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ANAIS DO I FRUM REGIONAL DE ARQUIVISTAS DAS INSTITUIES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR DA REGIO SUDESTE (ARQUIFES/SE)

ANAIS DO I FRUM REGIONAL DE ARQUIVISTAS DAS INSTITUIES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR DA REGIO SUDESTE (ARQUIFES/SE)

Organizadores Alessandra de Carvalho Germano Paulina Aparecida Marques Vieira Albuquerque Snia Helena da Costa Kaminitz Wagner Ramos Ridolphi

Rio de Janeiro 2013

SUMRIO

APRESENTAO 1 O PAPEL DOS ARQUIVISTAS NAS IFES: PERSPECTIVAS E DESAFIOS 2 3 APRESENTAES DE TRABALHO RESOLUES DO ARQUIFES / SE

04 07

07 10

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APRESENTAO

O 1 Frum Regional de Arquivistas das Instituies Federais de Ensino Superior da Regio Sudeste (ARQUIFES/SE) foi realizado entre os dias 28 e 30 de novembro de 2012. O evento teve como sede a cidade do Rio de Janeiro, no campus da Praia Vermelha, na Urca, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), promotora do evento em parceria com a Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) e a Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). O evento foi estruturado a partir de Grupos de Trabalho (GT's), dos quais foram encaminhadas propostas para a Plenria Final, alm de Comunicaes Livres, tendo como eixo temtico "O papel dos arquivistas nas IFES: perspectivas e desafios". Histrico

A primeira iniciativa de evento congregando arquivistas que atuam nas IFES ocorreu em 2009, em Goinia-GO, que sediou o I Encontro Nacional dos Arquivistas das IFES (ENARQUIFES). Este evento, bianual, surgiu como um espao para discusses sobre a atuao dos arquivistas e demais profissionais que atuam na gesto documental e na preservao dos arquivos das IFES, fomentando a constituio de uma rede nacional que contribusse para a melhoria nos servios e nas condies de trabalho nessa rea. O principal resultado do I ENARQUIFES foi a "Carta de Goinia", com 31 Resolues, contendo propostas de aes e diretrizes a serem realizadas para a melhoria das condies de trabalho nos arquivos das IFES. Uma das resolues recomendava a realizao de encontros regionais de arquivistas das IFES, previamente aos encontros nacionais, fortalecendo assim a integrao entre os arquivistas. As IFES do Nordeste foram as primeiras a organizarem um evento regional, o 1 Frum Regional de Arquivistas das IFES da Regio Nordeste (ARQUIFES/NE), realizado em 2010, em Recife-PE. No II ENARQUIFES, realizado em 2011 em Joo Pessoa-PB, reforando a necessidade de regionalizao das aes da rede nacional de arquivistas das IFES para o acompanhamento da implementao das resolues aprovadas nos encontros nacionais, foi constitudo o Comit Nacional dos Arquivistas das IFES (CNIFES), com 10 componentes, sendo 2 arquivistas de cada regio do pas, escolhidos pelos pares de suas respectivas regies presentes ao evento. Ao final do II ENARQUIFES tambm foram aprovadas novas Resolues. Vale ressaltar que alm dos encontros organizados pelos arquivistas das IFES, ocorreram em 2012 outros encontros, como Eventos Paralelos, no XVII Congresso

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Brasileiro de Arquivologia (CBA), realizado no Rio de Janeiro-RJ, promovido pela Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e no V Congresso Nacional de Arquivologia (CNA), realizado em Salvador-BA, promovido pela Executiva Nacional das Associaes Regionais de Arquivologia (ENARA). O 1 ARQUIFES/SE

