Zeitmanagement

Lutz F. Krebs

Was ist Management?
Management bedeutet…

• Eine strukturierte Vorgehensweise… • … mit dem Ziel der optimalen Nutzung
einer knappen Ressource und …

• … des kontrollierten Umgangs mit
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unvorhergesehenem Vorkommnissen

Das Problem mit der Zeit
• Zeit ist natürlich begrenzt wird aber als
dehnbar aufgefasst Ausnutzung geschult

• Es besteht ein Druck zur best-möglichen • Der Umgang mit der Zeit wird nicht
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Ursachen für Stress
• Nutzung der Zeit • Planung • Unvorhergesehenes
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• • • • •

Zeitverschwendung Mangelnde Effizienz Motivationsprobleme

Schlechte Zielsetzung Schlechte Zeitplanung

Zeitmanagement
4. Effizienz und langfristige Planung 3. Planung & Prioretisierung 2. Kalender zur Planung von Terminen 1. Listen und Notizen als Gedächtnisstütze
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Ziele dieses Kurses
• Problemerkennung • Methodik
• • • • • •
Übersicht gewinnen Ziele setzen Prioretisieren Planen Effizienz steigern Motivieren
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Diskussion
… … …

Was ist Euer grösstes Zeitproblem?

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Erkenntnisse
• Zeitplanung ist individuell • Zeitplanung sollte nicht selber Zeit • •
verschlingen Verbesserungen können graduell vorgenommen werden Es existiert eine grosse Auswahl an Methoden für jeden Schritt des Zeitmanagements
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Übersicht gewinnen
• Womit verbringe ich meine Zeit?
• • • •
Und für “Verwaltungsaufgaben”? Und für “Ausweichhandlungen”? Wie häufig wird meine Arbeit unterbrochen? Wie viel Zeit verwende ich für nicht ziel-gerichtete Handlungen?

Wo kann ich durch bessere Planung zielstrebiger sein? Wo kann ich meine Effizienz steigern?
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Übersicht gewinnen
Methoden:

• Zeitnutzungsstudie • Häufigkeits-Analyse • Log-Buch • (Brief in die Zukunft)
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Zeitnutzungsstudie
• Ziel: Detaillierter Blick auf die Zeitnutzung • Analyseeinheit: 1 Tag oder 1 Woche
Evtl. nur eine/wenige Handlungsart(en)

• Vorgehen: Festhalten von Handlungen/

Handlungskategorien mit Zeitpunkt und Dauer

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Häufigkeitsanalyse
• Ziel: Identifizieren von Ausweichhandlungen
und Anlaufproblemen

• Analyseeinheit: Eine Handlung oder Aufgabe • Vorgehen: Jeden “Kontakt” mit Klebepunkt/
Strichliste festhalten
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Log-Buch
• Ziel: Langfristiges Festhalten von den
wichtigsten Handlungen

• Analyseeinheit: Grössere Zahl Tage • Vorgehen:
• •
Am Ende jedes Tages festhalten, was erledigt bzw. getan wurde (zeitintensive Handlungen!) Evtl. Abgleich mit dem, was getan werden sollte
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Brief in die Zukunft
• • •
Ziel:

• •

Langfristige Kommunikation von Erwartungen und Erfahrungen Motivation

Analyseeinheit: Ziele Vorgehen:

• •

Die eigenen Ziele für das nächste Jahr / 5 / 10 Jahre in einem Brief festhalten Sichtbar aufbewahren
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Ziele setzen
• Fokus auf das Wichtige, nicht das Dringliche Bei funktionierendem Zeitmanagement sollte es keine
dringlichen vorhersehbaren Aufgaben geben!

• Vorgehen:
• •
Ziele für verschiedene Zeithorizonte festlegen Konkrete Aufgaben ableiten, planen

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Wie findet man Ziele?
• Alle Techniken zur Generierung von Ideen
funktionieren

• Besonders gebräuchlich:
• • •
Mind mapping “Beerdigung” Mission / Vision

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Ziele festhalten
• Ziele schriftlich festhalten:
• • •
Mind map Mission Statement Zielvorstellung und Strategie Brief an die Zukunft

• Regelmässige Rückkehr zu den Zielen
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Aufgabe
… … …

Wählt Eure Ziele für dieses Jahr!

