You are on page 1of 93

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

2011

Managementul Proiectelor
Note de curs Partea I
Managementul proiectelor consta in aplicarea cunostintelor, capabilitatilor, instrumentelor si tehnicilor specifice pentru activitatile unui proiect, care au obiective, scopuri si cerinte definite, referitoare la timp, costuri, calitate si parametri de performanta, activitati considerate ca importante si adecvate pentru finantare. Timpul, costul, calitatea si performantele sunt constrangeri pentru proiect.

Mihai HULEA UTCN 2/11/2011

Managementul Proiectelor

Page 2

Managementul Proiectelor CUPRINS 1. Introducere ................................................................................. 5


Noiuni fundamentale...................................................................................................... 5 Ce este un proiect ? ..................................................................................................... 5 Ce nseamn managementul de proiect? ..................................................................... 6 Ce este managerul de proiect? .................................................................................... 6 Factorii de succes n managementul de proiect .......................................................... 8 Fazele managementului proiectelor .......................................................................... 10 Ciclul de via al unui proiect ................................................................................... 11 Obiectivele proiectului .............................................................................................. 11 Rezultatele (scopurile) proiectului ............................................................................ 13 Entitile implicate n proiect .................................................................................... 14 Structura organizaiei ................................................................................................ 15

2. Inializarea proiectului ............................................................ 20


Referatul de necesitate .................................................................................................. 20 Propunerea de proiect ................................................................................................... 21 Matricea de alocare a responsabilitilor ...................................................................... 24

3. Planificarea proiectului ........................................................... 26


Introducere .................................................................................................................... 26 Gestionarea riscurilor .................................................................................................... 28 Noiuni generale ........................................................................................................ 28 Procesul de management al riscului .......................................................................... 29 Identificarea riscurilor ............................................................................................... 30 Analiza riscurilor ...................................................................................................... 32 Reacia la risc ............................................................................................................ 35 Structura de descompunere a activitilor ..................................................................... 37 Introducere ................................................................................................................ 37 Organizarea nivelelor WBS ...................................................................................... 38 Reguli pentru realizarea unui WBS .......................................................................... 39 Unelte pentru realizarea WBS .................................................................................. 41 Exemple de realizare WBS ....................................................................................... 41 Planificarea activitilor ................................................................................................ 43 Introducere ................................................................................................................ 43 Diagramele PERT/CPM............................................................................................ 44 Diagrama Gantt ......................................................................................................... 60 Evaluarea i optimizarea planificrii iniiale ............................................................ 66 Tehnici de estimare ....................................................................................................... 67

4. Controlul proiectului ............................................................... 68


Gestionarea echipei de proiect ...................................................................................... 68 Gestionarea comunicrii ............................................................................................... 70 Msurarea progresului .................................................................................................. 72

5. Execuia proiectului ................................................................. 73


Mobilizarea resurselor pentru activiti .................................................................... 75

6. nchiderea proiectului ............................................................. 79


Page 3

Managementul Proiectelor
Stabilirea dreptruilor de proprietate intelectual........................................................... 80

7. Intrebri i sfaturi pentru un mai bun management al proiectelor ..................................................................................... 84


ntrebri pentru faza de planificare ............................................................................... 84 Coordonarea i controlul oamenilor.............................................................................. 87 Cum aducem proiectul pe drumul bun .......................................................................... 89 Cum s devenim un manager de proiect mai bun ......................................................... 91

Page 4

Managementul Proiectelor 1. Introducere


Noiuni fundamentale
Ce este un proiect ?
Un proiect este definit ca fiind un efort temporar depus pentru a crea, cu resurse limitate, un produs unic sau un serviciu unic. Un proiect este compus dintr-un ansamblu de activiti, care se deruleaz potrivit unui plan pentru a atinge un anumit set de obiective ntr-o perioad de timp definit. Imediat ce proiectul s-a realizat, acesta i ncheie existena. Proiectele au dou caracteristici eseniale: 1. Orice proiect are o dat de nceput i o dat de sfrit. Data de nceput a proiectului poate fi de multe ori mai putin clar, pe msur ce o idee evolueaz ntr-un proiect. Data de sfrit este bine definit. 2. Orice proiect are ca rezultat un produs unic. Rezultatul poate fi tangibil ca de exemplu un produs software, un echipament hardware, sau poate fi intangibil ca de exemplu crearea unui nou departament n cadrul unei organizaii. Proiecte exist n toate domeniile de activitate. Orice artist, inginer, analist de sistem, cofetar, om de tiin care creeaz un produs unic coordoneaz de fapt la un proiect, i ntmpin problemele specifice cu care se confrunt orice manager de proiect. Disciplina managementul proiectelor nu este nou, realizarea piramidelor, apeductelor, catedralelor ridicnd probleme specifice oricrui proiect din zilele noastre (specificaii incomplete, fonduri insuficiente sau nesigure, clieni autoritari), pe care, oamenii au trebuit s le rezolve prin aplicarea unor proceduri i tehnici de comunicare, coordonare i control similare ntr-o msur mai mare sau mai mic cu cele aplicate de managerii de proiect din zilele noastre. Cu toate acestea, disciplina managementului proiectelor a aprut i s-a dezvoltat ca disciplin de sine stttoare abia n anii 1950 o Page 5

Managementul Proiectelor
dat cu nceputul rzboiului rece, cnd, guvernul american a nceput realizarea unor proiecte n industria militar de mare anvergur. Datorit complexitii extraordinar de mari a acestor proiecte a fost necesar conceperea unor metodologii care s asigure urmrirea acestor proiecte. Metodologiile concepute n acea perioad (Program Evaluation and Review technique - PERT i Critical Path Method - CPM) sunt folosite i n prezent.

Ce nseamn managementul de proiect?


Managementul proiectelor reprezint un mod de a aciona pe baza unui plan riguros, pentru a atinge unele obiective formulate ct mai limpede posibil, ntr-o perioad limitat de timp i cu resurse limitate. Indiferent de dimensiunea unui proiect sau de complexitatea acestuia, ndeplinirea obiectivelor nseamn atingerea standardelor de calitate propuse, n limitele de timp i de buget stabilite. Disciplina managementul proiectelor este foarte popular n zilele noastre, tehnicile acesteia putnd fi aplicate n orice disciplin. Putem spune astfel c disciplina managementul proiectelor este independent de industrie / domeniu de aplicare. Nu acelai lucru l putem spune ns despre managerii de proiect, cei care aplic tehnicile i metodologiile disciplinei.

Ce este managerul de proiect?


Managerul de proiect este persoana nsrcinat cu coordonarea proiectului. n primul rnd, un manager de proiect trebuie s aib n permanen o vedere de ansamblu asupra proiectului. Managerul are ndatorirea de a corela toate cerinele proiectului cu timpul avut la dispoziie, cu bugetul i nivelul de calitate acceptat de sponsorii i acionarii proiectului respectiv. El trebuie s pstreze atenia echipei pe care o coordoneaz. Planificarea este punctul forte. Aceasta trebuie s fie bine fcut, s fie detaliat i sistematic. Page 6

Managementul Proiectelor
Dei disciplina managementul proiectelor este independent de domeniu, nu acelai lucru l putem spune despre managerul de proiect. Pentru a fi un manager de proiect de succes acesta trebuie s dein competene n domeniul disciplinei prezentate n aceast carte ct i n domeniul tehnic corespunztor proiectului. n special n cadrul proiectelor mici managerul de proiect poate fi pus n faa unor situaii n care acesta trebuie s ia decizii tehnice, dar, chiar si n cadrul proiectelor de mari dimensiuni acesta trebuie s cunoasc i s neleag tehnologiile utilizate n proiect. Managerul de proiect are urmtoarele responsabiliti: Coordoneaz membrii echipei; Motiveaz membrii echipei; Utilizeaz resursele disponibile n mod eficient i efectiv pentru realizarea obiectivelor proiectului; Monitorizeaz evoluia proiectului; Gestioneaz riscurile; Gestioneaz conflictele; Comunic cu entitile implicate n proiect (membrii echipei, conducerea, sponsorul); Calitile pe care un manager de proiect trebuie s le aib sunt: Are solide cunotine de specialitate i experien n domeniu; Are entuziasm pentru proiect; Este un om de aciune; Este un bun constructor i conductor de echip; Este competent n planificare i organizarea bugetului; Rezolva problemele dificile cu care se confrunt; Are capacitatea de a-i asuma riscuri calculate; Are capacitatea de a conduce o echip de oameni; Comunica cu uurin cu oamenii, att n scris ct i oral; Este capabil s nvee de la alii; Este un bun negociator; Page 7

Managementul Proiectelor
Este orientat ctre beneficiar;

Factorii de succes n managementul de proiect


Succesul unui proiect depinde de muli factori. Plecnd de la definiia noiunii de management de proiect putem identifica trei constrngeri care influeneaz succesul unui proiect: scop, cost i timp. Constrngerea de timp se refer la timpul disponibil pentru realizarea proiectului. Costul se refer la bugetul disponibil. Scopul reprezint ceea ce trebuie s se realizeze n cadrul proiectului pentru ca acesta sa poat fi considerat realizat (obiectivele).

Figura 1. Variabilele ce influenteaza succesul unui proiect.

Aceste trei constrngeri sunt interdependente. De exemplu dac scopul proiectului este extins (sunt definite noi obiective) aceasta va implica costuri mai mari i o durat mai mare de execuie. Dac se dorete reducerea timpului de realizare a unui proiect atunci fie costurile trebuiesc crescute, fie obiectivele trebuiesc reduse. Obinerea unui echilibru ntre cei trei factori reprezint cheia pentru realizarea unui proiect de succes. Disciplina managementului de proiect ofer instrumentele i tehnicile prin care echipa de proiect i poate organiza activitatea n aa fel nct cele trei constrngeri s fie ndeplinite.

Page 8

Managementul Proiectelor
Folosirea corect a tehnicilor de management a proiectelor va asigura atingerea criteriilor eseniale de succes ale proiectului pentruca ca acesta s fie relevant, fezabil i sustenabil. Relevana: Un proiect trebuie s fie orientat ctre satisfacerea unor nevoi reale ale beneficiarilor. Cu alte cuvinte, rezultatul final al unui proiect trebuie s fie neaprat reprezentat de o schimbare pozitiv. Pentru atingerea acestui obiectiv, este necesar c a beneficiarii s fie implicai n procesul de planificare nc din fazele iniiale ale programrii. Planificarea este efectuat printr-un proces de analiz a problemei i definire clar a obiectivelor n termenii beneficiilor aduse grupurilor int.

Fezabilitatea: Obiectivele trebuie s fie realiste. Pentru a se asigura acest lucru, contextul proiectului trebuie analizat ndeaproape, fiind luai n considerare factorii de natur economic, financiar i cultural. Presupunerile i riscurile relevante pentru implementarea proiectului trebuie definite. Un proiect poate fi derulat doar dac mediul este considerat a fi adecvat. Presupunerile i riscurile trebuie supuse unei permanente monitorizri pe ntreaga durat a ciclului proiectului. Dac mediul n care este derulat proiectul se shimb, aciunile sale trebuie replanificate, reorientate i - n cel mai ru caz proiectul trebuie oprit.

Sustenabilitatea: Proiectele trebuie s poat fi sustenabile. Cu alte cuvinte, impactul nu trebuie s se limiteze la momentul terminrii proiectului. De exemplu, trebuie garantat faptul c persoanele instruite n cadrul unui proiect de training pot folosi abilitile dobndite n practic, atingnd astfel rezultate mai bune n munc, sau c un manual de proceduri terminat n timpul proiectului poate fi folosit activ i dup ncheierea acestuia.

Page 9

Managementul Proiectelor
Fazele managementului proiectelor
Indiferent de dimensiunea unui proiect sau de complexitatea acestuia, ndeplinirea obiectivelor acestuia nseamn atingerea standardelor de calitate propuse, n limitele de timp i de buget stabilite. n cadrul activitii de management de proiect putem distinge 5 faze ilustrate n figura 1.

Figura 2. Principale n cadrul managementului de proiect.

n continuare vor fi descrise pe scurt fazele corespunztoare managementului proiectelor, urmnd ca n capitolele urmtoare aceste faze s fie detaliate. Faza de iniializare: se iniiaz o propunere de proiect ca rezultat a unor nevoi. Pe baza unei analize iniiale se decide acceptarea sau nu a proiectului. Faza de planificare: obiectivele sunt definite i rafinate. Se decide planul de aciune necesar pentru a realiza obiectivele propuse. Faza de execuie: oamenii i resursele sunt coordonate n conformitate cu planul proiectului. Faza de control: se monitorizeaz evoluia proiectului, sunt identificate eventualele deviaii de la planul iniial, se decid aciunile necesare pentru a menine proiectul n parametrii definii iniial.

Page 10

Managementul Proiectelor
Faza de nchidere: proiectul este finalizat i predat beneficiarului.

Ciclul de via al unui proiect


Ciclul de via al unui proiect (eng. Project Life Cycle - PLC) reprezint o colecie de faze ce se desfoar n mod secvenial. Fiecare faz este definit printr-o list de activiti ce trebuiesc realizate i o list de entiti care trebuie s le realizeze. PLC ofer organizaiei i managerului de proiect un mai bun control asupra proiectului. PLC sunt specifice unei industrii. De exemplu n domeniul IT, PLC este cunoscut i sub denumirea de cilulu de dezvoltarea al sistemelor (System Development Life Sycle sau Software Development Life Cycle - SDLC). SDLC definete urmtoarele faze: iniializare, analiz cerine, elaborare specifcaii, realizare arhitectur generala, realizare arhitectur detaliat, implementare, testare, instalare i mentenan.

Obiectivele proiectului
n mod simplist, obiectivele reprezint specificarea rezultatelor ateptate ale proiectului. ns experiena a demonstrat c exist cteva concepte importante pentru stabilirea unor obiective potrivite pentru proiecte: Oamenii trebuie s aib un beneficiu de pe urma obiectivelor proiectului; Obiectivele proiectului trebuie s furnizeze criterii necesare pentru evaluarea succesului n realizarea proiectului. Aceste criterii includ msuri ale timpului, costului i resurselor.

Obiectivele reprezint misiunea i scopul iniierii proiectului. Ele sunt de obicei stabilite de ctre o echip iniial. Exist cteva criterii generale pe care obiectivele adecvate trebuie s le respecte: S fie clare, astfel nct dac un alt PM trece la conducerea proiectului, acesta s poat prelua responsabilitile i s duc proiectul la bun sfrit; S fie realiste (mai ales din punct de vedere financiar); S aib o component legat de timp, adic s aib data de nceput i data de sfrit bine definite;

Page 11

Managementul Proiectelor
S fie msurabile. La sfritul proiectului succesul trebuie s poat fi msurat prin atingerea obiectivelor fie cu ajutorul computerului, fie printr-o diagram. Aceste rezultate ale proiectului se numesc furnituri, care nu ntotdeauna reprezint numai lucruri/bunuri/servicii produse, ci uneori au legtur i cu calitatea acestora; Asupra obiectivelor trebuie s existe acord din partea tuturor factorilor iniiali de decizie (beneficiarul, sponsorul/investitorul, executantul, proiectantul i reprezentanii tuturor deintorilor de interese); Trebuie specificat responsabilitatea pentru atingerea obiectivelor. De cele mai multe ori, pentru a fi atinse obiectivele finale ale proiectului (care sunt responsabilitatea PM), pe parcursul desfurrii proiectului trebuie atinse i alte obiective pariale (care reprezint responsabilitatea altor persoane) i de care depinde terminarea cu succes a acestuia. n acest sens trebuie identificate toate prile cu rol de decizie n derularea proiectului i obinerea acordului lor preliminar.

Obiectivele proiectului nu trebuie s fie prea multe. Trebuie eliminate cele care nu au o legtur cu rezultatul final al proiectului. Exemplu: Planul obiectivelor pentru o aplicaie software Obiective principale: aplicaie testat implementat pilot i utilizat conform specificaiilor (asigurarea proceselor de utilizare, administrare i ntreinere); organizare adecvat, administratori instruii pentru aplicaie ; marketing implementat (prezentri n evenimente, detalii n brouri); finanare asigurat pentru utilizarea aplicaiei; creterea loialitii clienilor.

