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GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS

MANUAL DE LA CALIDAD
ISO 9001:2008
Fecha: 01 de agosto de 2012
Revisión: 1.11
La última versión de este manual está disponible 24h, 365 días al año, en
www.gryasociados.com por lo que no es necesario realizar copias locales para su
consulta y ella debe hacerse siempre directamente en la web.
1. GENERALIDADES, OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
1.1

GENERALIDADES - PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Guillamón Rubert Asociados, SLP es un estudio de arquitectura con sede principal en Castellón
desde 1.995. Está formado por la sociedad de dos arquitectos Carlos Guillamón y Alejandro
Rubert.
El estudio se encuentra ubicado en la Plaza Sierra Espadán nº3 bajo, con unas
instalaciones de 350 m2.
Sus trabajos se distribuyen en concursos, proyectos de obra pública, privada, urbanismo e
informes, a nivel nacional en su mayor medida, aunque se han realizado trabajos y concursos
internacionales para Guinea Conakry, Dubai y Perú.
Su equipo humano incluye los dos socios del estudio, arquitectos, licenciados, técnicos, delineantes
y personal de administración. Los socios dirigen el trabajo tanto técnico como administrativo para
la realización de los trabajos de arquitectura con recursos propios del despacho.
Habitualmente el despacho colabora con equipos multidisciplinares y con otros despachos de
arquitectura para la elaboración de concursos o proyectos para lo cuál se dan las especificaciones
oportunas en cada trabajo.
1.2

OBJETO DEL PRESENTE MANUAL

Guillamón Rubert Asociados quiere demostrar su capacidad para proporcionar, de forma
coherente, productos que satisfagan todos los requisitos de sus clientes y aspira a aumentar su
satisfacción a través de la aplicación eficaz de su sistema de gestión de la calidad.
Con ese objeto se ha desarrollado el presente manual como único documento del sistema, al
margen de los registros.
1.3

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Realización de estudios, proyectos e informes de edificación, urbanismo, urbanización y actividad.
Dirección de Obra. Coordinación de seguridad y salud.
(A partir del día 01/01/2010. De aquellos proyectos abiertos con anterioridad sólo estará sujeto al
sistema aquello que se haya modificado con posterioridad al 01/01/2010)

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obra. Su aplicación o no. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición del documento de referencia (incluyendo cualquier modificación) ISO 9000:2005.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. una y otra vez. no se trabaja en él ni producirá ingresos futuros. Puede estar pendiente de facturación o cobro. y su significado en función del tipo de trabajo se recoge en la siguiente tabla: Tipo de trabajo Estatus Estudio (Es un N/A trabajo comercial) Concurso(Es un N/A trabajo comercial) Informe (Trabajo N/A técnico sin estructura de proyecto) Proyecto Estudio: Indica que ya se está trabajando en la redacción pero que se está pendiente de recibir la copia firmada del contrato.11 2. Se mantienen para evitar en lo posible la reimpresión. laboral o mercantil. terminado y anulado. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Para el propósito de esta manual son aplicables los términos y definiciones dados en la Norma ISO 9000 y resto de normativa aplicable además de los siguientes términos. Sistemas de gestión de la calidad – Requerimientos La ley de ordenación de la edificación 38/1999 de 5 de noviembre y toda la normativa que de ella se deriva como marco de las atribuciones profesionales de los arquitectos y de las mejores prácticas profesionales y colegiales. A efectos del presente manual las cajas y los documentos en ellas no son registros ni documentos. Terminado: Se ha visado el final de obra. Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario ISO 9001:2008. de documentos en papel a partir del archivo del trabajo visado por el colegio que se almacena en el servidor y que es el producto resultado del trabajo. Caja/as con una copia papel del último proyecto visado. Puede ser una de las siguientes: estudio. REFERENCIAS NORMATIVAS Los documentos de referencia siguientes son indispensables para la aplicación de este documento. Página 2 de 19 . Carpeta para papel Caja de proyecto Visado Estatus de un trabajo Carpeta/as que contiene entre otros todos los documentos en formato papel de un trabajo de los que no se dispone de formato digital en el servidor. Obra: Se ha terminado la redacción del proyecto de ejecución y se ha visado. Proyecto: Ya se dispone de contrato firmado. El personal del despacho es responsable de verificar que la copia en papel que utiliza corresponde con la última versión visado tanto si lo lanza por la impresora como si lo busca en el archivo de cajas. técnica. Situación en la que se encuentra un trabajo y que esta reflejada en el sistema de información (Tecnora). proyecto. Anulado: Anulado. El resto de ordenamiento jurídico en materia urbanística. Para las referencias con fecha sólo se aplica la edición citada. definiciones y abreviaturas.

