Qu necesita la secretaria a lo largo de su vida profesional?

Introduccin: Perfil de la Secretaria Formacin de la Secretaria Aptitudes de la Secretaria Cualidades Personales de la Secretaria

Pilar de Torres Gimeno Madrid, Junio 2011

Introduccin: Perfil de la Secretaria

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. Si no existieran las secretarias (con esta u otra denominacin) en una empresa dada, sus labores habran de ser realizadas por los que hubieran sido sus superiores, que habran de dedicar parte de su tiempo a esas labores, con el consiguiente menoscabo de las que les son propias.

En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. En la actualidad se redefine el antiguo puesto de la secretaria como un nuevo rol de valor integrado con el de su jefe, asociada a la gestin de trabajos especiales y siendo la interface de su jefe o departamento con otros departamentos y, especialmente, con los servicios internos de la empresa. Esta redefinicin pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y econmicos al servicio de su jefe. Esto implica un cambio importante: antes el rol era reactivo, la secretaria haca lo que expresamente le pedan; hoy el rol es proactivo, y la secretaria no espera a que le pidan las cosas, se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto puede suceder porque, por un lado, la secretaria est mucho ms inmersa en las decisiones de la empresa y, por otro, mucho ms informada del entorno empresarial e incluso nacional poltico y econmico.

Los escenarios econmicos actuales presentan mucho dinamismo en la competencia de unas empresas con otras. Las exitosas suelen presentar organizaciones bien adaptadas a los requerimientos de sus negocios; en ellas triunfan quienes han sabido organizarse y formar equipos de trabajo que garanticen resultados; y en ellas siempre o casi siempre la Direccin General, o las direcciones en general, cuentan con la colaboracin de secretarias ejecutivas
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adaptadas a esta realidad, proactivas, creativas, innovadoras, que saben usar su talento y capacidades. Podemos decir que en los ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente de su jefe, siendo capaz de asumir responsabilidades delegadas por ste, con total fiabilidad. Las secretarias son capaces de resolver los asuntos delegados a ellas de manera ejecutiva, haciendo con ello el trabajo ms fcil a sus jefes. En definitiva, el cambio ha hecho que las secretarias asistan a sus jefes de manera ms amplia y ms directa e independiente. Ser ella quien, con un mnimo de instrucciones generales, confeccione informes, memorandos y dossiers que le correspondan, y realice las actividades que facilitan el trabajo de sus jefes, con seguridad y eficacia. Para ello tambin debe conocer, en el grado necesario, las caractersticas generales y los hbitos de trabajo del jefe. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente, en relacin al campo de actividad de la empresa en que se encuentre trabajando, ya que cada sector tiene sus propias caractersticas. El trabajo administrativo que realice cada secretaria puede ser muy diferente segn el campo de actividad de la empresa para la que trabaje, ya que cada sector tiene sus propias peculiaridades.

Para resumir, una buena secretaria debe aproximarse a un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades y destrezas, que le van a permitir facilitar la labor de su jefe y los objetivos de su empresa. El perfil ideal incluira cualidades personales tales como: Personalidad equilibrada y proactiva. Autoestima positiva. Capacidad de adaptacin a los cambios. Habilidades comunicativas y de escucha activa. Capacidad de crear, innovar e implementar. Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. Disposicin para trabajar en equipo

. Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria. Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Espritu de superacin. Flexibilidad Sentido de humor. Resistencia fsica y nerviosa.

As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear sus funciones de forma correcta, el perfil ha de incluir una serie de conocimientos tcnicos necesarios para desempear su funcin eficazmente como son:

Tcnicas de archivo. Tcnicas de oficina Uso apropiado del telfono Manejo y organizacin de la agenda Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa. Elaboracin de informes y presentaciones.

Manejo de documentos. Bsqueda de todo tipo de informacin en cualquier tipo de soporte. Conocimiento y dominio del espaol, as como de, al menos, otro idioma. El ingls suele ser el segundo idioma ms demandado. Conocimientos de protocolo, tanto social como empresarial.

