen un instrumento tcnico -ue incorpora in ormacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una uncin, acti#idad o tarea especi ica' 2odo procedimiento incluye la determinacin de tiempos de e*ecucin y el uso de recursos materiales o tecnolgicos, as/ como la aplicacin de mtodos de traba*o y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y e iciente' %a descripcin de los procedimientos permite entender me*or el desarrollo de las acti#idades de rutina en todos los ni#eles *err-uicos, lo -ue proporciona la disminucin de allas u omisiones y el incremento de la producti#idad' Manuale# de ue#"o# Precisa la identi icacin y las relaciones, unciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin' Manuale# de ol$"ica# 2ambin denominados de normas, estos manuales incluyen gu/as bsicas -ue sir#en como marco de actuacin para realizar acciones, dise&ar sistemas e implantar estrategias en una organizacin' EL OR%ANI%RAMA Conce "o (l organigrama es la representacin gra ica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, en la -ue se muestran las relaciones -ue guardan entre si los rganos -ue la componen' O&'e"i(o (s el instrumento idneo para plasmar y transmitir en orma gra ica y ob*eti#a la composicin de una organizacin' U"ilidad Proporciona una imagen ormal de la organizacin .acilita el conocimiento tanto de la organizacin como de sus relaciones de *erar-u/a y coordinacin Representa un elemento tcnico #alioso para el anlisis organizacional $onstituye una uente autorizada de consulta

EL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Para determinar la estructura de un departamento de crdito es importante tomar en cuenta #arios actores -ue determinaran las necesidades de la organizacin Ta!a)o o "i o de e! re#a Micro Pe-ue&a Mediana 1rande $ompa&/as pe-ue&as 0istribuidores mayoristas .abricantes 3rganizacin centralizada 3rganizacin descentralizada

0ependiendo de esto #eremos si es necesario tener un departamento -ue integre a cr*di"o + co&ranza# o slo de cr*di"o, o si el rea de ,inanza# se encargara de todo relacionado con el otorgamiento y recuperacin de los crditos' (n ocasiones en las micro empresas, donde el due&o o alg4n amiliar se encarga de lle#ar el control de toda la parte administrati#a sta, es importante -ue conozca las herramientas y procedimientos necesarios para e#itar al m)imo la incobrabilidad de las cuentas' Por supuesto tambin es importante el giro de la organizacin ya -ue de esta depender en gran medida el numero de operaciones -ue se hacen de crdito y de contado' OR%ANI-ACI.N DEL DEPARTAMENTO (s con#eniente -ue el departamento de crdito y de cobranzas -uede en una #ola /rea y -ue se responsabilice a una sola persona para -ue esta se encargue de #igilar la correcta aplicacin de las pol/ticas en el otorgamiento de los crditos as/ como en la recuperacin'

O R G A N IG R A M AD E LD E P A R T A M E N T OD EC R D IT OY C O B R A N Z A S

G E R E N T EG E N E R A LD EC R D IT OY C O B R A N Z A S

S E C R E T A R IA

JE F ED EC R E D IT O

JE F ED EC O B R A N Z A S

IN V E S T IG A D O R E S

C O B R A D O R E S

Recordemos -ue la Ad!ini#"racin Por O&'e"i(o# pretende uni icar criterios en cuanto a las metas a llegar y la orma de lograrlo con base en el ob*eti#o general de la empresa' (s necesario -ue se desarrollen los !anuale# de organizacin y los de #enta*as -ue estos nos darn entre las -ue se encuentran5 Para 0ue no# #ir(en lo# !anuale# 6ni icar criterios (stablecimiento de pol/ticas Procesos para otorgamiento de crdito y para recuperacin (l per il de el personal RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS (l departamento de crdito y cobranza, como parte de un todo, no puede desempe&ar su uncin aislado y sin la relacin adecuada con los dems departamentos y acti#idades -ue integran la empresa' !e debern establecer claramente las l/neas uncionales de relacin iterdepartamental, as/ como los canales adecuados de comunicacin -ue aciliten esa interrelacin , el departamento de crdito y cobranza tiene una relacin uncional con todos los departamentos de la empresa7 con algunos de ellos esta relacin es continua y re#iste gran importancia, con otros, es ocasional y de menor importancia, pero en ambos casos el no atender y establecer adecuadamente esa relacin ocasiona a la empresa con lictos y perdidas considerables' (l departamento de crdito debe organizarse de tal orma -ue toda la empresa reciba los m)imos bene icios de la di#ersidad de talentos y e)periencias de sus miembros' !i se usa con acierto, el departamento deber tener contacto con todas las unciones de un negocio' rocedi!ien"o# por las m4ltiples

