You are on page 1of 10

Tecsup – PFR

Toma de Decisiones

UNIDAD V

LA TOMA DE DECISIONES EN EQUIPO

Disponer de un efectivo proceso de toma de decisiones es tan importante para un grupo de trabajo, como su potencial para trabajar en equipo. Es frecuente encontrar equipos que no funcionan adecuadamente a la hora de resolver colectivamente sus problemas quedando la responsabilidad de tomar decisiones en manos de su líder y de los integrantes más experimentados o con personalidades más fuertes. Esta situación excluye del proceso de toma de decisiones a quienes por un motivo u otro no están “cerca” del conductor, tienen un menor nivel de formación o una personalidad más débil. En consecuencia, deberán aceptar lo que decida su jefe y algunos de sus pares dado que ellos difícilmente participarán activamente del proceso. Es por esto que para que un grupo funcione adecuadamente, deberá además de realizar sus tareas de forma efectiva disponer de una metodología de resolución de conflictos y un sistema compartido de toma de decisiones. Definimos como proceso a un conjunto de pasos o acciones que conducen a un determinado objetivo. La toma de decisiones es claramente un proceso, que tendrá como resultado minimizar la incertidumbre acerca de la calidad de una decisión. El proceso se lleva a cabo en una reunión de dos o más integrantes del equipo de la que por lo general, participa su conductor. Esta reunión tiene el objetivo de resolver un conflicto o tomar una decisión para la cual ninguno de los integrantes del equipo tiene hasta este punto del proceso, la solución absolutamente “correcta” o si la tienen, la desconocen o no están seguros de ella.

23

la situación que los convoque deberá ser por lo menos medianamente compleja. En cambio. Sin embargo. Por lo tanto. podría decidir de forma autónoma. para que los integrantes del equipo sientan que su aporte agrega valor. Por lo tanto. Veamos otro ejemplo: Autorizar o no el reemplazo de una impresora en el sector de trabajo. Si la situación o el hecho a decidir es demasiado simple. la participación de sus colaboradores en el proceso de búsqueda de una decisión. Por lo tanto. La mayor o menor efectividad del grupo a lo largo del proceso de búsqueda de la decisión más apropiada. le garantiza su compromiso a la hora de la ejecución de las tareas que se desprendan de la misma. la tarea. no rutinaria y relevante para el negocio. ¿Quién toma la decisión? Participar del proceso de toma de decisiones no implica que la decisión propiamente dicha. el equipo o alguno de sus integrantes. quizás no sea una razón suficientemente trascendente como para consultar al equipo. 24 . rutinario o de baja trascendencia. sería una decisión que justifique la participación de los colaboradores y a la que seguramente le aportarán un alto grado de compromiso y efectividad. deberá ser quien ejecute o se haga responsable de la ejecución de las acciones derivadas de la decisión. tomar la decisión de agregar dos nuevos integrantes al equipo para superar una sobrecarga de trabajo que aparenta ser permanente. sea ejecutada por los integrantes del grupo. será un claro determinante de la calidad de la decisión que finalmente se adopte. ¿Es necesario convocar al grupo o algunos de sus integrantes para buscar una decisión? Es cierto que el líder tal vez. el equipo sentirá que lo convocan para proponer decisiones menores y poco relevantes. el líder deberá resolver esta situación de forma autónoma. podrán generar recomendaciones al líder y/o a sus colegas.Toma de Decisiones Tecsup – PFR Luego de un intercambio de ideas entre dichos participantes. la responsabilidad del líder es intransferible. El líder deberá determinar en qué tipo de situaciones convocará a su gente para ejecutar el proceso de toma de decisiones.

