Access

MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 97
INTRODUCCIÓN
El presente curso pretende servir como introducción a todos aquellos que comienzan con el el estudio de las Bases de Datos relacionales utilizando el programa Access 97. El curso se divide en varios capítulos los cuales explican las operaciones más usuales con ejercicios comentados paso a paso.

GUIA DE APRENDIZAJE
En la parte izquierda de la pantalla vereis un menú durante todo el curso, cuyas opciones son las siguientes: Indice lección: Nos lleva automáticamente a esta página. Lecciones:Accederemos al menú principal de las lecciones que forman este curso. FAQ's: Preguntas, dudas y consultas de nuestros alumnos. Sugerencias: Si tienes algo que comentarnos, envíanos un e-mail desde aquí.
Curso impartido por Martí Gay, profesor de Informática de Gestión de Area Interactiva y Centre d'Estuids Mumany

Access es una marca registrada de Microsoft Corporation Todas las marcas registradas pertenecen a sus respectivos fabricantes
©Area Interactiva-1999. Todos los derechos reservados

Lección 1 Lección 2 Lección 3 Lección 4 Lección 5 Lección 6 Lección 7 Lección 8 Lección 9 Lección 10

¿Qué es una Base de datos? - Iniciar Access - La primera base de datos - Introducir datos Objetivos de una BD - Caso práctico - Ejercicio Relaciones - Caso práctico Introducir datos - Añadir, modificar, borrar registros - Ancho de columnas - Buscar datos Ordenar los datos - Crear una copia de la tabla. Consultas - Consultas con criterios - Expresiones Campos calculados - Consultas de creación de tablas Formularios I Formularios II Formularios III. Campos calculados Ejercicio de repaso

Lección 10-B Ejercicio de repaso Lección 11 Tecnología OLE Lección 12 Compactar bases de datos - Crear réplicas de bases de datos

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Lección 13 Repaso

Introducción a SQL - Contraseñas - Acceso por usuarios - Crear archivos MDE - Access e internet. Hipervínculos - Importar y exportar en HTML

Trabajar con sub-formularios - Utilizar listas desplegables VB Access y Visual Basic - Conceptos básicos - Cambio del foco del cursos - Protección de campos Curso de Access 97 - LECCIÓN 1 ¿Qué es una base datos?

Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc. En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc una base de datos sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc. ¿Y poqué de esta forma? Porque así vemos de dónde sale cada cosa. Así aprendemos a modificar un campo, un formulario, etc a nuestro gusto. Iniciar Access 97 Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos preguna si queremos:
G G G

Crear una base de datos en blanco. Utilizar el asistente para crear una base de datos Abrir una base de datos existente

Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opción Base

de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará. La primera base de datos
Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera toma de contacto nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará

automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior:

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Objetos de la Base de Datos Tablas unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic

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Curso de Access 97 - LECCIÓN 1 Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:
G G G G G

Matrícula Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones

Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos).

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Base de datos: conjunto de registros total. Observa la siguiente ilustración:

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Este sería el primer registro de una base de datos compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1,

teléfono y provincia)
El número total de registros podemos verlo en la parte inferior (1 de 9)

Para crear una tabla sigue estos pasos:
G

Pulsa Click en el botón Nuevo situado a la derecha de la ventana

Aparece una ventana con varias opciones:

Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos Vista diseño: para definir los campos y sus características Asitente para tablas: un programa nos guia automáticamente en la creación de los campos de la tabla Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa
G

Escoge la opción Vista diseño

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí podemos definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:
G

Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de

desplazamiento o con un simple Click del ratón.
En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre)

servirá para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o números. Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numérico, nos aseguramos que posteriormente sólo podremos introducir números en dicho campo. Las características de cada campo son las siguientes: Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numérico: para introducir números Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
G

Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)

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Lógicamente. De momento no te preocupes por ello. ya que es autonumérico. en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de características. Después. Introducir datos La forma de introducir datos es sumamente sencilla: G Pulsa Click en el botón derecho Abrir Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos.Guardar. puedes cerrar la ventana directamente o bien escoger la opción Archivo . pulsaremos la tecla de tabulación o un click en la siguiente casilla. Para desplazarnos. G Selecciona con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Para el primer campo no hace falta escribir nada. Para pasar de un registro a otro. pulsa un Click en el botón Clave principal situado en la barra de menús. Más adelante veremos cómo modificarlo. Para salir de la tabla. utiliza alguno de los dos métodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a Archivo - Guardar).LECCIÓN 1 Antes de guardar la tabla vamos a ver qué es un campo clave. Introduce algunos registros para probar. te pedirá un nombre para la tabla. Bien. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningun registro de la BD. Curso de Access 97 . simplemente pulsa Intro. Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón Abrir para añadir más registros o modificar los ya existentes. Aparecerá como aquí: G G Para guardar la tabla. Colócale como nombre: Alumnos y acepta. Sea como sea. no podemos introducir como campo clave el campo Nombre. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios.Access G Cuando introducimos un campo. por ejemplo.htm (5 de 43) [29/8/01 19:05:58] . ahora vamos a guardar la tabla.

Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla. chalet.) ¿Tiene garaje? Número de aseso.) Datos de la propiedad (Tipo de propiedad. Utilizando el ejemplo anterior. metros cuadrados.htm (6 de 43) [29/8/01 19:05:58] . "EL ABETO" dedicada al alquiler de propiedades. consultar y listar los datos Informes sobre artículos más vendidos Etiquetas postales para clientes Existencias de artículos Pedidos a proveedores. apellidos. dirección. También veremos más coneptos importantes que nos servirán como base para comprender mejor el funcionamiento de una base de datos. Esta empresa posee dos oficinas situadas en Rubí y Terrassa que abarcarán propiedades de la provincia de Barcelona. Objetivo de una Base de Datos Antes de comenzar a crear una base de datos algo más compleja que la de nuestro primer ejemplo. pero enlazarse cuando sea necesario.. modificar. Si es una base de datos para otra persona o empresa. dirección de la propiedad. podemos comenzar a construir las tablas que formarán nuestra BD.. es conveniente pirmero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qué uso se va a dar de la misma. número de aseos. ciudad. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio. convendría establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado. correcciones y apuntes que hagamos. estas preguntas podrían ser: G G G G G Posibilidad de introducir. Caso práctico La BD que construiremos a continuación tratará de gestionar una ficticia empresa. ¿qué necesitaremos para construir la DB? Datos del cliente (Nombre. apellidos. etc) Supongamos que hemos hecho un estudio de la situación y decidimos incluir los siguientes campos en la BD: Código de la propiedad (Número que identificará a la propiedad alquilada) Nombre. provincia y Código postal Superficie en m/2 file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access..Access Lección 2 Continuaremos el segundo capítulo de este curso construyendo una nueva base de datos que utilizaremos durante unas cuantas lecciones. DNI. apartamento. etc. habitaciones. etc A partir de las preguntas.. y dirección Fecha de alquiler del contrato Fecha de expiración del contrato Alquiler mensual que paga el cliente Tipo de propiedad (Casa.

una controlará los datos del cliente y otra los lde la propiedad. Bien. o tendremos que modificar las características de otro. etc. Curso de introducción a las Bases de datos con Access 97 Práctica Crea una BD nueva desde la opción Archivo .. en concreto hemos calculado que necesitamos 20 campos para nuestra base de datos. nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. De esta forma nos aseguramos que no repetimos dos veces un mismo código. situación privilegiada. extras instalados. pero esto siempre podremos solucionarlo.Nueva base de datos y colócale como nombre: ABETO Pulsa en el botón Nuevo y escoge la opción Vista diseño A continuación crea los siguientes campos: Observa que hemos colocado como campo clave el campo Código propiedad. y los del cliente no nos servirían para nada. podríamos gestionar perfectamente pero sería una barbaridad tener tantos campos en una sola tabla.htm (7 de 43) [29/8/01 19:05:58] .) Evidentemente. Fíjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará. crearemos dos tablas. A veces necesitaríamos modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad.Access Extras (observaciones. SI hiciésemos una sola tabla incluyendo todos los campos.. en una BD siempre nos olvidaremos algún campo. Por ello.

