Curso Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad

Autor: Curso:

Efran Ortiz 9,22/10 (19 opiniones) |6488 alumnos|Fecha publ cac !n: 1"/11/2009

Captulos del curso

0. Presentacin 1. La ho a electrnica. !ilas" colu#nas" celdas $ #odificaciones %. Principales herra#ientas $ a$udas &. Operaciones b'sicas. (u#a" resta" #ultiplicacin" di)isin $ exponenciacin *. (oft+are contable educati)o desarrollado en Microsoft Excel ,. Plan de cuentas. Estructura" clasificacin $ codificacin -. Contabilidad especializada. Las operaciones co#erciales .. Cuentas $ docu#entos por cobrar /. Cuentas $ docu#entos por pa0ar. Letra de ca#bio 9. Cuentas por pa0ar a accionistas. 1portes para futuras capitalizaciones 10. Consultas del #a$or 0eneral $ balance de co#probacin
23s4uedas populares

#resentac !n $el curso

%a Contabilidad Co#putarizada (contabilidad con Excel $ Outloo5 pr nc palmente) se re& ere a la relac !n entre la Contab l $a$ ' la (n&orm)t ca* +l prop!s to pr nc pal $el presente curso es capac tar al alumno en el estu$ o $e la Contabilidad ' pos b l tar el uso a$ecua$o $e los pa,uetes n&orm)t cos $e ma'or $ &us !n en el merca$o para obtener un !pt mo resulta$o $entro $e una or-an .ac !n con el ob/et 0o $e ser m)s e& c ente en sus &unc ones ' me/or capac ta$o para un traba o co#o contable*

+n este se-un$o curso apren$eremos el uso $el Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad (herram entas, & las ' columnas, cel$as, mo$ & cac ones, plan de cuentas, docu#entos por cobrar, docu#entos por pa0ar, cuentas por pa0ar a accionistas , consultas del balance, etc*)* +mp e.a el curso: Cap1tulo 1 2 %a ho/a electr!n ca* F las, columnas, cel$as ' mo$ & cac ones 6isita #i +eb7http://333*contable4*com

Captulo 17 La ho a electrnica. !ilas" colu#nas" celdas $ #odificaciones

%a ho/a electr!n ca 5es$e hace 0ar os a6os, 7 croso&t en su a&)n $e br n$ar ca$a 0e. me/ores s stemas computar .a$os, ha $o per&ecc onan$o sus pro-ramas ' 7 croso&t +4cel no es la e4cepc !n, antes $e la apar c !n $e esta ho/a electr!n ca ,ue en la actual $a$ s r0e para muchas act 0 $a$es, e4 st1an en el merca$o, pro-ramas $e ho/as electr!n cas como %otus 12" ' 82pro* Con la apar c !n $e +4cel en 0ar as 0ers ones, muchos pro&es onales han aco- $o esta ho/a electr!n ca como una herram enta &un$amental para sus traba/os ' tareas $ ar as* +n lo personal me s ento mu' sat s&echo con el $esempe6o $e este so&t3are, en ra.!n $e ,ue se lo pue$e hacer las a$aptac ones ,ue sean necesar as para ,ue se a$apte a los prop!s tos $e la Contab l $a$* +stu$ aremos la 0ers !n $e 7 croso&t +4cel 2009, con el prop!s to $e ,ue las personas ,ue acce$an a este curso sa,uen el m)4 mo pro0echo para su !pt mo $esempe6o en el campo laboral, 0amos a nclu r al-unas m)-enes ,ue 0an a ser $e mucha ut l $a$ para la as m lac !n $el conoc m ento, en pr mer lu-ar 0amos a obser0ar la s -u ente pantalla:

Cuan$o acce$emos a este so&t3are, obser0amos ,ue $ sponemos $e un men: pr nc pal con&orma$o por: (n c o, (nsertar, 5 se6o $e p)- na, F!rmulas, 5atos, ;e0 sar, < sta ' Complementos* Ca$a una $e estas opc ones t ene 0ar os submen:s, a'u$as, 1conos ' herram entas ,ue las encontramos a cont nuac !n $el men: pr nc pal ' ,ue a&ectan los $atos con los cuales traba/amos* +n la parte n&er or encontramos ,ue $ sponemos $e tres ho/as electr!n cas con una opc !n para ncrementar su n:mero $epen$ en$o $el traba/o ,ue 0a'amos a $esarrollar* +4 sten muchas ocas ones en ,ue solo se ut l .a una ho/a, m entras ,ue ha' traba/os m)s comple/os ,ue amer tan la ut l .ac !n $e 0ar as ho/as electr!n cas, en cual,u er caso se las pue$e -uar$ar en un solo arch 0o* F las ' Columnas +n la parte n&er or 0amos a encontrar & las ' columnas, las & las est)n $ent & ca$as con n:meros, m entras ,ue las columnas est)n $es -na$as con letras, las & las 0an numera$as $es$e la 1 hasta la 1048=96, m entras ,ue las columnas n c an con la letra A ' term nan con la comb nac !n $e las letras >F5, se-:n po$emos obser0ar en la s -u ente ma-en

Cel$as %as cel$as son las ntersecc ones entre una & la ' una columna, son suscept bles $e almacenar $atos al&anum?r cos con m:lt ples prop!s tos, las cel$as s empre re&le/an su pos c !n (columna2& la) en el la$o .,u er$o $e la barra $e &!rmulas* @o$a n&ormac !n ,ue mane/a 7 croso&t +4cel se encuentra en cel$as per&ectamente $ent & ca$as, $on$e se mane/an to$os los $atos o n&ormac !n con los cuales se traba/a* Como to$a cel$a pue$e ser $ent & ca$a con la letra ' la & la, $an$o su local .ac !n e4acta, cuan$o tenemos m)s $e una cel$a, este concepto se llama ran-o $e cel$asA es $ec r, un ran-o pue$e r $es$e la cel$a B" hasta la cel$a B9, para una me/or $ent & cac !n $e este ran-o, se pue$e reconocerlo $e la s -u ente &orma B":B9, $on$e aparece la selecc !n $e la pr mera ' :lt ma cel$a* %a $ent & cac !n $e ran-os $e cel$as es mu' :t l cuan$o se trata $e real .ar 0ar as operac ones como sumas $e al-unos 0alores, por e/emplo, tamb ?n s r0e para $ar un nombre a un ran-o, to$o $epen$e $e los traba/os ,ue estemos $esarrollan$o* 7o$ & cac ones @o$a cel$a es suscept ble $e hacerle mo$ & cac ones, normalmente t ene un alto $e 1=,00 (20 p 4eles) ' un ancho $e 10,91 (80 p 4eles), como obser0amos acont nuac !n:

#ara mo$ & car el alto ' ancho $e una cel$a, en el caso $e las & las $ebemos acercar el cursor a la parte n&er or $el n:mero $e la & la, una 0e. ,ue apare.ca

$ebemos mantener opr m $o el bot!n .,u er$o $el rat!n ' $espla.arlo hasta ,ue el alto $e la cel$a sea el ,ue mas !pt mo para nuestro traba/o* 5e -ual &orma para ampl ar o re$uc r el ancho $e una columna $ebe acercar el cursor a la parte $erecha $e la cel$a hasta ,ue apare.ca

e -ualmente $ebe mantener opr m $o el bot!n .,u er$o $el rat!n ' $espla.arlo hac a la $erecha o la .,u er$a hasta & /ar un ancho con0en ente para esa columna*

Captulo %7 Principales herra#ientas $ a$udas

Cpc ones $e Autorelleno 7 croso&t +4cel $ spone $e numerosas herram entas ' a'u$as para real .ar 0ar as tareas con los $atos n-resa$os en las ho/as, una $e estas son las opc ones $e autorelleno, por e/emplo s $eseamos n-resar $atos con los meses $el a6o, basta con escr b r el pr mer mes enero, lue-o para ,ue las cel$as se llenen con los nombres $e los s -u entes meses, basta acercar el cursor a la parte n&er or $erecha $e la cel$a $on$e se encuentre el mes $e enero ' obser0emos ,ue las cru. $el cursor toma una &orma m)s $el-a$a, es entonces ,ue $ebemos mantener opr m $o el bot!n .,u er$o $el rat!n ' $espla.arlo hac a aba/o para ,ue las cel$as se llenen con los nombres $e los s -u entes meses una 0e. ,ue soltemos el cursor, como lo po$emos obser0ar en la s -u ente ma-en:

