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Uso del Programa Gantt Project

Octubre 2006

Uso del Programa Gantt Project 1 Presentación

En esta práctica guiada aprenderás varias cosas relacionadas con el uso de Gantt Project, que es una aplicación de ayuda a la gestión de proyectos. En particular, aprenderás a: 1. Especificar las tareas en que se descompone un proyecto . !signar recursos a las tareas "en particular, asignar fec#as de inicio y final de cada tarea, y especificar qu$ miem%ro del grupo va a reali&arla' (. Esta%lecer precedencias entre las tareas ). Generar informes relativos a la gestión del proyecto "diagrama de Gantt, diagrama de recursos, diagrama PE*+, etc.' ,a forma más cómoda de reali&ar esta la práctica es a%rir una ventana en tu ordenador que contenga este enunciado, de forma que puedas ir llevando a ca%o en el ordenador las operaciones que aqu- se especifican. +oma nota de aquellas e.plicaciones que no entiendes y de aquellas operaciones que no producen el resultado esperado. Podrás resolver estas dudas en la pró.ima sesión de clase.

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La gestión de proyectos

,a gestión de proyectos es el conjunto de tareas que #ay que reali&ar para garanti&ar que el proyecto se lleva aca%o con los recursos previstos y con los resultados esperados. ,as tareas de gestión de proyectos son muy variadas y algunas muy complejas. En nuestro caso, nos centraremos en un conjunto de tareas muy simple pero esencial para la gestión de proyectos. Estas tareas son: • Descomponer el proyecto en una serie de tareas y su%tareas. Estas tareas normalmente tendrán unas precedencias entre ellas, de forma que algunas tareas no podrán empe&ar #asta que #ayan aca%ado otras previas. Asignar recursos a las tareas. En concreto, esta%lecer las fec#as de inicio y final de cada tarea y especificar qu$ miem%ro o miem%ros del grupo de%en reali&arla. Generar informes y diagramas que reflejen las decisiones tomadas, y que permitan reali&ar un seguimiento efectivo del proyecto.

Gantt Project es un soft/are de li%re distri%ución que permite la reali&ación de estas acciones %ásicas, de forma muy simple. En este curso, y en cursos siguientes, usareis Gantt Project para reali&ar la gestión de vuestros proyectos, y para producir los informes que os permitirán a vosotros y al profesor #acer un %uen seguimiento del tra%ajo.

0ntroducción a los 1omputadores

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Uso del Programa Gantt Project

Octubre 2006

En esta práctica vas a aprender los aspectos %ásicos de Gantt Project.

3 Instalación del programa Gantt Project
Para instalar el programa se accede a la página principal de la /e% del programa: #ttp:22ganttproject.sourceforge.net2

El programa puede instalarse para ser empleado desde sistemas 3indo/s, ,inu., 4ac u otros, en los que est$ disponi%le una versión del entorno de ejecución 5ava "lenguaje multiplataforma so%re el que está desarrollada'. Para la ejecución del programa es por lo tanto necesario que la máquina virtual de 5ava este instalada en el sistema operativo que utilicemos. En caso de no estar disponi%le, se puede descargar e instalar de la siguiente dirección: #ttp:22java.com2do/nload2

Usuarios de Windo s
Para los usuarios de 3indo/s, se puede descargar el programa en el acceso rápido que figura destacado en el enca%e&ado de la página 6!uic" Do nload for Windo s #$ %&'7, y que accede al enlace: #ttp:22prdo/nloads.sourceforge.net2ganttproject2ganttproject8 .9. .e.e: do/nloadp
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Pulsar 6Do nload7 so%re cualquiera de las opciones. ! continuación el sistema preguntará qu$ #acer con el fic#ero.ic#o enlace conduce al área de descargas: que solicita que se seleccione un lugar de donde descargar el fic#ero.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 .imas. con preferencia a aquellas geográficamente más pró.e%en seguirse las instrucciones que indique el programa de instalación: 0ntroducción a los 1omputadores 3/21 . <eleccionar 6Guardar en disco7. de%e ejecutarse. con lo que se instalará el programa. Una ve& almacenado el fic#ero. .

pero manteniendo el tipo de licencia en s-. 0ntroducción a los 1omputadores 4/21 . es decir.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 El programa se encuentra %ajo una licencia G=U que. modificarse y distri%uirse de forma gratuita por todos sus usuarios. %ásicamente. indica que el programa puede ejecutarse. que sus copias o modificaciones no pueden distri%uirse pro#i%iendo su reproducción. copiarse.

