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RODRGUEZ YUNTA, Luis. Bases de datos documentales: estructura y uso. En: MALDONADO, ngeles (coord.). La informacin especializada en Internet.

Madrid: CINDOC, 2001

BASES DE DATOS DOCUMENTALES: ESTRUCTURA Y PRINCIPIOS DE USO Luis Rodrguez Yunta CINDOC-CSIC INDICE 1. Introduccin. 2. Definicin de base de datos documental bibliogrfica 3. Tipologa de las bases de datos documentales 3.1. Tipologa segn el organismo productor 3.2. Tipologa segn el modo de acceso 3.3. Tipologa segn su cobertura temtica 3.4. Tipologa segn su cobertura documental 3.5. Tipologa segn el modelo de tratamiento documental 4. Estructura interna de una base de datos 5. La recuperacin de informacin en bases de datos documentales 5.1. Opciones de bsqueda 5.2. Herramientas de bsqueda 5.3. Campos de bsqueda y control del vocabulario 6. Otras operaciones de la consulta de una base de datos: visualizacin, impresin, exportacin,... 7. Cmo realizar bsquedas en bases de datos? 8. Qu debe conocerse sobre una base de datos antes de utilizarla? 9. Bases de datos y acceso al documento original 10.Bibliografa

1. INTRODUCCIN El objetivo de este captulo es presentar las caractersticas generales de las bases de datos bibliogrficas y ofrecer algunas informaciones bsicas para un uso ms eficaz de las mismas. Bajo la denominacin genrica de bases de datos documentales se engloban diferentes modelos que pueden diferenciarse tanto en el contenido (tipos de documentos que describen) como en la estructura de las mismas. Los primeros apartados de este captulo intentan establecer una tipologa. Sin embargo, existen otras diferencias entre bases de datos marcadas por los distintos programas informticos con los que se realiza el acceso a su interrogacin. La segunda parte de este captulo sistematiza las funciones fundamentales que pueden encontrarse en dichos programas.

2. DEFINICION DE BASE DE DATOS DOCUMENTAL BIBLIOGRFICA Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en registros y almacenada en un soporte electrnico legible desde un ordenador. Cada registro constituye una unidad autnoma de informacin que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos. Por ejemplo, en un directorio de miembros de una asociacin, un registro ser la ficha completa de cada uno de los socios. En cada registro se recogern determinados datos, como el nombre, la profesin, la direccin o el telfono, cada uno de los cules constituye un campo.

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Hay tres grandes modelos de bases de datos segn el contenido de sus registros: Bases de datos con informacin factual: recogen informaciones muy concretas y actuales, generalmente de carcter numrico: datos estadsticos, series histricas, resultados de encuestas, convocatorias de becas o subvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo,... Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en una actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de investigadores, de centros de investigacin, de bibliotecas, de revistas cientficas, de empresas, de editoriales,... Bases de datos documentales. En este ltimo grupo, cada registro se corresponde con un documento, sea ste de cualquier tipo: una publicacin impresa, un documento audiovisual, grfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrnico,...

Una base de datos se crea y mantiene de forma continuada con el objetivo de resolver necesidades de informacin concretas de un colectivo, una empresa o el conjunto de la sociedad. Estos recursos electrnicos pueden ser consultables directamente en formato electrnico o ser utilizados para elaborar productos impresos: bibliografas, directorios, informes. Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el contenido completo de los documentos que describen, segn lo cul se distinguen tres categoras: Bases de datos de texto completo: son aquellas que estn constituidas por los propios documentos en formato electrnico, por un volcado completo de su texto. Pueden incorporar adems campos en los que se contiene la informacin fundamental para facilitar su descripcin y recuperacin. En estos sistemas la operacin de bsqueda (que puede abarcar la totalidad del texto) y la consulta del documento se producen sin salir del propio sistema de informacin. Archivos electrnicos de imgenes: estn constituidos por referencias que permiten un enlace directo con la imagen del documento original, sea ste un documento iconogrfico (fotografas, imgenes de televisin,...) o un documento impreso digitalizado en formato de imagen. En estas bases de datos normalmente la bsqueda est limitada a los campos de la referencia bibliogrfica y no se pueden localizar otros trminos presentes en el texto completo del documento original. Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original sino tan slo la informacin fundamental para describir y permitir la localizacin de documentos impresos, sonoros, iconogrficos, audiovisuales o electrnicos. En estos sistemas de informacin slo se puede obtener referencias sobre documentos que habr que localizar posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...) o solicitar a un servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una base de datos referencial puede incluir campos que faciliten la localizacin del documento (bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet,...) o incluso enlaces directos para obtener directamente el original a travs de otro programa (tratamiento de texto, navegador de Internet,...).

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Las bases de datos bibliogrficas son generalmente bases de datos documentales referenciales, cuyos registros contienen referencias de documentos impresos o de texto. 3. TIPOLOGIA DE LAS BASES DE DATOS DOCUMENTALES Se pueden establecer diferentes tipologas para caracterizar los diferentes modelos de bases de datos documentales. Aqu se han establecido cinco clasificaciones alternativas: Segn Segn Segn Segn Segn el organismo productor. el modo de acceso. su cobertura temtica y el destinatario. su cobertura documental. el modelo de tratamiento documental.

Las tres primeras son aplicables a cualquier tipo de base de datos, mientras que las otras dos son especficas de las bases de datos documentales. 3.1. TIPOLOGA PRODUCTOR DE LAS BASES DE DATOS SEGUN EL ORGANISMO

3.1.1. Bases de datos de organismos pblicos y de la administracin: Las bibliotecas y centros de documentacin de los ministerios, instituciones pblicas, universidades y organismos pblicos de investigacin elaboran gran cantidad de recursos de informacin. Estos sistemas pueden ser: Bases de datos de acceso pblico, sean gratuitas o no. Bases de datos de uso interno, con informacin de acceso restringido.