promotores. en el que se registra toda información relevante (que no esté ya reflejada en otro ámbito de Tecnora o en el Servidor). Puede ser indistintamente una orden. Página 3 de 19 . Administrativa y Contable. orden de trabajo o acción ejecutada. accesible por todas las personas del despacho desde su puesto de trabajo. recursos (internos y externos) así como cualquier información relevante. Aquella persona que introduce un dato en la agenda. Servidor de ficheros que está en la red local de GR Asociados accesible por todos los puestos de trabajo en la ruta P:\ El arquitecto al que se le asigna la responsabilidad completa de un trabajo y que figura como tal en los datos de trabajo de Tecnora. si ha sido verbal. Gestión Financiera. una petición de información. Se considera estudio. El sistema escribe directamente la etiqueta. el mismo responsable debe introducirla para su revisión o directamente como terminada. A efectos de este manual Tecnora es la aplicación.11 Nivel Servidor Arquitecto responsable Agenda Estudio GFAyC Introductor Orden o dato en la agenda (o queda reflejada en al agenda) Responsable Nexus Tecnora Hacer referencia a un dato desde otro en la agenda. A efectos de este manual agenda es la funcionalidad de Tecnora.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. ERP de gestión del despacho con el que se integra Tecnora como una capa superior. Es por tanto una fase previa y comercial de algunos trabajos. a toda propuesta de trabajo que es susceptible de convertirse finalmente en un proyecto. Si el dato se introduce para recordatorio de la propia persona se pondrá el mismo introductor y responsable. Gestiona los procesos 1. orden de trabajo o acción ejecutada.3. Aquella persona que el introductor designa como la responsable de cumplir con lo recogido en el dato que se introduce en la agenda. Incluir la etiqueta ( D nº de dato ) en otro dato. en el que se registra toda la información de los trabajos. Para abrir el dato en cuestión hay que seleccionar el nº de dato y elegir la opción ‘Abrir Dato de Agenda’. Los niveles se numeran de forma natural. colaboración o supervisión. Es el socio responsable de la revisión por la dirección del sistema de gestión de la calidad así como del procedimiento de control de documentos y registros. concurso o informe para el que no se tiene todavía contrato o petición formal. Ambas opciones están en el menú contextual (botón derecho). Se indica con esta expresión aquella orden que al cumplirla se debe buscar en la agenda y marcarla como terminada.4 y 5 descritos en el presente manual. Socio Director Nivel en que se encuentran las subcarpetas dentro de la carpeta de un trabajo en el servidor. El Socio Director del despacho es Alejandro Rubert y asume a todos los efectos el papel de representante de la dirección a efectos de la gestión de la calidad. Si el dato se introduce como información al despacho se pondrá como responsable ‘Todos’. Existe funcionalidad en el Tecnora para crear un dato de agenda directamente mientras se está trabajando en otro. accesible por todas las personas del despacho desde su puesto de trabajo. o bien.

identificación o protección de los equipos. venga de dónde venga (proveedor.11 Tipos de datos de agenda. motivos y beneficios esperados. Calidad AP: Acción preventiva. Propuesta de mejora: Dato con una propuesta de mejora que puede ser introducido por cualquier miembro del despacho indicando a ser posible los antecedentes. etc. verificación. Otros: Cuando no se ha sabido catalogar en cualquiera de los tipos anteriores. aprueba si procede y se sigue la ejecución de la acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. reglamentos. que no se considere reclamación. etc. Reuniones: Se intentará dar la mayor información posible de la fecha. Formación: Datos relativos a la necesidad de formación. A. Dato en el que se propone. Clientes: Cualquier información relativa a un cliente. ajuste. circulares del colegio. La asignación de tipo de datos en la agenda permite un localización ágil de la información para la gestión del despacho y es además la base de los registros del sistema de calidad que permitirán demostrar nuestra capacidad para proporcionar regularmente trabajos que satisfacen los requisitos de nuestros clientes y legalmente aplicables. etc. motivo. Calidad NC (No conformidad): Dato en el que se describe el incumplimiento de un requisito cuando este se detecta. Calidad HR (Hecho relevante) Estrategia: Datos introducido por el consejo de estrategia. a su realización o a su evaluación. propuesta de mejora. Calidad AC: Acción correctiva. aprueba si procede y se sigue la ejecución de la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad u otra situación indeseable. Normativa: Información relativa a legislación. aprueba si procede y se sigue la ejecución de la acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial indeseable. Página 4 de 19 . Proveedores: Datos relativos a la necesidad de proveedores. códigos técnicos. Dato en el que se propone. asistentes. Reclamación: Reclamación de un cliente. calibración. analiza. etc. a su contratación o a su evaluación. colegio.). Calidad Corrección: Dato en el que se propone. Control de equipos: Datos relativos al control. analiza.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. analiza.

4. Que todos lo proyectos tengan una planificación de sus fases más relevantes. 2. experiencia y creatividad en el desarrollo de los trabajos. 2. Página 5 de 19 . Los registros deben ser interpretables rápidamente. registrados como datos de agenda de tipo cliente o reclamación. 3. Tratar semanalmente los requerimientos del cliente.3. proyecto básico.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Proceso de evaluación y mejora de la estrategia y del sistema de gestión de la calidad de forma coherente. delineante. POLITICA DE LA CALIDAD Guillamón Rubert pretende garantizar y mejorar continuamente la calidad de sus trabajos minimizando los registros físicos. Proceso de gestión de los recursos. Una política que persigue la ‘eliminación de los registros en papel. GR Asociados se compromete a la mejora continua de su sistema de gestión de la calidad para facilitar apoyo suficiente a su personal en este ámbito y particularmente a la mejora de sus procesos internos mediante el uso de tecnologías de la información y de la comunicación. e independientemente de la participación directa en el trabajo como garantía de servicio al cliente a largo plazo. (% de trabajos con planificación) 3. siempre que sea posible’. nº de acciones de mejora). El despacho desarrolla decenas de trabajos concurrentemente con un número limitado de recursos. PROCESOS NECESARIOS PARA EL SISTEMA DE LA CALIDAD 1. nº de estudios abiertos) 4. administrativa y contable . OBJETIVOS DE LA CALIDAD 1. 4. dentro del ámbito de cada puesto de trabajo (arquitecto. permitirá alcanzar los objetivos que se presentan a continuación. administración). proyecto de ejecución y dirección de obra distintas personas pueden colaborar en él y es imprescindible una buena y eficiente gestión del conocimiento así como la coordinación de todo el personal del despacho y su identificación con los objetivos del despacho. Aumentar el trabajo comercial. Debido a la larga duración de un proyecto desde su estudio. e implementar las acciones de mejora oportunas.11 4. Proceso de gestión financiera.1. Los procesos y procedimientos de trabajo así como cualquier otra indicación del sistema que deban seguir los miembros del despacho servirán para liberarles de decisiones y problemas previsibles para que puedan dedicar su formación. (Medición: % de datos tratados y solucionados.2. Proceso de desarrollo de un trabajo. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4. (nº de acciones comerciales. buscando la máxima eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los requisitos de los clientes.

