Cartilla Laboral y de Seguridad Social

INDICE GENERAL
CAPTULO 1
GENERALIDADES DE LA LEGISLACIN LABORAL ................................................... 1
1.1 PRINCIPIOS MNIMOS FUNDAMENTALES:............................................................ 1
1.2 APLICACIN DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL:.......................................... 1
1.3 RELACIONES LABORALES:..................................................................................... 2
1.4 DEFINICIN DE TRABAJO:...................................................................................... 2
1.5 DERECHO AL TRABAJO........................................................................................... 2
1.5.1 Obligatoriedad. ................................................................................................ 3
1.5.2 Libertad de escogencia.................................................................................... 3
1.5.3 Igualdad............................................................................................................ 3
1.5.4 Proteccin. ...................................................................................................... 4
1.6 ACOSO LABORAL..................................................................................................... 6

CAPTULO 2
SELECCIN DE PERSONAL............................................................................................ 7
2.1 VINCULACIN LABORAL:........................................................................................ 7
2.1.1 Tercerizacin Laboral:...................................................................................... 9
2.2 SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN SOBRE DEMANDA DE
EMPLEO (SINIDEL):.................................................................................................. 9
2.2.1 Funciones de la Comisin Asesora del Sistema: .......................................... 10
2.2.2 Boletn de Demanda Laboral Insatisfecha: ....................................................11
2.2.3 Registro Rural Colombiano:........................................................................... 12

VI

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

CAPTULO 3
CONTRATO DE TRABAJO............................................................................................. 13
3.1 ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE TRABAJO:.............................. 14
3.2 CAPACIDAD:............................................................................................................ 14
3.2.1 Autorizaciones de trabajo para nios, nias y adolescentes entre
quince (15) y diecisiete (17) aos............................................................................ 15
3.2.1.1 Formato nico Nacional de Solicitud de Autorizacin de Trabajo
para Adolescentes de 15 a 17 aos de edad:.......................................................... 16
3.2.1.2 Formato nico Nacional de Solicitud de Autorizacin de Trabajo
para nios y nias menores de quince (15) aos de edad que desempeen
actividades remuneradas de tipo artstico, cultural, recreativo y deportivo.............. 18
3.2.1.3 Formato nico Nacional de Autorizacin de Trabajo para
Adolescentes de 15 a 17 aos de edad................................................................... 20
3.2.1.4 Formato nico Nacional de Autorizacin para nios y nias
menores de quince (15) aos de edad que desempeen actividades
remuneradas de tipo artstico, cultural, recreativo y deportivo................................. 21
3.2.2 Actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil
y clasificacin de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas
para la salud e integridad fsica o psicolgica de las personas menores de
18 aos de edad...................................................................................................... 22
3.2.3 Prohibicin de discriminacin en razn de la edad........................................ 30
3.3 VICISITUDES DEL CONTRATO DE TRABAJO...................................................... 30
3.3.1 Revisin del Contrato de Trabajo................................................................... 30
3.3.2 Suspensin del Contrato de Trabajo.............................................................. 31
3.3.2.1 Causas taxativas de suspensin del contrato.............................................. 31
3.3.2.2 Reanudacin del Trabajo............................................................................. 36
3.3.3 Incapacidad.................................................................................................... 36
3.3.4 Licencias de Maternidad y Paternidad........................................................... 36
3.3.5 Salarios sin prestacin del servicio................................................................ 37
3.3.6 Vacaciones y das de descanso..................................................................... 37
3.3.7 Sustitucin de empleadores........................................................................... 37
3.3.8 Ius Variandi (Modificacin de las condiciones de trabajo)........................ 37
3.4 CONTRATOS TRABAJO DE ACUERDO CON LA FORMA:.................................... 38
3.4.1 Contrato verbal............................................................................................... 38
3.4.2 Contrato escrito.............................................................................................. 38
3.5 CONTRATO DE TRABAJO DE ACUERDO CON LA DURACIN........................... 39
3.5.1 Contrato a trmino fijo.................................................................................... 39