Desde aquí podemos definir qué texto aparecerá. podemos introducir una fecha tecleando sólo los números del dia. Responde afirmativamente y colócale como nombre: Clientes.. etc. cambia las propiedades siguientes: Formato: Moneda Regla de validación: <150000 Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150. Seguidamente crea una nueva tabla. Requerido: si esta opción está en Sí. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.) Máscara de entrada: access coloca una serie de signos automáticamente para facilitarnos la introducción de los datos.Access Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las características de cada campo. se permite la introducción de cadenas de longitud cero.000 Selecciona el campo Fecha de contrato y siitúa el cursor en la casilla Máscara de entrada. (P. podemos escoger un formato. etc. Aparecerá un botón en la parte derecha: Deberás pulsarlo. La llamarás PROPIEDADES y tendrá las siguientes características: CAMPO Código propiedad Garaje Tipo de propiedad Superficie en m/2 Dirección Población Provincia Código Postal Habitaciones Aseos Extras TIPO Texto Sí/No Texto Numérico Texto Texto Texto Texto Numérico Numérico Memo 15 Entero 40 20 15 5 Entero Entero TAMAÑO 3 OTROS Campo clave file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.Ejmplo.. podemos obligar a que se introduzcan datos numéricos inferiores a una cantidad. Access te dirá si quieres guardar la tabla. P.Ejemplo. A continuación te aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras.. En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara. Regla de validación: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos según unos criterios.. coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombre y Apellido En el campo Alquiler mensual. mes y año. Escoge la opción Fecha corta y pulsa en el botón Terminar. Texto de validación: cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los datos. el usuario está obligado a introducir datos.. A continuación. Indexado: los campos indexados permiten acelerar las búsquedas.. 12/abr/98 Título: se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formularios Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo. P.Ejemplo monetario.htm (8 de 43) [29/8/01 19:05:58] . fecha. Haz exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiración Cierra la ventana de Diseño de tabla. y access nos colocará automáticamente las barras de separación. aparece un texto explicativo. Sus opciones son: Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres que podemos introducir. Guarda los cambios. Permitir logitud cero: si esta opción está en Sí. Hasta 255 Formato: dependiendo del tipo de campo.

Así no habrla lugar a equivocaciones. En la anterior hemos preparado dos Tablas.htm (9 de 43) [29/8/01 19:05:58] . Posteriormente podemos realizar consultas y crear formularios de las dos tablas. Un ejemplo podría ser éste. continuamos con la lección 3. En el siguiente ejemplo. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y. en la tabla 2. en el que cada persona tiene un único DNI: Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. Hemos definido en común un campo: Código de propiedad. Existen tres tipos de relaciones: Relación de uno a uno: En este tipo de relación. RELACIONES Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Lo que vamos a hacer es una relación. una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades.Access LECCIÓN 3 Bien. ¿Porqué? Necesitamos un campo en común para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades que sean. De esta forma. Pero también necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. un mismo actor puede trabajar en varias películas: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. gracias a este campo en común. cada una con su código único que las identificará. podemos introducir datos en la tabla CLIENTES pero asegurándonos que existen en la tabla PROPIEDADES. un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa.

un equipo puede tener varios jugadore. pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1.htm (10 de 43) [29/8/01 19:05:58] . Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. por lo que sus datos serán únicos. Desde el botón Tipo de combinación podemos acceder a más características de la relación.Access Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2. G Arrastra el campo Cödigo de propiedad desde una tabla hasta otra: Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas características de la relación. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. podemos escoger dos opciones más: H Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas.Observa en la parte inferior que Access nos coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a uno. En el siguiente ejemplo. pues los dos campos son campos clave. pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo: Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relación. éste también será modificado en la tabla relacionada. Si esta casilla se activa.

Con esto ahorraremos tiempo.Acceder a la opción del menú Insertar .htm (11 de 43) [29/8/01 19:05:58] . Cuando terminamos de introducir toda una fila. Cuando estemos introduciendo un dato. Al finalizar la introducción de los datos del registro en el último campo. o Access no nos dejará terminar el proceso. Esto significa que primero tendremos que dar de alta algún cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla PROPIEDADES. simplemente tendremos que pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos. introduciríamos un nuevo registro. La relación que hemos establecido nos evita la introducción de errores en la tabla PROPIEDADES. ábrelo y observa los datos que hemos introducido. pulsa en el botón Relaciones o bien accede desde Herramientas . ya que. previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en la tabla CLIENTES. En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave. verás que con el botón Abrir ya hay datos introducidos. Cuando lo tengas grabado. el símbolo se convertirá en un lápiz. pero para ahorrarte trabajo. desde la tabla CLIENTES a la tabla PROPIEDADES. Mientras introduces un dato en un campo.Access G Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones. Ya están a punto las dos tablas para introducir los datos. y seguidamente pulsa en el botón Crear. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Para ello. pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Nos vemos en la siguiente lección. Si queremos cancelar la introducción de datos en una fila.Nuevo registro . Práctica: G Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta. para introducir una propiedad. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introducción de los datos. Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas. G Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relación.Pulsar un click directamente bajo el último registro: Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro).Relaciones. AÑADIR REGISTROS Para añadir nuevos registros podemos: . si pulsamos Intro. pulsaremos la tecl Escape y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el triángulo negro. Access muestra un lápiz en la parte izquierda de la fila. Recuerda que había una relación entre las dos tablas de Uno a Uno. LECCIÓN 4 INTRODUCIR DATOS Si te bajaste el ejemplo de la anterior lección. pulsaremos la tecla Escape. pulsa aquí (40 kb)y bájate el ejemplo completo hasta el momento. Ahora podrías introducir datos de ejemplo.

crearse una copia de alguna tabla dentro de la propia base de datos. De hecho. Es pues. Seguidamente podemos pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente. únicamente pulsaremos un click en el interior del campo que queramos modificar. BUSCAR DATOS EN LA TABLA Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. debes tener cerrada la tabla.htm (12 de 43) [29/8/01 19:05:58] . hay opciones un poco.Ancho de columna . es decir. o bien Edición .. etc. o bien Edición .Pegar file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. HACER UNA COPIA DE UNA TABLA Es muy importante crearse copias de todo lo que consideremos importante. Podemos decirle a Access que busque en el registro.Eliminar registro y Access. Simplemente tenemos que situar el cursos dentro de un campo por el que queramos ordenar la tabla. Para hacerte una copia de una tabla. según queramos ordenar. MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA Para modificar la anchura de una columna y así poder visualizar el contenido del campo. lo más seguro es que comienzes a acordarte del tio segundo de Billy Puertas o quien sabe. en toda la tabla. o bien podemos acceder al menú Edición . podemos acceder al menú Formato .Access MODIFICAR REGISTROS Para modificar los datos de un registro. Una vez seleccionada. etc. También podemos acceder desde el menú Registros . ya que a veces nos interesará un listado por ejemplo. pulsaremos un click en el número de la fila del registro que queramos borrar. Ten en cuenta que en Access. Si no tenías copia.Buscar. BORRAR UN REGISTRO Si lo que deseamos es borrar un registro. Si tienes una copia. si después de ordenar intentamos cerrar la tabla.Copiar ..Selecciona la tabla . Ordenar la tabla por un campo en concreto no significa que Access cambie la posición de los campos de la tabla. Access ordenará la tabla por ese campo. NO PROBLEM. delicadas. Existe un botón en la barra de herramientas.Ordenar. tras perdirnos confirmación. o un listado de la tabla PROPIEDADES ordenada por Tipos de Propiedad. ORDENAR LOS DATOS DE LA TABLA Esta opción es muy útil. accederemos al menú Edición ... Access nos avisará si queresmo guardar los cambios. digamos. de la tabla CLIENTES ordenada por fecha de expiración del contrato. podemos situar el ratón en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. Una vez seleccionado. necesario. que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo.Pulsa el botón Pegar de la barra de herramientas. si queremos que la tabla se guarde con el nuevo orden. borrará el registro de la tabla. Desde la pantalla principal: .Pulsa el botón Copiar de la barra de herramientas. Nos aparecerá la típica ventanita para buscar una frase. de arriba a abajo. También podemos pulsar un click en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionará.Ajuste perfecto y Access ajustará el ancho automáticamente al contenido de la columna.

escribe el que creas oportuno. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. criterios de consulta. así como otras opciones (orden. Las consultas con preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea necesario.Access . Si queremos hacer un informe de unos datos determinados. cuantas propiedades del tipo chalet existen. .000 pts de alquiler. y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. . Te aparecerá una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar. tenemos el listado completo en forma de tabla. imprimirlos. . Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos. .Ahora carga utilizando el método que quieras.MDB abierta. desde la casilla de la tabla hasta la cuadrícula inferior. etc. quién paga más de 100. Supongamos que queremos realizar una consulta sólo de los campos Código de propiedad.Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar . al lado del campo anterior. Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas. Permite ver los datos de una o varias tablas. Las consultas pueden ser de varios tipos G G G G Consulta de selección: es la más utilizada. Evidentemente.Cuando Access te pida un nuevo nombre. Consultas de unión: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas Vamos a crear una sencilla consulta. . file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. pulsa click en la pestaña de Consultas: . Para ello están las consultas. pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto. añadir o modificar registros.Pulsa doble click en el campo Código de propiedad de la tabla CLIENTES El campo ha de aparecer en la parte inferior. OK? Curso de Access 97 . No queremos saber los datos de todos los campos: sólo algunos. Alquiler. Vamos a hacerlos de dos formas: .htm (13 de 43) [29/8/01 19:05:58] ."Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila. etc. Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES. analizarlos. eliminar o actualizar registros.Con la Base de Datos ABETO.Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES . los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES. podemos hacerlo a partir de una consulta.LECCIÓN 5 Pág. Desde esta pantalla podemos escoger qué campos queremos incluir en la consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un Apartamento. 1 de 3 CONSULTAS En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad. etc).Pulsa el botón Cerrar Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseño de la consulta.Escoge la opción Vista Diseño y acepta Seguidamente aparece una pequeña ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora. lo haremos de una consulta. y el campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES. Nos vemos en la siguiente lección.Pulsa click en el botón Nuevo.

