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Como criar uma comisso de formatura

Para que tudo ocorra com tranquilidade durante e at o dia da sua formatura, faz-se necessrio que se eleja dentre os membros integrantes da turma, uma Comisso de Formatura que ir represent-los junto Reitoria ou Direo das Instituies a qual pertencem, tendo um papel decisivo na elaborao de tudo o que envolver seus futuros eventos. Para tanto basta que se convoquem os formandos, atravs de um EDITAL, para uma ASSEMBLIA GERAL. Nesta, sero escolhidos os cargos de Presidente e Vice-presidente, Tesoureiro, Secretrio, e Social e o Conselho Diretor que assumir o papel de orientar os procedimentos da Comisso de Formatura. Seguidos os princpios da democracia, o prximo passo fazer o registro em ATA do extrato das discusses e o resultado final das apuraes da Assembleia. Caber posteriormente aos eleitos a elaborao de um estatuto o qual regulamentar e dar suporte jurdico a todas as aes (movimentaes de conta, livro caixa, reprovao, desistncia, penalidades, ajustes etc.) dos componentes da Comisso e das competncias dos cargos. O procedimento ideal para todos os trmites burocrticos (ata, estatuto), sempre fazer REGISTRO EM CARTRIO, registros estes que daro legitimidade s decises tomadas em Assembleia. Os passos sero descritos no organograma a seguir: Convocao em edital; Assembleia; Livro ATA; Eleies; Comisso de Formatura; Estatuto; Cartrio - CNPJ; Contracorrente.

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Informaes complementares
CONVOCAO EM EDITAL

Dever ser feita com no mnimo 4 dias de antecedncia; Presena obrigatria da totalidade da turma na primeira convocao; Sero sempre convocadas pelo Conselho Diretor. Todos os membros da turma escolhidos para ocuparem os cargos da Comisso de Formatura, tero, sobre si, a responsabilidade de sempre buscar o que melhor couber aos scios, dirigindo as discusses e decises, servindo de agentes facilitadores na organizao dos eventos.

A COMISSO
A comisso age como uma empresa. Portanto, quem assina contratos, paga contas, e at mesmo a conta no banco estar vinculada a Comisso, e no aos presidentes ou integrantes da comisso. Para tanto, necessrio criar uma pessoa jurdica (A Comisso). Isto pode ser feito atravs de um contador, por um valor que varia entre R$500,00 e R$1.000,00 reais (dependendo da localidade). No se engane: vale a pena pagar tais valores para evitar maiores problemas.

INTEGRANTES DA COMISSO

Uma Comisso possui vrios integrantes, cada um com sua funo. Tais so: Presidente: Tomar decises gerais, pesquisa valores, entra em contato com fornecedores, transmite as decises para os formandos. Em suma, coordena todas as aes da comisso; Vice- presidente: Na falta do presidente, este assume seu cargo; Tesoureiro: No mnimo dois. So eles que iro efetuar pagamentos, cobrar mensalidades, fazer o demonstrativo de gastos e ganhos e definir valores; Secretrio: Registrar as decises tomadas em reunies para que sempre haja prova das decises; Eventos: Integrantes que organizaro festas, eventos, rifas, etc. a fim de arrecadar fundos.

A ARRECADAO DE CAPITAL

A arrecadao realizada normalmente de duas Formas: Cobrana de parcelas mensais; Realizao de eventos. A cobrana de parcelas mensais praticamente obrigatria, uma vez que a realizao de eventos normalmente no consegue cobrir todos os custos da formatura. Mas surge uma dvida: Quanto cobrar? Para isso precisa levar-se em conta a data da formatura, a quantidade de alunos se formando e a quantidade de capital a ser arrecadado.

CONTROLE DE DESPESAS E RECEITAS


Os tesoureiros tm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura. Este documento chamado de Fluxo de Caixa.