se reúne el consejo de estrategia. El consejo está formado los socios del despacho y el personal que decida convocar el socio director. El desempeño de lo procesos y la conformidad del producto (S – SC3. Se revisará además los siguientes puntos que no menciona la norma en dicho punto. Los procesos se presentan a continuación en la secuencia del punto 4. Se revisa el cumplimiento de los objetivos de la calidad para el periodo vencido y la propuesta para el periodo planificado. SECUENCIA E INTERACCIÓN. 4. en la reunión del consejo que el socio director determine.4.6.4. Acciones de formación (S – 4. La mejora de la eficacia del sistema de gestión y de sus procesos. f. (S – 4. Página 6 de 19 . En este consejo se concluye un proceso y se inicia el nuevo.3 haciendo alusión a los puntos concretos de interacción. e. b.3). Todas las deliberaciones y decisiones tomadas se reflejan en el dato de agenda de tipo ‘estrategia’ con título ‘Acta Consejo de Estrategia Fecha’.11 4. Semestralmente en una fecha laboral posible próxima a los días 20 de enero y 20 de julio. Información para la revisión (punto 5. Los resultados de la revisión incluirán todas las decisiones y acciones relacionadas con: a.1). Se revisa el resultado de los objetivos económicos del despacho y la previsión para el siguiente periodo.5). DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS.2 de la norma) a.4. d. h. g. El Socio Director registra en la agenda los vínculos a los datos y archivos auxiliares necesarios.5). i. PROCESO DE EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA ESTRATEGIA Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE FORMA COHERENTE Responsable: Periodicidad: Socio Director Semestral. Revisión de datos de las auditorías del sistema de gestión de la calidad. c.1). Los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad. Proceso: 1. Una vez al año. o cuando el socio director lo convoque de forma extraordinaria. Las necesidades de recursos.2). El estado de las acciones correctivas y preventivas (S – SC3.1.4. (S – SC3. Las recomendaciones para la mejora (Propuestas de mejora).1). de las recomendaciones de mejora y del seguimiento de acciones correctivas y preventivas. b.1.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Se revisan las propuestas del socio director (S – SC3. Revisión de datos de tipo ‘Proveedor’ y revisión de las evaluaciones. 2. La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. se realizará una revisión por la dirección completa según lo indicado en la norma ISO 9001:2008.4. c. Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas (Acta del consejo anterior). Revisión de datos de información facilitada por el cliente (S – SC3.

4. Para los nuevos proveedores ser realizará un pedido de prueba. ii.c). Anualmente el socio director dará la orden de envío de la encuesta de satisfacción a todos los clientes con obra acabada en el periodo.4. Comunicación a la organización (E – 4.4. 5. Se les dará como aptos si en el seguimiento de dicho pedido no se detecta ninguna no conformidad.1. Orden de contratación o despido (E – 4. Anualmente el Socio Director evaluará a los proveedores que afectan a la calidad del servicio (Ej. ( E – SC 1.2 ) c. Ordenes de facturación y acción de cobro.4.4. Topógrafos.1.4. Aparejadores. Negociación con proveedores financieros (E – 4.1. 4. b. iv. ii.3. vi. Las decisiones tomadas en los dos puntos anteriores suponen interacciones con otros procesos del sistema para asegurar la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de los objetivos estratégicos y de la calidad: a. 6. i.2 y uno externo auditarán anualmente y extraordinariamente cuando el socio director lo determine el sistema de gestión de la calidad.4. Página 7 de 19 .1. Ingenieros.f).4.4. Un auditor interno E .4.1.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Si no se han implementado en el propio consejo el Socio Director.b).b).1. iii. Orden de modificación salarial (E – 4.4. Anualmente el socio director determinará en un dato de agenda (tipo control de equipos) la programación de calibraciones y verificaciones de los equipos así como los criterios de aceptación. c. Los proveedores que vienen trabajando con el despacho con anterioridad a 2011 se consideran aptos. Se reevaluará a aquellos proveedores para los que se detecte una no conformidad.e). Acuerdo de suministro (E – 4. v.1. (E – 4.a). El Socio Director determina a partir del acta del consejo los trabajos a realizar que serán reflejados en la agenda relativos al proceso de Gestión de los Recursos.4.1. Anualmente el Socio Director supervisará la realización de las acciones de formación. 8. Este trabajo quedará registrado en un dato de formación con título ‘Evaluación de las acciones del periodo’ 7.4.4. El socio director determina a partir del plan estratégico aprobado los trabajos a realizar que serán reflejados en la agenda relativos al proceso de GFAyC. b. implementa o delega los cambios y supervisa su realización hasta la publicación de la nueva versión. … ) Este trabajo quedará registrado en un dato de proveedores con título ‘Evaluación de los proveedores del periodo’ Se seguirán los siguientes criterios: a.a). i.d).SC. realizará la evaluación de su eficacia y si procede lo comunicará su conclusión al departamento de administración para la elaboración y archivo de los documentos oportunos. En ese mismo dato se vinculará el documento que recoja el resultado de dicho control. Orden de formación (E – 4. Orden de compra/inversión (E – 4. de acuerdo con el acta del consejo.11 3.

