Instructivo para EXCEL 2010

Inst.
Pre-Universitario Escuela de Comercio Libertador General San Martn
INFORMATICA III
QU ES EXCEL? Excel es una planilla electrnica de clculo: una herramienta pensada para administrar de manera eficaz la informacin que habitualmente se maneja usando tablas con datos. Si bien, los procesadores de Texto (Word) cuentan con la posibilidad de tilizar tablas, carecen de las funciones de clculo (suma, resta, y totales, entre otras). Por ello, las Planillas electrnicas de clculo sustituyen al bloc de hojas cuadriculadas y la calculadora. Permite trabajar planillas tan complejas como el presupuesto de una empresa, o tan simples como una agenda telefnica, pasando por una lista de precios, la contabilidad del hogar, un catlogo de videos o los ingredientes de una receta de cocina. No se olviden que tambin nos servir para llevar el control de nuestros promedios en la escuela, de ahora en ms. Por ejemplo, una lista como la de la Figura 1.
Figura 1. Una planilla muy simple: una lista de precios Como se ve, la informacin en una planilla de clculo se organiza sobre una matriz de filas y columnas. Las filas se designan con nmeros y las columnas, con letras. Esta divisin en filas y columnas define casilleros llamados celdas, que se designan por la letra de la columna y el nmero de fila a la cual pertenecen. Por ejemplo, la celda A1 contiene la palabra Producto.
Para desplazarse Entre las celdas Una fila hacia arriba o hacia abajo Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Una ventana hacia arriba o hacia abajo Una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Una gran distancia
Haga esto Haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de direccin celda, sta se convertir en la celda activa. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posicin relativa aproximada. En una hoja de clculo de gran tamao, mantenga presionada la tecla MAYS mientras arrastra con el mouse (ratn).
Barra de Ttulo
Barra de Men
Unidad I Planilla de Clculo Excel
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Prof. Ing. Alejandra Valdez
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Cuadro de Nombres Barra de Frmulas
Barra de Herramientas Minimizar , Restaurar, Cerrar libro de Excel, Barra de Ttulo
rea de Trabajo Barra de Desplazamiento en hoja actual
Desplazamiento entre hojas
Etiquetas de Hojas
Barra de Estado
TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CLCULO
archivo.
n Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico
O sea que puedes imaginarte cada documento de trabajo de una hoja de clculo como un libro con distintas hojas. Cada una de estas hojas es una gran tabla con 256 columnas y ms de 65535 filas. Las columnas se identifican mediante las letras (A, B, C, ..., AA, AB, AC, ..., AZ, BA, ..., IV) y las filas mediante nmeros. Cada una de las cuadrculas de la tabla denominada celda, se identifica mediante su direccin, formada por la letra de su columna y por el nmero de su fila. As nos referiremos a las celdas A4, BC36, Z1034, etc. En muchas ocasiones trabajaremos con un rango, que es un grupo de celdas de forma rectangular. Para identificar un rango utilizaremos las direcciones de su esquina superior izquierda y de su esquina inferior derecha (separadas por el smbolo : dos puntos). Por ejemplo, en la figura anterior aparece con datos el rango A1:B8.
SELECCIONAR Y MOVERSE POR UN LIBRO Cambiar a otra hoja en un libro Haga clic en la etiqueta de la otra hoja. Seleccionar hojas de un libro Para seleccionar Una sola hoja Dos o ms hojas adyacentes Dos o ms hojas NO adyacentes Todas las hojas de un Haga esto Haga clic en la etiqueta de la hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la etiqueta de la ltima hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las etiquetas de las dems hojas. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin,
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libro.
elija Seleccionar todas las hojas en el men contextual.
Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas

1. Seleccione la barra de divisin de etiquetas. 2. Cuando el puntero cambie al puntero de divisin, arrastre la barra de divisin de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda. Para ver el nmero predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de divisin de etiquetas.
ADMINISTRAR HOJAS DE CALCULO

Insertar una hoja de clculo
Para agregar una nica hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar. Para agregar varias hojas de clculo, mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, haga clic en el nmero de hojas que desee agregar al libro abierto. Haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar.
Mover o copiar hojas en diferentes libros Precaucin: Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se mueve la hoja de clculo, las operaciones o los grficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos. 1. Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibir las hojas. 2. Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuacin, seleccione las hojas. 3. En el men Edicin, haga clic en Mover o copiar hoja. 4. En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas. Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro. 5. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas. 6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, seleccione la casilla de verificacin Crear una copia. Mover o copiar hojas de un libro 1. Seleccione las hojas que desea mover o copiar 2. Para mover las hojas, arrastre las etiquetas de las hojas seleccionadas hasta el nuevo lugar. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CONTROL y, a continuacin, arrastre las hojas; suelte el botn del mouse (ratn) antes de soltar la tecla CONTROL. Eliminar hojas de un libro 1. Seleccione las hojas que desea eliminar. 2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar hoja. Cambiar de nombre a una hoja 1. Haga doble clic en la etiqueta de hoja. 2. Escriba un nuevo nombre sustituyendo al nombre actual.
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EDICIN
ABRIR Abrir un libro 1. Haga clic en Abrir. 2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga el libro. 3. En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta que contenga el libro que desee. 4. Haga doble clic en el libro que desee abrir. Sugerencia Para abrir un archivo que se haya usado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del men Archivo. Si la lista de los archivos utilizados recientemente no aparece, elija Opciones en el men Herramientas, haga clic en la ficha General y, a continuacin, active la casilla de verificacin Archivos usados recientemente.
Abrir varios libros simultneamente