se decide utilizar fórmulas que en el pasado hayan dado buenos resultados. Muchas de las señales que llaman la atención del líder mientras conduce este proceso. • Aportar su experiencia y conocimientos. • El conductor se enfrentará a barreras que entorpecen el accionar del grupo y deberá superarlas aplicando un criterio constructivo. el rol del líder será: • Definir los límites o el espacio dentro del cual deberá encontrarse la decisión a tomar. • La evolución de este proceso mejora significativamente cuando lo conduce una persona con autoridad. • El líder deberá promover la creatividad en las ideas. 25 . • Mostrar las soluciones que se derivarán de la decisión. La consecuencia casi “inevitable” de utilizar dichas fórmulas. Es también muy frecuente que este proceso se lleve a cabo bajo la presión cotidiana. colaborando a lo largo del proceso. son síntomas de otros problemas. El líder debe estar atento y tenerlas en cuenta. Tal como dijimos anteriormente. es volver a caer una y otra vez en los mismos errores o problemas pues el proceso de resolución empleado. alcance o significado de la decisión a tomar. tiene la misión indelegable de conducir el proceso de toma de decisiones. el líder no podrá desconocer la influencia de las relaciones humanas sobre la decisión que tome. no es sencillo. A continuación incluiremos un conjunto de propuestas y recursos que el conductor debe tener en cuenta al liderar este proceso para mejorar su efectividad: • Dada su función de líder del equipo. el líder deberá tener en cuenta el medio en donde se desarrollará su proceso de decisiones así como sus propios rasgos predominantes. Debido a que casi la totalidad de las decisiones tienen efecto directa o indirectamente sobre la gente. este proceso es protagonizado por los integrantes del equipo y conducido por su líder. en diferentes escenarios o circunstancias es improbable que un mismo enfoque o una misma decisión brinden similares resultados. Bajo tales condiciones pensar “fríamente”. • Señalar el sentido. El medio y las características de quienes participen del proceso. ha sido defectuoso. una vez analizados todos los aspectos e ingredientes básicos del problema a resolver. Este pensamiento es especialmente necesario cuando seleccione una determinada técnica para tomar la decisión buscada. • Determinar los parámetros que lo condicionarán.Tecsup – PFR Toma de Decisiones Además de haber preparado a su gente para transitar por este proceso. Para evitar esta “peligrosa” rutina. • Es aconsejable desarrollar varias opciones. para resolver un nuevo problema generalmente. La mayoría de los líderes ocupan buena parte de su día de trabajo resolviendo problemas y tomando decisiones. • El grupo emite diferentes señales a lo largo del proceso. determinarán el conjunto de herramientas que el líder seleccionará de su “caja”. con una alta carga de tensiones y en espacios de tiempo muy breves. Sin embargo. En consecuencia.

LAS ETAPAS DEL PROCESO El objetivo central de un equipo de trabajo en una empresa es llevar a cabo las tareas que se le asignen y que les permita alcanzar los objetivos propuestos. Es frecuente suponer que esta necesidad es obvia. analizar el riesgo a tomar y determinar una secuencia para que el proceso quede establecido como una herramienta del equipo. etc. Etapa: Definición del problema a resolver y el objetivo a alcanzar Una de las ventajas de ejecutar el proceso de toma de decisiones por parte de un equipo. no siempre es así. 1. identificar las áreas de incertidumbre. criterios. Al describir el problema a resolver detallarán las soluciones que deberán aportar las decisiones que emanen de este proceso. Luego se buscará generar opciones imaginativas. evaluar sus consecuencias. su En términos globales. Si los motivos del cambio no fuesen suficientemente claros para los colaboradores podrían subestimar la importancia de las decisiones a adoptar. Sin embargo. En este caso. que enriquecerán la propuesta final. perspectivas. Sin embargo. es necesario que el líder justifique la necesidad de tomar la decisión que le permita producir el cambio esperado. previsibles. prever las contingencias y comparar diferentes alternativas sobre las que le será posible prever sus derivaciones más inciertas. con mayores perspectivas de lograr buenos resultados dado que permitirán un manejo más seguro del riesgo. si esta diversidad no fuera debidamente conducida podría atravesar por un proceso caótico y anárquico que difícilmente produzca respuestas positivas. 26 . Hemos dicho anteriormente que independientemente de la naturaleza del trabajo.Toma de Decisiones Tecsup – PFR Si bien es cierto que en la actividad diaria no siempre será posible la utilización de procesos objetivos. Antes de iniciar el proceso. consiste en la diversidad de ideas. el proceso comienza con la definición del problema y los objetivos a alcanzar. que todos los involucrados la conocen y la comparten. sus decisiones serán más acertadas. de modo tal que las futuras decisiones puedan tomarse más rápidamente. a partir de las decisiones que propondrán. un equipo será más eficiente si utiliza un método organizado y sistemático para la ejecución de sus responsabilidades. más sencilla implementación y apoyadas por una mayor cantidad de colaboradores. pautados y racionales su uso contribuirá a: Tomar decisiones de negocios planificadas. Este proceso está formado por cinco etapas básicas: 1ra. La tarea del grupo en esta etapa consiste en hacer una descripción del problema que enfrentan y que suponen será superado. considerar pros y contras.

