SEMANA DEL CONTADOR 2013

EL CONTADOR Y SU DESPACHO CONTABLE
Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.

Me falta experiencia pero tengo un título

No tengo clientes, pero tengo los recursos para tener oficina

 Despacho Contable: “Organización de profesionales que presta servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria”
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Definición del sueño vs realidad
Puede existir un vacío entre un sueño y la realidad que sólo se puede eliminar con planes cuidadosos.
Como emprendedor de un despacho contable se requiere: ◦ Plan para evitar obstáculos ◦ Plan a donde vamos y cómo lo vamos a lograr ◦ Orden y precisión en las acciones ◦ Confiar en los planeamientos y presupuestos.
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PLAN DE NEGOCIOS
Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible… Herramienta de reflexión…

HACIA LA META!!!
• Definición de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo. – Iniciar un despacho contable – Fortalecer el despacho contable – Especialización y alianzas estratégicas – Es momento de que el despacho crezca – Contratar personal más especializado – Es el momento de ser el Director General
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Plan de negocios
• Diagnóstico personal – Capacidades – Aspectos económicos • Viabilidad de la idea – Despacho contable – Servicio externo sin oficina formal – Servicios brindados después de la jornada laboral – Crecimiento y diversificación del Despacho
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Plan de negocios
• Detallar la naturaleza propia de la idea – Oportunidad de iniciar el proyecto – Cuáles beneficios tendrán los clientes? – Cuáles servicios se pueden brindar? • Diagnóstico – Foda
• • • • Fortalezas con las que se cuenta Oportunidades externas que favorecen Debilidades que debo mejorar Amenazas que no favorecen la idea
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OPORTUNIDADES: 1. Imagen de la profesión contable 2. Cantidad de clientes en el mercado que requiere servicios contables 3. Cambios Tributarios y creciente fiscalización y regulación 4. Mayor valor a los servicios de la profesión contable 5. Poco profesionalismo brinda la oportunidad a los que hacen las cosas bien 6. Avance Tecnológico 7. Implementación de Normas Internacionales AMENAZAS: 1. Competencia Desleal (Precios y ética) 2. Poco valor a las actividades desarrolladas en los servicios contables 3. Constante actualización tributaria 4. Falta de profesionalismo en otros contadores 5. Malas prácticas de los empresarios que pueden generar responsabilidad civil y penal a los contadores

FORTALEZAS: Posibilidad de alianzas estratégicas Personalidad de emprededurismo Capacidades específicas Capacidad de maximizar recursos Experiencia Especialización en Niif´s Comunicación asertiva (habilidades sociales) 8. Bilingüe 9. Contar con tecnología (software y herramientas) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

DEBILIDADES: 1. 2. 3. 4. Falta de experiencia. Poco conocimiento de Niif`s Manejo de un segundo idioma Poca facilidad en el manejo de los cobros 5. Poca experiencia derecho laboral, aspectos tributarias. 6. Falta de capacitación debido a la rapidez que surgen los cambios

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Plan de Mercadeo
– Definir el nicho o sector empresarial – Mezcla de mercadeo • Precios bajos vs precios competitivos • Forma de promocionarse – Definir la imagen • Valores- Misión – Visión- Colores- Logo
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ANÁLISIS DEL MERCADO
¿Conoce cuáles serán los clientes? ¿Entiende sus necesidades y deseos? ¿Ofrecerá el tipo de servicio que los clientes pagarán? ¿Serán sus servicios competitivos en calidad y en precio? ¿Tiene un plan efectivo de promoción? ¿Sabe cómo comparar su negocio con la competencia? ¿Tiene su negocio la ubicación adecuada para la gente a la que se propone servir?
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 MAYOR FUENTE: RECOMENDACIONES  Crear marca: posicionamiento y la diferenciación ◦ Forma de tratar al cliente ◦ El producto que se entrega ◦ El servicio abarca todas las necesidades administrativas- contables- financieras vs el servicio es especializado. ◦ Cubrir una necesidad tributaria vs ser el principal asesor en la empresa.
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Cómo encontrar clientes?

