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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN SISTEMA

BAJAS DE PERSONAL

INTRODUCCIÓN
El siguiente manual representa el Modelo de proceso Bajas de Personal, mediante el cual los clientes, pueden solicitar la baja de alguno de sus empleados. El proceso de bajas incluye la posibilidad de determinar si es que se requiere o no finiquito así como de adjuntar la documentación correspondiente. En el presente proceso se requiere la participación de diversas á reas como: IMSS, Operaciones, Jurídico y la línea de asistencia a la dirección.

I.- Roles del Proceso

EJECUTIVO DE CUENTA.- Elemento encargado de la recepción de información, así como de solicitar a las demás áreas la documentación necesaria para generar el alta del empleado.

JURÍDICO.- Área responsable de realizar los contratos para los empleados.

ASISTENTE DE DIRECCIÓN.- Área responsable de tramitar las baja de las tarjetas VRIM (Gastos médicos)

CLIENTE.- Cliente de la compañía.

SISTEMA.- Sistema de trabajo BPM (Process Maker)

II.- Descripción General del Proceso

El proceso de bajas de personal esta definido de la siguiente forma: El cliente solicita una nueva baja a través del sistema, el ejecutivo recibe la solicitud y especifica si es que va a requerir de un finiquito o no, así mismo envía la notificación a jurídico para que sean elaboradas las cartas de renuncia. Una vez que jurídico elabora las cartas de renuncia y el finiquito ha sido calculado y aprobado, se envía al ejecutivo para que éste notifique al cliente y la documentación sea firmada. Una vez que el cliente confirma y envía la documentación firmada, el ejecutivo notifica al área de IMSS (Para personal que estaba contratado bajo el esquema SA) y a la asistente de la dirección para que de la baja del empleado en el sistema de tarjetas de gastos médicos.

III.- Diagrama del proceso

Enviar Solicitud de nueva baja

Coordinación jurídica

Checar asuntos jurídicos

Revisar finiquito

Confirmar con cliente

Enviar documentación

Confirmar firma del empleado

Baja en IMSS

Baja en seguros

Remover al empleado de Layout

Archivar información jurídica

Confirmación

IV.- Descripción detallada del proceso

Ejecutor
Cliente

Actividad
Solicitar baja del empleado

Información y Detalles
El cliente envía la solicitud de baja de un empleado, durante ésta, llena un formato con los datos más importantes para elaborar identificar sus datos y así elaborar la carta de renuncia.

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Recibir solicitud

Información y Detalles
El ejecutivo de cuenta recibe la solicitud, donde en primera instancia confirmará si es que la baja requiere o no finiquito. Si es que la baja requiere finiquito deberá adjuntar el archivo correspondiente al cálculo del mismo, así como desglosar lo que se pagará por dicho concepto en el sistema.

Ejecutor
Coordinador Jurídico

Actividad
Checar asuntos jurídicos

Información y Detalles
El coordinador recibe el caso y revisa que el finiquito sea correcto, así mismo puede adjuntar la carta renuncia y/o de separación. Así mismo si considera necesario puede solicitar la revisión del finiquito de nueva cuenta y el caso regresará al ejecutivo de cuenta.

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Confirmación de VoBo del cliente

Información y Detalles
Ésta etapa el ejecutivo de cuenta indica si será necesario que el cliente de su aprobación de la baja o si no es necesario y el caso puede avanzar, esto es, el cliente puede recibir la documentación para que sea firmada por su empleado

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Envío de documentos

Información y Detalles
En esta parte, el ejecutivo confirma que la documentación de baja esta lista para ser enviada al cliente y para ser firmada por el empleado, así como el pago que se otorgará si hubiese sido indicado que se daría finiquito.

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Confirmación de firma del empleado

Información y Detalles
Una vez que el ejecutivo ha recibido la notificación de su cliente de que el empleado ha firmado y/o recibe la documentación firmada, éste debe confirmar en el sistema que se ha llevado acabo dicho acto. Una vez confirmada la firma, se disparan tareas simultáneas para diferentes áreas, dependiendo del esquema en el que estaba contratado y de si el empleado contaba o no con seguro de gastos médicos.

Ejecutor
Departamento de IMSS

Actividad
Dar de baja al empleado

Información y Detalles
Si el esquema bajo el que estaba contratado el empleado era SA, entonces el departamento de IMSS recibirá esta tarea, y tendrá que confirmar en ella que ha dado la notificación al Seguro Social de remover al empleado y así evitar pagar cuotas para el mismo.

Ejecutor
Asistente de Dirección

Actividad
Baja de seguro médico

Información y Detalles
Si el ejecutivo indico que el empleado contaba con seguro médico ( tarjeta VRIM), la asistente de la dirección recibirá la tarea de solicitar al seguro remover al empleado y con ello se pueda cancelar su tarjeta.

Ejecutor
Coordinador o Analista jurídico

Actividad
Archivar jurídico

Información y Detalles
Con esta tarea el departamento jurídico confirma que ha archivado correctamente la documentación jurídica que comprueba la baja definitiva del empleado.

Ejecutor
Ejecutivo de Cuenta

Actividad
Remover de Layout

Información y Detalles
En esta tarea, el ejecutivo puede confirmar que el empleado ha sido removido del layout de la nómina, y así asegurar que no se le incluirá en el siguiente periodo de pago.

Ejecutor
Ejecutivo de Cuenta

Actividad
Confirmación

Información y Detalles
El sistema confirma que el empleado ha sido dado por completo de baja y pide al ejecutivo una última validación de esto.

V.- Documentos e información en el sistema Cálculo del Finiquito (excel) Carta Renuncia (PDF ) Carta finiquito (PDF) Cheques (Físico)

VI.- Dependencias en proceso
Las siguientes tareas, no pueden llegar al usuario final al menos que se concluyan todas aquéllas en las que existe dependencia de envío. Elaboración de Carta Finiquito /Confirmación de solicitud de finiquito. Confirmación final/ Baja en IMSS, Baja de Seguros y Archivo jurídico

Soporte y Asistencia Técnica Fernanda Sobrino fsobrino@bpmtech.com Asier Enrique asier@bpmtech.com