You are on page 1of 37

Exceeding your expectations in

management support

Inhoud
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Secretary Plus Imago Opleiding Kennis Persoonlijkheid Beroep Functies Competenties & jobkeuze Takenpakket Salaris Groeimogelijkheden Werkzekerheid Hoe solliciteren Meer weten

Secretary Plus is dé nummer 1 in het selecteren, rekruteren,

Secretary Plus

outsourcen, opleiden en begeleiden van managementondersteunend personeel.

Wie zijn we?
6/12/2013

Interim

Secretary Plus

Recruitment & Selection Outsourcing Solutions Consulting

Wat doen we?
6/12/2013

• Marktleider in niche
• Specialist managementondersteunende functies • Jaren ervaring • Nationaal & internationaal netwerk • Screening & testen op maat • Functie naar jouw wensen

Secretary Plus

• Gespecialiseerde divisies

Wat doen we voor jou?
6/12/2013

Ideale vooropleiding
Managementassistant: de juiste vorming
Opleiding Manager
2009
Office Management Communicatie / PR Taal- & letterkunde Vertaler / Tolk HRM 90% 60% 59% 59% 29%

Management Assistant
2009
91% 68% 72% 60% 39%

2006
91% 69% 94% 94% 38%

2006
91% 76% 96% 96% 60%

Marketing
Bachelor Master niet universitair Master universitair
6/12/2013

27%
78% 56% 23%

37%
74% 29% 12%

40%
80% 54% 25%

53%
66% 43% 27%

Uit onderzoek blijk:

Kennis op nummer 1
Sterke talenkennis: primordiaal belang!

wat moet je

kennen?

Vereisten: • Nederlands • Frans • Engels vs. Duits
→ Bijkomende taal? Extra troef!

Uitgebreide informaticakennis Relevante ervaring

6/12/2013

Volgens managers: Hard skills zijn gekend vanuit opleiding  Nadruk verschuift naar Soft skills Zachte competenties of Soft skills = persoonseigenschappen Top 5 assistanteigenschappen resultaten uit Europees & eigen onderzoek: • Betrouwbaarheid • Prioriteiten kunnen stellen • Efficiëntie • Aanpassingsvermogen • Discretie

welke

persoonlijkheid?

6/12/2013

OPPOSING FACTOR Integriteit / Oprechtheid Eerlijkheid / zin voor ethiek / behoefte aan objectiviteit Veeleisendheid Vastbeslotenheid in onderhandelingen Gevoeligheid Gepassioneerd / Heeft geen behoefte aan externe druk Introversie Discretie / Sterkere bekwaamheid om zich te concentreren

A

B

C

D

E

F

G

H

I

MAIN FACTOR Overtuigingskracht

X

te overhalen • Soft skills

Handigheid / Doortraptheid / Vermogen om Empathie / flexibiliteit Zoekt consensus

•X Belangrijk om te herkennen, Luistert naar behoeften /

erkennenWeerstand en tetegen laten stress evolueren
X

welke

• Kennis van je sterke punten externe druk • Kennis van je leerpunten X Zin in contacten / Werkt mee aan een
Extraversie goede sfeer

Emotionele standvastigheid Behoefte aan

Houdt ervan te beantwoorden aan welbepaalde behoeften

persoonlijkheid?
Methode / Organisatie Intuïtie X

• Bewustwording: kans om zwakke Aanpassing/Improvisatie
van onvoorziene omstandigheden / punten teHoudt versterken Anticipeert op de behoeften van de “klant” Rationalisme Feitelijke aanleg / Oog voor detail / Objectiviteit X

Flair / Globale visie / Subjectiviteit

 Test soft skills via: Profil Pro & competentiegericht interview

6/12/2013

Situatie Taak Actie Resultaat Reflectie
Soft skills - STARr-methode

6/12/2013

Assisterend aan?

Het assistant beroep

Voor één of meerdere managers? Mate van zelfstandigheid?

Eigen specialisatie?