Formacin
Algunas empresas piensan que una asistente o secretaria no necesita nada especial para trabajar como tal: slo se necesita una persona educada y con conocimientos de Office. La realidad es bien distinta: para ser eficiente en su trabajo, la secretaria necesita una serie de capacitaciones tcnicas y, casi ms importante, una serie de habilidades sociales sobre las que hablaremos ms adelante. Aunque en esta ponencia quiero hablar de lo que se necesita a lo largo de la carrera profesional, creo que debemos dedicar una especial atencin al punto de comienzo de la misma: para ejercer una profesin se precisa formacin, por lo que vamos a dedicar unos minutos a los caminos instituidos para alcanzar el ttulo formal de secretaria. Uno de los primeros problemas que encuentra la futura secretaria para prepararse como tal, es que no es nada fcil encontrar donde hacerlo. Como he dicho al comenzar, algunas empresas (demasiadas, en mi opinin) no dan importancia a la figura de la secretaria, y eso se refleja, precisamente en la escasez de centros donde hacer estudios de secretariado.

Vamos a dedicar un poco de atencin al aspecto legal de la cuestin. Hasta ahora, no slo en Espaa sino en toda Europa, los estudios de secretariado se encuentran encuadrados dentro de la Formacin Profesional. En Espaa la legislacin en vigor que afecta a la formacin de secretarias, es la siguiente:

1. Real Decreto 1658/1994 de 22 de julio, que define el ttulo de Tcnico Superior en Secretariado y regula su obtencin. Este ttulo es de grado superior de nivel profesional, en la rama de Administracin y Gestin. 2. Ley Orgnica 2/2006, de 3 de mayo. Define que todas las enseanzas tcnicas tendrn un Ciclo Medio y uno Superior; pero hasta hoy (salvo error) no se ha aprobado legalmente un real decreto en el que se desarrollen los estudios de Grado Superior para las secretarias. S estn desarrollados los estudios de Grado Medio referidos al ttulo de Auxiliar Administrativo, y no al de Secretaria o Asistente propiamente dichos. 3. Real Decreto 1538/2006 de 15 de febrero, que prev el establecimiento y regulacin, en legislacin an por aprobar, del ttulo de Tcnico Superior en Asistencia a la Direccin. 4. Real Decreto 1631/2009, de 30 de octubre, donde se regula la enseanza de Formacin Profesional, y se define el ttulo de Tcnico en Gestin Administrativa (diferente del ttulo de Administrativo). 5. Orden Ministerial EDU 1999/2010 de 13 de julio, que establece el currculo necesario para obtener el ttulo de Tcnico en Gestin Administrativa: requiere haber aprobado todas las asignaturas de 1 de Bachillerato (antes 2 de BUP).

Este ttulo, de grado medio, no es el mismo que el de Asistente de Direccin. 6. Futuro Real Decreto, aun no aprobado oficialmente, en cuya elaboracin participaron diversas Asociaciones de Secretarias. (no se esperan modificaciones significativas respecto al texto conocido hasta ahora). En este futuro Real Decreto se establece y regula, en los aspectos y elementos bsicos, el ttulo (de Formacin Profesional) de Tcnico Superior en Asistencia a la Direccin. Lo dispuesto en el mismo sustituir al Real Decreto 1658/1994, arriba citado.

Segn el mencionado futuro Real Decreto, las ocupaciones y puestos de trabajo que podrn ocupar los Tcnicos Superiores en Asistencia a la Direccin sern los siguientes: Asistente a la direccin. Asistente personal. Secretario/a de direccin. Asistente de despachos y oficinas. Asistente jurdico. Asistente en departamentos de Recursos Humanos.

