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UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID. ESCUELA DE TURISMO.

Informtica aplicada al sector turstico

Laboratorio 2. Microsoft Excel


PARTE I : EL ENTORNO DE TRABAJO. Desde el botn de Inicio abrir Microsoft Excel y observar sus componentes.

Barra de mens Barra de herramientas Barra de frmulas Barra de formato

Barra de etiquetas Hojas de clculo

Barra de mens. Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con el disquete nos permite guardar el libro Excel. Barra de herramientas. Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. Barra de formato. Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Barra de frmulas. Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente. Hojas de trabajo. Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo que pueden contener modelos matemticos, grficos y macros. Barra de etiquetas. Nos permite movernos por las distintas hojas de clculo.

PARTE II : COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL. Del Instituto Nacional de Estadstica sabemos que el nmero de turistas que han entrado a Espaa desde 1997 durante el mes de agosto, dependiendo del tipo de acceso es (datos en Miles): 1997 Carretera Aeropuerto Ferrocarril Puertos
2.102,8 3.364,7 68,1 515,6

1998
2.301,6 3.529,2 70,1 462,7

1999
2.266,6 3.767,3 63,4 516,2

2000
1.769,4 3.954,8 66,3 567,2

2001
2.032,0 3.995,0 65,0 623,0

1.

Comenzamos a introducir esta informacin en Excel. i. Lo primero de todo la fecha. Como veis la fecha es un rango de valor que va de 1997 a 2001. Nos interesa que Excel nos rellene todos los aos partiendo del ao 1997. Vamos a utilizar la opcin de Rellenar de Excel. i. Introducimos el ao 1997 en la casilla B1. ii. Estando seleccionada la casilla B1, escogemos del men Editar la opcin Rellenar + Series .... Aparece la siguiente ventana.

iii. Fijaros en las opciones que nos propone el cuadro de dilogo. Observar las opciones que nos permite realizar Excel y comprender porqu hemos seleccionado las que estn. iv. Pulsar Aceptar y comprobar el resultado. v. Como trabajo complementario, observar y entender los resultados que tendramos utilizando otras opciones. Comprobar el comportamiento cuando el valor que tenemos en la casilla es una fecha. 2. Introducir frmulas. Nuestro primer objetivo es obtener el nmero total de turistas que han entrado en cada uno de los aos. Para ello vamos a hacer uso de las frmulas de Excel. i. Nos Posicionamos en la celda B6 (ver figura).

ii. Del men Insertar seleccionamos la opcin funcin. Os aparecer un cuadro de dilogo como el siguiente:

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iii. Mediante las barras de desplazamiento selecciona Matemticas y trigonomtricas de la columna Categora de la funcin y SUMA de la columna Nombre de funcin. Pulsa Aceptar. iv. Excel presenta el siguiente cuadro de dilogo:

Observa como Excel indica un rango de celdas seleccionadas (B1:B5). En nuestro caso, el rango es errneo ya que contempla la celda B1 que corresponde al ao y no queremos que forme parte de la suma total. Tenemos que cambiar el rango. Lo podemos hacer de dos formas: a. b. Cambindolo manualmente de la casilla de texto Nmero1, o Utilizando el icono que se encuentra a la derecha de la casilla de texto Nmero1 . Si pulsamos en este icono, Excel nos permite seleccionar mediante el ratn los parmetros de nuestra funcin (Hacerlo de esta forma).Una vez terminado de seleccionar las casillas de B2 a B5 se vuelve a pulsar el icono . Hemos aprendido como introducir los parmetros en las frmulas de Excel. Pulsar Aceptar. Observar el valor que aparece en la barra de frmulas:

Las frmulas en Excel son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evala la frmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una frmula, sta (la frmula) se visualiza en la barra de frmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la propia celda. Comprueba el resultado si cambiamos el contenido de la barra de frmulas por el de =(B2+B3+B4+B5)/4 =SUMA(B2:B5)/4. Qu resultado obtenemos?. Volver a dejar el contenido B6 con =SUMA(B2:B5).

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3.

