Manual de Microsoft Ms Project 2003

Aplicado a la Construccin

. Universidad del Bo-Bo Departamento Ciencias de la Construccin Asignatura Computacin Aplicada II Profesor: Antonio Molina C.

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ndice.
Pg.

Introduccin. 1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 2. Proyecto. 3. Programacin. 3.1. Como crear o personalizar un campo. 3.2. Camino critico y confecciones ( vinculacin de actividades). 4. Costos. 4.1. Asignacin de recursos. 4.2. Tablas de presupuesto. 4.2.1. Presupuesto Actual. 4.2.2. Presupuesto Previsto. 4.2.3. Presupuesto Real. 4.2.4. Presupuesto Resumen. 4.3. Tabla de estado de pago. 5. Tabla de control de tiempos. 6. CPM (diagrama de red). 7. Guardar lnea base. 8. Control. 8.1. Control de tiempos. 8.2. Control de costos (recursos).

3. 4. 7. 8. 9. 13. 18. 18. 21. 22. 26. 29. 31. 33. 37. 39. 46. 48. 48. 51.

Autor: Carlos Bello

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Introduccin.
La administracin de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos. La mayora de los Proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del Proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Adems, todos los Proyectos constan de tres fases principales: Crear el plan de trabajo. Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto. Cerrar el Proyecto.

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de Proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. Microsoft Project es una herramienta de administracin de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar Proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. En Microsoft Project los tres factores que conforman cada Proyecto son: Tiempo: el tiempo para completar el Proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del Proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el Proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un Proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el Proyecto.

Autor: Carlos Bello

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Manual Microsoft Project.

1. Adaptar Microsoft Project a la empresa.
Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos: a) Men herramientas + opciones + vistas.

En esta opcin generalmente vienen seleccionados la mayora de los puntos, por lo tanto tendremos que modificar o seleccionar lo siguiente: Smbolo: $ Decimales: 0 Seleccionar la opcin Mostrar nmeros de esquemas Seleccionar la opcin Mostrar tareas de resumen del Proyecto

Autor: Carlos Bello

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b) Men herramientas + opciones + programacin

En esta opcin se tendr que modificar o seleccionar lo siguiente: Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales. Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Mostrar duracin en: Das. Mostrar trabajo en: Das. Tipo de tarea predeterminado: Duracin fija. No seleccionar esta opcin: Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo.

Autor: Carlos Bello

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De esta seis opciones anteriormente descritas las de mayor importancias son las que estn destacadas, (con rojo), si no se modifican o seleccionas estas opciones Microsoft Project predeterminara automticamente los das se que demorar la actividad en funcin a los recursos asignados previamente a esta. Una vez realizados todos los cambios se debe presionar el botn PREDETERMINAR. Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt cuando se crea un proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ah la importancia de guardar los cambios (con el botn Predeterminar) para no tener que hacerlos nuevamente. c) Men herramientas + opciones + calendarios. En esta opcin tendremos que modificar o cambiar lo siguiente: La semana comienza el: Lunes. El ao fiscal comienza en: Enero Hora predeterminada de entrada: 8:00. Hora predeterminada de salida: 18:00 Jordana laboral: 9. Semana laboral: 45

Una vez realizados los cambios se debe presionar el botn PREDETERMINAR y ACEPTAR.

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NOTA: Al presionar el botn PREDETERMINAR se guardan todos los cambios realizados en el GLOBAL MPT. NOTA: El GLOBAL MPT. nos permite almacenar y guardar todos los cambios realizados predeterminados como tambin los campos, vistas y tablas creadas.

2. Proyecto.
Inicialmente son dos los pasos a seguir: Men + informacin del Proyecto.

En esta opcin se anota solamente la Fecha de comienzo del Proyecto y se programa a partir de: Fecha de comienzo del Proyecto

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Men herramienta + cambiar calendario laboral.

En esta opcin se selecciona la semana labora, como tambin los feriados y efectivos.

3. Programacin.
Para iniciar la programacin se debe digitar el listado de actividades o tareas, la cubicacin, unidad de medida y su duracin en la Tabla de entrada. Nombre de tarea: Ejemplo trazado.
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Cantidad: La cubicacin para realizar esa actividad. Unidad: Unidad de medida de lo cubicado.

Duracin: Duracin de la actividad.