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

VII

3.5.2 Contrato a trmino indefinido......................................................................... 43

3.5.3 Contrato por duracin de la obra o labor........................................................ 44
3.5.3.1 Contrato de Obra......................................................................................... 45
3.5.3.2 Contrato por Unidad de Obra o Destajo....................................................... 45
3.5.4 Contrato ocasional, accidental o transitorio................................................... 45
3.6 OTROS TRABAJADORES Y SUS CONTRATOS.................................................... 48
3.6.1 Contrato de aprendizaje................................................................................. 48
3.6.1.1 Definicin..................................................................................................... 49
3.6.1.2 Formalidades del Contrato de Aprendizaje.................................................. 49
3.6.1.3 Afiliacin al Sistema de Seguridad Social Integral: . ................................... 50
3.6.1.4 Modalidades del Contrato de Aprendizaje: ................................................. 51
3.6.1.5 Prcticas y/o Programas que no constituyen Contratos de Aprendizaje..... 52
3.6.1.6 Terminacin del Contrato de Aprendizaje.................................................... 52
3.6.1.7 Incumplimiento de la relacin de aprendizaje por parte del aprendiz.......... 52
3.6.1.8 Elementos Particulares y Especiales........................................................... 52
3.6.1.9 Modalidades especiales de formacin tcnica, tecnolgica,
profesional y terico prctica empresarial................................................................ 53
3.6.1.10 Empresas obligadas a la vinculacin de aprendices................................. 55
3.6.1.11 Entidades pblicas obligadas a la vinculacin de aprendices................... 56
3.6.1.12 Cuotas de aprendices en las empresas.................................................... 57
3.6.1.13 Regulacin de la cuota de aprendices....................................................... 58
3.6.1.14 Monetizacin de la cuota de aprendizaje.................................................. 60
3.6.1.15 Pago de la monetizacin de la cuota de aprendizaje................................ 61
3.6.1.16 Incumplimiento de la cuota de aprendizaje o monetizacin...................... 62
3.6.1.17 Seleccin de aprendices............................................................................ 62
3.6.1.18 Listado de oficios materia del contrato de aprendizaje.............................. 62
3.6.1.19 Aspectos operativos del contrato de aprendizaje...................................... 63
3.6.1.20 Entidades de Formacin............................................................................ 64
3.6.1.21 Reconocimiento para efectos de la formacin profesional
impartida directamente por la empresa.................................................................... 65
3.6.1.22 Reconocimiento o Autorizacin.................................................................. 66
3.6.1.23 Distribucin y alternancia de tiempo entre la etapa lectiva y productiva... 66
3.6.1.24 Vigilancia y Control: .................................................................................. 66
3.6.2 contrato de prestacin de servicios:............................................................... 67
3.6.3 Teletrabajo...................................................................................................... 69
3.6.4 Empleo de emergencia.................................................................................. 72
3.6.5 Servicio domstico y choferes de familia:...................................................... 75
3.6.6 Trabajo a domicilio......................................................................................... 75

VIII

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3.6.7 Agentes colocadores de plizas de seguros.................................................. 76