suposiciones o conjeturas anteriores. estudió 365 decisiones de importancia vital tomadas en grandes organizaciones. Los grupos por su parte. Para ello deberá considerar los problemas y hacérselos ver a sus colaboradores desde diferentes ángulos. Finalmente concluyó que en esta época de complejidad creciente. Evalúen lo más objetivamente posible sus percepciones y criterios subjetivos. cada gerente que toma decisiones debería aprender la forma más efectiva de obtener toda la información relevante antes de tomar la decisión. Utilicen un lenguaje claro y comprensible por todos. detectadas las detrás de los síntomas del problema. comprendan y compartan. Es decir. fundamental dado que. para asentar sus propuestas sobre bases lo más sólidas posibles. El conductor contribuirá a que los objetivos a alcanzar queden expresados de forma comprensible y concreta. Para ello. Se cuestionen hipótesis. es acertada. 27 . Etapa: Obtención de información relevante Volvamos a los estudios del Prof. realizando un seguimiento de las mismas para averiguar si las decisiones fueron realmente implementadas y si fueron lo suficientemente buenas como para permanecer vigentes por dos años o más. de modo de mantener enfocados a sus empleados en el proceso generando nuevas ideas y perspectivas. 2da. Nutt aseguró que la razón principal fue que los gerentes fallaron en encontrar y conseguir la información disponible que les hubiera permitido tomar mejores decisiones. Paul Nutt. deberá poner en evidencia las ventajas que se lograrán si la decisión a adoptar. funcionaron tan mal que debieron ser discontinuadas o reemplazadas por otras decisiones en menos de dos años. Para sustentar sus observaciones. buscarán información de diversa naturaleza. el líder debería lograr de su equipo que: • • • • • Sean muy explícitos. Especifiquen qué quieren significar con sus expresiones y comentarios. que buscarán (y es bueno que lo hagan) los fundamentos más objetivos que puedan. el rol del líder es necesidades y oportunidades que hay deberá lograr que sus empleados las Esta etapa del proceso es especialmente todo lo que se haga posteriormente. El Prof. raramente atraviesan este proceso desde un punto de vista puramente empírico. importante dado que fijará las bases de En consecuencia.Tecsup – PFR Toma de Decisiones En esta fase. En especial. intensa especialización y consecuencias más graves por decisiones incorrectas. Luego estableció una relación con el proceso de toma de decisiones empleado: la mitad de las decisiones tomadas eran tan inadecuadas y tan poco realistas que no pudieron ser puestas en vigencia o si llegaron a ser implementadas.