NOTA: La Tabla de entrada es aquella que nos muestra Microsoft Project al momento de abrir una hoja nueva. NOTA: Las tareas deben ser escritas en funcin a las siguientes preguntas: Qu hacer? Y Dnde?. Ejemplo: Qu hacer?: Moldaje y Dnde?: Radier, por lo tanto tenemos la actividad llamada Moldaje radier. Los campos Nombre de tarea y Duracin de la tabla de entrada los proporciona Microsoft Project. Los campos Cantidad y Unidad deben ser creados.

3.1. Como crear o personalizar un campo.

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Microsoft Project nos da la posibilidad de tener varios campos, sin embargo, hay otros que hay que crearlos como por ejemplo: cantidad y unidad. Para crear un campo nuevo debo seguir la siguiente secuencia: Men herramientas + personalizar + campos. Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1). Insertar formula si el campo la lleva

NOTA: Si no puedo crear un campo, este lo debo copiar desde otro archivo que si lo tenga. Para traspasarlo tengo que ir a Men herramientas + organizador. De esta manera me ahorro el paso de crear los nuevos campos, en otras palabras los campos se crean una vez y luego se van traspasando de archivo a archivo. Por ejemplo del archivo Proyecto 1 al archivo Certamen Carlos Bello.
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Los campos creados y los que nos proporciona Microsoft Project se pueden insertar en cualquier tabla de 2 formas: Directamente en una tabla, haciendo doble click en una columna y luego seleccionando el campo (como sugerencia antes insertar una columna).

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Ir al Men ver + tablas + mas tablas, luego selecciono la tabla, presiono modificar e ingreso el campo.

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3.2. Camino crtico y confecciones (vinculacin de actividades).

Como regla general de programacin primero se debe programar el camino critico (camino principal) y luego las actividades en paralelo (las confecciones). Para vincular las actividades se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavacin) y se presiona el icono Vincular tareas, para desvincular actividades se presiona el icono Desvincular tareas (esta al lado de Vincular tareas).

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NOTA: Si hay desfase de tiempo entre dos actividades (por ejemplo: entre hormigonado y retiro de moldaje, para que el hormign tenga mas tiempo de fraguado) se hace doble clic en la flecha que une ambas actividades y se anota el tiempo de posposicin de la actividad.

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Las confecciones tienen restriccin de inicio y de trmino, la restriccin de inicio esta dada por el trmino de otra actividad o la disponibilidad de recursos, la restriccin de trmino esta dada por la colocacin del elemento. Por ejemplo: Selecciono confeccin de moldaje cimiento, luego colocacin de moldaje cimiento y las vinculo. Siempre se selecciona la confeccin y luego la colocacin. NOTA: Como sugerencia se debe trabajar en la Gantt de seguimiento, ya que esta nos da los porcentajes de avance del Proyecto.

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NOTA: Para aplicar sangra se seleccionan las tareas por ejemplo de obra gruesa y luego se presiona el botn aplicar sangra

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4. Costos. 4.1. Asignacin de recursos.

Lo primero que se debe hacer es un listado con todos los recursos que voy a utilizar en mi Proyecto, este listado se hace en la Hoja de recursos, esta se encuentra en el sector izquierdo de la pantalla. Ejemplo de recursos: Carpintero 1era, pino 2 x 2 x 3,2 mts, carretilla, clavos, jornal, retroexcavadora, etc.
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NOTA: En la columna acumular de la hoja de recursos la mano de obra y la maquinaria siempre deben ser prorrateo y los materiales comienzo.

Una vez realizado el listado de recursos me voy a la Gantt de seguimiento y divido mi pantalla (Men ventana + dividir), luego selecciono una actividad, pincho el icono asignar recursos y asigno los recursos correspondientes a la actividad.

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Es importante sealar que el rea 3 (parte inferior de la pantalla, donde estarn los recursos de cada actividad) este con la opcin costo del recurso, esto se verifica haciendo doble clic en el rea 3.

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4.2. Tablas de presupuesto.

Se deben crear 4 presupuestos, los cuales son: Presupuesto Actual. Presupuesto Previsto. Presupuesto Real.
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Presupuesto Resumen. En base al Presupuesto Actual se crean los dems. Es importante tener claro previo al diseo de las tablas los siguientes conceptos: Costo previsto: Es lo que le ofrezco al mandante para realizarle el la obra, esta asociado al presupuesto previsto. Costo real: Es lo que realmente hemos gastado en la obra esta, asociado al presupuesto real. Costo: Es el costo real mas todo lo que me falta por gastar en la obra, esta asociado al presupuesto actual.

4.2.1. Presupuesto Actual.

Para crear el Presupuesto Actual se deber seguir la siguiente secuencia: Men ver + tablas + mas tablas.