1. Haga clic en Abrir. 2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga el libro. 3. En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta que contenga el libro que desee. 4. Para seleccionar archivos adyacentes, haga clic en el nombre del primer archivo de la secuencia. Mantenga presionada la tecla MAYSCULAS y haga clic en el nombre del ltimo archivo. Para seleccionar archivos no adyacentes, haga clic en el nombre de un archivo. Mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en el nombre de cada archivo adicional. 5. Haga clic en Abrir. Sugerencia Si selecciona un archivo que no desee, mantenga presionada la tecla CONTROL y vuelva a hacer clic en el nombre. GUARDAR Guardar un libro existente 1. Haga clic en Guardar. Guardar una copia del libro 1. Abra el libro del que desee crear una copia. 2. En el men Archivo, haga clic en Guardar como. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el libro. 4. Haga clic en Guardar. Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta distinta, haga clic en otra unidad del cuadro Guardar en o haga clic en un nombre distinto de la lista de carpetas, o ambas cosas. Para guardar la copia en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta. Cerrar un libro En el men Archivo, haga clic en Cerrar. Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada la tecla MAYSCULAS y haga clic en Cerrar todo en el men Archivo.
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INTRODUCIR DATOS EN CELDAS DE LA HOJA DE CLCULO Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes. En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e Para evitar introducir una fraccin como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2. Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ).
Introducir nmeros, texto, una fecha o una hora 1. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. 2. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guin para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora segn el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuacin, a o p detrs de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducir la hora como a.m. Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez 1. Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. 2. Escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR. Introducir o modificar los mismos datos en mltiples hojas de clculo 1. Seleccione las hojas de clculo en las que desee introducir datos. 2. Seleccione la celda o el rango de celdas donde desee introducir datos. 3. Escriba o modifique los datos en la primera celda seleccionada. 4. Presione ENTRAR o TAB. Microsoft Excel introducir automticamente los datos en todas las hojas seleccionadas. Sugerencia Si ya ha introducido datos en una hoja de clculo, podr copiarlos rpidamente en las celdas correspondientes de otras hojas. Seleccione la hoja que contenga los datos, y las hojas en los que desee copiarlos. A continuacin, seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar. En el men Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic en Otras hojas. Tipos de series que puede rellenar Microsoft Excel Es posible rellenar automticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el men Edicin y, a continuacin, haga clic en Series). Tiempo Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como das de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. Seleccin inicial Serie extendida 9:00 Lun Lunes Ene Ene, Abr Ene-96, Abr-96 10:00, 11:00, 12:00 mar, mie, jue martes, mircoles, jueves feb, mar, abr jul, oct, ene jul-96, oct-96, ene-97
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15-ene, 15-abr 1994, 1995
15-jul, 15-oct 1996, 1997, 1998
Autorrellenar La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cmo Microsoft Excel puede extender parte de una seleccin (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial). Seleccin inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) Serie extendida mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,...
Producto 1, Pedido parcial Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto1, textoA 1er perodo Producto 1 1, 2 1, 3, 4 texto2, textoA, texto3, textoA,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,... 3, 4, 5, 6,... 5,66, 7,16, 8,66,...
Cancelar o deshacer una entrada Para cancelar una entrada antes de presionar ENTRAR, presione ESC. Para deshacer una entrada terminada, haga clic en Deshacer.
Introducir fechas y horas Microsoft Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio. Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos Para utilizar una fecha u hora en una frmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Por ejemplo, la siguiente frmula mostrar una diferencia de 68: ="5/12/94"-"3/5/94"
Introducir texto En Microsoft Excel, texto es cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratar como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda. Para ver todo el texto en mltiples lnea de una celda, active la casilla de verificacin Ajustar texto de la ficha Alineacin. Para introducir una nueva lnea en una misma celda, presione ALT+ENTRAR.
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MODIFICAR LOS DATOS DE LAS HOJAS DE CLCULO

Modificar el contenido de celdas 1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar. 2. Haga los cambios necesarios en el contenido de las celdas. 3. Para escribir los cambios, presione ENTRAR. Para cancelar los cambios, presione ESCAPE. Borrar contenido, formato o comentarios de las celdas 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar. 2. En el men Edicin, seleccione Borrar y, a continuacin, haga clic en Todo, Contenido, Formatos o Comentarios. Notas Si se hace clic en una celda y, a continuacin, se presiona SUPRIMIR o RETROCESO, Microsoft Excel quitar el contenido de la celda pero no quitar ni los comentarios ni el formato de la misma.
Si se borra una celda, Microsoft Excel quitar de la celda el contenido, el formato, los comentarios, o todo. El valor de una celda borrada es 0 (cero) y una frmula que haga referencia a dicha celda recibir un valor de cero. Deshacer errores Para deshacer en un slo paso las acciones realizadas recientemente, haga clic en Deshacer.
Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuacin de Deshacer y seleccione en la lista. Microsoft Excel deshar la accin seleccionada y todas las que aparezcan por encima de sta. Sugerencia Si no deseaba deshacer una accin, haga clic en Rehacer.
Separar texto en celdas 1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho. 2. En el men Datos, elija Texto en columnas. 3. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar cmo desea dividir el texto en columnas. INSERTAR, COPIAR Y MOVER CELDAS Y DATOS Si se copia una celda arrastrndola o haciendo clic en: Cortar , Copiar y Pegar Microsoft Excel copiar la celda completa, incluidas las frmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato de las mismas. Mover o copiar celdas enteras 1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar. 3. Para mover los caracteres, haga clic en Cortar. Para copiar los caracteres, haga clic en Copiar. 4. Haga clic en la celda superior izquierda del rea de pegado.
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5. Haga clic en Pegar. Mover o copiar caracteres en una celda 6. Haga doble clic en la celda que desea modificar. 7. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar. 8. Para mover los caracteres, haga clic en Cortar. Para copiar los caracteres, haga clic en Copiar. 9. En la celda, haga clic en la posicin en que desea pegar los caracteres. 10. Haga clic en Pegar. 11. Presione ENTRAR. Copiar slo valores, frmulas, comentarios o formatos de celdas 1. Seleccione las celdas que desea copiar. 2. Haga clic en Copiar. 3. Seleccione la celda donde desea pegar el valor. 4. En el men Edicin, haga clic en Pegado especial. 5. Haga clic en una opcin de Pegar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Notas No presione ENTRAR despus de hacer clic en Aceptar.
Copiar una seleccin a varias ubicaciones 1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. Haga clic en Copiar. 3. Mantenga presionada la tecla CONTROL y seleccione la celda superior izquierda de cada rea de pegado. 4. Haga clic en Pegar. Para pegar la misma rea de copia otra vez en una hoja de clculo diferente, desplcese a la otra hoja y repita los pasos 3 y 4. Nota Para cancelar el borde mvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE. Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mover o copiar. 2. Para mover la seleccin, haga clic en Cortar. Para mover la seleccin, haga clic en Copiar. 3. Seleccione la celda superior izquierda en que desea colocar las celdas cortadas o copiadas. 4. En el men Insertar, haga clic en Celdas cortadas o Celdas copiadas. 5. Haga clic en la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas. Nota Para cancelar el borde mvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE. Impedir que las celdas en blanco sustituyan a los datos existentes 1. Seleccione las celdas que desea copiar. 2. Haga clic en Copiar. 3. Seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado. 4. En el men Edicin, haga clic en Pegado especial. 5. Seleccione la casilla de verificacin Saltar blancos. Cambiar filas de celdas a columnas o columnas a filas 1. Seleccione las celdas que desea desplazar.
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2. Haga clic en Copiar. 3. Seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado. El rea de pegado debe estar fuera del rea de copia. 4. En el men Edicin, haga clic en Pegado especial. 5. Seleccione la casilla de verificacin Transponer.
INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS Insertar celdas vacas 1. Seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacas. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Celdas. 3. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo. Insertar filas 1. Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Filas. Insertar columnas 1. Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Columnas. Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mover o copiar. 2. Para mover la seleccin, haga clic en Cortar. Para mover la seleccin, haga clic en Copiar. 3. Seleccione la celda superior izquierda en que desea colocar las celdas cortadas o copiadas. 4. En el men Insertar, haga clic en Celdas cortadas o Celdas copiadas. 5. Haga clic en la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas. Nota Para cancelar el borde mvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE .
FORMATO DE HOJAS DE CALCULO