Para poder acceder a esta titulacin superior, ser preciso tener cursado el actual segundo curso de bachillerato, que es equivalente al antiguo COU. Una vez
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obtenido el ttulo de Tcnico Superior, se podra acceder a la Universidad, previa realizacin de un examen de acceso. Asimismo, si se opta por acceder a la Universidad una vez terminado el ciclo superior, se podrn obtener hasta 120 crditos para la convalidacin de asignaturas que ya se hubieran cursado dentro del ciclo formativo superior de Asistente de Direccin. En el futuro Real Decreto se recoge asimismo que los nuevos estudios se adecuan a la nueva realidad socioeconmica de la profesin, por lo que se ha aadido como obligatoria la realizacin de unas prcticas profesionales en empresas durante tres meses, antes de poder obtener el ttulo. Esta es una novedad legislativa ya que, aunque con anterioridad algunos centros formativos ya usaban este sistema de prcticas, desde la publicacin de este Decreto tendr carcter obligatorio. En toda esta legislacin que hemos mencionado, no est recogida una de las ms insistentes aspiraciones de las secretarias: que nuestra formacin sea reconocida como una enseanza universitaria, con grado de diplomatura. Los legisladores, aunque han comenzado a conocer en mayor medida nuestra profesin gracias a las Asociaciones de Secretarias, no han considerado hasta ahora la conveniencia de dotarla de nivel universitario. Esperemos que esto mejore en el futuro.

Una vez que hemos comentado, en algn detalle, cules son los estudios oficiales, vamos a decir dos palabras acerca de los estudios privados. Han existido y siguen existiendo an en Espaa algunas Escuelas privadas de Secretariado, aunque su nmero va disminuyendo con el tiempo, ya que el gran intrusismo existente en la profesin, hace que la demanda de estudios de secretariado sea cada vez menor. Por ello, alguna de las grandes escuelas como la Universidad de Deusto, Mary Ward College o el Centro Mara Berkowska han dejado de impartir estos cursos, aunque se mantienen en activo otras tales como ISSA, Saint Charles o Adams.

Quiero comentar finalmente que, desde mi punto de vista, la formacin es algo esencial, no slo para comenzar en la profesin, sino tambin durante toda la duracin de la vida laboral. Pero esta formacin slo se puede cursar de manera privada. Consiste bsicamente en cursos especficos de mejora de diversos aspectos de la profesin, as como ensearnos a reconocer y potenciar nuestras capacidades personales. Los cursos ms conocidos en Espaa son los organizados por la Universidad Politcnica de Madrid y por la Universidad de Alcal de Henares.

Aptitudes de la secretaria
Cmo ya hemos dicho al definir el perfil, no todo lo que necesita una secretaria para serlo es formacin intelectual propiamente dicha, sino que necesita contar con una serie de cualidades, que forman parte de lo que Dan Coleman ha llamado Inteligencia Emocional. Vamos a hablar un poco acerca de este tema.

Qu es la inteligencia emocional? La definicin ms extendida es que se corresponde con la capacidad que tiene uno mismo de recocer sus propios sentimientos y los de losa dems, actuando en consecuencia de manera que se manejan adecuadamente las relaciones que mantenemos con los que nos rodean.

Se dice que la inteligencia emocional est integrada por 25 de competencias emocionales distintas, de las cuales 12 corresponden a competencias personales y 13 a competencias sociales.

Leyendo diversos libros sobre la inteligencia emocional y sobre las capacitaciones profesionales, me encontr con un comentario que hace Dan Coleman, la persona que ms sabe sobre inteligencia emocional. Este defiende que un alto coeficiente intelectual no suele ir acompaado de un alto grado de inteligencia emocional. Si recordamos nuestros tiempos de estudiantes, todos podemos decir que conocamos a compaeros de clase que fueron muy brillantes durante su vida estudiantil pero, una vez pasaron al mbito profesional, no lo hicieron de la misma manera, llegando en algunos casos extremos, a fracasar en esta ltima, por no ser, por ejemplo, capaces de trabajar en equipo o de relacionarse socialmente con los compaeros. Coleman defiende qu al no estar estas habilidades incluidas dentro de los planes de estudios, este fracaso es doblemente incomprensible para la persona que lo sufre ya que todos hemos sido educados en la idea de que la brillantez acadmica nos har brillar en la vida profesional.

