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Informes


Sirven para:
Mostrar información de la BD al mundo exterior.

Tema 1. Bases de Datos: Access

Imprimir datos, ficheros .PDF, o .XPS (XML Paper Specification)... Usar la opción "Imprimir" o "Guardar como".

1.6. Informes

Tienen muchas características comunes con los formularios:
Controles, secciones, propiedades...


 

Su objetivo es la salida de datos.
Los formularios también aceptan entrada de datos. Los informes no aceptan la modificación de datos: Sólo permiten mostrar o imprimir los datos.
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Crear informes

Asistente para informes

Existen distintas formas de crear un informe:
Informe simple: Seleccionar la tabla/consulta, y hacer clic en “Informe” (menú Crear).

El asistente le hace preguntas y actúa en función de sus respuestas:
1. Elegir los campos de la tabla/consulta:

El informe puede realizarse a partir de: • Los datos de una tabla. • Los datos obtenidos a partir de una consulta.

El menú Crear también tiene “Informe en blanco” y “Diseño de 3 informe” (son similares), y “Asistente para informes”.

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Asistente para informes
2. 3. 4. Elegir campos para agrupación de datos (opcional, pero no tiene mucho sentido agrupar por la clave principal). Elegir campos para ordenar los datos (opcional). Elegir características:  Orientación del folio: Vertical u Horizontal.  Distribución:

Informe
1. Los mismos datos presentados como un informe en “columnas”... 2. ...y un informe “Tabular”.

Si hay agrupación, los tipos básicos son:  En pasos, Bloque, o Esquema. Si no hay agrupación, los tipos básicos de distribución del informe son:  Por columnas: Cada campo aparece en una línea independiente con un rótulo situado a la izquierda. Cada registro ocupará tantas líneas como campos se visualicen.  Tabular: Los rótulos de los campos aparecen en una sola línea en la parte superior del informe y se muestran todos los registros debajo de los mismos.  Justificado: Organiza cada registro en cajas (como si fueran fichas de datos), y las muestra consecutivamente.
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5.

Elegir estilo y dar nombre al informe.

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Min.  El contenido que va a aparecer en la parte superior del informe (como el nombre de la compañía. Para cambiar de Vista. debe formar parte del encabezado de página.. según la vista). igual que en los formularios. al principio del informe.. 3. copiar el formato de un sitio y aplicarlo en otro. 12 Puede contener la conclusión. si desea agregar un total a una columna de números. 11 2 . Hoja de propiedades. se indica en la barra de estado inferior. 5. al final del informe. Máx. cambios en el origen de datos subyacente. 1 3 4 5 Existen varias formas para ver el informe. 1.Vista Diseño   Otras Vistas con los datos del informe   La vista Diseño permite realizar cambios: Añadir títulos.. 2. Promedio. Haga clic en el campo que desee resumir. la dirección y el logotipo) debe formar parte del encabezado del informe. Haga clic en Vista Presentación: 2.  El contenido que va a aparecer en la parte superior de cada página. haga clic en “Totales”:  El pie del informe aparece una sola vez. 4. la sección de detalle de una factura muestra todos los elementos individuales adquiridos y su precio. con unos totales. 1.  También se puede usar el grupo “Ordenar y Filtrar” (de Inicio). Encabezado del informe con el título del informe Encabezado de página con títulos Sección Detalle con datos Pie de página con línea de separación y números de página Pie del informe 10 Secciones de un informe  Agregar Totales en columnas  Encabezado del informe: aparece una sola vez. o usar formatos condicionales. Vista Informe: Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo. Cuadro de herramientas Cuadrícula de la vista Diseño Agregar campos existentes.    Pie de página: aparece en cada página. Vista Preliminar: Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir. 3. Varianza. o poner un filtro en una tabla o un formulario. 9 5. como los nombres de las columnas. alineación. haga clic en uno de los números de la columna. 4.  Funciona igual que para crear una consulta. En la ficha Formato.  En grupo “Fuente” (ficha Diseño o Formato.. La sección del pie de página puede contener el número de página.   Encabezado de página: aparece en cada página del informe. estilos. El filtro se quita con otra opción del botón derecho. en el grupo “Agrupación y totales”. 2. Por ejemplo. colores.  Elija el tipo de agregado que desee agregar al campo: Suma. 8 7 Filtros y ordenación  Secciones de un informe Usar el botón derecho sobre la columna deseada (en Vista Presentación):    Elegir la opción de filtrado u ordenación. puede cambiar tipos de letra. Vista Presentación: Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos.  Por ejemplo. Si los resultados están filtrados.    Detalle: La sección de detalle contiene la mayor parte de la información de un informe. 3. o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles. cambios en el color del texto. El método elegido dependerá de lo que desea hacer con el informe y de los datos:  2  1. sobre esa columna.

