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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Introdução ........................................................................................ Aula demonstrativa – Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... Lista de questões ............................................................................... Bibliografia ........................................................................................ 01 03 11 13

Introdução

Prezado Aluno, É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do Ministério Público da União (MPU). Antes de darmos início a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre nós. Meu nome é Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome é Fernando Graeff, sou gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo. Feitas as apresentações, vamos falar um pouco sobre nosso curso. Você deve saber que, em um concurso tão concorrido como este, cada questão é decisiva. Não se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas são importantes, em maior ou menor grau. Arquivologia faz parte do núcleo denominado Conhecimentos Específicos que conta com 90 itens. Assim, é muito provável que a disciplina em questão represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele que for bem nessa matéria estará um passo a frente dos outros candidatos. Por outro lado, não podemos perder tempo, temos que focar no que realmente é importante.
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Portanto nosso curso está formatado para ser um curso de teoria e exercícios bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que você na medida em que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova. Para isso, o conteúdo programático exigido pelo edital será abordado em 4 aulas, de acordo com o cronograma abaixo:

Aula
Aula 00 Aula 01

Data

Tópicos abordados
Aula demonstrativa

Conceitos fundamentais de arquivologia. 21/07/2010 O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos (parte 1). 04/08/2010 O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos (parte 2).

Aula 02

Aula 03

Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; 18/08/2010 automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como será o curso, e falaremos de um assunto que será retomado com mais calma na aula 01: a teoria das três idades do arquivo. Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra...

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Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Três Idades

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades. Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente. Vejamos em que consiste essa definição: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante... 2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. 3

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Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessários. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final. Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação”. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência. Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores primário e secundário dos documentos... O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, portanto, têm valor secundário. Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”. Tudo tranquilo até aqui? Vejamos algumas questões para solidificar o conhecimento que já adquirimos. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. Resolução: O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos. Uma determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica fácil responder os itens: Item 1 – Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. Item 2 – Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo
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pelo valor informativo que apresentam. “começar do começo”. Então.Agente Administrativo – 2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. deve haver subordinação. Resolução: Você não pode errar esse tipo de questão.pontodosconcursos. Davi Barreto e Fernando Graeff www.br 7 . Realmente. cuidado! O item afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. já temos condições de responder. um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente. portanto. não é mesmo? A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento. Resolução: Este é um assunto que trataremos mais a frente. são constituídos de documentos em curso ou Prof . A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. evitando a criação de depósitos duplicados. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários. é lógico.Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . tudo bem até agora? É simples. Pois. quanto administrativa. 05. 06. No entanto. (Cespe – MMA . A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional. Item 3 – Certo. entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Ou seja. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. também denominados limbos ou purgatórios. Aprofundaremos esse assunto. quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas. tanto técnica. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo. o item está errado.com. para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição. Portanto. a gestão documental não começa aí. não é? 04.N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff intermediário. são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. portanto. Portanto. onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. item errado.

Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . pois a definição dada é dos arquivos correntes. 07. também são denominados limbos ou purgatórios. de 1991. certo? A segunda parte é que está errada.. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS . A primeira parte do enunciado está correta.. Lembre-se. o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. Prof .2008) .com.159. para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. mas são imprescritíveis. Resolução: A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo intermediário. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . você já sabe o porquê. 10 da Lei nº 8. pois o art. para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff consultados freqüentemente. ao afirmar que arquivos intermediários.Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis.br 8 . temporária.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . portanto. por isso. o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Falaremos sobre eliminação e recolhimento nas próximas aulas. Resolução: O item está errado. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário. conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. pois. dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Portanto. 08. conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis. onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.pontodosconcursos. Resolução: Exatamente.2008) . Repetindo.Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.

N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 09. intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Resolução: Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através da Lei nº 8. serve para controlar a produção e a tramitação dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes. a questão está errada. muito menos. se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo. índices e planos de arquivamento.com. em uma das três categorias. repertórios. Resolução: O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades. Então. mais tarde. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que Prof . devem ser identificados. conforme a lei. Portanto. (Cespe – TRE/MA . A última parte da questão é lógica. o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial. Portanto.pontodosconcursos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente. correto o item. de 1991. Segundo o art. veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. o ciclo vital não é um sistema de registro de documentos.159. intermediários e permanentes”.br 9 . (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens. 10. 11. da sua produção à guarda permanente ou eliminação. intermediária e permanente.

Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos no arquivo permanente e não no intermediário.com. terminamos aqui a aula demonstrativa. Resolução: Gente. No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Prof . mas são providos de valor históricocultural. não dá para errar uma questão como esta. Espero que tenha gostado.pontodosconcursos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. a assertiva está errada. Prezado aluno.br 10 . Até a próxima.N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff perderam a vigência administrativa. Logo.

Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. 03.Agente Administrativo – 2009) . Na situação considerada. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários. são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente. o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. também denominados limbos ou purgatórios. 05. (Cespe – MMA .MMA. 07. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 01. em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste. julgue os itens 1 a 3. posteriormente. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado. 04.N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Lista de Questões (Cespe – MMA .Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente . tramitando. pelo valor informativo que apresentam. acerca de arquivo.2008) . Considerando a situação hipotética acima. deve ser mantido no arquivo permanente. antes de ser eliminado. o documento foi encaminhado a outro espaço. o documento foi enviado para o destinatário. No MMA. Em seguida. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Enquanto tramitava nos vários setores. 06.Agente Administrativo – 2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. o documento.Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que.pontodosconcursos. onde deve ser mantido até ser eliminado.com. 02.br 11 . (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . incluindo-as em uma base de dados. a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. Prof .

N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 08.pontodosconcursos. 11.com. Prof . PAES. mas são imprescritíveis.br 12 . índices e planos de arquivamento. BELLOTO. GABRITOS: 01 C 02 E 03 C 04 E 05 E 06 E 07 C 08 E 09 C 10 E 11 E Bibliografia BRASIL. Lei nº 8.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa. Rio de Janeiro. intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Rio de Janeiro: Ed. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . 2005. repertórios. de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizações). Arquivos modernos. 10. Heloisa Liberalli. 09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens. (Cespe – TRE/MA .2008) . (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes. FGV. mas são providos de valor históricocultural. FGV. Decreto nº 1. Arquivos permanentes: tratamento documental. Conarq . Ed. 2002.159. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS . FGV. T. Arquivo: teoria e prática. princípios e técnicas.Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis. 2004.171/1994 (e suas atualizações). Marilena Leite.R.Conselho Nacional de Arquivos. SCHELLENBERG. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Ed.

..... Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do arquivo. caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os comentários.......................... ou seja..... ........................... Lista de questões ................. participe do Fórum de dúvidas! Chega de papo e mãos à obra........................... ........ por último.. serão apenas 3 aulas nas quais abordaremos todo o conteúdo programático exigido no curso........com.... 01 02 23 31 34 Barreto e Fernando Graeff www................ Retomaremos também um assunto que já adiantamos na aula demonstrativa: teoria das três idades.... ao que se propõe.. Bibliografia ........... Conceitos fundamentais de arquivologia....pontodosconcursos........br 1 ......... E........... Hoje efetivamente daremos início ao nosso curso de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU. nossa missão é tratar essa matéria de forma bastante didática e objetiva............. Teoria das três idades............ Como você já sabe. Preparado? Pois bem.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Introdução .... quais são os princípios por traz da arquivologia. Introdução Prezado Aluno................................................................... ....... ............................................................................... nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de arquivologia – o que é arquivo.. .... de forma a deixá-lo capacitado para “gabaritar” as questões da sua prova...........

1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos. os Barreto e Fernando Graeff www. Assim. por órgãos públicos de âmbito federal. que com palavras diferentes.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Conceitos fundamentais de arquivologia. Encontramos na literatura técnica. Bom. à cultura. várias definições de arquivo. dispondo: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. Então. O art. o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos. Por sua vez. em decorrência do exercício de atividades específicas.pontodosconcursos. dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Já. é importante saber que a Lei nº 8. bem como por pessoa física. de acordo com nossa legislação. em decorrência de suas atividades”. 11 trata do arquivo privado. fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. como instrumento de apoio à administração. de 8 de janeiro de 1991. antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento é necessário responder a seguinte pergunta: o que é um arquivo? Inicialmente. textuais (portanto. o art.com. o art. legislativas e judiciárias”. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos. O arquivo. estadual. ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. instituições de caráter público e entidades privadas. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. Por último. Nessa primeira aula vamos apresentar a você os conceitos fundamentais de arquivologia.br 2 . doutrinariamente. em sua maioria. no exercício de suas atividades. dizem a mesma coisa. você será apresentado aos poucos a um glossário de termos técnicos necessários para o entendimento da disciplina que serão aprofundados nas próximas aulas.159. o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado.

serão descartados). Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. Assim. em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência).br 3 . destacado de seu conjunto. conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq. mas nem sempre. o documento pode ser textual. disco ótico.pontodosconcursos. audiovisual. uma coleção de manuscritos históricos. Ou. criados por uma instituição ou pessoa. o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas. Barreto e Fernando Graeff www. outros não. firma. pública ou privada. Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque. além da textual). filme. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento.). significa muito menos do que quando em conjunto. 3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. 2 – Origem no curso de suas atividades. Um documento. iconográfico. visando à utilidade que poderão ter no futuro (poderão. disco magnético etc. reunidos por uma pessoa.) também não importa para a definição de arquivo. caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 documentos podem ter outras naturezas. para fins de prova (documentos probatórios) ou informação (documentos informativos). sonoro. no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. por exemplo. informático etc.com. não se considera arquivo. como papel. é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. pois alguns documentos terão utilidade no futuro. podemos deduzir três 1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição. Dos conceitos de arquivo características básicas: vistos até agora. ainda. Outra coisa importante que você tem que saber é que na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais. e preservados para a consecução de seus objetivos. o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica. Da mesma forma. instituição ou pessoa. do todo à que pertence.

técnicos ou científicos.pontodosconcursos. Enquanto o documento de biblioteca instrui. o de arquivo. serão didáticos. são preservados o material de uma gama infinitamente variável. bom como qual é o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca. Já sabemos o que é um arquivo. à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatório das instituições anteriormente indicadas. e não o suporte sobre o qual está constituído. em se tratando de bibliotecas e museus. são preservados os objetos que tanto podem ter origem artística quanto funcional. e produzido no decurso de suas funções. preservação e utilização dos arquivos. e • pelo museu. por sua vez. portanto. As distinções entre essas instituições produzem-se. ensina. pesquisa ou divulgação. jurídicos e legais. administrativos. a históricos e culturais. de biblioteca. e aproveitando o gancho. a longo prazo. ou na definição do Conarq: “Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção. então não fica difícil concluir que a arquivologia é o estudo. inicialmente temos que saber que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. a ciência dos arquivos. guarda. seja ela criação artísticoliterária. Também chamada arquivística”. passando. organização.br 4 . de centro de documentação ou de museu. a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado: • pela biblioteca. Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca. Os centros de documentação. • pelo arquivo. É a razão de sua origem e de seu emprego.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Tudo bem até aqui? Então. no que se refere à origem. culturais. vamos aprender mais alguns conceitos. Os fins. veremos o que é arquivologia. são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica.com. e de arquivos. que vai determinar sua condição de documento de arquivo. vamos ver também: museu e centro de documentação. como já visto. oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas. Barreto e Fernando Graeff www. prova.

esses documentos guardam relações orgânicas entre si. a compra. e podem ainda objetivar a divulgação técnica. por recolhimento. originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. ele acaba assimilando as características daquelas instituições. filosófica etc. os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita. deste. recebe os documentos através de passagem natural. que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca.pontodosconcursos. funcional ou jurídico. arquivo ou museu. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público. As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são. Os documentos de legais. arquivo surgem por motivos funcionais. impressa ou audiovisual. são em geral e sua gama é variadíssima. a doação e a permuta. por transferência. O arquivo.com. científico. administrativos e sobretudo de provar. desta ao arquivo corrente.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Isto porque. Eles tratam apresentação pode exemplares únicos suporte. como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada. Testemunham uma época ou atividade. ao intermediário e daí. dentro do esquema de três idades do documento (veremos ainda nessa aula): da produção à tramitação. que os Barreto e Fernando Graeff www. ao permanente. em geral. de testemunhar alguma coisa. porém. com o objetivo cultural. conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado. qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais. científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. definido o centro de documentação como a “transposição das informações primárias para outros recursos”.br 5 . A partir dessas considerações é possível estabelecer: • que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade). científica. segundo a função educativa. Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto). Sua finalidade é informar. servindo para informar visualmente. assim como sua forma e Os documentos de museu. Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa. humanística. por sua vez. Sua ser manuscrita. Por último.

agora. isto é. também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica...com. biblioteca e museu: Arquivo É a acumulação ordenada de documentos. quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja. pesquisa e consulta. criados por uma instituição ou pessoa. • que o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função.pontodosconcursos. só referencia dados em forma física ou virtual).br 6 . Seus objetivos são fundamentalmente científicos. isto é. estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Biblioteca É o conjunto material. vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo. técnicos e científicos. a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence. incluem-se nessa categoria as bases de dados. • que o museu é órgão colecionador.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 objetivos dessa coleção são culturais. Barreto e Fernando Graeff www. Vejamos. em sua maioria textual. dispostos ordenadamente para estudo. visando à utilidade que poderão ter no futuro. em sua maioria impresso. já que a coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade. que os objetivos primários do arquivo são jurídicos. e que seus objetivos finais são educativos e culturais. suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração. Muito bem. quando cessarem as razões para que foram criados). criado com a finalidade de conservar. e preservados para a consecução de seus objetivos. e que seus fornecedores são múltiplos. é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado. mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional. e que a fonte geradora é única. como isso pode aparecer na sua prova. funcionais e administrativos (podemos incluir legais. Museu É uma instituição de interesse público. • que o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem. no curso de suas atividades. ou seja.

invariavelmente. Portanto.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 01. todo. 2º que trata dos arquivos em geral. a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação: . 11 que trata do tipo arquivo privado.O art. estadual. o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais. O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais.pontodosconcursos. produzidos e 7 Barreto e Fernando Graeff www. ou por instituições de caráter público. encarregadas da gestão de serviços públicos. dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. informático etc. Resolução: Bem. exclusivamente. para quase toda regra. pois. o documento pode ser textual. sonoro. e. Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes. iconográfico. existe uma exceção. como papel. nesse caso. os documentos. apesar de incompletas.br . sonoros. disco magnético etc.). Para confundir o candidato. podem ser: audiovisuais. pois. vamos lá. legislativas e judiciárias. nenhum. Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas. o que não é verdade. tais como: somente. do Distrito Federal e municipal. em suas funções administrativas. mas nem sempre. além de textuais.) também não importa para a definição de arquivo. audiovisual. não estão erradas. Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais. absolutamente etc. . ou ainda por entidades privadas.com. . filme. (CESPE – TRE/GO . 7º que trata do tipo arquivo público.O art. a palavra exclusivamente invalida a questão.A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais. disco ótico. produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento. informáticos etc. E nesse Frankenstein.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .O art.. Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que.

Veja: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais. está certo. Ok. somente por órgãos públicos de âmbito federal. sublinhada ou negritada? Encontrou não é. pode perder por completo o significado. não está restringindo o conceito à somente essa variação. do Distrito Federal e municipal. fique ligado.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 recebidos por órgãos públicos de âmbito federal. certo ou errado? Está certo. no meio do enunciado. se tivesse um “somente”. Então é importante. 03.Arquivista – 2010 Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado. o item poderia estar errado. A questão refere-se genericamente a “arquivo”.O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. eventualmente. ou algo parecido. um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto. o item está negando que existam arquivos de outro tipo. estaria errado. vamos em frente. Então. no exercício de suas atividades”. estadual. pois. logo a questão está correta. ou seja.br 8 .pontodosconcursos. incluindo empresas estatais. Nesse caso. formado por documentos de natureza textual). Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”. sim. além do “público”. do Distrito Federal e municipal. Aí. 02. não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o). o enunciado apesar de incompleto. é considerado arquivo público. A organicidade é uma das características básicas dos arquivos. no exercício de suas atividades”. Resolução: Ficou fácil essa. Resolução: O arquivo acumulado pela administração indireta. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Agora. já que define apenas uma das inúmeras variações de arquivo (no caso. de acordo com a legislação. de natureza pública. não explicitou se ele é do tipo “público” ou “privado”. pois. aí sim. E aí. o documento separado significa menos que no conjunto. (CESPE – Defensoria Pública da União . estadual. arquivo público. produzidos e recebidos.com. Barreto e Fernando Graeff www.

Barreto e Fernando Graeff www. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.Arquivo é o conjunto de material. Portanto.O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Portanto. pesquisa e consulta. 06. o item está certo. (CESPE – TRE/MA .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. disposto ordenadamente para estudo.pontodosconcursos. Resolução: O enunciado está perfeito. fechado se não recebe acréscimos de documentos.O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu. e. 04.br 9 . o item está errado. Resolução: Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (=origem). 05. Resolução: Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo. em sua maioria impresso. item correto. Portanto.com. O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .

no curso de suas atividades. em sua maioria impresso. servidas pelo arquivo 2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias 3) Há um significado orgânico entre os documentos 10 www. em sua maioria textual.As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão. 07. e.pontodosconcursos. uma empresa ou uma instituição. criado com a finalidade de conservar. Biblioteca É o conjunto material. provêm tão-só das atividades públicas ou privadas. estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. quanto à aquisição ou custódia dos documentos: Biblioteca a) Os documentos são colecionados de fontes diversas. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .br . e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca.com. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Arquivo É a acumulação ordenada de documentos. Resolução: Vamos resolver estas duas questões. o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão. doação ou permuta b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si Barreto e Fernando Graeff Arquivo 1) Os documentos não são objeto de coleção. o item está errado. pela empresa ou pela instituição responsável por eles. Portanto. dispostos ordenadamente para estudo. adquiridos por compras. criados por uma instituição ou pessoa. pesquisa e consulta. Museu É uma instituição de interesse público. a organicidade. utilizando as definições dadas na questão anterior. visando à utilidade que poderão ter no futuro.As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão. 08. uma empresa ou uma instituição. de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto. e preservados para a consecução de seus objetivos.

editoras.). o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão. pela empresa ou pela instituição responsável por eles.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Tendo por base a tabela.. compra de diversos fornecedores (livraria. Os documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação. Primeiro temos que saber o que são princípios. vamos analisar as duas questões: O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca: 1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão. comecemos com uma breve conceituação teórica. Barreto e Fernando Graeff www. Por tudo que vimos até agora. e. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão. gráficas. Já. Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela. Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela. realmente.br 11 . elencadas no enunciado. é característica dos arquivos. a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca. sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego. de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto. 2) a organicidade.. uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas. Portanto. as três características diferenciam o arquivo da biblioteca. Portanto.pontodosconcursos. o item está errado. como a questão diz que não.com. etc. Vamos continuar nosso papo sobre arquivologia e falar sobre os princípios que norteiam essa ciência. uma empresa ou uma instituição. Mas antes. Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela. uma empresa ou uma instituição. permuta. 3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão.

inicialmente. fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo. na doutrina. mutilação. princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. Quanto aos princípios ligados à Arquivística.pontodosconcursos.com. considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos. Também chamado princípio do respeito aos fundos. pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas. alienação. a ordem original. excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. • O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência). • Princípio de manutenção da ordem original . ou melhor. Barreto e Fernando Graeff www. • Proveniência territorial ou princípio territorial . Assim. para a compreensão do significado do documento.Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Em poucas palavras. a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e. consequentemente. Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal.br 12 .Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão. Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade. destruição não autorizada ou adição indevida.A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. não sendo misturados aos de origem diversa”. vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes: • Princípio da proveniência . encontra.

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 • Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o princípio fundamental da arquivística. Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações. Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original. O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência. Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição. Tudo bem até, aqui? Vamos em frente... Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo. Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova.
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as características do próprio arquivo. Assim, são aqueles: • • • • • Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; Tem um fim administrativo, jurídico ou legal; Constituem prova das transações passadas; Possuem um caráter orgânico; e Único exemplar ou limitado número de cópias.

Quanto a esta última característica cabe uma explicação. Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se preservar o suporte. Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Quanto ao gênero, os documentos podem ser: • Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; • Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); • Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras); • Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas); • Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 • Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rígido, disco óptico). Já a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto, divide os documentos em: • Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração. • Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Mas para entender melhor a lógica por traz do sigilo dos documentos, vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88: O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos está o acesso à informação. Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”. Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”. Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado”. Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção (crimes de guerra). Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação. Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”. Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos. Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. O § 1º do referido artigo dispõe que os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. Já, o § 2º determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. Por fim, o § 3º reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de 1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal. O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”. Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas: “I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente”. Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, há quatro graus de sigilo:

Grau de sigilo

• •

Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral. Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

+

Por fim, além das classificações relativas ao sigilo do arquivo, precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos e quanto à sua abrangência. Quanto à natureza, um documento pode ser classificado como especial ou especializado: 1. Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. 2. Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. Já quanto à abrangência, os arquivos podem ser classificados com setoriais ou gerais (=centrais): 1. Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. 2. Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. Bom, com todo esse conhecimento temos condições de responder mais algumas questões... 09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. Resolução: Vamos dividir a questão em duas partes: 1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. 2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas.
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ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral. de acordo com a classificação quanto ao gênero. mas que seja. não tendo limitação quanto ao número de cópias. indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal. naquilo que diga respeito à sua pessoa. da Lei nº 8. filmográficos). (CESPE – TRE/MA . 11. os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias. só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa. Em segundo lugar.com.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . inclusive. ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. a questão está errada. pode ter acesso a informação sigilosa mediante requerimento administrativo. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral.Os documentos de arquivo existem em vários exemplares. o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa. A autorização judicial de que trata o art.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Portanto.Os documentos textuais. textuais. que é o caso da primeira parte. cartográficos e audiovisuais (ou. Ora. Resolução: Perfeito. Barreto e Fernando Graeff www. (CESPE – TRE/MA .159 de 1991. Em primeiro lugar. 10.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 O erro da questão se encontra na primeira parte. Resolução: Conforme estudamos.pontodosconcursos. audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. 24.br 19 . ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. os documentos de arquivo podem ser de vários tipos. o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo não têm limitação quanto ao número de cópias. ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial. Portanto. se a informação não é sigilosa. Na verdade. ao cidadão.

Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto.pontodosconcursos. o gabarito é o item E.Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis. item correto.com. Logo. documentos cartográficos: representações geográficas. Perfeito. em papel emulsionado. (CESPE – TRE/GO .). (CESPE – Defensoria Pública da União .É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. com representações geográficas. arquitetônicas ou de engenharia. item errado. arquitetônicas ou de engenharia (mapas. como vimos. é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. Portanto. 13. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 12. como fotografias. Resolução: Documentos iconográficos: suporte sintético. Resolução: Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. desenhos etc.. diapositivos. (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos.Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. Resolução: Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. Portanto. (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos. Barreto e Fernando Graeff www. perfis etc. plantas. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .br 20 . 14. a proveniência é o princípio fundamental da arquivística.

16.Arquivista – 2008) . Resolução: A questão trata do conceito de contexto arquivístico. e que este. Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível.O princípio da reversibilidade. Portanto.pontodosconcursos. determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva. é o princípio fundamental da arquivística. Barreto e Fernando Graeff www.O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados. todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados. o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 15. pois. Resolução: Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas. (CESPE – ME . (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Resolução: Ora. O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem. administrados e interpretados. Portanto. que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência. Estão incluídos no contexto arquivístico. (CESPE – ME . estruturados.br 21 . administrados e interpretados. ao se respeitar este princípio. estruturados.com. o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo. item errado. A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade.O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. por sua vez.Arquivista – 2008) . pela pessoa ou pela família que o produziu. item errado. 17. de aplicação do princípio da proveniência.

159. o item está certo.A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal. Portanto. Ou seja. Resolução: O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8. civil e administrativa.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . cada um ao seu tempo. Barreto e Fernando Graeff www. Portanto. na forma da legislação em vigor. na forma da legislação em vigor.com. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”. formas e estrutura dos registros. cultural e econômico. Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade. contexto administrativo e contexto de uso. O art.br 22 . a questão está certa. a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. civil e administrativa. são diferenciados em: contexto de proveniência. 18. Estes fatores são.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos. 25 da referida Lei.pontodosconcursos. dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal. determinados pelo contexto sóciopolítico. (CESPE – TRE/GO . de 1991.

os documentos tramitam bastante de um setor para outro. nesta fase.com. São os documentos mais utilizados. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta. a quem compete a sua administração”. em tramitação ou não. Por documentos em curso entenda-se que. conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. para que os arquivos possam desempenhar suas funções. a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve.pontodosconcursos.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Teoria das três idades Outra definição essencial que precisamos saber é a que trata do ciclo vital dos documentos. constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente. o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários. que define a forma de arquivamento dos documentos. é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu. podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos. sejam públicas ou privadas. tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente Barreto e Fernando Graeff www. torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. mais do que nunca. mas a agilidade com que é feito. legais. Já falamos isso. 1. não é? Assim. Nas instituições. que frequentemente são consultados. ou seja. não só o acesso à informação. utilizada até hoje: corrente. fiscais etc.br 23 . Já. pelo seu valor primário. intermediária e permanente. como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. que. Arquivo de primeira idade ou corrente. ou teoria das 3 idades. Hoje em dia. Obs: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. é imprescindível para o sucesso de qualquer organização.

algum valor histórico (primeiro contrato de aluguel daquela empresa). Os arquivos de terceira idade. os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes. Então. com uso pouco frequente. eram consultados. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. que hoje tem uma função administrativa ou legal dentro de uma empresa (valor primário). Estes são os arquivos propriamente ditos.com.pontodosconcursos. nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam. teremos então um valor dito secundário. onde os documentos ficam aguardando sua destinação final. na segunda idade. Por exemplo. ou seja. Arquivo de segunda idade ou intermediário. mais simplificadamente. eventualmente. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Pois. ser necessários. por exemplo. que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 produzido. o valor secundário é classificado em informativo e probatório. portanto. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. com pouca frequência. 2. para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Arquivo de terceira idade ou permanente.br 24 . Ou seja. constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. E. resumidamente. Ou. os documentos de 3ª idade têm valor histórico (informativo). Por isso. finalmente: 3. Normalmente. mas que podem. que aguarda destinação”. depois de encerrado perde seu valor primário. um contrato de aluguel. Barreto e Fernando Graeff www. Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Caso a empresa ainda acredite que existe outro valor que não seja o primário. tem valor secundário. na primeira idade mais frequentemente. são aqueles documentos que não são consultados frequentemente. iam de um setor para outro.

ou seja. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. Importante! Os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm valor primário. a Lei nº 8.br 25 . intermediários e permanentes. documentos permanentes. Os documentos intermediários são aqueles que. o art.com. Em virtude da importância documental. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Por sua vez. Já na fase permanente. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à frequência de utilização dos documentos não quanto ao seu valor. são os conjuntos de documentos de valor histórico. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes. nessas fases (corrente e intermediária) o que prevalece é o valor primário do documento. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística.pontodosconcursos. Já. por razões de interesse administrativo. seu valor secundário. Segundo a referida lei. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. na sua específica esfera de competência.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. mesmo sem movimentação. mas se conservam em razão de seu valor histórico ou documental. Ou seja. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.. consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. os documentos perdem o valor de natureza administrativa.159.. resumindo toda essa história. Barreto e Fernando Graeff www. da preservação do patrimônio histórico e cultural. os arquivos correntes e intermediários são aqueles que ainda podem ser solicitados (em maior ou menor frequência) para atender as necessidades funcionais de uma instituição. o art. Pois bem. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. de 8 de janeiro de 1991. constituam objeto de consultas frequentes.

economia de espaço e equipamentos.pontodosconcursos. filiais. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. nítida delimitação de responsabilidades. registro. Em suas fases.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Idade do arquivo Corrente Intermediário Permanente Valor predominante Primário Primário Secundário Frequência de uso Alta Média Baixa Localização Próximo aos escritórios Distante dos escritórios Distante dos escritórios Depois ter consolidado os conceitos de arquivo corrente. ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras. de seus programas de trabalho. intermediária e permanente. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. às vezes em áreas geográficas diferentes – agências. distribuição. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.br 26 . delegacias – carecendo. com eficiência. redução dos custos operacionais. podemos fechar nossa aula tratando de centralização e descentralização dos arquivos correntes Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local. intermediário e permanente. citam-se: • • • • • • treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo. e. portanto. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. como também todas as atividades de controle – recebimento. Barreto e Fernando Graeff www. embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. os arquivos devem ser centralizados. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos.com. A despeito dessas vantagens.

e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. distribuição. esta deverá ser aplicada em nível de departamento. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações. deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento. Para completar o sistema. Quando o volume de documentos é reduzido. ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. classificação. Neste sistema. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações. registro. Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. isto é. movimentação e expedição de documentos correntes. além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. Comercialização e Transportes. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por todas as operações de arquivamento decorrentes. controle de empréstimos.com.br 27 . Barreto e Fernando Graeff www. preparo para transferência etc. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: • centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema.pontodosconcursos. tais como abertura de dossiês. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção. isto é: recebimento. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.

a localização física de suas unidades administrativas. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. suas atividades.. Não raro. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. enfim.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações. Ufa. Nesse caso. perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir. com eficiência.. além do arquivamento propriamente dito. além dessas tarefas. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição. mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. (CESPE – ANTAQ . além de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. complexa e fisicamente grande. seus tipos e volume de documentos. 19. Resolução: Ora. Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. pois.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Se a massa documental for muito grande.pontodosconcursos. funciona como agente de recepção e expedição. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. e. da tramitação dos documentos etc. que também deve integrar o sistema. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir. estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras. o órgão de protocolo e comunicações. chega de teoria e vejamos algumas questões. isto é. de seus programas de trabalho. Barreto e Fernando Graeff www.. é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos. Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. do registro. conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de âmbito nacional. da classificação. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. portanto.br 28 ..com.

mas deixaram de ser consultados frequentemente. Resolução: O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.Arquivista – 2008) . o enunciado da questão dispôs o inverso. Então. Ou seja.Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados. e aguardam sua destinação final. quando seu uso operacional termina completamente.pontodosconcursos. legal ou fiscal. mantidos e usados ativamente por seus criadores. finalmente. Barreto e Fernando Graeff centralizado.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Já. a questão está errada. 21. Portanto. quando seu uso operacional termina completamente. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente). são também considerados de valor secundário. organização pequena = arquivo organização complexa e grande = arquivo descentralizado.Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada. depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e. www. depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo intermediário) e. (CESPE – ME . a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo. com valor administrativo. legais e fiscais. normalmente. Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados. finalmente. devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor.br 29 . devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destruídos como documentos sem valor. 20. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. Resolução: O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu valor primário. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .com. considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição. Portanto. o item está correto.

pode apresentar um valor secundário. Bom. avulta com o correr dos anos. ter um valor histórico ou cultural. (ou seja. nem inerente aos próprios documentos. vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe. 22. governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas. a questão está errada. tentamos ser o mais breve possível. comunidades. Um grande abraço. Como já visto. na sua fase inicial. o documento passa a possuir um valor histórico ou cultural) Assim. famílias. e Fernando. embora já implícito no tempo em que é gerado. o item está errado. pois sabemos que você tem muita coisa para estudar em muito pouco tempo.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto.Arquivista – 2008) . (CESPE – ME . Esperamos que tenha gostado. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado. preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da ação deliberada dos seus produtores. o documento não é criado deliberadamente para. que. A função secundária dos arquivos de recolher. Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Portanto.com. no futuro.A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. o documento. depois.br 30 . apresenta um valor primário. com isso terminamos nossa primeira aula.pontodosconcursos.

O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. estadual. (CESPE – TRE/GO . 07. do Distrito Federal e municipal. 02.Arquivista – 2010 Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado. ou ainda por entidades privadas.O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu. 06.As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão.As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão. arquivo público. ou por instituições de caráter público. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . a organicidade. em suas funções administrativas.A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais.O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto. 04. e. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . uma empresa ou uma instituição. 05. encarregadas da gestão de serviços públicos. (CESPE – TRE/MA . e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.Arquivo é o conjunto de material. 03. em sua maioria impresso. 08. legislativas e judiciárias.com. pesquisa e consulta. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Barreto e Fernando Graeff www. produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . (CESPE – Defensoria Pública da União . disposto ordenadamente para estudo. o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão.pontodosconcursos.br 31 . pela empresa ou pela instituição responsável por eles. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . de acordo com a legislação.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Lista de Questões 01. uma empresa ou uma instituição.

a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade. que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência.Arquivista – 2008) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . contidas em documentos de arquivo.Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis. 17. (CESPE – TRE/GO . estruturados. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. exclusivamente particulares.O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.com. 10.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 09.Arquivista – 2008) . 13.pontodosconcursos. (CESPE – ME . determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva. da honra e da imagem de outras pessoas.Os documentos textuais. pela pessoa ou pela família que o produziu. (CESPE – TRE/MA . audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. arquitetônicas ou de engenharia. não tendo limitação quanto ao número de cópias. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) .br 32 . (CESPE – TRE/GO . 14. 16.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . 12.Os documentos de arquivo existem em vários exemplares.É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. com representações geográficas.O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas. (CESPE – ME . (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. 11. quando autorizado pelo judiciário. (CESPE – TRE/MA . (CESPE – Defensoria Pública da União .O princípio da reversibilidade.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . administrados e interpretados.O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados. Barreto e Fernando Graeff www. 15.