Agrega el campo Oficina vendedora y añade el siguiente criterios: .Más de 85000 file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Curso de Access 97 . Ahora vamos a ver el resultado: . situado en la barra de botones superior izquierdo. Si quisiéramos ejecutarla para ver su contenido. Nombre y Alquiler mensual .Vuelve al modo Diseño desde el mismo botón . Veamos cómo crear una consulta que nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan más de 85. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. . Mediante los criterios podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas.000 pts y cuya oficina vendedora esté en la ciudad de Terrassa.000 pts al mes . Responde afirmativamente y ponle como nombre: Consulta sencilla.Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Código de propiedad.Visualiza el resultado de la consulta con el botón Vista Observa que aparecen los tres campos de los clientes que pagan más de 85.Visualiza el resultado En este último caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir.En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual.Pulsa click en el botón Vista.LECCIÓN 5 CONSULTAS CON CRITERIOS La consulta anterior fue una consulta normal.htm (14 de 43) [29/8/01 19:05:58] . tal y como hemos preparado. Access te pedirá si quieres guardarla. de todos los registros de la Base de Datos.Cierra la ventana de la consulta. deberíamos pulsar el botón Diseño. Si quisiéramos modificar la consulta.Guarda la consulta con el nombre: Oficina Terrasa . . Podríamos ahora volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que ahora aparece como una regla azul. En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas. pulsaremos el botón Abrir.000 pts de alquiler mensual. . escribe: >85000 . pero lo que vamos a hacer es guardar la consulta. Sólo veremos los campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que pagen más de 85.Access Perfecto.

Expresiones lógicas tipo Sí/No Para valores tipo Sí podemos escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios: "Sí" "Verdadero" "Activado" "-1" Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones: "No" "Falso" "Desactivado" "0" Caracteres comodín Como en MS-DOS o la mayoría de programas de Windows. Expresiones de texto En este tipo de criterios. El interrogante puede sustituir un solo caracter en la posición que esté. etc. imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha se menor al 12 de Junio del 97. Por ejemplo: M?? buscará los datos que comienzen por M y luego tengan dos letras más ?a?a buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.LECCIÓN 5 EXPRESIONES En las consultas que hemos hecho. podemos incluir los dos caracteres comodín (el asterisco * y el interrogante ?) para crear una expresión. podemos utilizar esos mismo operadores.Access Curso de Access 97 . El asterisco podrá sustituir a más de un caracter en la posición en que se encuentre. distinto. Por ejemplo. menor que. Para la cuestión de fechas. bastara con escribir el texto utilizando mayúsculas o minúsculas indistintamente. el separador de decimales. hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. igual. Podemos hacerlo de las siguientes formas: <12 Junio 1997 <#12/06/97# <12 Jun 97 <12-Jun-97 <12/06/97 Expresiones de números. Vamos a ver qué tipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios: Expresiones de fecha Podemos utilizar operadores de comparación típicos de programas informáticos como mayor que. moneda y contador Cuando utilizemos campos de este tipo.htm (15 de 43) [29/8/01 19:05:58] . tan sólo tendremos que escribir los daots y si contienen decimales.

Evidentemente sería una "pasada" crearla nueva e introducir los datos uno por uno. Access nos avisará de que se van a modificar datos de una tabla. .htm (16 de 43) [29/8/01 19:05:58] . Es evidente que sería una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios.En la barra de herramientas superior hay un botón llamado Tipo de consulta. Guardala con el nombre Aumento de precio en 500pts Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado.Sitúa el cursor en la casilla Actualizar a y escribe: .Carga la tabla Clientes .LECCIÓN 6 CAMPOS CALCULADOS En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Acepta el mensaje que aparece.Crea una nueva Consulta en modo Vista Diseño . .Carga los campos Código de Propiedad y Alquiler mensual . Por ello. .Access */12/97 buscará los datos de cualquier dia del mes de diciembre del 97 An* buscará los datos de lo que comienze por la palabra An Curso de Access 97 .Ve a la pestaña Tablas y abre la tabla Clientes. No vendría mal hacerse una copia de la tabla Clientes por si acaso.Cierra la consulta. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. cambiará los datos de la tabla.MDB y sitúate en la pestaña de las Consultas . CREAR UNA TABLA NUEVA CON CAMPOS DE OTRAS TABLAS A continuación vamos a ver cómo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con sólo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). vamos a tomar campos de las dos tablas y construir una nueva.Abre la Base de Datos Abeto. Realizaremos una operación matemática: . Vuelve a aceptar. Tiene que aparecer con un incremento de 500 pts. Lo que significa que cuando la ejecutemos.Access vuelve a pedir confirmación con un segundo mensaje.Selecciona la consulta y pulsa en el botón Abrir. un error podría traer consecuencias imprevisibles. Lo que vamos a hacer a continuación es lo siguiente: Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Observa el campo Alquiler mensual. Podemos crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operación entre dos o más campos. Esta es una consulta de actualización. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el número 500. Ábrelo y escoge el tipo Actualización . Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta.

En la barra de herramientas superior hay un botón llamado Tipo de consulta.Access . títulos. .Con nuestra base de datos abierta (Abeto. etc.Acepta la ventana. . Población y Provincia . En la file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaña Formularios. Dirección. vamos a crear uno sencillo utilizando un assitente que nos irá guiando en su creación. Curso de Access 97 . En esta primera lección dedicada a los formularios. Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a nuestra medida. Grábala con el nombre: Consulta de creación de tabla .Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo .LECCIÓN 7 FORMULARIOS I Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma más "amable" y cómoda. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se creará. Access nos pide qué campos queremos incluir en el formulario.Calcular campos . colores. En el primer paso. Los formularios tienen la ventaja de poder: . los campos Nombre.Nuevo y escoge la tabla Clientes y la opción Asistente para formularios . . .htm (17 de 43) [29/8/01 19:05:58] . y Alquiler mensual . .Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas. Colócale el nombre: Clientes y Propiedad y acepta. Access te avisa que se creará una nueva tabla.Ve a la pestaña de Tablas y observa que la nueva tabla se ha creado. Para ver cómo se crean. Apellidos. Acepta.Observa que aparece otro tipo de icono. y pulsar el botón Nuevo.Access te pedirá un nombre para la nueva tabla que se creará más tarde.Añade de la tabla Clientes.Crear y utilizar gráficos .Añade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad.Selecciona la consulta recién creada y ábrela.Cierra la consulta. En esos momentos. se ejecutará un asistente de Access que nos irá guiando paso a paso en la creación del formulario.Utilizar fuentes especiales.MDB) accede a Formularios . . Ábrelo y escoge el tipo Consulta de creación de tabla.

