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Administración del Tiempo en nuestra vida.

Si hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que no has usado, ¿que harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda. Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo. Eso me lleva a una pregunta ¿que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo. La administración del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible. Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y éxito. En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograrás un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer como persona, siendo un ejemplo para los demás. La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello es necesario buena alimentación y realizar ejercicio físicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando llevándonos a la extinción de la vida. La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu felicidad, por que le darías a otros esa decisión que te corresponde a ti. Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aún cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aún no alcanzándolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caídas, capacitarnos y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el día a día no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarán a la infelicidad, por que no te sentirás bien contigo mismo, por que serás conciente de que pudiste dar más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien. Por último el éxito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que realizas

cosas que no le permiten construir nada. el hacerlo no tendrá sentido. quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente. haciendo las cosas contra el tiempo.para decidir que vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica. por que en el día a día distraen su tiempo en otras cosas. acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente: Como se puede observar en el gráfico Nº 1. ser más estratégico que operativo. Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales. En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican. la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II). por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por que su vida esta en función de lo que los demás quieren que haga. están las personas que planifican. Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan . si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos. no teniendo la persona capacidad para elegir. te permitirá en el día a día priorizar. En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I). sólo te hará perder tiempo. hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo. cumpliendo con su plan. sólo pasar el tiempo divirtiéndose. por lo tanto es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico. faltándoles tiempo para cumplir con su plan. Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo. si tu te equivocas en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no te generará valor. tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo. pero no cumplen con su plan. El tener presente estos tres objetivos.

Hacer un buen manejo de reuniones. Aprender a ir al grano. Minimice la cantidad de reuniones. Muchas personas no saben evitar las distracciones. sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario. por que nos ocupa de cosas antes de tiempo. Por lo tanto. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan. etc. Frente a ello es necesario aprender a delegar. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos. por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan. ansiedad. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto. la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados. aprenda a filtrar reuniones. Por lo tanto es importante aprender a decir no. sentimientos de culpa. ser interrumpido. una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión. interrumpirlo. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar. conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Sea puntual y exija puntualidad. como son las preocupaciones. por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir. delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas. es decir cualquiera puede visitarlo de improviso. Hay que aprender a delegar. Aprender a decir no. y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos. Evitar distracciones. pero de forma amable. odio. o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar. subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo. Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:          Evitar caer en el perfeccionismo. ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente. con hora de inicio y de termino. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor. sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar. Si usted no es puntual. desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente. porque tienen la política de puertas abiertas. sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje . por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo. sin herir susceptibilidades. etc. miedo. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien.que se tiene. Administración de Tiempo en una Organización En el caso de una organización. si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión. El problema en una organización son los ladrones del tiempo. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada. es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas. podremos utilizando la matriz. Maneje ordenadamente el despacho de papeles. es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos. no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. no terminan nunca un trabajo. para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo. llamarlo por teléfono. como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas. Elimine sentimientos inútiles. difiriéndolo permanentemente. desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.

. tiempo libre. En la actualidad. no lo postergue. merezca la pena . 3. para ti. les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo dependerá el equilibrio en su vida y la contribución que realicen a sus organizaciones. difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo. ¿No te pasa que hay semanas que pasan volando y no sientes que hayas tenido tiempo para descansar aunque. Si no haces algo que merezca la pena todos los días. estar en todo y para todos y siempre con una sensación interna de prisa. No lo puedes hacer todo a la vez. siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto. ya sea relativo a tus amigos. recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo. Uso correcto del teléfono fijo y celular. Proponte a partir de hoy mismo hacer menos cosas al día. Pero si de verdad quieres algunos cambios. que es lo que de verdad vale la pena para ti. al final tu vida habrá pasado sin pena ni gloria. a priorizar y. no solo no conseguirás hacerlo todo. empezando por tener en cuenta estas seis cosas: 1. es hora de decidir qué vas a hacer. los años y te des cuenta de que no has hecho nada que de verdad haya sido significativo para ti. Uso de tiempos muertos. Finalmente. a estar más relajada. es necesario filtrar los correos. sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización. deja tiempo para la espontaneidad . dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo. decidieras hacer solo cinco (por decir un número). de hecho. Sé que no es fácil y menos cuando una entra en la rutina de querer acaparar muchas cosas. es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros. sí lo hayas tenido? Yo me he dado cuenta de que si todos los días los tengo 2. Si hoy. ¿verdad? Pero este es un paso imprescindible para aprender a valorar tu tiempo. evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora. ¿qué cinco elegirías? No te queda otra que priorizar. . Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos. como quien dice. Haga un buen uso de los correos electrónicos. desarrollo personal.. sino que te estresarás y dejaras las cosas a medias o mal hechas.    hasta terminar. yo recomiendo ser radical. Ya sabes que el tiempo se va llenando de obligaciones y actividades y es mejor que seas tú la que decida qué cosas llenan tu tiempo. Saca tiempo todos los días para hacer algo que. en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo. en lugar de hacer cuarenta cosas. de paso. familia. Evite los conflictos. los meses. revisar y responder correos electrónicos quinta mucho tiempo. Si lo intentas. Probablemente te parezca imposible con la cantidad de cosas que tienes que hacer. no apile los documentos por apilar. es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar. tienes que ponerte manos a la obra. no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha. por ejemplo un viaje de trabajo. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios. Hay que hacer un correcto uso del teléfono. Por tanto. Cuidado con programar cada momento de tu vida. No sea que te vayas llenando de obligaciones y al final se pasen los días. He hablado varias veces de la importancia de saber administrar bien tu tiempo .

como con cualquier objetivo demasiado grande. que dejarlo para mañana. Lo que elijas hacer ahora es lo que impactará tu futuro. pero sentir que tengo la libertad de elegir. acabo agotada. Si no. Sobre todo a la hora de empezar a hacer cambios. si es necesario. Recuerda. aunque sean cosas que me gusten. Cuidado con la indecisión. Elige una de estas estrategias y pruébala. con hacer pequeños cambios. 6. Procura no querer hacer tu vida perfecta en un momento . a ver qué tal. no se puede conducir un coche que está aparcado. Toma acción ahora. si voy a dar una vuelta. seguirán exactamente como están. 4. Mejor empezar hoy mismo con una acción.llenos de actividades sin dejar ni un minuto libre. en tu situación actual. por pequeña que sea. Para empezar esos cambios es importante hacerlo cuanto antes y centrándote en el ahora. si leo un libro o lo que sea. lo importante es empezar. el único momento en el que de verdad puedes cambiar las cosas es ahora. es suficiente con empezar poco a poco. La indecisión te mantiene paralizada. pero si no cambias las cosas. no hay acción. Necesito tiempo libre de espontaneidad para decidir si me quedo en casa. Piensa qué quieres cambiar y por dónde puedes empezar y si estás bloqueada empieza por cualquier cosa. te agobiarás y lo dejarás. . 5. siempre podrás modificar la estrategia luego. hay que aprender a establecer prioridades y a tomar decisiones. Aunque acabe haciendo lo que estaba planeado. No pienses en ayer ni en mañana. Si no hay decisión. Quizá llevar esto a cabo te parezca casi imposible debido a tu estilo de vida actual.