1 - FORMATO DE TEXTOS Y CELDAS Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra 1. Seleccione una celda o un rango de celdas que tenga el formato que desee copiar. 2. Haga clic en Copiar formato. 3. Seleccione la celda o el rango de celdas en que desee copiar el formato. Sugerencia Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, haga doble clic en Copiar formato. Una vez copiado el formato, vuelva a hacer clic en el botn.
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Cambiar el tamao, fuente, color u otro formato del texto Puede especificarse una fuente, un tamao y un color haciendo clic en los botones de la barra de herramientas Formato. Mediante las opciones de la ficha Fuente (comando Celdas, men Formato). Mostrar varias lneas de texto dentro de una celda 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En el men Formato, elija Celdas y, a continuacin, haga clic en la ficha Alineacin. 3. En Control del texto, active la casilla de verificacin Ajustar texto. Sugerencia Para comenzar una lnea de texto en un punto especfico, haga clic en la barra de frmulas (o en la celda, si se est modificando) en que desee interrumpir la lnea. A continuacin, presione ALT+ENTRAR. Aplicar bordes a celdas 1. Seleccione las celdas a las que desee agregar bordes. 2. Para aplicar el estilo de borde seleccionado ltimamente, haga clic en Bordes. Para aplicar un estilo de borde diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes y, a continuacin, haga clic en un borde de la paleta. Sugerencia Para aplicar estilos de borde adicionales, elija Celdas en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Bordes. Elija el estilo de lnea que desee y haga clic en un botn para indicar la posicin del borde. Sombrear celdas con colores slidos 1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar un sombreado. 2. Para aplicar el color que se ha seleccionado ltimamente, haga clic en Color de relleno. Para aplicar un color diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno y elija un color en la paleta. 2 - FORMATO DE NUMEROS Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. Haga clic en el botn del formato que desee. Para seleccionar un formato de nmero, de fecha o de hora diferente, haga clic en Celdas en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Nmero. Para ver Puntos para separar los millares Smbolos de moneda Nmeros como porcentajes Pocos dgitos detrs del separador Mas dgitos detrs del separador 3 - FORMATOS PARA FECHAS Y HORAS Para presentar das, meses y aos, incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato. Si utiliza una "m" inmediatamente detrs del cdigo de formato "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del cdigo "ss", Microsoft Excel presentar los minutos en lugar de presentar el mes. Haga clic en Estilo millares Estilo de moneda Estilo porcentual Reducir decimales Aumentar decimales
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Inst. Pre-Universitario Escuela de Comercio Libertador General San Martn Para ver Los meses como 1-12 Los meses como 01-12 Los meses como ene.-dic. Los meses como enero-diciembre Los meses como la inicial de cada mes Los das como 1-31 Los das como 01-31 Los das como lun.-sb. Los como lunes-sbado Los aos como 00-99 Los aos como 1900-9999 Use este cdigo de formato M mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd aa aaaa
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Para presentar horas, minutos y segundos, incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato. Para ver Las horas como 0-23 Las horas como 00-23 Los minutos como 0-59 Los minutos como 00-59 Los segundos como 0-59 Los segundos como 00-59 Las horas como 4 a.m. La hora como 4:36 p.m. La hora como 4:36:03 p. Use este cdigo de formato h hh m mm s ss h a.m./p.m. h:mm a.m./p.m. h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas; por [h]:mm ejemplo, 25:02 El tiempo transcurrido en minutos; [mm]:ss por ejemplo, 63:46 El tiempo transcurrido en segundos [ss] Fracciones de segundo h:mm:ss.00
Mostrar u ocultar los valores cero en toda una hoja de clculo 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Ver. 2. Para presentar valores cero (0) en las celdas, seleccione la casilla de verificacin Valores cero. Para ver los valores de cero como celdas en blanco, desactive la casilla de verificacin. Mostrar frmulas o resultados de frmulas en una hoja de clculo 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Ver. 2. Para presentar frmulas en las celdas, seleccione la casilla de verificacin Frmulas.
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Para presentar los resultados de la frmula, desactive la casilla de verificacin. Dar formato de texto a nmeros Debe darse formato de texto a las celdas antes de introducir nmeros. 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En el men Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Nmero. 3. En el cuadro Categora, haga clic en Texto. 4. Introduzca los nmeros en las celdas a las que se ha asignado formato.
TRABAJAR CON FORMULAS