3.6.8 Colocadores de apuestas permanentes......................................................... 76
3.6.9 Representantes, agentes vendedores y agentes viajeros:............................ 77
3.6.10 Trabajadores de notarias pblicas y oficinas de registro
de instrumentos pblicos y privados....................................................................... 77
3.6.11 Profesores de establecimientos particulares de enseanza........................ 78
3.6.12 Trabajadores secuestrados.......................................................................... 78
3.6.13 Trabajadores de direccin, confianza y manejo........................................... 81
3.7 REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR................................................................ 82
3.7.1 Contratista Independiente.............................................................................. 83
3.8 GENERALIDADES DEL PERODO DE PRUEBA.................................................... 83
3.8.1 Definicin........................................................................................................ 83
3.8.2 Estipulacin.................................................................................................... 83
3.8.3 Duracin mxima........................................................................................... 83
3.8.4 Prrroga......................................................................................................... 84
3.8.5 Efecto jurdico . .............................................................................................. 84
3.9 JORNADA DE TRABAJO:........................................................................................ 87
3.9.1 Excepciones a la Jornada Mxima Legal:...................................................... 88
3.9.2 Excepciones en razn a la calidad de trabajador:.......................................... 89
3.9.3 Descansos...................................................................................................... 89
3.9.4 Trabajo dominical y en das festivos.............................................................. 92
3.9.5 Trabajo Nocturno............................................................................................ 93
3.9.6 Trabajo Suplementario................................................................................... 93
3.9.7 Trabajo Suplementario Diurno........................................................................ 93
3.9.8 Trabajo Suplementario Nocturno.................................................................... 93
3.9.9 Liquidacin del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario........... 93
3.9.10 De la remuneracin del descanso dominical............................................... 93
EJEMPLO 1
CLCULO DE HORAS EXTRAS............................................................................. 94
3.10 EJECUCIN Y EFECTOS DEL CONTRATO DE TRABAJO................................... 95
3.10.1 Obligaciones y prohibiciones de los empleadores....................................... 95
3.10.2 Obligaciones y prohibiciones de los empleados.......................................... 98
3.11 SALARIOS............................................................................................................... 99
3.11.1 Salario en especie........................................................................................ 99
3.11.2 Jornal y sueldo............................................................................................. 99
3.11.3 Viticos y Propinas....................................................................................... 99

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3.11.4
3.11.5
3.11.6
3.11.7
3.11.8

IX

Salario Integral........................................................................................... 100

Forma de hacer el pago............................................................................. 100
Falta de estipulacin salarial...................................................................... 101
Salario sin prestacin del servicio.............................................................. 101
Deduccin, retencin y embargo de salarios............................................. 101

EJEMPLO 2
DEDUCCIONES DE NMINA............................................................................... 102
3.11.9 Salario mnimo........................................................................................... 102
3.11.9.1 Fijacin..................................................................................................... 103
3.11.9.2 Salario mnimo para jornadas inferiores a las mximas.......................... 103
3.11.9.3 Salario para empleados de emergencia.................................................. 103
3.12 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO............................................................. 103

CAPTULO 4
PRESTACIONES SOCIALES........................................................................................ 107
4.1 PRIMA DE SERVICIOS...........................................................................................112
4.1.1 Forma de pago..............................................................................................112
4.1.2 Frmula para la liquidacin de la prima de servicios:...................................112
EJEMPLO 3
LIQUIDACIN DE PRIMA DE SERVICIOS:...........................................................113
4.2 DOTACIN (Calzado y vestido de labor).............................................................114
4.2.1 Fechas de entrega de dotacin.....................................................................114
4.2.2 Beneficiarios de la dotacin..........................................................................115
4.3 CESANTAS............................................................................................................115
4.3.1 Regmenes de cesantas:..............................................................................116
4.3.1.1 Procedimiento para el retiro parcial de cesantas para la adquisicin,
construccin, mejora o liberacin de bienes races destinados a la vivienda
del trabajador......................................................................................................... 120
4.3.2 Trabajadores excluidos y Prdida del derecho............................................ 121
4.3.3 Salario base para liquidar las cesantas....................................................... 121
EJEMPLO 4
LIQUIDACIN DE CESANTAS E INTERESES SOBRE LAS CESANTAS......... 122
4.3.4 Fondo de Cesantas..................................................................................... 123
4.3.5 Intereses sobre las cesantas....................................................................... 126