5e -ual &orma se pue$e hacer una prueba con los $1as $e la semana empe.an$o el lunes, una 0e. ,ue se ha'a hecho el $espla.am ento hasta ,ue apare.ca el $1a $om n-o, s se cont n:a con este $espla.am ento 0amos a obser0ar ,ue aparece otra 0e. el $1a lunes, esto s empre 0a a suce$er con este t po $e $atos*

Con los n:meros no suce$e lo m smo, s ponemos uno ' $eseamos ,ue apare.can los s -u entes con el m smo proce$ m ento, esto no suce$e, pero s hacemos una l -era mo$ & cac !n se pue$e conse-u r obtener relleno con n:meros consecut 0os, para esto escr b mos en la pr mera cel$a el n:mero 1 ' en la s -u ente el n:mero 2, lue-o marcamos las $os cel$as ' cont nuamos con el proce$ m ento antes $escr to, aparecer) entonces

Centrar $atos en las cel$as D los $atos $e estas cel$as $eseamos ,ue se muestren centra$os, basta con hacer cl c en el 1cono $e Centrar, obten en$o lo s -u ente

Color $e relleno @amb ?n po$emos poner color $e relleno a to$o el ran-o selecc ona$o A2:A8, para esto hacemos cl c en el 1cono correspon$ ente ' el resulta$o ,ue se obt ene es ,ue se colorea el &on$o $e to$as las cel$as selecc ona$as, como lo po$emos obser0ar a cont nuac !n

D b en el color amar llo aparece por $e&ault, se pue$e selecc onar el color ,ue cons $eremos m)s aprop a$o $an$o un cl c a la $erecha $el m smo 1cono ' obser0aremos lo s -u ente:

Con un poco $e pr)ct ca po$remos ut l .ar cual,u er cono o herram enta $el men: (E(C(C o $e cual,u era $e los men:s ,ue se encuentran a la $erecha $e este, acercan$o el cursor a cual,u er cono, s empre aparecer) un pe,ue6o recua$ro $e te4to $on$e se e4pl ca la &unc !n $e ca$a uno $e ellos, $e mo$o ,ue su uso solo es cuest !n $e pr)ct ca*

Captulo &7

Operaciones b'sicas. (u#a" resta" #ultiplicacin" di)isin $ exponenciacin

Cperac ones b)s cas +ntre las operac ones ,ue pue$e real .ar 7 croso&t +4cel est)n las operac ones b)s cas como son: suma, resta, mult pl cac !n, $ 0 s !n ' e4ponenc ac !n* Duma #ara real .ar una suma, neces tamos n-resar en las cel$as, 0alores ,ue sean suscept bles $e sumar, es $ec r :n camente n:meros, s ntro$uc mos un $ato al&ab?t co por e/emplo, no se pue$e real .ar la operac !n ' el resulta$o ,ue +4cel $ar) es FGH<A%C;IJ n$ can$o con esto ,ue un 0alor ut l .a$o en la &!rmula es err!neo* Duma $e cel$as n$ 0 $uales +4 ste mas $e una &orma para real .ar las sumas, en el e/emplo s -u ente, 0amos a real .ar la suma $e los 0alores $e las cel$as B4, B= ' B6, para lo cual colocamos el cursor $on$e ,ueremos ,ue 0a'a el total(B9), antece$emos el s -no K ' se-u $amente ponemos la pr mera cel$a B4, lue-o ponemos el s -no L la s -u ente cel$a B= otra 0e. el s -no L ' la :lt ma cel$a B6, el resulta$o obten $o se muestra en la cel$a B9*

Duma ut l .an$o cono $e sumator a +sta &orma para sumar es -eneralmente m)s ut l .a$a, 'a ,ue solo neces tamos colocar el cursor $on$e ,ueremos ,ue se total ce (B8) ' hacer cl c en el cono $e sumator a, nme$ atamente aparece en la barra $e &!rmulas KDM7A(B":B9), lue-o ,ue $amos un enter, aparece el resulta$o en la cel$a B8 ' el cursor salta $e &orma autom)t ca a la cel$a B9, como lo po$emos 0er en la s -u ente ma-en

+4cel, a$em)s $e sumar en &orma 0ert cal, tamb ?n pue$e hacerlo $e &orma hor .ontal como lo po$emos obser0ar a cont nuac !n, la -r)& ca correspon$e a la suma $el ran-o A":5"*

;esta

De pue$e real .ar operac ones $e resta $ent & can$o en &orma n$ 0 $ual con los s -nos L (mas) o N(menos), los m nuen$os ' sustraen$os, nos ub camos en la cel$a $on$e $eseamos obtener el resulta$o ' al -ual ,ue en el pr mer caso $e las sumas, es necesar o antece$er el s -no K( -ual), en el e/emplo s -u ente sumamos $os 0alores C4LC= ' restamos otros $os NC62C9, el resulta$o lo obtenemos en la cel$a C8*

@amb ?n se pue$e real .ar resta con una suma pre0 a, a la ,ue se le resta $os 0alores, en el s -u ente e/emplo obser0amos ,ue a la suma $el ran-o B4:B= (2=0), restamos los 0alores $e las cel$as B6(10) ' B9(20)

7ult pl cac !n #ara obtener la mult pl cac !n entre $os o m)s 0alores, antece$emos el s -no K colocamos la cel$a $el pr mer 0alor, lue-o ut l .amos O(aster sco), otra cel$a para n-resar un se-un$o 0alor ' enter, en el s -u ente e/emplo 0amos a obtener en A=, el resulta$o $e mult pl car KA"OA4*

5 0 s !n #ara la $ 0 s !n, antece$emos el s -no K, ponemos la cel$a $el pr mer 0alor, lue-o ut l .amos el s -no F/J ' la cel$a $el se-un$o 0alor, en el e/emplo s -u ente en la cel$a C6 $ 0 $ mos C4 para C=, lue-o entonces en la barra $e &!rmulas aparece KC4/C=*

+4ponenc ac !n Aun,ue estas operac ones son poco &recuentes, 0ale conocer ,ue +4cel tamb ?n pue$e ele0ar a cual,u er potenc a un n:mero $a$o, en el s -u ente e/emplo ut l .amos la &!rmula K2P", esto e,u 0ale a mult pl car K2O2O2 o lo ,ue es lo m smo ele0ar 2 al e4ponente ", el resulta$o lo po$emos obser0ar en la cel$a B4*

Captulo *7

(oft+are contable educati)o desarrollado en Microsoft Excel

Antece$entes +l a0ance tecnol!- co constante $e 7 croso&t +4cel a tra0?s $e sus 0ar as 0ers ones, ha $a$o como resulta$o ,ue se pue$a $esarrollar un Do&t3are contable con & nes e$ucat 0os, es $ec r ,ue al -ual ,ue otros s stemas contables computar .a$os, se pue$e obtener los pr nc pales l bros ' reportes $e la Contab l $a$, esto a pesar $el e4cept c smo $e c ertos pro&es onales ,ue cons $eran ,ue +4cel &ue crea$o con otros prop!s tos* %a e$ tor al % bros en ;e$, en cooperac !n con el autor $el presente curso, lan.aron al merca$o en el a6o 200", el l bro F+4cel ' Contab l $a$J cu'o ob/et 0o es $ se6ar un so&t3are $e Contab l $a$ ba/o +4cel a$apt)n$olo a las neces $a$es $el usuar o, 0amos a ut l .ar al-unas m)-enes $e este traba/o para enten$er como &unc ona el s stema*Q1R (ntro$ucc !n al Do&t3are Contable Como hemos obser0a$o en cap1tulos anter ores, +4cel cont ene " ho/as $e &orma stan$ar$, pero pue$en nclu rse m)s, $epen$ en$o $el traba/o a real .ar, en este caso nuestro s stema cont ene = ho/as, para los s -u entes prop!s tos: So/a 1 5(A;(C, para re- strar las transacc ones en 5 ar o Teneral So/a 2 7AUC;, para re0 sar el l bro ma'or $e cual,u er cuenta So/a " BA%AEC+, para $ sponer $e un Balance $e Comprobac !n So/a 4 T+E+;A%, para obtener el Balance Teneral So/a = ;+DM%@A5CD, para el +sta$o $e ;esulta$os o #?r$ $as ' Tananc as #ara n-resar a este so&t3are ' por mot 0os $e se-ur $a$, es mportante $otar al s stema $e una cla0e $e se-ur $a$, la cual pue$e ser nclu $a cuan$o se constru'e el pro-rama* 5 ar o Teneral +n esta ho/a se pue$e re- strar con as entos $e $ ar o cual,u er transacc !n $e la ent $a$ para la cual se real .a la Contab l $a$, cont ene en la parte super or .,u er$a un #lan $e Cuentas, el cual se muestra en un Fcua$ro $e l staJ entre el ran-o A1:56 ,ue lo 0eremos con m)s $eten m ento en el pr!4 mo cap1tulo, este recua$ro es b)s camente $e consulta para 0er las cuentas ,ue po$emos ut l .ar en nuestra Contab l $a$, $ spone $e una barra $e $espla.am ento ,ue perm te consultar $es$e la pr mera hasta la :lt ma cuenta* +n la cel$a +2, po$emos obser0ar ,ue se muestra la &echa, m)s aba/o en la cel$a A9 $ebemos poner el nombre $e la ent $a$, para este caso en part cular la empresa se