Ideas Fundamentales
• Cuáles son las necesidades de nuestros clientes? – Cumplimiento de obligaciones tributarias – Exactitud – Puntualidad – Responsabilidad – Costos bajos – Ahorro

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Mercadeo
 Promocionarse como expertos: opciones sutiles. ◦ Colaboraciones con medios de comunicación especializados o generales. ◦ Asesoramiento constante ◦ Constante actualización de directrices legales y tributarias. ◦ Darse a conocer en grupos organizados o profesionales. ◦ Estar donde está el cliente ◦ Dar clases o escribir artículos y libros
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ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS

Aspectos Normativos y Tributarios
 Cuál es la figura legal más apropiada. Persona Jurídica o Persona física para ejercer liberalmente la profesión? Diferencias:
◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Impuesto de renta Gastos deducibles Financiamiento Libros legales Impuesto a las Sociedades Mercadeo Desarrollo de una marca
PROFESIONALES LIBERALES?

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IMPUESTO POR PAGAR
Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes
Gastos relacionados a la actividad económica

INGRESOS Menos 25% Gastos RENTA GRAVABLE

9,600,000.00 2,400,000.00 7,200,000.00

PERSONA FISICA PERSONA JURIDICA Impuesto por pagar 526,150.00 Impuesto por pagar 720,000.00 Menos créditos Impuesto Neto 526,150.00 Impuesto Neto 720,000.00

Monto exento y créditos familiares
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AUTORIZACIÓN PARA EJERCER
• Colegio de Contadores Privados
– Examen por suficiencia: ¢5.000,oo – Seminario de Incorporación: ¢60.500,oo – Examen de Idoneidad Profesional o – Grado de Licenciatura en Administración de Negocios – Curso de Ética Profesional
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Colegio de Contadores Públicos
– Derechos de Incorporación: ¢ 185.000,00 – 2 años de experiencia – Documentos que comprueben la experiencia – Seminario de Inducción

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LISTA DE PENDIENTES:
• Inscripción como sociedad • Inscripción como Despacho Contable • Inscripción ante la Dirección General de Tributación Directa • Inscripción ante la CCSS • Inscripción ante el INS
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INSCRIPCIÓN COMO SOCIEDAD
• Sociedad Civil: Sociedades profesionales, para profesionales incorporados a sus respectivo colegio profesional.
– Constituir escritura pública como sociedad civil, ante el Registro Público de Personas con su respectiva publicación en La Gaceta

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INSCRIPCION COMO SOCIEDAD
• Sociedad Anónima, cuando dos o más personas se unen.
– Creación de Junta Directiva (tres como mínimo) – Asamblea de Accionistas – Capital establecido por acciones

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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA
• Escritura de constitución de la sociedad y su inscripción en el Registro Público, (fotocopia fiel, debidamente certificada por un notario). • Fotocopia de la Cédula Jurídica de la Sociedad, con su original (la cual se devolverá una vez verificada su originalidad con la copia). • Muestra de la papelería y otros documentos que serán utilizados por el despacho:
– – – – Papel Membretado Sobres Membretados Recibo por Dinero Membretado Factura Membretada
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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA
• Dos socios como mínimo, que al menos un socio sea Contador Público Autorizado, quién debe ser el Representante Legal del Despacho. • En caso de que el Despacho contenga socios no colegiados, la participación mayoritaria en el capital social, sea propiedad de quienes son los socios colegiados
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CUOTAS • Inscripción ¢98.000.00 • Anualidad
– (Despacho pequeño, 10 personas) ¢30.000.00 – (Despacho mediano, de 11 a 20 personas) ¢75.000.00 – (Despacho grande, más de 20 personas) ¢300.000.00

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ASPECTOS ORGANIZACIONALES

Área de producción
Preguntas fundamentales: – ¿Qué se requiere para ordenar todos los procesos y producir lo que el mercado quiere? – ¿Deseamos ser líderes del servicio? – ¿Qué se necesita para satisfacer las necesidades de los clientes? – ¿Qué forma básica debe adoptar nuestra estrategia?

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Organización
Preguntas fundamentales:
◦ ¿En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones? ◦ ¿Cómo se deben diseñar los puestos? ◦ ¿Cuántos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos?
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LISTA DE PENDIENTES
• Toma de decisiones de la ubicación del Despacho
– ¿En mi propia casa? – ¿Alquiler de oficina adecuada con una ubicación accesible para mis clientes? – Subarriendo de oficina con servicios incluidos – ¿Puedo remodelar mi casa a un costo razonable para llenar mis necesidades específicas? – ¿Puedo considerar alquilar con opción de comprar?