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Prioretisieren
• 1. Kern-Stück des Zeitmanagements • Ziel:
• •
Unterbrechung der „automatischen“ Erledigung nach Dringlichkeit Bewusste Zuteilung von Zeit entsprechend der Wichtigkeit

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Prioretisieren
• Methoden:
• • • • •
“Warum?” ABC-Methode Eisenhower-Fenster

• Fähigkeiten:
„Nein“ sagen können Perfektionismus unterbinden
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“Warum?”
• Ziel: Korrekte Bewertung von Aufgaben • Vorgehen: 4 Fragen zu jeder Aufgabe
• • • •
“Warum überhaupt?” ➡ Ablehnen “Warum ich?” ➡ Delegieren “Warum jetzt?” ➡ Prioretisieren und planen “Warum so?” ➡ Effizient umsetzen

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ABC-Methode
• Ziel: Prioretisieren täglicher Aufgaben
(grobes Sieb)

• Vorgehen:
• •
Einteilen von Aufgaben in Kategorie A (hohe Priorität) bis C (niedrige Priorität) Arbeitszeit entsprechend vergeben

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Eisenhower-Fenster
• Ziel: Prioretisierung in Fällen, wo • Vorgehen:
• •
Eintragen der Aufgaben in den Vier-Felder Handeln entsprechend den Anweisungen

Wichtigkeit und Dringlichkeit konkurrieren

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Perfektionismus
• Perfektionismus ist ein Problem:
• • • •
80:20 Regel (Pareto) Wer früher anfängt, braucht auch länger (Parkinson)

• Perfektionismus unterbinden durch:
Disziplin Planung
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Planen
• 2. Kern-Stück des Zeitmanagements • Ziel: Nutzenmaximierende Einteilung der
Zeit

• Vorgehen:
• •
Planung und regelmässige Kontrolle über mehrere Zeithorizonte Vor- und Nachbereitung am Ende der Periode
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Planen
• Methoden: • ALPEN-Methode • Aufgabenliste (hPDA, Agenden, CA) • Zeitplanbuch, DAISY • Termine mit sich selbst
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ALPEN-Methode
• Allgemeine Vorgehensweise zur Planung:
• • • • •
Aufgaben aufschreiben Länge abschätzen Pufferzeit einplanen Entscheiden: prioretisieren, delegieren, kürzen Nachkontrolle machen

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Aufgabenliste
• Ziele: • Varianten: Agenden, PIM: hPDA, OnlineDienste

• •

Planung von Aufhaben Laufenden Fortschrittskontrolle

• Problem:Verbindung mit der Terminplanung
nicht immer gegeben
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Zeitplanbuch
• Kombination von Kalender & Aufgabenliste • Ziele: • Varianten: Agenden, PDA, DAISY
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• •

Leicht zugängliches Informationsrepositorium Parallele Planung von Terminen und Aufgaben

DAISY
• DIN A6 Informations-System

Sammlung von A6 Zetteln in farbigen Mäppchen:

• • • • • • •

rot: in Bearbeitung – heute! gelb: in Bearbeitung – pendent blau: Namen, Adressen, Telefonnummern weiss: Fakten, Know-how, stabile Informationen orange: Kreative Projekte, Ideen violett: persönliche Ziele und Strategien grün: Archiv
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Termine mit sich selbst
• Ziel: Freie Blöcke Zeit erzwingen • Vorgehen:
• •
Eintragen von Eigen-Terminen Gleichbehandlung von Fremd- und EigenTerminen

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Diskussion
… … …

Mit welchen Mitteln plant Ihr Eure Termine?