Obiective secundare: ctigarea de experien pentru proiectele viitoare; dezvoltarea n viitor a relaiei de colaborare cu furnizorul. Page 12

Managementul Proiectelor
Rezultatele (scopurile) proiectului
La baza planificrii proiectului n procesul de demarare se afl definiia rezultatelor i a obiectivelor proiectului. Numai cunoaterea acestora face posibil planificarea proiectului (planificarea calendaristic, planificarea costurilor, etc.). n cadrul unui proiect sunt vizate a se obine diferite rezultate. Rezultatele unui proiect de dezvoltare a unei aplicaii software sunt, de exemplu, software-ul i hardwareul instalate, dar i personalul instruit i modificrile organizatorice. Rezultatele vizate i relaiile dintre acestea pot fi descrise grafic, sub forma unui arbore sau sub forma unei liste. Pentru garantarea unei priviri de ansamblu corespunztoare rezultatele vizate trebuie s fie structurate ierarhic i s fie codificate. ntruct rezultatele vizate sunt obiecte i nu activiti, ele trebuie desemnate prin substantive. Obiectivul planificrii rezultatelor vizate este ajungerea la un punct de vedere comun al membrilor organizaiei proiectului i entitilor implicate n proiect: clienii, furnizorii, partenerii, etc. Se dezvolt un limbaj comun pentru desemnarea rezultatelor vizate, iar caracteristicile cantitative i calitative ale acestora trebuie descrise n specificaiile obiectelor. Exemplu: Planul rezultatelor pentru aplicaie software: hardware o server; o staii de lucru; o reea de calculatoare. software o baza de date; o aplicaie client; o aplicaie server.

Page 13

Managementul Proiectelor
Entitile implicate n proiect
Entitile implicate n proiect (eng. stakeholders) sunt toate acele persoane sau organizaii care au un interes n realizare proiectului. Una dintre primele activiti pe care trebuie s le realizeze managerul de proiect este aceea de a identifica persoanele implicate n proiect. Este important acest pas deoarece acetia au un rol esenial n fazele de definire i planificare a proiectului. Sub ndrumarea managerului de proiect acetia vor lua o serie de decizii critice cu privire la proiect cum ar fi: vor cdea de acord asupra obiectivelor i constrngerilor, vor stabili bugetul. Managerul de proiect trebuie s identifice rolul fiecrei entiti implicate i s le clasifice n funcie de importan. n funcie denatura proiectului, identificarea entitilor poate fi o activitate simpl sau complicat. Managerul de proiect va trebui s rspund la ntrebarea Cine ar putea contribui la proiect? pentru a identifica entitile implicate. Managerul de proiect este persoana nsrcinat cu coordonarea proiectului Echipa de proiect este o grupare temporar de specialiti ce dein cunotinele i aptitudinile necesare pentru realiza proiectului. Echipa se subordoneaz managerului de proiect. Managementul se refer n acest caz la managementul funcional din cadrul unei firme responsabil cu gestionarea resurselor umane, departamentelor, resurselor i organizaiei n ansamblu. Pentru ca un proiect s aib succes este necesar obinerea suportului deplin din partea managementului funcional. Sponsorul este persoane care furnizeaz resursele proiectului, similar cu preedintele comitetului director sau ordonatorul de credite.

Page 14

Managementul Proiectelor
Promotorul este persoana care susine proiectul, l promoveaz, este ascultat de factorii de decizie. Sponsorul i promotorul pot fi aceeai persoan Clientul este persoana sau organizaia beneficiar a proiectului. Pentru ca un proiect s aib succes, managerul de proiect trebuie s urmreasc satisfacerea ateptrilor entitilor implicate n proiect. Un prim pas n aceast direcie este obinerea acordului acestora cu privire la obiectivele generale ale proiectului. n continuare n cadrul ciclului de via al proiectului, managerul va trebui nu doar s coordoneze echipa de proiect dar s comunice i cu celelalte entiti implicate pentru a-i ine la curent cu privire la situaia curenta a proiectului i pentru a-i implica n activitile decizionale ce pot surveni pe parcursul desfurrii proiectului. Prile interesate trebuie implicate n analiza problemei i n etapa de planificare a proiectului, acest lucru ajutnd la orientarea proiectului ctre satisfacerea nevoilor acestora, evitarea rezisentei i creterea sentimentului de apartenen, mbogatind susinerea proiectului. Identificarea prtilor interesate trebuie s nceap prin crearea unei liste a tuturor grupurilor de interese, organizaiilor i prilor ce au legatur cu problema existent. Trebuie gsite apoi rspunsuri la urmtoarele ntrebri: Care este interesul prilor interesate n proiectul respectiv? n ce masur pot influena proiectul? Este relevant implicarea prtilor interesate n planificarea procesului? n ce etap ar trebui s nceap implicarea prilor interesate? n ce fel trebuie implicate prile interesate? Cine i poate reprezenta pe deintorii de interese?

Structura organizaiei
Structura sau forma unei organizaii depind de funcia sa. Organizaiile evolueaz de la uniti funcionale singulare la uniti complexe implicate ntr-un mare numr de Page 15

Managementul Proiectelor
activiti, motiv pentru care devine esenial mprirea sarcinilor ntre membrii organizaiei. Apar totodat noi funcii al cror loc i rol trebuie s fie stabilite. Nevoia de a coordona diferitele activiti dau natere unei ierarhii care este proiectat n aa fel nct s le permit managerilor s dein controlul asupra organizaiilor, s asigure ndeplinirea nevoilor angajailor i s ia decizii mai bune. Pentru mprirea unei organizaii n grupuri sau uniti de munc, trebuie s se in cont de faptul c este important gruparea oamenilor n aa fel nct s fie asigurate comunicarea, coordonarea i cooperarea dintre oameni i mprtirea unor obiective i resurse comune. Literatura de specialitate indic urmtoarele moduri de formare a grupurilor (H. Mintzberg): 1. Gruparea dup cunotine sau abiliti. Majoritatea universitilor sunt organizate dup arii disciplinare. Funciile universitare sunt difereniate dup nivelul de cunotine (de la preparatori pn la profesori universitari). Un alt gen de organizaii astfel grupate sunt spitalele. 2. Gruparea dup procese de munc i funcii (Organizarea funcional). Majoritatea organizaiilor care realizeaz producie sunt organizate n acest mod. Un numr de oameni sunt implicai n producie, alii n cercetare i dezvoltare, alii n vnzri sau marketing, alii n finane i contabilitate, i alii n funciile legate de personal. 3. Gruparea n funcie de timp. Uneori oamenii sunt grupai dup perioada n care lucreaz (schimburi). Acest mod de grupare poate fi folosit n corelare cu procesele de munc i funciile. 4. 5. 6. Gruparea dup produs sau rezultat. Astfel sunt formate uniti pe baza Gruparea n funcie de client. Unele organizaii formeaz grupuri care se Gruparea n funcie de loc. Acest lucru nseamn de obicei c sunt formate produsului sau serviciului rezultat. orienteaz ctre diferite categorii de clieni. uniti n acord cu aria geografic pe care o deservesc sau n care sunt localizate. Page 16

Managementul Proiectelor

Indiferent de tipul gruprilor din cadrul organizaiei, este important stabilirea viabilitii fiecrui post individual prin descrierea postului. Descrierea postului trebuie s indice sarcinile, obiectivele i responsabilitile postului, competenele necesare pentru ocuparea postului i relaiile postului cu celelalte posturi din grupul de munc. Firmele cu o organizare orientat pe funcii au o organizare conceput n aa fel nct activitatea lor este controlat pe componente, n fiecare departament n parte. Managerii se ocup numai de subordonaii direci fr preocupri n afara departamentelor proprii. ntre manageri exist o oarecare cooperare i interaciune ns acestea sunt considerate secundare fa de structura principal. Disfuncionalitile sunt vtmtoare i devin foarte serioase cnd firma ncepe s se ocupe de proiecte multidisciplinare. Exist puine anse de reuit dac managerii generali s-ar implica n coordonarea tuturor funciunilor proiectului funcia conducerii generale trebuie s fie limitat la luarea deciziilor de nivel superior cu privire la derularea afacerilor.

Figura 3. Organizatii orientate pe functii.

O modalitate de reorganizare a afacerii n jurul noilor produse este combinarea acestora cu funciunile principale deja stabilite. Problema pe care o ridic acest tip de organizare const n faptul c fiecare angajat ar avea doi efi (un ef de producie i un ef funcional). Aceast dubl subordonare prezint un dezavantaj, pentru c indivizii pot Page 17

Managementul Proiectelor
fi derutai, nenelegnd cruia dintre efi trebuie s i fie loial n cazul nenelegerii dintre cei doi. Pentru ca acest tip de organizare s funcioneze, cei doi efi trebuie s fie privii ca egali, s adopte politici i prioriti manageriale similare i s acorde recompense i sanciuni corecte angajailor.

Figura 4. Organizaii de tip matricial.

Figura 5. Organizaii orientate pe proiect.

Page 18

Managementul Proiectelor
Uneori modul n care o organizaie a fost proiectat nu mai este adecvat, adic nu permite rezolvarea unor probleme neprevzute, motiv pentru care sunt create uniti sau mecanisme cu caracter temporar. Cel mai des sunt utilizate echipele dedicate unei sarcini (task force) i comitetul, termeni confundai adesea. Echipele dedicate unei sarcini se refer la un numr de oameni crora li se atribuie ndeplinirea unei sarcini pe o anumit perioad de timp. Un comitet poate fi creat pe o perioad mai lung de timp pentru a se ocupa de probleme recurente. Unele organizaii au comitete permanente a cror responsabilitate este rezolvarea unor probleme care apar n mod obinuit. Exist organizaii n care structurile cu caracter temporar pot deveni chiar o regul n structurarea afacerii. Este cazul organizaiilor orientate pe proiect. Echipele de proiect sunt constituite i funcioneaz doar pe durata realizrii proiectului. Totui, n multe cazuri, experiena astfel dobndit conduce la utilizarea echipei i n cadrul altor proiecte similare urmtoare. Este cazul activitii de construcii, proiectare i cercetare, consultan etc. n care lucrul pe proiecte constituie regula.

Page 19

Managementul Proiectelor 2. Inializarea proiectului


n faza de iniializare (numit uneori i faza de definire) se desfoar activitile necesare pentru obinerea autorizaia de nceperea a proiectului din partea factorilor de decizie. Se elaboreaz referatul de necesitatea i propunerea de proiect. Managerul de proiect este selectat.

Referatul de necesitate
Referatul de necesitate este ntocmit de ctre viitorul utilizator al rezultatelor proiectului (iniiatorul proiectului). Prin acest document, iniiatorul prezint problema aprut i fundamenteaz necesitatea i oportunitatea lansrii proiectului. Exit ase tipuri necesiti care pot duce la iniializarea un proiect: Necesiti de afacere Necesiti de pia Cerine ale clientului Necesiti legale Necesiti tehnologice Necesiti sociale nelegerea acestor nevoie este important i ajut la identificarea exact a scoupului proiectului. Pentru a obine interesul organizaiei n dezvoltarea proiectului, iniiatorul trebuie s demonstreze sponsorilor i altor entiti interesate faptul c proiectul este necesar. Se rspunde la intrebarea De ce este nevoie de acest proiect? Pe lng definirea necesitilor, iniiatorul trebuie s demonstreze organizaiei ca aceasta este capabil s realizeze proiectul. Se rspunde la ntrebarea De ce putem realiza proiectul?. n acest scop se realizeaz un studiu de fezabilitate. Proiectul este analizat din diferite perspective pentru a determina probabilitatea de succes a acestuia.

Page 20

Managementul Proiectelor
Cteva dintre criteriile care pot fi luate n considerare n cadrul studiului de fezabilitate sunt: Raportul costuri / beneficii; Costurile proiectului n termeni de resurse necesare (umane, tehnologii, etc) Modul n care proiectul este recepionat de ctre publicul int; Costurile de ntreinere, suport, personal; Istoricul altor proiecte din acelai domeniu; Riscuri existente; Dup realizare, documentul este trimis spre aprobare sponsorului proiectului.

Propunerea de proiect
Dup primirea referatului de necesitate, persoana care trebuie s ia decizia demarrii sau nu a proiectului (sponsorul proiectului) va numi un manager de proiect i o echip de proiect. De asemenea, se va constitui un comitet de conducere al proiectului care va evalua propunerea de proiect i va decide demararea sau nu a proiectului. Comitetul de conducere al proiectului va putea aloca resurse suplimentare echipei de proiect n vederea finalizrii propunerii de proiect. Sub conducerea managerului de proiect, echipa de proiect va analiza toate aspectele proiectului propus i va elabora propunerea de proiect, pe care o va nainta spre aprobare comitetului de conducere. Aceasta trebuie s nceap cu un scurt rezumat ce va reflecta i prezenta nevoile pe care trebuie s le rezolve proiectul, modalitatea n care se vor satisface aceste nevoi i rezultatele ateptate n urma implementrii proiectului. Propunerea de proiect trebuie s ating urmtoarele aspecte: Natura problemei, din punct de vedere funcional i soluia tehnic pentru rezolvarea ei; Planul de implementare al proiectului - cuprinde estimarea timpului de desfurare a proiectului, a bugetului i a resurselor (inclusiv umane, cu pregtire corespunztoare) care vor fi utilizate.; Page 21

Managementul Proiectelor
Entitile implicate n proiect; Referate de specialitate n funcie de aria de cuprindere i de valoarea proiectului, se vor realiza referate privind posibilitile de finanare, implicaiile juridice, dependenele de alte soluii existente, resursele disponibile, constrngeri tehnologice. Din aceste referate trebuie s rezulte clar aria de cuprindere a proiectului, dependenele, resursele umane, logistice i tehnice implicate. n momentul n care propunerea de proiect este aprobat proiectul a nceput n mod oficial. Un posibil ablon de realizare a propunerii de proiect este prezentat n tabelul 1. Tabelul 1. ablon propunere de proiect. 1. TITLUL COMPLET AL PROPUNERII 2. SITUAIA PE PLAN NATIONAL I INTERNAIONAL LA NIVELUL DOMENIULUI I A TEMATICII PROPUSE: Se vor prezenta : orientri, direcii, obiective cunoscute, stadiul existent; rezultate semnificative obinute i modaliti de aplicare; unitai cercetare-dezvoltare cu preocupri n domeniu; poteniali utilizatori. 3. OBIECTIVE (pe fiecare an/ perioad a proiectului, n conexiune cu situaia actual pe plan naional i internaional n cadrul domeniului i tematicii abordate) Se vor prezenta : probleme propuse spre rezolvare legate de situaia actual a domeniului i a tematicii proiectului; obiective msurabile; explicarea conformitii obiectivelor propuse cu obiectivele programului i prioritile programului. 4. PREZENTAREA TIINIFIC I TEHNIC A PROIECTULUI: gradul de noutate i de complexitate; metodologia i tehnicile care vor fi utilizate, instrumente, echipamente, software, contribuia fiecarui partener. 5. JUSTIFICAREA PROIECTULUI: Page 22

Managementul Proiectelor
relevana proiectului pentru sectorul/domeniul respectiv i modul n care se ncadreaz n politica naional n domeniu; viabilitatea i ansele de succes ale proiectului (constrngerile i riscurile). 6. SCHEMA DE REALIZARE A PROIECTULUI: schema de realizare a obiectivelor proiectului, prin etapele/fazele propuse; rolul i responsabilitile fiecrui partener pentru realizarea proiectului (obiective, rezultate, termene, elemente de monitorizare); calendarul de timp (se va prezenta o diagrama/ matrice cu activiti, participani, rezultate pe perioade de timp); activitile se vor defalca pentru a permite identificarea categoriilor de cheltuieli necesare pentru realizarea lor (cheltuielile necesare nu se exprima valoric, ci numai n uniti fizice). 7. REZULTATE / BENEFICII I SCHEMA/ PLANUL DE VALORIFICARE/ DISEMINARE rezultatele, beneficiile preconizate, profit estimat, rentabilitate; modul de valorificare n cadrul activitilor proiectului, a rezultatelor intermediare, pe etape; modalitatile prin care rezultatele vor fi diseminate i potenialii beneficiari (n cazul proiectelor cu agenii economici, se prezint planurile lor de exploatare a rezultatelor i se fac referiri la repartizarea drepturilor de proprietate intelectual, industrial i comercial ntre partenerii la proiect, n conformitate cu legislaia. 8. IMPACTUL ECONOMIC I SOCIAL
se identifica i se cuantific (dac este posibil) impactul economic, social i

asupra mediului a rezultatelor proiectului (impactul se poate defini prin condiii mai bune de munc i viaa, inclusiv sntate, oportuniti pentru nvmnt i perfectionare, creare de noi locuri de munc, conservarea mediului i a resurselor naturale pe cale de dispariie oportuniti de transfer tehnologic, n special n regiuni mai puin dezvoltate i/sau pentru dezvoltare regional i rural etc.) 9. MANAGEMENTUL PROIECTULUI metodele/ modalitatile de conducere, coordonare si comunicare pentru realizarea proiectului (se stabilesc cerintele de planificare, monitorizarie si evaluare a activitatilor proiectelor, a rezultatelor obtinute, de corelare a acestora cu alocarile bugetare si cu platile efectuate; actiunile-suport care vor fi iniiate pentru conducerea proiectului i categoriile de cheltuieli necesare pentru derularea lor.