22.Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . são também considerados de valor secundário. na forma da legislação em vigor. 19.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . civil e administrativa. 21. famílias. (CESPE – ME .A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal.Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada.Arquivista – 2008) . comunidades. (CESPE – ANTAQ . É a conseqüência da ação deliberada de pessoas. considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição. (CESPE – TRE/GO . 20. (CESPE – ME . governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva. Gabarito: 01 Errado 12 Errado 02 Certo 13 Certo 03 Certo 14 E 04 Certo 15 Errado 05 Errado 16 Errado 06 Errado 17 Certo 07 Certo 18 Certo 08 Errado 19 Errado 09 Errado 20 Certo 10 Errado 21 Errado 11 Certo 22 Errado Barreto e Fernando Graeff www. ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. finalmente. devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor.A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos.pontodosconcursos. com valor administrativo. quando seu uso operacional termina completamente. legal ou fiscal.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 18.Arquivista – 2008) .Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações.br 33 . mantidos e usados ativamente por seus criadores.com. depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e.

FGV.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Bibliografia BRASIL.Conselho Nacional de Arquivos. Barreto e Fernando Graeff www. T. Decreto nº 4. Lei nº 8. 2004. Marilena Leite.br 34 . Rio de Janeiro. Heloisa Liberalli. princípios e técnicas.R. Conarq .pontodosconcursos. Rio de Janeiro: Ed.159. FGV. Rio de Janeiro: Ed. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. de 8 de janeiro de 1991. Arquivos permanentes: tratamento documental. Arquivos modernos.553. FGV. BELLOTO. Ed. 2005. 2002. PAES. Arquivo: teoria e prática.com. SCHELLENBERG. de 27 de dezembro de 2002.

.................................................com.......................... Bem vindo segunda aula do curso de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU.... Hoje iremos tratar do assunto gerenciamento da informação e a gestão de documentos................... 01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos ................................N a i r S i l v a .................. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Introdução ................................................. Prof . 48 Bibliografia ............ caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os comentários.. 55 Introdução Prezado Aluno.. Davi Barreto e Fernando Graeff www........ por último..............02 Lista de questões ............ Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do arquivo............ participe do Fórum de dúvidas! Chega de papo e mãos à obra. E................pontodosconcursos.............br 1 ..

N a i r S i l v a . enfim. faturas. são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais.).Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior.Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. e coleta de Nessa etapa. informáticos etc.Levantamento de dados: atividades de exame informações acerca da documentação do arquivo. da b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?). nos casos de descentralização.pontodosconcursos. Ou seja. 3. 2. Davi Barreto e Fernando Graeff www. d) definição dos métodos de arquivamento. iconográficos. será feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.com. Prof .br 2 . e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento. c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo.). o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff O gerenciamento da informação e a gestão de documentos Vamos iniciar nosso estudo falando sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: a organização e administração de arquivos. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos: a) posição do arquivo na estrutura organizacional administração – recomenda-se que seja a mais alta possível. A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1. as espécies documentais (cartas. os recursos humanos da instituição. projetos etc. todos os dados relevantes para o arquivo da instituição. o tamanho e estado de conservação do acervo.

a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico.Implantação e acompanhamento: implementação do plano de arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos. podem e devem passar por um diagnóstico. rotinas. (CESPE – ME . realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o resultado do diagnóstico). Vejamos outra questão: Prof .. Bom. A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados. o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite apontar. o item está errado. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff f) necessidades de recursos humanos. as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo. h) constituição de arquivos intermediários e permanentes. mesmo organizações que não tenham grande quantidade de documentos acumulados.pontodosconcursos. a partir dos dados coletados.br 3 . Como vimos. formulários etc.com. antes de continuar. Dessa forma.N a i r S i l v a . normas. Resolução: O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições com massa documental acumulada de grandes proporções. de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível propor melhorias no sistema arquivístico.Arquivista – 2008) .O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. vamos ver uma questão sobre esse assunto. Ou seja. 4. g) escolha das instalações e equipamentos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Portanto.. 01.

está incorreto afirmar que o principal dado é o tamanho do acervo.Arquivista – 2008) . Davi Barreto e Fernando Graeff www.Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Desta forma. o item está errado. Por enquanto nos basta saber que são instrumentos utilizados.O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. respectivamente.br 4 . (CESPE – ME . recursos humanos. Uma vez que não foi afirmado que essa é a única função do diagnóstico. Gestão de documentos Prof . Resolução: Essa questão também trata sobre diagnóstico do arquivo. Resolução: O diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.N a i r S i l v a . 03.com. Portanto. Ainda não falamos sobre “tabela de temporalidade” e “código de classificação” (discutiremos isso ainda nessa aula). tais como: gêneros e espécies documentais. pode-se dizer que ao se fazer o diagnóstico obtém-se informações que servirão também para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade.pontodosconcursos. tamanho e estado de conservação do acervo. Dessa forma. funções e atividades afetas à instituição etc. em processos de destinação e protocolo. o item está correto. Vimos que o diagnóstico é realizado a partir de diversos dados coletados. O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnóstico é a quantificação de seu acervo documental. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 02. pois é apenas uma das inúmeras informações necessárias para a realização do diagnóstico. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .

Vamos ver algumas questões sobre esse assunto: 04. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. utilização e destinação. Dentro da gestão de documentos destacam-se três fases básicas: produção. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Vamos falar agora sobre o conceito fundamental de gestão de documentos que é dado pelo art. (CESPE – TRE/GO . registro. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção. Isso é uma dica muito importante! Leiam a Lei nº 8. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.159. das quais o CESPE adora retirar suas questões.” Perceba que. evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias. tramitação. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor.pontodosconcursos.com. uso. com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. Nessa fase. distribuição e tramitação). expedição. de 8 de janeiro de 1991. temos condições de responder o que é a gestão de documentos. determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração. Davi Barreto e Fernando Graeff www.159/91 – são apenas quatro páginas. Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Além disso. são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. 3º da Lei nº 8. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Voltando ao conceito trazido pela lei.N a i r S i l v a . podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária.Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e Prof . visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.br 5 . apenas com a leitura da legislação. in verbis: “Art. nessa fase. classificação. Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento.

determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Veremos. uso. uma cópia literal da definição trazida pela Lei nº 8.N a i r S i l v a . Davi Barreto e Fernando Graeff www. Logo. Resolução: Vimos que a gestão de documentos está expressamente prevista no art. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção. 06.A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. nas próximas questões. (CESPE – Defensoria Pública da União .159/91. 3º da Lei nº 8. Resolução: A questão é. avaliação e arquivamento de documentos. significa definir quais documentos serão eliminados ou recolhidos para guarda permanente.Com a gestão eficaz de documentos.159/91. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) . o item está errado. o item está correto. como vimos. Resolução: Para responder essa questão. isto é. 05. Portanto. impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. Como vimos na aula passada. tramitação.com..Arquivista – 2010 Adaptada) .pontodosconcursos. praticamente. O único conceito diferente é “destinação” que..br 6 . basta lembrarmo-nos do conceito de valor secundário dos documentos e ter em mente a definição de gestão de documentos. o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e Prof . utilização e destinação). estabelecendo sua destinação. pois isso é muito cobrado pelo CESPE. É muito importante que o aluno guarde o conceito de gestão de documentos e suas fases (produção. como esse assunto é abordado nas mais diversas formas.

apresentar estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. É exatamente o oposto disso. tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histórico.). sugerir a criação ou extinção de modelos de formulários. Ainda nessa fase. desempenhar atividades visando sempre à racionalização da criação de documentos. informativo.br 7 . Uma gestão eficaz avalia os documentos e determina quais serão objeto de arquivo permanente. probatório etc. (CESPE – TRE/MA .N a i r S i l v a . cabe ao arquivista propor a consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência. Já. Ora. Dessa forma.com. O primeiro está em afirmar que não é objetivo da gestão de documentos racionalizar sua produção. contribuir para a difusão de normas e informações. evitando duplicações desnecessárias.pontodosconcursos. a gestão de documentos não impede que os documentos de valor secundário sejam conservados de forma permanente. também diretamente ligados ao conceito de gestão de documentos. o item está errado. já vimos que uma das principais características da fase de produção de documentos é contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração. eliminar os documentos de valor secundário. o segundo erro é o mesmo que constatamos na questão anterior: o objetivo da gestão de documentos não é eliminar os documentos de valor secundário. Enfim. sim. 07. mas. Portanto. justamente em face do seu valor secundário. cultural. Prof .Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. opinar sobre a escolha de equipamentos. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff outros usuários.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Resolução: Essa questão contém dois erros.

arquivamento não é uma fase da gestão de documentos. Portanto. Davi Barreto e Fernando Graeff www. sobre essa atividade.A criação. trata da fase de destinação de documentos. utilização e destinação. Portanto. o item está errado. basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes. mais adiante.pontodosconcursos. Resolução: Outra questão sobre as fases da gestão de documentos. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Pelo contrário. somente pertence à fase de utilização. Falaremos. as fases da gestão de documentos são três: produção.Agente Administrativo – 2009) . Voltando à questão. Por enquanto. Resolução: Essa questão. Prof . o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. deve-se avaliar o valor de prova e de informação para instituição (=avaliação) para determinar quais vão para o arquivo permanente e quais serão eliminados (=destinação).N a i r S i l v a . Trata-se das atividades de análise (=avaliação do valor dos documentos) e seleção (=decidir quais os documentos serão preservados no arquivo permanente e quais serão eliminados). (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . O arquivamento faz parte da fase de utilização. Como vimos. 08. de forma a permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administração.com.br 8 .A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. sobre os métodos de arquivamento. Já falamos também sobre essa fase. o item está errado. (CESPE – MMA . 09. em especial. por sua vez.

Resolução: Finalmente essa questão trata da fase de utilização de documentos. o item está certo.pontodosconcursos.N a i r S i l v a .com. Enfim. Além disso. podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo. indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. Preservar documentos de valor secundário no arquivo permanente é apenas uma das consequências das atividades da fase de destinação. são também desenvolvidas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Olhando para o enunciado da questão. de organização e de arquivamento durante a idade corrente e intermediária. podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilização de documentos. a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. Portanto.Agente Administrativo – 2009) .Na gestão de documentos. 10. Voltando à questão. de classificação. as atividades de protocolo. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Como vimos. o item está errado. é possível constatar o erro: não existe a fase “preservação” na gestão de documentos. técnicas ou científicas das instituições.br 9 . refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua função administrativa. Portanto. (CESPE – MMA . Prof . Essa fase envolve métodos de protocolo.

Gestão de documentos correntes Vamos nos aprofundar um pouco mais na gestão de documentos.com. pelo seu valor primário. Logo. (CESPE – Defensoria Pública da União . ou seja.N a i r S i l v a .br 10 . são frequentemente consultados.pontodosconcursos. fiscais etc. vimos que gestão de documentos começa com produção (“nascimento”) e termina com a destinação (“morte”) dos documentos de um arquivo. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff • Produção • elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição criação de documentos essenciais à administração. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. protocolo.A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Ora. Prof . logicamente essa ligação é muito clara. Resolução: A gestão de documentos está intimamente ligada ao ciclo vital e à teoria das 3 idades. evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias classificação.Arquivista – 2010 Adaptada) . legais. Lembre-se ainda que o valor primário de um documento é atribuído em função do interesse que possa ter para a organização. Vamos falar especificamente da gestão dos arquivos correntes. Davi Barreto e Fernando Graeff www. o item está errado. arquivamento durante a intermediária organização idade corrente e e e à Gestão de Documentos • Utilização • • Destinação • normas de acesso à documentação recuperação de informações análise e avaliação dos documentos (valor) definição de quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados 11. Lembrando que os arquivos correntes (= primeira idade) são constituídos por documentos que.

Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos. registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação. (CESPE – TRE/MA . a eficiência administrativa. a primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.br 11 . Resolução: A banca quis fazer uma confusão entre as atividades presentes no arquivo corrente. Podemos destacar cinco atividades distintas. ao máximo. aumentando. as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . registro e movimentação) Expedição Arquivamento Empréstimo e consulta Destinação Veja essa questão: 12. Portanto.com. assim. o item está errado. no cumprimento de suas funções. Prof . Protocolo Como falamos na questão anterior.As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. a informação disponível e necessária à tomada de decisões. inerentes a essa idade do arquivo: 1) 2) 3) 4) 5) Protocolo (recebimento. protocolo e destinação são fases distintas e uma não faz parte da outra. os arquivos correntes devem permitir aproveitar. misturando protocolo com destinação. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Assim. Como vimos. classificação. Dessa forma. classificação. Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição.N a i r S i l v a .

Classificação. Portanto. atividades como recebimento e expedição de correspondências.N a i r S i l v a . estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. as questões trazem uma série de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. Registro e Movimentação dos documentos.. distribuição de documentos etc.As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições. classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos. Prof .br 12 . emprestar os documentos aos setores que os solicitarem. aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento. classificação.. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Essa questão. (CESPE – TRE/GO . É fácil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-ReMo. despachar documentos enviados por setores do órgão. Re-Cla-Re-Mo. gostou do mnemônico? (risos) Geralmente. controlar o prazo para devolução do documento. por exemplo. Veja: 13. armazenar os documentos em fase corrente. fazer o controle de retirada. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Ou seja.com.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . registro ou movimentação. As outras não são recebimento. prestar informações contidas nos documentos.pontodosconcursos. fala que as seguintes atividades são rotinas de protocolo: • • • • • • • • receber documentos enviados por outras instituições (Recebimento) despachar documentos enviados por setores do órgão (Movimentação) armazenar os documentos em fase corrente (?) emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) fazer o controle de retirada dos documentos (?) controlar o prazo para devolução do documento (?) prestar informações contidas nos documentos (?) estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional (?) Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-ReMo.

o item está errado. temos: • Recebimento e Classificação Prof . (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação. por suas características. registro. apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”. distribuição e movimentação são típicas do protocolo. a distribuição e a tramitação dos documentos. registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. Vamos ver mais algumas questões: 14.O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e. cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento. usamos nosso Re-Cla-Re-Mo. por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes.br 13 . para responder esse tipo de questão. Atenção: a questão afirma que o protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos. apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. Na questão 15. expedição. O item está correto.com. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro.N a i r S i l v a . 15. movimentação e expedição (porta de saída) estará correta. classificação. o registro. não precisamos saber em que fase estão inseridas as atividades. Resolução: A atividade de protocolo. 16. Para isso. a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da empresa. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . Portanto. que engloba o recebimento. Portanto. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff De qualquer forma. basta sabermos se pertencem ou não ao protocolo. a classificação.pontodosconcursos. Resolução: As questões 15 e 16 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. Davi Barreto e Fernando Graeff www. faz parte das atividades dos arquivos correntes.

em razão do seu teor e de seus elementos intrínsecos. temos: • registro. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff • Registro e Movimentação • Conservação e preservação (?) Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento. A regulamentação dos documentos sigilosos é feita pelo Decreto nº 4. quanto à natureza do assunto.br 14 .553. Viu como é simples? Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento. de 27 de dezembro de 2002. os documentos podem ser ostensivos (=ordinários) ou sigilosos. registro ou movimentação. devam ser de conhecimento restrito e. explicamos que.pontodosconcursos. requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 5º deste decreto classifica as informações sigilosas.N a i r S i l v a . a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. por sua natureza. Classificação. Na aula passada. o item está errado. O art. Portanto. o item está certo. Na questão 16. portanto. Por outro lado. Registro e Movimentação. Davi Barreto e Fernando Graeff www. (Registro) • expedição. em quatro graus de sigilo: Prof . Por um lado. Vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: caráter ostensivo e sigiloso dos documentos. classificação.com. consideram-se sigilosos os documentos que. distribuição e movimentação (Movimentação) Portanto.

interpretar e classificá-los com base no código de assuntos. então. que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos. a partir da sua leitura.com. ao receber documentos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado. a unidade de protocolo. Prof . contudo. deve: • separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação). não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos.br 15 .pontodosconcursos. o documento foi enviado para o destinatário. Em seguida. (CESPE – MMA .Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA.N a i r S i l v a . C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Grau de • • • Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto sigilo + • Nesse contexto. posteriormente. • encaminhar diretamente os documentos destinatários (Movimentação). a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Davi Barreto e Fernando Graeff www. se for o caso (Classificação).O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. Veja algumas questões: 17. o documento foi encaminhado a outro espaço. e • encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação). No MMA. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa . incluindo-as em uma base de dados. o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste. tramitando. 18. sigilosos aos respectivos • abrir os documentos de caráter ostensivo e. Observe. onde deve ser mantido até ser eliminado.2008) .Agente Administrativo – 2009) . em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.

enquanto que outros têm valor permanente. ele não deveria ser aberto no setor de protocolo. Avaliação e destinação Vamos falar agora de outra importante fase da gestão de documentos: avaliação e destinação. ou seja. não precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. enquanto outros nem tanto. Prof . surge a necessidade de avaliar. Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos. Já a questão 18 afirma que as correspondências de caráter ostensivo não devem ser abertas pelo protocolo. Já vimos que alguns documentos têm valor temporário.br 16 . Como vimos. selecionar e eliminar os documentos. de acordo com seus valores informativo e probatório. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Na situação em apreço. na realidade. o item está errado. o item está certo. que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.N a i r S i l v a . se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo. mas encaminhado diretamente ao destinatário. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso. de protocolo. isso é incorreto. Portanto. Separar correspondências oficiais das particulares e separar correspondências oficiais de caráter ostensivo das de caráter sigiloso são atividades de classificação.pontodosconcursos. Portanto. São as de caráter sigiloso que não podem ser abertas. Além disso.com. os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização. Davi Barreto e Fernando Graeff www. alguns deles são frequentemente utilizados. Basta lembrar-se do no mnemônico Re-Cla-ReMo. Resolução: Para resolver a questão 17. Em relação ao seu valor.

pontodosconcursos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . quando cessa o valor do documento. equipamento utilizado e custos de arquivamento.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão. se estadual. após determinado prazo.. saindo um pouco da teoria e entrando na legislação. pelo Gabinete do Governador. pela Casa Civil da Presidência da República. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Permanente: devem ser conservados indefinidamente . há pontos-chave que sempre devem ser observados: • importância do documento com relação aos valores administrativo e probatório (=primário) ou histórico (=secundário). Davi Barreto e Fernando Graeff www.” Vamos a mais algumas questões: 19. Bom.N a i r S i l v a . • prazos de prescrição e decadência de direitos. É evidente que a eliminação de documentos. microfilmagem).br 17 .apesar de não serem vitais.g. não pode ser feita indiscriminadamente. • possibilidade e custos de reprodução (e.com. • espaço.159/91.. na sua específica esfera de competência. a informação que contêm deve ser preservada em caráter permanente. o artigo 9º da Lei nº 8. (CESPE – TRE/GO . e sancionada em instância superior: se federal. Dessa forma. de acordo com a legislação vigente. e • número de cópias existentes. traz o seguinte: “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. Resolução: Temos que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público não depende de autorização da presidência do órgão em Prof . Temporários: podem ser descartados.

item certo.com. Portanto.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . É nessa fase que os documentos são avaliados.A eliminação dos documentos pode ser feita. Prof . Portanto. após a extinção do valor primário (administrativo. aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo. quero fazer uma pergunta a você. a eliminação dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliação e destinação. de acordo com o seu valor.) A eliminação desses documentos se dá mediante autorização da instituição arquivística pública. Resolução: Essa questão trouxe uma nova expressão: código de classificação. os documentos que não apresentem valor secundário serão eliminados.Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . legal ou fiscal). Antes de explicar o que significa isso. (CESPE – TRE/MG .2008) . Mesmo sem saber o que é código de classificação. os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório). Dessa forma. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff questão. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Gabinete do Governador etc. selecionados e eliminados. muito menos deve ser sancionada em instância superior (Casa Civil da Presidência da República.pontodosconcursos. o item está errado.N a i r S i l v a . Resolução: De acordo com o que vimos na questão anterior.Na avaliação dos documentos. você acha que esse instrumento é aplicado na fase de avaliação e destinação? Você lembra em qual fase da gestão de documentos falamos de classificação? Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo. Davi Barreto e Fernando Graeff www. desde que. 21. 20. após a extinção do valor primário.br 18 .

nos quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. por exemplo. Os dois principais instrumentos de destinação são: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários. vamos ver como são utilizados os instrumentos de destinação dentro da rotina para a destinação de documentos na fase corrente que engloba as seguintes atividades: Prof . poderia estar definido que os cartões de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Serviço de Pessoal e depois eliminados. de acordo com os valores que lhes são atribuídos. que são os atos normativos elaborados pela organização.com. Em uma tabela de temporalidade de uma empresa. Instrumentos de destinação Aproveitando a deixa da última questão. Além disso. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff O código de classificação é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.N a i r S i l v a . Como vimos. Agora.br 19 . estabelece os critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação. ou recolhidos aos arquivos permanentes. Davi Barreto e Fernando Graeff www. vamos falar sobre instrumentos de destinação. o item está errado. Portanto. ou que os contratos de prestação de serviços de limpeza deveriam ser conservados em caráter definitivo no arquivo permanente. a classificação dos documentos é feita na fase de protocolo e esse é o momento em que o referido instrumento é mais utilizado. A avaliação tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinação.pontodosconcursos.

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 1. verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de prazos e critérios para recolhimento e eliminação. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Para proceder com a destinação é preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos. 3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminação, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder à eliminação; O ato de eliminar os documentos também faz parte da fase de destinação. 5. elaborar termo de eliminação; O termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; e De forma semelhante à lista de eliminação, existem as listas de transferência (documentos destinados à fase intermediária) e as listas de recolhimento (documentos destinados à fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenças entre recolhimento e transferência. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermediário também faz parte da fase de destinação. Veja algumas questões sobre esse assunto:

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 22. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. Resolução: O enunciado afirma que a destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. É exatamente isso, a destinação dos documentos (prazos e critérios para eliminação e guarda) é definida nesse instrumento. Portanto, o item está certo. 23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. Resolução: Essa questão veio com um enunciado enorme, trazendo uma série de atividades relacionadas à destinação de documentos, para assustar os candidatos. Veremos que não é nenhum “bicho de sete cabeças”. Apesar da extensão da questão basta entender bem no que consiste a fase de destinação para respondê-la com segurança. Vimos que as rotinas para destinação de documentos na fase corrente, listadas literalmente no enunciado, são bem lógicas. Portanto, não se assuste ao se deparar com uma questão que traga alguns termos ou expressões que ainda não viu de forma literal. Procure entender o conceito, e a partir daí, concluir em que fase da gestão de documento a questão se refere. A questão está correta. 24. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. Resolução: Em questões como essa, temos que ter em mente quais são os principais instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação. Catálogo seletivo de documentos é aquele que toma por unidade, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo critério temático. Nada tem a ver com a fase de destinação. Portanto, o item está errado. 25. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. Resolução: Mais uma questão que tenta confundir os instrumentos de destinação com os de classificação. Já não temos com errar, não é mesmo? A destinação dos documentos é indicada na tabela de temporalidade e não no plano de classificação. O plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. É esse plano que vai dar origem ao código de classificação. Portanto, o item está errado. 26. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação. Resolução:
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Acabamos de ver que o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido é chamado de plano de classificação. Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos, facilitando a posterior recuperação. Logo, a assertiva está correta. Antes de continuarmos com a gestão de documentos, vamos relembrar alguns conceitos importantes: arquivo intermediário e arquivo permanente. Como vimos, o arquivo intermediário (=segunda idade) é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória, por esse motivo, é também denominado de “limbo” ou “purgatório”. Por sua vez, vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, legal etc. (=valor primário), que são conservados em razão de seu valor histórico, cultural etc. (=valor secundário) e que permitem conhecer o passado e a evolução de uma organização. Vejamos algumas questões: 27. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) - Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Resolução:

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A questão 27 afirma que o arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário. Isso está correto, pois os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à frequência de utilização dos documentos. Portanto, o item está correto. A questão 28 afirma que os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Já dá para ver o erro da questão: o arquivo intermediário não é acessado frequentemente. Portanto, o item está errado. 29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) - O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. Resolução: A questão comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente é formado por documentos com valor primário (valor administrativo, legal ou fiscal), quando, na realidade, é formado por documentos de valor secundário. Portanto, o item está errado. Gestão de documentos nos arquivos intermediários e permanentes Agora que já relembramos o que são arquivos intermediários e permanentes, vamos em frente para discutir como se dá a gestão de documentos nessas idades do arquivo. Como estudamos, na fase de avaliação e destinação, os documentos são analisados em função do valor e da frequência de uso. Essas duas variáveis definem qual será o destino do documento: transferência para o arquivo intermediário, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação. O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Valor com valor primário com valor primário sem valor primário, mas com valor secundário sem valor primário e secundário Frequência de uso alta baixa baixa Destino permanece no arquivo corrente transferência para o arquivo intermediário recolhimento para o arquivo permanente eliminação

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, até agora, estávamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, são bem diferentes: transferência e recolhimento. Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Obs.: Também caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediário para o permanente. Enfim, se o destino do documento é o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermediário estamos falando de transferência. Guarde isso! Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferências: permanente e periódica. A transferência permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento deverá ser transferido. A transferência periódica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de três tipos:

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não é? (Limbo = Arquivo Intermediário). Transferência de mínimo e máximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo) são transferidos para o arquivo intermediário. transferência múltipa ou método do ciclo): os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. Transferência em uma etapa: os documentos com valor secundário são recolhidos diretamente para o arquivo permanente. são recolhidos para o arquivo permanente. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Permanente (intervalos irregulares) uma etapa recolhidos diretamente (=recolhimento) para o arquivo permanente passam. são máximo transferidos para o arquivo intermediário Transferência Vamos ver algumas questões sobre esse assunto: Prof .com. Ou seja. é recolhido para o arquivo permanente ou eliminado. Importante! Perceba que recolhimento é um tipo de transferência. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 1.pontodosconcursos. ao atingir um prazo mínimo. Transferência em duas etapas (= dupla capacidade. Ou seja. Cuidado. depois de passar de um prazo máximo. é a mesma coisa que recolhimento.br 26 . Você lembra o que é limbo. pois a banca pode tentar confundir você. primeiramente.N a i r S i l v a . sem passar pelo “limbo”. 3. 2. Davi Barreto e Fernando Graeff www. duas etapas pelo “limbo” (arquivo Periódica intermediário) (intervalos quando compreendidos determinados) entre um intervalo de datas mínimo e (mínimo e máximo). se considerados com valor secundário. finalmente. onde permanecem por determinado período e. o documento é transferido para o arquivo intermediário.

portanto. a assertiva está correta.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 32. Resolução: Prof .Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados.. • Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) .N a i r S i l v a . Resolução: O enunciado afirma que “os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. é uma das fases da gestão de documentos. como vimos no início dessa aula.com.. que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.pontodosconcursos. respectivamente.Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. é uma das fases da gestão de documentos. 31. transferência e recolhimento. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 30.Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. Portanto. • Arquivamento. o item está certo. transferência e recolhimento”. que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. respectivamente. Portanto. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Vamos ver mais algumas definições. Arquivamento. É exatamente o que falamos: transferência é a passagem para o arquivo intermediário e recolhimento é a passagem para o arquivo permanente. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) .br 27 . (CESPE – TRE/GO .

Dessa forma. recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. que já não têm uso tão frequente. permite que documentos ainda com valor primário (=valor administrativo. Vimos que as tabelas de temporalidade. Suas funções para a entidade continuam sendo as mesmas. Prazos de guarda Esse é assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Prof . a única diferença entre os documentos correntes e intermediários se refere às suas frequências de uso.pontodosconcursos. legal ou fiscal). Ou seja. Isso se deve ao fato de as características e propriedades dos documentos continuarem as mesmas. Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso. Portanto.br 28 . Por exemplo. no que se refere às funções organizacionais (valor primário) para as quais foram criados. determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários. notas fiscais de compras de matéria-prima podem ficar armazenadas por um período de tempo diferente dos cartões de ponto dos empregados. os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão.N a i r S i l v a . legais e fiscais. sejam guardados. até serem destinados ao recolhimento ou eliminação.com. em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário. o item está correto. Uma importante característica dos documentos transferidos ao arquivo intermediário é que conservam a classificação que lhes foi dada no arquivo corrente. de acordo com as especificidades de cada documento. Davi Barreto e Fernando Graeff www. ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação). Não esqueça. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Vimos que a função primordial dos arquivos intermediários é servir como um arquivamento transitório. Tudo isso pode depender de diversas variáveis administrativas.

podem constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a sociedade. conservar. descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. legal ou fiscal) e aumentando seu valor secundário (=informativo.br 29 .pontodosconcursos. diminuindo seu valor primário (=administrativo. que uma vez tiveram utilidade funcional. De uma forma geral. • Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo. que os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário devem ser mantidos por X anos. as atividades de um arquivo permanente podem ser classificadas em quatro grupos: • Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. É nesse estágio que surge o arquivo permanente. que permitem a consulta e divulgação. os documentos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Veja essa questão: 33. a questão está errada. histórico ou cultural). probatório. arranjar. Dessa forma. (CESPE – TRE/AL . de forma genérica. Resolução: Cuidado! Toda vez que a banca afirmar. Os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. vimos que os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primário.com.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) . Prof . Dessa forma. a questão estará errada. Administração do arquivo permanente Ao longo das nossas aulas.N a i r S i l v a . A função de um arquivo permanente é reunir.O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente. ao tratar da documentação de caráter permanente. na maioria das vezes. Como vimos na aula passada.N a i r S i l v a . deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do respeito aos fundos).com. 1. Dessa forma. que tal De-Co-Re-Ar? Descrição – Conservação – Referência – Arranjo A administração do arquivo permanente é bastante complexa.pontodosconcursos. A razão disso se deve ao fato de. podemos pensar em um mnemônico bem legal.. O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo. talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermediários. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais.. Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. pois é o resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermediários.br 30 . esse é um princípio básico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva. Prof . • Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos. Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos correntes? Ou seja. concentrar documentos emanados de diversos órgãos. contudo. A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação. pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff • Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda. pode ser feita a partir de dois critérios.

Por exemplo. poderíamos constituir um único fundo relacionado à atividade comum a todos os órgãos: “Energia” (Ministério de Minas e Energia. Empresa de Pesquisa Energética –EPE. (CESPE – TRE/MA . conservação e referência.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . ficou fácil.A função de um arquivo permanente é reunir.As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por exemplo.. “As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo. Agora.” Portanto.) Bom. provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. o item está certo. descrição e publicação. o item está correto. descrição e publicação. agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc. não é? A questão é uma aplicação direta do nosso De-Co-Re-Ar. agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc. seria constituído um fundo para cada órgão: Ministério de Minas e Energia. vamos ver algumas questões para gravar esse assunto: 34. 2. Empresa de Pesquisa Energética –EPE. conservação e referência. descrever e facilitar a consulta aos documentos. Resolução: Bom. 35. Resolução: • reunir e arranjar (=Arranjo) • conservar (=Conservação) • descrever e facilitar a consulta (=Descrição) Portanto.pontodosconcursos.2008) . Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo com sua semelhança temática.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .com.. conservar. Davi Barreto e Fernando Graeff www. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Prof .N a i r S i l v a .br 31 . arranjar.

Utilização. o item está errado. antes de tudo. um dos princípios fundamentais da arquivologia. Para isso. e 3.br 32 . como vimos na aula passada.pontodosconcursos.com.O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Produção. Portanto. O princípio da territorialidade. 2. vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades estão distribuídas entre as fases: Prof .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .N a i r S i l v a . Agora. temos que lembrar que a gestão de documentos é composta por três grandes fases: 1. (CESPE – TRE/MA . Arquivamento Vamos falar agora sobre a atividade é os principais métodos de arquivamento. Resolução: O enunciado afirma que o tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade.Avaliação e Destinação. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 36. afirma que os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. O princípio certo seria o da proveniência.

A atividade de arquivamento representa o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. • Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Os problemas que a instituição pode enfrentar não são inerentes ao sistema em si. é dentro da fase de utilização que a maioria das funções do documento são exercidas (recebido. ou seja. Ou seja. todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização. selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o código para a sua recuperação. arquivado. O arquivamento é uma das atividades mais importantes dentro da gestão arquivística. Nesse contexto. em relação à qual os documentos devem ser organizados. Dessa forma. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodológica e mecânica. Antes de entrar em cada um dos métodos de arquivamento. frente às características e necessidades dessa instituição. os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.).pontodosconcursos.br 33 .N a i r S i l v a . Assim. antes de arquivar.com. mas são devidos a escolhas erradas. analisar e identificar o conteúdo dos documentos. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Ficou mais fácil visualizar como as diferentes atividades estão ordenadas dentro do ciclo de gestão de arquivos? Observando a figura acima. é preciso classificar. Nesse contexto. é importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. é possível perceber que o ciclo de gestão de arquivos é um tipo de ciclo vital. composto por nascimento (produção). classificado. movimentado. desenvolvimento (utilização) e morte (avaliação e destinação). pois é fundamental para a organização ser capaz de armazenar suas informações e recuperá-las no momento desejado. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Prof . consultado etc.

Já. é preciso.com. consultar um índice ou código. número. de equipamentos e acessórios especiais para sua organização.: cores). dependendo. antes. • Sistema indireto é aquele em que.ex. Os métodos básicos são os mais utilizados e são baseados nos elementos de ordenação como o nome.pontodosconcursos. Os principais métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: métodos básicos e métodos padronizados. os métodos padronizados utilizam outros elementos de ordenação (p. Davi Barreto e Fernando Graeff www. local.N a i r S i l v a . C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por exemplo.br 34 . assim. data e assunto. Prof . Listamos abaixo os principais métodos de arquivamento: Alfabético Geográfico Simples Numérico Métodos Básicos Ideográficos (Assunto) Numéricos Cronológico Dígito-terminal Alfabéticos Enciclopédico Dicionário Duplex Decimal Unitermo Variadex Métodos Padronizados Automático Soundex Mnemônico Rôneo Você deve estar se perguntando: terei que saber todos esses métodos de arquivamento? Calma! A resposta é não – basta saber que eles existem. para se localizar um documento. se você procura por um documento endereçado ao João e os documentos estão organizados alfabeticamente basta ir à letra “J” para encontrá-lo.