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Pues bien, una serie de investigaciones que se han desarrollado en este campo han descubierto que el coeficiente intelectual (que es el que provoca que obtengamos calificaciones acadmicas brillantes) no es una buena medida para medir el rendimiento laboral, sino que existe otra inteligencia distinta de la que se mide con ese coeficiente. La sabidura popular reconoce estos hechos cuando habla de inteligentes y listos o listillos. Recordemos que el coeficiente intelectual mide nicamente nuestras capacidades cognitivas y las personas con este ndice muy elevado son personas que contribuyen al desarrollo del trabajo; pero existe otro tipo de personas, menos dotadas intelectualmente pero ms adaptables a los cambios, con ms imaginacin y motivacin. Pueden actuar como catalizadores del funcionamiento de la empresa y obtener muchos mejores resultados. Todo lo anterior es aplicable a las secretarias. Esto no quiere decir que tengamos un coeficiente intelectual inferior, simplemente lo que intento demostrar es que la inteligencia emocional en un coeficiente elevado es muy necesaria para poder ser una buena secretaria. Esta afirmacin se apoya en la definicin de las 25 capacidades y por ello las analizaremos para ver cuales le son necesarias a la secretaria para el mejor ejercicio de su profesin:

1. Competencias Personales:
1. Conciencia de uno mismo: Las tres competencias que se encuentran encuadradas en este grupo hacen referencia a la capacidad de saber lo que estamos sintiendo en un determinado momento y de usar nuestras preferencias en la toma de decisiones, basndonos en una evaluacin realista de nuestras capacidades y en una sensacin bien asentada de confianza en uno mismo. Es importante que la secretaria sepa guardar sus emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los jefes y en el trabajo diario. Las tres competencias son:

Conciencia emocional Valoracin adecuada de uno mismo Confianza en uno mismo

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Aptitudes de la secretaria
Competencias Personales Autorregulacin
Autocontrol Confiabilidad Integridad Adaptabilidad Innovacin

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2. Autorregulacin: Las 5 capacidades de este grupo guardan relacin con la capacidad de manejar nuestras emociones para que faciliten la tarea que estamos llevando a cabo y no interfieran con ella. Creo que este grupo recoge las competencias ms importantes para las secretarias, ya que en el mismo se encuentran encuadrados: Autocontrol Confiabilidad Integridad Adaptabilidad
Aptitudes de la secretaria
Competencias Personales Motivacin
Motivacin de logro Compromiso Iniciativa y capacidad de trabajo Optimismo

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Innovacin

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3. Motivacin: Estas cuatro competencias se refieren a nuestra capacidad de aplicar las preferencias para obtener nuestros objetivos, ayudarnos a tomar iniciativas, a ser ms eficaces y perseverar a pesar de los contratiempos y las frustraciones que se presenten. Motivacin de logro Compromiso Iniciativa y capacidad de trabajo Optimismo

Aptitudes de la secretaria
Competencias Sociales Empata
Comprensin de los dems Desarrollo de los dems Orientacin hacia el servicio Aprovechamiento de la diversidad Conciencia poltica

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2. Competencias Sociales: 1. Empata: Este grupo de cinco competencias supone el darse cuenta de lo que estn sintiendo los que nos rodean, ser capaces de ponerse en su lugar y de cultivar la relacin y sintonizar con una amplia diversidad de personas. Este es otro de los grupos esenciales para una secretaria ya que debe de tener empata tanto con el jefe como con el cliente para poder realizar mejor su trabajo. Las principales capacidades empticas son: Comprensin de los dems Desarrollo de los dems Orientacin hacia el servicio Aprovechamiento de la diversidad Conciencia poltica

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2.Habilidades sociales: Tienen que ver con la capacidad de manejar bien las emociones, interpretando bien las situaciones, interactuar fluidamente y utilizar estas habilidades para persuadir, dirigir, negociar, y resolver disputas, cooperar y trabajar en equipo. Podemos definir este grupo de cualidades de un modo coloquial llamndolas "mano izquierda y esta es una caracterstica casi inherente al trabajo de secretaria. Influencia Comunicacin Liderazgo Catalizacin del cambio Resolucin de conflictos Establecimiento de vnculos Colaboracin y cooperacin Habilidades de equipo