Wat houdt het beroep „assistant‟ in?
6/12/2013

Functies

Allemaal assistants?
6/12/2013

Functiegericht
• PA of Managementassistant • Sales of Administrative Assistant •…

Cultuurgericht
• Open of gesloten bedrijfscultuur • KMO – Multinational •…

Managergericht
• Assistant vult manager aan • Assistant neemt initiatieven • Assistant voert uit •…

Competenties versus jobkeuze

6/12/2013

Taakinvulling, vaardigheden en

Takenpakket assistant

competenties die door
de markt vereist worden, zijn grondig veranderd.
→ verantwoordelijkheid, creativiteit & zelfstandigheid

Takenpakket breidt verder uit

6/12/2013

• Bruto vs. netto maandsalaris • Extralegale voordelen • Wettelijk minimumloon

Salaris assistant

Afhankelijk van:
• Opleiding • Specifieke vaardigheden • Plaats van tewerkstelling: sector, regio • Ervaring

Opbouw van salaris

6/12/2013

4.500 € 4.000 € 3.500 € 3.000 € 2.500 € 2.000 € 1.500 € 1.000 € 500 € 0€
Minimum Maximum Schoolverlaters 1600 2000 1 tot 3 jaar ervaring

• Bruto vs. netto maandsalaris • Extralegale voordelen • Wettelijk minimumloon

Salaris assistant

Afhankelijk van:
• Opleiding • Specifieke vaardigheden • Plaats van tewerkstelling: sector, regio • Ervaring
3 tot 6 jaar ervaring 2200 2600 Topverdieners 3500 4500

Opbouw van1800 salaris
2200

6/12/2013

Indicatoren voor positieve evolutie:

Groeimogelijkheden

• Toename verantwoordelijkheid & zelfstandigheid • Opleidingsmogelijkheden • Betrokkenheid in beslissingsproces

• Leiderschap over team assistants
Positief evolueren als assistant

6/12/2013

Voldoende werkzekerheid?
Hoe vangt men het tekort aan assistants het best op?
Managementassistant (N= 792) Het opwaarderen van de functie van managementassistant Het beroep managementassistant bij de jongeren promoten Een opleiding aanbieden om herintreders in de functie managementassistant te begeleiden Een opleidingsprogramma opstellen dat bestaat uit 50% stage in een onderneming en 50% uit theorielessen Meer managementassistants met een deeltijds contract aanwerven (vb 4/5) Sensibiliseren voor een leeftijdsbewust personeelsbeleid Duobanen creëren (fulltime wordt ingevuld door twee parttimers) Freelance assistants aanwerven voor een beperkt aantal uren per week Assistants aanwerven waarvan de moedertaal niet Nederlands of Frans is Loonsverhoging Minder veeleisend zijn tijdens het aanwerven Bepaalde aspecten van de functie herzien Extralegale voordelen toevoegen Ander
2% 2% 2% 1% 1% 1% 3% 2%

Manager (N= 102)
84% 62% 56% 68% 47% 41% 46% 50% 45% 27% 44% 29% 30% 26% 23%

9% 15% 24%

Knelpuntberoep

6/12/2013

Op zoek naar een eerste job.

Hoe solliciteren?

6/12/2013

Sollicitatiebrief Curriculum Vitae Voorbereiding

Voor te bereiden

Eerste indruk Verloop gesprek Meest gestelde vragen

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Persoonlijk gericht Begeleidende e-mail vervangt brief

Sollicitatiebrief

Zonder fouten!

Kort & krachtig
Bijlagen vermelden

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Inhoud

Curriculum Vitae

Volgorde van informatie Eerlijk & concreet Met aandacht voor layout

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Informeer je

Voorbereid op gesprek

Naam contactpersoon Stel vragenlijst op

Mee te nemen naar het gesprek
Overloop vaak gestelde vragen

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Weet wie je bent

Voorbereid op gesprek

Weet wat je wil Weet wat je belangrijk vindt

Weet wat je te bieden hebt
Weet wat je sterke & leerpunten zijn

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Stevige handdruk Gebruik naam contactpersoon Correcte taal & houding

Eerste indruk

Inhoud van gesprek Aangepaste kleding Spaarzaam met parfum, make-up & juwelen

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Verloop gesprek
Waar moet je aandacht aan besteden tijdens het gesprek?