Pedro Teixeira. 2. prevalece a ordem alfabética do prenome. pois a maioria delas é bem intuitiva): 1.N a i r S i l v a . Bernardo Atenção: quando houver sobrenomes iguais. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade. Castelo Branco. respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação (falaremos adiante sobre essas regras). devido ao cansaço visual que pode causar. o método alfabético é mais simples e barato. Heitor Prof . As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética. Esse método é direto.br 35 . Barbosa. Em geral. entre os métodos de arquivamento. Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de alfabetação. Dentre os métodos de arquivamento o método alfabético é o mais simples de todos e o mais cobrado em provas. geográfico e ideográfico). e será somente esse nível que trataremos na nossa aula. se comparado aos demais. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A maioria das questões vai somente até o segundo nível de classificação (alfabético. Carlos Villa-Lobos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento.pontodosconcursos. Contudo. Aníbal Teixeira. cobrado em provas de concurso. João Cabral. pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. numérico. Vitor Monte Alegre.com. e tem como elemento principal o nome. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Nos nomes de pessoas físicas.

Felipe 4.com. uma. Jorge Damasceno Sobrinho. um. Armando (Juiz) Marques. Arnaldo do 6. tais como a. Silveira. não são considerados. Sílvia 8. Roberto 5. Ricardo Silveira. Silveira. Carlos Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção. d. Os títulos não são considerados na alfabetação. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Helena. mas não são considerados na ordenação alfabética.N a i r S i l v a . Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome.pontodosconcursos. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Neto. Jorge da Costa Neto. Maria (Doutora) Marques. e. de. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy. sendo colocados após o nome completo. Júnior. Pedro de Couto. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 3. Rosana d’ Almeida. Os artigos e preposições. R. Carlos São Pedro. do. Santa Rita. entre parênteses. 7. John Prof .br 36 . Flávia São Paulo. Costa Filho. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Albuquerque. Davi Barreto e Fernando Graeff www. o.

O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.br 37 .com. Antonio de los 11. Charles O’Brian. os números arábicos. para fins de ordenação. 10. porém. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Guilio di De Penedo. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Michael Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. entre parênteses. Sigmund Jung. Os nomes orientais – japoneses. Admite-se. Prof . Carl Gustav 9. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios 13. Esteban Du Pont. conferência. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Capri. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Os nomes de firmas. Arco y Molinero. não se considerando. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Nos títulos de congressos. empresas. para facilitar a ordenação. Angel Del Oviedo y Baños.N a i r S i l v a . Francisco de Rios. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Freud.pontodosconcursos. José de Pina de Mello. assembléias e assemelhados. os artigos e preposições que os constituem. reuniões.

Você verá que. Luiz 38 Prof . Podemos ordenar os itens de duas formas: 1. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste 2. Luiz Silva. É um método direto..br . pois a maioria delas é bem intuitiva. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º) Ufa! Parecia que não ia acabar mais. cujo elemento principal é o local. muito cobrado em provas é o denominado geográfico. cidade e correspondente Amazonas Rio de Janeiro Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) Silva. rapidamente.com. Palavra por palavra Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro Bom.. não é? Pois ainda não acabou! Além das regras de alfabetação. Esse método pode ser ordenado de duas formas: 1. conseguirá absorvêlas.pontodosconcursos. essas são as regras.N a i r S i l v a . Nome do estado. mas sugerimos que as leia e releia algumas vezes. temos que ter em mente as regras de ordenação. Davi Barreto e Fernando Graeff www. São apenas duas (ainda bem). Outro método básico de arquivamento. Sabemos que são muitas.

Luiz Souza. Carlos Atenção: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar.pontodosconcursos.N a i r S i l v a . Esse método tem como elemento principal o assunto. Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica . Davi Barreto e Fernando Graeff www. memorando. Luiz Silva. Luiz Silva. ser utilizada como subdivisão.com. Luiz Silva. Nome da cidade. como correspondências. não são assuntos. Por último. Alberto Silva.Correspondências . Luiz Souza. no máximo. Carlos Atenção: a regra das capitais não se aplica a esse tipo de ordenação. Exemplo: Admissão de Pessoal . 2. Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica Imóveis Atenção: Não podemos confundir assunto com os tipos físicos dos documentos (espécies documentais). Luiz Silva. vamos falar sobre o método ideográfico (=por assunto). C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo Campos Campos Lorena São José dos Campos Silva. que pode.br . estado e correspondente Campos Campos Lorena Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) São José dos Campos Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo Amazonas Rio de Janeiro São Paulo Silva.Departamento de Vendas 39 Prof . Estes podem até servir de subdivisão auxiliar. não podemos confundir assunto com a procedência dos documentos.Pareceres Imóveis Da mesma forma. Alberto Silva. frente às outras cidades de um mesmo estado. telegramas e relatórios. contudo.

estantes e escaninhos. Já o arquivamento vertical é caracterizado pela disposição dos documentos um atrás do outro. (CESPE – ANAC . a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.Fábrica Alvorada . os documentos são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas. sem necessidade de remover outros documentos. de acordo com suas peculiaridades. Resolução: O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior à classificação – por meio do esquema que desenhamos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. rapidamente. Bom. desenhos e mapas.N a i r S i l v a . (CESPE – TRE/AL . Esse método muito utilizado para arquivar plantas.pontodosconcursos. 38. vamos falar.com. No tipo horizontal.Técnico Administrativo – 2009) .Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação. não? O item está correto.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff .br . assim como nos arquivos permanentes (onde a frequência de uso é menor). dificultando a localização rápida das informações – por esse motivo. sobre os tipos de arquivamento. Por fim. para terminar com esse assunto. 37. o uso do arquivamento horizontal é desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior).Fábrica Primavera Assistência Jurídica Imóveis Atenção: não existe um esquema padronizado de classificação por assunto. é fácil constatar isso. cada instituição deverá.Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos 40 Prof . Note que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele. A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. elaborar seu próprio plano de classificação. agora vamos ver algumas questões sobre arquivamento. permitindo a rápida consulta.

data e assunto. os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. o item está correto. numérica (simples ou cronológica) ou por assunto. geográfica. Ou seja. o item está correto. vimos que o método de arquivamento deve ser escolhido levando-se em consideração a natureza dos documentos e a estrutura da entidade (guarde isso!). data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional. Resolução: Lembre-se que é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização.Técnico Administrativo – 2009) .No que se refere ao arquivamento de documentos.br 41 . Assim.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . Quanto aos métodos de arquivamento.com. julgue o item subsequente. 39. respeitando as características dos documentos de arquivo. os elementos constantes de um documento a considerar são nome (remetente. é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. número.pontodosconcursos. Prof . número. local. (CESPE – ANAC . Quando se trata de planejar a organização do arquivo.Nome. local. Portanto. Resolução: Na questão anterior. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff documentos. O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. é o elemento mais importante para cada caso que define como o arquivo será organizado: ordem alfabética. Portanto. destinatário ou pessoa referida no documento). (CESPE – TRE/AL . 40. Davi Barreto e Fernando Graeff www.N a i r S i l v a .

N a i r S i l v a . Resolução: Essa questão é bem fácil. Portanto. Davi Barreto e Fernando Graeff www.br 42 . de diferentes gêneros (textuais. Portanto. cartográficos etc. memorandos etc. 41. já é possível ver onde está o erro dessa questão. para nomes de firmas. iconográficos. Portanto.A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. Prof . por exemplo. Não precisamos nem saber muito sobre arquivologia para respondê-la. Resolução: Essa questão é bem simples.O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Dessa forma.com. notas fiscais. seria incoerente pensar que só pode existir um único método de arquivamento para cada instituição.). (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . é difícil pensar que seria possível arquivá-los todos com o mesmo método. não é? O nome é o principal elemento a ser considerado no método alfabético. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Resolução: Pelo que vimos até aqui. o item está errado.). instituições e órgãos governamentais. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . o item está errado. A organização alfabética não é exclusiva para nomes de pessoas e pode ser usada. explicamos que o método de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituição. 42. mas também muito interessante.pontodosconcursos. empresas. certo? Ora. Cada organização comporta diferentes tipos de documentos (cartas.

está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 43. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. 1. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.br 43 . Castelo Branco. prevalece a ordem alfabética do prenome. Flávia São Paulo. João Cabral.De acordo com as regras de alfabetação. Antônio Resolução: Vamos lembrar as três primeiras regras de alfabetação.com. (CESPE – TRE/MG . Alberto Luiz Moreira. já conseguimos matar nossa questão. Pedro Teixeira. 2. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Nos nomes de pessoas físicas.pontodosconcursos. Maria Madalena Santos Cruz. Vitor Monte Alegre. Carlos São Pedro. Você consegue ver o erro? Bezerra. Antônio Prof . Barbosa. Carlos Villa-Lobos. Santa Rita. Bernardo Atenção: quando houver sobrenomes iguais. Felipe Com essas três primeiras regras. Aníbal Teixeira. Alberto Luiz Moreira.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Maria Madalena Santos Cruz.N a i r S i l v a . Heitor 3.

Élson Vianna Neto. mas não são considerados na ordenação alfabética. Dessa forma. Milton Resolução: Não tem jeito. pois foi feita de palavra por palavra. Milton Vianna Sobrinho. também. Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos. (CESPE – TRE/MG . Você pode notar que é aplicação direta da regra. Observe que esse caso não se encaixa na regra 3. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A questão tentou fazer uma “pegadinha” com o sobrenome “Santos Cruz”.N a i r S i l v a . (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . 44. Alberto Luiz Cruz. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho. Antônio Santos Moreira. Nesse caso.A disposição abaixo está correta. Maria Madalena Observe que seria diferente se tivéssemos “Santa Cruz”. 45.br 44 . podendo.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro Prof . Nesse caso. pois a palavra “Santos” não qualifica a palavra “Cruz” – são dois nomes sem nenhuma relação. a ordenação correta seria: Bezerra. vamos relembrar a regra número 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome.com. ser feita de letra por letra. Portanto. temos que lembrar as treze regras. o item está errado. Portanto. o item está correto. a alfabetação proposta estaria correta.

O correto deveria ser: Monteiro Montenegro Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Caro concurseiro. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . a banca vai exigir a direta aplicação das regras. o item está errado. leia.com. releia e.N a i r S i l v a . 47. Portanto. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Resolução: Essa questão tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenação (letra por letra e palavra por palavra). leia mais uma vez as 13 regras. Pois se cair na prova.br 45 . tem como elemento principal o correspondente. temos que saber as regras de alfabetação. 46. ou seja.Técnico Administrativo – 2009) . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.A ordenação geográfica. que é típica do sistema direto. na regra alfabética primária dos sobrenomes (regra de alfabetação 1). o erro está no mais básico. Contudo. (CESPE – ANAC . Resolução: Prof . Resolução: A ordenação geográfica é um sistema direto e tem como elemento principal o nome. não tem segredo. Portanto.O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. quando achar que já está sabendo.

(Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . Prof . porém. empresas. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Nessa questão. A regra 12 afirma que os nomes de firmas. os artigos e preposições que os constituem. o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas. não se considerando.com. Portanto.A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex. está o método duplex.N a i r S i l v a .br 46 . 49. no entanto. o item está errado. O método duplex (não vale à pena entrar em seus detalhes) é um método ideográfico-numérico. não considerando. Não precisamos entrar nas especificidades desses métodos para responder nossa questão. os artigos e preposições que os constituem. para facilitar a ordenação. o item está errado. 48. Admite-se. para fins de ordenação. Portanto. Resolução: Para responder essa questão temos que voltar às regras de alfabetação. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. O método ideográfico pode ser subdividido como alfabético ou numérico. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.pontodosconcursos. a banca misturou dois métodos de arquivamento: geográfico e ideográfico. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Vimos que a disposição de um processo por um número consiste no método de classificação numérico. Entre os métodos ideográfico-numéricos. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . para fins de ordenação.Na organização feita segundo a origem dos documentos. Vimos que o método que utiliza o lugar como elemento de ordenação é o geográfico.

o item está errado. Resolução: No método ideográfico.pontodosconcursos. convênios. relatórios.com.O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. Portanto. Resolução: Essa questão trata.br 47 . Com essa questão. esperamos você na próxima. até lá.No método de arquivamento ideográfico. (CESPE – TRE/AL . Portanto. o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. Portanto.Pastas de um arquivo classificadas como acordos. a questão está errada. no máximo. Resolução: As características que o enunciado trouxe são do arquivamento vertical.N a i r S i l v a . da confusão que muitos fazem.Técnico Administrativo – 2009) . o item está correto. o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Portanto. processos. correspondências. formulários e guias não são assuntos e podem servir. relatórios.. (CESPE – ANAC . 52. o item está correto. Prof .. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Davi e Fernando. como subdivisões auxiliares. classificando espécies documentais como se fossem assuntos. formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. processos. justamente.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . Espécies documentais como correspondências. Já vimos que isso está errado. terminamos nossa aula de hoje. 50. 51. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) .

Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos.A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. tramitação.Uma das funções do situação arquivística é reunir informações suficientes para a código de classificação e da tabela de temporalidade de arquivo. 02. determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental.Com a gestão eficaz de documentos. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . 04.Agente Administrativo – 2009) .O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. (CESPE – ME . (CESPE – diagnóstico da elaboração do documentos de Policia Federal – Escrivão – 2009) . isto é. Davi Barreto e Fernando Graeff www. eliminar os documentos de valor secundário.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 03. 06. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Lista de Questões 01. Prof . sim. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) . (CESPE – ME . impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – MMA . 09.A criação.N a i r S i l v a . uso. avaliação e arquivamento de documentos.Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção.Arquivista – 2008) . mas.com.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. 07.Arquivista – 2008) .br 48 . 05.Arquivista – 2010 Adaptada) .pontodosconcursos. estabelecendo sua destinação. 08.A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. (CESPE – TRE/MA . (CESPE – TRE/GO .

11. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 10. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação.O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e. Prof . faz parte das atividades dos arquivos correntes. despachar documentos enviados por setores do órgão. No MMA. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 17. por suas características. controlar o prazo para devolução do documento. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa . (CESPE – TRE/MA . 13.N a i r S i l v a . apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. (CESPE – MMA .Arquivista – 2010 Adaptada) . 15. distribuição e movimentação são típicas do protocolo. 14. estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. (CESPE – TRE/GO .O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições.Agente Administrativo – 2009) .As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. expedição. a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA. registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo.com.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . emprestar os documentos aos setores que os solicitarem.Na gestão de documentos. 18. (CESPE – MMA . as atividades de protocolo. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro.Agente Administrativo – 2009) .A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. prestar informações contidas nos documentos.pontodosconcursos.2008) . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . 12.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . (CESPE – Defensoria Pública da União . armazenar os documentos em fase corrente. fazer o controle de retirada. 16.br 49 .

O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .br 50 . 21. proceder à eliminação. e sancionada em instância superior: se federal. o documento foi encaminhado a outro espaço. Na situação em apreço. tramitando. Davi Barreto e Fernando Graeff www. se estadual. (CESPE – TRE/GO . pela Casa Civil da Presidência da República.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Em seguida. aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo. posteriormente.2008) .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. desde que.com. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . mas encaminhado diretamente ao destinatário. que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. após a extinção do valor primário (administrativo. 22. legal ou fiscal). se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado. em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 24. (CESPE – TRE/GO .N a i r S i l v a . (CESPE – TRE/GO . os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório). ele não deveria ser aberto no setor de protocolo.Na avaliação dos documentos. 23. elaborar termo de eliminação. 20. 19. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. (CESPE – TRE/MG . que indica os documentos selecionados para a guarda permanente Prof . (CESPE – SEPLAG/DFTRANS .pontodosconcursos. o documento foi enviado para o destinatário.A eliminação dos documentos pode ser feita. pelo Gabinete do Governador. (CESPE – TRE/GO . registrar os documentos a serem eliminados. incluindo-as em uma base de dados.Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade. onde deve ser mantido até ser eliminado.Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .

transferência e recolhimento. (CESPE – ANAC .Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário.O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo.Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. 31.Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. respectivamente. indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. 26.br 51 . (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) . 29. legal ou fiscal. (CESPE – TRE/GO . Prof .N a i r S i l v a .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff ostensiva ou sigilosa. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . 33. (CESPE – TRE/GO .com. a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação.Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . (CESPE – TRE/AL .pontodosconcursos. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Davi Barreto e Fernando Graeff www.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . posteriormente. assim como o arquivo corrente. 32.Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e. 25. 30.Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. 27.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) . é constituído de documentos de valor primário.

descrição e publicação. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 38.As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo.pontodosconcursos. (CESPE – ANAC .No que se refere ao arquivamento de documentos. respeitando as características dos documentos de arquivo.2008) . 35. descrever e facilitar a consulta aos documentos.Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. 39. 40. data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. julgue o item subsequente. (CESPE – ANAC . a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.br 52 . 36.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . (CESPE – TRE/MA . arranjar. (CESPE – TRE/AL . (CESPE – TRE/MA . local.A função de um arquivo permanente é reunir. 37.O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Prof .N a i r S i l v a . um dos princípios fundamentais da arquivologia.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) .Técnico Administrativo – 2009) .O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional. 41.Nome. conservar.Técnico Administrativo – 2009) . Quanto aos métodos de arquivamento. conservação e referência.Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 34. número.com. é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. (CESPE – TRE/AL .

(CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) .Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) .O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. ser feita de letra por letra. Marlene 45. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 43.A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.De acordo com as regras de alfabetação. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra. 49. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . (CESPE – TRE/MG .Na organização feita segundo a origem dos documentos. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 42.br 53 . Maria Madalena Santos Cruz. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) .com.A disposição abaixo está correta.N a i r S i l v a . Milton Vianna Sobrinho. Alberto Luiz Moreira. tem como elemento principal o correspondente. (CESPE – TRE/MG . que é típica do sistema direto. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 46. pois foi feita de palavra por palavra.A ordenação geográfica. (CESPE – ANAC .Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . Élson Vianna Neto. 47.Técnico Administrativo – 2009) . também. podendo. Antônio 44. 48.pontodosconcursos. o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes Prof .A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.

GABARITO: 01 E 11 E 21 E 31 C 41 C 51 E 02 E 12 E 22 C 32 C 42 E 52 E 03 C 13 E 23 C 33 E 43 E 04 C 14 C 24 E 34 C 44 C 05 E 15 E 25 E 35 C 45 E 06 E 16 C 26 C 36 E 46 E 07 E 17 C 27 C 37 C 47 E 08 E 18 E 28 E 38 C 48 E 09 E 19 E 29 E 39 C 49 C 10 C 20 C 30 C 40 E 50 C Prof .N a i r S i l v a .Técnico Administrativo – 2009) . convênios.O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. processos. o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff dos órgãos ou das empresas. (CESPE – ANAC .Pastas de um arquivo classificadas como acordos. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) . 50. (CESPE – TRE/AL . 52. formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. os artigos e preposições que os constituem.com. relatórios. Davi Barreto e Fernando Graeff www.br 54 . correspondências. 51.pontodosconcursos. não considerando. para fins de ordenação.No método de arquivamento ideográfico.

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Lei nº 8. 2002. BELLOTO.br 55 . princípios e técnicas. 2004. FGV. Prof . Rio de Janeiro: Ed. Decreto nº 1. de 8 de janeiro de 1991.159. de 27 de dezembro de 2002. Conarq .com. SCHELLENBERG. Arquivos permanentes: tratamento documental. C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3 Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Bibliografia BRASIL.pontodosconcursos. 2005. Rio de Janeiro: Ed. FGV. FGV.171/1994 (e suas atualizações). Arquivos modernos.553. Decreto nº 4. Rio de Janeiro.R. Heloisa Liberalli. PAES. Ed.N a i r S i l v a . T. Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Conselho Nacional de Arquivos.

................ Introdução Prezado Aluno.. Resolução das questões do simulado .. disponibilizamos ao final da aula um simulado que compreende toda a matéria vista em nossas aulas................Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Introdução ........br 1 . E....................................... Davi Barreto e Fernando Graeff www....pontodosconcursos................ caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os comentários.................... conservação e restauração de documentos .................... Chegamos à última aula do curso de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU....... Lista de questões resolvidas na aula ............................................. ............................ .......................... ..... preservação....... participe do Fórum de dúvidas! Chega de papo e mãos à obra........... ... ........... conservação e restauração de documentos........... Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do arquivo......... Hoje iremos tratar do assunto tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem................ automação......... preservação.. automação......... ... 01 02 17 22 35 38 Prof ....... Simulado .... Bibliografia ..................................... Além disso...... Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem....com.... por último......

Davi Barreto e Fernando Graeff www. o suporte pode ser alterado devido a questões funcionais. Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento. o microfilme.). Muitas vezes. perfis etc. contendo imagens em movimento. audiovisual. sonoro. micrográficos: documentos resultantes de imagens (microfilme. HD etc.. e microrreprodução de informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete. cartográficos: representações geográficas. em fotografias. desenhos etc. Ou seja. disco magnético etc. Sendo que nesta aula daremos especial atenção a um tipo específico de suporte. engenharia (mapas. filme. São exemplos disso: papel. datilografados ou impressos. iconográfico.br 2 . DVD-ROM. O arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material. diapositivos. disco ótico. preservação. sobre os quais as informações são registradas (=suporte). conservação e restauração de documentos.com. informático etc. Para que você não confunda os gêneros de documentos. arquitetônicas emulsionado. rolo etc. automação. plantas. Vamos ajudá-lo a recordar os mais importantes: • • • • • • • escritos ou textuais: textos manuscritos. o documento pode ser textual. ou de papel como filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens. sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas).pontodosconcursos. dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo). CD-ROM.).Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem.). iconográficos: suporte sintético. com ou sem sonorização. Por exemplo. Prof . administrativas ou legais. microficha. dentro do ciclo de vida de um documento.

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou garantir a preservação de originais passíveis de destruição. é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios: 1. organizados e avaliados os documentos. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte. Deve-se. ainda. Nesse sentido. 2. custo da operação. filmográfico e sonoro. armazenamento e acesso às informações.com. observandose as garantias jurídicas.br 3 . (CESPE – TRE/AL . verificar as instalações dos arquivos de segurança. a normalização dos procedimentos.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) Além dos documentos textuais. 5. materiais e acessórios necessários. recomenda-se propor as eventuais alterações de suporte documental.pontodosconcursos. definição da melhor técnica. Ou seja. de forma a assegurar a qualidade da reprodução. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte. deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica. Davi Barreto e Fernando Graeff www. de acordo com a disponibilidade de pessoal. 4. as especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais. além do cálculo dos equipamentos. 3. Vamos ver algumas questões sobre esse assunto: 01. Somente a partir desses procedimentos. bem como as condições de tratamento técnico. Resolução: Prof . a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação. os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico. espaço e recursos financeiros do órgão. questões legais concernentes à alteração do suporte.

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . o item está correto. ainda. filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero filmográfico. cartas. a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação. de forma a assegurar a qualidade da reprodução. e a existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte. 04. definição da melhor técnica. o item está errado. o documento pode ser textual. informático. garantias jurídicas. É necessário considerar.pontodosconcursos.Ofícios. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte. custo da operação. além de realizar estudos de viabilidade econômica. o item está correto. sonoro.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Resolução: Como visto. normalização de procedimentos. Resolução: Os itens trazidos no enunciado dizem respeito à espécie documental. etc.br 4 . (CESPE – TRE/MA . 02. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Portanto. iconográfico.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. Ou seja. telegramas e e-mails são tipologias documentais.Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais. e não do iconográfico. (CESPE – TRE/GO . 03. as peculiaridades de cada órgão. Prof . Resolução: Vimos que a alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios: questões legais concernentes à alteração do suporte.com. padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. Portanto. Portanto. audiovisual. memorandos.

decretos legislativos.br 5 . estaduais e municipais. e durabilidade. a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados. cartas-patentes. de um tipo especial de suporte: o microfilme. 1º do Decreto no 1.799/96 traz que: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www. A própria legislação trás a definição de microfilme e do processo de microfilmagem: O art. agora.433/68 fala que: “É autorizada. estes de órgãos federais. Vamos tratar. A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). segurança e garantia da confidencialidade das informações. decretos-leis. Portanto.799/96. item errado.pontodosconcursos. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior. o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. em todo o território nacional.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática. O CESPE tira a maioria das questões de microfilmagem diretamente dessas normas. 1º da Lei no 5. Aconselhamos que leia esses dois normativos – somados. A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5.” Já o art. é. exemplos de tipos documentais: cartas precatórias. A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. decretos sem número.433/68 e no Decreto no 1. acesso fácil e rápido. não chegam a cinco páginas. portanto. cartas régias. natureza de conteúdo ou técnica do registro.com. Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos: • • • • economia de espaço.

os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos originais. 2º que: “Entende-se por microfilme.” (grifo nosso) Ou seja. Os documentos oficiais ou públicos.433. Davi Barreto e Fernando Graeff www.” Ou seja. Os documentos. 11 e 13 do Decreto no 1.pontodosconcursos. devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. por meios fotográficos ou eletrônicos. em diferentes graus de redução.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff “A microfilmagem. da Lei no 5. ser microfilmados. Vamos ver algumas questões sobre esse assunto: Prof . os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele. Judiciário e Legislativo. A microfilmagem não autoriza por si só a eliminação do documento. mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critérios estabelecidos de eliminação e guarda permanente. do Distrito Federal e dos Municípios.433/68: “Os microfilmes de que trata esta Lei. assim como as certidões. dados e imagens. de pessoas físicas ou jurídicas. § 1º. 11. inclusive da Administração indireta da União. abrange os documentos oficiais ou públicos. poderão.) “Art. a critério da autoridade competente. de qualquer espécie e em qualquer suporte. e os documentos particulares ou privados. com valor de guarda permanente. de 8 de maio de 1968. Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento microfilmado... veja o que diz o art. de documentos.com.” (. veja o que dizem os arts. o resultado do processo de reprodução em filme. em tramitação ou em estudo. para fins deste Decreto. produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo.” Outra disposição importante diz respeito à possibilidade ou não da eliminação do documento depois de microfilmado. dos Estados.” O mesmo decreto define no art. autorizada pela Lei n° 5.799/96: “Art. em todo território nacional. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. 13. 1º.br 6 .

como classificação. Portanto.Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental. Não faz sentido falar que documentos microfilmados podem prescindir da organização arquivística e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.br 7 . (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . todos os documentos que compõem o arquivo devem ser organizados de acordo com as técnicas arquivísticas e submetidos às atividades inerentes a gestão do arquivo. avaliação e destinação. É exatamente isso.com. microfilme é um documento do arquivo e deve ser tratado como tal. independente do gênero ou do suporte documental.pontodosconcursos. Resolução: Prof . o item está correto.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 05.Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. a segurança e a garantia da confidencialidade das informações. pelo simples fato de serem parte do arquivo. As vantagens da microfilmagem são a redução sensível de espaço. arquivamento. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 7. e a durabilidade. 06. (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) . Ou seja. Resolução: Essa questão está completamente errada. (CESPE – TRE/MA . Portanto. cuidado. Resolução: A microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . o acesso fácil e rápido.

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Vimos que o microfilme é reconhecido legalmente no Brasil.Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado. não poderão ser eliminados após a microfilmagem.br 8 . ter validade em juízo.Os documentos em tramitação ou em estudo podem. Portanto.433/68 e pelo Decreto no 1. 10.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . ser microfilmados. com valor de guarda permanente. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização. Resolução: Vimos que a microfilmagem por si só não autoriza a eliminação do documento original. devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.pontodosconcursos.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . 09. o item está errado. Davi Barreto e Fernando Graeff www. a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais. pela Lei no 5. 08. os documentos oficiais ou públicos. pois afirma que a microfilmagem não tem validade em juízo. o item está errado. Portanto. a critério da autoridade competente.2008) . (CESPE – TRE/GO . pois tal processo não pode. Portanto. em circunstância alguma. (CESPE – TRE/GO . o item está correto.799/96. desde que garantida a autenticidade da cópia. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .com. Resolução: A questão está errada. Prof . Resolução: Como visto. vimos que a microfilmagem produz os mesmos efeitos legais do documento original.

pontodosconcursos. a legibilidade do documento.br 9 . da qualidade do ar.com. A preservação de documentos envolve três atividades: conservação. se antecipar à deterioração do documento. da luminosidade. além da guarda. • O armazenamento é a guarda ou acondicionamento de documentos em depósitos. probatório e informativo). armazenamento e restauração. ou seja. Assim. • O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos documentos. A preservação dos documentos se dá por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico. • Já. procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. o arquivo permanente. Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação. Logo o item está errado. procura-se prevenir a deterioração dos documentos. Resolução: A lógica da microfilmagem é justamente trazer segurança e garantia da confidencialidade e durabilidade das informações. Davi Barreto e Fernando Graeff www. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . desta forma. da umidade relativa. deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição. espera-se que a microfilmagem seja feita antes do documento estar deteriorado e não depois. compreendendo controle de temperatura.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 11. de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural. ou seja. não sejam perdidos. Prof .Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação. a restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original. bem como prevenção de infestação biológica. Preservação e conservação documental Como vimos nas aulas passadas. inerentes a essa idade do arquivo.

por meio de técnicas apropriadas.com. por meio de equipamentos. Podemos citar ainda outras técnicas: • Climatização: Processo de adequar. A doutrina da Marilena Leite Paes (que o CESPE adora) cita quatro principais operações de conservação: desinfestação.br 10 . Prof . Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação. • Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. limpeza. de poeira e outros resíduos. • Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente. passá-los a ferro. • Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade. Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na conservação dos documentos. a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos. folha por folha. que considera essa atividade como parte da conservação de documentos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. durante uma hora e.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff procedimentos de manutenção.pontodosconcursos. em seguida. • Higienização ou limpeza: Retirada. alisamento. segurança e proteção contra fogo e danos por água. cujas bordas são seladas. o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes. com vistas à sua preservação. • Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7. restauração ou reparo. • Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

armazenamento e restauração que permitem preservar os documentos do arquivo permanente. geralmente em câmaras especiais. nem muito úmido. enquanto que a luz do dia deve ser evitada.Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos. nem muito quente. pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. vamos ver algumas questões sobre esse assunto: 12. A única exceção é a luminosidade. o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio. o item está errado. Davi Barreto e Fernando Graeff www. A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda documentos e às variáveis climáticas aos quais estão submetidos. nem muito seco. que. isto é.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Agora. são bem intuitivos. na realidade. para destruição de insetos.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff • Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos. fungos e outros microorganismos. • Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo. (CESPE – TRE/MA . a vácuo ou não.br 11 . 13. ações realizadas com o objetivo de Prof .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%).com. dos Não é importante para você entrar em detalhes técnicos de como conservar documentos. Ou seja. • Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia). • Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. tenha em mente alguns pontos importantes.A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos. (CESPE – TRE/GO . Resolução: A preservação não é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos. que sempre deve ser pouca.pontodosconcursos. Portanto. é o conjunto de atividades de conservação. Contudo.

. da umidade relativa. da qualidade do ar.com.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. alisamento e restauração. o item está correto. (CESPE – TRE/MA . Portanto. Davi Barreto e Fernando Graeff www. por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico.br 12 . a questão está correta. acondicionamento. facilmente..Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação. para o CESPE. limpeza. A conservação se dá pelo controle ambiental.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Falemos que. essa questão ficou fácil. 15. Resolução: Depois do que vimos. as quatro principais operações de conservação são desinfestação. A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda. alisamento. com o que acabamos de ver. restauração ou reparo. reparos e outros. Resolução: Como vimos. procura-se prevenir a deterioração dos documentos. procedimentos de manutenção. Ou seja. e compreende o controle de temperatura. devido aos fatores que influenciam diretamente a vida dos documentos. segurança e proteção contra fogo e danos por água. Portanto.pontodosconcursos. bem como prevenção de infestação biológica. Resolução: Podemos resolver essa questão. 14. que representa o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação. a conservação promove a preservação dos documentos. limpeza. (CESPE – TRE/MG . da luminosidade.A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. como higienização. como Prof .

Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . o mofo. Prof . item está correto.A luz solar. Resolução: Lembrando que. o ar seco. prejudiciais à conservação dos documentos. pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%). enquanto que a luz do dia deve ser evitada. Ou seja. o item está errado. (CESPE – TRE/MG . a médio e longo prazos. • Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. Portanto. poluição etc. a localização do arquivo é fundamental para sua preservação. umidade. (CESPE – TRE/MA . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .com. 17. pragas (insetos e microorganismos). o item está errado. 16. • Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo. Portanto.pontodosconcursos.br 13 . 18. Resolução: Vimos que a umidade alta e temperatura baixa não são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff luminosidade.A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel. quanto à conservação dos documentos: • Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia). Portanto. a elevada umidade. temperatura. as grandes variações de temperatura e a poeira são.A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos.

contudo. e sem que aumento o volume e o peso.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Resolução: Vimos que desinfestação. manuseio – sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. Os documentos. aplicadas com pasta de amido. o item está errado. no entanto. afeta suas qualidades permanentes. um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. É. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente – mofo. mas apenas quais são os métodos de restauração): • Silking Esse método utiliza tecido de grande durabilidade. • Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. Portanto. que é manual. Vamos uma breve descrição dos principais métodos de restauração (não se preocupe em gravar os detalhes de cada um. além de exigir habilidade do executor.com. A durabilidade do papel é aumentada Prof . pragas. o que aumenta a sua resistência. • Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Restauração de documentos Esse é um assunto não muito cobrado. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados.pontodosconcursos. vamos dar uma passada rápida em alguns dos vários métodos existentes para restaurar documentos. porém. tratados por este processo. não prejudica a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. mas devido ao uso de adesivo à base de amido. alisamento e restauração são técnicas de conservação de documentos. tornam-se suscetíveis ao ataque de insetos e fungos.br 14 . gases. limpeza.

além de reduzir a legibilidade e flexibilidade. A aplicação. transforma-o em camada semiplástica que. mas o peso duplica. O volume do documento é reduzido. nas duas faces. • Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. Esta.br 15 . com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. prensado sob pressão e temperatura elevada.com. ao entrar em contato com o acetato. de fácil obtenção. ao secar. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. as características da laminação são as que mais se aproximam do método Ideal.pontodosconcursos. também chamada de laminação com solvente. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. Assim. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. é rápida e a matéria-prima. • Laminação Processo em que se envolve o documento. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem a perda da legibilidade e da flexibilidade. juntamente com o papel de seda. que são substituídos pela acetona. por ser mecanizada. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. embora não empregue calor nem pressão. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. A laminação manual.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff consideravelmente. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Prof . adere ao documento. • Laminação manual Utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. Davi Barreto e Fernando Graeff www. tornando-o imune à ação de fungos e pragas.

poluição atmosférica. é um método de restauração. Logo. Resolução: Não precisamos saber muitos detalhes sobre os processos de restauração. aprendemos que o silking não é um método de desinfestação que combate os insetos. temperatura e umidade são fatores físicos e não ambientais.pontodosconcursos. 20. eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração. temperatura. e insetos e roedores são fatores biológicos e não físicos. muito menos garante totalmente que cessam as causas de deterioração. umidade etc. • BIOLÓGICOS – insetos. • QUÍMICOS .São considerados agentes de degradação dos documentos. A restauração objetiva recuperar os documentos.com. poeira etc.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Além disso. Davi Barreto e Fernando Graeff www. entre outros: fatores ambientais.br 16 . • AMBIENTAIS – ventilação. fungos. mas somente quais são os tipos (é isso que você deve gravar). Portanto. como temperatura e umidade. Portanto o item está errado. vamos ver algumas questões sobre restauração: 19. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 Adaptada) . Assim. tintas etc. (CESPE – TRE/MA . o item está errado. e fatores físicos. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo. como insetos e roedores. roedores etc.O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação. Resolução: Podemos classificar os agentes de degradação como: • FÍSICOS – luminosidade.acidez do papel. a restauração não visa preservar os documentos.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por último. Prof .

ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.Arquivista – 2010 Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos.pontodosconcursos.Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . Vamos lá! 01 (CESPE – Defensoria Pública da União .Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Prof . confira com a resolução proposta nas páginas posteriores e.Arquivista – 2010 Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . 03. 04. (CESPE – Defensoria Pública da União . 05. visualize que tópicos da matéria precisam ser revisitados com mais calma. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Simulado Bom.O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu. e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. de acordo com a legislação. finalmente. nossa sugestão é que tente resolver essas 30 questões sem pesquisar o restante do material. 07. Tudo bem? Depois. agora que você já aprendeu todos os conceitos que tratamos ao longo do curso.com.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . pelo valor informativo que apresentam. são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.br 17 . 02.Arquivista – 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve. veja seu resultado. arquivo público. (CESPE – Defensoria Pública da União .2008) . 06. pelas características dessa fase.

Arquivista – 2010 Adaptada) As funções de criação.O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade. classificação. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 11.Arquivista – 2010 Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .A principal finalidade dos arquivos é servir à administração.Arquivista – 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. aquisição. 14. a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . (CESPE – MMA . em base para o conhecimento da história. funcionais e legais. (CESPE – Defensoria Pública da União .Agente Administrativo – 2009) .Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 08.Arquivista – 2010 Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas.Na gestão de documentos.com.Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis. constituindo-se. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . 09. com o decorrer do tempo.pontodosconcursos. arquitetônicas ou de engenharia. descrição. avaliação. Prof . (CESPE – Defensoria Pública da União . 17. (CESPE – MMA . 15. o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência. 16. 13. com representações geográficas. (CESPE – Defensoria Pública da União . vinculadas aos arquivos correntes. (CESPE – MMA .A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente.Agente Administrativo – 2009) .br 18 .Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo. 10. 12.

O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente. avaliação.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .Arquivista – 2010 Adaptada) . respectivamente. criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. Prof . registro. 23. Davi Barreto e Fernando Graeff www. por natureza. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .Adaptada) Os documentos na fase intermediária. 19.pontodosconcursos. ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. (CESPE – TRE/GO . são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .Arquivista – 2010 Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. 24. 26. preservação. 25. Nessa situação. 20.2008) . arquivamento e acondicionamento. 22. (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .Arranjo.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. é restrito.com. 27.Os prazos de prescrição e decadência de direitos.Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . (CESPE – Defensoria Pública da União . publicação. o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico.br 19 . avaliação e empréstimo de documentos. que podem ser verificados na legislação em vigor. 21. descrição.A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 18. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.

De acordo com as regras de alfabetação. bem como da preservação dos documentos originais.pontodosconcursos. Davi Barreto e Fernando Graeff www.A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel. (CESPE – TRE/MG . (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . Prof . a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) .Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.br 20 . Anísio 29. no caso dos documentos considerados de valor permanente. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . 30.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 28. Entretanto.com. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida. Paulo D’Andrade. Roberto D’Carmo.

pontodosconcursos. Davi Barreto e Fernando Graeff www.com.br 21 .Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff GABARITO: 01 C 11 C 21 E 02 E 12 E 22 C 03 E 13 E 23 E 04 C 14 C 24 C 05 C 15 C 25 E 06 C 16 E 26 E 07 E 17 E 27 E 08 C 18 E 28 E 09 C 19 E 29 C 10 C 20 E 30 E Prof .

Davi Barreto e Fernando Graeff www. Finalmente. pelo valor informativo que apresentam. não esqueça que. Lembre que nessa fase os documentos são frequentemente acessados e portanto. Portanto. os arquivos devem ser centralizados. ao contrário do que afirma o enunciado. 03. 02. Prof . (CESPE – Defensoria Pública da União .Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Resolução de questões do simulado 01 (CESPE – Defensoria Pública da União . de acordo com a legislação.br 22 . pelas características dessa fase. em suas fases.pontodosconcursos. arquivo público. Resolução: Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados. são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. a descentralização pode ser utilizada para dar maior agilidade à gestão dos documentos.com. incluindo empresas estatais. essa não é necessariamente a regra. ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . Resolução: O arquivo acumulado pela administração indireta. item errado. é considerado arquivo público. Resolução: Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente. logo a questão está correta. intermediária e permanente.Arquivista – 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve.Arquivista – 2010 Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado.Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que.

Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades.O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu. e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Idade do arquivo Corrente Intermediário Permanente Valor predominante Primário Primário Secundário Frequência de uso Alta Média Baixa Localização Próximo aos escritórios Distante dos escritórios Distante dos escritórios O item está. errado. ser mantidos próximos aos usuários. mas não são utilizados com frequência. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . por isso.2008) . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . item correto. Portanto. portanto. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Davi Barreto e Fernando Graeff www. Lembre-se. 05. que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. Resolução: O enunciado está perfeito. onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 04. Resolução: Exatamente.pontodosconcursos. portanto. o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. portanto. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Resolução: Correto. não precisando.Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.br 23 .com. (CESPE – Defensoria Pública da União . 06. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador.Arquivista – 2010 Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos. Prof . temporária. Os arquivos intermediários são aqueles que ainda possuem valor primário. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário.

não se considera arquivo uma coleção particular. devemos salientar que o § 3º do art. de 1991. Mas.pontodosconcursos. tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. com o decorrer do tempo. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. 8º da Lei nº 8. 08.159. o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários. pois é fundamental a relação orgânica entre seus elementos.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 07. lembra-se?) Vamos recordar também os valores dos documentos: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. (arquivos permanentes. 1º da Lei nº 8. Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades específicas das entidades que os produziram e receberam. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. Prof .br 24 . legais e fiscais.A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Resolução: Outra questão que cobra o conhecimento do art. reunida por uma pessoa ou instituição. de 1991. vamos um pouquinho além.com. A questão está errada. dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico. probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. Resolução: Já percebeu onde está o erro? Ora. não há possibilidade de coleção nos arquivos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Inicialmente. constituindo-se. Já. em base para o conhecimento da história. Portanto.159.Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .

por sua vez. Desta forma. Davi Barreto e Fernando Graeff www. o item está correto. Resolução: Prof . 10. ou seja. portanto. estamos falando do princípio da proveniência. consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. 09.pontodosconcursos. descrição. Resolução: A gestão de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manutenção da individualidade. promovendo programas de gestão de documentos.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Nesse sentido. (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – Defensoria Pública da União . a questão está certa.Arquivista – 2010 Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas. os arquivos têm como finalidade principal. tendo em vista o valor primário. os arquivos têm a finalidade de recolher. Portanto. o respeito aos fundos. aquisição. difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência. Em um segundo momento. preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico. para que estes cumpram com suas finalidades. 11.br 25 .Arquivista – 2010 Adaptada) As funções de criação. avaliação.O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade. do caráter orgânico desse arquivo (=respeito aos fundos). cultural. Resolução: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade). deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência. respeitando-se o princípio da proveniência. apoiar a administração a qual pertencem. O arranjo.com. o item está certo. funcionais e legais. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . Ou seja. o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. (valor secundário) Portanto. informativo. o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. de prova etc. classificação.

perfis etc.Agente Administrativo – 2009) . o item está correto.).Arquivista – 2010 Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. Davi Barreto e Fernando Graeff www. item errado. (CESPE – Defensoria Pública da União . Portanto a assertiva está errada. A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. 14.br 26 .Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis.. portanto. Ou seja.Na gestão de documentos.pontodosconcursos. (CESPE – MMA . “começar do começo” – na fase corrente. em papel emulsionado. documentos cartográficos: representações geográficas. 15. a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam Prof . guardando as peculiaridades inerentes à arquivologia que discutimos ao longo do nosso curso. Resolução: A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento.A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. (CESPE – MMA . como fotografias. O objetivo primordial da produção dos arquivos está relacionado ao seu valor primário. 13.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Perfeito.com. Logo. a gestão documental não começa aí.Agente Administrativo – 2009) . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . ou seja. Resolução: Documentos iconográficos: suporte sintético. Item correto. às questões administrativas. plantas. funcionais e legais. A gestão de documentos realmente faz parte da gestão de informações de uma instituição. 12. diapositivos. Portanto. arquitetônicas ou de engenharia (mapas. Resolução: Perfeito. é lógico. com representações geográficas. arquitetônicas ou de engenharia. desenhos etc.

17.Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo. temos: Prof . Logo. 16.Arquivista – 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. questão errada.. calma aí. (CESPE – MMA .br 27 . Resolução: Opa. vinculadas aos arquivos correntes.. (CESPE – Defensoria Pública da União . pois seu destino pode ser também a guarda no arquivo permanente. Classificação. Resolução: Temos que checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra desse mnemônico? São as atividades de Recebimento. Pelo que já estudamos. Registro e Movimentação dos documentos Nessa questão. fica fácil respondê-la. Resolução: Essa questão trata da fase de produção de documentos..com.pontodosconcursos.. Portanto.. Além disso. falamos que uma importante característica dessa fase é a otimização da criação de documentos. A passagem pelo arquivo intermediário não indica necessariamente que o documento vai ser eliminado. o item é correto. evitando duplicações e a emissões de vias desnecessárias. Vimos que a fase de produção refere-se à elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.. não? Veja só. Davi Barreto e Fernando Graeff www.

. item incorreto. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Mais uma questão sobre as atividades do protocolo. 20.pontodosconcursos. o item está errado. registro.br 28 .Arquivista – 2010 Adaptada) . (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . Portanto. Portanto.Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação. registro ou movimentação. (CESPE – Defensoria Pública da União . Prof .. 19.A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. Resolução: O curso do documento desde sua produção até o cumprimento da sua função constitui toda a gestão do documento corrente e não somente a distribuição que é uma das atividades do protocolo. classificação.Arquivista – 2010 Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição. Lembre do Re-Cla-Re-Mo! Pois bem. Resolução: A avaliação é o processo de analisar o valor e a frequência de uso do documento.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff • Recebimento e Classificação • Registro e Movimentação • Conservação e preservação (?) Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento.com. logo o item está errado. avaliação e empréstimo de documentos. com objetivo de definir sua destinação. (CESPE – Defensoria Pública da União . avaliação não faz parte das atividades do protocolo. 18.

isso tudo é bem lógico. é restrito. Pense no seu imposto de renda. Portanto. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . que podem ser verificados na legislação em vigor. Você não tem que guardar todos os documentos por. ou seja. e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. ou eliminação). Além disso. pelo menos. 23. como vimos. (CESPE – TRE/GO . Davi Barreto e Fernando Graeff www. 22. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . também falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. o item está certo. 21.pontodosconcursos. visando a estabelecer sua destinação (guarda temporária ou permanente. Resolução: Vimos que a avaliação é o processo de análise de documentos. por natureza.com. cinco anos? Portanto. por natureza. está errado falar que a principal função da avaliação é a eliminação de documentos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente Prof . o item está errado. Ora.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Essa destinação. os documentos mantidos nos arquivos permanentes são providos de valor histórico-cultural. servem para consulta. são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. não? Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Resolução: Ora. Um deles refere-se aos prazos de prescrição e decadência de direitos. pode ser a guarda no arquivo permanente ou a eliminação.O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente. de acordo com os valores primários e secundários que lhes são atribuídos.Os prazos de prescrição e decadência de direitos. Dessa forma.br 29 .

Acondicionamento são as formas de embalagem documentos visando à sua preservação e acesso.br 30 . ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. arquivamento e acondicionamento. como vimos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. respectivamente.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff para o intermediário e deste para o permanente respectivamente.pontodosconcursos. Resolução: Vamos lembrar da diferença entre transferência e recolhimento.Adaptada) Os documentos na fase intermediária. é uma das fases da gestão de documentos. Portanto. Prof . • • Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário. Resolução: Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver! Arquivamento.com. que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. o item está errado. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. ou guarda de são denominados. 24. transferência e recolhimento.

Esses prazos são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. mas com valor secundário sem valor primário e secundário Logo o item está correto.Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.2008) . publicação. está errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporária (arquivo intermediário) é de 5 anos. Portanto. em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . avaliação. preservação. Resolução: Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso.com. Resolução: Lembra do nosso mnemônico com as funções do arquivo permanente? De-CoRe-Ar? Prof . (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . 26.pontodosconcursos. questão errada.br 31 .Arranjo.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Valor com valor primário com valor primário sem valor primário. ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação). descrição. criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Logo. Frequência de uso alta baixa baixa - Destino permanece no arquivo corrente transferência para o arquivo intermediário recolhimento para o arquivo permanente eliminação 25. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) .

o item está errado. Logo.com. a assertiva está errada. Anísio Resolução: Lembra da regra 5 de alfabetação? “Os artigos e preposições. Vejamos: • • • • • • arranjo descrição e publicação preservação (=conservacão) avaliação (?) criação (?) referência Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente (não fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar).Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Pois bem. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida. o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico. e. Paulo D’Andrade.” Prof . Portanto. o.pontodosconcursos. uma.De acordo com as regras de alfabetação.. Essa é mais uma questão sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.br 32 . são fases da gestão de arquivos correntes. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . não são considerados. Davi Barreto e Fernando Graeff www. (CESPE – TRE/MG .. 28. 27. Nessa situação. Resolução: Vimos e revimos que o método de arquivamento que toma como base a procedência ou o local é denominado geográfico. do. d. um. Roberto D’Carmo. tais como a.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . de.

não poderão ser eliminados após a microfilmagem. esperamos que você tenha gostado. tá legal? O item está errado. Prof . no caso dos documentos considerados de valor permanente. Portanto.com. Paulo D’ Andrade. 30. Roberto D’ Carmo. 29. Ela também possibilita a preservação dos originais.pontodosconcursos. item correto. com valor de guarda permanente. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. leia e releia essas regras. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista– 2010 Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos. a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto. Segundo a legislação arquivística: os documentos oficiais ou públicos. de embalagem ou guarda de Com essa questão terminamos o nosso curso. Portanto.br 33 .A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel. Resolução: Errado! Acondicionamento consiste nas formas documentos visando à sua preservação. Anísio D’ Veja que é a simples aplicação da regra.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A ordenação deveria ser: Almeida. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço.

Davi e Fernando. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www. Um grande abraço.br 34 .pontodosconcursos.com. qualquer dúvida apareça por lá.Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Não esqueça estaremos com o Fórum aberto até a semana seguinte à realização da prova.

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Lista de Questões Resolvidas na Aula 1. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro. 2. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. 3. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica. 4. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais. 5. (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) - Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. 6. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental. 7. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil. 8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos em tramitação ou em estudo podem, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. 9. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo. 10. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia. 11. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação. 12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos. 13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros. 14. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração. 15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. 16. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel. 17. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos. 18. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos.
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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 19. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação. 20. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 Adaptada) - São considerados agentes de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração.

GABARITO:

01 C 11 E

02 E 12 E

03 C 13 C

04 E 14 C

05 C 15 E

06 E 16 E

07 E 17 C

08 C 18 E

09 E 19 E

10 E 20 E

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Introdução . ...................................................................................... Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1) . ................................ Lista de questões . ............................................................................. Bibliografia . ...................................................................................... Introdução Prezado Aluno, É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do MPU. Antes de darmos início a nossa primeira aula, permitam-nos falar um pouco sobre nós. me graduei em engenharia eletrônica Meu nome é Barreto, sou cearense, pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome é Fernando Graeff, sou Gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo. Feitas as apresentações, vamos apresentar o nosso cronograma: Aula
Aula 01 Aula 02 Aula 03 Aula 04 Aula 05

01 03 33 39

Tópicos abordados
Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 1). Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 2). O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 1). O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 2). Tipologias documentais e suportes físicos. Simulado e Revisão

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra...

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MMA. como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Enquanto tramitava nos vários setores. o documento foi enviado para o destinatário. e que de certa forma. julgue os itens 1 a 3. Prof . em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. o documento. posteriormente. é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. 2. incluindo-as em uma base de dados. torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste. não só o acesso à informação. Considerando a situação hipotética acima. para que os arquivos possam desempenhar suas funções. a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve. antes de ser eliminado. No MMA. Antes de resolver as questões. (CESPE – MMA . Em seguida. sejam públicas ou privadas.pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1). vamos conceituar essa teoria. mas a agilidade com que é feito. Na situação considerada. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado.br 3 . a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. tramitando. mais do que nunca.com. Hoje em dia. 3. Resolução: Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe. 1. o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.Agente Administrativo – 2009) . acerca de arquivo. o documento foi encaminhado a outro espaço. deve ser mantido no arquivo permanente. Assim. Barreto e Fernando Graeff www. nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades. onde deve ser mantido até ser eliminado. Nas instituições.Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente .

Barreto e Fernando Graeff www. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. são aqueles documentos que não são consultados frequentemente. ou seja. conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. com uso pouco frequente. intermediária e permanente. Prof . mas que podem. Ou. Por isso. constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa. para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. em tramitação ou não. pelo seu valor primário. é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu. podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. utilizada até hoje: corrente.com. E. 2.pontodosconcursos. que frequentemente são consultados. finalmente: 3. serem necessários. constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.br 4 . Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Então. Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos. eventualmente.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta. Arquivo de primeira idade ou corrente. constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente. Aguarde. que. Arquivo de segunda idade ou intermediário. Por documentos em curso entenda-se que. são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. os documentos tramitam bastante de um setor para outro. onde os documentos ficam aguardando sua destinação final. Arquivo de terceira idade ou permanente. mais simplificadamente. São os documentos mais utilizados. nesta fase. que aguarda destinação”. os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes. a quem compete a sua administração”. veremos o que significa valor primário mais adiante nesta aula. que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. 1.

da preservação do patrimônio histórico e cultural. o art. eram consultados. são os conjuntos de documentos de valor histórico. Prof . probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Bom. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública.pontodosconcursos. Em virtude da importância documental. o art. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Estes são os arquivos propriamente ditos. com está pequena base teórica podemos responder as questões. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes. a Lei nº 8. Já. na primeira idade mais frequentemente. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas. Uma Determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente . na sua específica esfera de competência. nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam.br 5 . constituam objeto de consultas frequentes. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. Barreto e Fernando Graeff www. de 8 de janeiro de 1991. na segunda idade. Os arquivos de terceira idade. Pois. intermediários e permanentes. Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Segundo a referida lei. com pouca frequência.com. mesmo sem movimentação. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento.MMA. são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos. Os documentos intermediários são aqueles que. a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Por sua vez. iam de um setor para outro. resumidamente. documentos permanentes.159. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. por razões de interesse administrativo. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. ou seja.

É simples não é? Vamos ver outras questões: Prof . evitando a criação de depósitos duplicados. O item afirma que na situação considerada. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida. Na situação considerada. o documento. incluindo-as em uma base de dados. deve haver subordinação. Então. posteriormente. antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo intermediário. Barreto e Fernando Graeff www. Conforme vimos. Enquanto tramitava nos vários setores. Realmente. 2. Errado. 3. o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.br 6 . antes de ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento. Certo. um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. o documento foi enviado para o destinatário. o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste. ele faz parte dos arquivos correntes. enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente. quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas. na verdade. o documento. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente). onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente.com. Pois. onde deve ser mantido até ser eliminado. deve ser mantido no arquivo permanente. tanto técnica. antes de ser eliminado. para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição.pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 No MMA. fica fácil responder os itens: 1. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. o documento foi encaminhado a outro espaço. tramitando. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo. quanto administrativa. para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. tudo bem até agora. Certo. deve ser mantido no arquivo permanente. entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Aprofundaremos esse assunto. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional.

No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. Resolução: Fácil. Portanto. item correto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 4. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) .Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente. o item está errado. 5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . Resolução: Os documentos que estão em curso. Prof . intermediário ou permanente. Resolução: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos.Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição. o item está certo. para tomada de decisões das administrações etc. aqueles que tramitam de um setor para outro são considerados correntes. e sim. Resolução: Você não pode errar esse tipo de questão! É básica. os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. primário e secundário. diferentemente do arquivo intermediário. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . 6.pontodosconcursos. O item está completamente errado. afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. 7. que é responsável pela guarda de processos administrativos.Enquanto tramitam pelas unidades políticoadmininistrativas. para fins de controle.br 7 . Portanto.Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas. não é? Não é o tipo de documento que caracteriza o arquivo em corrente. Portanto. a fase do ciclo de vida em que se encontra definida pela frequência de uso por suas entidades produtoras e pela identificação de seus valores. ou seja.com. Barreto e Fernando Graeff www.

Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis. são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) . 9. Portanto. vamos aumentar um pouco o nível de dificuldade. Resolução: O item está errado. o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis. 10. conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. pois a definição dada é dos arquivos correntes. ao afirmar que arquivos intermediários. determinadas.A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases. Barreto e Fernando Graeff www. 10 da Lei nº 8. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los.pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 8. Resolução: A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo intermediário.159. pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos. Resolução: Prof . pois. mas são imprescritíveis. para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e.2008) . (CESPE – Anvisa – 2007) . por um lado. também denominados limbos ou purgatórios.br 8 . conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis. também são denominados limbos ou purgatórios. de 1991. dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. pois o art. A primeira parte do enunciado está correta. para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado Agora.Arquivos intermediários. Repetindo. por outro lado. A segunda parte é que está errada.com.

Para resolver a questão precisamos saber o que é valor primário e secundário. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 A questão trata dos critérios adotados pela teoria das três idades para classificar os arquivos em corrente. Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Então. veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. os documentos de 3ª idade têm valor histórico. Resolução: Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através da Lei nº 8. intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. tem valor secundário. o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial. Já. de 1991. intermediário e permanente.159. A última parte da questão é lógica. Portanto. Assim. devem ser identificados. em uma das três categorias. Prof . se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público. intermediários ou permanentes.A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes. Ou seja. portanto. 11.com. Segundo o art. correta a questão. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes. de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”. Barreto e Fernando Graeff www. uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes. fiscais etc. legais.pontodosconcursos. conforme a lei. o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários. tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. intermediários e permanentes”. mais tarde.br 9 . O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora.

essa está facílima. Portanto. temos um elemento novo nessa questão. Correta a questão. Resolução: O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades.com. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) . Mas. repertórios. Barreto e Fernando Graeff www. 14. mesmo quando não há mais a movimentação dos documentos. Trata-se do prazo de guarda dos documentos. da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo.Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos. Prof . O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente. 12. a questão está errada.pontodosconcursos. Resolução: Já vimos que o arquivo intermediário contém os documentos que aguardam a eliminação.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) . muito menos. O enunciado traz a definição de arquivo corrente. serve para controlar a produção e a tramitação dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária. se tiverem valor secundário.Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens. intermediária e permanente. ou a guarda permanente.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) . Resolução: Ora. (CESPE – TRE/MA . se não tiverem mais valor. índices e planos de arquivamento. em muitos casos. o ciclo vital não é um sistema de registro de documentos.br 10 . ou em curso. eles são alvo de consultas frequentes. correto o item.Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. 13.

Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos nos arquivos permanentes e não no intermediário. intermediários e permanentes. a guarda é definitiva. Lembre-se que não existe prazo no arquivo permanente. em virtude das práticas administrativas (=prazos precaucionais). Os documentos são mantidos no arquivo intermediário. Barreto e Fernando Graeff www. conforme tenham ou não valor secundário. Então. bem como. Resolução: Gente. mas são providos de valor históricocultural. vamos abordar outros conceitos básicos de arquivologia.pontodosconcursos. No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. (CESPE – TRE/GO . O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento. a questão está correta.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) . Agora que já conhecemos a teoria das três idades. que já sabemos o que são os arquivos correntes.Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa. 2) existência de legislação que determine a prescrição legal de documentos (=prazos prescricionais).A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto Prof .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 3) existência de outras fontes com as mesmas informações (=documentos recapitulativos). 15.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário.com. de acordo com os seguintes fatores: 1) frequência de uso das informações contidas nos documentos. 16. justamente para aguardar o termo dos prazos prescricionais e precaucionais e após ocorridos terão sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.br 11 . e 4) necessidade de guarda dos documentos por precaução. o que são valores primário e secundário. (CESPE – TRE/MA . não dá para errar uma questão como esta.

que com palavras diferentes. dispondo: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. do Distrito Federal e municipal. Já. à cultura. visando à utilidade que poderão ter no Prof .br 12 . o art. de 8 de janeiro de 1991. e preservados para a consecução de seus objetivos. O arquivo. de acordo com nossa legislação. como instrumento de apoio à administração. veremos mais adiante em nossas aulas o que é suporte e natureza) Por sua vez. em decorrência do exercício de atividades específicas. instituições de caráter público e entidades privadas. legislativas e judiciárias”. encarregadas da gestão de serviços públicos. o art. os documentos podem ter outras naturezas. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos. ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos. estadual. dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. ou ainda por entidades privadas. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. além da textual). criados por uma instituição ou pessoa. Assim. textuais (portanto. dizem a mesma coisa. por órgãos públicos de âmbito federal. Encontramos na literatura técnica. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. em decorrência de suas atividades”. Resolução: A Lei nº 8. ou por instituições de caráter público. fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos. Barreto e Fernando Graeff www. doutrinariamente. o art. 11 trata do arquivo privado. (não se preocupe.com. Então. várias definições de arquivo. em suas funções administrativas. legislativas e judiciárias.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 formado exclusivamente por documentos textuais oficiais. produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal. pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos. estadual. em sua maioria. O art.pontodosconcursos. no exercício de suas atividades. no curso de suas atividades. bem como por pessoa física.159. Por último. o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado.

alguns documentos ter utilidade no futuro. Dos conceitos de arquivo características básicas: vistos até agora. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. reunidos por uma pessoa. Documento oficial é aquele emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. qualquer entidade. do todo à que pertence. instituição ou pessoa. por exemplo. 2 – Origem no curso de suas atividades.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 futuro (poderão. pública ou privada. pode emitir um documento oficial. outros não e. Assim. caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores. nós iremos repetir diversas vezes essas características para você não esquecer nunca mais. firma. significa muito menos do que quando em conjunto. Barreto e Fernando Graeff www. Voltando à questão. uma coleção de manuscritos históricos. Fique tranquilo. ainda. que serve de prova das transações realizadas. a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação: Prof . em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência). 3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.pontodosconcursos. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque. Um documento. Ou. Ou seja.. o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica.com. você achou o erro? Bem. serão descartados). destacado de seu conjunto. vamos aproveitar para conhecer sua definição. nesse caso.. Para confundir o candidato. seja pública ou privada. não se considera arquivo. para fins de prova ou informação. pois. é fundamental a relação orgânica entre seus elementos.br 13 . vamos lá. A questão cita ainda o termo “documento oficial”. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. podemos deduzir três 1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição. conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.

dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. pois. sonoros. tais como: somente. já que define apenas uma das inúmeras variações de arquivo (no caso. pois. Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais. está certo. não está restringindo o conceito à somente essa variação. todo. disco ótico. absolutamente etc. certo ou errado? Está certo. o que não é verdade. informáticos etc. apesar de incompletas. para quase toda regra. O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais. Portanto. Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”. e. .). Prof . nenhum. A questão refere-se genericamente a “arquivo”. pois.com. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 . o documento pode ser textual. de natureza pública. Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas. iconográfico.O art. o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais. E nesse Frankenstein. pois. 2º que trata dos arquivos em geral. audiovisual. disco magnético etc.br 14 . invariavelmente. 7º que trata do tipo arquivo público.. . não explicitou se ele é do tipo “público” ou “privado”. sonoro. filme. além de textuais. podem ser: audiovisuais. não estão erradas. Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que. formado por documentos de natureza textual). nesse caso.O art. mas nem sempre. a palavra exclusivamente invalida a questão. como papel. Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes.pontodosconcursos. produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal. no exercício de suas atividades”. exclusivamente. estadual. o enunciado apesar de incompleto. E aí.) também não importa para a definição de arquivo. informático etc. os documentos. existe uma exceção. Barreto e Fernando Graeff www. do Distrito Federal e municipal. 11 que trata do tipo arquivo privado.O art.

eventualmente. Nesse caso. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos.pontodosconcursos. Então. ou seja. no meio do enunciado.As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. o item está negando que existam arquivos de outro tipo. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . o item está errado. 19. ou algo parecido. 18. aí sim. estaria errado. somente por órgãos públicos de âmbito federal. um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto.com. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Resolução: Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (=origem). fique ligado.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Agora. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais. Barreto e Fernando Graeff www. Portanto. e. do Distrito Federal e municipal.O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. o item está certo. sim. se tivesse um “somente”. Resolução: Prof . Ok. O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. produzidos e recebidos. sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Portanto. Resolução: Ficou fácil essa. pode perder por completo o significado. além do “público”.br 15 . não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o). estadual. A organicidade é uma das características básicas dos arquivos. o documento separado significa menos que no conjunto. no exercício de suas atividades”.O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. 17. vamos em frente. Aí. Então é importante. fechado se não recebe acréscimos de documentos. o item poderia estar errado. em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .

mas não são considerados arquivísticos. administrativos. Barreto e Fernando Graeff www. pública ou privada. de sua missão. devem atestar e comprovar as atividades do órgão ou instituição que os produziu. portanto. os documentos de arquivo podem ter origem interna ou externa à organização. 20. jurídicos ou legais. assim.Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas. por terem origem no curso das atividades de uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa a que pertencem. Quando recebidos de outras organizações. Assim. de 1991. a questão está errada.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização.159. Resolução: A questão está corretíssima. ou seja.br 16 . direta ou indiretamente.com. sobretudo. Prof . (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .pontodosconcursos. os documentos são registrados nos serviços de protocolo. Portanto. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . 1º da Lei nº 8. ou seja. Resolução: Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos E recebidos por uma pessoa física ou jurídica. Derivam da atividade-meio e da atividade-fim da organização. servem de prova das transações realizadas. o item está correto. Eles só tem sentido se relacionados com o meio que os produziu. 21. Lembre-se do art. da sua razão de existir. tratam. a última é desenvolvida em decorrência da finalidade da instituição. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais. as informações contidas nos documento de arquivo têm relação com a missão dessa organização. Só com o conhecimento dele você responde esta questão. são considerados arquivísticos. os documentos recebidos de outras organizações são registrados nos serviços de protocolo (veremos nas próximas aulas) e. Portanto. de provar ou de testemunhar alguma coisa. Essa é uma característica básica dos documentos de arquivo.Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização.

a questão está errada. Resolução: O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu valor primário.pontodosconcursos. Barreto e Fernando Graeff www.Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 22. 24.br 17 . legais e fiscais. no futuro. legal ou fiscal. preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da ação deliberada dos seus produtores. ter um valor histórico ou cultural. apresenta um valor primário. considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição. às vezes. que. famílias. o item está errado. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. avulta com o correr dos anos.Arquivista – 2008) . A função secundária dos arquivos de recolher. o documento passa a possuir um valor histórico ou cultural) Assim. mas deixaram de ser consultados frequentemente. depois. pode apresentar um valor secundário. (ou seja.Arquivista – 2008) . governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva.com. (CESPE – ME . o documento não é criado deliberadamente para. vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas. o documento. na sua fase inicial. Portanto. e aguardam sua destinação final.A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. comunidades. são também considerados de valor secundário. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. (CESPE – ME . embora já implícito no tempo em que é gerado. 23. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado. Portanto. atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre. nem inerente aos próprios documentos. Prof . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .A função de herança cultural é. Como já visto. Resolução: O arquivo é formado por um conjunto de documentos. com valor administrativo.

os arquivos correntes e intermediários têm a função primordial. Só em um segundo momento os arquivos passam a funcionar como memória histórica e cultural. Como comentado na questão anterior. funcionam como memória de seus produtores e da sociedade em que estão inseridos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Resolução: Mais uma questão que trata do valor secundário (cultural ou histórico).com. Em outras palavras. Resolução: Realmente. Prof . como afirma a parte final do enunciado. no longo prazo. Inicialmente. os conjuntos de documentos que compõem o arquivo não são criados deliberadamente para terem um valor histórico ou cultural. passando. Portanto. a questão está correta. a ter um fim “histórico” ou “cultural”.pontodosconcursos. o item está correto. que os arquivos podem vir a ter.Arquivista – 2008) . para apoiar o gerenciamento operacional. os documentos refletem as atividades-meio e as atividades-fim.Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem. Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funções do órgão gerador. vinculados ao exercício das atividades de seu emissor ou recebedor. do órgão ou instituição que os produziu. Barreto e Fernando Graeff www. 25. 26. (CESPE – ME . em primeira instância. Resolução: Sabemos que os documentos de arquivo só têm sentido se relacionados ao meio que os produziu. Portanto. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu. jurídicos ou funcionais.Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . Mas em primeira instância. os arquivos permanentes são formados por conjunto de documentos com valor histórico. os fins dos arquivos são administrativos. de apoiar a administração à qual pertencem.br 18 .

são preservados o material de uma gama infinitamente variável. É a razão de sua origem e de seu emprego. seja ela criação artísticoliterária. que vai determinar sua condição de documento de arquivo. como já visto. Os fins. (CESPE – TRE/MA . a históricos e culturais. disposto ordenadamente para estudo. Inicialmente temos que lembrar que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. em se tratando de bibliotecas e museus. técnicos ou científicos. prova. por sua vez.pontodosconcursos. administrativos. são preservados os objetos que tanto podem ter origem artística quanto funcional. Isto porque. e de arquivos. à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam).br 19 . ele acaba assimilando as Prof . e não o suporte sobre o qual está constituído. Os centros de documentação. a longo prazo. em sua maioria impresso. são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica. item correto. pesquisa e consulta. passando. Enquanto o documento de biblioteca instrui. ensina. culturais. e produzido no decurso de suas funções. definido o centro de documentação como a “transposição das informações primárias para outros recursos”. Resolução: Para resolvermos esta questão precisamos conhecer o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca. Barreto e Fernando Graeff www. a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado: • pela biblioteca. serão didáticos. e • pelo museu. o de arquivo. As distinções entre essas instituições surgem. jurídicos e legais.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas. 27. pesquisa ou divulgação. • pelo arquivo.com. de centro de documentação ou de museu.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto. representam um somatório das instituições anteriormente indicadas. de biblioteca. e aproveitando o gancho. portanto. vamos ver também: museu e centro de documentação.Arquivo é o conjunto de material. no que se refere à origem.

esses documentos guardam relações orgânicas entre si. científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição.com. a compra.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 características daquelas instituições. por recolhimento. Sua apresentação pode ser manuscrita. como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada.br 20 . segundo a função educativa. servindo para informar visualmente. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. desta ao arquivo corrente. arquivo ou museu.pontodosconcursos. Os documentos de museu. guarde bem esses termos) A partir dessas considerações é possível estabelecer que: • a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade). sobretudo. Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais. Testemunham uma época ou atividade. dentro do esquema de três idades do documento: da produção à tramitação. Sua finalidade é informar. que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca. qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais. Eles tratam. científica. administrativos e legais. são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima. por sua vez. e podem ainda objetivar a divulgação técnica. Por último. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público. conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado. em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto). por transferência. O arquivo. Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. recebe os documentos através de passagem natural. em geral. porém. científico. Barreto e Fernando Graeff www. humanística. ao permanente. a doação e a permuta. com o objetivo cultural. funcional ou jurídico. originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. de testemunhar alguma coisa. ao intermediário e daí. de provar. filosófica etc. os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita. que os objetivos dessa Prof . deste. impressa ou audiovisual. assim como sua forma e suporte. As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são. (falaremos sobre transferência e recolhimento mais a frente.