El poseer un alto coeficiente de inteligencia emocional presupone que se dispone de un alto potencial para aprender habilidades prcticas de cualquiera de los grupos anteriores, pero, al igual que dijimos con el coeficiente intelectual, esto no garantiza que la persona aplique sus competencias a su desempeo laboral. Por ejemplo, una persona con gran capacidad de empata puede que no sepa aplicarla al trabajo diario. Todos tenemos todas estas competencias en mayor o menor grado. Aunque como el mismo Coleman dice, para un buen desempeo laboral basta con ser bueno en, al menos, seis de dichas competencias, siempre que estn distribuidas entre los cinco grupos anteriores. Adems, segn el trabajo que se desarrolle, se valorarn ms unas competencias que otras.

Cualidades Personales
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos, le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima y adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales ms importantes que una secretaria debe poseer se encuentran las siguientes:

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Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos alejados de miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la informacin que conoce. Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el desarrollo de las labores encomendadas. Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera ptima sin necesidad de supervisin. Rigor y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, prestando especial atencin al detalle. Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera. Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar informacin sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran. Dedicacin y disponibilidad.- Debe tener flexibilidad para adaptar los horarios y las necesidades del jefe, negociando el tiempo presencial en caso necesario y saber utilizar en beneficio de ambos los medios informticos existentes. Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentacin debe ser impecable. Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organizacin. Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite. Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas. Iniciativa.- Debe tener autonoma para organizar reuniones, manejo de agenda y en general para desarrollar todas sus funciones, anticipndose en la solicitud de informacin para poder preparar la documentacin inherente a su trabajo. Adaptacin.- Debe adaptarse a su jefe en el ritmo y manera de trabajar, de comunicar, de presentar los documentos.
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Una vez que hemos analizado las competencias profesionales y las personales de la secretaria, vamos a hacer un ltimo anlisis de la utilizacin de las mismas. Hay quienes afirman que una buena secretaria nace, no se hace; otros, por el contrario, estiman que cualquier chica perseverante y con nimo de superacin puede alcanzar el nivel adecuado. Pero todos los altos directivos coinciden, (por la cuenta que les trae), en que la secretaria -en especial si es de direccinconstituye un elemento vital para poder desempear su trabajo con plena eficacia. Nos servira de ejemplo de esta actitud una frase que dijo Luis del Olmo hace unos meses en un programa de televisin. Estaban hablando sobre su carrera profesional y lo que dijo como colofn a su intervencin fue Yo no podra haber hecho ni la mitad de lo que hecho en la vida si no fuera gracias a la ayuda de Mara, mi secretaria. Es ms, el da que ella se retire, yo dejar de trabajar De todas maneras, como ya dijimos al hablar de formacin, es un hecho que la importancia del puesto de secretaria sigue sin ser comprendida cabalmente por muchos directivos y, sobre todo, por los departamentos de Recursos Humanos. Al menos en Espaa, an persiste en muchas empresas -aunque cada vez menos - la visin de secretaria igual a seorita que mantiene al da la agenda de su jefe, contesta y filtra las llamadas al mismo, mecanografa y archiva sus cartas, echa una mano en su administracin, y poco ms. No se tiene en cuenta que buena parte de esas tareas administrativas hoy pueden ser desempeadas por programas informticos, o que las funciones del correo electrnico permiten que los jefes transmitan comunicaciones directamente sin acudir al dictado. Ejemplos de este tipo, sobran. De hecho, podramos recordar que cada vez que se desarrollan nuevos elementos tecnolgicos para el trabajo de las secretarias, se proclama que las mismas van a desaparecer y eso no ocurre. Resulta entonces un tanto paradjico que la visin que el gran pblico tiene de una secretaria y de sus funciones evolucione con tanta lentitud, frente a un panorama real que muestra a una persona eficaz, dinmica y con capacidad de parcial liderazgo, que asume a diario y sin complejos, todo tipo de retos profesionales para ayudar a su jefe en mltiples tareas, aumentando (quiz multiplicando) as el rendimiento del mismo.