Hoe solliciteren?
6/12/2013

Wat zijn je leerpunten? Hoe hou je daar rekening mee?


• • • •

Wat zijn je positieve eigenschappen? Geef een concreet
voorbeeld ter motivatie. Hoe ziet jouw ideale functie er uit? Wat verwacht je van deze functie? Waarom wil je binnen ons bedrijf werken? Wat trekt je aan in een managementondersteunende functie?

Meest gestelde vragen
6/12/2013

Wat is jouw meerwaarde binnen het bedrijf t.o.v. andere sollicitanten?


• • •

Hoe zie jij je professionele carrière? Waar zie je jezelf binnen 5 jaar?
Ben je nog met andere sollicitaties bezig? Hoeveel wil je verdienen? Waarom ben jij de meest geschikte kandidaat voor deze functie?

Meest gestelde vragen
6/12/2013

Meer weten?

• • • • • •

Boek – Beroep: Managementassistant AssistantPlus.be Belang Social Media Stories Bachelor Office Management Award Secretary Plus-kantoren

Meer weten?
6/12/2013

• Boek – Beroep: Managementassistant
• Eerste referentieboek over managementassistants in België • Imago managementassistants opwaarderen • Persoonlijke vaardigheden, individuele ontwikkeling en carrièremogelijkheden van assistants • Uitgroeien tot comanager NL, FR & ENG

Meer weten?
6/12/2013

• Boek – Beroep: Managementassistant • • AssistantPlus.be Professionele contentsite voor & door assistants
• Uitgebreide informatiebron • Virtuele ontmoetingsplaats • Actief in 3 talen: NL - FR - ENG • Alle studenten => Premium lidmaatschap! (200 brieven in 5 talen, kortingen bij partners, …)

Meer weten?
6/12/2013

• Boek – Beroep: Managementassistant • AssistantPlus.be • Belang Social Media

Meer weten?
6/12/2013

• • • •

Boek – Beroep: Managementassistant AssistantPlus.be Belang Social Media Stories
Melissa Delft – 24 jaar & Top PA bij Dexia Asset Management Dominique Ferront – Assistant bij Outsourcing Solutions
“Het komt erop aan kansen die zich aanbieden beide handen en te “Ik vind het boeiend om verschillende sectoren, met werkomgevingen grijpen en aan te gaan. mijlpaal was kennismaakt het winnen van de mensen teuitdagingen leren kennen. Doordat je Een in elke opdracht met tal Bachelor Office Management Award in 2008.” van managementondersteunende functies, kruip je als het ware elke keer voor een aantal maanden in de huid van iemand anders.”

Meer weten?
6/12/2013

• • • • •

Boek – Beroep: Managementassistant AssistantPlus.be Belang Social Media Stories Young Potential Award
• Jaarlijkse wedstrijd laatstejaarsstudenten • Deelnemers getest op motivatie, competenties & professionalisme • Professionele jury uit de bedrijfswereld • Prachtige prijzen voor deelnemers, o.a. contract Secretary Plus Outsourcing Solutions

Meer weten?
6/12/2013

• • • • • •

Boek – Beroep: Managementassistant AssistantPlus.be Belang Social Media Stories Young Potential Award Secretary Plus-kantoren
Wens je nog bijkomende info? Aarzel niet om contact op te nemen met jouw regionaal kantoor!
www.secretary-plus.be

Meer weten?
6/12/2013

• • • • • •

Word jij onze toekomstige assistant?

Boek – Beroep: Managementassistant AssistantPlus.be Belang Social Media Stories Bachelor Office Management Award Secretary Plus-kantoren

Meer weten?
6/12/2013