You are on page 1of 20

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

Formación contInua

ÍNDICE

I.

OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO? III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 1: DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTO ETAPA 2: SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIÓN DE OFERTAS ETAPA 4: EVALUACIÓN DE OFERTAS

ETAPA 5: ADJUDICACIÓN OFERTA 1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIÓN ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA .

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN “Entregar una visión amplia y general del proceso de Gestión de Abastecimiento presentando aspectos claves que permitirán mejorar la gestión y transparencia de su accionar” .

II. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO? Es la acción de buscar mejoras permanentes al realizar compras públicas utilizando los recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva. . con el propósito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la institución para su funcionamiento.

2. 3. “PROCESO DE ABASTECIMIENTO” Publicación  Resolución de  Adjudicación y  aviso a  proveedor  adjudicado  Formalización de la  compra  1 Selección del mecanismo de compra Llamado y recepción de ofertas 2 Elaboración  Bases de  Licitación  3 1.INICIO Dependerá  del  mecanismo  de compra  Definición de requerimiento III. Convenio  Marco  Licitación  Pública  Licitación  Privada  Compra  Directa  (excepción)  Evaluación de ofertas 4 Criterios de  Evaluación  Adjudicación oferta 5 Recibo de producto o servicio FIN 6 Garantía . 4. servicio  técnico y  satisfacción cliente  interno  Seguimiento y monitoreo de la compra 7 .

¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 1 1. 4. Realizar bases de Licitación lo más precisas y claras. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea necesario. 3. Definición de requerimiento 2. Utilizar el formulario en la Web cuando se realice un RFI (preguntar a proveedores por información).IV. . Hacer partícipe a quienes necesitan bienes o servicios claves en la organización. Especificar lo mejor posible lo que deseo comprar y para qué lo deseo.

Sistema pensado especialmente en compras habituales. 3. 10 del reglamento. Se deben planificar los tiempos de la licitación y respetarlos. Es un llamado abierto. Art. La primera búsqueda debe realizarse por esta vía según la Ley. 2. 2. 1. 2. 1. Es la regla general según la Ley cuando el bien o servicio no se encuentra en Convenio Marco. 2.IV. 3. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? 1. 8 Ley de Compras Públicas y art. 3. 8 Ley de Compras Públicas y art. Importante fundar muy bien la resolución de esta compra. 10 del reglamento. . Art. También es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. cerrado o comprar directamente a un proveedor. 1. El procedimiento entrega amplias garantías de eficacia. Definir qué mecanismo utilizaremos ETAPA 2 Selección del mecanismo de compra 1. Puede ser abierto. No se pueden modificar las bases en este mecanismo. eficiencia y transparencia. En esta Licitación concursan sólo los proveedores invitados por la institución. 3.

En este caso el fundamento de la resolución que autoriza dicha contratación se referirá únicamente al monto de la misma. y ésta no supera las 100 UTM. 10 reglamento): Cuando el costo de evaluación de las ofertas resulta desproporcionado en relación al monto de la contratación.RECORDAR QUE UN TRATO DIRECTO PROCEDE (Art. Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM. Cuando habiendo realizado una licitación pública previa para el suministro de bienes o contratación de servicios no se recibieran ofertas o éstas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratación es indispensable para el organismo. Esto lo debe determinar cada institución por medio de un procedimiento interno (aprobado por Resolución). .

Verificar el cumplimiento de todos los hitos del proceso. Los tiempos dependerán del mecanismo de compra elegido. Contacto con proveedores anterior al cierre de la compra. Llamado y recepción de ofertas 3. De esta forma llegarán más ofertas. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? 1. 4. Respetar los tiempos. Revisar que las bases se ajusten a lo solicitado. 2. ETAPA 3 .IV.

3. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado. 4. Evaluar las ofertas sólo según los “Criterios de Evaluación” establecidos en las Bases de Licitación.IV. tanto en la forma como en el fondo. Evaluación de ofertas 2. creando un cuadro comparativo de las ofertas. Hacer participar al usuario interno de la decisión de compra . ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 4 1. Definir si es necesario factores y subfactores para cada criterio. .

pago. garantías. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 5 1. establecer una comisión evaluadora de al menos 3 personas explicitada en las bases de licitación. 2. etc. En el caso de compras superiores a 1000 UTM o definidas como complejas. En esta etapa se cierra y decide a quién se comprará. Adjudicación oferta .IV. La adjudicación debe ser documentada y publicada oportunamente (Ver ejemplo letra A: Acta de Evaluación). 3. En esta etapa deben formalizarse los acuerdos de facturación. 4. servicio técnico.