Acepta el último paso (nombre del formulario) con el botón Termimar. En nuestro caso. escogeremos el estilo Mundo . Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente. prueba igual que antes el estilo que te guste. Desde el formualrio podemos modificar el contenido de un campo. se visualizarán si abrimos el formulario. En el siguiente paso.Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente . que es una pantalla especial donde podemos cambiar las posición de los file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. desplazarse hacia atrás. La utilización del formulario es sumamente sencilla.Access parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte dereche otra con los campos que se incluirán en el formulario.htm (18 de 43) [29/8/01 19:05:58] . añadir nuevos registros. etc. verás una simulación en la ventana de la izquierda de cómo quedará. con el botón Diseñar accedemos al diseño del formulario. borrar un registro completo (Edición . y el formulario ya estará creado. Si pulsas un click en las diversas opciones. al último registro y añadir un nuevo registro. De igual forma. así como todos los cambios efectuados en la tabla.Acepta el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente Para los fondos.Carga todos los campos y pulsa el botón Siguiente. Access nos pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los campos a través del mismo.Buscar). para utilizarlo sólo debemos pulsar el botón Abrir.Eliminar registro). Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha Borra el campo seleccionado de la ventana derecha Borra todos los campos de la ventana derecha . Podemos cerrar el formualrio. hacia adelante. borrarlo. y todos los cambios que realizemos en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirán para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. se realziarán en la tabla relacionada. Si tenemos el formulario cerrado. . buscar un dato (Edición . En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones: Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro.

Para cargar los campos existe un botón situado en la barra de herramientas llamado Lista de campos desde el que podemos escoger el campo que queramos. Observa que la zona gris es la zona que veremos cuando estemos utilizando el formulario. Observa también que posicionando el puntero del ratón sobre uno de los dos cuadrados más grandes. . columnas u hoja de datos). características. títulos.Pulsa dicho botón y te aparecerá una pequeña ventana con los nombres de los campos . En esta lección vamos a ver cómo se puede personalizar un formulario. puedes probar a crear varios formularios escogiendo distintas opciones del primer cuadro del asistente (tabular. añadir campos calculados.Con la base de datos Abeto. Esta zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe más zona de pantalla. Esta mano sirve para mover el campo. Crearemos un formulario de la tabla Propiedades de forma manual: . ."Arrastra" el primer campo hasta situarlo más o menos en la esquina superior izquierda: Si sitúas el puntero del ratón sobre el campo cargado. pulsa el botón Nuevo. También podemos observar unos controles (puntitos negros) para modificar el tamaño del campo. De momento. Es importante anotar que hemos cargado dos cosas: a la izuquierda el nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en sí. pero eso ya es otra lección.Escoge de la lista la tabla Propiedades y como tipo de formulario escoge Vista Diseño.Access campos.MDB abierta y situados en la pestaña Formularios. Curso de Access 97 .LECCIÓN 8 FORMULARIOS II En la lección anterior vimos cómo crear con el asistente de Access un formulario automático. colores.htm (19 de 43) [29/8/01 19:05:58] . verás que aparece una mano si está sobre un borde del campo. etc. Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde podemos "cargar" los campos de la tabla y situarlos a nuestro gusto. aparece un dedo que servirá para mover sólo una parte del campo (el nombre o el campo) file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.

htm (20 de 43) [29/8/01 19:05:58] . títulos o controles especiales como listas desplegables. Casa o Apartamento. botones programables. Ésta sirve para crear textos.Debes activar la barra Cuadro de herramientas desde el botón correspondiente file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo. etc) puedes hacerlo seleccionándolos con el mouse en forma de selección de ventana como harías con cualquier otro objeto. Lo que haremos será crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma más sencilla y rápida. Curso de Access 97 . etc. por ejemplo). Veamos un ejemplo. Para volver a la pantalla de diseño. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando alguno existente. efectos de relieve. Puedes seleccionar algún campo y hacer diferentes pruebas con esta barra. . Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botón Cuadro de Herramientas. hay botones para cambiar los colores de los campos. etc. bordes. pero tampoco hay que abusar de demasiados colorines de forma que quede demasiado "chillón".Access G Termina de cargar el resto de campos y sitúalos de forma más o menos coherente. Cuando te guste el resultado. Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades. sería un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. tipos de letra. También puedes ir pulsando un click uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayúscula). es decir. mover. EL formulario puede quedar más chulo. puedes hacer una prueba para ver cómo quedará con el botón Vista situado en la parte superior izquierda de la barra de herramientas.LECCIÓN 8 Si tienes que realizar alguna acción con varios campos a la vez (cambiar el color. pulsa el mismo botón. G Observa que en las barras de herramientas que disponemos en esta pantalla. borrar. que siempre será un Chalet.

Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botón con forma de varita mágica llamado Asistente para controles. etc. o bien pulsa el botón Propiedades de la barra de herramientas superior. color. ajusta si es necesario el tamaño y posición del campo y realiza una vista previa del formulario.Access La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiará paso a paso o bien "a mano". Prueba a desplegar la lista recién creada confirmando que funciona. No te preocupes del tamaño.Apartamento (atención al punto y coma separador) Aquí definimos una lista de valores..Accederemos a las propiedades del campo.Te habrá aparecido un campo sin nombre. eventos especiales. pulsa doble click en un borde del campo. Ahora hay que configurarlo.Propiedades. por lo que si creamos la lista desplegable. En vez de Cuadro combinado. como el nombre. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma. . En Tipo de origen de la fila podríamos escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. . .Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma: Nombre: Tipo de propiedad Este será el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo Origen del control: Tipo de propiedad (puedes escogerlo de la lista desplegable) La propiedad Origen del control define qué campo real de la tabla almacenará el valor introducido posteriormente. Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puedes escogerlo de la lista desplegable) Origen de la fila: Chalet.Asegúrate de que el botón mencionado está desactivado y pulsa después en el botón Cuadro combinado de la misma barra de herramientas. Si está pulsado (hundido) significa que está activado.Cierra el cuadro. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo. Para ello. se pondrá en marcha automáticamente el asistente. Para crear un control manualmente.Casa. se puede cambiar posteriormente. . .Dibuja en la zona de los campos un rectángulo no muy grande. También puedes acceder desde el menú Ver. hemos de desactivarlo pulsando un click.htm (21 de 43) [29/8/01 19:05:58] . .. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Te aparecerá una ventana especial. colócale como nombre: Tipo de popiedad. .

Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botón Aceptar .Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios .Configura tú mismo el campo TOTAL con la fórmula: [Alquiler mensual] + [IVA] Esto significa que el último campo sume el contenido del campo Alquiler mensual más el campo IVA.Cierra la ventana de propiedades . En este caso no los crearemos. Aquí podemos definir fórmulas o funciones que realizan ciertas operaciones.Abre la lista del campo Formato y escoge la opción Moneda .Formularios cargados . tendríamos que ir al diseño de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numérico. Vamos a insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Observa la siguiente imagen: hemos ampliado un poco la zona de diseño y movido el campo Alquiler. .Pulsa el botón Pegar .Clientes.Prueba una vista previa desde el botón Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda Observa que el campo tiene que aparecer ya con el cálculo hecho: .Escoge de la ventana central Alquiler mensual .LECCIÓN 9 FORMULARIOS III En la lección vamos a ver cómo colocar un control de cálculo de campos en un formulario. debes seleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades. Es importante señalar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades.Hemos añadido dos casillas de texto con el botón Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Este último será el campo de texto que creamos anteriormente. Si no es así. o con el botón derecho y la opción Propiedades) . Lo que haremos será utilizar el formulario de la tabla Clientes que hicimos con el Asistente para formularios.Te aparecerá otra ventana. G Con la ventana de formularios a la vista. sino que insertaremos dos campos independientes que lo único que harán será realizar un cálculo matemático de otros campos. .Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click.En el cuadro que te aparece. o bien pueden ser el fruto de alguna operación de cálculo con campos. selecciona el formulario Clientes y pulsa el botón Diseñar. sitúa el cursor en el campo Origen del control. Para ello. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos) .Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la fórmula: [Alquiler mensual] *16/100 . Aquí definimos de donde vienen los datos. Access no lo encontrará.Access Curso de Access 97 . Podríamos crear dos campos nuevos para ese fin. Éstos pueden venir de algún campo de alguna tabla. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. A la derecha verás dos cuadraditos. Se trata del Generador de Expresiones. Para cambiar el nombre de la etiqueta. . .htm (22 de 43) [29/8/01 19:05:58] .

