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Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos Fecha de emisión: 10/02/2013

Código: ITCH-CA-PO-001
Revision: 2

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1. Propósito
Establecer el procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos del Sistema de GestiÓn de la Calidad del Instituto Tecnológico de Chihuahua. •

2. Alcance
Este procedimiento se utiliza para el Sistema de Gestion de la Calidad del Instituto Tecnológico de Chihuahua.

3. Definiciones
Controlador de documentos (CD): Miembro de la organización que con independencia de otras responsabilidaoes, tiene la responsabilidad de administrar y controlar los documentos del SGC. Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo declarado dentro del SGC Instituto Tecnológico de Chihuahua. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera interna en el SGC Ej. : Ley Federal del Trabajo. Documento No Controlado: Es toda copia en PAPEL de los documentos controlados SGC, a excepción del original.
Emisor: Es la Dersona que realiza o modifica un documento.

Formato: Es un documento de tercer nivel el cual se utiliza para generar registros dentro de la organización. ITCH: Instituto Tecnológico de Chihuahua. Lista Maestra de Documentos: Registro de calidad en donde se encuentran listados todos los documentos internos y externos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. Registro: Tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Representante de la Dirección (RD): Miembro de la organizacion que con independencia de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad de administrar el SGC del Instituto Tecnológico de Chihuahua. Revisor: Es la persona que verifica el cambio en los documentos.

Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original.

2. Elabora o Modifica Documento de la siguiente manera: 1. Elaboración de Documento. Descripción breve del porque es utilizado el documento.Procedimiento para la Elaboración y Cont« l de Documentos Fecha de emisión: 10/02/2013 ódigo: ITCH-CA-PO-001 ³ Revision: 2 Página 2 de 7 4. define el nombre con el que se da a conocer el documento. En caso de no ser necesario los anexos debe decir: No se requiere. 7. se incluyen los significados de las abreviaturas utilizadas. Se refiere a los documentos oe nivel superior que son referencia para la elaboración del documento.2. A lcance. Todo documento debe llevar el encabezado de acuerdo al Anexo 1 y el código se asignará de acuerdo al Anexo 2. Documentos de Referencia. etc.2. el Manual de Calidad. Todo procedimiento debe contener los siguientes apartado en este orden: 1. . 1. croquis. siendo documento de primer nivel. y como tercer nivel.3. 2. Propósito.2. En caso de hacer una modificación del documento actualizar el número de revisión y la fecha de emisión. diagramas. Niveles de documentación se visualizan de manera gráfica en el Anexo 3. Describe de manera clara. . Anexos.1. planos. párrafos con letra Arial 10. Descripción del procedimiento. Caracteristicas de edición: tamaño carta. Este recuadro contendrá la información del Anexo 4. de segundo nivel: procedimientos gobernadores. 1. operativos e instructivos de trabajo. Emisor detecta necesidad de emitir un nuevo documento o modificar alguno ya existente. fotografías. 1. D escribe e l ó rea (s s) d onde s e a pllica e l documento. Control de aprobación. los cambios hechos a un procedimiento deben resaltarse con letra tipo NEGRITA y permanecer asi hasta la siguiente revisión 1. secuencial y lógica las etapas. Registros. actividades y responsables de que se lleven a cabo.1. Cualquier información de soporte necesaria para utilización del documento tales como tablas.4.2. Definiciones. 6. títulos y subtitulos con letra Arial 12 en “negrita". orientación vertical. Actividad(es) 1. y alineación justificada e Responsable(s) " Emisor Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Se enlistan los términos necesarios para entender el documento.2. los registros. Se enlistan los formatos empleados para registrar la información que se desprende de las actividades. 4. Descripción del procedimiento Etapa(s) 1.

5. Se realizan respaldos de los documentos del SGC en Controlador de Documentos 4. Pública documentación. 2 2. En caso de aue el documento necesite corrección el Emisor es responsable de realizarlas. incluyendo formatos y su fecha de aplicación es considerada a partir de la firma de aprobación por la Dirección 5. La difusión y disponibilidad de la documentación es a través del portal del SGC. 5.2.1.1. En el caso de la elaboración de formatos. todas las hojas. El área de calidad cuenta con una carpeta con los documentos en archivos electrónico editables donde se realizan las actualizaciones.4.2. 3.Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos Código: ITCH-CA-PO-001 Revision: 2 Fecha de emisión: 10/02/2013 Página 3 de 7 interlineado sencillo. Las Copias No Controladas pueden ser impresas. puede diseñarse según las necesidades del área que lo emplea o de las necesidades de información a registrar. Responsable de Autorizar. . debe incluir el encabezado según se describe Anexo 1. Control de Documentos Controlador de Documentos Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original. verifica que cumpla con lo establecido en este procedimiento.2. Controlador de Documentos 5.4.3. 5. Cada vez que cambie o se actualice un documento. solo se guarda el original inmediato anterior sellado de obsoleto cada una de las hojas correspondientes. Revisor. si así lo necesite el usuario las cuales cuentan con la siguiente leyenda al pie de página: Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original. 2. las demás áreas deberán pedir el archivo electrónico editable cuando necesiten hacer alguna modificación. En caso de identificar algunas inconsistencias en los documento debe notificar al Emisor del documento para su correccion. Aprobación del cambio o del nuevo procedimiento. 2.1. Recepción del documento. Los formatos nuevos y modificados llevan la firma sobre Emisor.5. 1. y deoe llevar un espacio para la fecha en la que se captura la información dentro del mismo. 3. dicho documento se vuelve un documento obsoleto. Da de alta en el portal del SGC los Documentos actualizados en archivo con formato PDF una vez aprobados y los registra en la Lista Maestra de Documentos ITCH-CA-FO-001 4. Cada formato que se elabore para registrar informacion de las actividades que se llevan a cabo dentro del Instituto Tecnológico de Chihuahua. 4. En caso de que el procedimiento este correcto este es firmado por el Revisor y pasa al Responsable de Autorizar para su firma (ver Anexo 5) 2. 3. El Controlador de Documentos recibe la documentacion revisada y aprobada. 1.2. 2. Registra.3. Emisor presenta procedimiento nuevo o modificado al Revisor para que genere las observaciones necesarias.