<e recomienda instalar el programa completo.? 4>' si le quitamos algunos componentes. <e puede escoger el directorio de instalación "usar el valor por defecto si se tienen dudas al respecto': 0ntroducción a los 1omputadores 5/21 .Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 El programa ofrece la opción de instalar la versión completa "1( 4>' o una reducida "?.

. !qu.(%/ y 0LA11-PA2. que da acceso a la página de 6Do nloads7.nos descargaremos el fic#ero empaquetado con los arc#ivos de la aplicación que de%eremos descomprimir en nuestro disco duro. 4acB'.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 1on lo que el proceso finali&a: En el men@ de 3indo/s aparecerá el acceso correspondiente al programa "GanttProject 8A GanttProject' (tros sistemas diferentes a Windo s Para otros sistemas "como linu. de%e escogerse la opción 6(t)er systems and arc)i*es 7. definidas y lan&ar el script de lan&amiento que se encuentra en el directorio de la aplicación. Para ejecutar Gantt Project %asta con tener instalada correctamente la máquina virtual de 5ava con las varia%les +A.A-. 0ntroducción a los 1omputadores 6/21 .

Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 0ntroducción a los 1omputadores 7/21 .

Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 3 Gestión de un proyecto con Gantt Project ! continuación. de los cuales podemos prescindir en general pulsando so%re 61errar7. Datos Generales del Proyecto Pulsamos en el men@ general so%re 6Proyecto7 D 6=uevo7. podemos contestar que no. aunque en ocasiones nos pueden resultar de muc#a utilidad para acceder a aspectos del programa que desconoc-amos. iniciaremos la planificación del proyecto del Cideo 1ajero usando Gantt Project. !%re el programa Gantt Project. Cerás una imagen como la siguiente: <o%re la ventana principal se superpone otra con consejos del d-a. <e a%re una ventana con los datos generales del proyecto. El programa nos pregunta si deseamos almacenar el proyecto antes de generar uno nuevo. .ado que no #emos creado nada #asta a#ora. que podemos cumplimentar más o menos como sigue: 0ntroducción a los 1omputadores 8/21 .

<eleccionamos am%as opciones: Finalmente de%emos fijar los festivos en los que se supone que no vamos a tra%ajar. desarrollador. Escogemos los sá%ados y domingos. documentador. as.como las festividades asociadas a EspaEa: 0ntroducción a los 1omputadores 9/21 .Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 El segundo paso incluye el uso de plantillas predefinidas con algunos aspectos como el tipo de integrantes del equipo desarrollador del proyecto "indefinido y encargado de proyecto para proyectos gen$ricos. encargado de prue%as. diseEador gráfico. o %ien. etcB para proyectos de desarrollo de soft/are'.

Definición de las tareas El siguiente paso es descomponer el proyecto en tareas. y cada tarea en su%tareas. 4en@ general 6Proyecto7 D 6Guardar comoB7 y le asignamos el nom%re "y su%directorio' que deseemos. 0ntroducción a los 1omputadores 10/21 .Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 Gste puede ser un %uen momento para almacenar el proyecto.

por tanto.): +area 1.a primera tarea la #emos descompuesto en ? su%tareas.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 En el caso del Cideo 1ajero. *epetimos la misma operación para todas las tareas. %asta con pulsar en el men@ general so%re 6+area78 6=ueva tarea7 "que tam%i$n puede #acerse con el icono si nos encontramos so%re la pestaEa 6Gantt7. . Para crear una tarea en Gantt Project. . para mantener el formato: 0ntroducción a los 1omputadores 11/21 . pero aEadiendo la numeración de tareas.1: +area 1. Escri%e el nom%re de la tarea "en nuestro caso: +1.Prototipo 1'. : +area 1.(: +area 1. esta%lecemos la siguiente descomposición: +area 1: Prototipo 1 Programar opciones %ásicas de cliente y pel-culas 1ompletar opciones clientes 1ompletar opciones pel-culas Programar opciones de listados 0ntegración y puesta a punto del primer prototipo +area 1.?: +area : Prototipo +enemos. locali&ada justo %ajo el conjunto de iconos'. dos tareas principales "primer y segundo prototipo'.a segunda tarea de momento no la descomponemos en su%tareas.

Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 <i se deseara incluir una nueva tarea entre dos. 1on ello estaremos 6identando7 la tarea.1 a la +1. con lo que la nueva tarea se insertar-a a continuación. !#ora indicaremos que algunas tareas son realmente su%tareas de una principal. I%tendrás lo siguiente: I%serva que la %arra correspondiente a la tarea 1 en el calendario de la derec#a #a dejado de ser a&ul para convertirse en una 6llave7. %asta situarse so%re una su%tarea y pulsar so%re el icono . Esto se de%e a que #a dejado de ser una tarea para convertirse en un %loque que a%arca a sus su%tareas. 0ntroducción a los 1omputadores 12/21 . que son su%tareas de la +1. Para ello. que equivale a decir que es una su%tarea de la anterior.?. Ha& esta operación con las tareas +1. %asta con colocarse so%re la tarea anterior y solicitar 6=ueva +area7.

1 Ipciones %ásicas de cliente y pel-culas 1.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 Distri&ución de las tareas en el calendario Hasta a#ora nos #emos limitado a crear una lista con las tareas. +areas 1. Primer prototipo 1. verás una imagen como la siguiente: 0ntroducción a los 1omputadores 13/21 . la ta%la siguiente indica cuándo "en qu$ sesión' de%en estar finali&adas cada una de las tareas y su%tareas. 1ompletar opciones clientes 1. 1onsulta el calendario de sesiones de tu grupo de 0ntroducció als 1omputadors. En nuestro caso. o %ien tam%i$n podemos seleccionarlo empleando el %otón secundario del ratón so%re la tarea en cuestión. para la su%tarea +1. Para modificar las fec#as de inicio y fin de tarea "o para modificar otras propiedades de la tarea'. supondremos que las fec#as de las sesiones que marcan el inicio o fin de las su%tareas del primer prototipo son: <11 <1 <1( <1? (9 de noviem%re 1) de diciem%re 1 de diciem%re 1K de enero !s-.1. <i #aces esto con la su%tarea +1. colocándonos so%re su nom%re y accedemos al men@ 6+area7 8 6Propiedades de la tarea7. seleccionamos la tarea.( 1ompletar opciones pel-culas 1. para identificar las fec#as concretas de cada una de las sesiones que aparecen en la ta%la.1 escogeremos como fec#a de inicio el (9 de noviem%re y fec#a de fin el 1) de diciem%re. <egundo prototipo 0nicio <11 <11 <1 <1 <1 <1 <1( final <1( <1 <1( <1( <1( <1( <1? 1omo ejemplo. de acuerdo con la planificación del proyecto del videocajero. para este ejemplo' y duración total de un d-a. Es por ello que el programa las sit@a por defecto con inicio en su d-a de creación " 9 de noviem%re de 99J.) Ipciones de listados 1.? 0ntegración y puesta a punto .

que e. de lo cual prescindiremos. "1entrar so%re las tareas seleccionadas'. "!lejar'.a pestaEa 6Editar =otas7 es tan simple como un simple espacio para incluir cualquier tipo de o%servaciones asociadas a la tarea "por ejemplo. 6a reali&ar en casa del cliente7.como de las pestaEas 6!ntecesores7 y 61olumnas personali&adas7.1. . Empleando los iconos "!trás'. y "!cercar' puedes moverte por el diagrama temporal y mostrarlo de la manera que te resulte más cómoda. <e pueden asignar prioridades y progreso de la tarea. as. 0ntroducción a los 1omputadores 14/21 . o 6seguir las instrucciones contenidas en el manual7'. 1omo resultado.ceden las pretensiones de este documento.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 I%serva que en esta ventana se pueden asignar las fec#as de la tarea. . o tam%i$n indicando la duración "19. de%es o%tener una distri%ución como la que muestra la imagen siguiente: El diagrama temporal que aparece a la derec#a te muestra cómo se distri%uyen las tareas y su%tareas a lo largo del tiempo. en d-as'. "!delante'. 4odifica a#ora las fec#as de inicio y final de la tarea +1. ya sea mediante el inicio y fin.e la pestaEa 6*ecursos7 #a%laremos más adelante. y de todas las demás.

