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TOC 96 - Maro 2008

I S C A L I D A D E

Despesas de deslocao, representao e ajudas de custo


Por Paula Franco

Despesas como as de deslocao e estada, despesas de representao, ajudas de custo e compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao servio da entidade patronal, acarretam diferenas na sua aceitabilidade como custo da actividade da empresa. Conhea as que so aceites na totalidade como custo ou aquelas que esto sujeitas a tributao autnoma.
xistem despesas que, pelas suas semelhanas, levantam dvidas e diculdade em conseguir transmitir aos originrios utilizadores as necessidades que lhes esto inerentes, nomeadamente os cuidados a ter com a informao que os mesmos Paula Franco Consultora da CTOC devem conter. Tratam-se das despesas que normalmente envolvem os trabalhadores da empresa, tais como despesas com deslocao e estada, despesas de representao, ajudas de custo e compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao servio da entidade patronal. Genericamente, podemos referir que, para efeitos scais, este tipo de despesas acarreta diferenas na sua aceitabilidade como custo da actividade da empresa. Ou seja, umas so aceites na totalidade como custo e outras no. Umas esto sujeitas a tributao autnoma e outras no. O que signica isto? Quais os tipos de despesas mencionadas que so menos penalizadoras para as empresas? Que cuidados deve ter o trabalhador que apresenta tais despesas? Pode distinguir-se este tipo de despesas da seguinte forma: Deslocaes e estadas So despesas suportadas quando se estiver perante encargos com transporte, estadas, refeies suportadas com trabalhadores dependentes da empresa por motivos de deslocao destes fora do local de trabalho mediante a apresentao de um documento comprovativo. Este tipo de despesa compreende os gastos de alojamento e viagem (hotel, avio, comboio) e alimentao (restaurantes, pastelarias, etc..) efectuados por trabalhadores da empresa, ao servio da mesma, fora do local de trabalho. Estas

despesas tero que, necessariamente, ter como base um documento emitido de forma legal para comprovar a sua aceitabilidade scal. Logo, dever ser uma factura ou documento equivalente passada de forma legal (1). O custo das despesas de deslocao e estada so aceites scalmente na totalidade. No entanto, para que as mesmas no possam ser postas em causa pela administrao scal, sugere-se que o funcionrio que apresente tais despesas coloque no verso do documento de suporte o nome de quem efectuou a despesa, bem como o justicativo da deslocao. Despesas de representao Consideram-se despesas de representao, nomeadamente, os encargos suportados com recepes, refeies, viagens, passeios e espectculos oferecidos no pas ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras pessoas ou entidades. A Direco-Geral das Contribuies e Impostos considera-as como custos do exerccio, na sua totalidade, mas so tributadas autonomamente a uma taxa de 5 por cento, de acordo com o artigo 81. do Cdigo do IRC, o que signica que, na prtica, 20 por cento da despesa no aceite scalmente. As despesas de representao so, basicamente, todas as efectuadas para representao da empresa junto de terceiros. Isto implica que sempre que estejam envolvidos terceiros empresa, como clientes, fornecedores e outros, as despesas sejam assim consideradas. As despesas devero ter como base um documento emitido de forma legal. Tambm aqui se sugere que, no verso do documento, sejam identicados os funcionrios, bem como os clientes ou outros terceiros que tambm integrem a despesa efectuada, bem como o justicativo da mesma.

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Ajudas de custo So importncias atribudas pela entidade patronal aos seus trabalhadores dependentes quando estes se desloquem ao servio da entidade patronal e que se destinem a compensar os gastos acrescidos por essa deslocao (alimentao e alojamento) sem apresentao do documento de despesa. Neste caso, imprescindvel que a sociedade possa comprovar os encargos efectivamente suportados respeitantes a ajudas de custo atravs do mapa itinerrio, sendo necessrio dar a conhecer o nome do benecirio, o local e a data da deslocao, tempo e objectivo de permanncia, bem como o montante dirio que lhe foi

atribudo, de modo a aferir se o mesmo excede os limites legais de sujeio a IRS, bem como o valor facturado. Estas despesas encontram-se sujeitas a tributao autnoma taxa de cinco por cento e esto condicionadas na sua aceitabilidade fiscal apresentao do referido mapa. Isto , se no existir o mapa de suporte, a despesa no aceite, no sendo neste caso tambm tributada autonomamente, excepto se a empresa apresentar prejuzo fiscal. Contudo, se as despesas em causa forem facturadas a clientes, mesmo no existindo o mapa de suporte, so aceites na totalidade

