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5. Condiciones 6. Las Consultas de Resúmen 7. Las Consultas de Referencias Cruzadas 8. Las Consultas de Acción 9. Los Formularios 10. 19.

Los nformes !0. Los Controles de Formulario e nforme !1. Las "acros !!. Confi#urar nterfaz !$. %erramientas de Access !&. m'ortar ()'ortar *atos

1. Crear tablas de datos (I)
Aquí veremos cómo crear una ta+la de datos para poder en las unidades didácticas siguientes introducir datos en la base de datos y luego trabajar con stos utili!ando las ventajas que nos proporciona Access"##$ %ara crear una ta+la de datos tenemos que posicionarnos en la ventana +ase de datos con el objeto ta+las seleccionado& si 'acemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas (ormas que tenemos para crear una tabla) ,ista %o-a de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y seg*n el valor que introdu!camos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. ,ista dise.o es el m todo que detallaremos en esta unidad didáctica Asistente 'ara ta+las utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utili!ando un juego de tablas que tiene ya prede(inidas. Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra e+istente en otra base de datos. ,incular ta+la consiste en crear una re(erencia a otra tabla almacenada en otra base de datos. ,+plicaremos a continuación la (orma de crear una tabla en /ista dise.o. ,ste m todo consiste en de(inir la estructura de la tabla es decir de(inir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...

0tra forma más rápida de llegar a la vista dise-o es desde la ventana 1ase de datos con el objeto ta+las seleccionado& 'aciendo doble clic en la opción Crear una ta+la en /ista *ise.o.

Aparecerá la ventana *ise.o de ta+la)

,n la barra de título tenemos el nom+re de la ta+la (como todavía no 'emos asignado un nombre a la tabla& Access le 'a asignado un nombre por de(ecto .abla1/ a continuación tenemos la re-illa donde definiremos las columnas que componen la tabla& se utili!a una línea para cada columna& así en la primera línea ((ila) de la rejilla de(iniremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. ,n la parte in(erior tenemos a la iz2uierda dos (ic'as (3eneral y 1ús2ueda) para de(inir 'ro'iedades del cam'o es decir características adicionales de la columna que estamos de(iniendo. 0 a la derec4a tenemos un recuadro con un te+to que nos da alg*n tipo de a5uda sobre lo que tenemos que 'acer& por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera (ila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro in(erior derec'o Access nos indica que el nombre de un campo puede tener 'asta 12 caracteres. 3amos rellenando la rejilla de(iniendo cada una de las columnas que compondrá la tabla)

%odemos de(inir un campo utili!ando el #enerador de cam'os que permite de(inir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono barra de 'erramientas.. de la

4 bien podemos de(inir nosotros mismos los campos directamente como e+plicaremos a continuación.

,n la primera (ila escribir el nombre del primer campo& al pulsar la tecla 67R0 pasamos al tipo de datos& por de(ecto nos pone 7e)to como tipo de dato. 5i queremos cambiar de tipo de datos& 'acer clic sobre la (lec'a de la lista desplegable de la derec'a y elegir otro tipo.

4bserva como una ve! tengamos alg*n tipo de dato en la segunda columna& la parte in(erior de la ventana& la correspondiente a 8ro'iedades del cam'o se activa para poder indicar más características del campo& características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente. A continuación pulsar la tecla 67R0 para ir a la tercera columna de la rejilla. ,sta tercera columna no es obligatorio utili!arla ya que *nicamente sirve para introducir un comentario& normalmente una descripción del campo de (orma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la 'oja de datos. 6epetir el proceso 'asta completar la de(inición de todos los campos (columnas) de la tabla.

7a clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. 7a cla/e 'rinci'al 'ro'orciona un /alor único 'ara cada fila de la ta+la y nos sirve de identificador de re#istros de (orma que con esta clave podamos saber sin ning*n tipo de

9acer clic sobre el icono Cla/e 'rinci'al de la barra de 'erramientas. A la i!quierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dic'o campo es la clave principal de la tabla. .equivocación el registro al cual identi(ica. 4 bien 'acer clic sobre el botón 3uardar de la barra de 'erramientas. 8ota) 5i no 'emos asignado clave principal antes de guardar la tabla& nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello& y preguntándonos si queremos que Access cree una& si le decimos que 9: nos a-ade un campo de tipo autonum rico y lo de(ine como clave principal. 8o podemos de(inir más de una clave principal& pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Como nuestra tabla a*n no tiene nombre asignado& aparecerá el siguiente cuadro de diálogo) . 5i le decimos que 6o se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. Cuando intentemos insertar una nueva (ila con valores que in(rinjan estas dos reglas& el sistema no nos deja crear la nueva (ila y nos devuelve un error de este tipo) . 9acer clic sobre el botón Ace'tar. Importante) 6ecordar que un campo o combinación de campos que (orman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden 'aber dos (ilas en la tabla con el mismo valor en el campo:s clave principal. 5i queremos de(inir una cla/e 'rinci'al com'uesta (basada en varios campos)& seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una ve! seleccionados todos los campos 'acer clic en el icono . %ara asi#nar una cla/e 'rinci'al a un campo& seguir los siguientes pasos) 9acer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.scribir el nombre de la tabla. %ara guardar una tabla& podemos) Ir al men* Arc4i/o y elegir la opción 3uardar. .uardar una tabla.

o de ta+la& %ara practicar estas operaciones puedes reali!ar el .o) Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modi(icar& en el caso de que no lo estuviera. 5i una ve! creada una tabla& queremos cambiar algo de su de(inición (por ejemplo& a-adir una nueva columna& ampliar una columna que ya e+iste& borrar una columna& etc. Aparecerá la ventana de dise-o de tablas estudiada en la unidad temática anterior. %ara introducir datos en una tabla& podemos elegir entre) .adir un nue/o cam'o& ir al (inal de la tabla y escribir la de(inición del nuevo campo& o bien& situarse en uno de los campos ya creados y 'acer clic en el icono de la barra *ise..o de ta+la& en este *ltimo caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. 5eleccionar la tabla que queremos modi(icar& 'aciendo clic sobre nombre apare!ca remarcado.o sta para que su de la ventana de la base de datos.) tendremos que realizar una modificación en su dise. <odi(icar el dise-o de una tabla.. %ara eliminar un cam'o& posicionarse en el campo y 'acer clic en el icono o bien& seleccionar toda la (ila correspondiente al campo 'aciendo clic en su e+tremo i!quierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla 9u'r o *el. %ara modificar la definición de un cam'o& posicionar el cursor sobre el campo a modi(icar y reali!ar las sustituciones necesarias. %or *ltimo& #uardar la tabla.jercicio paso a paso de modi(icar dise-o de tablas. <odi(icar tablas de datos (I) Aquí veremos las t. 9acer clic sobre el botón *ise. 5e borrará el campo de la de(inición de la tabla y los datos almacenados en el campo tambi n desaparecerán.". Introducir y modi(icar datos en una tabla. de la barra *ise.cnicas de edición de re#istros para modificar tanto la definición de una ta+la como los datos introducidos en ella. %ara a.

%ara practicar estas operaciones puedes reali!ar el . Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro& pulsar 67R0 para introducir los datos del segundo registro.=esde la ventana 1ase de *atos seleccionar la tabla a rellenar& 'aciendo clic sobre sta para que su nombre apare!ca remarcado.l registro quedará seleccionado.scribir el valor del primer campo del registro. 5i estamos en la ventana =ise-o de tabla& 'acer clic sobre el icono %o-a de datos de la barra =ise-o de tabla. . %ulsar la tecla 9<8R del teclado o el icono de la barra 9oja de datos.n el momento en que cambiamos de registro& el registro que estabamos introduciendo se almacenará& no 'aciendo necesario guardar los registros de la tabla.jercicio paso a paso de introducción de datos. 9acer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana 1ase de *atos.ista *ise. 5i queremos cam+iar algo de la estructura de la ta+la& tenemos que pasar a la . 9acer clic sobre el botón Cerrar tabla. de la ventana %o-a de datos para terminar con dic'a 5i lo que queremos es +orrar un re#istro entero) 5eleccionar el registro a eliminar 'aciendo clic sobre el cuadro de la i!quierda del registro. . . %ulsar 67R0 para ir al segundo campo del registro.n los tres casos aparecerá la ventana %o-a de datos) Cada (ila nos sirve para introducir un registro. 5i lo que queremos es modificar al#ún /alor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modi(icar y volverlo a escribir. . .o 'aciendo clic sobre el icono de la barra 9oja de datos. 9acer clic sobre el botón de la ventana 1ase de datos.

<uc'as veces necesitaremos +uscar al#ún re#istro conociendo el /alor de al#uno de sus cam'os. . %ara 'acer uso de esta 'erramienta debemos visuali!ar los datos por ejemplo con la vista %o-a de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y (inalmente podemos desplegar el men* (dición y seleccionar la opción 1uscar. %ara poder reali!ar esta operación tenemos a nuestra disposición la 'erramienta 1uscar de Access"##$. . para crear un nue/o re#istro que se situará automáticamente al (inal de la tabla. %ara despla!arse por los di(erentes registros de una tabla vamos a utili!ar la barra de despla!amiento) 7a barra nos indica en qu registro estamos situados y el n*mero total de registros de la tabla. 9aciendo clic sobre los di(erentes botones reali!aremos las operaciones indicadas a continuación) para ir al 'rimer re#istro de la tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo 1uscar 5 reem'lazar siguiente) . %odemos ir tambi n directamente a un registro determinado de la siguiente (orma) 9acer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el n*mero del registro actual. para ir al último registro de la tabla.ambi n podemos despla!arnos por los di(erentes campos y registros pulsando las teclas FL(C%A A1A=0& FL(C%A ARR 1A> FL(C%A ?@< (R*A y FL(C%A *(R(C%A del teclado. para ir al re#istro si#uiente en la tabla.scribir el n*mero del registro al cual queremos ir.. 4 bien 'acer clic sobre el botón de la barra de 'erramientas.l recuadro en blanco nos está diciendo el re#istro actual.=espla!arse dentro de una tabla. %ulsar 67R0. Al (inal donde pone de 4 nos indica el número total de re#istros que en nuestro caso es cuatro.. . >uscar y reempla!ar datos. para ir al re#istro anterior en la tabla.

.. %or de(ecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento& si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. 5i lo que queremos es sustituir un /alor 'or otro utili!aremos la opción Reem'lazar. =espu s podemos indicarle 1uscarA 7odos para buscar en todos los registros de la tabla. 9acemos clic sobre el botón 1uscar si#uiente para empe!ar la b*squeda y se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de b*squeda. . Comienzo del cam'o para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.. =espu s cerrar el cuadro de diálogo.n el cuadro 1uscar enA indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.. %ara 'acer uso de esta 'erramienta debemos visuali!ar los datos por ejemplo con la vista %o-a de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reempla!ar y (inalmente desplegar el men* (dición y seleccionar la opción Reem'lazar. A+a-o para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y 'asta el *ltimo. 5i activamos la casilla "a5úsculas 5 minúsculas di(erencia a la 'ora de buscar entre may*sculas y min*sculas (si buscamos Maria no encontrará maria). 4 bien 'acer clic sobre el botón de la barra de 'erramientas y seleccionar la (ic'a .n el cuadro CoincidirA elegimos entre estas tres opciones) %acer coincidir todo el cam'o para que el valor buscado coincida e+actamente con el valor introducido en el campo. Arri+a para buscar a partir del primer registro 'asta el registro en el que nos encontramos situados.n el cuadro 1uscarA escribimos el valor a buscar. Cual2uier 'arte del cam'o para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir e+actamente con l. 5i queremos seguir la b*squeda& 'acer clic sobre el botón 1uscar si#uiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.

7as propiedades aparecen en la parte in(erior i!quierda de la ventana *ise.sta opción 'ay que utili!arla con muc'o cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utili!amos la opción %acer coincidir todo el cam'o. 9ay que tener en cuenta que si se modi(ican las propiedades de un campo despu s de 'aber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. 7as propiedades de la (ic'a 3eneral pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la (ic'a 1ús2ueda cambian seg*n el tipo de control asociado al campo. %ropiedades de los campos Introducción >*squeda Cada campo de una tabla dispone de una serie de caracter:sticas que proporcionan un control adicional so+re la forma de funcionar del cam'o . .o de ta+la cuando tenemos un campo seleccionado. . ?nidad @. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente) 7a (ic'a Reem'lazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución& el cuadro Reem'lazar 'orA y un botón Reem'lazar que reempla!a el valor donde nos encontramos en ese momento& y un botón Reem'lazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.Reem'lazar. 7as propiedades se agrupan en dos (ic'as& la (ic'a 3eneral donde indicamos las características generales del campo y la (ic'a 1ús2ueda en la que podemos de(inir una lista de valores válidos para el campo& esta *ltima (ic'a está e+plicada en el tema $ junto con el asistente de b*squeda.

12B.A 2@ para valores negativos& y entre 1&2#1"DC.2C$. Formato del campo .$C y A1&2#1"DC.ama-o del campo %ara los campos 7e)to& esta propiedad determina el n*mero má+imo de caracteres que se pueden introducir en el campo.'lica se utili!a para claves autonum ricas en bases r plicas. (stBndarA presenta los valores con separador de millares. d. 5iendo por de(ecto de 50 caracteres y valor má+imo de 255.12B.rico son (ntero lar#o. de r.adp) y n*meros entre A1#E"CA1 y 1#E"CA1 (si estamos en una base de datos . (ntero lar#o para valores enteros comprendidos entre A". 5e puede establecer para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y Autonum. (uroA utili!a el (ormato de moneda& con el símbolo del euro. . (ntero para valores enteros comprendidos entre A$".A continuación e+plicaremos las propiedades de que disponemos seg*n los di(erentes tipos de datos. *o+le para valores comprendidos entre A1&BDB1D$1$2C1"$1.12B. %ara los campos 6um. . "onedaA presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en GindoHs como puede ser I. 9im'le para la introducción de valores comprendidos entre A$&2#"C"$.A$"2 para valores negativos& y entre 1&BDB1D$1$2C1"$1.$#C y A2&D2#1@12@C21"2B. *ecimal para almacenar valores comprendidos entre A1#E$CA1 y 1#E$CA1 (si estamos en una base de datos . Fi-oA presenta los valores sin separador de millares.$C para valores positivos.12C y ". %ara los campos 6um.rico. 8orcenta-eA multiplica el valor por 1## y a-ade el signo de porcentaje (J).B1C y $".sta propiedad se utili!a para personali!ar la (orma de presentar los datos en pantalla o en un in(orme.$#C y 2&D2#1@12@C21"2B. A los demás tipos de datos no se les puede especi(icar tama-o.rico y "oneda& las opciones son) 6úmero #eneralA presenta los n*meros tal como (ueron introducidos.mdb) 7os campos Autonum.A$"2 para valores positivos.rico& las opciones son) 15te (equivalente a un caracter) para almacenar valores enteros entre # y "@@.B1B.2C$.A2@ y $&2#"C"$. Cient:ficoA presenta el n*mero con notación cientí(ica.

7os campos Fec4aC%ora tienen los siguientes (ormatos) Fec4a #eneralA si el valor es sólo una (ec'a& no se muestra ninguna 'ora/ si el valor es sólo una 'ora& no se muestra ninguna (ec'a. . . .jemplo) 1B)$@)"#. . %ora medianaA presenta la 'ora con (ormato %m o Am.l control predeterminado para un dato 9:C6o es la casilla de veri(icación por lo que en la vista %o-a de *atos los datos de este tipo aparecen como una casilla de veri(icación y no se ve el e(ecto de la propiedad (ormato.ste valor es una combinación de los valores de Fec'a corta y 9ora larga. %ora corta presenta la 'ora sin los segundos. 8ota) . 7os campos 7e)to y "emo no disponen de (ormatos prede(inidos& para los campos 7e)to se tendrían que crear (ormatos personali!ados. 7os campos 9:C6o disponen de los (ormatos prede(inidos 9:C6o& . Fec4a medianaA presenta el mes con los tres primeros caracteres.jemplo) "1AAgoA "###. 9:& . 5i deseas más in(ormación sobre la 'ersonalización de formatos 'a! clic aquí 7ugares decimales . . Fec4a lar#aA se visuali!a la (ec'a con el día de la semana y el mes completo.rico o "oneda.jemplo) @)$@ %m. . . Fec4a cortaA se presenta la (ec'a con dos dígitos para el día& mes y a-o.jemplo) #1:#C:##. %or ejemplo& puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre e+actamente cómo debe introducirse un n*mero nuevo) (KKK) KKKAKKKK. .jemplos) $:2:D$& #@)$2)## %< y $:2:D$ #@)$2)## %<.jemplo) 1B)$@.jemplo) 7unes "1 de agosto de "###.erdadero y Acti/ado son equivalentes entre sí& al igual que lo son 6o& Falso y *esacti/ado. 5i queremos ver el e(ecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la (ic'a 1ús2ueda de las propiedades del campo& en la propiedad "ostrar control elegir el Cuadro de te)to como te mostramos a continuación. %ora lar#aA presenta la 'ora con el (ormato normal.erdaderoCFalso y Acti/adoC*esacti/ado.l (ormato Fec4a corta asume que las (ec'as comprendidas entre el 1:1:## y el $1:1":"D son (ec'as comprendidas entre los a-os "### y el "#"D y las (ec'as comprendidas entre el 1:1:$# y el $1:1":DD pertenecen al intervalo de a-os entre 1D$# y 1DDD. .sta propiedad nos permite indicar el n*mero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato 6um. . <áscara de entrada 5e utili!a la máscara de entrada para (acilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir.

rico. %ara conocer un poco más sobre l visita nuestro avan!ado . 5i deseas más in(ormación sobre la personali!ación de mBscaras de entrada 'a! clic aquí .Access dispone de un Asistente 'ara mBscaras de entradas que nos (acilita el establecer esta propiedad& y al cual accederemos al 'acer clic sobre el botón que aparece a la derec'a de la propiedad a modi(icar una ve! activada dic'a propiedad. 6egla de validación . 5e suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor& se utili!a esta propiedad para indicar o especi(icar cuál va a ser ese valor y así que se introdu!ca automáticamente en el campo a la 'ora de introducir los datos de la tabla.sta propiedad nos permite controlar la entrada de datos seg*n el criterio que se especi(ique.rico. %or ejemplo& si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad 7:tulo& en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.l valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ning*n valor. 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum. 9ay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.ítulo 5e utili!a esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.e+to de validación . . 3alor predeterminado . %ara (ormar la condición puedes utili!ar el generador de e+presiones como te e+plicamos en la secuencia animada.n esta propiedad escribiremos el te+to que queremos nos apare!ca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especi(icada en la propiedad anterior. . %or ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000& se puede especi(icar en esta propiedad >=100 !=2000. %ara ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el #enerador de e)'resiones que se abre al 'acer clic sobre el botón que aparece a la derec'a de la propiedad cuando 'acemos clic en ella.alor 'redeterminado del campo Provincia y así a la 'ora de introducir los di(erentes clientes& automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. . %or ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia& se puede introducir ese valor en la propiedad . 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum.

5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum. 6equerido 5i queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor "#& en caso contrario el valor será el de No. . <n :ndice se define so+re una columna o so+re un #ru'o de columnas & y las (ilas se ordenarán seg*n los valores contenidos en esas columnas. 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum. 9: Dcon du'licadosE) Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos (ilas con el mismo valor en el campo). 7os índices.rico.rico. ?n índice es una estructura de datos que 'ermite recu'erar las filas de una ta+la de forma mBs rB'ida además de 'ro'orcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. 7os :ndices 'acen que las consultas basadas en los campos inde+ados sean más rápidas& y tambi n aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. =e(inición >*squeda ?n índice en in(ormática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la página donde empie!a cada capítulo. Inde+ado 5e utili!a esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. %or ejemplo& si buscas empleados basándose en un campo llamado $%ellidos& puedes crear un índice sobre este campo para 'acer más rápida la b*squeda. 9: Dsin du'licadosE) Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. 8o vamos a entrar a'ora en cómo se implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de cómo se de(inen& para qu sirven y cuándo 'ay que utili!arlos y cuando no. %or ejemplo& si de(inimos un índice sobre la columna %o&lacion de una tabla de clientes& el índice permitirá recuperar .=ebe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la 'ora de introducir los datos& sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.sta propiedad dispone de tres valores) 6o) 5in índice. %ermitir longitud cero 7os campos "emo y 7e)to cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o est n vacíos.

%or ejemplo si de(inimos un índice sobre las columnas %rovincia y %o&lacion se ordenarán los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por población& aparecerían los de $'(C$N)* +enia& los de $'(C$N)* .i-ona& V$'*NC($ .enta-asA 5i una tabla tiene de(inido un índice sobre una columna Access 'uede localizar muc4o mBs rB'idamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. ncon/enientesA Al ser el índice una estructura de datos adicional a la tabla& ocu'a un poco mBs de es'acio en disco. 5i el índice se de(ine so+re /arias columnas& los registros se ordenarán 'or la 'rimera columna> dentro de un mismo /alor de la 'rimera columna se ordenarBn 'or la se#unda columna& y así sucesivamente.enetússer& y (inalmente los de V$'*NC($ /liva. 5eleccionar el campo y modi(icar la propiedad nde)ado. %or eso una regla bastante acertada es definir :ndices sobre columnas que se vayan a utili!ar a menudo para recu'erar u ordenar las (ilas de una tabla. (l orden de las columnas dentro de un índice es im'ortante& si retomamos el ejemplo anterior y de(inimos el índice sobre %o&lacion y %rovincia& aparecerían los de V$'*NC($ . 7os inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se de(ine el índice es una columna que se va a utili!ar a menudo para buscar u ordenar las (ilas de la tabla.l Access de 'ec'o crea automáticamente índices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utili!an a menudo para recuperar (ilas concretas. . A'ora se 'an ordenado por población y los clientes de la misma población se ordenan por el campo %rovincia. .los clientes ordenados por orden al(ab tico de población. 5i el índice se basa en un sólo cam'o.o de ta+la. Cuando se a-aden& modi(ican o se borran (ilas de la tabla& el sistema debe actuali!ar los índices a(ectados por esos cambios lo que supone un tiem'o de 'roceso ma5or.enet0sser& seguidos de los $'(C$N)* +enia& V$'*NC($ /liva& y (inalmente los de $'(C$N)* . 5i pulsamos en la (lec'a de la derec'a aparecen tres opciones) . Cómo de(inir un índice.i-ona. %or estas ra!ones no es aconsejable definir :ndices de forma indiscriminada. 3entajas e inconvenientes. 7os índices (orman parte de la estructura de la tabla& luego se de(inen y modi(ican desde la ventana *ise. Recu'erar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestión tambi n será muc'o mBs rB'ido.

9: D9in du'licadosE) se de(ine un índice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos (ilas con el mismo valor en esa columna.n nuestro ejemplo tenemos dos índices de(inidos sobre la tabla& el índice 8rimar5Ge5 lo 'a creado Access cuando 'emos de(inido el campo codigo como cla/e 'rinci'al& y nosotros 'emos de(inido otro que 'emos llamado %rov1local sobre los campos %rovincia y localidad. .) .n la parte in(erior tenemos las 'ro'iedades del :ndice) 8rinci'al) indica si el índice es el de la clave principal o no. %ara de(inir el índice basta reali!ar la misma operación que para crear campos& posicionarse en una (ila de la columna 6om+re de Fndice& escribir el nombre del índice& pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o 'aciendo clic a la derec'a del campo aparece la (lec'a que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado& lo mismo para la columna 0rden (esta columna& como solo tiene dos valores posibles& 'aciendo doble clic se pasa de Ascendente a *escendente y viceversa. 5i el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera línea con el primer campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás campos que (orman el índice. . 9: DCon du'licadosE ) se de(ine un índice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias (ilas con el mismo valor en esa columna. =e esta (orma el índice se podrá utili!ar para recuperar los datos por orden al(ab tico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empe!ando por la letra !. 5i el índice se +asa en /arios cam'os. Lnica M 5í signi(ica que no admite valores duplicados.6o) no tiene índice.n la primera columna se pone el nom+re del :ndice& en la segunda columna el nom+re del cam'o so+re el 2ue se +asa el :ndice & y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las (ilas de la tabla se ordenen de (orma ascendente o descendente). . Hnica) permite indicar si permitimos valores duplicados o no.enemos que abrir la ventana Fndices con el icono una ventana como esta) & al 'acer clic sobre el aparecerá . 4bserva que el orden 'uede ser distinto para cada uno de los campos.

%ara modificar :ndices ya de(inidos o +orrar índices o crear nuevos índices utili!ar la misma mecánica que para crear& borrar y modi(icar campos de una tabla..adir todas las ta+las de las relaciones a crear. . 5i no sabes lo que es una relación en bases de datos& aquí conceptos básicos para entender las relaciones. . 9acer clic sobre el botón Cerrar. de la barra de Aparecerá el cuadro de diálogo "ostrar ta+la de la derec'a esperando indicarle las tablas que (ormarán parte de la relación a crear. 7as 6elaciones (I). A'ora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas a-adidas en el paso anterior.. te introducimos algunos Crear la primera relación. $.#norar 6ulos) si ponemos que sí las (ilas que tengan el valor nulo en el campo serán e+cluidas del índice. 6epetir los dos pasos anteriores 'asta a. 5eleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación 'aciendo clic sobre ella& aparecerá dic'a tabla remarcada. 4 bien 9acer clic sobre el botón 'erramientas.n esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los di(erentes ti'os de relaciones que pueden e+istir entre dos tablas de una base de datos. 9acer clic sobre el botón A#re#ar. %ara crear relaciones en Access"##$ primero deberemos acceder a la ventana Relaciones& podemos optar por) estando en la ventana 1ase de datos& ir al men* %erramientas& y elegir la opción Relaciones.

n la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas ($3'$C'(C1C'(*N)*" y A?7AC7ICKFAC. Activar el recuadro ()i#ir inte#ridad referencial 'aciendo clic sobre ste. 4joN siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de in(ormación y por lo tanto del mismo tipo. %ulsar el botón i!quierdo del ratón y manteni ndolo pulsado arrastrar 'asta el campo cliente de la tabla secundaria ($3'$C'(C1F$C)34$"). 5i quieres saber más sobre inte#ridad referencial y o'eraciones en cascada 'a! clic .?6A5) y debajo de stos el nombre de los campos de relación 5codi2o y cliente). Aparecerá el cuadro de diálogo "odificar relaciones siguiente) . 4bserva en la parte in(erior el 7i'o de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a /arios). 5i se desea& se puede activar las casillas Actualizar en cascada los cam'os relacionados y (liminar en cascada los re#istros relacionados .%ara crear la relación) Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso c odi2o). 5oltar el botón del ratón.

