Análisis técnico de los Registros Individuales de

Rafael Gustavo Ortiz Martínez, Ing.* Karla Paola Diaz-Granados Sánchez, Ing.**

Prestación de Servicios en Salud (RIPS)

sociodemográficas, administrativas y clínicas. Esto constituye una fuente importante de datos para realizar procesos de seguimiento y control de diferentes aspectos de la prestación de los servicios, como calcular el nivel de demanda de los servicios de salud o establecer el perfil de los usuarios de cada tipo de servicio. La utilidad del registro para determinar el perfil de morbilidad es uno de los beneficios más importantes del sistema. Sin embargo, este grupo de variables ha quedado relegado ante la necesidad de justificar los servicios prestados, en las transacciones de pago de los mismos. Además, el tratamiento de las mismas es complejo debido a la gran cantidad de información que pueden ofrecer y al volumen que representan anualmente. Esto ha conllevado al deterioro de la calidad de la información de estos tipos de variables, al punto que pueden encontrarse en el registro una gran cantidad de datos que faltan a la lógica planteada en la estructura original del sistema y que dificultan la elaboración de informes confiables sobre la situación de salud de la población. Las consecuencias son sensibles, principalmente en un aspecto importante: los organismos administrativos de la salud y las entidades prestadoras de servicios se han quedado sin herramientas para formular políticas, planes y estrategias de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, con base en el conocimiento de la situación de salud de la población.

El Registro Individual de Prestación de Servicios en Salud (RIPS)
Creado en el año 2000 por el Ministerio de la Protección Social, mediante la Resolución 3374, como parte del subsistema de información del Sistema General de Seguridad Social en Salud de nuestro país, el RIPS se define como “el conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección, regulación y control, y como soporte de la venta del servicio (...)”1. Esto supone un apoyo más que importante para la administración en salud, que tiene en la información la referencia más relevante sobre la situación de salud de la población que se atiende. El RIPS está constituido por variables de diferentes tipos:
*Coordinador Ejecutivo, Observatorio de Salud Pública de Santander **Ingeniera de Sistemas, Observatorio de Salud Pública de Santander

Calidad: El reto del Observatorio de Salud Pública de Santander
A comienzos del año 2005, el Observatorio de Salud Pública de Santander (OSPS) se propuso realizar un estudio sobre morbilidad y prestación de servicios, basado en la información del RIPS que se genera en el Departamento. Sin embargo, en la información recopilada se detectó que la calidad de los registros había desmejorado sensiblemente y había graves problemas de integridad en casi todas las bases de datos recolectadas. A partir de esa información fue posible realizar una serie de observaciones que permitieron establecer un protocolo para análisis de calidad de la información contenida en RIPS, que es medida en términos de análisis

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urgencias (consulta de urgencias y urgencias con observación) y hospitalización. el protocolo propuesto está orientado a la verificación de criterios de calidad en campos que son exclusivamente relacionados con el estado de salud . En el caso de la tabla consultas. se analizaron solamente los campos de Artículo 18 . g. iban a ser evaluados. El análisis epidemiológico del OSPS se centró en la información contenida en las tablas de los servicios de consultas. se tienen en cuenta la estructura establecida. p o r s u pertinencia p a r a e l análisis de morbilidad. Registros que se encuentran más de una vez en una misma tabla. la claridad de la esquematización y la correlación lógica de los datos. Está definida por marcos como el social (e. el sexo y a otras variables sociodemográficas. Tal es el caso del código de municipio de residencia el cual puede incumplir con la estructura definida por la Resolución 3374 de 2000 en cuanto a cantidad y tipo de caracteres y. Ausencia: los campos importantes u obligatorios para el análisis se encuentran vacíos.. se evalúan cuatro criterios de la información: 1. estar fuera de la definición hecha por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) que reglamenta la codificación para municipios y departamentos del país. De esta manera para cada tabla se d e f i n i e ro n l o s campos que. 4. el diagnóstico identificado no concuerda con el sexo). la edad no corresponde o concuerda con el tipo de documento) o el clínico (e. Inconsistencia: los datos no corresponden con el valor definido para el campo analizado. a pesar de tener información. 2. Concretamente. además.g. de los riesgos a los que pueden estar expuestos los datos y de la aplicación de medidas que contribuyan a su mejoramiento. También se refiere a los datos que no cumplen con la estructura. para el control y mejoramiento del registro de sus atenciones y de la asignación de recursos. en la de los procedimientos realizados para cada uno de los servicios mencionados la cual lleva su mismo nombre y en la de usuarios que cuenta con los datos de la persona atendida los cuales. Duplicidad: aplicable solamente en la tabla de usuarios. al cruzarse con la información de las demás tablas. el OSPS ha propuesto la estandarización de un proceso que pueda ser aplicado por entidades del sector salud orientadas a la prestación de servicios. epidemiológico. proveen los datos necesarios para la elaboración de los perfiles de morbilidad de acuerdo a la edad.enfermedad de los usuarios.. Incoherencia: los datos no cumplen la relación lógica existente entre dos campos correlacionados. De esta manera. a diferencia de las herramientas validadoras encontradas usualmente.Análisis técnico de RIPS 3. están mal digitados o contienen valores por fuera de los límites establecidos. La evaluación de la calidad del RIPS está basada en una serie de criterios de error utilizados en el ámbito de sistemas para la validación de los datos. no son útiles para los análisis. El criterio de Inconsistencia puede evaluar un mismo campo desde distintas perspectivas.