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En efecto las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras, que pasan a ser realizadas por otros medios tecnolgicos. Sobre todo desde mediados de los aos noventa, cuando las tecnologas de la informacin y de la comunicacin sacudieron hasta sus cimientos una serie de hbitos y conceptos de la gestin empresarial. Segn algunas personas dedicadas a la seleccin, "una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestin, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja; adems est capacitada para la delegacin de ciertas reas o trabajos que previamente desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudindolo sustituir en ciertos casos, por ejemplo cuando ste est ausente. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atencin necesaria, para reducir al mnimo el vaco ocasionado por la ausencia del jefe...incluso en alguna ocasin puede llegar a asistir a alguna reunin en su representacin".

Ahora bien, para llegar a desarrollar todo el potencial de la secretaria, hay que tener en cuenta que delegar constituye una de las tareas ms difciles no slo para un directivo, sino para cualquier persona. Jefes o directivos slo delegan cuando encuentran una profesional en la que pueden hacerlo.

Una persona que acepta una delegacin, debe poseer las competencias necesarias para llevarla a cabo (por supuesto, muchas secretarias son capaces de hacerlo). Como fondo, hay que tener muy claro que la secretaria trabaja integrada en un equipo, y las buenas relaciones personales dentro del mismo facilitan el trabajo.

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La actitud de una buena secretaria podra plasmarse en una frase: Cmo puedo ayudar a mi jefe utilizando al mximo mis capacidades?

Una vez hemos recordado la definicin de secretaria, observamos que la misma debe poseer habilidades personales, como: saber comunicarse, conocer cules son las tarea especficas de los directivos, saber qu cargo desempea su jefe en el marco de la organizacin y cules son sus responsabilidades, y saber trabajar en equipo de forma eficaz e intensa. Adems, debe saber establecer buenas relaciones personales internas en la empresa y externas, tener conocimientos de tcnicas de interrelacin como la asertividad. Y adems estn el protocolo, las actividades sociales: saber recibir una visita; saber presentar a un directivo cuando es necesario que ella lo haga; organizar reuniones; atender a los asistentes a las reuniones organizadas por su jefe; hacer el seguimiento de las acciones acordadas en las reuniones; etc., etc.

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A modo de Conclusin

Ser secretaria es ms una profesin que un oficio, mucho ms que un trampoln para acceder a otros puestos y muchsimo ms que un pasatiempo. A lo largo de toda esta exposicin hemos hablado de las necesidades que tiene una persona para poder llegar a ser una buena secretaria o asistente de direccin a lo largo de su vida profesional. Como habis visto, nos hemos referido nicamente a los aspectos intangibles de la misma, sin hablar en profundidad de los conocimientos necesarios ya que la parte intelectual est sobradamente estudiada. Pero es la parte emocional la que hace que pensemos que muchas de las personas que eligen la profesin de secretaria y que no son felices en ella, pueden quizs carecer de las cualidades emocionales adecuadas para esta profesin. Esta infelicidad puede estar relacionada con el intrusismo profesional en el secretariado. Tras ver que la secretaria tiene un perfil de inteligencia emocional muy marcado, aquellas personas que se correspondan con ese perfil, aun sin tener la preparacin especfica de que hemos hablado, podrn realizar las funciones de secretaria ms fcilmente que quienes no lo tengan.

Y, aunque nos pese, quienes, an habiendo realizado satisfactoriamente los estudios de secretariado, no poseen las caractersticas emocionales adecuadas, no podrn ser buenas secretarias, no se sentirn cmodas en su puesto e intentarn constantemente pasar a otro.
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Para terminar, quisiera que nos hiciramos una reflexin: los mdicos, los enfermeros, los tcnicos, y otras muchas profesiones tienen su propio rgano colegial, donde se tratan los temas profesionales y se intenta mejorar la situacin de la profesin. Por qu las secretarias no lo tenemos? Las Asociaciones estn realizando esas funciones colegiales en mayor o menor medida, pero, para que tengamos la necesaria representatividad, sera bueno que todas nos asociramos a alguna de ellas.