11 Página 8 de 19 .GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1.

El responsable da de alta el trabajo en Tecnora asignándole el tipo indicado. Verificación y edificación. Se crea automáticamente la primera fase del trabajo ‘Requisitos del cliente’ y la segunda fase ‘Legislación aplicable’ en la que el arquitecto responsable figura como responsable de identificar dichos requisitos cuando no estén recogidos en la documentación del trabajo (Ej. Programa de necesidades).4. El responsable crea una carpeta. Seguido de ‘U’ si Proyecto: Ya se dispone de contrato (*). El dato de la agenda se relaciona con el código de trabajo creado. redacción pero que se está pendiente de recibir la Seguido de ‘E’ si copia firmada del contrato. Si faltan datos del trabajo. si no la ha creado ya el socio o arquitecto responsable. etc. administración dará de alta un dato en la agenda con administración como introductor y responsable y quedará pendiente hasta disponer de toda la información que requiere el Tecnora (Específicamente se solicitará al promotor o cliente la copia de la escritura que afecta al proyecto.11 4. Puede iniciados los trabajos estar pendiente de facturación o cobro. PROCESO DE DESARROLLO DE UN TRABAJO. se le notificará al propietario para que subsane estas discrepancias) 3. Verificación y un proyecto cambia validación: Visado final de obra. urbanismo Verificación y validación: Visado Obra: Se ha terminado la redacción del proyecto de (Si excepcionalmente ejecución y se ha visado. Proceso: 1. 4. de tipo después de Terminado: Se ha visado el final de obra. promotor. Si hay un efecto o defecto de cabida. Página 9 de 19 .GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Uno de los dos socios.2.4.b). Responsable: El Socio que hace la venta o el arquitecto en el cuál delega quedando registrado en la agenda. De esta forma el acceso a los ficheros del proyecto se puede hacer directamente sin tener que navegar a través del explorador de archivos y reduciendo la posibilidad de errores. validación: Contrato firmado (*). Los proyectos abiertos con anterioridad al 26/05/2010 no tienen este dato.10. 2. servidumbres. etc. Si proviene de un estudio el sistema le imputa automáticamente todos los costes en compras y horas de recursos provenientes de él. para el trabajo en el servidor con la siguiente codificación: Tipo de trabajo Ruta en el servidor Codificación Estudio (P:\año\ESTUDIOS Eaño-nº (3 dígitos) año) Proyecto (P:\año\PROYECTOS Año-nº (3 dígitos) Fases/Estatus: año) Seguido de ‘P’ si Estudio: Indica que ya se está trabajando en la público. no se modificará la Verificación y validación: Cobrado – codificación pero Presupuestado = 0 quedará indicado en un dato de la (*) hoja de pedido o similar agenda) Informe (P:\año\INFORMES IAño-nº (3 dígitos) año) Concurso (P:\año\CONCURSOS Año-(1000-nº-1)C año) Introduce la ruta en el Tecnora.2. abre el trabajo en Tecnora o da la orden que queda reflejada en la agenda de abrir un trabajo en Tecnora indicando su tipo (S – 4.

para evitar que nos devuelvan los proyectos. Pasar a anulado. A medida que se generen documentos se crearán las siguientes subcarpetas en el servidor dentro de la del trabajo: a. b. No habrá ningún documento fuera de las carpetas definidas en el primer nivel. Cualquier consulta del cliente o cuestión interna.4. Se crearán los datos de agenda necesarios relacionados para gestionar el trabajo y si es posible se relacionarán con el dato de planificación. lo archiva en \Administración y lo remite al cliente para su firma.1) Página 10 de 19 . 3 .Documentos para visar v. El arquitecto responsable supervisará que los colaboradores que mandan documentos externos a incorporar a la memoria que se manda a colegio. relevante para el trabajo.Memoria ii. i.Presupuesto iii.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Indica en este mismo dato del proyecto si existe algún proyecto anterior similar cuyas referencias sean aplicables. 7. Tanto el arquitecto como los delineantes o auxiliares administrativos indican el inicio y el fin de imputación de tiempo al trabajo en Tecnora. Si no es un estudio el responsable crea un documento de contrato. Si el arquitecto responsable considera que puede haber confusión en la identificación de una copia impresa con la última versión almacenada en el servidor introducirá un dato en la agenda indicando el método de control y lo comunicará a las personas interesadas. Si hay documentación externa se creará la carpeta \Documentación Externa en el primer nivel. En dicha carpeta sólo estarán las últimas versiones (las anteriores si se considera necesario se introducirán en una subcarpeta \Versiones anteriores). 1 . El arquitecto responsable del trabajo ejecuta el trabajo o da las órdenes oportunas en la agenda (de trabajo o compra E – 4. a. 2D . 2 .11 5. posteriormente los archiva en la carpeta de documentos mencionada en el punto 5.2). 6. Pasar a proyecto (Indica si edificación. Administración.4. Si el arquitecto responsable considera que una planificación en detalle de los trabajos es necesaria creará un dato con las acciones pendientes de realizar y una previsión de fechas y responsables. 10. De igual forma se anotará en la agenda cualquier documento o propiedad del cliente hasta que sea devuelto así como su estado. 9. deben de retirar sus logos. Si es un estudio el arquitecto responsable ordenará la finalización del trabajo con una de las siguientes órdenes que quedará reflejada en la agenda. urbanismo) (E – 4. Documentos de trabajo.2. Si el arquitecto responsable considera que algún dato de agenda es muy relevante como registro de los trabajos del proyecto esta se grabará también como ‘Fase de proyecto’. 8.4. 4 – Sucios No habrá por lo tanto en el servidor ninguna carpeta sin documentos lo cual permitirá comprobar rápidamente la situación de un proyecto. El responsable prepara una carpeta para los documentos en soporte papel.Planos iv. El arquitecto responsable completa los requisitos del cliente y de legislación aplicable (Para los proyectos anteriores al 26/05/2010 el arquitecto responsable introducirá manualmente un dato) y resuelve sobre su adecuación al despacho (Si no se sigue adelante se da por terminado). público. b. En los casos b a d se vuelve al punto 1 de este procedimiento. que surja en el desarrollo de un trabajo será anotada en la agenda así como las medidas y conocimientos aplicados en su resolución y las modificaciones de requisitos del trabajo que produzcan.