Para ello se crearán tres tablas con las siguientes características: Tabla PACIENTES: llevará un control de los datos de los pacientes como el Nº de S. Tabla INGRESOS: llevará el control de la fecha del ingreso. CONTROL DE UNA CLÍNICA. Nº de Historial. Tabla MEDICOS: código del médico. etc. (1ª parte) En esta lección realizaremos un ejercicio general de repaso. Especialidad. Crearemos una base de datos que controlará una supuesta clínica. y repasaremos conceptos. Es importante señalar que los dos últimos campos nos existen como tales en la tabla Clientes ni en la de Propiedades. Nombre. Apellidos. diagnóstico. crearemos consultas. ingresos en clínica y médicos.Access El resultado final será que cuando introduzcamos el precio de la propiedad. La clínica "SAN PATRÁS" necesita llevar un control informatizado de su gestión de pacientes y médicos. número de cama. etc. etc. Nombre.htm (23 de 43) [29/8/01 19:05:58] . Apellidos. Curso de Access 97 . los dos campos que acabamos de crear mostrarán automáticamente el cálculo del impuesto de IVA.LECCIÓN 10 EJERCICIO DE REPASO.S. número de planta. formularios. A continuación tienes las características de cada campo de las tablas: TABLA PACIENTES: Campo N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio Población Provincia Código Postal Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Largo 15 15 30 30 25 15 5 12 9 1 Campo Clave Regla de validación: "H" o Otros Teléfono Texto Número de Historial Texto Sexo Texto "M" file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Relacionaremos las tablas. Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes.. Son sólo campos calculados.

htm (24 de 43) [29/8/01 19:05:58] . CONTROL DE UNA CLÍNICA.Abre el menú Insertar y escoge la opción Filas.Pulsa un click en la casilla del campo y escribe: Fecha de Alta file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.Pulsa un click a la izquierda del campo Código de Identificación. . selecciona la tabla INGRESOS y pulsa en el botón Diseño.Accede a la pestaña de Tablas. . (2ª parte) En esta lección continuaremos trabajando con nuestra base de datos de la clínica. . Para ello: . Introducir un nuevo campo Ahora debemos introducir un nuevo campo en la tabla INGRESOS llamado Fecha de Alta que controlará la fecha en la que el paciente es dado de alta de la clínica.Access TABLA MEDICOS: Campo Tipo Codigo Texto identificación Nombre del Médico Texto Apellidos del Médico Texto Especialidad Fecha de ingreso Cargo Número de Colegiado Observaciones TABLA INGRESOS: Campo Número de Ingreso Número de Historial Fecha de Ingreso Código de Identificación Número de planta Número de cama Alérgico Observaciones Coste del tratamiento Diagnóstico Tipo Largo Autonumérico Texto Fecha Texto Número Número Sí/No Memo Número Texto 40 Formato Moneda 4 9 Máscara fecha corta Otros Campo Clave Texto Fecha Texto Número Memo 25 Largo 4 15 30 25 Máscara fecha corta Otros Campo Clave LECCIÓN 10 EJERCICIO DE REPASO. Su fila deberá quedar resaltada en su totalidad.

Debes introducir fechas.LECCIÓN 10 Este será el aspecto que tendrán las relaciones de las tablas: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.Dota al campo del formato Fecha corta a través de la máscara . access10-2b. Debemos tener cuidado con este tipo de consultas. que controlará automáticamente los días que el paciente ha estado ingresado a través de una sencilla operación matemática entre dos fechas. El nuevo campo está al lado del campo Fecha de Ingreso. cambiará los datos de la tabla.Access .Cierra la tabla (guardándola) . dando como resultado el coste total. . Este tipo de consultas reciben el nombre de Consultas de actualización.htm Curso de Access 97 . Puedes introducir fechas posteriores a la de Ingresos en unos cuantos días.htm access10-2b.Inserta dos campos nuevos: Días de Ingreso será del tipo numérico. pero esta vez no será una consulta para ver por pantalla.Ahora deberás abrir la tabla para introducir los nuevos datos. Inventate las fechas. Los campos serán: Días de Ingreso. y el campo Coste Total del Tratamiento. y Coste total del tratamiento será también del tipo numérico pero con formato Moneda Consulta de actualización de campos Seguidamente crearemos una nueva consulta. pues al ejecutarlas ya hemos dicho que modificará los datos de alguna tabla.htm (25 de 43) [29/8/01 19:05:59] . que multiplicará el Coste del Tratamiento por los días que ha estado ingresado. sino que será una consulta que cuando se ponga en marcha. Introducción de dos campos nuevos Ahora daremos de alta dos campos nuevos que posteriormente haremos servir para realizar cálculos automáticos.

htm (26 de 43) [29/8/01 19:05:59] .Access Hemos creado una relación de Uno a Varios del campo Número de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos. Resumiendo: primero introduciremos los datos de los médicos y de los pacientes. Asímismo. AJH CEM Cargo Adjunto Jefe de sección Nombre del Médico Antonio Carmen Apellidos del Médico Jaén Hernández Esterill Manrique Especialidad Pediatría Psiquiatría Fecha de Ingreso 12-08-90 13-02-92 Número de Colegiado 2113 1231 Observaciones Está próxima su retirada Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos: Número de Ingreso 1 2 Número de cama 121 5 Número de Hist. 212 Población Móstoles Madrid Número de Historial Sexo 10203-F 11454-L H H Veamos una parte de los datos de la tabla Médicos: Código de Ident. cuando se produzca un ingreso. La relación uno a varios nos permitirá introducir varios ingresos para un mismo paciente. en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un médico determinado. asignaremos un número de ingreso (único) a un paciente (Número de Historial) y le asignaremos un médico (Código de Identificación). hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Número de Historial porque serán datos únicos que no se repetirán en la misma tabla. 34 3º C/ Salmerón. En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del médico. y asignárselo a uno de los médicos de la tabla Médicos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. Además. no nos permitiría introducir más de un Número de Historial en Ingresos ni establecer la relación. Posteriormente. Como campo clave de la tabla Médicos hemos escogido el campo Código de identificación y hemos establecido una relación de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Número de Historial. ya que cada número de ingreso será único. SVT CSM Número de planta 5 1 file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. pero siempre que primero el paciente esté dado de alta en la tabla Pacientes. sino el campo Número de Ingreso. 76327-H 1212-A Alérgico No Sí Fecha de Ingreso 23/01/94 24-02794 Observaciones 23/01/94 Alérgico a la penicilina Código de Identi. Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos: N Seguridad Social 08/7888888 08/7234823 Provincia Madrid Madrid Nombre José Eduardo Ángel Código Postal 28935 28028 Apellidos Romerales Pinto Ruíz Picasso Teléfono 91-345-87-45 91-565-34-33 Domicilio C/ Azorín. y posteriormente.

3) Queremos saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o Alcorcón. hemos resumido los mismos.Vista Diseño y agregar la tabla Médicos . .Visualizaremos su contenido con el botón Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y cerraremos la Consulta grabándola. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Daremos una serie de supuestos y la solución de cómo se diseña la consulta.LECCIÓN 10 Consultas a la Base de Datos: A continuación mostraremos unos supuestos de consultas y su solución. Curso de Access 97 . Una vez los datos introducidos. 1) Necesitamos un listado de los nombres de los médicos y su especialidad. Puedes bajarte el archivo de la base de datos completo pulsando aquí y de esta forma podrás trabajar en el ejercicio.Access Para no mostrar todos los datos de las tres tablas. vamos a realizar varias consultas a la base de datos. 2) Qeremos saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo del 94 y que son alérgicos.Ir a la pestaña Consultas .Nuevo .htm (27 de 43) [29/8/01 19:05:59] .

. Acepta. . Podríamos crear una nueva consulta de actualización como hemos hecho anteriormente. . Observa que encerramos los campo entre corchetes.Edita con el botón Diseño la consulta anterior y añade el siguiente campo con la siguiente fórmula: .Cierra guardando la consulta y ábrela para verficar su funcionamiento. Posteriormente. . Consulta de agrupación La clínica quiere saber el número de pacientes que existen por población.Pulsa un click en la casilla Actualizar a: y escribe la siguiente fórmula: [Fecha de Alta]-[Fecha de Ingreso] Con esto lo que hacemos es una resta de dos fechas. . Apellidos y Población . y escoge la lo opción Consulta de actualización.Accede a la pestaña de las tablas y verifica abriendo la tabla Ingresos que el campo Días de Ingreso se ha actualizado automáticamente. Access nos avisa que se va a ejecutar una consulta de actualización de datos.Abre la lista (botón desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas.Cierra la consulta grabándola y ejecutala.Carga en la cuarta fila otra vez el campo Población y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando la opción Cuenta tal y como aparece en la ilustración: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. pero aprovecharemos la que tenemos creada para añadir la nueva fórmula: .Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre. Crearemos una consulta que nos muestre las poblaciones y que cuente el número de pacientes de cada una. .Pulsa en el botón Totales situado en la barra superior de herramientas Observa que en la cuadrícula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total.Crea una nueva consulta en modo Vista diseño utilizando la tabla Ingresos.Carga el campo Días de Ingreso . nos avisa por segunda vez de que se actualizarán varias filas.Access LECCIÓN 10 . Actualización del Coste total del tratamiento Ahora actualizaremos de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Días de Ingreso y Coste del tratamiento.htm (28 de 43) [29/8/01 19:05:59] . Vuelve a aceptar.

