Why should you care writing projects?

How to write research projects
Emanuele Ruffaldi

There are 3 main reasons for writing research projects:
Improve the society new research questions
people research



consumables travels

Other reasons
⇒ Evaluation of research include several parameters:
number & quality of publications; number of citations (h index); number of projects; number of industrial contracts; amount of money brought to the university.

Before writing a project
Identify an objective. Identify an appropriate call for proposals. Carefully read the call looking for topics. Adapt your objectives with the objectives of the call. Find research partners having the required expertise. Find industrial partners that can provide a case study and exploit the results.
3 4

⇒ Making industrial contacts that can be useful for
additional research collaborations; finding a job for yourself and other colleagues.

Structure of a project
Idea Consortium Implementation Impact Budget

The idea
• Which is the key idea of the project? 
– How we can synthesize the idea in few sentences?

• Which is the context of the project idea?
– Summarize the idea in the Vision

• The idea of the project is not enough, we need to transform  the idea in two elements
– Objectives – the achievement of the project in terms of  research and technology – Measures of the Objectives – how the above achievements can  be measured

• Key element
– Objectives should be ambitious but realistic – Better less objectives than many unconnected

• Summarize your idea with a diagram


Process Study & Evaluation Project Example Project CLOUDY • We start defining a title and acronym for the  didactic project • “Software Methodologies for Embedded  Computing and the Cloud” http://www.html 7 8 Ideas in CLOUDY • Vision – In a world of strong interconnection make simpler for  embedded device to get resources for computing like storage. some are practical  results 9 • Which is the coverage of required competencies across the  consortium? 10 Project Design Workflow Consortium in CLOUDY • What we need for this Project? • We need experts from different domains – – – – Embedded Systems Networked Systems R b ti Robotics Cloud Management Vision Objectives Competences Consortium • Which kind of companies do we need for the project? – Small Companies vs Large Companies Refinement of plan 11 • Who is going to implement what? • Which technology is each partner providing? 12 2 . technology or methodology) • Not all the objectives are foundational.  computer vision.g.24/04/2013 FP7 EUCLIPSE Project European Union Cloud Intercomparison. speech recognition Consortium • Which are the competences needed for reaching the objectives? • Typically a mixture of  – Basic Research – Technology Development – Companies for Exploitation • Objectives – – – – – – Objective 1 – Modeling Embedded Services Objective 2 – Software Framework for Interoperability Objective 4 – Provide a tool‐chain for integrating the services Objective 5 – Test bed on Portable Computer Vision Objective 6 – Test bed for Robotics … • The Team is a key element for the feasibility of the project and its  excellence a premise for obtaining new results • Properties of a good consortium – Excellence in each specific domain – Complementarity of competencies – Partner selected because it provides a specific enabling technology for  the task (e.eu/projectinfo.euclipse.

eu 13 14 State of the Art • State of the Art is more important than for  writing a paper • State of the Art for a project focuses to most  recent findings and at larger scale than a paper – What action line in the topic is missing that the  project can cover? State of the Art of Consortium • The experience of the Consortium. is part of the State of  the Art • Consortium Publications and Background  show to the the Reviewers  1.24/04/2013 FP7 Robohow Approach Robohow is a FP7 ICT Project for making robot learn  recipes from the Web and execute them FP7 Robohow Consortium • Consortium is made of 9 partners – 8 Universities in 7 States – 1 Company • Coordinator does key research in Cognitive Robotics • One partners provides Architecture and Evaluation • Another looks at Learning from Human being its field  of expertise • Two partners provide Visual Perception • The industrial  partners will look at the application of  the results on a new robotic platform – That platform is not the one of the evaluation http://robohow. Feasibility of tackling a new problem • What makes part of State of the Art? – Publications – Other Projects in the domain (EU and non EU) • And possible synergies – Consortium Experience 15 16 Beyond State of the Art  • A key point of the project proposal is to highlight  how it goes beyond the State of the Art • This the reason why the project should be  funded! • In some calls not just an improvement but a  breakthrough is required – Be careful anyway on your statement because they  should be measurable – We have to see clearly identify how to measure  these advancements 17 Preliminary Data  • In some grants like Medical ones you are requested to  provide a “Preliminary Data” section • This is a critical analysis of information available in the  Consortium that is a fundamental basis for the research  proposed in the  project • This section shows that the investigator has addresses  some of the challenges and know how to face new  problems • It is also used as a way for the reviewer to understand the  capacity of the principal investigator of understanding  methods and technologies • Unpublished data can be used for supporting the key idea 18 3 . The understanding of the challenges 2. or the  Principal Investigator.