Museu É uma instituição de interesse público.com. a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence. criados por uma instituição ou pessoa. já que a coleção é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade. Tabela 01 Biblioteca É o conjunto material. funcionais e administrativos (podemos incluir legais. dispostos ordenadamente para estudo. que os objetivos primários do arquivo são jurídicos. isto é. e que seus fornecedores são múltiplos. • o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função. Barreto e Fernando Graeff www. em sua maioria impresso. também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica. quando cessarem as razões para que foram criados). visando à utilidade que poderão ter no futuro. mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional. Voltando à resolução da questão.pontodosconcursos. em sua maioria textual.br 21 . e que seus objetivos finais são educativos e culturais. incluem-se nessa categoria as bases de dados. é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado. voltando à questão. suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração. no curso de suas atividades. Muito bem. técnicos e científicos. só referencia dados em forma física ou virtual). biblioteca e museu: Arquivo É a acumulação ordenada de documentos. criado com a finalidade de conservar. • o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem. ou seja. Prof . Seus objetivos são fundamentalmente científicos. estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 coleção são culturais. e preservados para a consecução de seus objetivos. pesquisa e consulta. e que a fonte geradora é única. isto é. quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja. vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo. • o museu é órgão colecionador.

Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo. disposto ordenadamente para estudo. e. quanto à aquisição ou custódia dos documentos: Tabela 02 Biblioteca Arquivo a) Os documentos são 1) Os documentos não são objeto colecionados de fontes diversas. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão. pela empresa ou pela instituição responsável por eles. Resolução: Vamos resolver estas duas questões. doação atividades públicas ou privadas.br 22 . em sua maioria impresso.As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão. de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . uma empresa ou uma instituição. provêm tão-só das adquiridos por compras. de coleção. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .pontodosconcursos.Arquivo é o conjunto de material. 29. 28. uma empresa ou uma instituição. utilizando as definições dadas na questão anterior. pesquisa e consulta. ou permuta servidas pelo arquivo b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si 2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias 3) Há um significado entre os documentos orgânico Tendo por base a tabela 02. Barreto e Fernando Graeff www. vamos analisar as duas questões: O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca: Prof . o item está errado. e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca. Portanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 (CESPE – TRE/MA . o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão. a organicidade.com.

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão. como a questão diz que não. de acordo com o desenrolar das atividades da instituição a que pertence.. Recebe naturalmente os documentos.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . O arquivo é uma instituição receptora.br 23 . Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos. o item está correto. 2) a organicidade. Essa é uma característica das bibliotecas e museus. sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego. pela empresa ou pela instituição responsável por eles. e. que são instituições colecionadoras. 3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão. realmente.com. Os documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação. etc. Portanto. o item está errado. de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto. as três características diferenciam o arquivo da biblioteca. Resolução: Já vimos que não há possibilidade de coleção nos arquivos. compra de diversos fornecedores (livraria. é característica dos arquivos. (CESPE – TRE/MA . permuta.). empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades. Portanto. a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão. Prof . gráficas.O arquivo é criado e recebido por um órgão. uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas. elencadas no enunciado. Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela. Portanto. Já. editoras. Por tudo que vimos até agora. o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão. Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela.. 30. Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela. não sendo colecionado por motivos culturais. uma empresa ou uma instituição. uma empresa ou uma instituição.

cartográficos. eles se dividem em: • Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso. os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. documentos em microfilme – e que. os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento.pontodosconcursos.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . • Documento sigiloso: aquele que. independentemente da forma física que apresentem.br 24 . acondicionamento. deva ser de conhecimento restrito e. requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. pela natureza de seu conteúdo informativo. documentos em DVD. Arquivo especial .é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto. (CESPE – TRE/MA .com. resultado da experiência humana num campo específico. Também precisamos conhecer a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto. conservação etc. segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular.é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos. os arquivos médicos ou hospitalares. por exemplo. Arquivo especializado . por esta razão. o documento sigiloso. Barreto e Fernando Graeff www.Em relação à natureza do assunto. Nesse aspecto. portanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 31. Resolução: Para responder está questão precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos. controle. cuja divulgação não prejudica a administração. Por sua vez. se subdivide em quatro graus de sigilo: Prof . como. como também ao registro. audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD.

sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.Em relação à natureza do assunto. os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. Barreto e Fernando Graeff www. Portanto. os arquivos são classificados em correntes e intermediários. Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que.” Ora. o item está errado. tome cuidado.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Grau de sigilo • • Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral. com esse conhecimento temos condições de responder a questão.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . • • + Bom.Quanto à abrangência da atuação. seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.pontodosconcursos. embora não requeira alto grau de segurança.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .br respeito à . (CESPE – TRE/MA . arquivo especial e arquivo especializado dizem classificação dos arquivos em relação à natureza do documento. funcionalmente. Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. esse tipo de questão é muito comum. Para respondê-la vamos ver a classificação dos arquivos quanto à sua abrangência: 25 Prof . Documento confidencial: é o assunto que. (CESPE – TRE/MA . sejam autorizadas a deles tomar conhecimento. 32. Perceba. Seu enunciado diz o seguinte: “Em relação à natureza do assunto. a banca misturou as classificações de arquivo e documento de arquivo. os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.com. Resolução: Mais uma questão que trata da classificação dos arquivos.

Arquivista – 2008) . Ou seja. a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados.br 26 . intermediários e permanentes. que você deve lembrar. cultural e econômico. O item está errado. Barreto e Fernando Graeff www. Quanto às “idades” os arquivos classificam-se em: correntes. formas e estrutura dos registros. Portanto. Estão incluídos no contexto arquivístico.pontodosconcursos. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . você não pode errar. administrados e interpretados. cada um ao seu tempo. determinados pelo contexto sóciopolítico. estruturados. Resolução: A questão trata do conceito de contexto arquivístico.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 • Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. A classificação trazida pelo enunciado diz respeito à idade dos arquivos. quanto à abrangência da atuação. todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados. Resolução: Essa ficou muito fácil. semipermanentes e permanentes. são diferenciados em: contexto de proveniência. são três: correntes. Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos. intermediários e permanentes.Os arquivos podem ser divididos em: correntes.O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados. os arquivos são classificados em setoriais e gerais ou centrais. o Cespe inventou mais uma: semipermanente. contexto administrativo e contexto de uso. • Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. as atividades de arquivo corrente. Ora. administrados e interpretados. Ou seja. centralizando. 34.com. estruturados. cumprindo funções de arquivo corrente. 33. (CESPE – ME . Prof . o item está errado. como se já não bastasse esse “tanto” de classificações. Estes fatores são. portanto.

Portanto. Resolução: As questões 42.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Resolução: O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8. pela pessoa ou pela família que o produziu. Prof . 43 e 44 tratam de alguns dos princípios que norteiam a arquivística. civil e administrativa. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva. civil e administrativa. de 1991.O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. o item está certo. 25 da referida Lei. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas. a questão está certa. (CESPE – TRE/GO . (CESPE – TRE/GO . (CESPE – ME . Antes de resolvê-las vamos fazer uma breve conceituação teórica. Em poucas palavras.com. dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal. O art.pontodosconcursos. 36. na forma da legislação em vigor. Barreto e Fernando Graeff www.É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.Arquivista – 2008) .A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) .br 27 .O princípio da reversibilidade. que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência.159. Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade. 35.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 37. princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. na forma da legislação em vigor. Primeiro temos que saber o que são “princípios”. 38.

a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão.Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. se necessário. consequentemente. • Princípio de manutenção da ordem original . considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos. • Princípio da reversibilidade . • O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência). fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo. não sendo misturados aos de origem diversa”.br 28 . Barreto e Fernando Graeff www. mutilação. Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal. ou melhor. Também chamado princípio do respeito aos fundos.com. Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade. Assim. a ordem original.Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Prof . para a compreensão do significado do documento.A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam.pontodosconcursos.Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva. alienação. inicialmente. • Proveniência territorial ou princípio territorial . encontra. vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes: • Princípio da proveniência . na doutrina. destruição não autorizada ou adição indevida. pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Quanto aos princípios ligados à Arquivística. a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e.

e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções. não mistura arquivos oriundos de entidades diversas). segundo alguns. o da Proveniência é considerado. ainda. não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. como vimos. ao se respeitar este princípio. o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja. Então. como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . na literatura internacional. Esse princípio é a base teórica. ou seja.O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. a lei que rege todas as intervenções arquivísticas.É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. O primeiro princípio (ou. Prof . Agora que você sabe tudo sobre princípios para encarar uma prova do Cespe. dessa forma.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Dentre todos esses princípios. refletindo a organização interna da instituição. basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência. Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. o 2º grau do Princípio da Proveniência). o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência.Adaptada) . Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou. a proveniência é o princípio fundamental da arquivística.com.pontodosconcursos. sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações. É o princípio fundamental da arquivística. estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem. segundo alguns.br 29 . Já o segundo princípio. Barreto e Fernando Graeff www. Perfeito. o subdivide em dois princípios diferentes.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 . item correto. é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. vamos resolver as questões: (CESPE – TRE/GO . Portanto. de respeito à ordem original (ou.

Prof . Barreto e Fernando Graeff www. e que este. que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência. (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. (CESPE – ME .com. Ora.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas. determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva. pela pessoa ou pela família que o produziu.pontodosconcursos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo.br 30 . (CESPE – Defensoria Pública da União . Resolução: Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível. 39.Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. item errado. Logo. o gabarito é o item E. por sua vez. o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original. Portanto.Arquivista – 2008) . A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente. Portanto. item errado. é o princípio fundamental da arquivística. (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos. de aplicação do princípio da proveniência. ao se respeitar este princípio. pois. Tudo bem até aqui? Vamos ver mais algumas questões. O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem.O princípio da reversibilidade.

(Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . a lei que rege todas as intervenções arquivísticas. Portanto.com. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis. o arquivista garante a Prof . definidas por um texto com valor legal ou regulamentar. Resolução: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade).O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade. um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Para lidar com esses problemas. Barreto e Fernando Graeff www. 41. Desta forma. Resolução: Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. que tem suas funções definidas em uma lei. uma das principais características da administração pública brasileira.br 31 .pontodosconcursos. contrato social etc. o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. geralmente motivada pela fusão. enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. ou seja. extinção e criação de órgãos públicos. o respeito aos fundos. o item está certo. separação. respeitando-se o princípio da proveniência.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 40. estatuto. por sua vez. Por sua vez. O arranjo. Portanto. o princípio da pertinência é o conceito adequado. 42. consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência. Resolução: O princípio da proveniência é a base teórica. o item está correto. ao se respeitar este princípio. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .A instabilidade institucional. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 existência do fundo de arquivo. Desta forma, este é o princípio que deve ser seguido para garantir a consistência dos arquivos em meio à instabilidade citada na questão. O princípio citado no enunciado, da pertinência, praticamente não é mais utilizado, segundo ele os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Desta forma, o item está incorreto. Então caro aluno, por enquanto é isso, vemos você na próxima aula, até lá e bons estudos... e Fernando.

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Lista de Questões (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. 4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) Enquanto tramitam pelas unidades políticoadmininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. 5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos. 6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição. 7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis. 9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. 10. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) - A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos. 11. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) - A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. 12. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) - Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento. 13. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 Adaptada) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes. 14. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. 15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor históricocultural. 16. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos. 17. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. 18. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. 19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. 20. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas. 21. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos. 22. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. 23. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva. 24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre. 25. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição. 26. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 27. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles. 29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição. 30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais. 31. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. 32. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários. 33. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 34. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados. 35. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. 36. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 37. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. 38. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu. 39. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos. 40. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar. 41. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. 42. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A instabilidade institucional, uma das principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado. GABARITO:
01 C 11 C 21 E 31 E 02 E 12 E 22 E 32 E 03 C 13 C 23 E 33 E 04 C 14 C 24 C 34 C 05 E 15 E 25 C 35 C 06 C 16 E 26 C 36 C 07 E 17 C 27 E 37 E 08 E 18 E 28 C 38 C 09 E 19 C 29 E 39 E 10 C 20 C 30 C 40 C

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pontodosconcursos.com.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 41 C 42 E Prof .br 38 . Barreto e Fernando Graeff www.

FGV. Rio de Janeiro. 2002.R. Decreto nº 4. Arquivo: teoria e prática.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Bibliografia BRASIL. Heloisa Liberalli. 2004. Decreto nº 1.br 39 . Arquivos modernos. Marilena Leite.Conselho Nacional de Arquivos. T.159. princípios e técnicas. de 8 de janeiro de 1991.pontodosconcursos. PAES. Barreto e Fernando Graeff www. Ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV. SCHELLENBERG.553.com. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Arquivos permanentes: tratamento documental. de 27 de dezembro de 2002. Conarq . Lei nº 8. Prof . BELLOTO.171/1994 (e suas atualizações). FGV. Rio de Janeiro: Ed. 2005.

vá diretamente ao final deste arquivo.... ....... ................. Lá.... participem do Fórum de dúvidas..................... Lista de questões ....... Dito isto... 01 02 16 26 31 Prof .......... ...........................br 1 .... caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários...................... hoje iremos tratar de mais alguns conceitos fundamentais de arquivologia e iremos iniciar a gestão de documentos.pontodosconcursos.......... O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1) ............................ .......com. E.......... Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2) .... mãos à obra...... Bibliografia .................................. Barreto e Fernando Graeff www......... Bem vindo à nossa segunda aula..... Não esqueça.............................. .... que é um dos diferenciais do Ponto.. lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. Introdução Prezado Aluno.......................... auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos..... por último.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Introdução ......... você poderá tirar suas dúvidas....

Nem o direito à vida é absoluto. Barreto e Fernando Graeff www. vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88 (não se preocupe. Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X.br 2 . e por aí vai. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais. Por último.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2). da honra e da imagem de outras pessoas. exclusivamente particulares. Essa questão versa sobre o acesso aos arquivos públicos. a honra e a imagem das pessoas. Prof . Outras informações são originariamente consideradas sigilosas. lembre-se da exceção (guerra). Para responder a esta questão. a vida privada. quando necessário ao exercício profissional”. o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa.com. o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular. dentre esses direitos está o acesso à informação. contidas em documentos de arquivo. vamos tratar de outros assuntos ligados aos conceitos básicos de arquivologia. a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade. Resolução: Continuando a aula anterior. sob pena de responsabilidade. (CESPE – TRE/GO . ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado”. quando autorizado pelo judiciário. eles são relativizados.O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres. que serão prestadas no prazo da lei. o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte. Por exemplo.pontodosconcursos. do referido artigo: “são invioláveis a intimidade. cai direito constitucional na prova também): O Art. Na aplicação ao caso concreto. ou de interesse coletivo ou geral. assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”. Por sua vez.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. 01.

4º que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. confidenciais e reservados. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos. editou o Decreto nº 4. de 27 de dezembro de 2002. em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”. o art. 23. O Poder Executivo Federal. o art. em qualquer instância. bem como à inviolabilidade da intimidade. documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos. no âmbito da Administração Pública Federal. Por sua vez. função. O art. 24 faculta ao Poder Judiciário. que tenham necessidade de conhecê-los.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Voltando ao assunto. Dentro do capítulo V.553. o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos. Assim. por meio de Decreto. no exercício de cargo. Assim. de 1991. regulamentando o art.159 de 1991.159.pontodosconcursos. da honra e da imagem das pessoas”. a nossa conhecida Lei nº 8. da Lei nº 8. e Prof .ao agente público. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. que dispõe sobre a salvaguarda de dados. Barreto e Fernando Graeff www. que serão prestadas no prazo da lei. informações. da vida privada. 37 delimita em seus incisos. sob pena de responsabilidade. dispõe no art. Porém. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas: “I . o art. secretos. delega ao Poder Executivo. o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público. contidas em documentos de arquivos.com. 23. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação. o art. fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.br 3 . Por sua vez. (já vimos essa classificação na aula passada) Por sua vez. emprego ou atividade pública.

ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. vamos responder a questão. Agora que temos uma boa noção sobre o acesso à informação contida nos arquivos públicos. pode ter acesso a informação sigilosa mediante requerimento administrativo. 24. Barreto e Fernando Graeff www. exclusivamente particulares. naquilo que diga respeito à sua pessoa. da honra e da imagem de outras pessoas.ao cidadão. Para isso vamos dividir a questão em duas partes: 1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas aos seus direitos e deveres. Prof . a segunda da questão trata das informações sigilosas. Ora. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. naquilo que diga respeito à sua pessoa. só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa.com.br 4 .159 de 1991. Na verdade. mas que seja. da Lei nº 8. 2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas. A autorização judicial de que trata o art. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal. Portanto. se a informação não é sigilosa. Em primeiro lugar. o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral. Em segundo lugar. mediante requerimento ao órgão ou entidade competente”.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 II . quando autorizado pelo judiciário. ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial. a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade. que é o caso da primeira parte. A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas Já.pontodosconcursos. a questão está errada. ao cidadão. O erro da questão se encontra na primeira parte. contidas em documentos de arquivo.

Exigem.Os documentos de arquivo existem em vários exemplares. Quanto a esta última característica cabe uma explicação. podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado. além da informação. aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência. Assim. os documentos são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias. não tendo limitação quanto ao número de cópias. Conforme suas características. Quanto ao gênero. jurídico ou legal. Constituem prova das transações passadas. há que se preservar o suporte. Ainda.br 5 . os documentos podem ser: • Escritos ou textuais: documentos manuscritos. pois. são aqueles: • • • • • Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova. produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada. Portanto um documento de arquivo é aquele que.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo. onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias. Tem um fim administrativo. Possuem um caráter orgânico. As características dos documentos de arquivo se confundem. no exercício de suas atividades. datilografados ou impressos. Barreto e Fernando Graeff www.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 02.com. os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. (CESPE – TRE/MA . forma e conteúdo. desta forma. com as características do próprio arquivo. constitua elemento de prova ou de informação. Ao contrário dos livros. e Único exemplar ou limitado número de cópias. Prof .pontodosconcursos. Resolução: A questão trata dos documentos de arquivo. na sua maioria. cuidados especiais.

resumidamente. textuais. Portanto. (CESPE – TRE/MA . Conforme estudamos. jaqueta. contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas). (CESPE – TRE/MA . os documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso. quanto à natureza. • Iconográficos: documentos em suportes sintéticos. conjugados ou não a trilhas sonoras. disco óptico). em papel emulsionado ou não. 03. está lembrado? Mas. cada vez mais.com. cartão-janela). o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo não têm limitação quanto ao número de cópias. de acordo com a classificação quanto ao gênero. audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. cartográficos e audiovisuais (ou. secreto e ultra-secreto. • Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas magnéticas de imagens (tapes). tratados e armazenados em computador (disquetes. A classificação quanto à natureza já foi vista. se subdivide em: reservado.Os arquivos são reconhecidos. Eles estão Prof . Voltando à questão.pontodosconcursos. por sua vez. mediante utilização de técnicas específicas (rolo. com bitolas e dimensões variáveis. para refrescar a memória. gravuras). Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Perfeito. arquitetônicas ou de engenharia (mapas. plantas. desenhos. este último. perfis). disco rígido. contendo imagens estáticas (fotografias. filmográficos). contendo representações geográficas.Os documentos textuais.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . • Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens. como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas.br 6 . confidencial. microficha. e • Informáticos: documentos produzidos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 • Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis. inclusive. 04.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . os documentos de arquivo podem ser de vários tipos. os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias.

esse tipo de questão já está bem “batido”. fique atento. (CESPE – TRE/MA . O conjunto de documentos deve formar um todo orgânico. de testemunhar os fatos que os originaram. Resolução: Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais. de seu valor. Os fundamentos da disciplina arquivística. Pois. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. sobretudo. A questão está correta. de provar. mesmo destacado do todo ao qual pertence. isoladamente.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . O item está errado.Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.br 7 .pontodosconcursos. relativo aos arquivos. (CESPE – TRE/MA . a significação do acervo documental arquivístico depende da relação que os documentos estabelecem entre si. Lisboa: Dom Quixote. Tratam. A banca adora testar o candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de arquivo. ao contrário do que diz o enunciado. Portanto.Um documento de arquivo. jurídicos e legais. administrativos. Portanto.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . materiais ou financeiros. julgue o item a seguir. Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence. Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Prof . o documento perde o significado. tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido. organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos. perde parte de seu significado. Resolução: Ora. sem essa relação. 05. 1998 (com adaptações). Tendo o texto acima como referência inicial. 06.com.

interrelacionamento e unicidade. O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.com. destacado de seu conjunto. ou seja. Portanto. naturalidade. Resolução: Já vimos que o documento de arquivo é fonte de prova. finalmente. Prof . Barreto e Fernando Graeff www. depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo intermediário) e. significa muito menos do que quando em conjunto.O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade. Resolução: Essa é para você recordar. finalmente. não temos dúvida disto. Um documento. devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor. Ao abordarmos o assunto documentos de arquivo. o ciclo vital dos documentos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 De novo. o Cespe cobrando conhecimento sobre o caráter orgânico dos documentos. imparcialidade. Você tem que guardar bem esse conceito. o item está correto. o item está errado. 07. 08. mantidos e usados ativamente por seus criadores. a teoria das três idades. mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente).Arquivista – 2008) . (CESPE – ME .pontodosconcursos. do todo à que pertence. Portanto. Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados. quando seu uso operacional termina completamente.Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados. devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destruídos como documentos sem valor. Aposto que vai cair uma questão desse assunto na sua prova!!! Lembre-se: o caráter orgânico representa a ligação do documento aos outros do mesmo conjunto. (CESPE – ME .Arquivista – 2008) . quando seu uso operacional termina completamente. ou ainda. essa questão também retoma um assunto já visto.br 8 . depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e.

imparciais. Resolução: Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma instituição.2008) .pontodosconcursos. (organicidade) Prof . pois. o item está correto. Portanto. em decorrência do exercício de atividades específicas. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.Os documentos são meios naturais.Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender. de onde os documentos são colhidos naturalmente e representam prova autênticas dessas atividades (naturalidade e imparcialidade). os documentos de arquivo são meios naturais. em virtude do caráter orgânico que possuem. Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Ora. Resolução: A questão trata do conceito de documento de arquivo. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . do fato do documento ser produzido em um único exemplar ou limitado número de cópias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das atividades da entidade. imparciais. a questão está correta. pois não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. a questão está correta. únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. Portanto. elas decorrem do caráter orgânico (interrelacionamento). interdependentes. decorrem das atividades da entidade e são interdependentes. 10.br 9 . 11.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Quanto às características apontadas.com. racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição. 09. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo. (CESPE – ME .Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . Portanto.Arquivista – 2008) . essa questão tem o mesmo sentido da anterior.O meio. O meio realmente limita o conceito de documento. são resíduos e prova das atividades.

e. impressos ou audiovisuais.2008) .com. a questão está errada. como papel. Resolução: Os métodos de classificação de arquivos serão vistos na próxima aula.pontodosconcursos. 13. ele serve para servir de elemento de prova ou de informação. No entanto. em geral. Barreto e Fernando Graeff www.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . (CESPE – TRE/MA . manuscritos. filme. como já falado diversas vezes. No entanto. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . reproduções ou referências virtuais. 14. Resolução: A primeira parte do enunciado está perfeita. disco magnético etc. tem um caráter orgânico. pois. disco ótico. perde muito de seu valor. Portanto. o da organicidade (de novo). faz parte de um conjunto. essa questão envolve outro conceito já conhecido. da organização e do funcionamento dos órgãos.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Pois o material sobre o qual as informações são registradas. É necessário o conhecimento da relação entre as unidades. pois o documento de arquivo.2008) .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 A função também limita o conceito de documento de arquivo. a organização e o funcionamento dos órgãos. Portanto.O documento orgânico pode ser produzido ou Prof .. reproduções e referências visuais são tipos de documentos dos centros de documentação e não documentos de arquivo. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . 12.br 10 . Os documentos são.Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal.O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades. o suporte não é limitador do conceito. a questão está correta. fora dele. não servem para determinar se um documento é de arquivo ou não. O erro da questão está na segunda parte.

produzidos pela própria instituição e/ou recebidos de outra instituição.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica. 15. Então para a definição teórica desse princípio é necessário o conhecimento dos conceitos de instituição. 16.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A instituição — como sujeito produtor de documentos —. o item está correto. e um segundo nível. (CESPE – ANTAQ . Portanto. O documento é considerado orgânico ou não. (CESPE – ANTAQ . pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Resolução: O gênero documental não tem nada a ver com a organicidade dos documentos. para serem considerados documentos de arquivo devem ser orgânicos. Resolução: O enunciado está perfeito.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível. de acordo com a relação que guarda com o conjunto de documentos que formam o arquivo. Os documentos não-orgânicos não são considerados documentos de arquivo. (CESPE – ANTAQ . o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. e.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico. Portanto. portanto. O Princípio da proveniência determina que o arquivo produzido por uma entidade coletiva. dessa instituição. Portanto.pontodosconcursos. podem ser de origem interna ou externa. pois o que os diferencia é o gênero documental. a questão está errada. interna ou externa. de documentos de arquivo e por último de arquivo.com. que se baseia em Prof . Barreto e Fernando Graeff www. que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos.br 11 . Resolução: Já vimos que os arquivos de uma instituição têm origem em documentos de arquivo. 17. o item está correto.

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo.pontodosconcursos. (CESPE – ME . o item está correto. 20. mantendo sua estrutura orgânica original.com.Arquivista – 2008) .br 12 . (CESPE – Defensoria Pública da União . basicamente. mantendo sua estrutura orgânica original).Arquivos correntes são formados. ele determina que a estrutura orgânica original deve ser respeitada. Resolução: Perfeito o enunciado. o item está errado. (CESPE – ME . já temos condições de responder essa questão. traz o conceito do princípio da proveniência. não é mesmo?! Prof . Resolução: Completamente errado. na verdade. Portanto. O enunciado diz respeito aos 2 graus distintos do Princípio da Proveniência (lembra-se): o princípio de respeito aos fundos (que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos) e o princípio de respeito à ordem original (que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo. Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Brincadeira não é? Princípio da santidade? O enunciado. 19. por documentos com valor informativo. Portanto.A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho. o item está correto. trata-se do princípio de respeito à ordem original. 18.O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem. não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. Portanto.Arquivista – 2010 Adaptada) .Arquivista – 2008) . Resolução: Com o que aprendemos até agora.

Resolução: A questão trata da centralização ou descentralização dos arquivos correntes. (CESPE – ANTAQ . legal e fiscal. Barreto e Fernando Graeff www.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações. Em suas fases. os arquivos devem ser centralizados.pontodosconcursos.br 13 . 22. Localização Próximo aos escritórios Distante dos escritórios Distante dos escritórios Logo. Para tratarmos desse assunto temos que ter consolidado os conceitos de arquivo corrente. 21. embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. se você precisar acessar um documento com muita provavelmente vai querer ele perto de você. Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos.Arquivista – 2010 Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. intermediário e permanente. basta lembrar que os arquivos correntes são aquelas frequentemente acessados. Prof . ou seja. (CESPE – Defensoria Pública da União .com. intermediária e permanente. Resolução: Para responder essa questão. ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. Ora. o item está correto. não é mesmo? Idade do arquivo Corrente Intermediário Permanente Valor predominante Primário Primário Secundário Frequência de uso Alta Média Baixa frequência. com função administrativa.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Os arquivos correntes são formados por documentos com valor primário.

A despeito dessas vantagens. isto é. Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. Barreto e Fernando Graeff www.br 14 . delegacias – carecendo. portanto. às vezes em áreas geográficas diferentes – agências. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção. registro. de seus programas de trabalho.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. distribuição. e. filiais. ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: Prof . deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento. economia de espaço e equipamentos. citam-se: • • • • • • treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo. Comercialização e Transportes. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema.com. redução dos custos operacionais. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. nítida delimitação de responsabilidades. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. Para completar o sistema. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.pontodosconcursos. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. como também todas as atividades de controle – recebimento. com eficiência. esta deverá ser aplicada em nível de departamento. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece.

Neste sistema. funciona como agente de recepção e expedição. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição. preparo para transferência etc. Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. movimentação e expedição de documentos correntes. Quando o volume de documentos é reduzido. isto é.pontodosconcursos. registro. • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. classificação. além do arquivamento propriamente dito. Se a massa documental for muito grande. Nesse caso. Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. controle de empréstimos. o órgão de protocolo e comunicações. além dessas tarefas. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. tais como abertura de dossiês.br 15 . Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. que também deve integrar o sistema. isto é: recebimento. Não raro. da tramitação dos documentos etc. é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas.com. distribuição. como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por todas as operações de arquivamento decorrentes. Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação. Barreto e Fernando Graeff www. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 • centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos. da classificação. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações. do registro. mas fundamentada em rigorosos Prof .

portanto. Portanto.br 16 . devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. suas atividades. conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de âmbito nacional. Logo. a questão já estaria errada somente por falar que a descentralização é motivada pela “economia”. além de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. 23. organização pequena = arquivo organização complexa e grande = arquivo descentralizado.Arquivista – 2010 Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário. a questão está errada. enfim.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 critérios técnicos. (CESPE – ANTAQ . normalmente. Prof . Ora. seus tipos e volume de documentos. Barreto e Fernando Graeff www. Vamos voltar a nossa questão. centralizado. a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo.com. portanto. Ou seja. o item está incorreto.pontodosconcursos. perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir. o enunciado da questão dispôs o inverso. Então. a localização física de suas unidades administrativas. de seus programas de trabalho. (CESPE – Defensoria Pública da União . com eficiência. estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras. e.A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) . pois. Além disso. Resolução: Acabamos de discutir que a descentralização dos arquivos implica um maior custo. Já. complexa e fisicamente grande. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir. vimos que os arquivos intermediários e permanentes geralmente estão centralizados.

será feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado. Resolução: Antes de responder a questão. projetos etc. o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.). 2. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos: a) posição do arquivo na estrutura organizacional administração – recomenda-se que seja a mais alta possível. Ou seja. iconográficos.pontodosconcursos.). o tamanho e estado de conservação do acervo. da Prof . as espécies documentais (cartas. A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1. faturas.Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização.com. vamos dar um passo para trás e falar um pouco sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: organização e administração de arquivos. Barreto e Fernando Graeff www. enfim.Arquivista – 2008) .O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. informáticos etc. são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais.Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior. os recursos humanos da instituição. e coleta de Nessa etapa. todos os dados relevantes para o arquivo da instituição.br 17 .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1) 24. 3. (CESPE – ME .Levantamento de dados: atividades de exame informações acerca da documentação do arquivo.