R E L A C I NC O NO T R O SD E P A R T A M E N T O S

G E R E N C IAG E N E R A L

F IN A N Z A SY T E S O R E R A

M E R C A D O T E C N I AY V E N T A S

C O N T A B IL ID A D

JU R D IC O

C R D IT OY C O B R A N Z A S

P R O C E S A M IE N T OD E D A T O S

E M B A R Q U E SY A L M A C N

C O M P R A S

P R O D U C C I NY S ER V IC IO

P E R S O N A L

TIPOS DE OR%ANI-ACI.N DE EMPRESAS Estructura lineal o militar. (stablece claras l/neas de autoridad, es r/gida, recomendada para empresas pe-ue&as Estructura funcional o primordial. (s mas le)ible -ue la anterior permite delegar autoridad, aplicable a empresas de gran tama&o' Estructura de organizacin de lnea o staff. 2ipo de estructura mas usado cada persona reporta a un solo super#isor, pese a lo cual recibe ser#icios y ayuda especializada de #arios e)pertos' De#cri cin de ue#"o# .unciones bsicas 0ependencia *err-uica Responsabilidades especi icas

ESPECI1ICACIONES DE LOS PUESTOS Preparacin ()periencia !e)o (dad (stado ci#il Re-uisitos /sicos Re-uisitos intelectuales (tc' Per,il del geren"e de cerdi"o2 Personalidad 8uicio 2acto 0eterminacin Relaciones humanas 2raba*o en e-uipo $onocimiento de el traba*o a desarrollar

Imparcialidad %iderazgo

Ca aci"acin + adie#"ra!ien"o (l entrenamiento puede ser simultaneo (s con#eniente contar con un Manual de (ntrenamiento Si#"e!a# de ago !ueldo Prestaciones $omisiones

LAS POL3TICAS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO 4 CO5RAN-A

6na pol/tica puede de inirse como un curso general de accin para situaciones concurrentes encaminadas a alcanzar los ob*eti#os establecidos' (n otras palabras, es una regla -ue norma la actuacin, y -ue acatndola, permite lograr los ines propuestos' (milio 9illase&or .uente %as pol/ticas son normas de conducta o de accin dictadas por la direccin -ue deben obser#ar todos los empleados de la empresa' 0ichas pol/ticas deben e)presarse por escrito e indican -u es lo -ue se puede hacer y -ue es lo -ue no se debe hacer' ,gust/n Monta&o' %as pol/ticas se establecen de acuerdo con el ob*eti#o de la empresa y con los ob*eti#os departamentales' Puesto -ue las pol/ticas de $rdito y $obranza a ectan a la empresa en su con*unto, debern ser ormuladas e implantadas o icialmente por el ms alto ni#el gerencial' (n ocasiones la responsabilidad de su ormulacin recaer en la alta gerencia7 pero con mayor recuencia sern el gerente de crdito y su personal los -ue desempe&en un papel acti#o en la determinacin de las pol/ticas, debiendo tambin inter#enir y ser consultados los *e es de otros departamentos a ectados' %as pol/ticas de crdito y cobranza sern lle#adas a la prctica con mayor e ecti#idad cuando todos a-uellos -ue se #en directamente a ectados participen en su determinacin' PRINCIPALES CARACTER3STICAS DE LA POL3TICA CREDITICIA Qu directriz o pol/tica debe transmitir la alta gerencia al gerente de crdito?' !iempre se debe buscar lo -ue ms bene icie a la empresa' 3tras caracter/sticas inherentes a esta directriz bsica son5 (#itar riesgos irrazonables e innecesarios' (*ercer una #igilancia constante sobre las cuentas por pagar' (mprender rpidos y e icaces es uerzos de cobro y reaccionar rpidamente ante los indicios de peligro, -ue se&alan la posibilidad de la prdida de una cuenta'

