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DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones: Por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación. ya que los documentos administrativo permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados. las alegaciones o los recursos y reclamaciones.    . CARACTERÍSTICAS:  Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Su emisión es válida. Son emitidos por un órgano administrativo. ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados. Son las siguientes: Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración. como las solicitudes.

etc. Además.: Directora de la institución). en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta. el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. se escribirá al pie de lo que uno se ha olvidado. bien por olvido o por omisión consciente del remitente. o PS). entonces mediante los llamados "posdata" o "posscritum" siendo las abreviaturas: (PD. Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior. 4. institucional. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión. 7.LA CARTA: Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). 3. Normalmente. y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Lugar y fecha Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe Residencia del destinatario Vocativo o expresión de cariño Cuerpo o asunto de la misiva Conclusión o despedida Nombre y firma Después de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos omitido algo. ESTILOS DE CARTA: El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:     Formal. Ej. al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. . sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo. Existen cartas sin remitente. Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. PARTES DE UNA CARTA: 1. ya que el mensaje es siempre distinto. 6. Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional. con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares. laboral.. En ese sentido. Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. 2.. 5.

Lo mismo que muchas empresas. 7. 9. 2. por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. ÁREA DE DIFUSIÓN: El memorando es un documento de carácter interno. 4. y viceversa. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración. 3. para lo segundo.EL MEMORANDO: Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia. y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. usan la carta para lo primero. 5. Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de página. Por ejemplo. Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. y el memorando. Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa. PARTES DEL MEMORANDO: El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. breve y directo. 8. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta. porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa. entre el director de un colegio y un profesor de aula. 6. Y las siguientes complementarias:    Membrete Nombre del año Referencia . al margen de su nivel o jerarquía. Es flexible y práctico. entre el gerente y su secretaria.

CLASES Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple MEMORANDO SIMPLE Se utiliza para comunicar disposiciones.  Sello Anexo Redacción del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa.. a fin de solicitarle permiso. .. con el objeto de comunicarle.." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. Características Comparte las mismas características con el oficio simple... . remitir.. . precisa y directa." como en el siguiente: "Comunico a Ud." "Por el presente. con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando." "Me dirijo a Ud." Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel.. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase.. me dirijo a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer. Características Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple. pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento... En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular". dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y. pedir o transcribir documentos.." "Sírvase comunicar a esta dirección el record de.. Por ejemplo. comienzan con las frases: "Por el presente. en forma simultánea.... sin eufemismos ni rodeos.. MEMORANDO MÚLTIPLE Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información. en general. a varios destinatarios. " Existen muchas fórmulas de apertura. para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. la frase "sírvase. " Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve.." "Me dirijo a Ud..

en cuanto a los aspectos formales. aproximadamente. de manera sistemática y esquemática. se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que este basada la solicitud. normalmente.) B) EXPOSICON DE MOTIVOS: Se debe describir las circunstancias y las causa que motivan la solicitud. etc. una solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan . lugar y fecha de nacimiento. El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (YO). la segunda persona del plural(OS) o bien una formula impersonal.la mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinatarios a este fin. en tercera persona u el receptor. Se inicia con la palabra expongo. se termina con la expresión por ello. Se debe preguntar por su existencia y. CARACTERÍSTICAS: La solicitud. teléfono y datos opcionales (profesión. A) ENCABEZAMIENTO: Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos. Si es el caso. centro de trabajo.¨lo que acredito con la documentación anexa ¨. se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo . . se puede hacer la instancia por uno mismo. si no los hay. para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas. responden a las mismas directrices que la carta de presentación. la tercera parte del ancho del papel. seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud.SOLICITUD: Por lo general. pero se suele dejar un margen izquierdo de. domicilio. seguida de dos puntos y.

videos. pudiendo abarca incluso varias páginas. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. se debe introducir antes la conjunción que. u otros documentos.C) PETICIÓN O EXPOSICIÓN DE LA SOLICITUD: Se comienza con la palabra solcito. resúmenes. ÁREA DE DIFUCIÓN: El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución u empresa. estos nombres deben ir escritos en mayúsculas. seguida de dos puntos . . testimonios. día mes y año. de extensión variable. disquete.    D) LA DESPEDIDA DEBE INDICAR: Fecha: lugar. quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y penalmente. Firma de quien presenta la instancia Nombre del organismo. Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto. El informe es utilizado por trabajadores del sector público y privado y se redacta en papel A4. separatas. El informe tiene carácter de declaración jurada. Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir acompañada de cuadros. recibos. institución. grabaciones. fotografías. Por ejemplo. facturas. Para sustentar la información que se proporciona.Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado. SOLICITO: que sea concedido…. unidad o autoridad a quien se dirige la instancia. declaraciones. EL INFORME: Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar problemas.