mientras las ordenes de agenda de montar proyecto y enviar a colegio no se den por terminadas. 12. Los documentos del trabajo se identifican y controlan por el código de trabajo.Presupuesto y 3 -Planos. A partir de este momento.Memoria. archivando los documentos visados en ella. siendo n el número de modificación. d.11 c. 2 .3 GFA&C). El registro de la verificación de que los requisitos del cliente así como la legislación aplicable. si hay visado.2.Documentos para visar’ al primer nivel de la carpeta de trabajo y solicitará el visto bueno del arquitecto en la agenda.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. El arquitecto dará la orden en la agenda de visar con las indicaciones oportunas. sacará la carpeta ‘2D . Pasar a concurso (E – 4. fecha y título que incluye el número de modificado si legalmente está permitido. 14.4.3. Los documentos del trabajo modificados se identifican y controlan por el código de trabajo. (botón (+R) en la agenda) 15. Una vez recibida la comunicación de visado. El responsable solicitará por la agenda a los arquitectos y delineantes que han imputado horas en el trabajo el crear.2.1). clara y concisa. En ‘Documentos para visar’ no habrá ningún archivo en su primer nivel salvo los pdf’s que se enviarán a visar montados de acuerdo con las plantillas del Colegio correspondiente. Pasar a informe (E – 4. en las carpetas 1. Si no hay visado se salta al punto 16.1). los archivos necesarios para generar el documento visado en subcarpetas de la carpeta ‘Documentos para visar’ de forma ordenada.4. Tanto el arquitecto como los delineantes o auxiliares administrativos indican el inicio y el fin de imputación de tiempo al trabajo en Tecnora. Si hay algún error o modificación se vuelve al punto 10.3. 13.4. El arquitecto responsable revisará todos los datos del trabajo planificados. Solicitará el visto bueno del arquitecto en la agenda. Si se ordena descargar el trabajo visado el responsable creará en el primer nivel la carpeta del proyecto la subcarpeta ‘Documentos visados’ y dentro de ella la subcarpeta Fasedeltrabajo (y -PB o -PE si la fase es proyecto) -Original o Fasedeltrabajo (y -PB o -PE si la fase es proyecto)-modificación n.E. El arquitecto responsable dará la orden en la agenda de descargar el proyecto. fecha y título.E. en el primer nivel. están satisfechos es la firma del trabajo por el arquitecto responsable. el arquitecto responsable se informará de la situación de cobro y del seguro de responsabilidad contratado con ASEMAS. Página 11 de 19 . 11. Por lo tanto la carpeta de documentos para visar sólo existirá temporalmente.4 GFA&C) o de facturar (E – 4. se dejará única y exclusivamente el origen necesario para generar el documento de proyecto que se enviará a visar. de reclamar el cobro (E – 4. Con el visto bueno del arquitecto el responsable moverá la carpeta de documentos para visar dentro de la carpeta documentos de trabajo y dará por terminado el dato en la agenda. Previamente a dar la orden de pasar al estatus de obra o terminado. Podrá haber otras subcarpetas con datos auxiliares cuyo nombre no admita ninguna confusión con las anteriores (no podrán comenzar su nombre por un número).4. Si hay algún error o modificación se registrará en la agenda y se vuelve al punto 10 manteniendo la carpeta 2D – Documentos para visar en el primer nivel. Si hay petición de modificaciones por parte del Colegio el arquitecto responsable registra las peticiones en la agenda y se repiten los pasos 8 a 13 manteniendo la carpeta 2D – Documentos para visar en el primer nivel. Cuando esté montado el documento a visar el responsable enviará los honorarios al cliente. 16. Con el visto bueno remitirá el proyecto al Colegio registrando la salida en la agenda con un dato de registro de Colegio.

y se reflejan en los planos de la carpeta de obra del proyecto de ejecución. 20. Se firma el CFO. El arquitecto responsable dará la orden en la agenda de descargar el proyecto. con las explicaciones necesarias.3 GFA&C). Si se ordena descargar el visado del Certificado Final de Obra el responsable creará en la subcarpeta ‘Documentos visados’ la subcarpeta Final de Obra . cuando sea apropiado. archivando los documentos visados en ella. Si hay algún error o modificación se le comunican al arquitecto responsable en el mismo dato de agenda y este da las indicaciones oportunas. 22. verificación y validación en papel. Si se va a efectuar la dirección de obra el arquitecto responsable da la orden que queda reflejada en la agenda de pasar el proyecto al estatus de obra. se almacenarán en la carpeta de papel del proyecto. Los planos tiene la carátula naranja y disponen de número de versión. Si surge algún problema o reclamación del cliente con posterioridad a la entrega de la obra el trabajo se mantendrá en su estatus ‘Terminado’ y se registrará la incidencia en la agenda. Si hay una modificación se repiten los puntos del 7 al 14 de este proceso hasta la aceptación por el cliente o tercero de cuya opinión dependa la aprobación del trabajo de acuerdo con el arquitecto responsable. 24. de reclamar el cobro (E – 4.3. El arquitecto responsable comprueba si procede el seguro (ASEMAS) y si ya se contrató con la orden de visado (campo Asemas de datos del trabajo). 18. 19. 21. El registro de validación del diseño es el certificado de final de obra. Se realiza la visita final de obra con el cliente. Registrará en la agenda la evaluación y las conclusiones sobre su nivel de satisfacción en el que se incluirá las incidencias y la utilización de recursos posteriores a la entrega de un trabajo en el periodo Página 12 de 19 . una entrevista con los clientes. con un dato tipo visita de obra. Solicitará el visto bueno del arquitecto en la agenda. 25. en las visitas de obra se recogen en la agenda.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Si durante la obra el responsable autoriza modificaciones corta la subcarpeta de planos\obra de la carpeta Documentos de trabajo y la pega directamente en la carpeta del proyecto.4. Los registros de revisión. Si se considera que la incidencia no es tal sino la petición de un nuevo trabajo por parte del cliente se abrirá un estudio y se inicia de nuevo este procedimiento.Original o Final de obra modificación n.4. (botón (+R) en la agenda) 23. El socio director revisará los trabajos finalizados en cada trimestre realizará. Si hay petición de modificaciones por parte del Colegio se le comunican al arquitecto responsable en el mismo dato de agenda y este da las indicaciones oportunas.3. generados en la obra. Para confirmar si una impresión está vigente hay que ver que sú número de versión coincide con el de la carpeta obra. El arquitecto da la orden en la agenda de remitir el proyecto al Colegio registrando la salida en la agenda con un dato de registro de Colegio. Los documentos del trabajo en fase de obra se identifican y controlan por el código de trabajo. Todas las modificaciones autorizadas. Se imputarán entonces las horas o recursos utilizados hasta solucionar la incidencia. Se pasa el trabajo al estatus terminado. si es necesario. fecha y título.11 17. Si no hay obra o no se realiza la dirección el registro de validación coincide con el de verificación. si no está contratado da la orden de hacerlo. En dicha carpeta se incluyen únicamente los documentos a modificar.4 GFA&C) o de facturar (E – 4. Una vez terminado el trabajo se registra la fecha en el campo fecha de entrega y se considera que no se realizará ninguna imputación de recursos en él salvo de facturación y cobro. siendo n el número de modificación.