Al e+igir integridad re(erencial en una relación le estamos diciendo a Access"##$ que no nos de-e introducir datos en la ta+la secundaria si 're/iamente no se 4a introducido el re#istro relacionado en la ta+la 'rinci'al. 5i ya 'emos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos a. %or ejemplo) . %or ejemplo) 5i cambiamos el nombre de la población /nteniente por /ntin7ent en la tabla Po&laciones& automáticamente en la tabla 6a&itantes& todos los 'abitantes de /nteniente se cambiarán a /ntin7ent. Integridad re(erencial 7a inte#ridad referencial es un sistema de re#las que utili!a Access"##$ para ase#urarse 2ue las relaciones entre re#istros de ta+las relacionadas son /Blidas y que no se borren o cambien datos relacionados de (orma accidental. 5i marcamos la casilla nte#ridad Referencial& no nos dejará asignar a un 'abitante una población que no e+ista en la tabla Po&laciones.aquí %ara terminar& 'acer clic sobre el botón Crear. 7a integridad re(erencial dispone de dos acciones asociadas) Actualizar en cascada los cam'os relacionados ) 9ace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal& automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. 5i no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una población ni eliminar una población si sta tiene 'abitantes asignados. %or ejemplo) 5i borramos la población /nteniente en la tabla Po&laciones& automáticamente todos los 'abitantes de /nteniente se borrarán de la tabla de 6a&itantes. %ara a-adir la tabla podemos elegir entre) 'acer clic sobre el icono "ostrar ta+la o bien& de la .adir la ta+la a la /entana) %rimero nos situamos en la ventana Relaciones 'aciendo clic sobre el icono barra de 'erramientas.enemos una tabla de 'abitantes y una tabla de poblaciones& en la tabla 6a&itantes tengo un campo Po&lacion que me indica en qu población vive el 'abitante& las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Po&lacion& en esta relación de tipo uno a varios la tabla Po&laciones es la ta+la 'rinci'al y la tabla 6a&itantes la secundaria (una población tiene varios 'abitantes). A-adir tablas a la ventana 6elaciones. (liminar en cascada los re#istros relacionados ) Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán tambi n los registros relacionados en la tabla secundaria. 5e creará la relación y sta aparecerá en la ventana Relaciones.

=espu s podemos elegir entre) 'acer clic con el botón derec'o sobre la tabla y elegir la opción 0cultar ta+la del men* conte+tual que aparecerá& de la 'acer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men* Relaciones elegir la opción 0cultar ta+la desaparecerá de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella. A-adir las tablas necesarias.. 5i queremos eliminar una ta+la de la /entana Relaciones) %rimero nos situamos en la ventana Relaciones 'aciendo clic sobre el icono barra de 'erramientas. Ouitar tablas de la ventana 6elaciones. .. del men* conte+tual que aparecerá& o bien& 'acer clic sobre la relación a modi(icar y elegir del men* Relaciones la opción "odificar relación. <odi(icar relaciones. %ara modificar relaciones ya creadas) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos (ormas) 'acer clic con el botón derec'o sobre la relación a modi(icar y elegir la opción "odificar relación..del men* Relaciones elegir la opción "ostrar ta+la Aparecerá el cuadro de diálogo "ostrar ta+las estudiado en el apartado anterior.. Cerrar el cuadro de diálogo.

liminar relaciones.o y "ostrar relaciones directas que describiremos a continuación. 7impiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muc'as tablas y muc'as relaciones& la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea di(ícil interpretarla. 5i lo que queremos es +orrar la relación podemos) 'acer clic con el botón derec'o sobre la relación a borrar y elegir la opción (liminar del men* conte+tual& o bien& 'acer clic sobre la relación a modi(icar y elegir del men* (dición la opción (liminar 'acer clic con el botón i!quierdo sobre la relación& la relación quedará seleccionada& y a continuación pulsar la tecla *(L o 9<8R. 6eali!ar los cambios deseados. %ara lim'iar la /entana Relaciones ) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos (ormas) elegir del men* (dición la opción 1orrar dise. %ara ello utili!aremos la opción 1orrar dise. 7a relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos. . =esaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. =esaparecen las relaciones de la ventana pero siguen e+istiendo en la base de datos& *nicamente 'emos limpiado la ventana.5e abrirá el cuadro de diálogo "odificar relaciones estudiado anteriormente.o o bien& 'acer clic en el icono de la barra de 'erramientas. %odemos salvar esta di(icultad limpiando la ventana y visuali!ando en ella unicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. 9acer clic sobre el botón Ace'tar. .

n esta unidad veremos cómo crear consultas y mane-arlas 'ara la edición de re#istros de tablas creadas con Access"##$. <ostrar relaciones directas . >*squeda . . 3isuali!ar todas las relaciones 5i queremos visuali!ar en la ventana Relaciones todas las relaciones) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre) 'acer clic con el botón derec'o sobre el (ondo de la ventana y elegir la opción "ostrar todo del men* conte+tual que aparecerá& elegir del men* Relaciones la opción "ostrar todo 'acer clic en el icono Aparecerán todas las relaciones e+istentes en la base de datos y las tablas asociadas.sta opción nos permite visuali!ar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre) 'acer clic con el botón derec'o sobre la tabla y elegir la opción "ostrar directas del men* conte+tual que aparecerá& 'acer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del men* Relaciones la opción "ostrar directas 'acer clic sobre la tabla para seleccionarla y 'acer clic en el icono Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones. 2. 7as Consultas (I).A partir de ese momento podemos ir a-adiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opción "ostar ta+la estudiada anteriormente) y las relaciones de(inidas con esas tablas con la opción "ostrar directas que e+plicaremos a continuación.

5on consultas que reali!an cambios a los registros.+isten varios tipos de consultas de acción& de eliminación& de actuali!ación& de datos ane+ados y de creación de tablas. %ara crear una consulta& seguir los siguientes pasos) Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 5on consultas que no se pueden de(inir desde la cuadrícula O>. .+isten varios tipos de consultas) Consultas de selección. de Access sino que se tienen que de(inir directamente en 5O7. .ipos de consultas. Crear una consulta. . Consultas es'ec:ficas de 9@L. 7as consultas son los objetos de una base de datos que 'ermiten recu'erar datos de una ta+la> modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra ta+la . <uestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especi(icados.. . Consultas de acción. 5on las consultas que e+traen o nos muestran datos. ?na consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está (ísicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada ve! que se abre se vuelve a calcular). ?na ve! obtenido el resultado podremos consultar los datos para modi(icarlos (esto se podrá 'acer o no seg*n la consulta).sta es la pantalla que nos aparece) .stas consultas no se estudiarán en este curso ya que para de(inirlas 'ay que saber 5O7& cosa que no es objeto de este curso. 9acer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral i!quierdo de la ventana 1ase de datos.

n este caso se abre la ventana *ise. 7os otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante. Al entrar en la 3ista *ise. .o de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente) 5eleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y 'acer clic sobre el botón A#re#ar.sta es la opción que e+plicaremos a continuación. Finalmente 'acer clic sobre el botón Cerrar.o de consultas. .o. . 9acer clic sobre el botón de la ventana 1ase de datos.n este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a sacar los datos& los campos que queremos visuali!ar y el título de la consulta& a continuación genera automáticamente la consulta correspondiente. 7a opción .7uego tenemos tres alternativas) 9acer doble clic sobre la opción Crear una consulta utilizando el asistente. 9acer doble clic sobre la opción Crear una consulta en /ista dise.o de consulta que detallaremos más adelante y en la que podremos de(inir con más detalle nuestra consulta.o tiene el mismo e(ecto que la opción Crear una consulta en /ista dise.l Asistente 'ara consultas sencillas es lo mismo que la opción Crear una consulta utilizando el asistente comentada más arriba. Aparecerá la ventana .o.ista *ise. 5i queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma (orma las demás tablas.ista *ise. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo) . .

%or ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de 3alencia& necesitamos el campo Po&lacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que apare!ca la población en el resultado ya que todos son de la misma población. 0) esta (ila y las siguientes se utili!an para combinar condiciones. A-adir campos %ara a. 8os será *til cuando de(inamos consultas basadas en varias tablas. 7a+la) nombre de la tabla de la que sacamos el campo. corresponde a un campo. %or lo tanto está (ormado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores I DA6*) y 0 (0R). Cada columna de la cuadrícula O>. 5i observas la pantalla& en la parte superior tenemos la zona de ta+las donde aparecen las tablas a-adidas con sus correspondientes campos& y en la parte in(erior denominada cuadr:cula @1( de(inimos la consulta. Criterios) sirve para especi(icar un criterio de +ús2ueda. "ostrar) si la casilla de veri(icación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado& se suele desactivar cuando queremos utili!ar el campo para de(inir la consulta pero no queremos que apare!ca en el resultado.adir cam'os a la cuadr:cula podemos) 9acer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la !ona de tablas& este se . ?n criterio de b*squeda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Cada (ila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación& más adelante iremos pro(undi!ando en la e+plicación) Cam'o) a'í ponemos el campo a utili!ar que en la mayoría de los casos será el campo a visuali!ar& puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambi n puede ser un campo calculado.7a vista =ise-o. 0rden) sirve para ordenar las (ilas del resultado.

8ormalmente aparece en el encabe!ado de la columna el nombre de la columna& si queremos cambiar ese encabe!ado lo indicamos en la (ila Cam'oA escribi ndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( A ). 9acer clic sobre la (ila Cam'oA de una columna vacía de la rejilla& aparecerá a la derec'a la (lec'a para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la !ona de tablas.n la consulta que aparece más arriba tienes el ejemplo de la segunda columna& esta tendrá en el encabe!ado mes1nacimiento y en la columna se visuali!ará el mes de la (ec'a de nacimiento (tenemos un campo calculado que utili!a la (unción mesD E& (unción que obtiene el mes de una (ec'a). =e(inir campos calculados 7os campos calculados son campos obtenidos del resultado de una e+presión o de una (unción. 9acer clic sobre el nombre del campo que aparece en la !ona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula& soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos a-adiendo. Cambiar el orden de los campos 5i 'emos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando. 5i tenemos muc'os campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la (ila 7a+laA& así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada. . <over un poco el cursor para que apare!ca la (lec'a soltarlo arrastrar la columna 'asta la posición deseada. 5i quieres saber más sobre cómo formar e)'resiones& 'a! clic aquí . %ulsar el botón del ratón y sin . 5e suele utili!ar sobre todo para los campos calculados.colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.ncabe!ados de columna %odemos cam+iar el enca+ezado de las columnas del resultado de la consulta. .ambi n podemos teclear directamente el nombre del campo en la (ila Cam'oA de una columna vacía de la cuadrícula. %ara mo/er una columna cortBndola) 5eleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el e+tremo superior de la columna y cuando aparece la (lec'a 9acer clic sobre el icono 'acer clic). %ara mo/er una columna arrastrBndola) %osicionar el cursor sobre el e+tremo superior de la columna y cuando aparece la (lec'a 'acer clic& la columna aparecerá resaltada (está seleccionada). (o eligir la opción Cortar del men* (dición& o bien teclear . 5i queremos que todos los campos de la tabla apare!can en el resultado de la consulta podemos utili!ar el asterisco J (sinónimo de Ptodos los camposP).

5i es la primera ve! que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre. de la barra de 'erramientas& . . A continuación 'acer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Cuando la consulta es de selección para visuali!ar el resultado tambi n podemos 'acer clic sobre el botón (3ista %o-a de *atos) Cuando estamos visuali!ando el resultado de una consulta& lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especi(icados& por lo tanto si modi(icamos alg*n dato de los que aparecen en la consulta estaremos modi(icando el dato en la tabla (e+cepto algunas consultas que no permiten esas modi(icaciones). 5e puede poner cual2uier nom+re e)ce'to el de una ta+la ya creada. =esde la ventana 1ase de datosA %rimero seleccionar la consulta a ejecutar 'aciendo clic sobre ella. %ara cerrar la consulta 'acer clic sobre su botón . 5eleccionar esa columna y 'acer clic sobre el icono men* (dición& o bien teclear CtrlK.jecutar la consulta %odemos ejecutar una consulta desde la ventana *ise. =esde la /ista dise.o de la consulta) 9aciendo clic sobre el botón de la barra de 'erramientas.o de consulta o bien desde la ventana 1ase de datos.uardar la consulta %odemos 3uardar la consulta 'aciendo clic sobre el botón o bien& seleccionando la opción 3uardar del men* Arc4i/o. ( o eligir la opción 8e#ar del %odemos seleccionar /arias columnas consecuti/as seleccionando la primera y manteniendo la tecla "a5 pulsada& seleccionar la *ltima columna a seleccionar& se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos. .). A continuación 'acer clic sobre el botón Ace'tar. A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que 'emos cortado con la opción Columnas del men* nsertar.CtrlKL)& desaparecerá la columna.

l tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utili!ar una ordenación distinta para cada columna. %ara escribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrícula el campo %o&lacion y en esa columna ponemos en la (ila CriteriosA el resto de la condición o sea =8Valencia8. 4rdenar las (ilas %ara ordenar las filas del resultado de la consulta) 9acer clic sobre la (ila 0rdenA del campo por el cual queremos ordenar las (ilas& 'acer clic sobre la (lec'a que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación. . 5iempre que se 5i en la (ila CriteriosA queremos poner un nombre de campo en ve! de un valor (para comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corc'etes Q R. 8ormalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de 3alencia la condición sería población = 8Valencia8. %uede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es num rico& por orden al(ab tico si el campo es de tipo te+to& de anterior a posterior si el campo es de tipo (ec'a:'ora& etc..n este caso se ordenan las (ilas por la primera columna de ordenación& para un mismo valor de la primera columna& se ordenan por la segunda columna& y así sucesivamente. %or ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna& descendente por la segunda columna. . 5eleccionar (ilas %ara seleccionar (ilas tenemos que indicar un criterio de +ús2ueda& un criterio de b*squeda es una condición que deberán cumplir todas las (ilas que apare!can en el resultado de la consulta. Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =& podemos poner directamente el valor Valencia en la (ila CriteriosA ya que si no ponemos operador asume por de(ecto el M.l orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula& es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrícula primero la columna %rovincia y despu s la columna localidad. <odi(icar el dise-o de una consulta 5i lo que queremos es modi(icar el dise-o de una consulta) 5ituarse en la ventana 1ase de datos& en el objeto Consultas& 5eleccionar la tabla a modi(icar 'aciendo clic sobre ella.jercicio paso a paso de crear consultas.& o bien puede ser *escendente en orden inverso. .. . .%ara practicar puedes reali!ar el . %odemos ordenar tambi n 'or /arios cam'os para ello rellenar la (ila 0rdenA de todas las columnas por las que queremos ordenar.ampoco es necesario poner las comillas& las a-adirá encuentra un te+to lo encierra entre comillas. %or ejemplo queremos poner la condición %recio = coste en la que %recio y coste son dos campos& tenemos que poner en la (ila criteriosA 9coste:& si no ponemos los corc'etes a-adirá las comillas y entenderá Precio = 8coste8& precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste. 9acer clic sobre el botón . l por de(ecto.

@. S4joN .l criterio de la (ec'a de nacimiento *nicamente a(ecta a la población 3alencia por encontrarse en la misma (ila. Access no di(erencia entre may*sculas y min*sculas a la 'ora de reali!ar la b*squeda de registros. 7os operadores de comparación . =el mismo modo pasa con cada una de las (ilas oA 5i queremos que las condiciones queden unidas por el operador 0 tenemos que colocarlas en filas distintas (utili!ando las (ilas 0A y siguientes).n un criterio de b*squeda en el que las condiciones están unidas por el operador I& para que el registro apare!ca se deben cumplir todas las condiciones. .%ara indicar /arias condiciones se emplean los operadores I y 0. . .n el ejemplo siguiente serían alumnos de 3alencia 0 cuya (ec'a de nacimiento est comprendida entre el 1:1:1# y el $1:1":1D. 7as condiciones A continuación te detallamos los distintos operadores que podemos utili!ar en una condición. . %or ejemplo %recio > 100 7 %recio ! 1200& aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 1#1 y 11DD. %or ejemplo& si en la cuadrícula O>. tenemos especi(icado los siguientes criterios) 3isuali!aremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos& 8ombre& %oblación y Fec'a nacimiento& los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero *nicamente aparecerán aquellos que sean de 3alencia y 'ayan nacido entre el 1:1:1# y el $1:1":1D& o bien aquellos de Alicante sea cual sea su (ec'a de nacimiento.odas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador I.n un criterio de b*squeda en el que las condiciones están unidas por el operador 0& el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.

,stos operadores comparan el valor de una e+presión con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo& el resultado de la comparación será nulo (ni verdadero ni (also). los operadores de comparación que podemos utili!ar son)

4perador M TU T TM U UM

5igni(icado igual que distinto de menor que menor o igual mayor que mayor o igual

,l operador ,ntre
.iene la siguiente sinta+is) ,+presión (ntre valor1 I valor" ,+amina si el /alor de la e+presión está com'rendido entre los dos /alores de(inidos por valor1 y valor". 8ormalmente la e+presión será un nombre de campo. ,jemplo) Q(ec'a de nacimientoR entre V#1:#1:1#V 5 V#2:#1:1"V& en la cuadrícula O>, se pondría)

,l operador In
.iene la siguiente sinta+is) ,+presión n (valor1& valor"& ...) ,+amina si el /alor de la e+presión es uno de los valores incluidos en la lista de /alores escritos entre par ntesis. %or ejemplo& para seleccionar los alumnos de Alicante& ,lc'e& ,lda y 4nda podríamos poner la condición Po&laci;n (n 5$licante< *lche< *lda< /nda=

,l operador ,s nulo
Cuando una columna que interviene en una condición contiene el /alor nulo> el resultado de la condición no es verdadero ni (also& sino nulo& sea cual sea el test que se 'aya utili!ado. %or eso si queremos listar las (ilas que no tienen valor en una determinada columna& no podemos utili!ar la condición col0mna = n0lo debemos utili!ar un operador especial& el operador (s nulo. .iene la siguiente sinta+is) ,+presión (s nulo& donde e+presión normalmente será un nombre de columna. %or ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen población& la condición sería %o&laci;n *s N0lo

,l operador Como
5e utili!a cuando queremos utilizar caracteres comodines para (ormar el valor con el que comparar. %or ejemplo queremos visuali!ar los alumnos cuyo nombre acabe en PoP. ,n este caso 'ay que utili!ar el comodín W y utili!ar el operador Como para que Access recono!ca el W como un comodín y no como el caracter asterisco. 7a condición sería nom&re como >?o>. ,l valor que contiene los comodines se conoce como patrón y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles). 7a sinta+is es la siguiente) ,+presión Como PpatrónP ,n la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrón y su signi(icado. Caracteres en patrón M J N OlistacaracteresP OQlistacaracteresP 5igni(icado ?n caracter cualquiera Cero o más caracteres ?n dígito cualquiera (#AD) ?n caracter cualquiera de listacaracteres ?n caracter cualquiera no incluido en listacaracteres

7istacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cual2uier caracter& incluyendo dígitos& los caracteres se escriben uno detrás de otro sin es'acios en blanco ni comas. %or ejemplo para sacar los nombres que empie!an por a&g&r o v el patrón

sería) >9a2rv:?> 7os caracteres especiales corc'ete de apertura O& interrogación M& almo'adilla N y asterisco J de-an de ser considerados comodines cuando van entre corc4etes. %or ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco& el patrón sería ) >?9?:?> en este caso el segundo W dentro del patrón no act*a como comodín sino como un caracter cualquiera porque va dentro de los corc'etes. 5i no se encierra entre corc'etes& la e+clamación Q representa el caracter e+clamación. ,l corc'ete de cierre P se puede utili!ar (uera de una listacaracteres como caracter independiente pero no se puede utili!ar en una listacaracteres. %or ejemplo& el patrón >a:?> permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corc4ete de cierre. 7a secuencia de caracteres OP se considera una cadena de caracteres de lon#itud cero (XX). 5e puede especi(icar un inter/alo de caracteres en listacaracteres colocando un guión R para se'arar los l:mites inferior y su'erior del intervalo. %or ejemplo& la secuencia QAAY R en patrón representa cualquier caracter comprendido en el intervalo de la A a la Y. Cuando se especi(ica un inter/alo de caracteres& stos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).QAAYR es un intervalo válido& pero QYAAR no lo es. 5e pueden incluir múlti'les inter/alos entre corc'etes& sin necesidad de delimitadores. ,l guión R de(ine un intervalo unicamente cuando aparece dentro de los corc'etes entre dos caracteres& en cualquier otro caso representa el caracter guión. %or ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de 3alencia (son los que tienen un código postal que empie!a por 21 seguido de tres dígitos cualesquiera& la condición podría ser 9c;di2o %ostal: como >4@AAA>

Consultas con parámetros
A menudo& en una consulta necesitamos utili!ar un /alor 2ue no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se e-ecute la consulta. %or ejemplo& queremos 'acer una consulta para obtener los alumnos de una determinada %oblación& la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida. ,n este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un 'arBmetro. ?n 'arBmetro (unciona de (orma parecida a un campo de tabla& pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. ,n una consulta cuando utili!amos un nombre de campo que no está en el origen de datos& Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide ntroducir el /alor del 'arBmetro mediante un cuadro de diálogo como este)

7a di(erencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y de(inirlo con la opción 8arBmetrosS es que& si le 'emos asignado un tipo de dato& Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario. . %ara a. 7as consultas multitabla ?na consulta multita+la es una consulta que obtiene datos de /arias ta+las por lo que deberá contener en la !ona de tablas de la ventana *ise.adir una ta+la a la !ona de tablas podemos (una ve! en la ventana *ise.n este caso& despu s de elegir la opción& se abre el cuadro de diálogo 8arBmetros de la consulta donde podemos indicar el nom+re del 'arBmetro y el ti'o de dato.o de consulta)) .n es igual al Valor a introducir& de esta manera) 4joN cuando pongamos el nombre del parámetro es im'ortante escri+irlo entre corc4etes& de lo contrario Access le a-adirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor.n el ejemplo anterior& en la consulta tendríamos que a-adir una condición de b*squeda que especi(ique que la Po&laci.. 4tra (orma de utili!ar un parámetro en una consulta es de(ini ndolo mediante la opción 8arBmetros del men* Consulta.o las distintas tablas de donde obtiene esos datos.

Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma (orma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla.desplegar el men* Consulta y elegir la opción "ostar ta+la o bien& 'acer clic sobre el icono de la barra de 9erramientas. Cuando dos tablas están combinadas en una consulta& para cada (ila de una de las tablas Access +usca directamente en la otra tabla las filas 2ue tienen el mismo valor en el campo de unión& con lo cual se em'are-an sólo las (ilas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más e(iciente. .o de Consulta. Con una composición interna sólo se obtienen las (ilas que tienen al menos una (ila de la otra tabla que cumpla la condición& veamos un ejemplo) . Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana dise-o de la consulta de la siguiente manera) 7as composiciones vistas 'asta a'ora son com'osiciones internas ya que todos los valores de las (ilas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan. 3emos que no interesa basar la consulta en muc'as tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcan!ar dimensiones gigantescas.ambi n se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no e+ista una relación de(inida entre ellas. Además& normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que a-adir alg*n criterio de b*squeda para seleccionar las (ilas que al (inal nos interesan. =e 'ec'o si a-adimos a la !ona de tablas& tablas relacionadas& estas aparecerán automáticamente combinadas en la !ona de tablas de la ventana *ise. %or ejemplo me puede interesar datos de la tabla $l0mnado y de la tabla C0rsos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece& en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado/ en este caso tenemos que com+inar las dos ta+las. 5i las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre& la consulta obtiene la concatenación de todas las (ilas de la primera tabla con todas las (ilas de la segunda tabla& si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las (ilas obtenidas en el primer paso con cada una de las (ilas de la tercera tabla& y así sucesivamente.

5i seleccionamos la opción "& & .n apare!can las filas 2ue no tienen una fila coincidente en la otra tabla& utilizaremos la Com'osición e)terna.n la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan curso asignado.n a'arezcan las filas 2ue no tienen una fila coincidente en la otra tabla.. %ues en los casos en que 2ueremos que tam+i. 7a composición e+terna 7a composición e+terna se utili!a cuando 2ueremos que tam+i.ste tipo de combinación se de(ine de la siguiente manera) A-adir las dos tablas a la !ona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unión) 9acer doble clic sobre la línea que une las dos tablas Aparece el cuadro de diálogo 8ro'iedades de la com+inación %or de(ecto la combinación es interna (incluye sólo las (ilas donde los campos combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales)& si queremos de(inir una combinación e+terna deberemos seleccionar la opción " o la $ seg*n lo que queramos obtener. .

7as Consultas de resumen (I) =e(inición >*squeda .l sentido de la (lec'a nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.n Access podemos de(inir un ti'o de consultas cuyas (ilas resultantes son un resumen de las filas del ori#en de la consulta & por eso las denominamos consultas de .la combinación aparecerá de la siguiente (orma) 5i seleccionamos la opción $ & la combinación aparecerá de la siguiente (orma) . 1.

.n el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visuali!an las (ilas de una tabla de o(icinas ordenadas por region& en este caso cada (ila del resultado se corresponde con una sola (ila de la tabla o(icinas& mientras que la segunda consulta es una consulta resumen& cada (ila del resultado se corresponde con una o varias (ilas de la tabla o(icinas. %ara simpli(icar& veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla& una (ila de una consulta Pno resumenP corresponde a una (ila de la tabla origen& contiene datos que se encuentran en una sola (ila del origen& mientras que una fila de una consulta de resumen corres'onde a un resumen de /arias filas de la ta+la ori#en& esta di(erencia es lo que va a originar una serie de restricciones que su(ren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. .er& o bien 'aciendo clic sobre el icono de la barra de 'erramientas.s importante entender que las(ilas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las (ilas de las demás tablas resultantes de consultas& ya que corresponden a varias (ilas de la tabla origen. ?na consulta de resumen se define activando la opción 7otales del men* . . %or ejemplo este tipo de consulta no 'ermite modificar los datos del ori#en.resumen& tambi n se conocen como consultas sumarias.