3.1.2. Bases de datos de instituciones sin nimo de lucro: Fundaciones, asociaciones, sindicatos y organizaciones no gubernamentales elaboran frecuentemente sus propios sistemas de informacin especializados. 3.1.3. Bases de datos de entidades privadas o comerciales: Los centros de documentacin, bibliotecas y archivos de las empresas pueden elaborar distintos tipos de sistemas de informacin: Bases de datos de uso interno para facilitar la circulacin de informacin dentro de la empresa Bases de datos de uso interno que ocasionalmente ofrecen servicio hacia el exterior (usuarios particulares u otras instituciones). Bases de datos comerciales, diseadas especficamente para ser utilizadas por usuarios externos.

3.1.4. Bases de datos realizadas por cooperacin en red: Se trata de sistemas de informacin cuya elaboracin es compartida por diversas instituciones. Algunas

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bases de datos internacionales se elaboran a travs de este sistema de trabajo, con diversos centros nacionales responsables de la informacin perteneciente a cada pas. 3.2. TIPOLOGA DE LAS BASES DE DATOS SEGN EL MODO DE ACCESO 3.2.1. Bases de datos de acceso local. Para consultarlas es necesario acudir al organismo productor, a su biblioteca o centro de documentacin. Pueden ser consultables en monopuesto o en varios puntos de una red local. 3.2.2. Bases de datos en CD-ROM. Pueden adquirirse por compra o suscripcin bien directamente por un particular o por una biblioteca o centro de documentacin que permita su consulta a sus usuarios. En algunas instituciones se instalan diferentes CD-ROM en una red local para permitir su consulta desde cualquier ordenador conectado a la misma. 3.2.3. Bases de datos en lnea. Pueden consultarse desde cualquier ordenador conectado a travs de un modem a la lnea telefnica o a travs de un servidor a Internet. La consulta puede ser libre (gratuita) o exigir la solicitud previa de un clave personal de entrada (denominada comnmente con el trmino ingls password). Para obtener un password puede exigirse la firma de un contrato. Hay diferentes tipos de acceso en lnea: acceso va telnet o mediante conexin telefnica: el usuario realiza una conexin estable al host (gran ordenador) en donde se halla la base de datos, bien a travs de la lnea telefnica ordinaria, de redes especiales de transmisin de datos o a travs de Internet. La interfaz de usuario instalada en dicho ordenador remoto determinar si la interrogacin debe realizarse por mens o por comandos o expresiones de un lenguaje determinado. Cuando un usuario entra en una base de datos va telnet establece una sesin de trabajo interactiva con el programa que gestiona la base de datos, que le permite aplicar todas las posibilidades de interrogacin que tenga el sistema: seleccin, combinacin y visualizacin o impresin de resultados. En cualquier momento podr visualizar todas las bsquedas realizadas hasta ese instante y establecer combinaciones entre ellas. acceso va web: conexin a travs de un formulario existente en una pgina web de Internet, diseado para lanzar preguntas a una base de datos. Este medio de acceso se realiza, en ocasiones, con la restriccin de tener que definir la estrategia de bsqueda en un nico paso, sin que sea posible combinar bsquedas realizadas anteriormente.

Una misma base de datos puede tener acceso local y adems una edicin en CD-ROM y un sistema de acceso en lnea. Sin embargo, puede haber diferencias en el contenido presente en cada uno de estos formatos o en el grado de actualizacin de la informacin. Por ejemplo, el productor de una base de datos puede ofrecer la conexin en lnea a la base de datos completa con actualizacin diaria y, en cambio, editar un CD-ROM que tan slo contenga los ltimos cinco aos de informacin y se actualice semestralmente.

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3.3. TIPOLOGA DE LAS BASES DE DATOS SEGN SU COBERTURA TEMTICA 3.3.1. Bases de datos cientfico-tecnolgicas: contienen informacin destinada a los investigadores de cualquier mbito cientfico o tcnico. A su vez, este grupo puede dividirse en: Bases de datos multidisciplinares: abarcan varias disciplinas cientficas o tcnicas. Bases de datos especializadas: recopilan y analizan documentos pertinentes para una disciplina o subdisciplina concreta: investigacin biomdica, farmacutica, qumica, agroalimentaria, social, humanstica, etc.

3.3.2. Bases de datos econmico-empresariales: contienen informacin de inters para empresas, entidades financieras,.... 3.3.3. Bases de datos de medios de comunicacin: contienen informacin de inters para los profesionales de medios de comunicacin de masas: prensa, radio, televisin,... 3.3.4. Bases de datos del mbito plitico-administrativo y jurdico: contienen informacin de inters para los organismos de la administracin y los profesionales del Derecho: legislacin, jurisprudencia,... 3.3.5. Bases de datos del mbito sanitario: adems de las propias del primer grupo especializadas en ciencias de la salud, existen otros sistemas con informacin de inters sanitario: historiales mdicos, archivos hospitalarios,... 3.3.6. Bases de datos para el gran pblico: contienen informacin destinada a cubrir necesidades de informacin general, de inters para un gran nmero de usuarios. 3.4. TIPOLOGA DOCUMENTAL DE LAS BASES DE DATOS SEGN SU COBERTURA

3.4.1. Bases de datos centradas en un nico tipo de documento. Su objetivo es recopilar y permitir la localizacin de un tipo documental muy concreto. Hay bases especializadas en patentes, tesis doctorales, informes, artculos de revista,... Como ejemplos de este modelo pueden citarse: La base de datos NTIS (National Technical Information Service), especializada en documentos tcnicos oficiales de Estados Unidos), que puede consultarse en http://www.ntis.gov o en http://library.dialog.com/bluesheets/html/bl0006.html Las bases de datos especializadas en tesis doctorales, Dissertation Abstracts (de carcter internacional, cuya descripcin puede consultarse en http://library.dialog.com/bluesheets/html/bl0035.html) o Teseo (tesis espaolas, consultable en http://www.mcu.es/TESEO/index.html).