Access .htm Curso de Access 97 . Podemo utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campo más de la base de datos. insertar un objeto gráfico en un formulario de Access como si fuera un campo más.LECCIÓN 11 TECNOLOGÍA OLE La tecnología OLE (Object Linking and Embedding) es un sistema de compartir ficheros entre aplicaciones que nos permitirá transferir información de una a otra. access10-2a.Visualiza como queda. los cambios afectarán al archivo original. pero se establece un vínculo con el archivo original de forma que si modificamos el objeto desde el formulario. H A continuación te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de marcos: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamado marco de objeto. Por ejemplo.htm (29 de 43) [29/8/01 19:05:59] . un logotipo. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en sus vistas de formulario y de diseño pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access (Neptuno). Vinculación: el objeto es almacenado igual en la base datos. Marco de objeto dependiente: para incluir gráficos y objetos OLE que están almacenados en la tabla como un campo más. A través de esta tecnología podremos. por ejemplo. Estos objetos pueden insertarse de dos formas: H Incrustación: el objeto es almacenado en la base de datos.htm access10-2a. Existen dos tipos de marcos: H Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no están almacenados en una tabla. Deberías ver una columna llamada CuentaDePoblación donde se observa el número de habitantes por población de la base de datos. pero si el objeto original sufre algún cambio. en la base de datos no se reflejará el cambio. H Tanto si incrustamos como si vinculamos.

Al compactar la base de datos. modificas y crear tablas a menudo. Objeto independiente Incrustación Objeto independiente Vinculación Objeto dependiente Incrustación Objeto dependiente Vinculación Existen dos botones en el modo de vista de Diseño de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objeto dependiente y Marco de objeto independiente.Compactar base de datos. Curso de Access 97 . Para compactar una base de datos que no está abierta en Access file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. la base de datos puede fragmentarse. Por ejemplo. Para añadir un objeto que forme parte de un formulario. el gráfico de la derecha corresponde al campo Foto de la tabla. Por ejemplo. se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio que ocupa en el disco. Por ejemplo. Es algo parecido a la acción del comando Defrag Para compactar la base de datos actual: G Accede Herramientas . pero que no dependa de ningún campo y que sea independiente de su original.Objeto) que teníamos almacenado en formato BMP.. Ambos botones están situados en las barras de herramientas. Nombre (tipo Texto).Access Tipo de marco Tipo de enlace Se usa.htm (30 de 43) [29/8/01 19:05:59] . en el campo Foto hemos insertado un gráfico (Insertar . Apellidos (tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En este caso. una imagen de una persona que puedan modificarse y visualizarse desde el formulario Objetos en un campo de la tabla. Posteriormente. pero que se mantienen en archivos separados.Utilidades de la base de datos . en el modo de Diseño de formulario hemos incluído el campo como uno más. aparecerá la foto de cada persona.LECCIÓN 12 COMPACTAR Y CREAR RÉPLICAS DE BASE DE DATOS Compactar una base de datos Si borras. En la ilustración de la derecha puede observarse que el gráfico izquierdo a modo de logotipo está creado con la opción Marco de objeto independiente. En el modo de introducción de datos en tabla. lo que provoca un uso deficiente del espacio en disco. sin embargo.. tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos. una hoja de cálculo que se actualize cada vez que se modifique el archivo original Gráfico en campos de una tabla. En el siguiente ejemplo. un gráfico en un informe Objeto que forma parte del formulario pero no depende de ningún campo.

es decir. Importante: G Si eliminas registros del final de una tabla que contiene un campo Autonumérico. En el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en. Access reemplazará el archivo de origen por la versión compactada. sino también para que otros usuarios la utilicen. Podemos crear lo que se llama una Réplica de la base de datos y posteriormente unir los datos introducidos desde todas las réplicas que se hagan. 5. Aparecerá un mensaje de aviso: G Contesta afirmativamente. 4.htm (31 de 43) [29/8/01 19:05:59] .Compactar base de datos. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. especifique el nombre.Access 1. 3.Utilidades de la base de datos . La compactación de una base de datos de Access de una versión previa no la convierte al formato de Access 97. Veamos cómo crear una réplica de nuestra base de datos: G G Abre la base de datos ABETO (o de cualquier base de datos que tengas) Accede a Herramientas – Réplica – Crear réplica. Se mostrará otro mensaje que nos avisa que la base de datos original se convertirá en el Diseño principal. En el cuadro de diálogo Base de datos a compactar. Ahora veamos cómo hacer una copia de una base de datos completa. Haz clic en Guardar. unidad y carpeta donde desea almacenar la base de datos compactada. Imaginemos que no sólo queremos duplicarla para tener una copia de seguridad. Imaginemos que varios usuarios situados en distintos lugares van a utilizar la base de datos. Cada réplica es miembro de un conjunto de réplicas que se pueden sincronizar con otras réplicas del mismo grupo. Además se indica el nombre con el que se guardará la réplica y la carpeta donde se almacenará ésta. Accede Herramientas . G Crear una réplica de la base de datos Vimos cómo se hacía una copia de una tabla para obtener un duplicado de seguridad. los cambios realizados en una réplica se aplican a las otras réplicas y al Diseño principal o base de datos original. Access te dará al próximo campo Autonumérico el valor del último contador sin borrar. Si utilizas el mismo nombre. especifica la base de datos que deseas compactar y haz clic en Compactar. más 1. unidad y directorio y si la base de datos se compacta con éxito. cuando compactes la base de datos. Cierra la base de datos actual. 2.

SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales.LECCIÓN 13 Introducción al lenguaje SQL. Por último. Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servirá para familiarizarnos con el file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Por último. G G Acepta Abre la tabla Réplica de ABETO y observa los cambios. es decir. Ahora fíjate que en los nombres de las tablas aparece un nuevo icono y en el título aparece la palabra Diseño principal. Hay que señalar que en el proceso de sincronización de datos entre réplicas primero se actualizan los cambios en el diseño y después en los datos.Access G G Pulsa en Sí Acepta el nombre que ofrece Access Al aceptar. los datos podremos editarlos en cualquiera de las réplicas que hayamos realizado.htm (32 de 43) [29/8/01 19:05:59] . G G G Añade un nuevo cliente en la base de datos principal para probar la sincronización entre bases de datos. El intercambio entre dos réplicas puede ser en los dos sentidos. después de sincronizar dos réplicas. Accede a Herramientas – Réplica – Sincronizar ahora Acepta el cuadro de diálogo que aparece. G Acepta el último cuadro de diálogo que ha aparecido. de la principal a la réplica o viceversa. Sin embargo. es conveniente revisar la base de datos en busca de posibles errores desde la opción Herramientas – Réplica – Resolver conflictos. Curso de Access 97 . Access avisa que no serán visibles los cambios hasta que cerremos y abramos la tabla. Access crea la réplica y nos muestra un mensaje que la única copia donde podremos modificar la estructura original será la copia original de la base de datos.

. Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio en profundidad que escapa a los propósitos de este curso.Abre el botón vista y elige Vista SQL. sólo se pretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL: CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Esta instrucción tiene varias cláusulas. Contraseñas en la base de datos Los datos que tenemos en una base de datos puede llegar a ser muy valiosa. Cuando creamos una consulta de datos.. Se puede especificar opcionalmente el tipo de campo y un índice de campo. INSERT INTO insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla. De hecho..Abre cualquier consulta en modo diseño . FROM: realiza consultas sobre tablas. puede file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.Access mismo. Las palabras en mayúsculas corresponden a instrucciones SQL. aparte de llegar a suponer una pérdida económica considerable. Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas: Vista: Permite ver el resultado de la consulta Diseño: Es la vista que ya conocemos para construir la consulta. cualquier accidente o pérdida de datos. FROM: tras esta instrucción debemos indicar la tabla a partir de la cual se extraerán los datos. las más importantes son: WHERE: determina qué registros de las tablas de FROM aparecerán en los resultados de la instrucción SELECT ORDER BY: ordena los datos mostrados en el orden especificado DELETE FROM: elimina los registros de una tabla.Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de forma que puedas ver su estructura. SQL: Vista en formato de instrucciones SQL . SELECT. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. UPDATE: actualiza los valores de los campos de la tabla.htm (33 de 43) [29/8/01 19:05:59] . .