las habilidades de comunicación de que dispongan serán de suma utilidad en esta etapa. De modo que será tarea del líder ponderar la importancia de cada uno con referencia a la decisión a tomar. En esta búsqueda los integrantes del equipo tratarán primero de encontrar en su memoria algún tipo de información que los acerque a la resolución del problema.Toma de Decisiones Tecsup – PFR La búsqueda de información relevante para transitar este proceso la realizarán entonces. cada integrante del equipo deberá explicitar lo más claramente que le sea posible. experiencias realizadas en otros medios o empresas. para obtenerlo se orientarán hacia fuentes de datos externas e internas. Para tener éxito en el proceso de toma de decisiones. Las fuentes internas incluyen la información disponible en el sector o área que integran. Si a lo largo de la etapa anterior los integrantes del equipo han tenido éxito en la obtención de la información relevante. constituye un misterio para el líder y sus colegas. se redefinan algunos objetivos y/o se modifiquen detalles menores de los mismos. Etapa: Elección de criterios Es habitual tomar decisiones racionales evaluando opciones mediante diferentes criterios. La variedad de criterios dentro de un grupo puede ser amplia. le dará un marco a este proceso de selección de información relevante según los criterios acordados. La búsqueda de información se sustenta en buena medida en la habilidad de investigar y de hacer preguntas que tengan los integrantes del equipo. etc. En consecuencia. los criterios sobre los que sustenta sus decisiones. En ocasiones. bases de datos propias. de modo que deberán realizar preguntas creativas y consistentes con la información que están buscando. El paso siguiente consiste en analizar esta información según criterios previamente explicitados y consensuados. Las fuentes externas podrían ser los integrantes de otras áreas de la organización. desde una óptica objetiva y subjetiva. Es habitual que a medida que logra mayor información y avanza el conocimiento del problema a resolver. estos criterios no se hacen explícitos. Si no logran encontrar en su memoria lo que buscan. otros integrantes del equipo. en esta etapa tendrán a su disposición datos útiles y variados acerca del problema a resolver. 28 . solamente por desconocimiento del criterio empleado. En esta evaluación el rol del líder es protagónico. etc. Mediante una adecuada descripción del problema a resolver o de la decisión a tomar. De modo que las razones por las que un integrante del equipo prefiere una opción sobre otra. Las mejores respuestas raramente se lograrán con preguntas mediocres. 3ra. bases de datos públicas. Esta situación genera en los demás una cierta sensación de irracionalidad en las preferencias de su compañero.

3. abandonar el proceso en este punto significaría correr el riesgo de privarse de una solución aún mejor que tal vez encontrarían si siguieran explorando otras opciones de manera creativa. Etapa de este proceso. Negociada: antes de elegirla hay un período de negociación y de intercambio de datos. El líder tratará de evitar que los colaboradores propongan opciones que sean variaciones mínimas de prácticas ya existentes. deberá vencer la tentación de aceptarla como única y definitiva. una de las opciones sea realmente original e innovadora. 5ta. El doctor Paul Nutt las denomina “soluciones parche" dado que no aportan un nuevo enfoque y apenas modifica las soluciones existentes. Naturalmente que crear opciones lejos de ser un fin en sí mismo. El líder debe promover permanentemente la innovación y la creatividad de sus colaboradores. El líder debe convencer a sus dirigidos de que las soluciones no se excluyen entre sí. Por lo tanto. el plazo establecido deberá ser suficientemente amplio de modo que no constituya una fuente de presión adicional que generalmente. Analítica: se utiliza un criterio esencialmente cuantitativo. se elegirá la mejor. Etapa: Generación de opciones. Subjetiva: basada en juicios de valor. Si bien la solución propuesta puede satisfacer en alguna medida los objetivos planteados. 29 . 2. En tal sentido. Se sustenta en información cualitativa. Cuando el grupo arriba a la conclusión de que puede resolver el problema en cuestión. Las opciones deben sintetizar las mejores ideas y propuestas presentadas por los integrantes del equipo como resultado de sus elaboraciones intelectuales y del análisis de la información relevada. es un medio para lograr un mejor resultado final. criticados ni (mucho menos) ridiculizados por los aportes que hagan. De tal forma. más probabilidades habrán de enriquecer las nuevas opciones. los alentará para que piensen de la forma más libre que les sea posible. Una forma de hacerlo es proponiéndoles que por lo menos. Si bien este proceso debe estar acotado en el tiempo. Etapa: Evaluación y elección de opciones a proponer Consiste en la tarea sistemática de evaluar a cada opción viable con respecto a los criterios elegidos en la 3ra. Cuanto más diversas hayan sido las fuentes de los datos recabados. inhibe el pensamiento creativo. asegurándoles que no serán censurados. sino que por el contrario se combinan y potencian mutuamente.Tecsup – PFR Toma de Decisiones 4ta. Esta evaluación podrá realizarse de diferentes formas: 1. debe alentarlos a desarrollar varias opciones.