Sintaxis de la frmula Una frmula comienza por un signo igual (=), seguido del clculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente frmula resta 1 de 5. A continuacin, se presenta en la celda el resultado de la frmula. =5-1 Referencias de celda La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula. =B15*5 Operadores de clculo de las frmulas Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos. Operador aritmtico Significado Ejemplo + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3)
Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (distinto) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1
El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto. Operador de texto Significado Ejemplo
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& (y comercial)
Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo.
Viento&norte genera "Vientonorte"
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos. Operador de referencia Significado Ejemplo :(dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola. Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias. B5:B15
; (punto y coma) (un espacio)
SUMA(B5:B15;D5:D15)
SUMA(B5:B15 A7:D7) En este ejemplo, la celda B7 es comn a ambos rangos. Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas Operador
: (dos puntos), (coma) (un espacio) % ^ *y/ +y & = < > <= >= <>
Descripcin
Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas (concatenacin) Comparacin de texto
Copie los siguientes Datos: La planilla de la Figura 1 muestra el caso ms simple de planilla de clculo. Permite calcular la existencia actual de un artculo sabiendo cunto haba antes, cuanto entr y cunto sali.
Figura 1. Una planilla de clculo: La tpica regla del almacenero
Aunque es muy sencilla, esta planilla tiene todos los elementos de una planilla de clculo: En la primera fila y en la celda A2 hay datos tipo texto. En las celdas B2, C2, y D2 hay datos numricos. En la celda E2 hay una frmula.
La frmula de la celda E2 es lo que hace que esta planilla sea una planilla de clculo. La cantidad que aparece en esta celda la calcula automticamente el programa. Si quisiramos calcular a mano la existencia actual con los datos que aparecen en la Figura 1, tendramos que hacer la siguiente cuenta: 450 (anterior) + 100 (entrada) 275 (salida)
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La frmula que, escrita en la celda E2, hace esta operacin es:
=B2+C2-D2
Mensajes de error En algn momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realizacin de una frmula y que sta intente realizar clculos con datos errneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un nmero en C2, por lo que Excel devolver un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa: #DIV/0! Se est intentando dividir un nmero entre 0 #N/A Valor no disponible #NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce #NULO! Interseccin no vlida de dos reas #NUM! Nmero utilizado de forma incorrecta #REF! Referencia no vlida a una celda #VALOR! Operando o argumento errneo ####### Columna demasiado estrecha para ver los datos En el Ejemplo anterior, donde la frmula dice B2 ms C2, Excel entiende que debe sumar el valor que hay en B2 ms el valor que hay en C2. El signo = inicial es lo que indica al programa que debe hacer el clculo. Cuando en una frmula aparecen las coordenadas de otra celda, se dice que hay una referencia a esa celda. La frmula anterior contiene, entonces, referencias a otras tres celdas.
RECLCULO AUTOMTICO: Automticamente, la celda E2 mostrar el nuevo saldo. Esto es lo que se llama rectngulo automtico de la planilla: cuando se modifica algn dato, se actualizan todos los datos que dependan de l. ENTENDIENDO LAS FRMULAS La planilla de la Figura 2 es ms o menos como la de la Figura 1, pero extendida a toda una lista de artculos.
Figura 2. Una planilla como la de la Figura 1, pero extendida a varios artculos.
La frmula para el clculo de las existencias actuales no hay que escribirla tantas veces como artculos haya. Se escribe una sola vez y se extiende al resto de la columna:
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Figura 3. La cruz fina: el puntero de estirar
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Esto, que se tarda mucho ms contarlo que en hacerlo, es lo que llamamos extender una frmula. CMO ES UNA FRMULA ESTIRADA ?? Por qu funciona esto? Cmo es que una frmula en E2 puede aplicarse al resto de la columna? Es muy fcil. La frmula que escribimos en E2 es =B2+C2-D2. La frmula que apareci en E3, luego de estirar, es = B3+C3-D3.
Ambas frmulas tienen la misma forma: la primera hace con los datos de la fila 2 lo mismo que la segunda con los datos de la fila 3. Para decirlo ms tcnicamente, los datos de la primera frmula ocupan la misma posicin relativa que los datos de la segunda. Cuando se estira una frmula, Excel ajusta las referencias a las celdas para mantener estas posiciones relativas.
En la mayora de los casos se da esto: las frmulas a lo largo de toda una fila o toda una columna se pueden obtener escribindolas una sola vez y luego extendindolas con el puntero de estirar. Sin embargo, hay por lo menos una excepcin y es la que se explica en el siguiente ejemplo.
LA SUMATORIA En la planilla de la Figura 7 aparece una formula nueva: la sumatoria.
Figura 7. Esta planilla usa una frmula especial para el clculo del total: la sumatoria. Comenzamos escribiendo los datos tipo texto y los valores de la columna B, exceptuando el total. ste lo ingresamos mediante un procedimiento especial: 1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, el rango B2:B8. Es decir, los valores a sumar y una celda ms para alojar el total. 2. Hacemos un clic en el botn Autosuma (Figura 8).
Figura 8. El botn Autosuma. Sirve para calcular totales.