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Seleccionar la tabla Costos y copiarla.

Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Actual). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1).
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Unitario Actual (Costo 1). Costo.

Los campos destacados con rojo deben ser creados (personalizados), los dems los proporciona Microsoft Project.

Es importante sealar que el campo Unitario Actual (Costo 1) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Actual (Costo 1) + formula. Su formula es la siguiente:

Costo.
Autor: Carlos Bello Cantidad (Numero 1). 24

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La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

Autor: Carlos Bello

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4.2.2. Presupuesto Previsto.

El Presupuesto Previsto se crea siguiendo la siguiente secuencia: Men Ver + tablas + mas tablas.

Seleccionar Presupuesto Actual y copiarlo. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Previsto). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden:
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Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Previsto (Costo 2). Costo Previsto.

Autor: Carlos Bello

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Es importante sealar que el campo Unitario Previsto (Costo 2) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Previsto (Costo 2) + formula. Su formula es la siguiente:

Costo Previsto. Cantidad (Numero 1).

La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

Autor: Carlos Bello

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4.2.3. Presupuesto Real.

El Presupuesto Real se crea siguiendo la siguiente secuencia: Men Ver + tablas + mas tablas. Seleccionar Presupuesto Actual y copiarlo. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Real). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden:

Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Real (Costo 3). Costo Real.

Autor: Carlos Bello

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Es importante sealar que el campo Unitario Real (Costo 2) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Real (Costo 3) + formula. Su formula es la siguiente:

Costo Real. Cantidad (Numero 1).

La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

Autor: Carlos Bello

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4.2.4. Presupuesto Resumen.

Esta es una tabla la cual esta compuesta por los 3 presupuestos antes descritos: Presupuesto Actual. Presupuesto Previsto. Presupuesto Real.

Para crearla hay que seguir la siguiente secuencia: Men Ver + tablas + mas tablas. Seleccionar Presupuesto Previsto y copiarlo. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Resumen). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Previsto (Costo 2). Costo Previsto. Unitario Real (Costo 3). Costo Real. Unitario Actual (Costo 1). Costo. Costo Restante.

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NOTA: Para poder ver cualquiera de las tablas creadas, Men ver + tablas, luego seleccionar la tabla que quiero ver. La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

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4.3. Tabla de estado de pago.

Esta tabla se hace en base al Presupuesto Previsto, por lo tanto tendremos seguir la siguiente secuencia para crearla: Men ver + tablas + mas tablas. Seleccionar la tabla Presupuesto Previsto y copiarla. Cambiar el nombre a la tabla (Nombre: Tabla estado de pago). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden:

Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Previsto (Costo 2). Costo Previsto. % Completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: % avance). % Fsico completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: % avance real).
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Total ejecutado (Costo 4). Estado de pago anterior (Costo 5). Estado de pago actual (Costo 6). Saldo por cobrar (Costo 7). % Retencin (Numero 2). Total retencin (Costo 7). Liquido a pagar (Costo 9).

De todos estos campos nombrados algunos llevan formulas, algunas de estas ya fueron descritas (cantidad (numero 1), unidad (texto 1), unitario previsto (costo 2)), las formulas para los campos restantes son las siguientes: Total ejecutado (Costo 4).

Costo Previsto. *

% Fsico completado.

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Autor: Carlos Bello 34

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NOTA: Es importante sealar que todas estas tablas y campos sealados anteriormente, ya sean de presupuesto, estado de pago, o cualquier otro, pueden ser copiados desde un archivo a otro, de esta forma creo solamente una vez mis tablas y campos para luego ir traspasndolas de archivo a archivo (men herramientas + organizador + seleccionar las tablas + copiar). Las tablas y campos deben ser traspasados de archivo a archivo (por ejemplo del archivo Proyecto 1 al archivo Proyecto 2), solamente se traspasaran al Global MPT., del computador personal de uno, de esta forma evito dejar las tablas y campos creados en el lugar de trabajo y solo yo tendr acceso a ellas.

5. Tabla de control de tiempos.

Nos permite llevar un control de los tiempos de cada actividad, adems nos permite realizar la comparacin entre nuestro comienzo y fin previsto con nuestro comienzo y fin real. Para crear esta tabla se debe seguir la siguiente secuencia: Men ver + tablas + mas tablas. Seleccionar la tabla de entrada y copiarla. Cambiar el nombre a la tabla (nombre: Control de tiempos). Seleccionar la opcin visible en el men. Eliminar todos los campos existentes en la tabla. Seleccionar los nuevos campos, estos son los siguientes:

Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Duracin. Comienzo previsto. Fin previsto. Comienzo real. Fin real.

