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Documentos

Procedimento Gerencial de Implantao e


Manuteno do 5s
























ISSN 0102-0110
Dezembro, 2008
272







Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria
Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia
Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento





Documentos 272


Procedimento Gerencial de Implantao e
Manuteno do 5s

Marise Ventura Coutinho
Clarissa Silva Pires de Castro
Eliana de Ftima Santana
Helosa da Silva Frazo
Zilneide Pedrosa de Souza Amaral
Natlia Florncio Martins
Autores













Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia
Braslia, DF
2008
ISSN 0102 0110
Dezembro, 2008



Exemplares desta edio podem ser adquiridos na

Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia
Servio de Atendimento ao Cidado
Parque Estao Biolgica, Av. W/5 Norte (Final)
Braslia, DF CEP 70770-900 Caixa Postal 02372 PABX: (61) 448-4600 Fax: (61) 340-3624 http://www.cenargen.embrapa.br
e.mail:sac@cenargen.embrapa.br

Comit de Publicaes

Presidente: Miguel Borges
Secretria-Executiva: Maria da Graa Simes Pires Negro
Membros: Diva Maria de Alencar Dusi
Luiz Adriano Maia Cordeiro
Jos Roberto de Alencar Moreira
Regina Maria Dechechi G. Carneiro
Samuel Rezende Paiva
Suplentes: Joo Batista Tavares da Silva
Margot Alves Nunes Dode
Supervisor editorial: Maria da Graa Simes Pires Negro
Normalizao Bibliogrfica: Ligia Sardinha Fortes
Editorao eletrnica: Maria da Graa Simes Pires Negro

1 edio
1 impresso (2008):



Todos os direitos reservados
A reproduo no autorizada desta publicao, no todo ou em parte, constitui violao dos direitos autorais (Lei n 9.610).

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia

_____________________________________________________
P 963 Procedimento gerencial de implantao e manuteno do 5s / Marise Ventura Coutinho ... [et al.]. --
Braslia, DF: Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia, 2008.
p. -- (Documentos / Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia, ISSN 0102-0110 ; 272).



1. Sistema de qualidade. 2. Implantao. I. Castro, Clarissa Silva Pires de. II. Frazo, Helosa da
Silva. III. Amaral, Zilneide Pedrosa de Souza. IV. Santana, Eliana de Ftima. V. Martins, Natlia
Florncio. VI Srie.

658.406 - CDD 21.
_____________________________________________________



Autores






Marise Ventura Coutinho
Engenheira Agrnoma, M.Sc., Pesquisadora, Embrapa Recursos Genticos e
Biotecnologia

Clarissa Silva Pires de Castro
Qumica, Ph.D., Gerente da Qualidade, Embrapa Recursos Genticos e
Biotecnologia

Eliana de Ftima Santana
Gegrafa, B.Sc., Analista, Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia

Helosa da Silva Frazo
Administradora de Empresas, B.Sc., Analista, Embrapa Recursos Genticos e
Biotecnologia

Zilneide Pedrosa de Souza Amaral
Assistente de Laboratrio, Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia

Natlia Florncio Martins
Biloga, Ph.D.,Pesquisadora, Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia



Apresentao


A Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia, alinhada viso da EMBRAPA Empresa Brasileira de
Pesquisa Agropecuria e s suas diretrizes (AGENDA INSTITUCIONAL DE P&D, 2001; PLANO
DIRETOR DA EMBRAPA, 2004-2007), adotou a deciso estratgica de implantar um Sistema de
Qualidade (SQ) a fim de garantir a excelncia dos resultados tcnicos e manter a Unidade competitiva
na gerao de tecnologias e na prestao de servios por meio da permanente evoluo do seu corpo
tcnico e gerencial e a adequao aos requisitos das normas NBR ISO/IEC 17025 e Boas Prticas de
Laboratrio.
Uma das metas do Plano de Ao para implantao do SQ compreende as atividades de elaborao,
reviso, aprovao e distribuio dos documentos do SQ. O presente documento traa as diretrizes
para a implantao e acompanhamento do Programa 5S na Embrapa Recursos Genticos e
Biotecnologia.

Mauro Carneiro
Chefe Geral





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Data Nome Assinatura
Elaborao Eliana de Ftima Santana
Verificao Clarissa Silva Pires de Castro
Aprovao Jos Manuel Cabral de Sousa Dias


SUMRIO

1 OBJETIVO........................................................................................................... 7
2 CAMPO DE APLICAO ....................................................................................... 7
3 REFERNCIAS ..................................................................................................... 7
3.1 Complementares ........................................................................................... 7
3.2 Cruzadas ..................................................................................................... 7
4 DEFINIES, SIGLAS E ABREVIATURAS ................................................................. 7
4.1 Definies ................................................................................................... 7
4.2 Siglas e abreviaturas ..................................................................................... 8
5 RESPONSABILIDADE ............................................................................................ 9
6 DESCRIO ........................................................................................................ 9
6.1 Resultados pretendidos .................................................................................. 9
6.2 Etapas para a implantao do programa 5S ....................................................... 9
6.3 Acompanhamento do 5S .............................................................................. 14
6.4 Consolidao do 5S .................................................................................... 15
6.5 Implantao e consolidao dos 2S (Seiketsu e Shitsuke) na Unidade ................. 16
7 ANEXOS ........................................................................................................... 17






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1 OBJETIVO

objetivo deste POP orientar o planejamento, implantao e consolidao da ferramenta
da qualidade 5S, visando modificar o ambiente de trabalho, a maneira de conduzir atividades
rotineiras, atitudes e comportamentos.