3. Las órdenes se darán por terminadas con la finalización de los trabajos.) se recibirá también en la misma fecha en el A3ERP. 4.4. a. si es posible. indicando el nº de factura. si es posible. dejará marcado el presupuesto como facturado. A ser posible una vez a la semana se descargarán los movimientos bancarios de todas las cuentas de la sociedad y se conciliarán con A3ERP.4. 6. Diariamente.4.2. el personal de administración revisará si hay alguna orden de facturación en la agenda (S – 4. etc. El socio director ejecuta o delega la ejecución de los trabajos derivados de la reunión del consejo de estrategia quedando reflejado en la agenda.3. Página 13 de 19 . Todos los documentos soporte de apuntes contables de los puntos 2 a 7 serán archivados correlativamente por número de asiento interno. 2. la información necesaria como entrada del proceso de evaluación y mejora del sistema de gestión de la calidad coherentemente con la estrategia.4.4.11 4. (Esta comprobación se puede realizar también en Tecnora con el filtro Orden de facturar igual a Sí y Facturado igual a No).2) o a un acuerdo de suministro se informará en la agenda al arquitecto responsable del trabajo o al Socio Director en cualquier otro proceso. Nunca habrá un retraso en la conciliación superior a quince días. Se seleccionará cada presupuesto a facturar y se le dará al botón de facturar. Diariamente.2. el personal de administración revisará en la agenda las órdenes de reclamación de cobro pendientes de realizar (S – 4. 3. Si el presupuesto no se factura completamente el responsable lo partirá numerando cada parte de forma natural.c. Al final del ejercicio se prepararán las dotaciones por amortización.4.4. A3ERP junto con la factura crea automáticamente el efecto en cartera para el control de cobros y de tesorería.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE.ii) Negociación con proveedores financieros. 8. (S – 4. 7.1. Si existe algún salto de número en el archivo se dejará un documento indicando el por qué.4. Responsable: Socio Director Periodicidad: Anual Proceso: 1. Excepcionalmente se podrá crear una factura sin presupuesto.2. periodificaciones u otros apuntes contables que no se deriven de la facturación de compra y venta o de los cobros y pagos. Se supervisará la realización del trabajo y si hay discrepancias se tomarán las acciones oportunas.15) (S – 4. Diariamente.23). Si no responden a una orden de compra/inversión (S – 4.2. Tecnora preguntará si se crea una nueva factura o se añade a una existente. 5. Los archivadores una vez completos se identificarán como ‘Asientos del nº inicial al nº final’. Ejecutara dichas órdenes y lo indicará en la agenda. Se introducirán las facturas de compra aceptadas imputándolas a cada proyecto y quedando pendientes de aceptación definitiva por el responsable de proyecto que dará la orden de pago por la agenda.15) (S – 4. si el socio director lo requiere. Todo el papel comercial que se reciba (pagarés. se revisarán las facturas de compra recibidas.23). si es posible.confirmings. Antes de quince días después del fin del semestre se tendrá preparada. La persona de administración que realice el trabajo imprimirá la factura para su supervisión por el socio que ha dado la orden y lo indicará en la agenda.