. 7os datos que se suman deben ser de ti'o num.l resultado de la (unción tendrá el mismo tipo de dato que la columna. 7as opciones ":n y "a) determinan los /alores menores y ma5ores respectivamente de la columna. %ara utili!ar estas (unciones podemos escribirlas directamente en la (ila Cam'oA de la cuadrícula como veremos más adelante pero podemos utili!ar una (orma más cómoda que es seleccionando en la (ila 7otalA de la cuadrícula la opción correspondiente a la (unción. ..& la (ila 7otalA .rico (entero& decimal& coma (lotante o monetario. 7a opción 8romedio calcula el 'romedio (la media aritm tica) de los valores contenidos en el campo& tambi n se aplica a datos num. 5i la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros& el resultado es nulo.ricos& y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar seg*n las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. 7a opción 9uma calcula la suma de los valores indicados en el campo.ar calcula la /arianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento.s interesante destacar que el /alor nulo no e2ui/ale al /alor 0& las funciones de resumen no consideran los /alores nulos mientras que consideran el valor # como un valor& por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán los mismos con valores # que con valores nulos. 5i la columna es de ti'o num.rico ":n devuelve el /alor menor contenido en la columna& si la columna es de . A continuación describiremos esas opciones.l resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión mayor. . 7a opción *es/(st calcula la des/iación estBndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. .. 7a opción . 5i la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros& el resultado es nulo. 7os valores de la columna pueden ser de ti'o num.n cualquiera de los dos casos se a-ade una (ila a la cuadrícula O>.).rico& te)to o fec4a.odas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa (ila& ese valor le indicará a Access qu 'acer con los valores contenidos en el campo escrito en la (ila Cam'oA 7os valores que podemos indicar en la (ila 7otalA son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derec'a) 7as (unciones de agregado 7as funciones de a#re#ado son (unciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla& son (unciones que sólo se 'ueden utilizar en una consulta de resumen ya que o+tienen un TresumenT de los /alores contenidos en las filas de la tabla.

Cuando se incluye una columna de agrupación Access (orma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada grupo así (ormado genera una (ila en el resultado de la consulta y además todos los cálculos de(inidos se reali!an sobre los registros de cada grupo. 7a opción A#ru'ar8or permite de(inir columnas de a#ru'ación. 4rdenar los registros no tiene ning*n e(ecto sobre estas opciones.enemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla $l0mnado pero antes agrupándolos por el campo Po&lacion. ?na consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una *nica (ila resultado y los cálculos se reali!an sobre todos los registros del origen. 5i la columna contiene /alores nulos esos valores no se cuentan& si en la columna aparece un /alor re'etido& lo cuenta /arias /eces.ti'o te)to ":n devuelve el 'rimer /alor en orden alfa+. =e esta manera la (unción cuentaDE la calculará sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma población). . %or ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. .l orden lo determina el orden cronológico en el que se escribieron los registros. 7as Consultas de resumen (II) Agrupar registros >*squeda 9asta a'ora las consultas de resumen que 'emos visto utili!an todas las (ilas de la tabla y producen una *nica (ila resultado. 7a consulta quedaría así) . . 7a opción Cuenta cuenta el número de /alores que 'ay en la columna& los datos de la columna pueden ser de cual2uier ti'o& y la (unción siempre devuelve un n*mero entero. =e esta (orma se pueden obtener su+totales. %ara que cuente en n*mero de registros 'ay que utili!ar la (unción CuentaDJE devuelve el n*mero de (ilas por lo tanto contará tambi n los valores nulos.n este caso tenemos que seleccionar la opción ()'resión y escribirlo así) ?nidad C. 7as opciones 8rimero y Hltimo se utili!an para obtener el primer y *ltimo registro del grupo sobre el que se reali!an los cálculos.tico& y si la columna es de ti'o fec4a& ":n devuelve la fec4a mBs anti#ua y "a) la fec4a mBs 'osterior.

n una e+presión se pueden combinar varias (unciones de agregado pero no se 'ueden anidar funciones de a#re#ado& por ejemplo en una e+presión puedo poner Ma-5nBhoras=C M#n5nBhoras= pero no Ma-5s0ma5nBhoras==. 5e 'ueden a#ru'ar las (ilas 'or /arias columnas& en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación. %or ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos de 3alencia& para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de 3alencia& esto se de(iniría de la siguiente (orma) .) valores (ijos o nombres de columna que apare!can con la opción A#ru'ar8or. Incluir criterios de b*squeda 7a opción *ónde permite poner un criterio de b*squeda que se aplicará a las (ilas del origen de la consulta antes de reali!ar los cálculos... Incluir e+presiones 7a opción ()'resión permite poner en la (ila Cam'oA una e+presión en ve! de un nombre de columna.sta e+presión tiene ciertas limitaciones. 5ólo puede contener operandos que sean (unciones de agregado (las (unciones que acabamos de ver ( sumaD E& 8romedioD E& *es/(stD E> ":nD E& "a)D E.7os campos de tipo memo u 0L( no se pueden de(inir como columnas de agrupación. 7odas las filas que tienen /alor nulo en la columna de agrupación& pasan a (ormar un único #ru'o. . .

. 7as consultas de re(erencias cru!adas (I) Introducción >*squeda 5e de(ine una consulta de re(erencias cru!adas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de a#ru'ación como una ta+la de do+le entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla. %ara la condición de selección se pueden utili!ar los mismos operadores de condición que en una consulta normal& tambi n se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores 0R& A6*& 607)& e+iste una limitación& en la (ila Criterios) no se podrá poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupación.ambi n podemos incluir un criterio de b*squeda en una columna que no tenga la opción *ónde& en este caso la condición se a'licarB a las filas resultantes de la consulta. B. .

. .enemos que dise-ar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta. 4bserva que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue de(iniendo las (ilas que aparecen ('ay una (ila por cada empleado)& mientras que la otra columna de agrupación (mes) a'ora sirve para de(inir las otras columnas& cada valor de mes de(ine una columna en el resultado& y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen& la que contiene la (unción de agregado (la suma de importes). 7as consultas de re(erencias cru!adas se pueden crear desde la vista dise-o pero es muc'o más cómodo y rápido utili!ar el asistente.%or ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. 7a consulta quedaría muc'o más elegante y clara presentando los datos en un (ormato más compacto como el siguiente) %ues este *ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas .

5i la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utili!aremos como origen esa tabla& en caso contrario tendremos que de(inir una consulta normal para seleccionar las (ilas que entrarán en el origen o para combinar .er podemos elegir si queremos ver la lista de todas las 7a+las& la lista de todas las Consultas o Am+as.n esta ventana nos pide introducir el ori#en de la consulta& la tabla o consulta de donde co#erB los datos. . consultas de ta+la ref.n el apartado .legir la opción Asist..l asistente para consultas de re(erencias cru!adas %ara arrancar el asistente para consultas de re(erencias cru!adas tenemos que estar en la ventana 1ase de datos en el objeto Consultas 9acer clic sobre el botón de la ventana 1ase de datos.cruzadas del cuadro de diálogo que aparecerá) Aparece la primera ventana del asistente) . .

%or ejemplo& podemos utili!ar un cuadro de te+to para mostrar datos& un botón de comando para abrir otro (ormulario o in(orme& o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el (in de 'acerlos más legibles.. %ara 2uitar el +lo2ueo 'acemos clic sobre el botón . ?n control no es más que un o+-eto 2ue muestra datos> realiza acciones o se utiliza como decoración.l cuadro incluye los siguientes ti'os de controles) (ti2ueta sirve para visuali!ar un te+to (ijo& te+to que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad 7:tulo. 5ólo se puede seleccionar una opción del grupo a la ve!.l cuadro 9erramientas %ara de(inir qu in(ormación debe aparecer en el (ormulario y con qu (ormato& se utili!an lo que llamamos controles. de la barra de Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos +lo2uear el control 'aciendo doble clic sobre l (aparecerá rodeado de una línea más oscura)& a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de 'acer clic sobre el botón correspondiente cada ve!. 3ru'o de o'ciones 5e utili!a para presentar un conjunto limitado de alternativas. 1otón de alternar & se suele utili!ar para a-adir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado& tambi n se puede utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o& si el campo contiene el valor 9:& el botón aparecerá presionado.n el cuadro %erramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden a-adir al (ormulario. 5i el campo contiene el valor 9:& el botón tendrá este aspecto & sino& este otro . ?n grupo de opciones 'ace (ácil seleccionar un valor& ya que el usuario sólo tiene que 'acer clic en el valor que desee. ?n grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de veri(icación& botones de opción y botones de alternar. 7os cuadros de te)to tambi n pueden ser inde'endientes& por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo& o para aceptar la entrada de datos de un usuario. 7os datos de un cuadro de te+to independiente no se guardan en ning*n sitio. 7as opciones deben ser pocas sino es mejor utili!ar un cuadro de lista& o un cuadro combinado en ve! de un grupo de opciones.n la propiedad 0ri#en del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una (órmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo& en este *ltimo caso 'ay que preceder la (órmula por el signo de igualdad M. . . 1otón de o'ción & se suele utili!ar para a-adir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado& o para presentar un campo de tipo 9:C6o. 5i el campo contiene el valor . 5i no aparece el cuadro %erramientas 'a! clic sobre el botón 'erramientas. Cuando insertamos en el (ormulario un grupo de opciones& se abre el asistente que nos ayuda a de(inir el grupo de opciones.ste tipo de cuadro de te+to se llama un cuadro de te)to de'endiente porque depende de los datos de un campo y si modi(icamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Cuadro de te)to se utili!a mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del (ormulario. . . Casilla de /erificación & se suele utili!ar para a-adir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado& o para presentar un campo de tipo 9:C6o.

%or ejemplo& podemos crear un (ormulario para mostrar los datos de la tabla C0rsos con un sub(ormulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. .ambi n podemos agregar un su+formulario . ?n sub(ormulario es un (ormulario que se inserta en otro. L:nea para a-adir una línea en el (ormulario..l (ormulario primario se denomina (ormulario principal& y el (ormulario dentro del (ormulario se denomina sub(ormulario. A di(erencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento.ambi n tiene un asistente asociado que permite crear botones para reali!ar más de treinta acciones prede(inidas distintas. "arco de o+-eto de'endiente un registro a otro. .. para a-adir un rectángulo al (ormulario.. . Cuadro de lista .9:& la casilla tendrá este aspecto & sino& este otro . Cuando a-adimos un cuadro de lista al área de dise-o& se abre el asistente que nos ayuda a de(inir el control. RectBn#ulo . 1otón de comando . ?na lista de posibilidades ayuda tambi n a asegurar que el valor que se 'a introducido en el campo es correcto.l (ormulario principal y sub(ormulario de este tipo de (ormularios están vinculados para que el sub(ormulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del (ormulario principal (que el sub(ormulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo). . ?n botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic& por ejemplo abrir otro (ormulario& borrar el registro& ejecutar una macro& etc. Control ima#en cambiar de registro. . Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas& que pueden aparecer con o sin encabe!ados. 5i no disponemos de su(iciente espacio en el (ormulario para mostrar la lista en todo momento se utili!a un cuadro combinado& ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista& la desplegamos con la (lec'a que tiene a la derec'a. Cuadro com+inado . para insertar imágenes en el (ormulario& esta imagen no variará al "arco de o+-eto inde'endiente para insertar controles como un arc'ivo de sonido& un documento Gord& un grá(ico& etc.n muc'os casos& es más rápido y (ácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. ?na combinación (ormulario:sub(ormulario se llama a menudo (ormulario jerárquico& (ormulario principal:detalle o (ormulario principal:secundario. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de 9alto de 'B#ina & el salto de página no tiene e(ecto en la /ista Formulario pero sí en la /ista 'reliminar y a la 'ora de imprimir. Cuando a-adimos un cuadro combinado al área de dise-o& se abre el asistente que nos ayuda a de(inir el control.. 5erán controles que no variarán al cambiar de registro. 7os sub(ormularios son muy e(icaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Control fic4a & se utili!a cuando queremos presentar para cada registro del origen muc'os campos que no caben en una sóla pantalla y queremos organi!arlos en varias (ic'as. Al 'acer clic en el botón& no sólo se ejecutará la acción correspondiente& sino que tambi n parecerá que se presiona y se suelta el botón.

rabajar con controles 9eleccionar controles. A. A continuación 'acer clic sobre el campo a a-adir y sin soltar el botón del ratón arrastar el campo en el área del (ormulario 'asta el lugar donde queremos que apare!ca el campo.os o finos (como en el caso de las líneas)& o porque se encuentran sola'ados.%or *ltimo podemos a-adir mBs controles& controles más complejos con el botón . .n estos casos es muy *til utili!ar la lista des'le#a+le de selección de controles que se encuentra en la parte superior i!quierda de la pantalla bajo la barra de men*s. Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo& y un cuadro de .adir controles %ara a. 5eleccionar un control de esta (orma es muy sencillo& solo tienes que des'le#ar la lista 5 seleccionar el control que te interesa. %ara seleccionar un control basta 'acer clic sobre l. 5i queremos seleccionar /arios controles conti#uos 'ay una (orma más rápida) pulsar el botón i!quierdo del ratón sobre el (ondo del área de dise-o y sin soltarlo arrastrarlo& vemos que aparece dibujado en el área de dise-o un cuadrado& cuando soltemos el botón del ratón& todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no 'ace (alta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).adir al (ormulario un nue/o cam'o del ori#en& lo más rápido y cómodo es abrir el cuadro Cam'os (si no está abierto) 'aciendo clic en el botón de la barra de 'erramientas. %ara seleccionar /arios controles 'acer clic sobre uno de los controles a seleccionar& mantener pulsada la tecla 9% F7 y 'acer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de mo/imiento (los más grandes) y controladores de tama.n este cuadro aparecen todos los campos del origen del (ormulario.o (los más peque-os) como vemos en la siguiente imagen) A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque& o bien son demasiado 'e2ue. . .

%ara practicar esas operaciones puedes reali!ar el .te+to asociado al campo. .n ese momento pulsar el botón del ratón y manteni ndolo pulsado arrastrar el control 'asta su posición de(initiva.ste m todo te ayudará a crear rB'idamente /arios controles de un mismo ti'o sin tener que repetir la operación de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el (ormulario en el cuadro de controles. Cam+iar el tama.jercicio paso a paso cambiar dise-o de (ormularios.adir otro ti'o de control como por ejemplo una imagen& abrir el cuadro %erramientas& 'acer clic sobre el tipo de control que queremos a-adir& soltar el botón del ratón& vemos que el cursor 'a tomado otra (orma& a'ora nos posicionamos en el área del (ormulario donde queremos de(inir el control& apretamos el botón i!quierdo del ratón y manteni ndolo apretado arrastramos el ratón 'asta dejar el control del tama-o deseado.o de los controles. %uedes modi(icar este nombre 'aciendo clic derec'o sobre l y seleccionando la opción 8ro'iedades en el men* conte+tual. %ara mo/er un control de sitio& seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control 'asta que el puntero del ratón tome (orma de mano. 5ólo tienes que seleccionar el control a du'licar y 'acer clic en la opción Co'iar del men* (dición (tambi n puedes utili!ar la combinación de teclas Ctrl K C). %ara practicar esas operaciones puedes reali!ar el . . . Cuando seleccionamos un control tambi n se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control como su etiqueta. %ara mover unicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratón toma la (orma de un dedo índice arrastrar la etiqueta.en en cuenta que cuando un control es duplicado& su co'ia a'arece con un nom+re diferente. %ara mover varios controles a la ve!& seleccionarlos y mover uno de ellos& se moverán todos.#alos en el (ormulario utili!ando el comando 8e#ar del men* (dición o la combinación de teclas Ctrl K .ambi n podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Co'iar controles Co'iar controles es muy rápido y *til si deseas introducir /arios contorles de un mismo ti'o. %ara cambiar el tama-o de varios controles a la ve!& seleccionarlos y cambiar el tama-o de uno de ellos& se cambiarán todos. 7uego '. .jercicio paso a paso crear .. 5i queremos a. %ara cambiar el tama-o de un control seleccionarlo para que apare!can los controladores de tama-o& a continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tama-o& cuando el puntero toma la (orma de una (lec'a doble pulsar el botón i!quierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo 'asta que el control tome el tama-o deseado.

o del men* Formato.o y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos 'acer. . %odemos elegir A-ustar> 'ace el control lo su(icientemente grande para que quepa todo su contenido. %ara ver el e(ecto de cada opción tenemos un dibujo en la parte i!quierda de la opción. A-ustar al mBs corto) todos los controles toman la altura del menos alto.sub(ormularios. A-ustar al mBs estrec4o) todos los controles toman la anc'ura del menos anc'o.o de los controles. 5e procede de la misma (orma que para alinear controles& seleccionamos los controles que queremos ajustar& desplegamos el men* Formato& el men* 7ama. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tama-o es pre(erible primero ajustar el tama-o y despu s alinearlos porque a veces al cambiar la anc'ura se pierde la alineación. 5eleccionamos los controles a alinear& desplegamos el men* Formato& el men* Alinear y elegimos la opción deseada seg*n queramos alinear los controles a la iz2uierda& derec4a& arri+a& a+a-o& a la cuadr:cula. 5i queremos que varios controles tengan el mismo tama-o para dejar nuestro (ormulario más 'omog neo y agradable a la vista tenemos una 'erramienta muy *til& la opción 7ama. A-ustar al mBs anc4o) todos los controles toman la anc'ura del más anc'o. A la cuadr:cula) ajusta a la cuadrícula. A-ustar al mBs alto) todos los controles toman la altura del más alto. %ara alinear /arios controles& podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del men* Formato que nos permite reali!arlo de (orma más cómoda. A-ustar el tama.

. 7os in(ormes (I) 7os informes sirven para 'resentar los datos de una ta+la o consulta #eneralmente 'ara im'rimirlos. Introducción. .A-ustar el es'acio entre controles. %ara crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana 1ase de datos con el objeto nformes seleccionado& si 'acemos clic en el botón con las distintas (ormas que tenemos para crear un in(orme) se abre una ventana .o una ve! creado.n esta unidad veremos cómo crear un informe utili!ando el asistente y cómo cam+iar su dise.jercicio paso a paso de ajustar y alinear controles 1#.ambi n podemos 'acer lo mismo con el espacio vertical& seleccionamos los controles que queremos ajustar& desplegamos el men* Formato& el men* (s'acio /ertical y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos 'acer dejarlos con el mismo espacio entre controles ( #ualar)& aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la i!quierda de la opción (Aumentar)& o reducir ese espacio (*isminuir). 7a di(erencia básica con los (ormularios es que los datos que aparecen en el in(orme sólo se pueden visuali!ar o imprimir (no se pueden modi(icar) y en los in(ormes se puede agrupar más (ácilmente la in(ormación y sacar totales por grupos.n caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas& sería aconsejable reali!ar el . 5i queremos cambiar la distancia entre controles& además de moverlos libremente por el área de dise-o& podemos utili!ar unas opciones del men* formato. . 5eleccionamos los controles que queremos ajustar& desplegamos el men* Formato& el men* (s'acio 4orizontal y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos 'acer& dejarlos con el mismo espacio entre controles ( #ualar)& aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la i!quierda de la opción (Aumentar)& o reducir ese espacio (*isminuir).

ista *ise. . Asistente 'ara informes utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del in(orme.ste m todo no se suele utili!ar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoin(orme o utili!ar el asistente y despu s sobre el in(orme creado modi(icar el dise-o para ajustar el in(orme a nuestras necesidades. . 5eg*n el tipo de autoin(orme que elijamos& el in(orme presentará los datos de manera di(erente& cuando 'acemos clic en una de las opciones& en la parte i!quierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. . . %ara arrancar el asistente para in(ormes podemos 'acerlo como lo vimos en el punto anterior o bien& otra (orma más rápida es desde la ventana 1ase de datos con el objeto nformes seleccionado& 'aciendo doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente. . Asistente 'ara #rBficos utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del grá(ico.+plicaremos a continuación la (orma de crear un in(orme utili!ando el asistente . . %or ejemplo AutoinformeA en columnas presenta cada registro en una página mientras que AutoinformeA en ta+las presenta varios registros en una misma página y cada registro en una (ila.. %ara poder utili!ar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro (li-a la ta+la o consulta de donde 'roceden los datos del o+-etoA con el nombre del origen del in(orme.ste será el *nico dato a introducir& una ve! introducido seleccionamos el tipo de autoin(orme y pulsamos el botón Ace'tar& Access se encarga del resto.o abre un in(orme en blanco en la vista dise-o y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos apare!can en l. Asistente 'ara eti2uetas utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación etiquetas. Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo in(orme que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.l asistente para in(ormes.n esta unidad veremos más adelante cómo modi(icar el dise-o de un in(orme.

. A continuación seleccionamos los campos 'aciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la 5i nos 'emos equivocado de campo pulsamos el botón lista de campos seleccionados. 5i queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del in(orme esa consulta.n esta ventana nos pide introducir los cam'os a incluir en el in(orme. %rimero seleccionamos la tabla o consulta de donde co#erB los datos del cuadro 7a+lasCConsultas este será el ori#en del informe.Aparece la primera ventana del asistente) .

. %ara a-adir un nivel de agrupamiento& en la lista de la i!quierda& 'acer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y 'acer clic sobre el botón doble clic sobre el campo). 5i queremos cam+iar el orden de los #ru'os de(inidos utili!amos los botones & la (lec'a 'acia arriba sube el grupo seleccionado un nivel& la (lec'a 'acia abajo baja el grupo un nivel.n la parte de la derec'a aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro in(orme& en la !ona central aparecen los campos que se visuali!arán para cada registro& en nuestro ejemplo& encima aparece un grupo por población& y encima un grupo por código postal. Con el botón podemos refinar el a#ru'amiento. %ara quitar un nivel de agrupamiento& 'acer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón . o A continuación pulsamos el boton 9i#uienteU y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página.%odemos seleccionar todos los campos a la ve! 'aciendo clic sobre el botón deseleccionar todos los campos a la ve! 'aciendo clic sobre el botón . %odemos agrupar los registros que aparecen en el in(orme por varios conceptos y para cada concepto a-adir una cabecera y pie de grupo& en el pie de grupo normalmente se visuali!arán totales de ese grupo.n esta pantalla elegimos los ni/eles de a#ru'amiento dentro del in(orme. (o directamente 'acer .. 9aciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo) ..

?nidad 1"...sta pantalla nos permite además a-adir totales de (orma casi automática& si queremos a-adir líneas de totales tenemos que 'acer clic sobre el botón aparecerá el cuadro de diálogo 0'ciones de resumen) . 5eleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el in(orme& y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente& para elegir una ordenación descendente 'acer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser *escendente..n este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos de(inidos& y por cada grupo tenemos el campo que de(ine el grupo en Cam'os de #ru'oA y el cuadro nter/alos de a#ru'amientoA& desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra& las dos primeras& etc. . 7os in(ormes (II) >*squeda . =espu s de pulsar el botón Ace'tar volvemos a la ventana anterior.. ?na ve! tenemos los niveles de agrupamiento de(inidos 'acemos clic en el botón 9i#uienteU y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página.. %odemos elegir un tipo de ordenación di(erente en los distintos campos de ordenación.n esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por 'asta cuatro cam'os de ordenación.

,n el cuadro de diálogo aparece la lista de los cam'os num;ricos que tenemos en el in(orme& y las funciones de a#re#ado que se pueden seleccionar para calcular al#ún total. %ara que en el in(orme apare!ca la suma de alg*n campo sólo tenemos que seleccionar la casilla que se encuentra en la (ila del campo y en la columna 9uma. %odemos así elegir varios totales. ,n el cuadro "ostrar si activamos la opción *etalle 5 resumen& aparecerán en el in(orme tanto las líneas de detalle (los registros del origen) como las líneas de totales. 5i activamos la opción Resumen sólo& no aparecerán las líneas de detalle. 5i activamos la casilla Calcular el 'orcenta-e del total 'or sumas a-ade un total el porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. %or ejemplo si sumamos las 'oras por grupo el porcentaje sería el porcentaje que representan las 'oras del grupo sobre el total de 'oras de todos los grupos. ?na ve! rellenadas las opciones correspondientes 'acemos clic en el botón Ace'tar para volver a la ventana del asistente. %ara seguir con el asistente 'acemos clic sobre el botón 9i#uienteU y aparece la siguiente ventana)

,n esta pantalla elegimos la distri+ución de los datos dentro del in(orme. 5eleccionando una distribución aparece en el dibujo de la i!quierda el aspecto que tendrá el in(orme con esa distribución. ,n el cuadro 0rientación podemos elegir entre impresión ,ertical u %orizontal (apaisado). Con la opción A-ustar el anc4o del cam'o de forma 2ue 2ue'an todos los cam'os en una 'B#ina& se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción. A continuación pulsamos el botón 9i#uienteU y aparece la ventana siguiente)

,n esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al in(orme& podemos elegir entre los estilos que tiene de(inidos Access. 5eleccionando un estilo aparece en el dibujo de la i!quierda el aspecto que tendrá el in(orme con ese estilo. ?na ve! seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón 9i#uiente y aparece la *ltima pantalla del asistente para in(ormes)

,n esta ventana el asistente nos pregunta el t:tulo del informe& este título tambi n será el nombre asignado al in(orme. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre) ,ista 're/ia del informe en este caso veremos el resultado del in(orme preparado para la impresión o bien "odificar el dise.o del informe & si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana *ise.o de informe donde podremos modi(icar el aspecto del in(orme.

7a vista dise-o de in(orme
7a vista dise-o es la que nos permite de(inir el in(orme& en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del in(orme& para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma (orma que de(inimos un (ormulario. %ara entrar en la vista dise-o debemos posicionarnos en la ventana 1ase de datos con el informe seleccionado y a continuación 'acemos clic en el botón 8os aparece la ventana dise-o) .