Como parte das aes a serem devolvidas pelo CNIFES, os representantes da regio Sudeste no Comit articularam a realizao de um encontro regional e aps o Arquivo Central da UNIRIO aceitar o convite para sediar o evento, organizaram o 1 ARQUIFES/SE. O 1 ARQUIFES/SE transcorreu durante 3 dias. A estrutura do evento aproveitou experincias anteriores e procurou seguir um modelo j utilizado em eventos similares que privilegiasse a interao dos participantes. No primeiro dia, aps a Abertura ser oficializada por autoridades da UNIRIO, ocorreu a Palestra de Abertura, com o Prof. Dr. Jos Maria Jardim (UNIRIO) que abordou os desdobramentos da I Conferncia Nacional de Arquivos (CNArq) realizada em 2011 para o estabelecimento de uma Poltica Nacional de Arquivos. O segundo dia foi dedicado aos GT's: 1) Apresentao do CNIFES; 2) Pronturios eletrnicos; 3) SubSIGA-MEC e TTD-fim das IFES; 4) Lei de Acesso Informao. Convidados abordaram os temas propostos e aps as apresentaes os participantes podiam esclarecer dvidas e apresentar questes; dessas discusses saram propostas a serem encaminhadas para aprovao na Plenria Final. No terceiro e ltimo dia ocorreram as Apresentaes de Trabalhos: comunicaes livres, com resumos previamente submetidos avaliao da Comisso Organizadora, que estabeleceu que cada IFES poderia apresentar um nico trabalho, apresentando um diagnstico da gesto documental e sobre a poltica arquivstica em sua instituio. Representantes das seguintes IFES apresentaram trabalhos: UFMG, UFV, UFJF, UFRJ e UNIRIO. Por fim, ocorreu a Plenria Final, em que foram consolidadas as propostas para a criao do documento com as Resolues a serem apresentadas no III ENARQUIFES, em 2013. As inscries foram realizadas atravs de plataforma disponibilizada pela UNIRIO; a divulgao ocorreu atravs da internet, em pgina eletrnica criada no portal institucional do Arquivo Central da UNIRIO e atravs das redes sociais (Facebook e Twitter), alm de e-mails enviados para listagens de arquivistas das IFES da regio

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Sudeste que participaram de eventos anteriores (ENARQUIFES e Eventos Paralelos no CBA e CNA). Tambm foi enviado ofcio todas as IFES da regio Sudeste. Ao todo se inscreveram 50 arquivistas e profissionais de arquivo, representando 13 IFES de 3 Estados da Regio Sudeste, conforme quadro abaixo:

IFES IFSUDESTEMG UFJF UFLA UFMG UFOP UFTM UFV UNIFEI UFF UFRJ UFRRJ UNIRIO UFSCAR

Total 1 8 1 3 2 1 1 1 7 8 2 13 2

UF

Total*

MG

18

RJ

30

SP

* alm das inscries das IFES, ocorreu 1 da FIOCRUZ.

Alm do pblico significativo, representando um amplo panorama das IFES da regio Sudeste, cabe ressaltar a participao durante o evento de Suellen Silva Pinho, Presidente do SubSIGA-MEC; Djalma Mandu de Brito, representando o Arquivo Nacional e Renato Motta, arquivista da UFRPE, representando o CNIFES. Durante todo o evento ocorreram frutferas discusses e reflexes, que resultaram em propostas presentes nas Resolues para enfrentar os desafios cotidianos nos arquivos das IFES e para contribuir para a formulao de propostas em plano mais amplo, no ENARQUIFES, englobando tanto aspectos tcnicos como polticos. Alm deste documento ser apresentado um levantamento da situao dos arquivos das IFES do Sudeste, baseado em Questionrio que foi aplicado junto aos participantes do evento. Que este primeiro ARQUIFES/SE tenha lanado com sucesso as bases para uma maior aproximao entre os arquivistas das IFES e que o evento se consolide no calendrio do movimento arquivstico, como um espao de discusso para os profissionais que atuam nos arquivos das universidades e institutos federais de ensino

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superior. A prxima edio ser realizada em 2015, em Belo Horizonte-MG, conforme escolha realizada na Plenria Final.

1 - O PAPEL DOS ARQUIVISTAS NAS IFES: PERSPECTIVAS E DESAFIOS PALESTRA DE ABERTURA: O CONTEXTO DA CONFERNCIA NACIONAL DE ARQUIVOS CNARQ Professor Dr. Jos Maria Jardim (UNIRIO) GT1 - APRESENTAO DO CNIFES Coordenadora: Paulina Marques (UNIRIO) Palestrantes: - Renato Motta (UFRPE) - Alessandra Germano (UFJF) e Wagner Ridolphi (UFRJ) GT2 - PRONTURIOS ELETRNICOS Coordenadora: Snia Kaminitz (UNIRIO) Palestrantes: - Prof. Reinaldo Hashimoto (UNIRIO) - Mary Lucy Ribeiro Pinto (IPEC/FIOCRUZ) GT3 - SUBSIGA-MEC E TTD-FIM DAS IFES Coordenadora: Alessandra Germano (UFJF) Palestrantes: - Suellen Silva Pinho (SubSIGA-MEC) - Djalma Mandu de Brito (Arquivo Nacional) - Silvia Lhamas (UFRJ) GT4 - LEI DE ACESSO A INFORMAO Coordenador: Wagner Ridolphi (UFRJ) Palestrantes: - Marcelo Ambrozio (CGU) - Prof. lvaro Reinaldo de Souza (UNIRIO)