llamar) 7C5+%C D*A*, en el resto $el $ocumento, el l bro $ ar o aparece con las columnas necesar as para re- strar la n&ormac !n $e las transacc ones con son: &echa, comprobante, c!$ -os ,ue al momento $e $ - tarlos aparece en &orma autom)t ca el nombre $e la cuenta, $escr pc !n para colocar las re&erenc as para ca$a cuenta ,ue nter0 ene en el as ento, $?b to ' cr?$ to* +s necesar o n$ car ,ue en el ran-o +":+4, aparece un bot!n con el nombre $e FEue0o 5 ar oJ ,ue s r0e para $e/ar en blanco to$o el conten $o $el l bro $ ar o, este bot!n cont ene una macro ,ue se $ebe usar con cu $a$o, :n camente cuan$o 'a se ha term na$o un per1o$o contable ' se 0a a n c ar un nue0o $ ar o -eneral* #ara ,ue este bot!n se pue$a act 0ar, pr mero, ha' ,ue cons $erar la Fa$0ertenc a $e se-ur $a$J ,ue se encuentra sobre la barra $e &!rmulas, hac en$o cl c en FCpc onesJ, esco- en$o lue-o FSab l tar este conten $oJ ' por :lt mo $an$o un cl c en FAceptarJ como lo 0emos en las s -u entes m)-enes:

+n la cel$a F8, aparece en &orma autom)t ca un mensa/e $e a$0ertenc a, como me$ $a $e pre0enc !n para ,ue los as entos re- stra$os s empre se manten-an cua$ra$os, es $ec r los 0alores $e los $?b tos $eben ser -uales a los 0alores $e los cr?$ tos en ca$a as ento contable* De $ebe $e/ar una & la en blanco para $ &erenc ar entre un as ento ' otroA ca$a as ento $ebe tener su prop o n:mero $e comprobante 'a sea $e n-reso(C( G), e-reso(C+ G) o $ ar o(A5 G)* Mna 0e. re- stra$as to$as las transacc ones en la ho/a $e 5(A;(C, se pue$e mpr m r to$as las p)- nas ,ue se ha'an ut l .a$o en el per1o$o contable, cabe anotar ,ue en ocas ones no se ut l .an to$as las p)- nas $el 5 ar o, en ese caso solo se mpr m r) las p)- nas ut l .a$as* 7acro +s una secuenc a $e acc ones pre0 amente $e& n $as ' -raba$as, ,ue pue$en acc onarse con un bot!n o la tecla ctrl*L una letra* +stas -rabac ones se real .an con el ob/eto $e resum r en una sola tecla, 0ar as acc ones $e car)cter repet t 0o* % bro 7a'or

+sta ho/a s r0e para re&le/ar los $?b tos ' cr?$ tos $e ca$a cuenta, cont ene los s -u entes elementos: un cua$ro $e l sta, $on$e se pue$e consultar $ rectamente el sal$o en cual,u er momento $el per1o$o contable, hac en$o cl c en la cuenta ,ue se $esee ' ,ue se re&le/a en las cel$as += o F=, $epen$ en$o s el sal$o es $eu$or o acree$or* Consta tamb ?n $e una cel$a para la &echa en la cel$a +2* #ara selecc onar ' 0er el ma'or $e una $eterm na$a cuenta, se $ebe acce$er a tra0?s $el & ltro ,ue se encuentra ub ca$o en la cel$a 512 ' selecc onar un solo c!$ -o*

+n el caso $el e/emplo ,ue 0amos a lustrar, pr mero consultamos la cuenta 1*1*1*21 BAECC 5+% #(CS(ECSA C*C* 4"4=42 ' 0amos a obser0ar ,ue obtenemos en la cel$a += un sal$o $e V 1*="0, lue-o en el & ltro $e la cel$a 512 esco-emos el c!$ -o 1*1*1*21, ,ue correspon$e a la m sma cuenta, & nalmente opr m mos el bot!n F#resentar 7a'orJ ' 0amos a obser0ar lo s -u ente:

Como 0emos el sal$o $el 7a'or co nc $e con el 0alor ,ue pre0 amente consultamos en la cel$a +=, esta consulta aparece a manera $e F< sta prel m narJ, s $eseamos po$emos mpr m rla, hac en$o cl c en mpr m r ' esco- en$o $es$e la p)- na 1 hasta la p)- na 1, en ra.!n $e ,ue no son muchos mo0 m entos ' no es necesar o mpr m r to$as las p)- nas, pues ser1a al-o nnecesar o* Balance $e Comprobac !n +sta tercera ho/a $el so&t3are perm te entre otras cosas, 0er & car ,ue tanto las sumas como los sal$os se encuentren cua$ra$os, tamb ?n nos perm ten hacer una clas & cac !n $e los -rupos ' sub-rupos $e cuentas para obtener la n&ormac !n necesar a para estructurar el Balance Teneral ' el +sta$o $e ;esulta$os*

Balance Teneral +s la cuarta ho/a $on$e se reco-e la n&ormac !n e4clus 0amente $e las cuentas $e act 0o, pas 0o ' patr mon o, esta n&ormac !n la recupera el s stema $e la ho/a BA%AEC+, una 0e. 0er & ca$os las cuentas ' 0alores, se lo pue$e mpr m r para un me/or an)l s s o para -uar$arlo en el arch 0o correspon$ ente*

+sta$o $e ;esulta$os @amb ?n conoc $o como +sta$o $e #?r$ $as ' Tananc as, esta ,u nta ho/a s r0e para $eterm nar la ut l $a$ o p?r$ $a obten $a $urante el per1o$o o e/erc c o contable, en base a la n&ormac !n $e las cuentas $e -astos e n-resos ,ue se obt ene $e la ho/a BA%AEC+, la ut l $a$ o p?r$ $a obten $a es trasla$a$a $e &orma autom)t ca al patr mon o $el Balance Teneral* Mna 0e. e/ecuta$o el c erre $e un e/erc c o contable, es $ec r cerran$o las cuentas $e resulta$os, se le pue$e $ar cont nu $a$ a la Contab l $a$ con los sal$os $el Balance Teneral, ,ue se lo re- stra como el pr mer as ento $el s -u ente e/erc c o*

+s necesar o n$ car ,ue to$o este so&t3are contable est) $ se6a$o con &!rmulas, c!$ -os ' m)s &ac l $a$es ,ue br n$a 7 croso&t +4cel, el usuar o no t ene ,ue ser un pro-rama$or para $esarrollar este s stema, solo $ebe tener al-o $e e4per enc a en el mane/o $e +4cel ' $es$e lue-o saber las bases $e la Contab l $a$* Cuan$o 'a est) l sto el so&t3are, el usuar o solamente $ebe real .ar los as entos con un buen cr ter o contable, to$o lo $em)s pue$e hacerlo el s stema como cual,u er otro so&t3are contable como compren$er) el lector $el presente curso, no po$emos ahon$ar m)s en el tema, pero s anotar ,ue el l bro F+4cel ' Contab l $a$J est) al alcance $e cual,u er persona nteresa$a en este so&t3are ' se lo pue$e 0er en el portal $e F% bros en re$J* +l l bro n$ ca paso a paso como se $ebe proce$er para conclu r con ?4 to el s stema*