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3.4.2. Bases de datos que renen varios tipos de documentos. Su objetivo es dar informacin sobre una disciplina, incorporando para ello diferentes tipologas documentales. Como ejemplo de este modelo puede citarse la base de datos ERIC, especializada en una temtica concreta (Educacin) sobre la cual recoge referencias bibliogrficas de artculos, monografas, informes, tesis... Puede consultarse en http://askeric.org/Eric/ o en http://library.dialog.com/bluesheets/html/bl0001.html

3.5. TIPOLOGA DE LAS BASES TRATAMIENTO DOCUMENTAL

DE

DATOS

SEGN

EL

MODELO

DE

3.5.1. Bases de datos de sumarios o sin anlisis de contenido: se componen de referencias bibliogrficas sencillas, en las cules el productor se limita a grabar los datos de la propia fuente y no realiza ningn anlisis del contenido. Incorporan solamente los datos descriptivos fundamentales para localizar el documento, presentes en el sumario: autor, ttulo y datos de la fuente. En ocasiones pueden incorporar el resumen editado con el propio documento original, generalmente elaborado por el propio autor. En la mayora de estas bases de datos la bsqueda por materias slo puede realizarse a travs de las palabras del ttulo del artculo. En muchas reas temticas los ttulos pueden resultar poco significativos. Los resultados obtenidos en una bsqueda tienen cierta pertinencia, pero la escasez de puntos de acceso para la bsqueda por materias no garantiza la exhaustividad. Como ejemplos de este modelo pueden citarse las bases: Currents Contents del Institute for Scientific Information http://www.isinet.com/isi/products/index.html http://library.dialog.com/bluesheets/html/bl0440.html Uncover de la Universidad de Tennessee http://www.lib.utk.edu:90/uncover http://library.dialog.com/bluesheets/html/bl0420.html) Article@INIST http://services.inist.fr/public/fre/conslt.htm Compludoc http://www.ucm.es/BUCM/complu/frame.htm

Por la similitud de contenido, podran incluirse dentro de este modelo los servicios de suscripcin a revistas electrnicas establecidos por empresas de distribucin de publicaciones peridicas, como por ejemplo el servicio SWETSCAN (http://www.swetsblackwell.com/custss-about.htm). 3.5.2. Catlogos de bibliotecas: Son bases de datos que responden estrictamente a los fondos contenidos en una biblioteca o en una red de bibliotecas (catlogos colectivos). Tienen una alta homogeneidad, gracias a la aplicacin de normas internacionales de Catalogacin. En estos sistemas se puede garantizar la bsqueda por ejemplar conocido. Por el contrario, la bsqueda por materias es en ocasiones dificultosa y con algunas variaciones entre diferentes catlogos. Puede realizarse a travs de la clasificacin o de los encabezamientos de materias. Como ejemplos de este modelo puede destacarse en Espaa el Catlogo de la Biblioteca Nacional Ariadna (http://www.bne.es/esp/cat.htm) y los catlogos

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colectivos, de la red de bibliotecas del CSIC (http://sauco.csic.es:4505/ALEPH) o de la red de bibliotecas universitarias REBIUN (http://www.uma.es/rebiun/). Ejemplo de registro del catlogo colectivo de la red de bibliotecas del CSIC Autor: Luque Snchez, ngela de Ontoria Pea, Antonio Ttulo: Personalismo social Subttulo: hacia un cambio en la metodologa docente Responsabilidad: ngela de Luque Snchez, Antonio Ontoria Pea Publicacin: Crdoba : Universidad. Servicio de Publicaciones , 2000 Colacin: 254 p. ; 24 cm. ISBN: 84-7801-520-5 Materias: Pedagoga - Aspectos sociales Psicologa de la educacin Idioma: spa Pas: esp Fecha: 2000 Notas: Bibliog. : p. 241-254 Nmero CIRBIC : 0868461 Localizacin : M-EstSoc Sig.: 2/218

3.5.3. Bases de datos con anlisis documental ms completo: Son sistemas de informacin que incorporan un mayor nmero de puntos de acceso para facilitar la localizacin por materias. Cada registro bibliogrfico incluye bien un resumen del contenido del documento original y/o un conjunto de conceptos o trminos representativos de los temas tratados en el mismo. Se denomina indizacin al proceso de asignacin a un documento de estos trminos que describen su contenido y que constituyen entradas en un ndice de materias (palabras clave o descriptores). Estas bases de datos pueden ser independientes de un fondo documental concreto, ya que su objetivo no es describir una coleccin sino proporcionar el mayor nmero de referencias potencialmente relevantes para cubrir unas necesidades de informacin. Dentro de este modelo se incluyen numerosas bases de datos especializadas, de gran importancia y prestigio internacional como: Medline (http://www.ncbi.nlm.nih.gov/PubMed/) ERIC (http://askeric.org/Eric/) Chemical Abstracts (http://www.cas.org/casdb.html) INSPEC (http://www.iee.org.uk/publish/inspec/) Sociological Abstracts (http://www.csa.com/csa/factsheets/socioabs.shtml) Francis (http://www.inist.fr/francis/francis.htm) Pascal (http://www.inist.fr/pascal/pascal.htm ). Dentro de las bases de datos espaolas puede destacarse por su mayor antigedad las bases de datos del CSIC (ndice Mdico Espaol, ICYT e ISOC, consultables en http://www.cindoc.csic.es/prod/dbsconx.html) y Teseo del Consejo de Universidades (http://www.mcu.es/TESEO/index.html). Dentro de este grupo de bases de datos no hay un modelo nico, sino una gran variedad de posibilidades, segn los criterios de anlisis documental adoptados por el productor del sistema de informacin:

