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INDICE

Introduccin

CAPITULO I
1 Formulacin del
Problema.................................................................................3
1.1
Antecedentes.............................................................................................
3
1.2 Planteamiento
problema.......................................................................9
1.3
Planteamiento
de
solucin...................................................................10
1.4 Propsito
y
justificacin
propuesto.........................................12

del
la

del

diseo

CAPITULO II
2

Descripcin del Sistema


Propuesto...............................................................13

Objetivos, limitaciones y delimitaciones del


Nuevo
diseo....................................................................................................13
2.2
Marco
de
referencia
y
organizacin...............................................................14
2.3
Procedimientos y polticas administrativas...............................................15
2.1

CAPITULO III
3
Sistemas
y
Subsistemas
de
Personal.....................................................................23
3.1
Sistema
de
Administracion
de
Recursos
Humanos........................................24
3.2
Inventario
de
Recursos
Humanos...................................................................25
3.3
Capacitacion
de
Recursos
Humanos..............................................................26
3.4
Nominas
y
presupuestos .................................................................................27
3.5
Control
de

Rendimiento...................................................................................27

CAPITULO IV
Propuestas
del
sistema
computarizado.................................................................28
4.1
Objetivos...........................................................................................................2
8
4.2
Operatividad
y
beneficios................................................................................29
4.3
Diagrama
del
Medio
ambiente.........................................................................32
4.4
Estructura
del
Sistema
Mecanizado................................................................33
4.5
Funciones
Generales
del
Sistema...................................................................34
4.6
Micro
estructura
del
Sistema...........................................................................36
4.7
Sistema
de
Administracion
de
personal..........................................................37
4.8
Sistema
de
liquidacion
de
haberes..................................................................39
4.9
Sistema
de
Consultas......................................................................................40
4.10 Sistema
de
estructuras
salariales....................................................................42
4.11 Listado
de
Base
de
datos
del
sistema............................................................44
4.12 Listado
de
reportes...........................................................................................48
4.13 Consultas
Libres...............................................................................................55
4.14 Reportes
Especiales
para
la
Defensoria... .....................................................55
CAPITULO I
4

1.- FORMULACION DEL PROBLEMA


1.1

ANTECEDENTES.

1.1.1 PROPOSITO DEL SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS


Hacer de la Defensoria Pblica Penal el Lder del Sector Justicia,
ofreciendo servicios de primera calidad, con orientacin al cliente.
1.1.2 ORGANIZACION
2

DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


La estructura organizativa de la Defensora est constituida as:

Procurador General
Gerencia General
Coordinador nacional de Defensora Penal
Coordinador nacional de Defensora Laboral
Coordinador nacional de Defensora de Menores
Departamento de Contabilidad
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Mantenimiento

PLANTA DE PERSONAL
Se constituye con Empleados de dos tipos, segn su permanencia:
De carcter permanente
De carcter temporal (Para actividades especficas)
Prximamente se contratar un grupo de nuevos Defensores Pblicos, con
lo cual el nmero total de empleados ascender a.

1.1.3 EL PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS.


Descripcin: La Gerencia de Recursos Humanos es la unidad de apoyo a la alta
administracin, y a las diferentes unidades organizativas, en materia de recursos
humanos.
Considera al elemento humano como el eje dinmico y fundamental para cumplir con la
Misin y la Visin de la Procuradura General de la Repblica, y particularmente de la
Defensora Pblica Penal.
SU UBICACIN JERARQUICA
La gerencia de Recursos Humanos depende directamente de la Gerencia General de La
P.G.R.
SUS ATRIBUCIONES
Dictar las polticas de personal
Evaluar el Recurso Humano.
Apoyar en la solucin de conflictos laborales.
3

Desarrollar Programas especficos, orientados al personal.


SUS REAS DE RESULTADO:

Planeamiento y Evaluacin del recurso humano.


Empleo.
Capacitacin.
Prestaciones.
Comunicaciones
Nminas y planillas

SUS OBJETIVOS ESPECIFICOS


Dotar a las diferentes unidades organizativas del personal idneo.
Facilitar la integracin del personal a sus puestos de trabajo.
Desarrollar un programa de capacitacin para satisfacer las necesidades de
carcter general y especfico de todas las Unidades de la Procuradura General
de la Repblica, y de la Defensora Pblica Penal en particular.
Procurar la efectividad de la tecnificacin y del desarrollo de innovaciones que
se realicen en la Procuradura General de la Repblica, mediante la dotacin y
desarrollo de personal.
Realizar una efectiva administracin de salarios y prestaciones.
Aunar esfuerzos a fin de mantener un clima organizacional favorable,
contribuyendo as al mejoramiento de la productividad individual y grupal.

SUS FUNCIONES GENERALES


Proporcionar y aplicar polticas y normas relativas al personal, y asesorar a
todas las unidades, de la Procuradura, en el manejo de Relaciones laborales y
otros programas de la administracin de recursos humanos.
Verificar que se cumplan las normas de disciplina y rgimen laboral, as como el
reglamento interno de trabajo.
Realizar el reclutamiento, seleccin y contratacin del personal.
Elaborar programas de capacitacin y desarrollo de personal.
Desarrollar, promover y coordinar programas efectivos de comunicacin entre el
personal.
Proponer y aplicar sistemas de salarios, calificacin de mritos, prestaciones y
beneficios sociales y otros, referentes a la administracin del recurso humano.
Administrar programas de bienestar y asistencia para el
personal.
Apoyar las actividades del Fondo de Proteccin de los empleados de la
Procuradura
Apoyar las actividades del comit Pro- bienestar para los empleados.
4

1.1.4
SUS FUNCIONES ESPECIFICAS POR AREA DE
RESULTADO
AREA DE RESULTADO 1: PLANEAMIENTO Y EVALUACION DE
PERSONAL.
Elaborar proyecciones de la necesidad de recursos humanos
para el corto
y mediano plazo, en trminos cuantitativos (nmina base/flexible), y cualitativos.
Actualizacin de las descripciones de puestos, y perfiles de empleados.
Efectuar estudios de los niveles salariales, de acuerdo al costo de vida o
cualquier otra condicin, y recomendar ajustes al respecto.

AREA DE RESULTADO 2: EMPLEO.


Recibir y analizar requisiciones de personal de las diferentes unidades de la
Defensoria Pblica Penal.
Efectuar el reclutamiento de personal para la ocupacin de plazas vacantes.
Atender a solicitantes de empleo.
Preseleccionar candidatos para cada plaza a cubrirse, y
presentarlos para la
seleccin final, en las reas de responsabilidad correspondiente
Elaborar contratos de trabajo y hacer las comunicaciones correspondientes en el
Ministerio de trabajo.
Efectuar la induccin general, de los nuevos empleados, y coordinar con las
unidades correspondientes la induccin especifica de personal nuevo,
trasladado, o ascendido

Proveer de carnets de identificacin al personal.


Tramitar traslados y cambios de puesto, solicitados por las diferentes reas de
responsabilidad.
Tramitar movimientos interinos de personal, para cubrir vacantes temporales.
Coordinar la elaboracin de los programas de vacaciones de personal y el
control de su ejecucin
5

Tramitar solicitudes de permisos al personal.


Controlar la asistencia del personal a sus labores, con base en la informacin
proporcionada por las diferentes unidades.
Mantener actualizado el expediente personal de cada empleado.
Elaborar reportes estadsticos, de ingresos y retiros de personal, y otros, que
sean de utilidad para la toma de decisiones.

AREA DE RESULTADO 3 :

CAPACITACION.

Realizar permanentemente diagnsticos de necesidades de capacitacin de las


diferentes unidades organizativas de la Procuradura; incluida la Defensora
Pblica Penal .
Formular planes y programas de capacitacin peridicamente.
Formular proyectos especficos para las diferentes actividades de capacitacin.
Gestionar los recursos necesarios para cada actividad de Capacitacin, y prestar
el apoyo logstico para su realizacin.
Realizar la seleccin adecuada de participantes a los eventos de capacitacin,
en funcin del contenido del evento y requisitos establecidos.
Coordinar la capacitacin del personal en eventos nacionales o internacionales.
Mantener registros actualizados relativos a la capacitacin, y proveer los
informes que le sean requeridos.
Realizar indagaciones sobre capacitacin, con instituciones y personas
individuales dedicadas a prestar estos servicios.
Mantener contacto con instituciones nacionales o internacionales que ofrezcan
oportunidades de capacitacin para los empleados.
Efectuar evaluaciones permanentes sobre la organizacin y calidad de los
cursos impartidos, el desempeo de los instructores y sobre el rendimiento de
los participantes en los eventos de capacitacin.
Preparar informes, para los jefes inmediatos, sobre la actuacin del personal en
los eventos de capacitacin.
Tramitar las solicitudes de becas para estudio, y llevar control de los becarios.
6

AREA DE RESULTADO 4: PRESTACIONES.


