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LOS PROCESOS SEGÚN RELACION DE ITEMS

POSIBILIDAD DE MEJORAR LA GESTION DE COMPRAS DE LAS EMPRESAS PUBLICAS

ANTECEDENTES El Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Ley 26850, aprobada por D.S. 012-2001-PCM) toma como base el Reglamento Unico de Adquisiciones (RUA) e introduce varios cambios importantes: • • • • • Se introducen nuevos niveles de estratificación de procesos (Adjudicaciones Directas Públicas, Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía) Los procesos de mayor nivel se separan para Bienes (Licitaciones) y para Servicios (Concursos Públicos) Se precisa la diferencia entre postor y proveedor (contratista). En función del valor referencial, se introduce un límite superior y otro inferior para la aceptación del valor de las propuestas. Se definen métodos y pesos para la calificación técnica y económica de propuestas

A pesar de estas mejoras, la ley todavía mantenía el enfoque de Compra de Item Unico del RUA (Reglamento Unico de Adquisiciones). Esto significa que todas sus consideraciones fueron desarrolladas para un proceso que se efectúa para comprar un solo ítem. A pesar de que el RUA tenía esta debilidad, la naturaleza general de sus disposiciones permitió interpretarla en forma flexible para aplicarlo para los procesos de compra de varios ítems. La Ley 26850 al ser más específica, acentuó la debilidad y en 1999 su aplicación originó un serio problema en las licitaciones de medicamentos del Seguro Social de Salud (ESSALUD), porque en uno de sus artículos se disponía que el proceso de selección se debía “mantener en suspenso”, hasta que se solucionaran todos los recursos de impugnación. Esta disposición es lógica para un proceso en el cual se compra un solo ítem, puesto que todos los recursos de impugnación se refieren al mismo ítem. Sin embargo en el caso concreto de ESSALUD significaba que en una licitación de más de 400 ítems, el no resolver la impugnación de un solo ítem podía detener la adjudicación de los otros 399. El problema era incluso más agudo si se tiene en cuenta que en la ley se introducía como última instancia al CONSUCODE, hecho que dilataba de manera significativa la solución en dichos casos. Para solucionar esta inconsistencia se introdujo el concepto de “Proceso Según Relación de Items”, para diferenciarlo del proceso en el cual se compra un solo ítem. También se definieron claramente conceptos como proceso desierto, diferenciándolo de ítem desierto. Cabe resaltar que en un proceso según relación de ítems, cada ítem es una unidad independiente que atraviesa todas las etapas del proceso, de este modo lo que suceda con un ítem no afecta a los otros. En este sentido puede considerarse que cada ítem atraviesa un proceso independiente.

LA LOGICA DE LA LEY La ley presenta las siguientes características: • Las exigencias en formalidad y transparencia aumentan con el monto de la compra. • Existen procedimientos de exoneración de formalidades para el caso de compras urgentes o en situaciones de emergencia. • En el caso de la compra de un ítem de necesidad continua, no es correcto efectuar compras de cantidades parciales para disminuir el monto y evitar la formalidad de una compra grande (esto se denomina fraccionamiento de la compra y se considera una falta). Estas características responden a la siguiente lógica: 1. A mayor monto de compra es mayor el atractivo para el proveedor potencial y mayor la posibilidad de que intente corromper a los funcionarios de la institución.

Sin embargo. En el proceso según relación de ítems el monto total del proceso no coincide con el monto total de la compra de un ítem. no lo es para procesos de selección según relación de ítems.000. Para ilustrar esta idea. OPORTUNIDADES DE MEJORA A pesar de esta inconsistencia.00 efectuadas en un solo proceso administrativo y el verdadero riesgo de corrupción. Cuanto mayor es la exigencia de formalidad y transparencia menores son la flexibilidad y capacidad de respuesta inmediata en la gestión de compras. El monto del proceso es de S/. Antes de analizar las oportunidades de mejora es conveniente tener en cuenta lo siguiente: • La ley no es restrictiva en la forma como se deben agrupar los productos para los procesos según relación de ítems. tampoco el riesgo de corrupción está en relación con el monto del proceso. Por lo tanto la periodicidad de las compras de un ítem es definida por la institución al momento de elaborar su Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. 100. es decir que ningún proveedor está en condiciones de ofertar más de un ítem.00 y se le deben aplicar las exigencias de formalidad correspondientes a una licitación pública. Si el atractivo para el proveedor no está determinado por el monto del proceso. .000. El atractivo para el proveedor no está relacionado con el monto del proceso sino con el monto del ítem o del grupo de ítems que puede ofertar. para evitar las mayores formalidades del proceso de selección que correspondería a la compra de la cantidad total. • El análisis efectuado demuestra que. Punto 2: El riesgo de corrupción de los funcionarios públicos está en proporción directa al monto del proceso de selección y se deben establecer mayores exigencias de formalidad y transparencia a procesos de selección de mayor monto. Por lo tanto el riesgo de corrupción de los funcionarios públicos está en proporción directa al monto del proceso de selección y se deben establecer mayores exigencias de formalidad y transparencia a procesos de selección de mayor monto. 1.000. como veremos a continuación. • Punto 1: A mayor monto de compra es mayor el atractivo para el proveedor potencial y mayor la posibilidad de que intente corromper a los funcionarios de la institución.000. el Proceso Según Relación de Items es un gran avance de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y nos proporciona oportunidades para mejorar la eficiencia y efectividad de las compras del estado.00 nuevos soles. a los muy formales que están orientados a garantizar la transparencia y eficiencia de la compra. • La prohibición del fraccionamiento se refiere a la acción deliberada de “partir” la cantidad de compra. 3. sólo indica que en los casos de necesidad continua se dé preferencia a una compra anual. y no a una Licitación Pública. 4. EL ENFOQUE DE LA COMPRA SEGÚN RELACION DE ITEMS La lógica anterior que es válida para los procesos de compra de un solo ítem. Por lo tanto las instituciones deben disponer de una gama de procesos de selección que van desde los muy flexibles. la lógica de establecer las exigencias de formalidad en función al monto del proceso ya no es consistente. en el caso de un Proceso de Selección según Relación de Items. en el caso extremo de que los 10 ítems correspondan a segmentos de mercado que no compiten entre sí. supongamos el caso de un proceso en que se compran 10 ítems. no podría hacerlo pues la periodicidad depende de la naturaleza de la necesidad.2. corresponde una Adjudicación Directa. las licitaciones centralizadas de medicamentos de ESSALUD son por montos que superan los 300 millones de soles. que están orientados a posibilitar la atención rápida de las necesidades. y por lo tanto la exigencia de formalidad. La ley no prescribe la periodicidad de las compras. en forma forzada. sin embargo de los más de 400 ítems que se compran sólo en unos cuantos el monto del ítem supera el millón de soles. Por ejemplo. el mencionado proceso anterior equivale realmente a diez compras de S/. cada uno por un monto de S/. 100.