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Bases de datos con clasificacin y resmenes. En estos sistemas de informacin la bsqueda por materias se realiza generalmente a travs de las palabras del ttulo y del resumen. Tienen una alta cantidad de puntos de acceso, pero en ocasiones la bsqueda puede ser muy dificultosa. Bases de datos con clasificacin e indizacin por descriptores o palabras clave (para la definicin de estos conceptos vase el apartado 5.3.). Se caracterizan por permitir una mayor pertinencia de la recuperacin. Sin embargo para sacarles un ptimo rendimiento es conveniente que el usuario conozca el listado de trminos utilizados para la descripcin del contenido de los documentos. Bases de datos con clasificacin, indizacin y resmenes: tericamente renen las ventajas de los dos grupos anteriores. Dentro de este modelo conviven bases de datos con diferentes criterios de indizacin (genrica o especfica) y diferentes modelos de resmenes (informativos o indicativos).

3.5.4. Indices de citas. Son sistemas de informacin en los que, adems de extraer los datos de descripcin de los documentos, se vacan sistemticamente las referencias bibliogrficas citadas en los artculos de las revistas cientficas. Su mayor utilidad radica en servir de apoyo para la elaboracin de estudios bibliomtricos y de productividad cientfica: autores, instituciones y publicaciones cientficas ms citadas; pervivencia de la literatura cientfica,... Ejemplos de este modelo son las bases de datos producidas por el Institute for Scientific Information: SciSearch, Social SciSearch y Arts & Humanities Search (http://www.isinet.com/isi/products/index.html).

4. ESTRUCTURA INTERNA DE UNA BASE DE DATOS Las bases de datos se componen de diferentes registros con su correspondiente nmero de identificacin. En una base de datos bibliogrfica cada registro se corresponde con una referencia de un documento original, que puede ser una publicacin independiente (monografa, tesis, informe,...) o una parte con autonoma de contenido dentro de otra publicacin (artculo incluido en una revista, una serie o una compilacin, ponencia o comunicacin en las actas de una reunin cientfica,...) La informacin contenida en cada registro bibliogrfico se estructura en diferentes campos para facilitar su control sistemtico y su recuperacin individualizada. Algunos campos reflejarn la descripcin formal del documento y otros van destinados a reflejar su contenido temtico. Segn el modelo de base de datos y el tipo de documentos vaciado en la misma se establece una estructura de campos particular. Por ejemplo, en una base de datos donde se incorporan referencias de artculos de revista se encuentran campos como los siguientes: Autor o autores del documento original. Ttulo del artculo. Ttulo de la revista en la que aparece. Ao de publicacin.

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Datos fuente: volumen, nmero, pginas. Idioma en el que est escrito el documento. Clasificacin que describe el tema central tratado en el documento. Palabras clave que caracterizan cada uno de los temas tratados con suficiente relevancia en el artculo (vase el punto 5.3.). Resumen: texto breve que sintetiza el contenido del documento.

En algunas de estas bases de datos el campo de palabras clave se sustituye por un conjunto de diferentes campos que informan sobre distintos aspectos del contenido del documento. Con ello se pretende mejorar la pertinencia de la recuperacin. Segn la cobertura temtica se pueden encontrar campos como los siguientes: Descriptores (vase el punto 5.3.): trminos que describen conceptos tericos tratados de forma especialmente relevante en el artculo. Identificadores: nombres propios de personas, obras o instituciones tratadas en el artculo. Topnimos o identificadores geogrficos: nombres propios de lugar. Sustancias qumicas (en bases de datos de esta temtica u otras afines). Magnitudes numricas (en bases de datos de ingeniera) Coordenadas geogrficas (en bases de datos sobre geologa o geografa) Legislacin y/o Jurisprudencia (en bases de datos de Derecho) Perodo histrico: fechas, dcadas o siglos a los que se refiere la temtica tratada en el documento (en bases de datos sobre Historia).

Tambin pueden existir otros campos para la descripcin formal: Afiliacin institucional de los autores. ISSN de la revista. Pas de edicin de la revista. Biblioteca o fondo donde se localiza el documento.

A continuacin se muestran varios ejemplos de una misma base de datos que incluyen una amplia diversidad de campos para diferentes tipos de documentos, extrados de la base de datos ISOC del CINDOC (http://www.cindoc.csic.es/prod/dbsconx.html):

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Base de datos ISOC: Registro de artculo de revista: Nm. registro: 411476 Autores: Camacho Mene, Mara Teresa Ttulo del artculo: La inmigracin en la comunidad de Murcia: Una experiencia de acogida Lugar de trabajo: Critas Murcia, Espaa ISSN de la revista: 0417-8106 Ttulo Revista: DOCUMENTACION SOCIAL Datos fuente: 2000, (121): 295-307 Tipo documento: AR Lengua: ES Clasificacin: 751407;751602 Localizacin: ISOC Descriptores: Inmigrantes; Poltica social; Accin social; Integracin social; Centros de acogida; Acogimiento familiar; Necesidades bsicas; Formacin profesional; Proteccin de menores Identificadores: Critas Topnimos: Regin de Murcia Resumen: El fenmeno de la inmigracin responde a causas estructurales, muchas de las cuales estn motivadas por la injusticia, que hay que buscar tanto en la situacin de los pases de origen como de los de acogida. La inmigracin no es un fenmeno nuevo en Europa, ni en Espaa y ni siquiera en Murcia. La novedad est en que la Reqin ha pasado de ser emisora a receptora de emiqrantes, y adems en mayor nmero que la del resto de Espaa, lo que supondra unos 45.000 inmiqrantes..... (A.) (resumen cortado para elaborar este ejemplo) Base de datos ISOC: Registro de comunicacin o ponencia: Nm registro: 408788 Autores: Ordez Vergara, Mara Jos Ttulo del artculo: Informacin y desarrollo industrial Lugar de trabajo: Univ. Corua, Espaa ISBN/ISSN: 84-7585-919-4 Datos fuente: 2000: 487-497, 6 ref Tipo documento: AC Modo del documento: PO Lengua: ES Clasificacin: 200105 Localizacin: ISOC Congreso: Jornadas Espaolas de Documentacin. VII. 2000. Bilbao Editor: Bilbao: Universidad del Pas Vasco, 2000 Notas: Grficos, anexo con revistas solicitadas ms de 15 veces Descriptores: Demanda de informacin; Farmacia; Estudios de usuarios; Industria farmacutica; Revistas cientficas Identificadores: CINDOC Topnimos: Comunidad de Madrid Resumen: En este artculo se exponen los principales resultados de un estudio pormenorizado a partir de los datos obtenidos de una investigacin, basada en mtodos indirectos de recocida de datos, donde se corroboran las conclusiones anteriormente obtenidas sobre las empresas farmacuticas ubicadas en la Comunidad Autnoma de Madrid (CM). (resumen cortado para elaborar este ejemplo)