Page 23

Managementul Proiectelor
Matricea de alocare a responsabilitilor
Matricea de alocare a responsabilitilor (eng. Responsibility Assignment Matrix RAM) arat cine particip i n ce msur la realizarea unei activiti sau la luarea deciziilor n legtur cu aceasta. Pentru proiectele complexe poate fi necesar realizarea unei serii de matrici descendente, de la nivelul de ansamblu al proiectului pn la niveluri inferioare de detaliu necesare. Elaborarea matricei responsabilitilor trebuie s fie o activitate de grup la care s participe persoanele cheie implicate la diferite nivele ierarhice n proiect. Comunicarea deschis, rezolvarea i prevenirea conflictelor, realizarea consensului cu privire la rolul fiecruia n cadrul proiectului constituie doar cteva dintre efectele realizrii ntr-o manier participativ a matricei responsabilitilor. Diferitele persoane (sau roluri) apar in matrice sub forma de titluri de coloane iar livrabilele specifice situaiei descrise mai sus sunt listate pe rnduri. Folosete csuele de intersecie pentru a descrie responsabilitatea fiecrei persoane pentru fiecare livrabil in parte. Iat un exemplu simplu de matrice, urmat de categoriile de responsabiliti sugerate.
Sponsorul Directorul Managerul Echipa de de Proiect C C R C Proiect R R C R Steering Committee A A A R

Proiectului de Proiect Documentul de Definire a Proiectului Planul de Comunicare Cerintele de Business Evaluarile stadiului proiectului A A A R A R R R

Unde: "A" nseamn ca persoana (sau rolul) aproba livrabilul. "R" nseamn ca persoana (sau rolul) revizuiete livrabilul. Page 24

Managementul Proiectelor
"C" nseamn ca persoana (sau rolul) creeaz livrabilul. De obicei, o singura persoana este responsabila de crearea livrabilului, dei opinii pot fi furnizate de ctre mai multe persoane. In tabelul de mai sus, Documentul de Definire a Proiectului este creat de managerul de proiect, aprobat de ctre Sponsorul proiectului, directorul de proiect si comitetul de conducere si revizuit de ctre echipa de proiect.

Cerintele de Business sunt create de ctre echipa de proiect, revizuite de ctre managerul si directorul de proiect si aprobate de ctre Sponsorul proiectului si comitetul de conducere.

Page 25

Managementul Proiectelor 3. Planificarea proiectului

Introducere
Una dintre cele mai importante activiti n cadrul oricrui proiect este planificarea. Realizarea unui proiect presupune existena unor riscuri date de caracterul unic al acestuia. Prin planificare se urmrete gestionarea i minimizarea riscurilor. Aceast etap contribuie n mod decisiv la succesul sau eecul proiectului. Scopul acestei etape este sa clarifice diferite aspecte ale proiectului, astfel incat sa se poata realiza niste estimari pertinente, asumate prin intermediul Propunerea de Proiect. Rolul etapei de planificare este tocmai acela de a defini in detaliu modalitatile concrete prin care echipa de proiect va putea finaliza cu succes proiectul. Cu alte cuvinte, daca Propunerea de Proiect exprima CE va realiza proiectul, Planul de Proiect ne arata CUM se vor indeplini obiectivele. Nu putem demara planificarea unui proiect fara a avea elementele principale ale definitiei sale; chiar daca o parte din acestea vor suferi modificari in urma planificarii, trebuie sa putem intelege obiectivele proiectului si contextul general in care se va desfasura acesta, precum si sfera sa de cuprindere (continutul proiectului). Planul de Proiect este documentul principal care va fi elaborat in cursul acestei etape si care va servi drept nivel de referinta pentru executia proiectului. Planificarea cuprinde toate aspectele legate de proiect, in pofida unei perceptii eronate potrivit careia planul de proiect este echivalent cu programul de activitati. Prin natura sa, un proiect este un sistem complex, in abordarea caruia ne intereseaza urmatoarele aspecte: Modul de alocare al activitilor Costurile; Page 26

Managementul Proiectelor
Calitatea; Timpul Resursele umane; Bugetul; Riscurile; Mecanismele de comunicare. Fiecare dintre acestea constituie un domeniu specific de cunostinte, sau chiar in discipline de studiu de sine statatoare. Aceasta abordare este sustinuta si de gruparea cunostintelor in cadrul standardului international de management de proiect, PMBOK Guide, elaborat de catre Project Management Institute. Planificarea este prima etapa in care integrarea diferitelor componente si aspecte ale proiectului constituie principala sarcina a managerului de proiect. Totodata, este un bun prilej pentru a constata si complexitatea acestei profesii, prin multitudinea de cunostinte la care face apel si care sunt necesare pentru a putea asigura un management eficace al proiectului. Privita in acest fel, planificarea devine o etapa extrem de complexa si care-i poate speria pe multi. Vestea buna este ca abordarea flexibila ne permite sa ajustam complexitatea si anvergura activitatilor de planificare in functie de complexitatea si anvergura proiectului. Cu alte cuvinte, in proiectele de amploare redusa nu va trebui sa recurgem la metode foarte sofisticate de planificare; in acelasi timp, proiectele de mare anvergura necesita o abordare mult mai sistematizata, pentru care in mod cert vom avea nevoie de tehnici si instrumente evoluate.Pe masura ce vom parcurge procesul de planificare vom putea face ajustarile necesare in functie de conditiile specifice ale fiecarui proiect si ne vom putea alege instrumentele adecvate.

Page 27

Managementul Proiectelor
Gestionarea riscurilor
Noiuni generale
Riscul poate interveni, fie ca urmare a faptului c intervine un lucru neplanificat sau c un lucru planificat nu se desfoar potrivit planificrii. Din moment ce este imposibil s anticipm cu toat certitudinea viitorul, toate proiectele includ o not de risc. Cu toate acestea, se apreciaz c riscul este cu att mai mare cu ct: proiectul dureaz mai mult; intervalul de timp dintre faza de planificare i faza de execuie este mai extins; experiena managerului de proiect, a echipei de proiect i a organizaiei este mai restrns; metodologia i tehnologia la care se face apel pentru derularea proiectului este mai nou i mai puin cunoscut. Realizarea obiectivelor proiectului presupune cunoaterea i asumarea unor riscuri multiple. Procesul de management al riscului cuprinde trei faze: identificarea riscului, analiza riscului i reacia la risc. Identificarea riscului se realizeaz prin ntocmirea unor liste de control, organizarea unor edine de identificare a riscurilor i analiza documentelor arhivate. Analiza riscului utilizeaz metode cum sunt: determinarea valo rii ateptate, simularea Monte Carlo i arborii decizionali. Reacia la risc cuprinde msuri i aciuni pentru diminuarea, eliminarea sau repartizarea riscului. Realizarea obiectivelor i proiectelor unei organizaii presupune identificarea i asumarea unor riscuri multiple, cum ar fi: schimbrile de mediu sau interne, conceperea unor strategii nerealiste, erori i omisiuni n proiectare i execuie, etc. Numim risc nesigurana asociat oricrui rezultat. Nesigurana se poate referi la probabilitatea de apariie a unui eveniment sau la influena, la efectul unui eveniment n cazul n care acesta se produce. Riscul apare atunci cnd: un eveniment se produce sigur, dar rezultatul acestuia e nesigur; Page 28

Managementul Proiectelor
efectul unui eveniment este cunoscut, dar apariia evenimentului este nesigur; att evenimentul ct i efectul acestuia sunt incerte.

Procesul de management al riscului


Riscul ntr-un proiect se refer la probabilitatea de a nu se respecta obiectivele stabilite n termeni de performanta (nerealizarea standardelor de calitate), program (nerespectarea termenului de execuie) si cost (depirea bugetului). Managementul riscului nu elimin n totalitate riscul, dar aceasta nu echivaleaz cu a spune c este un proces de care ne putem dispensa. n plus, analiza riscului trebuie s precead declanarea proiectului i, n cazul n care verdictul acestei analize este c riscul este inacceptabil, proiectul poate fi abandonat n ntregime. Element de risc este orice element care are o probabilitate msurabil de a devia de la plan. Aceasta presupune desigur existena unui plan. Strategiile, planurile i programele firmei constituie elemente care permit prefigurarea realitii i apoi confruntarea realizrilor efective cu rezultatele ateptate. Pentru realizarea obiectivelor firmei este necesar derularea unor seturi de activiti. O activitate, notat (a), poate fi considerat element de risc dac sunt ndeplinite simultan urmtoarele dou condiii: 0 < P(a) < 1 (1) L(a) = 0 unde: (2)

P(a) = probabilitatea ca un eveniment (a) s se produc E(a) = efectul evenimentului (a) asupra obiectivelor L(a) = evaluarea monetar a lui E(a) Managementul riscului este un proces compus din trei faze distincte:

identificarea riscului; analiza riscului; Page 29

Managementul Proiectelor
reacia la risc.

Identificarea riscurilor
n faza de identificare a riscului se evalueaz pericolele poteniale, efectele i probabilitile de apariie ale acestora pentru a decide care dintre riscuri trebuie prevenite. Practic, n aceast faz se identific toate elementele care satisfac condiiile (1) i (2). Totodat, se elimin riscurile neconcordante, adic acele elemente de risc cu probabiliti reduse de apariie sau cu un efect nesemnificativ. Aceasta nseamn c pot fi neglijate acele elemente pentru care P(a) sau L(a) tind ctre zero. Identificarea riscurilor trebuie realizat n mod regulat. Aceasta trebuie s ia n considerare att riscurile interne ct i pe cele externe. Riscurile interne sunt riscuri pe care echipa managerial le poate controla sau influena, n timp ce riscurile externe nu se afl sub controlul acesteia. Brainstorming n cadrul unei sesiuni de brainstorming particip ct mai multe persoane care au legtur cu proiectul, acestora fiindu-le solicitat s numeasc riscurile la care se gndesc n legtur cu proiectul n care sunt implicai. Este etapa n care nu se fac niciun felde evaluri ale elementelor enumerate, n care nu se discut nimic, ci doar se listeaz de ctre moderator pe o cola de flipchart. Pe msur ce participanii vd ideile listate se vor gndi la alte idei; fiecare idee nou va stimula alta din partea altcuiva, fiind, n final nirate multe idei legate de riscurile posibile. Tehnica Delphi este asemntoare cu brainstorming-ul diferena fiind c participanii nu se cunosc, participanii la exerciiu fiind anonimi, ceea ce stimuleaz fluxul de idei. Procesul ncepe cu un chestionar prezentat de ctre moderator, chestionar care solicit ideile participanilor cu privire la riscurile legate de proiect. Rspunsurile participanilor sunt clasificate i lmurite de ctre mediator. Lista clasificat i clarificat va circula printre participani pentru comentarii sau adugiri. Participanii i pot schimba prerea, dar trebuie s motiveze acest lucru. Dup cteva cicluri se obine consensul i se ajunge la o lista detaliata a posibilelor riscuri. Page 30

Managementul Proiectelor

Metoda bileelelor Crawford nu presupune un mediator la fel de puternic ca tehnicile prezentate anterior, avantajul major fiind acela c poate duce la un numr mare de idei ntr-un timp foarte scurt. Mediatorul va repeta aceeai ntrebare de zece ori, fiecare participant trebuind s treac pe bileele diferite rspunsuri diferite de fiecare dat. De exemplu se repet de zece ori ntrebarea: Care credei c este cel mai mare risc pentru proiect?, fiecare participant va avea la final zece rspunsuri diferite. Analogii metoda este foarte simpl, putndu-se forma o analogie din leciile nvate i din planul de management al riscurilor din cadrul altor proiecte asemntoare. Prin compararea a dou sau mai multe proiecte, se pot observa caracteristici asemntoare care vor face mai uoar identificarea riscurilor n cadrul noului proiect. Revizuirea documentaiei acesta cuprinde revizuirea tuturor materialelor proiectului care au fost generate pn n momentul analizei riscurilor. Include, de asemenea, revizuirea leciilor nvate i a planurilor de management al riscurilor din proiecte anterioare, obligaiilor contractuale, elementelor de referin pentru domeniul de aciune, program i buget, disponibilitii resurselor, planurilor pentru personal, furnizori, precum i a listelor de presupuneri. Discuii cu experi sunt solicitai experi sau persoane cu experien n tipul de proiecte vizat sau n probleme deja ntlnite i rezolvate, discuiile cu acetia putnd fi de mare ajutor pentru a evita rezolvarea acelorai probleme nc o dat. Odat identificate riscurile, acestea trebuie documentate. Avnd n vedere faptul c managementul riscurilor se desfoar pe toat perioada de via a unui proiect, trebuie s existe o modalitate de organizare i documentare a riscurilor, pe parcursul naintrii proiectului putnd fi adugate informaii suplimentare cu privire la evenimentele riscante identificate. n cadrul echipei de proiect poate exista chiar o persoan a crei sarcin este exclusiv legat de managementul riscurilor sau aceast sarcin poate fi ndeplinit de un alt membru al echipei (de cele mai multe ori chiar managerul de proiect). Page 31

Managementul Proiectelor

Avnd n vedere c este vorba despre evenimente neprevzute acestea vor consuma resurse (timp, bani, etc.). Tocmai de aceea n momentul n care este conceput bugetul trebuie s se aloce sume de bani care s acopere asemenea situaii. n majoritatea bugetelor, finanatorii au alocat un punct special cheltuielilor neprevzute, care includ tocmai asemenea evenimente.

Analiza riscurilor
Faza de analiz a riscului ia n considerare riscurile identificate n prima faz i realizeaz o cuantificare aprofundat a acestora. Pentru analiza riscului se folosete un instrumentar matematic divers, mergnd de la analiza probabilistic la analiza Monte Carlo. Alegerea instrumentarului matematic trebuie s fie adaptat necesitilor analizei i s in seama de acurateea datelor disponibile. Cea mai simpl metod de cuantificare a riscurilor este aceea a valorii ateptate (VA), care se calculeaz ca produs ntre probabilitile de apariie ale anumitor evenimente i efectele acestora: VA(a) = P(a) x E(a) unde: (3)

VA(a) = valoarea ateptat a evenimentului (a) P(a) = probabilitatea de apariie a evenimentului (a) E(a) = efectul apariiei fenomenului (a)

De exemplu, n cazul unei firme de construcii, determinarea riscului are un impact major n calculaia costurilor i implicit n activitatea de ofertare - licitare. Astfel, dac n timpul pregtirii documentaiei pentru participarea la o licitaie pentru adjudecarea unei lucrri s-a identificat riscul de a se ntlni un strat de roc dur n timpul sprii fundaiei, antreprenorul se poate asigura mpotriva acestui risc calculnd valoarea ateptat a producerii acestui fenomen i o poate include n calculele pentru elaborarea Page 32

Managementul Proiectelor
devizului ofert. Concret, dac costul suplimentar antrenat de efectuarea de spturi n roc dur pentru o anumit lucrare este de 100.000 milioane lei, iar probabilitatea ca s se ntlneasc roc dur a fost estimat la 30%, valoarea ateptat a acestui risc va fi: VA(a) = 0,30 x 100.000 = 30.000 milioane lei Antreprenorul poate s includ n valoarea ofertei suma de 30.000 milioane lei pentru prevenirea acestui risc, tiind c dup un numr suficient de mare de licitaii, indiferent de rezultatul acestora, se vor acoperi costurile riscului. Avnd n vedere faptul c estimarea probabilitilor este un proces cu un grad mare de subiectivitate, rezultatele obinute prin metoda valorii ateptate sunt de obicei utilizate ca date de intrare pentru analize ulterioare. Simulrile constituie o metod avansat de cuantificare a riscurilor. Simularea utilizeaz un model al unui sistem pentru a analiza performanele sau comportamentul sistemului. Pentru proiectele de construcii cel mai frecvent se folosete simularea Monte Carlo a programului de execuie i a costurilor asociate activitilor. Aceast tehnic simuleaz realizarea obiectivelor de un numr mare de ori furniznd o distribuie statistic a rezultatelor.

Page 33

Managementul Proiectelor

Aceast curb S arat probabilitile cumulate ale realizrii obiectivului pn la o anumit dat. De exemplu, exist o probabilitate de 50% ca obiectivul s fie atins n 145 zile. Datele de realizare a obiectivului din partea stng prezint riscuri mai mari dect cele din partea dreapt a graficului. Arborii decizionali sunt instrumente care descriu interaciunile cheie dintre decizii i evenimentele aleatoare, aa cum sunt percepute de ctre decideni. Ramurile arborelui reprezint fie decizii (reprezentate ca ptrate), fie rezultate aleatoare sau incerte (reprezentate sub forma unor cercuri). Figura urmtoare prezint un exemplu de arbore decizional.

