PRÉCONISATIONS DE BONNES pRATIQUES pOUR L’ACHAT pUBLIC DE pRESTATIONS DE COMMUNICATION ÉVÉNEMENTIELLE.

Introduction
Les prestations de communication comportent des dimensions intellectuelles, créatives, techniques, logistiques… variées et parfois complexes. Ces 10 préconisations de bonnes pratiques ont pour objectif de simplifier l’élaboration des cahiers des charges et des BPU et d’assurer une relation client-agence transparente et de confiance.

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TIE U NIC A TIO N ÉVÉ N E M E N

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PRÉCONISATIONS POUR DE BONNES pRATIQUES

aux opérations prévues

1. Adapter les BPU

Une bonne évaluation des besoins de la part de l’acheteur public doit lui permettre de concevoir des BPU en adéquation avec ses besoins réels et les objets du marché. Dans le cas, où l’acheteur public serait amené à passer une

postes correspondant aux prestations d’accompagnement, de suivi commercial et opérationnel de l’agence

3.

Intégrer dans les BPU les

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Il convient d’intégrer dans le BPU des prestations intellectuelles et de temps passé agence, indissociables de la conception, de la mise en œuvre et de la postproduction d’un événement ou d’actions événementielles :
✹✹ coordination

Adapter les BPU aux opérations prévues Autoriser les agences à présenter des variantes, compléter et/ou détailler les BPU Intégrer dans les BPU les postes correspondant aux prestations d’accompagnement, de suivi commercial et opérationnel de l’agence Structurer les BPU en “livrables” avec distinction des frais techniques (achats externes) et des coûts hommes/jours Autoriser (systématiser) l’application des coefficients lors de l’exécution du marché (devis, facture) Permettre, sur certaines prestations, de fonctionner sur devis à date Tenir compte de l’indivisibilité de certains coûts

commande qui ne figure pas dans le BPU, d’autres procédés peuvent être utilisés (avenants, intégration de postes “divers” ou “sur devis”).

à présenter des variantes, compléter et/ou détailler les BPU

2. Autoriser les agences

générale du projet, coordination permanent du client (téléphone,

technique et logistique,
✹✹ accompagnement

mail, réunions, compte-rendus, bilans…),
✹✹ rédaction de notes, argumentaires ou recommandations

(stratégiques ou opérationnelles). Art. 50 du CMP : « Les variantes sont des modifications proposées par l’agence, susceptibles de conduire à des propositions financièrement plus intéressantes et techniquement plus performantes ». Dans les procédures formalisées, les variantes doivent être expressément autorisées par le pouvoir adjudicateur. Dans les marchés à procédure adaptée (MAPA), les

avec distinction des frais techniques (achats externes) et des coûts hommes/jours

4. Structurer les BPU en “livrables”

Afin de garantir au client toute transparence des postes devisés.

Indiquer le cadre budgétaire du marché (mini/maxi) Intégrer la révision des prix Systématiser l’intégration d’un pourcentage de marge sur les frais techniques, correspondant aux frais de gestion et d’administration du projet

variantes sont, en principe, autorisées, sauf si le pouvoir adjudicateur les interdit expressément.
www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/Variante.htm

L’autorisation des variantes, compléments et/ou détails dans les BPU conduit à des offres plus créatives et innovantes avec des budgets optimisés :
✹✹ permettre

des coefficients lors de l’exécution du marché (devis, facture)

5. Autoriser (systématiser) l’application

l’intégration dans le BPU de certains

La structuration en “livrables” détaillés + l’application des coefficients accompagnés de commentaires permet à l’acheteur public de commander des quantités supérieures ou inférieures à la prestation référencée dans le BPU, tout en optimisant son budget grâce à l’application de coûts justes et réels.

postes qui n’y figurent pas,
✹✹ autoriser

les agences à joindre au BPU leur propre

grille de prix si celle-ci leur semble mieux adaptée, au regard du CCTP,
✹✹ demander

aux agences d’annexer systématiquement

au BPU une grille détaillant les coûts homme/jour par type de fonction avec indication des profils agence,
✹✹ pour

les salons et colloques, s’appuyer sur les grilles

AACC.

Permettre, sur certaines prestations, de fonctionner sur devis à date
Certaines prestations techniques ou logistiques sont soumises
✹✹ prestations ✹✹ (technique

6.

9. Intégrer la révision des prix
Certains coûts peuvent varier au cours de l’exécution du marché, notamment dans le cas des accords cadre ou marchés de longue durée (ex. coût du papier, affranchissement, restauration, montant du SMIC, transports…) La révision des prix du BPU s’effectue sur la base des indices de l’INSEE et/ou des organisations professionnelles.

à

des

réalités

et

contraintes

incontournables : imposées dans certains lieux salles, restauration…), (période de salons ou d’événements

✹✹ saisonnalité

locaux, périodes creuses…) pour les locations de sites, hôtellerie…
✹✹ régionales

(les coûts en province et à Paris ne sont

pas les mêmes, idem d’une région à l’autre)
✹✹ prestige ✹✹ droits

de l’événement et du public présent

des tiers / achat d’art.

de certains coûts
Certaines

7. Tenir compte de l’indivisibilité
prestations du type transport,

d’un pourcentage de marge sur les frais techniques, correspondant aux frais de gestion et d’administration du projet

10. Systématiser l’intégration

Il s’agit d’un pourcentage appliqué aux achats externes (frais techniques et logistiques).

moquette, mobilier, etc. ne sont pas divisibles et ne peuvent être ramenées à une unité d’œuvre.

du marché (mini/maxi)

8. Indiquer le cadre budgétaire

Un cadre budgétaire permet aux agences de formuler des propositions en adéquation avec les moyens dont dispose l’acheteur public et de favoriser la créativité tout en garantissant l’optimisation des coûts et des moyens.

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Association des Agences-Conseils en Communication 40, boulevard Malesherbes - 75008 Paris Tél : 01 47 42 13 42 www.aacc.fr - info@aacc.fr

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