Captulo ,7 Plan de cuentas. Estructura" clasificacin $ codificacin

#lan $e Cuentas

#ara una a$ecua$a or-an .ac !n $e las cuentas contables, es necesar o $ sponer $e un plan, ,ue es una l sta $e to$as las cuentas ,ue se mane/an $entro $e una Contab l $a$* +s el l sta$o $e cuentas ,ue una empresa ha $eterm na$o ut l .ar para el $esarrollo $e sus procesos contables, lo ,ue $epen$er) $e la naturale.a $e las act 0 $a$es econ!m cas ,ue real ce, e/emplo: Eo es lo m smo la Contab l $a$ $e un hosp tal ,ue la $e un supermerca$o* ;e,u s tos $el #lan $e Cuentas 5ebe ser ampl o, $e manera $e abarcar to$as las act 0 $a$es $e la empresa*5ebe ser &le4 ble, para ,ue pue$a a$aptarse a la e0oluc !n $e la empresa*5es$e el punto $e 0 sta &ormal, $ebe tener un s stema $e co$ & cac !n num?r co $e las cuentas, $e manera ,ue sea &)c l su $ent & cac !n por -rupos*Q1R +structura, clas & cac !n ' co$ & cac !n +/emplo: 1* 1*1* 1*1*1* 1*1*1*01 AC@(<C AC@(<C CC;;(+E@+ CAWA CAWA T+E+;A% T;M#C DMBT;M#C CM+E@A DMBCM+E@A

Como po$emos obser0ar en el e/emplo anter or, la estructura $el plan $e cuentas est) $a$a en base a un -rupo pr nc pal ,ue pue$e ser: Act 0o,#as 0o,#atr mon o,(n-resos,Tastos* A ca$a -rupo hemos as -na$o un n:mero, ,ue en Contab l $a$ se lo $enom na Fc!$ -oJ* +4 sten planes $e cuentas $on$e se hace constar FCuentas $e Cr$enJ con el n:mero 6 u otro n:mero para $ &erenc arlo $el resto $e cuentas 'a ,ue estos rubros t enen otro t po $e tratam ento* 5epen$ en$o $e ca$a -rupo, se $eben cons $erar tamb ?n sub-rupos, por e/emplo para cons $erar las cuentas $e #as 0o, el pr mer sub-rupo $ebe ser #as 0o Corr ente, mostran$o la s -u ente estructura: 2* 2*1* #AD(<C #AD(<C CC;;(+E@+ T;M#C DMBT;M#C

A su 0e. $entro $e ca$a sub-rupo se t ene ,ue cons $erar 0ar as cuentas, por e/emplo:

2*1*1* 2*1*2*

CM+E@AD #C; #ATA;

CM+E@A

5CCM7+E@CD #C; #ATA; CM+E@A

U $entro $e ca$a cuentas, las respect 0as subcuentas, por e/emplo: 2*1*1*01 2*1*1*02 C4# %u s Dantacru. C4# Ton.alo #e6a DMBCM+E@A DMBCM+E@A

Como po$emos obser0ar, $entro $e ca$a subcuenta hemos as -na$o $os $1- tos para su $ent & cac !n, esto $a la pos b l $a$ $e ,ue el n:mero $e subcuentas se pue$a ampl ar hasta 99* #ara el caso concreto $e nuestro s stema $e Contab l $a$, ca$a c!$ -o $e -rupo, sub-rupo o cuenta term na en punto ' solamente las subcuentas no term nan en punto, esto se $ebe a ,ue para los as entos $e $ ar o ut l .amos :n camente subcuentas, en el caso $e ,ue en al-:n as ento ut l cemos un c!$ -o $e -rupo, sub-rupo o cuenta, el s stema no lo 0a a aceptar ' 0a a em t r el s -u ente mensa/e: GE/A A cont nuac !n un e/emplo $el #lan $e Cuentas ,ue se muestra en nuestro so&t3are contable:
7C5+%C D*A* #%AE 5+ CM+E@AD F+CSA sept embre 9, 2009

1* 1*1* 1*1*1* 1*1*1*01 1*1*1*02 1*1*1*10 1*1*1*20 1*1*1*21 1*1*1*22 1*1*1*2" 1*1*2* 1*1*2*01 1*1*2*02 1*1*2*0" 1*1*2*04 1*1*"* 1*1*"*01 1*1*4* 1*1*4*01

AC@(<C AC@(<C CC;;(+E@+ CAWA, BAECCD CAWA CS(CA 8M(@C CAWA CS(CA TMAUA8M(% CAWA T+E+;A% CM+E@A CCE@;C% BAECC 5+% #(CS(ECSA C*C* 209"=24 BAECC 5+% #AC(F(CC BAECC 5+ TMAUA8M(% C@AD U 5@CD > CCB C%(+E@+D C%(+E@+D 8M(@C C%(+E@+D TMAUA8M(% C%(+E@+D CM+ECA C%(+E@+D 7AE@A (2)#;C< C@AD (ECCB;AB%+D (2)#;C< C@AD (ECCB; C%(+E@+D C@;AD CM+E@AD #C; CCB;A; AE@(C(#CD 5+ DM+%5CD

1*1*4*02 1*1*=* 1*1*=*01 1*1*6* 1*1*6*01 1*1*6*02 1*1*6*0" 1*1*9* 1*1*9*01 1*1*8* 1*1*8*01 1*1*8*02 1*2* 1*2*1* 1*2*1*01 1*2*2* 1*2*2*01 1*2*2*02 1*2*"* 1*2*"*01 1*2*4* 1*2*4*01 1*2*=* 1*2*=*01 1*"* 1*"*1* 1*"*1*01 1*"*2* 1*"*2*01 1*"*"* 1*"*"*01 1*"*4* 1*"*4*01 2 2*1* 2*1*1* 2*1*1*01 2*1*1*02 2*1*2* 2*1*2*01 2*1*"* 2*1*"*01 2*1*"*02 2*1*"*0" 2*1*4* 2*1*4*01 2*1*4*02 2*1*4*0" 2*1*4*04 2*1*4*0=

AE@(C(#CD A #;C<++5C;+D (E<+E@A;(C 5+ DM7(E(D@* U 7A@+;(A%+D DM7(E U 7A@+;%D 5+ CF(C(EA (7#M+D@CD AE@(C(#A5CD ;+@+EC(CE+D +E %A FM+E@+ AE@(C(#CD 5+ (7#M+D@C A %A ;+E@A (<A +E CC7#;AD (E<+E@A;(CD 5+ #;C5MC@* @+;7(EA5CD +8M(#C 5+ 7CE@AXA C@;CD AC@(<CD CC;;(+E@+D A;;(+E5CD #ATA5CD #C; AE@(C(#A5C #MB%(C(5A5 #ATA5A #C; AE@(C(#A5C AC@(<C F(WC @+;;+ECD, +5(F(C(CD + (ED@A%AC(CE+D @+;;+EC 7A8M(E, 7M+B%+D, +ED+;+D U +8M(#C 7M+B%+D U +ED+;+D +8M(#C 5+ CF(C(EA <+S(CM%CD <+S(CM%CD C@;CD AC@(<CD F(WCD 5+;+CSCD 5+ AM@C; (2)5+#;+C(AC(CE ACM7M%A5A (2)5+#;+C(AC(CE ACM7M%A5A AC@(<CD EC CC;;(+E@+D TAD@CD 5+ C;TAE(YAC* U CCED@(@MC(CE TAD@CD 5+ C;TAE(YAC* U CCED@(@MC(CE TAD@CD (E<+D@(TAC(CE, +>#% U C@;CD (E<+D@(TAC(CE 5+ 7+;CA5CD C@;CD AC@(<CD EC CC;;(+E@+D 5+#CD(@CD +E TA;AE@(A (2)A7C;@(YAC(CE ACM7M%A5A (2)A7C;@(YAC(CE ACM7M%A5A #AD(<C #AD(<C CC;;(+E@+ CM+E@AD #C; #ATA; #;C<++5C;+D DM+%5CD #C; #ATA; 5CCM7+E@CD #C; #ATA; 5CCM7+E@CD #C; #ATA; #;C< DCC(A%+D #C; #ATA; 5+C(7C @+;C+; DM+%5C 5+C(7C CMA;@C DM+%5C <ACAC(CE+D CB%(TAC: (+DD + (7#M+D@CD A#C;@+ #A@;CEA% A#C;@+ (E5(<(5MA% FCE5C 5+ ;+D+;<A ;+@+EC(CE+D A +7#%+A5CD ;+@+EC* FM+E@+ 1Z