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Base de datos ISOC: Registro de informe o documento de trabajo: Nm. Registro: 379077 Autores: Maudos, Joaqun; Pastor, Jos Manuel; Prez Garca, Francisco; Quesada Ibez, Javier Ttulo del Artculo: Eficiencia en costes y beneficios en la banca europea Ttulo en Ingls: Cost and Profit Efficiency in European Banks Lugar de Trabajo: Univ. Valencia, Espaa Datos Fuente: 1999, (Wp-Ec 99-12): 36 P., 23 ref. Tipo Documento: IN Lengua: EN Clasificacin: 303120 Localizacin: ISOC Editor: Valencia: Instituto Valenciano de Investigaciones Econmicas, 1999 Serie: Documento de Trabajo Signatura: DT-ECO-9912 Notas: Resumen (ES, EN), cuadros, grficos Descriptores: Sistema bancario; Anlisis coste-beneficio; Eficiencia econmica; Modelo Economtrico Topnimos: Pases de la Unin Europea Periodo histrico: 1993: 1996 Resumen: El anlisis de ratios contables como indicadores de competitividad ha sido completado y ocasionalmente revisado por la creciente utilizacin de indicadores ms sofisticados de eficiencia. En los ltimos aos, ms de un centenar de trabajos han analizado la eficiencia de las instituciones financieras, centrndose mayoritariamente en la vertiente de los costes... (A.) (resumen cortado para elaborar este ejemplo)

Para facilitar la rapidez en la recuperacin de informacin, los sistemas de gestin documental permiten la elaboracin de diccionarios o ndices alfabticos. Algunos programas trabajan con un ndice nico formado por palabras procedentes de todos los campos de cada registro. Otros manejan diferentes ndices para cada campo. El productor de la base de datos deber configurar cmo se construyen estos diccionarios segn las necesidades de informacin que se desea cubrir y segn las posibilidades que ofrece el programa o software utilizado. La informacin de algunos campos puede no ser interrogable si el diseo del procedimiento de elaboracin del diccionario no lo incluye. Los ndices pueden estar formados por palabras (unitrminos) o por frases (texto completo de un campo o de cada ocurrencia de un campo: cada autor, cada descriptor,...) 5. LA RECUPERACIN DOCUMENTALES DE INFORMACIN EN BASES DE DATOS

Un mismo sistema de informacin puede estar accesible desde distintos soportes: acceso va telnet, acceso desde una pgina web y edicin en CD-ROM. Cada uno de estos formatos puede tener su propio sistema de interrogacin y una forma de presentacin o interfaz de usuario diferente. En el acceso tradicional en lnea (telnet) la consulta puede realizarse a travs de un formato de mens en los que el usuario va seleccionando sucesivas opciones o mediante complejos lenguajes de recuperacin formados por comandos y operadores. Por el contrario, en la consulta en pginas web y en la mayora de los CD-ROM el usuario debe completar formularios diseados en entorno Windows.

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Algunos sistemas permiten que la consulta pueda realizarse en varias bases de datos simultneamente. Esta opcin es posible a travs de algunos distribuidores de bases de datos y en determinadas ediciones en CD-ROM. 5.1. OPCIONES DE BUSQUEDA En general todos los sistemas de recuperacin de informacin (se presenten en forma de lenguaje de comandos, por mens o en formularios) permiten realizar diferentes modalidades de bsqueda: 5.1.1. Bsqueda directa: se teclea directamente una o varias palabras en el espacio reservado para ello por el sistema de interrogacin en la base de datos. Pueden distinguirse a su vez dos tipos dentro de esta modalidad: Interrogacin en texto libre: el usuario realiza su consulta sin tener en cuenta la estructura de campos de los registros de la base de datos. Generalmente, el sistema busca el trmino o los trminos solicitados en la totalidad de los campos de la base. En algunas bases de datos esta bsqueda se realiza solamente en determinados campos, aquellos que el administrador de la misma ha establecido. Ejemplo extrado de la pantalla de bsqueda de la base ICYT:

Interrogacin en campos individuales: el usuario realiza su consulta directamente sobre el campo o campos que ha seleccionado previamente: autor, revista, descriptores, etc... Ejemplo extrado de la pantalla de bsqueda de la base ICYT:

5.1.2. Bsqueda a travs de ndices: en vez de teclear un trmino, el usuario visualiza un diccionario o ndice alfabtico de las entradas de todos los campos o de uno concreto (ndice de autores, descriptores,...) y selecciona las ms adecuados a su bsqueda. El proceso puede parecer ms lento pero es ms seguro, ya que la bsqueda se adapta mejor al contenido real de los registros de una base de datos.