Por ello. de modo que. Adicionalmente. estado a la salida y causa externa. campo a campo. código del diagnóstico principal. tipo de identificación. la evaluación se hace para hallar el procentaje de registros con defectos de calidad.Análisis técnico de RIPS fecha. se encuentran con información Consistencia: indica la presencia de datos aceptables para el campo al que corresponden. hora y diagnóstico (de entrada y de salida). Particularmente se analizó también el campo de vía de ingreso para la tabla de hospitalización. han sido clasificados como indicadores primarios. no solo cuenten con información sino que además sean aplicables para la realización del análisis Coherencia: indica la relación lógica existente entre dos campos correlacionados Los indicadores de Cobertura. dada su importancia dentro del análisis y su carácter de obligatoriedad definido por la Resolución 3374 de 2000 y por parámetros internacionales establecidos. por no considerarse necesarios para este tipo de análisis. como la Clasificación Internacional de Enfermedades en su décima versión (CIE 10). serán evaluados por el criterio de incoherencia. finalidad y causa externa. fueron transformados en indicadores de calidad. aquellos que efectivamente posean un valor serán evaluados a continuación con el criterio de inconsistencia y. código de consulta. La tabla de procedimientos aun está siendo estudiada para definir su proceso de análisis de calidad. No obstante. El resultado de todos los campos evaluados se promedia para obtener el valor de calidad de la tabla específica en el criterio de error evaluado. Para el caso de las tablas de urgencias y hospitalización. El proceso está definido entonces para que cada registro de la tabla sea analizado. el OSPS decidió redefinir los criterios de error en términos positivos con el ánimo de estimular el mejoramiento de la información por parte de las entidades administradoras y prestadoras de servicios de salud. en los criterios previamente definidos. Es el caso del criterio de Duplicidad (que se presenta como Indicador de Individualidad) y queda definido de la siguiente forma: Indicador de Individualidad: (aplicable únicamente a la tabla de Usuarios) identifica los registros en que. teniendo el mismo número y tipo de Artículo 19 . valor de la cuota moderadora y valor neto a pagar. pero se presenta como el porcentaje de registros sin problemas. se han definido dos indicadores secundarios que. En todas estas tablas se excluyeron los campos de valor de la consulta. causa básica de muerte. finalmente los que superen ambos filtros. Finalmente. Transformados los conceptos. Los campos son evaluados inicialmente con el criterio de ausencia. tipo de diagnóstico. el criterio de error Ausencia pasó a ser Indicador de Cobertura. edad. los tres primeros indicadores de calidad quedan definidos de la siguiente forma: Cobertura: indica que los campos que son importantes u obligatorios para el análisis. zona y municipio de residencia. afectan en menor grado el estudio epidemiológico. En otras palabras. sin ser menos importantes. De igual forma. teniendo en cuenta a todas por igual. tipo de usuario. unidad de medida de la edad. mostrando la aproximación de los mismos a valores ideales de calidad representados en el cien por ciento (100%). sin establecer un mayor grado de importancia entre unos y otros. el valor de calidad obtenido para cada tabla es promediado junto con las demás para obtener solo un valor de calidad del criterio de error evaluado. se realizó un proceso similar en donde se les dió mayor importancia a los campos de fecha. la tabla de usuarios se limitó a los campos de sexo. De esta manera. y el de Incoherencia a Indicador de Coherencia. el de Inconsistencia pasó a ser Indicador de Consistencia. Consistencia y Coherencia.