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La tabla de Control de tiempos se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

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Hacer clic en la opcin mas plantillas.

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Seleccionar estndar y copiarla.

Cambiar el nombre a la plantilla (nombre: CPM Carlos Bello). Hacer click en la opcin diseo de celda.

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Seleccionar numero de filas 4, numero de columnas 2 y ancho de celda 50%. El numero de filas y columnas ser de acuerdo a las necesidades de cada uno. Aceptar el cuadro diseo de celda.

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Modificar las celdas de nuestro nuevo formato, este deber quedar de la siguiente manera:

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En funcin a esta figura es importante sealar lo siguiente: Comienzo = CE. Fin = TE. Costo previsto = CP. Costo real = CR. Demora permisible = Holgura. Duracin = Duracin.

Todos estos campos pueden variar de acuerdo a lo que uno quiere que muestre la caja, es decir de acuerdo a nuestras necesidades. Por ejemplo en ves de seleccionar Costo previsto y Costo real selecciono Limite de comienzo (CL) y Limite de finalizacin (TL). El nuevo formato creado lo debern tener: Tareas crticas. Tareas no crticas. Tareas de resumen crticas. Tareas de resumen no crticas.
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cuadros y97 Tm10.2 0 x042/638.M9n ma.02 de los

0514.697/382Md Tm10.2

0538.6ft 0 052.619/384Mrec7 Tm10.2 0 0538.6/42M9tasTm1 0

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7. Guardar lnea base.

Una vez que tengo todas mis tablas listas estoy en condiciones de guardar lnea base, al guardar lnea base se nos llenaran todos nuestros campos previstos, ya sean estos de numero, texto, fecha, costo, etc. Lnea base se guarda siguiendo la siguiente secuencia: Men herramientas + seguimiento + guardar lnea base mas aceptar.

Es importante decir que lnea base se gurda cuando mis tablas de presupuesto estn diseadas, es decir unos das antes de entregar la propuesta al mandante. As la propuesta ira con todos sus campos previstos (es lo que le ofrezco al mandante) completos, adems lnea base se guarda una sola vez y no todas las veces que abro mi archivo o veo mi Proyecto.

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8. Control.
Es importante sealar que previo a realizar el primer control de mi obra debo verificar si se ha guardado lnea base (de todas maneras si nos ganamos la propuesta lo mas probable es que se halla guardado lnea base, ya que si no se hubiera realizado este paso no nos hubiramos ganado la propuesta), unas vez verificado se estamos en condiciones de realizar nuestro control. Existen 2 tipos de control: Control de tiempos. Control de costos (recursos).

8.1. Control de tiempos.

Este nos permite llevar un seguimiento de todas las actividades, en otras palabras el avance de cada actividad. Para realizar el control debemos seguir la siguiente secuencia: Ingresar fecha de control, esto se hace en: men Proyecto + informacin del Proyecto, luego donde dice fecha de estado ingreso mi fecha de control.

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El control se hace en base a las duraciones en: Men herramientas + seguimiento + actualizar tareas. Si por ejemplo mi actividad tiene una duracin de 2 das y cuando hago control llevan 1 da de trabajo en esa actividad su duracin real es de 1 da y su duracin restante es de un da (la duracin restante es el tiempo que me queda por terminar la actividad).

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tambin puedo hacer control digitando directamente el porcentaje de avance de la actividad. Por ejemplo si mi actividad (trazado) lleva un 50% de avance, me voy a Men herramientas + seguimiento + actualizar tareas, luego donde dice % completado digito el porcentaje de avance en este caso 50%.

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8.2. Control de costos (recursos).

Este se realiza en el rea 3 (donde se encuentran los recursos asignados a cada actividad), pero especficamente en el costo real. Por ejemplo si en vez de gastar $64000 (costo previsto) en pino de 2 x 2 x 3,2 mts en la actividad confeccin de moldajes gasto $80000 (costo real). Mi costo previsto se mantendr ($64000) ya que esa cantidad fue la que le dije al mandante que iba a gastar, pero mi costo real ya no ser $64000 si no que $80000, este valor se digita directamente en el costo real del rea 3. Todo esto tambin se puede hacer aumentando el nmero de piezas de pino, por ejemplo si inicialmente iba a gastar 80 piezas de pino en confeccin de moldajes y gaste en realidad 100 piezas. Este tipo de control se puede realizar en cualquier recurso de una actividad.

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