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CATÁLOGO DE CUENTAS

Al tratarse de una herramienta de trabajo indispensable en el desarrollo e implantación de cualquier sistema contable, resulta importante familiarizarce con las principales cuentas que se manejan en una organización, el orden y la forma de agruparlas en base a su naturaleza en cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos y cuentas de Gastos

Observar: que

el Activo, se clasifica en Activo Circulante

por

la

tendencia a

convertirlo en

efectivo

en

un periodo

corto; Activo Fijo, formado por bienes

tangibles cuyo

uso

se

estima por un periodo prolongado; y Activo

Diferido o

Cargos Diferidos, para los gastos que se difieren para formar parte de varios

ejercicios.

Que el Pasivo se clasifica en función a su vencimiento, en Pasivo Circulante cuando es menor a un año; Pasivo Fijo, cuando su pago es exigible a más de un año; y Pasivo Diferido o Créditos Diferidos, para los conceptos que se consideran un pasivo en un momento determinado, pero que se convierten en ingresos con el transcurso del tiempo.

Al igual las cuentas de Capital se agrupan separando las aportaciones iniciales de los socios (Capital Social), de los resultados propios de cada ejercicio (Utilidad o Pérdida del Ejercicio); que las cuentas de Ingresos se clasifican en función a la actividad que dio origen a ese ingreso, que las cuentas de Costo, forman un solo grupo que representa el costo de los productos o servicios vendidos. Y que las cuentas de Gastos se clasifican en grupos homogéneos, relativos a las principales funciones de toda organización, siendo estos gastos, ya sea erogaciones normales de la empresa o gastos esporádicos.

DEFINICIÓN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS DEFINICIÓN DE CATÁLOGO DE CUENTAS.

El Catálogo de Cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las cuentas que integran el Activo, el Pasivo, el Capital Contable, los Ingresos y los Egresos de una entidad; esto es, es un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización.

Algunas entidades o empresas utilizan un Catálogo de Cuentas y, por separado, un instrumento para su manejo; el primero se limita a una clasificación de las cuentas de mayor y el segundo consiste en un documento explicativo que describe las operaciones que se cargarán y acreditarán a cada cuenta.

LOS OBJETIVOS QUE PERSIGUE EL CATÁLOGO DE CUENTAS SON:

  • 1. Constituye una Norma escrita de carácter permanente que limita errores de clasificación.

  • 2. Es Estructura del Sistema Contable, porque nos sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones en las actividades correspondientes.

  • 3. Es la base para el análisis y registro uniforme de las operaciones.

  • 4. Constituye una guía, su manejo no requiere personal de alta especialización contable.

  • 5. Sirve de guía en la preparación de Estados Financieros.

  • 6. Sirve de guía en la preparación de Presupuestos.

  • 7. Es imprescindible, cuando la Contabilidad se lleva por computadora. IMPORTANCIA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS Es importante tener un Catálogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la Contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un Catálogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio. Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un Catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe. En sistemas de Registro Directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificación numérica de las cuentas. Un Catálogo de Cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas de Gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen. CLASIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS A continuación se detallan los conceptos que integran un catálogo de cuentas: DEFINICIÓN DE CUENTA.-

Es un registro donde se anota de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y disminuciones que sufre un valor o conceptos de Activo, Pasivo y Capital como consecuencia de las operaciones realizadas por una entidad.

ESTRUCTURA.-

La estructura básica de un catálogo de cuentas, se integra por tres niveles: Rubro, cuenta y subcuenta.

RUBRO: Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran al Estado de Situación financiera. Por ejemplo Activo Circulante, Activo Fijo, Activo Diferido, Pasivo Circulante o corto plazo, Pasivo Fijo o largo plazo.

CUENTA: Denominación que se le da a cada uno de los renglones que integran el Activo, Pasivo, Capital Contable, Ingresos, Costos y Gastos de una entidad. Por ejemplo: Caja, Bancos, Proveedores, etc.

SUBCUENTAS: Término contable, que se le asigna a cada uno de los miembros o elementos que integran a una cuenta principal o colectiva. Por ejemplo: Sr. Luis Lara, Sr. Raúl Robles, Sr. Lino Vázquez son subcuentas del Cliente.