..l área de dise-o consta normalmente de cinco secciones) 7a sección (nca+ezado del informe& en ella ponemos lo que queremos que apare!ca al principio del in(orme. 7a sección (nca+ezado de 'B#ina> en ella ponemos lo que queremos que apare!ca al principio de cada página.

sta barra la recuerdas seguro& es muy parecida a la que estudiamos en los (ormularios. Alrededor del área de dise-o tenemos las re#las que nos permiten medir las distancias y los controles& tambi n disponemos de una cuadr:cula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de dise-o. 7a barra =ise-o de in(orme 5i 'as entrado en dise-o de in(orme y no aparece esta barra la puedes 'acer aparecer desde el men* .7a sección *etalle& en ella aparecerán los registros del origen del in(orme& o varios registros o uno sólo por página seg*n el tipo de in(orme. para enviar el in(orme a la impresora y . . .l primero permite pasar de una vista a otra& si lo desplegamos podemos elegir entre .l botón 1uscar permite buscar arc'ivos. 5i el in(orme está basado en una consulta que pide parámetros& no es necesario escribir ning*n valor& tan sólo 'acer clic en Ace'tar.ista =espu s tenemos los botones m'rimir 'reliminar para ver cómo quedará la impresión antes de mandar el in(orme a .l botón 3uardar nos permite guardar los cambios que vayamos 'aciendo en el dise-o sin salir del in(orme. 7a sección 8ie de informe& en ella ponemos lo que queremos apare!ca al (inal del in(orme.ista 're/ia del dise. %ara ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el men* .ista *ise.er las opciones enca+ezado o 'ie de 'B#ina y enca+ezado o 'ie de 'B#ina del informe.er las opciones Re#la y Cuadr:cula respectivamente& en la imagen anterior puedes ver estas opciones. %ara abrirlas& sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.er& 1arras de %erramientas& opción *ise. 7a sección 8ie de 'B#ina& en ella ponemos lo que queremos apare!ca al (inal de cada página. Aunque se visualicen varios registros en una página& debemos indicar en la sección *etalle el dise-o correspondiente a un sólo registro. %odemos eliminar los encabe!ados y pies con el men* . . A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.o de informe. . 7a marca a la i!quierda de la opción nos indica si las secciones están abiertas o cerradas& si quitamos las secciones perderemos todos los controles de(inidos en ellas.ista 'reliminar que nos presenta los datos del origen del in(orme tal como se imprimirán y la .o la que estamos describiendo a'ora& la .o que permite e+aminar rápidamente el dise-o& ya que incluye *nicamente una muestra de los datos del in(orme.

.n el cuadro %erramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden a-adir al in(orme. . .l cuadro 9erramientas %ara de(inir qu in(ormación debe aparecer en el in(orme y con qu (ormato& se pueden utili!ar los mismos controles que en los (ormularios aunque algunos son más apropiados para (ormularios como por ejemplo los botones de comando. .l botón 'ace aparecer y desaparecer el cuadro %erramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo a-adirlos en el área de dise-o como veremos más adelante. 7os botones *es4acer y Re4acer para des'acer las *ltimas acciones reali!adas por si nos 'emos equivocado o re'acerlas despu s de des'acer. sin salir de nuestro in(orme podemos utili!ar el botón queremos crear en la base de datos. 7as 'ro'iedades del informe son parecidas a las de un (ormulario. %or ejemplo& seleccionar el control a copiar& 'acer clic en el botón Copiar& posicionar el cursor en la sección donde queremos dejar la copia y 'acer clic sobre el botón %egar. %ara insertar un 4i'er/:nculo tenemos el botón . Con el botón 'acemos aparecer y desaparecer el cuadro 8ro'iedades del control seleccionado. . 7uego tenemos los botones Cortar & Co'iar & 8e#ar & y Co'iar formato para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro in(orme. & al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto %or *ltimo podemos acceder a la a5uda de Access 'aciendo clic en el botón . .impresora. . Con el botón Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro in(orme asignándole un dise-o de los que tiene Access prede(inidos& son los estilos que aparecen tambi n en el generador de in(ormes.l botón permite modi(icar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.. . . 5i queremos pasar a la /entana 1ase de datos tenemos el botón %ara crear una nue/a ta+la& consulta& in(orme& in(orme& macro& etc.l siguiente botón 'ace aparecer y desaparecer el cuadro lista de cam'os en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo a-adirlos en el área de dise-o como veremos más adelante. . %ara que Cortar& Copiar y Copiar (ormato est n activados deberemos previamente seleccionar el:los control:es sobre los que queremos aplicar la acción.l botón arranca el #enerador de e+presiones& de macros o de código.odo in(orme tiene asociada una 'B#ina de códi#o en la que podemos programar ciertas acciones utili!ando el lenguaje 3>A (3isual >asic para Aplicaciones)& se accede a esa página de código 'aciendo clic sobre el botón .

l cuadro incluye los siguientes ti'os de controles) (ti2ueta sirve para visuali!ar un te+to (ijo& te+to que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad 7:tulo. Cuadro de te)to se utili!a mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del in(orme. Control ima#en cambiar de registro. "arco de o+-eto de'endiente un registro a otro.n la propiedad 0ri#en del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una (órmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo& en este *ltimo caso 'ay que preceder la (órmula por el signo de igualdad M.ste tipo de cuadro de te+to se llama un cuadro de te)to de'endiente porque depende de los datos de un campo. ?na combinación in(orme:subin(orme se llama a menudo in(orme jerárquico& in(orme principal:detalle o in(orme principal:secundario. ?n subin(orme es un in(orme que se inserta en otro.5i no aparece el cuadro %erramientas 'a! clic sobre el botón 'erramientas.ambi n podemos agregar un su+informe . 5e suelen utili!ar más en (ormularios& para más detalle repasar la unidad de (ormularios.l in(orme primario se denomina in(orme principal& y el in(orme dentro del in(orme se denomina subin(orme. 5i el campo contiene el valor 9:& el botón tendrá este aspecto & sino& este otro . 5erán controles que no variarán al cambiar de registro. . Funciona de . 7os cuadros de te+to tambi n pueden ser inde'endientes& por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. Casilla de /erificación & se suele utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o... . 5e suele utili!ar más en (ormularios& para más detalle repasar la unidad de (ormularios. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de 9alto de 'B#ina & el salto de página produce un cambio de página aunque no se 'aya llegado al (inal de la página. 3ru'o de o'ciones 5e utili!a para presentar un conjunto limitado de alternativas. %ara 2uitar el +lo2ueo 'acemos clic sobre el botón . de la barra de Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos +lo2uear el control 'aciendo doble clic sobre l (aparecerá rodeado de una línea más oscura)& a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de 'acer clic sobre el botón correspondiente cada ve!. . 5i & sino& este otro . . . para insertar imágenes en el in(orme& esta imagen no variará al "arco de o+-eto inde'endiente para insertar controles como un documento Gord& un grá(ico& etc. & 1otón de el campo contiene el valor 9:& la casilla tendrá este aspecto Cuadro com+inado & Cuadro de lista & 3ru'o de o'ciones comando y Control fic4a . 1otón de o'ción & se suele utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o. 1otón de alternar & se suele utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o& si el campo contiene el valor 9:& el botón aparecerá presionado.

Antes de mandar la primera impresión del documento& es conveniente comprobar las opciones de(inidas en ese momento& para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo m'rimir. 5i desplegamos el men* Arc4i/o y elegimos la opción m'rimir. L:nea para a-adir una línea en el in(orme. Abrir el cuadro de diálogo m'rimir 5i nos encontramos en la ventana 1ase de datos) 5eleccionar la (ic'a del objeto nformes. m'rimir directamente 5i nos encontramos en la ventana 1ase de datos) 5eleccionar la (ic'a del objeto nformes.. . %ara im'rimir un informe& lo podemos 'acer de varias (ormas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir un in(orme. . para a-adir un rectángulo al in(orme. 9acer clic sobre el nombre del in(orme que queremos imprimir para seleccionarlo. se abrirá el cuadro de diálogo m'rimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te e+plicaremos a continuación) ..n este caso se imprimen todas las páginas del documento& con las opciones de(inidas en ese momento. 9acemos clic sobre el botón de la barra de 'erramientas& el in(orme será enviado directamente a la impresora. RectBn#ulo %or *ltimo podemos a-adir mBs controles& más complejos con el botón %uesto que el manejo de los controles en in(ormes es id ntico al de los controles de un (ormulario& si tienes alguna duda sobre cómo a-adir un control& cómo moverlo de sitio& copiarlo& cambiar su tama-o& cómo ajustar el tama-o o la alineación de varios controles& repasa la unidad anterior.(orma id ntica a los sub(ormularios que vimos en el tema anterior. 9acer clic sobre el nombre del in(orme que queremos imprimir para seleccionarlo.

5i queremos imprimir unas páginas& en el recuadro desde especi(icar la 'B#ina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro 4asta especi(icar la 'B#ina final. 5i cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada..5i tenemos varias impresoras conectadas al ordenador& suele ocurrir cuando están instaladas en red& desplegando el cuadro combinado 6om+reA podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión. 5i la opción ntercalar no está activada& imprime una copia entera y despu s otra copia& mientras que si activamos ntercalar imprime todas las copias de cada página juntas.. %ara abrir la vista previa desde la ventana 1ase de datos tenemos que seguir los siguientes pasos) . Con el botón 8ro'iedades accedemos a la ventana de 'ro'iedades de la im'resora& esta ventana cambiará seg*n el modelo de nuestra impresora pero nos permite de(inir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color& en alta calidad o en borrador& el tipo de papel que utili!amos& etc. 5i tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo& podremos activar la opción Re#istros seleccionados para imprimir unicamente esos registros.. Con el botón Confi#urar.. . A+rir el informe en /ista 're/ia %ara comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del in(orme en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión de(initiva.n el recuadro Co'ias& podemos especi(icar el número de co'ias a im'rimir. podemos confi#urar la 'B#ina& cambiar los márgenes& impresión a varias columnas& etc. %or *ltimo pulsamos el botón Ace'tar y se inicia la impresión..n el recuadro nter/alo de im'resión & podemos especi(icar si queremos imprimir 7odo el in(orme o bien sólo algunas páginas. . 7a opción m'rimir en arc4i/o permite enviar el resultado de la impresión a un arc'ivo del disco en ve! de mandarlo a la impresora..

n la parte superior tenemos una barra de 'erramientas (la barra . Además tenemos nuevos botones) la lu'a permite acercarnos o alejarnos del in(orme& permite /isualizar una 'B#ina entera en pantalla& reduce el tama-o del in(orme para poder /er dos 'B#inas en una sóla pantalla& permite /isualizar 4asta seis 'B#inas en la misma pantalla& a-ustar ajusta el tama-o para que se vea una página entera en . se abrirá la vista previa del 7a ventana 3ista previa . %ara pasar por las distintas páginas tenemos en la parte in(erior i!quierda una +arra de des'lazamiento 'or los re#istros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página& a la página anterior& a una página concreta& a la página siguiente o a la *ltima página.Con el objeto nformes seleccionado& 'acer clic sobre el nombre del in(orme que queremos imprimir& para seleccionarlo. .ista 'reliminar) con iconos que ya nos son (amiliares) para pasar a la vista dise-o& a la ventana 1ase de datos& para enviar el in(orme a la impresora& para pasar para crear un nuevo objeto y para acceder a la ayuda. A continuación 'acemos clic sobre el botón in(orme.n esta ventana vemos el in(orme tal como saldrá en la impresora.

envia el in(orme a un documento Vord& desplegando el cuadro podemos elegir tambi n enviarlo a una 4o-a de cBlculo ()cel por ejemplo. . 7a e+presión debe ir siempre precedida del signo M. %odemos crear 'asta die! niveles de agrupamiento& estos niveles estarán anidados (uno dentro de otro) en el mismo orden que aparecen en el cuadro 0rdenar 5 a#ru'ar) .n la columna Cam'oC()'resión se escriben las columnas 'or las 2ue 2ueremos ordenar o a#ru'ar& las columnas que sirven para de(inir grupos aparecen con el símbolo a su i!quierda. . Agrupar y ordenar Cuando ya 'emos visto con el asistente& en un in(orme se pueden de(inir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del in(orme y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales& tambi n podemos de(inir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el in(orme.o y 'acemos clic sobre el botón de la barra de 'erramientas.l orden en que ponemos los di(erentes campos es importante..n el ejemplo anterior& primero 'emos escrito Nom&re C0rso& despu s nBhoras y al (inal C. 5e abrirá el cuadro de diálogo 0rdenar 5 a#ru'ar que te mostramos a continuación) .pantalla& si desplegamos el cuadro podremos elegir un 'orcenta-e de zoom para ver la página de más o menos cerca& 'ace la misma (unción que la lupa pero permite más tama-os.. abre la ventana Confi#urar 'B#ina donde podemos cambiar los márgenes& la orientación del papel& etc. %ara de(inir la ordenación de los registros& crear un nuevo nivel de agrupamiento o modi(icar los niveles que ya tenemos de(inidos en un in(orme que ya tenemos de(inido& lo abrimos en /ista *ise. cierra la vista preliminar sin enviar el in(orme a impresora. 8ormalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una e+presión por ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes de un campo (ec'a que se encuentra en el origen del in(orme& pondremos la e+presión =mes5fecha=.di2o C0rso& esto 'ará que primero se agrupen los registros por Nom&re C0rso& dentro de un mismo nombre de curso se ordenarán los cursos por nBhoras& y dentro del mismo n*mero de 'oras se ordenarán por código de curso.

. 5i elegimos nter/alo& en la propiedad nter/alo del #ru'o pondremos un n*mero n de caracteres& y agrupará por los n caracteres del campo. . 7a propiedad nter/alo de #ru'o sirve para indicar un n*mero de caracteres si tenemos la propiedad A#ru'ar en con el valor nter/alo. 5i elegimos Con detalle inicial imprime el encabe!ado de grupo en una página sólo si puede imprimir tambi n el primer registro de detalle. .o de informe para el encabe!ado del grupo. 5i elegimos 3ru'o com'leto intentará escribir el encabe!ado de grupo& la sección de detalle y el pie de grupo en la misma página& es decir& si despu s de imprimir los registros del primer grupo le queda media página vacía pero el siguiente grupo no cabe entero en ese espacio& pues saltará de página y empe!ará el nuevo grupo en una página nueva. 7a propiedad (nca+ezado del #ru'o nos indica si queremos incluir un encabe!ado del grupo& contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando empiece el grupo. . 5i cambias la propiedad a 9: verás que aparece una nueva sección en la ventana dise-o de in(orme para el pie del grupo. %or *ltimo en la propiedad "antener -untos podemos elegir entre . 7os Controles de Formulario e In(orme (I) >*squeda . 5i elegimos Cada /alor& ordenará los registros del in(orme por el campo y cada ve! que el campo cambie de valor& terminará el grupo y empe!ará un nuevo grupo de valores.n la propiedad A#ru'ar en podemos elegir entre . 5i elegimos 6o imprime el grupo sin mantener en la misma página el encabe!ado de grupo& la sección de detalle y el pie de página del grupo.n la columna 0rden de(iniremos el ti'o de ordenación que queremos para cada campo& puede ser Ascendente (en orden al(ab tico si el campo es de tipo te+to& de menor a mayor si el campo es num rico y más antiguo a más reciente si el campo es de tipo (ec'a) o *escendente& en orden inverso.n la parte in(erior tenemos las propiedades de cada columna de agrupación u ordenación.ambi n sirve para (ormar grupos de un n*mero (ijo de registros& por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco& queremos (ormar grupos de cinco registros& pondremos Cada /alor en la propiedad A#ru'ar en y pondremos 5 en nter/alo de #ru'o. 5i cambias la propiedad a 9: verás que aparece una nueva sección en la ventana *ise. 11. 7a propiedad 8ie del #ru'o nos indica si queremos incluir un pie de grupo& contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando termine el grupo& es el que normalmente se utili!a para imprimir los totales del grupo.

=e este modo podemos 'acer que se muestre *nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la 'ora de imprimir (muy *til por ejemplo para los botones de un (ormulario que no queremos que apare!can en el (ormulario impreso).isi+le) 5i la propiedad se establece a 6o el control será in/isi+le en el formulario. %or el contrario& si lo establecemos a 9: el control sí que será visible. . ?n buen m todo sería asignarle el nombre del control más una coletilla indicando de qu control se trata.n este tema vamos a repasar los diferentes ti'os de controles 5 estudiar sus 'ro'iedades para conseguir (ormularios e in(ormes más completos. "ostrar cuando) ?tili!aremos esta propiedad para esta+lecer cuBndo un control de+e mostrarse. .enerales de los Controles . 6espectivamente a la distancia del borde i!quierdo del (ormulario o in(orme y de su borde superior.n temas anteriores vimos cómo crear (ormularios e in(ormes utili!ando el asistente& tambi n 'emos aprendido a manejar los controles para co'iarlos> mo/erlos> a-ustarlos> alinearlos> etcS . z2uierda y 9u'erior) .%ropiedades . %odríamos llamar a la etiqueta c0rso1eti y al campo de te+to c0rso1t-t. . %or ejemplo& imagina que tenemos dos controles para el campo C0rso& una etiqueta y un cuadro de te+to. 8ormalmente sus unidades deberán ser introducidas en cent:metros. . 5i utili!as otras unidades de medida& como el pí+el& Access tomará ese valor y lo convertirá en centímetros. %uedes darle el nombre que t* quieras& pero aseg*rate de que es lo su(icientemente descriptivo como para poder reconocerlo más tarde.ambi n podemos utili!ar esta propiedad para ocultar controles& para mostrarlos pulsando& por ejemplo& un botón. =e este modo (acilitamos el nombre de dos controles que re(erencian a un mismo campo.stas dos propiedades de los controles 4acen referencia a su 'osición. 5u uso parece obvio& pero nos puede ser muy *til para cargar in(ormación en el (ormulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo sí sea accesible desde el dise-o.mpe!aremos por estudiar las 'ro'iedades comunes a muc'os de ellos) 6om+re) Aquí indicaremos el nom+re del control.

ntonces se abrirá el cuadro de diálogo que ya conoces desde donde podrás seleccionar el color que pre(ieras. (fecto es'ecial) . Color y Anc4o de los +ordes) . 7e)to de A5uda del control) Aquí podremos indicar el te)to que queremos que se muestre como a5uda conte)tual a un control. 6om+re y 7ama. .stablece el color del +orde del control y su anc4o en 'untos. Al modi(icar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo& (stilo de los +ordes& Color de los +ordes o Anc4o de los +ordes se verán invalidadas debido a que el e(ecto elegido necesitará unos valores concretos para estas propiedades. =e nuevo la unidad de medida utili!ada es el cent:metro. (s'esor de la fuente& Fuente en Cursi/a y Fuente su+ra5ada) .stablece el ti'o de fuente 2ue se utilizarB en el control y su tama. =el mismo modo si modi(icamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el (fecto es'ecial dejará de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.stas propiedades actúan so+re el as'ecto de la fuente modi(icando& respectivamente& su es'esor (de del#ado a #rueso)& si debe mostrarse en cursi/a o si se le a-adirá un su+ra5ado. %ara cambiar el color& teclea el n*mero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botón que aparecerá a la i!quierda. . Color del fondo) %uedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo más sobre el resto del (ormulario. (stilo de los +ordes) Cambia el estilo en el 2ue los +ordes del control se muestran.sta propiedad modifica la a'ariencia del control y le 'ace tomar una (orma prede(inida por Access.o en 'untos.o de la fuente) .Anc4o y Alto) .stablecen el tama-o del control indicando su anc4ura 5 altura.

7e)to de la +arra de estado ) Aquí podremos indicar el te)to que queremos que se muestre en la +arra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control.tiquetas y Cuadros de . . .e+to 0a 'emos visto cómo insertar un campo en el origen de datos& este campo& la mayoría de las veces estará representado por un cuadro de te)to 5 una eti2ueta asociada.er) Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo) . ?na alternativa a utili!ar esta propiedad es utili!ar el comando 0rden de ta+ulación en el men* . ?n ejemplo muy claro de su uso sería que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nom&re en la barra de estado se pudiera leer (ntrod0Dca aE0# s0 nom&re. .l primer elemento deberá establecerse a 0& luego el salto se producirá al control que tenga un valor inmediatamente superior. . 7as eti2uetas se utili!an para representar /alores fi-os como los encabe!ados de los campos y los títulos& mientras que el cuadro de te)to se utili!a para representar un valor que va cambiando& normalmente será el contenido de un cam'o del ori#en de datos. %uedes arrastrar y colocar los controles en el orden que pre(ieras& de esta (orma& las propiedades Fndice de ta+ulación de los controles se con(igurarán de (orma automática. 7a propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de te)to& es la propiedad 0ri#en del control. orden saltarB el cursor 'or los controles del formularioCinforme cuando 'ulses la tecla 7A1 . Fndice de ta+ulación) ?na de las propiedades más interesantes de los controles.e permite establecer en 2u. 7a propiedad que indica el contenido de la eti2ueta es la propiedad 7:tulo.n l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulación.

n el tema $& con el asistente para b*squedas& ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista& aquí repasaremos las propiedades más importantes. Cuadros Combinados y Cuadros de 7ista .5i en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos& cuando el usuario escriba un valor en el control& estarB modificando el /alor almacenado en la ta+la& en el campo correspondiente del registro activo.tiquetas y Cuadros de te+to. %or ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla sólo tenemos precio unitario y cantidad. . Cuando queremos utili!ar el control para que el usuario introdu!ca un valor que luego utili!aremos& entonces no 'ondremos nada en el ori#en del control y el cuadro de te+to se convertirá en inde'endiente.jercicio paso a paso de . . 5i quieres practicar las propiedades de los controles que 'emos visto 'asta a'ora reali!a el .stos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario 'uede ele#ir uno o /arios de los /alores.n el ejemplo anterior 'emos creado un campo calculado utili!ando valores que e+traíamos de otros campos (en el ejemplo los campos %recio y cantidad). . 5u uso es muy sencillo& sólo tendrás que activar el asistente antes de crear el control sobre el (ormulario o in(orme 'aciendo clic en su icono en el Cuadro de 4erramientas.l cuadro de lista permanece (ijo y desplegado mientras que el cuadro com+inado aparece como un cuadro de te+to con un triángulo a la derec'a que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. .ambi n podemos utili!ar un cuadro de te)to 'ara 'resentar cam'os calculados& en este caso debemos escribir en la propiedad 0ri#en del control la e+presión que permitirá a Access calcular el valor a visuali!ar& precedida del signo i#ual W. . ?na ve! activado el Asistente& cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro com+inado se lan!ará un generador automático del control que& siguiendo unos cuantos pasos sencillos& cum'limentarB las 'ro'iedades del control 'ara 2ue muestre los datos 2ue desees. ?na de las (ormas más sencillas para crear un control de este tipo es utili!ando el Asistente 'ara controles.ambi n es posible reali!ar cBlculos con constantes& por lo que nuestro origen de datos podría ser =9%recio:?0F1 para calcular el 1#J de un campo o incluso escribir =2G2 para que se muestre en el campo el resultado de la operación. .

7o que indicamos es el n*mero de orden de la columna. 5i seleccionamos Lista de /alores el control mostrará un listado de unos /alores fi-os 2ue nosotros 4a+remos introducido. 5i en la propiedad 7i'o de ori#en de la fila seleccionamos 7a+laCConsulta deberemos indicar el nom+re de una ta+la o consulta o tambi n podremos escribir una sentencia 9@L que permita obtener los valores de la lista.n esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control.n esta propiedad indicaremos de qu tipo será la (uente de donde sacaremos los datos de la lista. 5i& por el contrario& 'abíamos elegido Lista de /alores& deberemos introducir todos los valores que queremos que apare!can en el control entre comillas 5 se'arados 'or 'untos 5 comas) 8valor18H8valor28H8valorI8H8valor48FFF Columna de'endiente) %odemos de(inir la lista como una lista con /arias columnas& en este caso la columna de'endiente nos indica 2u. . Filas en lista) Indica cuBntas filas 2ueremos 2ue se /isualicen cuando se des'lie#a la lista. columna se utiliza 'ara rellenar el cam'o. . Limitar a lista) 5i cambiamos esta propiedad a 6o podremos introducir en el cam'o un /alor 2ue no se encuentra en la lista & mientras que si seleccionamos 9: obligamos a que el valor sea uno de los de la lista.n cualquier caso se deberán indicar qu siguiente propiedad) campos o valores serán mostrados con la 0ri#en de la fila) .sta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro com+inado. Anc4o de columnas) %ermite definir el anc4o 2ue tendrB cada columna en la lista. 5i en la propiedad 7i'o de ori#en de la fila seleccionamos Lista de cam'os deberemos indicar el nom+re de una ta+la o consulta. 5i cambiamos esta propiedad a 9:& cogerá la primera (ila de valores como (ila de encabe!ados. 7a opción Lista de cam'os permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. %odemos seleccionar 7a+laCConsulta si los datos se van a e+traer de una ta+la o de una consulta. 5i 'ay varias columnas se separan los anc'os de las di(erentes columnas por un punto y coma. (nca+ezados de columna) Indica si en la lista desplegable debe aparecer una 'rimera l:nea con enca+ezados de columna . . Anc4o de la lista) Indica el anc4o total de la lista.7i'o de ori#en de la fila) . 5i el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista& Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.