CLASES DE POL3TICAS CREDITICIAS Pueden ser pol/ticas duras o blandas' 3tros las llaman estrictas o amplias, tambin conser#adores o liberales, o restringidas o abiertas' (n el primer caso se trata de crditos -ue para ser otorgados se e)igen re-uisitos di /ciles y -ue se otorgan ba*o condiciones e)igentes' (n el segundo caso, se trata de pol/ticas blandas'

1ACTORES PARTICULARES 6UE INCIDEN EN LA POL3TICA CREDITICIA $ircunstancias sociales, pol/ticas y econmicas del pa/s' 2ngase en cuenta -ue las pol/ticas gubernamentales sobre la econom/a marcan recuentemente la di erencia entre una acti#idad mercantil dinmica y una paralizacin de los negocios' :ecesidades de e ecti#o' 9olumen de #entas' $ondiciones del mercado' %a situacin del sector en -ue se traba*a' $ondiciones del mercado' %as necesidades de lu*o de e ecti#o del acreedor' %as pol/ticas crediticias implantadas por la competencia ms uerte del sector' 2ipo de producto o ser#icio' %as utilidades de los productos'

0e acuerdo con lo anterior, estos son algunos actores, -ue en concreto, suponen una pol/tica blanda o dura' CUALIDADES DE LAS POL3TICAS DE CREDITO Para -ue una pol/tica crediticia sea e icaz se necesita -ue este adornada de ciertas cualidades' (ntre las principales estn5 Clara#2 Para e#itar interpretaciones errneas' Uni,or!e#2 !igni ica -ue deben aplicarse a todos los clientes' %os criterios para otorgar un crdito no pueden undarse en aspectos super iciales del solicitante tales como la simpat/a, la amistad, las recomendaciones, etc' 1le7i&le#2' !e deben tener en cuenta las caracter/sticas de cada solicitante' (ste es uno de los aspectos ms importante en el 3torgamiento del crdito y -ue puede dar lugar a las e)cepciones' Ada "a&le#2 !e debe considerar el entorno del solicitante' Por e*emplo, la idiosincrasia de sus habitantes, las caracter/sticas econmicas del territorio, etc' Ru"ina# e,icien"e#2 %a aplicacin de las pol/ticas crediticias deben constituirse en una rutina en el sentido de -ue deben ;con la le)ibilidad y la adaptabilidad adecuadas< aplicarse siempre7 pero deben ser una rutina e icaz en el sentido de -ue deben conducir a -ue la concesin del crdito se haga sin incurrir en riesgos irrazonables e innecesarios' (sto se lograr aplicando con el debido criterio la le)ibilidad y la adaptabilidad antes comentadas'