Page 34

Managementul Proiectelor

Valoarea ateptat (VA) a unui efect = Efect x Probabilitatea de apariie a efectului Valoarea ateptat a unei decizii = suma valorilor ateptate ale tuturor efectelor rezultnd din acea decizie Programul agresiv are valoarea ateptat de 36 milioane lei i va fi preferat programului conservator care are o valoare ateptat de 9 milioane lei.

Reacia la risc
Reacia la risc este faza de aciune din cadrul ciclului managementului riscului, n care se ncearc: s se elimine riscurile; s se reduc riscurile i / sau s se repartizeze riscurile. Eliminarea riscurilor are scopul de a ndeprta riscurile. Echipa managerial sau ntreprinztorul poate: s nu iniieze o anumit tranzacie sau afacere; s stabileasc un pre foarte mare, care s acopere riscurile; s condiioneze oferta, etc. Cele mai multe dintre opiunile care elimin riscul tind s scoat organizaia din afaceri. O organizaie cu aversiune prea mare fa de risc nu va supravieui mult timp i ar trebui s-i investeasc capitalul n alt parte. Page 35

Managementul Proiectelor
Diminuarea riscurilor se poate realiza printr-o serie de instrumente cum sunt: programarea. Dac riscurile sunt legate de termenul de execuie programarea tiinific a activitilor cu ajutorul graficelor reea poate diminua riscurile n limite rezonabile. instruirea. Multe riscuri sunt legate de securitatea muncii. Aceasta influeneaz productivitatea i calitatea lucrrilor. Prin programe de instruire i contientizare n domeniul securitii muncii se poate reduce probabilitatea producerii accidentelor i efectul acestora. reproiectarea. Riscurile pot fi de multe ori diminuate printr-o reproiectare judicioas a echipelor de munc, fluxurilor de materiale, folosirii echipamentelor i a forei de munc. Repartizarea riscurilor este de asemenea un instrument performant de management al riscului. Aceasta se refer la prile care vor accepta o parte sau ntreaga responsabilitate pentru consecinele riscului. Repartizarea riscului trebuie s se fac inndu-se seama de comportamentul fa de risc al diferitelor organizaii implicate. n acest sens regula general de alocare a riscului este s se aloce riscul prii care poate s l suporte i s l controleze cel mai bine. Strategia de contractare constituie un mecanism esenial n repartizarea riscului. Riscurile pe care i le asum firma sunt n mod obinuit formalizate prin contracte cu beneficiarii. Riscurile legate de resursele umane sunt acoperite, cel puin parial, prin ncheierea contractelor colective i individuale de munc. n majoritatea cazurilor, riscurile legate de materiale i echipamente pot fi transferate furnizorilor acestora, prin garaniile pe care acetia le ofer. Unele riscuri pot fi ndeprtate prin ncheierea unor contracte de asigurare. Compania de asigurri i asum o parte din riscuri n schimbul unui pre (prima de asigurare). Dac riscul se produce n condiiile specificate prin contractul de asigurare, asiguratorul va rambursa partea asigurat sau toate pierderile suferite datorit riscului. Dac riscul nu apare, asiguratorul pstreaz prima de asigurare. Un proces formalizat de management al riscului va da rezultate pozitive numai dac ia n considerare toate aspectele acestuia. Performana n procesul de management al Page 36

Managementul Proiectelor
riscului este dat de calitatea managerilor i a personalului implicat, i anume de cea mai slab verig din cadrul su. Managerii firmei trebuie s se asigure c echipa care realizeaz managementul riscului este competent i a gsit o cale de mijloc ntre tehnicizarea excesiv a procesului i aciunea pe baz de intuiie.

Structura de descompunere a activitilor


Introducere
Cel mai important instrument de lucru n faza de planificare se numete Work Brakedown Structure (WBS), i poate fi tradus n romn prin: structura de descompunere a activitilor sau structura de alocare a activitilor. WBS este utilizat ca dat de intrare pentru toate celelalte procese din cadrul fazei de planificare a proiectului planificarea activitilor, estimarea bugetului, identificarea riscurilor, gestionarea resurselor umane. Conceptul WBS a fost dezvoltat n cadrul metodologiei de managementul a proiectelor Program Evaluation and Review Tecnique (PERT) elaborat n cadrul United States Department of Defense (DoD). PERT a fost introdus de U.S. Navy n 1957 pentru a fi folosit n cadrul procesului de dezvoltare a programului Polaris. Dintre toate tehnicile de management de proiect, este poate cea mai clar si autoexplicativa: denumirea sa ne spune c trebuie sa realizam o descompunere (a ntregii munci din cadrul proiectului), iar rezultatul obinut este o structura ordonata. WBS ofer o metod de descriere n mod vizual a activitilor i proceselor proiectului. Se prezint n mod uzual sub forma unei structuri arborescente pe mai multe nivele, fiecare nivel reprezentnd un grad de detaliere a proiectului. Toata munca proiectului este inclusa in WBS; activitile care nu se afla in WBS nu exist, si in consecin, nu li se pot aloca resurse, nu pot fi bugetate si programate spre

Page 37

Managementul Proiectelor
execuie. Din acest motiv, trebuie sa fim foarte ateni atunci cnd alctuim WBS, astfel nct sa includem toate activitile. Exista foarte multe tehnici si recomandri pentru realizarea WBS, dar esenial este sa pornim de la nivelul general (de exemplu livrabilele majore ale proiectului) si sa detaliem pas cu pas, ajungand la nivelul cel mai detaliat, activitile din cadrul fiecrei faze, sub-faze etc. Numrul de nivele este determinat de dimensiunea proiectului. ntr-un proiect comlex, cum ar fi construirea unui aeroport, primul nivel n WBS ar putea fi o list de sub-proiecte. ntr-un proiect simplu, cum ar fi implementarea unui soft pentru citirea emailurilor, numrul total de nivele s-ar putea reduce la trei.

Organizarea nivelelor WBS


Daca organizaia decide s adopte un PLC pentru dezvoltarea proiectului atunci primul nivel este reprezentat de fazele definite n PLC. Livrabile proiectului sunt apoi organizate pe faza i formeaz nivel doi. Nivelele urmtoare nu sunt altceva dect detalieri ale acestora, fiecare nivel reprezentnd o descompunere a nivelului superior in componente mai mici, pana cnd ajungem la activitile concrete care trebuie executate. Nivelul cel mai de jos - frunzele arborelui - este cel al activitilor individuale (sau pachete de activiti), care pot fi estimate din punctul de vedere al costurilor si al duratei si care pot fi atribuite unor persoane si programate pentru execuie. Comparaia cea mai sugestiva poate fi fcut cu organigrama unei firme, in care pornind de la nivelul cel mai de sus, descompunem organizaia in divizii, departamente, servicii etc., pn la nivel de poziie individuala. Exact aa stau lucrurile si cu WBS, numai ca in loc de structuri organizaionale avem de-a face cu etape, faze si activiti, deci pri componente ale muncii care trebuie realizata in proiect.

Page 38

Managementul Proiectelor
Reguli pentru realizarea unui WBS
Regula 100%: Una dintre cele mai importante reguli n cadrul WBS este Regula 100% care spune faptul c n cadrul WBS trebuie capturate toate activitile proiectului (activitile ce nu exist n WBS nu pot fi planificate i nu exist n proiect). Regula 100% se aplic i pe nivele astfel, activitile de pe un nivel, reprezentnd descompunerea unei activiti de la nivelul imediat superior (activitatea printe) trebuie s reprezinte 100% din aceasta. Descompunerea pe nivele: Dac proiectul va fi dezvoltat n conformitatea cu un PLC, fazele vor fi pe primul nivel WBS. n urmtorul nivel WBS sunt identificate livrabilele majore ale proiectului. Aceste livrabile ar trebui sa fie deja definite i documentate. Daca exist deja un nivel al fazelor, atunci trebuie s grupm livrabilele i s le asociem fazelor corespunztoare. O prima versiunea a WBS fiind realizat trebuie s decidem dac am surprins toate detaliile care s permit controlul facil al proiectului. Dac nu, atunci livrabilele pot fi descompuse mai departe. De exemplu realizarea documentului de cerine poate fi descompus n urmtoarele: realizare interviu cu utilizatorii, realizare document cerine preliminar, revizuire document n colaborare cu utilizatorii, realizarea document final. Nivelul de detaliu: Una dintre problemele cu care se confrunt managerul de proiect n procesul de construire a WBS este cnd s se opreasc n procesul de detaliere a activitilor (descompunere a activitilor): Regula celor 80 de ore spune c nici o activitate nu trebuie s depeasc efortul total de 80 de ore pentru realizarea acesteia; Nici o activitate nu trebuie s aib o durat mai mare dect o perioad de raportare n cadrul proiectului. Mrimea unei structuri WBS n-ar trebui sa depeasc 100-200 elemente terminale(un element terminal este cel mai jos element activitate- care nu poate fi Page 39

Managementul Proiectelor
divizat). In cazul n care sunt necesare mai multe elemente terminale se folosesc subproiecte. WBS ar trebui de asemenea sa aib 3-4 nivele n adncime, fiecare nivel avnd 5-9 elemente. Aceste sugestii deriva din faptul c: Capacitatea memoriei umane pe termen scurt este limitata la 5-9 elemente; Daca exista un timp fix pentru planificarea unui proiect, cu cat sunt mai multe terminale cu att mai puin timp se acorda fiecruia in parte; Cu cat sunt mai multe elemente terminale cu atat mai multe vor fi dependintele dintre ele. Intr-o structura WBS nu se reprezint interdependentele dintre activiti; cu alte cuvinte, nu ne intereseaz in acest moment daca activitatea A trebuie sa fie finalizata nainte de nceperea activitii B. Mai trziu vom vedea ca pentru reprezentarea interdependentelor avem la dispoziie o tehnica speciala. WBS nu trebuie confundat cu programul de activiti; structura de descompunere pe activiti nu cuprinde informatii privind datele de ncepere i de finalizare a activitilor. Aceste informaii urmeaz a fi adugate intr-unul din paii urmtori ai procesului de planificare, atunci cnd vom elabora programul de activiti. WBS ne ajuta doar sa descompunem un ansamblu in prile sale componente, pentru a-l putea nelege i administra mai uor. Structura WBS nu cuprinde informaii despre persoanele responsabile cu execuia activitilor. Atribuirea activitilor ctre membrii echipei se va face ulterior. Activitile pentru managementul proiectului trebuie incluse in WBS. Chiar daca nu sunt activiti de execuie, acestea consuma timp si resurse i in consecin, fac parte din proiect. In alctuirea WBS, focalizarea trebuie sa fie orientata spre elementele livrabile ale proiectului; cu alte cuvinte, trebuie sa ne punem ntrebri de genul "Ce activiti sunt necesare pentru a realiza acest element livrabil?". Nu trebuie sa uitam nici un moment ca Page 40

Managementul Proiectelor
proiectul nostru este definit n primul rnd prin elementele livrabile pe care le produce, traduse apoi in activiti.

Unelte pentru realizarea WBS


Exista mai multe unelte si tehnici care ne pot ajuta in acest sens. In funcie de complexitatea proiectului, dar si de preferinele celor care realizeaz structura WBS, se poate alege metoda potrivita. Nu trebuie sa uitam ca scopul folosirii acestora este acela de a uura crearea structurii WBS. Uneltele software specializate. Firete, este varianta cea mai buna, datorita avantajelor pe care le ofer aceste aplicaii: interfaa grafica intuitiva, vizualizarea WBS sub forma de arbore, posibilitatea exportrii in diferite formate tabelare, posibilitatea reutilizrii unor structuri WBS realizate anterior, etc. Aplicatii software de uz general, de tipul MS Excel. Dei facem precizarea ca WBS nu este o lista identat, ci un arbore, uneori putem reprezenta structura arborescenta si cu ajutorul programelor de calcul tabelar. Exista de asemenea si numeroase programe de tip plug-in care adugate in Excel, simuleaz destul de bine reprezentarea grafica de tip arbore. Metoda etichetelor auto-adezive: aceasta este de departe cea mai simpla si mai intuitiva metoda de a organiza WBS. Iat ce trebuie fcut: persoanele din grupul care participa la elaborarea WBS scriu pe etichete auto-adezive denumirile activitilor din proiect, fr a ncerca sa le gseasc o relaie de ordonare. Pur si simplu, scriem pe etichete activitile care credem ca sunt necesare in proiect, aa cum ne vin in minte. Acestea sunt lipite apoi pe o tabla sau pe un perete si echipa ncepe sa le organizeze in mod logic, respectnd regulile enunate in articolul anterior. Practic, aceasta metoda este utila mai ales atunci cnd ne este dificil sa realizam de la nceput o structura ordonata ierarhic.

Exemple de realizare WBS

Page 41

Managementul Proiectelor

Figura 6. Exemplu WBS pentru un proiect WEB.

Page 42

Managementul Proiectelor

Figura 7. Exemplu WBS proiect multimedia.

Planificarea activitilor
Introducere
Pana acum ne-a interesat ce activiti trebuie sa facem, fr a ne preocupa ordinea lor in timp si dependentele dintre activitile individuale. Cu toate acestea, nu putem programa execuia acestor activiti fr sa precizam ce relaii de interdependenta exista intre ele, cu alte cuvinte care sunt condiiile impuse datelor de ncepere si de finalizare pentru fiecare activitate din cadrul proiectului. Deoarece numrul activitilor este in general destul de mare, ar fi dificil sa avem o vedere de ansamblu a dependentelor daca le-am lista pur si simplu. Pentru a ne simplifica efortul vom recurge la instrumente specifice grafice cu ajutorul crora vom reprezenta vizual secvenialitatea lucrrilor din proiect. O reea de activiti este o reprezentare schematic a activitilor proiectului i a legturilor logice (dependenelor) dintre acestea. n cadrul procesului de management al proiectului, realizarea diagramei reelei de activiti este procesul de organizare i secvenializare a activitilor proiectului. Page 43

Managementul Proiectelor
Diagrama reelei de activiti nu trebuie s lipseasc din orice proiect, indiferent de complexitatea acestuia. Diagramele pot fi desenate de mn, sau pot fi utilizate unelte software. Vom vedea pe parcursul acestui capitol ce tehnici putem folosi pentru crearea diagramei reelei de activiti, precum si tipurile de dependente care pot exista ntre activitile din proiect. Cele mai cunoscute tipuri de reele de activiti sunt: PERT, prescurtarea de la Program Evaluation and Review Technique; CPM, prescurtarea de la Critical Evaluation Plan; GERT, prescurtarea de la Graphical Evaluation and Review Technique; O alta unealt utilizat n cadrul procesului de planificare i urmrire a execuiei proiectului, pe care o vom prezenta n cadrul acestui capitol, este diagrama Gantt.

Diagramele PERT/CPM
Diagrama PERT(eng- Program Evaluation Review Technique) este un instrument de management al proiectului, care a fost elaborat si folosit pentru prima oara de U.S. Navy in anii 50, pentru a coordona programul submarinului atomic Polaris.O metodologie de management a proiectului similara, respectiv Metoda Drumului Critic (CPM-eng- Critical Path Method), care a fost elaborata cam in aceeasi perioada, pentru sectorul privat, a devenit sinonima cu PERT. Aceasta este cauza pentru care sunt intalnite variatii de denumiri pentru acelasi instrument: PERT, CPM sau PERT\CPM. Trebuie precizat ca drumul critic reprezinta insiruirea activitatilor succesive, care insumeaza timpul total cel mai lung. Orice decalare de termen pe drumul critic atrage decalarea termenului final si implicit majorarea costurilor proiectului.

Page 44

Managementul Proiectelor
Dasemenea Diagrama PERT este utilizata si pentru palnificarea unor activitati de mare complexitate, ce utilizeaza retele grafice cu o desfasurare logica si corecta cum ar fi : programe de marketing pregatirea unor campanii publicitare pregatirea unei actiuni de prospectare a pietei organizarea unei retele de distributie organizarea unei retele de service, etc.

Aceste activitati trebuie planificate intr-o succesiune logica deasemenea trebuie sa se incadreze intr-un sistem de termene partiale si este necesar ca intregul program sa fie conceput incat realizarea lui sa coste cat mai putin si sa se termine cat mai repede. Aceasta metoda are posibilitatea de a detecta operativ orice abatere de la program si poate evalua imediat care pot fi consecintele acestei abateri, astfel ca responsabilii programului pot stabili locurile critice, periculoase si pot lua la timp masurile necesare asigurarii termenelor si costurilor pentru un anumit obiectiv.