5i seleccionamos un elemento& pulsamos la tecla "AI<9 y dejándola pulsada seleccionamos otro elemento& todos los elementos entre ellos serán seleccionados. 5i seleccionamos 9im'le permitiremos la selección múlti'le y todos los elementos sobre los que 'agas clic se seleccionarán.9elección múlti'le) . 5i seleccionamos 6in#una el modo de selección de la lista será *nico& es decir sólo 'odremos seleccionar un /alor. 5eleccionando ()tendida permitiremos la selección múlti'le& pero para seleccionar más de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla C7RL.l Control . 7a mayor ventaja del grupo de opciones es que 'ace (ácil seleccionar un valor& ya que el usuario sólo tiene 2ue 4acer clic en el /alor 2ue desee y sólo puede elegir una opción cada ve! de entre el grupo de opciones. . 5i queremos utili!ar este grupo de controles la (orma más sencilla será insertando un control de tipo 3ru'o de o'ciones . %ara deseleccionar un elemento vuelve a 'acer clic sobre l.. . ?na ve! incluido el control sobre el (ormulario o in(orme podremos alternar entre estos dos tipos 'aciendo clic derec'o sobre l y seleccionando la opción Cam+iar a.sta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro de lista.ste es un modo de trans(ormar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo 'rBcticamente todas sus 'ro'iedades intactas & sobre todo aquellas relativas a los orígenes de datos.sta opción tambi n está disponible en el men* conte+tual de los cuadros de te)to.rupo de 4pciones A'ora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirán para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por 1otones de o'ción& Casillas de /erificación o 1otones de alternar. =entro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo +otón de o'ción& casillas de /erificación o +otón de alternar como deseemos.sta propiedad puede tomar tres valores& 6in#una& 9im'le y ()tendida.. . . .

rupo de 4pciones. 5i quieres practicar lo que 'emos visto en este apartado reali!a el . %or ejemplo& se puede utili!ar un #ru'o de o'ciones inde'endiente en un cuadro de diálogo personali!ado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuación alguna acción basada en esa entrada.n este control deberemos de tratar el 0ri#en del control de una (orma especial. Cuando una casilla de /erificación& un +otón de alternar o un +otón de o'ción no está en un grupo de opciones& el control no tiene la propiedad .n un (ormulario o in(irme& un grupo de opciones puede ser declarado como inde'endiente y por lo tanto no estar sujeto a ning*n campo. Así& al intentar introducir un 3ru'o de o'ciones en el (ormulario o in(orme se lan!ará el generador y con un par de pasos podrás generar un grupo de controles de (orma (ácil y rápida.. %ara ello utili!aremos el control Fic4a) . 7os controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada . 7a propiedad .alor de la o'ción sólo está disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones.alor de la o'ción.jercicio %aso a %aso de . 7a propiedad . .l Control Fic'a Cuando tenemos una gran cantidad de in(ormación que presentar& se suele organi!ar esa in(ormación en varias (ic'as para no recargar demasiado las pantallas. . =el mismo modo que vimos con los controles de lista& es aconsejable crear estos controles con la opción de Asistente 'ara controles activada.n su lugar& el control tiene la propiedad 0ri#en del control y deberá establecerse para un campo de tipo 9:C6o& modi(icando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.alor de la o'ción para cada uno de los controles de opción de (orma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el 0ri#en del control del control 3ru'o de o'ciones.alor de la o'ción& que será el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. %or tanto& deberás establecer la propiedad . .l control 3ru'o de o'ciones deberemos vincularlo en su propiedad 0ri#en del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla.alor de la o'ción sólo admite un n*mero& no podrás introducir te+to por lo que este tipo de controles unicamente se utili!an para asociarlos con campos num ricos.alor de la o'ción de cada control de opción y la propiedad 0ri#en del control del grupo de opciones. . 5i no quieres utili!ar el asistente& primero crea el grupo de opciones arrastrándolo sobre el área de dise-o& a continuación arrastra sobre l los controles de opción& y (inalmente tendrás que rellenar la propiedad .

. ?n control Fic4a es un contenedor que contiene una colección de objetos 8B#ina.. 8ara insertar elementos dentro de una 'B#ina deberemos crearlo dentro de ella.adir nue/as 8B#inas o eliminarlas& para ello sólo tienes que 'acer clic derec'o sobre el control Fic4a y seleccionar nsertar 'B#ina para a-adir una nueva página o 'acer clic en (liminar 'B#ina para eliminar la página activa. . en el men* conte+tual para cambiar su disposición. ?na ve! insertado el control Fic4a deberemos 'acer clic sobre el título de una de las 8B#inas para modi(icar sus propiedades. .s posible a.elige una página& cambios. ?na ve! 'ayas seleccionado en el Cuadro de 4erramientas el control que quieres insertar& solamente deberás colocar el cursor sobre la página 4asta 2ue 2uede som+reada y entonces dibujar el control) Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página 'aciendo clic sobre su título y rellenarla del mismo modo. 5i tienes más de una página incluida en el control Fic4a deberás utili!ar la opción 0rden de las 'B#inas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo) . =e esta (orma cuando el usuario sta se vuelve Acti/a y los controles que contiene susceptibles de Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página individualmente.l título de la página se podrá modi(icar a trav s de la propiedad 6om+re.

5i mantenemos esta tecla de nuestro teclado 'ulsada mientras reali!amos las acciones anteriores podremos crear líneas sin inclinación& es decir& completamente 4orizontales o /erticales. . 7o *nico que a-adiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente& un dise-o cargado con demasiados controles L:nea y RectBn#ulo al (inal resultan di(íciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que está reali!ando el dise-o& t*.?tili!a los botones 9u+ir y %acia a+a-o para cam+iar el orden y disposición de la página seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estará situada más a la i!quierda y& al contrario& la que se encuentre en la parte in(erior estará situada más 'acia la derec'a. %ara ello sólo tienes que 'acer clic en el punto en el que quieras que empiece el control& y sin soltar el +otón del ratón& despla!amos el cursor 'asta que el control alcance el tama-o deseado.n el caso del control L:nea la tecla "AI<9 nos será de muc'a utilidad.n ambos casos su creación es la misma (e igual tambi n para el resto de los controles). . .stos controles deberán ser utili!ados sobre todo para se'arar elementos 5 marcar secciones en nuestros documentos. Cuando 'ayas terminado pulsa el botón Ace'tar y podrás ver el control Fic4a con las 8B#inas ordenadas 7as 9erramientas de =ibujo 8uestro siguiente paso será ec'arle un vista!o a dos de los controles que nos ayudarán a mejorar el dise-o de los (ormularios o in(ormes que creemos) las L:neas y los RectBn#ulos. =e esta (orma alcan!aremos dise-os más limpios y organi!ados& lo cual& además de causar que el usuario se sienta más cómodo trabajando con el (ormulario o in(orme& 'ará que realice su trabajo de una (orma más rápida y óptima. >asta con seleccionar el control en el Cuadro de %erramientas o y luego dibujarlo en el (ormulario o in(orme. 7as propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. Imágenes y <arcos de 4bjeto .

. 3eámoslas) ma#en) Aquí deberá indicarse la ruta de la ima#en en nuestro disco duro ..l control ma#en nos va a servir para mostrar imágenes en nuestros trabajos. %ara ello sólo tendrás que seleccionar el control en el Cuadro de %erramientas y dibujarlo sobre el (ormulario o in(orme. "odo de cam+iar el tama. ?na ve! tenemos el control ma#en listo en el documento podremos acceder a sus propiedades.+cel& Gord& %oHer%oint& %=Fs& etc. 3eamos cómo. ..n este apartado veremos cómo mostrar imB#enes Do otro ti'o de o+-etosE en un formulario o informe de Access...n un principio visuali!arás la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.) y su inclusión en un (ormulario o in(orme.o) .n este momento se abrirá un cuadro de diálogo donde tendrás que seleccionar la imagen que quieras mostrar) Aquí elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botón Ace'tar. . %ara ello nos serviremos de los controles ma#en& "arco de o+-eto inde'endiente y "arco de o+-eto de'endiente. %ero antes de comen!ar partiremos desde los principios básicos.n esta propiedad podremos escoger entre tres opciones& Recortar& ()tender y ?oom. %rimero que nada deberemos saber que una ima#en no es mBs 2ue un ti'o de o+-eto 2ue se 4a creado en otra a'licación 5 2ue mBs tarde utilizaremos en "icrosoft Access .. %or tanto& Access nos va a permitir mostrar este tipo de in(ormación en nuestros documentos de una (orma muy sencilla. . 7a imagen estará lista para utili!arse en el (ormulario o in(orme. =e este mismo modo& Access permite la visuali!ación de otros tipos de documentos (como arc'ivos de .

5i modi(icamos el arc'ivo de imagen que corresponde al objeto vinculado& cuando abras la base de datos la imagen se actuali!ará y mostrará los cambios reali!ados. %uede tomar los valores (s2uina su'erior iz2uierda& (s2uina su'erior derec4a& Centro& (s2uina inferior iz2uierda o (s2uina inferior derec4a.5i seleccionamos la opción Recortar sólo se mostrará un trozo de la ima#en 2ue estarB limitado por el tama-o del control ma#en. .inculado. *irección de 4i'er/:nculo) %uedes incluir una dirección a un arc4i/o o 'B#ina Xe+ para que se abra al 'acer clic sobre el control. .l tama-o de la imagen se verá reducido o aumentado para que quepa dentro del control.l 7i'o de ima#en puede ser ncrustado o .sta propiedad nos permitirá escoger la alineación de la ima#en dentro del control. ?n arc4i/o /inculado se enla!a al arc'ivo de la base de datos y no (orma parte de ella.sta opción es más *til cuando mostramos la imagen en modo Recortar. 5i 'acemos más grande el control se mostrará más parte de la imagen. . Con la opción ?oom podremos /isualizar la ima#en com'leta 5 con sus 'ro'orciones ori#inales. 5eleccionando la opción ()tender 'ará que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control.n este caso . *istri+ución de la ima#en) . 5eleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenarB el o+-eto dentro del arc4i/o de la +ase de datos o simplemente lo /incularB 5 la ima#en de+erB e)istir siem're en un arc4i/o e)terno de ima#en. . "osaico de imB#enes) %uede tomar los valores 9: y 6o. %ermite la inclusión de un objeto dentro de un (ormulario o in(orme. 7os controles de "arco e+tienden la (uncionalidad del control ma#en y lo 'acen todavía más versátil. . %or *ltimo 'ablaremos de la propiedad más interesante del control ma#en) 7i'o de ima#en. .n el modo ?oom utili!aremos esta opción para que se rellenen los es'acios /ac:os 2ue se crean al a-ustar la ima#en con copias de esta.sta opción deforma la ima#en 'ara 2ue tome e)actamente las dimensiones del control. . .n otras palabras& un arc4i/o incrustado (orma parte del arc'ivo de la base de datos y por tanto los cambios reali!ados en el objeto incrustado se re(lejarán *nicamente en el arc'ivo en la base de datos.n un principio& el control "arco de o+-eto inde'endiente es muy parecido al control ma#en.

Acti/ación automBtica) Aquí podremos seleccionar el modo en el 2ue 2ueremos 2ue se a+ra el arc4i/o contenido en el marco. 7a (orma en la que lo insertaremos será el mismo.l listado que aparece en 7i'o de o+-etoA muestra todos los tipos de objeto que Access es capa! de incluir dentro del control.scoge entre Contenido para 're/isualizar parte del arc'ivo& o cono para que se muestre el icono de la a'licación encargada de abrir el arc'ivo.el control de "arco de o+-eto inde'endiente es capa! de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. 5i dejamos la casilla "ostrar como icono desmarcada& el objeto se mostrará con una peque-a previsuali!ación que podremos tratar como 'icimos con el control Imagen. 7as propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes) 7i'o de 'resentación) . %odemos elegir entre *o+le clic& "anual y Reci+ir(nfo2ue. %odemos crear un arc4i/o nue/o (en blanco) y modi(icarlo desde cero& o seleccionar la opción Crear desde arc4i/o y se nos dará la opción de seleccionar un arc'ivo ya e+istente. 8ormalmente las dos *ltimas opciones requerirán de un trabajo de programación adicional& pero al encontrarse (uera del ámbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opción. 5i seleccionamos la opción *o+le clic podremos abrir el arc'ivo 'aciendo doble clic sobre el control o& con este seleccionado& pulsando la combinación de teclas C7RL K (67(R. =eberemos seleccionarlo en el Cuadro de %erramientas y colocarlo en el (ormulario o in(orme.n el caso contrario& si marcamos la opción& el control "arco de o+-eto inde'endiente se mostrará como el icono de la aplicación que lo abre& por ejemplo si el objeto es un arc'ivo de Gord& se mostrará así . . . ?na ve! 'ec'o esto se abrirá un cuadro de diálogo) Aquí se nos presentan dos opciones. .

.n el momento en el que estamos insertando el objeto desde un arc'ivo deberemos marcar la casilla . %or *ltimo la propiedad 7i'o 0L( nos indica si el arc'ivo está siendo tratado como un arc'ivo /inculado o incrustado. . %odrá ser modi(icado& pero sus cambios no serán guardados. .sta (unción es muy *til para mostrar in(ormación que sólo queremos que sea leída. ?na de las características que derivan de este 'ec'o es que para cada uno de los registros ((ilas) de la tabla se almacenarán imágenes (u objetos) di(erentes. 7a *nica di(erencia es que este control de+erB /incularse siem're a un cam'o de una ta+la o consulta utili!ando su propiedad 0ri#en del control.l "arco de o+-eto de'endiente es muy similar a este *ltimo. .sta propiedad es de sólo lectura y se nos muestra a título in(ormativo& no 'odremos modificarla. . =e este modo& podemos& por ejemplo& incluir las (otos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su in(ormación. .ste objeto tiene las mismas propiedades que el anterior. . . 5ólo e+iste un modo de que& al insertar el objeto& ste quede /inculado y es insertando un arc'ivo ya e+istente.n un principio los arc'ivos insertados mediante un "arco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad.Acti/ado) 5elecciona 9: o 6o.s imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo 0+-eto 0L(& para que sea capa! de almacenar la in(ormación del arc'ivo y guardarla en la tabla .incular si queremos que el arc'ivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde (uera. 8osotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actuali!arlo a nuestro gusto. 1lo2ueado) 5i cambiamos esta propiedad a 9:& el objeto se abrirá en modo de sólo lectura.sta propiedad permite que el control 'ueda a+rirse o no.

Así que& resumiendo& estás son las consideraciones que deberás tener en cuenta cuando utilices controles de ma#en o "arcos de o+-eto) . Cuando incrustamos un objeto en un (ormulario o in(orme& Access lo guarda en un arc4i/o en la +ase de datos& por lo que un arc'ivo incrustado siem're estarB dis'oni+le.n este caso& de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno e+istente. 5i cam+iamos de ruta un arc4i/o /inculado& Access no será capa! de encontrarlo.incularlo en ve! de ncrustarlo.. .n un (ormulario o in(orme 'odemos incluir una ima#en o un o+-eto. .n la ruta almacenada en la base de datos.. 5i decidimos abrir uno que ya e+iste se nos dará la opción de .... .Así& una ve! creado el (ormulario& podremos incluir el tipo de arc'ivo que queramos simplemente 'aciendo clic derec'o sobre el control y seleccionando la opción nsertar o+-eto. =eberemos actualizar tam+i.anto los o+-etos de'endientes como los inde'endientes pueden ser /inculados o incrustados. 5e abrirá el cuadro de diálogo que vimos anteriormente cuando queríamos insertar un objeto en un "arco inde'endiente. Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modi(icarlo desde la base de datos& pero los cam+ios se almacenarBn en un arc4i/o e)terno .en en cuenta que si quieres que el "arco muestre correctamente una imagen esta deberá ser del tipo 1"8 y este tipo de imagen suele ocupar bastante. .

ncrustar arc4i/os mu5 #randes no es aconse-a+le & pues 'ace que la base de datos pese más y sea más lenta.n la primera pantalla podremos elegir entre di(erentes acciones a reali!ar cuando se pulse el botón. . . %ulsa 9i#uiente para continuar.l >otón de Comando . 5elecciona la Cate#or:a que creas que se ajusta más a lo que quieres reali!ar y luego selecciona la Acción en la lista de la derec'a. 3eremos paso a paso cómo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.n este apartado 'ablaremos de los 1otones de Comando& que con di(erencia es uno de los controles que más nos ayudarán a reali!ar determinadas acciones. . Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Cate#or:as. Cuando& teniendo el asistente activado& intentamos crear un 1otón de Comando nos aparece una cuadro de diálogo. Como su nombre indica estos controles sir/en 'ara e-ecutar comandos cuando son 'ulsados. %ero nosotros nos centraremos en el uso de este control a trav s del Asistente 'ara controles . 7os usuarios avan!ados de Access son capaces de concentrar muc'ísimas acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de programación 3isual >asic y al uso de macros.

.n el caso de escoger ma#en& podrás seleccionar una entre las que Access te o(rece. 5i marcas la casilla "ostrar A5uda so+re cómo 'ersonalizar el +otón se lan!ará la ayuda de Access mostrándote unos peque-os puntos de ayuda para cambiar el tama-o& posición o imagen del botón al terminar con el asistente.n esta *ltima pantalla le daremos un nom+re al control 1otón de Comando para poder reconocerlo más tarde en la lista de controles.ambi n podrías 'acer clic en el botón ()aminar para buscar una imagen en tu disco duro. . <arca la casilla "ostrar todas las imB#enes para ver todas las imágenes que Access tiene disponible para los botones. %ulsa Finalizar para terminar. . Cuando 'ayas terminado pulsa 9i#uiente para continuar. . %uedes elegir entre mostrar un 7e)to en el botón& o mostrar una ma#en.A'ora podrás modi(icar el aspecto del botón.

n la categoría A'licación utili!a las acciones de (-ecutar "9 ()cel 5 "9 Vord para com+inar las di(erentes aplicaciones de o(icina que te o(rece <icroso(t 4((ice. 5i quieres practicar lo que 'emos e+plicado en este apartado reali!a el . . =ebido a que e+isten muc'ísimos de estos controles& y a que sus propiedades son prácticamente *nicas en cada caso& simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas 4aciendo clic derec4o so+re el control (una ve! est sobre el (ormulario o in(orme) y selecionando la opción 8ro'iedades. Con la categoría de ()'loración de re#istros podrás moverte de (orma rápida por todos los datos del (ormulario& +uscando re#istros o des'lazBndote directamente a alguno en particular. ?tili!a las acciones de 0'eraciones con re#istros para a.adir nue/os> du'licarlos> eliminarlos> #uardarlos o im'rimirlos.n algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrás acceder a un men* de propiedades más amigable accediendo a trav s de su men* conte+tual) . . .Al ser tan (ácil a-adir 1otones de comando con el Asistente este control se convierte en una (orma muy versátil de a-adir acciones a tus (ormularios e in(ormes.n cualquier momento podrás a-adir un botón para a+rir> cerrar o im'rimir informes> formularios 5 consultas.jercicio %aso a %aso de Creación de un >otón de Comando. Como podrás ver en las primeras ventanas del Asistente 'ara controles e+isten varias acciones que podrás reali!ar. =el mismo modo podrás jugar con los (ormularios a'licBndoles filtros 5 actualizBndolos. Controles ActiveZ Access tambi n nos o(rece la posibilidad de a-adir un sin(ín de controles que podrás encontrar desplegando la lista de controles Acti/eL 'aciendo clic en el botón "Bs controles del Cuadro de %erramientas.

.ista de dise. .o de <acro. .o de ta+la que ya conoces y tiene la misma dinámica pero a'ora en ve! de campos lo que de(inimos son las acciones que queremos que se ejecuten.Jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj 1". 5i guardamos la <acro con el nombre de $0to*-ec& cada /ez 2ue se inicie la +ase de datos& se ejecutará automáticamente. Como podrás observar& al principio consta de dos columnas) Acción y Comentario. =el mismo modo que creamos tablas& (ormularios e in(ormes& podremos crear "acros 'aciendo clic en 6ue/o .. Cuando ejecutemos una <acro& el proceso se reali!ará automáticamente sin necesidad& en principio& de interacción por nuestra parte. %or ejemplo& podríamos de(inir una <acro que abra un (ormulario cuando el usuario 'aga clic en un botón& o una <acro que abra una consulta para subir un die! por cien el precio de nuestros productos.sta opción es muy socorrida a la 'ora de efectuar com'ro+aciones o lanzar 'rocesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.ambi n sirven para crear m.sto es debido a que Access al arrancar +usca una macro con ese nom+re& si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lan!ar cualquier otro.todos a+re/iados de teclado y para que se ejecuten tareas automBticamente cada /ez 2ue se inicie la +ase de datos . .sta ventana es muy parecida a la ventana *ise. 5e abrirá la . .todo sencillo 'ara lle/ar a ca+o una o /arias tareas básicas como abrir y cerrar (ormularios& mostrar u ocultar barras de 'erramientas& ejecutar in(ormes& etc. Crear una <acro %ara de(inir una macro& indicaremos una acción o con-unto de acciones 2ue automatizarBn un 'roceso . 7as <acros (I) Introducción >*squeda Las "acros son un m.. Crear una <acro es relativamente& (ácil& sólo tienes que 'acer clic en la (ic'a "acros en la lista de 0+-etos de la base de datos.

. <ás tarde podremos llamarla desde un control 1otón de comando& o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos 'aciendo clic en (-ecutar o bien 4aciendo do+le clic directamente so+re ella.n la columna Comentario podremos escribir una peque-a descri'ción o'cional sobre el por qu de la acción o un comentario sobre su e(ecto.n la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las e)istentes en el cuadro des'le#a+le .n todo momento podrás utili!ar los botones de nsertar o (liminar filas insertar nuevas acciones entre dos e+istentes o eliminar una acción. . . 6ecuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones& pues es muy importante. %odemos a-adir tantas acciones como 2ueramos & simplemente deberemos colocarlas una despu s de otra y en el orden 2ue 2ueremos 2ue se e-ecuten. para %ara cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar al#unas de ellas 5 arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable& en la parte in(erior i!quierda aparecerán sus opciones y a la derec'a una descripción breve de lo que 'ace la acción.l (ormulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el (ormulario& por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un (ormulario. . Cuando la <acro está terminada& puede #uardarse & e-ecutarse y cerrarse. .

Acciones más utili!adas . A+rirConsulta .n este apartado veremos las acciones más utili!adas en las "acros. 5iempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener in(ormación sobre acciones que aquí no tratemos. =el mismo modo que la acción anterior& a+re un formulario. A+rirFormulario .sta acción a+re una consulta escogida entre las e+istentes en la base de datos. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable& en la parte in(erior i!quierda aparecerán sus opciones) A continuación veremos las acciones más comunes& puedes ver la descripción de sus ar#umentos de acción 'aciendo clic en .

Con las <acros incluso podremos mostrar mensa-es 'ara interactuar con el usuario.sta acción te permitirá #uardar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto en ese momento. 8o tiene argumentos. . %odrás imprimir %o-as A+rir7a+la 1uscarRe#istro 1uscar9i#uiente Cancelar(/ento Cerrar Cuadro"s- *etener"acro *etener7odas"acros (co (-ecutarComando (sta+lecer. 8o tiene argumentos. %ermite la activación o desactivación de la visuali!ación de las acciones en pantalla. . . ?tili!a esta acción para lanzar comandos 2ue 'uedas encontrar en cual2uier +arra de 4erramientas. ?na acción muy *til que te 'ermitirB modificar los /alores de los cam'os.n e-ecutando en ese momento.sta acción detendrB todas las "acros 2ue se est. . 5e posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la acción 1uscarRe#istro anterior.A+rir nforme Igual que las acciones anteriores& permite a+rir un informe.sta acción permite a+rir una ta+la.sta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la macro. 3erás su utilidad más adelante. Introduce esta acción en una <acro para detener su e-ecución. 8o tiene argumentos. %uedes utili!ar esta acción para a/anzar en las b*squedas que realices.sta acción +usca el 'rimer re#istro 2ue cum'la los criterios es'ecificados. . ?tili!a esta acción para im'rimir el o+-eto acti/o. 8o tiene argumentos. .alor 3uardar m'rimir . Con esta acción podrás cerrar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto. ?tili!aremos esta acción para buscar registros.sta acción es muy *til para ocultar al usuario las o'eraciones 2ue se estBn realizando con una "acro.

sta acción 'ace que Access se cierre. AbrirFormulario Igual que la acción anterior& esta acción a+re el formulario indicado en el argumento 6om+re del formulario.ambi n podrás elegir el "odo de datos de la consulta. .n 6om+re del filtro podremos indicar el nombre de una consulta que 'ayamos creado previamente. . .ista 8reliminar& 7a+la*inBmica& 3rBfico*inBmico). 5eleccionando "odificar permites la edición total de los datos de la consulta .adir nue/os re#istros a los e+istentes y no se tendrá acceso a los datos ya almacenados. . .ista especi(icaremos el modo en el 2ue 2ueremos 2ue se a+ra el formulario) en vista Formulario& *ise.o& .ista 8reliminar& %o-a de *atos& 7a+la*inBmica o 3rBfico*inBmico.sta acción a+re una consulta escogida entre las e+istentes en la base de datos.o& . 5i seleccionas A#re#ar& la consulta sólo 'ermitirB a.sta acción ma)imiza la /entana acti/a para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Al abrirse el (ormulario solamente mostrarB los re#istros 2ue conten#an los resultados de la consulta indicada. . .n el argumento .ista en la que quieras que se abra (%o-a de *atos& *ise.e permitirá saltar a un re#istro en 'articular dentro de un o+-eto. rARe#istro "a)imizar "inimizar "ostrar1arra*e%erramientas 9alir Argumentos de las acciones de <acro AbrirConsulta >*squeda .n el argumento Condición V%(R( podemos introducir& mediante el #enerador de e)'resiones& o tecleándola directamente& una condición 2ue determinarB los re#istros . . Al contrario que la anterior& esta acción minimiza la /entana acti/a convirti ndola en una barra de título en la parte in(erior de la ventana de Access. Como puedes ver en la imagen& deberás indicar el nom+re de la consulta a abrir& la .de datos> nformes o Formularios. 5eleccionando 9ólo lectura se abrirá la consulta mostrando todos sus datos pero sin ser edita+les> no se 'odrBn modificar .sta acción permite mostrar u ocultar una +arra de 4erramientas determinada.

ista podrás elegir los valores %o-a de *atos& *ise.istas que o(rece esta acción son) m'rimir& *ise. >uscar6egistro ?tili!aremos esta acción para buscar registros. .abla . .ista 'reliminar.n el argumento 1uscar introduciremos el valor a buscar en (orma de te)to> número> fec4a o e)'resión. ?n ejemplo sería 9$l0mnado:J9C.ambi n puedes di(erenciar entre 'acer Coincidir ma5úsculas 5 minúsculas o no.sta acción permite a+rir la ta+la que especi(iques en el argumento 6om+re de la ta+la.di2o Postal: = 4@1KI& para que mostrase solamente aquellos registros de la tabla $l0mnado cuyo campo c.o y . . . %odemos elegir en qu lugar del campo debe coincidir el cadena introducida& puedes elegir entre Cual2uier 'arte del cam'o& %acer coincidir todo el cam'o o al Comienzo del cam'o. Como . Con esta acción Access se 'osiciona en el 'rimer re#istro 2ue cum'la los criterios es'ecificados . .2ue se muestren en el formulario . AbrirIn(orme Igual que las acciones anteriores& esta acción a+re el informe que especi(iques en el argumento 6om+re del informe. . 5elecciona una opción de "odo de datos entre A#re#ar& "odificar y 9ólo lectura igual que en la acción A+rirConsulta.di2o %ostal (uese igual a 4@1KI.n "odo de datos podrás seleccionar los mismos parámetros que en la acción anterior) A#re#ar& "odificar o 9ólo lectura. 7as . .l argumento "odo de la /entana decidirá si la ventana del (ormulario se deberá abrir en modo 6ormal& 0culta& como cono o como *iBlo#o.o& .l modo *iBlo#o permite que el (ormulario se posicione encima de los demás (ormulario abiertos y sea imposible operar con el resto de la aplicación 'asta que no se 'aya cerrado (como pasa con todos los cuadros de diálogo). Abrir. 5i abres un (ormulario en modo 0culto no podrá ser visto por el usuario& pero sí re(erenciado desde otros lugares para e+traer datos o modi(icarlos. 5e corresponde con la opción >uscar de la barra de 'erramientas.ista 8reliminar& 7a+la*inBmica o 3rBfico*inBmico.n "odo de la /entana tenemos los mismo modos que para los (ormularios) 6ormal& 0culta& cono y *iBlo#o. Igual que con los (ormularios puedes establecer un 6om+re de filtro basado en una consulta o una Condición V%(R( a trav s del #enerador de e)'resiones.