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Effizienz steigern
• Mittels Optimierung von Arbeitsabläufen
Zeit produktiver nutzen Methoden hoch sein

• Der Zeitgewinn kann bereits mit einfachen • Nicht alle Methoden passen für jeden, eine
persönliche Auswahl ist nötig
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Effizienz steigern
Methoden:

• „Goldene Stunde“ • Entstaplisierung • Strukturierte Ablage • Aufgabenbündelung • Verfallsdaten
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„Goldene Stunde“
• Ziel: Effizienzsteigerung durch Vermeidung
von Unterbrechungen

• Vorgehen: • Pro Tag die effektivste Stunde freihalten • Telefon, Email aus, Absprache mit WGPartnern, Freunden
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Entstaplisierung
• Ziel: Ungeordnete Informationen dem
Prioretisierungs- und Planungsprozess zuführen

• Vorgehen: • Aufgaben der Liste zuführen • Lesematerial mit Verfallsdatum versehen • Alles unnötige wegwerfen
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Strukturierte Ablage
• Ziele: • Vorgehen: Ablagen anlegen für... • Siehe auch DAISY
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• • • • •

Schneller Zugriff auf die wichtigsten Informationen Vermeidung von ungeordneten Stapeln

Zeithorizonte (heute, diese Woche/Monat) Zu lesende Dokumente Nützliche/Wiederkehrende Dokumente

Bündelung
• Ziel:Vermeidung von unnötigem, häufigem Aktivitätswechsel • Vorgehen: bei der Planung • BereitsArt bündeln Aufgaben der selben
regelmässig • Feste Termine fürAufgabenkategorien wiederkehrende
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Verfallsdaten
• Ziel:Vermeidung von Stapeln &
Schuldgefühlen

• Vorgehen:
• •
Gegenstände und Lesematerial mit Verfallsdaten versehen Bei Überschreiten des Verfallsdatums unbesehen wegwerfen (spart zus. sortieren)

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Positionierung von Hilfsmitteln

• Ziel: Erleichterung häufiger Handgriffe • Vorgehen:
• • •
Gegenstände nach der Häufigkeit des Gebrauchs positionieren Schreibtisch für täglich gebrauchte Gegenstände Schubladen nach Griffhöhe zuteilen

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Chronobiologische Rhythmen

• Ziel: Erkennung und Zuteilung der
produktivsten Zeiten

• Vorgehen:
• •
Abschätzen der eigenen, circadianen Rhythmen Wichtige Arbeiten, goldene Stunde, zu den Zeiten des kreativen Höhepunkts einplanen

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Motivieren
• Die beste Planung nützt nichts ohne
hinreichende Motivation

• Gerade kreative Berufe (inkl. Studium)
leiden unter Aufschieberitis gefühlten Aufwand

• Die Anfälligkeit ist proportional zum
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Motivieren
• Methoden:
• • • • • •
Pausen-Regelung Senken der Hemmschwelle Belohnung (und Bestrafung) Rituale

• Fähigkeiten:
Selbst-Bezwingung Einstellung: Pragmatismus, positives Denken
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Pausen-Regelung
• Ziele: • Vorgehen:
• •
Pausen in regelmässigen Intervallen einlegen 15:5 in harten Fällen, 120:30 normal

• •

Minderung des Leistungsdrucks Vermeidung von Startproblemen

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Hemmschwelle senken
• Ziele: • Vorgehen:
• •
Iteratives Arbeiten Arbeit in einzelne Schritte zerlegen, keinen Perfektionismus erwarten
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• •

Minderung des Leistungsdrucks Vermeidung von Startproblemen

Rituale
• Ziele: • Vorgehen:
• • •
Durchführen eines „Anfangsrituals“ Physische Vorbereitung auf die Arbeit Mentale Vorbereitung auf die Arbeit
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• •

Konditionierung Vermeidung von Startproblemen

Belohnung & Bestrafung
• Ziel: Konditionierung • Vorgehen:
• •
Belohnungen, z.B. Essen, Geschenke, freie Tage, Mini-Urlaub Bestrafungen (problematisch!), z.B. Ausbleiben von Freizeit, Geld „verschenken“

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Positives Denken
• Ziel: Steigerung der Motivation durch • Kritik:
• • •
Gefährlich bei bestimmten Persönlichkeitsstrukturen Teilweise Wirkungslos Zirkuläre Falle

Herstellen einer positiven Grundhaltung

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Diskussion
… … …

Welche Methoden erscheinen Euch nützlich? Was werdet Ihr umsetzen?

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Schluss
• Die Wahl der passendsten Methoden muss
individuell erfolgen

• Neue Methoden sollten in Zuständen der
Ruhe eingeführt werden

• Es sollte jeweils nur eine Methode
gleichzeitig eingeführt werden
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