Diagrama PERT contine informatii despre sarcinile dintr-un proiect, perioadele de timp pe care se intind si dependentele dintre ele. Forma grafica este o retea de noduri conectate de linii directionale(numita si reteaua activitatilor ). Nodurile sunt cercuri sau patrulatere si reprezinta evenimente sau borne (milestones) din proiect si defineste o sarcina partiala bine conturata in cadrul sistemului, ce a fost indeplinita. Fiecare nod este identificat de o litera. Liniile directionale sau vectorii care leaga nodurile reprezinta sarcinile proiectului, numite si activitati, iar directia vectorului arata ordinea de desfasurare a sarcinilor. Din diagrama nu trebuie omise evenimente ca : evaluarile intermediare, diversele aprobari, testarea de catre utilizatori, etc.Timpul necesar pentru a finaliza astfel de activitati nu trebuie subestimat atunci cand se planifica un proiect. O evaluare poate dura uneori 1-2 saptamani. Pentru a obtine aprobari din partea managementului sau a utilizatorilor poate dura chiar mai mult. Page 45

Managementul Proiectelor

Multe diagrame PERT se termina la evenimente majore legate de evaluare. Sunt organizatii care includ in ciclul de viata al unui proiect si evaluari ale finantarii. Evaluarile finantarii pot afecta un proiect prin aceea ca pot duce la o crestere a finantarii, caz in care trebuie sa fie implicati mai multi oameni in proiect, sau la o scadere a finantarii, caz in care vor fi disponibili mai putini oameni. In mod logic un numar mai mare sau mai mic de oameni va afecta timpul necesar pentru inalizarea proiectului.

Reprezentarea grafic
n cadrul metodei PERT activitile se desfoar ntr-un singur sens de la un eveniment iniial cu care ncepe proiectul (procesul tehnologic) spre un eveniment final cu care se ncheie proiectul, stabilndu-se astfel un graful (reeaua) PERT. Graful trebuie s prezinte dou elemente: activitile i restriciile (condiionrile). Astfel, se pot utiliza dou metode de reprezentare: a) Graful arcactivitate care se caracterizeaz prin faptul c arcele (sgeile) reprezint activitile, iar nodurile redau evenimentele (situaiile). Activitatea este reprezentat printr-o sgeat orientat, care arat c prin realizarea activitii respective se trece de la un eveniment iniial la altul final (figura 5.10). 3 B 1 A dA 2 dB dD D Fig. 5.10. Graful arc-activitate:
A, B, C, D activiti; dA, dB, dC, dD durata activitilor

grup reea, denumit

dC C

Page 46

Managementul Proiectelor
b) Graful potenial-activitate se caracterizeaz prin reprezentarea activitilor prin dreptunghiuri n interiorul crora se noteaz codul activitii, restriciile fiind redate prin arce care leag activitile ntre ele (figura 5.11).

Fig. 5.11. Graful potenial-activitate:


A, B activiti

Cele dou moduri de reprezentare sunt echivalente, fr a exista o anumit orientare pentru alegerea unui anumit mod de lucru. Totui, reprezentarea potenial-activitate este modul adoptat pentru programarea automat a activitilor unui proiect cu programul Microsoft Project 2000. Duratele activitilor metodei PERT neavnd posibilitatea de a fi determinate exact se fac estimri. Exist trei categorii de stabilire a duratei activitilor: a) Durata optimist reprezint durata minim cea mai scurt, a crei probabilitate de realizare este de 1%; aceast durat se noteaz cu do; b) Durata cea mai probabil (durata normal) reprezint durata cu cea mai mare probabilitate de a se realiza n condiii normale; aceast se noteaz cu dpr; c) Durata pesimist reprezint durata maxim de realizare a activitii, a crei probabilitate de realizare este de 1%; aceast durat se noteaz cu dp.
Page 47

Managementul Proiectelor

Cu ajutorul celor trei forme ale duratei se determin durata medie (ateptat) a activitii A, cu relaia:
d 0 4 d pr d p 6

dA

(5.2)

Concluzii
Metoda PERT poate fi considerata pe langa un instrument de planificare si ca un instrument de control ce se efectueaza prin stabilirea abaterilor si prin analiza cauzelor lor. Aceasta inseamna ca se vor obtine informatii care vor inlesni managerilor luarea de decizii. Exista mai multe sisteme de raportare PERT dintre care amintim : 1) Raport asupra situatiei generale a respectarii termenelor si a devizului, locurile de strangulare si alte probleme care necesita eventuale corectii 2) Raport asupra necesarului de personal 3) Rapoarte detaliate privind realizarea termenelor si costurilor pe activitati 4) Rapoarte care contin aprecieri asupra evolutiei in continuare a personalului, aprecieri pe baza carora urmeaza sa se ia masuri menite sa asigure respectarea mai buna a termenelor si costurilor planificate etc. Toate aceste rapoarte, au ca scop furnizarea informatiilor necesare managerilor pentru masuri corective sau preventive in scopul evitarii depasirilor de termen si de costuri stabilite prin contract.

Studiu de caz 1
PROGRAM DE INFORMARE PRIN BROSURI

Page 48

Managementul Proiectelor
Cele mai importante momente pentru campanie de informare prin brosuri sunt : planificarea continutului brosurilor, redactarea continutului, designul brosurii, tiparirea brosurilor, stocarea brosurilor, selectarea voluntarilor pentru distribuirea brosurilor, instruirea echipelor de distributie, difuzara brosurilor, evaluarea rezultatelor activitatii de informare. In figura urmatoare se prezinta diagrama PERT a acestei campanii de informare prin brosuri in faza primara. Activitatea fictiva este (D-E). Activitatea de difuzare a brosurilor (G-H) nu poate sa inceapa inainte de terminarea activitatilor de tiparire a brosurilor (D-F), stocare a brosurilor (F-G) si de instruire a echipelor de voluntari (C-G). Diagrama PERT a unei campanii de informare prin brosuri (faza primara)
Tipatire brosuri Redactare continut

D
Planificare continut

4 0 3
E
Evaluare fictiva

2
A

1
Stocare brosuri

Design brosura

2
C

2
Instuctie echipe

1
Evaluare

Selectare voluntari Difuzare brosuri

Activitatile acestei campanii de informare sunt prezentate in urmatorul tabel :

Activitatea A-B B-D B-E

Denumirea Planificarea continutului Redactarea continutului Design brosuri

Durata activitatii(zile) 2 4 3
Page 49

Managementul Proiectelor
D-F F-G A-C C-G G-H H-I Tiparirea brosurilor Stocare brosuri Selectare voluntari Instruire echipe Difuzare brosuri Evaluare 3 1 2 2 2 1

Diagrama PERT a unei campanii de informare prin brosuri (faza finala)


Daca notam in cadrul nodurilor diagramei pe langa litera respectiva inca trei cifre (reprezentand numarul de zile de la inceputul proiectului cand evenimentul survine cel mai devreme, marja de timp acceptabila pentru intarzieri si data limita la care poate surveni evenimentul)atunci diagrama se va prezenta astfel :

4
B

D
6/0/6

F
9/0/9

0
2/0/2

2
A
0/0/0

E
5/1/6

2 2
C
2/6/8

2
G
10/9/10

1
H
12/0/12

I
13/0/13

Dupa cum se observa, drumul critic este A-B-D-F-G-H-I, deoarece timpul cumulat al acestui drum este cel mai mare, respectiv 13 zile..Cele doua evenimente care nu se afla pe drumul critic sunt C si E. In cazul evenimentului C, exista o marja mare de timp intre data minima posibila si data maxima permisa(8-2=6). Asta inseamna ca pentru activitatea A-C, in functie de planificarea ei in timp este acceptabila o intarziere de pana la 6 zile, insa nefinalizarea ei mai devreme de ziua a 8-a a proiectului ar pune serios in pericol desfasurarea activitatilor ulterioare.

Page 50

Managementul Proiectelor

Durata totala a acestei campanii de informare prin brosuri este de 13 zile . Deci aceasta activitate trebuie sa inceapa pe la jumatatea lunii noiembrie daca expozitia se va deschide pe data de 1 decembrie. Trebuie urmarit ca toate aceste activitati sa se desfasoare in limitele de timp stabilite pentru a nu intarzia momentul planificat deschiderii expozitiei. Analiza retelei activitatilor permite clcularea spatiului in care pot pluti activitatile, respectiv marja de timp cu care poate fi intarziata o activitate fara ca acest lucru sa duca la intarzieri ale proiectului in ansamblu.

Studiu de caz 2
PROGRAM DE MARKETING AFERENT INTRODUCERII PE PIATA A UNUI PRODUS NOU a) Stabilirea evenimentelor : A. Decizia de stabilire a oportunitatii produsului B. Decizia de fabricare a produsului C. Decizia de vanzare a produsului D. Aprobarea documentatiei de executie finala E. Omologarea spatiului suplimentar F. Decizia de incheiere a contractelor G. Decizia de declansare a campaniei publicitare H. Lansarea in fabricatie a lotului optim I. Stabilirea beneficiarilor J. Semnarea contractului final K. Aprobarea caietului de sarcini L. Inceperea vanzarii produsului. b) Lista activitatilor : (A -B) - Cercetarea pietei (A -X) - Studiu de fezabilitate (A -Y) - Studiu de eficienta Page 51

Managementul Proiectelor
(B -C) - Executie si omologare prototip (B -Z)- Elaborarea documentatiei de executie a prototipului (C -D) - Planificarea productiei, documentatie tehnologica si S.D.V (C -E)- Extinderea spatiilor de productie (C -K)-Elaborarea instructiunilor de functionare, vanzare, servicii si garantie (C -G)-Elaborarea planului de publicitate (C F)- Obtinerea avizelor legale si a licentelor de vanzare (D I)-Planificarea vanzarilor (D - H)-Organizarea fabricatiei (E -H)-Executarea instalatiilor suplimentare de productie si a S.D.V urilor specifice (I - L)-Asigurarea retelei de desfacere (H - J)-Fabricatia produsului (J - L)-Organizarea livrarilor la beneficiar (G - L)-Campania publicitara (F - L)-Incheierea contractelor de reprezentare si intermedieri (K - L)-Scolarizarea personalului de service (K - W)-Organizarea retelei de service Activitati fictive : (cu aceleasi noduri der cu durata 0 ) (X - B)(Y - B)(Z - C)(W- L)c) Diagrama PERT faza primara Se vor nota in grafic duratele medii (ti)ale activitatilor (zile) Se vor reprezenta in grafic cu o linie intrerupta

17
X Z G

12
Page 52

Managementul Proiectelor
18 0
A

46 0
B

21
C

22 28 25
I

30 11 0

60

35 40

14 15

30 13

70

21
K

0
W

28

Se constata ca drumul critic este : ABCEHJ- L si cumuleaza duratele activitatilor succesive cele mai lungi, durata totala fiind de 245 zile. d)Tabel centralizator : Pentru evidentierea duratelor, a momentelor de inceput si terminare a activitatilor, precum si in mod special a rezervelorde timp ale unor activitati, se va intocmi un tabel centralizator:

Nr crt
1 2 3 4 5 6

Simbolul activitatii
A-B A-X A-Y B-C B-Z C-E

Durata activitatii (zile)


30 18 11 60 46 40

Incepere cel mai repede


0 0 0 30 30 90

Incepere cel mai tarziu


0 12 19 30 44 90

Terminare cel mai repede


30 18 11 90 76 130

Terminare cel mai tarziu


30 30 30 90 90 130

Timp rezerva penru activitati sau grupe de activitati


0 12 19 0 14 0

Page 53

Managementul Proiectelor
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 E-H H-J J-L C-E-H-J-L C-F-L C-G-L C-D-I-L C-D-H-J-L C-K-L C-K-W-L 30 70 15 155 17+12=29 21+22=43 35+28+14=77 35+25+70+15 =145 13+21=34 13+28+O=41 130 160 230 90 90 90 90 90 90 90 130 160 230 90 216 202 168 100 211 204 160 230 245 245 119 133 167 235 124 131 160 230 245 245 245 245 245 245 245 245 0 0 0 0 126 112 78 10 121 114

Observatie:Pentru grupele de activitati paralele cu drumul critic, numerotate de la nr crt.11 pana la 16, este mentionat timpul de rezerva total pe acea ramura, care va fi defalcat la randul sau pe activitati elementare utilizand fie principiul proportionaitatii cu duratele acestora, (vezi tabelul nr. 2), fie principiul repartizarii pe criterii tehnologice, economice, sau de personal.

Nr crt Simbolul

activitatii

Durata activitatii

Incepere cel mai repede

Incepere cel mai tarziu

Terminare cel mai repede

Terminare cel mai tarziu

Timp ezerva pentru activitati sau grupuri de activitati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

C-F-L C-F F-L C-G-L C-G G-L C-D-I-L C-D D-I F-L C-D-H-J-L

17+12=29 17 12 21+22=43 21 22 35+28+14 =77 35 28 14 35+25+70+15 =145

90 90 181 90 90 166 90 90 161 217 90

216 164 239 202 145 223 168 126 189 231 100

119 107 193 133 111 188 167 125 189 231 235

245 181 245 245 166 245 245 161 217 245 245

126 74 52 112 55 57 78 36 28 14 10

Page 54

Managementul Proiectelor
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 C-D D-H H-J J-L C-K-L C-K K-L C-K-W-L C-K K-W 35 25 70 15 13+21=34 13 21 13+28+0=41 13 28 90 127 154 229 90 90 149 90 90 139 92 129 159 230 211 136 224 204 103 217 125 152 224 244 124 103 170 131 126 167 127 154 229 245 245 149 245 245 139 245 2 2 5 1 121 46 75 114 36 78

Reprezentarea grafica a rezultatelor din tabelele nr. 1 si nr. 2, se poate face sub forma unei diagrame PERT faza finala:

F
107/74/181

X 18/12/30

Z 76/14/90

17 21

G 111/55/166 1

12 22

18

46

Page 55

Managementul Proiectelor
A 0/0/0

30 11

B 30/0/30

60

C 90/0/90

35 40
E 130/0/130

D 125/36/161

28 25
H 160/0/160

I 189/28/217

14 15

L 245/0/245

0
Y 11/19/30

J 230/0/230

21

13

K 103/46/149

28

W 167/78/245

Studiu de caz 3 PROGRAM DE LIVRARE SI PUNERE IN FUNCTIUNE A UNEI INSTALATII


Din contractul semnat in urma castigarii unei licitatii se impun : termen limita : 35 unitati de timp costul maxim : 1800 unitati de cost

a) Stabilirea evenimentelor : A Decizia de contractare B Aprobarea contractului de engineering C Decizia de livrare a utilajului D Semnarea contractului cu subfurnizirii E Terminarea livrarii utilajelor F Terminarea montajelor si reglarilor G Terminarea probelor comune H Finalizarea amenajarii depozitului I Finalizarea contractului de engineering b) Lista activitatilor : Page 56

Managementul Proiectelor
( A B ) Contractare ( B C ) Studii tehnologice ( B D ) Contract cu subfurnizorii ( B E ) Experimentare in statii pilot ( C E ) Livrarea utilajelor ( D F ) Livrarea si montajul aparaturii de la subfurnizor ( E F ) - Montaj si reglare instalatie ( E G ) Instruirea personalului beneficiarului ( F G ) Probe tehnologice ( F H ) Amenajarea spatiilor de depozitare ( G I ) Verificarea finala a instalatiilor ( H I ) Alimentarea cu materii prime si semifabricate c) Diagrama PERT faza primara C

d) Diagrama PERT faza finala : Se vor stabili vraiante de evaluari de timp cost, pentru fiecare activitate, in unitati de timp si respectiv in unitati de cost.