%uedes con(igurar si se guardará el objeto antes de cerrarlo seleccionando 9: o 6o. 9i seleccionamos 6o& deberemos escribir 12I4 para encontrar un cam'o con formato que contenga el dato 1F2I4& porque Access comparará 12I4 con el /alor del cam'o sin formato. 5elecciona 7odo para buscar 'acia adelante 'asta el (inal& y despu s desde el principio 'asta el registro actual. .. 5i utili!as esta alternativa de+erBs introducir $ secciones .n el argumento 1uscar con formato decidiremos si se tiene en cuenta el formato 2ue tienen los datos entre los 2ue +uscamos o no . 5elecciona A+a-o para buscar 'acia adelante.ambi n puedes utili!ar el símbolo Y para rellenar el mensaje 'or secciones Do 'BrrafosE .sto nos lo permitirá la acción Cuadro"s-. Con 8re#untar dejarás que esto quede a decisión del usuario Cuadro<sj Con las <acros incluso podremos mostrar mensa-es 'ara interactuar con el usuario .l argumento 1uscar 'rimero (uer!a a que la +ús2ueda se realice desde el 'rimer re#istro en ve! de buscar a partir del registro actual. . & y en 6om+re del o+-eto escribe el nombre de ste. . 5us argumentos son muy sencillos& en "ensa-e deberemos escribir el mensa-e 2ue 2ueremos 2ue a'arezca en el cuadro de mensa-e .n ambos casos la b*squeda parará al llegar al (inal (o principio) del conjunto de registros. 5elecciona en 7i'o de o+-eto) 7a+la& Formulario& Consulta& nforme& etc.n el mensaje que ves a continuación& el contenido del argumento "ensa-e era) "e ha %rod0cido 0n error 20ardando el re2istroFL"e %erderMn todos los cam&iosFL. Como puedes ver la tercera sección se 'a dejado en blanco deliberadamente y el resultado sería este) . Cerrar Con esta acción podrás cerrar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto. . Aunque podrías dejar alguna en blanco. . %or ejemplo& si buscamos la cadena 1F2I4 y 'acemos que busque con (ormato seleccionando 9:& en los campos con (ormato Access intentarB 4acer coincidir el formato de la cadena introducida con el dato almacenado con formato& por lo tanto no encontraría un campo que almacenase un valor de 12I4.sta acción se para en el primer registro que cumpla las condiciones& por lo que en el argumento 1uscar en podremos decidir el sentido en la 2ue Access recorrerB los re#istros& selecciona Arri+a para empe!ar a buscar 'acia atrás. . . ?tili!a la combinación de teclas "AI<9 K 67R0 para crear saltos de línea. 7a opción 9ólo el cam'o acti/o buscará en todos los registros& pero solamente en el cam'o acti/o en ese momento sino buscará en todos los campos.5e supone que la 1ús2ueda se reali!a cuando estamos visuali!ando un registro determinado& de aquí el por qu de las siguientes opciones.

5olo deberás seleccionar la acción que pre(ieras en el argumento Comando y se ejecutará. Recuerda 2ue si es una cadena de te)to de+erB ir entre comillas ..n (lemento introduce el nom+re del cam'o sobre el que quieras establecer un valor. 5elecciona el 7i'o de mensaje eligiendo entre) 6in#uno& Cr:tico& A/isoA Q& A/isoA M e nformación. %odrás acceder al #enerador de e)'resiones para ello.jecutarComando ?tili!a esta acción para lanzar comandos 2ue 'uedas encontrar en cual2uier +arra de 4erramientas. .n el argumento ()'resión introduciremos el /alor que queremos que tome el campo.n 1i' podremos decidir si junto al mensaje suena una alarma auditi/a para alertar al usuario. 5i quieres utili!arla es conveniente que la coloques al 'rinci'io de la "acro para desactivar la visuali!ación. 7uego vuelve a utili!arla al final de la "acro para volverla a activar la visuali!ación.stablecer3alor ?na acción muy *til que te 'ermitirB modificar los /alores de los cam'os .n 7e)to de la +arra de estado podrás escribir un te+to que se mostrará en la barra de estado mientras la "acro est ejecutándose y el (co se encuentre desactivado. .co . . . Activa o desactiva la visuali!ación utili!ando el argumento (co acti/o. 7as acciones *etener"acro y *etener7odas"acros acti/an el (co automáticamente.ambi n puedes modi(icar el 7:tulo del cuadro de mensaje y escribir lo que pre(ieras. . . .sta acción es muy *til para ocultar al usuario las o'eraciones 2ue se estBn realizando con una "acro. . %ermite la activación o desactivación de la visuali!ación de las acciones en pantalla.

<ostrar>arra=e9erramientas .. . ..ambi n es posible seleccionar las opciones Anterior& 9i#uiente o r a.sta acción te permitirá #uardar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto en ese momento.n nter/alo de im'resión selecciona 7odo& 9elección o 8B#inas para decidir qu quieres imprimir. 5i la barra es una personali!ada de un (ormulario o in(orme) 9: mostrará la barra en todas las ventanas abiertas cuando el (ormulario est activo& y *onde corres'onda mostrará la barra en la ventana activa del (ormulario o in(orme... %odrás imprimir %o-as de datos> nformes o Formularios. 5i la barra es una prede(inida de Access) 9: muestra la barra en todas las ventanas de Access& *onde corres'onda muestra la barra de 'erramientas sólo en las ventanas donde aparece de manera predeterminada. Cuando se ejecute esta acción el objeto se guardará con todos los cambios reali!ados. Imprimir ?tili!a esta acción para im'rimir el o+-eto 2ue est. %odemos elegir entre 8rimero& Hltimo o 6ue/o.uardar . . .n estos *ltimos casos deberemos rellenar tambi n el argumento *es'lazamiento para indicar el n*mero del registro al que queremos ir (para r a)& o cuántos registros queremos que se desplace 'acia atrás o 'acia delante (para Anterior y 9i#uiente). 5elecciona el n*mero de Co'ias y si deseas ntercalar las co'ias& es decir& si quieres que al imprimir más de una copia se ordenen las páginas al imprimirse.e permitirá saltar a un re#istro en 'articular dentro de un o+-eto... acti/o en ese momento .) y su 6om+re. %ara ello sólo tienes que indicar el 7i'o de o+-eto (7a+la& nforme& Formulario.n el argumento "ostrar& el valor 6o oculta la barra de 'erramientas en todas las ventanas. .) e indica su nombre en 6om+re del o+-eto. . 5elecciona el 7i'o de o+-eto de la lista desplegable (elige entre 7a+la& Formulario& Consulta& nforme& etc.sta acción muestra u oculta la +arra de 4erramientas que selecciones en 6om+re de la +arra de 4erram. 7uego en Re#istro indicaremos a 2u. re#istro 2ueremos ir . IrA6egistro .n Calidad de im'resión elegiremos entre Alta& "edia& 1a-a o 1orrador. 5i eliges la opción 8B#inas deberás rellenar los siguientes dos argumentos) *esde 'B#ina y %asta 'B#ina.

%or ejemplo si escribimos 9Form0larios:J9C0rsos:J9C. %uedes activar este modo 'aciendo clic en el botón de Condiciones *ise.5alir . %ara ello utili!aremos las condiciones.di2o C0rso: = 4 en la columna Condición& su acción sólo se ejecutará en el caso de que la condición sea afirmati/a& es decir& que el c. %uedes elegir entre 3uardar 7odo& 8re#untar o 9alir directamente sin guardar los cambios.di2o de c0rso sea igual a 4.jercicio %aso a %aso de Condiciones. Acciones Condicionadas A'ora que ya conocemos las acciones y cómo introducirlas y ordenarlas& veremos un modo que nos ayudará a crear acciones con muc4as 'osi+ilidades .n esta columna podremos introducir condiciones 'ara 2ue la acción esta+lecida en la fila se e-ecute o no seg*n el resultado de la consición.o de "acro cambiará para tomar este aspecto (observa como se 'a a-adido una columna a la i!quierda)) . en la barra de 7a vista de *ise. %ara entender mejor las condiciones te recomendamos que realices el . .o de macro.sta acción 'ace que Access se cierre.

ista de *ise.jercicio %aso a %aso de Condiciones Avan!adas verás por qu .rupos de <acros Cuando tenemos muc'as macros& puede llegar a ser di(icultoso locali!ar una macro dentro de la ventana 1ase de *atos.n el campo Condición tambi n podemos incluir e+presiones más complejas& como) 9Form0larios:J9C0rsos:J9Fecha (nicio: *ntre A2CMarC200@A ANCNovC200OA para indicar si la (ec'a se encuentra en un intervalo& o *sN0lo59Form0larios:J9C0rsos:J9nBhoras:= para reali!ar la acción si no 'ay nada guardado en el campo nBhoras.o de "acros. 5i la condición diese como resultado falso& la "acro saltarB a la si#uiente acción 2ue no ten#a 'untos sus'ensi/os en la columna Condición.ambi n los grupos de macros pueden ser *tiles para de(inir macros a modo de subrutinas dentro de una macro principal. . %uedes unir /arias condiciones utili!ando los operadores tema de consultas. Al igual que es más cómodo agrupar los arc'ivos en carpetas& puede ser *til agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas.. y / como vimos en el .. en la 5i activas el botón verás que la .o de "acros cambia para a-adir una nueva columna a la i!quierda) .). 5i escribimos una condición y resulta /erdadera se ejecutará la acción que se encuentre en la misma (ila& [%ero qu pasa si queremos 2ue la condición e-ecute mBs de una acción\ <uy (ácil& escribe 'untos sus'ensi/os en la columna Condición para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmati/a la condición. .sto nos abre muc'as posibilidades& sobre todo si lo combinamos con los 'untos sus'ensi/os (. ..n los casos en los que utilicemos <acros con condicionales nos será muy *til el uso de la acción *etener"acro& en el siguiente . %ara de(inir un grupo de macros 'aremos uso de la opción 6om+res de macro barra de *ise. Aunque a primera vista el uso de <acros en Access pueda parecer algo limitado& veremos en las pró+imas páginas que podemos crear #ru'os de macros y de(inir +ucles re'etiti/os que nos permitirán reali!ar o'eraciones muc4o mBs com'le-as.

%or ejemplo& en el caso anterior& Macro1& Macro1Fnom&re1& Macro1Fnom&re2 o Macro1Fnom&reI. A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4& accion5& accion@ y accionO simplemente llamando a la macro Macro1Fnom&re2.. Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1) Macro1 aparecerá en la ventana >ase de =atos como una macro& pero realmente será un grupo de macros (ormado por las macros nom&re1& nom&re2 y nom&reI. (-ecutar"acro) 8os da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir la ejecución de dic'a macro& de(iniendo así un bucle repetitivo. %ues bien& a'ora aprenderemos un nueva acción que nos permite en cierta medida resolver el problema. 5e trata de la acción (-ecutar"acro. . %ara ello deberemos especi(icar el 6om+re de macro que queremos e-ecutar.sta columna nos da la opción de crear diferentes macros dentro de una "acro 'rinci'al. 5encillo& [verdad\ 4bserva que para llamar a una macro que (orma parte de un grupo de macros& 'ay que primero indicar el nombre del grupo y despu s el nombre de la macro separados por un punto. Crear >ucles 5i una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de acciones que se ejecutan seg*n un determinado orden& y que además incluye alternativas (gracias a la columna Condición)& nos (altaba un concepto imprescindible en programación& el concepto de estructuras repetitivas (bucles). %odemos indicar que la <acro se e-ecute mBs de una /ez escribiendo en 6úmero de re'eticiones un n*mero que indique cuántas veces queremos que se repita la ejecución de la macro (el n*mero deberá ser mayor que 1).

=epuración de errores Cuando creamos una <acro con di(erentes condiciones y saltos de ejecución puede que al (inal la com'ro+ación de que act*a correctamente sea cada ve! más di(icil.n ()'resión de re'etición podremos introducir una e)'resión condicional para que se repita la ejecución de la macro mientras la condición se cum'la Dsea /erdaderaE. 4bserva que al (inal de la macro Macro1Fre%ite& 'emos incluido la acción Cerrar& si como argumento de la acción pusi semos la macro Macro1& este bloque solamente se ejecutaría como muc'o una ve! ya que la macro se cerraría antes de que se pueda repetir el bloque. . S4jo con los bucles in(initosN si utili!as el argumento . (n caso de 2ue la condición sea falsa & el proceso dejará de repetirse y continuará con la lista de acciones que siguen 'asta la acción *etener"acro que terminarála ejecución de la macro.o de "acros.n un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones 2ue se re'itan 4asta determinado momento.+presión de repetición la condición que pongas deberá depender de un parámetro que cambie dentro de la macro que se repite& sino podrás entrar en un bucle que no se acabe nuncaNN %ara componer la condición se nos dará la opción de utili!ar el 3enerador de ()'resiones. 5e evalua la condición antes de ejecutar la macro así que si al empe!ar& la condición no se cumple& la macro no se ejecutará. . Access incorpora una 'erramienta que permite se#uir la e-ecución de la "acro 'aso a 'aso pudiendo en cada momento ver qu 'rocesos se están llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos. .n el argumento ()'resión de re'etición escribiremos la condición que 'a de cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. A'ora veremos una estructura que ilustrará el uso de la combinación de ambas t cnicas. ?na ve! activada& cada ve! que se ejecute una macro en el sistema lo 'ará en modo 8aso a 'aso.. Como puedes ver en la imagen& si reproducimos esta estructura seremos capaces de #enerar un +ucle. %ara activar esta opción solamente deberemos de 'acer clic sobre el botón de 8aso a 'aso en la barra de *ise. 3eamos que 'emos 'ec'o. %or lo que en el argumento 6om+re de macro de la acción (-ecutar"acro escribiremos Macro1Fre%ite. %ara lograrlo lo que 'acemos es incluir una llamada a la macro re%ite que se encuentra en Macro1.

n la imagen la (unción *sta&lecerValor cambiaría el valor del campo Nom&re C0rso a X+isePo Qe&X si la condición no 'ubiese dado falso.eclado 7as <acros tambi n te permitirán crear m todos abreviados de teclado. Auto]eys o < todos abreviados de . 5i tiene condición& y en caso a(irmativo& en qu consiste dic'a condición y su estado de coincidencia (.sto te puede ser muy *til si una <acro entra en un bucle in(inito y el sistema deja de responder. 5ólo tendrás que seguir los siguientes pasos) 1. .erdaderoA o FalsoA). .sto es& 'odremos asi#nar a tra/.l modo de construir una <acro que actue de este modo es muy sencillo. ".n cualquier momento en la reproducción de una <acro puedes detenerla tambi n utili!ando la combinación de teclas C7RL K 67R0. $.n la columna 6om+re de "acro deberás indicar la com+inación de teclas que activarán las acciones que escribas en la columna Acción. . %uedes detener la <acro pulsando el botón *etener. .s de una "acro diferentes acciones mediante una com+inación de teclas. Crea una nue/a "acro y llámala $0toRe7s. =e este modo podrás crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones. 5i pulsas 8aso a 8aso seguirás en el mismo modo.Cuando una <acro se ejecuta de este modo para cada acción que reali!a produce una salida de in(ormación que nos llega a modo de Cuadro de diálogo) Como puedes ver en la imagen este cuadro de diálogo te mostrará el 6om+re de la macro que se está ejecutando. . Activa la opción 6om+res de "acro para a-adir la columna con el mismo nombre. .ambi n podrás ver el 6om+re de la acción que se va a ejecutar& y los Ar#umentos que tiene. %ara continuar con la re'roducción 6ormal de la <acro pulsa Continuar. . .

n1& Com&inaci. 7as teclas que contengan más de una letra deberán ir encerradas entre llaves [\ para que no se con(undan con combinaciones. Aprenderemos a crear nuestras propias barras de 'erramientas& nuestros men*s de inicio e incluso los men*s conte+tuales dentro de Access. 5implemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que (orman la combinación en la columna 6om+re de "acro.n ve! de Com&inaci. 7o *nico que deberás tener en cuenta es que la tecla C7RL se escribirá como Z& y la tecla "AI<9 como K. Con(igurar la Inter(a! (I) Introducción >*squeda 7a interfaz es la (orma en la que el usuario /erB 5 tra+a-arB con la +ase de datos .. .l modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. %or ejemplo& *N+ sería el equivalente a la combinación de teclas (K6K*& mientras que S*N+T equivaldría a pulsar la tecla F 6. ..n esta unidad aprenderemos cómo deberemos con(igurar <icroso(t Access "##$ para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos /ea 5 'ueda realizar únicamente a2uello 2ue sea con/eniente 'ara nosotros) los creadores y administradores de la base de datos. deberás escribir la combinación de teclas que quieres que ejecuten las acciones& siguiendo la sinta+is que encontrarás en la siguiente tabla) Sintaxis de la Combinación Combinación de Teclas ^C or ^1 {F3} ^{F3} +{F3} {INSERT} ^{INSERT} +{INSERT} CTRL+C ó CTRL+1 F3 CTRL+F3 MAYUS+F3 INSERT CTRL+INSERT MAYUS+INSERT .nI& etc. . 1$.n2& Com&inaci..s interesante asociar combinaciones de teclas a la acción (-ecutar"acro para permitir lan!ar una macro con sólo pulsar unas teclas.

.+isten dos (ormas distintas para acceder al men* de 8ersonalización de las barras de 'erramientas) %uedes 'acer clic derec'o sobre cualquiera de las barras de 'erramientas y seleccionar la opción 8ersonalizar.n resumen& veremos cómo controlar el as'ecto 5 com'ortamiento de un arc4i/o cuando se a+re. . . 3isuali!ar >arras de 'erramientas Access o(rece la con(iguración de sus barras de 'erramientas a un nivel muy superior que el resto de aplicaciones.ambi n puedes 'acer clic en el men* %erramientas y seleccionar 8ersonalizar.3erás que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men* no es tan complicado como parece. A partir de este momento recuerda que los cambios que se realicen sobre las barras de 'erramientas no sólo a(ectarán al arc'ivo en particular sino a toda la a'licación Access com'leta. =eberás volver a con(igurarlas para que se muestren como quieres. =e esta (orma& 'ermite la creación de nue/as +arras as: como la 'ersonalización de las e)istentes. %or ejemplo& si eliminas opciones de las barras de 'erramientas predeterminadas& cuando abras cualquier otra base de datos las barras continuarán igual. 5e abrirá el siguiente cuadro de diálogo) .

Crear >arras de 9erramientas Crear una nueva barra de 'erramientas es muy sencillo& basta con abrir el cuadro de diálogo anterior (8ersonalizar)& 'acer clic sobre el botón 6ue/a.. Así el usuario no tendrá acceso a la base de datos en sí& y solamente a las barras que creemos para tal (in.=esde la pesta-a de 1arras de 4erramientas podremos seleccionar las barras que queremos que sean utili!adas en el programa. <ás tarde veremos cómo eliminar tambi n la de menús. Cuando salgas del cuadro de diálogo las barras que 'ayas seleccionado se podrán ver en el men* de barras de 'erramientas al 'acer clic derec'o sobre ellas) =esactivar las barras de 'erramientas predeterminadas (la 1arra de menús y de 1ase de datos) es una buena idea. %uedes activarlas o desactivarlas 'aciendo clic sobre su casilla de activación.. 7a de +ase de datos podrás desactivarla desde el cuadro de lista. e introducir un nom+re para la barra en el cuadro de diálogo que se muestra) .

A'ora será posible arrastrar el menú u o'ción 'ara cam+iarlo de sitio & ya sea de posición dentro de la misma barra o a otra di(erente. 5i lo que queremos es a-adir más opciones a una barra 'aremos clic en la pesta-a Comandos. . %uedes 'acer la prueba 'aciendo clic en cualquier men* u opción de una barra y verás cómo aparece un recuadro negro rodeándolo) modo de edición de la barra. . =esde el momento en el que entramos en el cuadro de diálogo 8ersonalizar 70*A9 las +arras de 4erramientas se /uel/en susce'ti+les de cam+ios . .n la pesta-a Comandos del cuadro del diálogo 8ersonalizar encontrarás multitud de opciones y men*s que podrás arrastrar sobre las barras de 'erramientas y a-adir nuevas (uncionalidades.sto indica que estamos en el 5i mantenemos el ratón pulsado sobre un men* u opción cambiará y tomará esta (orma . =e 'ec'o& así es como rellenaremos las barras que creemos. .Cuando introdu!cas el nombre y aceptes& la barra de 'erramientas aparecerá (lotante en la ventana del programa. Arrastra un men* u opción so+re una 'arte /ac:a de la /entana 'asta que el ratón tome esta (orma 'ara eliminarlo. Como puedes ver en la imagen& la barra en un principio estará /ac:a& la rellenaremos para que muestre e+actamente lo que queremos.

9ay que destacar en la categoría Arc4i/o el comando 8ersonalizado que nos permite de(inir un comando propio di(erente de los comandos predeterminados de Access. =e este modo& (dición es un men* que contiene varios comandos y dos submen*s) 3ru'os y A. . ?n menú& por lo contrario no lan!a ninguna acción sino que contiene comandos o su+menús 5 se usa 'ara or#anizar la información. Antes de ver las opciones que podemos agregar& deberemos di(erenciar bien entre lo que es un menú 5 un comando.n el listado de comandos podrás encontrar tambi n men*s para crear barras de comando más complejas y mejor organi!adas. =espu s tenemos la categoría "enús inte#rados donde encontrarás los men*s integrados de Access correspondientes a las opciones de las 1arras de menús. ?n comando es un botón u opción que realiza una acción en 'articular (como el botón 6ue/o o la opción 3uardar). 7os men*s en este listado se reconocen porque tienen una punta de (lec'a apuntado 'acia la derec'a) 3eamos a'ora qu categorías encontramos en la lista) Al principio tenemos las categorías que se corresponden con las opciones de la barra de men*s y las barras de 'erramientas incorporadas de Access.Como ves& los comandos están or#anizados 'or Cate#or:asA& la mayoría las conocerás porque ya 'emos trabajado con ellas. 5ólo tendrás que seleccionar un comando de la lista de la derec'a 5 arrastrarlo so+re el lu#ar en la +arra de 4erramientas que pre(ieras. 5i quieres repasarlas 'a! clic aquí . .adir al #ru'o.

?tili!ando estas opciones podrás cam+iar la ima#en del +otón que se muestra& co'iando y 'e#ando imágenes ya e+istentes en otros botones& o cambiándolo por alguna imagen que Access o(rece en el men* Cam+iar ima#en del +otón. Con la opción (liminar podremos quitarlo de la barra de 'erramientas sin necesidad de arrastrarlo (uera. .sta opción nos da la oportunidad de insertar un nuevo men* en nuestra barra personali!ada para crearlo desde cero.lementos de una >arra ?na ve! insertado un comando o men* en nuestra barra de 'erramientas podremos personali!arlo a*n más 'aciendo clic derec'o sobre l para acceder a su men* conte+tual. %ropiedades de los . =el mismo modo que los comandos que a-adamos desde la categoría Cuadro de 4erramientas& estos comandos sólo estarán activos cuando nos encontremos en la .7uego encontrarás categorías para crear lan!adores que abran los objetos de la base de datos. . ?tili!a la categoría Controles Acti/eL para a-adir comandos para insertar controles ActiveZ en tus (ormularios e in(ormes. Con el mismo resultado podríamos seleccionar el elemento 'aciendo clic sobre l y pulsando el botón "odificar selección en la pesta-a Comandos del cuadro de diálogo 8ersonalizar.o de alg*n objeto. 5e presentará el men* conte+tual que puedes ver a tu derec'a. %or ejemplo en la categoría 7odos los formularios tenemos los comandos que abren cada uno de los (ormularios que tengamos de(inidos en la base de datos.ista de *ise. 7odas las ta+las& 7odas las consultas& 7odos los formularios& 7odos los informes& 7odas las 'B#inas Ve+ y 7odas las macros. Finalemente& la categoría 6ue/o menú contiene *nicamente un elemento) 6ue/o menú.