htm (34 de 43) [29/8/01 19:05:59] . Crea réplicas si es necesario.Accede a Herramientas . . El día menos pensado te quedas sin un fichero. Una cualquiera y acepta. y nos impediría asignar una contraseña. .Accede a Archivo . falla. Access dispone de dos sistemas para asegurar la información de una base de datos: Contraseña: el acceso a la base de datos por completo está restringido por contraseña. Hay que tener en cuenta que. . H H H Nunca te fíes de un ordenador. una vez abierta podemos acceder a todos los objetos. Es una máquina. Éste tendrá acceso sólo a determinadas partes de la base de datos.Seguridad .Establecer contraseña para la base de datos. se introduce un virus. ningún otro usuario podrá acceder a la base de datos. . borras accidentalmente información o cualquier otra situación similar y es cuando nos acordamos de porqué no hemos hecho una copia en disquete de nuestros archivos. .Prueba a introducir cualquier carácter que no coincida con la contraseña asignada. incluso anular o cambiar la contraseña. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.Selecciona cualquier base de datos que tengas y activa el botón Exclusivo . no podremos acceder a la base de datos. y como tal. . Seguridad a nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. (Access pregunta por la contraseña:) Si no la introducimos correctamente.Escribe en las dos casillas la misma contraseña. Protege con contraseñas la base de datos.Cierra cualquier base de datos que tengas abierta. una consulta de actualización puede desembocar en resultados catastróficos. A veces.Abrir para abrir una base de datos. Si no hubiésemos abierto la base de datos en modo Exclusivo. La pérdida de la información puede prevenirse de varias formas: H Realiza copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia. Vuelve a abrirla. Haz copias de las tablas.Access llegar a "cabrearnos" bastante después de tantas horas de trabajo.Ábrela Hemos utilizado la opción Exclusivo porque si estamos trabajando en red. aunque la contraseña está encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe. . Access nos hubiese mostrado un mensaje indicando que debemos abrirla en este modo.Cierra la base de datos.

podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer.Prueba a introducir la contraseña correcta. .Cancela el cuadro. .Access .Seguridad . seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y después activaremos sólo la opción Leer datos.Seguridad . pero no actualizarla. Aunque en esta parte no podemos realizar prácticas. En la parte inferior. Esta opción hará una copia de la base de datos en información indescifrable. cualquier usuario que conozca una contraseña podrá igualmente acceder a todas las opciones de la base de datos así como modificar o borrar datos.Cancela el cuadro y accede a Herramientas . Crear archivos MDE También podemos proteger la base de datos contra cambios en el diseño del formulario. lo más apropiado es restringir el acceso de forma específica indicando qué usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa. Podemos proteger también la base de datos con la opción Heramientas . Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. borrarla. en el cuadro Permisos. -Accede a Herramientas . el cuadro de diálogo te resultará familiar.Anular contraseña establecida para la base de datos1 Curso de Access 97 . Por ejemplo.Seguridad . echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones: Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario.LECCIÓN 13 Acceso por usuarios a la base de datos Cuando se trabaja en red. Estos. a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a según qué partes del programa. sobre todo con Windows NT. Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red. para permitir leer la información de dos de las tablas. En red. etc. Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo. modificar.Cuentas de usuario y de grupo Si has trabajado en red.Seguridad . informes y módulos haciendo una copia de la base de datos en formato MDE. Para ello: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Para eliminar la contraseña bastará con acceder a la opción Herramientas . se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores.htm (35 de 43) [29/8/01 19:05:59] . ni modificar su diseño.Codificar o descodificar base de datos.Permisos de usuario y grupo En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos.

Access incorpora dos herramientas: El asistente para páginas Web. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. . . . imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y acceder a otra zona del mismo documento.Cierra la base de datos. el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local.Crear archivo MDE. De esta forma.Pulsa en Abrir. Incluir Hipervínculos Un hipervínculo es un elemento (texto. Access e Internet Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervínculos que funcionen en Internet.Utilidades de la base de datos . .Access .Elige una carpeta y acepta el nombre que propone Access.Accede a Herramientas . Para compartir bases de datos con otros usuarios. utilizado para crear documentos Web. .Abre una tabla cualquiera. .Añade el campo: Dirección Web del tipo Hipervínculo G Cierra el diseño de la tabla guardando los cambios. sino con un público mucho mayor (todo el mundo) a través de la World Wide Web. G Abre la lista desplegable Tipo de archivo y elige Archivos MDE . un documento distinto o bien una dirección Web.htm (36 de 43) [29/8/01 19:05:59] . transformando el documento en una página Web que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo.Abre la base de datos que hemos creado en formato MDE.Intenta acceder al modo Diseño de cualquier formulario. Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML.

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. G Introduce una dirección Web de muestra: . El FTP permite transferir archivos de una ubicación a otra dentro de Internet. debemos desplegar la lista Guardar en y seleccionar Agregar o modificar ubicac.htm (37 de 43) [29/8/01 19:05:59] . Se trata de un enlace a una dirección Web. Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo .Guardar como o exportar En el cuadro de diálogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar.Accede a Archivo . Normalmente se utiliza para envíos de ficheros de nuestra página a nuestro servidor. consulta. etc) en formato HMTL. Para exportar un objeto (tabla. debemos seleccionar la carpeta donde queramos guardar el archivo. Access permite crear un documento y prepararlo para su publicación en Internet.Obtener datos externos . aparecerá un cuadro de diálogo desde donde seleccionaremos el formato HTML.Importar y elegir en Tipo de archivo los Documentos HTML.Access . Observa el contenido del campo. Aparecerá un cuadro de diálogo. Disponemos también de una barra de navegación al estilo de Internet Explorer. Tras aceptar. Si lo que queremos es indicarle una dirección FTP para envío de ficheros.Sitúa el cursor en el nuevo campo y pulsa el botón Insertar hipervínculo situado en la barra de herramientas. Importar y exportat en HTML El formato HTML es con el que se crean las páginas Web que vemos en Internet. . Está formado por comandos que son reconocidos por navegadores como Internet Explorer o Netscape Navigator.Accede a Abrir .Acepta. Si en estos momentos estuviésemos conectados a Internet. se ejecutaría el navegador por defecto y entraríamos en la página Web indicada.

Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Acepta file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (38 de 43) [29/8/01 19:05:59] .Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. La tercera tabla servirá como nexo de unión de las dos anteriores. y por problemas de espacio y tiempo. relaciones y formularios Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma más cómoda a través de los controles (botones. la segunda del curso y la tercera servirá para controlar el curso que está realizando dicho alumno. Imaginemos una escuela que gestionará los cursos de los alumnos. El objetivo de este ejercicio es tan sólo observar las posibilidades de repartir el número de campos de forma que puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarán la gestión de la base de datos. hemos omitido gran cantidad de campos que se podrían utilizar. Obviamente. Igual hemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos. Un alumno puede hacer varios cursos: A continuación crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras tablas. Observa el diseño y características de los campos. Repetimos los campos Código alumno y Código curso. Vamos a crear dos pequeñas tablas. Para la creación del formulario Nuevo curso sigue los pasos: . Hemos creado tres tablas. etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo diseño. La primera contiene datos del alumno.Access Curso de Access 97 Repaso de tablas.Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo . listas desplegables. Observa el tipo de relación que hemos creado.

accede al modo Diseño del formulario.En el paso siguiente.htm (39 de 43) [29/8/01 19:05:59] .Accede a la pestaña Formularios y crea uno nuevo de esta tabla y del tipo Asistente para formularios . podemos elegir entre ver la información por cursos (qué alumnos están haciendo un curso) o por alumnos (qué cursos está haciendo un alumno). Se pueden crear con el asistente o sin él.Access .Acepta el resto de las pantallas del asistente. se modificará el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de los campos del formulario. verás que el curso que muestra el formulario.Una vez a la vista.Carga todos los campos de la tabla Cursos.Crea una tabla como la del ejemplo. . Crearemos un formulario-subformulario para ver cuanta gente está haciendo un curso.Sigue avanzando por el asistente hasta el último paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por curso Observa el resultado. En la introducción de un nuevo curso. . Curso de Access 97 Utilizar listas desplegables Uno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que además sirve para visualizar varios campos de una tabla en un formulario. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. . No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo curso. son las listas desplegables. Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la siguiente: . Si no se ven todos los datos. Vamos a ver ahora cómo podemos variar la creación de formularios para obtener el mismo resultado. . Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente. Si has introducido varios cursos y alumnos. podemos escribir el número de alumno y el número de curso.Carga con el botón de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha. puedes acceder al modo diseño y "estirar" los campos. Estos controles se crean en modo diseño de un formulario. Access nos obligará a introducir códigos de alumno y códigos de cursos que previamente existan en las otras dos tablas. Al introducir los datos de los campos. podría servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. avanzando hasta el final del mismo. Al haber una relación Uno a Varios. . se corresponde con los alumnos del sub-formulario. elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga también todos los campos. El formulario que se ha creado.Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios . .Carga todos los campos y continúa hasta el final del asistente. e introduce 4 ó 5 registros de ejemplo.