Por ejemplo. para todos sus efectos. Introducir las condiciones del mercado a la aplicación de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado puede parecer algo revolucionario. equipos de transmisión electrónica de datos. desdoblar el proceso de selección según relación de ítems en 300 procesos de selección de un ítem. a tener en cuenta en la elección de un proceso de selección. • • Esta forma de trabajar exige un mayor análisis del mercado. la cantidad y el patrón de consumo. De acuerdo a esto los ítems son agrupados por afinidad de uso. Aunque todos estos ítems pueden estar bajo rubros afines del catálogo de bienes. es cuestionable que en un proceso de selección por un monto total de 300 millones de soles se incluya un ítem cuyo monto es de 1. Analizar el mercado Otra razón para agrupar ítems en un proceso de tratar de conseguir mejores propuestas por el efecto de escala. por lo general. ya que. el efecto de escala no se consigue pues los proveedores que compiten en computadoras probablemente serán distintos de los que compitan en lectoras de códigos de barra. Podría argumentarse que al agrupar los ítems se está ahorrando el trabajo administrativo de convocar varios procesos. si este es el criterio que se está usando actualmente. es conveniente revisar si los grupos de ítems que se agrupan en un mismo proceso corresponden también a una naturaleza afín del mercado. puede no ser provechoso efectuar un proceso en el cual se compren computadoras personales. servidores para data warehouse. aunque estén en un mismo proceso. pero su potencialidad para aumentar la eficiencia y eficacia de las compras está en: • Mejorar la capacidad de respuesta en la gestión de compras. se debe evaluar también la misma conveniencia de agrupar los ítems. Los catálogos. Por esta razón. tienen como objetivo organizar la información de los artículos para facilitar el trabajo de los usuarios internos. Pero esto sólo es posible si los proveedores están en capacidad de ofertar varios ítems de la relación. ellos no corresponden a un mismo mercado y. cuando define el caso de proveedor único. si bien en una situación extrema y a manera de excepción. Un criterio más racional sería agrupar todos los ítems que por sí mismos son de menor cuantía en un proceso de adjudicación directa y que todos los ítems de una licitación sean por sí mismos. Evaluar la conveniencia de agrupar los ítems Además de revisar el criterio de agrupación de los ítems. oportunidad y servicio.000 soles. pero de ninguna manera sería un fraccionamiento. así como el riesgo de aprovisionamiento del ítem en el mercado. o por su naturaleza. En un caso extremo. cada ítem del PSSRI se comporta como un proceso independiente. Por ejemplo es posible que el monto de compra de los equipos lectores de códigos de barras corresponda a una Adjudicación Directa. y al aplicarse los niveles de formalidad que en realidad le corresponden tenemos la posibilidad de ser más expeditivos. por rubro de gasto. También hay otros aspectos como la criticidad del ítem para los objetivos de la organización. Por ejemplo. sin sacrificar los niveles de exigencia en calidad. al definir procesos de selección con las exigencias formales que realmente les corresponden. Por ejemplo. impresoras y lectores de códigos de barras. y tampoco la más importante. • Revisar el criterio usado para agrupar los ítems En muchas entidades públicas el criterio usado para agrupar los ítems es su catálogo de bienes y servicios. pero en realidad la ley no es ajena a esta realidad y la incorpora. Debemos tener en cuenta que la eficiencia en el uso de los recursos administrativos no es la única variable. no hay ninguna norma que obligue a ESSALUD a comprar todos los medicamentos de suministro centralizado en un solo proceso de selección. por lo menos equivalentes a una adjudicación directa. Pero en realidad se puede estar perdiendo eficacia y la posibilidad de atender mejor a los clientes internos.Tomando en cuenta lo anterior exploramos algunas oportunidades de mejora en los Procesos de Selección Según Relación de Items (PSSRI). . podría ir contra la eficiencia del uso de los recursos administrativos.

Disminuir la carga de trabajo de las áreas de compra al establecer procesos de selección con exigencias formales más racionales. Formador en Gestión Internacional de Compras y Aprovisionamientos capacitado por el Centro de Comercio Internacional de la Organización Mundial de Comercio.• • • Elevar el nivel de atracción de las compras para los proveedores. Facilitar la ejecución de los estudios de mercado orientados a estimar o actualizar los precios referenciales. Ex asesor principal de la Gerencia Central de Logística de ESSALUD. Néstor Asto Jefe del Programa Compras & Competitividad del Centro de Desarrollo Industrial de la Sociedad Nacional de Industrias. ya que la correspondencia entre las exigencias formales y el nivel de negocios es más equilibrada. .