Barreto e Fernando Graeff www. a partir dos dados coletados..com. não era preciso saber tudo o que falamos acima para respondê-la. Como vimos. d) definição dos métodos de arquivamento. c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo. vamos voltar. Na realidade. mesmo organizações que não tenham grande quantidade de documentos acumulados. formulários etc. A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados. e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento. realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o resultado do diagnóstico). Ou seja. agora. 4. podem e devem passar por um diagnóstico. f) necessidades de recursos humanos. Contudo. rotinas.Implantação e acompanhamento: implementação do plano de arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos.pontodosconcursos. g) escolha das instalações e equipamentos.br . Bom. h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?). a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico.. 18 Prof . à nossa questão. as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo. Dessa forma. foi bom poder aproveitar a oportunidade para tratar. da organização de arquivos. O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições com massa documental acumulada de grandes proporções. com um pouco mais de detalhes. o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite apontar. normas. de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível propor melhorias no sistema arquivístico. nos casos de descentralização.

Ainda não falamos sobre “tabela de temporalidade” e “código de classificação” (discutiremos isso nas próximas aulas). Desta forma. Vimos que o diagnóstico é realizado a partir de diversos dados coletados.O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. o item está errado.Arquivista – 2008) . pode-se dizer que ao se fazer o diagnóstico obtém-se informações que servirão também para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade. Resolução: O diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. Dessa forma. Portanto. Prof . Barreto e Fernando Graeff www. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . está incorreto afirmar que o principal dado é o tamanho do acervo.br 19 . 25. Resolução: Essa questão também trata sobre diagnóstico do arquivo. tais como: gêneros e espécies documentais. O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnóstico é a quantificação de seu acervo documental. (CESPE – ME .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Portanto. o item está correto. respectivamente.pontodosconcursos. em processos de destinação e protocolo. recursos humanos. 26. Por enquanto nos basta saber que são instrumentos utilizados. Uma vez que não foi afirmado que essa é a única função do diagnóstico.Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. o item está errado. funções e atividades afetas à instituição etc. pois é apenas uma das inúmeras informações necessárias para a realização do diagnóstico. tamanho e estado de conservação do acervo.com.

estabelecendo sua destinação. Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.br 20 . Nessa fase.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . expedição. Isso é uma dica muito importante! Leiam a Lei nº 8. são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. distribuição e tramitação). apenas com a leitura da legislação. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração. isto é. podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária.159/91 – são apenas quatro páginas. evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. já seria possível responder a questão. avaliação e arquivamento de documentos. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Voltando ao conceito de gestão de documentos.159. nessa fase. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. das quais o CESPE adora retirar suas questões.” Perceba que.Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção. uso. com vistas a estabelecer seus Prof . (CESPE – TRE/GO . classificação. visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. “Art. utilização e destinação. registro. de 8 de janeiro de 1991. Resolução: O conceito fundamental de gestão de documentos é dado pela Lei nº 8.com.pontodosconcursos. tramitação. Além disso. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. tramitação.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 27. Barreto e Fernando Graeff www. Podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos: produção. Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento. uso. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção.

O único conceito diferente é “destinação” que.. Resolução: Vimos que a gestão de documentos está expressamente prevista no art. Veremos. como esse assunto é abordado nas mais diversas formas.Arquivista – 2010 Adaptada) . pois isso é muito cobrado pelo CESPE. uso.Com a gestão eficaz de documentos. Portanto. estabelecendo sua destinação. Voltando à nossa questão. tramitação. Barreto e Fernando Graeff www. como vimos. É muito importante que o aluno guarde o conceito de gestão de documentos e suas fases (produção. significa definir quais documentos serão eliminados ou recolhidos para guarda permanente. 29. praticamente. avaliação e arquivamento de documentos. determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição. Logo. determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (CESPE – Defensoria Pública da União . 21 Prof . nas próximas questões.. a questão é. o item está errado. isto é. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) .159/91. 3º da Lei nº 8. basta lembrarmos-nos do conceito de valor secundário dos documentos e ter em mente a definição de gestão de documentos.” Ou seja. temos que: “Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção.pontodosconcursos. uma cópia literal da definição trazida pela Lei nº 8. Resolução: Para responder essa questão.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 prazos de guarda.com. o item está correto.A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos.br . 28.159/91. impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. utilização e destinação).

contribuir para a difusão de normas e informações. Ora.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Como vimos na aula passada. Resolução: Essa questão contém dois erros. O primeiro está em afirmar que não é objetivo da gestão de documentos racionalizar sua produção. já vimos que uma das principais características da fase de produção de documentos é contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração. Já.com. apresentar estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. evitando duplicações desnecessárias. (CESPE – TRE/MA . Ainda nessa fase. Barreto e Fernando Graeff www. o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários. Prof .br 22 . Portanto. informativo etc. É exatamente o oposto disso. sugerir a criação ou extinção de modelos de formulários. a gestão de documentos não impede que os documentos de valor secundário sejam conservados de forma permanente. Enfim.Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos. Dessa forma. desempenhar atividades visando sempre à racionalização da criação de documentos. o item está errado. também diretamente ligados ao conceito de gestão de documentos.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histórico. 30. eliminar os documentos de valor secundário. Uma gestão eficaz avalia os documentos e determina quais serão objeto de arquivo permanente. cultural. cabe ao arquivista propor a consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência. opinar sobre a escolha de equipamentos.). sim. mas.pontodosconcursos. justamente em face do seu valor secundário. o segundo erro é o mesmo que constatamos na questão anterior: o objetivo da gestão de documentos não é eliminar os documentos de valor secundário.

A criação. Resolução: Outra questão sobre as fases da gestão de documentos. 31. Por enquanto. em especial.com. trata da fase de destinação de documentos. por sua vez. (CESPE – MMA . 32. utilização e destinação. o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. O arquivamento faz parte da fase de utilização. Trata-se das atividades de análise (=avaliação do valor dos documentos) e seleção (=decidir quais os Prof . Voltando à questão. o item está errado. basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes. Portanto. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . sobre essa atividade. Já falamos também sobre essa fase. arquivamento não é uma fase da gestão de documentos.A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Pelo contrário. mais adiante.Agente Administrativo – 2009) . o item está errado. Portanto.br 23 . Falaremos. Como vimos. sobre os métodos de arquivamento (na próxima aula). Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos. as fases da gestão de documentos são três: produção. de forma a permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administração. somente pertence à fase de utilização. deve-se avaliar o valor de prova e de informação para instituição (=avaliação) para determinar quais vão para o arquivo permanente e quais serão eliminados (=destinação). Resolução: Essa questão.

br 24 . Além disso. preservados no arquivo permanente e quais serão Olhando para o enunciado da questão.Na gestão de documentos. Barreto e Fernando Graeff www. é possível constatar o erro: não existe a fase “preservação” na gestão de documentos. Prof . Portanto. as atividades de protocolo. 33. são também desenvolvidas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. Essa fase envolve métodos de protocolo.com.Agente Administrativo – 2009) . de organização e de arquivamento durante a idade corrente e intermediária. Como vimos. Preservar documentos de valor secundário no arquivo permanente é apenas uma das consequências das atividades da fase de destinação.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 documentos serão eliminados). Voltando à questão. técnicas ou científicas das instituições. de classificação.pontodosconcursos. Portanto. (CESPE – MMA . Resolução: Finalmente essa questão trata da fase de utilização de documentos. podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilização de documentos. refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua função administrativa. a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. o item está errado. podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo. Enfim. indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. o item está certo.

. vemos você na próxima aula. Resolução: A gestão de documentos está intimamente ligada ao ciclo vital e à teoria das 3 idades. Ora.. e Fernando. protocolo.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 • Produção • elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição criação de documentos essenciais à administração.br 25 . Com isso terminamos nossa aula de hoje. Logo.Arquivista – 2010 Adaptada) . logicamente essa ligação é muito clara. ou seja.A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias classificação. vimos que gestão de documentos começa com produção (“nascimento”) e termina com a destinação (“morte”) dos documentos de um arquivo. Prof .com.pontodosconcursos. Barreto e Fernando Graeff www. até lá e bons estudos. arquivamento durante a intermediária organização idade corrente e e e à Gestão de Documentos • Utilização • • Destinação • normas de acesso à documentação recuperação de informações análise e avaliação dos documentos (valor) definição de quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados 34. o item está errado. (CESPE – Defensoria Pública da União .

julgue o item a seguir.com. (CESPE – ME . não tendo limitação quanto ao número de cópias.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . 1998 (com adaptações).Os documentos textuais. (CESPE – TRE/MA . organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos. (CESPE – TRE/MA . mantidos e usados ativamente por seus criadores. 02. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada. 05. 07. (CESPE – TRE/MA . Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os arquivos são reconhecidos.Arquivista – 2008) . mesmo destacado do todo ao qual pertence. 06.Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade.pontodosconcursos. da honra e da imagem de outras pessoas. como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas.Os documentos de arquivo existem em vários exemplares.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . cada vez mais. audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos.Um documento de arquivo. Barreto e Fernando Graeff www. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas. 03. Tendo o texto acima como referência inicial.O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . quando autorizado pelo judiciário. 04. Os fundamentos da disciplina arquivística.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Lista de Questões 01. (CESPE – TRE/MA . (CESPE – TRE/MA . materiais ou financeiros. tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Lisboa: Dom Quixote. depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente 26 Prof . contidas em documentos de arquivo.Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. (CESPE – TRE/GO .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . exclusivamente particulares.br . relativo aos arquivos.

Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .2008) . 10.pontodosconcursos. 09. impressos ou audiovisuais. a organização e o funcionamento dos órgãos.Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender. imparcialidade. interna ou externa.2008) . 12.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 e. 14.O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . 13.Arquivista – 2008) .O meio. interrelacionamento e unicidade. reproduções ou referências virtuais. o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo.Os documentos são meios naturais. racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.Arquivista – 2008) .com.O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades. em geral. pois o que os diferencia é o gênero documental. 08. dessa instituição. Os documentos são. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS .Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica. (CESPE – TRE/MA . Prof . Barreto e Fernando Graeff www. únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador.2008) . quando seu uso operacional termina completamente.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . finalmente.Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . manuscritos. 11. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS .br 27 .O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . 15. devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) . interdependentes. naturalidade. 16.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A instituição — como sujeito produtor de documentos —. (CESPE – ME . o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. (CESPE – ANTAQ . imparciais. (CESPE – ME . (CESPE – ANTAQ .

(CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – ME .Arquivista – 2008) .Arquivista – 2010 Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações.O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem.br 28 Prof . mantendo sua estrutura orgânica original. 21. 22.Arquivista – 2008) .com. 20.A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho. (CESPE – ANTAQ .Uma das funções do situação arquivística é reunir informações suficientes para a código de classificação e da tabela de temporalidade de arquivo. 25. Barreto e Fernando Graeff . 26.O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 17. ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos.O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. 23. (CESPE – diagnóstico da elaboração do documentos de Policia Federal – Escrivão – 2009) .Arquivista – 2010 Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.Arquivista – 2008) .pontodosconcursos.Arquivista – 2010 Adaptada) .Arquivista – 2008) . e um segundo nível. por documentos com valor informativo. (CESPE – ME . (CESPE – Defensoria Pública da União . basicamente. (CESPE – ME . www. (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – ME .Arquivos correntes são formados. não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo. 18. 19.Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível. (CESPE – ANTAQ . 24.

avaliação e arquivamento de documentos.A criação. as atividades de protocolo.Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos. (CESPE – TRE/MA . (CESPE – Defensoria Pública da União . 32.A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. (CESPE – Defensoria Pública da União . o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. 31.Arquivista – 2010 Adaptada) . a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.br 29 . (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) .Com a gestão eficaz de documentos. (CESPE – MMA . uso. determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. isto é. 29. estabelecendo sua destinação.A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos.Agente Administrativo – 2009) . 34.com. 30. mas.pontodosconcursos. Barreto e Fernando Graeff www. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .Na gestão de documentos. (CESPE – TRE/GO . 33. (CESPE – MMA .A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Prof . tramitação.Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção.Arquivista – 2010 Adaptada) .Agente Administrativo – 2009) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 27. 28. eliminar os documentos de valor secundário.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . sim. impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 GABARITO: 01 E 11 E 21 C 31 E 02 E 12 C 22 E 32 E 03 C 13 C 23 E 33 C 04 E 14 E 24 E 34 E 05 C 15 C 25 E 06 E 16 C 26 C 07 C 17 C 27 C 08 C 18 E 28 E 09 C 19 C 29 E 10 C 20 E 30 E Prof .com. Barreto e Fernando Graeff www.br 30 .

Barreto e Fernando Graeff www.553.159. Rio de Janeiro: Ed.R. Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Conarq . Decreto nº 1. BELLOTO. 2002. Prof . de 8 de janeiro de 1991.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Bibliografia BRASIL. 2005.pontodosconcursos. T. Ed. princípios e técnicas.171/1994 (e suas atualizações). Rio de Janeiro: Ed. Rio de Janeiro. FGV. FGV. Arquivo: teoria e prática.br 31 . 2004.Conselho Nacional de Arquivos. Marilena Leite. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. FGV. SCHELLENBERG.com. Arquivos modernos. PAES. Lei nº 8. de 27 de dezembro de 2002. Decreto nº 4.

....................... hoje iremos terminar o assunto gestão de documentos iniciado na aula passada.. .. participem do Fórum de dúvidas. Barreto e Fernando Graeff www..... 01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (2) .................... ..................... vá diretamente ao final deste arquivo. Dito isto... mãos à obra... Prof ................. por último........... você poderá tirar suas dúvidas.......02 Lista de questões ............................. Bem vindo à nossa terceira aula.... Não esqueça.... 40 Bibliografia ... 46 Introdução Prezado Aluno..... caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários......com............... auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos... que é um dos diferenciais do Ponto...br 1 ....pontodosconcursos..... ........... lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula............Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Introdução .................................................. Lá............... E.... ...

os arquivos correntes (= primeira idade) são constituídos por documentos que. vamos repetir. os arquivos correntes devem permitir aproveitar. aumentando. legais. não é? O item está correto.pontodosconcursos.O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário. inerentes a essa idade do arquivo: 1) 2) 3) 4) 5) Protocolo (recebimento. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. a eficiência administrativa. No cumprimento de suas funções. Como vimos. Barreto e Fernando Graeff www.com. vamos aproveitar o espaço para introduzir um novo assunto: gestão de documentos correntes.br 2 . Resolução: Vamos retomar agora um tema já exaustivamente discutido em nossas aulas: Teoria das Três Idades (não esqueça que. repetir e repetir. até saber de cor). Ora. Contudo. classificação. assim. fiscais etc. Podemos destacar cinco atividades distintas.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (2) 01. registro e movimentação) Expedição Arquivamento Empréstimo e consulta Destinação Prof . responder essa questão. Lembre-se que o valor primário de um documento é atribuído em função do interesse que possa ter para a organização. a informação disponível e necessária à tomada de decisões. ao máximo. só com isso já podemos. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . facilmente. são frequentemente consultados. muitas vezes. pelo seu valor primário.

Prof ..Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . armazenar os documentos em fase corrente. Portanto.. Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição. distribuição de documentos etc. despachar documentos enviados por setores do órgão. misturando protocolo com destinação. classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos. as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento. Bom. o item está errado. registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação. fazer o controle de retirada. a primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo. (CESPE – TRE/MA . Resolução: Agora. podemos responder essa questão com base no que acabamos de discutir. aqui.As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 02. emprestar os documentos aos setores que os solicitarem.As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições.br 3 . atividades como recebimento e expedição de correspondências.pontodosconcursos. 03. Resolução: Como falamos na questão anterior.com. Como vimos. estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. protocolo e destinação são fases distintas e uma não faz parte da outra. controlar o prazo para devolução do documento. Ou seja. prestar informações contidas nos documentos. classificação. (CESPE – TRE/GO . a banca quis fazer uma confusão entre as atividades presentes no arquivo corrente. Dessa forma.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Barreto e Fernando Graeff www.

faz parte das atividades dos arquivos correntes.. a distribuição e a tramitação dos documentos. É fácil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-ReMo. que engloba o recebimento.com. basta sabermos se pertencem ou não ao protocolo. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . registro ou movimentação. 04. fala que as seguintes atividades são rotinas de protocolo: • receber documentos enviados por outras instituições (Recebimento) • despachar documentos enviados por setores do órgão (Movimentação) • armazenar os documentos em fase corrente (?) • emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) • fazer o controle de retirada dos documentos (?) • controlar o prazo para devolução do documento (?) • prestar informações contidas nos documentos (?) • estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional (?) Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-ReMo. Essa questão. 4 Prof .. Re-Cla-Re-Mo. Barreto e Fernando Graeff www. gostou do mnemônico? (risos) Geralmente. usamos nosso Re-Cla-Re-Mo. classificação. as questões trazem uma série de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. As outras não são recebimento. registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. Resolução: A atividade de protocolo.O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e. Classificação.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Portanto.pontodosconcursos. o item está errado. Portanto. O item está correto.br . (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação. para responder esse tipo de questão. o registro. Para isso. por exemplo. aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento. por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes. Registro e Movimentação dos documentos. De qualquer forma. não precisamos saber em que fase estão inseridas as atividades. 05. a classificação. por suas características.

Resolução: As questões 5 e 6 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. o documento foi enviado para o destinatário.com.Agente Administrativo – 2009) .Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA.br 5 . Na questão 6. temos: • Recebimento e Classificação • Registro e Movimentação • Conservação e preservação (?) Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento. o item está certo. (Registro) • expedição. em vários setores até que os Prof . No MMA. Barreto e Fernando Graeff www.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 06.O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. temos: • registro. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro. tramitando. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa . Classificação. 07. registro ou movimentação. (CESPE – MMA . incluindo-as em uma base de dados. o item está errado. classificação. a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Portanto. Registro e Movimentação. distribuição e movimentação (Movimentação) Portanto. apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. distribuição e movimentação são típicas do protocolo. Em seguida. 08. posteriormente.2008) . Viu como é simples? Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento. Na questão 5.pontodosconcursos. o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste. expedição.

consideram-se sigilosos os documentos que. Na situação em apreço. 5º deste decreto classifica as informações sigilosas. ele não deveria ser aberto no setor de protocolo. mas encaminhado diretamente ao destinatário. quanto à natureza do assunto. requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. O art. em quatro graus de sigilo: Grau de • • • Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto sigilo + • Prof . A regulamentação dos documentos sigilosos é feita pelo Decreto nº 4. em razão do seu teor e de seus elementos intrínsecos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado. explicamos que. devam ser de conhecimento restrito e. a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. portanto.pontodosconcursos. Por um lado. que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: caráter ostensivo e sigiloso dos documentos. por sua natureza.553.br 6 . de 27 de dezembro de 2002. se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo. onde deve ser mantido até ser eliminado.com. Por outro lado.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 problemas fossem resolvidos. Na aula 01. Resolução: Para resolver as questões 07 e 08. Barreto e Fernando Graeff www. o documento foi encaminhado a outro espaço. os documentos podem ser ostensivos (=ordinários) ou sigilosos.

• encaminhar diretamente os documentos destinatários (Movimentação).br 7 .pontodosconcursos. Resolução: Prof . não precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. e sancionada em instância superior: se federal. de protocolo. Barreto e Fernando Graeff www. não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos.. a partir da sua leitura. o item está errado. que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos. contudo. Portanto. sigilosos aos respectivos • abrir os documentos de caráter ostensivo e.com. vamos voltar às questões. pela Casa Civil da Presidência da República. então. se for o caso (Classificação). Para resolver a questão 07.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Já a questão 08 afirma que as correspondências de caráter ostensivo não devem ser abertas pelo protocolo. deve: • separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação). São as de caráter sigiloso que não podem ser abertas.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão. ao receber documentos. Como vimos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Nesse contexto. 09. Separar correspondências oficiais das particulares e separar correspondências oficiais de caráter ostensivo das de caráter sigiloso são atividades de classificação. isso é incorreto. (CESPE – TRE/GO . Portanto.. pelo Gabinete do Governador. Bom. o item está certo. interpretar e classificá-los com base no código de assuntos. a unidade de protocolo. e • encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação). Observe. ou seja. se estadual. Basta lembrar-se do no mnemônico Re-Cla-ReMo. na realidade.

• possibilidade e custos de reprodução (e. de acordo com a legislação vigente. após determinado prazo. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso. os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização. Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos.com. Já vimos que alguns documentos têm valor temporário. há pontos-chave que sempre devem ser observados: • importância do documento com relação aos valores administrativo e probatório (=primário) ou histórico (=secundário). enquanto outros nem tanto. microfilmagem – falaremos sobre isso na aula 04).pontodosconcursos. • espaço. e • número de cópias existentes. Barreto e Fernando Graeff www. a informação que contêm deve ser preservada em caráter permanente. selecionar e eliminar os documentos. Temporários: podem ser descartados. alguns deles são frequentemente utilizados. É evidente que a eliminação de documentos. não pode ser feita indiscriminadamente.br 8 . surge a necessidade de avaliar.apesar de não serem vitais. de acordo com seus valores informativo e probatório.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Vamos falar agora de outra importante fase da gestão de documentos: avaliação e destinação. Dessa forma. Prof . enquanto que outros têm valor permanente.g. Permanente: devem ser conservados indefinidamente . • prazos de prescrição e decadência de direitos. Além disso. equipamento utilizado e custos de arquivamento. quando cessa o valor do documento. Em relação ao seu valor.

de acordo com o seu valor. após a extinção do valor primário.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . Gabinete do Governador etc. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS .. os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório).” Voltando à nossa questão.com. temos que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público não depende de autorização da presidência do órgão em questão. 11.) A eliminação desses documentos se dá mediante autorização da instituição arquivística pública. Portanto. Barreto e Fernando Graeff www.. aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Bom. traz o seguinte: “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública.pontodosconcursos. legal ou fiscal). Resolução: Prof . item certo. Portanto. após a extinção do valor primário (administrativo. (CESPE – TRE/MG .159/91. saindo um pouco da teoria e entrando na legislação. muito menos deve ser sancionada em instância superior (Casa Civil da Presidência da República. Resolução: De acordo com o que vimos na questão anterior. Dessa forma. desde que. o item está errado. a eliminação dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliação e destinação. selecionados e eliminados. É nessa fase que os documentos são avaliados.br 9 .Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .A eliminação dos documentos pode ser feita. na sua específica esfera de competência. 10.2008) . os documentos que não apresentem valor secundário serão eliminados.Na avaliação dos documentos. o artigo 9º da Lei nº 8.

de acordo com os valores que lhes são atribuídos. o item está errado. Prof . Resolução: Os instrumentos de destinação são os atos normativos elaborados pela organização. 12. Barreto e Fernando Graeff www. você acha que esse instrumento é aplicado na fase de avaliação e destinação? Você lembra em qual fase da gestão de documentos falamos de classificação? Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo. Os dois principais instrumentos de destinação são: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários. estabelece os critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação. nos quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Antes de explicar o que significa isso. Portanto. O código de classificação é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Mesmo sem saber o que é código de classificação. quero fazer uma pergunta a você. a classificação dos documentos é feita na fase de protocolo e esse é o momento em que o referido instrumento é mais utilizado.pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Essa questão trouxe uma nova expressão: código de classificação. A avaliação tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinação. Além disso.br 10 . Como vimos. (CESPE – TRE/GO .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. ou recolhidos aos arquivos permanentes.com.

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Em uma tabela de temporalidade de uma empresa. verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade. Acabamos de falar sobre isso na questão anterior.. É exatamente isso. Resolução: Essa questão veio com um enunciado enorme. poderia estar definido que os cartões de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Serviço de Pessoal e depois eliminados.. Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: 1. registrar os documentos a serem eliminados. ou que os contratos de prestação de serviços de limpeza deveriam ser conservados em caráter definitivo no arquivo permanente. Portanto. não? O enunciado afirma que a destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. por exemplo. trazendo uma série de atividades relacionadas à destinação de documentos. Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente.pontodosconcursos. Vejamos. De volta à questão. fácil encontrar a resposta.br 11 . elaborar termo de eliminação. fica.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . para assustar os candidatos. o item está certo. A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. 13. a destinação dos documentos (prazos e critérios para eliminação e guarda) é definida nesse instrumento. a partir de Prof . proceder à eliminação. agora.Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade. Barreto e Fernando Graeff www. Veremos que não é nenhum “bicho de sete cabeças”. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido.com. (CESPE – TRE/GO . elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária.

proceder à eliminação. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido. As listas de eliminação. Essa atividade também é bem lógica. Falaremos. mas já dava para perceber que também faz parte da fase de destinação. adiante. Portanto. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. Prof .pontodosconcursos. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermediário também faz parte da fase de destinação. Barreto e Fernando Graeff www. 4. não é? O termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. 6. Ainda não havíamos falado sobre o termo de eliminação. Para proceder com a destinação é preciso verificar. 2. O ato de eliminar os documentos também faz parte da fase de destinação. relacionam os documentos a serem eliminados. registrar os documentos a serem eliminados.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 prazos e critérios para recolhimento e eliminação. Essa atividade também é bem lógica. 3. os prazos de guarda estabelecidos. Essa atividade também é bem lógica. como vimos.com. sobre as diferenças entre recolhimento e transferência.br 12 . existem as listas de transferência (documentos destinados à fase intermediária) e as listas de recolhimento (documentos destinados à fase permanente). 5. na tabela de temporalidade. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária. verificar esse instrumento faz parte da fase de destinação. e De forma semelhante à lista de eliminação. 7. elaborar termo de eliminação.

segundo critério temático. não é mesmo? A destinação dos documentos é indicada na tabela de temporalidade e não no plano de classificação. (CESPE – TRE/GO . indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. item a item. Já não temos com errar. pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos. concluir em que fase da gestão de documento a questão se refere.pontodosconcursos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . o item está errado. vimos. Resolução: Em questões como essa. que está correta.O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo. 15. (CESPE – TRE/GO .A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. Procure entender.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Você viu que apesar da extensão da questão e de algumas definições que ainda não havia visto. não se assuste ao se deparar com uma questão que traga alguns termos ou expressões que ainda não viu de forma literal. Catálogo seletivo de documentos é aquele que toma por unidade. Resolução: Mais uma questão que tenta confundir os instrumentos de destinação com os de classificação.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . é possível respondê-la sem muitos problemas. temos que ter em mente quais são os principais instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação. Portanto. Basta entender bem no que consiste a fase de destinação. Nada tem a ver com a fase de destinação. Prof . Quanto a essa questão. 14. Portanto. a partir daí. o que está por trás e. Barreto e Fernando Graeff www. documentos previamente selecionados.com. que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa.br 13 .

18. É esse plano que vai dar origem ao código de classificação. 17. 16. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . facilitando a posterior recuperação.com. o arquivo intermediário (=segunda idade) é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes.Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Resolução: Vamos utilizar as questões 17 e 18 para relembrar um conceito importante visto na aula inaugural: arquivo intermediário. Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos. a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação. que aguarda destinação. Como vimos. Logo. Barreto e Fernando Graeff www. assim como o arquivo corrente.Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e. com uso pouco frequente. Resolução: Acabamos de ver que o esquema de distribuição de documentos em classes.Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 O plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes. elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido é chamado de plano de classificação. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .br 14 .pontodosconcursos. Portanto. (CESPE – ANAC . a assertiva está correta. de acordo com métodos de arquivamento específicos. o item está errado. elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. é constituído de documentos de valor primário. Prof . posteriormente. de acordo com métodos de arquivamento específicos.

mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Barreto e Fernando Graeff www. Já dá para ver o erro da questão: o arquivo intermediário não é acessado frequentemente.. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .pontodosconcursos.br 15 . já podemos responder. Resolução: Vamos utilizar essa questão para lembrar. que são conservados em razão de seu valor histórico ou documental (=valor secundário) e que permitem conhecer o passado e a evolução de uma organização. Isso está correto. é também denominado de “limbo” ou “purgatório”. 19. o item está correto. na realidade. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. quando. legal ou fiscal). Portanto. é formado por documentos de valor secundário. agora. Portanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo. mais uma vez. Vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa (=valor primário). assim como o arquivo corrente.. o item está errado. pois os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm valor primário. Prof . por esse motivo.com. as questões. legal ou fiscal. A questão comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente é formado por documentos com valor primário (valor administrativo. Bom. A questão 18 afirma que os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. A questão 17 afirma que o arquivo intermediário. o que são arquivos permanentes. é constituído de documentos de valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à frequência de utilização dos documentos.

os documentos são analisados em função do valor e da frequência de uso.Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. respectivamente.br 16 . (CESPE – TRE/GO . Barreto e Fernando Graeff www. mas com valor secundário sem valor primário e secundário Frequência de uso alta baixa baixa Destino permanece no arquivo corrente transferência para o arquivo intermediário recolhimento para o arquivo permanente eliminação Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que. no fundo. Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário. Prof . vamos em frente para discutir como se dá a gestão de documentos nessas idades do arquivo.com. Agora que já relembramos o que são arquivos intermediários e permanentes. estávamos utilizando de maneira indiscriminada. abaixo. Essas duas variáveis definem qual será o destino do documento: transferência para o arquivo intermediário. o item está errado. na fase de avaliação e destinação.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação. Resolução: Como estudamos. até agora. são bem diferentes: transferência e recolhimento. mas que.pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Portanto. resume bem o que estamos falando: Valor com valor primário com valor primário sem valor primário. O quadro. transferência e recolhimento. 20.

3. Barreto e Fernando Graeff www. e pode ser de três tipos: 1. em cada documento. se for o arquivo intermediário estamos falando de transferência.com. finalmente. se o destino do documento é o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento. são recolhidos para o arquivo permanente. periodicamente. Transferência em duas etapas (= dupla capacidade. podemos definir dois tipos de transferências: permanente e periódica. ocorre em intervalos determinados. se considerados com valor secundário. A transferência periódica. que se indique. não é? (Limbo = Arquivo Intermediário). sem passar pelo “limbo”. Ou seja. Transferência em uma etapa: os documentos com valor secundário são recolhidos diretamente para o arquivo permanente. Transferência de mínimo e máximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo) são transferidos para o arquivo intermediário. o documento é transferido para o arquivo intermediário. Obs. a data em que o documento deverá ser transferido. Você lembra o que é limbo. é a mesma coisa que recolhimento. onde permanecem por determinado período e. Ou seja. Prof . Também caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediário para o permanente. depois de passar de um prazo máximo. Enfim. é recolhido para o arquivo permanente ou eliminado. A transferência permanente ocorre em intervalos irregulares e exige. 2. Guarde isso! Indo um pouco mais a fundo. ao atingir um prazo mínimo.br 17 .pontodosconcursos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. transferência múltipa ou método do ciclo): os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. quase sempre. por sua vez. ou seja.

com. Cuidado. como vimos no início dessa aula. 21..Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.br 18 . Portanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Importante! Perceba que recolhimento é um tipo de transferência. primeiramente. É exatamente o que falamos: transferência é a passagem para o arquivo intermediário e recolhimento é a passagem para o arquivo permanente. Resolução: Vamos ver mais algumas definições. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) . Prof . o enunciado afirma que “os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados.pontodosconcursos. o item está certo. que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. é uma das fases da gestão de documentos. • Arquivamento. transferência e recolhimento”. pelo “limbo” (arquivo duas etapas Periódica intermediário) (intervalos quando compreendidos determinados) entre um intervalo de datas mínimo e (mínimo e máximo). pois a banca pode tentar confundir você.. são máximo transferidos para o arquivo intermediário Transferência Voltando à questão. respectivamente. Barreto e Fernando Graeff www. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Permanente (intervalos irregulares) uma etapa recolhidos diretamente (=recolhimento) para o arquivo permanente passam.

Uma importante característica dos documentos transferidos ao arquivo intermediário é que conservam a classificação que lhes foi dada no arquivo corrente. legal ou fiscal). a assertiva está correta. Barreto e Fernando Graeff www. Arquivamento. 23.pontodosconcursos. (CESPE – TRE/AL .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) .Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. Dessa forma. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Portanto. que já não têm uso tão frequente. permite que documentos ainda com valor primário (=valor administrativo. Prof . até serem destinados ao recolhimento ou eliminação. Portanto. portanto. Resolução: Vimos que a função primordial dos arquivos intermediários é servir como um arquivamento transitório. Suas funções para a entidade continuam sendo as mesmas. 22.O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 • Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.br 19 . que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. no que se refere às funções organizacionais (valor primário) para as quais foram criados.com. o item está correto. sejam guardados. é uma das fases da gestão de documentos. Não esqueça. Resolução: Vamos aproveitar essa questão para falar de algo que frequentemente cai em provas. Isso se deve ao fato de as características e propriedades dos documentos continuarem as mesmas. a única diferença entre os documentos correntes e intermediários se refere às suas frequências de uso.

a questão estará errada. A função de um arquivo permanente é reunir. de acordo com as especificidades de cada documento. conservar. determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários.br 20 . Dessa forma. 24.com. cuidado! Toda vez que a banca afirmar. os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Ou seja. descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. É nesse estágio que surge o arquivo permanente. vimos que os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primário. conservar. Portanto. arranjar. os documentos. Vimos que as tabelas de temporalidade.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso. de forma genérica. a questão está errada. ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação). Por exemplo. em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário.A função de um arquivo permanente é reunir. Prof . legais e fiscais. recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. podem constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a sociedade. Tudo isso pode depender de diversas variáveis administrativas. Dessa forma. notas fiscais de compras de matéria-prima podem ficar armazenadas por um período de tempo diferente dos cartões de ponto dos empregados. que uma vez tiveram utilidade funcional. que os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário devem ser mantidos por X anos. diminuindo seu valor administrativo (=primário) e aumentando seu valor histórico (=secundário). (CESPE – TRE/MA . descrever e facilitar a consulta aos documentos. Resolução: Ao longo das nossas aulas.pontodosconcursos. arranjar.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Barreto e Fernando Graeff www.

podemos classificar as atividades de um arquivo permanente em quatro grupos: Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. Agora. que permitem a consulta e divulgação. conservação e referência.” Portanto. Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda.. Resolução: Bom. não é? A questão é uma aplicação direta do nosso De-Co-Re-Ar. Prof .. Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos. descrição e publicação. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS .Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .2008) .. descrição e publicação..pontodosconcursos. Barreto e Fernando Graeff www. o item está certo. ficou fácil.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Assim. “As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo.As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo. conservação e referência. Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima. Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo.com. que tal De-Co-Re-Ar? Descrição – Conservação – Referência – Arranjo Voltando à questão temos: • reunir e arranjar (=Arranjo) • conservar (=Conservação) • descrever e facilitar a consulta (=Descrição) Portanto. o item está correto. 25. podemos pensar em um mnemônico bem legal.br 21 .

na maioria das vezes. talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermediários. pode ser feita a partir de dois critérios. esse é um princípio básico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva.pontodosconcursos. 1. (CESPE – TRE/MA .O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 26. concentrar documentos emanados de diversos órgãos.com. deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do respeito aos fundos). A razão disso se deve ao fato de. A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação. Como vimos na aula passada. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente. ao tratar da documentação de caráter permanente. pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Barreto e Fernando Graeff www. Prof . contudo. Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos correntes? Ou seja.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . pois é o resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermediários. Dessa forma. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo. Resolução: A administração do arquivo permanente é bastante complexa. um dos princípios fundamentais da arquivologia.br 22 .