Documento de suporte

Caractersticas especiais do documento de suporte

Correco scal (parte da despesa no aceite scalmente)

Tributao autnoma (parte da despesa no aceite scalmente, mesmo que a empresa tenha prejuzos)

Deslocaes e estada

Facturas dos prestadores de servio

No

No

Facturas dos Despesas prestadores de representao de servio

No verso do documento deve ser identicado o/os funcionrio/os, bem como os clientes ou outros terceiros que tambm integrem a despesa efectuada e o justicativo da mesma O mapa deve permitir que se efectue o controlo das deslocaes a que se referem aquelas despesas, designadamente, datas, os respectivos locais, tempo de permanncia e objectivo

No

Sim

Ajudas de custo

Mapa interno de suporte

Sim, se no tiver documento de suporte, Sim, excepto se forem facexcepto se forem factu- turadas a clientes radas a clientes

Compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador

Mapa interno de suporte

O mapa deve permitir que seja possvel efectuar o controlo das deslocaes a que se referem aquelas despesas, designadamente os respectivos locais, tempo de permanncia, objectivo, identicao da viatura e do respectivo proprietrio, bem como o nmero de quilmetros percorridos

Sim, se no tiver documento de suporte, Sim, excepto se forem facexcepto se forem factu- turadas a clientes radas a clientes

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No verso do documento deve ser identicado o/os funcionrio/os que efectuou/aram as despesas, bem como o justicativo das deslocaes

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como custo e no so sujeitas a tributao autnoma. Assim, sugere-se que se pondere as situaes em que as despesas efectuadas possam ser facturadas aos clientes que originaram a necessidade dessa despesa, pois trar vantagens fiscais. Compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao servio da entidade patronal So despesas que a entidade patronal suporta para ressarcir o trabalhador pela utilizao da viatura pessoal ao servio da empresa. Deste modo, apenas a entidade patronal pode atribuir ajudas de custo e subsdio de transporte (quilmetros percorridos em viatura prpria). Tambm neste caso, a sociedade obrigada a comprovar os encargos efectivamente suportados com a compensao por uso de viatura prpria (quilmetro), atravs do mapa itinerrio, sendo necessrio dar a conhecer o nome do beneficirio, o local onde se deslocou, a data da deslocao, tempo e objectivo de permanncia, matrcula da viatura, bem como o

montante pago por quilmetro, de modo a aferir se o mesmo excede os limites legais de sujeio a IRS. Estas despesas encontram-se sujeitas a tributao autnoma e esto condicionadas na sua aceitabilidade fiscal apresentao do referido mapa. Isto , se no existir o mapa de suporte a despesa no aceite na totalidade, no sendo neste caso tambm tributada autonomamente, excepto se a empresa apresentar prejuzo scal. Todavia, semelhana do que foi referido para as ajudas de custo, se as despesas em causa forem facturadas a clientes mesmo que no exista mapa de suporte, so aceites na totalidade como custo e no so sujeitas a tributao autnoma. Assim, sugere-se que se pondere as situaes em que os quilmetros efectuados possam ser facturados aos clientes que originaram a necessidade dessas deslocaes, pois trar vantagens fiscais. (Texto recebido pela CTOC em Fevereiro de 2008)

(1)  As facturas ou documentos equivalentes podem ser emitidas informaticamente ou atravs de livros previamente impressos tipogracamente, e devem conter os seguintes elementos: Data; numerao sequencial; nome, rma ou denominao social, a sede ou domiclio e o nmero de identicao scal do fornecedor de bens ou prestador de servios; o nome, rma ou denominao social, a sede ou domiclio e o nmero de identicao scal do destinatrio ou adquirente, bem como os correspondentes nmeros de identicao scal dos sujeitos passivos de imposto; a quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios prestados, com especicao dos elementos necessrios determinao da taxa aplicvel; o preo, lquido de imposto, e os outros elementos includos no valor tributvel; as taxas aplicveis e o montante de imposto devido; o motivo justicativo da no aplicao do imposto, se for caso disso; a data em que os bens foram colocados disposio do adquirente, em que os servios foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores realizao das operaes, se essa data no coincidir com a da emisso da factura. Se a factura ou documento equivalente for emitida por uma sociedade dever ainda conter: a conservatria do registo onde se encontrem matriculadas e o nmero matrcula de identicao de pessoa colectiva; capital social.

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