Opciones de Rellenar. Hasta ahora hemos obtenido el resultado del total de turistas del ao 1997 y debemos obtener el total de los dems aos. Excel proporciona un mecanismo para rellenar celdas cuyo valor se obtiene de una forma anloga. Por ejemplo, para obtener el total de turistas del ao 1998 necesitamos sumar las cuatro celdas que tiene por encima (igual que el del ao 1997 pero en otra columna). Para ello debemos realizar los siguientes pasos: i. Nos Posicionamos en la celda B6 donde se encuentra calculado el total del ao 1997. ii. Situamos el ratn en el extremo inferior derecho (est sealado por un punto). Observar como el puntero del ratn cambia de una cruz gruesa a otra ms fina. A este regin de la celda se la conoce como el controlador de relleno (ver figura).

Controlador de relleno

iii. Con el ratn en esa posicin pulsamos el botn izquierdo y arrastramos el puntero del ratn hasta llegar a la casilla F6. Observar como Excel automticamente modifica los parmetros de la funcin SUMA. EJERCICIO COMPLEMENTARIO: Como ejercicio complementario planteamos el estudio de las opciones de relleno que tiene Excel. Expondremos en breve las ms importantes. Como hemos vistos es posible rellenar automticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el men Edicin y, a continuacin, haga clic en Series). Para seleccionar el tipo de serie en un men contextual, seleccione los valores iniciales de la serie. A continuacin, mantenga presionado el botn secundario del ratn mientras arrastra el controlador de relleno. 1. Tiempo: Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como das de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican.
Seleccin inicial 9:00 Lun Lunes Ene Ene, Abr Ene-96, Abr-96 15-ene, 15-abr 1994, 1995 Serie extendida 10:00, 11:00, 12:00 mar, mie, jue martes, mircoles, jueves feb, mar, abr jul, oct, ene jul-96, oct-96, ene-97 15-jul, 15-oct 1996, 1997, 1998

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Autorrellenar: La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. Nota: Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.
Seleccin inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) Producto 1, Pedido parcial texto1, textoA 1er perodo Producto 1 1, 2 Serie extendida mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto2, textoA, texto3, textoA,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,... 3, 4, 5, 6,...

3.

Series lineales y geomtricas: Al crear series lineales arrastrando el controlador de relleno, Excel aumenta o disminuye los valores segn un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados. Al crear una serie geomtrica seleccionando el comando Tendencia geomtrica del men contextual, Excel multiplicar los valores por un factor constante.
Seleccin inicial 1, 2 1, 3 100, 95 Seleccin inicial 1,2 1,3 Serie lineal extendida 3, 4, 5 5, 7, 9 90, 85 Serie geomtrica extendida 4, 8, 16 9, 27, 81

4. Referencias relativas y absolutas. Ya conocemos el total de turistas que han entrado en Espaa en el mes de agosto los aos de 1997 a 2001. Ahora se nos pide mostrar esta informacin de forma porcentual. Es decir, deseamos conocer del total de turistas que han entrado en Espaa en el mes de agosto de 1997, que porcentaje lo han realizado por carretera, desde el aeropuerto, en ferrocarril y por un puerto martimo. Para ello realizamos los siguientes pasos: i. Vamos a copiar la tabla. Seleccionamos con el ratn todas las casillas que forman la tabla. Del men de Edicin seleccionamos la opcin de Copiar. Nos situamos en la celda A9. Del men Edicin seleccionamos la opcin de Pegar. Comprobar como las acciones de Copiar y Pegar se pueden realizar desde el men contextual o pulsando la combinacin de teclas CTRL+C (Copiar) y CTRL+V (Pegar). ii. Vamos a calcular el porcentaje de turistas que llegaron a Espaa por carretera en agosto de 1997 respecto al total. Para ello nos posicionamos en la celda B10. Introducimos la frmula para su clculo, es decir, tecleamos =B2/B6.