2.pontodosconcursos. e 3. (CESPE – TRE/AL . 2. a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição. poderíamos constituir um único fundo relacionado à atividade comum a todos os órgãos: “Energia” (Ministério de Minas e Energia..Avaliação e Destinação. Portanto.br 23 .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Por exemplo. Resolução: Vamos falar agora sobre os métodos de arquivamento.. afirma que os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. o item está errado. 27. voltando à questão.Produção. Agora. temos que lembrar que a gestão de documentos é composta por três grandes fases: 1. agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc. antes de tudo.) Bom. Barreto e Fernando Graeff www. Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo com sua semelhança temática. O princípio certo seria o da proveniência.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) .com. agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação. como vimos na aula passada. Por exemplo. seria constituído um fundo para cada órgão: Ministério de Minas e Energia.. Empresa de Pesquisa Energética –EPE. Bom.Utilização.. provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. O princípio da territorialidade. Empresa de Pesquisa Energética –EPE. o enunciado afirma que o tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade. vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades estão distribuídas entre as fases: Prof .

consultado etc. para classificar os documentos produzidos e 24 Prof . na aula passada. O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior à classificação – por meio do esquema que desenhamos. o enunciado afirma que a classificação deve ter como base o plano de classificação da instituição. antes de arquivar. vamos voltar à nossa questão. sabemos que o arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Vimos. é preciso classificar. Depois dessa rápida revisão. é fácil constatar isso.com.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Ficou mais fácil visualizar como as diferentes atividades estão ordenadas dentro do ciclo de gestão de arquivos? Observando a figura acima. selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o código para a sua recuperação. movimentado. composto por nascimento (produção). que o plano de classificação é um instrumento. ou seja.pontodosconcursos. Dessa forma. não? Ora. utilizado nos protocolos. é dentro da fase de utilização que a maioria das funções do documento são exercidas (recebido.). desenvolvimento (utilização) e morte (avaliação e destinação). analisar e identificar o conteúdo dos documentos. Nesse contexto.br . Barreto e Fernando Graeff www. classificado. é possível perceber que o ciclo de gestão de arquivos é um tipo de ciclo vital. Finalmente. arquivado.

respeitando as características dos documentos de arquivo.br 25 . pois é fundamental para a organização ser capaz de armazenar suas informações e recuperá-las no momento desejado. mas são devidos a escolhas erradas. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional.Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodológica e mecânica. (CESPE – ANAC . vamos tratar dos métodos de arquivamento. todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da empresa. elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. julgue o item subsequente. registro. Portanto. classificação. Os problemas que a instituição pode enfrentar não são inerentes ao sistema em si.Técnico Administrativo – 2009) . Quanto aos métodos de arquivamento. O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. 28. Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Agora que já falamos sobre os conceitos de arquivamento e como essa atividade está inserida na gestão dos documentos. Prof . O arquivamento é uma das atividades mais importantes dentro da gestão arquivística. Atenção: apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”. frente às características e necessidades dessa instituição. movimentação e expedição. em relação à qual os documentos devem ser organizados. o item está correto.com.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 recebidos por um órgão no exercício de suas atividades. cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento.pontodosconcursos. Portanto. estará correta. Ou seja.

29. consultar um índice ou código. • Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. os elementos constantes de um documento a considerar são nome (remetente. Prof . Por exemplo. data e assunto. sobre os principais métodos no decorrer dessa aula. numérica (simples ou cronológica) ou por assunto. se você procura por um documento endereçado ao João e os documentos estão organizados alfabeticamente. é o elemento mais importante para cada caso que define como o arquivo será organizado: ordem alfabética. data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.com. falaremos.pontodosconcursos. Assim. Não se preocupe. Barreto e Fernando Graeff www. número. basta ir à letra “J” para encontrá-lo. vimos que o método de arquivamento deve ser escolhido levando-se em consideração a natureza dos documentos e a estrutura da entidade (guarde isso!).Nome. Antes de entrar em cada um dos métodos. é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização. os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.br 26 . Resolução: Na questão anterior.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Nesse contexto. Portanto. número. Quando se trata de planejar a organização do arquivo. é preciso. com mais detalhes. geográfica. antes. o item está correto. local. é importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.Técnico Administrativo – 2009) . (CESPE – ANAC . local. destinatário ou pessoa referida no documento). • Sistema indireto é aquele em que. para se localizar um documento. Ou seja.

cartográficos etc. dependendo.br 27 .ex. local. número.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) .). iconográficos. Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos. Em primeiro lugar. os métodos padronizados utilizam outros elementos de ordenação (p. explicamos que o método de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituição. certo? Ora. seria incoerente pensar que só pode existir um único método de arquivamento para cada instituição. Já. Cada organização comporta diferentes tipos de documentos (cartas. local. data e assunto.: cores). o item está errado. Listamos abaixo os principais métodos de arquivamento: Prof . é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. Portanto. Resolução: Pelo que vimos até aqui.). data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo”. o item está correto. de diferentes gêneros (textuais. temos que “Nome. Dessa forma.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Voltando à questão. memorandos etc. não é? Portanto.com.No que se refere ao arquivamento de documentos. 30. número. Vamos aproveitar o espaço para dar uma visão geral dos principais métodos de arquivamento existentes. notas fiscais. assim. É exatamente o que acabamos de falar. é difícil pensar que seria possível arquivá-los todos com o mesmo método. Portanto. já é possível ver onde está o erro dessa questão. podemos dividi-los em duas grandes classes: métodos básicos e métodos padronizados. de equipamentos e acessórios especiais para sua organização. (CESPE – TRE/AL . Os métodos básicos são os mais utilizados e são baseados naqueles elementos de ordenação que discutimos anteriormente: nome.

e será somente esse nível que trataremos na nossa aula. Esse método é o mais simples de todos. vamos falar um pouquinho mais sobre o método alfabético.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Alfabético Geográfico Simples Numérico Métodos Básicos Ideográficos (Assunto) Numéricos Cronológico Dígito-terminal Alfabéticos Enciclopédico Dicionário Duplex Decimal Unitermo Variadex Métodos Padronizados Automático Soundex Mnemônico Rôneo Você deve estar se perguntando: terei que saber todos esses métodos de arquivamento? Calma! A resposta é não – basta saber que eles existem. Não precisamos nem saber muito sobre arquivologia para respondê-la. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . é direto. As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética. Prof . geográfico e ideográfico). Barreto e Fernando Graeff www.br 28 . A maioria das questões vai somente até o segundo nível de classificação (alfabético. Resolução: Essa questão é bem fácil. não é? De qualquer forma. numérico.com. e tem como elemento principal o nome.pontodosconcursos. 31. respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação (falaremos adiante sobre essas regras).O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

devido ao cansaço visual que pode causar.br 29 . 33. A organização alfabética não é exclusiva para nomes de pessoas e pode ser usada. (CESPE – TRE/MG . Portanto. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . Nos nomes de pessoas físicas. Bernardo Prof . Maria Madalena Santos Cruz. Barreto e Fernando Graeff www. João Cabral. Alberto Luiz Moreira.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . Acreditamos que esse seja o principal detalhamento.com.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Em geral. instituições e órgãos governamentais. o item está errado. por exemplo. 32.pontodosconcursos. empresas. Antônio Resolução: Essa questão e as três seguintes versam sobre as regras de alfabetação. São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade. se comparado aos demais. para nomes de firmas.De acordo com as regras de alfabetação. Barbosa.A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Resolução: Essa questão é bem simples. o método alfabético é mais simples e barato. cobrado em provas de concurso. Pedro Teixeira. pois a maioria delas é bem intuitiva): 1. pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. mas também muito interessante. Contudo. Aníbal Teixeira. entre os métodos de arquivamento. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra.

. Alberto Luiz Moreira. pois a palavra “Santos” não qualifica a palavra “Cruz” – são dois nomes sem nenhuma relação.br 30 . Vitor Monte Alegre. Nesse caso. Portanto. prevalece a ordem alfabética do prenome. Carlos São Pedro. Antônio Santos Moreira. Barreto e Fernando Graeff www.com. Carlos Villa-Lobos. Heitor 3. Felipe Opa. Maria Madalena Santos Cruz. Alberto Luiz Cruz. Antônio A questão tentou fazer uma “pegadinha” com o sobrenome “Santos Cruz”. a alfabetação proposta estaria correta. Flávia São Paulo. Dessa forma. o item está errado. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. com as três primeiras regras. Observe que esse caso não se encaixa na regra 3.. 2.pontodosconcursos. Você consegue ver o erro? Bezerra. Prof . já conseguimos matar nossa questão. Maria Madalena Observe que seria diferente se tivéssemos “Santa Cruz”. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Castelo Branco.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Atenção: quando houver sobrenomes iguais. Vamos continuar com as regras. a ordenação correta seria: Bezerra. Santa Rita.

o. e.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 4. Helena. tais como a. entre parênteses. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho.com. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. d. Sigmund Jung. Maria (Doutora) Marques. Armando (Juiz) Marques. 7. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy. Prof . Costa Filho. Júnior. Neto. Roberto 5.pontodosconcursos. Pedro de Couto. de. Silveira. Arnaldo do 6. sendo colocados após o nome completo. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. uma. Os títulos não são considerados na alfabetação. Albuquerque. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Jorge Damasceno Sobrinho. Ricardo Silveira. John Freud. do. R.br 31 . não são considerados. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. um. Jorge da Costa Neto. Os artigos e preposições. Sílvia 8. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. mas não são considerados na ordenação alfabética. Carl Gustav 9. Carlos Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção. Barreto e Fernando Graeff www. Rosana d’ Almeida. Silveira.

os artigos e preposições que os constituem. 10. Angel Del Oviedo y Baños. porém. Michael Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5. Francisco de Rios. os números arábicos. Os nomes orientais – japoneses.br 32 . não é? Prof . Nos títulos de congressos. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Guilio di De Penedo. conferência. para fins de ordenação. Arco y Molinero. para facilitar a ordenação. Admite-se. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios 13. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. assembléias e assemelhados. empresas.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Capri. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. entre parênteses. Os nomes de firmas.com. José de Pina de Mello. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim.pontodosconcursos. não se considerando. Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º) Ufa! Parecia que não ia acabar mais. Charles O’Brian. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. reuniões. que corresponde ao sobrenome de família do pai. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Barreto e Fernando Graeff www. Esteban Du Pont. Antonio de los 11.

com. 34. Palavra por palavra Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro Bom.pontodosconcursos.. conseguirá absorvêlas. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho. que é aplicação direta da regra. Barreto e Fernando Graeff www. mas sugerimos que as leia e releia algumas vezes. rapidamente.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Pois ainda não acabou! (risos) Além das regras de alfabetação. São apenas duas (ainda bem). pois a maioria delas é bem intuitiva. Milton Resolução: Não tem jeito. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste 2. Prof . (CESPE – TRE/MG . temos que ter em mente as regras de ordenação. Podemos ordenar os itens de duas formas: 1. Você verá que. temos que lembrar as treze regras.br 33 . essas são as regras.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação. Sabemos que são muitas. Milton Vianna Sobrinho. Élson Vianna Neto. mas não são considerados na ordenação alfabética.. vamos relembrar a regra número 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome. Você pode notar. Nesse caso.

também. pois foi feita de palavra por palavra. releia e. na regra alfabética primária dos sobrenomes (regra de alfabetação 1). leia.pontodosconcursos. denominado geográfico. Prof . (CESPE – ANAC . quando achar que já está sabendo.A disposição abaixo está correta.Técnico Administrativo – 2009) .com. Barreto e Fernando Graeff www. leia mais uma vez as 13 regras. a banca vai exigir a direta aplicação das regras.A ordenação geográfica. que é típica do sistema direto. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . Resolução: Essa questão trata de outro método básico de arquivamento. Contudo. não tem segredo. Portanto. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro Resolução: Essa questão tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenação (letra por letra e palavra por palavra).br 34 . 35. podendo.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Portanto. ser feita de letra por letra. O correto deveria ser: Monteiro Montenegro Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Caro concurseiro. tem como elemento principal o correspondente. o item está correto. temos que saber as regras de alfabetação. o erro está no mais básico. 36. ou seja. Pois se cair na prova.

Portanto. o item está errado. estado e correspondente Campos Campos Lorena Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) São José dos Campos Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo Amazonas Rio de Janeiro São Paulo Alberto Luiz Luiz Luiz Luiz Carlos Atenção: a regra das capitais não se aplica a esse tipo de ordenação. 37.pontodosconcursos. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . Esse método pode ser ordenado de duas formas: 1. Resolução: Prof .br 35 .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 É um método direto.O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.com. cidade e correspondente Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) Campos Campos Lorena São José dos Campos Luiz Luiz Alberto Luiz Luiz Carlos Atenção: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar. frente às outras cidades de um mesmo estado. Barreto e Fernando Graeff www. a ordenação geográfica é um sistema direto e tem como elemento principal o nome. cujo elemento principal é o local. Nome do estado. Voltando à nossa questão. 2. Nome da cidade.

não considerando. O método duplex (não vale à pena entrar em seus detalhes) é um método ideográfico-numérico. Acabamos de ver que o método que utiliza o lugar como elemento de ordenação é o geográfico. no entanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Nessa questão. para fins de ordenação. Já adiantamos que esse método pode ser subdividido como alfabético ou numérico.A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex. Prof . o item está errado. empresas. A regra 12 afirma que os nomes de firmas. Admite-se. a banca misturou dois métodos de arquivamento: geográfico e ideográfico.Na organização feita segundo a origem dos documentos. Barreto e Fernando Graeff www. Não precisamos entrar nas especificidades desses métodos para responder nossa questão. os artigos e preposições que os constituem. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . 38. para facilitar a ordenação. Portanto. Resolução: Para responder essa questão temos que voltar às regras de alfabetação. porém. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) .pontodosconcursos. os artigos e preposições que os constituem.com. está o método duplex. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Resolução: Vimos que a disposição de um processo por um número consiste no método de classificação numérico.br 36 . o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Entre os métodos ideográfico-numéricos. 39. Vamos falar sobre o método ideográfico (por assunto) logo mais. não se considerando. o item está errado. Portanto. para fins de ordenação.

ser utilizada como subdivisão. Prof . Esse método tem como elemento principal o assunto.Correspondências .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Portanto. Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica . Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica Imóveis Não podemos confundir assunto com os tipos físicos dos documentos (espécies documentais). Estes podem até servir de subdivisão auxiliar. cada instituição deverá. como correspondências. Barreto e Fernando Graeff www. de acordo com suas peculiaridades.pontodosconcursos. o item está correto. 40. telegramas e relatórios.com. elaborar seu próprio plano de classificação. não podemos confundir assunto com a procedência dos documentos. sobre o método ideográfico (=por assunto). no máximo. memorando.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . agora. (CESPE – TRE/AL . contudo.Departamento de Vendas .No método de arquivamento ideográfico. que pode. não são assuntos.Fábrica Primavera Assistência Jurídica Imóveis Atenção: não existe um esquema padronizado de classificação por assunto.Pareceres Imóveis Da mesma forma. Exemplo: Admissão de Pessoal .br 37 . Resolução: Vamos falar.Fábrica Alvorada . o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.

rapidamente. a questão está errada. da confusão que muitos fazem. Já vimos que isso está errado. sobre os tipos de arquivamento.br 38 . É exatamente o que acabamos de ver. convênios. assim como nos arquivos permanentes (onde a frequência de uso é menor). Portanto. Prof . formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto.Pastas de um arquivo classificadas como acordos. 41. correspondências. Barreto e Fernando Graeff www. processos. dificultando a localização rápida das informações – por esse motivo. desenhos e mapas. classificando espécies documentais como se fossem assuntos.Técnico Administrativo – 2009) . no método ideográfico. No tipo horizontal.. o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Vamos voltar à questão.O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. Resolução: Essa questão trata. 42. justamente. Já o arquivamento vertical é caracterizado pela disposição dos documentos um atrás do outro. (CESPE – ANAC .com. Portanto. Note que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele. o item está correto. o uso do arquivamento horizontal é desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior).pontodosconcursos. os documentos são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas. relatórios. estantes e escaninhos. Esse método muito utilizado para arquivar plantas. permitindo a rápida consulta. sem necessidade de remover outros documentos. A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. Resolução: Vamos falar..

e Fernando. no máximo. até lá.. Barreto e Fernando Graeff www.com..Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Espécies documentais como correspondências. terminamos nossa aula de hoje. o item está errado.pontodosconcursos. esperamos você na próxima. processos.br 39 . como subdivisões auxiliares. Com essa questão. Portanto. Prof . relatórios. formulários e guias não são assuntos e podem servir.

com.O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. despachar documentos enviados por setores do órgão. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) .O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e. registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. Barreto e Fernando Graeff www. o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste.As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições. fazer o controle de retirada. 08.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . o documento foi enviado 40 Prof . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . (CESPE – TRE/MA .br .As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário. 02. faz parte das atividades dos arquivos correntes.2008) . prestar informações contidas nos documentos. apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. incluindo-as em uma base de dados. distribuição e movimentação são típicas do protocolo. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa . 05.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Lista de Questões 01. controlar o prazo para devolução do documento. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação. 04. No MMA. estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. por suas características.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro. (CESPE – MMA .Agente Administrativo – 2009) . 03.pontodosconcursos. Em seguida. expedição. (CESPE – TRE/GO . armazenar os documentos em fase corrente. 07. emprestar os documentos aos setores que os solicitarem.Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA. 06.

e sancionada em instância superior: se federal. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.com.br 41 . se estadual. 10. (CESPE – TRE/GO .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. 09. 14. 11. em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. (CESPE – TRE/GO . Prof .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . legal ou fiscal). após a extinção do valor primário (administrativo.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão. (CESPE – TRE/MG . se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo. elaborar termo de eliminação.O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . proceder à eliminação. indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. registrar os documentos a serem eliminados. pela Casa Civil da Presidência da República. (CESPE – TRE/GO .pontodosconcursos. que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido. tramitando.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 12. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . mas encaminhado diretamente ao destinatário. Na situação em apreço. os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório). onde deve ser mantido até ser eliminado.Na avaliação dos documentos.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . (CESPE – TRE/GO .A eliminação dos documentos pode ser feita.Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . 13. posteriormente. desde que. aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.2008) .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 para o destinatário. Barreto e Fernando Graeff www.Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade. o documento foi encaminhado a outro espaço. ele não deveria ser aberto no setor de protocolo. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária. pelo Gabinete do Governador.

pontodosconcursos.A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. 18. 20.Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.br 42 . Prof .Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. 19. é constituído de documentos de valor primário. a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação. (CESPE – TRE/GO .O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo. respectivamente. transferência e recolhimento. 23. 16. legal ou fiscal.Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. Barreto e Fernando Graeff www.A função de um arquivo permanente é reunir. 21.Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário. (CESPE – TRE/GO . (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . arranjar. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . 22.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . (CESPE – TRE/MA . (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 Adaptada) . assim como o arquivo corrente.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) . (CESPE – ANAC . 24. conservar. posteriormente. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) .Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e. (CESPE – TRE/AL .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . descrever e facilitar a consulta aos documentos.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 15. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) .com.Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. 17.

br 43 . (CESPE – ANAC .O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade.Técnico Administrativo – 2009) . 31. (CESPE – TRE/MA . Barreto e Fernando Graeff www. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional. (CESPE – TRE/AL . 30.Técnico Administrativo – 2009) .As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo. 29.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . respeitando as características dos documentos de arquivo.Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. local. O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação. é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) .No que se refere ao arquivamento de documentos. julgue o item subsequente.O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. (CESPE – TRE/AL . a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.pontodosconcursos.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . conservação e referência. 26. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .com. um dos princípios fundamentais da arquivologia. descrição e publicação. 27. 28. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . (CESPE – ANAC .Nome. 32. Prof . número.2008) . data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 25.A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . Quanto aos métodos de arquivamento.

para fins de ordenação. Maria Madalena Santos Cruz.A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex. Milton Vianna Sobrinho.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . ser feita de letra por letra. que é típica do sistema direto. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . (CESPE – ANAC .Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra. Alberto Luiz Moreira. 39. Antônio 34.Técnico Administrativo – 2009) . 38. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 36. Barreto e Fernando Graeff www.br 44 . Élson Vianna Neto. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho.A ordenação geográfica. (CESPE – TRE/MG .De acordo com as regras de alfabetação. tem como elemento principal o correspondente. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) .com. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) . Marlene 35.O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.Na organização feita segundo a origem dos documentos. os artigos e preposições que os constituem.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 33. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . Prof . o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas.pontodosconcursos.A disposição abaixo está correta. podendo. não considerando. 37. (CESPE – TRE/MG . pois foi feita de palavra por palavra. também.

o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 40. Barreto e Fernando Graeff www. relatórios. 41. (CESPE – ANAC . formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto.pontodosconcursos. convênios. GABARITO: 01 C 11 E 21 C 31 C 41 E 02 E 12 C 22 C 32 E 42 E 03 E 13 C 23 E 33 E 04 C 14 E 24 C 34 C 05 E 15 E 25 C 35 E 06 C 16 C 26 E 36 E 07 C 17 C 27 C 37 E 08 E 18 E 28 C 38 E 09 E 19 E 29 C 39 C 10 C 20 C 30 E 40 C Prof .Técnico Administrativo – 2009) .No método de arquivamento ideográfico.com. 42.br 45 . (CESPE – TRE/AL . (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) . processos. correspondências.Pastas de um arquivo classificadas como acordos.

Arquivos modernos.171/1994 (e suas atualizações).159. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Marilena Leite. de 27 de dezembro de 2002. FGV. FGV. 2005. BELLOTO. Decreto nº 1.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Bibliografia BRASIL. Heloisa Liberalli. de 8 de janeiro de 1991. 2002. 2004. princípios e técnicas. FGV. Decreto nº 4.br 46 . Prof . Conarq . PAES. Ed. T. Lei nº 8. Barreto e Fernando Graeff www.Conselho Nacional de Arquivos.pontodosconcursos. Rio de Janeiro: Ed.com.R. SCHELLENBERG. Rio de Janeiro: Ed. Arquivos permanentes: tratamento documental. Arquivo: teoria e prática.553. Rio de Janeiro.

com....pontodosconcursos............................... Lá................. ... Davi Barreto e Fernando Graeff www.... mãos à obra.. Introdução Prezado Aluno......... participem do Fórum de dúvidas.. você poderá tirar suas dúvidas.................................. Hoje iremos encerrar o conteúdo exigido no edital e tratar da tipologia documental e dos suportes físicos: microfilmagem. Posteriormente.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Introdução ... vá diretamente ao final deste arquivo...........br 1 ..... em nossa última aula..... automação.... que é um dos diferenciais do Ponto. preservação....... Bibliografia ............................ .... E................... por último......................... conservação e restauração de documentos.... Dito isto........................ Tipologias documentais e suportes físicos ........................ .. caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários. auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos.... Não esqueça....... Chegamos a nossa penúltima aula..... 01 02 15 18 Prof ........................ ....... Essa aula vai sem bem light. Lista de questões ... lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.. faremos uma revisão dos tópicos mais importantes da disciplina e complementaremos com um simulado de questões inéditas..

02. sonoro. informático. perfis etc. audiovisual. arquitetônicas ou de Prof . cartográficos: representações geográficas. plantas. Resolução: Não vá confundir os gêneros de documentos. vamos dar um passo adiante e lembrar que o arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material. nas próximas questões. Ou seja. iconográfico. (CESPE – TRE/AL .). etc. (CESPE – TRE/MA . disco ótico.br 2 . engenharia (mapas.com. o documento pode ser textual. filme. o microfilme.pontodosconcursos. São exemplos disso: papel. Vamos ajudá-lo a recordar os mais importantes: • • escritos ou textuais: textos manuscritos. dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo). Somente com essa informação. já podemos responder a questão. Vamos dar especial atenção.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Tipologias documentais e suportes físicos 01. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico. sobre os quais as informações são registradas (=suporte). O item está correto. datilografados ou impressos. Resolução: Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) Além dos documentos textuais. a um tipo específico de suporte. disco magnético etc. Contudo. filmográfico e sonoro.

a normalização dos procedimentos. as peculiaridades de cada órgão. Por exemplo. HD etc. CD-ROM. (CESPE – TRE/GO .pontodosconcursos. sobre os quais as informações são registradas (=suporte).Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 • • • • • iconográficos: suporte sintético. papel emulsionado. microficha.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . É necessário considerar.). micrográficos: documentos resultantes de imagens (microfilme. 03. ainda.com. padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira.. Nesse sentido. contendo imagens em movimento.br 3 . observando se as garantias jurídicas. Voltando à questão. DVD-ROM. como filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens. falamos que o arquivo é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipo de material. além de realizar estudos de viabilidade econômica. administrativas ou legais. com ou sem sonorização. Portanto. e não do iconográfico. as Prof . o item está errado. filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero filmográfico. normalização de procedimentos. rolo etc. Resolução: Na primeira questão desta aula. questões legais concernentes à alteração do suporte. podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou garantir a preservação de originais passíveis de destruição. em fotografias. dentro do ciclo de vida de um documento. Muitas vezes. é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios: 1. desenhos etc. garantias jurídicas. esse suporte pode ser alterado devido a questões funcionais. sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas).Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais. Davi Barreto e Fernando Graeff www. diapositivos.). e microrreprodução de informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete.

3. exemplos de tipos documentais: cartas precatórias. materiais e acessórios necessários. o item está correto. ainda.Ofícios. 4. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: Os itens trazidos no enunciado dizem respeito à espécie documental.br 4 . Portanto.pontodosconcursos. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) . 04. Somente a partir desses procedimentos. Deve-se. Prof . decretos-leis. telegramas e e-mails são tipologias documentais. cartas. de forma a assegurar a qualidade da reprodução. além do cálculo dos equipamentos. 5. deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica. de acordo com a disponibilidade de pessoal. natureza de conteúdo ou técnica do registro.Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. 2.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais. cartas régias. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte. cartas-patentes. verificar as instalações dos arquivos de segurança. custo da operação. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.com. Portanto. memorandos. O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática. decretos sem número. organizados e avaliados os documentos. Ou seja. a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação. recomenda-se propor as eventuais alterações de suporte documental. espaço e recursos financeiros do órgão. definição da melhor técnica. item errado. bem como as condições de tratamento técnico. decretos legislativos. armazenamento e acesso às informações. 05.

de um tipo especial de suporte: o microfilme. Voltando à questão.433/68 e no Decreto no 1.com. Portanto. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . Prof . o item está correto. A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5. 06. não chegam a cinco páginas. agora. e durabilidade. acesso fácil e rápido. é. Aconselhamos que leia esses dois normativos – somados.799/96. Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos: • • • • economia de espaço. É exatamente isso.br 5 .pontodosconcursos.Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Resolução: Vamos tratar. O CESPE tira a maioria das questões de microfilmagem diretamente dessas normas. Davi Barreto e Fernando Graeff www. A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. segurança e garantia da confidencialidade das informações. portanto. temos que a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Resolução: Essa questão está completamente errada. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior.

em todo território nacional. independente do gênero ou do suporte documental. pela Lei no 5. 7. O art. Não faz sentido falar que documentos microfilmados podem prescindir da organização arquivística e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental. arquivamento. do Distrito Federal e dos Municípios. e a durabilidade.433/68 fala que: “É autorizada. a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados. estaduais e municipais.433/68 e pelo Decreto no 1. produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo. Resolução: Vimos que o microfilme é reconhecido legalmente no Brasil. microfilme é um documento do arquivo e deve ser tratado como tal.799/96. 1º da Lei no 5. abrange os documentos oficiais ou públicos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. avaliação e destinação. 2º que: Prof .br 6 . estes de órgãos federais. em todo o território nacional.433. cuidado. de qualquer espécie e em qualquer suporte.pontodosconcursos.” Já o art. de pessoas físicas ou jurídicas.com.O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil. como classificação. Judiciário e Legislativo. Ou seja. e os documentos particulares ou privados.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . (CESPE – TRE/MA . inclusive da Administração indireta da União.” O mesmo decreto define no art. pelo simples fato de serem parte do arquivo. autorizada pela Lei n° 5. 1º do Decreto no 1. Portanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Vimos que as vantagens da microfilmagem são a redução sensível de espaço. a segurança e a garantia da confidencialidade das informações. todos os documentos que compõem o arquivo devem ser organizados de acordo com as técnicas arquivísticas e submetidos às atividades inerentes a gestão do arquivo. o acesso fácil e rápido. de 8 de maio de 1968. dos Estados.799/96 traz que: “A microfilmagem.

Resolução: Essa questão também é consequência direta da legislação.Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado. Resolução: Essa questão é retirada diretamente do Decreto no 1. ser microfilmados.. 08. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. da Lei no 5. 09. documentos em fase corrente podem ser microfilmados. pois tal processo não pode. dados e imagens.2008) . poderão.799/96.br 7 . a critério da autoridade competente. a leitura direta do decreto é auto-explicativa.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Portanto. em circunstância alguma.” Portanto. em diferentes graus de redução. em tramitação ou em estudo. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. O artigo 1º.Os documentos em tramitação ou em estudo podem. “Art. por meios fotográficos ou eletrônicos.com. para fins deste Decreto. (CESPE – TRE/GO .” Não há muito que comentar.esses documentos não podem ser eliminados até a sua destinação (recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação) final. 11. Ou seja. Os documentos. § 1º. ser microfilmados.pontodosconcursos. independentemente disso. Davi Barreto e Fernando Graeff www. a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais.433/68 traz: Prof .Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 “Entende-se por microfilme. o resultado do processo de reprodução em filme. ter validade em juízo. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Veja só. a critério da autoridade competente. o item está correto.. o item está errado. de documentos.

Os documentos oficiais ou públicos.br 8 .Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação. “Art. Esperamos ter convencido você. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. 10.799/96. Resolução: A lógica da microfilmagem é justamente trazer segurança e garantia da confidencialidade e durabilidade das informações. Prof .” (grifo nosso) Viu como é importante ler essas 4 ou 5 páginas de legislação? Bom. Veja o que diz o art. a dar uma olhadinha na Lei no 5. Davi Barreto e Fernando Graeff www. 11.. a questão está errada pois afirma que a microfilmagem não tem validade em juízo.com. a questão foi retirada diretamente do Decreto no 1. pelo menos.pontodosconcursos. desde que garantida a autenticidade da cópia.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . Assim. 13. Resolução: Opa. Logo o item está errado.” Portanto. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .. (CESPE – TRE/GO . espera-se que a microfilmagem seja feita antes do documento estar deteriorado e não depois.799/96. devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.. o item está errado. assim como as certidões. com valor de guarda permanente.433/68 e no Decreto no 1.A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização.. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele. 13. mais uma vez. ou seja.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 “Os microfilmes de que trata esta Lei. se antecipar à deterioração do documento.

o arquivo permanente. armazenamento e restauração.pontodosconcursos. Resolução: Como vimos nas aulas passadas. acondicionamento. como higienização.com. a preservação não é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . é o conjunto de atividades de conservação. Voltando à questão. inerentes a essa idade do arquivo. O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos documentos. O armazenamento é a guarda ou acondicionamento de documentos em depósitos. Já. procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . probatório e informativo).Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 12.Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos. Resolução: Prof .br 9 . A preservação de documentos envolve três atividades: conservação. Portanto. ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. 13. (CESPE – TRE/GO . além da guarda. não sejam perdidos. de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural. isto é. o item está errado. ou seja.A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos. a restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original. Davi Barreto e Fernando Graeff www. a legibilidade do documento. reparos e outros. (CESPE – TRE/MA . deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição. armazenamento e restauração que permitem preservar os documentos do arquivo permanente.

procura-se prevenir a deterioração dos documentos. Podemos citar ainda outras técnicas: • Climatização: Processo de adequar. que considera essa atividade como parte da conservação de documentos. limpeza. o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes. A doutrina da Marilena Leite Paes (que o CESPE adora) cita quatro principais operações de conservação: desinfestação. Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na conservação dos documentos. por meio de equipamentos. segurança e proteção contra fogo e danos por água. restauração ou reparo. Ou seja. • Higienização ou limpeza: Retirada. Prof . alisamento. Davi Barreto e Fernando Graeff www. procedimentos de manutenção. da umidade relativa. bem como prevenção de infestação biológica. por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico. a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos. folha por folha. Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação. por meio de técnicas apropriadas. passá-los a ferro.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Como vimos.pontodosconcursos. compreendendo controle de temperatura. da luminosidade. de poeira e outros resíduos. • Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade. a conservação promove a preservação dos documentos. da qualidade do ar. Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação.com. • Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. • Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. durante uma hora e. em seguida.br 10 .

a localização do arquivo é fundamental para sua preservação. Portanto. 15. alisamento e restauração.pontodosconcursos.. para destruição de insetos. a vácuo ou não. Portanto. essa questão ficou fácil. poluição etc. limpeza. com vistas à sua preservação. • Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente.br 11 . o item está correto. Falemos que. a questão está correta. Com base no que acabamos de ver. como luminosidade. fungos e outros microorganismos. Resolução: Podemos resolver essa questão. Resolução: Depois do que vimos. devido aos fatores que influenciam diretamente a vida dos documentos. geralmente em câmaras especiais. para o CESPE. cujas bordas são seladas.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . restauração ou reparo. com o que acabamos de ver. umidade. pragas (insetos e microorganismos). A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda. (CESPE – TRE/MA . facilmente. Davi Barreto e Fernando Graeff www.com. o item está errado. Prof . 14.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 • Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7. • Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos. Ou seja. (CESPE – TRE/MG . temperatura. as quatro principais operações de conservação são desinfestação.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação.A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. limpeza. alisamento..