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En esta posibilidad hay que tener en cuenta si el sistema trabaja con uno o varios ndices y cmo se realizan los mismos: ndices por palabras: incluyen solamente unitrminos (conceptos expresados en una sola palabra). Se elaboran, por ejemplo, con todas las palabras extradas del ttulo o del resumen de los documentos. La mayora de los productores de bases de datos establecen una lista de palabras vacas (preposiciones, artculos,...) para reducir el tamao de estos ndices. Los trminos presentes en esta lista de palabras vacas no sern consultables. Ejemplo extrado de la consulta en la base de datos ICYT:

ndices por frase: incluyen entradas compuestas por varias palabras. Por ejemplo: apellidos y nombre del autor, descriptores o encabezamientos de materias,... Ejemplo extrado de la consulta en la base de datos ICYT:

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5.1.3. Bsqueda jerarquizada: la interrogacin se realiza a travs de una estructura jerrquica. Es decir, a partir de un concepto genrico se pueden localizar, no slo los registros en los que aparece dicho trmino, sino adems todos aquellos en los que figure algn concepto ms especfico de su campo semntico. Est opcin de bsqueda slo ser posible en aquellos sistemas de informacin que cuenten con campos codificados o que utilicen lenguajes estructurados jerrquicamente en la clasificacin o en los descriptores. 5.1.4. Bsqueda a travs de cdigos: en determinados campos de algunas bases de datos la interrogacin no se realiza a travs de un texto sino a travs de cdigos numricos o alfanumricos. Pueden ser campos codificados la clasificacin, el idioma, la tipologa documental,... 5.2. HERRAMIENTAS DE BSQUEDA 14

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Para realizar una bsqueda compleja en una base de datos es preciso utilizar un nmero elevado de conceptos. Hay que precisar los diferentes aspectos temticos implicados y adems contar con la posibilidad de que cada uno de ellos pueda estar expresado de diferentes maneras (sinnimos, temas relacionados,...). Los sistemas de recuperacin de informacin cuentan con diferentes herramientas para construir una estrategia y relacionar de forma clara los diferentes trminos utilizados en una bsqueda. 5.2.1. Operadores lgicos o booleanos. Permiten la combinacin de conceptos en una misma bsqueda. Los sistemas de recuperacin utilizan las operaciones propias de la teora de conjuntos o lgebra de Boole: Suma o unin (A or B, A o B): selecciona todos los registros en los que aparece tanto A como B como ambos a la vez. Resta o negacin (A and not B, A no B): selecciona slo los registros en los que se encuentre el trmino A sin estar acompaado del trmino B. Es una operacin que debe realizarse con la mxima precaucin para no dejar de seleccionar documentos que s pueden ser de inters para la consulta deseada. Interseccin (A and B, A y B): selecciona solamente los registros en los que aparece simultneamente los conceptos A y B. Algunos sistemas permiten tambin la operacin contraria: A xor B: registros donde est A o B pero no A y B simultneamente.

Por ejemplo, en una base de datos existen 750 registros en los que se encuentra la palabra Filosofa y 425 en los que aparece el trmino Ciencia. Segn se combinen ambos conceptos en una misma bsqueda se obtienen estos resultados: 750 FILOSOFIA 600 150 275 425 CIENCIA

Filosofa and Ciencia = 150 registros en los que figuran ambos trminos. Este valor corresponde a la interseccin entre los conjuntos anteriores. Filosofa or Ciencia = 1025 registros en los que figura alguno de estos conceptos o bien ambos. Hay que sealar que el resultado de una suma de dos conjuntos puede no coincidir con la suma aritmtica de los valores de cada uno (750 + 425) ya que aquellos registros que forman parte de la interseccin de ambos conjuntos se contabilizan una nica vez.

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Filosofa and not Ciencia = 600 registros en los que figura el primer concepto sin estar acompaado del segundo. Ciencia and not Filosofa = 275 registros en los que figura el primer concepto sin estar acompaado del segundo.

La combinacin de diferentes operadores en una misma bsqueda puede exigir la necesidad de utilizar parntesis para marcar claramente el orden del proceso de bsqueda. Por ejemplo, si se desea buscar documentos sobre artes plsticas, escultura o pintura en Italia no sera correcta la siguiente frmula: Italia AND Artes plsticas OR Escultura OR Pintura En este caso la interseccin con el conjunto Italia afectara solamente a artes plsticas. Por el contrario, se debera utilizar un parntesis para conseguir que la interseccin se realice con los tres trminos siguientes y no slo con el primero: Italia AND (Artes plsticas OR Escultura OR Pintura) Generalmente estas combinaciones booleanas pueden realizarse tambin a posteriori entre conjuntos establecidos en bsquedas ya realizadas. Por el contrario, algunas sistemas de recuperacin va web no permiten combinar bsquedas anteriores. Debe tenerse en cuenta que en algunos sistemas de interrogacin se configura uno de estos operadores booleanos (and, or o not) para que se ejecute por defecto cuando se teclean dos trminos. Obviamente el resultado de la consulta variar si se interpreta que debe buscar registros en los que aparezcan ambos a la vez (interseccin) o bien cualquiera de los dos (suma boolena). 5.2.2. Operadores sintcticos, de proximidad o de adyacencia. Frecuentemente el operador de interseccin (and) no es suficiente para precisar una bsqueda. Por ejemplo, si se desea localizar registros que traten sobre el escritor Juan Madrid la expresin Juan and Madrid dar como resultado todas las referencias en las cules aparecen ambos trminos pero no necesariamente relativos a este autor. Para mejorar la pertinencia de la bsqueda, los sistemas de recuperacin de informacin incorporan frecuentemente la posibilidad de combinar conceptos relacionados entre s por criterios sintcticos: presencia en la misma frase, el mismo prrafo o el mismo campo, aparicin en determinado orden o con una separacin mnima de palabras entre ellas, etc.