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Anexo: Explicacin de las competencias

Conciencia emocional: implica el ser capaces de estar atentos a cada sutil seal que nos indique lo que estamos sintiendo, y descubrir sus causas reales, de modo que podamos mantener nuestras emociones en perspectiva. Es importante que la secretaria sepa guardar sus emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los jefes y en el trabajo diario. Valoracin adecuada de uno mismo: Esperar que los otros aprueben todo lo que hacemos (que es lo que somos) puede llevarnos una vida o gran parte de ella. Y este es un precio muy alto porque, en definitiva, todo lo que tenemos es a nosotros mismos. Las secretarias sabemos bien lo que es no recibir la adecuada valoracin a nuestro trabajo ya que, en muchas ocasiones, se atribuye la autora del mismo al que presenta el documento final. Confianza en uno mismo: A esta cualidad tambin se la denomina asertividad. Hay que tener siempre presente que no existe un nico modelo de persona y aprender a convivir con las propias imperfecciones fsicas. Las secretarias debemos tener la seguridad de que las decisiones que tomamos en ausencia de nuestros jefes son las adecuadas, ya que una duda sobre las mismas hara que las decisiones no fueran eficaces. Autocontrol: Es la capacidad de mantener bajo control las propias emociones e impulsos conflictivos. Creo que ninguna secretaria podr negar que por su cabeza en alguna ocasin ha pasado por su cabeza la frase Lo dejo todo y que se saquen ellos las castaas del fuego, pero tras respirar hondo, ha dominado esa emocin y ha continuado con una sonrisa ms o menos amplia. Confiabilidad: Se puede definir como la capacidad de una persona de realizar su funcin de la manera prevista. De otra forma, la confiabilidad se puede definir tambin como la probabilidad en que una persona realizar su funcin prevista sin incidentes por un perodo de tiempo especificado y bajo condiciones indicadas. La mejor definicin que se me ocurre para aplicar a esta situacin es Lo dejo todo en tus manos dicha por nuestro jefe. Integridad: puede definirse como una cualidad de la persona que la faculta para tomar decisiones sobre su comportamiento por s misma. Se predica de todos los individuos en cuanto tales. Est muy relacionada con la concepcin del sujeto de s mismo: sus comportamientos, creencias y forma de actuar. Podemos recordar que la secretaria es la depositaria de los secretos de la compaa y de su propio jefe, por lo que deber ser una persona ntegra para no obtener beneficio propio ni para s ni para sus familiares y amigos por la informacin as obtenida. Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin
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favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo. Simplemente podemos recordar la adaptacin necesaria, tanto al nimo y costumbres del jefe como al de los clientes, tanto internos como externos. Se espera que adaptemos nuestros planes personales a las necesidades de la empresa y adems, que parezca que no nos causa la ms mnima molestia. Innovacin: Bsqueda de nuevos mtodos de trabajo, cambio de hbitos para mejorar rendimiento y resultados. Y Quin no recuerda la aplicacin de alguna tcnica imaginativa para poder obtener la solucin a algn problema? Motivacin de logro: Esforzarse por mejorar o satisfacer un determinado criterio de excelencia. Este tipo de motivacin conduce a metas e impulsos ms elevados, ya que las personas trabajan mejor y alcanzan adelantos ms sobresalientes. Podemos decir que la motivacin por logros es un impulso por vencer desafos, avanzar y crecer. Muchas veces, lo nico que queremos es un sencillo Buen trabajo, Bien hecho o Gracias Compromiso: Secundar los objetivos de un grupo u organizacin. Creo que un claro ejemplo de secundar objetivos es el problema que surge a muchas secretarias que mezclamos los tiempos verbales y hacemos nuestros los objetivos de nuestros jefes, eso s, sin recibir la recompensa que ellos reciben. Iniciativa y capacidad de trabajo: Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una accin, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa siempre se anticipar a las necesidades de su jefe, pero lo har con precaucin y criterio. Optimismo: Persistencia en la consecucin de los objetivos a pesar de los obstculos y los contratiempos. Hablamos de al mal tiempo, buena cara? Una secretaria nunca se deja hundir por las dificultades, busca todas las soluciones antes de darse por vencida. Comprensin de los dems: Tener capacidad de captar los sentimientos y puntos de vista de otras personas e interesarse activamente por las cosas que les preocupan. El ejemplo ms sencillo de esta capacidad de comprensin de los dems sera la llamada telefnica del cliente que no sabe explicar lo que quiere pero que, no sabemos cmo, la secretaria consigue averiguar y orientar en la direccin correcta. Desarrollo de los dems: Continuando con el ejemplo anterior, esta capacidad es la que utiliza la secretaria para hacer que el cliente consiga explicarle el problema, de forma que el cliente cree que es el mismo el que ha sido capaz de explicarlo sin ayuda ninguna. Orientacin hacia el servicio: Anticiparse, reconocer y satisfacer las necesidades de los clientes y, por supuesto, de nuestro principal cliente: el jefe. Aprovechamiento de la diversidad: Aprovechar las oportunidades que nos brindan diferentes tipos de personas. Si tenemos en cuenta la cantidad de personas con las que contacta la secretaria a lo largo de
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vida laboral, podr mejorar su formacin personal si aprende de las caractersticas diferentes que tienen sus contactos, dndole nuevas perspectivas de los asuntos. Conciencia poltica: Capacidad de darse cuenta de las corrientes emocionales y de las relaciones de poder subyacentes en un grupo. Influencia: consiste en tener adecuadamente en cuenta las emociones de los dems. Tener influencia es estar capacitado para convencer a los otros del punto de vista propio. Podemos definir esta cualidad de un modo coloquial llamndola "mano izquierda y esta es una caracterstica casi inherente al trabajo de secretaria. Comunicacin: es el proceso humano ms importante despus de alimentarnos. La mala comunicacin causa discrepancias, conflictos y malos entendidos. Somos ms propensos a escuchar a aquellas personas que nos inspiran confianza, o que tienen prestigio para nosotros. Liderazgo: Liderar es el arte de influir sobre los dems para trabajar conjuntamente y con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. El profesional del secretariado no ejerce, a primera vista, una posicin de liderazgo en la empresa. Generalmente no ejerce un poder real en ningn mbito. Sin embargo, esta es una impresin cuanto menos engaosa, la realidad es que los profesionales del secretariado pueden y deben ejercer una posicin de liderazgo en su mbito de actuacin. En muchos casos, representan a los directivos, y en otros han de liderar equipos de trabajo. Catalizacin del cambio: Las personas que tienen esta competencia reconocen la necesidad de cambiar y lo promueven. Por no repetirnos, simplemente recordemos la utilizacin de la mano izquierda. Resolucin de conflictos: La negociacin es inherente a la persona y se entiende como un proceso estructurado y racional para alcanzar acuerdos, resolver diferencias o defender los propios intereses. Me gustara que levantara la mano quien no haya cambiado las palabras de una reclamacin a la hora de transmitirla a su jefe o al transmitirle el mensaje de un cliente malhumorado. Quin no ha suavizado la respuesta del jefe hacia el cliente para evitar que el cliente deje de serlo? Establecimiento de vnculos: La secretaria debe establecer vnculos de forma continua en su trabajo: en primer lugar con el jefe para que la famosa relacin jefe-secretaria tenga lugar; tambin debe desarrollarlo con sus iguales para obtener una relacin de camaradera y con los clientes para que estos obtengan una sensacin de familiaridad y trato preferencial. Colaboracin y cooperacin: El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems compaeros de trabajo. Habilidades de equipo: No necesita ejemplo ya que el trabajo con el jefe es un equipo de dos.

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