Administrar el seguro de vida(INPEP) y seguro mdico hospitalario (ISSS)
Llevar control de lo relativo al servicio de alimentacin para los empleados
( nmero de usuarios, costo, etc.)
Programar y dirigir la ejecucin de programas de salud preventiva para los
empleados.
Asesorar a los empleados en trmites para obtencin de servicios en otras
instituciones, a las cuales cotizan (ISSS, FVS, etc.).
Formular y coordinar la realizacin de programas educacionales, seguridad e
higiene, y otros, relacionados con el bienestar de los empleados.
Apoyar y fomentar las actividades del Comit de Seguridad e Higiene.
Fomentar y coordinar la ejecucin de programas para el desarrollo de
habilidades y/o destrezas de los empleados.
Fomentar y coordinar las actividades recreativas y socio-culturales para el
personal
Realizar evaluaciones de las prestaciones, y plantear opciones de cambios, en
funcin del fomento de la productividad y desarrollo integral de los empleados.
Efectuar estudios relativos a las diferentes variables de comportamiento
individual y grupal.
Atender a los empleados que deseen manifestar algn problema y ayudarlos a
encontrar la solucin ms factible.
Investigar sobre proyectos de vivienda que puedan brindar beneficio a los
empleados, y ayudarles a obtenerlo de acuerdo a sus posibilidades.
Concertar citas en el ISSS, para que los empleados sean atendidos en consultas
mdicas.
Realizar visitas domiciliarias al empleado, en caso de enfermedad (de l o de su
familia directa, etc.)

AREA DE RESULTADO 5: COMUNICACIONES.


7

Crear estrategias y administrar medios efectivos para la comunicacin interna.


Coordinar la elaboracin de la revista informativa interna.
Administrar las carteleras informativas internas.
Evaluar, peridicamente, el Sistema de Comunicaciones a fin de mantenerlo
efectivo.

AREA DE RESULTADO 6: NOMINAS Y PLANILLAS


Elaborar planillas de sueldos, vacaciones y aguinaldos.
Preparar pagos
incapacidades).

eventuales

del

personal

(banquetes,

vacaciones,

Elaborar planilla del Seguro Social.


Efectuar pagos a diferentes instituciones, en concepto de retenciones que se
aplican a los empleados.
Efectuar clculo de liquidaciones de personal.
Llevar control de sueldos no cobrados.
Preparar constancias de sueldos.
Custodiar los archivos de planillas, recibos y dems documentos.
Preparar estadsticas y reportes de los movimientos de la nmina, y de los
pagos.

FORMULACION DEL P R O B L E M A
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
No se cuenta con un sistema mecanizado para la administracin de los
recursos humanos, en la Defensoria Pblica Penal que, integrado al sistema
total de la P.G.R,. permita apoyar su accionar en forma efectiva.
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
8

La administracin de recursos humanos para la Defensora Pblica Penal requiere


de un sistema mecanizado que integre los mdulos:
1)
2)
3)

Nminas
Estadsticas y Presupuestos
Reclutamiento, Seleccin, Contratacin y Evaluacin de Personal.

A) Sistema de Nminas:
No se cuenta con un equipo de analistas programadores para el desarrollo de los
sistemas. Cuando se contrata empresas del exterior con contratos totalmente
cerrados, se queda limitado a no hacer mejoras locales sin la autorizacin de la
empresa desarrolladora, esto crea una dependencia absoluta del proveedor y un
costo de mantenimiento muy elevado; en consecuencia es preferible quedarse
con los sistemas obsoletos y deficientes.
B) Sistema de Estadsticas y Presupuesto:
El presupuesto se maneja de forma centralizada para toda la Procuradura General
de la Repblica, dando nfasis al cumplimiento de las rgidas normas, en
menoscabo de la efectividad para solventar las necesidades en curso.
C) Sistema de Reclutamiento, Seleccin, Contratacin, y Evaluacin de Personal.
No hay un manual de descripcin de puestos (escritos) que oriente la contratacin
de personal y su posterior evaluacin.

Algunos factores, internos de la Defensora Pblica Penal, que inciden


directamente sobre este problema son:
Los cambios constantes en los puestos de direccin, dado que

generan

discontinuidad en la lnea de conduccin.


El poco apoyo que se ha proporcionado, en el pasado, a cualquier proyecto de
modernizacin, en el rea informtica en particular.
El alto grado de resistencia al cambio del personal involucrado en los diferentes
9

procesos.
La poca informacin existente a nivel nacional sobre esta rea.
El poco esfuerzo gerencial por obtener la asesora tcnica experta en anlisis y
diseo de aplicaciones, para mejorar los sistemas.
1.3

PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCION

Partiendo del mdulo mecanizado, preparado por el Ministerio de Hacienda; se har el


diseo del correspondiente a la Defensoria Pblica Penal, considerando sus relaciones
con el resto de las reas del sistema total. Estar enfocado hacia el manejo de datos
sobre los rubros siguientes:
1
2
3
4
5
6

Planeacin y evaluacin de los recursos humanos.


Capacitacin.
Nminas y Planillas.
Contabilidad.
Bancos.
Presupuestos.

Se pretende as, mejorar la operatividad y calidad de los resultados en el Sistema


integrado.
Los cambios de arquitectura y plataforma de desarrollo informtico que recientemente se
han llevado a cabo, en la P.G.R., han sido coordinados por asesores externos que dan
servicio al sistema judicial.
La Procuradura no cuenta con un equipo de analistas programadores para el
desarrollo de los sistemas, de acuerdo a sus necesidades .

DESCRIPCION GENERAL DE LOS SISTEMAS


1.3.1

NOMINAS.

En este sistema se contempla el proceso especifico para la ejecucin de pago de salarios


y sueldos, el cual considera los siguientes sub-sistemas :

A-

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOSMAESTROS

Se considera todos los procesos relativos al mantenimiento de archivos maestros y tablas


de referencias necesarias para el sistema.
10

CAPTACION DE MOVIMIENTOS.

B-

Como su ttulo lo indica, aqu se registran todas las transacciones que se asocien
con cada empleado, y que afecten el proceso de clculo de ingresos y egresos, as como
tambin cambios administrativos.

PROCESOS.

C-

Comprende la aplicacin de movimientos y actualizacin en lote,


para la preparacin de resultados a ser impresos.
REPORTES

D-

Se especifican todas las alternativas para la impresin de reportes que satisfagan


las necesidades del usuario.

1.3.2SELECCION Y EVALUACION DE PERSONAL.


A-

EVALUACION DE PUESTOS.

Comprender todas las funciones de cada puesto existente, y su remuneracin;


servirn de base para futuras evaluaciones o requerimientos de personal.

B-

INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS.

El inventario computarizado del personal permite contar con informacin veraz y


oportuna sobre la situacin socioeconmica del empleado y su Historial laboral; as
tambin consultar expedientes y elaborar reportes.

C-

SELECCION DE PERSONAL.

Se considera los bancos de datos sobre aspirantes a determinadas plazas, tanto


internos como externos y los perfiles de puestos.
1.3.3 PRESUPUESTO DE PERSONAL:
Se refiera al presupuesto de los recursos financieros que cubran los gastos
de pagos de
personal operativo, ejecutivo y administrativo de la
Procuradura General de la Repblica, durante el ejercicio.

11

- ACTUALIZACION DE PRESUPUESTO.

A)

Se refiere al proceso en el que se relacionan los datos reales con los datos
presupuestados para establecer variaciones que permitan tener un panorama para la
toma de decisiones.
B)

- CALCULO DE AUMENTOS PROGRAMADOS.

Comprende la programacin de los aumentos salariales de los empleados,


tomando en cuenta el desempeo en las diferentes reas laborales. Deber
estar ntimamente relacionado con el sistema de evaluacin de personal.

1.4 PROPOSITO Y JUSTIFICACION DEL DISEO PROPUESTO


Aplicar las herramientas informticas actuales para optimizar los recursos,
reduciendo los costos en las diferentes reas, y lograr un mejor servicio en la
administracin de los recursos humanos que redunde en un servicio eficiente.

JUSTIFICACION DEL DISEO


La carencia de un sistema computarizado para la administracin de los recurso
humanos de la defensoria Pblica ocasiona prdidas significativas, y baja calidad del
producto que se sirve.
Se propone el diseo e implementacin de un sistema mecanizado que cubra las
deficiencias actuales y prevea necesidades del futuro, permitiendo establecer controles
eficientes, de bajo costo y confiables.

CAPITULO II
2.-

2.1

DESCRIPCION DEL SISTEMA PROPUESTO

OBJETIVOS, LIMITACIONES Y DELIMITACIONES DEL NUEVO


DISEO

Objetivo General.
Anlisis, diseo, programacin e implantacin del sistema mecanizado para la
administracin de los humanos en la Defensoria Pblica Penal, espetando el sistema
12

bsico del Ministerio de Hacienda

Objetivos Especficos:
Plantear el procedimiento prctico para desarrollar un sistema informtico para
la para la administracin de recursos humanos de la D.P.P.
Conocer las necesidades de la administracin de los recursos humanos de la
Defensoria Pblica Penal
Definir las reas bsicas en que se puedan mejorar los costos de operacin en
los servicios de procesamiento de datos existentes ,para su optimizacin,
utilizando los recursos de la informtica.
Crear una gua de referencia para asistencia tcnica y asesora a Defensoria
Pblica Penal de turismo establecidas o programadas, lo que dar como
resultado una buena organizacin de los servicios.