TIPOS DE POLITICAS

Tie! o (sta pol/tica indica el tiempo m)imo concedido a los clientes' Plazo# (s la ms importante y una de las primeras pol/ticas -ue se deben i*ar' (n la determinacin de los plazos m)imos y m/nimos -ue debe e)aminarse cuidadosamente lo siguiente5 a) %os plazos -ue den otras empresas similares' b) %a in#ersin -ue se re-uiere en las cuentas por cobrar' e< %os recursos de inanciamiento disponibles y el costo de capital' d< %a determinacin del porcenta*e de crdito -ue podrn inanciar los pro#eedores' De#cuen"o# or ron"o ago (l dinero tiene un costo7 para obtenerlo con oportunidad, algunas #eces tiene un costo mayor' Para establecer esta pol/tica, se debe i*ar un porcenta*e -ue resulte atracti#o a los clientes como un incenti#o de com pra' !i la empresa est organizada para #ender a crdito, debe hacer una e#aluacin del porcenta*e de descuento -ue o rece en operaciones de riguroso contado, con el in de #er si realmente es atracti#o para el cliente y producti#o para la empresa' (sta pol/tica debe ser uni orme y r/gida' !e trata de una ganancia -ue se da al cliente por permitir usar su dinero en tiempo, as/ -ue si esto no es posible aun por causas a*enas al cliente, pero no imputables a la em= presa, no se debe otorgar el descuento De#cuen"o# or (olu!en (stos descuentos se establecen para incrementar las #entas' 1eneralmente representan utilidades mayores en cantidad, aun-ue se reduce el porcenta*e de las mismas en relacin con las #entas' De#cuen"o# en de"er!inado# ar"$culo# (stos descuentos se establecen para incrementar las #entas de art/culos -ue tienen poca demanda o -ue son de menor calidad' 2ambin pueden aplicarse a algunos art/culos -ue son de consumo complementario y -ue sir#en como gancho para -ue el cliente consuma otros art/culos al mismo tiempo' Co! ra !$ni!a (l ob*eti#o de la compa&/a es obtener utilidades7 por ende, se debe pen sar -ue en cada operacin -ue se realice se incluya una utilidad' %a acturacin, el surtido, el mane*o de cuentas, etc', representan gastos, por lo cual en muchos casos se establece una cantidad m/nima de compra a crdito' In(e#"igacione# de cr*di"o $omo una medida de seguridad, se establecer la pol/tica de -ue todas las solicitudes deben in#estigarse de acuerdo con un procedimiento aprobado5 mediante instituciones o agencias de in#estigacin autorizadas o directamente por la empresa' (s con#eniente -ue en la in#estigacin se con irme el nombre del solicitante con la cdula del registro ederal de causantes y, por e)cepcin, con alguna credencial e)pedida por alguna casa comercial reconocida o con la licencia de mane*o' In"ere#e# !ora"orio# Respecto a este rengln, tambin es con#eniente establecer una pol/tica uni orme' !e tendr en cuenta lo -ue hacen los otros negocios -ue se dedican a #ender art/culos similares, debido a -ue en ocasiones acarrean problemas por con lictos con los clientes' !i la direccin lo estima con#eniente, estos intereses moratorias slo se cargarn en cuentas -ue han pasado al proceso *udicial' Pago an"ici ado (n este caso, la empresa recibe el importe de la mercanc/a antes de surtirla' $omo es una uente de inanciamiento para la empresa, sta har un descuento al cliente, calculado con orme a un costo de oportunidad'

Pron"o ago (sta pol/tica autoriza al cliente a pagar dentro de determinado n4mero de d/as a partir de la echa de la actura, del embar-ue de la mercanc/a, de la recepcin de la mercanc/a o de la #isita del #endedor' Cr*di"o co!ercial (sta pol/tica se establece de acuerdo con la cercan/a o le*an/a del cliente' 0ebe determinarse si se otorgan >?, @A o B? d/as para -ue el cliente pague' O,er"a# %as o ertas constituyen un precio especial -ue se da a los art/culos por la compra hecha en una temporada en la -ue tengan poca demanda' !e actura generalmente con el precio de #enta normal y se anota el des cuento por o erta' 8i#i"a# a clien"e# (stas #isitas son necesarias, en algunos casos, para conocer al cliente, sus sistemas de #enta, su e)acta ubicacin, el trato -ue da a su clientela, -uines son sus administradores y todo a-uello -ue proporcione un *uicio correcto sobre el cliente' Cr*di"o inicial (l crdito inicial se re iere al crdito otorgado en las cuentas nue#as' !e establece con base en los resultados de la in#estigacin y en un porcenta*e del capital total declarado por el cliente' 5oni,icacione# %as boni icaciones pueden concederse a los clientes, pero siempre en casos e)cepcionales con la autorizacin de la gerencia general' (stas boni icaciones se pueden dar, por e*emplo, por #ariaciones en los precios, por altantes de mercanc/a en los pedidos, etctera' A! liacione# de cr*di"o %os aumentos se establecern de acuerdo con la orma de pago de los clientes' Di#!inucione# (l crdito de los clientes se disminuir proporcionalmente, si stos no li-uidan sus adeudas en orma oportuna' Cancelacione# (l crdito podr cancelarse a los clientes cuando, despus de habrseles disminuido en una o ms ocasiones, sigan pagando uera de los plazos estipulados o por la costumbre de pagar con che-ues sin ondos' 2ambin debe cancelarse el crdito a los clientes -ue paguen sus acturas en #arios pagos no autorizados, ya -ue obligan al #endedor a realizar ms #isitas, con lo cual aumenta el costo de la cobranza' Por supuesto, debe cancelarse tambin el crdito de los clientes cuyos adeudas hayan sido pasados al departamento *ur/dico' Recon#ideracione# (l crdito se podr reconsiderar cuando el cliente pague su adeudo de manera satis actoria y los in ormes comerciales tambin satis agan ampliamente' Tra# a#o# + ca!&io# de razn #ocial (l l/mite del crdito para los nue#os propietarios de una empresa se establecer de acuerdo con los in ormes comerciales, como si se tratara de una cuenta nue#a' !i el nue#o propietario no acepta absorber el saldo pendiente, se pasar la cuenta al departamento *ur/dico para realizar su cobro por la #/a *udicial'