Por ejemplo, si se selecciona el operador de bsqueda por frase y se teclea la expresin Juan Madrid el sistema seleccionar slo aquellos documentos en los que estas dos palabras aparezcan juntas y en este orden. Este tipo de operadores son especialmente necesarios cuando se interroga sobre campos con textos extensos (resumen o incluso el texto del documento completo). 5.2.3. Truncado: permite la interrogacin conjunta de conceptos que comparten una misma raz. Mediante un signo de truncado (*, ? o $, segn el programa) los sistemas de recuperacin permiten realizar una bsqueda conjunta de todas las palabras de un ndice que comparten un mismo comienzo o raz.

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Por ejemplo, con la expresin: Econom* se recuperan todos los documentos en los que figure cualquier trmino de esta raz: economa, econmico, econmica,... La mayora de los sistemas de recuperacin slo permiten el truncado por la derecha (sufijos), otros pueden permitirlo tambin por la izquierda (prefijos) o incluso el enmascaramiento interno (truncado limitado a uno o varios caracteres dentro de una palabra). 5.2.4. Operadores numricos y de rango. En campos numricos el sistema de recuperacin puede permitir la bsqueda de todos los valores mayores o menores a una cifra o comprendidos en un intervalo determinado. Por ejemplo, si se desea localizar solamente documentos publicados a partir de 1995, habr que seleccionar en el campo ao de publicacin los valores mayores que esta cifra o bien utilizar la expresin 1995:1999 si se prefiere acotar un periodo. La existencia de esta opcin en los sistemas de recuperacin facilita la consulta en los campos de carcter numrico (nmero de registro, ao de publicacin, cdigos de clasificacin, periodo histrico,...) 5.2.5. Acotar o limitar conjuntos. La interrogacin se ejecuta slo sobre los registros resultado de una bsqueda anterior, en lugar de sobre toda la base de datos.

5.3. CAMPOS DE BUSQUEDA Y CONTROL DEL VOCABULARIO La bsqueda por materias se realiza generalmente a travs de dos tipos muy diferentes de campos: a) Campos de texto libre: ttulo del documento, resumen, el texto completo (en bases de datos que lo incluyan). b) Campos formados por entradas de un ndice alfabtico de materias. Son campos sin la estructura sintctica de un texto, formados por grupos nominales de una sola palabra (por ejemplo Filosofa) o ms de una (Filosofa de la Ciencia), que definen un tema de bsqueda por s mismas o en combinacin con otras entradas del ndice. Estas entradas se denominan trminos de indizacin y puede haber diferentes tipos: Encabezamientos y subencabezamientos de materia. Es el sistema utilizado en los catlogos de las bibliotecas para describir las materias tratadas en un documento. Se trata normalmente de trminos procedentes de un lenguaje controlado establecido previamente (Listas de encabezamientos de materia). Cada entrada del ndice se compone de una materia principal (encabezamiento), que puede estar acompaada de facetas de materia, lugar, tiempo o forma (subencabezamientos). Por ejemplo, la entrada Mujeres Historia Recursos bibliogrficos Cdiz sera un nico encabezamiento con tres subencabezamientos.

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Palabras clave: trminos simples o compuestos extrados de los documentos, sin que estn presentes en ningn lenguaje controlado preestablecido. En un sistema de indizacin por palabras clave pueden utilizarse tantas formas de expresar el mismo concepto como sean utilizadas por los autores de los documentos originales, por ejemplo Poltica ambiental y Poltica de medio ambiente. Descriptores: son trminos simples o compuestos extrados de un lenguaje controlado que traducen los conceptos utilizados por los autores, para evitar la ambigedad del lenguaje natural. Estos lenguajes documentales controlados pueden ser simples lxicos o listados alfabticos o tratarse de tesauros con una estructura jerrquica entre sus trminos. Los productores de una base de datos pueden elaborar su propio tesauro o adoptar uno elaborado por otra institucin. Otros campos de descripcin del contenido. En algunas bases de datos existen diferentes campos destinados a los trminos de indizacin para facilitar el control del vocabulario y reducir las ambigedades existentes entre nombres comunes (campo de descriptores), nombres propios (campo de identificadores), topnimos (identificadores geogrficos), o cualquier otro definido para resolver necesidades especficas de informacin (compuestos qumicos, coordenadas geogrficas, legislacin y jurisprudencia, periodo histrico). El contenido de estos campos tambin puede tener un control del vocabulario a travs de listados de autoridades. Adems puede existir un campo para reflejar aquellos trminos que no se han incorporado an al tesauro (campo de palabras candidatas).

La bsqueda debe adaptarse a las caractersticas de esta estructura de campos, adoptando dos tipos de estrategias complementarias: a) Cuando se realiza una bsqueda en campos de texto libre (ttulo, resumen,...) o de palabras clave (lenguajes no controlados), se deben tener en cuenta las diferentes formas en las que puede aparecer un concepto en las referencias bibliogrficas: sinnimos, conceptos afines, variaciones gramaticales,... b) Por el contrario, cuando la bsqueda se realiza en campos con control del vocabulario, debemos intentar localizar la forma seleccionada en el lenguaje controlado utilizado por los productores de la base de datos. Para ello, es conveniente consultar previamente el tesauro o lxico de indizacin o bien realizar la bsqueda a travs de la visualizacin de los ndices de cada campo. 6. OTRAS OPERACIONES DE LA CONSULTA DE UNA BASE DE DATOS: VISUALIZACIN, IMPRESIN, EXPORTACIN, ETC. Una vez realizada la interrogacin en la base de datos, el sistema de recuperacin puede permitir alguna o todas estas opciones: Visualizacin en pantalla de las referencias. Puede realizarse en un formato standard o bien permitir la seleccin de un formato ms completo o ms sencillo, segn el nmero de campos que se incluyan.