LIMITACIONES Y DELIMITACIONES DEL NUEVO DISEO


LIMITACIONES:
El nuevo diseo se apegar al lenguaje, bases de datos y mdulos ya
desarrollados por el Ministerio de Hacienda.

DELIMITACIONES:
El Sistema se circunscribe a la Defensoria Pblica Penal, limitado a la
mecanizacin del sistema de administracin de recursos humanos,
independiente del resto de sistemas de la administracin de la Procuradura
General de la Repblica.

2.2

MARCO DE REFERENCIA PARA EL


ORGANIZACION

NUEVO

DISEO

2.2.1 MARCO DE REFERENCIA


Lo determinan las polticas internas de la Procuradura General de la
Repblica y el marco jurdico del Estado, en el cual est inmersa la D.P.P.
2.2.2 DESCRIPCION DE PUESTOS
13

ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS


Establece y define los diferentes test de evaluacin, descripcin de los puestos de
la DDP y perfiles de cada uno de ellos.
SECRETARIA
Apoyo, a todas las actividades de Recursos Humanos, en materia de redaccin,
digitacin, archivos, correspondencia y otros afines.
EMPLEO
Lleva a cabo el reclutamiento la seleccin, anlisis y evaluacin de puestos,
investigacin de personal seleccionado, el proceso de contratacin, la
resignacin de puestos de personal existente, la terminacin de los
contratos y el registro de personal.
SUELDOS Y SALARIOS
Lleva a cabo la administracin de sueldos y salarios, elaboracin de las planillas de
pago, clasificacin de empleados, estandares de trabajo y encuestas de salario.
CAPACITACION Y DESARROLLO
Incluye los programas de entrenamiento, para la Defensora Pblica Penal, que se
lleven a cabo a nivel nacional o en el extranjero, dentro y fuera de ella ,que le garanticen
contar con personal calificado de alto nivel.
PRESTACIONES SOCIALES
Lleva a cabo los programas de atencin a los empleados. Estas prestaciones
incluyen: seguros, ahorros, cafetera, pensiones, servicio medico, primeros auxilios,
exmenes mdicos, consejera y quejas.

2.3

PROCEDIMIENTO Y POLITICAS ADMINISTRATIVAS

2.3.1 RECLUTAMIENTO
a)

Las principales fuentes de donde la empresa obtendr candidatos para llenar


las distintas plazas vacantes, puestos nuevos o de mayor responsabilidad ser
por orden de prioridad:
1- Personal existente dentro de la empresa
14

2345-

Candidatos referidos por el personal


Anuncios en medios de comunicacin (prensa)
Reclutamiento de estudiantes y personal calificado de otras empresas.
Agencias de empleos

b) Las solicitudes de requerimientos de personal deben ser atendidos, por el


equipo de recursos humanos, en un tiempo no mayor de dos das despus de
haber sido recibidos.
c)

La responsabilidad de la seleccin del personal recae sobre el jefe inmediato


del puesto vacante, quien contar con el auxilio tcnico del Jefe de Seleccin
de Personal y podr solicitar la colaboracin de miembros calificados, dentro
de su equipo para asistir el proceso de seleccin

d) Todo candidato debe ser informado sobre el avance de su proceso de


seleccin, sea o no contratado.
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS HUMANOS EN LA INSTITUCION
Hay que localizar en la P.G.R., entre aquellas personas que estn prestando
actualmente sus servicios, a las que renen los requisitos establecidos. Esto
disminuir el perodo de entrenamiento y contribuir a mantener en cierta forma un
personal motivado, al permitir que cada vacante signifique la oportunidad de llevar
a cabo tareas de mayor responsabilidad y ricas en experiencia.
Fuentes de reclutamiento interna
Es la fuente ms cercana, se refiere a las amistades, parientes o familiares del
propio personal.
Externas:
Son las agencias de empleos, medios publicitarios, universidades, bolsas de
trabajo etc.
Al ofrecer un empleo se debe indicar:
- Las exigencias del puesto
- Las cualidades que se requieren
- La experiencia de la persona
- La fecha de recepcin de las candidaturas
- Los documentos que debe presentar el candidato
(curriculum vitae, constancias, recomendaciones, etc.)
15

2.3.2 SELECCIN Y CONTRATACION PERSONAL


El xito de las instituciones depende de las personas responsables del trabajo.
Dado que son las personas quienes realizan el trabajo, de su calidad depende la
calidad de este. De ah la importancia que tiene el Proceso de Reclutamiento y
Seleccin de Personal.
Tambin se debe tener en cuenta a los candidatos que poseen mayor potencial
para el desempeo de un puesto en el presente y las posibilidades para su
desarrollo futuro.
DESARROLLO
Haber seleccionado la mejor persona para un puesto no significa tener ya a la
persona que sabe todo de ese puesto y de la organizacin. por eso la seleccin
tiene que ser complementada por una capacitacin que asegure que esa persona
dominara todos los aspectos del puesto y de la organizacin necesarios para el
buen desempeo en su trabajo.
Por lo anteriormente expuesto, a continuacin se propone el proceso para
seleccin de personal, auxiliado con herramientas computarizadas,
SELECCION DE CANDIDATOS
1- La Defensora Pblica Penal incorporar a su equipo de trabajo, nicamente a
aquellas personas que cumplan con todos los requerimientos del puesto y
cuyas caractersticas personales garanticen que pueden contribuir a su misin
y visin.
2- Caractersticas del candidato:
- Capacidad tcnica
- Responsabilidad
- Experiencia
- Formacin acadmica
- Habilidades para el aprendizaje y desarrollo de nuevos conocimientos
- Disposicin para el trabajo
- Flexibilidad para el cambio
- Capacidad para trabajar en equipo
- Actitud positiva
PROCESO DE SELECCION
Dado que La seleccin de personal es un proceso que tiene por finalidad encontrar
la persona idnea para un determinado puesto, a un costo adecuado, es decir
16

aquella que posee la competencia para cubrir el puesto vacante, antes de efectuar
una seleccin de personal es necesario conocer la misin y la visin de la
institucin, su estrategia sus objetivos de largo y corto plazo, sus polticas.
Implica, adems, la valorizacin de los recursos existentes y la planeacin de los
que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos.
Esto permite detectar sus fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas.
LOS CINCO PASOS DEL PROCESO DE SELECCION
Primer paso: seleccin de solicitudes de empleo.
Entre todas las solicitudes de empleo se seleccionaran las ms pertinentes. De
este modo se descartan todos los candidatos que no renan los requisitos mnimos
exigidos.
Segundo paso: entrevista inicial.
Tiene por finalidad determinar si el candidato rene los requisitos del cargo y los
otros requerimientos que le son exigidos en la solicitud de empleo.
Hay que elaborar un marco de entrevista nico para todos los candidatos, para
luego establecer las comparaciones.
La entrevista inicial representa un instrumento clave en el proceso de seleccin;
pero hay que conocer diversas tcnicas para disminuir las subjetividad y valorar la
informacin recibida.

EL PROCESO PARA LA ENTREVISTA PODRA SER EL SIGUIENTE:


Establecer un lazo:
El que el entrevistador explique la naturaleza del trabajo, horario,
remuneracin, etc., puede ayudar a establecer el lazo con el propsito de disminuir
las tensiones y establecer un trato cordial.
Cima de la entrevista:
17

Se refiere a la realizacin de la entrevista propiamente dicha. A travs de


ella se exploran las siguientes reas:
- Historia laboral
- Historia educativa
- Historia personal
Proyectos a corto y largo plazo:
Es el momento para conocer la proyeccin de la persona hacia el futuro,
como piensa realizarse y alcanzar sus metas.
Cierre:
En esta ultima etapa se le da oportunidad al candidato para que haga las
preguntas que estime pertinente, y manifieste sus impresiones sobre la entrevista
misma.
El entrevistador debe hacer un informe de la entrevista. Este informe debe
ser claro y concreto.
Si el candidato es aceptable se le llamar entonces para que prosiga con el
proceso.
Tercer paso: Prueba de trabajo
Habr de someterse al candidato a pruebas tericas y prcticas, a fin de
comprobar si rene los requisitos para el puesto.
Cuarto paso: La decisin final
Con la informacin obtenida se proceder a evaluar comparativamente los
requerimientos del puesto y las caractersticas de los candidatos. Posteriormente,
con la aprobacin de las personas claves de la institucin, se llegar a la decisin
final. Se le comunicar al Candidato, si se lega a un acuerdo; se le contratar.

Quinto paso: Induccin


Consistir en introducir a la persona al ambiente de la P.G.R. y de la D.P.P, en
particular, para adecuarse al cargo y a la institucin.

18

ELEMENTOS CONSIDERADOS
Los cuatro elementos que hay que tomar en cuenta son:
VACANTE
Disponibilidad de una tarea a realizar o puesto a desempear, que puede ser
nuevo o debido a la imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo
venia desempeando.
En algunos casos se podra estudiar la posibilidad de redistribuir el trabajo con el
objeto de que dichas tareas sean realizadas por el personal existente; solo en caso
de no ser posible, se solicitar que se cubra.
2.3.3 ANALISIS Y EVALUACION DEL PUESTO
Antes de efectuar la seleccin de personal hay que tener la descripcin de los
cargos con sus especificaciones, es decir, una relacin escrita que delimite los
deberes y las condiciones del cargo, los requerimientos que debe satisfacer la
persona para ocupar la vacante eficientemente, as como el salario a pagrsele.