2. Adapt p  the p proposed p  g general methodology gy to use  cases 4.eu/ 21 • Which are the limitations of this approach  for technology driven projects? 22 Work packages and Tasks • Projects are typically organized in Work Packages • “A work package in Project Management is a  group of related tasks that are defined at the  same level within a work breakdown structure” • Each Work package should have – Description of activities in brief – Subset of the Project Objectives – Timing as Start/End and Effort Task • Task as a piece of contiguous work that is  delimited in time and amount of effort • Typically tasks are short lived and terminated  some measure of the activity performed • Tasks have dependencies • In some notations Tasks are macro tasks inside  Work packages and the last for longer periods  of time 23 24 • How work packages are connected? 4 . Find common elements across use cases 3. http://www.saphari. 4. 3.24/04/2013 Methodology and Workplan • Provided ideas and objectives. Test the use cases The strategy of SAPHARI is to address safe physical human robot interaction following both a bottom-up and a top-down approach. Select the use cases 2. Create the infrastructure 5. Data acquisition Prototype Testing Evaluation Multiple prototypes Parallel activities 19 V‐Cycle • Phases depends on the type of research: – – 20 Example of Workplan from FP7 EU SAPHARI FP7 SAPHARI on Safety in Robotics CLOUDY Methodology • The proposed methodology is use case driven 1. how the work is  organized along the duration of the project? • How the different action lines of the project interact  each other toward the common goals? • Example p  of phases p 1.

24/04/2013 FP7 Robohow Work packages Each Work package is associated to one or more  objectives •WP1 – Representation •WP2 – Observation of Human Demonstration •WP3 – Constraint and Optimization based Control •WP4 – Perception for Robot Action and Manipulation •WP5 – Learning from Interaction with Human •WP6 – Plan based Control •WP7 – System Integration and Benchmarking •WP8 – Dissemination and Outreach •WP9 – Project Coordination and Management 25 Example of Workplan from FP7 EU ACTIVE FP7 EU Active Constraints Technologies for Ill-defined or Volatile Environments http://www. Benchmarking of developed systems 5. Results of Evaluations • How we can measure the progress of our project and achievement of the objectives? • Two concepts are typical: – Deliverable  – Milestone 29 30 5 . Specification of software or hardware 2.active-fp7. New functionalities for systems 4. Definition of Metrics 3.eu/ 26 FP7 Adiamantium Relationships Work packages in CLOUDY Examples of Work packages • WP1 Design and Models • WP2 Resource Abstraction and Management • WP3 OS support for cloud resources • WP4 Tool chain development • WP5 Use cases Can you identify objectives of each work packages? Which other Work package organizations are  possible? 27 28 Progress Measurements • Why? – To motivate the team  – To get access to the next year of funding – To ease taking decisions in the next phases of research Progress Measurements (cont) • More specifically for technological projects: 1.

 precipitation and  radiation  developed and  applied to ESMs and  NWP (M36) CLOUDY Milestones • Example of Milestones for CLOUDY: – Specification Design (M6) – Performance Analysis and Tools (M12) – Use Case Design (M18) – Tool chain (M24) – Use Case Results (M36) 35 36 6 . Reports on Evaluations CLOUDY Deliverables • • • • • • • • • • • • • • • • • Domain‐specific  Requirements  (R) Application Structure (R) Resource Classification (R) Analysis of application performance Service adaptation Optimal resource allocation Reservation under Linux (P) Monitoring and Supervisor Linux Deployment  on Platforms Device Support Programming customization Runtime Support Global Performance  Analysis Application Tuning (P) Driving simulator (P) Virtual environments  (P) Project Website (O) Milestones • A Milestone is a key moment of the project in  which a measurable and fundamental result is  obtained • The Milestone is also considered a turning  point for taking decisions about the progress – “Control points where decisions are needed with  regard to the next stage of the project” Mixture Mi t of fR Reports t (R) and d Prototypes (P) • Multiple Tasks converge to a single Milestones 33 34 FP7 EUCLIPSE Milestones • Example of Milestones (over 48 months): – Completion of COSP and MODIS software and  CALIPSOPARASOL  observational products (M3) – Description of experimental protocol for testing  hypotheses relating to cloud‐climate  feedbacks  (M30) – Metrics for clouds.24/04/2013 Deliverables • Deliverable is a concrete result of the project that is made  accessible to the reviewers of the project or the the  broader public • Different forms of Deliverables: – Report – best if containing published papers • But publishing timing doesn’t fit well with project timing  FP7 Adamantium Deliverables • Examples of deliverables: – Design and Development of the MCMS Action Engine  Module (P) – Definition and specifications of IPTV and VoIP Services  (R) – Development of the MCMS monitoring and  adaptation modules (P) – Voice and Video Quality Perceptual Models (R) – Real Time Dynamic content adaptation mechanisms  (P) – Trials and evaluation(R) – Final report (R) 31 32 – Prototype – Open Source code or Datasets • Best practice is to provide a Deliverable every time a Task  ends – Align timing of Task ends if possible… • Key deliverables in technology projects are 1. Prototypes of result 3. Specifications 2.