Como organizar uma boa formatura


Organizar uma formatura no tarefa fcil. Estaremos cuidando do dinheiro de outras pessoas, e no ser pouco dinheiro. O objetivo da formatura deve ser sempre proporcionar o melhor evento possvel para todos os formandos, gastando o mnimo possvel. Porem, com a FormaturasWeb esta tarefa grandiosa poder ser realizada de uma maneira simples e relativamente fcil. Siga os tpicos abaixo e boa Formatura! 1- A comisso: A comisso de formatura o grupo de pessoas que representar as vontades da turma e exercera as atividades em nome de todos os Formandos. 2- Integrantes: Uma comisso deve possuir vrios integrantes, cada um com sua funo. Estes so: .: Presidente: Tomar decises gerais, pesquisa valores, entra em contato com fornecedores, transmite as decises para os formandos. Em suma, coordena todas as aes da comisso. .: Vice Presidente: Na falta do presidente, este assume seu cargo. .: Tesoureiro: No mnimo dois. So eles que iro efetuar pagamentos, cobrar mensalidades, fazer o demonstrativo de gastos e ganhos e definir valores .: Escrivo Ou Secretario: Registrara as decises tomadas em reunies para que sempre haja prova das decises. .: Eventos: Integrantes que organizaro festas, eventos, rifas, etc. a fim de arrecadar fundos. 3- O Estatuto Social Uma vez definido quem sero os integrantes da comisso, deve-se estabelecer as regras gerais da comisso, sendo todas redigidas em um documento chamado Estatuto. Este pode ser gerado respondendo s perguntas do gerador automtico da formaturasweb localizado emhttp://www.formaturasweb.com.br/estatuto.asp Este documento aborda os principais aspectos para uma comisso de formatura, podendo ser editado a fim de atender a necessidades especificas de sua formatura. Leia com ateno o documento gerado e adicione o que achar necessrio. 4. A Forma da Comisso A comisso age como uma empresa. Portanto, quem assina contratos, paga contas, e at mesmo a conta no banco estar vinculada a Comisso, e no aos presidentes ou integrantes da comisso. Para tanto, necessrio criar uma pessoa jurdica (A Comisso). Isto pode ser feito atravs de um contador, por um valor que varia entre 500 e 1000

reais. No se engane: vale a pena pagar tais valores para evitar maiores problemas. 5 - A arrecadao de Capital: A arrecadao realizada normalmente de duas Formas: 1 - cobrana de parcelas mensais 2 - realizao de eventos. A cobrana de parcelas mensais praticamente obrigatria, uma vez que a realizao de eventos normalmente no consegue cobrir todos os custos da formatura. Mas surge uma dvida: Quanto cobrar? O site formaturasweb lhe fornece todas as ferramentas para calcular as parcelas a serem cobradas. Basta saber a data da formatura, quantidade de alunos se formando e quantidade de capital a ser arrecadado. Se voc no souber nenhuma dessas informaes, o site pode lhe sugerir um valor baseado nos valores pagos por outras comisses de formatura, at que as informaes acima citadas sejam definidas. O site tambm pode lhe dizer para quanto se deve ajustar uma parcela a fim de se atingir determinada meta. Estabelecem-se as metas e o site automaticamente calcula os valores necessrios para atingir tais metas. Simples assim. 6 - Controlando Despesas e Receitas. Os tesoureiros tm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura. Este documento chamado de Fluxo de Caixa. O site formaturasweb oferece a ferramenta ideal para este controle. Basta lanar no site os pagamentos efetuados e os valores recebidos e o site se encarrega de fazer um balano e gerar um documento pronto para ser impresso e publicado. Este documento fica tambm disponvel para todos os formandos consultarem 24 horas por dia. O site tambm pode lhe informar do impacto que Ganhos ou Despesas tm sobre as metas. Se houver um ganho significativo, o site lhe dir quanto pode ser diminudo o valor da Parcela. Se houver uma despesa significativa o site lhe dir quanto deve ser aumentado o valor da Parcela para que as metas sejam atingidas. 7-Controlando Pagamentos, Juros e Multas Tambm Cabe aos tesoureiros controlar as dividas e pagamentos de cada formando, aplicando multa e juros quando necessrio.