Los aspectos bsicos del anlisis de puestos, son los siguientes:


DESCRIPCION
Titulo del cargo
organigrama
Funciones
Tareas

Posicin del cargo en el


Jefe Inmediato superior
19

CONDICIONES
- Sueldos
- Vacaciones

Horario de trabajo
Etc.
REQUISITOS

Saber:

Responsabilidades:

Instruccin esencial
personal
Experiencia anterior esencial
Actitudes necesarias
Otros

Supervisin del
Material, Equipos
Dinero, Documentos

Saber - Ser:
- Cualidades personales
- Sensibilidad hacia los
problemas sociales
- Personalidad
- Otros

Condiciones de trabajo
- Ambiente de trabajo
- Riesgos
.

Saber Hacer
Destreza y habilidad
Esfuerzo fsico necesario
Estado civil
Sexo
Otros

20

Otros requerimientos

2.3.4 LA CAPACITACION DEL PERSONAL


El factor humano es el recurso ms valioso.
La capacitacin debe aplicarse como un proceso sistemtico y oportuno. Es mas
que la transmisin de conocimientos y contenidos. Es preparar el intercambio de
experiencia, el desarrollo de habilidades y actitudes.
Es necesario capacitase para ser efectivo y responder a las necesidades que se
plantean en el trabajo.
No es suficiente que el personal tenga claro lo que debe realizar o hacer; es
necesario que se determine como lo va a hacer, conque instrumentos,
herramientas, tcnicas y destreza va ha concretar sus acciones.
Muchas veces los empleados comienzan su trabajo con buena voluntad, pero al
no saber como realizarlo se sienten frustrados.
Surge la necesidad de capacitacin, para lograr mas efectividad, mayor utilizacin
de potencialidades.
TIPOS DE CAPACITACION QUE SE PUEDEN REQUERIR EN LA P.G.R.
INDUCCION
Es la orientacin general que se le da al empleado para adecuarlo al puesto, al
grupo y a la institucin. Esta capacitacin tiene como objetivo crear una actitud
favorable del empleado y facilitar su proceso de integracin.
CAPACITACION A TRAVES DE LA EXPERIENCIA
Se reunir un grupo de personas, en base a tareas o reas similares, para
intercambiar experiencias, mtodos, recursos, etc. Se deber establecer un flujo
informativo, precisando: objetivos, expectativas, dinmicas, metodologa y
aspectos organizativos.
CAPACITACION "EN" Y "PARA" LA ORGANIZACION.
Se procurar desarrollar al mximo el potencial humano, con la
implementacin de un sistema educativo permanente que enfoque:
-

Preparacin y actualizacin para el mejor desempeo del cargo.

Preparacin para otros cargos que pudiera ocupar el empleado

Preparacin para el desarrollo general integral


21

La capacitacin en la P.G.R. deber tener en cuenta los elementos


condiciones:

La necesidad de las personas.


El crecimiento individual.
La participacin activa.
Las necesidades de la realidad y la posibilidad de darles respuestas.
Los conocimientos y experiencias de los participantes, revalorizando y
reforzando el aprendizaje existente y reincorporando nuevos
conocimientos.
EL trabajo en equipo para promover mayor interaccin e intercambio.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACION
- Preparar y actualizar al empleado
- Mejorar su eficiencia y eficacia
- Proporcionarle una preparacin que le permita ascender en
experiencias y responsabilidades
OBJETIVOS DE FORMACION PARA EL SABER-SER
-

Desarrollar cualidades personales


Motivar al personal
Insertarlo en su realidad
Promover un ambiente grato y estimulante
Identificar al personal con los objetivos de la P.G.R.
Sensibilizar al personal

OBJETIVOS DE FORMACION PARA EL SABER-HACER


- Desarrollar habilidades y destreza para tareas especificas
Es importante tomar en cuenta que el Gerente debe informarse sobre los
logros obtenidos en el proceso de capacitacin, as como de las necesidades y
expectativas generadas a partir de dicho proceso.

22

CAPITULO III
3.

SISTEMAS Y SUBSISTEMAS DE PERSONAL

Objetivos del sistema de informacin de la PROCURADURIA GENERAL DE LA


REPUBLICA
1.

Proporcionar un flujo de informacin de niveles mltiples y a travs de las


funciones para apoyar al sistema general, el cual es un todo unificado,
creando con esto un clima de creatividad armnica y solidaridad
organizacional.

2.

Buscar un bienestar econmico y habilidad para hacer frente a la


competencia.

3.

Armonizar las relaciones con los departamentos, a travs de una mejor


comunicacin, lo que ayuda a la cooperacin y el entendimiento de los
involucrados de la empresa.
DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA PROPUESTO

GENERALIDADES
El sistema tambin comprende un mdulo de seguridad el cual registra en una
base de datos la lista de los usuarios que pueden accesar al sistema, dicho archivo
contiene una variable donde se almacena la clave de acceso de cada usuario
autorizado para poder usar el sistema.
ALCANCE DEL SISTEMA
El sistema de informacin, comprende la integracin de los subsistemas de
nominas, reclutamiento, seleccin, evaluacin, contratacin de personal,
estadsticas y presupuestos, el cual se desarrolla con nuevos modelos y tcnicas
de programacin para que su operatividad sea de lo ms amigable posible pues su
diseo esta orientado a usuarios finales.
AMBIENTE DE DESARROLLO
Nuestra plataforma de desarrollo es el lenguaje de programacin FOXPRO
VERSION, por ser uno de los lenguajes de programacin con menos
requerimientos y ms comercializado en nuestro medio, por otra parte los
sistemas son de fcil compatibilidad con otros sistemas operativos.
Este sistema est desarrollado para correr en ambiente monousuario, sin
23

embargo no hay inconveniente para ejecutarse en ambiente de red.


Este proyecto va orientado al mdulo de reclutamiento, seleccin,
evaluacin y contratacin de personal,
3.1

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS


- Definir cualquier concepto de percepcin o deduccin
- Implementar formulas de pagos complejos
- Corregir y recalcar interactivamente
- Manejar pagos especiales o extraordinarios
- Contabilizar automticamente las nominas
Seleccin de Personal
- Administrar la cartera de candidatos
- Especificar perfiles de puesto
- Hacer bsquedas de candidatos para cubrir vacantes
- Dar seguimiento a exmenes y entrevistas
- Aplicar calificaciones a candidatos
Valuacin de Puestos
- Implementar el mtodo HAY para valuar puestos
- Determinar automticamente puntos y niveles
- realizar el alineamiento de puestos
Administracin de sueldos y salarios
- Determinar y administrar tabulaciones de sueldo
- Obtener anlisis comparativos y proyecciones, en reportes y grficos
- Calcular simulaciones de aumentos con diversas alternativas de aumento
- Realizar comparaciones contra el mercado
Control de vacaciones
- Administrar y controlar saldos de vacaciones
- Implementar la planeacin de vacaciones
- Prever ausencias por vacaciones
- Incorporar automticamente los pagos a nomina
Capacitacin de recursos humanos
- Determinar perfiles y habilidades por puesto
- Diagnosticar las necesidades de capacitacin del personal
- Describir cursos, temarios, instituciones e instructores
24

Planear y programar la capacitacin


Administrar grupos de capacitacin
Aplicar evaluaciones y dar seguimiento al aprendizaje
Mantener el historial de capacitacin del individuo

Evaluacin del desempeo


-

Definir y aplicar diccionarios de evaluacion


Determinar resultados y mantener el historial de evaluaciones
Registrar la proyeccin del trabajador, as como su parrilla de reemplazo
Obtener redes de reemplazo
Registrar promociones y transferencias

Presupuestos de personal
-

Determinar presupuestos de sueldos y gastos relativos


Definir conceptos y formulas de aplicacin
Incorporar supuestos y manejar alternativas

Nomina interactiva
-

Determinar clculos de nominas para pagos extemporneos


Realizar simulaciones y pagos en firme de liquidaciones
Contabilizar automticamente los pagos
Emitir liquidaciones, cheques y recibos para pago, en lnea

Kardex de personal
3.2

Administrar y controlar incidencias de personal, por fecha


Consultar en lnea de informacin de ausentismo por rea o por persona
Generar transacciones de nomina
Obtener estadsticas de incidencias

INVENTARIOS DE RECURSOS HUMANOS

3.2.1 INVENTARIO.
- Accesar toda la informacin del trabajador en lnea
- Definir la base de datos de informacin del trabajador
- Llevar el registro del historial laboral
- Realizar consultas y reportes selectivos
- disear reportes, especificando contenidos, clasificaciones y criterios de
seleccin
3.2.2 CONTROL
25

- Controlar puestos y plazas, especificando jerarquas y lneas de autoridad


- hacer la descripcin de puestos
- Determinar plazas vacantes
- Obtener listas de organizacin
3.2.3 CONTROL DE CREDITOS DE PERSONAL
- Registrar crditos y emitir tablas de amortizacin
- Definir y manejar restricciones
- Incorporar descuentos por nomina
-Controlar el detalle de saldos
3.3

CAPACITACION DE RECURSOS HUMANOS

3.3.1

CAPACITACION.
-

3.3.2

PRESUPUESTOS DE PERSONAL
-

3.4.