2 - APRESENTAES DE TRABALHO

ASPECTOS DA IMPLANTAO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UFJF Universidade Federal De Juiz De Fora Paula Cotrim de Abrantes David Medeiros de Oliveira RESUMO. Apresentao do projeto piloto de gesto documental em desenvolvimento na Gerncia de Cadastro da Pr-Reitoria de Recursos Humanos da Universidade Federal de Juiz de Fora. Foi desenvolvido um Banco de Dados em Access, definindo um novo modelo de identificao, acondicionamento e arquivamento de documentos. Sero apresentados os procedimentos adotados

8 anteriormente no tratamento dos conjuntos documentais e seu armazenamento. Os servidores da Gerncia recebero treinamento para aplicao da metodologia de gesto, fundamentado em um Manual de Atribuio de Cdigos a Documentos Arquivsticos. O projeto j apresenta resultados no aprimoramento do armazenamento e consulta aos documentos, racionalizao do uso do espao fsico, e eficcia na recuperao da informao. O trabalho desenvolvido complementar os estudos necessrios para implantao de um sistema amplo de acesso informao que ser utilizado em toda a Universidade - Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica (Sigad), j em desenvolvimento.

PROPOSTA PARA CRIAO DE UMA COMISSO DE POLTICA DE ARQUIVOS NA UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS Universidade Federal de Minas Gerais Jaques Charles Silva da Costa, Jnia Terezinha Morais Ramos Ana Lcia S. do Carmo; Anderson S. de Souza; Clia Schneider; Eliane Bezerra Lima; Janda Tamara de Souza; Jorge Dias da Silva Junior; Jorge Martins Fagundes; Patrcia das Neves RESUMO. Tendo em vista a Constituio Federal do Brasil, Artigo n 216, pargrafo 2, a qual dispe: Cabem a administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, em consonncia com a Lei de Arquivos, Lei N 8.159/91. Os arquivistas da UFMG trabalham de modo descentralizado realizando vrias atividades. Diante deste contexto, apresentamos a proposta de criao de uma Comisso de Poltica de Arquivos que ter como objetivo estruturar as diretrizes para implantao de um programa definitivo e permanente de gesto documental na UFMG. Este projeto visa explorar o potencial arquivstico e informativo da UFMG, a fim de agregar valores mediante a adoo de polticas de gesto documental, constituindo-se em um instrumento de apoio administrao, pesquisa histrica ou cientfica, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos do cidado. Esta proposta se justifica pelo fato desta Universidade gerar, atravs de suas atividades acadmicas e administrativas, uma quantidade imensurvel de informaes. Portanto, Vrios foram os fatores que nos motivaram a fazer esta proposta, por exemplo: ausncia de um Arquivo Central da UFMG e de arquivos em algumas Unidades; ausncia de normas de padronizao e de controle documental. Por isso, necessitamos diagnosticar as informaes arquivsticas de cada Unidade, tendo como objetivo conhecer o perfil de cada setor, precisamos analisar os dados levantados e propor estruturas e procedimentos viveis para a implantao de poltica de arquivos e a criao de um arquivo central na UFMG. PANORAMA ARQUIVSTICO DA UFRJ A PARTIR DE 2004 Universidade Federal do Rio de Janeiro Silvia Lhamas de Mello - Arquivista Chefe da Seo de Arquivos da Diviso de Gesto Documental e da Informao-DGDI Universidade Federal do Rio de

9 Janeiro-UFRJ RESUMO. A Universidade Federal do Rio de Janeiro foi criada em 07 de setembro de 1920 atravs do Decreto n 14.343 do Presidente Epitcio Pessoa, e desde ento vem passando por profundas e sucessivas transformaes, se constituindo na maior universidade pblica federal do pas. Diante de sua grandiosidade, constata-se o valor da sua documentao, bem como o volume de seu acervo que se encontra disperso pelas unidades acadmicas e administrativas nas quais a universidade mantm suas atividades. A diviso de Gesto documental DGDI, subordinada Pr-Reitoria de Gesto e Governana PR-6, vem, desde 2004, propondo sucessivas propostas para implementar uma poltica de gesto de documentos no mbito de toda universidade. Esta apresentao pretende traar um panorama doas arquivos da universidade desde 2004 at os dias de hoje no que tange as competncias da DGDI. Palavras-chave: Arquivos. Gesto de Documentos. Polticas Arquivsticas