2 CAMPO DE APLICAO
Este procedimento aplica-se Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia.

3 REFERNCIAS

3.1 Complementares

RIBEIRO, H. A bblia do 5S: da implantao excelncia. Salvador: Casa da Qualidade, 2006.
282 p.

3.2 Cruzadas


EMBRAPA RECURSOS GENTICOS E BIOTECNOLOGIA. Lista mestra de documentos do
sistema da qualidade (038.10.02.00.6.001). Reviso 000. Braslia, 2006. 42 p.

EMBRAPA RECURSOS GENTICOS E BIOTECNOLOGIA. Manual da qualidade
(038.10.02.00.1.001). Reviso 000. Braslia, 2006. 40 p.

EMBRAPA RECURSOS GENTICOS E BIOTECNOLOGIA. Procedimento gerencial de execuo
de auditoria interna (038.10.02.00.2.004). Reviso 000. Braslia, 2007. 10 p.

EMBRAPA RECURSOS GENTICOS E BIOTECNOLOGIA. Procedimento gerencial de
elaborao de etiquetas e placas de identificao (038.10.02.00.2.007). Reviso 000.
Braslia, 2008.

EMBRAPA RECURSOS GENTICOS E BIOTECNOLOGIA. Procedimento gerencial de
gerenciamento de resduos (038.10.02.00.2.009). Reviso 000. Braslia, 2008.

4 DEFINIES, SIGLAS E ABREVIATURAS

4.1 Definies

Para efeito deste procedimento, so adotadas as seguintes definies:





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5S programa criado no Japo durante a dcada de 50, com o objetivo de possibilitar
ambiente de trabalho adequado visando maior produtividade, por meio de cinco sensos. A
denominao deve-se s cinco atividades cujas palavras em japons so iniciadas pela letra
S: Seiketsu senso que se refere s aes de sade, higiene e segurana do trabalho; Seiri
senso de saber usar sem desperdiar, classificar, selecionar, organizar, separar, descartar;
Seiso senso de saber usar sem sujar, atacando as fontes de sujeira. Inspecionar e zelar;
Seiton senso de saber ordenar para facilitar o acesso e a reposio. Colocar em ordem o
que est desarrumado. Arrumar e organizar. Fazer as atividades na ordem certa; Shitsuke
senso de cumprir rigorosamente o que estabelecido. Disciplina, auto-controle e respeito. a
autogesto.

rea 5S rea, processo, instalao ou laboratrio no qual o programa 5S foi ou est
sendo implantado.

Comit 5S equipe responsvel por planejar e coordenar as aes do Mutiro 5S e por
avaliar os resultados do Programa 5S em todas as reas em que for implantado. So membros
permanentes deste Comit, o Tcnico de Segurana do Trabalho e o Responsvel pelo Setor
de Manuteno da Unidade.

Guardio do 5S responsvel interno pela conduo do Mutiro 5S e pela manuteno
dos 5S em cada rea 5S e atua como o elo entre os membros do Comit 5S e a equipe que
trabalha na rea 5S. Pode ser o Responsvel pelo Laboratrio, o Responsvel pela Qualidade
ou outro membro da equipe.

Mapa de Risco representao grfica de um conjunto de fatores presentes nos locais de
trabalho, capazes de acarretar prejuzos sade dos trabalhadores.

Mutiro 5S conjunto de atividades executadas em uma determinada rea 5S por toda
sua equipe sob a coordenao do Comit 5S, cuja finalidade implantar o Programa 5S.

No-conformidade falta de atendimento ou atendimento parcial de um requisito das normas
de qualidade ou de orientaes descritas pelo Sistema da Qualidade.

4.2 Siglas e abreviaturas

CAA Chefia-Adjunta Administrativa

EPC equipamento de proteo coletiva

EPI equipamento de proteo individual

NGQ Ncleo de Gesto da Qualidade

SQ Sistema da Qualidade

SMN Setor de Manuteno




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SPM Setor de Patrimnio

SRH Setor de Recursos Humanos

5 RESPONSABILIDADE

Chefia-Adjunta Administrativa, Comit 5S, responsveis por reas 5S, guardies do 5S,
Ncleo de Gesto da Qualidade e auditores internos da Qualidade.

6 DESCRIO

6.1 Resultados pretendidos

a) para a Empresa:

- a elevao da produtividade no trabalho;

- a melhoria do clima organizacional;

- a padronizao no trabalho;

- a melhoria na qualidade dos resultados.

b) para a equipe de empregados e colaboradores:

- a melhoria das condies fsicas em seu ambiente de trabalho;

- maior organizao no trabalho;

- a uniformidade nas atividades realizadas por pessoas diferentes;

- a promoo da sade e segurana no trabalho.