Determinar perfiles y habilidades por puesto


Diagnosticar las necesidades de capacitacin del personal
Describir cursos, temarios, instituciones e instructores
Planear y programar la capacitacin
Administrar grupos de capacitacin
Aplicar evaluaciones y dar seguimiento al aprendizaje
Mantener el historial de capacitacin del individuo evaluacin del desempeo
Definir y aplicar diccionarios de evaluacin
Determinar resultados y mantener el historial de evaluaciones
Registrar la proyeccin del trabajador, as como su parrilla de reemplazo
Obtener redes de reemplazo
Registrar promociones y transferencias

Determinar presupuestos de sueldos y gastos relativos


Definir conceptos y formulas de aplicacin
Incorporar supuestos y manejar alternativas

NOMINAS Y PRESUPUESTOS
26

3.4.1

NOMINA INTERACTIVA
-

Determinar clculos de nominas para pagos extemporneos


Definir y manejar restricciones
Incorporar descuentos por nomina
Controlar el detalle de saldos

3.4.2 CONTROL DE FONDOS DE PERSONAL


- Registrar depsitos y retiros a fondos y cajas de ahorro
- Emitir estados de cuenta y cheques de pago
- Determinar intereses, distribuirlos y capacitarlos
- Integrar los procesos normales de nomina
3.4.3 EXAMINACION DE PERSONAL
- Aplicar exmenes psicometricos y obtener resultados
- Generar diagnsticos para el anlisis
- Registrar respuestas o aplicar exmenes en lnea
- Exmenes de personalidad, inteligencia, liderazgo, aptitud, domino, etc.
3.4.4

CONTROL FISCAL DEL PERSONAL (LIQUIDACION)


-

3.5

Emitir reportes para el seguro social y fondos de pensiones


Producir declaraciones impuestos
Generar informacin de dispositivos magnticos

CONTROL DE RENDIMIENTO.

3.5.1 CONTROL DE RECURSOS HUMANOS


- Explotar la base de datos del personal para obtener estadsticas
- Generar estadsticas de empleados, sueldos, incidentes, gastos, rotacin de
personal y otros
- Definir la agrupacin y el contenido de las estadsticas
- Consultar en lnea grficas de personal
- Emitir reportes estadsticos y grficas

27

CAPITULO IV
4.

PROPUESTA DE SOLUCIN AL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LA


ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA LA
PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA

4.1. OBJETIVOS
En nuestro pas se ha dado un avance tecnolgico bastante rpido, as nacen nuevas
empresas y otras desaparecen sustituyendo los mtodos antiguos por una tecnologa
nueva.
El recurso Humano no ha sido la excepcin, esto debido a la necesidad de actualizar sus
conocimientos en el uso de maquinaria y equipo.
OBJETIVOS
GENERALES
Computarizar el proceso de reclutamiento, seleccin, evaluacin y contratacin de
personal, con el fin de agilizarlo.
ESPECIFICOS
-

Crear controles sobre el universo de aspirantes a ingresar a la P.G.R. (Bolsa de


Trabajo)

Implementar mtodos de trabajo que agilicen el proceso de contratacin.

Simplificar los procesos operativos de contratacin valindose de herramientas de


computacin.

Obtener una eficiente administracin del sistema mediante el establecimiento de


una estructura organizacional adecuada y una definicin de funciones acorde con
el rol actual de la empresa.

Reducir el tiempo de ejecucin de los procedimientos aplicando las tcnicas


computarizadas.

Entregar la informacin de las diferentes instancias en un solo ambiente de


procesamiento de Datos.

Crear una cobertura total para la integracin de nuevas herramientas de desarrollo


en el futuro.

Mantener actualizada la informacin en cuanto al inventario de personal y as


28

poder ser oportuno en investigaciones de expedientes de los empleados.


-

Crear controles estndares y perfiles de puestos que permitan conocer las


necesidades y requerimientos de los puestos de trabajo cuando se necesite hacer
contrataciones.

4.2

OPERATIVIDAD Y BENEFICIOS DEL SISTEMA PROPUESTO

El sistema ha sido desarrollado para trabajar individualmente con equipos monousuarios,


as como red, ya que por el ambiente de desarrollo no hay problema. Por otra parte debe
considerarse las bondades que traen incorporadas los diferentes software de red, las
cuales manejan el control de archivos compartidos automticamente.
Vale mencionar que dicho sistema est desarrollado con la mentalidad de manejo con
usuarios finales, los cuales puedan manipular las diferentes opciones que comprende sin
saber de computacin.
DISTRIBUCION DEL EQUIPO DE COMPUTACION
Con respecto a la distribucin del equipo de computacin se determinara de
acuerdo a la magnitud de la empresa y a la operatividad del ambiente bajo el
cual se trabaje, sin embargo independientemente cual sistema que se adopte
(monousuario/red) los equipos debern poseer las caractersticas ptimas
para la ejecucin del sistema.
CONFIGURACIN MNIMA DE EQUIPO REQUERIDO
COMPUTADOR
- Procesador 486 o Mayor
- Disco duro 1.0 Gb
- Memoria principal 12 Mb o mayor
- Monitor SVGA a colores de 14"
- Teclado ampliado
- Type Backup de 850Mb.
IMPRESOR
- Lasser: Para impresiones de calidad
- Desjet : Opcin a colores
CAPTACION DE IMAGENES
- Scanner de 600x600 DPI, para captura de fotos, como primera opcin
29

- Fotoman para fotografiar a los empleados y luego llevarlos al computador.


EQUIPO DE PROTECCION
- Regulador de Voltaje de 1200Watt, para proteger el impresor y el equipo de
imgenes
- UPS, de 600Watt, para proteccin del computador
SOFTWARE
- Licencia de FOXPRO versin 2.6 para Windows
- Licencia de Windows versin 3.X o Windows-95
VENTAJAS DEL SISTEMA
No presenta resultados negativos en su etapa inicial.
Se presenta una lista de las principales ventajas que este muestra.
-

Mejora la atencin al usuario al estar coordinados y unificadas las actividades al


interior de la P.G.R. en el proceso de contratacin

Disminuye el tiempo de contratacin a los departamentos mediante la


automatizacin en los procedimientos de reclutamiento, seleccin, evaluacin y
contratacin de personal.

Tecnifica la Administracin de Recursos Humanos, aumentando su competitividad.

Procesamiento distribuido de informacin a travs de las diferentes instancias,


siendo esta informacin integrada a travs del sistema operativo que s este
utilizando
BENEFICIOS DEL SISTEMA

Para la P.G.R.
-

Controla las operaciones que se efecten sobre los diferentes procesos de


contratacin

Mejora sustancialmente el mecanismo de control de los procesos de reclutamiento,


seleccin, evaluacin y contratacin de personal.

30

Permite registrar los ingresos y salidas de personal para fines de control

Se tendr la certeza de que las personas que se contraten cumplieron llenaron los
requisitos dictados por las polticas de seleccin.

Se puede detectar oportunamente la sustraccin, modificacin de la informacin


existente mediante el control de fechas, horas, y claves de acceso

Se podr obtener estadsticas sobre los movimientos de personal


PARA LOS USUARIOS

Permite el intercambio de informacin para efectos administrativos en tiempo


oportuno

Mejora el rendimiento de los equipos, por lo tanto mejora el tiempo de respuesta a


los usuarios
Aumenta el intercambio de informacin como producto de la simplicidad y agilidad
del registro de informacin

ESQUEMA GENERAL
En el Sistema de contratacin se incluye el subsistema de inventario de recursos
Humanos.
A travs del sistema se integran los procesos involucrados en la contratacin de personal,
esto evitar en su totalidad la duplicidad de trabajo, as como tambin la demora para la
entrega de informacin.
Los procesos lgicos del sistema en general estn orientados en base a la secuencia
lgica de los procedimientos administrativos.
DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA DE CONTRATACION
RELACION DEL SISTEMA CON EL MEDIO AMBIENTE INTERNO
A nivel general el sistema de contratacin se relaciona directa e indirectamente con todos
los mandos de la P.G.R. en el mismo grado, debido a que la relacin de estos esta
basada en el proceso de contratacin de personal.
Todas las instancias se apoyan en el departamento de recursos humanos para que este
ejecute el proceso de acuerdo a las polticas establecidas por la organizacin.
La relacin de personal hacia las dems instancias, en cuanto a requerimientos de
informacin, se basa en la solicitud de los datos de los empleados con el fin de mantener
31

actualizada la informacin de todos los registros a travs del sistema de inventario de


personal.
4.3. DIAGRAMA DEL MEDIO AMBIENTE
RELACION DEL SISTEMA EN EL MEDIO AMBIENTE EXTERNO
La relacin del sistema de contratacin con el medio ambiente externo esta
orientado el proceso en las siguientes instancias:
INSTANCIAS

REQUERIMIENTO

CENTROS EDUCATIVOS

:
Se solicita personal para cubrir plaza
vacante que no requieran de
gran
experiencia.