EJEMPLO ACTA DE EVALUACIÓN PARTE I “DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIÓN ACTA DE EVALUACIÓN ID Nº 1386-11079-LE08 Tipo de Reunión:   Fecha:   Hora:   Lugar: Evaluadores Adjudicación a Proveedores.1.2009 12:00 hrs Oficina 7º piso –Jefe ChileCompra EducaciónDCCP •Viviana Barrios •Patricio Martínez •Adolfo Muñoz .04. Adquisición Nº 138611079-LE08 “CAPACITACIÓN EN COMPRAS PÚBLICAS” 03.

000.989.44444.000.8xx .cc-k Capacitación  en compras  públicas  Formación  en  SI 8.000.PARTE II “CUADRO OFERTAS PRESENTADAS” Nombre Empresa RUT Producto Solicitado Descripción del Producto Presenta Oferta (sí o no) .000.- 15 30 % materia  de  Gestión  de Abastecimiento    . Valor oferta (pesos chilenos) Años Experiencia empresa en el rubro Porcentaje de Profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento EMPRESA A 79. 10 60 % materia  de  Gestión  de Abastecimiento  EMPRESA B 45.0 Capacitación  en compras  públicas  Formación  en  SI 10.

  .PARTE III “CRITERIOS DE EVALUACIÓN” CRITERIOS 1. Experiencia en el rubro 3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento PONDERACION 40% 30% 30% Si la naturaleza del bien exige la necesidad de especificar aún más los  criterios. usted puede definir “Factores” y “Subfactores” para cada uno. Precio 2.

  .000. “CUADRO PONDERACIÓN OFERTAS PRESENTADAS” Valor Oferta (pesos chilenos) Años experiencia en el rubro % de profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento Puntos asignados: Valor oferta (pesos chilenos) Puntos asignados: Años experiencia en el rubro Puntos asignados: % de profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento 80 x 30% 40 x 30% Total puntaje: Nombre Empresa EMPRESA A EMPRESA B 10. “NO OLVIDAR SUBIR AL SISTEMA ESTE CUADRO DE PONDERACIÓN DE OFERTAS ACOMPAÑADO DE LA  RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN”.- 10 15 60 % 30 % 80 x 40% 100 x 40% 50 x 30% 70 x30% 71 pts.CRITERIO 1: Precio 40 % Los precios serán evaluados según: CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 % De acuerdo a la experiencia en el rubro las ofertan tendrán los siguientes puntajes: Precio  Precio  mínimo  ofertado  Segundo  precio   mínimo  ofertado  Resto de  precios   mínimos  ofertados  Puntos  100  CRITERIO 3: Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento 30 Los profesionales que presten el servicio y tengan diplomado tendrán un puntaje de: Tramos 80  Entre 01 y hasta 05 años Entre 06 y hasta 10 años Entre 11 y hasta 15 años 20  Más de 15 años No informa Puntos 35 50 70 100 0 Tramos Entre 80 y 100 %  Entre 50 y 79 %  Entre 20 y 49 %  Entre 1 y 19 %  No informa  Puntos 100  80  40  10  0  PARTE IV: PROCESO DE EVALUACIÓN.000.000. 73 pts.8.000.

se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado. Firmas de responsables del proceso Viviana Barrios  Patricio Martínez  Adolfo Muñoz  .PARTE V: “CONCLUSIÓN Y ADJUDICACIÓN” Conforme a lo anterior. cumpliendo por tanto con los requisitos para su adjudicación.

2. soporte y servicio post venta. según el producto adquirido. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 6 1. Pago a 30 días seguidos desde la recepción conforme del producto. 3. Recibo de producto o servicio . Recordar que existe un tiempo antes de aceptar la factura y la compra. en el cual se debe revisar muy bien que el producto que se solicitó sea el que se requirió en las Bases de Licitación. Recordar colocar en las bases no sólo la necesidad de compra. sino instalación. Recibo del bien o servicio según lo acordado en las Bases de Licitación.IV.

. Evaluación de los proveedores (Ej: cumplimiento en la entrega. Tener claro los mecanismos de garantías establecidos en las Bases de Licitación durante el tiempo que dure el contrato y hacerlos efectivos. servicio post venta. 2. 4. Seguimiento y monitoreo de la compra 3. Revisar periódicamente las fechas de término y renovación de contratos. etc). ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 7 1. calidad del producto. Ordenar y tabular la información relevante para futuras compras.IV.

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO Formación contínua .