6.2 Etapas para a implantao do programa 5S

6.2.1 Planejamento

a) o NGQ deve viabilizar junto Chefia-Geral a criao formal, por meio de ordem de servio,
de um Comit 5S para planejar, coordenar e avaliar os resultados do Programa 5S em
todas as reas em que o 5S for implantado;





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b) o NGQ deve elaborar e estabelecer o cronograma de implantao e manuteno do 5S,
obtendo o alinhamento e comprometimento da alta direo e dos gestores das reas 5S
envolvidas;

c) a CAA e o responsvel pela rea 5S devem viabilizar recursos para implantao e
manuteno do 5S;

d) o Presidente do Comit 5S deve planejar todas as atividades previstas nas etapas de
preparao, execuo e ps-execuo do Mutiro 5S;

e) o Comit 5S deve planejar a realizao de treinamentos e eventos de sensibilizao, com
apoio do SRH;

f) o SRH deve criar mecanismos, com o apoio do NGQ e do Comit 5S, para sensibilizao,
divulgao, motivao e treinamento das equipes para a prtica do 5S;

g) o SRH deve viabilizar a criao de material grfico para os treinamentos e eventos
(cartilhas, folderes, faixas, material didtico, etc.) com o apoio do Comit 5S;

6.2.2 Sensibilizao e treinamento

a) o Comit 5S deve realizar seminrios de sensibilizao para as equipes das reas 5S, cujos
objetivos so:

- orientar gestores, responsveis e equipe operacional, quanto a importncia da
ferramenta 5S, sua origem, conceitos, metodologia e benefcios esperados com a
implantao;

- desenvolver o compromisso da equipe quanto continuidade, consolidao e evoluo
da prtica dos cinco sensos, como suporte ao Sistema da Qualidade;

b) os seminrios devem ser realizados antes do Mutiro 5S nas reas programadas, podendo
unificar, em uma mesma turma, equipes de reas diferentes, cujos mutires sero
realizados em perodos prximos.

6.2.3 Preparao, execuo e ps-execuo do Dia do Mutiro

O Presidente do Comit 5S deve coordenar todas as atividades previstas nas etapas de
preparao, execuo e ps-execuo do Mutiro 5S. As principais atividades dessas etapas
so:

6.2.3.1 Preparao

a) o Presidente do Comit deve designar e apoiar os membros do Comit 5S para cada rea;





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b) o Presidente do Comit deve coordenar as aes dos membros do Comit para dar apoio
nas seguintes aes:

- descarte e ordenao de documentos;

- descarte e ordenao de materiais, utenslios e equipamentos;

- verificao e manuteno de instalaes eltricas, hidrulicas, rede lgica, etc. (incluir o
responsvel pelo SMN);

- adaptao do leiaute visando segurana e limpeza do ambiente (incluir o Tcnico de
Segurana);


c) o Presidente do Comit deve emitir informativos para as reas 5S envolvidas contendo
orientaes relevantes para o bom andamento do mutiro, por exemplo: datas, nome dos
membros do Comit que daro apoio ao mutiro, etc.;

- as informaes so feitas por e-mail e a programao do 5S fica disponibilizada nos
murais da Qualidade, em cada prdio;

d) o Comit 5S deve organizar aes de divulgao e mobilizao da equipe para o Dia do
Mutiro, visando sensibiliz-la e motiv-la para tornar mais efetivos os resultados do 5S;

- o perodo sugerido para o incio destas aes cerca de oito (8) dias antes do dia
agendado para o Mutiro;

e) o Comit 5S deve definir com criatividade as aes de mobilizao, podendo incluir:

- uso de faixas, cartazes e banners distribudos pela Unidade e prximos s reas de
execuo do 5S;

- uso da intranet para divulgar e fornecer informaes relevantes sobre o tema;

- confeco e distribuio de folhetos e informativos com conceitos e regras gerais para a
realizao do 5S;

- apoio na organizao e divulgao de evento de confraternizao para o Dia do Mutiro
(caf da manh, almoo, lanche, ou coquetel de encerramento);

- apoio na eleio da melhor frase ou smbolo que represente o 5S;

- apoio em campanha para eleger a rea que executou o Melhor 5S.

f) o responsvel pela rea 5S ou seu representante deve eleger o Guardio do 5S,





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g) o Presidente do Comit deve solicitar s reas 5S que providenciem os materiais de apoio
necessrios execuo dos primeiros 3S Seiri (descarte), Seiton (ordenao) e
Seiso (limpeza/zelo), que devem estar disponveis no Dia do Mutiro, cujos gastos so
de responsabilidade da prpria rea 5S;

exemplos de materiais de limpeza necessrios: sacos de lixo, flanelas para limpeza,
lcool e/ou outros materiais de limpeza normalmente utilizados, EPI (mscaras, luvas
etc.);

exemplos de materiais de organizao e identificao: pastas (tipo suspensa, A-Z ou
qualquer outra que seja normalmente utilizada na rea, para organizar documentos),
etiquetas auto-colantes, de preferncia que possam ser usadas para impresso, fitas
adesivas (que possam ser coladas em paredes), canetas hidrogrficas, e canetas com
tinta indelvel, lpis e borracha, uma resma de papel A4, cartolinas para identificao
do Local de Descarte Temporrio, computador e impressora devem estar disponveis;



h) o responsvel pela rea 5S ou seu representante deve identificar no prprio ambiente um
local a ser designado como Local para Descarte Temporrio para que os itens liberados
sejam organizados e verificados pela equipe, sob a orientao do Comit, at a sua
liberao definitiva para o SPM (ver critrios para descarte no Anexo C);