Aquí podremos aprovec'ar para aumentar la accesibilidad de nuestro men* utili!ando el símbolo ]. Cualquier cambio que realices se podrá eliminar 'aciendo clic en Resta+lecer y todas sus opciones volverán a su estado inicial. . . Al 'acer clic sobre la opción 8ro'iedades verás esta ventana) .n& una ve! abandonemos el cuadro de diálogo& en la barra de 'erramientas podrá leerse Acción. .n 7:tuloA escribiremos el te+to que queremos que apare!ca en nuestro comando o men*. ?na ve! seleccionado el elemento con el que queremos trabajar pasaremos a ver las opciones que se nos muestran en la sección 8ro'iedades del control. %ero veamos la opción 8ro'iedades que nos abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos con(igurar a*n más el aspecto y comportamiento de nuestro men* o comando. =esde aquí podrás ir cambiando de elemento rápidamente y modi(icar sus propiedades.l símbolo ] 'a 'ec'o que la letra A apare!ca su+ra5ada& lo cual indicará al usuario que podrá acceder a esta opción a trav s de la combinación de teclas AL7 K A.n el desplegable Control seleccionado podrás cambiar de elemento dentro de la barra de 'erramientas para modi(icar sus propiedades.rata de asignarles nom+res si#nificati/os para que cuando el usuario los vea pueda 'acerse una idea de la acción que reali!a.7a opción "odificar ima#en del +otón abre el (ditor de +otones que te permitirá modi(icar el dise-o del botón o dibujar uno desde cero. Así evitarás tener que acceder a sus propiedades uno a uno. . %or ejemplo& si escribimos como nombre U$cci.

n la opción 7e)to del m.n caso de dejarlo en blanco el te+to de ayuda será el mismo que se escribió en la propiedad 7:tulo. . 7as propiedades Arc4i/o de a5uda e d de conte)to de a5uda nos (acilitarán el enlace a arc'ivos de ayuda que 'ayamos creado a propósito para la base de datos..n Arc4i/o de a5uda deberás escribir la ruta donde Access podrá encontrarla/ en d de conte)to de a5uda indicarás la Id a la que tendrá que acudir para mostrar la ayuda sobre el men* o comando en particular.ambi n podríamos 'aber escrito $Ucci. Fácil& [verdad\ . .sta combinación de teclas no surte e(ecto con solo escribirla en el cuadro de propiedades& de+erB ser definida en una "acro llamada $0toRe7s (ver la unidad anterior). 7os arc'ivos de ayuda no entran en este curso. . . Activando la casilla de veri(icación niciar un #ru'o podremos insertar se'aradores entre los menús o comandos . %odemos establecer el (stilo del men* o comando seleccionando una de las cuatro opciones que se nos presentan en el desplegable) (stilo 'redeterminado& 9ólo te)to Dsiem'reE& 9ólo te)to Den menúsE o ma#en 5 te)to.n caso de seleccionar alguna& el comportamiento predeterminado del comando desaparecerá y su (uncionalidad será aquella de(inida por la <acro. A'ora la combinación de teclas para acceder al men* o comando sería AL7 K C. .n el desplegable Acción podremos con(igurar el comportamiento de un comando asociBndole una "acro o #ru'o de "acros e)istente en la +ase de datos . 7os grupos se muestran de (orma di(erente en (unción de si se encuentran en una barra o un men*& observa las siguientes imágenes& 'emos marcado la casilla niciar un #ru'o de la segunda acción) .todo a+re/iado podremos escribir el te+to que aparecerá en el men* para indicar la combinación de teclas que activa ese comando. .n& y el resultado sería) Acción. 5i sabes programar y de(inir (unciones podrás asignarle tambi n una (unción& en este caso la llamada a la (unción deberá estar precedida del signo M.n nformación de 'antalla escribiremos la descri'ción del menú o comando para que apare!ca en modo de ayuda conte+tual al colocar el ratón sobre l.

. 5ólo selecciónala y pulsa el botón 8ro'iedades que encontrarás a la derec'a.%ropiedades de la >arra de 9erramientas 9emos aprendido a crear nuestra propia barra personali!ada. Allí selecciona en el listado de 1arras de 4erramientas la barra que quieras modi(icar. 5i lo modi(icas& se cambiará tanto en el listado de 1arras de 4erramientas como en el men* conte+tual (al 'acer clic derec'o sobre cualquier barra en la ventana) de las barras de 'erramientas. 5i lo despliegas verás todas las barras que se encontraban en el listado anterior de 1arras de 4erramientas. %ara ello deberemos volver a la pesta-a 1arra de 4erramientas del cuadro de diálogo 8ersonalizar. 3eamos qu 4erramientas) podemos encontrar en el marco 8ro'iedades de la +arra de 7a propiedad 6om+re de la +arra de 4erramientas te permitirá cambiar su nombre. 5i te (ijas& no es necesario que una barra est activada para poder entrar en sus propiedades. 5e abrirá el siguiente cuadro de diálogo) =esde el desplegable 1arra de 4erramientas seleccionada seleccionaremos la barra que queremos modi(icar. A'ora veremos cómo acceder a sus propiedades.

. 5elecciona la casilla 8ermitir cam+iar tama.n Aco'le 'ermitido seleccionaremos si queremos que la barra se pueda acoplar a la ventana de (orma . %uedes impedir que el usuario a#re#ue> mue/a o 2uite la +arra de 4erramientas a la interfaz marcando la casilla 8ermitir 'ersonalizar. %ermanecerá con el acople que tenga al terminar su modi(icación. .l tipo 1arra de 4erramientas 'ará que la barra tenga un aspecto de resaltado (como la barra de 1ase de datos).n 7i'o de +arra de 4erramientas podremos especi(icar cómo será visuali!ada la barra en el espacio de la ventana de Access. 5i seleccionamos (mer#ente 'aremos que la barra se convierta en un menú conte)tual o emer#ente.. .ertical u %orizontal.ambi n puedes seleccionar las opciones 8ermitir cual2uiera o 6o se 'uede cam+iar la barra para que no pueda acoplarse a ning*n borde o desacoplarse en el caso de que lo estuviese. Activa la casilla "ostrar en el menú 1arras de 4erramientas para que la barra se muestre en el men* conte+tual de barras de 'erramientas. .. .l tipo 1arra de menús 'ará que la barra tome un aspecto plano como la 1arra de menús. Cuando est s modi(icando barras prede(inidas por Access (aquellas que no 'ayas creado t*) podrás pulsar el botón Restaurar /alores 'redeterminados para que vuelvan a tomar sus propiedades originales. ..n el diálogo 8ersonalizar tambi n podrás reali!ar la misma acción desde la pesta-a 1arra de 4erramientas& seleccionando la barra y 'aciendo clic en el botón Resta+lecer. =el mismo modo la opción 8ermitir mo/er 'ará que el usuario pueda o no mover la barra de 'erramientas de lugar. 5elecciona la casilla 8ermitir mostrar 5 ocultar para que el usuaio pueda visuali!ar o no la barra de 'erramientas activándola desde el men* conte+tual de >arras de 'erramientas que puedes ver en la imagen anterior.o si quieres que el usuario pueda 'acer más grande o peque-a la barra de 'erramientas. 8ing*n cambio que 'ayas aplicado sobre ellas permanecerá. <ás adelante veremos cómo asociar barras de 'erramientas y men*s a controles y (ormularios o in(ormes. .

5i 'acemos clic derec'o sobre el selector de Formulario o nforme (arriba a la i!quierda) podremos acceder a sus propiedades seleccionando en el men* conte+tual la opción 8ro'iedades. . 5elecciona en la propiedad 1arra de 4erramientas aquella barra de(inida como 1arra de 4erramientas que se mostrará tambi n al abrir. . %ara asociar +arras de 'erramientas y men*s conte+tuales a determinados o+-etos tenemos que colocarnos en la . =el mismo modo& selecciona en 1arra de menús conte)tuales una barra de(inida como "enú conte)tual para que al 'acer clic derec'o sobre el Formulario o nforme se muestre.n 1arra de menús podrás seleccionar& de las de(inidas de tipo 1arra de menú& la barra que quieras que se muestre al abrirse el Formulario o nforme.ambi n 'emos aprendido a con(igurar sus propiedades.ista de *ise. 3eremos a'ora cómo podemos asociarlas a distintos (ormularios o in(ormes.o del Formulario o In(orme donde queramos que apare!ca la barra. Allí podrás encontrar las siguientes opciones) .s decir& vamos a ver cómo 'acer que una +arra se muestre al a+rir un formulario o 2ue en determinados controles se muestren menús conte)tuales . 5i lo que quieres es que se muestre una barra de 'erramientas o men* conte+tual 'ermanentemente en la ventana de Access& eso lo veremos más adelante en el siguiente apartado X4pciones de InicioX. .Asociar >arras a Formularios o In(ormes A'ora ya sabemos crear nuestras propias barras de 'erramientas y modi(icar las que ya e+isten.

.n este apartado veremos cómo confi#urar las o'ciones de nicio.stas opciones se encuentran en el cuadro de diálogo nicio& sólo se aplican al arc'ivo de Access activo (es decir& al arc'ivo de la base datos con el que estamos trabajando) y act*an sobre el modo en el que se abrirá la base de datos .. 3erás la siguiente ventana) =esde aquí podremos con(igurar todas las opciones del arc'ivo de la base de datos. 5ólo tendrás que ir a las propiedades del control donde encontrarás la opción 1arra de menús conte)tuales) 5elecciona aquella que quieres que se muestre al 'acer clic derec'o sobre el control y listo. %ara abrir el cuadro de diálogo nicio& selecciona en el men* %erramientas la opción nicio. .ambi n es posible asi#nar >arras de menús conte)tuales o emergentes a los determinados controles. 4pciones de Inicio .

n la opción 1arra de menú conte)tual podrás seleccionar una barra de(inida como "enú Conte)tual para que apare!ca cuando 'agas clic derec'o sobre cualquier parte de la ventana de 1ase de datos. .n el cuadro de te+to 7:tulo de la a'licación puedes escribir el te+to que se muestre en la 1arra de t:tulo de la ventana. 7a opción 8ermitir cam+ios en +arras de 4erramientas 5 menús autori!ará o no al usuario para que pueda entrar en el cuadro de diálogo 8ersonalizar de las barras de 'erramientas y reali!ar alg*n cambio sobre cualquiera de ellas.. . .n el desplegable que encontrarás arriba a la derec'a podrás 'acer que se "uestre un formularoC'B#ina automáticamente al abrir la base de datos. 7as que vienen por de(ecto con la aplicación no podrán mostrarse.en en cuenta que las acciones de la <acro $0to*-ec se ejecutan despu s de la con(iguración de nicio. 5i activamos la casilla de 8ermitir el uso de menús no restrin#idos& en la 1arra de menús se permitirán determinadas acciones no restringidas& como la A5uda& los comandos de 9alir o Cerrar y la disposición de las ventanas en "osaico o Cascada.en en cuenta que el arc'ivo debe ser de tipo Fico o Fc0r.n la opción 1arra de menús podrás seleccionar una barra de tipo 1arra de menús para la +ase de datos. 8ota) . . . 5i estableces un icono para la aplicación podrás activar tambi n la opción <sar como icono Formulario e informe & que activada 'ará que los iconos de la barra de título de los Formularios e nformes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambi n el icono indicado en cono de la a'licación. . %ara asociar un icono sólo tienes que 'acer clic en el botón ()aminar y seleccionar una imagen de tu disco duro. 5i abres ventanas con esta macro& estas quedarán por encima de la de(inida en nicio.ambi n podrás ver el icono del arc'ivo en el ()'lorador de VindoXs y en el (scritorio. . *esacti/ando la opción 8ermitir el uso de menús conte)tuales 'redeterminados & el usuario al abrir la base de datos sólo podrá ver la barra de men* conte+tual que 'ayas indicado en el desplegable 1arra de menú conte)tual. =el mismo modo& si deseleccionamos la casilla de 8ermitir el uso de +arras de 4erramientas incor'oradas el usuario sólo podrá ver a2uellas +arras de 4erramientas 2ue 4a5as creado.n cono de la a'licación podrás establecer un icono para que se muestre al lado del título en la 1arra de t:tulo y para que se convierta en el icono del arc'ivo.

Aquí tienes un listado de esas combinaciones) Combinación de Resultado Teclas F11 CTRL+# CTRL+F11 CTRL+ENTER ALT+F11 Trae al frente la ventana Ba e !e "ato Trae al frente la ventana In$e!%ato Alterna entre la &arra !e $en' (er onal%)a!a * la &arra !e $en' (or !efe+to !e A++e "et%ene la re+. . For$. %or tanto si eliminas o escondes objetos y barras de 'erramientas no podrás verlos si abres la base de datos normalmente..oda esta con(iguración será muy *til a la 'ora de trabajar con una base de datos como si (uera una aplicación. %uedes con(igurarla de (orma que sólo se muestren (ormularios con los que trabajar. %ara ello 'a! clic sobre la casilla 8resentar la +arra de estado para activarla o no.(era+%ón !e re-% tro en Ta&la .al Ba %+/ . %ara saltarte la confi#uración de nicio de un arc4i/o de Access deberás mantener la tecla "AI<9 pulsada mientras 'aces doble clic sobre el icono del arc'ivo en el ()'lorador de VindoXs para abrirlo& y no soltarla 'asta que la base de datos se 'aya cargado completamente. 5i creas barras de 'erramientas con su(iciente 'abilidad serás capa! de acceder a todas las o'ciones 5 com'ortamientos de la +ase de datos y será como si estuvieses trabajando con una aplicación propiaN 6ecuerda que la con(iguración que indiques en nicio afectarB al modo en 2ue el arc4i/o de la +ase de datos se a+re.lar%o o Infor$e (or (arte !e la A++e / A&re el e!%tor !e 0% .5i desactivas la opción 8resentar la /entana 1ase de datos cuando se abra el arc'ivo de la base de datos la ventana desde donde 'emos trabajado durante todo el curso& la que muestra todas las 7a+las& Consultas& Fomularios& etc. Finalmente& selecciona la opción <sar las teclas es'eciales de Access (abajo a la derec'a) para acti/ar o desacti/ar las com+inaciones de teclas que reali!an di(erentes acciones sobre la base de datos.. %ara practicar estos conceptos reali!a el . .& esta ventana 'abrá desaparecido.jercicio %aso a %aso de 4pciones de Inicio.ambi n podrás elegir si la +arra de estado es /isi+le o no.

ista de *ise. Abrir un objeto en una ventana (mer#ente supone que sólo podrá visuali!arse la vista Formulario o nforme. 8ota) Al utili!ar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o nforme disponga de los su(icientes comandos (por ejemplo en (orma de botones o barras de 'erramientas) 'ara 2ue el usuario 'ueda cerrarlos #uardando los cam+ios 2ue 4a realizado. Crear un 8anel de Control nos ayudará a crear un (ormulario que podremos lan!ar al inicio donde& por medio de 1otones de comando& daremos acceso a los distintos Formularios e nformes de nuestra base de datos.%ara lograr mayor (uncionalidad y poder conseguir mayor e(ectividad recuerda que puedes acceder a las 8ro'iedades de los Formularios e nformes 'aciendo clic derec'o sobre su selector en la .o estarBn desacti/adas. Aquí podrás modi(icar los valores de las propiedades (mer#ente y "odal de la ventana del Formulario o nforme. 7as . .istas de *ise.n otras palabras serB la única /entana con la 2ue sea 'osi+le tra+a-ar.o de Formulario o nforme. .n esta imagen podemos ver una página del 8anel de control justo despu s de 'aberlo creado con el Administrador) . %anel de Control 4tra de las (uncionalidades de Access que nos ayudarán a mejorar la (orma en la que el usuario interactuará con nuestra base de datos es el 8anel de Control. 5i seleccionas 9: en "odal& la ventana al abrirse in'abilitará el resto de ventanas 'asta que no se cierre. =esde la ventana de diálogo de 8ro'iedades tambi n podrás decidir si los botones de "inimizar& "a)imizar y Cerrar se muestran o no.

5i a*n no creaste un 8anel de Control& Access te preguntará si quieres crear uno.%ero veamos cómo podemos crearlo. 9a! clic sobre la opción Administrador del 'anel de control. %ulsa 9: para continuar. 5e abrirá el siguiente cuadro de diálogo) . 9a! clic en el men* %erramientas y despliega el men* <tilidades de la +ase de datos .

5i quieres que otra página creada por tí sea la predeterminada (y no la que viene por de(ecto) selecciónala en el listado y pulsa el botón 8redeterminado.. de(inidas como Predeterminado %ero veamos cómo confi#urar una página del 8anel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. %ara crear nuevas páginas sólo tienes que 'acer clic en el botón 6ue/a...=esde aquí con(iguraremos de (orma muy sencilla los elementos que queremos que apare!can en el 8anel de Control. 7a página del panel de control que marques como predeterminada será la 2ue se muestre en 'rimera instancia cuando se abra el 8anel de Control. %uedes eliminar 'B#inas que no est n seleccionándolas y pulsando el botón (liminar. %ara ello sólo tendrás que seleccionar del listado la página que quieras con(igurar y pulsar el botón "odificar. Como puedes ver en la imagen& el panel de control estará organi!ado en una o varias páginas. 5e abrirá el siguiente cuadro de diálogo) . y escribir el nom+re que quieres dar a la nueva página... 5i tenemos muc'as opciones dentro del panel& organi!arlas en varias páginas mejorará el manejo del mismo& estaremos creando menús con su+menús.

A'ora pasaremos a rellenar el 8anel de control con los elementos que necesitemos.. =eberemos darle un nom+re en la propiedad 7e)to que debe ser suficientemente descri'ti/o para que el usuario sepa qu acción ejecuta el elemento.scribe el nom+re que pre(ieras en el cuadro de te+to y listo. .=esde aquí podrás modi(icar el 6om+re de esta página de control. . 7uego en Comando seleccionaremos la acción que queremos que se lance al pulsar el botón del elemento que aparecerá en el 8anel de Control. 7as opciones son muy sencillas) r al 'anel te permitirá a+rir una 'B#ina de 8anel de Control para que cuando se pulse el botón de este elemento se muestre dic'a página. lu#ar se encuentra para que no se sienta desorientado. Como puedes ver& el listado de (lementos de este 'anel de control en un principio se encuentra vacío.sto es bastante recomendado pues es el t:tulo que mostrará la ventana cuando se abra& sobre todo si lo que estamos modi(icando es una página que será un submen*. .s recomendable 2ue el usuario se'a en cada momento en 2u. 5e abrirá el siguiente cuadro de diálogo) 6ellenar los datos para la creación de un elemento es basante sencillo.. . =eberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utili!ando el botón 6ue/a..

s decir& no se verán los registros e+istentes& sólo se abrirá el (ormulario 'ara 2ue 'uedas insertar nue/os re#istros. .ista 8reliminar. 7a opción Cerrar la a'licación sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos 'aciendo clic en un elemento del 8anel de Control.sta opción tam+i.n te 'ermitirB a#re#ar nue/os re#istros . 5eleccionando *ise. . . ?na ve! tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utili!ando los botones de "o/er arri+a y "o/er a+a-o en el cuadro de diálogo "odificar 'B#ina del 'anel de control.ambi n puedes (-ecutar una "acro que especi(iques seleccionando dic'a opción en el desplegable. Combina esta acción a-adi ndole una barra de 'erramientas al nforme para que el usuario pueda imprimirlo.e será muy *til. .ar a'licación 'arás que al pulsar el botón de este elemento se lance el cuadro de diálogo de Administrador de 8anel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos). ?na ve! 'ayas acabado de con(igurar todas las páginas del 8anel de Control cierra el cuadro de diálogo.sta opción abrirá el (ormulario que selecciones en modo A#re#ar. 3erás que se 'an creado un par de elementos nuevos en tu base de datos. 7a opción A+rir el informe te permitirá abrir un nforme en . A+rir el formulario en modo (dición te permitirá abrir el (ormulario que escojas de (orma que se muestren todos los registros e+istentes y así poder modi(icarlos. . . .sta opción no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modi(icar el 8anel de Control libremente. 5i seleccionas la opción A+rir el formulario en modo A#re#ar podrás elegir un (ormulario en el desplegable que se mostrará más abajo.Como 'emos dic'o antes& utili!a esta opción para organi!ar mejor los elementos del 8anel de Control.

[@u. .ista de *ise. 3eremos 'erramientas que nos permitirán me-orar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de dise-o& reparando la base de datos& otras 'erramientas nos permitirán documentar la base de datos& 'acer co'ias de se#uridad& etc.. Anali!ar . 8o deberás modi(icar esta tabla +a-o nin#ún conce'to si no quieres que el 8anel de Control deje de (uncionar correctamente.5i vas al listado de 7a+las encontrarás una llamada "Vich&oard (tems& esta tabla almacena la con(iguración de las páginas y los elementos que (orman parte del 8anel de Control. 12.n el listado de Formularios verás que se 'a a-adido un nuevo (ormulario con el nombre 8anel de Control. ..ablas ?na base de datos sirve para almacenar datos de tal (orma que se puedan luego gestionar y recuperar de (orma e(iciente. 3eámoslo con un ejemplo) Imagenemos una tabla de (acturas con los campos número de fact0ra& fecha& im%orte& iva& cliente& domicilio del cliente& teléfono del cliente& mMs datos del clienteFFF Cuando un cliente tenga varias (acturas& su nombre& dirección& tel (ono y más datos estarán repetidos en la tabla/ y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendrá el mismo nombre& domicilio& tel (ono& etc en todas sus (acturas& estamos en presencia de un caso de redundancia. .o . 5i quieres reali!ar alg*n cambio acude de nuevo al Adminisitrador del 8anel de Control en el men* %erramientas. %uedes modi(icar su aspecto entrando en su . "Bs es'acio ocupado en disco.ste es el resultado de lo que acabamos de 'acer en este apartado. ?no de los objetivos a alcan!ar cuando se dise-a una base de datos es 2ue no e)ista redundancia& es decir datos re'etidos innecesariamente.n esta unidad veremos algunas de las 4erramientas incor'oradas de Access que nos ayudarán a o'timizar 5 #estionar mejor nuestra base de datos.o seleccionando el (ormulario y 'aciendo clic en el botón *ise. 8ota) Cuando crees un 8anel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicación seleccionándolo en el desplegable "ostrar formularioC'B#ina del cuadro de diálogo nicio (%erramientas ^ nicio). nos 'uede 'ro/ocar esta redundancia\ 1. 9erramientas de Access (I) Introducción >*squeda . %ara que esto sea posible los datos deben estar re'artidos en ta+las de la me-or forma posible& en esto consiste el dise-o de datos. .ste curso no pretende ense-ar a dise-ar una base de datos (más que un tema necesitaríamos un curso entero) pero podemos apuntar algunas características que deben cumplir las tablas obtenidas en la (ase de dise-o. 7a redundancia& a parte de #enerar mBs es'acio ocupado en disco& puede #enerar una serie de 'ro+lemas indeseables que puedan 'acer que los datos almacenados sean incorrectos.

%or ejemplo& cuando encuentre redundancia& repartirá los datos en varias tablas& relacionándolas& y de esta (orma podrás almacenar tus datos de una (orma más e(ica! eliminando la redundancia.o de nuestras tablas. Como cualquier 'ro#rama corrector& este nos ayudará ya que puede detectar muc'os errores pero no se #arantiza al (inal una +ase de datos ó'tima porque casi siempre e+isten determinadas circunstancias que el programa no podrá XadivinarX.l asistente para anali!ar tablas >*squeda . La 4erramienta de Access Analizar 7a+la permite detectar errores en el dise.. %ara e-ecutar la 4erramienta& en el men* %erramientas de la 1arra de menús& selecciona la opción Analizar AA 7a+la. A la 'ora de introducir nuevas (acturas de ese cliente 'abría que volver a introducir sus datos con el engorro que supondría y el peligro otra ve! de equivocarnos y generar otro error en los datos.n nuestro ejemplo anterior& se crearía una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y así los datos de un cliente concreto estarían almacenados una sóla ve! y las tablas de (acturas y clientes estarían relacionadas por el campo código de cliente. 5e abrirá el cuadro de diálogo Asistente 'ara analizar ta+las que te e+plicamos en este avan!ado . . Cualquiera que 'aya utili!ado un corrector ortográ(ico sabe que te corrige la mayoría de las (altas pero no te garanti!a un documento libre de (altas de ortogra(ía al cien por cien.".. . %odríamos enumerar más problemas pero pienso que 'abrá quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando dise-emos nuestras tablas 'ay que evitarla. 9ay que tener en cuenta que será me-or utilizarla una ve! tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos& para que Access pueda utili!ar los valores almacenados en cada campo y XadivinarX mejor un dise-o mejorado. 5i cambia el tel (ono del cliente& 'abrá que cambiarlo en todas sus (acturas& lo que genera mayor tiempo de proceso& y lo que es más grave& si se nos olvida cambiarlo en una de las (acturas& 'abremos generado errores en los datos (una (actura con el tel (ono incorrecto). $.

Como puedes ver en la imagen& el asistente no modificarB la ta+la ori#inal & sino que creará nuevas tablas con los datos contenidos en la primera pero de un modo óptimo.%ara acceder al asistente para anali!ar tablas& selecciona del men* %erramientas la opción Analizar y despu s 7a+la y se abrirá el cuadro de diálogo Asistente 'ara analizar ta+las) Aquí podrás seleccionar la ta+la 2ue 2uieres analizar en busca de redundancia. Al pulsar el botón 9i#uienteU pasamos a la siguiente ventana) .

?na ve! 'ayas decidido qu tabla quieres anali!ar podrás elegir entre dejar que Access 'aga todo el trabajo o crear t* mismo las tablas con los datos ajustados. 5i decidimos crear la separación nosotros mismos veremos la siguiente pantalla) .

6ecuerda que los campos num ricos enteros son más rápidos y (áciles de manejar por Access.Aquí deberás seleccionar los campos que contengan datos du'licados y arrastrarlos (uera para (ormar nue/as ta+las. 7os botones (sta+lecer el identificador único y A#re#ar cla/e #enerada para establecer cuál será la clave principal de las nuevas tablas que crees. Access será más rápido buscando valores n*mericos que campos de te+to. %uedes renom+rar las tablas que se crearán (para asignarles nombres más signi(icativos que indiquen su contenido) 'aciendo do+le clic so+re su nom+re o pulsando el botón Cam+iar el nom+re de la ta+la . .n re'etidos para que puedas evaluar si realmente deberán crearse registros *nicos para esos valores o es que se trata de un error de ti'o#raf:a. Cuando 'ayas terminado de separar las tablas pulsa 9i#uiente y verás esta pantalla) Aquí Access 'resentarB los /alores 2ue no est. %or lo tanto& si por ejemplo& tenemos una tabla con m*ltiples cate#or:as que se repiten a lo largo de los registros& sería conveniente que se separasen en dos tablas& y además establecer una nue/a cla/e 'rinci'al para la tabla donde almacenes las categorías.

