TALLER NRO 1 1.

¿En Colombia como se denomina el organismo nacional de carácter privado sin ánimo de lucro encargado de los procesos de normalizaci n! El organismo nacional encargado de los procesos de normalizaci n en Colombia es "l# $CONTEC %$nstituto Colombiano de Normas T"cnicas & Certi'icaci n(. ). ¿Cuál es la norma t"cnica colombiana *ue estandariza la elaboraci n de documentos organizacionales! La norma t"cnica colombiana *ue estandariza la elaboraci n de documentos organizacionales+ es la ,u-a T"cnica Colombiana 1./. 0. ¿1u" prop sito tiene la norma t"cnica colombiana *ue estandariza la elaboraci n de documentos organizacionales & para *ui"n va dirigida! Tiene como prop sito 'undamental brindar 2erramientas *ue 'aciliten la gesti n documental en las organizaciones+ con el 'in de simpli'icar & organizar la presentaci n & el mane3o de las comunicaciones impresas & electr nicas. 4. ¿1u" ob3eto tiene la norma t"cnica colombiana *ue estandariza la elaboraci n de documentos organizacionales! El principal ob3eto *ue tiene esta norma de estandarizaci n+ es presentar recomendaciones para elaborar los di'erentes tipos de documentos generados en las organizaciones. /. Realizar un crucigrama con los siguientes t"rminos.

5. Cuántas zonas tienen los documentos+ describa *ue tiene cada una de ellas & realice una ilustraci n grá'ica. 6ona 1 Espacio destinado para el membrete *ue inclu&e7 raz n social+ sigla o acr nimo+ logotipo en caso de tenerlo & el N8mero de $denti'icaci n Tributaria %N$T(. 9e recomienda usar las siguientes medidas7 14 cm. 2orizontales+ desde el borde iz*uierdo de la 2o3a & entre 0 cm &4 cm verticales desde el borde superior. 6ona ) Espacio destinado para la impresi n de direcci n+ apartado+ correo electr nico+ sitio :eb+ 'a;+ tel"'ono+ lugar de origen & pa-s. 9e recomienda usar las siguientes medidas7 entre 1+/ cm & ) cm desde el borde in'erior de la 2o3a & centrado. 6ona 0 Espacio superior derec2o destinado al registro & radicaci n del documento# es complementaria de la zona 1.

<. ¿Cuáles son las márgenes recomendadas para elaborar documentos organizacionales seg8n las normas t"cnicas colombianas+ realice una ilustraci n grá'ica! 9e recomiendan los siguientes márgenes. 9uperior entre 0 cm & 4 cm $n'erior entre ) cm & 0 cm Lateral iz*uierdo entre 0 cm & 4 cm Lateral derec2o entre ) cm & 0 cm .. =ara e'ecto de la distribuci n del contenido de las comunicaciones+ cuántos estilos 2a&+ e;pli*ue cada uno de ellos & realice una ilustraci n grá'ica de cada uno de ellos. =ara e'ectos de la distribuci n del contenido de la comunicaci n+ se tienen tres estilos como alternativas7 blo*ue e;tremo+ blo*ue & semiblo*ue. >lo*ue e;tremo7 Todas las l-neas parten del margen iz*uierdo. >lo*ue7 Las l-neas de c digo+ lugar de origen+ 'ec2a de elaboraci n+ 'irma & cargo se escriben partiendo del centro del escrito 2acia el margen derec2o. 9emiblo*ue7 Conservando la distribuci n del estilo blo*ue+ el primer rengl n de cada párra'o tiene una sangr-a de / espacios a 1? espacios. @. ¿1u" 'uente & tamaAo se recomienda para la elaboraci n de documentos organizacionales! 9e recomienda *ue toda comunicaci n se escriba en una 'uente clara+ agradable a la vista del lector. Los tamaAos *ue se recomiendan están entre los 1? & 1)+ utilizados en los procesadores de te;to. 9e sugiere no utilizar negrilla. 1?. Realice una e;plicaci n magistral ilustrada grá'icamente de los elementos esenciales *ue debe tener la documentaci n organizacional. %$denti'icaci n de páginas subsiguientes B C digo(. 11. Cuántos tipos de documentos organizacionales 2a& seg8n la gu-a t"cnica colombiana 1./+ enuncie cada uno de ellos. Cartas Cemorandos Circulares Actas $n'ormes Certi'icados & constancias

Do3a de vida corporativa 9obres comerciales Censa3es electr nicos Tar3etas protocolarias 1). 1u" es el tratamiento en las comunicaciones seg8n la gu-a t"cnica colombiana 1./+ de diez e3emplos de estos+ en casos 'emeninos & pro'esionales. 10. C mo se realizan los saludos para las damas & los caballeros en las comunicaciones+ seg8n la ,TC 1./+ realice ilustraci n grá'ica en ambos casos. 9e utiliza precedido del t-tulo7 para las damas+ el nombre sencillo o compuesto+ seg8n aparece en el destinatario# para los caballeros+ los apellidos. 9i el saludo es breve & 'inaliza en dos puntos+ se recomienda la despedida seguida de coma# si el saludo es e;tenso+ se recomienda *ue la despedida termine en punto. EEEC=LO9 Apreciado seAor >otero ,arc-a7 Respetada ingeniera ,loria Car-a7 9eAora ministra7 Cordial saludo+ seAor Cart-nez Or3uela7 NOTA El uso de Estimado o Apreciado seAor se 2ace solamente para personas de con'ianza. En el caso de los memorandos & las circulares+ en los cuales se inclu&e el saludo+ se presentan los siguientes e3emplos. 14. C mo se realizan las despedidas para las damas & los caballeros+ en las comunicaciones seg8n la ,TC 1./+ realice ilustraci n grá'ica en ambos casos. E;presi n de cortes-a *ue se presenta en dos alternativas. E;isten despedidas breves seguidas de coma %+(. EEEC=LO9 Atentamente+ Cordialmente+ 9inceramente+ Respetuosamente+ Tambi"n se presentan despedidas con 'rase de cortes-a terminada en punto %.(. EEEC=LO9

15.cepto despu"s de punto & al comienzo de párra'o. C mo se escriben las 'ec2as en las comunicaciones seg8n la . C mo se utilizan las ma&8sculas & min8sculas en las comunicaciones seg8n la ./+ %aAos+ 'ec2as completas+ 'ec2as abreviadas. El aAo siempre debe ir con los cuatro d-gitos para identi'icar el siglo en el cual se gener el documento. EEEC=LO9 1 de enero de )??@ 0 de marzo de )??@ La reuni n se realizará el ) de 3ulio de )??@ La visita se program para el )1 de agosto de )??@ Fec2as abreviadas Cuando se escriben en 'orma num"rica abreviada+ se representan en orden de aAo+ mes & d-a. $gualmente+ se deben tildar todas las vocales escritas en ma&8scula sostenidas+ cuando as. EEEC=LO9 AAo )?10 Fec2as completas Cuando dentro de un te.lo re*uieran+ seg8n lo establece esta publicaci n. Los nueve primeros d-as de cada mes se escriben sin escribir cero antes.TC 1. AAos Los n8meros de cuatro ci'ras *ue representan aAos no se separan con espacio ni con punto. =ara nosotros es un gusto servirle.TC 1. En espaAol se escriben con min8scula los d-as+ los meses+ los puntos cardinales & las estaciones del aAo+ e. 1/. =ara ma&or in'ormaci n sobre el uso de ma&8sculas & min8sculas+ consultar Ortogra'-a de la Lengua EspaAola+ de la Real Academia EspaAola. Nos despedimos atentamente & esperamos su respuesta antes de cuatro d-as. Las 'ec2as abreviadas s lo se utilizan para indicar el momento en *ue se recibe el . Realice ilustraci n grá'ica. Los nombres propios de personas+ lugares+ organizaciones+ nombres de cargos & dependencias se escriben con ma&8scula inicial. Cuc2as gracias por su amabilidad & rápida acci n.Agradecemos su gentil colaboraci n.to o documento se escribe la 'ec2a completa+ se representa en orden de d-a+ mes & aAo. Dasta una nueva comunicaci n./.

presar cantidades en letras+ se tiene en cuenta *ue desde el diecis"is al veintinueve se escribe una sola palabra & del treinta & uno en adelante se escriben en tres palabras.to del uno al nueve se escriben en letras & del 1? en adelante+ en ci'ras. Cantidades Las cantidades dentro de un te. EEEC=LO La reuni n del Comit" 1. EEEC=LO Enviamos dos 'olletos con un total de nueve 2o3as cada uno./+ cantidades en letras+ ci'ras *ue representan dinero+ ci'ras en documentos legales+ n8meros tele' nicos+ documentos de identi'icaci n+ grados+ porcenta3es & proporciones & unidades de medida %Realice ilustraci n grá'ica(. 1<...documento+ tambi"n en 'ormatos contables & 'inancieros. & 1) aAos# 3 venes entre los 10 & 1. C mo se escriben las 2oras en las comunicaciones+ seg8n la . EEEC=LO )??@B?4B). EEEC=LO9 15 Giecis"is 1< Giecisiete . aAos Cantidades en letras Cuando sea necesario e. EEEC=LO La poblaci n *ue se va a evaluar comprende dos grupos7 niAos entre los . Cuando estos n8meros 'orman parte de un rango+ de un grupo o serie+ se escriben en ci'ras. La 2ora del d-a está basada en el sistema internacional de )4 2oras & despu"s de la ci'ra se escribe la palabra 2oras.TC 1.presiones num"ricas+ en las comunicaciones seg8n la ./ %Realice ilustraci n grá'ica(. será a las ?.70? 2oras El re'rigerio se sirve a las 1/70? 2oras A continuaci n se presentan las e*uivalencias 2orarias7 1. C mo se escriben las cantidades+ ci'ras & otras e.TC 1.

4??+?? .???. Giecioc2o 1@ Giecinueve )? Heinte )1 Heintiuno )) Heintid s )0 Heintitr"s )4 Heinticuatro )/ Heinticinco )5 Heintis"is )< Heintisiete ).???+?? %Treinta & cinco millones( NOTA7 =ara más in'ormaci n sobre reglas de escritura de n8meros & ci'ras+ v"ase el . EEEC=LO I0/. En el caso de documentos 3ur-dicos+ las ci'ras se escriben en n8meros & luego en letras. Heintioc2o )@ Heintinueve 0? Treinta 01 Treinta & uno 0) Treinta & dos 00 Treinta & tres 04 Treinta & cuatro 0/ Treinta & cinco 05 Treinta & seis 0< Treinta & siente 0.1. 9e recomienda tener presente la NTC 1??? para la escritura de n8meros.40+/? No es necesario escribir la palabra pesos. No se de3a espacio entre el signo pesos & los n8meros. Los decimales se separan con coma. Treinta & oc2o 0@ Treinta & nueve 4? Cuarenta 41 Cuarenta & uno 4) Cuarenta & dos 40 Cuarenta & tres 44 Cuarenta & cuatro 4/ Cuarenta & cinco Ci'ras *ue representan dinero Las unidades de mil se separan con puntos. EEEC=LO 1 <5?.

15 <0 . 0).? centavos( 4+/? m %Cuatro metros con cincuenta cent-metros( Otras e. )).C. EEEC=LO9 C"dula de Ciudadan-a C. La ci'ra se debe e. EEEC=LO9 I1. . EEEC=LO9 Tel"'ono %@1( )/? )? 0@ Celular o m vil 01) .presar+ primero en n8meros & luego en letras *ue se escriben entre par"ntesis# lo cual debe conservarse a trav"s de todo el documento.rados+ porcenta3es & proporciones 9iempre se utilizan las ci'ras+ aun*ue sean menores de 1?.E.pedido en >ogotá G.4?1.? %Jn mil *uinientos pesos con .? Gocumentos de identi'icaci n Las series de n8meros de los documentos de identi'icaci n se escriben separando las ci'ras en grupos.)./?.). Gespu"s de un s-mbolo no debe escribirse signo de puntuaci n+ salvo ./44 Registro Knico Tributario RJT 0)./ C"dula de E.Giccionario =an2ispánico de Gudas+ página 451 & ss.0?4.)1?. N =ara escala 171??? Jnidades de medida Al escribir un valor num"rico con el s-mbolo de una unidad de medida+ "stos se separan por un espacio en blanco./B1 N8mero $denti'icaci n Tributaria N$T .505B1 =asaporte LL 4/?/?? e. Ci'ras en documentos legales 9iempre deben escribirse los n8meros en letras & en ci'ras./??+. EEEC=LO9 =ara grados7 /M =ara porcenta3e7 .4?1.presiones num"ricas N8meros tele' nicos Al escribirlos se separan por grupos & con espacios# el indicativo debe ir entre par"ntesis.C.tran3er-a C.

. EEEC=LO9 1m 1g 1 cm ).1 Cárgenes 9uperior entre 0 cm & 4 cm $n'erior entre ) cm & 0 cm Lateral iz*uierdo7 entre 0 cm & 4 cm Lateral derec2o7 entre ) cm & 0 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre ) cm & 0 cm ).+ lugar de origen & pa-s.tremo+ el cual tiene como caracter-stica7 todas las l-neas parten del margen iz*uierdo.) Estilo./ cm & ) cm desde el borde in'erior de la 2o3a & centrado.por regla ortográ'ica# en cu&o caso se de3a un espacio *ue separa al s-mbolo del signo de puntuaci n. 9e recomienda usar las siguientes medidas7 14 cm.1.).).0 6onas P 6ona 1 Espacio destinado para el membrete *ue inclu&e7 raz n social+ sigla o acr nimo+ logotipo en caso de tenerlo & el n8mero de identi'icaci n tributaria %N$T(. P 6ona ) Espacio destinado para la impresi n de direcci n+ apartado+ correo electr nico+ sitio :eb+ 'a.1.1.) Re*uisitos ).1. ELA>ORAC$ON GE GOCJCENTO9 COCERC$ALE9 ). 9e recomienda usar las siguientes medidas7 entre 1.1 Ge'inici n Comunicaci n escrita *ue se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas & personas naturales# igualmente+ en las relaciones laborales entre las empresas & sus empleados. ).+ pb.1.). =ara los documentos comerciales *ue se elaboran en las entidades se adopta el estilo blo*ue e. Dorizontales+ desde el borde iz*uierdo de la 2o3a & entre 0 cm & 4 cm verticales desde el borde superior.1 CARTA ). ).

.0.0 =artes & Gistribuci n %Her 'igura 1( ).1. ).).to. E3emplo7 $ngeniero CARLO9 9ALA6AR .0. Los tamaAos *ue se recomiendan están entre los 11 & 1)+ letra arial+ utilizados en los procesadores de te. La numeraci n es consecutiva seg8n lo establece el C digo de Comercio. Nombre de la ciudad de origen se escribe con ma&8scula inicial+ seguido por una coma+ d-a+ en arábigo# mes en min8scula & el aAo sin punto. E3emplos7 .0.1.) Lugar de origen & 'ec2a de elaboraci n. ).tensi n de la carta+ estos datos ocupan 2asta seis l-neas+ a interlineaci n sencilla de la siguiente 'orma7 ).4 Fuente 9e recomienda *ue toda comunicaci n se escriba en una 'uente clara+ agradable a la vista del lector.0.1.P 6ona 0 Espacio superior derec2o destinado al registro & radicaci n del documento# es complementaria de la zona 1. El tratamiento de cortes-a o t-tulo acad"mico+ se escribe con ma&8scula inicial.1 Tratamiento.0.B??1 ). 9e escribe de ? a 1 interl-nea libre del membrete.1.$RALGO .0 Gatos del destinatario.1 C digo %n8mero de re'erencia(. Los datos se escriben a una o dos interl-neas libres del c digo & en 'orma completa. 9e ubica en la segunda l-nea con ma&8scula 'ina & de pre'erencia se escriben los dos apellidos.0. No se utiliza negrilla. 9e escriben a dos o tres interl-neas libres+ seg8n la e. La 'uente debe ser 2omog"nea+ con el 'in de no presentar inconvenientes para su lectura+ impresi n+ digitalizaci n & micro'ilmaci n. Le puede anteceder el c digo de la dependencia.) Nombre del destinatario. E3emplos7 9eAor Licenciado 9eAora Administrador Goctor $ngeniera $ngeniero Abogado ).0. 9e sugiere no utilizar negrilla. E3emplo7 Cedell-n+ / de enero de )?11 ). Los datos del destinatario se dirigen en 'ormar personalizada+ es decir a un 'uncionario espec-'ico+ & si es imposible obtener el nombre+ se env-a a la 3e'atura responsable.1.1.1.

+ & 9. Con punto o no+ seg8n lo 2a&a registrado la empresa. En la carta se escribe la misma direcci n *ue se registra en el sobre.4 Empresa. ).0. Cuando estos t-tulos & cargos 'orman parte de un te.A.0. 9e escribe en la l-nea siguiente al cargo+ con la denominaci n más ampliamente conocida+ es decir+ raz n social+ o sigla o acr nimo.eneral Ee'e de Cercadeo de Operaciones Nacionales =ara muc2os cargos se presentan denominaciones 'emeninas & pro'esionales7 Alcaldesa+ Consulesa+ .A.(. 9e escribe con ma&8scula inicial+ los nombre de los cargos mu& e. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la raz n social+ se escriben en ma&8scula sostenida. 9e de3an dos espacio a má*uina o cuatro en computador+ entre el n8mero de la calla & el de la puerta+ o se emplea opcionalmente la abreviatura de n8mero %No.Nota7 Al responder una comunicaci n+ se respeta el nombre de la misma 'orma como aparece en el documento recibido.to+ se escriben con min8scula+ por*ue se convierten en sustantivos comunes. E3emplos7 .0./ Girecci n.+ & otras *ue pueda contener la raz n social.1. 9igla7 $NGJNORTE Acr nimo7 9ENA Q 9ena ). E3emplos7 Raz n social7 $ndustrial del Norte 9.0. 0)B/? Calle /? 10B@? . En caso de nombre completo+ la escritura se e'ect8a con ma&8scula inicial & respetando las denominaciones Ltda.? No. E3emplos7 Carrera .tensos se pueden distribuir en dos l-neas+ para guardar la proporci n visual con los otros datos. No se abrevian las palabras calle+ carrera+ avenida & demás. Cuando se trata de apartado+ se escribe con ma&8scula inicial & el n8mero como una sola e.erenta+ Ee'a+ Eueza+ Cinistra+ Hicepresidente+ C"dica+ .erente .0. E3emplos7 Hendrá la ingeniera Carmen 9alinas El diseAo de la presentaci n se encargará a la 3e'a de ventas ).e loga+ F-sica Nuclear+ Ar*uitecta+ Administradora de Negocios.0.presi n sin espacios.0 Cargo.

Como parte inicial del te.@ ). 9e utiliza precedido del t-tulo7 para las damas+ el nombre sencillo o compuesto+ seg8n aparece en el destinatario# para los caballeros+ los apellidos. 9aludo o vocativo. Como saludo independiente se escribe a una interl-nea libre & dos de los datos del destinatario. 9e escribe a dos interl-neas libres+ a partir del 8ltimo dato del destinatario.BCede. Constitu&e la s-ntesis del tema de la carta+ e.presada en má.0.Apartado /.0. 9i el saludo es breve & 'inaliza en dos puntos+ se recomienda la despedida seguida de coma+ si el saludo es e. Con agrado lo saludamos seAor .0. 1uito+ Ecuador Francia Nota7 Cuando se utiliza sobre con ventanilla+ tanto el nombre de la ciudad como el nombre del pa-s se escriben en ma&8scula sostenida.arc-a7 Respetada ingeniera . ).0. E3emplo7 Asunto7 Hencimiento p liza 4/<5. 9e escribe el nombre de la ciudad de destino con inicial en ma&8scula+ a8n tratándose de correspondencia local.0.0. ).iraldo+ & le comunicamosRRRRRRR.5 Nombre de la ciudad.0. E3emplos7 Cedell-n+ 11 de enero de )?11 =ereira+ Risaralda 9i la carta va dirigida al e.tenso+ se recomienda *ue la despedida termine en punto.presa en primera persona del plural %nosotros( por*ue representa a un grupo empresarial+ as.to..@? 00?.0.tensi n de los datos. Es importante redactar el cuerpo del documento en 'orma clara+ breve+ directa+ sencilla & cort"s+ de pre'erencia se e.terior+ se escribe el nombre del pa-s en la misma l-nea de la ciudad o en la l-nea siguiente+ dependiendo de la e.loria Car-a7 9eAora Cinistra7 Nota7 El uso de Estimado o Apreciado seAor se 2ace solamente para personas de con'ianza. 9e escribe a una .@ >ordeau.. 9e deben omitir art-culos+ con3unciones o preposiciones sin *ue a'ecte el sentido. E3emplos7 )5 avenue de Herdum Casilla 1).imo cuatro palabras+ con ma&8scula inicial seguida de dos puntos+ sin negrilla & sin subra&ar.@?0 ). E3emplos7 Apreciado seAor >otero .< Asunto.se trate de un 8nico 'irmante.@ Te. E3emplos7 Tenemos el gusto de saludarla+ ingeniera Cargarita+ & de acuerdo conRRRRR.to+ se escribe de tres a cuatro interl-neas libres del 8ltimo dato del destinatario.

La palabra ane. Tener en cuenta lo siguiente7 P En lo posible se trata un solo tema por carta. P En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.o o ane.interl-nea entre renglones & a dos entre párra'os.0.11 Remitente.0.0.0. P En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales. E. 9i se re*uieren las l-neas espaciales+ se recomienda escribirlas a dos interl-neas libres de los datos del remitente+ en la misma 'uente pero con un tamaAo de letra menor al utilizado en el te.to.o escritos en 'orma continua 2orizontalmente & separados por coma %+(.A9 Girector de Cercadeo & Hentas ).(7 Agradecemos su gentil colaboraci n. E3emplos7 Ane.1) L-neas especiales. ).0. ). El nombre se sit8a de cuatro a cinco interl-neas libres de la despedida+ con ma&8scula sostenida & el cargo se escribe en la l-nea siguiente con ma&8scula inicial sin centrar.o o Ane.0.1 Ane.o se escribe con ma&8scula inicial & seguida de dos puntos %7(+ a un espacio se enuncia la cantidad+ entre par"ntesis se relaciona el n8mero de 2o3as+ 'olios & el tipo de ane.presi n de cortes-a *ue se escribe a una interl-nea libre del te.o7 uno %1/ 'olios( . El 'uncionario responsable 'irma encima del nombre digitado con tinta negra.os. 9e escribe a dos interl-neas libres del cargo del remitente.0.0. 9e ubica a interlineado sencillo+ sin abreviar & alineado. E3emplo7 Eulio Caldonado Hargas EJL$O CALGONAGO HAR. Nota7 9e emplea una alternativa por carta.to. Agradecemos su amabilidad & rápida acci n. ).1).1? Gespedida. $nicia de tres a cuatro interl-neas de los datos del destinatario+ cuando no 2a& asunto ni saludo independiente o a dos interl-neas cuando los 2a&. 9e presentan dos alternativas7 P Gespedida breve seguida de coma %+(7 Atentamente+ Cordialmente+ P Gespedida con 'rase de cortes-a terminada en punto %.

9i la persona *ue 'irma es la misma *ue redacta & transcribe o demás actividades+ no se re*uiere su identi'icaci n. mez+ .esti n Dumana Girecci n Financiera P =ara c digo de las dependencias7 Copia7 1?1? 1?0? 1?? P En l-nea seguida7 Copia7 9eAores Euan G-az ="rez+ Girector T"cnico# Eairo 9oto >ernal+ Girector de Talento Dumano# Carlos . mez $riarte+ Ee'e de =roducci n 9e recomienda no enunciar las copias 'i3as para la serie documental & el consecutivo+ por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.os7 dos %oc2o 'olios & un CG( Ane.1). E3emplos7 P En l-nea separada7 Copia7 9eAor Gar-o CuAoz Arango+ .erente Nacional de Te.os7 tres %1? 'olios+ un c2e*ue & un 'olleto( ).erencia .0. ).0. A dos interl-neas libres del remitente o a una interl-nea libre de ane.1). A un espacio se relacionan los destinatarios alineados+ as-7 tratamiento+ nombre+ cargo & organizaci n+ si este pertenece a la misma empresa se omite el nombre de la entidad+ sin abreviar. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeAado por cada uno de los participantes.Ane.0.os+ si los 2a&.tiles 9.0 $denti'icaci n del redactor & transcriptor. La palabra copia se escribe con ma&8scula inicial+ seguida de dos puntos %7(+ se escribe a dos interlineas libres del cargo del 'irmante o a interlineado sencillo de ane. Ge pre'erencia la letra más pe*ueAa.erente $NGJNORTE 9eAor Carlos 9alazar .A. E3emplo7 .os & copias se escribe el nombre & los apellidos de las personas *ue aprticiparon en la redaci n & transcripci n & demás actividades relacionadas con la elaboraci n de la comunicaci n+ todo debidamente alineados.0. Goctor >ernardo Hargas H"lez+ Ee'e de 9istemas P =ara dependencias7 Copia7 .) Copia.

0.1 =ara sobre rectangular. Lo más conveniente es utiliza r el sobre de manila carta u o'icio+ dependiendo del tamaAo & cantidad de 'olios de los documentos *ue se van a enviar. 9e recomienda ubicarlos en la parte superior iz*uierda+ a cero o una interl-nea libre de la zona 1+ 3usti'icados & para continuar con el te. ). El encabezado & el n8mero de página correspondiente los datos *ue permiten identi'icar el documento a partir de la segunda página.traerlo *uede en posici n de lectura.0. La 8ltima página debe contener+ como m-nimo el párra'o de cierre antes de la despedida ). E3emplos7 Cargen iz*uierdo Cargen derec2o $ngeniero Luis Carlos Conto&a LondoAo ) Cedell-n+ 14 de enero de )?11 ) 9eAora Carla H"lez de Do&os ) El primer párra'o se inicia de dos a tres interl-neas libres del encabezado.imadamente tres o cuatro cent-metros arriba de la mitad del papel+ se e'ect8a el primer dobles & se trae el borde superior de la 2o3a 2acia aba3o para 2acer el 8ltimo doblez.0. 9e lleva el borde in'erior de la 2o3a 2asta apro.14.0. ).0. 9e 2acer de acuerdo con las dimensiones del sobre *ue emplee cada empresa+ teniendo cuidado de *ue se puedan leer todos los datos del destinatario.10 =áginas subsiguientes.14.0.to.) =ara sobre con ventilla. Cuando el documento consta de más de dos 'olios+ se recomienda no utilizar sobre rectangular.Redactor7 Euan Esteban 9oto L pez Transcriptor7 Sngela Car-a Gu*ue Arango ).14 =legado de los documentos. ).0 Gocumentos con más de dos 'olios.0. En caso de utilizar sobres+ se recomienda tener en cuenta *ue el doblez es di'erente+ seg8n se trate de guardar los documentos en sobre rectangular+ sobre ventanilla+ sobre tamaAos carta u o'icio.0.14. 9e recomienda no doblar los documentos para evitar *ue con el tiempo se borre parte del te.0.0. 9e inserte el documento en el sobre+ de 'orma *ue al e. .to se de3an una o dos interl-neas libres.

+ Ee'e Administrativo Redactor7 Alberto Castro NiAo . Cordialmente+ L$CETD CAR1JE6 ORT$6 . Alberto Ocampo 6.B?1) Cedell-n+ 1) de enero de )?11 9eAor CARLO9 9ALA6AR .loria Dernández Ci'uentes+ con el prop sito de 2acer una visita de inspecci n de avance del pro&ecto $mplementaci n del Centro de Administraci n de Gocumentos.A.$NGJ9TR$AL GEL NORTE 9. $gualmente+ le solicitamos organizar al personal involucrado en el proceso para *ue preparen los in'ormes sobre el avance alcanzado.erenta de Cercadeo Ane.iraldo7 Le in'ormamos *ue el ) de marzo de )?1?+ se 2ará presente en sus instalaciones la ingeniera . Calle .o7 uno %dos 'olios( Copia7 Gr.? 4/B@? =ereira+ Risaralda Asunto7 Asistencia t"cnica Respetado seAor 9alazar .$RALGO Girector de 9istemas Capacitaci n Empresarial 9.A. G=B.

com+ Cedell-nBColombia Entre 6ona 1 0 cm & 4 cm 6ona ) .@B<5 =>T7 )0) 0) 0)+ indunorteU2otmail.Transcriptor7 Camila >otero Castro Calle 04 .

En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro cent-metros del margen . Resumen e3ecutivo+ *ue tiene de una a tres páginas b.1.5.4 Resumen e3ecutivo 5.4.0 Clases de in'ormes Los in'ormes pueden ser7 a.4.1 Encabezamiento 5.presar necesidades o 2acer re*uerimientos Tramitar+ desarrollar o agilizar un asunto Reiterar una in'ormaci n+ un re*uerimiento o solicitud urgente $mpugnar o corregir una situaci n & =resentar detalles sobre un aspecto determinado. $n'orme e.tenso+ de 11 páginas en adelante 5.1 $NFORCE9 CORTO+ ETTEN9O V RE9JCEN EEECJT$HO La elaboraci n de in'ormes está a cargo de 'uncionarios o empleados autorizados+ mediante acto administrativo o e el cumplimiento de sus 'unciones. 5. $n'orme corto+ *ue consta de una a 1? páginas c.) Jtilizaci n del in'orme Ge acuerdo con los ob3etivos del in'orme+ se recomienda *ue el remitente tenga en cuenta los siguientes casos7 Regular o aclarar una situaci n $n'ormar sobre un 2ec2o+ e.1 Raz n 9ocial 9olamente se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete *ue identi'i*ue a la organizaci n. 5. Los in'ormes se elaboran en papel con logos-mbolo+ de acuerdo con las normas internas de la organizaci n. ELA>ORAC$ON GE GOCJCENTO9 COCERC$ALE9 5.

5.4.5 Autor-a del resumen e3ecutivo Contra el margen iz*uierdo & en ma&8scula inicial seguido de dos puntos+ se escribe a dos interl-neas libres de la 'ec2a+ precedidos por las e.4.1.1.presi n más larga. 5.4. 9e escribe de3ando de cero a una interl-nea libre del margen superior de la 2o3a %0 cm 4 cm(+ con ma&8scula inicial & sobre el margen iz*uierdo. E3emplo7 $NGJ9TR$AL GEL NORTE 9.4./ Lugar de origen & 'ec2a de elaboraci n 9e escribe contra el margen iz*uierdo+ a dos o tres interl-neas libres del t-tulo+ con ma&8scula sostenida & seguida de dos puntos %7(.1.presiones elaborado por preparado por o responsable. E3emplo7 Gepartamento de Capacitaci n GCB?/? 5.A.4. 9e escribe a dos interl-neas libres de la dependencia+ con ma&8sculas & centrado.0 C digo Cuando e.1. En caso de varios autores+ se tiene en cuenta *ue si 2a& autor & coautor+ aparecen en ese orden+ si están en igual condici n de autor-a+ se relacionan en orden al'ab"tico de apellido.< Ob3etivo El resumen e3ecutivo puede tener uno o varios ob3etivos *ue describen+ en 'orma breve el prop sito de los mismos. Los datos de la 'ec2a de elaboraci n & del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la e.4 T-tulo Es el tema sobre el cual trata el resumen e3ecutivo. 5.4. 5.1.ista c digo de la dependencia o codi'icaci n especial de los in'ormes %res8menes e3ecutivos(+ se escribe en la misma l-nea de la dependencia. E3emplo7 CA=AC$TAC$ON CON >A9E EN NORCA9 GE COC=ETENC$A LA>ORAL 5.1.superior de la 2o3a+ contra el margen iz*uierdo & en ma&8scula sostenida. 9e pueden enunciar en un solo párra'o o presentarlos as-7 .) Gependencia Corresponde a la secci n+ departamento o divisi n donde se origina el resumen.