un ajuste más fino de la planificación.1 como antecesora. 0ntroduce esos cam%ios en la planificación. I%serva a#ora que el diagrama temporal de la derec#a tiene este aspecto: 0ntroducción a los 1omputadores 15/21 . Esa opción te permitirá seleccionar la tarea +1. de forma que unas no pueden empe&ar antes de que aca%en otras. una relación de precedencias entre tareas. . la tarea +1. cómo #acer esto. Eso nos da un diagrama temporal más realista. . Por tanto. Para esta%lecer estas vinculaciones #a& lo siguiente. <upongamos que el grupo decide que las tareas +1. y estas tres tareas de%en aca%arse antes de iniciar la tarea +1.( y +1. Por otra parte. tal y como muestra la imagen siguiente: *epite esa operación para las tareas +1. . +1. por tanto. Por ejemplo.?' no puede empe&ar al mismo tiempo que las anteriores "el 1) de diciem%re' porque las anteriores de%en estar listas para poder integrarlo todo. +1. que de%e estar lista antes del 1 de diciem%re.?.( y +1. 2areas *inculadas y diagrama de Gantt +al y como aca%amos de ver.( y +1. normalmente ocurrirá que algunas tareas del proyecto no pueden iniciarse #asta que no #ayan aca%ado otras.istir. convendr-a poder especificar que e. las tareas anteriores a la de integración de%erán aca%ar antes del 1 de diciem%re para que quede tiempo antes de la sesión <1( para #acer la integración.a su%tarea de integración "+1. .?.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 I%serva que en la planificación que #emos #ec#o #ay algo que no cuadra.1 de%e aca%arse antes de iniciar las tareas +1.). por tanto. .). .( y +1. Puede e.) de%en estar listas el 1L de diciem%re para que entonces pueda empe&ar la tarea +1. Ceamos. y selecciona la pestaEa de antecesores.). a continuación. esta%lece que las antecesoras de la tarea +1.espu$s.? son las tareas +1.?.iste una relación de precedencia entre tareas. M finalmente esta%lece que la tarea "el segundo prototipo' no puede iniciarse #asta que aca%e la tarea +1. +1. +enemos que #acer. !%re la ventana de propiedades de la tarea +1.

con indicación de las precedencias. crear un nuevo recurso consiste. incluyendo la función que va a desempeEar "de entre una serie de roles predefinidos'.iagrama de Gantt. el tra%ajo puede ser más especiali&ado y podr-an designarse miem%ros del equipo que cu%rieran e. I%s$rvese que para proyectos más complejos. en incluir los datos del mismo. Para crear un nuevo recurso.clusivamente las tareas de validación "6Encargado de prue%as7'. se llama . %ásicamente. locali&ada justo %ajo el conjunto de iconos'.ocumentador7'. 0ntroducción a los 1omputadores 16/21 . Asignación de las tareas al e4uipo de tra&ajo Finalmente e.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 El diagrama que tienes a la derec#a. 1omo se ve. El procedimiento es muy similar al de generación de nuevas tareas. de documentación "6. En este caso lo más apropiado parece ser designar a todos los miem%ros del equipo como 6. etc. qui$n va a #acer cada tarea'.esarrollador7.aminaremos cómo asignar recursos a las diferentes tareas "por ejemplo. que muestra la distri%ución temporal de las tareas. %asta con pulsar en el men@ general so%re 6*ecurso78 6=uevo recurso7 "que tam%i$n puede #acerse con el icono si nos encontramos so%re la pestaEa 6*ecursos7.

es decir. el per-odo de =avidad "del ) de diciem%re al J de enero'.imos párrafos aprenderás a asignar recursos a tareas. =o o%tstante. lo cual no necesariamente es siempre lo mismo para todos. Esta previsión permite planificar cómo cu%rir determinadas tareas del proyecto cuando algunos miem%ros del equipo están de vacaciones o no disponi%les. 0ntroducción a los 1omputadores 17/21 . puesto que #a%rá algunas tareas que pro%a%lemente reali&areis los tres miem%ros del grupo juntos. 0ntroduce de esta forma los datos de los tres "o cuatro' miem%ros del equipo. conviene que defináis un recurso adicional que pod$is llamar todos.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 . por ejemplo. a indicar qu$ miem%ro del grupo #ará cada tarea o su%tarea. En los pró.esde esta sencilla fic#a tam%i$n se puede seEalar los d-as li%res de que dispondrá cada miem%ro del equipo como.

) a cada miem%ro del grupo. asignaremos a esta tarea el recurso todos. si o%servamos el diagrama de recursos resultante. +1. Una ve& finali&ada la asignación. . de%e repetirse lo mismo para el resto de las tareas. .1 la #ar$is todos juntos. pro%a%lemente la tarea +1. Por tanto. de%iera ser algo similar a esto: 0ntroducción a los 1omputadores 18/21 . <eleccionamos una tarea cualquiera. !signa ar%itrariamente las tareas +1. y la tarea +1. pulsando so%re la pestaEa correspondiente locali&ada justo %ajo el conjunto de iconos.( y +1. ! continuación.a pestaEa 6*ecursos7 de ese men@ nos permite asociar miem%ros del equipo a la tarea. de%emos volver al modo Gantt. Por ejemplo. para asociar cada recurso a las diferentes tareas. colocándonos so%re su nom%re y accedemos al men@ de propiedades.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 Finalmente.? a todos. Ma modificar$is esta asignación en el momento que os repartáis el tra%ajo.