Esto configura una situación de riesgo. No fundamentada: la decisión se tomó sin justificación alguna. una situación de incertidumbre es el resultado de un conjunto de datos incompletos o poco confiables. la volatilidad en indicadores clave tales como la rentabilidad.Toma de Decisiones Tecsup – PFR 4. Para ello. al momento de tomar una decisión existen ciertos riesgos implícitos y/o explícitos ocasionados en buena medida por la naturaleza. Mayor o menor. cambios incontrolables e impredecibles. servicios o procesos de la competencia. 2. las interacciones entre las diferentes variables que intervienen. • Si se podrán implementar en el plazo previsto. pero incompleta. EL USO DE LA INFORMACIÓN Casi todas las decisiones se toman en un ambiente de incertidumbre. obsolescencia tecnológica por aparición de productos. sino además considerando: • Si se adoptaron en su totalidad o en parte. El éxito de las diferentes opciones elegidas se juzgará no solamente en función de haber sido adoptadas. El grado puede variar desde una certeza relativamente elevada hasta una gran incertidumbre. basándose exclusivamente en el juicio del líder o de los empleados. cantidad y calidad de la información disponible. etc. rotación del personal clave. hay situaciones en las que existe un aceptable grado de certeza. Por su parte. Por lo tanto. Y (tal vez lo peor) no permiten evaluar con un lógico grado de confiabilidad. Por el contrario. quienes toman una decisión a partir de su propio juicio y sin haber evaluado previamente las opciones. pero incertidumbre al fin. a menudo fracasan en el análisis de datos cuantitativos y cualitativos de relevancia. 30 . • Si todos los integrantes del equipo (incluido su líder) piensan que son acertadas. Asimismo. Las investigaciones del doctor Paul Nutt también indican que más de un tercio de las personas que toman decisiones utilizan métodos poco efectivos para evaluar las opciones. pérdida o deterioro de ventajas competitivas. Quienes deban tomar una decisión en estas circunstancias podrán estar tranquilos y razonablemente seguros del resultado de su decisión. puede ocurrir que la información disponible esté basada en hechos y sea confiable. deberán contar con información confiable y además (quizás lo más importante) será preciso que conozcan las relaciones de causa y efecto de los hechos que intervienen en el proceso. Sin embargo. En el mundo de los negocios el concepto de riesgo es conocido como la probabilidad de ocurrencia de un evento desafortunado como por ejemplo.

la transmisión de esta información es oral y en consecuencia. el proceso de toma de decisiones estará fuertemente influenciado por dos circunstancias: a) Naturaleza de los datos disponibles. Tanto es así. pudiendo ser hasta un decisivo criterio de selección. la decisión que se tome será la consecuencia del uso de la información tanto basada en el juicio y la experiencia como en información “dura”. también se la “premia” con un mayor nivel salarial. por ejemplo. De hecho. Tanto en un caso como en cualquiera de los otros. que en la mayoría de las búsquedas laborales es deseable un determinado nivel de experiencia en el postulante. En todo caso. La experiencia. con un alto componente de intuición.Tecsup – PFR Toma de Decisiones Contribuye a una toma de decisiones más segura estimar las probabilidades objetivas de un lograr un determinado resultado utilizando. la experiencia es un atributo del líder que puede contribuir positivamente a la efectividad de su método cualitativo de resolución de problemas y toma de decisiones. Para ello. son los que podrán ser utilizados reiteradamente por diferentes decisores. más eficaces. el líder dispone de efectivas herramientas que contribuyen a tomar decisiones más acertadas y por lo tanto. por la experiencia acumulada de quienes tuvieron a su cargo su solución o por las opiniones de los supuestamente “entendidos” y en todo caso. Desde la “corazonada” hasta el más riguroso los modelos matemáticos. en consecuencia. es un innegable valor con el que cuentan las organizaciones. la información disponible deberá ser concreta. Estas son las que podrían denominarse como bases de datos “cualitativas” o “no cuantitativas”. En todas las organizaciones existen fuentes de información no cuantitativas sustentadas en la experiencia personal de los líderes o del personal más antiguo y/o experimentado. se deforma a lo largo del proceso de comunicación de un receptor a otro. es difícil sustentar este tipo de procesos con datos numéricos que en definitiva. cualquiera de los métodos que se adopte para tomar una decisión. lo que la transforma en “relativamente” confiable. Disponer de bases de datos confiables es crítico al momento de tomar una decisión para reducir la incertidumbre y el consiguiente riesgo. contar con información para la toma de decisiones. Estas “bases de datos” están formadas en algunos casos por hechos ocurridos en la empresa. El fundamento de estas bases no necesariamente es poco racional. en también diferentes momentos y situaciones. debidamente acumulada y aplicada con criterio. deberá sustentarse en información. Si bien. Sin embargo. modelos matemáticos. 31 . De la misma forma que el “canto de juglares”. expresada en cifras y/o criterios objetivos. En muchas empresas sus líderes la consideran la forma más natural de tomar una decisión. Es imprescindible. b) El estilo del líder que protagonice dicho proceso.