sección o control   Aparecen nuevas secciones con los grupos:   Encabezado de grupo: Se imprime al principio de cada grupo de registros. hacer clic en Propiedades.  Se pueden establecer numerosas propiedades para un informe. al seleccionar una fecha.    Se pueden seleccionar hasta 10 valores para agrupar los datos de un informe. para no partir una sección en distintas páginas. Pie de grupo: Se imprime al final de cada grupo de registros. use la herramienta Salto de página del Cuadro de herramientas para mostrar el lugar donde desea insertar un salto de página. pulse el botón de Hoja de Propiedades o haga doble clic en el selector de informes en el punto de intersección de las reglas.  Inserte el salto encima o debajo de otros controles para evitar que se dividan los datos en dichos controles. Mediante la herramienta Salto de página. orden y total”.  Es mejor usar la Vista Presentación. 16  15 Propiedades de un informe/sección  Salto de página  Un informe o sección tienen muchas propiedades:  En la vista Diseño. o poner la cabecera en la siguiente página.. Propiedades de una sección: Doble clic en el nombre de la sección o en el selector de secciones.se inserta un salto de página.    Propiedades de un control: Doble clic en él.  Botón “Agrupar y ordenar” (ficha Formato.. a continuación. selector de sección o selector de informe y. 2. para forzar una nueva página en una sección.. tal como se muestra en la ilustración. . También puede usar el botón “Hoja de Propiedades”. con el fin de cambiar cómo se ve o se imprime. 18 17 3 ... Se utilizan para imprimir información de resumen de cada grupo. Botón “Agrupar y ordenar”:  En la vista Diseño: ficha Diseño  Agrupación y Totales. Ejemplo: Un informe con datos agrupados por producto. imprimiendo ahí el nombre del grupo. 2 1. 1 Para activar filtros y tipos de ordenación.Agrupar datos en informes  Agrupar datos en informes  Los datos de un informe pueden agruparse seleccionando uno o varios valores. el encabezado de grupo imprime el nombre de cada producto..  Ejemplo: Agrupación por la columna Categoría: Por ejemplo. Para crear o cambiar el agrupamiento de datos:  Es más simple usar el Asistente para informes para agrupar los datos cuando cree un informe. Para ver o cambiar las propiedades de un informe. o bien hacer clic con el botón secundario del ratón en un control. Cada sección y cada control de un informe también tienen propiedades. bajo el diseño del informe. que aparece como una línea de puntos. 13 14 Agrupar datos en informes  Propiedades de informe. pues se ven los cambios que se van haciendo: ficha Formato. si cada sección es o no visible. se pueden agrupar todos los pedidos enviados en dicha fecha. en la vista Presentación): Aparece el panel “Agrupación.

autor.   Seleccionar el objeto y usar el botón “Autoformato” (ficha Organizar). líneas entre secciones). El informe ha de aparecer agrupado por editorial y para cada ella aparecerá un total con el número de libros. y la opción “Asistente de autoformato”. los títulos y las líneas de división (por ejemplo. Al final del informe ha de aparecer el precio promedio de los libros. Deben aparecer los siguientes datos de un libro: Título.    Al principio del informe el nombre y logo inventados de la biblioteca. El autoformato puede aplicarse a todo el informe.  Aparece una galería de estilos. editorial.accdb” Crear un informe para la base de datos de la biblioteca que contenga los siguientes datos:   Un autoformato establece el estilo y el color del texto. año de publicación y precio.Aplicar un autoformato   (en Vista Diseño) BD “4-BIBLIOTECA. Si el libro es anterior al año 2000 ha de aparecer en rojo SOLO el titulo del libro. con las mismas opciones de formato presentadas en el Asistente para informes. 19 20 4 . una sección seleccionada o un solo control.