Page 57

Managementul Proiectelor
Se noteaza cu t unitatea de timp si cu a unitatea de timp cea mai scurta(conform formulei prezentate anterior )precum si cu Ct unitatea de cost pentru timpul normal si cu Ca unitatea de cost corespunzatoare timpului cel mai scurt incat diagrama se va prezenta astvel : C

t=11 ;ct=250 a=8 ;ca=400 t=3 ;ct=20


A B

t=4 ;ct=50 a=2 ; ca=100 t=16 ;ct=400 a=12 ; ca=600


E

t=8 ;ct=100 a=4 ; ca=180


G

t=8 ;ct=40 a=7 ; ca=50


I

t=8; ct=40 a=6 ; ca=60

t=8 ; ct=150 a=6 ; ca=200


D

t=7 ;ct=90 t=4 ;ct=30 a=6 ;ca=160 a=2;ca=40


F

t=8 ; ct=100 a=4 ;ca=150

t=5 ;ct=30 a=4 ;ca=50

Considerand timpurile normale, drumul critic este: ABEFGI si necesita 42 de unitati de timp si 1300 unitati de cost, ceea ce satisface din punct de vedere al costului, dar nu respecta termenul limita din contract. Daca s-a merge pe varianta scurta in activitatile F G si G I cu o marire a costurilor in aceste faze de 80 unitati de cost, se poate realiza o scadere a duratei acestor activitati de la 15 la 13 unitati de timp, deci o diferenta de 2 unitati de timp pe drumul critic insuficienta pentru respectarea termenului limita din contract. In realitate nu se poate merge pe variantele extreme, nefiind considerate ca ar fi obligatoriu convenabile, ci trebuie sa fie aleasa dintre variantele intermediare, o solutie de echilibru, considerata optima.

Page 58

Managementul Proiectelor
Pentru a face compatibile variantele posibile se vor intocmi tabele de desfasurare timp/cost ca cel prezentat in continuare :

Varianta

Timp necesar in unitati de timp 42 41 40 38

Costurile in unitati de costpe drumul critic 700 710 780 830

Costurile in unitati de cost total 1300 1310 1380 1430

Program rapid pentru activitatea: -GI GI FG GI FG EF GI FG EF BE GI FG EF BE B-C

Drumul critic

1 2 3 4

A-B-E-F-G-I A-B-E-F-G-I A-B-E-F-G-I A-B-E-F-G-I (A-B-E-F-G-I) devine A-B-C-E-F-G-I Revine A-B-E-F-G-I

(34) 37 34

(1030) 730 880

1630

1780

Observatie: Nu mai este necesara micsorarea activitatii C E deoarece ramane ca drum critic tot A B E F G I . Rezulta ca varianta optima este 6 deoarece conduce la costuri sub limita maxima si la un timp total minim ce se incadreaza in conditiile impuse prin contract.

Page 59

Managementul Proiectelor
Diagrama Gantt

Prezentarea caracterisitcilor metodei Metoda Gantt este utilizat pentru programarea i urmrirea att n ansamblu ct
i pe etape a modului de derulare a unui proiect. Metoda permite ordonarea diferitelor activiti ale unui proiect n funcie de o serie de factori cum ar fi: durata activitilor; relaiile de preceden care exist ntre diferitele activiti; termenele ce trebuie respectate; capacitile de producie. Metoda Gantt poate s fie reprezentat grafic n dou moduri: 5.8); diagrama Gantt, care se prezint sub forma unui tabel n care sunt prezentate activitile pe coloane, iar duratele acestora pe linii (tabelul 5.2). Metoda Gantt prezint avantajul unei construcii simple, eficace din punct de vedere al modului de interpretare, uor adaptabil la o serie de planuri i de proiecte, aplicndu-se cu succes i n cazul proiectelor mai puin complexe. De aici, deriv i limitele metodei i anume, n cazul proiectelor complexe (cu un numr de activiti mai mare) urmrirea grafului Gantt este dificil, ceea ce conduce la nlocuirea acestuia i utilizarea unor tehnici de calcul i metode specifice. graficul Gantt, care prezint n abscis timpul, iar n ordonat sunt precizate activitile prin trasarea unor bare orizontale cu lungimea proporional cu durata (fig.

Activitatea

A1

A2 A3 A

Page 60

Managementul Proiectelor

Fig. 5.9. Graficul Gantt. Tabelul 5.2. Diagrama Gantt Timpul Activitatea A B C D E F 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Programarea activitilor
Graful Gantt permite, printr-o construcie uor de realizat, analiza activitilor critice (activiti care trebuie s se finalizeze ct mai repede posibil, deoarece orice ntrziere va modifica durata final a proiectului) oferind posibilitatea realizrii cu uurin a nivelrii resurselor (utilizarea prin repartizarea raional ntre activiti a resurselor: materiale, umane, financiare). Pentru utilizarea metodei se parcurg urmtoarele etape de lucru: definirea proiectului; definirea activitilor de executat; determinarea duratei fiecrei activiti; Page 61

Managementul Proiectelor
definirea legturilor dintre activiti. Se consider ordonanarea a apte activiti ale unui proiect privind ntocmirea unui studiu de fezabilitate. Informaiile iniiale sunt prezentate n tabelul 5.3. Tabelul 5.3. Caracteristicile activitilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cod activitate Denumire activitate A. Analiza situaiei existente n domeniu B. Identificarea grupurilor int C. Identificarea i ierarhizarea concurenei D. Caracterizarea produselor existente E. Caracterizarea noului produs F. Indicatori tehnico economici G. Definitivarea documentaiei Activitatea anterioar A A C C E E Durata activitii (zile) 7 3 15 5 3 3 5

Diagrama Gantt permite programarea activitilor i determinarea duratei globale de realizare a proiectului (tabelul 5.4). Diagrama Gantt prezentat n tabelul 5.4 permite identificarea urmtoarelor aspecte: identificarea drumului critic de execuie a proiectului A, C, E, G; stabilirea rezervei totale de timp care corespunde timpului de ntrziere cu care poate

ncepe realizarea unei activiti fr ca prin aceasta s se prelungeasc durata total a proiecului; legturile dintre activiti. Toate acestea sunt elemente de flexibilitate care permit rearanjarea ntr-un mod optim din punct de vedere al derulrii proiectului i al alocrii resurselor necesare. Tabelul 5.4. Diagrama Gantt
Timp (zile) Activitatea 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30

A B C Page 62

Managementul Proiectelor
D E F G Reprezentarea activitilor Rezerva de timp Diagrama Gantt clasic permite reprezentarea activitilor programndu-le s nceap ct mai devreme posibil, ceea ce poart denumirea de programare ct mai devreme. n condiiile de fabricaie actuale, preocuprile pentru producie Just In Time (J.I.T.), conduce la lansarea activitilor cel mai trziu posibil, ceea ce va permite programri privind execuia n paralel a activitilor, ceea ce conduce la reducerea timpului global de derulare a proiectului. Totui, suprapunerea unor activiti presupune alocarea resurselor necesare, evitndu-se conflictele de utilizare a resurselor. Studii de caz A. Programarea activitilor ct mai devreme Aplicaia care se propune este de a stabili diagrama Gantt pentru cazul execuiei, controlului i livrrii ansamblului tob de manevr arbore tob de manevr, din cadrul instalaiilor de foraj. Denumirea activitilor derulate n cadrul proiectului i duratele acestora sunt prezentate n tabelul 5.5. Tabelul 5.5. Caracteristicile activitilor studiu A Nr. crt. 1. 2. Cod activitate Denumire activitate A. Aprovizionarea cu materiale B. Execuie tambur 1 Activitatea anterioar A Durata (zile) 20 2 Page 63

Managementul Proiectelor
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. C. Execuie tambur 2 D. Execuie tob propriu zis E. Execuie arbore tob F. Asamblare tob de manevr G. Asamblare tob arbore H. Control probe ncercri I. Livrare A A A B, C, D E, F G H 2 4 6 2 2 3 2

Diagrama Gantt corespunztoare nceputului ct mai devreme a activitilor proiectului este redat n tabelul 5.6. Tabelul 5.6. Diagrama Gantt Studiu A Timp (zile) Activitatea A B C D E F G H I Drumul critic este reprezentat de activitile AEGHI. 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34

B. Programarea activitilor ct mai trziu


Pentru aplicaia prezentat n paragraful A, se cere s se stabileasc ordonanarea activitilor proiectului pentru cazul derulrii activitilor ct mai trziu (tabelul 5.7). Tabelul 5.7. Diagrama Gantt Studiu B Timp (zile) Activitatea A B C D E Page 64 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34

Managementul Proiectelor
F G H I n aceast situaie se traseaz activitile corespunztoare drumului critic, iar apoi se programeaz activitile cu rezerva de timp avnd limita ct mai trziu. O astfel de ealonare, trebuie s nu provoace conflict de resurse n cazul programrii activitilor. C. Programarea activitilor suprapuse Pentru un lot de 200 de piese se execut patru tipuri de operaii de prelucrare mecanic pe patru posturi de lucru (P1, P2, P3, P4) fiecare dintre acestea avnd urmtoarele capaciti de producie: postul 1 are capacitatea de producie de 200 piese/ or; postul 2 are capacitatea de producie de 100 piese/ or; postul 3 are capacitatea de producie de 50 piese/ or; postul 4 are capacitatea de producie de 100 piese/ or. Se cere s se programeze producia i s se determine timpul necesar pentru prelucrarea complet a lotului de 200 de piese. Pentru programarea produciei se utilizeaz diagrama Grantt (tabelul 5.8). Conform programrii efectuate (tabelul 5.8) prelucrarea lotului de piese se realizeaz ntr-un interval de 9 ore. Deoarece se consider c durata de lucru este mare, se cere s se reprezinte producia n scopul micorrii duratei totale de lucru de prelucrare a lotului de 4 piese. n acest scop, lotul de 200 de piese se divide n 4 grupe de cte 50 de piese care se prelucreaz astfel pe grupe. Diagrama Gantt este redat n tabelul 5.9. Tabelul 5.8. Diagrama Gantt Studiu C1 Timpul Posturi de lucru 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Page 65

Managementul Proiectelor
P1 P2 P3 P4 Tabelul 5.9. Diagrama Grantt Studiu C2 Timpul (ore) Posturi de lucru P1 P2 P3 P4 1 2 3 4 5

Se obine astfel o reducere a duratei totale de execuie a lotului de piese cu 3 ore i 30 de minute (durata total este de 5 ore). Se constat c la postul P4 apar zone de discontinuitate n procesul de prelucrare, dar acestea nu influeneaz durata total a prelucrrii.

Evaluarea i optimizarea planificrii iniiale


Demersul parcurs pna la aceasta etapa permit o prima caracterizare a desfasurarii n timp a proiectului, caracterizare constnd n: Durata total de realizare a proiectului; Lista activitilor critice a termenlor obligatorii de respectat; Parametrii activitilor; Gradul de utilizare al resurselor;

Optimizarea proiectului n sensul reducerii duratei de realizare a lui, atunci cand aceasta se cere prin existenta unei cereri ferme de asigurare a unui termen final planificat mai mic, se orienteaza dupa valorile marjelor evenimentelor, n ordine descrescatoare si cele ale rezervelor activitatilor, n ordine crescatoare. n acest scop, se recomanda parcurgerea urmatorilor pasi:

Page 66

Managementul Proiectelor
Se analizeaza structura graficului retea n sensul oportunitatii tuturor activitatilor si n cel al conditiilor de obligativitate a succesiunii acestora. Este posibil a gasi o varianta a modelului cu mai multe activitati desfasurate n paralel. Se stabilesc cele mai rationale masuri de scurtare a duratelor activitatilor critice si obtinerea unei durate totale de executie egala cu cea planificata. Se cauta n primul rnd o mai buna utilizare a resurselor interne si a celor de natura intensiva. alta cale a reducerii duratei activitatilor, o constituie modificarea proiectului prin apelarea la schimbarea solutiilor constructive si/sau tehnologice ale componentelor sale. Daca masurile anterioare se dovedesc a fi insuficiente, se poate apela la alocari de resurse suplimentare, externe si de natura extensiva sau modificarea termenului final planificat. Dac se modific duratele activitilor critice s-ar putea s nu mai avem acelai drum critic => se face o recalculare.

Tehnici de estimare

Page 67

Managementul Proiectelor 4. Controlul proiectului


n aceast etap, sunt urmrite variaiile fa de planul iniial n ceea ce privete cele patru dimensiuni ale oricrui proiect: costurile/resursele; termenele de ndeplinire a sarcinilor i de finalizare a activitilor; aria de cuprindere a proiectului; calitatea produselor. Unii autori consider, n bun parte ndreptit, c derularea i monitorizarea/ controlul reprezint o singur faz; mai precis, monitorizarea ar reprezenta una dintre subactivitile derulrii, ea nsoind n permanen derularea. Obiectivele monitorizrii sunt: de a compara planul iniial cu modul n care proiectul evolueaz n mod real; de a actualiza i revizui planul iniial, astfel nct eventualele schimbri s fie ncorporate; de a oferi informaiile pe baza crora sunt iniiate aciuni de corectare, n cazul n care variaiile fa de planul iniial sunt att de mari nct pun n pericol reuita proiectului.

Monitorizarea cheltuielilor i a respectrii termenelor limit


Pentru monitorizarea cheltuielilor i a respectrii termenelor, pot fi ntocmite tabele care s reflecte diferenele ntre ceea ce a fost planificat i ceea ce s-a realizat. Datele incluse n aceste tabele pot fi prelucrate prin programe speciale, cum ar fi Primavera Project Planner sau Microsoft Project Manager. Astfel de programe ofer avantajul c pot nmagazina i prelucra cantiti impresionante de informaii, pot reda informaiile nmagazinate sub form de grafice sugestive, care uureaz nelegerea fenomenelor i pot oferi soluii de optimizare a planificrii i a alocrii resurselor.

Page 68

Managementul Proiectelor
Utilizarea programelor specializate de prelucrare a informaiilor nu garanteaz ns n mod automat succesul planificrii sau al monitorizrii. Programele trebuie privite drept instrumente, eseniale fiind informaiile pe care le introducei spre prelucrare, abilitatea de a lucra cu respectivele programe, de a interpreta rezultatele prelucrrii de date i de a lua decizii corecte pe baza respectivelor date.

Respectarea domeniului de activitate al proiectului


Modificarea domeniului de activitate al proiectului se poate manifesta astfel: domeniul se restrnge (n propunerea iniial, erau prevzute, de exemplu, aciuni de consultan, instruire i plasare profesional, iar n urma monitorizrii se constat c au fost acoperite doar consultana i instruirea); domeniul se extinde (propunerea iniial viza nvmntul rural, iar n urma monitorizrii se constat c o parte dintre eforturile de pn acum au fost dedicate investigrii situaiei din nvmntul urban); domeniul este schimbat n totalitate (proiectul nu se mai axeaz pe aciuni de consultan, aa cum fusese prevzut iniial, ci pe aciuni de instruire). Modificarea domeniului de activitate al proiectului influeneaz rezultatul final. Orice modificare n acest sens antreneaz costuri noi, neprevzute. n aceast situaie, fie sunt solicitate fonduri suplimentare (opiune care nu este agreat de finanator), fie sunt consumate fondurile alocate pentru acoperirea domeniului iniial (nici aceast opiune nu este agreat de finanator, deoarece acesta a acordat finanarea pentru un domeniu precis).

Gestionarea echipei de proiect


Succesul proiectului se bazeaz pe abilitatea de a atrage persoanele potrivite pentru realizarea activitilor necesare. Succesul planificrii personalului depinde de urmtoarele elemente: identificarea deprinderilor i cunotinelor necesare pentru a ndeplini activitile proiectului; specificarea persoanelor care vor lucra la fiecare activitate;

Page 69

Managementul Proiectelor
determinarea cantitii de efort pe care trebuie s-l depun fiecare persoan implicat n proiect pentru a-i ndeplini sarcinile; determinarea duratei de intervenie din durata ntregii activiti atunci cnd respectivele persoane sunt angajate cu norm parial. Planificarea nevoilor de personal ncepe cu identificarea persoanelor de care avei nevoie i estimarea efortului pe care aceste persoane trebuie s-l depun. La nceputul planificrii, specificai nevoile de cunotine i deprinderi, dac este posibil, de maniera: o persoan care poate desena grafice sau o persoan care poate folosi Microsoft Excel. Dac identificai n mod exact deprinderile i cunotinele pe care trebuie s le posede o persoan care ndeplinete o sarcin anume, vor crete ansele ca s desemnai persoana potrivit. n mod ocazional se folosete descrierea poziiei sau a titlului de maniera specialist informatician pentru a identifica nevoile de resurse. Procednd astfel presupunei c descrierea poziiei sau a titlului arat cu acuratee deprinderile i cunotinele pe care fiecare persoan ce corespunde descrierii poziiei sau a titlului trebuie s le posede. Din pcate titlurile sunt adesea vagi iar descrierea poziiei este eronat. Din acest motiv, aceasta este o cale riscant pentru a ncerca s punei persoana potrivit la locul potrivit.

Gestionarea comunicrii
Managementul comunicrii cuprinde 4 direcii: planificarea comunicrii, distribuirea informaiei, rapoarte de performan i gestionarea realaiei cu entitile proiectului. In cadrul acestui capitol ne v-om ocupa de aspecte ce in de planficarea comunicrii. Planificarea comunicrii vizeaz procesele de asigurare a generrii, colectrii, stocrii i transmiterii la timp a informaiilor n cadrul proiectului (planificarea comunicrii, distribuirea informaiilor, raportarea performanelor, aspecte administrative). Sunt identificare informaiile ce trebuiesc transmise ctre participanii la proiect i frecvena cu care aceste informaii sunt diseminate.