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Ordenacin de las referencias de acuerdo al contenido de un campo concreto: autores, fecha de publicacin, etc. Seleccin de las referencias concretas que resulten de inters para el usuario, que marcar las mismas. Envo de la totalidad de las referencias o slo de las marcadas al soporte elegido por el usuario: impresora, fichero texto en el propio ordenador o en un disquete, fichero de exportacin de datos o mensaje de correo electrnico. Realizacin de una peticin a un servicio de suministro de documentos, solicitando la recepcin de fotocopias de los artculos seleccionados por correo ordinario o electrnico. Lanzamiento hipertexto. de una segunda interrogacin a partir de enlaces

Visualizacin del historial de las bsquedas realizadas hasta el momento. Grabacin o reutilizacin de estrategias de bsqueda.

7. CMO REALIZAR BUSQUEDAS EN BASES DE DATOS? Para realizar una consulta eficaz en una base de datos se debe intentar encontrar la estrategia ms adecuada en cada sistema de informacin. Para ello se recomienda seguir estos pasos: 1) Seleccionar la base de datos ms adecuada a la consulta. La eleccin tendr en cuenta la cobertura temtica, la homogeneidad del lenguaje utilizado y la tipologa documental analizada por un sistema de informacin. 2) Familiarizarse con las caractersticas de la base de datos y del sistema de recuperacin. 3) Seleccionar los conceptos de bsqueda que representen de forma precisa el tema de inters. Deben expresarse con todas sus posibles variantes (sinnimos, conceptos afines), aunque conviene evitar los trminos innecesarios. 4) Determinar la estrategia de bsqueda: en qu campos puede encontrarse de forma ms pertinente la informacin buscada y cmo combinar los diferentes conceptos, con operadores booleanos o de adyacencia. Las herramientas como el truncado son muy tiles, pero siempre que se compruebe su alcance para evitar la seleccin de otros trminos no deseados. Cuando sea necesario se consultarn directamente los ndices de los campos seleccionados u otros recursos (tesauros, listados,...). 5) Realizar la bsqueda y visualizar los resultados, valorando la adecuacin de los mismos y la eficacia de la estrategia utilizada.

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6) Si el resultado es poco satisfactorio o existen dudas sobre su idoneidad, se debe repetir la bsqueda ampliando o limitando la estrategia utilizada. 7) Seleccionar los registros adecuados a la necesidad de informacin y realizar una peticin de suministro de documentos o bien obtener un listado de referencias por impresora o en fichero.

8. QU DEBE CONOCERSE SOBRE UNA BASE DE DATOS ANTES DE UTILIZARLA? Para utilizar eficazmente las posibilidades de recuperacin en un sistema de informacin es recomendable adaptarse lo ms posible a sus caractersticas particulares. Para ello es necesario estar informado previamente de su contenido y de cmo debe realizarse la bsqueda. Se debe tener en cuenta: Si el sistema permite la consulta de una nica base de datos o de varias simultneamente. En este caso habr que valorar si se trata o no de bases de datos de caractersticas similares. Cul es su cobertura temtica. En las bases de datos especializadas se pueden realizar bsquedas prescindiendo de aquellos conceptos que definen el propio mbito temtico del sistema. Si se trata de un catlogo o de una base de datos documental con descriptores y/o con resmenes. En el caso de que haya descriptores o encabezamientos de materias, si estos proceden o no de un lxico controlado accesible. Cul es la estructura de campos y en cules se realiza la bsqueda por defecto cuando no se selecciona uno concreto. Cuando se teclean dos trminos se debe saber si el sistema interpreta que debe buscar registros en los que aparezcan ambos a la vez (interseccin) o bien cualquiera de los dos (suma boolena). A esto se le denomina operador por defecto. El resultado obviamente ser distinto.

9. BASES DE DATOS Y ACCESO AL DOCUMENTO ORIGINAL En algunos sistemas de informacin, como en las bases de datos con informacin factual, las documentales con texto completo y los directorios, el usuario obtiene directamente los datos o los documentos que precisa. Por el contrario, las bases de datos referenciales slo cubren un primer paso en la bsqueda de informacin, ya que el usuario tan slo obtiene la noticia de la existencia de un documento. Por ello, estos sistemas pueden tener asociado un servicio de acceso al documento original. A travs de l, el usuario que ha recibido el resultado de una consulta

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bibliogrfica puede solicitar directamente aquellos documentos que son de su inters. El servicio de acceso al documento puede realizar las siguientes funciones: Prstamo interbibliotecario de monografas. Las grandes bibliotecas nacionales y las redes de bibliotecas universitarias han desarrollado los sistemas internacionales y nacionales del prstamo interbibliotecario. Envo de tesis, informes o documentos de archivo en microfilm o en microficha. Envo de artculos en fotocopia, a travs del correo ordinario. Envo de artculos a travs del correo electrnico. En muchos centros se est utilizando el programa ARIEL para el envo de copias de los artculos a travs del correo electrnico. Este sistema consigue una alta calidad de las copias que supera claramente al envo por fax, y al mismo tiempo permite una gran rapidez en el suministro de documentos frente al correo ordinario.

En la actualidad, muchos documentos estn ya en formato electrnico. Un valor aadido de las bases de datos bibliogrficas puede ser el enlace directo con la copia electrnica del documento original. El usuario puede decidir imprimirlo o realizar una copia en su propio ordenador personal.

10. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA PARA AMPLIAR ESTE TEMA CORDN GARCA, J.A.; LPEZ LUCAS, J.; VAQUERO PULIDO, J.R.: Manual de bsqueda documental y prctica bibliogrfica. Madrid: Pirmide, 1999. LANCASTER, F.W.: El control del vocabulario en la recuperacin de informacin. Valencia: Universidad, 1995. LPEZ YEPES, J. (coord.): Manual de Informacin y Documentacin. Madrid: Pirmide, 1996. SALVADOR OLIVN, J.A.; ANGS ULLATE, J.M.: Tcnicas de recuperacin de informacin. Aplicacin con Dialog. Gijn: Trea, 2000

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