Con el fin de presentar unificadamente esta caracterizacion. En esta fase se realizan los cruces de las tablas de RIPS. se definió el Índice de Calidad. que es el parámetro final de medición de la confiabilidad de la información suministrada en el RIPS. La fase de validación tiene por objetivo evaluar la calidad de la información en términos de los Indicadores de Calidad establecidos por el equipo del Observatorio de Salud Pública de Santander (OSPS). Indicador de Oportunidad: relativo a la posibilidad de contar con suficiente información para realizar el análisis. el Indicador de Cobertura se ponderó en un 40% dado que evalúa la posibilidad de contar con la información básica para la realización del análisis y presenta la dificultad de su llenado si no se posee más información a la mano. La fase de recepción contempla los medios o canales dispuestos para el recibo de la información enviada por las entidades administradoras y los pasos a seguir para la verificación del cumplimiento de la estructura básica de archivos definida por la Resolución 3374 de 2000. Los indicadores secundarios no se incluyen. el Indicador de Coherencia está ponderado en un 50% por ser el más significativo dentro del análisis y el menos susceptible de ser sometido a correcciones por el valor y trascendencia del dato contenido en los campos correlacionados. repercutiendo en una dificultad para diferenciar la información que corresponde a cada uno. De esta forma quedan definidos los cinco indicadores utilizados para caracterizar la calidad de la información del RIPS. depuración y manipulación de los datos registrados. que se define: en el f u n d a m e n t a l e s : Re c e p c i ó n .Análisis técnico de RIPS identificación. En este índice se toman los valores correspondientes a cada indicador primario y se multiplican por un factor de ponderación. La fase de procesamiento tiene por objetivo organizar y presentar las tablas contenidas en la base de datos de acuerdo a una serie de condiciones establecidas por el equipo científico del OSPS. el Observatorio de Salud Pública de Santander definió un protocolo de almacenamiento. ofrecen mayor posibilidad de correción por el conocimiento que ya se tiene de las estructuras definidas y de los valores esperados. en caso de presentarse error. El segundo criterio secundario se traduce Indicador de Oportunidad. Finalmente. gracias al completo envío de información correspondiente al periodo analizado. Va l i d a c i ó n y Procesamiento. a fin de entregar tablas listas para el análisis. Índice de Calidad = (Indicador de Cobertura * 40%) + (Indicador de Consistencia * 10%) + (Indicador de Coherencia * 50%) Artículo 20 Para el procesamiento del RIPS. esto significa la presencia de dos usuarios distintos relacionados con un mismo documento en las demás tablas. que es definido por su nivel de importancia o la dificultad para su corrección. de manera que permitan y faciliten el análisis epidemiológico de la información de salud del departamento. distribuido en tres fases . el almacenamiento de los mismos en el servidor y la organización para su posterior cargue en la base de datos. Esta fase termina con la generación de un reporte de calidad de RIPS que es entregado a cada una de las entidades que aportaron información para su análisis. Al Indicador de Consistencia sólo se le ha asignado un 10% sobre el valor total del índice de calidad dado que. los datos restantes son diferentes. Así.

desde la recolección de datos hasta el análisis epidemiológico. éstas se mostraron preocupadas por la calidad de los registros que se aportaron al proceso y manifestaron la intención explícita de revisar sus procesos internos para mejorar esta situación. En la mayoría de los casos. pero afecta cualquier análisis que pretenda hacerse con base en estos registros. la adaptación de las actividades de codificación o la formulación de políticas públicas específicas que definan las estructuras y los procesos necesarios y obligatorios para obtener información con la calidad suficiente para facilitar la toma de decisiones. No es la intención del OSPS hacer juicios sobre la actuación que hasta este momento ha tenido alguna institución en particular. hasta el análisis y la presentación de resultados. Se sabe que la calidad de la información de este subsistema ha sido deficiente en la mayoría de los casos. sexos.Análisis técnico de RIPS Análisis de la experiencia La situación general en todas las fases del proceso. Resolución 3374 de 2000 1 Artículo 21 . la responsabilidad que cada actor tiene en cada fase desde su generación y captura. lo cual fuerza el paso del registro a través de la malla de validación. la sensibilización a los profesionales y especialistas. los validadores se ajustaron para rechazar los registros que contuvieran vacíos en éstos. Sin embargo. Sin embargo. edades. a la vez que induce a errores de coherencia entre diagnósticos. Es necesario resaltar la actitud propositiva y comprometida que las instituciones públicas y privadas han tenido frente a esta iniciativa del OSPS. todo en beneficio de la salud de nuestra población. en muchos casos se presentan vacíos en aquellos campos que no deberían tenerlos. lo cual se ha aplicado permanentemente desde el primer semestre del año 2005. y la falta de políticas públicas para el manejo de la información. La situación se “solucionó” en muchas entidades mediante la asignación automática de valores por defecto. El error se detecta en muchos casos gracias a que la introducción del valor por defecto eleva las frecuencias de un dato específico sobre los límites esperados. etc. Ministerio de Salud. cuando sí lo es posicionar el tema en las agendas de todos los niveles territoriales y de cada una de las instituciones privadas para motivar procesos de revisión interna que lleven al mejoramiento permanente de la calidad del dato a través de la revisión de los sistemas. República de Colombia. Uno de los problemas más comunes que se detectó fue la presencia de valores por defecto en algunas variables. para lograr el resultado deseado de este sistema. debido entre otras causas a la ausencia de políticas institucionales o corporativas en este tema. se requiere mucho más que el compromiso individual de las instituciones. está caracterizada por las imprecisiones en los registros y las fallas en la integridad de la información. Dado que la Resolución 3374 establece como obligatorios algunos campos. Es necesario crear una conciencia común sobre la importancia de la información.