En caso de re*uerir más de un rengl n+ el segundo de los subsiguientes retorna contra el margen iz*uierdo.. Cuando 2a& varios ob3etivos+ se enumeran & enuncian a interlineaci n sencilla+ conservando la tabulaci n. E3emplo 17 %Ge cap-tulo sin enunciar( 9EN9$>$L$6AC$ON V GE9ARROLLO GEL =ROCE9O Como parte esencial de la capacitaci n 'ue necesario realizar la sensibilizaci n de todos a*uellos preseleccionadosRRRRR..Ge dos a tres interl-neas libres del 8ltimo responable del resumen & sobre el margen iz*uierdo+ se escribe la palabra ob3etivo%s( seguida de dos puntos %7( & con ma&8scula 9ostenida. =resentar conclusiones sobreR. Elaborar in'orme o resumen *ue abar*ue el proceso completa de la capacitaci n con base en Competencias laborales. 4. 5. E3emplos 17 O>EET$HO7 =resentar in'orme sobre el proceso d evaluaci n de la norma de 9ervicio al Cliente. 9i es más de uno+ se enumeran & enuncian. 0.1. Asistieron /? personas de la cuales se seleccionaron )?RRRR . Cumplir con re*uisito e. Temas o numerales El resumen e3ecutivo+ generalmente+ contiene uno o varios temas precisos. E3emplo )7 %Ge numeral & t-tulo( 1. 9EN9$>$L$6AC$ON E $N$C$O GEL =ROCE9O La sensibilizaci n tuvo lugar el < de enero de )?11+ de ?. 9e inician a dos interl-neas libres despu"s del 8ltimo rengl n del párra'o anterior & despu"s del t-tulo+ se de3a una interl-nea libre para digitar el te.4.to correspondiente. Dacer recomendaciones paraR.7?? a las ?117?? 2oras. E3emplo )7 1.igido para acta 'inal de contrataci n ).

0. El nombre se anota en ma&8scula sostenida+ de cuatro a cinco interl-neas libres del 8ltimo párra'o & a continuaci n se escribe el cargo.1).1). H"anse los numerales ). 5.@ =áginas subsiguientes =ara su presentaci n v"ase ).0.4.1? Conclusiones Es 'undamental *ue las palabras conclusiones+ recomendaciones+ sugerencias o propuestas se escriban en ma&8sculas sostenidas & contra e margen iz*uierdo+ dos interl-neas libres del 8ltimo rengl n del te. 9$ son necesarias varias 'irmas+ "stas se distribu&en a criterio de los autores+ una deba3o de la otra o por pare3as # en el segundo caso si el n8mero de 'irmas es impar+ la 8ltima se escribe centrada.1. La primera l-nea de escritura se inicia a dos interl-neas del t-tulo.)# ).4.to.1) R8brica 9eg8n el tema tratado en el resumen e3ecutivo &+ por seguridad+ el autor o autores pueden escribir su r8brica encada una de las 2o3as del mismo+ en la parte in'erior al margen iz*uierdo.0.0.0. CA=AC$TAC$ON V EHALJAC$ON 9e envi el programa & 2orarios+ además del plan de evaluacionesRRR.1).). 5.4.1.4.1.1.10 de la carta comercial.0+ de la carta comercial . 5. 5.0.0.11 Nombres+ cargos & 'irmas Al 'inalizar el cuerpo del resumen e3ecutivo+ el autor o autores lo deben 'irmar.10 L-neas especiales & otros elementos esenciales para la documentaci n organizacional.1.4.0.1# ). 5.

0 cm & 4 cm 0 cm & 4 cm Figura 1 Es*uema resumen e3ecutivo+ in'ormes corto & e.tenso .

Figura ) Es*uema resumen e3ecutivo+ in'ormes corto & e.tenso %página 'inal( .

.... Elaborar resumen sobre el proceso+ desde su inicio 2asta el 'inal.. ).. O>EET$HO9 1... RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRRR..Gepartamento de Capacitaci n GCB?/? CA=AC$TAC$ON CON >A9E EN NORCA9 GE COC=ETENC$A9 LA>ORALE9 Fec2a7 Cedell-n+ 4 de enero de )?11 ELA>ORAGO =OR7 Eulio An-bal Castro =eralta Euan Carlos >otero CaAas 1.....). Cumplir con re*uisito e...1 9EN9$>$L$6AC$ON E $N$C$O GEL =ROCE9O =ara esta actividad se dedic elRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR.....igido para la terminaci n del contrato como Facilitador de AcompaAamiento... =resentar conclusiones 1.4.... RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRRR Gurante el inicioRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRR.1.. 1. ).. RE9JCEN Gespu"s de 'irmar el contratoRRRRRRRRRRRRR.0.........) GE9ARROLLO GEL =ROCE9O .... 1.. Dacer las recomendaciones del caso ).....

0. P DacerRRRRRRRRRRRRRR. P Falt RRRRRRRRRRRR. RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RR RRRRRRRRRRRRRR. RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRR.. P =araRRRRRRRRRRRRRRRRR EJL$O ANW>AL CA9TRO =ERALTA EJAN CARLO9 >OTERO CAXA9 Facilitador de AcompaAamiento Facilitador de AcompaAamiento Copia7 Goctora Natalia Contreras+ Asistenta de Girecci n Ane. Resumen e3ecutivo GCB?/? ) Todo se realiz RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR.En la sensibilizaci n se e... RECOCENGAC$ONE9 P AclararRRRRRRRRRRRRRRRRRR..os7 cuatro %oc2o 'olios( Redactor7 Euan . 4.onzalo Gonado Transcriptor7 Eulia Car-a Cort"s ...plic RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR. CONCLJ9$ONE9 P El procesoRRRRRRRRRRRRRRRRR.

) Jtilizaci n del in'orme Ge acuerdo con los ob3etivos del in'orme+ se recomienda *ue el remitente tenga en cuenta los siguientes casos7 Regular o aclarar una situaci n $n'ormar sobre un 2ec2o+ e. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro cent-metros del margen superior de la 2o3a+ contra el margen iz*uierdo & en ma&8scula sostenida.1.4.5.1 Raz n 9ocial 9olamente se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete *ue identi'i*ue a la organizaci n.4.0 Clases de in'ormes Los in'ormes pueden ser7 d.presar necesidades o 2acer re*uerimientos Tramitar+ desarrollar o agilizar un asunto Reiterar una in'ormaci n+ un re*uerimiento o solicitud urgente $mpugnar o corregir una situaci n & =resentar detalles sobre un aspecto determinado.tenso+ de 11 páginas en adelante 5. ELA>ORAC$ON GE GOCJCENTO9 COCERC$ALE9 5.4. 5.1 Encabezamiento 5.1 $NFORCE9 CORTO+ ETTEN9O V RE9JCEN EEECJT$HO La elaboraci n de in'ormes está a cargo de 'uncionarios o empleados autorizados+ mediante acto administrativo o e el cumplimiento de sus 'unciones.4 Resumen e3ecutivo 5. Resumen e3ecutivo+ *ue tiene de una a tres páginas e. $n'orme e. E3emplo7 $NGJ9TR$AL GEL NORTE 9.) Gependencia . 5.1. $n'orme corto+ *ue consta de una a 1? páginas '. 5. Los in'ormes se elaboran en papel con logos-mbolo+ de acuerdo con las normas internas de la organizaci n.A.

Los datos de la 'ec2a de elaboraci n & del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la e.1./ Lugar de origen & 'ec2a de elaboraci n 9e escribe contra el margen iz*uierdo+ a dos o tres interl-neas libres del t-tulo+ con ma&8scula sostenida & seguida de dos puntos %7(. 5.presi n más larga.ista c digo de la dependencia o codi'icaci n especial de los in'ormes %res8menes e3ecutivos(+ se escribe en la misma l-nea de la dependencia.< Ob3etivo El resumen e3ecutivo puede tener uno o varios ob3etivos *ue describen+ en 'orma breve el prop sito de los mismos. En caso de varios autores+ se tiene en cuenta *ue si 2a& autor & coautor+ aparecen en ese orden+ si están en igual condici n de autor-a+ se relacionan en orden al'ab"tico de apellido.5 Autor-a del resumen e3ecutivo Contra el margen iz*uierdo & en ma&8scula inicial seguido de dos puntos+ se escribe a dos interl-neas libres de la 'ec2a+ precedidos por las e.Corresponde a la secci n+ departamento o divisi n donde se origina el resumen.4.0 C digo Cuando e. 9e escribe a dos interl-neas libres de la dependencia+ con ma&8sculas & centrado. Cuando 2a& varios ob3etivos+ se enumeran & enuncian a interlineaci n sencilla+ conservando la tabulaci n. 9e pueden enunciar en un solo párra'o o presentarlos as-7 Ge dos a tres interl-neas libres del 8ltimo responable del resumen & sobre el margen iz*uierdo+ se escribe la palabra ob3etivo%s( seguida de dos puntos %7( & con ma&8scula 9ostenida. 5.1. E3emplo7 Gepartamento de Capacitaci n GCB?/? 5.1.1.presiones elaborado por preparado por o responsable.1.4.4. 5.4. 9e escribe de3ando de cero a una interl-nea libre del margen superior de la 2o3a %0 cm 4 cm(+ con ma&8scula inicial & sobre el margen iz*uierdo.4. En caso de re*uerir más de un rengl n+ el segundo de los subsiguientes retorna contra el margen iz*uierdo.4 T-tulo Es el tema sobre el cual trata el resumen e3ecutivo. E3emplo7 CA=AC$TAC$ON CON >A9E EN NORCA9 GE COC=ETENC$A LA>ORAL 5. .

7?? a las ?117?? 2oras.@ =áginas subsiguientes =ara su presentaci n v"ase ).to correspondiente.1. Elaborar in'orme o resumen *ue abar*ue el proceso completa de la capacitaci n con base en Competencias laborales. E3emplo )7 %Ge numeral & t-tulo( 1.0. E3emplo 17 %Ge cap-tulo sin enunciar( 9EN9$>$L$6AC$ON V GE9ARROLLO GEL =ROCE9O Como parte esencial de la capacitaci n 'ue necesario realizar la sensibilizaci n de todos a*uellos preseleccionadosRRRRR. 9EN9$>$L$6AC$ON E $N$C$O GEL =ROCE9O La sensibilizaci n tuvo lugar el < de enero de )?11+ de ?. Asistieron /? personas de la cuales se seleccionaron )?RRRR ). Temas o numerales El resumen e3ecutivo+ generalmente+ contiene uno o varios temas precisos. CA=AC$TAC$ON V EHALJAC$ON 9e envi el programa & 2orarios+ además del plan de evaluacionesRRR. . Dacer recomendaciones paraR. 9i es más de uno+ se enumeran & enuncian.. E3emplo )7 1. 0.4. =resentar conclusiones sobreR. Cumplir con re*uisito e..E3emplos 17 O>EET$HO7 =resentar in'orme sobre el proceso d evaluaci n de la norma de 9ervicio al Cliente.1.igido para acta 'inal de contrataci n ).4. 9e inician a dos interl-neas libres despu"s del 8ltimo rengl n del párra'o anterior & despu"s del t-tulo+ se de3a una interl-nea libre para digitar el te. 5.10 de la carta comercial.0. 4. 5.

El nombre se anota en ma&8scula sostenida+ de cuatro a cinco interl-neas libres del 8ltimo párra'o & a continuaci n se escribe el cargo.1) R8brica 9eg8n el tema tratado en el resumen e3ecutivo &+ por seguridad+ el autor o autores pueden escribir su r8brica encada una de las 2o3as del mismo+ en la parte in'erior al margen iz*uierdo.1.1).0.to.10 L-neas especiales & otros elementos esenciales para la documentaci n organizacional.11 Nombres+ cargos & 'irmas Al 'inalizar el cuerpo del resumen e3ecutivo+ el autor o autores lo deben 'irmar. 5.0+ de la carta comercial 0 cm & 4 cm .1). H"anse los numerales ). 5.4.1? Conclusiones Es 'undamental *ue las palabras conclusiones+ recomendaciones+ sugerencias o propuestas se escriban en ma&8sculas sostenidas & contra e margen iz*uierdo+ dos interl-neas libres del 8ltimo rengl n del te.4.0. 9$ son necesarias varias 'irmas+ "stas se distribu&en a criterio de los autores+ una deba3o de la otra o por pare3as# en el segundo caso si el n8mero de 'irmas es impar+ la 8ltima se escribe centrada.1).5.)# ).0.1.4.4. 5.1# ).0.0. La primera l-nea de escritura se inicia a dos interl-neas del t-tulo.0.1.1.

tenso .0 cm & 4 cm Figura 1 Es*uema resumen e3ecutivo+ in'ormes corto & e.

Figura ) Es*uema resumen e3ecutivo+ in'ormes corto & e.tenso %página 'inal( Gepartamento de Capacitaci n GCB?/? CA=AC$TAC$ON CON >A9E EN NORCA9 GE COC=ETENC$A9 LA>ORALE9 .

. 4. )..... Resumen e3ecutivo GCB?/? ) ........... O>EET$HO9 4.... Dacer las recomendaciones del caso /.4... Elaborar resumen sobre el proceso+ desde su inicio 2asta el 'inal. )...... =resentar conclusiones 4.1 9EN9$>$L$6AC$ON E $N$C$O GEL =ROCE9O =ara esta actividad se dedic elRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR. RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRRR. RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRRR Gurante el inicioRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRR.plic RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR.1.) GE9ARROLLO GEL =ROCE9O En la sensibilizaci n se e...... 4..igido para la terminaci n del contrato como Facilitador de AcompaAamiento....0..Fec2a7 Cedell-n+ 4 de enero de )?11 ELA>ORAGO =OR7 Eulio An-bal Castro =eralta Euan Carlos >otero CaAas 1.. RE9JCEN Gespu"s de 'irmar el contratoRRRRRRRRRRRRR..... Cumplir con re*uisito e.)..... RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR R RRRRRRRRRRRRRRRR.

.Todo se realiz RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR. 5.os7 cuatro %oc2o 'olios( Redactor7 Euan .eneral de la Naci n+ Colombia . P Falt RRRRRRRRRRRR. P =araRRRRRRRRRRRRRRRRR EJL$O ANW>AL CA9TRO =ERALTA EJAN CARLO9 >OTERO CAXA9 Facilitador de AcompaAamiento Facilitador de AcompaAamiento Copia7 Goctora Natalia Contreras+ Asistenta de Girecci n Ane. <. RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR RR RRRRRRRRRRRRRR. CONCLJ9$ONE9 P El procesoRRRRRRRRRRRRRRRRR. RECOCENGAC$ONE9 P AclararRRRRRRRRRRRRRRRRRR.. P DacerRRRRRRRRRRRRRR.onzalo Gonado Transcriptor7 Eulia Car-a Cort"s Arc2ivo ...

RJ=O GE TRA>AEO7 CVR$AC CEEWA EEANNETTE CAXON ACANGA >ARRERA ALETANGER CELO C. DERNSN O.1 NOTA $NTERNA .1 FORCATO9 =ARA J9O .E Y.ANETO9B. EOR.ENERAL GE LA NAC$ON 9$9TECA NAC$ONAL GE ARCD$HO9 >O.eneral de la Naci n. a su particularidad.KN LA NORCA $CONTEC 00@0 O LA 1JE LA COG$F$1JE O ACTJAL$CE( 1. 1.os & procedimientos+ son los regulados por el Arc2ivo . La entidad correspondiente deberá adaptar el logotipo+ nombre de la entidad+ 'irmas autorizadas etc. %Estos 'ormatos 'ueron diseAados teniendo en cuenta la norma NTC 00@0+ vigente a )@ de 3unio de )??/.ENERAL GE LA ENT$GAG+ CON9JLTAGO9 V AGA=TAGO9 9E. ARCD$HO . =ARAGA A. TR$ANA T.1.JWA $C=LECENTAC$ON GE JN =.OTS )??/ GOCJCENTO GE TRA>AEO agn ANETO NM 1 7 =ROGJCC$ON GOCJCENTAL NOTA ACLARATOR$A7 Los 'ormatos ane.G =or7 .

AR9E GEL A9JNTO ZZZ OTRO7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ ENH$AR =ROVECTO GE RE9=JE9TA ZZZ GAR RE9=JE9TA V ENH$AR CO=$A ZZZ FAHOR TRAC$TAR ZZZ ARCD$HAR ZZZ ENTERAR9E V GEHOLHER ZZZ G$L$. $N9TRJCT$HO =ARA G$L$.NBFRB101. ??1 FECDA7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ =ARA7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ GE7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ JR.ENC$AR LA NOTA $NTERNA .NOTA $NTERNA No.ENC$AR V GEHOLHER ZZZ O>9ERHAC$ONE97 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ F$RCA7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ REC$>$GO7 ZZZZZZZZZZZZZZ FECDA7 ZZZZZZZZZZZZZZ DORA7 ZZZZZZZZZZZZZZ A.ENTE ZZZ =ARA 9J $NFORCAC$ON ZZZ FAHOR GAR CONCE=TO ZZZ $NFORCAR =OR E9CR$TO ZZZ ENCAR.

??1 FECDA7 5 de ma&o de )??)ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ =ARA7 $ng.NOTA $NTERNA7 Es un 'ormato preimpreso de carácter interno+ *ue se diligencia a mano+ cu&o ob3etivo es transmitir comunicaciones breves & de inmediato trámite+ entre las dependencias del A. =ARA7 Nombre del 'uncionario a *uien va dirigida la nota. GE7 Nombre de la dependencia *ue remite la nota. CJAGRO GE O=C$ONE97 9eleccionar & marcar con %T( donde corresponda.AR9E GEL A9JNTO ZT Z OTRO7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ . O>9ERHAC$ONE97 Gescriba brevemente las observaciones *ue considere pertinente.ENTE ZZZZ =ARA 9J $NFORCAC$ON ZZZZ FAHOR GAR CONCE=TO ZZZZ $NFORCAR =OR E9CR$TO ZZZZ ENCAR. CON9JELO $N[9 NKXE6 =$N6ONZ%Ee'e %E( . =ARTE9 GE LA NOTA $NTERNA FECDA7 Registrar 'ec2a de env-o as-7 d-a+ mes & aAo. F$RCA7 9 lo podrá ser 'irmada+ por el 'uncionario autorizado para tal 'in+ seg8n lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.N & sus 'uncionarios.rupo de Correspondencia & Arc2ivo(Z JR. EEEC=LO GE NOTA $NTERNA NOTA $NTERNA No. GATO9 GE REC$>O7 Consignar los datos del 'uncionario *ue recibe la misma.rupo de Talento Dumano(ZZZZ GE7 EO9[ ALETANGER CELO CA9TROZ%Ee'e .

ENC$AR V GEHOLHER Z ZZ Observaciones7 Comedidamente+ solicito diligenciar el Formato \CONTRAT$9TA] A. 1.ENH$AR =ROVECTO GE RE9=JE9TA ZZZZ GAR RE9=JE9TA V ENH$AR CO=$A ZZZZ FAHOR TRAC$TAR ZZZZ ARCD$HAR ZZZZ ENTERAR9E V GEHOLHER ZZZZ G$L$.ENERAL GE LA NAC$ON BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB .ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ Atentamente7ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ F$RCA7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ REC$>$GO7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZ FECDA7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZ DORA7 ZZZZZZZZZZZZZZZZZ A.).0 para el seAor =EGRO =[RE6+ cu&o contrato posee vigencia de enero ) a 3ulio ) del )??). CECORANGO ARCD$HO .NB ?.NBFRB101.

.....to ........os7 %opcional( BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea ( Gatos del transcriptor ........................ .. ...........E9T$ON GOCJCENTAL. ........... ... . ........... ........ ............. ... BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea ( Ciudad+ 'ec2a BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB =ARA7 NOC>RE9 V A=ELL$GO9 Cargo BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea ( GE7 GE=ENGENC$A 1JE EC$TE EL CECORANGO BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea ( A9JNTO7 ... BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB Te. ......... .................. .. ......... Nombre del Arc2ivo 9istematizado en la Gependencia7 A.......................................... ............................ .... Original7 Gependencia destinataria %serie o subserie a *ue 2a&a lugar(....... ..... . ...... . .. 15/ del 11 de octubre del )??)......NBFAB10?..... .............................................................. Resoluci n No..........CECORANGO BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB COG$... . ......... TamaAo del 'ormato7 Carta. . ...... . . ................. . .. ... ......B............ .... Copia7 Gependencia remitente %serie o subserie a *ue 2a&a lugar(.. ......... BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( Gespedida BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 4 interl-neas ( NOC>RE GEL REC$TENTE Cargo BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( Ane..............................................O7 .. ........... ................... ............. .............

( %Agradecemos su gentil colaboraci n. C$JGAG V FECDA7 9eguido de dos tabulaciones+ anotar el nombre de la ciudad & la 'ec2a. En la l-nea siguiente escribir el cargo. Ge dos a cuatro interl-neas deba3o del n8mero de página se escribe el primer párra'o de la%s( página%s( subsiguiente%s(. Gebe elaborarse en papel bond tamaAo carta a espacio sencillo+ el cual se empleará para transmitir in'ormaci n+ dar orientaciones+ dar pautas & 2acer solicitudes & aclaraciones entre otras+ relacionados con la gesti n de la Entidad.O7 Gespu"s de dos tabulaciones+ consignar los n8meros *ue identi'ican la dependencia productora+ seguida de gui n % B (+ se coloca el c digo de la serie &^o subserie+ separando estos dos n8meros con un punto. GATO9 GEL GE9T$NATAR$O7 Gespu"s de dos tabulaciones+ se debe escribir en ma&8sculas sostenidas el nombre del 'uncionario a *uien va dirigido el memorando.+ $n'erior & Gerec2o ).ENE97 9uperior e $z*uierdo 0 cm.$N9TRJCT$HO =ARA G$L$. A9JNTO7 Constitu&e la s-ntesis del tema del memorando. =ARTE9 GEL CECORANGO ENCA>E6AGO7 9e escribe con ma&8scula sostenida+ centrado & sin negrilla ARCD$HO .$NAC$ON7 9e escribe el n8mero de página entre dos a tres cent-metros del borde superior de la 2o3a+ contra el margen derec2o. GE9=EG$GA7 E. A continuaci n de dos tabulaciones+ debe e.ENC$AR CECORANGO CECORANGO7 Es una comunicaci n escrita de carácter interno.ENERAL GE LA NAC$ON.imo 5 palabras+ con ma&8scula inicial & sin subra&ar. CSR.presarse en má. =A.to en 'orma clara+ breve+ directa+ sencilla & cort"s# omitiendo temas personales & tratando s lo un asunto por memorando. . COG$.presi n de cortes-a *ue puede ser breve seguida de coma % + ( %Atentamente+( o 'rase de cortes-a terminada en punto % . CECORANGO7 9e coloca con ma&8scula sostenida+ centrado & sin negrilla CECORANGO./ cm. TETTO7 9e escribe a una l-nea entre renglones & a dos entre párra'os. GE7 9eguido de dos tabulaciones+ consignar en ma&8sculas el nombre de la dependencia productora. 9e debe redactar el te.(.

Atentamente me permito solicitar el diseAo de unidades de instalaci n para la conservaci n de documentos contables B soporte papel.rupo Laboratorio de Restauraci n GE7 .ENERAL GE LA NAC$ON CECORANGO COG$.GATO9 GEL REC$TENTE7 Nombres & apellidos en ma&8sculas sostenidas.C+ 1/ de abril del )??) =ARA7 Gr. El remitente es el Ee'e de Gependencia %O'icina+ Givisi n+ .RJ=O GE CORRE9=ONGENC$A V ARCD$HO A9JNTO7 9olicitud diseAo unidades para conservaci n documentos.?) >ogotá G. No utilizar negrilla+ subra&ar o centrar.O7 0?)B14. ANETO97 %Opcional( Consignar la cantidad de 2o3as o el tipo de ane.o.os en tamaAos mas pe*ueAos+ por e3emplo 'ormatos de recibos+ o'icios en tamaAo carta+ como sucede con el in'orme de e3ecuci n presupuestal+ entre otros. ERNE9TO EA$CE9 9SNCDE6 Coordinador . EEEC=LO GE CECORANGO ARCD$HO . Además algunos documentos llevan ane. GATO9 GEL TRAN9CR$=TOR7 Consignar uno de los nombres & la primera letra del apellido. Gic2a solicitud obedece a *ue las carpetas & muebles tradicionales *ue se utilizan para arc2ivar los documentos de gesti n en =resupuesto+ Contabilidad & Tesorer-a+ no son compatibles con el tamaAo de "stos+ 'actor *ue con'lu&e para la conservaci n adecuada. El cargo se anota en la l-nea siguiente con ma&8scula inicial. .rupo de Traba3o+ Jnidad+ =residente o 9ecretario de Comit"( seg8n lo autorizado en Canuales de C"todos & =rocedimientos de la respectiva dependencia. NOTA7 La 'irma o aut gra'o debe 2acerse con es'ero o bol-gra'o de tinta negra.

CA+ mediante radicado( BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB GE9T$NATAR$O9 BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB . Original7 Gependencia destinataria %serie o subserie a *ue 2a&a lugar(. Eorge T.E9T$ON GOCJCENTAL. C$RCJLAR Espacio para logotipo %s lo para circular e.terna( ARCD$HO . 1.ENERAL GE LA NAC$ON %encabezado s lo para circular interna( BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB C$RCJLAR NMZZZZZ BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB COG$. Cordialmente+ EO9[ ALETANGER CELO CA9TRO Ee'e de . .1.ternas+ la 'ec2a será colocada por el . 15/ del 11 de octubre del )??).NBFAB10?. Resoluci n No.0.o7 Gos Codelos de $n'orme+ un >olet-n Giario & una publicaci n del 9istema .O GE=ENGENC$ABN8mero de serie &^o subserie Ciudad+ 'ec2a %cuando se trate de circulares e.Agradezco la atenci n a la presente & las recomendaciones pertinentes para cada caso.eneral de 9eguridad 9ocial.rupo de Correspondencia & Arc2ivo Ane. Nombre del Arc2ivo 9istematizado en la Gependencia7 A. TamaAo del 'ormato7 Carta. Copia7 Gependencia remitente %serie o subserie a *ue 2a&a lugar(.

......... Resoluci n No........7 A........ ... Copia7 Gestinatario..............como las normas generales+ cambios+ pol-ticas & asuntos de inter"s com8n.....ENE97 9uperior / cm............... .......... ..... .............. ............ BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( Gespedida BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( NOC>RE GEL REC$TENTE Cargo BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( Ane.. . ....... ....to o contenido+ se utiliza para dar a conocer actividades internas de la $nstituci n+ as..os7 %opcional( BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interlinea ( Gatos del transcriptor ..N....eneral o el Girector . .... .. .+ $n'erior & Gerec2o 0 cm.........terna de carácter general in'ormativa o normativa+ con el mismo te............................ %9erie7 Circulares+ 9ubserie7 Circulares $nternas(.... CSR... . TamaAo del 'ormato7 Carta.... 9.. ...... $N9TRJCT$HO =ARA ELA>ORAC$ON GE C$RCJLAR C$RCJLAR7 Comunicaci n interna o e.................eneral & las e...... ... .................... .. ..... Original7 G..... Ge dos a cuatro interl-neas deba3o del n8mero de página se escribe el primer párra'o de la%s( página%s( subsiguiente%s(.......... .NBFTRGB10)................................. Las circulares internas se elaboran en papel tamaAo carta sin papel con membrete & logotipo+ las cuales serán 'irmadas por el 9ecretario . ... 15/ del 11 de octubre del )??)..... ....... .....to ... ......... ......... .........+ $z*uierdo 4 cm.... Nombre del Arc2ivo 9istematizado en G.. ... . .E9T$ON GOCJCENTAL.Asunto7 %9-ntesis del tema de la Circular( BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %0 interl-neas( BBBBBBBBBBBBBBBBBB Te... .$NAC$ON7 9e escribe el n8mero de página entre dos & tres cent-metros del borde superior de la 2o3a+ contra el margen derec2o.....ternas+ 9ubserie7 Circulares $nternas( 9.. %9erie7 Circulares+ 9ubserie7 Circulares E. ......ternas se deben elaborar en papel con membrete & logotipo+ las cuales serán 'irmadas por el Girector .......... .eneral del A... =A..................

No se 2ace necesario el encabezado en circulares e. EEEC=LO GE C$RCJLAR $NTERNA ARCD$HO . %N8mero consecutivo es independiente para internas & e. COG$. No utilizar negrilla+ ni subra&ar o centrar.imo en 5 palabras+ con ma&8scula inicial & sin subra&ar. ANETO97 %Opcional( Consignar la cantidad de 2o3as o el tipo de ane. GE9=EG$GA7 E.to en 'orma clara+ breve+ directa+ sencilla & cort"s & tratando solo un asunto por Circular. . Redactar el te. GE9T$NATAR$O7 Nombre de los cargos+ grupos de personas naturales o 3ur-dicas+ etc. Al margen iz*uierdo se escribe el c digo de la serie &^o subserie al cual corresponde la circular interna o e. GATO9 GEL TRAN9CR$=TOR7 Consignar uno de los nombres & la primera letra del apellido. El cargo se anota en la l-nea siguiente con ma&8scula inicial.=ARTE9 GE LA C$RCJLAR ENCA>E6AGO7 9e escribe centrado+ con ma&8scula sostenida & sin negrilla ARCD$HO . NOTA7 La 'irma o aut gra'o debe 2acerse con es'ero o bol-gra'o de tinta negra.eneral.O7 N8meros *ue identi'ican la dependencia productora. A9JNTO7 Constitu&e la s-ntesis de la circular+ e.ternas debido a *ue se imprimirá en papel membreteado. C$JGAG V FECDA7 =ara circular interna7 Escriba ciudad+ seguida de coma % + ( se escribe la 'ec2a.presado má. 9i corresponde a una circular e.ternas e inicia con ??1 cada aAo(.ENERAL GE LA NAC$ON.terna seg8n sea el caso+ separando estos dos n8meros con un punto. a *uienes va dirigida la comunicaci n %ma&8sculas sostenidas(.( GATO9 GEL REC$TENTE7 Nombres & apellidos en ma&8sculas sostenidas. ( %Agradecemos su gentil colaboraci n. TWTJLO V NKCERO7 T-tulo _C$RCJLAR_+ centrado+ en ma&8scula sostenida sin negrilla & el n8mero consecutivo de la misma+ *ue será llevado por la 9ecretar-a .terna la 'ec2a la inscribirá el .o.ENERAL GE LA NAC$ON+ s lo para circulares internas. TETTO7 9e escribe a una l-nea entre renglones & a dos entre párra'os.rupo de Correspondencia & Arc2ivo+ mediante el radicado impreso en esta dependencia.presi n de cortes-a *ue puede ser breve seguida de coma % + ( %Atentamente+( o 'rase de cortes-a terminada en punto % .