i) o Presidente do Comit deve providenciar empregados e/ou colaboradores da limpeza para
dar suporte s reas 5S;

j) o Comit 5S deve programar visitas do Comit 5S s reas 5S alvo do Programa, visando
realizar o registro fotogrfico e/ou filmagem de todos os aspectos identificados como no-
conformes acerca dos 5S (salas, mesas, gavetas, armrios, bancadas, reas de circulao
etc.), inclusive aspectos de segurana e higiene. Desta forma estaro sendo
documentados todas as no-conformidades observadas, indicando as evidncias objetivas;

k) o Comit 5S deve organizar as fotos em murais ou painis prximos da rea em questo
apresentando a situao do Antes j deixando espao para insero das fotos do
Depois, visando divulg-las ao final do programa realizado em cada rea 5S. Caso seja
elaborado filme, providenciar a realizao de sua edio para apresentao para a equipe
aps o Dia do Mutiro;

- fotos e filmes produzidos podero ser utilizados, posteriormente, como material didtico
em treinamentos.

6.2.3.2 Execuo

A execuo das atividades necessrias para a implantao e/ou acompanhamento dos 5S
[identificao (Anexo B), segregao, descarte (Anexo C), limpeza, segurana e higiene,
transporte e disponibilizao dos bens permanentes, utenslios e materiais, entre outras] so




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de responsabilidade da equipe de cada rea 5S, cabendo ao Comit 5S acompanhar as aes,
fornecendo orientao e apoio. Entre as aes para essa etapa, destacam-se:

a) a equipe da rea 5S deve executar as atividades do Dia do Mutiro sob orientao da
equipe do Comit 5S;

o Presidente do Comit 5S deve coordenar as aes dos membros do Comit, dando-
lhes apoio na realizao do mutiro;

o Comit 5S deve coordenar as atividades de execuo do 5S no Dia do Mutiro,
delegando essa funo ao Guardio do 5S ou outra pessoa da rea 5S nos dias
subsequentes;

o Comit 5S registra as no-conformidades encontradas e respectivas observaes,
preenchendo as listas de verificao para o Programa 5S, no campo I - Implantao
(ver Anexo A);

o Comit 5S orienta os profissionais da rea 5S para que interajam com o SPM quanto
s aes relativas ao transporte e disponibilizao dos bens permanentes, utenslios e
materiais;
b) o Comit 5S deve orientar as equipes das reas 5S para finalizarem todas as aes do
mutiro em um prazo mximo de oito dias;

c) o Comit 5S deve entregar o Formulrio de auto-avaliao 5S (Anexo D) ao Responsvel
pela rea 5S ou a seu representante, no Dia do Mutiro, solicitando que faa uma
avaliao crtica da implantao da prtica dos trs primeiros S e orientando-o a
devolver o formulrio preenchido no momento do retorno do Comit rea 5S.

6.2.3.3 Ps-execuo

At o oitavo dia aps o Mutiro, o Comit 5S retorna rea 5S para fazer uma avaliao
dos resultados dos 5S, identificando no-conformidades ainda no resolvidas, solicitando aos
respectivos responsveis que complementem o 5S, se necessrio, e informando a respeito do
relatrio 5S. Entre as atividades desta etapa, destacam-se:

a) o Comit 5S deve registrar as no-conformidades encontradas (no resolvidas) e as
observaes relacionadas a elas, preenchendo as listas de verificao para o Programa 5S,
no campo A Acompanhamento (Anexo A);

b) o Comit 5S deve fotografar as mesmas reas ou locais fotografados na etapa anterior ao
5S e inserir no mural afixado anteriormente, comparando o Antes e o Depois;

c) o Comit 5S deve receber do Responsvel pela rea 5S ou de seu representante o
Formulrio de Auto-avaliao devidamente preenchido;





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d) o Presidente do Comit deve solicitar aos membros do Comit 5S que realizaram as
atividades do Mutiro a devoluo das listas de verificao devidamente preenchidas,
dando a eles um prazo de sete dias, aps o retorno do comit rea 5S, para o envio das
mesmas;

e) o Presidente do Comit deve consolidar as informaes obtidas em um relatrio 5S
(Anexo E), anexando o Formulrio de Auto-avaliao e as listas de verificao e
acrescentando comentrios e observaes positivas e negativas acerca de fatos relevantes
ocorridos, visando contribuir para a consolidao da implantao da ferramenta 5S;

f) o Presidente do Comit deve encaminhar o relatrio 5S CAA que o analisa, podendo
incluir contribuies ao seu contedo. A CAA encaminha uma via Chefia-Geral e outra
ao responsvel pela rea 5S correspondente. Aps o parecer, a via da Chefia-Geral
arquivada como Registro da Qualidade no arquivo do NGQ;

g) ao final, o NGQ divulga os resultados da implantao do 5S aos demais empregados e
colaboradores da Unidade, por meio de intranet, murais ou outros mecanismos, visando
motivar e orientar as equipes com os relatos mais importantes da implantao dos 5S;

h) o NGQ deve providenciar o envio do certificado de participao no programa 5S ao
representante da rea 5S, no prazo mximo de sete dias aps o retorno do Comit 5S
rea 5S (Anexo F).