Cuando 'ayas acabado pulsa 9i#uiente. 5i queremos que el registro permane!ca tal y como está selecciona la fila en +lanco& podrás leer el aviso D*e-ar tal 5 como estBE.4bserva en la imagen que encontramos dos valores muy parecidos) (ntensivo e (ntensivos. 5i en este *ltimo paso seleccionas 6o> no crear una consulta la base de datos permanecerá tal y como estaba y se a-adirán las dos nuevas tablas que 'as creado. %ara ello deberemos desplegar la columna Corrección del valor a corregir& y seleccionar el nuevo valor. 5in embargo& si seleccionas 9:> crear la consulta (aconsejado) se crearán las dos tablas y además el nombre de la tabla original se modi(icará a-adi ndose el su(ijo 1$N)*4(/4 a su nombre y se crerará una nue/a consulta que mostrará los valores de los registros de las dos nuevas tablas relacionadas con el nom+re de la ta+la ori#inal) . Oueremos que ambas especialidades sean una sola. [Ou deberemos 'acer\ <uy (ácil& convertirlas a una sola.

. Cuando 'aces clic sobre la opción aparece este cuadro de diálogo) 5I quieres anali!ar todos los objetos de la base de datos& lo más aconsejable es seleccionar la pesta-a 7odos los ti'os de o+-etos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botón 9eleccionar todo para que analice los cambios que deberían 'acerse en todos y cada uno de los objetos. 5eguirán (uncionando como lo 'acían antes. ^brela desde el men* %erramientas& Analizar y seleccionando Rendimiento. 5i ya 'as anali!ado tu base de datos y quieres volver a anali!arla& será conveniente anali!ar *nicamente los objetos nuevos o los que 'ayan cambiado& en este caso 'a! clic . %ero en realidad& tu base de datos estará me-or or#anizada 5 serB mBs rB'idaQ ?nidad 11.sta consulta sustituirB a la ta+la ori#inal anterior & por lo que todos los formularios e informes que apuntaban a la anterior tabla a'ora lo 'arán a esta consulta al tener el mismo nom+re. 5erá como si no 'ubieses reali!ado nin#ún cam+io.sta opción permite anali!ar todos los objetos que tienes de(inidos en tu base de datos te dará varios conse-os sobre cómo alcan!ar un mayor rendimiento en tu base de datos. 9erramientas de Access (II) Anali!ar 6endimiento >*squeda . AnalizarB los o+-etos de la +ase de datos para obtener un in(orme sobre los cambios que deberían reali!arse para que la base de datos sea más eficiente.

sobre la pesta-a del tipo de objeto a anali!ar y luego en la lista que te aparecerá marca la casilla del o de los objetos que quieres anali!ar. Cuando 'ayas seleccionado los objetos que quieras anali!ar pulsa el botón Ace'tar y Access te devolverá un in(orme sobre qu modi(icaciones deberías de 'acer para optimi!ar la base de datos.

%uedes seleccionar una a una cada 9u#erencia& Recomendación o dea y leer una nota sobre el análisis en particular de ese caso en la parte in(erior de la pantalla en el recuadro 6otas del anBlisisA. ,n nuestro caso el resultado sólo nos devuelve deas que podríamos aplicar. 5i Access devolviese alguna 9u#erencia o Recomendación podríamos seleccionarla y pulsar el botón 0'timizar para actuali!ar la base de datos de (orma que se apliquen los cambios aconsejados. ,n este caso el resultado aparecerá marcado con el símbolo de Resuelto.

,l =ocumentador
Cuando tenemos una base de datos amplia& con muc'as objetos de todo tipo& cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de dise-o de la base de datos& puede ser *til tener documentada toda la in(ormación re(erente a las características de cada objeto de la base de datos& esta documentación la podríamos reali!ar a mano& y sería una tarea larga y tediosa& pero Access nos proporciona una 'erramienta que automati!a ese proceso de documentación. 8osotros le indicaremos qu objetos y cuáles de sus características queremos documentar y Access obtendrá toda la in(ormación en un (ormato que luego podremos imprimir y arc'ivar. Accede a esta 'erramienta desde el men* %erramientas& luego selecciona Analizar y 'a! clic en la opción *ocumentador.

5e abrirá el cuadro de diálogo *ocumentador)

,sta opción& igual que en la anterior nos dará a elegir entre todos los objetos de la base de datos (7odo ti'o de o+-etos) o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias características y a trav s del botón 0'ciones... podremos indicarle qu características queremos que nos documente. 5i quieres saber más sobre las características que se pueden indicar en cada (ic'a 'a! clic aquí .

?na ve! 'ayamos seleccionado los objetos y sus características& 'acemos clic en el botón Ace'tar& Access nos devolverá el informe solicitado en /ista 're/ia.

7o podremos /isualizar& im'rimir o en/iar a un documento Vord o ()cel utili!ando el botón ,:nculos con 0ffice de la barra de 'erramientas

5i quieres puedes reali!ar varias pruebas por tí mismo& no te preocupes& porque esta acción es meramente in(ormativa y no realizarB nin#ún cam+io so+re tu +ase de datos. 5i quieres practicar esta 'erramienta reali!a el ,jercicio %aso a %aso ,l =ocumentador.

Compactar y 6eparar
?na 'erramienta muy *til que Access nos o(rece y que podremos utili!ar es la de Com'actar 5 Re'arar.

Como puedes ver en la imagen para utili!arla deberás acceder al men* %erramientas& seleccionar la opción <tilidades de la +ase de datos y 'acer clic sobre Com'actar 5 re'arar +ase de datos....

?tili!aremos esta 'erramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar& insertar& modi(icar y eliminar objetos y datos& el arc'ivo de base de datos (el .mdb) se va 'aciendo cada ve! más voluminoso y trabajar con la base de datos puede 'acerse mBs lento y 'esado con el tiempo. ,l aumento del tama.o no es debido sólo al aumento de la in(ormación sino tambi n a que se va generando espacio utili!ado en alg*n momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el arc'ivo& este espacio es un es'acio innecesario que se puede recu'erar al com'actar la base de datos. 7a re'aración le permite a Access reor#anizar mejor la in(ormación a ni/el interno lo que 'ará que la base de datos funcione me-or. ,sta 'erramienta recuerda un poco al *efra#mentador de VindoXs& reor#anizando el arc'ivo y com'actBndolo para eliminar 'uecos y que (uncione mejor. 7a com'actación tambi n resta+lecerB el orden de los cam'os autonum;ricos del (inal de la tabla . %or ejemplo& imagina que tienes un campo autonum rico que contiene registros del 1 al 10. A'ora +orramos los registros N 7 10& el siguiente registro que creasemos tomar:a el /alor 11 porque a pesar de 'aber eliminado los registros D y 1# Access tiene registrado que el 1# 'a sido utili!ado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Com'actando la base de datos& Access restablecerá el n*mero del *ltimo registro al real& es decir a K& y por lo tanto el siguiente registro que introdu!cas tomará el valor N& pues es el siguiente libre despu s del *ltimo registro. ,sta renumeración no a(ectará a los 'uecos generados entre dos registros e+istentes& es decir que si borramos el registro 2& seguirá 'abiendo un 'ueco entre el I y el 5.

Con/ertir 1ase de *atos . nom+re .sta opción nos permite cam+iar el formato de la +ase de datos para que sea com'ati+le con otras /ersiones de "icrosoft Access. Access tambi n te 'ermite crear una co'ia de se#uridad de tu +ase de datos en cualquier momento para utili!arla en caso de que le ocurriese algo a la original. Cuando se trata de una empresa& es (acil comprender el desastre que sería perder toda la in(ormación almacenada en la base de datos& pero tambi n a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de in(ormación que nos importa y podemos pensar en cuánto supondría volver a introducirla todaN 5i reali!as copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en alg*n momento su(res una p rdida de in(ormación (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja 'abitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) ten#as una co'ia a mano que te ayude a 'acerle (rente. 6ecuerda tambi n que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. . 4tras 9erramientas Co'ia de 9e#uridad 7as copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas información de im'ortancia que quieres mantener. lu#ar 2uieres crear la co'ia 5 con 2u. Así evitarás pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco. 7a 'erramienta Com'actar 5 re'arar tambi n se encarga de detectar si un arc'ivo de Access 'a su(rido alg*n tipo de da.odos estos cambios no a(ectarán al (uncionamiento de la base de datos& sino que& al contrario& 'ará que (uncione muc'o mejor. %ara reali!ar una co'ia de se#uridad sólo tendrás que acceder al men* %erramientas& seleccionar la opción <tilidades de la +ase de datos y 'acer clic sobre Realizar co'ia de se#urdad de la +ase de datos.jecuta esta 'erramienta cuando tu base de datos actúe de forma im're/isi+le o dejen de (uncionar algunas acciones.o e intentarB re'ararlo.. . Access te preguntará en 2u.

. %ara crear un arc'ivo <=.sta 'erramienta sólo te será *til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al (ormato de tu base de datos& pues las nue/as /ersiones de 0ffice so'ortan el formato de las mBs anti#uas. Así que& por ejemplo& si 'as creado una base de datos en (ormato 2002C200I y necesitas que (uncione en un Access 97 s: de+erBs con/ertirla. %or eso es conveniente que mantengas una copia de la base de datos en (ormato normal ( Fmd&) para poder reali!ar allí todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo.mde no puedes obtener el .%ara acceder a ella selecciona el men* %erramientas& luego <tilidades de la +ase de datos& Con/ertir +ase de datos y (inalmente selecciona el formato al cual quieras trans(ormar la base de datos) .en en cuenta que si creas un arc'ivo <=. ?n arc4i/o "*( desacti/a la o'ción de modificar o crear nue/os formularios> informes o módulos. 5in embargo el usuario podrá seguir utilizando los formularios 'ara actualizar los datos y a+rir informes 'ara /isualizarlos de (orma normal.. tendrás que acudir al men* %erramientas& <tilidades de la +ase de datos y seleccionar la opción Crear arc4i/o "*(. no 4a5 /uelta atrBs& a partir del .mdb que lo generó.o de la base de datos.sta opción es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin 'oder modificar nada del dise.. Crear arc4i/o "*( 5i dise-as una base de datos para que sea utili!ada por terceros& otra de las 'erramientas muy *tiles que podrás utili!ar en Access "##$ es la de Crear arc4i/o "*(. Además los comandos de im'ortación y e)'ortación (los veremos en el siguiente tema) tambi n estarán des'abilitados. . 5in embargo si tienes una base de datos en (ormato NO no 4arB falta que la conviertas a (ormato 2000 si trabajas con Access !000 porque ste será capa! de leerla y trabajar con ella.. .

?tili!a la 'erramienta Con/ertir 1ase de datos para ello.. 4pciones de la >ase de =atos %ara 'ersonalizar el as'ecto 5 com'ortamiento 'redeterminado de Access tenemos el cuadro de diálogo 0'ciones.. %uedes acceder a l desde el men* %erramientas seleccionando 0'ciones. 5e abrirá el siguiente cuadro de diálogo con la pesta-a . 8o estudiaremos todas las opciones e+istentes porque sería muy largo y tedioso& además algunas opciones no entran en los objetivos de este curso& pero os ense-aremos las que nos parecen más *tiles. deberá tener un (ormato de $ccess 2002C200I..8ota) %ara poder convertir un arc'ivo en <=.er) .

. 5i activamos estas opciones el comportamiento de la .ista de *ise.n esta pesta-a podemos determinar qu cosas mostrar por de(ecto& por ejemplo tienes las opciones Columna de nom+res y Columna de condiciones en el marco "ostrar en dise..o de "acros cambiará& y al abrirse& por de(ecto& las columnas 6om+re de macro y Condición se mostrarán. 3eamos& el contenido de la pesta-a 3eneral.o de macros.

. 6ecuerda que en el tema 1# utili!amos la pesta-a "odificarC1uscar para des4acernos de los a/isos de confirmación de eliminaciones> actualizaciones o creación de nuevos registros por parte de las consultas de acción.Aquí podemos modi(icar as'ectos #enerales de la a'licación& como los "Br#enes de im'resión& el n*mero de Arc4i/os usados recientemente que deben recordarse o la Car'eta de +ases de datos 'redeterminadaA & la que se abrirá por de(ecto en los cuadros de diálogo A+rir y 3uardar como. %odrás encontrar estas opciones en el marco Confirmar. 4tra opción interesante es la de Com'actar al cerrar& si quieres que cada ve! que cierres la base de datos se ejecute automáticamente la opción Com'actar 5 Re'arar +ase de datos vista anteriormente.

A estas alturas del curso estarás ya (amiliari!ad_ con la mayoría de las opciones que aparecen aquí.n la pesta-a %o-a de datos encontrarás parámetros que de(inan el aspecto predeterminado de la vista %o-a de datos.+portar datos (I) Importar datos Access te permite e)'ortar o+-etos de tu +ase de datos a otra rápidamente. Importar y . >*squeda . 1@..

adir a nuestra +ase de datos y pulsar el botón Ace'tar. . .%ara ello& sólo tendremos que acudir a la opción 0+tener datos e)ternos del men* Arc4i/o) ?na ve! allí selecciona la opción m'ortar y se abrirá el siguiente cuadro de diálogo) %ara importar un o+-eto de una +ase de datos Access & ya sea una tabla& (ormulario& in(orme& macro& etc.n el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los o+-etos 2ue 2ueremos a... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón m'ortar.

jercicio %aso a %aso de Importación de un Arc'ivo de .speci(icaciones de Importación >*squeda .. .n el cuadro de diálogo m'ortar podemos seleccionar un 7i'o de arc4i/o di(erente si lo que queremos es que el origen de la importación sea otra fuente diferente a una +ase de datos Access& por ejemplo& un arc4i/o de te)to) . %ero tambi n podemos importar datos desde otros tipos de (ic'eros. A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coindicir con la de(inición de la tabla& en este caso Access nos avisará que se 'an producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos anali!ar y comprobar.. =esde allí podrás seleccionar cómo y en qu medida quieres importar los objetos. se encuentra desactivado& es porque 'emos 'ec'o clic sobre l y entonces 'an aparecido las opciones en la parte in(erior del cuadro. 6eali!a el .. Importación de un Arc'ivo de ..n la imagen verás que el botón 0'ciones.e+to para practicar este m todo.n este caso se abrirá el Asistente 'ara im'ortación de te)to& donde podrás indicar la (orma en la que está (ormateado el arc'ivo del que vas a tomar la in(ormación& incluso te podrás guardar esa descripción y volver a utili!arla para importar datos de otro (ic'ero con las mismas características.e+to .

s recomendable que antes de empe!ar con el asistente visites el apartado A/anzado que nos permitirá indicar o'ciones de formato muc'o más ajustadas.sta será la primera de las ventanas de un asistente que te ayudará a indicarle a Access el modo en el 2ue estBn formateados 5 estructurados los contenidos en el arc4i/o de te)to. .?na ve! se abra el Asistente 'ara la m'ortación de 7e)to verás la siguiente ventana) . %ulsa el botón A/anzado y verás la siguiente ventana) .

.sta opción indica que los campos de cada registro se 'allan se'arados 'or al#ún ti'o de s:m+olo& bien sea un 'unto 5 coma (_)& una coma (>)& un salto de ta+ulación& etc. ?n arc'ivo puede estar (ormateado de dos (ormas di(erentes) *elimitado) . Anc4o fi-o) . Imagina que tenemos tres campos& uno para el (+ de cliente& otro para su Nom&re y un tercero para su $%ellido..n este caso& los campos de un registro no vendrán delimitados por símbolos& sino que 'ara cada cam'o 4a sido reser/ado un anc4o en caracteres . . %ara ello utili!a el desplegable Cualificador de te)to..n el arc'ivo de te+to podríamos 'aber reservado 2 es%acios para la (+& 15 para el Nom&re y 25 para los $%ellidos. =el mismo modo tambi n deberemos indicar si los campos de te+to se 'allan delimitados de alg*n modo& ya sea encerrados entre comillas do+les (`)& sim'les (T) o cualquier otro tipo de símbolo. 3eamos de qu consta realmente el avan!ado de (s'ecificación de im'ortación. =eberemos indicar el 'unto de inicio 5 los caracteres de anc4o del cam'o en el cuadro de nformación del cam'o) .n el caso de que el arc'ivo de origen de datos est guardado de esta (orma deberás indicar el tipo de *elimitador entre cam'os indicándolo en el desplegable con el mismo nombre.<uc'as de las opciones que encontrarás aquí las podrás seguir a trav s del asistente. Aunque el valor del campo no ocupase todo el espacio reservado el resto del cam'o se rellenar:a con es'acios de modo que el siguiente campo siem're em'ezarB en la misma 'osición.

. . 5ea cual sea la opción que elijas ( *elimitado o Anc4o fi-o) podrás indicar di(erentes 'ro'iedades 'ara los cam'os que contiene el arc'ivo de te+to. . .l resto de opciones de este avan!ado son puramente de (ormato) 5elecciona la codificación e idioma del arc4i/o para conseguir una compatibilidad completa con su contenido de tipo 7e)to. .odas estas opciones son muy importantes& pues dependiendo de cómo se con(iguren& Access leerB el arc4i/o de te)to de un modo u otro.n el marco Fec4as> 4oras 5 números podrás indicar el modo en el que están (ormateadas las (ec'as indicando su orden> delimitadores 5 otras cuantas o'ciones. 7a imagen anterior mostraba el cuadro nformación del cam'o con la opción Anc4o fi-o seleccionada. %or lo tanto el valor que se almacene no será el correcto. 7as opciones por de(ecto suelen bastar.ambi n podrás marcar la casilla 9altar para que ese campo no se tenga en cuenta y no sea almacenado en nuestra base de datos.o. 4bserva cómo si seleccionamos la opción *elimitado este cuadro no varía muc'o) A cada uno de los campos deberemos asignarle un 6om+re& un 7i'o de dato especi(ico y además indicar si se trata de un campo nde)ado o no.ambi n podrás indicar cuál es el 9:m+olo decimal utili!ado en el arc'ivo.en en cuenta que si indicamos que el orden de la (ec'a es +#aCMesC$Po no se leerá correctamente una (ec'a que está en modo MesC+#aC$Po.?tili!a las columnas nicio y Anc4o para especi(icar estos valores. .ista de *ise. . Completa este cuadro tal y como lo 'arías al crear una tabla en .

. Creando una copia e+acta del objeto en otro lugar. %ulsando el botón (liminar la borrarás de la base de datos. A'ora veremos el proceso contrario& en/iar la información de nuestra +ase de datos a otra +ase de datos o a un arc4i/o de otro ti'o& por ejemplo de te+to.7a ventaja de utili!ar este avan!ado es que todas las o'ciones 2ue indi2ues 'odrBn ser #uardadas pulsando el botón 3uardar como. %ara utili!ar esta opción sólo tendrás que seleccionar el o+-eto en la ventana 1ase de .n cualquier momento podrás acceder y car#ar es'ecificaciones #uardadas en la base de datos 'aciendo clic en el botón (s'ecificaciones& verás el siguiente cuadro de diálogo) ?tili!a el botón A+rir para cargar la con(iguración de opciones de la especi(icación seleccionada. .ste comando te permitirá co'iar ta+las> informes> formularios> macros 5 en definiti/a cual2uier o+-eto de tu +ase de datos a otra . . %ara ello& sólo tienes que seleccionar la opción ()'ortar que encontrarás en el men* Arc4i/o de la barra de men*s. 5i pulsas este botón se abrirá un cuadro donde deberás indicar el 6om+re con el que quieres guardar estas es'ecificaciones de formato para un arc'ivo.+portar =atos .n el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de arc'ivos con otro (ormato& por ejemplo de te+to.

.datos y entonces ejecutar el comando ()'ortar..) o .n el caso de e+portar el contenido de una tabla a un arc'ivo de te+to podremos marcar la opción Con formato (a la derec'a de 6om+re de arc4i/o). %odemos indicar el nom+re que tendrá la ta+la en la +ase de datos de destino y tambi n elegir qu parte queremos e+portar.n el marco ()'ortar ta+las podremos seleccionar *efinición 5 datos para e+portar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o e+portar *nicamente su estructura seleccionando la opción 9ólo definición. 5e abrirá el cuadro ()'ortar ta+la Tta+la1T a. +ase de datos quieres copiar el objeto& a continuación Access abrir un cuadro de diálogo ()'ortar donde te permitirá cam+iar el nom+re del o+-eto en la otra base de datos y se encargará de e+portarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte. . Además este comando te permitirá e+portar las tablas a otros (ormatos& como ). 5i el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo ()'ortar como este) Como puedes ver en la imagen& estamos e+portando una tabla llamada $l0mnado a una base de datos llamada %r0e&aFmd&.M'.. y sólo tendrás que indicar en 2u. %ara ello& cuando debas indicar a qu base de datos vas a copiar la tabla& selecciona el tipo de arc'ivo al cual irá destinada en el desplegable 3uardar como ti'o) .

Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la plata(orma VindoXs deja la opción predeterminada seleccionada.+cel dentro de un arc'ivo tipo .ambi n& desde la opción .+cel .'". 5i sabes utili!ar el comando Com&inar corres%ondencia de Gord& podrás seleccionar la opción Com+inar con "icrosoft 0ffice Vord y así crear desde Access un arc'ivo combinado para por ejemplo crear cartas personali!adas o enviar emails personali!ados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos. 4btener =atos por .inculos con 0ffice del men* %erramientas> podremos e+portar el contenido de nuestras tablas& in(ormes o (ormularios a a'licaciones del mismo 'a2uete como Vord o ()cel. Analizar con "icrosoft 0ffice ()cel copia y (ormatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una 'oja de .5i activamos la opción Con formato podremos elegir el modo en el que se guarda la in(ormación en el arc'ivo de te+to mediante este cuadro de diálogo) Aquí podrás seleccionar el ti'o de codificación de los datos de ti'o 7e)to de la ta+la.+portar a Gord y . %odrás especi(icar el modo en el 2ue se formatearB el arc4i/o de salida e incluso guardar esa especi(icación. 8u+licar con "icrosoft 0ffice Vord copia y (ormatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un arc'ivo tipo +/C. 9i no acti/as la opción Con formato& se abrirá el Asistente 'ara e)'ortación de te)to& que es muy parecido al que 'emos visto en el apartado anterior de importación. . Aunque el predeterminado sea VindoXs& <nicode D<7FR8E suele ser el (ormato que mayor compatibilidad presenta.

n el desplegable que se abrirá selecciona . ?na ve! seleccionada pulsa Ace'tar y verás el siguiente cuadro) 5elecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Ace'tar..incular ta+las. 7a tabla se a-adirá automáticamente a tu base de datos.rabajaremos con las tablas vinculadas de la misma (orma que si (uesen tablas normales& con una restricción& no podremos cam+iar su estructura (su dise-o). Allí deberás +uscar la +ase de datos 2ue contiene la ta+la 2ue 2uieres /incular. 5e abrirá un cuadro de diálogo. Cualquier cambio que 'agas en sus datos quedarán re(lejados en la base de datos origen& y cualquier cambio que e(ectuen en la base de datos origen& quedará re(lejado en tu base de datos. . <ientras que si importas una tabla& estarás copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna cone+ión entre tu tabla y la del origen de la importación. . Cuando vinculas una tabla no se co'ia a tu base de datos& sino que simplemente se crea una cone+ión con la base de datos que la contiene& pero sin copiar los datos en la tuya. . ..3inculación ?na ta+la /inculada es aquella que se encuentra en otra base de datos di(erente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. %ara im'ortar una ta+la /inculada sólo deberás acceder al men* Arc4i/o y seleccionar la opción 0+tener datos e)ternos. Access 'ermite 2ue la inclu5amos en nuestra +ase de datos estableciendo una cone+ión 'ara 'oder /er 5 editar sus datos aunque sta se encuentre en un arc4i/o diferente.ste proceso es completamente transparente para ti& y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos 'odrBs tra+a-ar con ella del mismo modo 2ue si lo estu/iese en la tu5a..

. %ara ello disponemos del Administrador de ta+las /inculadas. . 8ota) 7as tablas vinculadas a veces son bastante *tiles para mantener la 'arte de datos se'arada de los formularios e informes .s *til [verdad\.ablas. . Imagina el siguiente supuesto) tengo una base de datos en la que almaceno toda la in(ormación en (orma de tablas. Incluso de esta (orma varias personas a la ve! pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores di(erentes. en la ventana 1ase 5i quieres entender mejor este proceso reali!a el .7as tablas vinculadas se visuali!arán con este símbolo de datos.sta 'erramienta nos permitirá actualizar nuestra +ase de datos cuando la u+icación de la ta+la /inculada 4a5a cam+iado. 3eamos cómo (unciona. %ara acceder al cuadro de diálogo Administrador de 7a+las . .n dos ordenadores distintos puedo tener un arc'ivo de Access con (ormularios e in(ormes que accedan a esa base de datos y trabajen modi(icando y recabando in(ormación.jercicio %aso a %aso de 3inculación de .l Administrador de .inculadas tendrás que 'acer clic en el men* %erramientas& luego seleccionar la opción <tilidades de la +ase de datos y 'acer clic en Administrador de ta+las /inculadas) .ablas 3inculadas Cuando tenemos de(inidas tablas vinculadas& puede ser *til poder cambiar la ubicación del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada.

. ?na ve! seleccionadas todas las tablas que nos interesan 'aremos clic en Ace'tar y Access actuali!ará las estructuras de las ta+las seleccionadas en nuestra base de datos.ste es el aspecto que muestra el Administrador. %ara cam+iar la u+icación de las tablas originales sólo tenemos que marcar la opción 8re#untar siem're 'or la nue/a u+icación. =esde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actuali!ar 'aciendo clic en su casilla. Con esta casilla activada& cuando pulsemos Ace'tar& Access nos preguntará dónde debe buscar la tabla vinculada. .n el momento en que le digamos la ruta de la +ase de datos& el programa la recordará y actuali!ará la estructura y ubicación de las tablas..