OBJETIVOS DEL CRDITO Y LA COBRANZA

CO5RAR DINERO

CO5RAR OPORTUNAMENTE

CONSER8AR AL CLIENTE

RI%IDA

TOLERANTE

Polticas de Crdito

Co!ra"#a

R$gida 9 :

Cr*di"o
< Toleran"e ;

Co&ranza

R$gida

Polticas de Crdito

Co!ra"#a

M/7i!a

M$ni!a

M=IMO DE 8ENTAS

<

M=IMO DE SE%URIDAD

%rado# de "olerancia

CONDICIONES QUE INF U!EN "#$# #DO"%#$ UN# "O &%IC# DE C$'DI%O QUE I(E$# CONDICIONES INF U!EN "#$# #DO"%#$ UN# "O &%IC# DE C$'DI%O $ES%$IC%I)# %a posicin de ca*a y bancos ;e ecti#o disponible< de la empresa sea ba*a y tenga un pasi#o alto -ue #enza a corto plazo ;B? a C? d/as pr)imos<' %a situacin inanciera de la empresa est tan sobre e)tendida -ue le imposibilite asumir un riesgode promedio de crdito normal, y tenga -ue #ender slo a los clientes ms uertes (l in#entario la empresa sea anormalmente alto' y slidos del mercado' (l precio de las mercanc/as producidas descienda' (l in#entario est a un ni#el ba*o por escasez de materias primas en el mercado, y sea !e trate de crear une)istencias mercado para nue#os productos' imposible tener en cantidades normales' %a utilidad bruta de cada art/culo sea muy grande' %a demanda de los productos elaborados sea alta y no se pueda incrementar la

produccin para surtir los pedidos, de a no ser en un largo periodo de 6na %a empresa tenga grandes #ol4menes produccin, con la necesidad de tiempo' mantener un alto ampliacin de la brica con miras al uturo ser/a imposible o no aconse*able en ese #olumen de #entas para e#itar prdidas ;un punto de e-uilibrio alto<' momento' !olamente e)istan demanda y popularidad del producto por un tiempo determinado ;art/culos de ,l #ender el producto con un pe-ue&o margen de utilidad y sta dependa de un buen no#edad temporal<' #olumen de #entas y una rotacin rpida y constante del in#entario, la pol/tica deba ser (l tipo de industria est a cambios peridicos en el estilo oa dise&o sus 6na productos, y corra #ender solamente a su*eto clientes seguros -ue acostumbren pagar corto de plazo' ele#ada el riesgo de su uertesmalas, prdidas en mercanc/as e)istencia se -ueden sin #ender' prdida en rir cuentas cuando el margenen de ganancia -ue es pe-ue&o, podr/a eliminar por a completo la tcnicos utilidad anual' 0ebido adelantos o nue#os in#entos, suceda -ue el producto resulte anticuado u obsoleto' $uando las condiciones econmicas en general sean des a#orables' %a empresa se est apro)imando a su de #entas y su posicin inanciera no sea %as condiciones econmicas en el estacin giro ;las principal -ue a ectan a los clientes en cuyos giros se lo bastante uerteen para sostener in#entario -uede hasta la pr)ima de #entas #ende< estn situacin des el a#orable y la -ue posibilidad de prdidas por temporada cuentas malas altas' sea grande' %a pertenezca a un cuya con gran competencia haga del necesaria una pol/ticaser de crdito empresa !e produzca un art/culo degiro acuerdo las especi icaciones cliente y no pueda ms#endido liberal para obtener ms clientes' a otra persona' %a orden de un cliente re-uiera dise&os costosos, reparacin, herramientas o ms ma-uinas especiales o traba*os de ingenier/a antes de -ue el articulo entre en abricacin' (l producto elaborado tarde mucho en abricarse' %a empresa produzca ma-uinaria costosa, e-uipos permanentes de brica' Que la pol/tica de crdito se incline a ser ms conser#adora'