(El seguimiento y evaluación se realiza en el 4.4.4. c.3. El Socio Director tendrá las reuniones necesarias con el personal.5).4.3.1.2. Se indicaran en el dato de la agenda las incidencias o detalle significativos.4. Comunicará las nuevas condiciones al personal y al departamento de administración para la elaboración y archivo de los documentos oportunos. Página 14 de 19 . 3. el proveedor seleccionado.iv) Orden de formación. Tras la recepción total el arquitecto responsable pondrá como responsable a administración indicando que queda pendiente la recepción de la factura (E . f.4.4.4.a. la forma de pago.4. a toda la organización del cumplimiento de los objetivos de calidad y se recordará la importancia de cumplir tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. Manual de la calidad. el precio final pactado.1.vi) Acuerdo de suministro.11 4.1.3. Negociará las condiciones. (S – 4. (S – 4. (S – 4. Tras la recepción total el Socio Director pondrá como responsable al responsable de administración quedando pendiente de recepción de la factura (E 4.3. (S – 4.6) Orden de compra/inversión.3.4. Plan Estratégico aprobado para el trimestre en curso.4. (S – 4.9) Los arquitectos responsables de cada trabajo introducirán en la agenda las órdenes de compra directamente imputables a los trabajos en curso.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1.5). d. El Socio Director ejecuta o delega la ejecución de los trabajos derivados de la reunión del consejo de estrategia quedando reflejado en la agenda. (S – 4.1.i) Se informará siempre en la agenda. (S – 4. Con la aceptación de la factura se darán por terminado el dato de la agenda salvo cuando sea un acuerdo de suministro. cada recepción parcial y la recepción total.iii) Orden de modificación salarial.3. En el dato de la agenda se indicarán los requisitos (explicitando la calificación del personal. El Socio Director tendrá las reuniones necesarias con el personal o candidatos.a.v) (S – 4.4.a. cada recepción parcial y la recepción total. comunicará la decisión a los afectados y al departamento de administración para la elaboración y archivo de los documentos oportunos. 5.ii) Orden de contratación o despido. titulación y firma si procede).1. el precio final pactado.4.3.6) e. la forma de pago.1. b.a.a. Semestralmente habrá una reunión para asegurar que la política de calidad es entendida por la organización. El arquitecto responsable controlará en cada entrega el cumplimiento de los requisitos e indicará si se acepta o rechaza cada entrega. Si procede se reflejará en la agenda la planificación de actividades del acuerdo de suministro.a.4.4 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS Responsable: Periodicidad: Entradas: Socio Director Trimestral 1.3. Proceso: 2. negativos y positivos que puedan ser de interés para la evaluación de proveedores dentro del proceso de revisión de la estrategia. a. 4.4. Se indicará el proveedor seleccionado. 2.1.

7. Si es necesario se archivará los títulos. A lo largo del periodo uno de los socios realizará cuando se considere necesaria una revisión de las comunicaciones que el Colegio de Arquitectos haya realizado relativas a las competencias aplicables a la profesión. certificados. en el expediente de un empleado y se pasará el dato en la agenda a terminado vinculando los archivos digitales. tema. C. fechas o la órdenes oportunas para que se lleve a cabo. red y demás equipos informáticos los atienda el Centro Informático de Castellón. Página 15 de 19 . Su trabajo (sistemas de información y auditoría interna) es supervisado y auditado por el consejo.11 6. Cualquier deficiencia o necesidad que se detecte susceptible de mejorar la calidad del trabajo y de su realización se registrará como dato del tipo ‘proveedor’. Se indicará que proveedor debe solucionarlo. (E-4. Los servidores. con el que hay un acuerdo de supervisión del sistema de copias de seguridad .e).GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1.1. Estas acciones se llevarán a cabo según lo indicado por el socio en la agenda y se revisarán semestralmente en las reuniones del consejo de estrategia (E – 4.4. Participa en el consejo de estrategia y por lo tanto los registros de incidencias. requerimientos y su solución están en las actas del consejo. El A3ERP y el TECNORA con Tecnora que actúa también como consultor y auditor interno de calidad.B. el presupuesto y se pondrá al socio director como responsable para que la autorice. Los sistemas de información se subcontratan con dos proveedores principales. etc. Si existe alguna que deba suponer una acción de formación de cualquier tipo lo indicará en la agenda con un dato (‘Pendiente’ – ‘Formación’) indicando la persona.4.1.e) 8. por el que realiza una auditoría quincenal cuyo informe vincula administración en un dato de agenda para cada visita de tipo proveedor y título ‘REVISION COPIAS DE SEGURIDAD FECHA’.1.4.

1) Revisión por la dirección. b.4.1.2.3. De los registros requeridos por la norma se han establecidos los siguiente para el sistema de la calidad de Guillamón Rubert Asociados.2. Datos de agenda registrados en 4.2. Están soportados principalmente en la agenda electrónica del despacho.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS.a) En el SC.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1.b). Al iniciar las modificaciones de documentos lo primero será indicar la nueva versión.2 f.2 (e)) Educación.4.4) Resultados de la inspección de diseño desarrollo y de cualquier acción necesaria. Responsable: El Socio Director.4. En el SC.2.com \Calidad\Documentos\ Tecnora El nombre del archivo tendrá el siguiente formato versión añomesdia hora nombredocumento 4. Se archivarán las versiones revisadas y se publicarán los nuevos documentos aprobados por el consejo de estrategia de acuerdo con los datos en la siguiente tabla.2 d. (7.2) Resultados de la inspección de los requisitos relacionados al producto y a las acciones derivadas de la inspección. Ejemplo: El SC3 en su punto 1 es una entrada del SC1 en su punto 2.2. habilidades y experiencia. (7.3.3. Datos de agenda registrados en 4. (7.a se indica (S – SC. Datos de agenda registrados en 4.com a la que tienen acceso en todo momento todos los trabajadores del despacho. Página 16 de 19 . Se indicará el documento y la versión en la que fue implementado y se pasará al estatus ‘Terminado’. fecha e indicar que su elaboración está en curso.a.7.2.6 e.11 ANEXO 1 SC1. 1. 3.2. La publicación del manual de la calidad se realiza en formato .3. (5.6. Las modificaciones incluidas en cualquier revisión de un documento serán por tanto fácilmente localizables en la agenda.2) Diseño y desarrollo de las entradas.1. Cuando se indica que un punto es entrada o salida de otro se indicará con una E o S seguida de un guión y del apartado del manual. 6. se almacenarán en la carpeta de papel del proyecto.2. 5. (S – 4. Datos de agenda registrados en 4. (7. Los registros de revisión en papel.3. En la descripción de los procesos y procedimientos se identificará siempre la interacción entre ellos de la siguiente forma. incluyendo los generados en la obra.1 se indica (E – SC.gryasociados.4. Las acciones de implementación y seguimiento se registrarán en el mismo dato de agenda que inicialmente fue propuesta para el consejo. capacitación.doc en la página web corporativa www. Datos de agenda tipo ‘Formación’ c.gryasociados. Actas de la reunión del Consejo. (6.1 (d)) Evidencia que la realización de los procesos y el producto resultante cumplen los requisitos. Codigo MC Nombre Manual de la Calidad Publicación Archivo www. Titulación aportada por el personal al incorporarse al despacho y archivada por administración. a. Se inicia durante el consejo de estrategia y finaliza en el siguiente consejo ya que es el único órgano con capacidad de modificar documentos y registros del sistema.4.1) 2. El Socio Director ejecutará las propuestas de modificación del sistema de gestión de la calidad aprobadas por el consejo de estrategia.