INFORMATICA III
Luego de esto debe aparecer una frmula en la celda B8, la ltima celda seleccionada. sta frmula es una sumatoria (Figura 9), una de las muchas funciones especiales que incluye Excel.
Figura 9. La funcin sumatoria que calcula el total.
EL PORCENTAJE Ahora hay que escribir una frmula adecuada que diga qu porcentaje del total de gastos representa cada uno. Es fcil en la celda C2 debe ingresarse esta frmula: =B2/B8, que calcula la relacin entre el primer gasto (B2) y el total (B8). Esta frmula debe extenderse ahora a toda la columna: El resultado ser lo que aparece en la Figura 10, si crea que algo no estaba del todo bien, tena razn.
Figura 10. La planilla, luego de extender la frmula que calcula el porcentaje. Algo no sali bien. Efectivamente, en la familia de copias que se pretende obtener, cada frmula divide un gasto distinto (el da de cada mes). Pero todos estos gastos deben dividirse por el mismo total. Debi haberse colocado en signo $ para fijar la coordenada del gasto total. La frmula correcta es sta: =B2/$B$8. Un truco para colocar el signo $ en forma ms prctica y rpida es digitar F4 luego de escribir B8. La Referencia relativa de B8, se transforma en Referencia Absoluta, si situamos el punto de insercin en alguna parte de B8 y presionamos la tecla F4, automticamente Excel crea una referencia absoluta como sigue =B2/$B$8 Hecha la modificacin en la celda C2, debe repetirse la extensin al resto de la planilla. Ahora, sta deber verse como en la Figura 11.
Figura 11. La planilla, luego de extender la nueva frmula de porcentaje. Es necesario que todas las referencias a la Celda B8 permanezcan inalterables al copiar la frmula. Para ello es necesaria una referencia absoluta a esa celda.
INFORMATICA III
La Referencia Absoluta especifica la direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. $B3 es una referencia mixta, porque tiene una referencia absoluta a la columna y una referencia relativa con respec-to a la fila. Tambin C$2 es una referencia mixta, donde se mantiene inalterable la fila mientras la columna variar al copiar la frmula en celdas pertenecientes a otras columnas. La frmula en el ejemplo se ingres en C3 y se la copi en el bloque C3:E6 Para tener en cuenta:
Sabas que para copiar los formatos se hace clic en luego de seleccionar la celda de la que se quiere el mismo formato? Se posiciona al principio de las celdas a las que se quiere copiar formato y con el cursor transformado en una escobita selecciono las celdas que deben tener el mismo formato copiado.
Ya la estudiaste??.
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USAR FUNCIONES PARA CALCULAR VALORES Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos por medio de valores especficos denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado.
El uso de funciones simplifica al mismo tiempo que potencia las posibilidades en cuanto a clculo que ofrece la planilla. Por ejemplo: si nos piden calcular el total gastado en una semana y tenemos como datos los gastos diarios, deberamos crear una formula como la siguiente:
En lugar de dicha frmula, puede utilizarse la funcin SUMA as:
La sintaxis de una funcin comienza por su nombre, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, debe ir precedida por un signo igual (=). En general, las funciones mantienen la siguiente sintaxis: n NOMBRE( argumento1, argumento2,...,argumento ) NOMBRE se refiere a la denominacin de una funcin. Cada funcin tiene un conjunto de argumentos vlidos, los cuales deb en ingresarse respetando el orden preestablecido. Los argumentos pueden ser: valores numricos, alfanumricos, direcciones de celdas, valores lgicos, etc., e incluso otras funciones. En el ltimo caso, se dice que las funciones estn anidadas. Los argumentos se separan por comas. Los parntesis indican dnde comienzan y dnde terminan los argumentos. La mayora de las veces es conveniente seleccionar la opcin Funcin del men Insertar, o bien seleccionar el icono de la barra de herramientas estndar, para que aparezca el cuadro de dilogo que se observa a la izquierda. Una vez elegida una de las funciones de la lista, se visualiza un asistente que generalmente presenta una descripcin ms detallada. Para cada argumento de la funcin existe un cuadro de texto como el siguiente:
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Funciones Estadsticas PROMEDIO(num1;num2;...): Devuelve la media aritmtica de los valores en el parntesis. Promedio de celdas Calculemos el promedio, para ellos escribiremos en la celda H2 la frmula: =PROMEDIO(A2:G2) y luego presionaremos <Enter>. Esta formula se leera como: promediar las celdas comprendidas entre B2 y D2. MAX(num1;num2;...): Devuelve el mximo valor de entre los contenidos en el parntesis. Tambin se puede calcular el mximo de un rango. Mximo Para calcular la nota mxima de entre las 7 notas, podramos escribir directamente en la celda H2 la frmula =MAX(A2:G2). Pero supongamos que desconocemos la frmula para calcular el mximo. Entonces deberemos proceder de la siguiente manera: 1. Nos ubicamos sobre la celda en la cual queremos calcular una frmula 2. Presionamos el botn frmula 3. Aparecer una ventana donde elegiremos a la izquierda la categora de nuestra frmula y a la derecha seleccionaremos la frmula que deseamos usar y presionamos Aceptar. Si no conocemos la categora ponemos la categora todas, y buscamos la formulas en el listado de la derecha, las cuales estn ordenadas alfabticamente.
4. Seleccionaremos los rango (celdas sobre las cuales operar) presionando el botn indicado en la figura
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5. Volvemos a la planilla Excel y seleccionamos el rango de celdas que deseamos ocupar y presionamos Enter.
6. Volveremos a la ventana de dilogo y presionamos el botn Aceptar para terminar la operacin.
MIN(num1;num2;...): Para calcular el Mnimo podemos proceder de la misma manera que para el Mximo. CONTAR(argumento1,argumento2,.., argumento30): Funcin Estadstica que cuenta el nmero de celdas que contienen valores numricos. Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los que son valores de error o bien un texto que no puede traducirse a nmeros, se pasan por alto:
Introducir una frmula que contenga una funcin 1. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Modificar frmula en la barra de frmulas. 3. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. 4. Haga clic en la funcin que desee agregar a la frmula. Si la funcin no aparece en la lista, haga clic en Ms funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. 5. Introduzca los argumentos. 6. Una vez completa la frmula, presione ENTRAR.
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Funciones Lgicas SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso): Devuelve un valor si la condicin especificada en prueba_lgica es cierta y otro valor distinto si es falsa. Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...): Devuelve el valor VERDADERO si todos los argumentos del parntesis lo son y FALSO en cuanto alguno de ellos lo sea. O(valor_lgico1;valor_lgico2;...): Devuelve el valor VERDADERO si alguno de los argumentos lo es, y FALSO slo si todos son falsos. NO(valor_lgico): Devuelve VERDADERO si valor_lgico es falso y devuelve FALSO si valor_lgico es verdadero.
Funciones de texto CONCATENAR(texto1;texto2;...): Concatena varios textos en uno slo. EXTRAE(texto;posicin_inicial;num_de_caracteres): Devuelve un nmero especfico de caracteres, comenzando en la posicin de texto que especifica posicin_inicial. LARGO(texto): Devuelve la longitud de una cadena de texto. REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;num_de_caracteres;texto_nuevo): Reemplaza parte de texto original con parte de texto nuevo desde la posicin num_inicial y con la longitud indicada por num_de_caracteres.
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TRABAJAR CON GRAFICOS Excel dispone de una gran variedad de grficos que nos permite elegir el ms adecuado a la informacin que deseemos representar. En la siguiente figura tienes indicados los elementos fundamentales de un grfico.
Crear un Grfico Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico. 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen. 2. Haga clic en Asistente para grficos. 3. Siga sus instrucciones. Crear un grfico predeterminado en un solo paso El tipo de grfico predeterminado en Microsoft Excel es el grfico de columnas. Para crear una hoja de grfico que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y presione F11. Para crear un grfico incrustado que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y haga clic en Grfico predeterminado. Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico 1. Haga clic en el grfico que desea cambiar. 2. En el men Grfico, haga clic en Datos de origen y elija la ficha Rango de datos. 3. Asegrese de que se ha seleccionado la referencia completa en la casilla Rango de datos. 4. Seleccione en la hoja de clculo las celdas que contienen los datos que desea agregar al grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen.
Unidad II Planilla de Clculo Excel