Este controle deve ser feito mensalmente e cabe comisso de formatura informar os pagamentos efetuados no fluxo de caixa tratado no tpico anterior, bem como informar sempre que requerido qual o status atual da dvida do formando para com a Comisso de Formatura. Com o site FormaturasWeb este controle fica extremamente fcil. Basta inserir no site os pagamentos exatamente da forma como ocorreram e o site se encarrega de calcular juros, multa e informar ao usurio qual sua dvida atual. Tambm possvel gerar relatrios consolidados das dvidas de todos os formandos em documento pronto para impresso. 8- Assembleias: Todas as decises Administrativas da comisso devem ter aprovao em assembleia. Apos a aprovao e necessrio reduzir em ata o que foi decidido e esta ata deve ser assinada pelo presidente da comisso de formatura. Estas assembleias podem ser realizadas on-line atravs do site FormaturasWeb. Basta estabelecer as opes e o tempo de votao. Uma vez terminada a assembleia, o site emite a Ata pronta para ser assinada pelo presidente da comisso. Isto promove a real participao dos formandos nas assembleias, que em geral quando realizadas em hora e local especificado no contam com a presena de muitos formandos. Tal situao pode gerar discusses sobre a validade da deciso. Opinies, perguntas, discusses sobre os temas da assembleia podem ser realizadas atravs do Frum do site, onde todos podem postar suas opinies livremente, de uma maneira em que todas as opinies so registradas e visualizadas por todos os interessados, evitando confuses. 9- Mantendo a Ordem Depois de definidas as regras para a formatura (no estatuto e nas atas), cabe Comisso seguir as regras aplic-las de forma rgida! No tenha medo de desligar um aluno que no paga da comisso, no ceda a presses para mudar algo decidido em assembleia e no se envergonhe em cobrar dvidas dos formandos. Enfim: Aproveite a oportunidade para aprender tudo que puder e tenha uma TIMA FORMATURA!!!

Dicas de como montar uma comisso de formatura

Por que formar uma comisso? O papel principal da Comisso representar os interesses dos alunos, uma vez que ficaria invivel a atuao de todos os alunos em reunies e decises que so necessrias para a realizao dos eventos durante o ano de Formatura. Qual o papel da comisso antes de fechar um contrato? Viso S Formaturas: - Pesquisar as empresas que atuam no ramo; - Atuar de forma conjunta com a empresa na elaborao do oramento para que seja o mais adequado s necessidades dos formandos; - Sendo assim, escolher o oramento que esteja mais adequado s suas necessidades com um custo acessvel e que mantenha a qualidade e excelncia dos eventos. Qual o papel da comisso depois que o contrato firmado? Viso S Formaturas - Fiscalizar de forma participativa, dando opinies e sugestes sobre eventuais atraes e detalhes dos eventos; - Auxiliar na captao de Adeses; - A empresa tem a filosofia de no demandar tempo demasiado da Comisso com atividades operacionais e burocrticas, com o intuito de tornar o processo muito mais tranquilo e prazeroso; - Servir como elo entre a empresa e os outros formandos, transmitindo informaes e solicitaes do mesmo para a empresa e vice-versa. O que preciso fazer para formar e legitimar uma comisso? - necessrio escolher alguns representantes por classe para compor a Comisso. Estima-se que um representante a cada 25 alunos seja um bom tamanho para a Comisso. muito importante que esses alunos estejam realmente interessados na Formatura e que sejam legitimados pela turma, atravs de eleies ou outra forma de escolha; - O prximo passo seria a elaborao de um estatuto social explicitando direitos e deveres de cada membro da Comisso; - Finalmente, deve-se criar uma ata de constituio da Comisso de Formatura, documento esse que deve ser levado em cartrio para ter

validade perante a lei. Dessa maneira, a Comisso est legalmente formada. Quais as vantagens e desvantagens de participar de uma comisso? Vantagens: - O aluno que integrante da Comisso participa mais ativamente da elaborao dos eventos durante o ano da sua Formatura; - O aluno tem a possibilidade de interagir com a empresa organizadora, funcionando como experincia profissional; Desvantagens: - O aluno tem de disponibilizar uma parte do seu tempo para dedicar-se a Formatura. Inicialmente o formando tem de se preocupar com a escolha da empresa e depois com a busca de Adeses na classe e que representante; - Finalmente, quando o evento final (a Festa de Formatura) est se aproximando tem de estar disponvel para tirar dvidas e auxiliar os demais formandos; Assim, a Comisso de Formatura uma ferramenta fundamental para a realizao e sucesso dos eventos, servindo como porta-voz dos alunos nessa etapa to importante!!