6.3 Acompanhamento do 5S

O acompanhamento do 5S realizado de acordo com o cronograma anual de implantao
e acompanhamento do 5S e tem por objetivo avaliar a manuteno e consolidao do
Programa implantado nas reas 5S. As aes de acompanhamento do 5S incluem:

a) realizar visitas de acompanhamento s reas que implantaram o 5S, de acordo com o
cronograma anual de implantao e acompanhamento;

os membros do Comit 5S designados para realizar o acompanhamento a uma
determinada rea 5S podem ser diferentes daqueles que realizaram a implantao, a
critrio do Presidente do Comit;

b) o acompanhamento realizado em duas visitas rea 5S;

c) realizar as seguintes atividades durante a primeira visita:

gerar registros das no-conformidades encontradas, por meio do preenchimento das
listas de verificao, no campo A Acompanhamento, incluindo as observaes
pertinentes;

gerar registros fotogrficos, se conveniente;





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entregar o Formulrio de auto-avaliao (Anexo D) ao responsvel pela rea 5S ou seu
representante, orientando-o a devolv-lo, devidamente preenchido na segunda visita;

orientar a equipe da rea 5S com relao s atividades necessrias para a consolidao
do 5S;

se necessrio, realizar seminrio de sensibilizao para os membros da equipe que no
participaram do seminrio na etapa de implantao;

d) realizar uma segunda visita rea, at oito dias aps a primeira visita, a fim de recolher o
Formulrio de auto-avaliao devidamente preenchido;

e) seguir as alneas e a h da seo 6.2.3.3.

6.4 Consolidao do 5S

A garantia da real implantao dos princpios do 5S est no processo de acompanhamento
e avaliao peridica dos resultados alcanados, em termos de mudana de comportamento e
atitude, melhoria de produtividade, maior organizao. Para isto necessrio que sejam
implantados procedimentos que permitam a monitorizao destes resultados.

Algumas aes de consolidao so executadas no mbito das reas 5S, medida em que
so realizadas e incorporadas as prticas do 5S, enquanto a execuo de outras aes est
no mbito da coordenao do Programa (CAA, NGQ e Comit 5S). Para viabilizar essa
consolidao em carter permanente, destacam-se as aes a seguir:

6.4.1 Aes gerais para consolidao do 5S na rea
a) constituir o Guardio dos 5S, visando consolidar o Programa no comportamento da
equipe;

b) instituir o 5S mensal;

c) instituir uma rotina de faxina para cada rea 5S, em funo de suas necessidades
especficas;

d) instituir o hbito de utilizar os padres de identificao da Unidade;

e) instituir o hbito de analisar criticamente o relatrio 5S, buscando a melhoria contnua.

6.4.2 Aes gerais para a consolidao do 5S na Unidade

a) o NGQ deve divulgar, pela intranet, as orientaes gerais para a prtica dos 5S, a fim de
estimular as equipes;





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b) manter um processo permanente de comunicao interna, estimulando as pessoas, para
que internalizem o 5S e adquiram o hbito de cumpri-lo em suas rotinas de trabalho;

c) a CAA, representada pelo SRH, pode realizar concursos, programas de certificaes
internas ou qualquer outra modalidade de estmulo prtica do 5S, envolvendo os
resultados nos relatrios de acompanhamento e avaliao do Sistema da Qualidade;

d) efetuar novos mutires 5S, at que todos os laboratrios, processos e instalaes da
Unidade tenham aderido ao Programa;

e) o NGQ deve manter na prtica de auditorias internas o escopo de cumprimento do 5S,
elaborando Registros de No-Conformidades (RNC) com base nos cinco sensos, alm das
Normas de Qualidade, solicitando aes corretivas e avaliando sua eficcia;

f) no plano de ao do Gerente da Qualidade, o NGQ deve estabelecer, metas acerca da
consolidao do 5S, definindo e avaliando indicadores de melhoria de performance;

g) o Gerente da Qualidade e o NGQ devem acompanhar as aes realizadas pelo Comit 5S,
avaliando se as metas previstas esto sendo cumpridas;

h) o NGQ deve instituir o Formulrio de Auto-Avaliao 5S;

i) a Unidade deve realizar a anlise crtica dos resultados alcanados com o programa 5S,
com o envolvimento da Chefia-Geral e da Chefia-Adjunta Administrativa da Unidade, do
NGQ e do Comit 5S.

6.5 Implantao e consolidao dos 2S (Seiketsu e Shitsuke) na Unidade

a) a CAA, com o apoio do NGQ, atua em conjunto com o SRH para viabilizar a implantao
dos 2S, pois envolvem:

- aes de sade, higiene e segurana do trabalho, que so responsabilidade direta do
SESMT (Servio de Segurana e Medicina do Trabalho);

- aes de motivao, desenvolvimento das relaes interpessoais, formao de liderana,
gesto de conflitos;

- outras aes que tm relao direta com a poltica de gesto de pessoas da Unidade e
com a melhoria contnua do seu clima organizacional;

b) especificamente para as aes do Seiketsu relativas padronizao, o NGQ assume a
responsabilidade pelo controle de documentos do Sistema da Qualidade:

- avaliando todos os procedimentos que devem estar padronizados na Unidade;





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- dando orientao e apoio s diversas reas na elaborao, verificao, aprovao e
implantao dos procedimentos gerenciais e procedimentos operacionais padro (POP
tcnicos e de equipamentos);

c) a eficcia e eficincia da padronizao avaliada periodicamente por meio do mecanismo
de Auditoria Interna da Qualidade, visando:

- identificar novas necessidades ou ajustes nestes padres;

- melhoria contnua do Sistema da Qualidade.