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Cambiar rtulos de los ejes de categoras Para cambiar los rtulos del eje de categoras en la hoja de clculo, haga clic en la celda que contiene el nombre de rtulo que desea cambiar, escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR. Para cambiar los rtulos del eje de categoras en el grfico, haga clic en el grfico y despus en la opcin Datos de origen del men Grfico. En la casilla Rtulos del eje de categoras de la ficha Serie, especifique el rango de hoja de clculo que desea usar como rtulos. Tambin puede escribir los rtulos que desea usar, separados por comas; por ejemplo: Divisin A, Divisin B, Divisin C. Si escribe el texto del rtulo en la casilla Rtulos del eje de categoras, el texto del eje ya no estar vinculado a una celda de la hoja de clculo. Modificar los ttulos de ejes y grficos 1. Haga clic en el ttulo que desea cambiar. 2. Escriba el nuevo texto. 3. Presione ENTRAR. Restablecer los Vnculos entre Rtulos de Datos y Celdas 1. Si ha cambiado el texto del rtulo de datos en un grfico, el rtulo ya no estar vinculado a una celda de hoja de clculo. 2. Haga clic en un marcador de datos de la serie de datos asociada con los rtulos cuyos vnculos desea restablecer. 3. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Rtulos de datos. 4. Seleccione la casilla de verificacin Texto automtico. Nota : Para restablecer los vnculos entre los rtulos de datos y las celdas de hoja de clculo de todas las series de datos del grfico, haga clic en ste y elija Opciones de grfico en el men Grfico. En la ficha Rtulos de datos, seleccione la casilla de verificacin Texto automtico. Seleccionar un tipo de grfico diferente 1. 2. 3. 4.
5.
Haga clic en el grfico que desee cambiar. Para cambiar el tipo de grfico de una serie de datos, haga clic en la serie. Para cambiar el tipo de todo el grfico, no haga clic en ninguna parte del grfico. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico. En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, haga clic en un tipo de grfico.
Mtodo para seleccionar los elementos de un grfico Elija el grfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del grfico en la barra de herramientas Grfico y, a continuacin haga clic en el elemento que desee. Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilice las teclas de direccin.
INFORMATICA III
Para cancelar un borde mvil, presione ESCAPE.
Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico utilizando el Mouse 1. Haga clic en el elemento del grfico. 2. Para mover un elemento de un grfico, elija el elemento y arrstrelo a otra ubicacin. Cambiar los colores, tramas, lneas, rellenos y bordes de los grficos 1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar. 2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuacin, seleccione las opciones que desee. Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuacin, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura, Trama e Imagen. Variar colores en la misma serie de datos 1. Haga clic en la serie de datos que desee cambiar de color. 2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Opciones. 3. Active la casilla de verificacin Variar colores entre puntos o Variar colores de los sectores. 4. Luego haga clic en cada elemento de la serie para elegir el color que desee. Agregar una imagen al elemento de un grfico 1. Haga clic en el elemento del grfico al que desea agregar una imagen. 2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno , elija Efecto de relleno y, a continuacin, haga clic en la ficha Imagen. 3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen. 4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga la imagen y, a continuacin, haga doble clic en la imagen que desee. 5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee. Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos 1. Haga clic en la serie de datos que desea cambiar. 2. En el men Edicin, elija Borrar y, a continuacin, haga clic en Formatos. Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un grfico 1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en la ficha Tramas. 2. Para eliminar la imagen o el efecto de relleno y devolver al objeto el formato predeterminado, elija Automtica en rea. Para eliminar todo el formato, incluida la imagen o el efecto de relleno, elija Ninguna en rea. Cambiar los formatos de nmero en grficos 1. Para dar formato a los rtulos en un eje, haga doble clic en el eje correspondiente. Para dar formato a los rtulos de datos o a un rtulo de una lnea de tendencia, haga doble clic en el elemento 2. En la ficha Nmero, seleccione las opciones que desee.
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Cambiar la escala del eje de valores 1. Haga clic en el eje de valores que desee cambiar. 2. En el men Formato, haga clic en Eje seleccionado y elija la ficha Escala. 3. Seleccione las opciones que desee aplicar.
IMPRIMIR - ESTABLECER OPCIONES DE IMPRESIN Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados a la izquierda de la hoja de clculo; los encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen en la parte superior de las columnas en la hoja. 1. Haga clic en la hoja de clculo. 2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja. 3. Seleccione la casilla de verificacin Encabezados de filas y columnas. Imprimir rtulos de fila y columna en cada pgina 1. Haga clic en la hoja de clculo. 2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja. 3. Para repetir los rtulos de columna en cada pgina, haga clic en Repetir filas en extremo superior e introduzca las filas que contienen los rtulos. 4. Para repetir los rtulos de fila en cada pgina, haga clic en Repetir columnas a la izquierda e introduzca las columnas que contienen los rtulos. Imprimir las lneas de divisin de las celdas 1. Haga clic en la hoja de clculo. 2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja. 3. Haga clic en Lneas de divisin. CAMBIAR EL DISEO, LOS SALTOS DE PAGINA Y LOS MARGENES Imprimir un rea especfica de una hoja de clculo 1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina. 2. Seleccione el rea que desea imprimir. 3. Haga clic con el botn secundario en una celda incluida en la seleccin y haga clic en la opcin Establecer rea de impresin del men contextual. Sugerencia Puede agregar celdas adicionales a un rea de impresin en una vista previa de salto de pgina. Pocisione cursor en linea azul y estire la zona marcada, presionando el boton izquierdo del Mouse sin soltarlo. Quitar rea de impresin En el men Archivo, seleccione rea de impresin y haga clic en Borrar rea de impresin.
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Insertar un salto de pgina horizontal 1. Haga clic en el ttulo de la fila situada debajo de aqulla donde desea insertar un salto de pgina. 2. En el men Insertar, haga clic en Salto de pgina. Insertar un salto de pgina vertical 1. Haga clic en el ttulo de la columna situada a la derecha de aqulla donde desea insertar un salto de pgina. 2. En el men Insertar, haga clic en Salto de pgina. Mover un salto de pgina 1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina. 2. Arrastre el salto de pgina a su nueva ubicacin. Quitar saltos de pgina 1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina. 2. Para quitar un salto de pgina horizontal o vertical manual, haga clic con el botn secundario en una celda situada bajo el salto horizontal o a la derecha del salto vertical y haga clic en la opcin Quitar salto de pgina del men contextual. Para quitar todos los saltos de pgina manuales, haga clic con el botn secundario en cualquier celda de la hoja de clculo y haga clic en la opcin Restablecer todos los saltos de pgina del men contextual. Sugerencia Tambin puede quitar saltos de pgina en vista previa de salto de pgina si los arrastra fuera del rea de impresin. Establecer los mrgenes de pgina 1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Mrgenes. 2. Introduzca el tamao de margen que desea en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Sugerencia Para comprobar cmo afectarn los mrgenes de pgina al documento impreso, haga clic en Vista preliminar antes de realizar la impresin. Para ajustar los mrgenes en la vista previa, haga clic en Mrgenes y arrastre los controladores. CAMBIAR LOS ENCABEZADOS Y LOS PIES DE PGINA Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina 1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja. 2. Seleccione la casilla de verificacin Encabezados de filas y columnas. Crear encabezados y pies de pgina personalizados 1. En el men Ver, haga clic en Encabezado y pie de pgina. 2. Para basar un encabezado o un pie de pgina personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de pgina en las casillas Encabezado o Pie de pgina, respectivamente. 3. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina.