%9erie7 Circulares+ . 9. 9e recuerda a todos los 'uncionarios & contratistas del Arc2ivo .N. TamaAo del 'ormato7 Carta. 9.eneral. Resoluci n No. Nombre del Arc2ivo 9istematizado en G.?1 >ogotá G. 15/ del 11 de octubre del )??).7 A.NBFTRGB10). 9in otro particular+ EL9A CORENO 9ANGOHAL 9ecretaria .E9T$ON GOCJCENTAL. Asunto7 Jtilizaci n del Carn". Original7 G. La no observancia de esta obligaci n es causal de mala conducta & además+ "ste es re*uisito indispensable para poder ingresar a la $nstituci n a prestar el servicio contratado.C$RCJLAR $NTERNA No.eneral de la Naci n+ *ue es obligaci n portar el carn" en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la $nstituci n. ??1 0??B?1. %9erie7 Circulares+ 9ubserie7 Circulares $nternas( 9ubserie7 Circulares $nternas(.C+ 0 de 3unio de )??) =ARA FJNC$ONAR$O9 V CONTRAT$9TA9 GEL A. Eenn& A. . Copia7 Gestinatario.

Resoluci n No. 15/ del 11 de octubre del )??).) de 1@@/+ por el cual se 'i3an plazos para *ue las entidades del orden nacional presenten al Arc2ivo .o7 dos 'olios %Fotocopia Gecreto 10. Ane.C. %9erie7 Circulares+ 9ubserie7 Circulares E.E9T$ON GOCJCENTAL.eneral de la Naci n+ ubicado en la carrera 5 No.7 . 5 B @1+ >ogotá G.eneral.ternas(. ??1 )??B?1. Cordial 9aludo+ EOR.E =ALAC$O9 =REC$AGO Girector .se plantearán los lineamientos generales para la realizaci n & presentaci n de Tablas de Retenci n.) de 1@@/(.EEEC=LO GE C$RCJLAR ETTERNA C$RCJLAR ETTERNA No.C+ =ARA7 ENT$GAGE9 GEL ORGEN NAC$ONAL Asunto7 =resentaci n de Tabla de Retenci n Gocumental En cumplimiento a lo dispuesto en el Gecreto 10. All.eneral de la Naci n las Tablas de Retenci n Gocumental+ invitamos a una serie de reuniones peri dicas a los Ee'es de Arc2ivo de las Entidades del Orden Nacional. Gic2as reuniones se realizarán en las instalaciones del Arc2ivo . Original7 G.?) >ogotá G. Copia7 Gestinatario. Nombre del Arc2ivo 9istematizado en G. Olga R. .

co .arc2ivogeneral. 5 NM 5B@1 % 00< 01 11 Fa.AR7 %9itio donde se realiz la reuni n( BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas( A9$9TENTE97 NOC>RE9 A=ELL$GO9+ Cargo B Calidad de miembro dentro del comit".7 00< )? 1@ A.C. 0</// >ogotá G. TT BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %0 interl-neas( BBBBBBBBBBBBBBBBBB FECDA7 %Ciudad+ d-a mes aAo( BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( DORA 7 BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( LJ. TamaAo del 'ormato7 Carta.net. EBCail7 arc2ivogeneralUetb. E9TA>LEC$C$ENTO =K>L$CO AG9CR$TO AL C$N$9TER$O GE CJLTJRA Arc2ivo . ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ+ ZZZZZZZZZZZZZ B ZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ + ZZZZZZZZZZZZ B ZZZZZZZZZZZZ BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %) interl-neas( $NH$TAGO97 NOC>RE9 V A=ELL$GO9+ Cargo ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ + ZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ + ZZZZZZZZZZZZ BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %) interl-neas( AJ9ENTE97 NOC>RE9 V A=ELL$GO9+ Cargo B Calidad de miembro dentro del comit".1.NBFTRGB10). =ágina Yeb7 :::.ENERAL GE LA NAC$ON BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( TWTJLO V CARSCTER GE LA REJN$ON BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( ACTA No.A. Cra.gov.co 1. ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ+ ZZZZZZZZZZZZ B ZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ+ ZZZZZZZZZZZZ B ZZZZZZZZZZZZ BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %) interl-neas( ORGEN GEL GWA7 .eneral de la Naci n.4 ACTA ARCD$HO .A.

...................................................... 0o..... .................... ... .... .............. BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( )o........ ... Nombre del Arc2ivo 9istematizado en la Gependencia *ue e3erce 9ecretar-a de Comit"7 A............BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( 1o..... ..... ..... ..................................... ................ ................ .... .................... .... ... ......................... ..................... .. ........................... BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %) interl-neas( GE9ARROLLO7 BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( 1o......... Original7 Gependencia *ue e3erce 9ecretar-a de Comit" %9erie o 9ubserie a *ue 2a&a lugar(.......... BBBBBBBBBBBBBBBBBB %1 interl-nea( 0o........... ................... ..... Resoluci n No............... ..................... .......... ..................... .......... BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas( CONHOCATOR$A 7 BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %4 interl-neas( F$RCA9 Aut gra'o Aut gra'o NOC>RE9 V A=ELL$GO9 NOC>RE9 V A=ELL$GO9 =residente 9ecretario BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %) interl-neas( GATO9 GEL TRAN9CR$=TOR7 %Nombre & primera letra del apellido..... ..........NBFTRGB100. .. 9e e'ectu la veri'icaci n de *u rum dando inicio a la reuni n....................... ........ ...........E9T$ON GOCJCENTAL... .................. ...... ........... ... 15/ del 11 de octubre del )??)........ ............. .................................. .. ............ .........( .. ........ ........ . .............. .............. .......... ... Heri'icaci n de 1u rum )o.............. Giscusi n & aprobaci n Tabla de Retenci n Gocumental de ZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZ ZZZZZZZ..... Lectura+ discusi n & aprobaci n del Acta anterior.................. ... ..................... .... ........ ....... . ....... Fue presentada la Tabla de Retenci n Gocumental & al respecto ........ 9e dio lectura al Acta anterior+ la cual 'ue aprobada por unanimidad...............

ZZ . B =A. Frente a cada nombre se escribe el cargo *ue ocupa en el organismo. Es conveniente indicar si la ausencia es 3usti'icada o no. B LJ. Ge dos a tres interl-neas deba3o del n8mero de página se escribe el primer párra'o de la%s( página%s( subsiguiente%s(.ENC$AC$ENTO GE ACTA B ACTA7 Es una comunicaci n interna *ue constitu&e la memoria de reuniones o actos administrativos+ cu&o ob3etivo es relacionar lo *ue sucede+ se debate &^o se acuerda en una reuni n. B A9$9TENTE97 Nombres & apellidos en ma&8scula sostenida+ de los integrantes del organismo *ue asistieron a la reuni n. B FECDA7 Escribir el nombre de la ciudad & la 'ec2a+ separado con coma % + ( donde se realiz la reuni n. B $NH$TAGO97 Nombres & apellidos en ma&8scula sostenida+ de los invitados *ue participaron en la reuni n. %9eparado con coma % + ( & la primera letra con ma&8scula(. B TWTJLO7 Escribir centrado+ en ma&8sculas sostenida el nombre del organismo & el carácter de la reuni n.ENE97 9uperior e $z*uierdo 0 cm. 9eguidamente & con gui n % B ( se citará su calidad de integrante en el comit".ZZ 7 Escribir centrado+ en ma&8sculas sostenidas & sin negrilla ACTA No. Frente a cada nombre se escribe el cargo o t-tulo pro'esional %9eparado con coma %+( & la primera letra con ma&8scula. 9eguidamente & con gui n % B ( se citará su calidad de integrante en el comit". $N9TRJCT$HO =ARA EL G$L$./ cm. B CSR.(.$NAC$ON7 9e escribe el n8mero de página entre dos & tres cent-metros del borde superior de la 2o3a+ contra el margen derec2o sin precederlo del s-mbolo %`( ni la abreviatura %No.+ Gerec2o e $n'erior ). %9eparado con coma %+( & la primera letra con ma&8scula(. B ACTA No. B DORA7 Escribir la 2ora de inicio & de 'inalizaci n de la reuni n de cual*uiera de las siguientes 'ormas7 117?? AC a )70? =C @70? a 1470? Doras. El acta se debe elaborar en papel bond tamaAo carta. Escribir el n8mero consecutivo *ue corresponda a la respectiva sesi n# iniciando con ?1 cada aAo.AR7 Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reuni n. . Frente a cada nombre se escribe el cargo *ue ocupa en el organismo. =ARTE9 GEL ACTA B ENCA>E6AGO7 Escribir centrado+ en ma&8sculas sostenida & sin negrilla ARCD$HO . B AJ9ENTE97 Nombres & apellidos en ma&8scula sostenida+ de los integrantes del organismo *ue no asistieron a la reuni n.ENERAL GE LA NAC$ON.TamaAo del 'ormato7 Carta.

EEEC=LO GE ACTA ARCD$HO .eneral de la Naci n+ o'icina de Girecci n .O97 Escribir el nombre completo de los 'irmantes responsables & en la l-nea siguiente se escribe el cargo *ue ocupa en el organismo. 9e anota el nombre completo de la persona *ue presenta una moci n o proposici n+ pero no es necesario anotar el nombre de *uienes se ad2ieren a ella. NOTA7 En el espacio de3ado sobre el nombre+ los 'irmantes deben estampar su aut gra'o o r8brica %con es'ero o bol-gra'o cu&a tinta sea negra(. B GE9ARROLLO7 Con n8meros arábigos identi'icar cada punto del desarrollo del te.ENERALE97 Toda Acta e.B ORGEN GEL GWA7 Con n8meros arábigos relacionar los puntos reglamentarios %Heri'icaci n de *u rum & Lectura & aprobaci n del acta anterior( los mismo *ue los temas a tratar en dic2a reuni n.presa+ se anotan las discrepancias.eneral .ima reuni n.ENERAL GE LA NAC$ON REJN$ON ORG$NAR$A GE COC$T[ EHALJAGOR GE GOCJCENTO9 ACTA No.+ )< de 'ebrero de )??) DORA 7 1170? a 1570? Doras LJ. ???1 FECDA7 >ogotá G.C. B CONHOCATOR$A7 9i se programa nueva reuni n+ se escribe la 'ec2a+ la 2ora & el lugar de la pr .AR7 Arc2ivo . Cuando 2a& lugar a votaci n+ se anota el n8mero de votos a 'avor & el n8mero de votos en contra o en blanco. Los párra'os deben ser concisos+ claros & *ue 2agan "n'asis en las determinaciones tomadas. B GATO9 GEL TRAN9CR$=TOR7 Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor. 9in embargo+ por solicitud e.presa lo tratado en la reuni n sin describir detalles intrascendentales. A9=ECTO9 . B F$RCA9+ NOC>RE9 V CAR.to+ escrito a interlineaci n sencilla entre renglones & a dos entre párra'os %Escribir en tiempo pasado(.

Fue presentado el concepto t"cnico & la Tabla de Retenci n Gocumental de ZZZZZZZZZZZZZZZZZ & al respecto................................................ ....................................................................... ......................................... ................................. ................................. ..... ................................. ...........................E =ALAC$O9 =REC$AGO+ Girector .............. 9e e'ectu la veri'icaci n de *u rum dando inicio a la reuni n...................... )o.............................eneral A.................eneral de la Naci n.............................. GE9ARROLLO7 1o........................ ..........................N+ EO9[ ALETANGER CELO CA9TRO+ Ee'e ....... .........rupo de Correspondencia & Arc2ivo..................................................................... $NH$TAGO97 EL9A CORENO 9ANGOHAL+ 9ecretario ................................................... ORGEN GEL GWA7 1o. .................... CONHOCATOR$A7 La pr ........................................................................................ Giscusi n & aprobaci n Tabla de Retenci n Gocumental de ZZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZ ZZZZZZZZZZZZ ............ .............................................................................................. AJ9ENTE97 CLARA $N[9 CA9$L$CA9+ =ro'esional Especializado Givisi n de Clasi'icaci n & Gescripci n.............................. Heri'icaci n de 1u rum )o............................A9$9TENTE97 EOR..................................... Y$LL$AC CARTWNE6 E$C[NE6+ Ee'e Givisi n de Clasi'icaci n & Gescripci n B 9ecretario.....................................eneral del Arc2ivo ......... ............................ EA$RO EGJARGO =ENA........... 9e dio lectura al Acta anterior+ la cual 'ue aprobada por unanimidad..... .........eneral B =residente........... ................................................ima reuni n se realizará el )1 de ma&o del )??)+ a partir de las @7?? a.................... ..... Lectura+ discusi n & aprobaci n del Acta anterior 0o..................................................................................................................... ............+ en la O'icina de Girecci n .............. .................................................................... ....... EEEC=LO GE ACTA %continuaci n( 0o.........................................m.....O9+ =ro'esional Jniversitario Givisi n de Clasi'icaci n & Gescripci n............................

......E =ALAC$O9 =REC$AGO Y$LL$AC CARTWNE6 E$C[NE6 =residente 9ecretario BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB %) interl-neas( Cilena L..... . TTTTBTT BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea ( Ciudad BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 0 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB 9eAor+ Goctora+ $ngeniero+ Licenciado %9eg8n el caso( NOC>RE9 V A=ELL$GO9 Cargo Genominaci n o Raz n 9ocial de la Entidad Girecci n Gomicilio BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB Asunto7 %opcional( BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas( 9aludo %e............... .... 1.... ........presi n opcional( E3......... . ......................... .E9T$ON GOCJCENTAL. Gependencia(B%C d. ...... .... Cordial saludo seAor Forero7 BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea( Te. .................to ......... ... BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( Gespedida+ ..... .../... ............ . 9erie &^o 9ubserie( Radicado No..Aut gra'o Aut gra'o EOR..........1......... Nombre del Arc2ivo 9istematizado la Gependencia *ue e3erce la 9ecretar-a de Comit"7 A....................... Resoluci n No....NBFTRGB100...... ...... CARTA9 %C d............ TamaAo del 'ormato7 Carta.......... ..... Original7 Gependencia *ue e3erce 9ecretar-a de Comit" %9erie o 9ubserie a *ue 2a&a lugar(.. ...... .. 15/ del 11 de octubre del )??).........

A continuaci n del c digo consignar el n8mero de radicado de la comunicaci n u o'icio al cual se esta dando respuesta+ & separado con gui n los dos 8ltimos d-gitos del aAo de dic2o radicado.+ $z*uierdo 4 cm. TamaAo del Formato7 Carta. .os7 %opcional( BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 1 interl-nea ( Gatos del transcriptor .ENC$AC$ENTO GE CARTA B CARTA7 Es una comunicaci n escrita+ *ue tiene como ob3etivo principal dar un mensa3e+ se emplearán para responder o'icios+ suministrar in'ormaci n & presentar solicitudes 'uera de la Entidad. B CSR.BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % 4 interl-neas ( BBBBBBBBBBBBBBBBBB NOC>RE GEL REC$TENTE Cargo BBBBBBBBBBBBBBBBBB BBBBBBBBBBBBBBBBBB % ) interl-neas ( Ane.+ $n'erior & Gerec2o 0 cm. B =A.CA %9erie7 Consecutivo de Correspondencia( Resoluci n No. =odrán ser dirigidas a personas naturales &^o 3ur-dicas+ seg8n sea el caso. Escriba el nombre del departamento o pa-s cuando va dirigida a otro lugar. Ge dos a cuatro interl-neas deba3o del n8mero de página se escribe el primer párra'o de la%s( página%s( subsiguiente%s(. Knicamente el original %& las copias *ue se diri3an a otros destinatarios si es el caso( se imprime%n( en papel con membrete & logotipo. $N9TRJCT$HO =ARA G$L$.NBFTRGB1)@.E9T$ON GOCJCENTAL Original7 =ersona natural &^o 3ur-dica %destinatario( 1a Copia7 Gependencia =roductora )a Copia7 . B GATO9 GEL GE9T$NATAR$O7 No colocar negrilla ni subra&ar+ no use abreviaturas+ en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario+ escribir el nombre de la ciudad a8n tratándose de correspondencia local. 15/ del 11 de octubre del )??) Nombre del Arc2ivo 9istematizado en la Gependencia7 A.$NAC$ON7 9e escribe el n8mero de página entre dos & tres cent-metros del borde superior de la 2o3a+ contra el margen derec2o.ENE97 9uperior / cm. B C$JGAG7 En la o'icina productora se anota el nombre de la ciudad.O7 Consignar al margen iz*uierdo los n8meros *ue identi'ican la dependencia productora seguida de gui n % B (+ colocar los n8meros *ue identi'ican la serie o subserie *ue corresponda+ separando estos dos n8meros con un punto. =ARTE9 GE LA CARTA B COG$.

B GATO9 GEL REC$TENTE7 Nombres & apellidos en ma&8sculas sostenidas.RACA T$=O =ARA LA OR.(.C.rupo de Traba3o+ Jnidad+ =residente o 9ecretario de Comit"( seg8n lo autorizado en Canuales de C"todos & =rocedimientos de la respectiva dependencia. El cargo se anota en la l-nea siguiente con ma&8scula inicial.imo en 5 palabras+ con ma&8scula inicial & sin subra&ar.terna Apreciado doctor Ram-rez7 Ce permito in'ormarle *ue el d-a 10 de diciembre del presente+ se dirigirá a la .presi n de cortes-a *ue puede ser breve seguida de coma % + ( %Atentamente+( o 'rase de cortes-a terminada en punto % . TTTTBTT( >ogotá G.?1 %Radicado No. 9e coloca al margen iz*uierdo de la 2o3a. No utilizar negrilla+ subra&ar o centrar. Redactar el te.obernaci n de >o&acá Calle )? No. B TETTO7 9e escribe a una l-nea entre renglones & a dos entre párra'os. B GE9=EG$GA7 E. B 9ALJGO7 %Opcional( E3emplo7 Apreciado doctor Ram-rez.ENERAL GEL GE=ARTACENTO].B A9JNTO7 %Opcional( Constitu&e la s-ntesis del tema de la carta+ e.AN$6AC$ON GEL ARCD$HO .presado má. Ge igual manera+ por su intermedio solicito se tenga preparado para este d-a un in'orme . ( %Agradecemos su gentil colaboraci n.to en 'orma clara+ breve+ directa+ sencilla & cort"s+ omitiendo temas personales & tratando s lo un asunto por carta.eneral .J9TAHO RACWRE6 E9=$NO9A 9ecretario .obernaci n de >o&acá+ la doctora EC$LGA ORT$6 =ARGO+ con el prop sito de 2acer una visita de inspecci n de avance del pro&ecto \G$9EXO E $C=LANTAC$ON GE JN =RO. B GATO9 GEL TRAN9CR$=TOR7 Consignar uno de los nombres & la primera letra del apellido.o. @B@? Tun3a+ >o&acá Asunto7 Asistencia T"cnica E. El remitente es el Ee'e de Gependencia %O'icina+ Givisi n+ . B ANETO97 %Opcional( Consignar la cantidad de 2o3as o el tipo de ane. NOTA7 La 'irma o aut gra'o debe 2acerse con es'ero o bol-gra'o de tinta negra. EEEC=LO GE CARTA 0?)B14. Goctor .

Cra.net. 1.arc2ivogeneral. =ágina Yeb7 :::. Nombre del Arc2ivo 9istematizado en la Gependencia7 A.eneral de la Naci n. Eenn& A.0.+ ciudad & pa-s.co 1.0.NBFTRGB1)@ TamaAo del 'ormato7 Carta. E9TA>LEC$C$ENTO =K>L$CO AG9CR$TO AL C$N$9TER$O GE CJLTJRA Arc2ivo . Re*uisitos p.o7 Formato diligenciamiento de inspecci n.ENC$AC$ENTO GE 9O>RE9 =ARA EL ENHWO GE GOCJCENTO9 NTC 005@ \Elaboraci n de sobres] Numeral 0. EBCail7 arc2ivogeneralUetb.A. CARCAC$ON GE ET$1JETA9 V ROTJLO9 $nscripci n de los siguientes datos7 Nombre del Remitente+ nombre del destinatario+ cargo+ direcci n+ tel"'ono+ 'a.ENERALE9 =ARA LA =ROGJCC$ON GOCJCENTAL 1.os+ por tanto+ no se deberán incluir más arc2ivos+ para agilizar la revisi n del antivirus# además cada dis*uete se deberá identi'icar en la . 5 NM 5B@1 % 00< 01 11 Fa.C.).7 00< )? 1@ A. 0</// >ogotá G. Cordial saludo+ EL9A CORENO 9ANGOHAL 9ecretaria .co .CA %9erie7 Consecutivo de Correspondencia( Resoluci n No. . 15/ del 11 de octubre del )??). En el caso de medios magn"ticos7 \Cuando se env-an dos o más comunicaciones en uno o más dis*uetes+ se debe ad3untar la lista con los nombres de los arc2ivos en "l %los( contenidos & sus correspondientes ane.eneral Ane.0.sobre el avance alcanzado. CANJAL GE FORCA9 =ERTENEC$ENTE A LA ENT$GAG Compilaci n de los 'ormatos regulados en Canuales de =rocesos & =rocedimientos. G$RECTR$CE9 . 0B@ 1.E9T$ON GOCJCENTAL Original7 =ersona natural o 3ur-dica %destinatario( 1a Copia7 Gependencia =roductora )a Copia7 .).1.gov. G$L$.

=ara documentos *ue sean de conservaci n permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresi n de matriz de punto] %Concepto t"cnico . 0+ Numeral )+ párra'o 0( Transporte de discos magn"ticos7 e deben tomar precauciones adecuadas para el transporte de los discos.ista un espacio su'iciente entre el cartuc2o & la super'icie e.@ de )??0 B Reglamento para el uso de $nternet & Correo Electr nico en el A.traAa. El matiz del color de la tinta debe ser uni'orme a trav"s de toda la escritura.puesto a la luz del d-a+ ra&os ultravioleta o sumergirla en agua o alco2ol] . ?. 0+ Numeral )+ párra'o )( \En raz n del riesgo de virus in'ormático & con el 'in de preservar la in'ormaci n+ se deben e.eti*ueta & a lápiz con el nombre de la dependencia & una vez *ue se realice el procedimiento de env-o o recepci n se podrá borrar la in'ormaci n+ para *ue el dis*uete pueda ser reutilizado].57+ \E*uipos & 8tiles de o'icina. 9e recomienda utilizar cartuc2os originales.1.terior del empa*ue 'inal de tal manera *ue el riesgo de daAo de la banda magn"tica sea despreciable] NTC )5<57 \Elementos para in'ormática. Cartuc2os de disco 'le. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de p"rdida de color al ser e. T[CN$CA9 GE $C=RE9$ON \Tintas7 deben poseer estabilidad *u-mica+ ser insolubles en contacto con la 2umedad+ no presentar modi'icaci n de color & no transmitir acidez al soporte. NTC )))071@. ]. %Arc2ivo . 9e recomienda *ue e.10 %1@@@( del Arc2ivo . \Las tintas *ue se empleen en la generaci n de documentos de arc2ivo deberán cumplir con las siguientes especi'icaciones7 La tinta para escribir debe ser un l-*uido uni'orme+ libre de sedimento+ materiales en suspensi n o elementos e.rupo . Art.%Resoluci n No.0. Estos bol-gra'os+ por la clase de colorantes & solventes *ue contienen+ son solubles en agua+ tienden a e.ible de @? mm %0/ pulgadas( caracter-sticas '-sicas & dimensionales]+ numeral 5.rupo de Correspondencia & Arc2ivo+ además deben ser trasladados & guardados en los empa*ues *ue 'ueron entregados por el . ?.4 La rotulaci n para identi'icaci n de in'ormaci n o arc2ivos dentro de una cinta magn"tica se 2ará con'orme a la NTC ).CA. 9e conocen como sistemas de impresi n los denominados láser & los de in&ecci n.eneral de la Naci n+ no se deben utilizar micropuntas o es'eros de tinta 28meda.N. Tinta l-*uida para escribir Ge acuerdo con la Circular $nterna No. 1. Estos deben estar dentro de un empa*ue protector libre de polvo+ materia e.0. La tinta debe 'luir de la pluma o la respectiva 'uente+ 'ácil & libremente sin interrupciones+ permitiendo una escritura suave %no abrasiva( & debe secar rápidamente.eneral de la Naci n+ )??1(. .rupo Laboratorio de Restauraci n+ Arc2ivo .@ de )??0 B Reglamento para el uso de $nternet & Correo Electr nico en el A. Estructura de arc2ivo & rotulado de cintas magn"ticas para intercambio de in'ormaci n].@57 istemas de procesamiento de la in'ormaci n.aminar & vacunar los dis*uetes+ antes & despu"s de remitirlos al .traAos# no debe presentar separaci n de componentes o coagulaci n.N.pandirse+ perder su coloraci n en corto tiempo# &+ a8n en condiciones estables de almacenamiento+ pueden presentar p"rdida de legibilidad en la in'ormaci n]. Art.%Resoluci n No.eneral de la Naci n.

terna e interna El Art-culo 57 \Numeraci n de actos administrativos. La numeraci n de los actos administrativos debe ser consecutiva & las o'icinas encargadas de dic2a actividad+ se . %0.4. Los soportes deben revisarse peri dicamente+ sea cual sea la tecnolog-a empleada para su conservaci n & si es de caso deben 2acerse migraciones o conversiones a otras tecnolog-as más avanzadas *ue garanticen la integridad de la in'ormaci n guardada & su reproducci n e. Las tintas de impresi n deben poseer estabilidad *u-mica+ ser insolubles en contacto con la 2umedad+ no presentar modi'icaci n de color & no transmitir acidez al soporte./ pulgadas(+ caracter-sticas dimensionales+ '-sicas & magn"ticas] NTC )5<5..N ?5? de )??1+ Art-culo @b Conservaci n documental7 se establece *ue \Las entidades son responsables por la adecuada conservaci n de su documentaci n+ para ello deben incluir en sus programas de gesti n documental & en sus manuales de procedimientos+ pautas *ue aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producci n. G$=LOCST$CA GOCJCENTAL En el Acuerdo A. As-+ se re*uieren adoptar las normas relativas a la permanencia & la durabilidad de los soportes+ tales como la NTC 4405 para papel & la NTC )5<5 aplicable a los soportes digitales.ento de lignina cu&o valor de pD est" en rango de <.0./ pulgadas(+ caracter-sticas dimensionales+ '-sicas & magn"ticas Es recomendable la utilizaci n de papeler-a con grama3e entre </ & @? g^m)+ libre de ácido & e./ de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4405 \=apel para documentos de arc2ivo7 re*uisitos para la permanencia & durabilidad]. \ Cartuc2os de disco 'le.Laboratorio de Restauraci n Concepto T"cnico+ Giciembre 1? de )??4( 1.0.ible de @? mm %0. T$=O9 GE 9O=ORTE9 En el Acuerdo A. =ara la in'ormaci n generada o guardada en medios magn"ticos+ deben seguirse las instrucciones de sus 'abricantes en relaci n con su preservaci n & debe producirse en 'ormatos compatibles+ cuidando la posibilidad de recuperaci n+ copiado & reproducci n libre de virus in'ormáticos.ible de @? mm.N ?5? de )??1 se destaca lo siguiente7 El Art-culo 47 9eAala *ue las entidades deben establecer *ue cargos están autorizados para 'irmar la documentaci n e. 1. \El =apel para escribir e imprimir %papel bond(7 el destinado a la escritura & a la impresi n tipográ'ica+ con buena resistencia al borrado mecánico & con super'icies libres de pelusas] NTC 15<0 \=apel & cart n7 papel para escribir e imprimir] 9oportes digitales7 \Cartuc2os de disco 'le./. La manipulaci n+ las prácticas de migraci n de la in'ormaci n & la producci n de baccups+ serán adaptadas para asegurar la reproducci n & recuperaci n 2asta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento & 'ormatos de grabaci n de la in'ormaci n].? a .acta.