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

4.4 PROTECCIN A LA MATERNIDAD, AL RECIN NACIDO Y LICENCIA

DE PATERNIDAD.................................................................................................. 127
4.4.1 Descanso remunerado en caso de aborto................................................... 130
4.4.2 Descanso remunerado durante la lactancia................................................. 131
4.4.3 Prohibicin de despedir................................................................................ 131
4.4.4 Permiso para despedir................................................................................. 132
4.4.5 Nulidad del despido...................................................................................... 134
EJEMPLO 5
PRESTACIONES ECONMICAS GENERADAS POR LICENCIA DE
MATERNIDAD........................................................................................................ 135
4.5 PRESTACIONES A CARGO DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN
EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL............................................. 136
4.6 SUBSIDIO FAMILIAR............................................................................................. 136
4.6.1 Subsidios...................................................................................................... 137
4.7 OTROS PAGOS..................................................................................................... 138
4.7.1 Vacaciones................................................................................................... 138
4.7.1.1 Salario base para remunerar las vacaciones............................................. 140
4.7.1.2 Frmula para remunerar vacaciones......................................................... 140
EJEMPLO 6
LIQUIDACIN DE VACACIONES......................................................................... 140
4.7.2 Auxilio de transporte..................................................................................... 142
4.7.3 Aportes parafiscales..................................................................................... 143
4.7.3.1 Exoneracin de aportes. ........................................................................... 143
4.8 TERMINACIN DEL CONTRATO DE TRABAJO.................................................. 144
4.8.1 Terminacin del contrato por muerte del trabajador..................................... 144
4.8.2 Terminacin del contrato por renuncia del trabajador.................................. 144
4.8.3 Terminacin del contrato por despido colectivo........................................... 145
4.8.4 Terminacin del contrato de trabajo con personas con limitacin
fsica, squica y sensorial....................................................................................... 147
4.8.5 Exigencias para despedir invocando justa causa........................................ 147
4.8.6 Despido sin justa causa (Indemnizatorio).................................................... 147
EJEMPLO 7
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN SIN JUSTA CAUSA DEL
CONTRATO A TRMINO FIJO POR PARTE DEL EMPLEADOR - SALARIO...... 148
EJEMPLO 8
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DEL CONTRATO A TRMINO
INDEFINIDO SIN JUSTA CAUSA POR PARTE DEL EMPLEADOR..................... 150

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

XI

EJEMPLO 9
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN SIN JUSTA CAUSA DEL
CONTRATO A TRMINO INDEFINIDO CON DURACIN SUPERIOR A
UN AO POR PARTE DEL EMPLEADOR............................................................ 154
EJEMPLO 10
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DE CONTRATO A TRMINO
INDEFINIDO DE TRABAJADORES VINCULADOS ENTRE EL 29 DE
DICIEMBRE DE 1990 Y EL 27 DE DICIEMBRE DE 1992..................................... 159
EJEMPLO 11
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DEL CONTRATO A TRMINO
INDEFINIDO DE TRABAJADORES VINCULADOS ANTES DEL 29 DE
DICIEMBRE DE 1990............................................................................................ 161

CAPTULO 5
LEY DEL PRIMER EMPLEO......................................................................................... 163
5.1 INCENTIVOS PARA LA FORMALIZACIN EMPRESARIAL:................................ 164
5.2 INCENTIVOS PARA LA GENERACIN DE EMPLEO Y
FORMALIZACIN LABORAL EN LOS SECTORES RURAL Y URBANO ........... 166
5.2.1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los
aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina ........................................ 166
5.2.2 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios
de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina para los
empleadores que contraten personas en situacin de desplazamiento, en
proceso de reintegracin o en condicin de discapacidad ................................... 167
5.2.3 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los
aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina ........................................ 168
5.2.3.1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los
aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina ........................................ 168
5.2.3.2 Limitaciones al descuento tributario . ........................................................ 170
5.2.3.3 Otras condiciones a tener en cuenta para que las empresas
puedan beneficiarse del descuento tributario de aportes parafiscales ................. 170
5.2.3.4 Informacin requerida para hacer uso de los descuentos tributarios ....... 171
5.2.3.5 Deber de suministrar informacin por parte de las Cmaras de
Comercio y el Ministerio de Salud y Proteccin Social a la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). ............................................................ 172