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4. Haga clic en las casillas Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha y en los botones para insertar la informacin de encabezado o pie de pgina, como el nmero de pgina, que desea incluir en la seccin. 5. Para introducir texto adicional en el encabezado o el pie de pgina, escrbalo en las casillas Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha. Para iniciar una lnea en una de las casillas de seccin, presione ENTRAR. Cambiar el nmero de pgina de la primera pgina 1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Pgina. 2. En la casilla Primer nmero de pgina, escriba el nmero que debe aparecer en la primera pgina de la hoja de clculo. Si desea que Microsoft Excel numere automticamente las pginas de la hoja, escriba la palabra Automtico en esta casilla.
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BASES DE DATOS: Los programas de Hoja de clculo permiten, en general, la creacin de bases de datos no demasiado complejas, formadas por: Registros: cada uno de los elementos o entidades sobre los que la base muestra informacin. En una base de datos sobre los empleados de una empresa, cada empleado ocupar un registro; en una base de datos que recoja las facturas expedidas, cada factura ser un registro, etc. En una base de datos confeccionada en Excel (o en cualquier programa de hoja de clculo), los registros se disponen en filas contiguas: cada registro en una fila diferente. Campos: cada uno de los datos o unidades de informacin que la base incluye en relacin con las entidades o elementos de que se trate. En el caso de la base sobre empleados de una empresa, podran ser campos a incluir: nombre, apellidos, DNI, N de afiliacin de Obra Social, etc. En estas bases de datos, los campos se disponen en columnas. En la primera celda de cada columna se escribe el nombre del campo (DNI, n de afiliacin, etc.). EJEMPLO
Nombre Jorge Marisa Eulalio
Apellidos Torres Garca Santos Alcal Artigues Lpez
DNI 40.001.234 42.213.450 43.219.098
N de afiliacin 071234567 075469817 071793258
Categora prof. 4 2 1
L as principales ventajas de realizar bases de datos en Excel y no en Access (o en otro programa de gestin de bases de datos) son: Resulta ms fcil crear la base en Excel que en Access A efectos de realizacin de clculos y de anlisis numrico de los datos Excel dispone de ms herramientas. No obstante, cuando la base de datos a crear es ms compleja es preferible utilizar el Access (u otro gestor de bases de datos) e importar sus datos desde Excel cuando se quieran analizar. ORDENAR:
ORDENAR BASES DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL, POR MS DE UN CAMPO
Objetivo: Partiendo de la base de datos abajo representada, vamos a realizar una ordenacin respecto de los campos: Categora, precio y cantidad. Para hacer este tipo de ordenaciones, tenemos que tener presente que los campos tienen que estar en la hoja de clculo de izquierda a derecha, sino no lo va a reconocer bien. Ventajas: Con este comando tenemos la posibilidad de realizar ordenaciones simultneas cuando los campos de la izquierda se repiten en un solo paso y sin modificar la estructura de la base de datos a la que corresponden.
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INICIO. Base de datos que vamos a ordenar.
1. Vamos al men Datos y Ordenar.
2. Nos aparece este cuadro de dilogo. 3. De arriba a abajo seleccionamos los campos que va a ordenar de izquierda a derecha. 4. Tambin podemos indicar si queremos esta organizacin: Ascendente o descendente. En nuestro caso seleccionamos Ascendente. 5. Por ltimo dejamos seleccionada la opcin de S a El rango de datos tiene fila de encabezamiento, ya que en la primera fila tenemos la descripcin de los campos. 6. Pulsamos Aceptar.
RESULTADO. Comprobar que ha realizado una ordenacin, sobretodo en los primeros registros, sino hubiramos ordenado por los tres campos los dos primeros estaran invertidos, ya que en la base de datos original estaban colocados de manera inversa.
FILTROS:
FILTROS EN BASES DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL
Vamos a ver el funcionamiento bsico de las listas y los filtros. Un filtro es una orden que damos a Excel para que extraiga de una lista de datos, aquellos que cumplan una o unas condiciones determinadas. Por ejemplo, podemos tener una lista con miles de artculos
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y saber qu artculos valen ms de 100 dlares, o cuantos artculos se vendieron entre una fecha y otra. Para probar los filtros automticos, crearemos una sencilla lista como la que se muestra: - Selecciona todo el rango A1:D7 y accede a Datos - Filtro - Autofiltro. Aparecern unas flechas desplegables en las cabeceras de las columnas. Si despliegas una de las listas, y eliges alguna opcin, vers que slo se seleccionan los registros que cumplen esa opcin. En nuestro caso, slo se repiten dos datos: el registro 4 y el 5, tienen el mismo precio, por lo que podemos probar el funcionamiento de los filtros eligiendo de la columna Precio, el valor 15. Para volver a visualizar todos los registros, debemos abrir la lista que tengamos filtrada (su flecha aparecer en color azul), y elegir la opcin Todas. Podemos tambin elegir dos o ms criterios abriendo varias listas de varias columnas. Los datos se irn filtrando.
Autofiltro personalizado - Abre la lista de la columna Stock y prepara los dos primeros campos como sigue: Podemos utilizar los operadores Y y O para realizar una consulta de forma que se cumplan los dos criterios (operador Y) o bien que slo se cumpla uno de ellos (operador O).
Para desactivar las listas desplegables del autofiltro, debemos hacer lo mismo que hicimos al crearlo (Datos - Filtro - Autofiltro). En la siguiente ilustracin, hemos utilizado el filtro normal para seleccionar las empresas de la provincia de Valladolid, y el filtro personalizado al mismo tiempo para seleccionar las que han tenido unas ventas superiores a 12.000 $ .
SUBTOTALES: Sea la planilla que se muestra a continuacin (crearla y guardarla como EJEMPLOSUBTOTALES):
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INFORMATICA III
Supongamos que queremos obtener el total de importes obtenidos por cada vendedor, es decir, los importes subtotales por cada vendedor). Para ello procedemos del siguiente modo: 1. Ordenar la planilla de acuerdo a la columna segn la cual se desean obtener los subtotales (en este caso segn la columna VENDEDOR) y en sentido ASCENDENTE. 2. Ubicar el cursor en cualquier celda de la lista -> DATOS/SUBTOTALES (aparece el cuadro de SUBTOTALES) -> indicar el campo a travs del que se subtotaliza, para ello: donde dice Para cada cambio indique VENDEDOR donde dice Usar Funcin indique SUMA donde dice Agregar Subtotal a, debe quedar marcado solamente IMPORTE (es la columna a travs de la cual queremos obtener subtotales) ACEPTAR -> aparecer la planilla de subtotales como se muestra a continuacin.
Manejo de SUBTOTALES La planilla que se obtuvo muestra los SUBTOTALES propiamente dicho, pero adems aparecen unos controles sobre el lado izquierdo y arriba (destacados en la figura con un rectngulo gris). Estos controles permiten contraer o expandir la planilla, mostrando distintos niveles de informacin. Ocurre que una planilla con subtotales puede aparecer con tres niveles de detalle distintos: Botn 1 -> muestra solamente el total general (hacer) Botn 2 -> muestra el total general y los subtotales por vendedor (hacer). Botn 3 -> muestra toda la planilla (hacer). Los botones + y permiten expandir o contraer los grupos. As por ejemplo, si estamos en el nivel 2 (realizar) y hacemos clic en el botn + de MONTAA, se obtendr la informacin correspondiente a ese vendedor (realizar). Haciendo clic en el botn -, se restaura la vista anterior (hacer). Guardar las modificaciones realizadas, con el mismo nombre. Eliminar SUBTOTALES:
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INFORMATICA III
Si tenemos una planilla con SUBTOTALES y queremos eliminarlos, procedemos del siguiente modo:
Ubicar el cursor en cualquier celda de la lista con subtotales DATOS/SUBTOTALES (aparece el cuadro de SUBTOTALES) clic en Quitar todos (con esto, la planilla vuelve a su estado original).
FORMULARIO:
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CONTENIDO
TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CLCULO .................................................................................................. 1 SELECCIONAR Y MOVERSE POR UN LIBRO .................................................................................................... 2
Moverse y desplazarse por una hoja de clculo ................................................................. Error! Bookmark not defined. Cambiar a otra hoja en un libro ........................................................................................................................................2 Seleccionar hojas de un libro ............................................................................................................................................2 Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas ...............................................................................................................3
ADMINISTRAR HOJAS DE CALCULO ................................................................................................................ 3