P t  Report. during  planning. in Months Time organization Diagrams • We employ Activity‐on‐Node for presenting  the graph • This is alternative to the Activity‐on‐Edge that  characterizes the PERT (Project Evaluation and  Review Technique) • Thi This i is effectively ff ti l  a graph h in i  which hi h each h node d  (task) (t k) is i  associated to these timings • The Critical Path Method provides a way to compute  the scheduling of the project by computing the  activities that are “critical” • A “critical” activity is one that if delayed it can make  the whole task longer 39 40 GANTT Chart • GANNT chart are a special type of bar chart that allows to plan. GANTT in 1919 “Organizing for Work” book GANTT Chart Style • Many styles of GANTT are possible also  highlighting progress • The X axis corresponds to time. but also on the  dependencies across the different units of the  research project • The organization is connected to the general  project of Project Planning 38 • Milestones Features: Time organization (cont) • We take the Task organization discussed above and  identify the dependencies between these tasks • Then we associate a time execution range to every task – Optimal. Slots of execution of each Task 2.  analyze and present the structure of e project organized in tasks  – Introduced by H.24/04/2013 Deliverables and Milestones • Deliverable Features: – – – – – – – – – – – Title WP and Tasks contributing Leading Partner Month of Delivery N t Nature:  Proto. R t  Other Oth Publicity: Public.L. Milestones as verification points GanttProject (Open Source) Gantto (Cloud Based) 41 42 7 . expressed by real dates. Connections as dependencies between Tasks 3. Normal. EU. Private Title WP and Tasks contributing Month of Delivery Means of Verification Decision to be taken 37 Time organization • How we can organize the project along the  time? • This is one of the major challenges and it is  good understanding g of the  connected to a g effort and resources available. by Months • The Y axis corresponds to the hierarchical structure of the project  made of WPs and Task • The inner part of the GANTT chart is a bar chart presenting 1. or. Pessimistic timings.

tipss-fp7.24/04/2013 GANTT Example Mentor GANTT Example TIPPS Project http://www.eu/methodology.ict-adamantium. or action in case the risk  becomes true 48 8 . in the case of human experimentation? • A contingency plan is typically a comparison  between 1. Specific risk in a given WP 2. Acton to prevent the risk.eu/?p=about&m=work GANTT Example Adamantium Project GANTT Example EUCLIPSE Project http://www.html Risk Analysis • A research project of  some interest has  several risks  associated to its  execution • Many types of risks: – Scientific Risks due  to the nature of the  investigation – Technological Risks  due to unknown  uncertainty in the  technology – Risks connected to  the management of  the collaboration  (partner leaving) 47 Risk Analysis • The research plan should be aware of the risks  that could be present and prepare a contingency  plan to face them • What happens if a key experiment fail in  delivering results? – E.g.