MEDIO DE COMUNICACION :

Cuando se han agotado todos los recursos y no


se logra cubrir la plaza buscada, se hace a
travs de los medios de comunicacin para
hacer llegar candidatos.

Con el resto de instancias la relacin es indirecta debido a que estas se llevan a cabo por
otras funciones del departamento de personal debido a que las necesidades requeridas
no son con el proceso de contratacin, dichas relaciones se muestran grficamente en el
siguiente diagrama.

32

4.4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA MECANIZADO DE PERSONAL


A. Funciones Generales de sistema.
B. Microestructura.
C. Administracin de Personal.
D. Liquidacin de Haberes.
E. Consultas.
F. Estructura Salarial.
G. Documentacin Tcnica.
= Descripcin de Archivos.
H. Mdulos Agregados para los defensores pblicos.
A G

Elaborando y documentando por Ministerio de Hacienda y se presentan como

documento 2.
I. Elaborado y documentado por el proyecto P.N.U.D ESPAA

4.5.

FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA.

33

1 INTRODUCCION............................................................................................................11
2. REQUERIMIENTOS E INGRESO AL SISTEMA. .........................................................21
2.1

EQUIPAMIENTO...........................................................................................................

.
2.1.1. ENTORNO
MONOUSUARIO......................................................................................2-1
2.1.2. ENTORNO DE RED LOCAL.......................................................................................21
2.2

TIPOS DE

USUARIOS.....................................................................................................2-2
2.2.1

ADMINISTRADOR DEL

SISTEMA ...........................................................................2-2
2.2.2

USUARIOS DE LOS

MODULOS ..............................................................................2-2
2.3. CONEXIN
INICIAL...................................................................................................2-2
2.4

IDENTIFICACION DEL

USUARIO.............................................................................2-3
3.

MENUES.....................................................................................................................3
-1

4.

PANTALLA DE DATOS..............................................................................................41
34

5.

USO DEL CURSOR...................................................................................................51

6.

TECLAS DE
FUNCION..............................................................................................6.1

7.

AMBITOS Y
CADENAS..............................................................................................7-1

7.1

AMBITO O ALCANCE DE OPERACIN..................................................................71

7.2

CADENAS DE
DEPENDENCIA.................................................................................7-1

8.

UTILITARIOS..............................................................................................................8
-1

8.1

IMPRESORAS............................................................................................................8
-1

8.1.1

LONGITUD DE

PAGINA...........................................................................................8-1
8.1.2

SELECCIN DE

IMPRESORA..................................................................................8-2
8.2

SEGURIDAD...............................................................................................................8
.2

8.2.1

USUARIOS

CONECTADOS......................................................................................8.3
8.2.2

MODIFICAR

CONTRASEA.....................................................................................8-3
35

8.2.3

ENVIAR

MENSAJE....................................................................................................8-3
8.2.4

LEER

MENSAJE........................................................................................................8-4
8.3

CONSULTA Y ACTUALIZACION DE AYUDA EN LINEA........................................8-5

8.4

DEFINICION DE CUADROS Y CONSULTAS..........................................................86

4.6

MICRO ESTRUCTURA DEL SISTEMA

1
INTRODUCCION........................................................................................................1-1
2.

INGRESO AL
MODULO.............................................................................................2-1

2.1

CONEXIN
INICIAL...................................................................................................2-1

2.2

IDENTIFICACION DEL USUSARIO..........................................................................22


36

3.

MENU PRINCIPAL DEL MODULO............................................................................31

4.

ACTUALIZACION.......................................................................................................4
-1

4.1

ACTUALIZACION GENERAL....................................................................................41

4.2

MOVIMIENTO DE UNIDADES..................................................................................44

4.3

MOVIMIENTO DE
PUESTOS...................................................................................4-7

4.4

CODIFICACION DE UNIDADES...............................................................................49

4.4.1
ASIGNACION DE AGRUPAMIENTOS
FUNCIONALES.........................................4-9
4.4.2
ACTUALIZACION DEFINIDA POR EL
USUARIO..................................................4-12
4.4.3
LISTADOS PARA REVISION Y
CODIFICACION...................................................4-16
5.

IMPRESIONES...........................................................................................................5
-1

6.

TABLAS......................................................................................................................61

6.1
1

MANEJO DE TABLAS................................................................................................6-

4.7 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PERSONAL


37

1
INTRODUCCION........................................................................................................1-1
2.

INGRESO AL
MODULO.............................................................................................2-1

2.1
CONEXIN
INICIAL...................................................................................................2-1
2.2
2

IDENTIFICACION DEL USUSARIO..........................................................................2-

3.
1

MENU PRINCIPAL DEL MODULO............................................................................3-

3.

ACTUALIZACION.......................................................................................................4
-1

4.1

ALTAS/VISUALIZACION............................................................................................41

4.2

FICHA
INDIVIDUAL....................................................................................................4-2

4.3

IMPRESIONES.........................................................................................................411

5.
1

ADMINISTRACION....................................................................................................5-

5.1

UBICACIN DE PERSONAS....................................................................................51

5.2

MOVIMIENTO DE
PERSONAS.................................................................................5-4

5.3

ACTUALIZACION DE HISTORIAL LABORAL..........................................................57

5.4

CERTIFICACION DE
SERVICIOS..............................................................................5-

38

6.
DOCUMENTOS..........................................................................................................6-1
6.1

ESQUEMAS................................................................................................................6
-4

6.2

TEXTOS
PREDEFINIDOS.........................................................................................6-8

6.3

DATOS PARA
DOCUMENTOS................................................................................6-.9

6.4

EMISION DE DOCUMENTOS.................................................................................611

6.5

BUSQUEDA DE DOCUMENTOS............................................................................612

4.

TABLAS......................................................................................................................71

39

4.8.

SISTEMA DE LIQUIDACION DE HABERES.

1.
INTRODUCCION........................................................................................................1-1
2.

ACCESO AL SISTEMA SIRH SYS.........................................................................21

3.

MENU PRINCIPAL.....................................................................................................31

3.1

SEGURIDAD...............................................................................................................3
-1

3.1.1
USUARIOS
CONECTADOS......................................................................................3-2
3.1.2
ACTUALIZACION DE
ESTACIONES........................................................................3-2
3.1.3
USUARIOS
HABILITADOS........................................................................................3-4
3.1.4
MODIFICACION DE
CONTRASEA........................................................................3-6
40

3.1.5
HABILITAR/INHABILITAR
USUARIOS.....................................................................3-7
3.1.6
DEJAR Y LEER
MENSAJES.....................................................................................3-8
3.2. INSTALACION..........................................................................................................310
3.2.1.
ACTIVACION
MULTIUSUARIO...............................................................................3-11
3.2.2.
HABILITACION DE
MODULOS...............................................................................3-11
3.2.3.
IMPRESORAS...................................................................................................
.......3-12
3.2.4.
PARAMETROS..................................................................................................
.......3-13
3.3
INSTITUCIONES......................................................................................................3-15
3.4 GESTION DE
TABLAS..................................................................................................3-17
3.5 OPCIONES....................................................................................................................
.3-18

4.9.

SISTEMA DE CONSULTAS

1.
INTRODUCCION........................................................................................................1-1
2.

INGRESO AL
MODULO.............................................................................................2-1

2.1
CONEXIN
INICIAL...................................................................................................2-1
41

2.2

IDENTIFICACION DEL USUSARIO..........................................................................22

3.

CONSULTAS..............................................................................................................31

3.1

INFORMACION SOBRE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.....................................31

3.1.1
BAJAR
SUBIR............................................................................................................3-3
3.1.2
PUESTO
TITULAR.....................................................................................................3-4
3.1.3
STAFF.................................................................................................................
........3-5
3.1.4
RESPONSABILIDAD.........................................................................................
.........3-6
3.1.5
ANALISIS...........................................................................................................
.........3-7
INFORMACION SOBRE DISTRIBUCION DE PUESTOS POR AREA
FUNCIONAL...............................................................................................................37
3.1.5.1
INFORMACION SEGN NIVEL
ORGANIZATIVO..................................................3-8
3.1.5.2
INFORMACION DE DISTRIBUCION POR
REGIMEN/GRADO..............................3-9
3.1.5.3
INFORMACION SEGN SUBAREA
FUNCIONAL...................................................3-9
3.1.5.4
INFORMACION DE DISTRIBUCION SEGN
CARGOS.......................................3-11
3.2

INFORMACION SOBRE REMUNERACIONES......................................................311

3.2.1
SALARIOS ACTUALES DE LA
ORGANIZACIN..................................................3-12

42

3.2.2
MERCADO.........................................................................................................
.......3-15
3.2.3
COMPARACIONES ENTRE ORGANIZACIN Y
MERCADO...............................3-15
3.2.4
INFORMACION SALARIAL
PERSONAL................................................................3-16
3.3

INFORMACION SOBRE PERSONAL....................................................................318

3.3.1

INFORMACION

GENERAL.....................................................................................3-19
3.3.2

PERFIL DE

FORMACION........................................................................................3-20
3.3.3

PERFIL

LABORAL...................................................................................................3-22
3.3.4

UBICACIN ORGANIZATIVA

ACTUAL..................................................................3-24
3.4

CUADROS................................................................................................................326

3.5

CONSULTAS
LIBRES..............................................................................................3.28

43

4.10

ESTRUCTURA SALARIAL

1.
INTRODUCCION........................................................................................................1-1
2.