2*1*4*06 2*1*4*09 2*1*4*08 2*1*4*09 2*1*4*10 2*1*4*11 2*1*4*12 2*1*4*1" 2*1*=* 2*1*=*01 2*2* 2*2*1* 2*2*1*01 2*2*2* "* "*1* "*1*1* "*1*1*01 "*1*2* "*1*2*01 "*1*2*02 "*1*"* "*1*"*01 "*1*"*02 4* 4*1* 4*1*1* 4*1*1*01 4*1*1*02 4*1*2* 4*1*2*01 4*1*"* 4*1*"*01 4*1*4* 4*1*4*01 4*2* 4*2*1* 4*2*1*01 4*2*1*02 4*2*1*0" =* =*1* =*1*1* =*1*1*01 =*2* =*2*1* =*2*1*01 =*2*1*02 =*2*1*0" =*2*1*04

;+@+EC* FM+E@+ 2Z ;+@+EC* FM+E@+ 8Z ;+@+EC* FM+E@+ 2=Z (<A +E <+E@AD ;+@+EC* (<A "0Z ;+@+EC* (<A 90Z ;+@+EC* (<A 100Z #;+D@A7CD 8M(;CT;AFA;(CD (+DD C@;CD #AD(<CD CC;;(+E@+D CCB;CD AE@(C(#A5CD #AD(<C %A;TC #%AYC2EC CC;;(+E@+ C@AD U 5@CD > #AT2%A;TC #%AYC #;+D@A7C BCC #(CS(ECSA %A;TC #%AYC C@;CD #AD(<CD A %A;TC #%AYC #A@;(7CE(C #A@;(7CE(C E+@C CA#(@A% DMDC;(@C U/C AD(TEA5C CA#(@A% ;+D+;<AD ;+D+;<A %+TA% C@;AD ;+D+;<AD M@(%(5A5+D/#+;5(5AD ACM7M%A5AD M@(%/#+;5 ACM7 +W+;C(C(CD AE@+;(C;+D ;+DM%@A5CD #;+D+E@+ +W+;C(C(C (ET;+DCD (ET;+DCD C#+;AC(CEA%+D <+E@AD T;A<A5AD CCE (<A <+E@AD 5+ D+;<(C(CD A%8M(%+; +8M(#C 5+ 7CE@AXA <+E@AD +>C 5+ (<A C EC T;ABA5AD <+E@AD +>C+E@AD 5+ (<A +>#C;@AC(CE+D +>#C;@AC(CE+D (2)5+<C% U 5+DCM+E@CD +E <+E@AD (2)5+<C% U 5+DCM+E@CD +E <+E@AD (ET;+DCD EC C#+;AC(CEA%+D C@;CD (ET;+DCD (E@+;+D+D TAEA5CD M@(%(5A5 +E <+E@A 5+ AC@(<CD F(WCD C@;AD ;+E@AD TAD@CD CCD@C 5+ <+E@AD CCD@C 5+ <+E@AD CCD@C 5+ <+E@AD TAD@CD 5+ A57(E(D@ U <@AD DM+%5/DA%/B+E DCC + (E5+7 DM+%5CD U DA%A;(CD 5+C(7C @+;C+; DM+%5C 5+C(7C CMA;@C DM+%5C <ACAC(CE+D

=*2*1*0= =*2*1*06 =*2*2* =*2*2*01 =*2*2*02 =*2*"* =*2*"*01 =*2*4* =*2*4*01 =*2*4*02 =*2*4*0" =*2*4*04 =*2*=* =*2*=*01 =*2*=*02 =*2*6* =*2*6*01 =*2*6*02 =*2*6*0" =*2*9* =*2*9*01 =*2*8* =*2*8*01 =*2*8*02 =*2*9* =*2*9*01 =*2*9*02 =*2*9*0" =*2*9*04 =*"* =*"*1* =*"*1*01 =*"*2* =*"*2*01

FCE5C 5+ ;+D+;<A TAD@C A#C;@+ #A@;CEA% CC7(D(CE+D +E <@AD U #MB% CC7(D(CE+D +E <+E@AD #MB%(C(5A5 TAD@CD 5+ T+D@(CE T+D@(CE+D <A;(AD ATMA, %MY, @+%+FCEC, @+%+> U FA> ATMA %MY @+%+FCECD U FA> (E@+;E+@ (7#M+D@CD, CCE@;(BMC(CE+D U C@;CD (7#M+D@CD F(DCA%+D U 7ME(C(#* CCE@;(B* DM#+;(E@* 5+ C(AD* 5+#;+C 5+ B(+E+D U A7C;@* 5+#;+C(AC(CE 5+ 7M+B U +ED* 5+#;+C(AC(CE +8M(#CD 5+ CF(C* A7C;@(YAC(CE+D C@AD (ECCB U BAWA 5+ (E<* CM+E@AD (ECCB;AB%+D (E@+;+D+D U CC7(D(CE+D TAD@C (E@+;+D+D CC7(D(CE+D BAECA;(AD C@;CD T@CD 5+ A57 U <@AD* TAD@CD 5+ <(AW+ A;;(+E5CD D+;<(C(CD 5+ SCD#+5AW+ @;AED#C;@+ TAD@CD EC C#+;AC(CEA%+D #+;5(5A +E <@A 5+ AC@(<CD #+;5(5A +E <@A 5+ AC@(<CD F(W* C@;CD TAD@CD EC C#+;ACE%D 7AE@+E(7(+E@C 5+ CF(C(EAD

Captulo -7 Contabilidad especializada. Las operaciones co#erciales

Contab l $a$ espec al .a$a #or cuanto la Contab l $a$ perm te obtener n&ormac !n :t l sobre las operac ones $e las empresas $e$ ca$as a $ &erentes act 0 $a$es, se pue$e $eterm nar ,ue la espec al .ac !n se relac ona con la rama o campo $e acc !n $e ca$a una $e ellas*

De pue$e cons $erar como espec al .ac ones, las s -u entes: Contab l $a$ $e CostosContab l $a$ Tubernamental Contab l $a$ Bancar a Contab l $a$ A-ropecuar a Contab l $a$ $e De-uros Contab l $a$ Sotelera Contab l $a$ #etrolera Contab l $a$ Sosp talar a, etc* Q1R 5epen$ en$o $e ,ue Contab l $a$ se trate pue$e 0ar ar el #lan $e Cuentas, en espec al a n 0el $e cuentas ' subcuentas, aun,ue en t?rm nos -enerales pue$en conser0ar los -rupos pr nc pales $e Act 0o, #as 0o, #atr mon o, (n-resos ' Tastos* De-:n Tua/ar$o, [olt. ' Arlen el prop!s to b)s co $e la Contab l $a$ es pro0eer n&ormac !n & nanc era acerca $e una ent $a$ econ!m ca, para &ac l tar la toma $e $ec s ones a los $ &erentes usuar os 'a sean acc on stas, acree$ores, n0ers on stas, cl entes, emplea$os ' p:bl co en -eneral* +n consecuenc a se or - nan $ 0ersas ramas, $e las cuales las m)s mportantes son: Contab l $a$ F nanc era D stema $e n&ormac !n ,ue e4presa en t?rm nos cuant tat 0os ' monetar os las transacc ones ,ue real .a una ent $a$ econ!m ca, as1 como c ertos acontec m entos econ!m cos ,ue la a&ectan, con el & n $e proporc onar n&ormac !n :t l ' se-ura a usuar os e4ternos a la or-an .ac !n* Contab l $a$ A$m n strat 0a D stema $e n&ormac !n al ser0 c o $e las neces $a$es nternas $e la a$m n strac !n, con or entac !n pra-m)t ca $est na$a a &ac l tar, las &unc ones a$m n strat 0as $e planeac !n ' control as1 como la toma $e $ec s ones* Contab l $a$ F scal D stema $e n&ormac !n $ se6a$o para $ar cumpl m ento a las obl -ac ones tr butar as $e las or-an .ac ones respecto $e un usuar o espec1& co: el & sco* Q2R %as operac ones comerc ales 5enom na$as tamb ?n transacc ones mercant les, const tu'en el ntercamb o $e b enes, 0alores ' ser0 c os entre $os partes, con el ob/eto $e sat s&acer las neces $a$es $e la colect 0 $a$* @o$a transacc !n t ene $os partes, una ,ue entre-a ' otra ,ue rec be, por 0alores e,u 0alentes, este ntercamb o re,u ere una constanc a, la m sma ,ue se re&le/a en la $ocumentac !n &uente ,ue const tu'e la base $e los re- stros contables* +sta $ocumentac !n se $ebe arch 0ar a$ecua$amente* +l comerc ante ' sus here$eros $eben