Página 17 de 19 .5.11 a 4.15. Los registros de revisión en papel. (7.19 j.4. Datos de agenda registrados en 4. i.10.2.3.2.5) Resultados de la verificación de diseño desarrollo y de cualquier acción necesaria. Los registros de revisión en papel.4. se almacenarán en la carpeta de papel del proyecto.3.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. (7. 14.4.e k. h. se almacenarán en la carpeta de papel del proyecto. Datos de agenda registrados en 4. incluyendo los generados en la obra. El control de la documentación de origen externo se realiza en el proceso 4.4.7. Si en el futuro los hay se registrarán en un dato de agenda tipo ‘Control de equipos’ La documentación final de los trabajos (memoria y planos) son documentos del sistema de gestión de la calidad cuyo control se realiza en el proceso 4. Las capetas de papel de los proyectos se mantendráne en el despacho un mínimo de diez años desde el final de obra.11 g. No está contemplada ninguna limitación temporal para el almacenamiento de documentos y registros informáticos por no suponer problema de espacio ni de gestión.4. desarrollo y de cualquier acción necesaria. incluyendo los generados en la obra.4.2 Realización de un trabajo. Datos de agenda registrados en 4. Datos de agenda registrados tipo ‘Proveedores’ en 4. l.4.4. n.7. (7.2.3. Datos de agenda registrados en 4.4.7.2 (d)) No aplica.2.3) No aplica. (7. En los puntos 10. (7.2 punto 7.4.2.6 (a)) No se disponen de equipos de medición. (7. (7.4.1.1) Resultado de la evaluación a los proveedores y de las acciones derivadas de las evaluaciones.2. m.5.4) Bienes del cliente que se han perdido. Datos de agenda registrados en 4.5. Datos de agenda del tipo ‘Cliente’ registrados en el punto 4.7) Resultados de la inspección de los cambios de diseño. (7. se han dañado o de algún modo se estimen inadecuados para su uso.6) Resultados de la validación de diseño desarrollo y de cualquier acción necesaria. 18 y 19.4.

(S – 4.b) 4. introducirá en la agenda las propuestas de tipo ‘estrategia’ y con estatus ‘pendiente’ coherentes con las propuestas del punto 1 de este procedimiento. 3. El Socio Director. 3.1. Responsable: El Socio Director. El socio director.2). Responsable: Socio Director.4. También se registrarán las propuestas de mejora (Dato de tipo Propuesta de mejora).4. revisará las no conformidades pendientes del S – SC2. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. registrándolas en la agenda como ‘Calidad AC’ o ‘Calidad AP’.4) Anualmente y excepcionalmente cuando el Socio Director lo determine se audita el sistema de gestión de la calidad por el auditor interno. EL Socio Director. el requisito incumplido.4.1. El auditor introducirá en la agenda (Dato de tipo ‘Calidad . Se refleja el acta de auditoría en un dato de Tecnora el que se hará referencia a los datos que sean necesarios para seguimiento de no conformidades y acciones correctivas y preventivas. las consideraciones y el análisis preliminar realizado en el momento de la detección respecto a las acciones de control de productos no conformes y acciones correctivas. 4.3. o el consejo directamente.7 y 4. o el consejo directamente.2. SC3. Se finaliza la auditoría con una revisión del estado de conciliación de los bancos en Nexus del proceso de GFAyC.1.6. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA. Introducirá las propuestas oportunas (con estatus ‘Pendiente’ y tipo ‘Propuesta de mejora’) (E – 4.1). 2. Se realizará una auditoría por el certificador con la periodicidad necesaria para tener vigente el sello de calidad. El socio director o el consejo directamente revisa la información facilitada por el cliente y registrada en 4.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1.16 identificando aquella que no es técnica y específica de un trabajo sino general y de interés para la aplicación de medidas correctivas o preventivas y de la mejora del sistema de la calidad. Decidirá si proceden acciones correctivas o preventivas.a).SC.2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES.4. 5.2.1. 1. 1. con el fin de mejorar el cumplimiento de objetivos y el resultado económico del despacho. 4. introduce en la agenda las propuestas de modificación de documentación del sistema y sus registros que se deriven del estudio de los cambios de normativa y legislación (con estatus ‘pendiente’ y tipo ‘Calidad AP’). Página 18 de 19 . Los procesos son auditados de forma consecutiva tal y como figuran en el manual de calidad. e identificará claramente aquellas que suponen una propuesta de modificación de la documentación del sistema y sus registros (E – 4. (E – 4.NC’) las no conformidades detectadas indicando las personas presentes en su detección.4. 2.1.11 SC2.4.4. (E . una descripción de los hechos.4 o aquellas que se hayan detectado en el desarrollo de los trabajos. si lo considera necesario.

Arquitecto: Requisito mínimo titulación homologada en España a Arquitecto o Ingeniero de la edificación master. No se requiere experiencia. Página 19 de 19 . Conocimiento alto de Autocad.GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS MANUAL DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 Fecha: 01 de agosto de 2012 Revisión: 1. Experiencia demostrada de un año en tramitación de proyecto vía telemática. similar a Guillamón Rubert Asociados. Delineante: Conocimiento alto de Autocad. Experiencia demostrada de un año en un despacho Administrativo: Conocimientos de ofimática.11 ANEXO 2 Definición de los requisitos del personal. contratación de obra pública y licitación de concursos.