INGRESO AL
MODULO.............................................................................................2-1

2.1
CONEXIN
INICIAL...................................................................................................2-1
2.2
2

IDENTIFICACION DEL USUSARIO..........................................................................2-

3.

LIQUIDACION............................................................................................................31

3.1.1
APERTURA Y SELECCIN DE
LIQUIDACION.......................................................3-1
3.1.2
CONCEPTOS AUTOMATICOS Y NO
AUTOMATICOS...........................................3.5
3.1.3
LIQUIDACION....................................................................................................
.......3.10

44

3.1.4
IMPRESIONES..................................................................................................
.......3-14
3.1.5
CONSULTAS......................................................................................................
......3-14
4.

DATOS........................................................................................................................4
-1

5.

TABLAS......................................................................................................................51

5.1. CONCEPTO DE
PAGO. ............................................................................................5-1
5.1.1
TIPO DE
CONCEPTO................................................................................................5-2
5.1.2
CLASES DE
CONCEPTOS.......................................................................................5-2
5.1.3
ORDEN DE
PROCESO.............................................................................................5-3
5.1.4
MONEDA DE
PAGO..................................................................................................5-3
5.1.5
DESCRIPCION DE LA
CONTRAPARTIDA..............................................................5-4
5.1.6
APARICION DEL
RECIBO.........................................................................................5-4
5.1.7
GENERACION
AUTOMATICA..................................................................................5-4
5.1.8
DATOS PARA EL CALCULO DEL VALOR
BASE....................................................5-5
5.1.9
DATOS PARA EL CALCULO DEL VALOR
MAXIMO...............................................5-7
5.1.10
CLASES DE CONCEPTOS DE
PAGO...................................................................5-10
5.1.11
AGRUPAMIENTOS DE
CONCEPTOS..................................................................5-10
45

5.1.12
VALORES DE
CONCEPTOS..................................................................................5-11
5.1.13
TABLAS DE
RANGOS.............................................................................................5-13
6.

DEPURACION............................................................................................................6
-1

7.

UTILITARIOS..............................................................................................................7
-1

4.11

LISTADO DE BASES DE DATOS DEL SISTEMA SIRHI

1.

PERSONAS.DBF
Base de datos que contiene la informacin personal de cada empleado.

2.

UNIORG.DBF
46

Almacena unidades organizativas de la institucin


3.

PUESTOS.DBF
Descripcin de los puestos de trabajo que componen la estructura organizativa
de la institucin

4.

MOVPER.DBF
Almacena movimientos que se generan en los archivos de personas, puestos y
DOCGEN

5.

DOCGEN.DBF
Almacena documentos generados

6.

DOCESQ.DBF
Registra los esquemas de documentos la cual esta relacionada con los
documentos generados

7.

PERCAPAC.DBF
Capacitacin recibida por la persona

8.

PEREDUC.DBF
Almacena la educacin formal de la persona

9.

PEREXPLE.DBF
Almacena la experiencia laboral de la persona dentro del sector pblico nacional

10.

PEREXPLP.DBF
Almacena la experiencia laboral de la persona en empresas ajenas al SPN.

11.

PERFAM.DBF
Almacena la composicin familiar por persona

12.

PERIDIO.DBF
Registra los idiomas que una persona conoce por cierto grado

13.

LIQUIDC.DBF
Almacena los datos de cabecera de una liquidacin

14.

LIQUIDD.DBF
Almacena el detalle de las liquidaciones de haberes

15.

LIQUIDIN.DBF
Almacena la foto de la institucin al tiempo de cierre de la liquidacin de haberes

16.

HABDESC.DBF
47

Almacena todos los conceptos de pago para el mdulo de liquidacin de haberes


17.

CONCNOAU.DBF
Tabla de conceptos no automticos (descuentos y otros)

18.

CHEQUES.DBF
Archivo para llevar el control del nmero de cheque de salarios

19.

CHEQINST.DBF
Archivo para el control del nmero de cheque de las instituciones acreedoras

20.

TABRANG.DBF
Tabla de rangos (aplicacin en la tabla de la renta)

21.

SERVICIO.DBF
Tabla de pagaduras

22.

MOLICPER.DBF
Registra los movimientos de licencia, permisos vacaciones y sanciones de los
empleados

23.

ACUMPER.DBF
Acumula permisos del ao corriente

24.

ACUMSAL.DBF
Contiene los saldos acumulados de licencias por enfermedad y licencias sin
goce de sueldo otorgados por tiempo de servicio

25.

TILICSAN.DBF
Tabla de tipos de licencias, permisos, sanciones y vacaciones

26.

TABGRAL.DBF
Almacena todas las tablas generales

27.

HABILID.DBF
Tabla de habilidades o destrezas

28.

CAPAC.DBF
Tabla para eventos de capacitacin

29.

TDOC.DBF
Tabla para el tipo de documento

30.

SUCURSAL.DBF
Tabla que actualiza las sucursales de bancos
48

31.

CARGOS.DBF
Tabla de cargos o clasificacin funcional

32.

EXPDOC.DBF
Tabla para los expedientes mltiples de empleo

33.

FORMACAD.DBF
Tabla de formacin acadmica

34.

BANCOS.DBF
Tabla de bancos para modo de pago abono a cuenta bancaria

35.

TIPOLIQ.DBF
Tabla de tipos de liquidacin

36.

PRESINS.DBF
Tabla para codificacin presupuestaria institucional

37.

UBIGEOPE.DBF
Tabla de ubicacin geogrfica de las clases ocupacionales

38.

UBIGEO.DBF
Tabla de ubicaciones geogrficas

39.

NIVEDUC.DBF
Tabla de niveles educativos

40.

PROGPRE.DBF
Tablas de cifrados presupuestarios

41.

NEWPROGP.DBF
Tabla de nuevos cifrados presupuestarios

42.

IDIOMAS.DBF
Tabla de idiomas extranjeros
ACCOUNT.DBF
Login o bitcora de accesos al sistema

43.
44.

ACTCTLI.DBF
Control de actualizaciones al SIRH-C

45.

AGRHELP.DBF
Agrupamientos de textos de ayuda

46.

ERROR.DBF
Login o bitcora de errores
49

47.

HELP.DBF
Tabla para textos de ayuda por ventana

48.

IMPRES.DBF
Tabla de impresores definidas en la red

49.

MAIL.DBF
Correo entre usuarios

50.

MODULOS.DBF
Mdulos instalados

51.

PRM.DBF
Tabla de parmetros del sistema

52.

WSORH.DBF
Tabla de estaciones definidas para el SIRH en red

53.

INSTIT.DBF
Tabla de instituciones habilitadas

54.

USER.DBF
Tabla de usuarios habilitados
TUO.DBF
Tabla para los tipos de unidades organizativas

55.
56.

AGRCONC.DBF
Tablas para los grupos de conceptos en una liquidacin

57.

PAISES.DBF

Tabla de pases
4.12 LISTADO DE REPORTES
1.

REPORTE SOBRE ESTRUCTURA


ORGANIZATIVA
(Mdulo de consultas. pg. 147)
50

Funciona sobre dos conjuntos posibles de datos: unidad organizativa o conjunto


de toda la organizacin.
-

datos del titular de la unidad


unidades dependientes
cantidad total de unidades dependientes y total de
puestos
puestos Staff dependientes de la unidad
Bajar/Subir
Estas opciones permiten descender o ascender
por las diferentes unidades, mostrando en cada
escaln similares datos a los de la pantalla inicial
en lo relativo a puestos y unidades dependientes
Puesto titular (Mdulo de consultas pg. 149)
Recupera y despliega la informacin del puesto de la unidad organizativa
seleccionada en ese
momento
Staff (Mdulo de consultas pg. 150)
permite acceso a la informacin de los puestos caracterizados como Staff,
dependientes del puesto seleccionado pero sin jefatura propia de unidad
organizativa
Responsabilidad (Mdulo de consultas pg. 151)
Acceso al texto que describe en forma detallada la responsabilidad de la
unidad organizativa seleccionada. Este texto puede ser libremente creado
o modificado por el usuario segn la normativa que fija las
responsabilidades para la unidad
Anlisis: (Mdulo de consultas pg. 152)
Implementa la obtencin de informacin sinttica en forma rpida.
Informacin sobre distribucin de los puestos por
rea funcional: reporta un cuadro con la distribucin de los puestos de
trabajo de acuerdo con su rea funcional (rea funcionalpuestos
presupuestados: ocupados, vacantes, total, %) (Mdulo de consultas pg.
152)
Informacin segn nivel organizativo:
(Mdulo de consultas pg. 153)
sintetiza los puestos por nivel organizativo, utilizando para ello los
agrupamientos disponibles, segn la definicin realizada por el usuario
(nivel organizativopuestos presupuestados: ocupados, vacantes, total, %)
Informacin de distribucin por rgimen/grado:
(Mdulo de consultas pg. 154)
51

reporta la distribucin segn su pertenencia a un determinado grado de


rgimen escalafonario en caso que este cargado a la base (rgimen y
grado puestos presupuestados: ocupados, vacantes, total, %)
Informacin segn subrea funcional:
(Mdulo de consultas pg. 154)
permite un anlisis con el grado de detalle propio de las su-bareas
funcionales, segn la definicin que el usuarios haya realizado en la tabla
de codificacin ocupacional. (subarea funcional puestos presupuestados:
ocupados, vacantes, total, %)
Informacin de distribucin segn cargos:
(Mdulo de consultas pg. 156)
si la institucin cuenta con alguna estructura de codificacin ocupacional,
informacin sinttica correspondiente puede accesarse mediante esta
opcin.
2.