Page 70

Managementul Proiectelor
Un plan bun de comunicare este o parte esenial a oricrui proiect. Este esenial ca toi participanii la proiect s fie informai cu privire la aspectele de interes ale proiectului. Pentru a realiza o comunicare de succes trebuie s nelegem modelul transmitor-receptor. Modul n care comunicm un mesaj este la fel de important ca i mesajul nsui. Un manager de proiect trebuie s planifice modul n care diversele entiti implicate n proiect (membrii echipei de implementare, sponsorul, managerul de proiect, etc.) vor comunica ntre ele.

Figura 1. Modelul comunicrii. Procesul de comunicare este definit de urmtoarele atribute: Emitor sursa informaiei, sau cel care disemineaz informaia; Receptor destinaia informaiei; Canalul de comunicaie reprezint mediul prin care se transmite informaia (suportul pentru transmiterea mesajului; Coninutul ce informaie se transmite; Rezultate ateptate n ce scop se transmite informaia.

Canalele posibile de comunicare ce pot fi folosite pentru realizarea comunicrii sunt: Page 71

Managementul Proiectelor
Comunicare verbal, fa n fa; Videoconferin; Email; Prin telefon; Materiale scrise; Mesagerie instant;

Crearea planului de comunicare presupune: Identificarea persoanelor implicate i nevoile acestora legate de proiect; Identificarea informaiilor necesare; Definirea responsabilitilor de comunicare; Definirea metodelor de comunicare; Stabilirea frecvenelor de comunicare;

Msurarea progresului

Page 72

Managementul Proiectelor 5. Execuia proiectului


Finalizarea planului de proiect marcheaza practic trecerea in faza de executie a proiectului, in care dorim sa obtinem abateri cat mai mici fata de plan. Cu toate acestea, sunt rare situatiile in care executia decurge exact cum a fost planificat; de cele mai multe ori apar diferente care necesita atentia managerului de proiect. Faptul c nici un proiect nu se deruleaz n totalitate potrivit planului reprezint, ntre anumite limite, un aspect pozitiv. Planificarea prea detaliat constituie una dintre extremele ntlnire n managementul proiectelor. Orice plan, n momentul n care este pus n aplicare, necesit corecii, mbuntiri, actualizri, pentru a ine, astfel, pasul cu schimbrile care intervin n mediul real de existen al proiectului. Planul reprezint, n esen, o predicie vizavi de paii care trebuie parcuri, o predicie care este doar parial exact. Planificarea riguroas nu exclude flexibilitatea, dinamismul, atitudinea favorabil fa de schimbare. O parte din diferentele aparute constituie efectul factorilor perturbatori din mediul proiectului si bineinteles, managerul de proiect trebuie sa-si foloseasca abilitatile pentru a le micsora. In alte cazuri insa, diferentele aparute sunt determinate de cauze obiective, necunoscute la momentul realizarii planului de proiect. Indiferent de situatie, baza de comparatie este furnizata de planul de proiect aprobat, acesta fiind folosit ca termen de referinta in masurarea progresului efectuat. Daca ne imaginam ca planul de proiect reprezinta harta drumului pe care-l avem de parcurs, trebuie sa ne asiguram ca pe intreg parcursul calatoriei vom indeplini simultan doua conditii: Ne vom concentra eforturile pentru a ne mentine pe drumul ales si figurat pe harta; Harta reprezinta in mod corect si obiectiv realitatea din teren, cu alte cuvinte harta este relevanta in raport cu situatia drumului pe care-l avem de parcurs.

Page 73

Managementul Proiectelor
Analizand in detaliu cele doua conditii putem identifica si preocuparile majore ale managerului de proiect in faza de executie: Coordonarea activitatilor prevazute in planul proiectului; Monitorizarea si evaluarea continua a performantelor realizate efectiv, in raport cu referinta constituita de planul aprobat; Constatarea si inregistrarea abaterilor intampinate; Analiza cauzelor care produc abaterile si rezolvarea problemelor; Asigurarea fluxurilor de comunicare necesare pentru a integra ansamblul de resurse, activitati si rezultate ale proiectului; Raportarea evolutiei catre participantii la proiect; Actualizarea planului de proiect atunci cand este necesara modificarea referintei la care raportam performanta realizata; Comunicarea modificarilor si initierea actiunilor care decurg din acestea. Toate aceste activitati trebuie realizate in mod continuu pe parcursul executiei proiectului, pentru a putea asigura o derulare fara sincope a intregului proces. In realitate, avem de-a face cu un proces sistematic pe care-l putem denumi generic managementul executiei proiectului si ai carui pasi principali sunt descrisi in cele ce urmeaza: Revizuirea periodica a planului de proiect; Colectarea si intregistrarea informatiilor despre progresul efectiv realizat si despre eventualele abateri (activitati, termene, bugete); Initierea actiunilor corective, cand este cazul; Controlul schimbarilor; Atunci cand este necesar, ajustarea planului de proiect astfel incat acesta sa reflecte in mod obiectiv conditiile reale ale proiectului si sa indice calea de finalizare; Identificarea continua a semnalelor despre aparitia potentialelor probleme; Comunicarea informatiilor despre situatia proiectului catre toti participantii relevanti.

Page 74

Managementul Proiectelor
Managementul executiei proiectului si actualizarea planului sunt activitati care necesita preocupare pentru detalii si constiinciozitate. Una dintre cele mai frecvente greseli este tratarea cu superficialitate a acestei faze. Foarte multe proiecte beneficiaza de planuri detaliate, perfect concepute, dar a caror punere in aplicare este deficitara. De cele mai multe ori, rezultatul in astfel de situatii se situeaza sub asteptarile initiale si nu produce satisfactii.

Mobilizarea resurselor pentru activiti


Prin resurs se nelege o cantitate de mijloace care concur la realizarea unei activiti. Clasificarea resurselor dup natura acestora este prezentat n figura 2.10.

Resurs uman global categorie n care este inclus att personalul calificat, ct i cel necalificat. Umane Resurs uman specializat categorie n care fiecare profesiune poate constitui o resurs; este cazul lucrrilor cu un grad ridicat de tehnicitate. Sunt cuprinse fondurile bneti cu care se poate realiza proiectul. Resursele financiare sunt ealonate n timp i trebuie s acopere cheltuielile repartizete pe activiti. n aceast categorie sunt cuprinse materii prime, semifabricate, prefabricate. n aceast categorie sunt cuprinse aparate, dizpozitive, utilaje, maini, instalaii necesare desfurrii normale a procesului. tehnologic. n aceast categorie sunt cuprinse: Spaiile de producie; Combustibil.

Financiare Resurse Materiale

Utilaje

Alte resurse

Page 75

Managementul Proiectelor
n literatura de specialitate, pentru utilizarea eficient a resurselor se utilizeaz trei direcii prioritare: 1) Un procedeu de nivelare a resurselor prin care se poate obine un program care comport o utlizare ct mai raional, mai uniform a resurselor. Procedeul are ca premise: durata total a proiectului este constant; activitile componente ale proiectului au durate constante. Prin procedee de nivelare a resurselor se caut s se gseasc un program, care s pstreze o durat minim (care este cunoscut) i s ncerce pe ct posibil s uniformizeze profilul resurselor proiectului. Prin fiecare resurs se prezint durata i intensitatea resursei (fig. 2.11).

Fig. 2.11. Activitate cu resurse: 1 A Durata; resursa


1 momentul de ncepere a activitii; 2 momentul de sfrit al activitii.

A denumirea activitii;

2) Un procedeu de programare a resurselor care const n a determina un program cu durata minim care s fie ct mai apropiat de resursele disponibile. n figura 2.12 se prezint un procedeu tehnologic simplu alctuit din patru activiti reale i dou activiti fictive tratate prin metoda drumului critic. Din calculul de termene a rezultat un domeniu critic care unete activitile 1, 2, 5 i 6 (fig. 2.12).

Page 76

Managementul Proiectelor
2; 1 0/ 0 1 4; 3 4/ 4 2 6; 6 5 6/ 10 4 10/ 10 2; 2 12/ 12 6

3 2; 2 6/ 10

Fig. 2.12. Analiza procedeului tehnologic prin metoda drumului critic. Pentru acest proiect n figura 2.13, se prezint profilul resurselor. Se pune problema programrii resurselor, adic se ncearc s se deplaseze activitile acritice spre dreapta, evident n limita rezervelor totale. Din profilul nou obinut (fig 2.14) s-au deplasat activitile 2-3, 2-4 i 5-6, dar s-a depit termenul iniial (12 zile) ajungndu-se la o durat total a proiectului de 16 zile. Resurs e 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 1 1-2 2 3 4 5 6 2-5 9 5-6 8 10 11 12 Durata (zile) 2-4 2-3

Fig. 2.13. Profilul resurselor disponibile

Page 77

Managementul Proiectelor
Resurse

7 6 5 4 3 2 1 0

2-5 1-2 2-3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2-4 5-6 Durata (zile)

13 14 15 16

Fig. 2.14. Programarea resurselor 3) Alocarea resurselor - prin care se urmrete determinarea unui program cu durat minim, care s corespund profilului de resurse disponibile, n ipoteza c se utilizeaz intensiti de munc difereniate. Ca operaii care se pot aplica ar fi deplasarea spre dreapta a activitilor i modificarea duratei acestora. Specificul acestui procedeu l reprezint faptul c durata activitilor este variabil. Prin procedeul prezentat se urmrete s se obin o programare optim a resurselor disponibile.

Page 78

Managementul Proiectelor 6. nchiderea proiectului


n aceast etap, managerul de proiect deruleaz urmtoarele activiti: obine aprobrile pentru acceptarea rezultatelor finale; ntocmete i nainteaz rapoartele finale; informeaz partenerii n legtur cu nchiderea proiectului i cu rezultatele obinute; se asigur c se nchid conturile proiectului (n cazul n care au fost deschise conturi speciale pentru proiect); ajut echipa de proiect s se dizolve, ajut fiecare membru n parte s i asume noi responsabiliti n organizaia respectiv; realizeaz o evaluare a proiectului pentru uz intern; evideniaz performanele; anun public nchiderea proiectului i rezultatele care au fost obinute; subliniaz eventualele inte care nu au fost atinse.

nainte de a aproba nchiderea proiectului, Comitetul de Conducere al Proiectului trebuie s se asigure c: Toate livrabilele agreate au fost furnizate i acceptate; Acolo unde este cazul, au fost realizate aranjamentele necesare pentru suportul i ntreinerea livrabilelor pe durata lor de via. nainte de nchiderea proiectului, Comitetul de Conducere al Proiectului trebuie s confirme n scris acceptana sa referitor la ncheierea proiectului. Aceast acceptan poate fi acordat chiar dac exist deficiene minore n livrabilele furnizate, cu condiia ca s existe un plan de rectificare a acestor deficiene ulterior. La finalul proiectului mai pot exista un numr de activiti nefinalizate. De exemplu, pot exista Cereri de Schimbare care nu au fost respinse de ctre Comitetul de Conducere al Proiectului, dar a cror implementare a fost amnat pn dup ncheierea Page 79

Managementul Proiectelor
proiectului; poate nu s-a finalizat transferul tuturor livrabilelor, sau poate exist probleme nc nerezolvate la unele livrabile. Documentul privind Recomandrile cu privire la activitile nefinalizate identific toate activitile nefinalizate, permind Comitetului de Conducere al Proiectului s atribuie aceste activiti persoanelor a cror sarcin va fi s revad aceste recomandri i s decid cursul aciunii dup ncheierea proiectului. Raportul de Sfrit al Proiectului este similar celui de Sfrit de Etap, dar acoper ntregul proiect. Acest Raport trece n vedere modul n care proiectul a fost condus, inclusiv performana fa de Documentele de Iniializare ale Proiectului. Managerul de proiect poate extrage ct mai multe din experiena proiectului care se ncheie. Evaluarea, evidenierea performanelor i a punctelor slabe trebuie s aib un aer ct mai formal: organizarea de ntlniri, seminarii, ateliere, elaborarea de documente n acest sens.

Stabilirea dreptruilor de proprietate intelectual


Conceptul de proprietate intelectual cuprinde dou mari domenii de activitate i anume: proprietatea literar, artistic i tiinific; proprietatea industrial. Noiunea de proprietate intelectual indic proprietatea asupra operei, indiferent de caracterul acesteia: opere tehnice (invenii ele.), opere tiinifice (descoperiri tiinifice etc.), ori opere literare i artistice, de ctre cel care a creat-o efectiv, de autorul (autorii) ei, indiferent cui i-a fost transmis, pe o cale sau alta, dreptul de exploatare sau de valorificare a acestei opere. Prin proprietate intelectual se neleg dreptunile referitoare la: Page 80

Managementul Proiectelor
opere literare, artistice i tiinifice; interpretrile artitllor interprei, execuiile artitilor executani, fonograme i emisiuni de radiodiftiziune i televiziune, inveniile din toate domeniile activitii umane; deseoperiri tiinifice; desene i modele industriale; mrci de fabric, de comer i de serviciu, precum i numele comerciale i denumirile comerciale; protecia contra concurenei neloiale. Esena dreptului de proprietate intelectual const n prerogativele titularului acordate pe un teritoriu i un timp limitat, de a realiza, produce i valorifica obiectul de proprietate intelectual, precum i de a interzice terilor reproducerea, fabricarea i valorificarea neautorizat a obiectului respectiv. Cu alte cuvinte, este vorba de confenirea prin lege a unui drept de monopol de exploatare a obiectului de proprietate intelectual n favoarea titularului (persoan fizic sau juridic), drept limitat n timp i spatiu. Singura posibilitate de a transforma produsele i tehnologiile elaborate n mrfuri, nca din faza de documentrii tehnice, o constituie protejarea acestora prin brevete n ar i n alte state, n funcie de interesele economice. Brevetul de invenie genereaz efecte: juridice: o drept de monopol de exploatare tehnice o suportul transferului de tehnic i tehnologii economice o transform obiectul brevetului (produs sau tehnologie) n marf nc din faza de documentaie tehnic informaionale o cea mai proaspt, mai urgent i mai conlplet informaie tehnic cu referire la un nou produs sau tehnologie. Page 81

Managementul Proiectelor

Brevetul instituie un monopol de exploatare i constituie o protecie dinamic i de lung durat. Dac se vinde un brevet, odat cu el se vnd i toate drepturile ce decurg din el. Dc accea, asemenea vnzni apar destul de rar ntre companii. Mult mai curent se practie dreptul de a exploata o tehnologie, ,,acordul de licent. O licen vizeaz aspectele brevetabile i nebrevetabile, uneori dreptul de a uza de o marc de firma ele. Un accord de licent poate fi profitabil pentru toate prile dac ele este bine facut de la nceput. Fluxurile de bani care revin fiecrei pari sunt importante i se ntind pe o perioada lung de timp. Cel ce primete licena pltete initial o sum fix de bani (lump sum) care va acoperi cheltuielile de transfer, formarea personalului i o cot-parte din cheltuielile de elaborare a tehnologiei sau produsului realizat prin proiect, iar apoi o ,,redeven care reprezint o cot-parte din beneficiiie obinute pe seama exploatrii produsului sau tehnoiogiei preluate. Cel ce ofer licena i pstreaz de regul dreptul de a o vinde i altcuiva, dar i obligaia de a o proteja (prin meninerea validitii brevetelor, prin acionare contra celor ce incearc s ,,fure etc.). Din contr, cel ce primete licena nu are voie s o vnd unui tert. O problem delicat apare atunci cnd licena se acord asupra unui domeniu tehnologic sau asupra unui brevet. Diferena const n accea c, dac licena se atribuie asupra domeniului, utilizatorului nu i este permis s aduc imbuntiri sau modificri tehnologiei iniiale far acordul furnizorului i cu att mai puin s ias de sub licent prin intermediul acestor modificri. n general, cel ce primete licena ar dori s poat beneficia ,,de drept de perfecionrile pe care autorul iniial le aduce brevetului, dar, pe de alt parte, ca propriile sale imbuntiri s i aparin, ba mai mult, s le i poat vinde la rndul su sub form de licene. De asemenea, n contractul de atribuire a licenei trebuie bine precizat care este durata de timp pe care se acord licena i eventualele motive care ar putea duce la rezilierea contractului. Drepturile de proprietate intelectual: Page 82

Managementul Proiectelor
sunt proprietatea contractorilor care le-au obinut i le-au coordonat; atunci cnd unii contractori au realizat brevete, vor decide ei ni asupra parteneriatului din cadrul contractului a acestora ; dac un subcontractor reclam drepturi de proprietate, partenerii vor ncheia contracte de stabilire i utilizare a acestor drepturi; atunci cnd un contractor transfer dreptul de proprietate, va ncheia un contract prin care obligaiile rezultate sunt n concordan cu interesele i obiigaiiie din contractul principal. Contractorul are obligaia s informeze ceilali parteneri asupra deciziei sale nainte de transferarea dreptului de proprietate; atunci cnd un contractor nu menioneaz s-i protejeze brevetul n ara specificat de finanator sau renunt la protecie, finanatorul poate introduce n contractul principal msuri de protecie pe care contractorul nu le poate refuza, dintr-un motiv ntemeiat. n acest caz, finanatorul i asum obligaia de protecie n locul contractorului. Contractorul, numai la cerere, poate beneficia de drepturile de proprietate.