conser0ar los l bros $e Contab l $a$ ' sus comprobantes, por to$o el t empo ,ue $ure su - ro, hasta ,ue term ne $e to$o punto la l ,u $ac !n $e sus ne-oc os, ' $ e. a6os $espu?s* %a espec al .ac !n $e la Contab l $a$, pos b l ta ,ue ten-a en ca$a caso su &orma part cular $e operar 'a ,ue no es lo m smo la Contab l $a$ $e Costos ' la Contab l $a$ A-ropecuar a, aun,ue los pr nc p os son los m smos* #or c tar un e/emplo: en la Contab l $a$ $e Costos es mu' usual la ut l .ac !n $e la cuenta (n0entar o $e #ro$uctos en #roceso, para acumular en esta los pro$uctos ,ue se encuentran en proceso $e &abr cac !n, m entras ,ue en la Contab l $a$ A-ropecuar a, e4 ste una cuenta para $escr b r una s tuac !n s m lar con la cuenta Cosechas #en$ entes* Sa' c rcunstanc as part culares cuan$o se trata $e una empresa comerc al por e/emplo, cuan$o se compensa el $esempe6o $e sus emplea$os ' se apl ca un Fbono $e cumpl m entoJ, por el m smo concepto en una empresa $e transporte a?reo para compensar el $esempe6o $e los tr pulantes, se apl ca el concepto Fbono por m lla/eJ* +ste t po $e cons $erac ones se $ebe tener en cuenta en to$as las empresas $epen$ en$o $e la espec al .ac !n $e la Contab l $a$ ,ue se 0a'a a apl car*

Captulo .7 Cuentas $ docu#entos por cobrar

Cuentas por Cobrar +sta cuenta representa $erechos e4 - bles ,ue t ene una empresa ' se or - na por el otor-am ento $e cr?$ to s n $ocumentos para el cobro, es $ec r se basa m)s, en la con& an.a ,ue e4 ste entre las partes para recuperar los 0alores por 0entas real .a$as o por la prestac !n $e al-:n ser0 c o* Clas & cac !n $e las Cuentas por Cobrar %as cuentas por cobrar se clas & can -eneralmente en tres -rupos ,ue son: Cuentas por cobrar al cl ente: esta compuesto $e los montos ,ue acuer$an los cl entes con la empresa, $eb $o al cr?$ to toma$o por la 0enta* Cuentas por cobrar a Func onar os ' +mplea$os: son los acuer$os ,ue los &unc onar os ' emplea$os hacen con la empresa por concepto $e 0entas a cr?$ tos, ant c po $e suel$o, entre otros lo ,ue se le $escuenta $espu?s $e su salar o* Ctras cuentas por cobrar:estas sur-en por una 0ar e$a$ $e transacc ones tales como ant c po a un e/ecut 0o, emplea$o, 0entas o compras $e al-o, $a6os o p?r$ $as entre otros*

+stas cuentas $eben ser presenta$as en el balance -eneral en el -rupo $e act 0o corr ente $espu?s $el e&ect 0o 'a ,ue es lo ,ue se pue$e con0ert r en e&ect 0o lo m)s pronto pos ble, e4cepto a,uellas cu'o 0enc m ento sea ma'or ,ue el c clo normal $e operac ones $e la empresa, el cual, en la ma'or1a $e los casos, es $e $oce meses estas $eben $e colocarse en el ren-l!n $e act 0os no corr entes, es $ec r en el $e otros act 0os* Cuentas (ncobrables +sta es m)s com:n en las empresas ,ue 0en$en a cr?$ to b enes ' ser0 c os, lo cual se encuentran con cl entes ,ue no pa-an $ chas cuentas, lo ,ue $ebe contab l .arse como un -asto* +4 sten tres m?to$os para est mar las pro0 s ones para cuentas ncobrables ,ue son: 12 7?to$o $el Z $e las <entas Eetas a Cr?$ to* (2Z sobre el 0alor a 0enta a cr?$ to)

+/emplo: <eamos: <entas a cr?$ to +st mac !n $e Cuentas (ncobrables (92=,000*00 4 *002) <alor neto 14,=00*00 910,=00*00 92=,000*00

22

7?to$o $el Z $e las cuentas por cobrar cl entes* (2Z sobre el 0alor a 0enta a cr?$ to)

+/emplo: <eamos: <entas a cr?$ to +st mac !n $e Cuentas (ncobrables (92=,000*00 4 *002) <alor neto 14,=00*00 910,=00*00 92=,000*00

"2 7?to$o $el Z $e ca$a cl ente en part cular* (De $ebe calcular en &orma n$ 0 $ual por ca$a cl ente)* Casa ;eal, D*A* Casa #?re. Casa el @oro 2=9,000*00 (=Z) 200,000*00 ("Z) 200,000*00 (=Z)

Cuan$o la cuentas por cobrar se ha $eterm na$o como cuentas ncobrable estas $eben $e aparecer en el ren-l!n $el act 0o ' $eben ser cancela$as, #ara cancelar estas cuentas el ma'or -eneral $ebe aparecer en 0*

5ocumentos por Cobrar D las 0entas se e&ect:an a cr?$ to ' se $esea ma'or -arant1a ,ue ten-a car)cter le-al se sol c ta al cl ente ,ue & rme un $ocumento $enom na$o pa-are* %os 5ocumentos por cobrar le-almente esta ampara$a por $ocumentos ne-oc ables entre lo ,ue tenemos: +l pa-are: representa una promesa $e pa-ar una suma $e $ nero en una &echa est pula$a &utura*

%a letra $e camb o: son $ocumentos $e $eu$as a corto pla.o, $ cho $ocumento no t ene car)cter le-al, mas b en est)n -arant .a$o por la moral ' con& an.a $e la ent $a$ em sora* #ara calcular los ntereses para un a6o ut l .amos la s -u ente &ormulas: (nter?s K Cap tal 4 @asa 4 (E:meros $e $1as / "60) %os $ocumentos por cobrar solo pue$e re- strase en una sola cuenta F5ocumentos por CobrarJ, 'a ,ue se t enen a la mano los $erechos $e cobrar estos, con una tasa $e nter?s ' la &echa $e 0enc m ento* 5ocumentos por Cobrar $esconta$os +ste representa los $ocumentos por cobrar no 0enc $os ,ue se han trans&er $os por en$oso o $e otra &orma a un banco, al 0alor nom nal o el $e su 0enc m entoA a 0eces $e$uc $o en $escuento ,ue 0 ene a representar el nter?s correspon$ ente al pla.o no e4p ra$o* %os $ocumentos representan un pas 0o cont n-ente para el ,ue lo en$osa ' para el ,ue 0en$e un act 0o cont n-ente con recurso $e $e0oluc !n por &alta $e pa-o* +ste $ebe presentarse en el balance -eneral como una $e$ucc !n $e los $ocumentos por cobrar*