REPORTE SOBRE REMUNERACIONES


(Mdulo de consultas pg. 156)

Las consultas sobre informacin de remuneraciones son el segundo grupo de consultas


posibles desde este mdulo:
a.- Salarios Actuales de la Organizacin y Mercado
b.- Mercado Salarial
c.- Comparaciones entre Organizacin y Mercado
d.- Informacin Salarial sobre cada persona
a.- Salarios Actuales de la Organizacin.
(Mdulo de consultas pg. 157)
Permite realizar y obtener informacin agregada sobre remuneraciones para
realizar anlisis salariales.
Estructura Salarial (Mdulo de consultas pg. 157)
Muestra un grfico con los distintos escalones salariales por nivel de
responsabilidad o por grado escalafonario, a seleccin del usuario. Todos
los cuadros comparten la misma configuracin: se presenta la cantidad de
puestos (y su peso porcentual sobre el total), la masa salarial y el
promedio, siempre para la unidad organizativa seleccionada
-

Segn Codificacin Ocupacional


Coordinacin y direccin general
Asistencia administrativa
Servicios administrativos
52

Por Agrupamientos Ocupacionales.


(Mdulo de consultas pg. 159)
Si la institucin cuenta con algn tipo de juego de cdigos de
agrupamiento que le resulte propio, puede verse la masa salarial y los
puestos por los agrupamientos definidos.

Por Unidades Organizativas.


(Mdulo de consultas pg. 159)
Masa salarial y la cantidad de puestos de las unidades directamente
dependientes de la seleccionada.

Por Rgimen de Recursos Humanos.


(Mdulo de consultas pg. 159)
Permite analizar la masa y cantidad de puestos segn la distribucin de
los mismos en cada rgimen de recursos humanos o escalafn con que la
institucin pague a sus empleados.

Por Grados de Rgimen de Recursos Humanos.


(Mdulo de consultas pg. 159)
Permite descender un nivel mas dentro de un rgimen o escalafn dado y
permite analizar la incidencia grado por grado.

Por Nivel en la Estructura Organizativa.


(Mdulo de consultas pg. 159)
Permite ver puestos y masa salarial de acuerdo con la estratificacin que
se defina por nivel organizativo que es propia de cada institucin:
Puestos de Conduccin poltica superior
Puestos de Base Especializados
Puestos de Base No Especializados

Composicin de las Remuneraciones.


(Mdulo de consultas pg. 159)
Permite estudiar los conceptos globales por los cuales la institucin paga
sus empleados, Para ello debe informarse al sistema si se desea realizar
la consulta:
Para toda la organizacin.
Para un rgimen o escalafn particular de recursos humanos.
Por tipo de clase ocupacional

Debe recordarse que los analices se refieren siempre a la unidad organizativa


seleccionada por el usuario.
b.- Mercado Salarial (Mdulo de consultas pg. 160)
53

Presenta un grfico de caractersticas similares al presentado en la opcin de Salarios


Actuales, donde el eje horizontal representa los niveles organizativos y el eje vertical
representa la suma en unidades monetarias. La particularidad en este caso es que se
refiere a informacin externa a la organizacin y no generada en forma interna por el
sistema de planilla o liquidacin de haberes.
c.- Comparaciones entre Organizacin y Mercado.
(Mdulo de consultas pg. 160)
Permiten conocer el posicionamiento de la organizacin y servir de base para
tomar decisiones que eviten fenmenos tales como la alta rotacin de cierto
tipo de personal:
Estructura Salarial (Mdulo de consultas pg. 160)
Anlisis por Codificacin Ocupacional
Coordinacin y direccin general
Servicios Administrativos
Asistencia Administrativa
Anlisis por Unidades Organizativas
Anlisis por Rgimen de Recursos Humanos
Anlisis por Niveles en la Estructura

d.- Informacin Salarial Personal.


(Mdulo de consultas pg. 161)
Permite estudiar la remuneracin de una persona en particular.
Puesto ocupado
Unidad organizativa
Grado
Categora de cobro de sueldo
Sueldo bsico
Sueldo mnimo
Total ultima remuneracin percibida
Promedio del mercado para el cargo
54

Diferencia respecto al mercado


Forma de pago
3. REPORTE SOBRE PERSONAL
(Mdulo de consultas pg. 163)
Permite acceder a informacin personal de los miembros de la organizacin.
Debe optarse entre: una unidad en especial o toda la organizacin.
Opciones de Trabajo:
-

Informacin General.
(Mdulo de consultas pg. 164)
Ficha resumen de la persona con datos totalmente propios y datos
familiares que se le hayan almacenado con la informacin sobre
parentesco, etc.
Edad
Nacionalidad
Lugar de Nacimiento
Nmero de registro
Sexo
Estado civil

Nivel educativo
Documentos
Antigedad en el sector publico nacional
Antigedad en la institucin
Domicilio
Telfono
Datos Familiares
Parentesco
Apellido y Nombre
Edad
Fecha de nacimiento
-

Perfil de Informacin
(Mdulo de consultas pg. 165)
Acceso a la informacin sobre capacitacin y formacin general de la
persona.
Formacin Acadmica y Especialidades.
(Mdulo de consultas pg. 166)
Nivel
Finalizo o no
Ao
Centro Educativo
55

Capacitacin Recibida
(Mdulo de consultas pg. 166)
Actividades de capacitacin realizadas por el empleado que no
alcancen categora de carreras de grado o postgrado, tales como
cursos o eventos de actualizacin o especializacin
Habilidades y Destrezas
(Mdulo de consultas pg. 167)
Singulares o especificas con que el empleado cuenta:
Manejo de programas de computacin.
Equipamiento de oficina de diversa naturaleza
y que requieren algn conocimiento especial, etc.
Experiencia Docente Superior
(Mdulo de consultas pg. 167)
Experiencia docente que tenga el empleado en entidades educativas a
nivel superior (terciarias o universitarias)
-

Perfil Laboral
(Mdulo de consultas pg. 168)
Experiencia laboral en el Sector Publico:
Reporta instituciones para las cuales el empleado ha prestado servicio y
se encuentran registradas en su legajo, como tambin la causa de su
retiro, el momento de ingreso y egreso y el tiempo desempeado en cada
institucin.

Experiencia laboral en el Sector Privado:


(Mdulo de consultas pg. 168)
De modo similar a la del sector publico, muestra las empresas o instituciones del
sector privado o no gubernamentales, para las que presto servicio el empleado.
-

Ubicacin Organizativa Actual


(Mdulo de consultas pg. 169)
Permite establecer la unidad en la que esta prestando servicios, si cuenta
con unidades bajo supervisin directa o con puestos bajo supervisin.
Ubicacin en la estructura
(Mdulo de consultas pg. 169)
Cadena jerrquica superior
Persona analizada
Supervisin ejercida
Unidades bajo supervisin directa
(Mdulo de consultas pg. 170)
Tipo de unidad
Denominacin unidad
56

Titular
Puestos bajo supervisin directa
Denominacin de puesto
Ocupante actual
4. CUADROS (Mdulo de consultas pg. 171)
La generacin de cuadros esta fundamentada en la frecuencia de la consulta:
Las que son sumamente frecuentes (el usuario solo debe solicitar para obtener la
informacin requerida), y datos actualmente existentes en la base (proceso lento pero
justificable).
Tanto los cuadros como las consultas libres se manejan en cuanto a su modificacin
desde la opcin <UTILITARIOS> del men principal del SIRH-I y que la documentacin
de tales modificaciones se encuentran en el Manual de Funciones Generales.

Opciones Relacionadas con Cuadros:


Agregar
Modificar
Generar Marcados
Ver
Marcar
Eliminar
Imprimir Marcados

4.13 CONSULTAS LIBRES


(Mdulo de consultas pg. 173)
Permiten que el usuario defina en forma completamente autnoma el tipo de
cuadro que resulta necesario.

57

4.14.

REPORTES ESPECIALES PARA LA DEFENSORIA


1.-

NIVEL EDUCATIVO

2.-

CURSOS CORTOS MAYOR DE 8 HORAS

3.-

HABILIDADES Y DESTREZAS: paquetes

4.-

HABILIDADES Y DESTREZAS: idiomas

5.-

TECNICAS.
ODENADAS DEL 1 AL 9 SEGN DESEMPEO.
- Entrevistador
- Estrategia
- Investigador
- Inquisidor
- Presentacion publica
- Organizador
- Redactor
- GestIn documentos
- Relacionista

58