7 ANEXOS

Anexo A Listas de verificao para o programa 5S

Anexo B Controle Visual Regras Gerais

Anexo C Critrios para Descarte

Anexo D Formulrio para Relatrio 5S

Anexo E Formulrio de Auto-avaliao 5S

Anexo F Modelo de certificado de participao no Programa 5S

Anexo G Formulrio de Histrico de Reviso de Documentos do Sistema da Qualidade






Diretrio: SQ/Documentos
Arquivo: 038.10.02.00.2.006 Implantao e manuteno do 5S




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Anexo A

Listas de Verificao Para o Programa 5S

A.1 Orientaes para o preenchimento:

a) completar o campo Notas, utilizando a escala abaixo e o campo Observaes;

1 = No atendeu 2 = Atendeu parcialmente 3 = Atendeu plenamente

b) para o preenchimento do campo Notas, considerar que I implantao dos 5S e A acompanhamento dos 5S.

rea: Membros do Comit 5S:

Notas Observaes
Tema 1: Documentos I A
Itens de
Inspeo

1.1
Os documentos esto ordenados e identificados corretamente?

1.2
Os critrios para tempo de guarda, tipo de indexao e local de arquivamento para arquivos
temporrios e permanentes foram definidos e so de conhecimento da equipe?

1.3
Os documentos desnecessrios esto identificados e segregados para descarte e/ou separados
para reciclagem?

1.5

O arquivamento dos documentos necessrios garante a rastreabilidade, a facilidade de acesso,
a conservao e a segurana?







1.6
No caso de documentos crticos, existe controle de acesso no que se refere guarda,
definio de responsvel e ao registro de retiradas e devolues?


1.8
Os arquivos eletrnicos esto organizados e garantem a confidencialidade e a segurana dos
dados?





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1.9 H necessidade de definir procedimentos que ainda no existem?

rea: Membros do Comit 5S:

Notas: Observaes
Tema 2: Materiais I A

Itens de
Inspeo

2.1
Existem materiais sem condies de uso (ex.: de consumo, vidrarias, reagentes)?
Em caso positivo, quantificar e, de preferncia, identificar os motivos (ex. perda de prazo
de validade, perda de integridade, etc.).

2.2

Existem materiais em excesso no sub-almoxarifado (depsitos internos)?
Em caso positivo, quantificar.


2.3
Os materiais (de consumo, vidrarias, reagentes, e outros) esto armazenados conforme
orientaes do fabricante e atendem aos requisitos de compatibilidade entre os produtos e
riscos aos usurios do sub-almoxarifado?


2.4 Existem registros de controle de estoque de reagentes?

2.5 As solues esto identificadas adequadamente?

2.6
Os produtos com vencimento mais prximo esto colocando na frente daqueles com
vencimento mais tardio?

rea: Membros do Comit 5S: Notas: Observaes
Tema 3: Equipamentos e instalaes I A

Itens de
Inspeo





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3.1
Existem equipamentos e instrumentos que no so mais necessrios e podem ser
disponibilizados para terceiros?
Em caso positivo, identificar.


3.2
Existem equipamentos e instrumentos sem condies de uso que sero descartados?
- Em caso positivo, identificar e comunicar formalmente ao SPM com a descrio da no-
conformidade

3.3
Existem equipamentos e instrumentos sem condies de uso que sero mantidos na rea?
Em caso positivo, identificar com etiqueta de no-conforme e preencher a solicitao
de servio.

3.4
Os equipamentos em manuteno esto identificados como tal?


3.5
Com relao aos equipamentos conformes e em uso:
O Formulrio de Registro de Uso est disponvel e atualizado?
A ficha ou pasta com o histrico do equipamento (certificado de calibrao, relatrios de
manuteno corretiva e preventiva, plano de manuteno e calibrao) est disponvel e
organizada?
O local de guarda dos registros referentes aos equipamentos est definido e de fcil
acesso?
Os equipamentos esto identificados e sinalizados adequadamente?

3.6
Existem condies de instalaes que possam comprometer o uso dos equipamentos e
instrumentos?
Em caso positivo preencher a solicitao de servio.


rea: Membros do Comit 5S: Notas: Observaes
Tema 4: Segurana, organizao, higiene e limpeza I A





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Itens de
Inspeo

4.1
Existem EPIs adequados aos riscos das atividades disponibilizados? So guardados
corretamente?

4.2
Os equipamentos de segurana (mscaras, culos, luvas e calados fechados etc.) so
utilizados durante a exposio a agentes agressivos sade?


4.3
As instalaes do laboratrio, como bancadas, prateleiras, mveis, alm de piso e paredes,
esto limpas?


4.4
As portas dos laboratrios, armrios, estantes, prateleiras e gavetas esto sinalizados e
identificados adequadamente?

4.5
H rotinas com a periodicidade de limpeza por parte do servio terceirizado?


4.6
proibido comer, beber e fumar dentro do laboratrio/setor/rea? Existe um controle criterioso?
Existe um controle do local para armazenamento adequado dos alimentos?