Captulo /7 Cuentas $ docu#entos por pa0ar. Letra de ca#bio

Cuentas por #a-ar %as Cuentas por #a-ar sur-en por operac ones $e compra $e b enes mater ales ((n0entar os), ser0 c os rec b $os, -astos ncurr $os, a$,u s c !n $e act 0os & /os o contratac !n $e n0ers ones en proceso* D son pa-a$eros a un t empo n&er or a $oce meses se re- stran como Cuentas por #a-ar a Corto #la.o ' s su 0enc m ento es a un t empo super or a $oce meses, en Cuentas por #a-ar a %ar-o #la.o* +s prec so anal .ar estos pas 0os por ca$a acree$or ' en ca$a uno $e estos por ca$a $ocumento $e or -en (&echa, n:mero $e $ocumento e mporte) ' por ca$a pa-o e&ectua$oA tamb ?n $eben anal .arse por e$a$es para e0 tar el pa-o $e moras o n$emn .ac ones* %as Cuentas por #a-ar a %ar-o #la.o al & nal .ar ca$a per1o$o econ!m co, $eben reclas & carse a Corto #la.o* #r nc p os ' #roce$ m entos $e Control (nterno De $eben conc l ar per !$ camente los mportes rec b $os ' pen$ entes $e pa-o se-:n controles contables $e la empresa ' $e los pro0ee$ores*5eben elaborarse e4pe$ entes $e pa-o por pro0ee$ores $e ca$a &actura, su correspon$ ente (n&orme $e ;ecepc !n(cuan$o proce$a) ' el che,ue o re&erenc a $el pa-o, cancel)n$ose las &acturas con el sello $e F#a-a$oJ*+s prec so mantener al $1a los ma'ores au4 l ares $e Cuentas por #a-ar, los $e

Cuentas por #a-ar 5 0ersas ' no presentar sal$os en0e/ec $os*%as Cuentas por #a-ar a #ro0ee$ores ' las 5 0ersas $eben $es-losarse por ca$a &actura rec b $a ' ca$a pa-o e&ectua$oA as1 como por e$a$es ' anal .arse por la 5 recc !n*%as $e0oluc ones ' reclamac ones e&ectua$as a pro0ee$ores, $eben controlarse para -arant .ar ,ue los pa-os se real cen por lo realmente rec b $o*7ensualmente $ebe 0er & carse ,ue la suma $e los sal$os $e to$os los ma'ores au4 l ares $e las Cuentas por #a-ar co nc $an con los $e las cuentas $e control correspon$ entes*Q1R #roce$ m entos $e Comprobac !n (nterna Cuentas por #a-ar Corto #la.o Cua$re contable $e las part $as pen$ entes en el ma'or por $eu$ores*<er & cac !n $e los $ocumentos en los e4pe$ entes $e pa-o por acree$ores (pro0ee$ores)*Comprobar s e4 sten part $as o sal$os $eu$ores (contrar o a la naturale.a $e estas cuentas)*An)l s s por e$a$es $eterm nan$o las $eu$as 0enc $as (m)s $e "0 $1as)*<er & car los con0en os $e pa-os suscr tos* Cuentas por #a-ar 5 0ersas Anal .ar las part $as ,ue nte-ran el sal$o $e esta cuenta, clas & carlas $e acuer$o a su conten $o, comproban$o su cua$re contable as1 como anal .ar por e$a$es para $eterm nar las en0e/ec $as*<er & car los $ocumentos /ust & cantes $e las obl -ac ones pen$ entes $e pa-o, as1 como las conc l ac ones, con& rmac ones ' con0en os $e pa-o* +&ectos, Cuentas ' #art $as por #a-ar a %ar-o #la.o <er & car el cua$re contable $e los sal$os ' part $as ,ue nte-ran esta cuenta en ca$a una $e las subcuentas ' ma'ores au4 l ares por acree$ores*An)l s s por e$a$es comproban$o ,ue en esta cuenta se nclu'an e4clus 0amente los ,ue e4ce$en $e un a6o*Comprobar los $ocumentos en los e4pe$ entes $e pa-o (contratos, con0en os, etc)*Comprobar las con& rmac ones ' conc l ac ones con los acree$ores*Anal .ar las obl -ac ones 0enc $as ' pen$ entes $e pa-o, as1 como las part $as $eu$oras (contrar as a la naturale.a $e esta cuenta)*Q2R 5ocumentos por #a-ar 5e -ual &orma ,ue en las 0entas, cuan$o la empresa e4 -e la & rma $e pa-ar?s o letras $e camb o a los cl entes para -arant .ar el pa-o $e los 0alores a cr?$ to, -ualmente cuan$o se real .a compras, los pro0ee$ores tamb ?n 0an a e4 - r la & rma $e pa-ar?s o letras $e camb o para ase-urarse $e ,ue se cumplan con los pa-os $e los 0alores por los cuales nos han conce$ $o el cr?$ to* %etra $e camb o +s una or$en escr ta $e una persona (- ra$or) a otra (- ra$o) para ,ue pa-ue una $eterm na$a cant $a$ $e $ nero en un t empo &uturo ($eterm na$o o $eterm nable) a un

tercero (bene& c ar o)* %as personas ,ue nter0 enen son: +l T ra$or o l bra$or: 5a la or$en $e pa-o ' elabora el $ocumento* +l T ra$o: Acepta la or$en $e pa-o & rman$o el $ocumento compromet ?n$ose a pa-ar* #or lo tanto responsab l .)n$ose, n$ can$o en el m smo, el lu-ar o $om c l o $e pa-o para ,ue el acree$or ha-a e&ect 0o su cobro* +l Bene& c ar o o toma$or: ;ec be la suma $e $ nero en el t empo se6ala$o*Q"R

Captulo 97 Cuentas por pa0ar a accionistas. 1portes para futuras capitalizaciones

Cuentas por #a-ar a Acc on stas Cuan$o una empresa es nue0a, suele suce$er ,ue neces ta m)s n'ecc !n $e cap tales para po$er cont nuar con sus operac ones, -eneralmente por tratarse $e una empresa nue0a, los bancos o nst tuc ones & nanc eras cons $eran ,ue estas empresas no son su/etos $e cr?$ to, por tanto no t enen acceso a los cr?$ tos ,ue estas nst tuc ones otor-an, por esta ra.!n es necesar o con0ocar a una reun !n $e los acc on stas para tratar este part cular* #or lo -eneral son los acc on stas ,u enes $eben prestar sus aportes econ!m cos para ,ue la empresa s -a a$elante, es entonces cuan$o se hace necesar o abr r en la Contab l $a$, una cuenta $enom na$a FCuentas por #a-ar a Acc on stasJ con la & nal $a$ $e re- strar los aportes ,ue real cen los soc os para ,ue la empresa pue$a cont nuar operan$o* #ara lustrar $e me/or manera esta s tuac !n, 0amos a suponer ,ue el se6or (0an 7art ne., soc o $e la empresa 7o$elo D*A* $ec $e aportar con V =*000 para n'ectar mas &on$os al ne-oc o* +l as ento contable se mostrar1a $e la s -u ente manera:

+s con0en ente ,ue por ca$a aportac !n se real ce un as ento $ &erente, para lle0ar un re- stro por separa$o ' no con&un$ r los 0alores aporta$os entre un soc o ' otro* Cuan$o 'a se real ce la $e0oluc !n $e estos 0alores, el as ento contable ser1a es s -u ente:

+4 sten casos e4cepc onales en ,ue los soc os a pesar $e ,ue se trata $e una empresa nue0a ' a:n no lle-a al punto $e e,u l br o (punto en el cual los n-resos -enera$os son -uales a los -astos ncurr $os), cobran ntereses sobre estas aportac ones, en este caso la empresa 0a a reconocer un 1=Z anual sobre los V 10*000 por un per1o$o $e 6 meses, el as ento como 0emos re- stra una cuenta a$ c onal para re- strar TAD@C (E@+;+D+D por V 9=0, 0alor ,ue po$emos calcular $ rectamente en +4cel en la cel$a +=", $on$e apl camos la &!rmula: K10000O1=ZO180/"60

Aportes para &uturas cap tal .ac ones +4 ste otra 0ar ante con respecto a aportes $e soc os ' se trata $e ,ue a al-unos acc on stas les nteresa ,ue estos aportes, &ormen parte $e &uturas cap tal .ac ones, es $ec r estos &on$os a &uturo, pasar)n a &ormar parte $el cap tal ' se ncrementar) el patr mon o* #ara cont nuar con nuestro e/emplo, los m smos aportes $el soc o Dr* (0)n 7art1ne., 0amos a re- strarlos ahora en la cuenta $e A#C;@+D #A;A FM@M;AD CA#(@A%(YAC(CE+D*