XII

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

5.3 INCENTIVO PARA LA FORMALIZACIN LABORAL Y GENERACIN

DE EMPLEO PARA PERSONAS DE BAJOS INGRESOS ................................... 172
5.3.1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los
aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina en relacin a los
trabajadores de bajos ingresos ............................................................................. 172
5.3.2 Retencin en la fuente para independientes ............................................... 173
5.3.3 Apoyos econmicos no constitutivos de renta
ni de ganancia ocasional ...................................................................................... 173
5.3.3.1 Apoyos econmicos no constitutivos de renta
ni de ganancia ocasional ...................................................................................... 174
5.3.4 Prohibicin para acceder a los beneficios de la Ley 1429 de 2010 ............ 174
5.3.4.1 Prohibicin para acceder al beneficio de progresividad en el pago
del impuesto sobre la renta y complementarios ................................................... 175
5.3.5 Sanciones por el suministro de informacin falsa ....................................... 175
5.3.5.1 Sanciones por el suministro de informacin falsa . ................................... 176
5.4 PROGRESIVIDAD ................................................................................................ 176
5.4.1 Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta ................................ 176
5.4.1.1 Contribuyentes beneficiarios de la progresividad en el pago del
impuesto sobre la renta y complementarios ......................................................... 178
5.4.1.2 Rentas respecto de las cuales procede el beneficio de progresividad
en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios . ................................ 179
5.4.1.3 Progresividad en el pago del impuesto sobre
la renta y complementarios ................................................................................... 179
5.4.1.4 Rgimen de retenciones en la fuente, renta presuntiva y efecto de
las prdidas fiscales . ............................................................................................ 182
5.4.1.5 Requisitos generales que deben cumplirse para acceder a la
progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios ........... 183
5.4.1.6 Requisitos para cada ao gravable en que se solicite el beneficio
de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios ...... 185
5.4.1.7 Prdida o improcedencia del beneficio de la progresividad en el
impuesto sobre la renta y complementarios ......................................................... 186
5.4.1.8 Reintegro de los valores no pagados por beneficio de progresividad
improcedente ........................................................................................................ 187
5.4.2 Progresividad en el pago de los parafiscales y otras contribuciones
de nmina ............................................................................................................. 187
5.4.3 Progresividad en el pago del impuesto de industria y comercio y
otros impuestos . ................................................................................................... 188
5.4.4 Progresividad en la matrcula mercantil y su renovacin ............................ 188

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

XIII

CAPTULO 6
SEGURIDAD SOCIAL................................................................................................... 191
6.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL........... 191
6.1.1 Sistema de proteccin social........................................................................ 192
6.1.2 Rgimen de excepciones............................................................................. 194
6.2 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.................................................................. 195
6.2.1 Afiliacin....................................................................................................... 195
6.2.1.1 Escogencia del Rgimen........................................................................... 197
6.2.1.2 Derechos del afiliado y Garantas.............................................................. 198
6.2.1.3 Cotizaciones............................................................................................... 199
6.2.1.4 Base de cotizacin del Sistema General de Pensiones............................. 200
6.2.1.5 Ingreso base para liquidar las pensiones................................................... 202
6.2.1.6 Reajuste Pensional.................................................................................... 202
6.2.2 Prestaciones econmicas............................................................................ 203
6.2.2.1 Pensin de vejez........................................................................................ 203
6.2.2.2 Pensin de invalidez.................................................................................. 204
6.2.2.3 Pensin de sobrevivientes......................................................................... 205
6.2.2.4 Pensin familiar.......................................................................................... 205
6.2.3 Prestaciones adicionales.............................................................................. 205
6.2.3.1 Auxilio funerario......................................................................................... 205
6.3 SISTEMA GENERAL DE SALUD........................................................................... 206
6.3.1 Afiliacin....................................................................................................... 206
6.3.1.1 Tipos de afiliados....................................................................................... 207
6.3.1.2 Garantas y Deberes del afiliado y sus beneficiarios................................. 209
6.3.1.3 Cotizaciones............................................................................................... 210
6.3.1.4 Base de cotizacin del Sistema General de Salud.................................... 210
6.3.2 Prestaciones del servicio de salud............................................................... 212
6.3.2.1 Incapacidad por enfermedad general........................................................ 213
6.3.2.2 Licencias de maternidad y paternidad....................................................... 213
6.3.2.2.1 Directrices para el reconocimiento de la licencia de maternidad
y paternidad en consideracin a la situacin particular del parto y otras
eventualidades....................................................................................................... 214
6.3.2.3 Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral:............................................ 216
6.3.2.4 Reconocimiento de incapacidades y licencias........................................... 216
6.4 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES................................................ 217
6.4.1 Afiliacin....................................................................................................... 217
6.4.1.1 Clasificacin de la Empresa....................................................................... 218