1.encargarán de llevar los controles+ atender las consultas & los reportes necesarios & serán responsables de *ue no se reserven+ tac2en o enmienden n8meros+ no se numeren los actos administrativos *ue no est"n debidamente 'irmados & se cumplan todas las disposiciones establecidas para el e'ecto. $denti'icaci n de valores primarios de la documentaci n.ENTE =ara producir documentos *ue est"n seAalados en la tabla de retenci n documental debe registrarse en caso necesario el c digo de la respectiva serie &^o subserie & en el respectivo 'ormato o tipolog-a documental seAalada. Etapa $$7 Análisis e interpretaci n de la in'ormaci n recolectada Con'ormaci n de series & subseries con sus respectivos tipos documentales+ teniendo como . Organigrama actual+ resoluciones &^o acto administrativo de creaci n de grupos & asignaci n de 'unciones. Análisis de la producci n & trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. $denti'icaci n & de'inici n de unidades documentales.4. b( Entrevista con los productores de los documentos de la instituci n.4.istentes para el e'ecto+ involucrando el concepto de imagen corporativa+ la cual inclu&e+ entre otros+ la le&enda de pie de página *ue debe contener+ la direcci n+ el n8mero del conmutador+ el n8mero de 'a.1 TA>LA GE RETENC$ON GOCJCENTAL B ELA>ORAC$ON V EHALJAC$ON 9i la entidad a8n no cuenta con su Tabla de retenci n documental+ re*uisito para implementaci n del programa de gesti n documental+ proceda con la elaboraci n siguiendo la metodolog-a e. 1.( Estructura interna vigente de la entidad+ manuales de 'unciones & de procedimientos.presada en el Cini Q Canual de Tablas de retenci n & trans'erencias documentales Q versi n actualizada+ *ue contempla las siguientes etapas7 Etapa $7 $nvestigaci n preliminar sobre la instituci n a( Compilaci n de la in'ormaci n institucional Gisposiciones legales+ actos administrativos & otras normas relativas a la creaci n & cambios estructurales de la entidad %decretos+ acuerdos+ resoluciones.] El Art-culo 147 Estipula *ue las entidades deben establecer en sus manuales de procedimientos+ la manera de elaborar o'icios+ cartas+ memorandos & otros+ teniendo en cuenta las normas $CONTEC e. TA>LA GE RETENC$ON GOCJCENTAL B A=RO>AGA O H$. institucional+ la direcci n de la página :eb & la direcci n de correo electr nico de la entidad.

os *ue sustenten los procesos & criterios empleados en su elaboraci n.eneral de la Naci n+ por su parte+ e3ercerá 'unciones de inspecci n & vigilancia en concordancia con el art-culo 0) de la Le& /@4 de )???. $nstructivo para su aplicaci n Normas para la organizaci n de los arc2ivos de gesti n en concordancia con la TRG de cada o'icina. ). ANETO ). Haloraci n & 9elecci n Gocumental+ basándose en los -tem /+ <+ @+ 1?+ 11+ 1)+ 10+ 14+ de la Encuesta Estudio Jnidad Gocumental %parte $$(.rupo de Correspondencia & Arc2ivo+ del Arc2ivo .$9TRO V RAG$CAC$ON GE COCJN$CAC$ONE9 OF$C$ALE9 %A.( & el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.@ de )??0 B Reglamento para el uso de $nternet & Correo Electr nico en el A.1(+ teniendo como punto de partida las series & subseries documentales *ue tramita & administra cada dependencia. de 1@@. Las instancias evaluadoras veri'icarán la aplicaci n de las Tablas de Retenci n Gocumental & el Arc2ivo ..os %Resoluci n No. 9i la instancia competente 2ace observaciones a las Tablas de Retenci n Gocumental presentadas+ la entidad esta obligada a atenderlas & deberá presentarlas nuevamente+ para su aprobaci n.N.cepto ane.7 Recepci n centralizada+ para la recepci n se imprime en papel bond entre </ & @? g^m) Correo electr nico7 Recepci n centralizada+ para la recepci n se imprime+ e. Art. Canual de C"todos & =rocedimientos del . Remisi n de las TRG al secretario del Comit" Evaluador de Gocumentos o a la instancia correspondiente+ para estudio & trámite+ acompaAadas de los ane.N FORCATO G$.os 11 & 11. RECE=C$ON GE GOCJCENTO9 ). Etapa $$$7 Elaboraci n & presentaci n de las Tablas de Retenci n Gocumental Elaboraci n de propuesta de Tabla de Retenci n Gocumental %ver ane. Etapa $H7 Aplicaci n Jna vez elaboradas & aprobadas las TRG debe 2acerse su di'usi n indicando7 Fec2a a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. ?. 0+ numeral 0( =ágina Yeb7 Recepci n descentralizada para trámites en l-nea & env-o centralizado+ para la recepci n se imprime.eneral de la Naci n+ Resoluci n )<.os *ue sustenten el proceso de elaboraci n & aseguren su comprensi n & aplicaci n.base la Encuesta Estudio Jnidad Gocumental %parte $$+ -tem .$TAL( . Las TRG deben presentarse acompaAadas de una introducci n & de los ane. =resentaci n & aval de la propuesta de Tabla de Retenci n mediante Acta del Comit" de Arc2ivo de la Entidad.1 CEG$O9 GE RECE=C$ON Censa3er-a & Correo tradicional7 Firma de planilla o constancia de recibido &^o copia del documento recibido Fa.) =LAN$LLA GE RE.

NBFTRGB115 ).eneral de la Naci n. La >iblioteca in'ormará a la Girecci n respecto de estas publicaciones] %Resoluci n A.0 =LAN$LLA GE GOCJCENTO9 $NFORCAT$HO9 Ge las comunicaciones o'iciales recibidas7 \Los documentos de carácter bibliográ'ico+ como boletines+ libros+ catálogos & revistas no se radicarán & se remitirán mediante una planilla a la >iblioteca del A. Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo .Acuerdo A. Art-culo Octavo7 Control de comunicaciones o'iciales7 Las unidades de correspondencia+ elaborarán planillas+ 'ormatos & controles manuales o automatizados *ue permitan certi'icar la recepci n de los documentos+ por parte de los 'uncionarios competentes & dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. ).N ?5? GE )??1 \Art-culo 1uinto7 =rocedimientos para la radicaci n de comunicaciones o'iciales7 Los procedimientos para la radicaci n de comunicaciones o'iciales+ velarán por la transparencia de la actuaci n administrativa+ raz n por la cual+ no se podrán reservar n8meros de radicaci n+ ni 2abrá n8meros repetidos+ enmendados+ corregidos o tac2ados+ la numeraci n será asignada en estricto orden de recepci n de los documentos# cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia+ se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.terna Recibida %A.4 =LAN$LLA GE GOCJCENTO9 $NTERNO9 Acuerdo A.m.N ?)5 de )??4. Her 'ormato A. 9i por alguna circunstancia+ la urgencia e importancia de una comunicaci n amerita su distribuci n inmediata+ el 'uncionario del ./ =LAN$LLA =ARA G$9TR$>JC$ON GE CORRE9=ONGENC$A ETTERNA REC$>$GA Controles de las comunicaciones o'iciales7 \Registro de Correspondencia E.N ?)5 de )??4. ).NBFTRGB11<(7 Este se genera diariamente & debe ser 'irmado por los 'uncionarios responsables de recibir las comunicaciones o'iciales en cada dependencia] %Resoluci n A. Art-culo <+ párra'o 0(. Art-culo /+ parágra'o )(.m. Al comenzar cada aAo+ se iniciará la radicaci n consecutiva a partir de uno+ utilizando sistemas manuales+ mecánicos o automatizados].\ ).N ?5? de )??1 Art-culo 9"ptimo7 Comunicaciones internas7 \=ara las comunicaciones internas de carácter o'icial+ las entidades deberán establecer controles & procedimientos *ue permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas+ utilizando los c digos de las dependencias+ la numeraci n consecutiva & sistemas *ue permitan la consulta oportunamente+ &a sean "stos+ manuales o automatizados.5 G$RECTR$6 GE G$9TR$>JC$ON GE GOCJCENTO9 REC$>$GO9 \=ara los recorridos internos de distribuci n de comunicaciones o'iciales+ se 2an establecido dos turnos7 @7?? a. Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo . & 070? p.eneral de la Naci n.N+ en donde se establecerá si deben 'ormar parte de la colecci n.

N ?)5 de )??4. Art-culo @(..A G$RECTA EN LA9 ENT$GAGE9. .rupo de Correspondencia+ in'ormará a la dependencia competente]. %Resoluci n No.NBFRB15@ & Control para pago de transporte urbano del A. %Resoluci n A.NB FTRGB1)0 &^o copia del documento recibido .ENERAL V GE A9JNTO9 EJRWG$CO9 B . Art-culo @(.RJ=O GE CORRE9=ONGENC$A V ARCD$HO CONTROL GE CORRE9=ONGENC$A =ARA ENTRE.@ de )??0 B Reglamento para el uso de $nternet & Correo Electr nico en el A.eneral de la Naci n. Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo . Cuando se presenten diligencias no programadas & con carácter urgente+ se atenderán de acuerdo con la disponibilidad del personal del . ?. ).N. Los recorridos de mensa3er-a e. ?. %Resoluci n No. 9i por error recibe este mensa3e+ 'avor reenviar & borrar el mensa3e recibido inmediatamente]. Art-culo 0b numeral /( RE=K>L$CA GE COLOC>$A ARCD$HO .N. Art-culo 0b numeral )b+ párra'o 1( \Las comunicaciones o'iciales enviadas por correo electr nico deberán incluir el siguiente mensa3e7 \La in'ormaci n contenida en esta comunicaci n es con'idencial & s lo puede ser utilizada por la persona natural o 3ur-dica a la cual está dirigida.eneral de la Naci n. Esta comunicaci n en medio magn"tico debe corresponder 'ielmente a la comunicaci n impresa.< G$RECTR$6 GE G$9TR$>JC$ON GE GOCJCENTO9 ENH$AGO9 Censa3er-a7 Giligenciamiento de Control de correspondencia para entrega directa en las entidades A. =ara enviar comunicaciones por correo electr nico+ se produce en original & copia impresa debidamente 'irmada para su radicaci n+ se remite a la Jnidad de Correspondencia ad3untando el medio magn"tico con la comunicaci n & sus ane.CA.terna se atenderán en dos turnos7 Jno en la maAana & otro en la tarde.] %Resoluci n A.os. 9i no es el destinatario autorizado+ cual*uier retenci n+ di'usi n+ distribuci n o copia de este mensa3e+ se encuentra pro2ibida & sancionada por la le&.N ?)5 de )??4.N Formato A.ENERAL GE LA NAC$ON 9ECRETARWA .@ de )??0 B Reglamento para el uso de $nternet & Correo Electr nico en el A. Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo .

NKCERO GE RAG$CAC$ON FECDA REC$TE GE9T$NO V G$RECC$ON RE9=ON9A>LE OL .

.

.

Cuando las circunstancias lo e.os para ser remitidos por los e*uipos dispuestos por la entidad. El correo electr nico mediante el programa Outlooc.+ Correo electr nico & =ágina Yeb7 Organizaci n de los documentos & sus ane. ). %Resoluci n No. ] Art. Cuando se re*uiera embala3e se 2ace con papel cra't & el amarre con cinta de 'a&a+ si se utilizan ca3as serán de cart n corrugado libre de ácido e icopor para protecci n..7 Giligenciamiento 'ormato Registro de correspondencia enviada por 'a. Cual*uiera sea la 'orma de empa*ue se deberá 2acer la identi'icaci n & el rotulado. )+ párra'o ) . \Cuando se env-an dos o más comunicaciones en uno o más dis*uetes+ se debe ad3untar la lista con los nombres de los arc2ivos en "l %los( contenidos & sus correspondientes ane.NBFRB15@ &^o copia de recibido . A. Fa. )+ párra'o 4( ). AL$9TAC$ENTO FW9$CO GE LO9 GOCJCENTO9 ENH$AGO9 Censa3er-a & Correo tradicional7 $nclusi n de documentos impresos dentro de los sobres de carta o manila+ planos en tubos o rollos & medios magn"ticos & análogos en ca3as diseAadas para tal 'in & sobre de manila burbu3a .@ de )??0 B Reglamento para el uso de $nternet & Correo Electr nico en el A.Correo tradicional7 Giligenciamiento de =lanillas normalizadas AG=O9TAL Fa.N.NBFTRGB 1)) Correo electr nico & =ágina Yeb7 Env-o centralizado en la Jnidad de Correspondencia.os] Art. \Jna vez enviado el mensa3e se devolverá el dis*uete a la dependencia+ se imprimirá & radicará el reporte de env-o tanto para la dependencia remitente como el consecutivo de correspondencia.i3an+ cada dependencia solicitará acuse de recibo o con'irmará con el destinatario la recepci n del mensa3e. ?.@ CON9TANC$A9 GE ENHWO Censa3er-a7 planilla A.

N No. .7 Reporte de env-o+ impreso de manera automática por el e*uipo de 'a. La unidad de Arc2ivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la veri'icaci n de la aplicaci n de la Tabla de Retenci n Gocumental en las dependencias & un plan de me3oramiento en el corto plazo+ para atender las modi'icaciones suscitadas por cambios en los procedimientos+ re'ormas organizacionales & 'unciones.NB FTRGB1)) Correo electr nico & =ágina Yeb7 Reporte de env-o desde el sistema electr nico de mensa3er-a ANETO 07 A=L$CAC$ON GE TA>LA9 GE RETENC$ON GOCJCENTAL El ACJERGO A. Las trans'erencias documentales primarias & secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retenci n Gocumental+ siguiendo+ los procedimientos de limpieza de la documentaci n+ eliminaci n del material metálico+ identi'icaci n de material a'ectado por biodeterioro. ETA=A 1J$NTA.pedirá el acto administrativo correspondiente+ *ue ordene su di'usi n ante los servidores p8blicos de la Entidad+ para garantizar su aplicaci n. El cronograma lo establecerá la Jnidad de Arc2ivo de la Entidad. & =lanilla A. La Jnidad de Arc2ivo capacitará a todos los servidores p8blicos de la Entidad+ para la aplicaci n de las TRG+ as.Correo tradicional7 =lanillas normalizadas AG=O9TAL & copia de gu-as Fa.mismo+ elaborará los instructivos *ue re'uercen & normalicen la organizaci n de los documentos & arc2ivos de gesti n & la preparaci n de las trans'erencias documentales. ?0@ de )??) =or el cual se regula el procedimiento para la elaboraci n & aplicaci n de las Tablas de Retenci n Gocumental en desarrollo del Articulo )4 de la Le& /@4 de )???+ establece en su Art-culo =rimero lo siguiente7 \CJARTA ETA=A. 9eguimiento & actualizaci n de las Tablas de retenci n Gocumental. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retenci n Gocumental se destruirán & se de3ará constancia en Acta *ue será suscrita por el =residente del Comit" de Arc2ivo+ el Ee'e de Arc2ivo & el de la dependencia respectiva. La organizaci n de los documentos en las di'erentes 'ases de arc2ivo7 gesti n+ central e 2ist rico se 2ará con 'undamento en las Tablas de Retenci n Gocumental. Aplicaci n Aprobadas las Tablas de Retenci n Gocumental por la instancia competente+ el representante legal e.

). Cuando las TRG se actualicen es responsabilidad del Comit" de Arc2ivo+ aprobar su actualizaci n. Cada Jnidad Administrativa de Arc2ivo+ deberá responder por la adecuada di'usi n & cumplimiento del acto administrativo+ garante legal *ue apo&ará el desarrollo de las 3ornadas de sensibilizaci n+ capacitaci n & aplicaci n de las pol-ticas arc2iv-sticas de gesti n documental emprendidas por la Entidad.RAFO 7 La Tabla de Retenci n Gocumental se aplicará a partir de su aprobaci n & servirá de re'erente para la organizaci n & con'ormaci n de series & subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobaci n + siempre & cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboraci n de las TRG]. 0.1.AC$ON GE ACTO AGC$N$9TRAT$HO GE AGO=C$ON E $C=LECENTAC$ON GE LA9 TRG Jna vez aprobadas las Tablas de Retenci n Gocumental por la instancia competente+ el representante legal de la entidad respectiva+ e.N ?0@ de )??)+ el .rupo de Correspondencia & Arc2ivo del A. G$9EXO GE $N9TRJCT$HO =ARA LA A=L$CAC$ON GE TRG .$CO9. Con 'undamento en el mencionado Acuerdo A. Jn arc2ivo bien organizado se convierte en un elemento base+ para *uienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones o para *uienes desean acudir a las 'uentes primarias con el prop sito de veri'icar+ comprobar o adelantar estudios e investigaciones. =ROCJL. La Tabla de Retenci n Gocumental se adoptará a partir de su aprobaci n & servirá de re'erente para la organizaci n & con'ormaci n de series & subseries de los documentos+ tanto vigentes+ como los producidos con anterioridad a la aprobaci n+ siempre & cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboraci n de las TRG.Las modi'icaciones a las Tablas de Retenci n documental *ue sur3an del seguimiento o de la solicitud de la dependencia+ deberán ser evaluadas por la Jnidad de Arc2ivo de la Entidad & aprobadas por el Comit" de Arc2ivo de la misma. =ARS.N con'orma el =ro&ecto de Cartilla de Aplicaci n de Tablas de Retenci n Gocumental Q)??0+ en el cual se o'recen las siguientes directrices *ue orientan la adecuada implementaci n de las TRG7 =A9O9 CETOGOLO.pedirá el acto administrativo correspondiente+ *ue ordene su di'usi n en cada una de las dependencias & por ende entre los 'uncionarios de la Entidad+ para garantizar su aplicaci n. La adopci n & aplicaci n de las Tablas de retenci n documental+ tiene por 'inalidad apo&ar la autorregulaci n & racionalizaci n de los recursos de in'ormaci n de las entidades. Teniendo en cuenta *ue los arc2ivos de las entidades garantizan el cumplimiento de actividades+ 'unciones+ procesos & procedimientos+ se re*uiere impulsar la creaci n de adecuados mecanismos de recuperaci n & consulta de los documentos. 0.

). Esta actividad se consolida en la primera 'ase conocida como Arc2ivo de . El Acuerdo A.AN$6AC$ON GE LO9 ARCD$HO9 GE .N No. 0( La ubicaci n '-sica de los documentos responderá a la con'ormaci n de los e.E9T$ON GOCJCENTAL Con el prop sito de lograr en los 'uncionarios de la entidad la apropiaci n de conocimientos en aspectos como7 los 'undamentos arc2iv-sticos+ la normatividad+ la organizaci n te ricoBpráctica de los arc2ivos# conviene adelantar permanentemente cursos + seminariosBtalleres de inducci n & reinducci n en temas tales de organizaci n+ disposici n & consulta de arc2ivos+ entre otros+ se deberá establecer un cronograma de esta capacitaci n.esti n. ?4) de )??)+ \=or el cual se establecen los criterios para la organizaci n de los arc2ivos de gesti n en las entidades p8blicas & las privadas *ue cumplen 'unciones p8blicas]+ 'ormula en su Art-culo 47 \Organizaci n de arc2ivos de gesti n.). 4( Los tipos documentales *ue integran las unidades documentales de las series & subseries+ . 0. 1( La organizaci n de los arc2ivos de gesti n debe basarse en la Tabla de Retenci n Gocumental debidamente aprobada.eneral de la Naci n &+ m"todos & procedimientos implantados en la entidad+ relacionados con la producci n+ recibo+ radicaci n+ distribuci n+ trámite+ retenci n+ almacenamiento+ recuperaci n+ protecci n & trans'erencia documental. El instructivo se convierte entonces+ en un instrumento de obligatorio conocimiento & cumplimiento por parte de *uienes tienen la responsabilidad de la gesti n documental en la entidad & debe contener como m-nimo los siguientes elementos7 0.) CR$TER$O9 =ARA LA OR.Con el prop sito de orientar la organizaci n de los arc2ivos en cada una de sus 'ases+ las entidades están llamadas a elaborar instructivos *ue ilustren los procesos arc2iv-sticos desde la 'ase de 'ormaci n de los arc2ivos de gesti n 2asta la con'ormaci n del arc2ivo 2ist rico+ con su3eci n a las pol-ticas+ normas establecidas por el Arc2ivo . El documento con la 'ec2a más antigua de producci n+ será el primer documento *ue se encontrará al abrir la carpeta & la 'ec2a más reciente se encontrará al 'inal de la misma.E9T$ON Cada dependencia re8ne la documentaci n en trámite o sometida a continua utilizaci n & consulta administrativa+ este proceso da lugar a la identi'icaci n correcta de las series & subseries documentales+ 'unci n básica de la gesti n documental.pedientes+ los tipos documentales se ordenarán de tal manera *ue se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. )( La apertura e identi'icaci n de las carpetas debe re'le3ar las series & subseries correspondientes a cada unidad administrativa.1 CA=AC$TAC$ON V 9EN9$>$L$6AC$ON ARCD$HW9T$CA =ARA FJNC$ONAR$O9 RE9=ON9A>LE9 GE LA .

tremas de los mismos.pedientes e.eneral de la Naci n sobre la Organizaci n de las Distorias Laborales establece *ue7 \Gentro de los criterios t"cnicos establecidos por el Arc2ivo .P =asado Eudicial Q Certi'icado de Antecedentes =enales @P Certi'icado de Antecedentes Fiscales 1?P Certi'icado de Antecedentes Gisciplinarios 11P Geclaraci n de >ienes & Rentas 1)P Certi'icado de aptitud laboral %e. 1/P Evaluaci n del GesempeAo .pediente de Distoria Laboral debe contener como m-nimo los siguientes documentos+ respondiendo a la 'orma de vinculaci n laboral en cada entidad7 1P Acto administrativo de nombramiento o contrato de traba3o )P O'icio de noti'icaci n del nombramiento o contrato de traba3o 0P O'icio de aceptaci n del nombramiento en el cargo o contrato de traba3o 4P Gocumentos de identi'icaci n /P Do3a de Hida %Formato Knico Funci n =8blica( 5P 9oportes documentales de estudios & e.pedida por el Gepartamento Administrativo de la Funci n =ublica & el Arc2ivo . <( Las ca3as *ue se utilicen para la trans'erencia se identi'icarán as-7 c digo de la dependencia cuando se trate de trans'erencias primarias+ 'ondo+ secci n+ lega3os identi'icados con su n8mero respectivo+ libros cuando sea del caso+ identi'icados con el n8mero *ue le corresponda+ n8mero consecutivo de ca3a+ n8mero de e. 5( Las trans'erencias primarias deberán e'ectuarse de con'ormidad con lo estipulado en la Tabla de Retenci n Gocumental+ para ello se elaborará un plan de trans'erencias & se seguirá la metodolog-a & recomendaciones *ue sobre el particular 2aga el 3e'e del arc2ivo central+ diligenciando el 'ormato 8nico de inventario+ regulado por el Arc2ivo .amen m"dico de ingreso( 10P A'iliaciones a7 R"gimen de salud %E=9(+ pensi n+ cesant-as+ ca3a de compensaci n+ etc. La Circular No.periencia *ue acrediten los re*uisitos del cargo <P Acta de posesi n .estarán debidamente 'oliados con el 'in de 'acilitar su ordenaci n+ consulta & control.??4 de )??0 e.pediente+ n8mero de 'olios & 'ec2as e. /( Las carpetas & demás unidades de conservaci n se deben identi'icar+ marcar & rotular de tal 'orma *ue permita su ubicaci n & recuperaci n+ dic2a in'ormaci n general será7 'ondo+ secci n+ subsecci n+ serie+ subserie+ n8mero de e.eneral de la Naci n+ cada e. 14P Actos administrativos *ue seAalen las situaciones administrativas del 'uncionario7 vacaciones+ licencias+ comisiones+ ascensos+ traslados+ encargos+ permisos+ ausencias temporales+ inscripci n en carrera administrativa+ suspensiones de contrato+ pago de prestaciones+ entre otros.eneral de la Naci n.tremos & 'ec2as e.RAFO7 Los documentos de apo&o no se consignaran en la Tabla de Retenci n Gocumental de las dependencias & por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia+ de3ando constancia en Acta suscrita por el respectivo 3e'e de dependencia].tremas+ n8mero de carpeta & n8mero de ca3a si 'uere el caso. =ARS.

pedientes *ue all. En la .pedientes & tipos documentales+ 2aga una distribuci n secuencial de las gavetas de su arc2ivador o de las bande3as de estanter-a+ numerando de uno %1( 2asta ene %n( de arriba 2acia aba3o.u-a para la Organizaci n de los Arc2ivos de .).esti n *ue se abran carpetas para cada serie & subserie con el 'in de reservar el espacio+ pro&ectando el crecimiento de cada una de ellas & evitando *ue al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminu&a la 'acilidad de consulta por causa de la reducci n de espacio.rupo de Correspondencia & Arc2ivo del A. CR$TER$O9 =ARA LA OR.imo de )?? 'olios+ sin embargo esto dependerá del grama3e del papel & del tipo de carpeta.u-a(. Es conveniente para e'ectos de organizaci n de los Arc2ivos de .pedientes correspondientes. $gualmente+ en el v"rtice superior derec2o de la gaveta+ ad2iera una cartulina con la descripci n de las series+ subseries & e. El 2ec2o de *ue todo e. Jtilizando una lámina de cart n cartulina+ de un grosor apro.esti n Q .pediente de 2istoria laboral deba estar constituido m-nimo por los anteriores documentos+ no obsta para *ue las entidades de acuerdo con su naturaleza 3ur-dica+ con sus responsabilidades particulares+ puedan 2acer sus propios re*uerimientos documentales+ complementándola].0. A continuaci n de las láminas enunciadas en el punto anterior+ colo*ue tantas carpetas colgantes como e.pediente.pedientes sea necesario abrir & dentro de la carpeta colgante colo*ue una carpeta *ue a su vez contendrá los tipos documentales *ue van a con'ormar el e. Colo*ue las láminas *ue identi'ican tanto las series como las subseries al inicio de los e.15P Acto administrativo de retiro o desvinculaci n del servidor de la entidad+ donde consten las razones del mismo7 9upresi n del cargo+ insubsistencia+ destituci n+ aceptaci n de renuncia al cargo+ li*uidaci n del contrato+ incorporaci n a otra entidad+ etc. =ara evitar deterioro '-sico de la documentaci n+ en cada e.se encuentran. Jtilizando láminas del mismo material & dimensiones escriba en el v"rtice superior derec2o+ el c digo & nombre de la respectiva 9ubserie %la primera letra con ma&8scula(.] 0. %.AN$6AC$ON GEL ARCD$HO CENTRAL En la Le& /@4 de )??? se de'ine el Arc2ivo Central como a*uel en el *ue se agrupan .N se dan lineamientos para la organizaci n de los arc2ivos de gesti n+ *ue pueden ser adoptados o adaptados por las entidades seg8n sus necesidades tales como7 =asos para la apertura de series documentales7 \Tome la TRG correspondiente a su dependencia & veri'i*ue cuales son las series & subseries documentales *ue por 'unci n le corresponden.+ escriba en imprenta+ utilizando ma&8sculas sostenidas+ el c digo & el nombre de la respectiva serie %en el borde superior B centrado(.pediente se debe conservar un má.imado de )mm+ en secciones de 04 cm de anc2o T )< cm de alto. =ara la ordenaci n de series documentales+ e. Gistribu&a las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codi'icaci n establecido# es decir en 'orma ascendente+ como se encuentran en la TRG.

. =or otra parte+ supone considerar r-gido el cuadro de clasi'icaci n pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso. Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo . Ge esta manera se logra un a2orro de espacio má. Este sistema presenta algunos inconvenientes de di'-cil soluci n.eneral de la Naci n. La instalaci n de los documentos en el dep sito es una tarea -ntimamente relacionada con la organizaci n de 'ondos+ consiste+ en la ubicaci n '-sica de todo el 'ondo en unidades de instalaci n+ &a sea en ca3as+ lega3os o libros+ con la aplicaci n de cual*uiera de los siguientes m"todos C"todo 17 Consiste en reconstruir el cuadro de clasi'icaci n en el dep sito+ estableciendo espacios reservados para las secciones+ subsecciones & series. \Las trans'erencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas & cote3adas por los 'uncionarios del Arc2ivo Central+ se ubicarán en ca3as de arc2ivo+ las cuales+ se numerarán consecutivamente+ respetando la estructura orgánicoB'uncional & los principios arc2iv-sticos# posteriormente deberán ser ubicadas en la estanter-a correspondiente Con el 'in de 'acilitar las consultas en el Arc2ivo Central & e3ercer un control de la documentaci n+ se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual & automatizado+ compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les 2acen las modi'icaciones & correcciones necesarias & se les asigna la signatura topográ'ica]. =or un lado e. La organizaci n de los arc2ivos centrales e 2ist ricos+ obedece a lo estipulado en la TRG+ es decir debe atender a las series documentales & tiempos de retenci n establecidos+ entendiendo *ue los documentos de conservaci n permanente integrarán el Arc2ivo Dist rico.ige la reserva de espacio libre en las estanter-as para aAadir la documentaci n *ue se va agregando con el tiempo# más+ como *uiera *ue no es posible prever el crecimiento de los 'ondos+ resulta inoperante+ salvo *ue se trate de arc2ivos mu& pe*ueAos & de escaso crecimiento+ o de 'ondos cerrados.documentos trans'eridos por los distintos arc2ivos de gesti n de la entidad respectiva+ por*ue 2an concluido su trámite pero siguen teniendo vigencia. %Resoluci n A. C"todo )7 El sistema de numeraci n continua+ es el más utilizado e indicado para todo arc2ivo en crecimiento+ numera las unidades de instalaci n mediante d-gitos arábigos desde el uno en adelante. 9iguen siendo ob3eto de consulta por las propias o'icinas & particulares en general. Art-culo 14(..imo+ la localizaci n de las unidades de instalaci n es rápida+ sencilla & sin error+ por ser la re'erencia un n8mero natural.N ?)5 de )??4.

0. CR$TER$O9 =ARA LA OR. Tambi"n puede conservar documentos 2ist ricos recibidos por donaci n+ dep sito voluntario+ ad*uisici n o por e. 0. =LAN GE 9E./. Las modi'icaciones o actualizaciones de las Tablas de Retenci n documental *ue sur3an del seguimiento o de la solicitud de la dependencia+ deberán ser evaluadas por la Jnidad de Arc2ivo de la Entidad+ aprobadas por el Comit" de Arc2ivo de la misma & rati'icadas por acto administrativo e.AN$6AC$ON GEL ARCD$HO D$9TOR$CO El arc2ivo 2ist rico.esti n+ en el Arc2ivo Central & en el Arc2ivo Dist rico.pedido por el representante legal de la entidad.A( 9u organizaci n responde a7 La estructura orgánicoB'uncional de los 'ondos Organizaci n de secciones & subsecciones Gescripci n documental7 9e recomienda con un ma&or nivel de análisis para responder a re*uerimientos & necesidades de especialitas e investigadores.).4.R.0. Además deberá contemplar actividades de sensibilizaci n & acompaAamiento por medio de conversatorios+ c2arlas+ talleres o cursos dirigidos a todos . es A*uel al cual se trans'iere la documentaci n del arc2ivo central o del arc2ivo de gesti n *ue por decisi n del correspondiente comit" de arc2ivo+ debe conservarse permanentemente+ dado el valor *ue ad*uiere para la investigaci n+ la ciencia & la cultura.J$C$ENTO GE LA A=L$CAC$ON GE LA9 TRG Con el 'in de garantizar por la continua implementaci n de las TRG & *ue no se convierta simplemente en un documento de carácter te rico+ las entidades están llamadas a desarrollar un plan de seguimiento para la aplicaci n de las TRG. Este plan deberá contener unos ob3etivos *ue identi'i*uen una metodolog-a arc2iv-stica para su implantaci n & me3oramiento+ *ue de'ina la capacitaci n a los 'uncionarios de la entidad+ *ue realice un análisis permanente de los procedimientos administrativos *ue inciden en la gesti n documental & *ue o'rezca instrumentos de descripci n & 2erramientas *ue permitan agilizar la consulta de documentos en los Arc2ivos de .J$C$ENTO V ACTJAL$6AC$ON GE LA9 TA>LA9 GE RETENC$ON GOCJCENTAL Las Jnidades de Arc2ivo de cada entidad+ establecerán un cronograma de seguimiento para la veri'icaci n de la aplicaci n de la Tabla de Retenci n Gocumental en las dependencias & un plan de me3oramiento en el corto plazo+ para atender las modi'icaciones suscitadas por cambios en los procedimientos+ re'ormas organizacionales & 'unciones.propiaci n.).5. %. 9E.).

( & controlar la calidad+ entendida esta 8ltima como respeto al principio de orden original & la conservaci n de la integridad de la unidad documental o unidad arc2iv-stica.) /.. FOL$AC$ON El presente documento tiene como prop sito o'recer algunas recomendaciones generales sobre 'oliaci n en documentos de arc2ivo. Folio7 Do3a. La documentaci n *ue va a ser ob3eto de 'oliaci n debe estar depurada. 0. La documentaci n *ue va a ser ob3eto de 'oliaci n debe estar previamente clasi'icada. ^^ Lo escrito o impreso en una cara . Foliar7 Acci n de numerar 2o3as. El n8mero uno %1( corresponde al primer 'olio del documento *ue dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la 'ec2a más antigua... ). =ágina7 Cara de una 2o3a . En tanto se cumplan estas 'inalidades+ la 'oliaci n es el respaldo t"cnico & legal de la gesti n administrativa. En 'ondos acumulados+ se 'oliará la documentaci n *ue por Tabla de Haloraci n Gocumental %THG( sea ob3eto de conservaci n en Arc2ivo Central o Arc2ivo Dist rico+ al igual *ue a*uella *ue va a ser reproducida en otros soportes. Ge'iniciones 1. A2ora bien+ en tanto permite ubicar & localizar de manera puntual un documento+ la 'oliaci n es necesaria para diligenciar di'erentes instrumentos de control %inventarios+ 'ormatos de control de prestamos+ TRG( & de consulta %inventarios+ gu-as+ catálogos(. Folio vuelto7 9egunda cara de un 'olio & a la cual no se le escribe n8mero. Esta capacitaci n será dirigida por el personal de las Jnidades de Correspondencia & Arc2ivo. La de las o'icinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retenci n Gocumental %TRG(. <. Re*uisitos 1.. =aginar7 Acci n de numerar páginas. No obstante+ es necesario tomarlo siempre como re'erencia & aplicarlo por analog-a seg8n la particularidad del arc2ivo o de la entidad. La depuraci n . Ge otra parte+ la 'oliaci n es re*uisito ineludible para las trans'erencias tanto primarias %arc2ivo de gesti n al arc2ivo central( como secundarias %arc2ivo central al arc2ivo 2ist rico(.0 5. ANETO 4. Folio recto7 =rimera cara de un 'olio+ cu&a numeraci n se aplica solamente a esta. ).los 'uncionarios de la entidad. Este documento esta dirigido a personas *ue tienen un mane3o directo de la documentaci n de arc2ivo. La documentaci n *ue va a ser ob3eto de 'oliaci n debe estar previamente ordenada. 0. La ubicaci n correcta de los documentos es a*uella *ue respeta el principio de orden original+ es decir+ *ue est" de acuerdo con los trámites *ue dieron lugar a su producci n. Esta actividad+ imprescindible en los procesos de organizaci n arc2iv-stica+ tiene dos 'inalidades principales7 controlar la cantidad de 'olios de una unidad de conservaci n dada %carpeta+ lega3o+ etc. Foliaci n7 \Acto de enumerar los 'olios solo por su cara recta] ^^ \Operaci n incluida en los traba3os de ordenaci n *ue consiste en numerar correlativamente todos los 'olios de cada unidad documental]1 4..

9e debe numerar de manera consecutiva+ es decir+ sin omitir ni repetir n8meros. En documentos de arc2ivo *ue contienen te. 0. 9e debe escribir el n8mero en la es*uina superior derec2a de la cara recta del 'olio en el mismo sentido del te. 4. La 'oliaci n debe e'ectuarse utilizando lápiz de mina negra & blanda+ tipo D> >.to por ambas caras+ se registrará el n8mero correspondiente en la cara recta del 'olio.+ *ue se encuentren tendrán el n8mero de 'olio consecutivo *ue les corresponde+ a8n cuando est"n plegados. No se deben 'oliar las pastas ni las 2o3asBguarda en blanco.to del documento. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe de3ar constancia de las caracter-sticas del documento 'oliado7 tamaAo+ colores+ t-tulo+ asunto+ 'ec2as & otros datos *ue se consideren pertinentes.os impresos %'olletos+ boletines+ peri dicos+ revistas. 9i se opta por separar este material se 2ará la correspondiente re'erencia cruzada.( *ue se encuentren se numerarán como un solo 'olio. 9e deben 'oliar todas & cada una de las unidades documentales de una serie.. 9i se opta por separar este material se de3ará constancia mediante un testigo+ de su lugar de destino & en este se indicará la procedencia.consiste en el retiro de duplicados id"nticos+ 'olios en blanco & documentos de apo&o en los arc2ivos de gesti n o de o'icina. =ara e'ectos de numeraci n en arc2ivos+ este documento se re'iere 8nica & e. =rocedimiento Como se puede advertir+ 'oliar no es lo mismo *ue paginar+ pues no solo son t"rminos di'erentes sino tambi"n conceptos distintos. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe de3ar constancia de t-tulo+ aAo & n8mero total de páginas. No se debe escribir con trazo 'uerte por*ue se puede causar daAo irreversible al soporte papel. En el caso de series documentales comple3as %contratos+ 2istorias laborales+ investigaciones disciplinarias+ procesos 3ur-dicos(+ cada uno de sus e. Esto es lo *ue se denomina re'erencia cruzada. Los ane. En 'ondos acumulados+ se 2ará igualmente depuraci n. No se debe 'oliar con lápiz de mina ro3a &a *ue este color no es capturado+ en la ma&or-a de los casos+ por las má*uinas reprográ'icas. 9e debe escribir el n8mero de manera legible & sin enmendaduras sobre un espacio en blanco+ & sin alterar membretes+ sellos+ te.pedientes tendrá una sola 'oliaci n de manera continua & si tal e.pediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservaci n %carpeta(+ la 'oliaci n se e3ecutará de 'orma tal *ue la segunda será la continuaci n de la primera. Cateriales 1. No se debe 'oliar utilizando n8meros con el suplemento A+ >+ C+ bis. /.tos o numeraciones originales. ). .clusivamente a 'oliaci n+ la cual rati'ica la ordenaci n. Los planos+ mapas+ dibu3os+ etc. . <. 1. 4. Otra alternativa el uso de bol-gra'o %es'ero( de tinta negra insoluble+ pero el uso de este elemento di'iculta corregir una 'oliaci n mal e3ecutada. 5. En el caso de series documentales simples %acuerdos+ decretos+ circulares+ resoluciones( la 'oliaci n se e3ecutará de manera independiente por carpeta+ tomo o lega3o. ).

9i una o varias 'otogra'-as se encuentran ad2eridas a una 2o3a+ a "sta se le escribirá su respectivo n8mero de 'olio+ de3ando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta+ de la cantidad de 'otogra'-as ad2eridas a la 2o3a+ al igual *ue otras caracter-sticas7 tamaAo+ color+ t-tulo+ asunto+ 'ec2a & otros datos *ue se consideren pertinentes. 9i se opta por separar este material se 2ará la correspondiente re'erencia cruzada. 9i por el contrario+ se encuentran empastados o cosidos deberán 'oliarse & se de3ará la anotaci n respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Las radiogra'-as+ diapositivas+ negativos o documentos en soportes similares+ deben colocarse en un sobre de protecci n & se 2ará la 'oliaci n al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas+ de3ando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta del contenido del sobre7 cantidad+ tamaAo+ color+ t-tulo+ asunto+ 'ec2a & otros datos *ue se consideren pertinentes. No se deben numerar los 'olios totalmente en blanco %cosidos o empastados( *ue se encuentren en tomos o lega3os en arc2ivos de gesti n o arc2ivos centrales+ pero s. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe de3ar constancia de las caracter-sticas del documento 'oliado7 tamaAo+ color+ t-tulo+ asunto+ 'ec2a & otros *ue se consideren pertinentes. Las 'otogra'-as cuando están sueltas se 'oliarán en la cara vuelta+ utilizando lápiz de mina negra & blanda+ tipo D> >+ correspondiendo un n8mero para cada una de ellas. Ge todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta+ la cantidad de 'olios o páginas *ue contiene. 14.( *ue &a vienen empastados+ 'oliados &^o paginados de 'ábrica+ puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re'oliar a mano. En caso de unidades de conservaci n %copiadores de correspondencia+ lega3os+ tomos+ libros de contabilidad+ etc.istencia & de la unidad documental a la *ue pertenecen+ en el área de notas del instrumento de control o de . No se deben 'oliar ni retirar los 'olios sueltos en blanco cuando "stos cumplen una 'unci n de conservaci n como7 aislamiento de mani'estaci n de deterioro biol gico+ protecci n de 'otogra'-as+ dibu3os+ grabados u otros+ o para evitar migraci n de tintas por contacto. 1<..de3ar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. =ara el caso de unidades documentales *ue se generan 'oliadas por impresora+ se de3ará esta 'oliaci n siempre & cuando en una unidad de conservaci n no 2a&a más de una+ en caso contrario+ cuando 2a&a más de una+ deberá re'oliarse toda la unidad de conservaci n. Cuando se encuentren varios documentos de 'ormato pe*ueAo ad2eridos a una 2o3a+ a "sta se le escribirá su respectivo n8mero de 'olio+ de3ando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las caracter-sticas del documento 'oliado7 cantidad de documentos ad2eridos+ t-tulo+ asunto & 'ec2a de los mismos. 11. 10. 15. 9i e.4 1?.isten errores en la 'oliaci n+ "sta se anulará con una l-nea oblicua+ evitando tac2ones. 1). La 'oliaci n de este tipo de documentos debe e'ectuarse utilizando lápiz de mina negra & blanda+ tipo D> o >. 1.@.( pero si de3ar constancia de su e. La documentaci n *ue &a se encuentra 2aciendo parte del acervo documental en Arc2ivos Dist ricos+ cu&os 'olios est"n sueltos & en blanco+ se retirarán. 1/. No se deben 'oliar documentos en soportes distintos al papel %casetes+ discos digitales QCG ds+ dis*uetes+ videos+ etc. La 'oliaci n es una tarea previa a cual*uier empaste+ proceso de descripci n o proceso t"cnico de reprogra'-a %micro'ilmaci n o digitalizaci n(.

ANETO /. 9$9TECA9 GE ORGENAC$ON En los arc2ivos se utilizan varios sistemas de ordenaci n *ue materializan la idea de secuencia7 Num"ricos %ordinales & cronol gicos(+ al'ab"ticos %onomásticos+ topon-micos+ & temáticos( & los mi. 9i se opta por separar este material se 2ará la correspondiente re'erencia cruzada.pedientes *ue permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos7 E3emplo7 Distorias laborales ACO9TA LO=E6+ Andr"s CA9CANTE =[RE6+ Eos" H$LLAC$6AR ROEA9+ Canuel Topon-mico %o al'ab"tico geográ'ico(7 9e ordena la serie documental al'ab"ticamente por nombres de lugares. & assucesivamente. %Cartilla de ordenaci n documental. E3emplo7 cuenta interna No. E3emplo7 Asistencia t"cnica+ *ue presta una entidad por departamentos7 Amazonas Arauca >o&acá Cauca Temático7 9e ordenan las series documentales por el contenido. Cronol gico7 Consiste en colocar un documento detrás del otro en 'orma secuencial de acuerdo con la 'ec2a en la *ue la documentaci n 2a sido tramitada+ teniendo en cuenta en primer lugar el aAo seguido del mes & al 'inal el d-a. E3emplo7 Actas . ?@5.tos o al'anum"ricos. ?@55+ cuenta interna No. Arc2ivo . ?@5<+ cuenta interna No. p. 9in embargo+ es importante advertir *ue el sistema de ordenaci n se subordina a las caracter-sticas de cada serie].15 Q )?( /. E3emplo7 9erie consecutivo de correspondencia7 )??/ Q ?1 Q 01 )??/ Q ?) Q ?1 )??/ Q ?) Q ?) /.1 9$9TECA9 GE ORGENAC$ON NJC[R$CO9 Ordinal7 consiste en disponer los documentos en 'orma consecutiva+ progresivamente.eneral de la Naci n+ )??0.) 9$9TECA9 GE ORGENAC$ON ALFA>[T$CO9 Consiste en la ordenaci n de los documentos por las letras del al'abeto & pueden ser7 Onomástico7 9e utiliza para series documentales compuestas por e.consulta.

=ara ello el Arc2ivo . 9usana )??1 AR$A9+ Rosa )??1 AR$A9 ROCERO+ Eulio Orden cronol gico7 Aplica este sistema a series documentales cu&as unidades documentales son num"ricas & a la vez cronol gicas.eneral de Arc2ivos+ se establece *ue \es obligaci n de las entidades de la Administraci n =8blica elaborar inventarios de los documentos *ue produzcan en e3ercicio de sus 'unciones+ de manera *ue se asegure el control de los documentos en sus di'erentes 'ases]. Art-culo 9"ptimo7 $nventario documental.Estad-sticas $n'ormes /.$9TRO GE ENTRAGA OF$C$NA =ROGJCTORA .0 9$9TECA9 GE ORGENAC$ON C$TTO9 Al'anum"ricos7 9e ordena la serie documenta utilizando a la vez orden al'ab"tico & num"rico cronol gico. E3emplo7 Contratos de prestaci n de servicios7 )??? CAR$NE6 GJRAN+ Eorge )??? CONROV LO=E6. GE ENT$GAG =ROGJCTORA JN$GAG AGC$N$9TRAT$HA RE. 9e debe consignar la 'inalidad del inventario+ *ue puede ser7 Trans'erencias =rimarias+ Trans'erencias 9ecundarias+ Haloraci n de Fondos Acumulados+ Fusi n & 9upresi n de entidades &^o dependencias+ $nventarios individuales por vinculaci n+ traslado+ desvinculaci n]. $NHENTAR$O En el art-culo )5 de la Le& /@4 de )??? Q Le& . 9e establece *ue las entidades de la Administraci n =8blica adoptarán el Formato Knico de $nventario Gocumental & en el instructivo de este 'ormato+ se seAala7 \Numeral /7 O>EETO. En el Acuerdo A.N ?4) de )??). El 'ormato regulado es el siguiente7 FORCATO JN$CO GE $NHENTAR$O GOCJCENTAL ENT$GAG REC$TENTE DOEA No.eneral de la Naci n 2a regulado un 'ormato 8nico de inventario documental. E3emplo7 Resoluciones Resoluci n ??1 )??/ Q ?1 Q )? Resoluci n ??) )??/ Q ?) Q 1? Resoluci n ??0 )??/ Q ?0 Q ?1 ANETO 5.

T. e N8mero de Trans'erencia NKCERO GE COG$.T. O>EETO N.AXO CE9 G$A N.O Nombre de las 9eries+ subseries o Asuntos FECDA9 ETTRECA9 Jnidad de Conservaci n N8mero de 9oporte Frecuencia de Notas ORGEN $nicial Final Ca3a carpeta Tomo Otro Folios Consulta .

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Elaborado porZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ Entregado porZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ Recibido porZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ CargoZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ CargoZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ CargoZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ FirmaZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ FirmaZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ FirmaZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ LugarZZZZZZZZZZZZZZZZZ Fec2a ZZZZZZZZZZZZZZ LugarZZZZZZZZZZZZZZZZZ Fec2aZZZZZZZZZZ .

=ara las trans'erencias primarias secundarias & las ocasionadas por 'usi n &^o supresi n de entidades o dependencias+ el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservaci n. Gebe consignarse en las tres primeras casillas los d-gitos correspondientes a la 'ec2a de la entrada de la trans'erencia %aAo+ mes+ d-a(. GeZZZ7 9e registrará el total de 2o3as del inventario. %asiento(. 5P Do3a ZZZ de ZZZ7 9e numerará cada 2o3a del inventario consecutivamente. En los inventarios individuales+ el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en e3ercicio de las 'unciones asignadas. <P Registro de entrada7 9e diligencia s lo para trans'erencias primarias & trans'erencias secundarias. 11P Fec2as e. Cuando la documentaci n no tenga 'ec2a se anotará s. @P C digo7 9istema convencional establecido por la entidad *ue identi'ica las o'icinas productoras & cada una de las 9eries+ 9ubseries o asuntos relacionados. 0P Jnidad administrativa7 Gebe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de ma&or 3erar*u-a de la cual dependa la o'icina productora. 1)P Jnidad de conservaci n7 9e consignará el n8mero asignado a cada unidad de almacenamiento. . En NT se anotará el n8mero de la trans'erencia. Cuando no se puedan identi'icar series+ se debe reunir ba3o un solo asunto a*uellos documentos *ue guarden relaci n con la misma 'unci n de la o'icina productora.LugarZZZZZZZZZZZZZ Fec2aZZZZZZZZZZZZZZZZZ $N9TRJCT$HO =ARA EL G$L$. En la columna otro se registrarán las unidades de conservaci n di'erentes . E3emplo7 1@/?B1@5?. 1?P Nombre de la 9erie+ 9ubserie o Asuntos7 Gebe anotarse el nombre asignado al con3unto de unidades documentales de estructura & contenidos 2omog"neos emanados de un mismo rgano o su3eto productor como consecuencia del e3ercicio de sus 'unciones espec-'icas.P N8mero de orden7 Gebe anotarse en 'orma consecutiva el n8mero correspondiente a cada uno de los asientos descritos+ *ue generalmente corresponde a una unidad documental. )P Entidad productora7 Gebe colocarse el nombre completo o raz n social de la entidad *ue produce o produ3o los documentos.tremas7 Geben consignarse la 'ec2a inicial & 'inal de cada unidad descrita. /P Ob3eto7 9e debe consignar la 'inalidad del inventario+ *ue puede ser7 Trans'erencias primarias+ trans'erencias secundarias+ valoraci n de 'ondos acumulados+ 'usi n & supresi n de entidades &^o dependencias+ inventarios individuales. 4P O'icina =roductora7 Gebe colocarse el nombre de la Jnidad Administrativa *ue produce & conserva la documentaci n tramitada en e3ercicio de sus 'unciones.'. En el caso de una sola 'ec2a se anotará "sta.ENC$AC$ENTO GEL FORCATO KN$CO GE $NHENTAR$O GOCJCENTAL 1P Entidad remitente7 Gebe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentaci n *ue se va a trans'erir. Geben colocarse los cuatro d-gitos correspondientes al aAo.

CR$TER$O9 =ARA LA REAL$6AC$ON GE TRAN9FERENC$A9 GOCJCENTALE9 La trans'erencia documental es la remisi n de los documentos del arc2ivo de gesti n al central & de este al 2ist rico de con'ormidad con las tablas de retenci n documental aprobadas .o. 10P No.os legibles por má*uina deberán registrarse las caracter-sticas '-sicas & re*uerimientos t"cnicos para la visualizaci n & consulta de la in'ormaci n. de 'olios7 9e anotará el n8mero total de 'olios contenido en cada unidad de conservaci n descrita.pedientes deberá registrarse la e.as de cada tipo+ e3emplo7 una 2o3a con / 'otogra'-as sueltas7 luego el n8mero consecutivo %si lo tiene(+ ciudad+ 'ec2a+ asunto o tema de cada ane. ANETO <.escribiendo el nombre en la parte de arriba & deba3o la cantidad o el n8mero correspondiente. 15P Notas7 9e consignarán los datos *ue sean relevantes & no se 2a&an registrado en las columnas anteriores.istencia de ane.como el lugar & la 'ec2a en *ue se realiza dic2a entrega. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de 'ondos acumulados. )P Entregado por7 9e anotará el nombre & apellido+ cargo+ 'irma de la persona responsable de entregar la trans'erencia+ as. . Especi'icar programas de sistematizaci n de la in'ormaci n. 1P Elaborado por7 9e escribirá el nombre & apellido+ cargo+ 'irma de la persona responsable de elaborar el inventario+ as. 1/P Frecuencia de consulta7 9e debe citar si la documentaci n registra un alto+ medio+ ba3o o ninguno -ndice de consulta# para tal e'ecto+ se tendrán en cuenta los controles & registros de pr"stamo & consulta de la o'icina responsable de dic2a documentaci n. =ara la documentaci n ordenada num"ricamente como actas+ resoluciones+ memorandos+ circulares+ entre otros+ se anotarán los siguientes datos7 'altantes+ saltos por error en la numeraci n &^o repetici n del n8mero consecutivo en di'erentes documentos. Ge estos debe seAalarse+ en primer lugar+ el n8mero de unidades ane. 14P 9oporte7 9e utilizará esta columna para anotar los soportes di'erentes al papel+ ane. As.mismo+ se anotará in'ormaci n sobre el estado de conservaci n de la documentaci n+ especi'icando el tipo de deterioro7 '-sico %rasgaduras+ mutilaciones+ per'oraciones+ dobleces+ 'altantes(+ *u-mico %o.como el lugar & la 'ec2a en *ue se realiza la elaboraci n del mismo. =ara los e.como el lugar & la 'ec2a en *ue se recibi . =ara los ane. 1<P Recibido por7 9e registrará el nombre & apellido+ cargo+ 'irma de la persona responsable recibir el inventario+ as.idaci n de tintas+ soporte d"bil( &^o biol gico %ata*ue de 2ongos+ insectos+ roedores(.os7 circulares+ actas+ memorandos+ resoluciones+ in'ormes+ impresos+ planos+ 'acturas+ dis*uetes+ 'otogra'-as o cual*uier ob3eto del cual se 2able en el documento principal. A los impresos se le asignará un n8mero de 'olio & se registrará el n8mero de páginas *ue lo componen.os a la documentaci n7 micro'ilmes %C(+ videos %H(+ casetes %C(+ soportes electr nicos+ soportes electr nicos %CG+ GL+ GHG(+ etc.

<.eneral de la Naci n deberán preparar los documentos a trans'erir al Arc2ivo Central+ seg8n las series & tiempos de retenci n estipulados en la Tabla de Retenci n Gocumental vigente. Todo ingreso de documentos al Arc2ivo Central se 2ará o'icial mediante la entrega '-sica de la documentaci n+ la cual deberá 2acerse en el 'ormato 8nico de inventario documental. Todas l as Gependencias del Arc2ivo .eneral de la Naci n]+ elaborada por el . Con base en la \.N+ )??4.eneral de la Naci n+ Resol. =arágra'o 1. La 3e'atura del . =arágra'o 0.$CO9 =ARA EFECTJAR LA TRAN9FERENC$A =R$CAR$A 1P Tenga en cuenta la 'ec2a programada en el cronograma de trans'erencias documentales concertado & elaborado por la unidad de arc2ivo de la entidad. =A9O9 CETOGOLO. Todo ingreso de documentos al Arc2ivo Central se 2ará o'icial . Ge las trans'erencias primarias.1 TRAN9FERENC$A9 =R$CAR$A9 \Articulo 10. =arágra'o 4.esti n al Arc2ivo Central &^o de "ste+ al Arc2ivo Dist rico. La trans'erencia documental es un proceso mediante el cual+ una vez cumplidos los tiempos de retenci n estipulados en la Tabla de Retenci n Gocumental+ se trasladan los documentos del Arc2ivo de . Las asesor-as para la preparaci n de trans'erencias se impartirán en cada dependencia & en el Arc2ivo Central se e'ectuará el cote3o respectivo veri'icando la concordancia de lo relacionado en el inventario con la documentaci n '-sica entregada. =arágra'o ). En caso de e.imo / d-as 2ábiles# para 2acer llegar los 'ormatos de inventario debidamente corregidos.u-a para la organizaci n & mane3o de los arc2ivos de gesti n del Arc2ivo .rupo de Correspondencia & Arc2ivo A.] Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo . de 'ebrero de )??4. )P 9iguiendo la metodolog-a & recomendaciones *ue 2aga la unidad de arc2ivo de la entidad o *uien 2aga sus veces+ & con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma+ prepare la trans'erencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de Retenci n Gocumental. Todas las dependencias deberán preparar los documentos a trans'erir+ de con'ormidad con las series+ subseries & tiempos de retenci n estipulados en la TRG vigente.istir inconsistencias+ oportunamente se in'ormará a la respectiva dependencia para *ue se e'ect8en las correcciones del caso.rupo de Correspondencia & Arc2ivo noti'icará al Comit" de Girecci n el incumplimiento del cronograma de trans'erencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de las dependencias+ para *ue tomen las medidas correctivas. Esta se realizará de acuerdo con la programaci n preestablecida para cada dependencia. Luego de solicitados los a3ustes+ la respectiva dependencia cuenta con t"rmino de má. ?)5 1.

0 Criterios para la organizaci n del Arc2ivo Central . .mediante la entrega '-sica de la documentaci n & su registro en el 'ormato 8nico de inventario documental 0P 9eleccione los e. 1)P Recuerde *ue todo ingreso de documentos al Arc2ivo Central se 2ará o'icial mediante la entrega '-sica de la documentaci n & su registro en el 'ormato 8nico de inventario documental regulado en el Acuerdo A. 11P Realice su trans'erencia en la 'ec2a programada en el cronograma de trans'erencias. 10P Jna vez realizado el cote3o de la trans'erencia documental+ el 'uncionario de la unidad de Arc2ivo+ consigna en la solapa %v"rtice superior iz*uierdo+ parte e.pediente+ 'otocopia de le&es & decretos+ cuando no 'ormen parte integral del e.pedientes por aAos & secuencialmente siguiendo el c digo & la cronolog-a en 'orma ascendente.pediente.pediente está con'ormado por varias carpetas+ en la columna \n8mero de orden] consignará solamente el n8mero *ue corresponda consecutivamente & en la columna notas+ indicará cuántas carpetas con'orman el e.pediente. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en el orden en *ue se van generando o recibiendo+ de tal manera *ue el 8ltimo documento recibido sea el 8ltimo *ue contenga la carpeta. 1?P $mprima en original & copia el Formato Knico de $nventario Gocumental & remita con memorando a la unidad de arc2ivo 3unto con la documentaci n relacionada. <P Ordene los e. /P Ordenaci n de tipos documentales.pedientes de las series & subseries documentales *ue seg8n la TRG deben trans'erirse. @P Registre los datos completos+ en el Formato Knico de $nventario Gocumental+ teniendo en cuenta *ue si un e.eneral de la Naci n.).P Cuando tenga en orden las carpetas+ proceda a enumerarlas de %1( 2asta %n(+ seg8n la cantidad *ue va&a a trans'erir.pediente7 $mpresos o publicaciones peri dicas %revistas+ 'olletos+ peri dicos (+ 'ormatos+ 2o3as en blanco+ borradores+ copia o 'otocopia cu&os originales se encuentren en el e. 5P Tenga en cuenta *ue en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de 'olios. 4P E'ect8e el proceso de selecci n natural. Es decir+ retire a*uellos documentos *ue no son esenciales en el e.terior de la carpeta desacidi'icada( los datos de ubicaci n '-sica de la carpeta en el arc2ivo 14P La ubicaci n de las carpetas en las ca3as para arc2ivo & estanter-a+ se 2ará siguiendo el orden preestablecido+ con'orme al m"todo elegido de los enunciados en el numeral 0.N ?4) GE )??) por el Arc2ivo .

<.). TRAN9FERENC$A9 9ECJNGAR$A9 \La trans'erencia secundaria consiste en el traslado de documentos del arc2ivo central al 2ist rico o permanente. Estas trans'erencias conclu&en los procesos de valoraci n secundaria en las instituciones & tienen como 'in garantizar la protecci n de esos documentos El Gecreto 10.) de 1@@/+ ordena la trans'erencia de la documentaci n 2ist rica de los organismos nacionales al A,N+ el Acuerdo A,N ?. de 1@@/ *ue reglamenta la trans'erencia de la documentaci n 2ist rica de los organismos del orden nacional & con el Gecreto @@. de 1@@< *ue reglamenta la trans'erencia de la documentaci n 2ist rica de los organismos del orden nacional al A,N. \=asos para realizar la trans'erencia secundaria al A,N Los procedimientos básicos *ue las entidades del orden nacional del sector central de la rama e3ecutiva deben realizar para trans'erir al A,N la documentaci n de carácter 2ist rico son7 1. 9olicitar por escrito al A,N una visita de diagn stico para evaluar los 'ondos acumulados de la entidad *ue serán ob3eto de trans'erencia. ). Esperar la con'irmaci n de la visita de diagn stico por parte de los 'uncionarios asignados por el A,N+ *ue serán los encargados de evaluar el volumen+ las condiciones de conservaci n & la calidad de los documentos por trans'erir+ & dar las recomendaciones del caso para tal 'in. 0. Acordar un plan de traba3o con el A,N para establecer prioridades e igualmente un cronograma de actividades para e'ectuar la trans'erencia documental. 4. Recibir asesor-a de los 'uncionarios del A,N en aspectos relacionados con embala3e & condiciones de traslado de los documentos. /. Nombrar un coordinador+ por parte de la entidad trans'erente+ para *ue e'ect8e los procesos de valoraci n+ selecci n & eliminaci n+ antes de e'ectuar la trans'erencia al A,N con base en la aplicaci n de las tablas de valoraci n documental. 5. Con'ormar en la entidad trans'erente un grupo de traba3o representativo con conocimientos de los procesos arc2iv-sticos e 2istoria institucional de la entidad. <. Elaborar el inventario de'initivo de la documentaci n *ue se trans'iera al A,N de acuerdo con los parámetros establecidos. .. Levantar & 'irmar el acta por parte de las entidades *ue intervienen+ para 'ormalizar & legalizar la trans'erencia documental] %¿1ue es una trans'erencia7 f'olletog. A,N+ )??4!(. ANETO .. $N9TRJCENTO9 GE CON9JLTA La Gescripci n documental7 \Es el proceso de análisis de los documentos de arc2ivo o de sus agrupaciones+ materializado en representaciones *ue permitan su identi'icaci n+ localizaci n & recuperaci n de su in'ormaci n para la gesti n o la investigaci n]. %Reglamento ,eneral de Arc2ivos. )a ed.+ 9anta'" de >ogotá. 1@@<. =ág.0<( $nstrumento de descripci n7 \Gocumento sobre cual*uier soporte+ publicado o no+ *ue relaciona o describe un con3unto de unidades documentales con el 'in de establecer un

control '-sico+ administrativo o intelectual de los mismos+ *ue permita su adecuada localizaci n & recuperaci n] %Reglamento ,eneral de Arc2ivos. )a ed.+ 9anta'" de >ogotá. 1@@<. =ág.0< En el Reglamento ,eneral de Arc2ivos se seAala en el CA=$TJLO $H GE9CR$=C$ON GE LO9 GOCJCENTO9. ART$CJLO 0<. $N9TRJCENTO9 GE CONTROL V CON9JLTA7 Como instrumentos de control+ consulta & descripci n+ los arc2ivos elaborarán gu-as+ inventarios+ catálogos e -ndices de sus 'ondos documentales+ de acuerdo con la naturaleza de "stos & con las prioridades del servicio. Asimismo de llevarán registros de trans'erencias+ relaciones de entrega+ libros de registro+ radicadores & tablas de retenci n. =arágra'o7 Los instrumentos de control+ descripci n+ consulta e in'ormaci n+ se a3ustarán a las normas 'ormuladas por el Arc2ivo ,eneral de la Naci n & tendrán en cuenta lo contemplado en la NTC 4?@/ \Norma general para la descripci n arc2iv-stica] p. /B00 & Norma $9AGB, actualizada. $NHENTAR$O. Es el instrumento *ue describe la relaci n sistemática & detallada de las unidades de un 'ondo+ siguiendo la organizaci n de las series documentales. =uede ser es*uemático+ general+ anal-tico & preliminar ,JWA. $nstrumento *ue describe gen"ricamente 'ondos documentales de uno o varios arc2ivos+ indicando las caracter-sticas 'undamentales de los mismos. organismos *ue los originan+ secciones & series *ue los 'orman+ 'ec2as e;tremas & volumen de la documentaci n. CATSLO,O. $nstrumento de consulta *ue describe los documentos seleccionados de uno o varios 'ondos+ tomando en cuenta un criterio determinado. WNG$CE7 Lista al'ab"tica o num"rica de t"rminos onomásticos+ topon-micos+ cronol gicos & temáticos+ contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripci n.

ANETO @. A=L$CAC$ON GE TA>LA9 GE HALORAC$ON GOCJCENTAL Acuerdo A,N ??) de )??4. Art-culo Tercero.B Organizaci n de los 'ondos acumulados B tercera etapa. elaboraci n & e3ecuci n del plan de traba3o arc2iv-stico integral Al implementar las THG previamente en la organizaci n documental se observarán los principios & procesos arc2iv-sticos7 Clasi'icaci n. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores.

Ordenaci n. Los documentos previamente clasi'icados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie & tambi"n los documentos al interior de cada unidad de conservaci n %carpetas+ lega3os+ tomos+ libros+ entre otros(+ correspondientes a las di'erentes unidades administrativas. Gescripci n. =ara la descripci n+ se diligenciará el 'ormato 8nico de inventario documental adoptado por el Arc2ivo ,eneral de la Naci n+ inclu&endo además+ la documentaci n a'ectada biol gicamente. En la aplicaci n de los anteriores procesos arc2iv-sticos se desarrollarán las siguientes actividades7 Gepuraci n % retiro de copias+ duplicados & documentos *ue no son de arc2ivo(. 9eparaci n de la documentaci n a'ectada biol gicamente+ de3ando el respectivo testigo. Foliaci n & retiro del material abrasivo. Almacenamiento de la documentaci n en buen estado+ dentro de carpetas & ca3as. Elaboraci n de un Cuadro de Clasi'icaci n sobre el cual debe basarse el inventario]. La implementaci n tendrá como 'in 8ltimo lograr determinar una acertada disposici n 'inal de los documentos a partir de un minucioso proceso de valoraci n ANETO 1?. 9ERH$C$O9 ARCD$HW9T$CO9 1?.1 ACCE9O V RE1J$9$TO9 =ARA LA CON9JLTA El ACJERGO No. ?4< de )???+ =or el cual se desarrolla el art-culo 40 del Cap-tulo H \Acceso a los Gocumentos de Arc2ivo]+ del A,N del Reglamento ,eneral de Arc2ivos sobre \Restricciones por razones de conservaci n]. En el ART$CJLO 17 Acceso a los documentos e in'ormaci n+ establece7 \Con el ob3etivo de garantizar la preservaci n de los documentos de arc2ivo+ por ser ellos 'uentes de conocimiento & di'usi n+ 'undamento de la memoria 2ist rica de la Naci n+ garantes de derec2os & deberes ciudadanos *ue dan cuenta de las actuaciones de las instituciones. 1ue con el 'in de 'acilitar la prestaci n de los servicios de in'ormaci n *ue deben brindar los arc2ivos en el territorio nacional+ se dispone *ue solo por razones de conservaci n+ se podrá restringir el acceso a los documentos originales+ cual*uiera *ue sea su soporte+ más no a la in'ormaci n en ellos contenida]. El ACJERGO No. ?/5 de )???+ =or el cual se desarrolla el art-culo 4/+ \Re*uisitos para la Consulta]del capitulo H+ \ACCE9O A LO9 GOCJCENT?9 GE ARCD$HO]+ GEL RE,LACENTO ,ENERAL GE ARCD$HO9. ARTWCJLO TERCERO.B CON9JLTA GE LO9 ARCD$HO9 CON F$NE9 GE $NHE9T$,AC$ON D$9TOR$CA7 =ara la consulta de los documentos 2ist ricos se debe obtener carn" de investigador+ previo el cumplimiento de los siguientes re*uisitos7

1. Carta de presentaci n+ pre'eriblemente institucional o+ en su de'ecto+ de carácter personal+ indicando el inter"s espec-'ico en el campo de la investigaci n. ). Fotocopia simple del documento de identidad. 0. Giligenciamiento del 'ormato de registro+ el cual será suministrado gratuitamente+ por el arc2ivo respectivo. 4. Gos 'otogra'-as tamaAo c"dula %una para el 'ormato de registro & otra para el carn"(. ARTWCJLO CJARTO.B ET=EG$C$ON GE CARN[7 La e;pedici n del carn" no tiene costo alguno+ pero su reposici n por p"rdida ocasionará el pago de un salario m-nimo diario. 9u renovaci n se 2ará cada dos aAos+ a solicitud del peticionario. =ARS,RAFO. GATO9 CWN$CO9 1JE GE>E CONTENER EL CARN[ GE $NHE9T$,AGOR. 1. Nombre del Arc2ivo ). Encabezado de manera visible7 $NHE9T$,AGOR 0. N8mero consecutivo de registro 4. Nombre & apellidos /. Tipo & n8mero del documento de identi'icaci n. En el caso de usuarios e;tran3eros+ indicar el =a-s. 5. Fec2as de e;pedici n & vencimiento <. Firma autorizada .. Al reverso+ el carn" debe contemplar las siguientes advertencias7 a( El usuario se compromete a cumplir con el reglamento de servicio & consulta. b( La reposici n del carn" por p"rdida tendrá un costo de un salario m-nimo diario. ARTWCJLO 1J$NTO.B FORCATO GE RE,$9TRO7 En los arc2ivos 2ist ricos se llevará un Registro con los datos del investigador & deberá mantenerse actualizado en bases de datos + en 'ormato CG9^$9$9 %de dominio p8blico(+ soporte *ue será suministrado por el Arc2ivo ,eneral de la Naci n con el 'in de garantizar el intercambio de in'ormaci n entre los di'erentes arc2ivos 2ist ricos del pa-s. Los datos *ue debe contener este 'ormato registro+ serán los siguientes7 Nombre & Apellidos Nacionalidad Gocumento de $dentidad =ro'esi n Entidad para la cual traba3a Gomicilio permanente Girecci n Temporal Tel"'ono+ Fa; EBmail Ciudad^ =a-s Gescripci n breve del =ro&ecto de $nvestigaci n 9eAalamiento de las obligaciones del $nvestigador en lo re'erente a7 a( Cumplir las normas & reglamentos de la instituci n b( Responder por el buen tratamiento de los documentos & elementos *ue se le suministren.

En la correspondiente o'icina se llevara el registro de pr"stamo & de 'orma opcional una estad-stica de consulta.B Consulta de documentos.c( Entregar al Arc2ivo una copia de la publicaci n.acta de la cual 'ue e.eneral de Arc2ivos /@4 de )???.eneral de la Naci n %*ue puede ser adaptada por las entidades( en su Articulo 15. En la Resoluci n A. El pr"stamo de documentos para consulta o 'otocopia+ por parte de los 'uncionarios del A. El Acuerdo A.N ?)5 de )??47 Reglamento de Correspondencia & Arc2ivo del Arc2ivo .igible su devoluci n inmediata. ART$CJLO 9ETTO.tra-a la in'ormaci n '( Fec2a de diligenciamiento del 'ormato registro g( Firma =ARS. e( En las publicaciones *ue resulten de la consulta de los documentos del arc2ivo+ el investigador deberá citar la 'uente e.N+ se realizará previo diligenciamiento del 'ormato Relaci n de pr"stamo de documentos A.pediente+ n8mero total de 'olios+ nombre & cargo de *uien retira el e.NBFTRG 1?0+ donde se consignará el n8mero de carpeta+ ca3a+ cantidad de 'olios+ nombre del e.eneral de Arc2ivos & el Reglamento particular de cada entidad. Gel pr"stamo de los documentos+ se dispone *ue7 La primera 'uente de consulta de los documentos del Arc2ivo Central para las dependencias+ será la relaci n de la respectiva trans'erencia devuelta por el área de Correspondencia & Arc2ivo+ en donde constan todos los elementos de in'ormaci n para 'acilitar su recuperaci n.pidan copias o 'otocopias+ "stas deberán ser autorizadas por el 3e'e de la respectiva o'icina o el 'uncionario en *uien se 2a&a delegado esa 'acultad & s lo se permitirá cuando la in'ormaci n no tenga carácter de reservado con'orme a la Constituci n o a las Le&es. En el evento *ue se re*uiera trasladar un e. A. 9i el interesado desea *ue se le e.pediente+ 'uncionario *ue entrega+ usuario+ dependencia solicitante+ 'ec2a de entrega & de devoluci n & 'irma. La consulta de documentos en los arc2ivos de gesti n+ por parte de otras dependencias o de los ciudadanos+ deberá e'ectuarse permitiendo el acceso a los documentos cual*uiera *ue sea su soporte.RAFO7 Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento .B =r"stamo de documentos para trámites internos.NBFTRG 1?0 El pr"stamo de documentos para consulta o 'otocopia+ re*uerido por otras entidades o .N ?4) de )??)+ por el cual se establecen los criterios para la organizaci n de los arc2ivos de gesti n en las entidades p8blicas & las privadas *ue cumplen 'unciones p8blicas+ se regula el $nventario Knico Gocumental & se desarrollan los art-culo )1+ ))+ )0 & )5 de la Le& .pediente a otra dependencia en calidad de pr"stamo+ la dependencia productora deberá llevar un registro en el *ue se consigne la 'ec2a del pr"stamo+ identi'icaci n completa del e. d( Gar los cr"ditos correspondientes &^o responder por los derec2os *ue se deriven de la reproducci n de materiales grá'icos con 'ines comerciales. ARTWCJLO 1J$NTO.pediente & t"rmino perentorio para su devoluci n. Hencido el plazo+ el responsable de la dependencia productora deberá 2acer e.

La di'usi n de los documentos de arc2ivo puede 2acerse mediante consulta en el mismo Arc2ivo+ pr"stamo temporal de los documentos+ o utilizaci n de medios reprográ'icos.presa del Ee'e de la dependencia productora de los documentos. La plani'icaci n de los servicios debe basarse en las 'unciones misionales de la entidad & las necesidades de sus usuarios reales & potenciales.NBFAB1. Cada usuario se responsabilizará por el cuidado & entrega de los documentos en las 'ec2as indicadas+ además cuando una entidad o persona re*uiera in'ormaci n & sea indispensable retirar documentos del e.origen al servicio de consulta+ en sala 'uera de "sta+ seg8n lo indi*ue el reglamento.pedientes del Arc2ivo Central & s lo en los siguientes eventos7 a( =or solicitud e. B Al ciudadano *ue acude al arc2ivo para recuperar antecedentes documentales *ue son de su inter"s como prueba de derec2os. 1@@<( \Con el 'in de 'acilitar el acceso a los documentos el Arc2ivo debe contar con un porta'olio de servicios para sus di'erentes usuarios & poder satis'acer sus re*uerimientos. Este pr"stamo se registrará en un Formato de =r"stamo de Gocumentos & se de3ará constancia del retiro del documento mediante una Fic2a Testigo B 9ervicio de Re'erencia7 9e presta a partir de la vinculaci n del contenido & la orientaci n .pediente+ se diligenciará el 'ormato _TE9T$. B Al ciudadano *ue consulta sus 'ondos con 'ines de investigaci n. La salida temporal de documentos+ s lo se 2ará en casos imprescindibles.+ 9anta'" de >ogotá. )a ed.). c( =or motivos t"cnicos como la reprogra'-a o procesos de restauraci n.rupo de Correspondencia & Arc2ivo autorizará la salida temporal de documentos originales+ copias o e. %Reglamento . 9ERH$C$O9 GE ARCD$HO 9ERH$C$O9 GE ARCD$HO. =roceso mediante el cual se pone a disposici n de los usuarios la documentaci n de una entidad+ con 'ines de in'ormaci n.N ?4< de )???.1_ & se ubicará en el lugar de donde 'ueron retirados los documentos. B 9ervicio de Consulta7 En 'orma gen"rica podemos a'irmar *ue el servicio más vital *ue pueda prestar un arc2ivo a la administraci n+ a los investigadores & a la comunidad+ es probablemente el acceso a los materiales solicitados+ dando as. Estos servicios com8nmente se o'recen a tres tipos de usuarios7 B A la propia instituci n productora de los documentos custodiados. =arágra'o ).eneral de Arc2ivos. El Ee'e del .rupo de Correspondencia & Arc2ivo mediante o'icio motivado & seg8n la consulta con'orme al Acuerdo A. =arágra'o 1. 1?. b( =or solicitud de entes 3udiciales+ 'iscales o de control. Cediante los servicios arc2iv-sticos se disponen los documentos con 'ines in'ormativos+ para consulta e investigaci n.O A.personas particulares debe 2acerse solamente con el visto bueno del 3e'e del .

de la procedencia de los documentos+ para un acceso temático a los mismos.ternas & sobre los servicios o'recidos en el arc2ivo. & =ro&ecto de Cartilla para la aplicaci n de tablas de retenci n documental. .rupo de Correspondencia & Arc2ivo A. Gic2a 2istoria está registrada en documentos+ testimonios+ escritos+ materiales grá'icos+ audiovisuales+ bibliográ'icos+ 2emerográ'icos+ etc.+ o de datos sobre servicios *ue pueden proporcionar otros arc2ivos o unidades de in'ormaci n.N+ )??4( ANETO 11. Ge igual 'orma+ involucra el suministro de in'ormaci n contenida en material audiovisual+ cartográ'ico+ etc.ternos+ 2acer uso de los documentos en su lugar de origen+ sea en el pa-s o 'uera de "ste+ & sin *ue los originales su'ran p"rdida o deterioro por manipulaci n innecesaria. Los arc2ivos 2ist ricos pueden asumir la preservaci n de la memoria de un sector *ue 2a&a tenido un papel relevante en el desarrollo de la comunidad+ a nivel local+ regional & nacional. B9ervicio de Reprogra'-a7 9e re'iere a la reproducci n de documentos+ por 'otogra'-a+ 'otocopia+ micro'ilm+ o cual*uier otro medio+ de esta manera se permite a los investigadores & demás usuarios internos & e. B9ervicio de Trascripci n de Gocumentos7 Reproducci n de un documento de arc2ivo escrito en un determinado lengua3e a otro convencional o re*uerido por el usuario] %9ervicios de Arc2ivo 7 gu-as & manuales+ A. Los arc2ivos 2ist ricos promueven la di'usi n del patrimonio documental+ la divulgaci n de la in'ormaci n contenida en los documentos con valores secundarios & contribu&en al 'ortalecimiento de la identidad cultural. B9ervicio de Asesor-a & Formaci n Arc2iv-stica7 Orientaci n a los usuarios sobre las pol-ticas arc2iv-sticas tanto internas como e.N+ 1@@4. $nteresa en este servicio o'recer in'ormaci n sobre7 Origen de la entidad+ acontecimientos *ue 2a&an 2ec2o "poca o marcado el proceso de evoluci n de la misma+ publicaciones+ noticias sobre personas+ grupos e instituciones *ue 2an brindado un signi'icativo aporte a la entidad+ etc. B9ervicio de $n'ormaci n sobre memoria institucional & t"cnica7 Todas las empresas e instituciones tienen su propia 2istoria *ue va desde sus or-genes 2asta la actualidad+ o 2asta el momento en *ue se decrete su clausura. Las gu-as+ -ndices+ catálogos+ censos+ entre otros+ 'orman parte de la colecci n básica del servicio de re'erencia. ALCACENAC$ENTO V CON9ERHAC$ON . Esta in'ormaci n documental puede dar origen a la con'iguraci n de un servicios especializado. O se 2alle en posesi n de particulares.+ para la prestaci n del servicio de reprogra'-a. B9ervicio de vencimiento7 En los arc2ivos de gesti n+ el servicio de vencimiento+ o de aleta+ da cuenta de los plazos l-mite *ue tienen los 'uncionarios & empleados para adelantar los trámites *ue se derivan de una comunicaci n o de un compromiso pendiente. 9in embargo+ cada arc2ivo en su reglamento de servicio establecerá las restricciones particulares por razones legales+ de conservaci n+ administrativas+ etc. =or e3emplo7 El ca'etero+ el petrolero+ el azucarero.

Edi'icios de Arc2ivo. 0P =rever el espacio su'iciente para albergar la documentaci n acumulada & su natural incremento.1 SREA9 LOCAT$HA9+ E1J$=O V CO>$L$AR$O+ JN$GAGE9 GE CON9ERHAC$ON V ALCACENAC$ENTO El ACJERGO A.eneral de Arc2ivos sobre \condiciones de edi'icios & locales destinados a arc2ivos]. Aspectos Estructurales. Los edi'icios & locales destinados como sedes de arc2ivos deberán cumplir con las condiciones de edi'icaci n+ almacenamiento+ medio ambiental+ de seguridad & de mantenimiento *ue garanticen la adecuada conservaci n de los acervos documentales. Gistribuci n. 1P Caracter-sticas de terreno sin riesgos de 2umedad subterránea o problemas de inundaci n & *ue o'rezca estabilidad. \Art-culo 1. Art-culo ). @P El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros arc2iv-sticos *ue establezcan los procesos de retenci n & valoraci n documental. . ?4@ de )???+ =or el cual se desarrolla el art-culo del Cap-tulo < \Conservaci n de Gocumentos] del Reglamento . 5P Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades igni'ugas+ & tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentaci n. La edi'icaci n debe tener en cuenta los siguientes aspectos7 Jbicaci n. Capacidad de almacenamiento. Establece condiciones para los edi'icios & locales destinados como sedes de arc2ivos+ para la estanter-a & mobiliario. Condiciones generales.P La adecuaci n climática a las normas establecidas para la conservaci n del material documental.11. )P Geben estar situados le3os de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u ob3etivos b"licos.N No. .)? mts de alto+ la resistencia de las placas & pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga m-nima de 1)?? c^m)+ ci'ra *ue se deber incrementar si se va a emplear estanter-a compacta o de ma&or tamaAo seAalado. /P Los pisos+ muros+ tec2os & puertas deben estar construidos con material ign-'ugos de alta resistencia mecánica & desgaste m-nimo a la abrasi n. Los dep sitos se dimensionarán teniendo en cuenta7 <P La manipulaci n+ transporte & seguridad de la documentaci n. 4P 9i se utilizan estanter-a de ).

)? mts & cada bande3a soportar un peso de 1??cg^mt lineal. Gistribuci n de Estanter-as. 11P Las zonas de traba3o arc2iv-stico+ consulta & prestaci n de servicios estarán 'uera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulaci n & mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de dep sito. o menos. ))P El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ning8n otro material.+ entre "stos & la estanter-a. El almacenamiento de la documentaci n+ deberá establecerse a partir de las caracter-sticas t"cnicas de los soportes documentales+ considerando los siguientes aspectos7 Estanter-a7 10P GiseAo acorde con las dimensiones de las unidades *ue contendrá+ evitando bordes o aristas *ue produzcan daAos sobre los documentos. )4P El espacio de circulaci n entre cada m dulo de estantes debe tener un m-nimo de <? cm. 1@P La balda in'erior debe estar por lo menos a 1? cms del piso. Sreas de dep sito. 14P Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas s lidas+ resistentes & estables con tratamiento anticorrosivo & recubrimiento 2orneado *u-micamente estable7 1/P Geberá tener una altura de ). Art-culo 0. 1)P Las áreas t"cnicas tendrán relaci n con las de dep sito+ tomando en cuenta el necesario aislamiento *ue debe e. 15P La estanter-a total no deberá tener más de 1?? mts de longitud. )5P =ara unidades de conservaci n como libros+ lega3os o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el 'in de evitar el deslizamiento & la de'ormaci n de la . )?P Las baldas deben o'recer la posibilidad de distribuirse a di'erentes alturas+ para posibilitar el almacenamiento de diversos 'ormatos+ permitiendo una graduaci n cada < cm.P La balda superior debe estar a un má. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de 'i3aci n a piso. )0P La estanter-a no irá recostada sobre los muros & se debe de3ar un espacio m-nimo de )? cm.imo de 1. 1<P 9i se disponen m dulos compuestos por dos cuerpos de estanter-as+ se deben utilizar los parales & tapas laterales para proporcionar ma&or estabilidad.como las relaciones de "stas con las zonas de custodia+ recepci n+ organizaci n & tratamiento de los documentos. )1P Los acabados en los bordes & ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentaci n.+ & un corredor central m-nimo de 1)? cm.? cms+ para 'acilitar la manipulaci n & el acceso del operario a la documentaci n.1?P Las áreas destinadas para la custodia de la documentaci n deben contar con los elementos de control & aislamiento *ue garanticen la seguridad de los acervos. 1.istir en cuanto a la 'unci n desarrollada+ as. )/P La estanter-a deberá tener un sistema de identi'icaci n visual de la documentaci n acorde con la signatura topográ'ica.

principalmente+ se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes+ armarios o estantes con diseAos desarrollados acordes con las dimensiones & tipo de soporte a almacenar & los recubrimientos antio. Cobiliario para documentos en otros 'ormatos. o menos. As.las gavetas de las planotecas tendrán una pro'undidad de / cms. =ara el ensamble no se utilizará ad2esivo o materiales metálicos. Cobiliario para obras de gran 'ormato Además de las caracter-sticas anotadas deberán dimensionarse para contener un n8mero de obras+ cu&o peso & volumen no di'iculte su manipulaci n.G. ). 04P Los rollos de micro'ilmaci n deberán mantenerse en su carrete & contenedor elaborados en material estable & *u-micamente inerte# cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identi'icada & dispuesto en las respectivas estanter-as diseAadas acordes con el 'ormato & con las especi'icaciones re*ueridas para garantizar su .documentaci n almacenada. 0)P =ara documentos en 'ormato análogo como micro'ilm+ cintas 'onográ'icas+ cintas de video+ rollos cinematográ'icos o 'otogra'-a entre otros & digitales como dis*uetes & C.+ se tendrá en cuenta lo siguiente7 00P Las 'otogra'-as & negativos deberán almacenarse en sobre individuales & en ca3as de pD neutro %<( & nunca emplear materiales plásticos.G.idantes & antiestáticos a *ue 2a&a lugar.P Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embala3e para albergar 'olios sueltos+ lega3os+ libros o tomos encuadernados con el prop sito de prolongar de una manera considerable la conservaci n de los mismos. Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento *ue disminu&an la 'ricci n & vibraciones+ eliminando el riesgo de atascamiento o ca-da de la gaveta. 0?P El material & el diseAo de la elaboraci n de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso & tamaAo de la documentaci n a conservar. )@P Los contenedores deben ser elaborados en cart n neutro & si no se dispone de "stos+ se aplicará al cart n un recubrimiento *ue impida la acidi'icaci n por contacto. 01P La distancia libre entre la unidad de conservaci n & la bande3a superior debe ser m-nimo de 4 cm. Arc2ivadores verticales Jtilizados como mobiliario de o'icina+ deben elaborarse en materiales estables para la conservaci n & pro&ectarse de acuerdo con la producci n documental. Contenedores )<P Todos los documentos+ sean sueltos o encuadernados+ re*uieren sistemas distintos & e'icientes de protecci n+ acordes con las caracter-sticas de tamaAo & 'unci n. =ara la documentaci n de imagen análoga como micro'ilmaci n+ cintas 'onográ'icas+ cintas de video+ rollos cinematográ'icos o 'otogra'-a entre otros o digital como dis*uetes+ C.

05P Temperatura de 1/ a )? oC con una 'luctuaci n diaria de 4 oC. Dumedad relativa de 0?N a 4?N Hentilaci n. Dumedad relativa de 0/N a 4/N Cicro'ilm7 Temperatura 1< a )? oC. Caterial documental7 Fotogra'-a. >lanco & Negro7 Temperatura 1/ a )? oC.preservaci n. Art-culo /. Los edi'icios & locales destinados a albergar material de arc2ivo+ deben cumplir con las condiciones ambientales *ue inclu&en mane3o de temperatura+ 2umedad relativa+ ventilaci n+ contaminantes atmos'"ricos e iluminaci n+ as-7 Condiciones Ambientales Caterial Gocumental7 9oporte en papel. oC Dumedad relativa de 4?N a /?N Cedios magn"ticos7 Temperatura 14 a 1? oC. 0<P Dumedad relativa entre 4/N & 5?N con 'luctuaci n diaria del /N. . podrán contar con una unidad de conservaci n plástica en polipropileno u otro pol-mero *u-micamente estable & *ue no desprenda vapores ácidos o contener mol"culas ácidos retenidas en su estructura. 0/P Los discetes & C. Dumedad relativa de )/N a 0/N . Cada unidad de conservaci n contendrá solo un dis*uete o C.G. Dumedad relativa de 4?N a /?N Color7 Temperatura menor a 1? oC. Dumedad relativa de 4?N a /?N Giscos Opticos7 Temperatura 15 a )? oC.rabaciones7 Temperatura 1? a 1. Condiciones ambientales & t"cnicas.G.

Geberá contar con medios de 'iltraci n del aire de ingreso tanto de part-culas s lidas como de contaminantes atmos'"ricos.P El caudal debe garantizar la renovaci n continua & permanente del aire de una a dos veces por 2ora. 4?P =ara radiaci n visible lum-nica+ menor o igual a 1?? lu.rupo del Laboratorio de Restauraci n del Arc2ivo .. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas *ue se *uieren mantener & al espacio. 40P Como iluminaci n arti'icial se podrá emplear luz 'luorescente pero de ba3a intensidad & utilizando 'iltros ultravioleta. 4. 4@P =roveer la seAalizaci n necesaria *ue permita ubicar con rapidez los di'erentes e*uipos para la atenci n de desastres & las rutas de evacuaci n & rescate de las unidades documentales. 4/P Los balastros no deben estar en el interior de los dep sitos. Ge igual 'orma+ en el siguiente documento avalado t"cnicamente por el .tintores de CO)+ 9ol'aclan o Cultiprop sito & e. /1P Las unidades de conservaci n re*uieren de un programa de limpieza en seco & para el e'ecto se deben emplear aspiradoras]. Cantenimiento. Los niveles de "stos guardan relaci n con el sitio de emplazamiento de la edi'icaci n. 44P =ara el tec2o se debe emplear luz 'luorescente con 'iltros ultravioleta. 45P Gisponer de e*uipos para atenci n de desastres como e.0. =rotegen la documentaci n del polvo+ la contaminaci n+ los cambios bruscos de 2umedad relativa & temperatura+ & .eneral de la Naci n+ se establecen las siguientes especi'icaciones t"cnicas para las unidades de conservaci n7 E9=EC$F$CAC$ONE9 CAEA9 GE ARCD$HO Las ca3as se utilizan para almacenar carpetas+ lega3os o libros. Evitar el empleo de polvo *u-mico & de agua.P $mplementar sistemas de alarma contra incendio & robo. 0@P La disposici n de las unidades de conservaci n en los estantes deberá permitir una adecuada ventilaci n a trav"s de ellos.arantizar la limpieza de instalaciones & estanter-a con un producto *ue no incremente la 2umedad ambiental. 4)P Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentaci n & contenedores. /?P . Filtrado de aire. 4<P Las especi'icaciones t"cnicas de los e. 41P =ara radiaci n ultravioleta+ menor o igual a <? u:^lumen.tintores & el n8mero de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del dep sito & la capacidad de almacenamiento.tractores de agua de acuerdo con el material a conservar. $luminaci n en dep sitos.

Gispersi n balanceada con ceras para'-nicas+ pD .eneral de la Naci n a partir de la investigaci n & revisi n de diseAos empleados en otros pa-ses & con la asesor-a de empresas nacionales 2a avalado los siguientes modelos de ca3as7 Ca3as para Arc2ivo Dist rico+ Arc2ivo Central & para documentos de mediano & gran 'ormato. Los siguientes diseAos 'acilitan la producci n en l-nea & su posterior armada al no involucrar ad2esivos ni ganc2os metálicos. Gebido a la composici n del cart n corrugado+ este material tiene un valor de pD in'erior a <+ para evitar la migraci n de ácido a los documentos+ el cart n debe contar con un recubrimiento interior constituido por una pel-cula transparente de material inerte con base en ceras neutras+ pel-culas polim"ricas+ emulsi n de para'inas o ceras vegetales. Los recubrimientos *ue cumplen con las anteriores especi'icaciones son los siguientes7 Emulen /?. Recubrimiento interno.contribu&en a su adecuada manipulaci n & organizaci n. El diseAo de las ca3as *ue se recomiendan a continuaci n permite por medio del plegado & el ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento & al rasgado. En ning8n caso se deben usar cartones *ue tengan un recubrimiento cu&o 8nico componente sea para'ina. El cart n corrugado debe tener una resistencia m-nima a la compresi n vertical %RCH( de @0? Lg'^m) & una resistencia m-nima al aplastamiento 2orizontal de ) Lg'^cm). E9=EC$F$CAC$ONE9 CAEA9 GE ARCD$HO Re'7 Arc2ivo Dist rico . Ad2esán /@@. El Laboratorio de Restauraci n del Arc2ivo . Resistencia. B @. B @+ viscosidad )?? cps má. CobilBcerBa.perimentar ad2erencia sobre los documentos. La pel-cula debe ser *u-micamente estable+ con un pD neutro %pD e <(+ debe ser insoluble en agua+ no presentar untuosidad al tacto & no e. Emulsi n acuosa de pol-mero modi'icado+ pD . Las ca3as 2an ser 'uncionales & para ello se deben seleccionar diseAos acordes con el 'ormato de los documentos.portaci n de 'lores con el 'in de evitar la des2idrataci n. =el-cula a base de ceras & para'inas+ la cual es usada tradicionalmente en embala3es para e. Cabe aclarar+ *ue las ca3as no deben tener per'oraciones *ue 'aciliten la entrada de polvo e insectos & en cuanto al material+ "stas deben ser 'abricadas con cart n cra't corrugado de pared sencilla & cumplir la siguientes re*uisitos7 Caterial7 Ca3as producidas con cart n cra't corrugado de pared sencilla. Acabado. Gispromul R. Recubrimiento e. Ad2esivo en emulsi n de polivinil acetato modi'icado+ viscosidad 1)??B1/?? cps.imo CAB??0.)+ viscosidad )??B4?? cps.terior7 con pulpa blanca+ preimpreso con identi'icaci n de la entidad. El cart n corrugado debe tener un acabado liso+ suave+ libre de part-culas abrasivas u otras imper'ecciones.

Gimensiones e. alto7 . alto7 )/ cm. . anc2o7 41 cm. cm.ternas7 anc2o7 1)+/ cm. . Cedidas *ue se podrán a3ustar de acuerdo con el 'ormato de la documentaci n. cm. .ran Formato Gimensiones7 Tapa . E9=EC$F$CAC$ONE9 CAEA9 GE ARCD$HO Re'7 Ca3as para Gocumentos de Cediano Formato Gimensiones7 Tapa Gimensiones internas7 largo7 5? cm. .+/ cm. anc2o7 44 cm. . largo7 4)+/ cm. anc2o7 44 cm. largo7 0@ cm. alto7 . . del borde+ para 'acilitar la consulta & retiro de la documentaci n. E9=EC$F$CAC$ONE9 CAEA9 GE ARCD$HO Re'7 Ca3as para Gocumentos de . alto7 . Cedidas *ue se *ue se podrán a3ustar de acuerdo con el 'ormato de la documentaci n. Cedidas *ue se *ue se podrán a3ustar de acuerdo con el 'ormato de la documentaci n GiseAo7 $nclu&e una apertura superior & dos aletas 'uelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas+ lega3os o libros. GiseAo7 $nclu&e una apertura 'rontal con pliegue en el costado iz*uierdo & pestaAa para su manipulaci n.ternas7 largo7 /. alto7 )5+/ cm. largo7 0@ cm. alto7 )5+/ cm. . Este diseAo tambi"n puede ser utilizado para Arc2ivo Dist rico. Gimensiones e. . . NOTA.ternas7 anc2o7 )1 cm. cm. . GiseAo7 $nclu&e tapa con bisagra de apertura a 1/ cm. . Gimensiones e. .+/ cm. anc2o7 40 cm. . alto7 .Gimensiones internas7 anc2o7 11+/ cm.ternas7 largo7 5?+/ cm. E9=EC$F$CAC$ONE9 CAEA9 GE ARCD$HO Re'7 Arc2ivo Central Gimensiones internas7 anc2o7 )? cm. . Gimensiones e. . >ase Gimensiones internas7 largo7 /<+/ cm. largo7 4? cm. . alto7 )/+/ cm.

. alto7 . anc2o7 51 cm. . cm.ima de almacenamiento es de )?? o )/? 'olios. largo7 5@+/ cm. del borde+ para 'acilitar la consulta & retiro de la documentaci n. Gimensiones e. GiseAo7 $nclu&e tapa con bisagra de apertura a 1/ cm.+/ cm. No debe incluir ad2esivos+ cintas+ pitas+ 2ilos+ ni ganc2os.. Cedidas *ue se podrán a3ustar de acuerdo con el 'ormato de la documentaci n. >ase Gimensiones internas7 largo7 . . . Caterial7 La cartulina debe estar libre de pulpas ligni'icadas o recicladas Geberá tener pD neutro o pre'eriblemente contar con una reserva alcalina %pD ≥ <( Geberá estar libre de part-culas metálicas+ ceras+ plasti'icantes+ residuos de blan*ueadores+ per . Ge las aletas laterales7 Anc2o7 )) cm. . largo7 1<cm. Anc2o7 )/+/ cm.Gimensiones internas7 largo7 . . Ge la base central7 Anc2o7 )) cm. 9e recomienda el uso de cartulina desacidi'icada de m-nimo )4? g^m) o propalcote de m-nimo 0)? g^m). La distancia entre los pliegues es de 1 cm. . . largo7 0/ cm. anc2o7 /@ cm. alto7 . GiseAo7 Consta de una cubierta anterior & una posterior con solapas laterales *ue doblan al interior.<+/ cm. alto7 . En un lugar visible & de acuerdo con el diseAo adoptado+ se debe consignar la identi'icaci n . $nclu&e gra'ado para 4 pliegues sobre cada solapa.ternas7 largo7 . . Gimensiones e. largo7 0/ cm..+/ cm. . . anc2o7 5)+/ cm.+/ cm.idos & sul'uro Resistente al doblez & al rasgado Ge color pre'eriblemente claro+ los tintes & pigmentos deben ser resistentes a la abrasi n & ser insolubles en agua La cartulina debe tener un acabado liso+ suave+ libre de part-culas abrasivas u otras imper'ecciones.ternas7 largo7 .+ para obtener di'erentes capacidades de almacenamiento. largo7 0/ cm. E9=EC$F$CAC$ONE9 CAR=ETA9 GE ARCD$HO Re'7 Carpetas con 9olapas Laterales Gimensiones7 Total7 Anc2o7 5@+/ cm. Ge las aletas superiores7 Anc2o7 ))+/ cm. . alto7 .< cm. La capacidad má. . cm. anc2o7 5? cm. cm.

E9=EC$F$CAC$ONE9 CAR=ETA9 GE ARCD$HO Re'7 Carpetas para Gocumentos de . 9e deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cu&o diseAo no inclu&e ad2esivos+ cintas+ pitas+ 2ilos+ ni ganc2os. Las carpetas deben ser diseAadas de acuerdo con el volumen & 'ormato de 'olios *ue van a albergar.de su contenido. Las carpetas deben ser diseAadas de acuerdo con el volumen & 'ormato de 'olios *ue van a albergar. Este anc2o inclu&e una pestaAa de 1+/ cm. En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentaci n de gran 'ormato se puede utilizar la uni n de varias piezas de cart n o cartulina+ usando como bisagras cintas o telas %con alto contenido de algod n o lino(+ cu&o ad2esivo sea resistentes al paso del tiempo+ reversible %'ácilmente removibles( & estable en condiciones ptimas de 2umedad . $nternamente+ dentro de las celugu-as+ los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable %cartulina desacidi'icada de m-nimo )4? g^m)+ cartulina propalcote de m-nimo 0)?g^m)+ cartulina bristol^bond(. para identi'icaci n Anc2o cubierta anterior7 )) cm. Gimensiones7 Anc2o de la cartulina7 4/+/ cm. Largo del pliegue7 0/ cm. Anc2o cubierta posterior7 )0+/ cm. NOTA. En un lugar visible & de acuerdo con el diseAo adoptado+ se debe consignar la identi'icaci n de su contenido. En un lugar visible & de acuerdo con el diseAo adoptado+ se debe consignar la identi'icaci n de su contenido.esti n En los arc2ivadores las o'icinas+ se recomienda el uso de carpetas colgantes & celugu-as+ productos *ue se pueden ad*uirir comercialmente. No se deben utilizar AB6 para el almacenamiento de la documentaci n.ran Formato Los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable %cartulina desacidi'icada de m-nimo )4? g^m) o cartulina propalcote de m-nimo 0)? g^m) (. E9=EC$F$CAC$ONE9 CAR=ETA9 GE ARCD$HO Re'7 Carpetas con 9olapas Laterales E9=EC$F$CAC$ONE9 CAR=ETA9 GE ARCD$HO Re'7 Carpetas para Arc2ivo de .

Además+ "ste no debe contener cloruro de polivinilo %=HC( & debe impedir la propagaci n & contaminaci n por microorganismos como 2ongos &^o bacterias. El color del ad2esivo debe ser permanente+ es decir+ no debe decolorarse+ volverse oscuro o amarillo+ ni producir manc2as. ?+ =. 11.puesto por GOVLE+ Curielle & FR[N$[RE+ Andr". El pD de los anteriores ad2esivos debe ser igual o ma&or a < %pD ≥ <(. La preparaci n de manuales de gesti n de documentos para las administraciones p8blicas7 un estudio Ramp. Acto seguido se deben prever para todos los documentos considerados esenciales+ medidas de protecci n+ empezando por la elaboraci n de un e3emplar de seguridad. En caso de catástro'e estos e3emplares deben ser rápidamente accesible & se asegurara la disponibilidad del e*uipo & el personal necesarios para la e.JR$GAG GE LA $NFORCAC$ON Ge acuerdo con lo e. Gic2o programa constitu&e un complemento del plan de un organismo para situaciones de urgencia.) 9E. JNE9CO+ 1@@1. En cual*uier caso es 'undamental actualizar peri dicamente las in'ormaciones obtenidas en los e3emplares de seguridad.imetil celulosa+ metil celulosa+ alco2ol polivin-lico %=HA( & acetato de polivinilo %=H Ac(. 4?B41. 9e deberá observar en relaci n con la seguridad de los documentos lo siguiente7 La protecci n de documentos esenciales va mas allá de las medidas 2abituales de protecci n de los documentos contra incendios+ robos+ inundaciones+ actos de vandalismo & sustancias peligrosas+ e. Ese e3emplar en soporte id"ntico o en otro soporte 2a de depositarse en un local especialmente 2abilitado con todas las garant-as de seguridad & condiciones adecuadas de conservaci n. Estos documentos son los *ue contribu&en a garantizar los derec2os 'undamentales de la administraci n+ as. La tarea de elaboraci n & aplicaci n de un programa de protecci n de documentos esenciales recae generalmente en el seno de una entidad gubernamental+ sobre el responsable de la gesti n de documento administrativos.relativa & temperatura %2umedad relativa entre 4/N & 5?N & temperatura entre 1/bC & )?bC(.como sus obligaciones legales & 'inancieras.plotaci n de dic2as in'ormaciones esenciales En las entidades *ue 2agan uso de los sistemas in'ormáticos utilizados para el procesamiento de datos deben estar su3etos a mecanismos de control desde la concepci n .iste una serie de recursos preventivos para proteger contra catástro'es naturales & guerras. Hol. 9e recomienda el uso de ad2esivos polim"ricos tales como7 carbo. La primera etapa en la implantaci n de un programa de este tipo consiste en identi'icar & evaluar+ con la a&uda de los gestores responsables de las actividades esenciales del organismo+ cuales son los documentos esenciales para el mantenimiento de los servicios suministrados o para la reanudaci n de las actividades en caso de desastre.

=ara el caso colombiano el $CONTEC o'rece la norma NTCB>9 <<@@B) istemas de gesti n de la seguridad de la in'ormaci n %9. La conservaci n en condiciones seguras de estos documentos se e'ect8a en locales especialmente 2abilitados+ al amparo de desastres naturales o accidentales+ de robos o usos indebidos+ de campos magn"ticos o de di'erencias t"rmicas o 2idrom"tricas e. Jn sistema de localizaci n adecuado permitirá una gesti n e'icaz de los datos almacenados con soporte magn"tico & 'acilitara su actualizaci n. RAC= La especi'icidad de los documentos en soporte electr nico & la importancia de los gastos *ue presupone 3usti'ican el 2ec2o de encomendar la coordinaci n de la gesti n de documentos electr nicos al organismo central. $mporta aAadir a estas consideraciones todas las relativas a la gesti n de documentos esenciales+ particularmente en lo *ue respecta a la realizaci n de copias de seguridad *ue deben ser depositadas en otros lugares+ & cu&o traslado debe e'ectuarse en las condiciones de seguridad re*ueridas. $d"nticas medidas de protecci n se imponen para la documentaci n sobre la elaboraci n de sistemas & sus actualizaci n o recuperaci n en caso de desastre.ige el uso de cintas magn"ticas de calidad+ as. Estos documentos deben inscribirse en la tabla de retenci n &^o valoraci n documental+ con el 'in de poder administrar correctamente los espacios %destrucci n de datos caducos & conservaci n de los *ue poseen valor 2ist rico o de investigaci n(.9$+ documentando riesgos del negocio global para 'ormular controles de seguridad adoptados por las organizaciones] .como la instauraci n de un programa de mantenimiento+ en el *ue se prevea el rebobinado peri dico de las cintas con un largo periodo de conservaci n.misma de los documentos & tienen por ob3eto garantizar la integridad & con'idencialidad de los datos. Dabida cuenta de la vulnerabilidad de estos datos+ se deben adoptar medidas de control espec-'icas *ue regulen el acceso & permitan proteger su con'idencialidad e integridad. Estos principios se aplican tambi"n a la gesti n de documentos en disco 'le.9$(. Establecer+ implementar+ operar+ me3orar un 9.cesivas. Es esencial proceder a la destrucci n+ una vez concluida su vida activa+ de masas considerables de in'ormes reproducidos en programas in'ormáticos+ con ob3eto de disminuir el volumen de in'ormaci n *ue se conserva. La relativa 'ragilidad del soporte in'ormático e.ible producidos con la asistencia de medios magn"ticos.

9$9TECA $NTE. Este es un \proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental &a *ue se contemplan mane3os administrativos+ uso de materiales adecuados+ adopci n de medidas espec-'icas en edi'icios & locales+ sistemas de almacenamiento & dep sito+ unidades de conservaci n+ manipulaci n & mantenimiento peri dico entre otros 'actores. Gependiendo del tipo de arc2ivo+ estos aspectos van a tener ma&or o menor incidencia en relaci n con la preservaci n de la documentaci n+ por ello es 'undamental *ue el planteamiento de las estrategias sea acorde con el sistema de arc2ivos establecido en la entidad & se desarrolle en primera instancia+ la evaluaci n igualmente integral de estos aspectos. El istema $ntegrado de Conservaci n]+ se de'ine como el con3unto de estrategias & procesos de preservaci n & conservaci n+ acordes con el sistema de arc2ivos establecido en la entidad+ ba3o el concepto de Arc2ivo Total+ para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos+ independientemente del tipo de soporte+ garantizando la integridad '-sica & 'uncional de toda la documentaci n+ desde el momento de su emisi n+ durante su periodo de vigencia+ 2asta su dep sito 'inal o sea en cual*uier etapa de su ciclo vital. Estas estrategias van dirigidas tanto a garantizar la integridad '-sica como la 'uncional de los documentos+ ob3etivos *ue al tener en cuenta las caracter-sticas de las instituciones &^o de los arc2ivos+ estarán relacionados con aspectos de orden administrativo+ in'raestructura & las particularidades de la documentaci n *ue se custodia. =ara ello es necesario partir de las evaluaciones t"cnicas sobre su conservaci n '-sica+ condiciones ambientales & operacionales+ seguridad+ perdurabilidad & reproducci n de la in'ormaci n. / La preservaci n del material documental implica adelantar acciones de conservaci n preventiva & conservaci n donde se 2ará especial "n'asis en la conservaci n preventiva. En el Titulo T$ QConservaci n de documentosB de la mencionada Le&+ se establece la obligaci n de \implementar un sistema $ntegrado de conservaci n en cada una de las 'ases del ciclo vital de los documentos].]5 En este concepto de conservaci n preventiva se recogen los aspectos esenciales a partir de los cuales se deberán 'ormular las pol-ticas internas de preservaci n en los di'erentes tipos de arc2ivo sea cual sea su naturaleza.eneral de Arc2ivos /@4 de 14 de Eulio de )???+ se establece la responsabilidad de la administraci n p8blica & de los 'uncionarios de arc2ivo con la conservaci n de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnolog-as de avanzada. As-+ el primer programa de diagn stico se constitu&e en la 2erramienta por medio de la cual se determinan las particularidades acerca de la situaci n del arc2ivo & se establecen las acciones prioritarias para la 'ormulaci n de los demás programas acordes con .RAGO GE CON9ERHAC$ON Con la promulgaci n de la Le& .ANETO 1). =or otro lado+ se deberán garantizar los espacios & las instalaciones necesarias para el correcto 'uncionamiento de los arc2ivos+ teniendo en cuenta las especi'icaciones t"cnicas re*ueridas en los casos de construcci n+ adecuaci n de espacios+ ad*uisici n o arriendo.

las necesidades establecidas+ los recursos 2umanos & materiales necesarios. =RO,RACA9 GE CON9ERHAC$ON =REHENT$HA Los programas se 'ormulan de acuerdo con los 'actores de alteraci n presentes & la intensidad de su e;posici n & contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Como surgen del conocimiento de los 'actores *ue determinan la preservaci n & seguridad de los documentos+ su implementaci n debe ser de aplicaci n continua desarrollando acciones+ 'ormulando estrategias & e3ecutando procesos permanentes. Geben contar con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades reales & pro&ectos concretos de traba3o medibles & cuanti'icables & tiene *ue contar con la sensibilizaci n a todo nivel & traba3o en e*uipo. Estos programas van a a3ustarse dependiendo de las necesidades a cubrir+ el presupuesto & las posibilidades reales *ue tiene la entidad para llevarlos a cabo. 9e deben 'ormular con3untamente con los planes de acci n *ue desarrolla la entidad & es necesario coordinarlos con los de otras dependencias de la entidad en la medida *ue muc2as de las acciones a implementar tienen *ue ver con los pro&ectos & programas *ue llevan a cabo las áreas directivas+ administrativas+ de servicios generales & de ad*uisiciones entre otras. Estos programas tienen unos puntos espec-'icos *ue deben ser tenidos en cuenta & *ue se relacionan a continuaci n7 =RO,RACA9 GE CON9ERHAC$ON =REHENT$HA =RO,RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$,$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON G$A,NO9T$CO $NTE,RAL B Gesconocimiento del estado en el *ue se encuentran los arc2ivos en t"rminos de conservaci n documental B Evaluar las condiciones en las *ue se encuentra el arc2ivo en relaci n con todas a*uellas variables involucradas con la conservaci n documental+ con el 'in de establecer las necesidades+ recomendaciones & prioridades de acci n B Responsables de la administraci n arc2iv-stica B =ersonal t"cnico B Aplicar 'ormatos de diagn stico *ue contemplen7 1. $denti'icaci n ). $n'raestructura '-sica 0. Caracter-sticas & estado de conservaci n de la documentaci n

9e deben identi'icar los aspectos administrativos de la entidad+ continuar con la revisi n de las instalaciones & dotaciones+ & culminar con la evaluaci n de las caracter-sticas & el estado de conservaci n de la documentaci n P H"ase publicaci n del A,N \=autas para el Giagn stico $ntegral de Arc2ivos]. B A partir de los resultados+ establecer los programas prioritarios B Toda la entidad 9EN9$>$L$6AC$ON V TOCA GE CONC$ENC$A B Falta de reconocimiento & valoraci n de las 'uentes documentales & la responsabilidad en la conservaci n & organizaci n de los arc2ivos B Concertar mecanismos & acciones de sensibilizaci n B Recuperar valores documentales+ 2ist ricos+ administrativos+ culturales & testimoniales B Crear conciencia sobre la importancia & utilidad de los programas de conservaci n preventiva BToda la entidad %directivos+ niveles administrativos+ personal t"cnico( B Jsuarios B Aplicar la Reglamentaci n vigente7 Le& ,eneral de Arc2ivos+ Acuerdos+ Gecretos B Con'ormar el Comit" de Arc2ivo BRealizar 3ornadas de capacitaci n7 talleres+ cursos+ e;posiciones+ visitas guiadas+ investigaciones BNormalizar los procedimientos de conservaci n a trav"s de la implementaci n progresiva de los programas en cabeza del responsable de arc2ivo B $nstancias en las *ue se establecen & aplican los programas de gesti n documental B Todas a*uellas o'icinas en las *ue est" involucrada la manipulaci n de la documentaci n B 9ervicios de Arc2ivo7 pr"stamo+ consulta & reprogra'-a =RO,RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$,$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON =REHENC$ON V ATENC$ON GE GE9A9TRE9 B Factores de riesgo internos & e;ternos B Crear estrategias & medidas de seguridad para la prevenci n+ preparaci n & respuesta ante

una situaci n de vandalismo+ robo+ atentado+ emergencia o desastre. PEste programa contempla la protecci n tanto del acervo documental como del personal.

B Todo el personal de la entidad+ en cabeza del responsable del arc2ivo B,rupo de 9alud Ocupacional de la entidad B Jsuarios BCrear la ###BOT_TEXT###gt;rigada o Comit" de prevenci n & atenci n de desastres para documentos] para la preparaci n de recursos+ operaciones & responsabilidades B Aplicar el Acuerdo A,N ?/?^)???+ =revenci n de deterioro de los documentos de arc2ivo & situaciones de riesgo. Este acuerdo contempla7 1. Levantamiento & valoraci n del panorama de riesgos ). Cedidas preventivas 0. =reparaci n de un plan de emergencias 4. Reacci n en caso de siniestro. Toda la entidad

=RO,RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$,$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON $N9=ECC$ON V CANTEN$C$ENTO GE $N9TALAC$ONE9

B Espacios inadecuados para el dep sito de los documentos B Carencia de capacitaci n de personal de servicios generales sobre aspectos de conservaci n preventiva B =roblemas administrativos7 presupuesto insu'iciente & de'iciente mantenimiento global de

$nstructivo de limpieza+ desin'ecci n de áreas & documentos .N ?0<^)??) Especi'icaciones t"cnicas & re*uisitos para la contrataci n de los servicios de dep sito+ custodia+ organizaci n+ reprogra'-a & conservaci n de documentos de arc2ivo B $n'raestructura e instalaciones en particular áreas de almacenamiento & áreas de limpieza de la documentaci n B 9ervicios comerciales de inspecci n & mantenimiento de instalaciones =RO.la edi'icaci n B Aplicar mecanismos & sistemas para el control de las instalaciones en particular las áreas de mane3o documental =ersonal del Srea de 9ervicios .RACA9 =RO>LECA . Acuerdo A.N ?4@^)??? Condiciones de edi'icios & locales destinados a arc2ivos . Acuerdo A.enerales B =ersonal *ue tiene a cargo el mantenimiento & la custodia de la documentaci n BEvaluar peri dicamente el estado de conservaci n de los materiales constructivos & acabados del edi'icio B$denti'icar regularmente 'actores de alteraci n7 redes de energ-a+ conducci n de agua+ materiales in'lamables+ 'ocos de suciedad o materiales *ue acumulen polvo & suciedad BConocer & usar los planos de la edi'icaci n para la ubicaci n & registro de los 'actores de alteraci n B Ge'inir las necesidades & prioridades de mantenimiento+ reparaci n o renovaci n B Contactar el personal t"cnico o las empresas especializadas para la inspecci n & mantenimiento de las instalaciones alertando sobre las medidas de seguridad & protecci n sobre la documentaci n B Aplicar el =rograma de Limpieza en las di'erentes áreas de la edi'icaci n P H"ase7 .

O>EET$HO9 G$R$.N ?0<^)??) Especi'icaciones t"cnicas & re*uisitos para la contrataci n de los servicios de dep sito+ custodia+ organizaci n+ reprogra'-a & conservaci n de documentos de .H+ termo2igr metro+ datalogger+ entre otros B Adoptar medidas correctivas7 'iltros de control JH+ persianas+ visillos+ 2umidi'icador+ des2umidi'icador+ ventiladores+ sistemas naturales o arti'iciales de climatizaci n+ an3eos+ 'iltros de polvo B Aplicar el programa de limpieza en las di'erentes edi'icaci n P H"ase7 . $nstructivo de limpieza+ desin'ecci n de áreas & documentos . Acuerdo A. Acuerdo A.$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON CON$TOREO V CONTROL GE CONG$C$ONE9 AC>$ENTALE9 B Espacios inadecuados para el dep sito de los documentos B Carencia de capacitaci n de personal de servicios generales sobre aspectos de conservaci n preventiva B =roblemas administrativos7 presupuesto insu'iciente & de'iciente mantenimiento global de la edi'icaci n Aplicar mecanismos & sistemas para el monitoreo & control de las condiciones ambientales+ en particular en áreas de dep sito documental B =ersonal *ue tiene a cargo el mantenimiento & la custodia de la documentaci n B =ersonal del Srea de 9ervicios .enerales BEvaluar el entorno climático & microclimático7 luz+ temperatura+ 2umedad relativa+ ventilaci n & contaminantes atmos'"ricos B Geterminar los valores & 'luctuaciones de las condiciones ambientales & su in'luencia en la conservaci n de la documentaci n B Jsar de e*uipos para medici n & registro de las condiciones ambientales7 lu. metro+ monitores J.N ?4@^)??? Condiciones de edi'icios & locales destinados a arc2ivos .

o( *ue inclu&e7 .enerales B $denti'icar las 'uentes de polvo & suciedad BAdoptar medidas de seguridad industrial para 'uncionarios B Aplicar el $nstructivo de limpieza+ desin'ecci n de áreas & documentos %ver ane. Limpieza & desin'ecci n puntual de documentos en papel atacados por 2ongos & .arc2ivo B Sreas de almacenamiento o dep sito B Sreas de consulta+ limpieza & procesos t"cnicos B 9ervicios comerciales de inspecci n & mantenimiento de instalaciones =RO. Gotaci n para 'uncionarios & rutinas para traba3o documental .istencia de espacios inadecuados & prácticas incorrectas de limpieza & cuidado B Carencia de capacitaci n de personal de servicios generales & encargados del mane3o documental en el campo de la conservaci n preventiva B =roblemas administrativos7 presupuesto insu'iciente & de'iciente mantenimiento global de la edi'icaci n B Aplicar procesos de limpieza para el control del polvo & la suciedad sobre las áreas de dep sito & mane3o documental B =ersonal *ue tiene a cargo el mantenimiento & la custodia de la documentaci n B =ersonal del Srea de 9ervicios .$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON L$C=$E6A GE SREA9 V GOCJCENTO9 B Acumulaci n de polvo & suciedad en áreas & documentos debido a la e.RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$. Limpieza documental & realmacenamiento .

$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON CONTROL GE =LA. =rograma de saneamiento ambiental de instalaciones B $nstalaciones en particular área de almacenamiento o dep sito & áreas de limpieza de la documentaci n B 9ervicios comerciales de limpieza =RO.istencia de espacios inapropiados & de'icientes prácticas de limpieza & cuidado B =roblemas administrativos7 presupuesto insu'iciente & de'iciente mantenimiento global de la edi'icaci n B Aplicar mecanismos de inspecci n+ control & erradicaci n de plagas en áreas & documentos B =ersonal *ue tiene a cargo el mantenimiento & la custodia de la documentaci n B =ersonal del Srea de 9ervicios . Gesin'ecci n de las áreas de limpieza documental .realmacenamiento .RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$.A9 B Riesgo &^o presencia de deterioro biol gico en áreas & documentos debido a condiciones ambientales inadecuadas+ ine.enerales B $denti'icar de 'ocos de contaminaci n biol gica & entradas de agentes bi ticos . Limpieza & desin'ecci n de áreas de traba3o .

RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$.$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON A=OVO A LA =ROGJCC$ON GOCJCENTAL V CANEEO GE CORRE9=ONGENC$A .istir vegetaci n B $nstalar elementos de protecci n contra plagas en los espacios como por e3emplo re3illas+ mallas+ an3eos+ entre otros B Aplicar el $nstructivo de limpieza+ desin'ecci n de áreas & documentos %ver ane.BEvaluar el estado de conservaci n de la documentaci n+ grados de deterioro & actividad del agente contaminante B Aislar el material contaminado BRealizar el tratamiento individual con productos & procesos t"cnicos B Adecuar las condiciones ambientales7 2umedad+ temperatura+ ventilaci n+ iluminaci n B Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de e.o( B$mplementar el =rograma de $nspecci n & Cantenimiento de $nstalaciones B $nstalaciones en particular área de almacenamiento o dep sito & áreas de limpieza de la documentaci n B 9ervicios comerciales de limpieza + desin'ecci n & desratizaci n =RO.

RACA9 =RO>LECA O>EET$HO9 G$R$.$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON ALCACENAC$ENTO+ REALCACENAC$ENTO V EC=A9TE ^ ENCJAGERNAC$ON B Gocumentaci n *ue presenta un mobiliario de almacenamiento inadecuado %estanter-a+ planotecas+ muebles de o'icina( BJnidades de conservaci n %ca3as+ carpetas+ rollos lega3os+ libros entre otros( no adecuadas . NTC.terna H"ase7 . NTC .7 'otocopiar P Jso de tintas estables de escritura e impresi n B Controlar & restringir el uso de material metálico+ per'oraci n+ doblado de documentos+ uso de cinta pegante comercial+ amarre con pita+ anotaciones sobre originales B Realizar los recorridos de la documentaci n por las o'icinas en carpetas de polipropileno+ B En correspondencia+ almacenar los documentos en muebles con compartimentos %tipo colmena( B Jsar embala3es resistentes & r-gidos para el mane3o de correspondencia e.B Cane3o '-sico inadecuado de documentos en las o'icinas en su producci n & trámite de correspondencia+ debido a la 'alta de normalizaci n B Normalizar & regular el mane3o '-sico de la documentaci n desde su misma producci n+ a trav"s de las o'icinas de arc2ivo & correspondencia de las entidades B =ersonal encargado del mane3o documental en la entidad B =ersonal *ue produce & tramita la documentaci n en la entidad B $mplementar procesos de conservaci n durante el 'lu3o documental en sus tres etapas B Normalizar en la producci n de tipos documentales7 P Estructura 7 márgenes P Tipo de papel7 libre de lignina+ alcalino+ grama3e sup. =apel para documentos de arc2ivo. Caracter-sticas de calidad .N ?5?^)??1 =autas para la administraci n de comunicaciones o'iciales Todos los 'uncionarios =RO. Re*uisitos para la permanencia & la durabilidad . Acuerdo A. Cateriales para documentos de arc2ivo con soporte papel. a 5? g^m) P Fa.

NTC. Cateriales para documentos de arc2ivo con soporte papel. Especi'icaciones t"cnicas para las unidades de conservaci n.RACA9 =RO>LECA .R.o Almacenamiento & Conservaci n.G. Cedici n de arc2ivosrganizooR. Caracter-sticas de calidad . con el 'in de pro&ectar 'uturas trans'erencias a mediano & largo plazo B Geterminar la capacidad & adaptabilidad del mobiliario B Ad*uirir estanter-a & unidades de conservaci n adecuadas %carpetas + ca3as+ rollos de poli"ster para planos+ sobres para 'otos( B=ara empaste &^o encuadernaci n+ de'inir t"cnicas %tipo de costura+ tipo de lomo+ bisagra+ tarlatana( & materiales %2ilos+ ad2esivos+ cartones+ material de recubrimiento( de acuerdo con la disposici n 'inal de los documentos H"ase7 . NTC. B Gep sitos B O'icinas B Espacios de mane3o documental B 9ervicios comerciales de almacenamiento =RO.B $mplementar el uso de mobiliario & unidades de conservaci n acordes con la cantidad+ 'ormato+ t"cnica & uso de los do cumentos en cual*uier etapa del ciclo vital B =ersonal *ue tiene a cargo el mantenimiento & la custodia de la documentaci n B =ersonal encargado de los dep sitos donde se encuentre la documentaci n B =ersonal e3ecutor de los procesos B Asociar los procedimientos de almacenamiento+ realmacenamiento+ empaste &^o encuadernaci n con los lineamientos arc2iv-sticos B Organizar+ inventariar & clasi'icar del arc2ivo B Geterminar el n8mero total o apro. . Ane.imado de los documentos & de las unidades de conservaci n necesarias para garantizar la conservaci n documental B $denti'icar las caracter-sticas '-sicas de los documentos+ tipolog-as & 'ormatos espec-'icos %determinaci n de metros lineales( B Evaluar de la T.

B Sreas de Reprogra'-a & 9ervicios al =8blico B 9ervicios comerciales de reproducci n $NTERHENC$ONE9 GE =R$CERO9 AJT$L$O9 =ARA GOCJCENTO9 B Estado de deterioro del material documental B Necesidad de capacitaci n en procesos m-nimos de intervenci n sobre los documentos B $mplementar procesos básicos de intervenci n tendientes a detener el deterioro '-sico & mecánico de los documentos B Responsable del arc2ivo con asesor-a del A.O>EET$HO9 G$R$.N B =ersonal e3ecutor de los procesos B Evaluar el estado de conservaci n del acervo documental B Aplicar los siguientes procedimientos de acuerdo con el tipo de deterioro de los documentos7 P Limpieza mecánica super'icial .$GO A CORRECT$HO9 CAC=O GE ACC$ON A=OVO A LA RE=ROGJCC$ON B Riesgo de deterioro *ue su'ren los documentos durante & despu"s del proceso de reproducci n B Normalizar procesos espec-'icos en conservaci n preventiva tanto para el original como para las reproducciones+ con el 'in de minimizar el riesgo de deterioro *ue puedan su'rir B Responsables de la administraci n arc2iv-stica B =ersonal a cargo de la manipulaci n de los documentos en procesos reprográ'icos B =ersonal de dep sito B Jsuarios B Evaluar del estado '-sico & de integridad de la documentaci n teniendo en cuenta sus valores administrativos e 2ist ricos para 'i3ar prioridades & establecer las acciones de conservaci n durante & despu"s del proceso reprográ'ico B Capacitar sobre procesos espec-'icos de conservaci n preventiva como manipulaci n+ desempaste+ empaste realmacenamiento B $mplementar sistemas de almacenamiento & mane3o de reproducciones B =rocesos de micro'ilm 'otogra'-a+ 'otocopias+ digitalizaci n+ etc.

1 CON9ERHAC$ON TOTAL En este proceso+ la conservaci n total se aplica a a*uellos documentos *ue tienen valor permanente+ es decir+ los *ue lo tienen por disposici n legal o los *ue por su contenido in'orman sobre el origen+ desarrollo+ estructura+ procedimientos & pol-ticas de la entidad productora+ convirti"ndose en testimonio de su actividad & trascendencia.( Con'orme al Canual de organizaci n de 'ondos acumulados+ A. =.. G$RECTR$CE9 =ARA LA G$9=O9$C$ON F$NAL GE LO9 GOCJCENTO9 Es la decisi n resultante de la valoraci n en cual*uier etapa del ciclo vital del documento+ registrada en las tablas de retenci n &^o tablas de valoraci n documental+ con miras a la conservaci n total+ eliminaci n+ selecci n & ^o reproducci n %*ue garantice la legalidad & perdurabilidad de la in'ormaci n( 10.mismo+ son patrimonio documental de la sociedad *ue los produce+ utiliza & conserva para la investigaci n+ la ciencia & la cultura].N+ )??4.00B04.ternas tales como el desarrollo tecnol gico de la "poca+ *ue eventualmente puede determinar un ma&or o un menor volumen de producci n ascomo la e.istencia de uno o varios soportes de in'ormaci n.P Eliminaci n de cintas eti*uetas & ad2esivos P Eliminaci n de pliegues & dobleces P Jni n de roturas & rasgaduras P Recuperaci n de plano BO'icinas de producci n documental B Gep sitos B Srea espec-'ica para el mantenimiento de los documentos ANETO 10.+ entre los criterios de valoraci n \Es necesario tomar en consideraci n otros criterios *ue no dependen tanto de las caracter-sticas internas de los documentos ni de la entidad *ue los produ3o+ sino de circunstancias e.. %CiniB manual tabla de retenci n & tras'erencias documentales7 versi n actualizada+ A. Gesde esta perspectiva es evidente *ue la documentaci n producida en la primera mitad del siglo TT es sensiblemente menos voluminosa *ue la generada a partir de los aAos 5?. =.] \La anterior consideraci n unida a la p"rdida de la documentaci n por circunstancias de orden p8blico+ inestabilidad pol-tica+ guerras civiles+ & violencia durante la primera mitad del siglo TT+ conduce a la posibilidad de conservar totalmente la documentaci n producida en esta etapa sin aplicar procesos de selecci n & menos de eliminaci n# se advierte *ue se aplicará este criterio despu"s de depurar dic2a documentaci n] .N+ )??1.. As.

pone algunos criterios relacionados con la conservaci n total+ as-7 Criterios diplomáticos7 Es pre'erible un documento rico o ampliado en cautelas diplomáticas de autenticidad sobre el *ue es pobre en ellas. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retenci n. En todos los casos deberá levantarse un acta acompaAada de su respectivo inventario. Las eliminaciones deben 'ormar parte del proceso de preparaci n de las trans'erencias primarias & secundarias+ es decir+ cuando los arc2ivos de gesti n trans'ieren al central & este al 2ist rico.N+ )??1. Arc2iv-stica & arc2ivos los criterios concretos para realizar la eliminaci n son los siguientes7 \Criterios de procedencia & evidencia7 Normalmente son mas valiosos los documentos *ue . La eliminaci n deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las particularidades art-sticas %miniaturas+ emblemas grabados ( o las peculiaridades paleográ'icas o meramente gra'icas de un documento pueden realzar su valor de conservaci n. =. ROCERO+ Canuel en su obra \Arc2iv-stica & arc2ivos] e.B)@.] %CiniB manual tabla de retenci n & tras'erencias documentales 7versi n actualizada+ A.) EL$C$NAC$ON \Actividad resultante de la disposici n 'inal seAalada en las tablas de retenci n o de valoraci n documental+ para a*uellos documentos *ue 2an perdido sus valores primarios & secundarios+ sin per3uicio de conservar su in'ormaci n en otros soportes] %.A(. En relaci n con el soporte papel & tintas+ 2a& *ue pre'erir para la conservaci n a*uellos *ue presenten ma&or garant-a & durabilidad.). Jn principio *ue debe observarse es a*uel seg8n el cual los documentos *ue deben eliminarse corresponden a lo seAalado en las tablas de retenci n documental o en los asuntos de las tablas de valoraci n documental.R.Cuando los documentos entregados presentan un soporte di'erente del papel+ deben cumplir con determinadas normas de calidad *ue garanticen su conservaci n permanente. CR$TER$O9 =ARA LA EL$C$NAC$ON \La decisi n de eliminar documentos+ si no esta establecida por le& o reglamento+ es responsabilidad del comit" de arc2ivo de cada entidad. Es el caso de micro'ilmes+ bandas sonoras & videográ'icas+ cintas magn"ticas & otros más.NBFTR10/( Ge acuerdo con ROCERO+ Canuel. 10.( %Acta de Eliminaci n Formato A.

0 9ELECC$ON Actividad de la disposici n 'inal seAalada en las tablas de retenci n o de valoraci n documental & realizada en el arc2ivo central+ con el 'in de escoger una muestra de documentos de carácter representativo+ para su conservaci n permanente %. La preparaci n de manuales de gesti n de documentos para las administraciones p8blicas7 un estudio Ramp.N+ )??1.N+ )??4.. 9eg8n GOVLE+ Curielle & FR[N$[RE+ Andr".R.). En cuanto a las cintas magn"ticas & magnetosc picas+ cabe pensar en reutilizarlas despu"s de ser borradas electr nicamente.proceden de una instituci n o secci n de un rango superior+ *ue los de las instituciones delegadas o peri'"ricas# son mas importantes los documentos re'eridos al e3ercicio de las 'unciones especi'icas+ *ue los relativos a las comunes de cual*uier administraci n. Es claro *ue se recurrirá a m"todos más drásticos & por consiguiente más seguros %despedazamiento( cuando as. La selecci n se aplica a series documentales cu&o valor in'ormativo no amerita su conservaci n total.A( CR$TER$O9 =ARA LA 9ELECC$ON \La selecci n puede aplicarse a documentaci n *ue 2a perdido su vigencia. En lo *ue respecta al papel+ el recicla3e & el despedazamiento se impone+ a menos *ue se trate de documentos con'idenciales. Criterios de contenido7 Es me3or conservar los documentos *ue contienen la in'ormaci n comprimida+ *ue e. Gentro de las primeras menciona7 Toma de e3emplares al azar# Cuestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con 'ines de investigaci n.lo re*uiera la con'idencialidad del documento. Cuando una serie documental no re*uiere conservarse totalmente debe seleccionarse a trav"s de muestreo]. 10. Los m"todos & procedimientos aplicados para la eliminaci n de documentos dependerán del soporte de *ue se trate & del grado de con'idencialidad del documento. =. Hol. 05B 0< 9e establece7 \T"cnicas & criterios para la selecci n Respecto a las t"cnicas de selecci n de registros+ Dull %1@.( En el Canual de organizaci n de 'ondos acumulados+ A. La selecci n debe aplicarse a series documentales voluminosas & cu&o contenido in'ormativo se repite o se encuentra registrado en otras series. JNE9CO+ 1@@1.tendida es decir pueden suprimirse en principio los documentos cu&os datos esenciales se encuentren en otros documento *ue los compile+ sobre todo si este 8ltimo está impreso]. =. 4)B40.1(+ 2abla de cuatro opciones+ dos de ellas de tipo cualitativo+ las otras dos de tipo cuantitativo. 9e le atribu&e ser poco ob3etiva & . ?+ =. %CiniB manual tabla de retenci n & tras'erencias documentales 7versi n actualizada+ A.

A CR$TER$O9 =ARA LA C$CROF$LCAC$ON .R. Como principio general la muestra debe ser aplicada a documentaci n de caracter-sticas 2omog"neas por esta raz n la poblaci n sobre la cual se tomara la muestra es la serie o la subserie documental. Otra caracter-stica *ue debe acompaAar a esta poblaci n es la voluminosidad+ es decir+ la gran producci n de las series o subseries *ue se desean seleccionar. .4 C$CROF$LCAC$ON \T"cnica *ue permite+ 'otogra'iar documentos & obtener pe*ueAas imágenes en pel-cula.proporcionar una visi n sesgada o tergiversada de la serie.clusivamente en le&es estad-sticas di'erente a otros m"todos de selecci n+ & consideraci n de tipo cualitativo. El muestreo es un m"todo eminentemente estad-stico & provee resultados cuantitativos. 10. El muestreo debe ser motivo de análisis para la administraci n+ por esta raz n debe contemplarse como tema de importancia en el Comit" de Arc2ivo de las entidades]. =ara Cruz Cundet los m"todos mas utilizados en los arc2ivos son el muestreo aleatorio & es sistemático# el primero considerado de 'ácil compresi n pero de di'-cil aplicaci n mientras *ue el segundo esta basado en una progresi n aritm"tica de un numero aleatorio en 'unci n del tamaAo de la muestra a seleccionar. A continuaci n se presenta una propuesta de selecci n *ue combina el muestreo aleatorio+ el cual se basa e. BCuestreo & consideraciones cualitativas Cuestreo de la selecci n deliberada de determinados documentos como e3emplo de esa clase o serie & con'ines de conservaci n permanente. Finalmente+ propone combinar varios m"todos de selecci n. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie# en este caso es necesario aplicar una 'ormula estad-stica. Gentro de las segundas menciona las siguientes7 Cuestreo sistemático *ue tiene como gu-a la cronolog-a+ es decir+ guardar ciertos aAos+ eliminar otros# conservar la producci n de una serie correspondiente al primer semestre+ eliminar la producci n correspondiente al segundo# Cuestreo aleatorio.

Almacenar las pel-culas originales o master en condiciones ambientales controladas+ a 'in de garantizar su permanencia7 DR 0/N con tolerancia del /N. Atender lo dispuesto en la legislaci n sobre la utilizaci n de micro'ilm+ en especial lo previsto en los decretos )/)< de 1@/? & 00/4 de 1@/4+ la le& . Jtilizar Cicro'ormas+ tipos de cámaras+ reducci n & 'ormato de 'ilmaci n de acuerdo con el tamaAo+ color & estado de conservaci n del documento a micro'ilmar.como las normas t"cnicas NTC 0<)0 & 4?. $nstalar los e*uipos en lugares secos+ ale3ados de vibraci n & con estabilizadores de corrientes.?. Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos básicos de la tecnolog-a & sobre la operaci n del e*uipo. Ge no 2acerse previamente dic2o traba3o arc2iv-stico+ simplemente se trasladar-a los problemas documentales a un nuevo soporte. Jsar pel-culas de buena calidad & ad*uirirlas con 'ec2as se vencimiento no menores aun aAo+ almacenarlas previo a su actualizaci n en condiciones de 2umedad & temperatura no superiores a /? N DR & )1 bC respectivamente.+ & las Normas T"cnicas Nacionales e. Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parámetros establecidos por las Normas T"cnicas $nternacionales+ en especial las $9O+ AN9$+ NCA+ etc. Realizar una correcta preparaci n de documentos *ue elimine arrugas+ dobleces+ manc2as+ & retire ganc2os & otros elementos de los papeles. Temperatura 1<bC con tolerancia de )bC. Escoger el sistema de indizaci n *ue se va a utilizar a 'in de garantizar una pronta & oportuna localizaci n de la in'ormaci n. )??)( \=artir de arc2ivos organizados+ &a *ue la micro'ilmaci n como cual*uiera otra tecnolog-a+ no es la soluci n para el desorden de documentos. )/+ Ene. =lanear el contenido de todas & cada una de las micro'ormas utilizadas+ de tal manera *ue de una a otra se den cortes l gicos+ tales como 'in de un e. . Las cámaras planetarias re*uieren adicionalmente de penumbra.@ as. ¿Cicro'ilmar o digitalizar! En7 ALA %No. Cantener el e*uipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas bimensuales & correctivas cuando sea necesario.=ALAC$O9 =REC$AGO+ Eorge.BGic.? de 1@.pedidas por el $CONTEC.pediente o unidad de almacenamiento. Fi3ar claramente los ob3etivos *ue se pretenden con la implantaci n de esta tecnolog-a.

11B1) se enuncian procedimientos como la preparaci n de los documentos7 \Las 2o3as+ paginas+ ' lder+ 'olios & otras unidades de arc2ivo mal colocadas+ deben ser ubicadas en el orden correcto & los documentos *ue no pertenezcan a las mismas deben ser removidos. Tecnolog-a estable7 La evoluci n de esta tecnolog-a 2a sido estable en estos 8ltimos 0? aAos+ otorgándole seguridad & permanencia. Gesventa3as de la micro'ilmaci n Aspectos T"cnicos $mposibilidad de me3orar la imagen por su carácter 'otográ'ico+ el micro'ilm no puede me3orar la legibilidad de la in'ormaci n *ue tiene problemas en soporte papeles. Evitar la utilizaci n de carretes o ca3as metálicas para el almacenamiento de'initivo de micro'ilmes. A. Todas las imper'ecciones tales como mutilaciones+ rasgaduras+ manc2as & .N+ 1@@4. p. Hersatilidad7 =uede mane3ar di'erente tipo de documentaci n con e.celente calidad reproducci n Aspectos legales Los decretos le& )/)< de 1@/? & 00/4 de 1@/4 establecen los parámetros & procedimientos *ue se deben tener en cuenta para *ue un micro'ilm se constitu&a como medio valido para trans'erir documentaci n+ incluso cuando se descarta los papeles. Lentitud en la b8s*ueda7 A8n partiendo de documentaci n organizada & con apo&o de bases de datos+ la recuperaci n de un documento micro'ilmado puede ser 2asta 1?? veces más lenta *ue en los sistemas in'ormáticos. En =autas para utilizaci n del micro'ilm. Henta3as de la micro'ilmaci n Aspectos t"cnicos Gurabilidad7 En condiciones de almacenamiento adecuado a los micro'ilmes pueden durar 1?? aAos o mas sin *ue se altere su composici n '-sica & *u-mica. Consulta 8nica7 Jn micro'ilme solo puede ser consultada por un usuario a la vez].Jtilizar los micro'ilmes originales o master 8nicamente para obtener copias en pel-cula & no para 2acer consultas o copias en papel. Gisponer+ en lo posible+ de bases de datos con la in'ormaci n re'erencial de los documentos *ue 'aciliten su b8s*ueda. Gisponer de e*uipos lectores *ue posean sistemas de magni'icaci n acordes con las reducciones utilizadas en el momento de micro'ilmar.

/?B/1. TamaAo del documento. Geben 2acerse todos los es'uerzos para obtener documentos 'altantes de modo *ue la pel-cula pueda ser un registro del arc2ivo tan completo como sea posible.imado identi'icado cada documento & e. Re*uerimientos '-lmicos para cada arc2ivo. Estos 'actores determinan la cantidad de pel-cula *ue avanza por cada toma %en algunas micro'ilmadoras esta cantidad es 'i3a en otras es variable(+ los 'abricantes del e*uipo debe instruir a sus clientes en este aspecto]. Longitud de la pel-cula ).omisiones *ue a'ecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin a'ectar la originalidad de este si se micro'ilman el cámaras rotativas documentos separados con cintas transparentes %pre'eriblemente de color mate(+ debe inspeccionar 'recuentemente las gu-as de vidrio+ &a *ue el pegante de la cinta puede ad2erirse a estas obstru&endo la tra&ectoria ptica. 9i las paginas+ documentos & otras unidades 'altante no puedan ser localizadas+ se debe micro'ilmar una tar3eta con el titulo \pagina 'altante] o \documentos 'altantes]# si el tamaAo o 'orma '-sica no permite *ue ciertos documentos sean micro'ilmados una tar3eta en el lugar apro.to o ilustraci n pueden ser ignoradas. TamaAo del área 'otográ'ica. Reducci n. <. Anc2o de la pel-cula.traAos. Con'orme a lo e. En micro'ilmadoras planetarias se recomienda remover los ganc2os+ clips+ etc. En la preparaci n se debe determinar el n8mero de imágenes o documentos+ *ue probablemente se puedan acomodar en el ro&o de la pel-cula# el 'in del rollo debe 2acerse en puntos l gicos teniendo en cuenta el arc2ivo+ tema+ 'ec2a volumen.puesto por GOVLE+ Curielle & FR[N$[RE+ Andr". /. 4. La preparaci n de manuales de gesti n de documentos para las administraciones p8blicas7 un estudio Ramp. Gespu"s *ue los documentos 2an sido organizados correctamente deben ser removidos todos los ganc2os+ clips & otros elementos e. 0. ?+ =. 5. Hol. El n8mero de los tomos en un rollo se determina por7 1. \Antes de proceder a la puesta en práctica de un sistema de microgra'-a de documentos activos+ es preciso llevar acabo análisis econ micos *ue demuestren la rentabilidad de la . Orientaci n. JNE9CO+ 1@@1. Las imper'ecciones *ue no a'ectan ning8n te. Este procedimiento es indispensable si se utiliza en la micro'ilmadora rotativa+ &a *ue tales elementos deben atorar+ ra&ar+ daAar la micro'ilmadora o las gu-as de vidrio. 9e deberán colocar las tar3etas apropiadas entre las 2o3as o paginas antes *ue los documentos sean entregados al operario de micro'ilmaci n.plicando su omisi n.+ en caso de documentos *ue tengan in'ormaci n en ambas caras.

Jn soporte o tipo de e*uipo puede resultar uno adecuado seg8n el conte. En el empleo de la microgra'-a es preciso atenerse a lo prescrito en el calendario de conservaci n para cada uno de los documentos enumerados. La microgra'-a de documentos con valor legal solo puede operarse dentro del marco de las condiciones e. )/+ Ene.to o las circunstancias correspondientes. ¿Cicro'ilmar o digitalizar! En7 ALA %No. Es importante seleccionar & validar mediante bancos de ensa&o e'ectuados durante el análisis de rentabilidad tanto los e*uipos %cámaras+ aparatos lectores+ etc( como el tipo de soporte micro '-lmico %>obinas+ casettes+ micro'ic2as etc.pedientes en papel por parte del personal & a los de ocupaci n de super'icies 8tiles. %. 9alvo en casos e. La aplicaci n & control de estas medidas depende de los responsables de la microgra'-a.trans'erencia desde el papel o la cinta magn"tica al micro'ilme.R.cepcionales los gastos en recursos 2umanos & los costos 'inancieros & materiales de esta operaci n 2an de resultar in'eriores a los de manipulaci n de e.$TAL$6AC$ON =ALAC$O9 =REC$AGO+ Eorge. La calidad del entorno constitu&e un 'actor *ue no debe descuidarse en el 'uncionamiento de un centro de microgra'-a %limpieza de local+ iluminaci n apropiada+ medidas de seguridad en el uso de ciertos productos+ tran*uilidad+ con'idencialidad de ciertos documentos(. G$. Al acceso a los 'ilmes debe ser ob3eto de un control permanente & estricto].( *ue serán utilizados. .A( CR$TER$O9 GE LA G$.igidas por la le& o reglamentaci n vigentes+ si se pretende *ue el soporte micro'ilmado conserve el mismo valor *ue el documento original. Tambi"n es conveniente adoptar medidas de seguridad completas & rigurosas en cuanto a la conservaci n de copias originales de los 'ilmes producidos.$TAL$6AC$ON T"cnica *ue permite la reproducci n de in'ormaci n *ue se encuentra de manera anal gica %papel+ video+ sonido+ cine+ micro'ilm & otros( en otra+ *ue s lo puede ser le-da o interpretada por computador.BGic. Las operaciones relativas a la microgra'-a+ %'otogra'iado+ revelado+ productos+ utilizados+ veri'icaci n de las pel-culas( deben someterse a un control de calidad basada en las normas reconocidas %por e3emplo+ $9O^A$$C(+ tanto respecto del valor legal como de la conservaci n permanente. Entre las medidas *ue se recomiendan+ cave mencionar la diseminaci n de los documentos+ su deposito en el interior de una bodega a prueba de desastres naturales o accidentes &+ me3or aun+ su conservaci n en un edi'icio ubicado en otro lugar.

En caso de los documentos & arc2ivos 2ist ricos se debe utilizar para me3orar la legibilidad & 'acilitar el acceso remoto+ pero sin destruir la documentaci n original El mane3o de documentos electr nicos debe incluir procedimientos de migraci n+ baccups+ trans'erencia a 'ormatos anal gicos como el micro'ilm o el papel *ue permita asegurar la permanencia de la in'ormaci n accesible+ en especial a*uella *ue por su valor testimonial as.itosos. Re*uieren personal altamente cali'icados para adelantar procesos de digitalizaci n e.lo re*uiera+ por lo cual las series de documentos digitales tambi"n deben ser contempladas en las tablas de retenci n documental. Hersatilidad en el mane3o de di'erentes tipos de documentaci n. Hertiginoso obsolescencia tecnol gica. Accesibilidad7 el cambio en los 'ormatos de almacenamiento puede impedir la consulta . Consulta de una misma in'ormaci n por varios usuarios a la vez. Gependencia tecnol gica7 los diseAadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para me3orar el rendimiento. =resionar a los 'abricantes como lo 2an planteado muc2os t"cnicos & especialistas para *ue se creen estándares *ue eviten la rápida obsolescencia de los medios+ programas & e*uipos. Al aplicar sistemas computacionales se debe ser conciente de los problemas de la obsolescencia tecnol gica & arc2ivistas e ingenieros de sistemas deben traba3ar en e*uipo+ para crear estrategias & procedimientos *ue eviten la p"rdida de la in'ormaci n. Gesventa3as de digitalizaci n Aspectos t"cnicos Conservaci n7 los medios de almacenamiento digitales no 2an sido diseAados con miras a una larga permanencia. Gistribuci n en red.)??)( La digitalizaci n de documentos en soporte papel+ de arc2ivos de gesti n & centrales+ se debe 2acer para agilizar su b8s*ueda en casos de consulta permanente+ remota o por varios usuarios a la vez. Estudiar la posibilidad de creaci n de centros de almacenamiento de in'ormaci n digital *ue la mantengan actualizada & accesible o *ue los arc2ivos centrales e 2ist ricos cumplan esta 'unci n+ tal como sucede con los documentos en papel. Capacidad de me3orar imágenes de documentos en mal estado. Henta3as de la digitalizaci n Aspectos t"cnicos Helocidad & 'acilidad de consulta.

consignada+ aspectos no del todo resueltos por la tecnolog-a. ANETO 14.+ otro. Aspectos legales Aun cuando la le& /)< de 1@@@ o la le& de comercio electr nico & la le& /@4 de )??? o la le& general de arc2ivo+ utilizaci n de nuevas tecnolog-as en el mane3o de los documentos contables & los de las entidades del estado respectivamente+ es importante considerar *ue el =árra'o 1 del articulo 1@ de esta ultima estable la obligaci n de garantizar la autenticidad+ integridad & la inalterabilidad de la in'ormaci n all. 9istemas 2-bridos Teniendo en cuenta las venta3as & desventa3as de las dos tecnolog-as+ varias empresas 2an traba3ado en sistemas 2-bridos *ue permiten obtener la seguridad del micro'ilme con la velocidad del servicio de la tecnolog-a digital. =ROGJCC$ON GE GOCJCENTO9 1u" documentos produce la dependencia! %TRG & apo&o( 1u" se tiene en cuenta para elaborar dic2os documentos! %directrices( 1u" tipo de soportes documentales utiliza & en *u" casos! %papel+ digital( C mo se elaboran los documentos!¿cuál es el paso a paso! %Formato+ copias+ 'irmas+ uso papel reciclado( C mo se reciben & env-an los documentos! %=or correo tradicional+ correo electr nico+ 'a. =or ello 2an diseAado e*uipos *ue puedan digitalizar material micro'ilmado & micro'ilmar a partir de la in'ormaci n digital+ para asmantener la in'ormaci n en dos soportes. ELECENTO9 A CON9$GERAR EN EL G$9EXO GE JNA ENCJE9TAB ENTREH$9TA =ARA LA CONCE=TJAL$6AC$ON GE JN =. RECE=C$ON GE GOCJCENTO9 $NTERNO9 1u" tipo de documentos recibe de otras dependencias & por *u" raz n! C mo recibe estos documentos %procedimiento+ veri'icaci n+ controles( 1u" se 2ace cuando el documento no es de su competencia! 9i el documento está incompleto *ue se 2ace! Corresponde a las series documentales! E.iste alg8n control para seguimiento & entrega de los documentos internos! 0.cuando no se cuenta con las mismas 2erramientas usadas al ingreso. G$9TR$>JC$ON GE GOCJCENTO9 REC$>$GO9 .( C mo se elaboran los documentos internos! ).G EN JNA ENT$GAG 1.

terna a la propia instituci n+ *ue se 2ace & cuales son los controles! /. G$9TR$>JC$ON GE GOCJCENTO9 ENH$AGO9 1ui"n & c mo env-a los documentos a otra entidad! Aplica la directriz para el env-o de documentos 'uera de la entidad! La unidad de correspondencia le 2a devuelto documentos por alguna raz n! La dependencia in'orma a la unidad de correspondencia sobre el medio de distribuci n para el env-o de documentos! C mo sabe la dependencia *ue el documento 'ue enviado! C mo sabe la dependencia *ue el documento no lleg a su destino! /.la respuesta está dirigida a una entidad e. TRSC$TE GE GOCJCENTO9 Cuándo en la dependencia se reciben documentos de otras dependencias & de la unidad de correspondencia es por*ue se re*uiere7 Gar trámite %9in respuesta+ visto bueno+ c2e*ueo( Gar respuesta Otro+ cuál! 7 1u" se 2ace en cada caso! 9.la solicitud no es clara *ue se 2ace! Cuál es el procedimiento *ue se sigue para pro&ectar la respuesta a una solicitud! 9.AN$6AC$ON GE ARCD$HO GE .la respuesta es para una dependencia de la misma instituci n+ *ue se 2ace! cuales son los controles! 9.ternos! %=or Jnidad de Correspondencia+ directamente+ o por otra dependencia( 1u" 2ace cuando el documento no es competencia de la dependencia! 4.E9T$ON C mo se 2ace la apertura de carpetas & en *ue momento! Organiza el arc2ivo de gesti n con base en la TRG! C mo ubica los documentos dentro de las carpetas! %orden original( Realiza la 'oliaci n! A medida *ue llega Cuando culmina el trámite Cuando 2ace la trans'erencia C mo ordena las series documentales! Cuáles sistemas de ordenaci n utiliza! Elabora inventarios documentales!+ en *u" casos! .C mo se reciben los documentos e.1 OR.

) OR.0 OR.isten series para eliminar en el arc2ivo de gesti n! C mo 2ace la eliminaci n! /.Trans'erencia documental Al retiro del servidor p8blico Otro+ cual! Realiza trans'erencias documentales!+ en *u" 'ec2a! Aplica el procedimiento para 2acer la trans'erencia! E.AN$6AC$ON GE ARCD$HO D$9TOR$CO C mo se reciben las trans'erencias secundarias en la entidad! 9ino esta bien elaborada *u" se 2ace! C mo se realiza el cote3o! 1u" procesos arc2iv-sticos se realizan en esta 'ase! 1ui"n elabora los instrumentos de consulta! 5. CON9ERHAC$ON GE GOCJCENTO9 C mo se e. C mo lo 2ace! 1u" mecanismo de control utiliza %devoluci n(! <.presada en la TRG! Realiza trans'erencias secundarias!+ cada cuanto tiempo! $denti'ica & aplica procedimientos para eliminaci n+ conservaci n total+ selecci n & micro'ilmaci n! /. CON9JLTA GE GOCJCENTO9 1uienes consultan el Arc2ivo de .esti n & por *u"! C mo localiza la in'ormaci n en el arc2ivo de gesti n! Registra el pr"stamo de documentos!.AN$6AC$ON GE ARCD$HO CENTRAL C mo recibe las trans'erencias! %ca3a+ carpetas rotuladas( 9i no están bien elaboradas *ue se 2ace! C mo se 2ace el cote3o C mo 'ue organizada! 1u" sistema de ordenaci n utiliza! 1u" procesos arc2ivos se realizan en el arc2ivo de gesti n! La recuperaci n es 'ácil! 1ue instrumentos de consulta utilizan! Aplica la disposici n 'inal e.presan las necesidades de la dependencia en materia de unidades de conservaci n & almacenamiento! Da realizado un diagn stico de sus necesidades! .

.N ?4@ de )???! Cuenta con espacios su'icientes para el almacenamiento de documentos! E.iste seAalizaci n adecuada de las áreas del Arc2ivo Central e Dist rico! Cuenta con e*uipo & mobiliario para organizar el Arc2ivo de .esti n+ Central e Dist rico! Cuenta con unidades de conservaci n & almacenamiento+ con'orme a lo establecido por el Acuerdo ?4@ de )???! Además de soportes en papel de tamaAo carta u o'icio+ se utilizan o reciben otros tipos de 'ormatos o soportes! C mo almacena este tipo de documentos! 1u" medidas de conservaci n preventiva conoce & aplica! Conserva in'ormaci n en medios magn"ticos & digitales!+ c mo los conserva! .Aplica lo establecido en el Acuerdo A. G$9=O9$C$ON F$NAL Da aplicado la TRG en lo relacionado con la disposici n 'inal! Cuantas series & cuantos metros lineales trans'iere anualmente! En su TRG está prevista la micro'ilmaci n de alguna serie! En *ue 'ase se realiza! En su TRG esta prevista la digitalizaci n! En *ue 'ase se realiza! .