 3 Biz) – Embedded Systems domain 51 52 The Budget • Every call has its own peculiarities for the definition of the budget • Few concepts detailed here – For the rest get help of the Administrative staff Project Evaluation • Criteria depends on the call but anyway a  reasonably priority for fundamental research  projects 1. Impact of the project’s results 4. Is there any direct connection with  industry or technology? • Dissemination corresponds to the set of actions to making the  research results publicly available – – – – – Classically through Conferences and Journals Also through fairs or other channels and media as social networks Is there any dissemination policy through Open Sourcing? Workshops and Summer Schools Websites (mandatory) • Impact can be connected to the expected impact proposed  by the calls or by the proposed lines of impact of the  funding scheme – E.PhD.…) 9 . f ld   This means also how much interesting are the proposed results Exploitation and Dissemination • These two aspects are part of the Impact and important for large  scale projects • Exploitation is the possibility of transforming directly the research  results into products – Which is the patent policy on the results? – Which is the connection with companies in the project? Is there any  spin i ‐off ff plan l  or possibility ibili  of f commercialization? i li i ? – Society Impact • How the results are capable of impacting society in the short term. 60% financed by Europe – The rest provided by the Institution through staff • Terms of the Budget – – – – Personnel Equipment Travels Consumables 3.g. Novelty is the starting point of the evaluation 2 Feasibility of the proposal 2.g. (Industrial) Exploitation of results 53 54 • The key point is a good estimate of the effort as the number of  people and their participation across the work packages – Mapping between Person Months (effort) of each WP to the number  of people to the cost of people by type (PostDoc. or  eventually in the long term. – – – Is the project realistic? Have the risks been covered? Depending also on the consortium • Most projects are based con co‐financing – E. the EU Digital Agenda 49 50 Management • Management in Research Project describes  the decision structure and the procedures  prepared for dealing with the collaboration  process • Specifically critical for collaborative EU project • How research is monitored during the time? • Who takes the decisions? • How assessment is performed internally? • Get help from your Administrative group Management (example) • Example from FP7 PREDATOR (5 Uni.24/04/2013 Impact • A critical evaluation point of Research Project is the Impact • Impact is many things and is as challenging as the scientific  objective • Which types of Impact? – Scientific Impact • How the h  project results l  could ld potentially ll  change h  the h  scientific f  field.

Cog  will be integrated into  complete generic  robot control  systems such as ROS. and from haptic demonstration. RoboHow.The  software components  that will come out of RoboHow. it is the  marketing of science. prototypes produced as output Person months required for each work package Amount of money required How to use and teach the results How to coordinate the project 59 60 Funding Schemes 10 .Cog will investigate a knowledge‐enabled  and  plan‐based approach to robot programming and control where knowledge  for  accomplishing everyday manipulation tasks is semi‐automatically acquired from  instructions in the World Wide Web. it  is not feasible to expect that programmers  can equip the robots with plan libraries  that cover such open‐ended  task spectrum competently. from human instruction and demonstration  (videos). RoboHow. Ferrara and A. The knowledge‐enabled  control will be  made possible through extensions  of constraint‐ and optimization‐based movement  specification and execution  methods  that allow for the force adaptive control of  movements to achieve the desired effects and avoid the unwanted ones.Cog will strive to make the code of  many of its components ‐ and even of large parts of the Milestone demonstrations ‐‐ publicly available under free/open  source software licenses. • In synthesis: – – – – – Background B k d Problem Objective Strategy  Significance • Not the same abstract for different purpose: Technical vs Lay Abstracts 55 56 Robohow Abstract B Enabling robots to competently  perform everyday manipulation activities such as  household chores exceeds.Cog targets at enabling autonomous  robots to perform  expanding sets of  human‐scale everyday  manipulation tasks ‐ both in human working and living  environments.  RoboHow.24/04/2013 Nice but… “A grant application is not science.” ‐J. effective and natural performance  of everyday manipulation tasks. adaptive. Schmaier The Abstract • A key point of the proposal is the Abstract that introduces  the research grant.  in terms of task. into  Aldebaran's humanoid platform Romeo. in particular. For achieving  robust.H. anything that we have so far investigated  in motion planning.  To this end.L. 57 Elements of a project parts Title Acronym Objectives Consortium Approach State of the art Novel contributions References Risk analysis Title of the project Short name of the project Final goal to be reached Partners and their roles Methodology and tools to be used Existing related work and similar projects How the project advances the state of the art List of papers cited in the state of the art Difficulties and possible backup actions 58 description P O St Si Elements of a project parts Structure Timing Dependencies Milestones Deliverables Effort Money Exploitation & dissemination Management description Set of work packages and tasks Start dates and durations of each task Precedence graph of the tasks Points in time to deliver intermediate results Technical reports. as much as it introduces a paper • The function of the abstract is to describe succinctly every  major aspect of the proposed project. activity.Cog  approach feasible. behaviour  and context  complexity. In addition.  novel perception  mechanisms satisfying the knowledge  preconditions  of plans and  monitoring the effects of actions will make the RoboHow. autonomous robot control and artificial intelligence  at large. and. cognitive  robotics.