semestral. Por lo general es enumerado. y otros. Lugar y remitente Nº de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusión Despedida Firma CLASES: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. INFORME EXTRAORDINARIO Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos. 2. 9. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta. Nosotros. 7. porque proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. objetiva e imparcial. 6. lo clasificamos en ordinario. semanal. mensual. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea. 8. Puede ser diario. Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe ser fría. Su remisión es obligatoria. Características:       Es regular y rígido. La mayoría lleva título y es enviado con oficio o memorando de remisión. tentativamente. 5. los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. 4. quincenal. trimestral. sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas. . bimestral. la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se presentan: INFORME ORDINARIO: Usos: Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas. 3.PARTES DEL INFORME: 1.

suministra elementos de juicio. Uso obligatoriamente "referencia" Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura. sin oficio ni memorando de revisión. y si se presentan casos imprevistos de interés. . Características:     El código lleva "informe técnico" como nombre de documento. Es un documento instructivo. INFORME TÉCNICO Usos: El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión. Ilustra. cuando sea necesario comunicar sobre el avance o culminación de una tarea encomendada. La numeración de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempeña cargo administrativos. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Son enviados directamente. Los miembros extraordinarios se envían:     A pedido de la autoridad. No llevan título. nos e fijan periodos estrictos para su remisión y normas rígidas para su redacción. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. haya o no petición de la superioridad. es decir.Características   Es irregular y flexible. orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Pueden ser numerados o no.

Texto 4. etc. La declaración se redacta en hoja A-4 Y A-5 .algunas instituciones. apellidos. Características: Este documento es elaborado por la misma persona interesada. domicilio y su documento de identidad) 3. quien a veces tienen la necesidad de contar con el asesoramiento personal especializado. Lugar y fecha 5. los postulantes vacantes de trabajo la presentan para sostener que no adeudan a la institución que no tienen parentesco con la autoridad. vale decir que puede reemplazar a los certificados. Partes: 1. gracias a la ley de simplificación administrativa. que se les entrega para que efectúen su declaración.LA DECLARACIÓN JURADA: Es un documento por medio del cual una persona declara como verdadero-bajo responsabilidad-aspectos relacionados con su condición personal. En casos específicos. laboral. para facilitar el trabajo de los declarantes y obtener información precisa. Firma y pos firma del declarante . Identificación declarante (nombres. Título. diseñan formularios especializados. nombre de declaración jurada 2. Usos: Se presenta como documento sustitutorio. por ejemplo: cuando tiene que declarar ante la sunat.

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OFICIO: Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares. 8. fuera de una institución. Su finalidad Informar. 6. Firma y cargo del que remite el oficio Y los complementarios:    Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa) Referencia Anexo . en especial a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones. enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución. 2. Pedir. Lugar y fecha Número del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. 5. establece comunicación con personas ajenas a la entidad. Membrete: Nombre de la institución. y Nivel Interno. especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. 4. es decir. dentro de ella. agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. A nivel interno. Partes de un Oficio 1. sencillo y se evitara el tuteo. invitar. pedir información. remitir documentos. Invitar. contestar. Área de Difusión El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo. 3. El oficio es un documento protocolar que vincula. 7. A nivel externo. Despedida 9. Remitir. El lenguaje será directo.

después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menor de edad. en forma directa. sobre asuntos de su competencia. Las autoridades políticas. que existe. y el superior jerárquico. PARTES DEL CERTIFICADO:        Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país. certificado de orfandad. pos firma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de página . luego de haberse examinado el estado de salud de una persona. de la autoridad competente o por mandato de la ley.CERTIFICADO: Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma. certificado de trabajo. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad. Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito. certificado de salud. por ejemplo. o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado. membretado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedición de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 años. o sus representantes legales. por los servicios prestados. Este documento se otorga en papel A4. que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya certificación solicitan. se expide certificado de estudios. etc. Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado. o que es así en la realidad y los hechos. por los estudios realizados en una institución educativa. judiciales y militares competentes. y se expide a pedido de la parte interesada. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados. El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada.