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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS E FESTAS

Apresentação Este negócio consiste em organizar eventos e festas. Quando o assunto for gerenciamento de congressos, convenções, workshops, lançamento de produtos, inauguração de fá ricas, coletivas de imprensa e adalados happ! hours, almoços, co"uet#is, simpósios, confer$ncias, feiras, inaugurações, solenidades de posse ou "ual"uer outro evento "ue tenha como meta %dar certo sem dar tra alho% # melhor procurar uma empresa especializada neste assunto. Mercado & mercado de organização de eventos no 'rasil está em ascensão, (á "ue cada vez mais # reconhecida a import)ncia da realização de eventos para divulgar ou fi*ar uma marca, estreitar relacionamento com clientes. +onhecer e caracterizar "uem são seus futuros clientes, o "ue eles compram e por "ue eles compram, como são feitas as compras, "uando eles compram e as tend$ncias de compra deles # essencial ao sucesso de seu negócio. , maioria das empresas em sucedidas estão constantemente em mudanças, oferecendo oportunidades e apresentando ameaças. +onhecer e analisar os consumidores, concorrentes, fornecedores, e o am iente macroecon-mico, # muito importante para revisar e se adaptar aos novos desafios e oportunidades do mercado. .ma visão de fora para dentro em seu futuro negócio e uma analise do próprio mercado em "ue voc$ vai entrar, # um instrumento estrat#gico para seus o (etivos. /ua empresa precisa identificar os segmentos de mercado espec0ficos "ue voc$ dese(a con"uistar. ,nalisar o potencial do mercado onde será iniciado seu negócio # muito importante, nessa analise pode1se verificar a renda, idade, classe social dos futuros consumidores. Local !ação , escolha do local e do espaço f0sico necessário para instalar seu negócio # uma decisão muito importante para o sucesso do empreendimento. & local deve oferecer uma infra1 estrutura necessária para sua instalação e ainda propiciar o seu crescimento, ter acesso fácil para os clientes e ser um ponto de vendas atrativo. Estr"t"ra

para o empreendedor iniciar esse tipo de negócio. recepcionistas de %stand% .tendimento oferecido pelo /E'3. estrutura ásica deve contar com um escritório apenas. /eguindo este princ0pio. .E:/+ gratuitamente. E#" pa$entos &s e"uipamentos ásicos são a"ueles usados no escritório. o valor estimado.0.d#ias de 8egócios com informações so re 6<< diferentes negócios voltados para o am iente de micro e pe"uenas empresas e =s tend$ncias atuais do mercado.-. linhas telef-nicas e móveis e utens0lios. considerando investimentos compat0veis ao perfil de negócio do cliente. fa*.. (á "ue tudo "ue se # usado para a organização de eventos # terceirizado.. tais como2 computadores. 8este programa voc$ acessa um 'anco de . o "uadro das pessoas envolvidas poderá contemplar maior ou menor n@mero de pessoas. especialmente destinado as pessoas "ue uscam orientações práticas so re plane(amento. 78ão es"ueça do 9lano de 8egócios.uto1. disponi ilizará as informações em2 1 estações de auto1atendimento nas ag$ncias do /e rae em /anta +atarina> 1 em +? 3om.2 *essoal +onforme o direcionamento dado = empresa. In%est $ento In c al +onforme a estrutura do empreendimento./01. o "uadro poderá ser formado 1 em alguns casos de forma opcional e em outros de forma o rigatória 1 por recepcionistas ilingAes ou trilingAes. por meio digital ou material impresso. pode ficar em torno de2 34 56 mil.l#m da internet o 9rograma 8egócio +erto /e rae.. impressoras. 1 em material impresso "ue podem ser solicitados atrav#s do . a ertura e gestão de novos negócios. Le& slação &s passos para registro de uma empresa prestadora de serviços Ve'a ta$()$ &s riscos da informalidade Qualidades do Empresário de /ucesso *lano de Ne&+c o /ugerimos sua participação no9rograma 8egócio +erto: & 8egócio +erto # um programa de .

mprensa . oa vontade. motoristas para recepção E. identificar as necessidades dos clientes. # necessário contar com muita disciplina e organização. definindo ve0culos e cronograma de divulgação> 7 +riar e:ou ampliar o %mailing% B anco de dados de clientes potenciais ou virtuaisD> 7 3emeter : controlar : ar"uivar a correspond$ncia postada e rece ida> 7 ?esenvolver %la!1out% Barran(o f0sicoD de auditórios.ssessorar na escolha da transportadora a#rea oficial e dos hot#is a serem conveniados ao evento> 7 +riar logotipo. . decoração. coordenadores de plenária. são agregados serviços de uf$. deverão ser e*ercidas por um n@mero menor de pessoas. etc. . Em alguns casos de empreendimentos de maior porte. mestre de cerim-nia . gama de serviços a ser ofertada # muito grande.pesar de não haver uma rotina espec0fica. salas E. Ser% ços . guias de turismo. &ratório 1 . estacionamento com mano ristas. 9raticando Qualidade. Etapas do processo . limpeza. imprensaD e supervisão do tra alho dos fornecedores. "ue são asicamente a organização de2 seminários. digitadores.ma fartura de profissões "ue pode assustar. fotografia. e"uil0 rio emocional. naturalidade na orientação dos clientes. identificar o perfil do usuário. móvel. afinal. ?e maneira geral. mas "ue em estruturas necessariamente en*utas. as etapas ásicas para a organização de um evento são2 reuniões para determinar a necessidade do cliente> ela oração do pro(eto em si Binclusive levantamento de custosD> apresentação da proposta ao cliente para discussão e a(ustes da aprovação> contratação de prestadores de serviço de divulgação Bmala direta. # a empresa de promoção de eventos. iluminação. iniciativa. lançamento de produtos.F. int#rpretes. sa er negociar. . imprensa. cursos tipo2 %Gestão de 9essoas%. etc. "uem estará apresentando o produto final 1 %composto% por diversos produtos. tais como a ha ilidade em ouvir e atender os clientes. Fornecedores Cais do "ue o preço. protocolo. responsável pelo resultado final. +ativando o +liente com um . copeiras. secretárias e*ecutivas. operadores de recursos audiovisuais. coordenador de montagem de %stand%. recepção.9. segurança.ntes do evento.rte de falar em 9@ lico. agilidade e presteza no atendimento. 7 Ela orar processos de patroc0nio e captação de recursos> 7 . Enfim se dá em tr$s estapas2 1 . Essas caracter0sticas podem ser ad"uiridas atrav#s de treinamentos o "ue deve ocorrer periodicamente entre seus funcionários.BCodelos e Cane"uinsD. inauguração de fá ricas. workshops.9. persist$ncia e paci$ncia. peças administrativas e de divulgação do evento> 7 ?esenvolver estrat#gia de m0dia. seguranças . fotógrafos. entre outros. deve1se uscar a e*cel$ncia ao selecionar fornecedores. v0deo em circuito fechado de FE e at# um serviço de . Fudo dependerá do volume de investimento dispon0vel. secretarias.Fodas as pessoas "ue tra alham na sua empresa devem ter algumas caracter0sticas para sa er atender em. garçons. serviços esses.tendimento de Qualidade. almoços e co"uet#is para empresas. coletivas de imprensa e adalados happ! hours. assessoria de . serviços de filmagem. sonorização. de diversos fornecedores 1 ao cliente.