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iii. Bien ya hemos calculado el porcentaje para los turistas que llegaron por carretera, ahora slo faltara obtener el valor para los dems tipos de acceso. Podemos hacer uso de la propiedad de relleno que hemos visto en la seccin anterior. Es decir, utilizando el control de relleno desplazamos el ratn hacia abajo hasta obtener todos los resultados. Intentarlo y comprobar que aparecen resultados extraos. Este problema se debe a que estamos utilizando referencias relativas. Observar la frmula de la celda B11 =B3/B7. Es decir, Excel ha aumentado de B2 a B3 y de B6 a B7. A nosotros nos interesa que la referencia a B6 sea fija. Para ello Excel utiliza las referencias absolutas. iv. Volver a la celda B10 y cambiar su frmula de clculo por =B2/B$6. Excel utiliza el smbolo $ para hacer indicar que es una referencia absoluta. Ahora ya podis rellenar los dems valores de la columna utilizando el control de relleno. v. Queremos repetir esta misma operacin para los dems aos hasta el 2001. Para ello seleccionamos las casillas como aparece en la figura:

vi. Mediante el control de relleno obtener los valores de los dems aos.

Intentar razonar porque no hace falta utilizar el indicador de referencia absoluta $ sobre las columnas. Qu pasara si hubiese utilizado la frmula =B2/$B$6 en la celda B10 para calcular todos los valores? 5. Formatos de las celdas. Ya hemos calculado los porcentajes que nos pedan, sin embargo en la tabla los valores no aparecen de forma porcentual. Excel nos proporciona facilidades para la definir el tipo o formato de los valores de las celdas. Vamos a ello: i. Segn tenemos seleccionadas las celdas de la figura anterior usamos del men Formato la opcin Celdas .... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Seleccionamos la opcin Porcentaje de la columna de Categora. En la casilla de texto posiciones decimales introducimos el valor de 0. Observar adems las dems posibilidades que tenis pulsando con el ratn las pestaas superiores (Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas, Proteger) todas referentes a la forma de presentar el valor de las celdas. Nosotros no vamos a cambiar ninguna y pulsamos Aceptar. El resultado lo tenemos a continuacin:

ii. Ahora vamos a copiar estos resultados en otra hoja de nuestro libro Excel. Seleccionar las celdas como aparece en la figura anterior. Copiar las celdas mediante la opcin Copiar del men Edicin. iii. Seleccionar la Hoja2.

iv. Posicionaros en la celda A1 de la Hoja2 y pegar las celdas con la opcin Pegar del men Edicin. Qu ocurre?

Hemos perdido la referencia para calcular el valor. Vamos a recuperarla. Posicionarse en la celda B2 y cambiar el valor de la frmula a =Hoja1!B2/Hoja1!B$6. Excel utiliza el literal <nombre de hoja>! Para hacer referencias a celdas de otras hojas de clculo. Repetir el proceso de relleno que hemos visto antes utilizando el controlador de relleno. Observar como hemos vuelto a obtener los porcentajes:

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v. Por ltimo, vamos a modificar el formato completo de la tabla que hemos creado en la Hoja2. Excel facilita herramientas para disear automticamente una tabla. Para ello seleccionar las celdas tal y como aparece en la figura anterior. Seleccionar la opcin Autoformato ... del men Formato. Seleccionar cualquiera de los formatos y observar los resultados en la presentacin. Dejar el que pensis que es el ms adecuado. 6. Creacin de grficos. Para terminar nos piden que presentemos una grfica con la tendencia de la entrada de turistas a Espaa por carretera desde 1997 a 2001. Para ello haremos uso de las herramientas grficas de Excel: i. Seleccionar la Hoja3.

ii. Posicionarse en la celda A1. Utilizar la opcin Grfico ... del men Insertar. Obtenemos el cuadro de dilogo del asistente de Excel para la creacin de grficos.

Para poder presentar claramente la tendencia que nos piden vamos a usar como Tipo de grfico la opcin de Lneas. Realizamos la seleccin tal y como aparece en la figura anterior y pulsamos el botn de Siguiente >. iii. Pasaremos al segundo paso dentro del Asistente.