Usted y sus compañeros vuelvan a formar el equipo. Anote los efectos que el problema tiene en su vida. 5. Distintas soluciones pueden adaptarse a cada persona y a cada situación. Es en estas circunstancias. Anote las causas del problema. 3. estrés por el trabajo. No olviden las causas “ocultas” (quizá perciban que el tránsito provoca que lleguen tarde a la escuela. está bien. pero la causa oculta puede ser que no se levantan a la hora adecuada para trasladarse en menos tiempo por las mañanas). cada miembro del grupo deberá: a) ponderar los efectos positivos y los negativos. ¿Es adecuada? ¿Funcionará? Elección de la(s) solución(es) más importante(s). por ejemplo. Determinen las causas más probables del problema y realicen una lluvia de ideas sobre las posibles soluciones. Evaluación de la solución considerada como la mejor. Anótenlos en el pizarrón o en un cartel. relacionada con dinero. 1. Evalúen la solución asignada. EJERCICIO Llave para el aprendizaje cooperativo: creación de habilidades para el trabajo en equipo. Al decidir cuáles son las soluciones más importantes. diez minutos cada miembro del equipo deberá elegir una posible solución para explorarla. Identificación del problema. el buen criterio y la apertura mental del líder le permitirán hacer de su experiencia. 4. 32 . familia. Incluyan cualquier situación problemática. Divídanse en equipos de dos a cuatro personas. Lluvia de ideas sobre las posibles soluciones. Por turnos. Estudio de cada solución. lleven a cabo una votación. b) considerar problemas similares. Solución de problemas en grupo En grupo. puede ser negativo. un valor positivo para su equipo.Toma de Decisiones Tecsup – PFR Es asimismo imposible soslayar que en determinadas situaciones. Después. En equipo. compartan sus observaciones y recomendaciones. discriminación. calificaciones. analicen qué sucedería si las pusieran en práctica. el efecto que produce la experiencia sobre los resultados y hasta sobre el clima laboral. y d) describir en qué forma la solución afecta la causas del problema. ¿Cuál es la mejor solución? Tal vez haya un empate. Al pensar de manera independiente sobre la solución asignada. cada grupo elegirá o recibirá la asignación de un problema para trabajar con éste. Anote todas las ideas que ofrezcan los miembros del equipo. más o menos. Después de. en las que el sentido común. c) determinar si el problema exige una estrategia diferente de la requerida por otros problemas parecidos. ¿Cuáles serían los efectos positivos y los negativos de lo que harían? ¿En verdad seria una solución adecuada para todos? ¿Harían lo mismo otra vez o no? 2. automóviles. realicen una lluvia de ideas sobre problemas comunes en la vida. usted y sus compañeros establezcan el problema y busquen las causas y los efectos que lo rodean.