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• Adquisición de línea telefónica • Adquisición de un dominio o creación de cuenta de correo • Adquisición de acceso a Internet • Mobiliario y equipo necesario • Opciones de servicios auxiliares
– Secretariado – Mensajería – Limpieza
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Aspectos organizativos…
 Crear un equipo que inspire total confianza y aumente el prestigio del Despacho. (prestigio del contador)  Delegación que genere al cliente tranquilidad, al saber que hay más de una persona que le puede resolver un problema.  Buscar profesionales complementarios de tal forma que se cubran todas las necesidades del cliente.  Generar un buen soporte administrativo: Gestión de clientes, información y logística.  Apoyar la formación y el crecimiento profesional
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ASPECTOS FINANCIEROS

Área financiera
Preguntas fundamentales: ◦ ¿Cuál es nivel de ventas a alcanzar? ◦ ¿Cuál es la rentabilidad que se puede lograr? ◦ ¿Cuáles son los costos y gastos asociados? ◦ ¿Cuál es el presupuesto que todos en la organización debemos alcanzar?
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• Presupuesto – Ventas
• • • • • Servicios de contabilidad Servicios de auditoría Servicios tributarios Certificaciones Consultorías

– Gastos
• Gastos iniciales • Gastos fijos • Gastos Variables
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Recordemos….
 Cuentas bancarias – ahorro del negocio separadas del familiar  Presupuesto de gastos separado  Mezcla de deudas del negocio vs deudas familiares  Gastos del negocio vs gastos familiares  Definición de ingresos del dueño  Si se toma dinero… préstamo  Muchas personas pueden colaborar y cumplir más de un rol pero solo una persona se encargará del $$$  Cautelosos en decisiones importantes de inversión
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MANEJO DE OFERTAS

Tener una entrevista…
 Definición de políticas: Imagen que se proyecta  Política de vestimenta  Puntualidad

 Información que brinde al cliente información respecto al despacho o el servicio que se brinda
◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Tarjeta de presentación Carta de perfil Página Web Brochure Papelería
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¿Cómo realizar una entrevista?
• Buscar información en Internet • Conocimiento de quien nos va a atender • Tratar de investigar un poco sobre contabilidades similares • Evaluación del costo (viáticos) para realizar la visita al cliente • Planeamiento de entrevista básica
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En la entrevista….
 No apresurarse a hablar de costos antes de crear valor en el futuro cliente… que le ofrece la competencia a menor precio  Escuchar las dificultades y las metas de los clientes para luego atar los servicios a ambos.  Conocimiento general del cliente:
      Servicio o producto que brindan Tamaño de la empresa Antigüedad. Organigrama. Complejidad de operaciones. Expectativas de crecimiento.
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En la entrevista….
 . Definición específica por parte del cliente:
◦ Volumen de trabajo ◦ Necesidad de actualizaciones o obligaciones tributarias. ◦ Muestra de cantidad de facturas, cheques, estados bancarios, recibos, cantidad de empleados, etc. ◦ Orden en los documentos ◦ Sistemas informáticos que cuenta ◦ Solicitar si han sido auditados, último informe. ◦ Atrasos en la contabilidad

 Tipo de servicio que requiere  Forma de recopilar la documentación.  Periodicidad del servicio
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En la oficina…
• Valoración de la capacidad y los recursos del despacho para brindar el servicio • Conocimiento de la actividad económica • Ubicación • Tiempo que tomaría hacer el trabajo • Recurso humano adicional • Orden observado en el cliente • Situación tributaria
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En la oficina…
• • • • • Servicios que pueden ofrecerse Posibilidades de negocios futuros Reportes que el cliente necesita Controles que requieren la empresa Cuál va ser el procedimiento de entrega de documentos (el costo de mensajería). • Valoración de la legitimidad- riesgo de brindar el servicio
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Definición de tarifas….