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Para decir a Excel los valores que debe utilizar para realizar el grfico debemos pulsar en el botn . A continuacin debemos seleccionar la Hoja y el conjunto de celdas donde se encuentran los valores que queremos representar. Es decir, seleccionamos la Hoja1 y las celdas que van de B2 a F2. Para terminar pulsamos el botn . El resultado lo vemos en la siguiente figura.

iv. Como vemos Excel nos va indicando como va a ser el resultado final. Podemos observar que la informacin de los aos (eje X) es errnea (aparecen los valores 1, 2, 3, 4, 5). Para indicar el valor del eje de las X seleccionamos la pestaa superior Serie.

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En la casilla de abajo Rtulos del eje de categoras (X): tenemos que seleccionar los valores que queremos que aparezcan. Para ello, los seleccionamos utilizando la misma tcnica anterior. Es decir, pulsando en el botn , seleccionando de la Hoja1 las casillas que van de B1 a F1; y pulsando en el botn . Observar como han cambiado los valores del eje X (aparecen los aos). Adems, vamos a cambiar el nombre de la serie y en la casilla Nombre: vamos a introducir el siguiente valor Por carretera.

v. Pasaremos al tercer paso dentro del Asistente pulsando el botn Siguiente > . Aparecer un cuadro de dilogo con varias pestaas. Seleccionar la que lleva por nombre Ttulo.

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Introducir los siguientes valores para cada una de las casillas de texto, segn se indica en la figura anterior: Ttulo del grfico: Tendencia de entrada de turistas a Espaa. Eje de categoras (X) Aos Eje de valores (Y) Miles de turistas

Observar seleccionando las distintas pestaas del cuadro de dilogo las posibilidades que nos suministra Excel para la presentacin del grfico. vi. Pulsando Siguiente > pasaremos al cuarto y ltimo paso dentro del Asistente.

Seleccionamos la opcin de insertar el grfico en la Hoja3 y pulsamos Finalizar. vii. Ya hemos obtenido el grfico que nos indica la evolucin de la entrada de turistas a Espaa por carretera. Slo nos queda representar la tendencia. Del grfico que hemos obtenido seleccionamos con el ratn la lnea que representa la evolucin de entrada de turistas tal y como se indica en la siguiente figura.

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Estando encima de la funcin representada seleccionamos la opcin Agregar lnea de tendencia ... del men contextual.

Seleccionar como Tipo de tendencia o regresin la opcin Lineal. El resultado que obtenemos es el siguiente.

Qu os dice la grfica?. GUARDAR EL LIBRO EXCEL EN UN DISQUETE. ESTOS RESULTADOS LOS VAMOS A UTILIZAR EN OTRO MOMENTO EN EL CURSO. PARTE III : EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS. Con estos ejercicios puedes comprobar tu habilidad con los conocimientos adquiridos en este tutorial. Cada uno de los ejercicios lo debes realizar en distintas hojas de clculo del mismo libro Excel en el que has realizado el tutorial. 1. Nos piden calcular el porcentaje de incremento o decremento de las entradas de turistas entre los distintos aos segn el tipo de acceso. Por ejemplo: Entradas por carretera en agosto 1997 (A): 2.102,8 Entradas por carretera en agosto 1998 (B): 3.364,7 Incremento/decremento entre aos [B-A]/A (en porcentajes) : [3.364,7 - 2.102,8] / 2.102,8 = +60% Es decir, las entradas por carretera aumentaron el mes de agosto de 1998 respecto al mes de agosto de 1997. Se pide presentar este valor para los dems aos y tipos de entrada de la tabla inicial.

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2. 3.

Nos piden representar grficamente las tendencias en la entrada de turistas en los meses de agosto durante los aos 1997 a 2001. Es decir, como la ltima parte del tutorial pero aadiendo en la grfica todos los tipos de acceso (Carretera, aeropuertos, ferrocarril, puertos martimos). Nos piden representar grficamente mediante una grfico circular (llamado de tarta) la distribucin porcentual de la tipo de entrada que utilizaron los turistas para entrar a Espaa. Es decir, un grfico parecido al siguiente:

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