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Las Tres Principales Ventajas de la Lnea Base de un Proyecto Por Linda Russell [ Acerca de la autora ] Traduccin por Editorial

LiderDeProyecto.com Cuando se ha finalizado la planeacin de un proyecto y se tienen previstas las fechas, horas y costos acordados, sin duda, resulta buena idea almacenar estos valores. Es por ello que en el siguiente artculo revisaremos por qu es positivo e importante realizar la Base de Medidas Fundamentales de Comparacin o la Lnea Base en un proyecto. Qu es una Lnea Base? Primeramente veremos que una Lnea Base es un conjunto de valores almacenados, tales como:

Calendario original con fechas de inicio y terminacin. Esfuerzo planificado (puede ser expresado en horas). Costo presupuestado. Ingresos presupuestados.

Por qu una Lnea Base? Las ventajas principales de tener una Lnea Base de proyecto son:

Capacidad de evaluar el desempeo. Clculo del valor devengado. Estimacin exacta del futuro mejorado.

Evaluacin del desempeo Si tenemos los conocimientos sobre una planificacin anterior, podemos compararla con los planes actuales y hacer una estimacin para sondear si estamos o no en el camino correcto. Para tener ms certeza respecto a esto, el software utilizado por el lder de proyecto puede contener una metodologa que as lo indique, lo que proveer de discrepancias de informacin, las cuales pueden ser tiles para estimaciones futuras.

Por ejemplo, una tarea que fue planeada para empezar la semana pasada y la planificacin Esfuerzo/Duracin fue de 10 das, debera concluir a finales de la presente semana. No obstante, si consideramos que dicha tarea inici el mircoles pasado y actualmente nos encontramos en el da lunes de la segunda semana, habiendo revisado la tarea, podramos estimar que nos tomar otros ocho das completarla. Comienzo planificado Lunes Comienzo real Mircoles Semana 1 Semana 1 Finalizacin planificada Finalizacin lista Mircoles Viernes Semana 2 Semana 3 Duracin planificada 10 das Duracin das modificada 11

Por consiguiente, sobre la estimacin actual observaremos que la tarea tomar un da extra para completar y estar tres das tarde. Esta es una forma un tanto rudimentaria de hacer la evaluacin del desempeo, la cual podra realizar cualquier persona. Si le agregamos un valor para mejorarlo, podremos basarnos en el uso de una mejor medida como lo es la utilizacin del Valor Devengado. Si se registran las horas reales ocupadas en una tarea, el software usado por el lder de

proyecto puede ser capaz de calcular el valor completo del porcentaje. Valor Devengado Con esta tcnica existe la posibilidad de comparar las horas y los costos planeados de un proyecto anterior, en contraste con los costos y el tiempo de un trabajo actual, tomando en cuenta el avance de cada tarea y el proyecto como un todo. Frecuentemente ste incluye el clculo de un indicador de desempeo. Esto permitir observar las tendencias en el desempeo y de este modo predecir los recorridos potenciales. En un nivel de tarea individual, el valor devengado es un buen indicador para conocer el tiempo y costo utilizado hasta el momento; comparado con la cifra tiempo/costo que en realidad ha sido gastada. Sin embargo, se aconseja no transmitir demasiada confianza sobre tales previsiones, sobre todo en las etapas iniciales del ciclo de vida del proyecto, ya que pocas tareas han sido iniciadas o completadas; a medida que el tiempo avanza la exactitud de las predicciones se irn incrementando gradualmente. Cuando una tarea es completada, el valor devengado calculado ser igual a las cifras planificadas, de manera que esta medida no puede ser utilizada para mejorar la exactitud de la estimacin. Estimacin mejorada Cuando se crea un plan se estima cunto tiempo tomar la realizacin de cada tarea y cunto esfuerzo requerir completar cada una de stas. El lder de proyecto tambin puede calcular los costos probables, y si est cobrando por el trabajo hecho podr conocer cul ser el ingreso. Pero cmo hacer esto?. Las herramientas ms comnmente usadas estn basadas en la experiencia previa, como si se tratara de mirar a travs de una bola de cristal. Podemos mejorar la exactitud de la estimacin si contamos con un registro de estimaciones previas comparadas con los resultados actuales. Esto puede darnos un margen de error (tal vez en porcentaje) el cual puede incorporar todas las estimaciones futuras. Si nuestro software de administracin de proyectos tiene una plantilla instalada, al final de cada proyecto podemos usar los datos de discrepancia para actualizar dicha plantilla de tareas con las estimaciones ya revisadas. Conclusin

Teniendo una lnea base en cada proyecto, el lder de proyecto puede monitorear constantemente el desempeo del mismo, as como mejorar la exactitud de estimaciones futuras.