companhamento e supervisão dos serviços de %coffe reak%. normalmente. Estas são algumas falhas "ue o eliminam do mercado. /e relacionar com pessoas1chave nas áreas de marketing e relações p@ licas de empresas a(uda. 7 Contar a estrutura f0sica conforme %la!1out%> 7 +ontrolar a instalação e operacionalização diária dos serviços contratados> 7 . 7 . desconhece t#cnicas de organização de eventos. mo iliza inade"uadamente o p@ lico para o tipo de evento. estão o plane(amento t#cnico do evento. e"uipe de som. recepcionista. atrav#s de um contrato "ue contemple todas estas "uestões. apresentador do cerimonial. ou a re espaço para a pro(eção orçamentária incorreta. p@ lico. essencial para "ue o tra alho se(a produtivo.presentar relatórios e contas> 7 9ostar cartas de agradecimento = patrocinadores. compra ou locação de materiais.ssessoria no desenvolvimento do cerimonial da a ertura > 7 +oordenação dos serviços de secretaria e*ecutiva> 7 +ontrole das condições f0sicas do am iente> 7 . protocolo e regras de eti"ueta> . garçons. decoração. apresenta1 se como uma prática aconselhável. 9ensando nisto. H importante frisar "ue oa parte dos serviços podem ser terceirizados Bfotografia. &utras dicas interessantes2 ter um % riefing% BresumoD do evento. iluminadores. estrat#gias. congressos e seminários. dentre outras "uestões.coordenação. divulga de forma e"uivocada. gestão econ-mico1financeira e resultados> profissionalismo> transpar$ncia no relacionamento com o cliente e na divulgação do evento> conhecimento das normas de cerimonial. pois são elas "ue. re"uisitam os serviços de organização de eventos. adotar um "uestionário "ue identifi"ue as reais necessidades do contratante e identifi"ue eventuais falhas %pós1evento%. +om esta prática cria1se uma relação de confiança. uf$. 1 ?epois do evento. *ara alcançar o s"cesso 8o caminho para o sucesso. confeccionador de souvenirs. por"ue o empreendedor comete pecados capitais2 não plane(a o passo a passo do evento. cola oradores e fornecedores> 7 &rganizar ar"uivos de documentação geral do evento. serviços e e"uipamentos de terceiros. *or #"e não d5 certo6 9rincipalmente. v0deo. limpeza e organização. 3o$o ser $el4or #"e os o"tros 9ara se alcançar uma posição diferenciada no mercado a empresa deve criar mecanismos "ue ofereçam garantias espec0ficas do "ue foi contratado pelo cliente. 1 ?urante o evento. a rindo espaço para imprevistos inconce 0veis. etc> 7 Ela orar plane(amento para seleção.D. discriminar os serviços ofertados Be pelos "uais a empresa # responsávelD. se entrega ao amadorismo e = improvisação. etc.m om começo # participar de feiras. *art c pação e$ e%entos . o compromisso com os cuidados para preservação do imóvel. com definição de o (etivos.

. Essas informações podem ser ad"uiridas atrav#s de cursos tipo 1 %Iormação de preços%. D %"l&ação & ditado popular diz "ue a propaganda # a alma do negócio.d#ias de 8egócio do tipo2 'ar. está fora de "uestão. 8um plano de marketing # importante o conhecimento de elementos como preço. garços. entre outros. neste ramo. principalmente. en"uanto o sonho do empresário # o ter o melhor retorno.8uma economia "ue tende = esta ilização. etc. ser amador ou mero organizador de festinhas. 3estaurantes. sa er definir o preço certo dos serviços oferecidos # uma das decisões mais importantes na sua futura empresa. o tendo uma noção realista dos custos de seus serviços. Eoc$ precisa atingir os consumidores e garantir as vendas. 8ão há lugar para improvisações. ter disponi ilidade integral. motivando os consumidores e estruturando sua comercialização de modo a atingir seu mercado1alvo com sucesso. cadeiras. toalhas de mesa. para isso deverá plane(ar o seu marketing.gerenciamento do evento> melhorias de resultados e da relação custo: enef0cio> atualização e reciclagem de empreendedores e profissionais. E ainda fazer elvantamento de preços (unto as empresas de aluguel de e"uipamentos. devemos nos preocupar em comunicar so re nossos serviços tanto com os clientes e*ternos "uanto com os internos "ue no caso são seus próprios funcionários. com o menor risco. manter uma ampla rede de contatos selecionar em os fornecedores e. 9ortanto.valiar os dese(os e necessidades de seus clientes ou usuários em relação a funções. o importante # tra alhar com muito profissionalismo. feeling e futuro. & marketing deve ser cont0nuo e sistemático. produto BserviçoD. ponto BlocalizaçãoD e promoção. D cas & empreendedor deverá uscar informações em outras . . Enfim. facilidade. ter e*peri$ncia em diversas áreas. Le$(rete $portante H importante lem rar "ue o sucesso de um evento depende de "uem está por trás dele. adaptando e otimizando os recursos para melhor posicionar os seus serviços. & dese(o do consumidor e a e*pectativa de ganho do proprietário 1 & consumidor sempre dese(a pagar menos e ter mercadorias de "ualidade. finanças. mesas.