4.7 Existe um local adequado para as refeies?

4.8 A circulao interna pode gerar contaminao cruzada?

4.9
A circulao interna do laboratrio adequada, permitindo livre circulao e uso adequado dos
equipamentos?



4.10
A iluminao dos laboratrios/setores/reas suficiente?


4.11
O nvel de rudo adequado para o conforto acstico?


4.12
O sistema de proteo a incndio (extintor, hidrante, sada de emergncia, etc.) adequado?
Est desobstrudo e sinalizado corretamente?





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4.13
As instalaes eltricas cumprem com as normas vigentes, como bitola dos fios,
dimensionamento, sinalizao de tomadas?


4.14
As mquinas e equipamentos possuem aterramento eltrico?


4.15
Os recipientes de lixo comum esto corretamente identificados, adequados, bem localizados,
tampados e so esvaziados com freqncia?


4.16
Existe lava-olhos dentro ou prximo do laboratrio?


4.17
Existe chuveiro de emergncia prximo ao laboratrio?


4.18
O mobilirio adequado para as atividades de laboratrio (permite fcil limpeza e evita
contaminao) e administrativas (permite regulagem)?


4.19
Existe local adequado para botijes e cilindros de gases?


4.20
Existe armrio individual para guardar objetos das pessoas do laboratrio/setores/reas?


4.21
As reas de circulao interna do prdio (banheiro, copa, rea restrita) esto sinalizadas?


4.22
As reas de circulao interna do laboratrio esto sinalizadas?


4.23
As portas, gavetas, prateleiras, esto devidamente identificados com etiquetas padronizadas?


4.24
Existem caixas, embalagens e outros recipientes embaixo, em cima, ou atrs de bancadas,
mesas, cantos, etc.?


4.25
Existe(m) sada(s) de emergncia? A sinalizao est adequada?


rea: Membros do Comit 5S: Notas: Observaes
Tema 5: Resduos e descarte I A

Itens de
Inspeo

5.1
Os resduos do laboratrio so descartados em local seguro e sinalizado?


5.2
As embalagens dos resduos so apropriadas para o material descartado?




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5.3 Os rejeitos qumicos e biolgicos do laboratrio esto identificados corretamente?



5.4
Os recipientes e os locais para descarte de resduos esto identificados?
rea: Membros do Comit 5S: Notas: Observaes
Tema 6: Servios gerais I A

Itens de
Inspeo

6.1
Existem vazamentos nas instalaes hidrulicas?


6.2
Existe a necessidade de substituies de lmpadas, reatores ou outras instalaes eltricas?


6.3
Existe necessidade de manuteno predial?








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Anexo B

Controle Visual Regras Gerais

B.1 Identificar com sinalizao padronizada as salas, reas de circulao e ambientes de uso
comum (incluindo banheiros, copa, reas restritas, etc.);

B.2 colocar o Mapa de Risco na entrada da rea do mesmo;

B.3 identificar em quadro afixado nas salas e laboratrios os nomes dos profissionais e
atividades para as quais esto habilitados (Matriz de Competncia);

B.4 identificar externamente, com etiquetas protegidas por filme adesivo transparente, os
armrios, prateleiras, gavetas, bancadas, indicando o contedo ou nome do respectivo
responsvel;

B.5 utilizar e identificar bandejas com a indicao Entrada e Sada de documentos;

B.6 utilizar pastas identificadas para segregar documentos, facilitando sua identificao e
localizao podendo, por exemplo, indexar por meio de diferentes cores;

B.7 ao usar pastas suspensas:

- utilizar orelhas com ttulos de fcil identificao e coloc-las em ordem seqencial, de
acordo com o critrio de organizao (ordem alfabtica, ordem cronolgica, etc.);

- inserir o ndice de pastas de cada gaveta do arquivo, para fcil localizao e
compreenso dos critrios de organizao;

- identificar, em sua lateral, o ttulo do contedo da pasta e organizar com base em
critrios preestabelecidos, identificando qual prateleira deve conter determinado tipo de
contedos de pastas;

B.8 identificar os equipamentos, instrumentos, utenslios ou qualquer outro bem permanente
que no esteja em condies de uso;

B.9 identificar a tenso das tomadas eltricas e dos equipamentos eltricos utilizados;

B.10 sinalizar sadas de emergncia e locais onde os EPC esto disponveis;

B.11 utilizar recipientes para descarte de resduos segregados por tipo e identific-los
visualmente, principalmente, quando se tratar de produtos txicos;

B.12 indicar ao lado dos equipamentos e instrumentos mais crticos a instruo para o seu
uso, dispor do registro das pessoas autorizadas e controlar, em formulrio prprio, a
data, horrio e assinatura de quem usou;




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B.13 implantar formulrios padronizados de controle de tarefas a serem realizadas
rotineiramente, a exemplo de controle de temperatura, umidade, etc.