A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel. Portanto.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 16. nem muito seco. Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia).Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . nem muito úmido. Contudo. 17. a médio e longo prazos. Resolução: Quanto à conservação dos documentos: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www. a elevada umidade.pontodosconcursos. tenha em mente alguns pontos importantes. Não é importante para você entrar em detalhes técnicos de como conservar documentos. Ou seja. Voltando à questão. pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. na realidade. Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo.br 12 . o mofo. a conservação está diretamente relacionada ao local de guarda dos documentos e às variáveis climáticas aos quais estão submetidos. Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. nem muito quente. prejudiciais à conservação dos documentos. (CESPE – TRE/MG . umidade alta e temperatura baixa não são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel. que. o item está errado. o ar seco. que sempre deve ser pouca. Resolução: Como vimos na questão anterior. A única exceção é a luminosidade. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio.A luz solar. o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%).com. as grandes variações de temperatura e a poeira são. enquanto que a luz do dia deve ser evitada. são bem intuitivos.

com. Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos. enquanto que a luz do dia deve ser evitada. (CESPE – TRE/MA . pois não é necessário para sua prova. • Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo. o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%). Portanto. limpeza. o item está errado. 18.A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos. 19.br 13 . pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. Portanto. alisamento e restauração são técnicas de conservação de documentos.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . Não vamos entrar na descrição dos métodos de restauração.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 • Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia). Resolução: Vimos que desinfestação. Contudo. • Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. vamos citá-los: • • • • • • Silking Banho de gelatina Tecido Laminação Laminação manual Encapsulação Prof . item está correto. Resolução: Essa questão trata de um dos métodos de restauração de documentos: silking. (CESPE – TRE/MA .O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .

pois realmente temperatura. umidade. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo. a restauração não visa preservar os documentos. muito menos garante totalmente que cessam as causas de deterioração. No entanto.pontodosconcursos.São considerados agentes de degradação dos documentos. e fatores físicos. pragas etc. Logo. o item está errado.br 14 . Prof . 20. é um método de restauração.com. como insetos e roedores. Resolução: A primeira parte da questão está perfeita. entre outros: fatores ambientais.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Voltando à questão. como temperatura e umidade. A restauração objetiva recuperar os documentos. eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Portanto o item está errado. o silking não é um método de desinfestação que combate os insetos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 Adaptada) . são agentes que podem degradar os documentos.

além de realizar estudos de viabilidade econômica.Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais. (CESPE – TRE/GO . padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. 4. (CESPE – TRE/AL .br 15 .Além dos documentos textuais. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . ser microfilmados. (CESPE – TRE/MA . 7.2008) . a microfilmagem não deve ser realizada Prof . (CESPE – TRE/GO . cartas.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . (CESPE – TRE/MA . ainda. 9. 5. (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) .Os documentos em tramitação ou em estudo podem.pontodosconcursos.Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado.Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) . É necessário considerar. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .com.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.Ofícios.O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil. telegramas e e-mails são tipologias documentais. 8. memorandos. os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico. garantias jurídicas.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 2. filmográfico e sonoro. a critério da autoridade competente. 6. 3.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Lista de Questões 1. Davi Barreto e Fernando Graeff www. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. normalização de procedimentos. as peculiaridades de cada órgão.

ter validade em juízo. 15. 17.A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos.A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.pontodosconcursos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . desde que garantida a autenticidade da cópia. (CESPE – TRE/MA .A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.com. alisamento e restauração. acondicionamento.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . 11.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) . como higienização. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . (CESPE – TRE/MG .Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos. o ar seco. Prof . em circunstância alguma. ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos.Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .A luz solar. prejudiciais à conservação dos documentos.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . isto é.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação. 12. limpeza. 14.A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. a médio e longo prazos. 13. (CESPE – TRE/GO . o mofo.br 16 . pois tal processo não pode.Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) . (CESPE – TRE/MA . (CESPE – TRE/GO . 16.A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização. (CESPE – TRE/MG . Davi Barreto e Fernando Graeff www. 18. a elevada umidade. as grandes variações de temperatura e a poeira são. 10. reparos e outros.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 quando houver intenção de eliminar os originais. (CESPE – TRE/MA .

Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) .O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação. GABARITO: 01 C 11 E 02 E 12 E 03 C 13 C 04 E 14 C 05 C 15 E 06 E 16 E 07 E 17 C 08 C 18 E 09 E 19 E 10 E 20 E Prof .São considerados agentes de degradação dos documentos. como temperatura e umidade. e fatores físicos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 Adaptada) . Davi Barreto e Fernando Graeff www. 20.pontodosconcursos. (CESPE – TRE/MA .com.br 17 . eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração. entre outros: fatores ambientais. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo. como insetos e roedores.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 19.

Decreto nº 1. Prof . princípios e técnicas. Rio de Janeiro: Ed. Davi Barreto e Fernando Graeff www.553. FGV. Rio de Janeiro: Ed. T. Conarq . SCHELLENBERG. 2005. FGV. Arquivos permanentes: tratamento documental. BELLOTO. de 27 de dezembro de 2002. FGV.159. Heloisa Liberalli. Decreto nº 4. 2004.br 18 . 2002.Conselho Nacional de Arquivos. Lei nº 8.171/1994 (e suas atualizações). Marilena Leite.R. Arquivos modernos. Arquivo: teoria e prática.Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 04 Bibliografia BRASIL.pontodosconcursos. Rio de Janeiro. Ed. PAES.com. de 8 de janeiro de 1991. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.

.. Assim.............. Introdução Prezado Aluno..... Preparado? Pois chega de papo e mãos a obra! 01 02 12 17 30 Prof ....... Simulado ...... hoje........... Revisão dos principais tópicos de Arquivologia .. Posteriormente queremos que tente resolver... Bibliografia . Davi Barreto e Fernando Graeff www........ Para isso.............br 1 ........ começaremos nossa aula com uma rápida revisão dos principais tópicos de arquivologia.................................. principalmente.............................................................................. é revisar tudo que aprendemos e avaliar......... Finalmente chegamos à nossa última aula. sem consultar nada............ C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Introdução ........pontodosconcursos.. comentamos essas questões no final da aula........................................... Finalmente........................O t o n i e l R o c h a ........ entenda o porquê dos seus acertos/erros.................. por meio de um simulado........ queremos que veja as questões que acertou/erro e...........com...................................... se esse conhecimento está sedimentado............. Resolução de questões .. Nosso objetivo........ 30 questões que ainda não trabalhamos em nossas aulas..

reunida por uma pessoa ou instituição (ex. O valor secundário é atribuído ao valor histórico. Portanto. você tem que saber quais são as características dos arquivos correntes. Os documentos servem de prova das transações realizadas pela instituição. 2. legais e fiscais.pontodosconcursos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio que o produziu. Sobre isso. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos.br 2 .O t o n i e l R o c h a . caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores. intermediários e permanentes. Outro ponto sempre cobrado nas provas se refere ao valor primário e ao valor secundário dos arquivos.: museus e bibliotecas) não pode ser considerada como arquivo. a banca sempre traz questões envolvendo a definição de Arquivo. pública ou privada. Guarde. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. para fins de prova ou informação. Dentro do tópico “conceitos fundamentais de arquivologia”. Prof . O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica que existe entre seus documentos. pois fazem parte de um conjunto orgânico. especialmente.com. que surge em função das atividades da administração. temos que ter em mente que: Arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Revisão dos principais tópicos de Arquivologia Faremos. uma coleção particular. probatório e informativo. Atenção: documentos de arquivo não podem ser colecionados. que o documento conserva para a entidade que o produziu e para terceiros. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Portanto. Um assunto que está diretamente relacionado ao valor do arquivo é a Teoria das Três Idades. os dois pontos destacados acima: 1. uma breve revisão dos principais conceitos que vimos nos últimos dias. agora.

o cidadão pode acessar esse documento em duas situações: • Naquilo que diga respeito à sua pessoa. adora associar os conceitos de valor dos documentos com as diferentes idades do arquivo. que uma questão sobre isso é certa na sua prova! Ainda dentro de “conceitos fundamentais de arquivologia”. sendo esse grau crescente do primeiro para o último. • Documento sigiloso: aquele que. confidencial.com. conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus de sigilo: reservado. Pode ter certeza. Davi Barreto e Fernando Graeff www. mas deixaram de ser consultados frequentemente. outro ponto bastante explorado é a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto. de valor permanente são inalienáveis e O CESPE. mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. Sobre isso. Continuando nesse contexto. deve ser de conhecimento restrito. ainda. que pode ser: • Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso. Atenção: documentos imprescritíveis. “purgatório”): documentos que ainda conservam seu valor primário. temos que saber que. • Arquivo intermediário (=segunda idade. “limbo”. em suas questões.pontodosconcursos. Lembre. mesmo que o conteúdo de um documento seja sigiloso. secreto e ultra-secreto. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. meios de conhecer o passado e a evolução da organização e da sociedade. assim. • Arquivo Permanente (=terceira idade): documentos que perderam todo valor primário. e 3 Prof . que se conservam em razão de seu valor secundário. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 • Arquivo corrente (=primeira idade): documentos com valor primário e consultados frequentemente. o CESPE costuma elaborar questões sobre os direitos de acesso aos documentos sigilosos. constituindo. aguardam sua destinação final. pela natureza de seu conteúdo.O t o n i e l R o c h a .br .

Utilização: atividades de protocolo (recebimento. como arquivos médicos. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Prof . expedição. classificação. nessa fase. que a classificação faz parte da fase de avaliação ou que a tramitação faz parte da fase de destinação. independentemente da forma física. cartográficos. 3. agora. registro e movimentação dos documentos. principalmente. Ainda “brincando” com as diferentes atividades de cada fase. Produção: elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. mediante autorização judicial. Aqui temos que prestar atenção. Avaliação e destinação: análise dos documentos para estabelecer seus prazos de guarda. registro. principalmente.) ou de suportes específicos (CD. classificação. são as questões que misturam os conceitos de arquivo especial com arquivo especializado. Portanto. distribuição e tramitação). C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 • Naquilo que não diga respeito à própria pessoa. tenha em mente essa diferença: Arquivo especial de formas físicas documentos diversas (iconográficos. audiovisuais etc. às três fases básicas da gestão de documentos. 1.br 4 . mas que seja indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal.com. de imprensa e militares. Portanto. guarde bem: o protocolo executa os procedimentos de recebimento. dizendo. Davi Barreto e Fernando Graeff www.) Arquivo especializado documentos de determinado assunto. Além disso. 2.pontodosconcursos. ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral. Finalmente. Um tipo de “pegadinha” muito comum do CESPE é misturar atividades e fases.O t o n i e l R o c h a . DVD. Vamos passar. são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. por exemplo. determinando quais serão recolhidos ao arquivo permanente e quais serão eliminados. Queremos que você tome bastante cuidado. com as duas últimas fases. para o tópico “gerenciamento da informação e a gestão de documentos”. dentro do primeiro tópico do edital. um último destaque. a banca costuma explorar bastante o que faz parte do Protocolo. microfilme etc.

Dentro da “gestão de documentos”.... mais precisamente. os métodos de arquivamento. Nome procedência ou local Número Assunto direto direto direto e indireto indireto 5 Métodos Alfabético Básicos Geográfico Numérico Ideográfico Sistema Prof . Elemento principal a ser consultado no arquivo é.com. de forma a permitir que os documentos sejam eficientemente acessados. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Os métodos de arquivamento têm a tarefa de organizar o arquivo.pontodosconcursos. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo.O t o n i e l R o c h a .br . Esses métodos podem pertencer a dois grandes sistemas: direto (busca da documentação é feita diretamente no local onde está guardado) ou indireto (busca é feita mediante consulta de um índice ou código) Algo importante para a sua prova é saber quais são os diferentes métodos existentes. há outro assunto que é muito cobrado nas provas: arquivamento.. de acordo com a natureza dos documentos e com a estrutura da entidade.

Flávia São Paulo. Pedro Teixeira.O t o n i e l R o c h a . Vitor Monte Alegre. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Felipe 4. Barbosa. Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Santa Rita. Aníbal Teixeira. Carlos Villa-Lobos. Davi Barreto e Fernando Graeff www.com. pois a maioria delas é bem intuitiva): 1. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento. Nos nomes de pessoas físicas. Ricardo Silveira. Silveira. Carlos São Pedro. cobrado em provas de concurso. Castelo Branco. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. entre os métodos de arquivamento. Rôneo e indireto Menmônico Aproveitando o embalo. vamos relembrar as regras de alfabetação.br 6 . Soundex. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Bernardo Atenção: quando houver sobrenomes iguais. Silveira. 2.pontodosconcursos. R. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Padronizados Variadex. Automático. João Cabral. Roberto Prof . prevalece a ordem alfabética do prenome.

Costa Filho. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Albuquerque. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy. o. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Prof . Neto. Júnior. Carlos Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção. Helena. do. Guilio di De Penedo. Sigmund Jung. Davi Barreto e Fernando Graeff www.com. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Os títulos não são considerados na alfabetação. Michael Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5. um. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho.O t o n i e l R o c h a . tais como a. mas não são considerados na ordenação alfabética. Sílvia 8. Carl Gustav 9. Arnaldo do 6. e. sendo colocados após o nome completo. Jorge da Costa Neto. Esteban Du Pont. entre parênteses.br 7 . 7. Pedro de Couto. d. Charles O’Brian. Os artigos e preposições. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Armando (Juiz) Marques. de. Rosana d’ Almeida. John Freud. Maria (Doutora) Marques. uma. Capri. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 5. Jorge Damasceno Sobrinho. não são considerados.pontodosconcursos.

reuniões. Antonio de los 11. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 10. Nos títulos de congressos. Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º) Ainda no segundo tópico. Angel Del Oviedo y Baños. que corresponde ao sobrenome de família do pai. conferência. de destinação: tabela de Prof . assembléias e assemelhados. empresas. Os nomes de firmas. Francisco de Rios. para facilitar a ordenação. Admite-se. Os nomes orientais – japoneses. outro ponto muito importante refere-se às normas criadas pela instituição para fixar diretrizes e prazos para destinação dos documentos. Arco y Molinero. os números arábicos. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12.br 8 . que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. entre parênteses.O t o n i e l R o c h a .com. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Existem dois principais instrumentos temporalidade e lista de eliminação. os artigos e preposições que os constituem. José de Pina de Mello. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. não se considerando.pontodosconcursos. para fins de ordenação. Davi Barreto e Fernando Graeff www. porém. denominadas instrumentos de destinação. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios 13. chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

• Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda. arranjar. • Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez (necessita aprovação da autoridade competente). outro ponto que merece destaque é a diferença entre transferência e recolhimento. Não erre isso! Prof . descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. ou recolhidos aos arquivos permanentes. o que quer dizer cada uma delas. adequada dos • Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo. o que importa saber são as suas funções: reunir. pois é o “preferido” do CESPE. E mais importante ainda. uma “pegadinha” clássica é dizer que referência se refere aos instrumentos de pesquisa.br 9 .pontodosconcursos. • Referência: consiste documentos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Guarde bem esse instrumento. Dentro da fase de avaliação e destinação. nas políticas de acesso e uso dos Mais uma vez. Cada caso é um caso.com. No que se refere ao tópico do edital “arquivo permanente”.O t o n i e l R o c h a . Atenção: não há um prazo genérico pré-definido para que os documentos permaneçam nos arquivos correntes e intermediários. • Arranjo: consiste na reunião e ordenação documentos no arquivo permanente. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 • Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários. Por exemplo. conservar. não podemos confundir o que quer dizer cada atividade. Transferência é passagem do arquivo corrente para o intermediário e recolhimento é passagem para o arquivo permanente. que permitem a consulta e divulgação.

procurando mantêlos o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. após a microfilmagem. Atenção: microfilme tem o mesmo valor legal do documento original. por meio de técnicas apropriadas. da Lei 5. que consiste na produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. A preservação de documentos envolve três atividades: 1. a segurança e a garantia da confidencialidade das informações. deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=respeito aos fundos). (Art. 1º. um ponto que pode confundir o candidato é a falsa impressão que os documentos com valor de guarda permanente poderão ser eliminados.O t o n i e l R o c h a .br 10 . destacamos alguns pontos importantes sobre microfilmagem.pontodosconcursos. No que se refere à conservação. Restauração: revitalizar a concepção original.799/96.433/68 e pelo Decreto 1.433/68) Ainda sobre esse assunto. § 1º. Prof . 2. Armazenamento: guardar ou acondicionar documentos em depósitos. há quatro principais técnicas de tratamento usualmente cobradas pelo CESPE: • Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. o acesso fácil e rápido. pelo menos para os documentos oficiais e públicos.com. Davi Barreto e Fernando Graeff www. de poeira e outros resíduos. ou seja. 3. As principais vantagens desse processo são a redução sensível de espaço. “tipologias documentais e suportes físicos”. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Atenção: ao tratar do arquivo permanente. Já no último tópico do edital. • Higienização ou limpeza: Retirada. e a durabilidade. Microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei 5. Conservação: estender a vida útil dos documentos. Isso não é verdade. a legibilidade do documento. que deverão ser recolhidos ao arquivo público ou preservados pelo próprio órgão detentor.

em seguida. • Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7. Davi Barreto e Fernando Graeff www. passá-los a ferro. a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos. para destruição de insetos. geralmente em câmaras especiais.pontodosconcursos. o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes. • Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente. folha por folha. que considera essa atividade como parte da conservação de documentos. fungos e outros microorganismos. Prof . por meio de equipamentos. a vácuo ou não.br 11 . com vistas à sua preservação. Podemos citar ainda outras técnicas: • Climatização: Processo de adequar. • Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação.com.O t o n i e l R o c h a . cujas bordas são seladas. durante uma hora e. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 • Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade. • Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos.

Arquivista – 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve.Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . (CESPE – Defensoria Pública da União .Arquivista – 2010 Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado. arquivo público. agora que você já fez uma rápida revisão dos conceitos que tratamos ao longo do curso. (CESPE – Defensoria Pública da União . 04. finalmente. pelo valor informativo que apresentam. e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. 06.Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. 03. pelas características dessa fase.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Simulado Bom.br 12 .pontodosconcursos. 05. Prof . ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) . Tudo bem? Depois. de acordo com a legislação. 02. visualize que tópicos da matéria precisam ser revisitados com mais calma.2008) . veja seu resultado.Arquivista – 2010 Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos.O t o n i e l R o c h a . confira com a resolução proposta nas páginas posteriores e.O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu. são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. Vamos lá! 01 (CESPE – Defensoria Pública da União .com. Davi Barreto e Fernando Graeff www. que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. nossa sugestão é que tente resolver essas 30 questões sem pesquisar o restante do material.

Arquivista – 2010 Adaptada) As funções de criação. 16. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. avaliação.O t o n i e l R o c h a .Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. descrição.Arquivista – 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. classificação. aquisição. 15. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 07. com representações geográficas.Arquivista – 2010 Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. Davi Barreto e Fernando Graeff www. (CESPE – MMA . 09. funcionais e legais. com o decorrer do tempo. constituindo-se. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. 12. a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.Agente Administrativo – 2009) . 10.Na gestão de documentos.Arquivista – 2010 Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas.br 13 . 13.Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis. (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – Defensoria Pública da União . (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . (CESPE – Defensoria Pública da União .Agente Administrativo – 2009) . 08. arquitetônicas ou de engenharia. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . (CESPE – Defensoria Pública da União . 14. 11. difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência.A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente.com. em base para o conhecimento da história.O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade. (CESPE – MMA .pontodosconcursos. Prof .

Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo. 20. avaliação e empréstimo de documentos.Arranjo. descrição.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista . 25. arquivamento e acondicionamento. e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.com.Arquivista – 2010 Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 .2008) .A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . respectivamente. registro.Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação. 21. ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. 24.Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. 18.O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente. 19. (CESPE – MMA . C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 17. criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . que podem ser verificados na legislação em vigor. são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. é restrito.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados. preservação. publicação. vinculadas aos arquivos correntes. Prof .Os prazos de prescrição e decadência de direitos. (CESPE – Defensoria Pública da União .O t o n i e l R o c h a .Arquivista – 2010 Adaptada) . (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) . (CESPE – TRE/GO . 22. (CESPE – Defensoria Pública da União . Davi Barreto e Fernando Graeff www. 23. 26.pontodosconcursos.br 14 . por natureza.Adaptada) Os documentos na fase intermediária. avaliação. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .

A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel.O t o n i e l R o c h a . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . Roberto D’Carmo. está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 27. o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico. Anísio 29. (CESPE – TRE/MG .Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. 28. Entretanto.br 15 .com.pontodosconcursos.Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . Nessa situação. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Prof .De acordo com as regras de alfabetação. 30. bem como da preservação dos documentos originais. a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. Paulo D’Andrade.Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . no caso dos documentos considerados de valor permanente.

Davi Barreto e Fernando Graeff www.O t o n i e l R o c h a .br 16 .com. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 GABARITO: 01 C 11 C 21 E 02 E 12 E 22 C 03 E 13 E 23 E 04 C 14 C 24 C 05 C 15 C 25 E 06 C 16 E 26 E 07 E 17 E 27 E 08 C 18 E 28 E 09 C 19 E 29 10 C 20 E 30 Prof .pontodosconcursos.

ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. os arquivos devem ser centralizados. de acordo com a legislação. incluindo empresas estatais. arquivo público. ao contrário do que afirma o enunciado.br 17 . Lembre que nessa fase os documentos são frequentemente acessados e portanto. Finalmente.Arquivista – 2010 Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado. pelas características dessa fase. Resolução: Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Resolução de questões 01 (CESPE – Defensoria Pública da União . Resolução: O arquivo acumulado pela administração indireta. são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. intermediária e permanente. 02. em suas fases. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que. pelo valor informativo que apresentam.pontodosconcursos.com. essa não é necessariamente a regra. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente TécnicoAdministrativo – 2009) .Arquivista – 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve. não esqueça que.O t o n i e l R o c h a . item errado. Prof . (CESPE – Defensoria Pública da União . é considerado arquivo público. embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. Resolução: Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente. a descentralização pode ser utilizada para dar maior agilidade à gestão dos documentos. 03. Portanto. logo a questão está correta.

errado. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário. o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. não precisando. e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) .O t o n i e l R o c h a . portanto. onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Resolução: Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória.2008) . Portanto.Arquivista – 2010 Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos. mas não são utilizados com frequência. por isso.pontodosconcursos. Prof . C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Idade do arquivo Corrente Intermediário Permanente Valor predominante Primário Primário Secundário Frequência de uso Alta Média Baixa Localização Próximo aos escritórios Distante dos escritórios Distante dos escritórios O item está. Resolução: Correto.O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu.com. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. item correto. 06. que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Resolução: O enunciado está perfeito. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . temporária.br 18 . Lembre-se. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. Os arquivos intermediários são aqueles que ainda possuem valor primário. (CESPE – Defensoria Pública da União . ser mantidos próximos aos usuários. 04. portanto. portanto. 05.

vamos um pouquinho além. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 07. 8º da Lei nº 8.O t o n i e l R o c h a . 08. A questão está errada. de 1991. o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários. dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico. lembra-se?) Vamos recordar também os valores dos documentos: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. Portanto.Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. Prof . Inicialmente. de 1991. constituindo-se. não se considera arquivo uma coleção particular. com o decorrer do tempo. os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.com. devemos salientar que o § 3º do art. Resolução: Outra questão que cobra o conhecimento do art. pois é fundamental a relação orgânica entre seus elementos.159. reunida por uma pessoa ou instituição.159.br 19 . em base para o conhecimento da história. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. não há possibilidade de coleção nos arquivos. legais e fiscais. Já. probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. Mas. Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades específicas das entidades que os produziram e receberam. Resolução: Já percebeu onde está o erro? Ora.pontodosconcursos. Davi Barreto e Fernando Graeff www. (arquivos permanentes. 1º da Lei nº 8.A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) .

O arranjo. aquisição. o item está certo. do caráter orgânico desse arquivo (=respeito aos fundos).pontodosconcursos. cultural. ou seja. os arquivos têm a finalidade de recolher. promovendo programas de gestão de documentos. descrição. de prova etc.Arquivista – 2010 Adaptada) As funções de criação.Arquivista – 2010 Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas.O t o n i e l R o c h a . o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Resolução: A gestão de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manutenção da individualidade. informativo. funcionais e legais. Ou seja. 10. Resolução: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade). 11. os arquivos têm como finalidade principal. consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. a questão está certa. (valor secundário) Portanto. preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico. o respeito aos fundos. Desta forma. classificação. apoiar a administração a qual pertencem. Resolução: Prof . Portanto. Em um segundo momento. estamos falando do princípio da proveniência. portanto. 09. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Nesse sentido. tendo em vista o valor primário. respeitando-se o princípio da proveniência. por sua vez. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . Davi Barreto e Fernando Graeff www. avaliação.O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade. o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.br 20 .com. (CESPE – Defensoria Pública da União . para que estes cumpram com suas finalidades. difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência. (CESPE – Defensoria Pública da União . deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência. o item está correto.

ou seja. Resolução: A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento.A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. documentos cartográficos: representações geográficas. Resolução: Documentos iconográficos: suporte sintético.Agente Administrativo – 2009) . em papel emulsionado.Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis.com. guardando as peculiaridades inerentes à arquivologia que discutimos ao longo do nosso curso. Davi Barreto e Fernando Graeff www. item errado. funcionais e legais. como fotografias. 14. “começar do começo” – na fase corrente. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . arquitetônicas ou de engenharia (mapas. perfis etc. A gestão de documentos realmente faz parte da gestão de informações de uma instituição.Agente Administrativo – 2009) . Item correto. é lógico.. 15. 13.Na gestão de documentos. (CESPE – MMA . (CESPE – MMA . desenhos etc. portanto. a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam Prof . Resolução: Perfeito. Portanto a assertiva está errada. (CESPE – Defensoria Pública da União . 12.br 21 . a gestão documental não começa aí. com representações geográficas. diapositivos.O t o n i e l R o c h a .pontodosconcursos. plantas. Portanto. O objetivo primordial da produção dos arquivos está relacionado ao seu valor primário. arquitetônicas ou de engenharia.Arquivista – 2010 Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. às questões administrativas. Ou seja. Logo. A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento.). o item está correto. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Perfeito.

evitando duplicações e a emissões de vias desnecessárias. calma aí. Lembra desse mnemônico? São as atividades de Recebimento. (CESPE – MMA . questão errada. 17.. Logo.. Portanto. Registro e Movimentação dos documentos Nessa questão. A passagem pelo arquivo intermediário não indica necessariamente que o documento vai ser eliminado. fica fácil respondê-la.O t o n i e l R o c h a . pois seu destino pode ser também a guarda no arquivo permanente.. 16.pontodosconcursos.. vinculadas aos arquivos correntes. Vimos que a fase de produção refere-se à elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. falamos que uma importante característica dessa fase é a otimização da criação de documentos. Além disso.com. não? Veja só. (CESPE – Defensoria Pública da União . Classificação. Resolução: Opa. Resolução: Temos que checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO...Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo. Pelo que já estudamos.Arquivista – 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. Resolução: Essa questão trata da fase de produção de documentos. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.br 22 . temos: Prof . o item é correto. Davi Barreto e Fernando Graeff www.

(CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . Prof .Arquivista – 2010 Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição. Resolução: Mais uma questão sobre as atividades do protocolo. Portanto. Portanto.Arquivista – 2010 Adaptada) . (CESPE – Defensoria Pública da União . Resolução: O curso do documento desde sua produção até o cumprimento da sua função constitui toda a gestão do documento corrente e não somente a distribuição que é uma das atividades do protocolo.com. Resolução: A avaliação é o processo de analisar o valor e a frequência de uso do documento. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação. avaliação e empréstimo de documentos. 19. item incorreto. 18. Lembre do Re-Cla-Re-Mo! Pois bem. com objetivo de definir sua destinação. (CESPE – Defensoria Pública da União . o item está errado.br 23 .pontodosconcursos.O t o n i e l R o c h a .A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. avaliação não faz parte das atividades do protocolo. registro ou movimentação. registro. 20. logo o item está errado. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 • Recebimento e Classificação • Registro e Movimentação • Conservação e preservação (?) Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento.. classificação..

de acordo com os valores primários e secundários que lhes são atribuídos. Ora. Um deles refere-se aos prazos de prescrição e decadência de direitos.Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente Prof . pode ser a guarda no arquivo permanente ou a eliminação.com.br 24 . não? Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. ou eliminação).O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente. ou seja. servem para consulta. o item está certo. Resolução: Ora. o item está errado. isso tudo é bem lógico. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) . 22. (CESPE – TRE/GO . Dessa forma. são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos.O t o n i e l R o c h a . visando a estabelecer sua destinação (guarda temporária ou permanente. é restrito. pelo menos. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . por natureza. Davi Barreto e Fernando Graeff www. como vimos. 21. 23.Os prazos de prescrição e decadência de direitos. Resolução: Vimos que a avaliação é o processo de análise de documentos. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Essa destinação. que podem ser verificados na legislação em vigor. também falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. está errado falar que a principal função da avaliação é a eliminação de documentos. por natureza. Você não tem que guardar todos os documentos por. Portanto. cinco anos? Portanto. os documentos mantidos nos arquivos permanentes são providos de valor histórico-cultural.pontodosconcursos. Além disso. e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.

ou guarda de são denominados.br 25 . Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados.com. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. 24. que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. Portanto. arquivamento e acondicionamento. Prof . respectivamente. Resolução: Vamos lembrar da diferença entre transferência e recolhimento.pontodosconcursos. é uma das fases da gestão de documentos. transferência e recolhimento. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 para o intermediário e deste para o permanente respectivamente. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . como vimos. Davi Barreto e Fernando Graeff www.Adaptada) Os documentos na fase intermediária. • • Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário. o item está errado. Resolução: Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver! Arquivamento.O t o n i e l R o c h a . Acondicionamento são as formas de embalagem documentos visando à sua preservação e acesso.

preservação.Arranjo. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Valor com valor primário com valor primário sem valor primário. publicação. mas com valor secundário sem valor primário e secundário Logo o item está correto. está errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporária (arquivo intermediário) é de 5 anos.pontodosconcursos.2008) . Esses prazos são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Davi Barreto e Fernando Graeff www. em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário. questão errada. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS . Logo. criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. avaliação. Resolução: Lembra do nosso mnemônico com as funções do arquivo permanente? De-CoRe-Ar? Prof . Portanto. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) .com.br 26 .Analista de Transportes Urbanos/Arquivista .Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.O t o n i e l R o c h a . 26. Frequência de uso alta baixa baixa - Destino permanece no arquivo corrente transferência para o arquivo intermediário recolhimento para o arquivo permanente eliminação 25. Resolução: Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso. descrição. ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação).

está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Pois bem. e. a assertiva está errada.pontodosconcursos. não são considerados. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 . Portanto. de. um. Vejamos: • • • • • • arranjo descrição e publicação preservação (=conservacão) avaliação (?) criação (?) referência Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente (não fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar).Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) . são fases da gestão de arquivos correntes.. Logo.” Prof .. 28.Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local.com. o item está errado.O t o n i e l R o c h a .De acordo com as regras de alfabetação. (CESPE – TRE/MG . uma. do.br 27 . o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico. Resolução: Vimos e revimos que o método de arquivamento que toma como base a procedência ou o local é denominado geográfico. tais como a. 27. d. Roberto D’Carmo. Essa é mais uma questão sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Nessa situação. Paulo D’Andrade. Davi Barreto e Fernando Graeff www. o. Anísio Resolução: Lembra da regra 5 de alfabetação? “Os artigos e preposições.

Resolução: Errado! Acondicionamento consiste nas formas documentos visando à sua preservação. Resolução: A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço.com. Portanto.br de embalagem ou guarda de . Então. Portanto. tá legal? O item está errado. leia e releia essas regras. amigo. Roberto D’ Carmo. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 A ordenação deveria ser: Almeida. contribuir para seu sucesso na prova. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. Ela também possibilita a preservação dos originais.A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel.pontodosconcursos. devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. no caso dos documentos considerados de valor permanente. Segundo a legislação arquivística: os documentos oficiais ou públicos. vamos parar por aqui. Davi Barreto e Fernando Graeff www. Esperamos ter conseguido ajudá-lo a entender os principais pontos da disciplina e. item correto. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista– 2010 Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos. bem como da preservação dos documentos originais. 30. Anísio D’ Veja que é a simples aplicação da regra. Entretanto. a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.O t o n i e l R o c h a . com valor de guarda permanente. Paulo D’ Andrade. 28 Prof . (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) . dessa forma. 29.

seja pelos nossos emails: davi@pontodosconcursos.com.com.O t o n i e l R o c h a . seja pelo fórum de dúvidas.br.pontodosconcursos.com.br Bons estudos e boa sorte! Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Estamos sempre à disposição. Davi Barreto e Fernando Graeff www.br 29 . e fernando@pontodosconcursos.

Conselho Nacional de Arquivos. princípios e técnicas. SCHELLENBERG. FGV. C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Bibliografia BRASIL. Decreto nº 4.O t o n i e l R o c h a . Decreto nº 1. Marilena Leite.com. 2005. Rio de Janeiro. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. T. FGV. Davi Barreto e Fernando Graeff www.171/1994 (e suas atualizações). Ed.159. FGV. Lei nº 8. de 27 de dezembro de 2002.553. Arquivo: teoria e prática.R.br 30 . 2004. 2002. Rio de Janeiro: Ed. Arquivos modernos. Conarq . BELLOTO. PAES. Prof . de 8 de janeiro de 1991. Rio de Janeiro: Ed.pontodosconcursos.