#oster ormente cuan$o los soc os 'a $ec $an ncrementar el cap tal $e la empresa, el re- stro contable ser) el s -u ente:

Con este as ento la cuenta 2*2*1*02 A#C;@+D #A;A FM@M;AD CA#(@A%(YAC(CE+D se c erra ' se ncrementa la cuenta "*1*1*01 CA#(@A%*

Captulo 107 Consultas del #a$or 0eneral $ balance de co#probacin

Consultas $el 7a'or Teneral #ara ,ue una Contab l $a$ pue$a pro0eer una n&ormac !n actual .a$a, es necesar o real .ar constantes consultas a las cuentas $el 7a'or Teneral, tamb ?n para ase-urarse $e ,ue las part $as se encuentren b en re- stra$as* Como menc onamos en su momento una cuenta $e ma'or pue$e ser representa$a en una @, s n embar-o este m?to$o $ & culta entre otras cosas, el ,ue se pue$a aprec ar nme$ atamente los sal$os, es por eso ,ue nuestro so&t3are contable $esarrolla$o en +4cel, cuenta con to$as las columnas necesar as para br n$ar una n&ormac !n mas ampl a a cerca $e ca$a cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, 5etalle, C!$ -o, 5?b tos, Cr?$ tos ' Dal$o*

A cont nuac !n 0amos a obser0ar la cuenta $e ma'or $el BAECC 5+% #(CS(ECSA*

+s mu' mportante consultar este t po $e cuentas para tener un control e4acto $e los $ neros ,ue $ sponemos en los bancos, pues s esto no suce$e, se corre el r es-o $e sobre- rar la cuenta lo ,ue acarrear1a problemas a la ent $a$* +s necesar o real .ar un a$ecua$o re- stro en el 5 ar o Teneral para ,ue la m sma n&ormac !n se re&le/e en el 7a'or, como 0emos en la -r)& ca anter or e4 ste un re- stro cronol!- co $e los che,ues em t $os, as1 como tamb ?n $e los $ep!s tos real .a$os en la cuenta BAECC 5+% #(CS(ECSA* 5e -ual manera po$emos consultar cual,u er otra cuenta $e la cual neces temos n&ormac !n, ahora 0amos a consultar la cuenta CAWA T+E+;A% en la ,ue 0amos a obser0ar los n-resos ' e-resos $e los $ neros $e la ent $a$, por lo -eneral ' se-:n normas $e control nterno to$o e-reso $e ca/a $ebe ser $epos ta$o en bancos, como po$emos corroborar con la cuenta $e ma'or c ta$o anter ormente*

Consultas al Balance $e Comprobac !n

5e -ual &orma cuan$o re,uer mos obser0ar 0ar as cuentas, po$emos $ r - rnos a la So/a BA%AEC+, en $on$e po$emos 0er $e una &orma m)s panor)m ca al-unas cuentas ' hacer una e0aluac !n $e c!mo se encuentra la ent $a$ en un momento $a$o, en la -r)& ca s -u ente po$emos obser0ar cuentas $e Act 0o Corr ente*

A,u1 po$emos aprec ar ,ue $ sponemos $e una CAWA CS(CA 8M(@C con un monto $e 100,00 $!lares, en CAWA T+E+;A% como 'a 0 mos en el 7a'or, $ sponemos $e 19*990,00 $!lares, con& rmamos ,ue en nuestra cuenta bancar a $el BAECC 5+% #(CS(ECSA tenemos 44*189,9" $!lares, tamb ?n 0emos ,ue a nuestros C%(+E@+D $e 8M(@C hemos cobra$o los V 9*990,00 $e cr?$ to conce$ $o* Semos entre-a$o AE@(C(#CD A #;C<++5C;+D por V "*=00,00, $e los cuales 'a se ha $esconta$o V 2*000,00, ,ue$an$o un sal$o actual $e V 1*=00,00, en & n po$emos re0 sar to$as ' ca$a una $e las cuentas ,ue nte-ran nuestra Contab l $a$ ' tener una $ea -eneral $e c!mo est) marchan$o la empresa* +n esta ho/a tamb ?n po$emos 0er hac a la $erecha, " n 0eles $e a-rupac !n $e 0alores, esto ,u ere $ec r ,ue las cuentas ,ue normalmente ut l .amos para la Contab l $a$, son en real $a$ $e cuarto n 0el, por e/emplo la cuenta 1*1*1*10 CAWA T+E+;A%, para compren$er me/or los n 0eles po$emos $ec r ,ue: CC5(TC 1* 1*1* 1*1*1* 1*1*1*01 CM+E@A AC@(<C AC@(<C CC;;(+E@+ CAWA, BAECCD CAWA CS(CA 8M(@C E(<+% #;(7+;C D+TME5C @+;C+;C CMA;@C

1*1*1*02 1*1*1*10 1*1*1*20 1*1*1*21 1*1*1*22 1*1*1*2" 1*1*2* 1*1*2*01 1*1*2*02

CAWA CS(CA TMAUA8M(% CAWA T+E+;A% CM+E@A CCE@;C% BAECC 5+% #(CS(ECSA BAECC 5+% #AC(F(CC BAECC 5+ TMAUA8M(% C@AD U 5@CD #C; CCB;A; C%(+E@+D C%(+E@+D 8M(@C C%(+E@+D TMAUA8M(%

CMA;@C CMA;@C CMA;@C CMA;@C CMA;@C CMA;@C @+;C+;C CMA;@C CMA;@C

#or tanto to$os los 0alores $e las cuentas $e cuarto n 0el $es$e la cuenta 1*1*1*01 CAWA CS(CA 8M(@C, hasta la cuenta 1*1*1*2" BAECC 5+ TMAUA8M(% son, por $ec rlo as1, hermanas ' $eben a-ruparse en la cuenta ma$re 1*1*1* CAWA, BAECCD $e tercer n 0el, concretamente s sumamos los sal$os $eu$ores ,ue aparecen en el Balance $e Comprobac !n $e las cuentas CAWA CS(CA 8M(@C V 100,00, m)s CAWA T+E+;A% V 19*990,00, m)s BAECC 5+% #(CS(ECSA V 44*189,9", nos $a como resulta$o V 64*299,9", 0alor ,ue 0a en CAWA, BAECCD, cuenta $e tercer n 0el* D cont nuamos con este m smo cr ter o, 0amos a obser0ar ,ue los 0alores $e las cuentas $e tercer n 0el, se a-rupan en el se-un$o n 0el 1*1* AC@(<C CC;;(+E@+, por :lt mo los sub-rupos $e se-un$o n 0el, se a-rupan en el pr mer n 0el 1* AC@(<C* @o$a esta clas & cac !n perm te al & nal $el Balance $e Comprobac !n, 0er & car ,ue los 0alores se encuentren cua$ra$os ' 0er & car s hasta la &echa $e re0 s !n, hemos obten $o Mt l $a$ o #?r$ $a, como po$emos obser0ar en la s -u ente ma-en*

+n esta re0 s !n hemos po$ $o comprobar ,ue los $?b tos co nc $en con los cr?$ tos ' los sal$os $eu$ores co nc $en con los sal$os acree$ores, por tanto el Balance est) cua$ra$o ' a$em)s obser0amos ,ue hemos obten $o una ut l $a$ $e 9*908,42 $!lares, lo cual 0a $e acuer$o con los ob/et 0os $e la empresa* %a ut l $a$ se $a por cuanto las rentas son ma'ores ,ue los -astos ' ese es el ob/et 0o pr nc pal $e to$a empresa, s n embar-o pue$e suce$er ,ue en ocas ones los -astos son ma'ores ,ue las rentas, en este caso ha' ,ue poner los correct 0os necesar os para no cont nuar per$ en$o, caso contrar o se ten$r1a ,ue l ,u $ar la empresa, es $ec r cerrar las operac ones* Como po$r) $arse cuenta el lector es mu' mportante la n&ormac !n ,ue re0ele la Contab l $a$, pues es el e/e pr nc pal para la toma $e $ec s ones en cuanto a ncrementar la n0ers !n, re0 s !n $e -astos, $e& n r pol1t cas para aumento $e 0entas, etc* U por supuesto to$a esta n&ormac !n $ebe estar $eb $amente respal$a$a con to$os los $ocumentos &uente*