O ARQUIVO CENTRAL HISTRICO DA UFV: TRAJETRIA E PERSPECTIVAS Universidade Federal de Viosa RESUMO. Criado em 1985, o Arquivo Central e Histrico da UFV (ACH-UFV) dispe de um acervo documental que registra a memria dessa Instituio, pois sob sua custdia encontram-se documentos de todos os perodos constitutivos da Universidade Federal de Viosa. Com 300 metros lineares de documentos de diversos gneros, o acervo testemunha a histria da Universidade e seus processos de transformao ao longo de seus 86 anos. Antes da dcada de 80, a documentao ficava depositada no subsolo do prdio principal da Universidade, o Edifcio Arthur Bernardes, e em depsitos dos Departamentos e rgos da Instituio, no recebendo o devido tratamento fsico e intelectual. Em meados da mesma dcada, o professor Jos Marcondes Borges, fundador do ACH -UFV, organizou parte do acervo do primeiro perodo constitutivo da instituio, porm, com o passar do tempo, no houve continuidade ao trabalho iniciado que, somado falta de recursos, transformou o arquivo em um calamitoso depsito de documentos. Em meados de 2009, o cenrio encontrado no ACH-UFV era desolador, pois seu acervo documental estava amontoado em suas salas e corredores. No mesmo ano, com o advento de dois arquivistas e aprovao de projetos e programas de extenso, este acervo comeou a receber tratamento arquvistico, iniciado atravs do levantamento da massa documental e de sua higienizao. Trabalho que vem resultando na criao de quadros de arranjos e descrio de seus principais fundos e sries documentais que, somado a reforma estrutural iniciada em outubro deste ano no Arquivo, transformar o ACH -UFV em um centro de memria da UFV. CONSCIENTIZAO DO PAPEL DO ARQUIVO DA UNIRIO NO CENRIO UNIVERSITRIO. Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro Sonia Helena da Costa Kaminitz; Priscila Freitas de Carvalho;

10 Patrcia Machado Goulart Frana; Luciane Alves Moreira; Rafael de Castro Nogueira; Fabiana da Costa Ferraz Patueli; Alice Veridiana de Sousa; Jaqueline Wenderroscky Jos Lopes Veloso; Paulina Aparecida Marques Vieira Albuquerque. RESUMO. A Resoluo n. 815/90 da Reitoria dispe sobre a criao e implantao do Arquivo Central - AC, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO. Desde o momento da incorporao do Curso de Arquivologia do Arquivo Nacional s modificaes estruturais tanto administrativas, quanto acadmicas, realizadas no decorrer da histria da UNIRIO, no pensavam no AC como integrante da estrutura universitria, prova disso que sequer foi mencionado no primeiro estatuto da universidade em 1981 e no regimento geral de 1982. Em 1990, formou-se um grupo de trabalho com a finalidade de criar o AC, concebido como um sistema de arquivos c apaz de orientar a Gesto de Documentos na UNIRIO, e assessorar aes acadmicas e administrativas, promovendo a recuperao dos documentos e a disseminao da informao. Passados alguns anos da iniciativa, o regimento do Arquivo Central, merece alguns destaques pelo seu pioneirismo conceitual. O primeiro o fato de o Arquivo Central ter sido pensado e criado regimentalmente como um rgo suplementar vinculado Reitoria. O segundo sobre a concepo do arquivo da UNIRIO ter sido moldada como um sistema, buscando junto aos rgos geradores e acumuladores de documentos a co-responsabilidade pela gesto, justificando a criao dos arquivos setoriais como rgos deliberativos e de assessoramento ao sistema. Assim, o Arquivo Central se inseriu e se projetou como rgo suplementar por meio de iniciativas da comunidade arquivstica cujos passos apresentaremos neste trabalho.

3 - RESOLUES DO I ARQUIFES / SE

1. Apoiar a regionalizao da atuao da SubSIGA-MEC; 2. Pleitear junto ao MEC uma recomendao para as IFES salientando a importncia do trabalho de arquivistas e tcnicos em arquivo com a finalidade de cumprir a legislao vigente; 3. Apoiar a estruturao dos arquivos nas IFES de acordo com a legislao vigente atravs da troca de experincias e cooperao; 4. Reforar a resoluo n 10 do II ENARQUIFES Pleitear junto aos rgos competentes Sistema Nacional de Avaliao da Educao Superior (SINAES) a insero dos arquivos como objetos das avaliaes institucionais das IFES;

11 5. Sugerir, em um documento a ser entregue ao MEC, os pontos a serem avaliados. Sugesto: entregar este documento no III ENARQUIFES. (grupo responsvel: Elson, Zenbio, Silvana, Junia); 6. Apoiar a implementao da Lei de Acesso Informao (Lei 12527 de 18 de novembro de 2011) e acompanhar o impacto da mesma nos arquivos; 7. Acompanhar o andamento das discusses do Grupo de Trabalho criado no I CNARQ responsvel pela reviso da Lei 8159 de 08 de Janeiro de 1991; 8. Reforar com a Sub-SIGA MEC que todos os documentos enviados s Instituies tenham carter convocatrio.