XIV

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

6.4.1.1.1 Atencin especial en asistencia tcnica en las micro y pequeas

empresas del pas.................................................................................................. 219
6.4.1.2 Cotizaciones............................................................................................... 219
6.4.1.3 Base de cotizacin del Sistema General de Riesgos Laborales................ 220
6.4.2 Prestaciones asistenciales y econmicas.................................................... 221
6.4.2.1 Ingreso base para liquidar las prestaciones econmicas.......................... 222
6.4.2.2. Monto de las cotizaciones......................................................................... 223
6.4.2.3 Mora en el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales.... 223
6.4.3 Investigacin de incidentes y accidentes de trabajo.................................... 224

CAPTULO 7
APLICACIONES CONTABLES..................................................................................... 231
7.1 LIQUIDACIN DE LA NMINA.............................................................................. 231
EJEMPLO 12
LIQUIDACIN DE NMINA................................................................................... 232
7.2 CAUSACIN DE LA NMINA................................................................................ 233
7.3 LIQUIDACIN DE OBLIGACIONES LABORALES............................................... 237
7.3.1 Prima de servicios........................................................................................ 237
7.3.2 Vacaciones................................................................................................... 238
7.3.3 Cesantas..................................................................................................... 239
7.3.4 Inters sobre cesantas................................................................................ 240
7.4 LIQUIDACIN DEL CONTRATO DE TRABAJO.................................................... 241
7.4.1 Cesantas e intereses sobre cesantas........................................................ 243
7.4.2 Prima de servicios........................................................................................ 243
7.4.3 Vacaciones................................................................................................... 244
7.5 CONSOLIDACIN DE OBLIGACIONES LABORALES......................................... 245
7.6 ANLISIS DE CASOS PARTICULARES............................................................... 247
7.6.1 Empleados con salario integral.................................................................... 247
7.6.2 Empleados de rgimen anterior a la Ley 50 de 1990................................... 250
7.6.3 ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY 789 DE 2002................................ 251
7.6.3.1 Subsidio al empleo para la pequea y mediana empresa......................... 251
7.6.3.2 Subsidio al desempleo............................................................................... 251
7.6.3.3 Servicios para desempleados con vinculacin anterior a las cajas
de compensacin familiar...................................................................................... 251

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

XV

7.6.3.4 Rgimen de apoyo para desempleados con vinculacin anterior a

las cajas de compensacin familiar....................................................................... 252
7.6.3.5 Rgimen especial de aportes al instituto colombiano de
bienestar familiar, al servicio nacional de aprendizaje y a las cajas de
compensacin familiar........................................................................................... 252
7.6.3.6 Rgimen especial de aportes para estudiantes......................................... 254
7.7 RETENCIN EN LA FUENTE SOBRE PAGOS LABORALES.............................. 254