Ejemplo de una oferta de servicios:
• Empresa desarrolladora de Software requiere contratar los servicios externos mensuales de contabilidad. • Facturación (30 facturas mensuales aprox.) • Compuesta por 20 personas.
– Área Administrativa – Área Técnica

• Manejo de 4 cuentas bancarias:
– Banco Nacional de CR y Bac San José.
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CALCULO DE HORAS Horas Horas Horas Horas Laborables diarias Facturables por semana por mes 8 5 25 105 5 21

60%

Horas de un servicio contabilidad Cantidad de contabilidades

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Definición de precio: PUNTO DE EQUILIBRIO
Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables • Los costos fijos son una función de tiempo, no del volumen de ventas, y comúnmente son contractuales • Los costos variables cambian en proporción directa con las ventas o la producción, y son una función del volumen, no del tiempo.
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COSTOS VARIABLES
Costos Variables Mensajería Presentación papelería Total

6,000.00 1,000.00 7,000.00

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Costos Fijos
Gastos Fijos Salario Alquiler de oficina Servicios públicos Teléfono Papelería y utiles de oficina Internet Combustible y transporte Afiliaciones TOTAL

Salario 600,000.00 Salario 108,000.00 18.00% CCSS 49,980.00 8.33% Aguinaldo 757,980.00 Gasto total

Mensual 757,980.00 200,000.00 25,000.00 25,000.00 15,000.00 9,500.00 80,000.00 4,500.00 1,116,980.00
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PUNTO DE EQUILIBRIO
Precio Contabilidad Margen de Contribución 60,000.00 Precio- Costo Variable
Cantidad de contabilidades que necesito para cubrir los gastos totales

Punto Equilibrio Punto Equilibrio =

Gastos fijos Margen

1,116,980.00 53,000.00 21.07509434

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COSTO DE HORA PROFESIONAL
SALARIOS I SEMESTRE 2013

• Salario Mínimo del Contador…. ¢284.684,oo (TMED) • Auxiliar de Contabilidad……….. ¢303.137,oo • Grado Académico Según decreto actual
– Diplomado ¢ 403.484.oo – Bachiller ¢ 457.647.oo – Licenciado ¢ 549.195.oo

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Costo por hora Costo de oportunidad 650,000.00
Lo que podríamos ganar en relación de dependencia

Ingreso neto anual Aguinaldo Aporte CCSS Remuneración total Gastos Operativos Total de Gastos Total horas facturadas anuales Costo por hora

7,800,000.00 650,000.00 1,404,000.00 9,854,000.00 4,800,000.00 14,654,000.00 1,250.00 11,723.20

Límite inferior para determinar el precio por hora

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Cobro de servicios de contabilidad externos?
• • • • Definición de horas Definición de servicios por brindar Definición de responsabilidades Monto definido por el Colegio de Contadores Privados: – Hora Profesional ¢ 19.850,oo

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Formalización de los servicios ofrecidos
 Confección de Contratos formales ◦ Tipo de servicios ofrecidos ◦ Plazo ◦ Precio ◦ Responsabilidades ◦ Confidencialidad ◦ Revisión de Tarifa

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CUIDADO DE LOS CLIENTES

Servicios: la tendencia actual
En esencia, el cliente percibe el nivel de calidad del

servicio como la diferencia entre el servicio que
espera y el servicio que recibe. Por eso siempre debemos combinar un servicio y un producto, no vender solo uno de los dos.
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Las determinantes de un servicio de calidad actual son:
Confiabilidad: implica la constancia y coherencia del desempeño.

Capacidad

de respuesta: se refiere a la disposición o actitud de los empleados para proporcionar el servicio.
Competencia:

significa poseer las habilidades y conocimientos necesarios para proporcionar el servicio.
Acceso:

implica facilidad de acercamiento y contacto
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.Cortesía:

significa amabilidad, respeto, consideración y actitud amistosa en el momento de brindar el servicio.
Comunicación:

significa mantener a los clientes informados en un lenguaje que puedan entender.
Credibilidad: Seguridad:

implica confianza, convencimiento y honestidad.

es estar libre de peligros, riesgos o dudas con respecto

al servicio.
Entender

al cliente: significa hacer un esfuerzo por entender sus necesidades.

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CONCLUSIÓN
En el mercado, el éxito está reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios… algunos logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer. Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condición de líderes…
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“MANOS A LA OBRA”
“DONDE HAY UNA EMPRESA DE ÉXITO ALGUIEN TOMÓ ALGUNA VEZ UNA DECISIÓN VALIENTE”….

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