Page 83

Managementul Proiectelor 7. Intrebri i sfaturi pentru un mai bun management al proiectelor


ntrebri pentru faza de planificare
De ce se face proiectul? Imediat dup ce ai preluat proiectul facei-v o imagine clar i complet a motivelor pentru care se face proiectul. Determinai urmtoarele: ce situaii au condus la proiect? cine a avut ideea original? cine altcineva ateapt avantaje din realizarea proiectului? ce se poate ntmpla dac proiectul nu se face?

Aprecierea corect a intelor proiectului ajut la o mai bun planificare, un angajament mai bun din partea membrilor echipei, mbuntirea realizrii proiectului (vezi capitolul 2 pentru justificarea obiectivelor n planul de realizare). Pe cine trebuie s implicai? Determinai persoanele care pot juca un rol n succesul proiectului respectiv: ordonatorii persoane care ateapt rezultate de la proiect; suporterii persoane care pun umerii la succesul proiectului; observatorii persoane interesate de proiect.

Dup ce avei o list complet, decidei pe cine implicai, cnd i cum dorii s-i implicai, bazndu-v pe timpul i resursele pe care le avei disponibile (vezi capitolul 7 pentru mai multe informaii despre identificarea audienei proiectului). Ce rezultate vei obine? Specificai toate rezultatele planificate a fi produse i asigurai-v c: ai descris clar fiecare produs, serviciu sau impact; rezultatele sunt msurabile; ai inclus inte de ndeplinit.

Page 84

Managementul Proiectelor
Ordonatorii proiectului trebuie s confirme faptul c aceste rezultate corespund cu nevoile i ateptrile lor (vezi capitolul 2 pentru mai multe detalii despre cum s ncadrai obiectivele proiectului). La ce restricii trebuie s facei fa? Identificai toate informaiile, procesele i liniile directoare care vor condiiona ce i cum putei face n proiect. Facei distincie ntre: limitri restricii ce vin de la oameni din afara echipei proiectului; nevoi restricii stabilite de voi i echipa proiectului.

Vezi capitolul 2 pentru mai multe informaii despre restriciile proiectului. Ce ipoteze ai fcut? Identificai toate informaiile pe care le folosii pentru planificarea proiectului i care pot fi inexacte. Documentai i adugai la aceste ipoteze diferite pri ale planului proiectului pe msur ce sunt dezvoltate (vezi capitolul 2 pentru detalii suplimentare despre ipotezele proiectului). Ce activiti trebuie fcute? Identificai toate activitile ce se cer pentru a realiza proiectul. Pentru fiecare activitate specificai: lucrrile ce trebuie fcute: procesele i paii de realizat; inputuri: toate persoanele, facilitile, echipamentele, materialele, fondurile i informaiile necesare pentru a ndeplini activitile; rezultatele la care vei ajunge: produse, servicii, situaii ce se vor realiza pe durata ndeplinirii activitii; durata: timpul calendaristic necesar pentru ndeplinirea activitii. Vezi capitolul 3 pentru detalii cum s descriei activitile proiectului. Cnd ncepei i finalizai fiecare activitate? Dezvoltai o schem detaliat cu definirea clar a activitilor i a reperelor intermediare. Luai n calcul urmtoarele: Page 85

Managementul Proiectelor
interdependenele: ce trebuie finalizat nainte de a ncepe o activitate; resurse disponibile: cnd avei nevoie de o resurs anume i cnd va fi disponibil. Vezi capitolul 4 pentru informaii privind desfurarea proiectului. Cine va realiza lucrrile proiectului? Specificai urmtoarele informaii pentru persoanele de care avei nevoie s lucreze n proiect: identificai fiecare persoan dup nume, descrierea poziiei sau a titlului sau aptitudinile i cunotinele cerute pentru a duce la bun sfrit sarcinile; cnd pentru aceeai lucrare vor lucra mai multe persoane, descriei rolul fiecrei persoane i cum i vor coordona oamenii eforturile; specificai nivelul eforturilor fiecrei persoane ce va fi implicat; dac o persoan va lucra cu fraciune de norm la o activitate, specificai cu exactitate timpul de lucru pe durata activitii. Consultai-v cu oamenii ce vor realiza sarcinile pentru a avea mai multe informaii (vezi capitolul 5 pentru a v ajuta n estimarea necesarului de personal). De ce alte resurse avei nevoie? Identificai toate echipamentele, utilitile, serviciile, cererile i fondurile de care avei nevoie pentru a realiza lucrrile proiectului. Specificai cantitatea din fiecare resurs i momentul cnd este nevoie de aceasta (vezi capitolul 5 pentru discuiile despre cum s identificai alte resurse dect cele de personal). Ce poate merge mai prost? Identificai acele pri din proiect despre care gndii c nu sunt n concordan cu planul. Alegei acele riscuri care credei c reprezint cel mai mare potenial de pericol pentru succesul proiectului i dezvoltai planuri care s minimizeze impactul lor negativ (vezi n capitolul 10 detalii despre controlul riscurilor proiectului).

Page 86

Managementul Proiectelor
Coordonarea i controlul oamenilor
Implicai oamenii care au cu adevrat autoritate. Confirmai cu supervizorii persoanelor c acestea pot afecta att timp ct este necesar pentru a v ajuta. Facei urmtoarele acorduri la plecare: reducei ansele ca eful lor s le atribuie din neglijen lucrri mpiedicndu-i s realizeze lucrarea n termen; stabilii o relaie strns cu eful lor pentru a-i putea cere s v ajute cnd lucrarea nu este fcut la timp i apreciai persoana cnd este cazul; obinei un angajament de realizare de la cineva care are autoritatea asupra resurselor necesare pentru a face lucrarea. Asigurai-v c persoana n cauz tie c vrei s discutai cu eful su i cnd anume, altfel va crede c nu avei ncredere n ea. Specificai rezultatele finale, termenele propuse i nivelul eforturilor. Uneori, persoanele nu ndeplinesc sarcinile la nivelul ateptrilor pentru c: au neles greit rezultatele pe care le ateptai; au neles greit planificarea; au subestimat eforturile necesare pentru a ajunge la aceste rezultate.

Fii specifici cu privire la ce i cnd dorii i ct efort estimai a fi necesar. Obinei un angajament! Obinei un angajament specific pentru a realiza activitile promise. Evitai platitudinile i generalitile cum ar fi: voi ncerca; voi da ce-i mai bun (voi face tot posibilul); tii c lucrez din greu; cred c proiectul este extraordinar.

nregistrai angajamentul n scris. Confirmarea tuturor acordurilor verbale n scris nseamn urmtoarele: clarificarea acordurilor la care ajungei; Page 87

Managementul Proiectelor
servete la amintirea promisiunii fcute.

O confirmare scris accentueaz seriozitatea angajamentului. Pentru anumite motive, uneori oamenii cred c pot promite lucruri verbal i nu trebuie s onoreze aceste promisiuni. Dar dac se face n scris, are un aer oficial. Accentuai urgena i importana sarcinilor. Spunei-le oamenilor c activitatea lor este important n planul general al proiectului. Oamenii vor depune cele mai mari eforturi dac tiu c activitatea lor este important (dac fac diferena ntre cu i fr ei implicai n proiect). Vorbii i altor persoane de angajamentul oamenilor. Nu v testai puterea pe care o aveai asupra persoanelor; mai bine vorbii i altor persoane despre activitatea pe care oamenii s-au angajat s o ndeplineasc. Cel mai preios bun profesional este reputaia voastr. Cu ct tiu mai muli oameni despre activitatea pe care oamenii au promis s o fac, cu att mai mare va fi recunoaterea cnd activitatea este fcut (sau nu este fcut). Stabilii de comun acord un plan de monitorizare a activitii persoanelor. Discutai cnd i cum i vei urmri: accentuai c sarcina este important i c nu concepei ca persoana s nu o ndeplineasc n termenul promis; ajutai la identificarea ct mai rapid a oricror probleme care se pot ivi; acordai-v girul c aceast activitate se desfoar corect. verificai persoana cnd a planificat s nceap s fac pri din sarcin; planificai urmrirea termenelor i a reperelor intermediare necesar a fi atinse.

Cnd dezvoltai programul de monitorizare:

Monitorizai activitatea persoanelor. Verificai mersul lucrrilor cnd ai spus c dorii s o facei. Urmrirea prin intermediul angajamentelor trimite un mesaj c ateptai ca ceilali s i le ndeplineasc pe ale lor. Putei conchide c apelurile telefonice, vizitele fulger sau alte metod e de Page 88

Managementul Proiectelor
urmrire sunt suficiente. Cnd facei verificarea persoanelor, accentuai c ai sunat-o pentru a o ntreba dac are vreo problem sau dac o putei ajuta cu ceva n legtur cu sarcina repartizat. Recunoatei ntotdeauna bunele performane. Cnd oamenii i realizeaz activitatea aa cum au promis: spunei-le ct de mult apreciai eforturile lor; spunei-le i altora, inclusiv echipei, efilor persoanelor i ordonatorilor cheie ai proiectului. Acionai dac avei autoritatea. Nu uitai: dac o persoan se angajeaz s fac o activitate pentru voi, acea persoan v d dreptul s acionai asupra ei ca i cum avei autoritate asupra ei.

Cum aducem proiectul pe drumul bun


Determinai de ce a derapat proiectul Primul pas pentru rezolvarea unei probleme este s o nelegem. Descriei exact cum a derapat proiectul. Sunt posibile inclusiv urmtoarele situaii: ntrzierea termenelor; s-au cheltuit mai multe resurse bugetare; nu se realizeaz rezultatele dorite. oamenii cheie prsesc echipa sau vin oameni noi n echip; ordonatorii cheie i pierd interesul sau alte proiecte devin mai interesante; se schimb mediul de afaceri; apar noi tehnologii; se schimb prioritile organizaiei.

Identificai motivele pentru care proiectul a derapat. Acestea pot fi:

Reconfirmai-v ordonatorii cheie Identificai persoanele care ateapt beneficii de la proiect. Luai n considerare persoanele care au cerut iniial realizarea proiectului ca i pe altele care poate au devenit Page 89

Managementul Proiectelor
interesate ntre timp, dup nceperea proiectului. Reamintindu-le beneficiile proiectului, vo fi ncurajai s sprijine proiectul. Reconfirmai obiectivele proiectului Reconfirmai obiectivele proiectului cu ordonatorii proiectului. Modificai sau adugai altele obiective celor iniiale dac oamenii au nevoie s le schimbe. Asigurai-v c obiectivele sunt specifice i msurabile i c oamenii cred c sunt realizabile. Reconfirmai activitile care au mai rmas de fcut Lucrai cu membrii echipei pentru a reconfirma, modifica sau elimina activitile identificate iniial sau adugai unele noi, n funcie de necesiti. Pentru toate activitile, clarificai resursele necesare, durata estimat i stabilii interdependenele. Reconfirmai rolurile i responsabilitile Lucrai cu membrii echipei pentru a clarifica rolurile i responsabilitile oamenilor pentru activitile nc nendeplinite ale proiectului. Identificai i rezolvai conflictele care s-au ivit pe durata ndeplinirii activitilor. Eliminai orice ambiguitate care exist n planul original. ncurajai membrii echipei s-i reafirme angajamentele pentru succesul proiectului. Dezvoltai un program de desfurare viabil Dac este nevoie, revizuii-v programul de desfurare iniial pentru a permite ca activitile rmase s fie ndeplinite la termenele prevzute. Definii semnificaia reperelor intermediare pe care le vei folosi n realizarea proiectului. Reconfirmai sarcinile personale Clarificai de cine avei nevoie pentru realizarea activitilor rmase, ct efort trebuie s depun i cnd. Aducei oameni n plus echipei dac este nevoie. Confirmai c toi membrii echipei neleg eforturile ce le vor face i le accept. Dezvoltai un plan de management al riscurilor Page 90

Managementul Proiectelor
Sunt anse ca s avei activiti adiionale de ndeplinit la proiect, s adugai noi membrii echipei sau s facei fa unor termene scurte. Dac suntei capabil s dezvoltai un plan care s aib o ans s atingei intele, cel mai probabil c planul va prezenta unele riscuri. Identificai, analizai i planificai astfel nct s minimizai impactul negativ al acestor riscuri. Pentru aceste riscuri decidei s acionai n mod activ lund n considerare urmtoarele: ncercai s minimizai ansele lor de apariie; dezvoltai planuri alternative, atunci cnd se manifest riscul.

Ameliorai continuu planul de management al riscurilor aa cum procedai cu activitile nendeplinite din proiect. inei o edin la jumtatea traseului parcurs Motivai echipa i retrezii interesul organizaiei fa de planul recent al proiectului printr-o sesiune de relansare a proiectului. Alturi de anunarea rezultatelor anticipate i a termenelor, scopul vostru este s convingei oamenii c avei un plan viabil, un angajament unitar i o probabilitate mare de succes. Monitorizai ndeaproape i controlai ndeplinirea restului proiectului Asigurai-v c proiectul nu derapeaz nc o dat: urmrii permanent ndeplinirea i comparai realizrile actuale cu ce s-a planificat; raportai persoanelor cheie din audien progresele realizate; rezolvai-v n mod prompt orice problem care se ivete.

Cum s devenim un manager de proiect mai bun


Punei-v ntotdeauna ntrebarea de ce? Cutai motivele din spatele cererilor i aciunilor. A nelege de ce, ajut s asigurai un rspuns potrivit i crete motivaia i implicarea. Gsii rspunsul pentru sine i mprtii informaia cu ceilali. Fii o persoan pozitiv (putem face) Page 91

Managementul Proiectelor
Privii problemele ca o provocare i gsii ci s le rezolvai. Fii creativ, flexibil i tenace. Lucrai la o problem pn cnd o rezolvai. Nu facei presupuneri Facei-v timp s constatai faptele; folosii presupunerile numai ca ultim resurs. Cu fiecare presupunere pe care o facei, v asumai un risc de a grei. Cu ct sunt mai puine presupuneri cu atta avei mai mult ncredere n plan. Spunei ce dorii s se neleag; nelegei ce se spune Comunicai clar, specific, menionai ce nelegei exact prin ceea ce spunei. Spunei-le ce dorii ca ei s tie, ce dorii ca ei s fac, ce vei face pentru ei. Putei gndi c fiind vag n exprimare v d mai mult libertate de micare. n realitate, aceasta nu face dect s creasc ansele pentru apariia nenelegerilor. Vedei n oameni aliai i nu adversari Concentrai-v pe obiectivele comune, mai puin pe agenda individual. Facei ca oamenii s se simt confortabil nconjurnd brainstorming-ul, gndirea creativ i bunvoina de a ncerca ceva nou. A vedea i a trata oamenii ca adversari i poate pune n defensiv i-i ncurajeaz s v devin inamici. Respectai-i pe ceilali Concentrai-v pe punctele forte ale oamenilor i mai puin pe slbiciunile lor. Gsii cte ceva s respectai la fiecare persoan. Oamenii muncesc din greu i se bucur mai mult cnd sunt nconjurai de alii care i apreciaz. Gndii-v la marele tablou final Gndii n perspectiv. A nelege unde dorii s ajungei i ce vei face v ajut s ajungei acolo. mprtii viziunea voastr cu ceilali. Gndii-v la detalii Fii minuios. Dac nu v gndii voi la detalii, cine o va face? Page 92

Managementul Proiectelor

Recunoate-i lucrul bine fcut Facei-v timp pentru a recunoate lucrul bine fcut. Spunei persoanei, spunei efului acesteia, membrilor echipei, egalilor acesteia. Fii att manager ct i lider Ocupai-v de oameni ca i de informaii, procese sau sisteme. Creai i mprtii viziunea i preocuparea n spiritul ordinii i al eficienei.

Page 93