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Diseño de consultas en Access en modo Diseño

La ventana consulta tiene cinco diferentes vistas posibles, como se ve en la Imagen 1

Imagen 1 Diferentes modos de presentación de la ventana 6onsulta

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El modo Vista Diseño se utiliza para la creación o modificación de consultas de manera “gráfica” dado que permite el uso del “Drag Drop”, es decir pinc!ar " arrastrar# En el modo Vista Hoja de Datos se verán los datos obtenidos mediante la consulta previamente dise$ada# La Vista SQL nos permitirá crear o modificar consultas mediante el lengua%e &'L, en algunos tipos de consultas como por e%emplo las de (nión, no !a" otra opción posible# Las vistas Tabla Dinámica " Gráfico Dinámico, como su propio nombre indica permiten realizar tablas " gráficos dinámicos " no las vo" a tocar en este apunte sobre consultas#

Vista Diseño
)l abrir el editor de consultas en modo dise$o, veremos distintas zonas • • • (n área de tablas en donde podremos a$adir las distintas tablas o consultas que podamos necesitar en nuestra consulta# )l a$adir una tabla, veremos su Lista de campos# *or ultimo en la parte inferior de la pantalla veremos el área de definición de la consulta# En esta zona es donde incluiremos todos los campos que queramos tener en el resultado final de la consulta, as+ como los criterios de la misma, la ordenación e incluso la agrupación#
Lista de campos

)rea de tablas

)rea de definición de la consulta

Imagen ,

,--./01,.#doc

23-,3,--2 -.4-04-- *5

)rea de Definición de consulta

*ágina 1 de 1

desde el que podremos seleccionar aquella3s tabla3s "3o consulta3s que va"amos a necesitar para construir nuestra consulta Imagen : ) partir de a!ora me referir< siempre a tablas.. lo insertaremos en la misma# *uestos a simplificar las cosas.--2 -.*5 *ágina . si !acemos doble clic= sobre la barra de titulo de una tabla. si no fue as+ podremos establecerlas sin mas que “arrastrar” un campo sobre otro# &i seleccionamos la relación " !acemos doble clic= sobre la relación podremos editarla 9Imagen 1.. desde el men7 6onsulta. veremos su lista de campos. de 1 . tambi<n si lo arrastramos !ac+a una columna determinada del área de definición de consultas 9Imágenes 2 " 0.3. Imagen 1 como se puede observar nos permite “forzar” la relación de manera que veamos distintas combinaciones de datos4 1# &olo las filas en que los campos de ambos lados son iguales# . incluiremos todos los campos de la tabla en la consulta# .4-04-./01. pulsaremos el icono o. para ello el m<todo mas sencillo es. selecciona8 remos Mostrar Tabla. su comportamiento a nivel de consultas de selección será el mismo# (na vez a$adidas las tablas necesarias.*ara agregar una tabla. simplemente pinc!ar sobre un campo de una tabla en su lista de campos " !acer doble clic= sobre el.# >odos los registros que est<n a un lado aunque no est<n en el otro# :# Lo mismo pero al rev<s# (na vez que tenemos las tablas en el área de tablas podemos comenzar a a$adir campos a la consulta.#doc 23-..--. nos mostrará el cuadro de dialogo del mismo nombre 9Imagen :. una para cada una de las tablas# &i las relaciones entre ellas fueron establecidas previamente en las relaciones de la base de datos. independientemente de que realmente se trate de una tabla o de una consulta.

#doc 23-. eso !ará que la consulta sea un poco mas “lenta” al tener )ccess que reconstruirla cada vez que sea e%ecutada.Imagen 2 Imagen 0 En la primera fila de la lista de campos de cada tabla. para ello solo tendremos que pulsar ! o el icono )!ora veremos la consulta en modo Cista de Datos 9Imagen D.--.--2 -. en la primera ocasión aparecerá con su nombre.. tal " como ver+amos una tabla con los mismo datos. aunque eso en la ma"or+a de las ocasiones será totalmente imperceptible# @ota4 6uando incluimos dos veces el mismo campo de una tabla en una consulta. aparece un asterisco “?”. como no sea que en la barra de titulo pondrá el nombre de la consulta " “6onsulta de selección” .4-04-. aparentemente nada loas diferencia. otro caso en que puede ocurrir esto es cuando se aplica una función sin ponerle un alias# )!ora "a estamos preparados para e%ecutar la consulta. con la “venta%a” de que aunque inclu"amos o eliminemos campos de esa tabla.*5 *ágina : de 1 ./01.3. en la segunda como EAprB.. es como si inclu"<ramos todos los campos de esa tabla en la consulta. siendo la B un n7mero correlativo dependiente del n7mero de campos indebidamente definidos en la consulta. no necesitaremos retocar la consulta. si lo incluimos en una columna de la consulta.

el cursor se convertirá en una flec!a apuntando !acia aba%o.3.--. Descendente o sin ordenar es equivalente a de%ar el campo en blanco# que *odremos !acer esto para tantas columnas como deseemos.#doc 23-. se mostrará un cuadro de dialogo “ "oom” en el que veremos el contenido del campo " podremos editarlo. o%o si ese campo no interviene en la consulta tras guardar../01. solo tendremos que seleccionar su correspondiente columna. solo tendremos que pinc!ar en la flec!a que aparece en la fila #rden del correspondiente campo " seleccionar )scendente.Imagen D )!ora volvamos al modo dise$o. si !ubi<ramos !ec!o doble clic=. teniendo en cuenta que el orden final. pulsando sobre el correspondiente icono 9el de la escuadra " el lápiz.*5 *ágina 1 de 1 . vendrá dado por la posición de izquierda a derec!a de las columnas en la consulta. " a continuación pulsando &uprimir# 'ue no nos gusta el nombre del campo " queremos mostrar otro diferente para que sea mas indicativo de su contenido solo tendremos que escribir por delante el nombre del campo el nuevo campo " dos puntos “4”# >ambi<n podr+a ser que quisi<ramos mover uno o varios campos de posición en la consulta. será suficiente. en este caso lo resolveremos en la vista !o%a de datos moviendo la3s columna3s a la posición deseada# . el orden que prevalecerá será el que est< mas a la izquierda. el a%uste !ubiese sido automático# *or ultimo si pulsamos &!iftFG. pinc!ar sobre el área seleccionada " arrastrarla a la nueva posición# Etra posibilidad es que queramos incluir en la consulta un campo para por e%emplo realizar una selección por el pero no queramos mostrarlo. cerrar " volver a abrir la consulta !abrá desaparecido# En alguna ocasión podr+a ser interesante cambiar la anc!ura de la columna. esto será mu" 7til para editar comple%os campos calculados# &i queremos establecer un orden determinado en la consulta 9Imagen . a continuación el siguiente !acia la derec!a# En ocasiones la posición de las distintas columnas como queramos mostrar los datos entrará en conflicto con la posición que debamos aplicar para su ordenación correcta. simplemente pinc!ado sobre su esquina vertical derec!a 9el curso cambiará a una especie de cruz con flec!as a ambos lados.4-04-.. Imagen . imaginemos que queremos quitar un campo de la consulta. con desmarcar su correspondiente casilla “5ostrar”. " arrastrando modificaremos su anc!ura. pinc!ando en la parte superior de la misma. simplemente deberemos seleccionar3los " una vez seleccionados.--2 -.