24/04/2013 Types of Projects • Several types of funding are possible with  different scales of project complexity – Local project (Foundations. Background and Team • Examples of FIRB@SSSA: – MY‐HAND: Myoelectric‐Hand prosthesis with Afferent  Non‐invasive feedback Delivery – Coherent Optical Networks for Terabit Channels 61 62 PRIN  • • • • PRIN “Programma di Ricerca di interesse Nazionale” Project for professors and researchers Large projects and consortia Two phase selection  – Preselection on idea – Full proposal European Projects • Different sizes and objectives • The EU Research framework is organized in  Framework Programmes. Regionals) – Industrial projects – National projects (FIRB. PRIN. at least 2 years after the PhD Small Consortia of 1‐2 units Two phase evaluation – Preselection on key idea and proposer – Full Proposal on Impact. MoH) – European projects  • • • • FIRB Futuro in Ricerca FIRB “FONDO INCENTIVO PER LA RICERCA DI BASE” After the PhD projects. The current one is  FP7 2007‐2013 • The next one is called Horizon 2020 and it  should start from beginning of 2014 • The presented material is about FP7 because  Horizon 2020 is still in preparation 63 64 • Examples of PRIN@SSSA – Le proprieta' distributive e le determinanti economiche  della dinamica di crescita di imprese e paesi – OPENHAND: Piattaforma aperta di neuro‐protesi di mano  per sperimentazioni cliniche FP7 Components • • • • • FP7 Research is organized in 5 branches Cooperation: joint research initiatives Ideas: personal projects p : mobility y People Capacities: infrastructure FP7 Numbers • Funded projects (so far):  – Total: 20164 – FP7‐People: 8627 – FP7‐IDEAS‐ERC: 3446 – FP7‐ICT: 1882 • Coordinated by Italy: 1571 • FP7 Call 10 in ICT: 110M€ • FP7 Budget: 50B€ on 7 years 65 66 11 .

 products. 8.g. euRobotics) 70 FP7 Collaborative Projects “Research aiming at developing new knowledge. • Specifically in ICT  the following Funding Schemes were available: • Collaborative Projects (CP) – Integrated I t t d Project P j t (IP) – Focused projects (STREP) • Networks of Excellence (NoE) • Coordination and support actions (CSA) – Coordination or Networking Actions (CA) Support Actions (e.3M€ funding.  new technology. demonstration  activities or common resources for research” • Activities – – – – – – – – FP7 Integrated Projects research and technology development activities demonstration activities technology transfer or take‐up activities training activities dissemination activities knowledge management and exploitation consortium management activities other activities • Multiple research lines with strong connection with  industry • Examples of Integrated Projects – RoboHow – SAPHARI (e.unile. 972 PM in 4 years.pdf 67 68 FP7 People • Marie‐Curie Actions provided support for  people traveling around different research  institutions • Each application is anyway a Research Project  focused on the single researcher • Different levels of participation – Initial Training – Life‐long Training – Industry‐academia – International dimension 69 FP7 Cooperation • Cooperation was a way to organize research collaboration between different entities.24/04/2013 FP7 Ideas • The key funding scheme is the one of ERC  supporting  • Two levels – ERC Starting (much like Italian FIRB) – ERC Advanced (for professors) FP7 Ideas • ERC Budget in M€ • Example of Italian ERCs (77 listed) – NEUROINT ‐ How the brain codes the past to  predict the future • See also ERC Starting experience by an Italian – http://strega. 11 partners) 71 72 12 .g.it/buffa.

g.: – Physics related limitations previously unknown – Human related measurements FP7 Future Emerging Technology • Example of topics and challenges 75 76 Toward Horizon 2020 • Three priorities – Excellent science – Industrial leadership – Societal challenges • Industrial Leadership – – – – – Alternative paths to components & systems Future Internet Robotics and smart Spaces Next Generation Computing Content Technologies and Information Management G d L Good Luck k f for Y Your Projects! P j t! • Simplified rules and lessons learned from FP7 77 78 13 .  information and communication activities 73 74 • Smaller in size and scope. analysis – Fact findings and monitoring – Preparatory technical work. working groups and expert  groups – Studies. E. less needed  participationof industry • Examples of STREP – RoboSkin – PREDATOR (3M€ on 8 partners) FP7 Future Emerging Technology • Special type of EU Research Project of ICT with  high risk – high gain • Objectives are higher in terms of progress • The risk is not in the capacity of performing  the research but in the results. data access and dissemination.24/04/2013 FP7 Focused Projects (STREP) • Targetting a specific objective in a clearly  defined project approach • Two key activities – Research and Technological Development – Demonstration Activity FP7 Support Action • Supporting Activities across Research – Conferences. seminars. – Operational support. including feasibility  studies – Development of research or innovation strategies – High level scientific awards and competitions.