.Asegúrate de que la casilla Ocultar la columna clave está activada. luego se puede ajustar) . .Selecciona los campos Código usuario. Nombre y Apellidos y bórralos (siiiii has oído bieeeeen). etc.Pulsa en Siguiente y colócale como etiqueta: Alumnos.Dibuja un pequeño rectángulo (no te preocupes del tamaño. Pulsa finalmente en Terminar. Esto ocurre porque el campo elegido al crear la lista desplegable es un campo clave. .Estira la zona de trabajo de forma que quepan más campos y haya más sitio para actuar.En el primer paso del asistente. .Introducción a Access y Visual Basic Conceptos básicos de Visual Basic en Access Como hemos visto en ateriores lecciones.Access . esta circunstancia se da en los formularios a través de listas desplegables.. casillas de verificación. Sobre todo. . elige la opción Buscar un registro en el formulario. alinearlos.Pulsa en el botón Cuadro combinado asegurándote de que la varita mágica del asistente está activada. file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.Siguiente y elegir la opción Almacenar este valor en el campo (Código usuario).Carga los campos Código usuario.htm (40 de 43) [29/8/01 19:05:59] . es posible personalizar operaciones en Access de forma que nos agilice el trabajo.. . Curso de Access 97 . Nombre y Apellidos y pulsa en Siguiente. cambian y se visualizan los campos Curso y Nota. Pulsa en Siguiente. y pulsa en Siguiente.Accede al modo Vista y observa el resultado: cuando seleccionas un alumno. .La tabla donde buscaremos los datos será Usuarios. . . .Ahora sólo es cuestión de arreglar la etiqueta y el contenido.

se realiza una acción determinada. y observa sobre todo las partes del mismo. se genera un evento (abre un formulario. . relaciones y formularios que hemos creado. que realice la acción de agregar un nuevo registro. De momento no te preocupes demasiado.Añade un botón de comando con el asistente.. Access ha creado automáticamente el código en Visual Basic que hará que se ejecute la acción mencionada. Todo esto podemos conseguirlo "programando" algunos controles a nuestro gusto y necesidad. con una relación de uno a varios por el campo IdComercial.. formada por dos tablas: clientes y comerciales. Evento: acción que podemos realizar sobre algún objeto del programa (botón. Este es el código que se ejecuta en lenguaje VB cada vez que pulsamos el botón recién creado. cuadro de texto. base de datos que puedes bajártela pinchando aquí. Observa el código del programa que aparece. Módulo: conjunto de órdenes utilizando el lenguaje de programación Visual Basic. le asginaremos un código de comercial y automáticamente aparecerán los datos de éste último en los campos situados a la derecha.Sitúa el cursor en el campo de la propiedad Al hacer clickAy pulsa en el botón Generador (puntos suspensivos) situado a su derecha..Access etc. . Antes que nada.) Objeto: cualquier unidad visual que forme parte de un programa (botón. utilizaremos una sencilla.. casilla. Código de programa: lenguaje basado en instrucciones que nos servirá para comunicarnos con el ordenador y escribir las órdenes que formarán el programa. es posible llegar a personalizar aún más los controles del formulario de forma que respondan a una acción determinada de una forma u otra. . añade un registro. Abre la base de datos y observa las tablas. El botón es un objeto. Ésta parte del programa es un procedimiento. de forma que cuando demos de alta un cliente. Nosotros debemos programar el comportamiento del botón escribiendo el código del programa. En la tabla Clientes hemos cargado también los campos de la tabla Comerciales.. Veamos las partes del procedimiento. Al pulsar click. Si no has programado nunca. casilla.Accede a sus propiedades pulsando doble click sobre él. la primera sensación que tendrás al ver el código es que te sonará a "chino". Desde el formulario Comerciales damos de alta nuevos comerciales asignándoles a cada uno un código. Al crear el botón y asignarle la acción de agregar un nuevo registro.Accede a su pestaña superior Eventos . veamos algunas definiciones básicas: Programa: secuencia de instrucciones que se ejecutan en un orden lógico y que realizan acciones. Aunque este pequeño tutorial no pretende dominar el lenguaje Visual Basic.htm (41 de 43) [29/8/01 19:05:59] . que un mismo comercial puede tener asignados varios clientes. comentadas en una línea de texto a su izquierda: file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Procedimiento: parte de un programa que realiza una función determinada.) Imaginemos un botón de un formulario que al pulsarlo. sí que os daremos algunos consejos y trucos para agilizar vuestro trabajo con los formularios. es decir.) Para nuestro ejemplo.. No obstante.

el foco continúa en el mismo registro. y se utiliza a menudo en Access para realizar acciones. Protección de un campo Podríamos proteger el contenido de un campo ante cualquier metedura de pata colocando la propiedad Permitir file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access. Veamos como modificar el programa para que el cursor se sitúe en el campo deseado: .Access Curso de Access 97 . el usuario debería pulsar un click en el interior del primer campo.SetFocus IdCliente_ se refiere al nombre del campo. También te habrás dado cuenta que Access añade código extra. La orden DoCmd viene del inglés Do Command. es decir.htm (42 de 43) [29/8/01 19:05:59] . o del campo que nos interese.GoToRecord . o ejecutar comando. La orden acNewRec es la orden para añadir un nuevo registro.Introducción a Access y Visual Basic Por si has pensado en pedir hora con el psiquiatra. .GoToRecord . Para comenzar a introducir datos.Comprueba el funcionamiento del formulario y añade un nuevo registro. Quizá tú tengas otro nombre. será GoToRecord. se genera el procedimiento agregar_registro_Click(). vamos a explicar un poco lo que hace el código: al pulsar click.Accede al código del programa y añade la siguiente línea: DoCmd. pero. acNewRec. Seguramente al teclear Set te habrá aparecido un pequeño menú rápido para seleccionar la orden deseada. El cursor debería situarse en el campo IdCliente. Access se desplazará a un registro concreto. Ten cuidado con este detalle. A continuación comienza la rutina del programa con la orden Private_Sub. La acción en sí. la observamos en DoCmd. . Es un código auxiliar que permite gestionar posibles errores. Cambio del foco del cursor Si pruebas el botón recién creado. acNewRec IdCliente. observarás que al añadir un nuevo registro. . La acción que realiza. Este nombre viene del nombre que le dimos al botón en el momento de crearlo. ¿cual?.

SetFocus End Sub Cuidado con el nombre del botón que acabas de crear. acSaveRecord. La orden MsgBox hace que aparezca un cuadro con un mensaje personalizado. y que. Si ahora intentas cambiar algún dato. acRecordsMenu.. pero entonces no podríamos introducir ni modificar datos. Pruébalo todo (os prometo que funciona). . además. En nuestro ejemplo se llama Comando45 porque no le hemos puesto ningún nombre.Y asígnale el siguiente código: DoCmd. Access no lo permitirá.AllowEdits = True IdCliente_.Accede a las propiedades del formulario y cambia la propiedad Permitir ediciones en no. que temporalmente volvemos a tener el formulario listo para editar sus campos. . acMenuVer70 MeAllowEdits = False MsgBox "El registro se ha guardado" Con esto lo que pretendemos es que al pinchar en el botón. la propiedad Permitir edición vuelva a estar en No.Access ediciones en No. Access pasará al modo Permitir ediciones Sí del campo en cuestión.htm (43 de 43) [29/8/01 19:05:59] . Access nos avise con un mensaje. Con el fin de que el foco vuelva al primer control del formulario.Crea un tercer botón (éste con al asistente activado). La propiedad AllowEdits (permitir ediciones). Pero si pinchas en el nuevo botón.Accede a las propiedades del nuevo botón y al generador de código.. repetimos la línea de la posición del foco en el primer campo. .Desactiva el asistente para creación de controles (varita mágica) y crea un nuevo botón: . . Escribe la siguiente línea de código: Private Sub Comando45_Click() Me. . es decir. FIN file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.DoMenuItem acFormBar. coloca en Verdadero esa propiedad del formulario.