0ntroduce esos cam%ios en la planificación del proyecto.os #uecos que aparecen semana a semana se corresponden con los fines de semana "recuerda que #emos dic#o que no tra%ajaremos esos d-as'.J.J'. Es decir.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 N1ómo se interpreta este diagrama: 1ada %arra a&ul que sigue a cada tarea sit@a en el diagrama temporal "de semanas del aEo' el momento en que de%e reali&arse. . a menos que reparta el tiempo entre esas dos tareas. Cerás algo as-: . Para esta%lecer ese reparto de tiempo.a %arra a&ul que sigue al nom%re de cada miem%ro del equipo muestra su ocupación a lo largo del tiempo. entre las sesiones <11 y <1(. y +1. y mira cómo queda el diagrama de asignación de recursos. si 5uan #ace la tarea +1. durante ese periodo. e indicamos que 5uan se dedicará el ?9O del tiempo a cada tarea.a marca en rojo indica que durante un periodo de tiempo 5uan tiene que #acer dos cosas al mismo tiempo. y que consiste en documentar el proyecto. Esa tarea la va a reali&ar 5uan. . no puede #acer la +1. El diagrama tam%i$n nos indica qu$ tarea es la que reali&a cada miem%ro del grupo. vamos a la pestaEa en que se asignan recursos a las tareas +1. 0ntroducción a los 1omputadores 19/21 . <upón a#ora que el equipo decide que #ay que reali&ar una su%tarea que no se #a%-a previsto "la su%tarea +1.J.

Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 <i a#ora volvemos a mostrar el diagrama de recursos. =ormalmente. y luego de%e repartir su tiempo. Un diagrama de PE*+ para el proyecto que estamos especificando tiene este aspecto siguiente. encontraremos situaciones más complejas. entre esa tarea que no #a aca%ado a@n y una nueva tarea. N1ómo especificar-as eso en Gantt Project: Diagrama P/52 del proyecto Itro diagrama de utilidad es el diagrama de PE*+ que se o%tiene en la pestaEa Cer del men@ principal. en las que una persona se dedica 199O a una tarea durante. veremos algo asi: !#ora vemos que 5uan reparte su tiempo entre las dos tareas que tiene asignadas. por ejemplo en la siguiente semana. por ejemplo. la primera semana. 0ntroducción a los 1omputadores 20/21 .

.F. aunque puedan afectar a su calidad. Uno de los entrega%les finales del proyecto será el informe correspondiente en formato P. fic#eros de te. que naturalmente incluirá tam%i$n las su%tareas en las que #a%$is decidido descomponer la ela%oración del segundo prototipo "tarea + '.Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006 ! lo largo de la ejecución del proyecto es posi%le que algunas tareas queden incompletas.to para su importación con E.portación del propio programa que genera imágenes con formato P=G o 5PG.cel o programas equivalentes. a%re el fic#ero H+4. simplemente. ser capturados mediante las teclas !lt P 0mpPan si se desean incluir como gráficos en alg@n documento. documentación o ro%uste&. aquel que si es interrumpido en alg@n punto provoca que el proyecto no alcance sus o%jetivos. <elecciona la opción Proyecto 8A E.espu$s. Documentación del proyecto Una ve& finali&ada la creación del proyecto. que #a creado y comprue%a el aspecto de la documentación que #a generado. En algunos casos. se realicen mal o. ni se lleguen a iniciar. programa de uso equivalente. que pueden enviarse directamente a la impresora. . como se #a #ec#o para este documento. el incumplimiento de determinadas tareas conlleva el fracaso del proyecto. o P.portar y pide que te genere un informe en H+4.F. 0ntroducción a los 1omputadores 21/21 . El diagrama PE*+ se suele emplear para visuali&ar de forma rápida lo que se conoce como el camino cr-tico del proyecto. e incluso un formato de lectura para el 4icrosoft Project. informes en H+4. tales incidencias no afectan a la finali&ación del proyecto. o emplear las opciones de e. $ste puede resumirse en su diagramas de Gantt y de recursos. En otras ocasiones.