5.4.1 Catalogo de cuentas

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

.acirémuN ٭- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros. ٭ Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente. ٭ Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando

grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación. ٭ Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores. Todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

CUALES SON LOS OBJETIVOS DE UN CATALOGO DE CUENTAS. La elaboración de un catalogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o
grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o

el caso de las empresas industriales y de las de servicio.

grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o
grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o
grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o

y estructuración de los diversos conceptos que integran el catalogo de cuentas.

grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. ٭ Numérica alfabética o

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las

cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos:

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la

implementación de un catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. • Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o

entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General

01.

Activo

02.

Pasivo

03.

Capital

Estado de Resultado

04.

Ingreso

05.

Costos

06.

Gastos de operación

07.

Gastos financieros

08.

Productos financieros

09.

otros gastos

10.

otros productos

11.

utilidad del ejercicio

12.

perdida del ejercicio

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales

son las cuentas deudoras o acreedoras. Catalogo de Cuentas 1 Caja y Banco

11

Efectivo

12

Caja chica

13

Bancos

131

Bancomer

132

Banamex

133

Banorte

12

Clientes

121

San Francisco de Asís

122

Chedrahui

123

Super Miguelito

13

Inventarios

131

Mercancías

132

Materia prima

133

Productos en proceso

134

Productos terminados Activos Fijos

  • 21 Terrenos

  • 22 Edificios

22D Depreciación acumulada edificios

  • 23 Maquinarias y equipos

23D Depreciación acumulada de maquinarias y equipos

  • 24 Equipos de transporte

24D Depreciación acumulada equipos de transporte

  • 25 Muebles y equipos de oficina

25D Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina Activos Diferidos

  • 31 Gastos pagados por anticipado

    • 311 Seguros pagados por anticipado

    • 312 Patentes pagadas por anticipado

    • 313 Intereses pagados por anticipado

    • 314 Alquileres pagados por anticipado

Otros Activos

32

Finanzas

33

Depositos

331

Codetel

332

C.D.E.

333

C.A.A.S.D

334

Telecable Nacional

Pasivos (2)

  • 41 Cuentas por pagar

    • 411 Suplidores

    • 412 Proveedores

    • 413 Instituciones Estatales

    • 414 Otras

      • 42 Documentos por pagar

      • 43 Retenciones por pagar

        • 431 Seguro Social

        • 432 Impuesto Sobre la Renta

  • 433 Infotep

  • 434 Banco de Los Trabajadores Dominicanos

  • 435 Prestaciones Laborales

  • 436 Regalía Pascual

  • 437 Otras retenciones

    • 44 Intereses cobrados por anticipado

    • 45 Ingresos cobrados por anticipado

      • 451 Servicios financieros

      • 452 Alquileres cobrados por anticipado

Capital (3)

51

Capital

52

Resultado del período Ingresos (4)

61

Ventas

611

Ventas al contado

612

Ventas a crédito

Otros ingresos

  • 62 Ingresos por servicios

  • 63 Intereses cobrados

  • 64 Donaciones

  • 65 Ingresos en ventas de activos fijos

 

Costos (5)

500

Costo de ventas

Gastos (6)

100

Gastos generales y administrativos

  • 1001 Sueldos

  • 1002 Vacaciones

  • 1003 Honorarios

  • 1004 Horas extras

  • 1005 Dietas

  • 1006 Gastos de representación

  • 1007 Depreciaciones

  • 1010 Seguros

  • 1011 Materiales de oficina

  • 1012 Servicio de agua

  • 1013 Servicio telefónico

  • 1014 Servicio eléctrico

  • 1015 Gastos legales

  • 1016 Propagandas

  • 1017 Fletes y embarques

  • 1018 Cuentas incobrables

  • 1019 Mantenimiento y reparaciones

  • 1020 Combustibles y lubricantes

  • 1021 Alquiler de inmuebles

  • 1022 Servicio de vigilancia

  • 1023 Otros

    • 200 Gastos Financieros

  • 2001 Intereses

  • 2002 Comisiones

  • 2003 Gastos de cierre

  • 2004 Mora

300

Gastos de ventas

3001

Sueldos

  • 3002 Comisiones

  • 3003 Compras

  • 3004 Descuentos en compras

700 Utilidades y perdidas

3002 Comisiones 3003 Compras 3004 Descuentos en compras 700 Utilidades y perdidas