Insertar una hoja de clculo..............................................................................................................................................3 Mover o copiar hojas en diferentes libros .........................................................................................................................3 Mover o copiar hojas de un libro ......................................................................................................................................3 Eliminar hojas de un libro.................................................................................................................................................3 Cambiar de nombre a una hoja .........................................................................................................................................3
EDICIN ............................................................................................................................................................................. 4 ABRIR ...................................................................................................................................................................... 4

Abrir un libro ....................................................................................................................................................................4 Abrir varios libros simultneamente .................................................................................................................................4
GUARDAR ............................................................................................................................................................... 4
Guardar un libro existente ................................................................................................................................................4 Guardar una copia del libro..............................................................................................................................................4 Cerrar un libro ..................................................................................................................................................................4
BUSCAR.............................................................................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

Buscar archivos especficos ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
INTRODUCIR DATOS EN CELDAS DE LA HOJA DE CLCULO...................................................................... 5

Introducir nmeros, texto, una fecha o una hora ..............................................................................................................5 Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez .......................................................................................................5 Introducir o modificar los mismos datos en mltiples hojas de clculo ............................................................................5 Tipos de series que puede rellenar Microsoft Excel ..........................................................................................................5 Cancelar o deshacer una entrada .....................................................................................................................................6 Introducir fechas y horas ..................................................................................................................................................6 Introducir texto .................................................................................................................................................................6
MODIFICAR LOS DATOS DE LAS HOJAS DE CALCULO ................................................................................. 7

Modificar el contenido de celdas.......................................................................................................................................7 Borrar contenido, formato o comentarios de las celdas ....................................................................................................7 Deshacer errores...............................................................................................................................................................7 Separar texto en celdas .....................................................................................................................................................7
INSERTAR, COPIAR Y MOVER CELDAS Y DATOS........................................................................................... 7

Mover o copiar celdas enteras ..........................................................................................................................................7 Mover o copiar caracteres en una celda ...........................................................................................................................8 Copiar slo valores, frmulas, comentarios o formatos de celdas ....................................................................................8 Copiar una seleccin a varias ubicaciones .......................................................................................................................8 Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes ..............................................................................................8 Impedir que las celdas en blanco sustituyan a los datos existentes ...................................................................................8 Cambiar filas de celdas a columnas o columnas a filas ....................................................................................................8
INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS ........................................................................................................ 9

Insertar celdas vacas........................................................................................................................................................9 Insertar filas ......................................................................................................................................................................9 Insertar columnas..............................................................................................................................................................9 Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes ..............................................................................................9
FORMATO DE HOJAS DE CALCULO .......................................................................................................................... 9 FORMATO DE TEXTOS Y CELDAS ..................................................................................................................... 9

Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra ...................................................................................................9 Cambiar el tamao, fuente, color u otro formato del texto ..............................................................................................10 Mostrar varias lneas de texto dentro de una celda.........................................................................................................10 Aplicar bordes a celdas ...................................................................................................................................................10 Sombrear celdas con colores slidos ..............................................................................................................................10
FORMATO DE NUMEROS, FECHAS Y HORAS ................................................................................................ 10

Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros .....................................................................................10
Cdigos bsicos de formato de nmero ............................................................................. Error! Bookmark not defined. Formatos para fechas y horas ......................................................................................................................................... 10 Mostrar u ocultar los valores cero en toda una hoja de clculo ..................................................................................... 11 Mostrar frmulas o resultados de frmulas en una hoja de clculo ................................................................................ 11 Dar formato de texto a nmeros...................................................................................................................................... 12
TRABAJAR CON FORMULAS ...................................................................................................................................... 12

Sintaxis de la frmula ..................................................................................................................................................... 12 Referencias de celda ....................................................................................................................................................... 12 Operadores de clculo de las frmulas ........................................................................................................................... 12 Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas.......................................................................... 13
USAR FUNCIONES PARA CALCULAR VALORES .......................................................................................... 13

Introducir una frmula que contenga una funcin .......................................................................................................... 18
TRABAJAR CON GRAFICOS ........................................................................................................................................ 22

Crear un grfico ............................................................................................................................................................. 22 Crear un grfico predeterminado en un solo paso .......................................................................................................... 22 Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico .......................................................................................... 22 Cambiar rtulos de los ejes de categoras ...................................................................................................................... 23 Modificar los ttulos de ejes y grficos ............................................................................................................................ 23 Restablecer los vnculos entre rtulos de datos y celdas ................................................................................................. 23 Seleccionar un tipo de grfico diferente.......................................................................................................................... 23 Mtodo para seleccionar los elementos de un grfico .................................................................................................... 23 Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico utilizando el mouse ............................................................ 24 Cambiar los colores, tramas, lneas, rellenos y bordes de los grficos ........................................................................... 24 Variar colores en la misma serie de datos ...................................................................................................................... 24 Agregar una imagen al elemento de un grfico .............................................................................................................. 24 Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos ................................................................................. 24 Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un grfico ......................................................................... 24 Cambiar los formatos de nmero en grficos ................................................................................................................. 24 Cambiar la escala del eje de valores .............................................................................................................................. 25
IMPRIMIR......................................................................................................................................................................... 25 ESTABLECER OPCIONES DE IMPRESIN ....................................................................................................... 25

Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina ................................................................................................ 25 Imprimir rtulos de fila y columna en cada pgina......................................................................................................... 25 Imprimir las lneas de divisin de las celdas ................................................................................................................... 25
CAMBIAR EL DISEO, LOS SALTOS DE PAGINA Y LOS MARGENES ........................................................ 25

Imprimir un rea especfica de una hoja de clculo ....................................................................................................... 25 Quitar rea de impresin ................................................................................................................................................ 25 Insertar un salto de pgina horizontal ............................................................................................................................ 26 Insertar un salto de pgina vertical ................................................................................................................................ 26 Mover un salto de pgina ................................................................................................................................................ 26 Quitar saltos de pgina ................................................................................................................................................... 26 Establecer los mrgenes de pgina ................................................................................................................................. 26
CAMBIAR LOS ENCABEZADOS Y LOS PIES DE PGINA ............................................................................. 26

Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina ................................................................................................ 26 Crear encabezados y pies de pgina personalizados ...................................................................................................... 26 Cambiar el nmero de pgina de la primera pgina....................................................................................................... 27
ii

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Unidad I Planilla de Clculo Excel

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Cuadro de Nombres Barra de Frmulas

Barra de Herramientas Minimizar , Restaurar, Cerrar libro de Excel, Barra de Ttulo

rea de Trabajo Barra de Desplazamiento en hoja actual

Desplazamiento entre hojas

TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CLCULO

Unidad I Planilla de Clculo Excel

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elija Seleccionar todas las hojas en el men contextual.

Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas

ADMINISTRAR HOJAS DE CALCULO

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Abrir varios libros simultneamente

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15-ene, 15-abr 1994, 1995

15-jul, 15-oct 1996, 1997, 1998

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MODIFICAR LOS DATOS DE LAS HOJAS DE CLCULO

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FORMATO DE HOJAS DE CALCULO

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TRABAJAR CON FORMULAS

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Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo.

Viento&norte genera "Vientonorte"

; (punto y coma) (un espacio)

Figura 1. Una planilla de clculo: La tpica regla del almacenero

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La frmula que, escrita en la celda E2, hace esta operacin es:

Figura 2. Una planilla como la de la Figura 1, pero extendida a varios artculos.

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LA SUMATORIA En la planilla de la Figura 7 aparece una formula nueva: la sumatoria.

Figura 8. El botn Autosuma. Sirve para calcular totales.

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Figura 9. La funcin sumatoria que calcula el total.

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En lugar de dicha frmula, puede utilizarse la funcin SUMA as:

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