Página: Se anotará el número consecutivo de las hojas utilizadas en el procedimiento.Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos Fecha de emisión: 10/02/2013 Código: ITCH-CA-PO-001 Revision: 2 Página 4 de 7 dispositivos de almacenamiento externos a los equipos de cómputo definidos para la administración de los 5.3. . Anexo 1. Responsable de COfTSéfVáP O Controlador de documentos " Código de ITCH-CA-FO-001 7.5. Este encabezado será colocado en todas las páginas del procedimiento. apartado 4. • 5. Nombre del documento Revisión : (c ) Fecha de emisión: (e) a) b) c) d) e) Página de: (d ) Nombre del documento: El nombre debe hacer referencia a la actividad propia a realizar. el tipo de letra es Arial 11 en negrita. Revisión: A partir de la primera revisión anotar “0". Manual de Calidad. “1" para la segunda y así sucesivamente. En el caso de documentos externos a la empresa. Código: Es la secuencia de letras y números asignados consecutivamente según ANEXO2. así como el número total de éstas. Documentos de referencia Nombre Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos. Código NMX-CC-9001-IMNC-2008 ITCH-CA-MC-001 Rey Registros Lista Maestra de Documentos Tiempo de Retención Hasta la siguiente modificación. Encabezado Todas las secciones del encabezado deben llenarse. el Controlador de Documentos debe mantenerse en contacto con los Jefes de Área o Dueños de Procesos para que la información que esta contenida en el portal del SGC sea la información correcta y actualizada. Fecha de emisión: dd/mm/aaaa Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original.2. Anexos.

. Estructura de la documentación del SGC del Instituto Tecnológico de Chihuahua Política d e calid ad 1er. Nlv el Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original. Tabla de codificación Clave Proceso Estratéoico ipo de documento Clave Consecutivo Clave ITCH Catálogos y manuales Nombre Propio Anexo 3.Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos Fecha de emisión: 10/02/2013 Código: ITCH-CA-PO-001 Revision: 2 Página 5 de 7 Anexo 2. Nlv el Objetiv o s d e c a udad 2d o Nlv el " Instiu ctivos ‹le Ti abajo 3er.

Procedimientos Operativos. Tabla de elaboración. Recuadro de control de aprobación Este recuadro se situará únicamente al pie de la última hoja del procedimiento. jefe de departamento o subdirectores según sea el caso. Revisó: Es la persona responsable del área. Director del ITCH Director del ITCH Subdirección del Proceso correspondiente Subdirección del Proceso correspondiente Formatos Director del ITCH del proceso correspondiente Instructivo de Trabajo. Se ‹compone de los siguientes apartados: Puesto Fecha: só ( ) Nombre Puesto Firma: Fecha: Motivo cambio BÓ ( ) Nombre Puesto Firma: Fecha: a) b) Emitió: Es la persona responsable del procedimiento. Nota: El documento deberá llevar la antefirma en el resto de las hojas del documento. . d) Motivo del cambio: Breve descripción Es la razón por la cual se modifica o se crea un documento. revisión y autorización de documentos Tipo de Documento Manual del SGC de la Calidad. Procedimientos Emite Comité de Innovación y Calidad Controlador de Documentos (CD) Quién realiza la actividad del proceso correspondiente Quién realiza la actividad Revisa Representante de la Dirección (RD) Representante de la Dirección (RD) Aprueba Director del ITCH Gobernadores.” Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos Fecha de emisión: 10/02/2013 Código: ITCH-CA-PO-001 Revision: 2 Página 6 de 7 Anexo 4. Anexo 5. Quién realiza la actividad del proceso correspondiente Subdirección del Proceso correspondiente Director del ITCH \ Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original. c) Autorizó: Director del ITCH o la persona con facultad (por medio de oficio de comisión) de atender los asuntos y la firma de documentos de la dirección.

H Cinthia Lucila Flores Pando REVISO M. Marco Antonio Calderón Espin‹›za .I. APRQBO M.A. Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado" a excepción del original.C. Francisco Mig el Cabanillas Beltrá Dire or del TCH Firma: ' Motivo dell Mejora de la doCumentaGión del SGC.l de Documentos Fecha de emisión: 10/02/2013 Código: ITCH-CA-PO-001 Revision: 2 Página 7 de 7 8.R.Procedimiento para la Elaboración y Cont‹. . Control de aprobación EMITIO M.

de revision Fecha de robación .Lista Maestra de Documentos Fecha de emisión: 16/05/2013 Código: ITCH-CA-FO-001 Revisión: 3 Página 1 de 2 Documentos lnternos Nombre del documento Fecha: Código No.