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Anexo C

Critrios Para Descarte

C.1 Os espaos destinados para alocao de materiais, bens e resduos colocados
disposio ou para descarte no Local de Descarte Temporrio devem ser classificados e
sinalizados, a exemplo de:

- mveis, equipamentos e instrumentos no-conformes;

- mveis, equipamentos e instrumentos conformes e que podem ser disponibilizados para
terceiros;

- utenslios e materiais de consumo;

- resduos comuns (papel, vidro, plstico, etc.);

- resduos qumicos (o descarte deve ser de acordo com as orientaes do Comit Local
de Gesto Ambiental)

- resduos de vidros, lminas, agulhas e objetos cortantes;

- outras classificaes necessrias rea (resduos biolgicos, radioativos,
perfurocortantes, etc.);

C.2 o resduo deve ser segregado, acondicionado e identificado no momento de sua retirada
do ambiente de trabalho, para ser enviado ao local de descarte temporrio e posterior
destinao final;

C.3 todos os itens descartados devem ser deixados disponveis, de maneira organizada, no
Local de Descarte Temporrio por, no mximo, oito dias, para que outras equipes
avaliem a possibilidade de uso em suas reas;

C.4 a destinao final a partir do Local de Descarte Temporrio deve ser viabilizada, como
segue:

- bens permanentes devem ser destinados para o SPM, seguindo o procedimento de
movimentao de patrimnio;

- utenslios e materiais de consumo podem ser destinados por meio da lista cenargen-l,
identificando interessados na Unidade, ou por meio de doaes para outras instituies,
que devem ser realizadas pelo SPM;

- os documentos que podem ser mantidos no acervo da Unidade devem ser destinados
Biblioteca e os documentos e registros que no so de uso permanente da rea devem
ser destinados para o Arquivo Central da Unidade;




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C.5 se possvel, realizar a pesagem dos resduos a serem descartados e considerar este valor
como um indicador do 5S.




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Anexo D

Formulrio para Elaborao do Relatrio 5S

Data de emisso:

____/____/_______

RELATRIO 5S
Cdigo:

Pgina:
rea: Perodo:

Objetivo:
Implantao Acompanhamento

Membros do Comit 5S envolvidos
Nomes:
1.
2.
3.
4.

Funo/Tema:
1.
2.
3.
4.
.
Assinaturas:
1.
2.
3.
4.

Documento de referncia: Procedimento Gerencial de Execuo e Acompanhamento de 5S
Equipe envolvida:


Anexos
1. Fotos
2. Listas de verificao preenchidas pelos membros do Comit 5S
3. Formulrio de Auto-Avaliao preenchido pelo responsvel pela rea
Observaes/Recomendaes

Concluses

Assinaturas
Funo Nome Assinatura Data
Presidente do Comit 5S:
Chefe-Adjunto Administrativo:






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Anexo E

Formulrio de Auto-Avaliao 5S

Complete a coluna da direita utilizando a escala de avaliao abaixo:

1 = No atendeu 2 = Atendeu parcialmente 3 = Atendeu plenamente

Ncleo temtico: Laboratrio/rea/Setor:
Implantao
a) Os membros da equipe do Laboratrio/rea/Setor participaram do seminrio de sensibilizao
na ferramenta 5S coordenado pelo Comit 5S.

b) Os membros da equipe do Laboratrio/rea/Setor conhecem e compreendem os princpios da
ferramenta 5S.

c) Os membros da equipe do Laboratrio/rea/Setor conhecem, compreendem e aplicam as
diretrizes definidas no Procedimento Gerencial de Implantao e Manuteno do 5S.

d) Os membros da equipe do Laboratrio/rea/Setor participaram de todas as aes do Mutiro
5S at sua finalizao.

e) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor indicou um membro da equipe para responsabilizar-
se pela conduo do 5S quando da implantao do programa (Guardio do 5S).

f) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor providenciou os materiais de apoio necessrios
execuo dos primeiros 3S.

g) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor leu e analisou criticamente o relatrio 5S.
Manuteno
a) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor tomou conhecimento das no-conformidades no
resolvidas durante a execuo do Mutiro 5S e providenciou a tomada de aes corretivas
para resolv-las.

b) O Guardio do 5S tem buscando consolidar esta ferramenta no comportamento da equipe.


c) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor instituiu o 5S mensal, estabelecendo um dia do
ms destinado sua execuo.

d) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor instituiu uma rotina de faxina descrita em um
procedimento de limpeza.

e) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor instituiu o hbito de identificar os locais de guarda
e arquivo (prateleiras, armrios, gavetas, etc.), alm de solues, reagentes, equipamentos,
descartes, cadernos de laboratrio, portas e sadas de emergncia.

Evoluo
a) O Responsvel pelo Laboratrio/rea/Setor identifica novas necessidades ou ajustes na
execuo da ferramenta 5S.

Comentrios/observaes

Responsvel: Nome: Assinatura: Data:





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Anexo F

Modelo de Certificado de Participao no Programa 5S
(Frente)



Certificado
Certifico que o Laboratrio/Setor
participou da Implantao do Programa 5S, realizado na Embrapa
Recursos Genticos e Biotecnologia, em Braslia, DF, no perodo
de ...a ... de...de 20....
XXXXXXXXXXX XXXXXXX
.
Seiri Senso de utilizao
Seiton Senso de ordenao
Seiso Senso de limpeza
Seiketsu Senso de sade e padronizao
Shitsuke Senso de autodisciplina
Braslia, ... de ...de 20....
.......................................................................
Chefe-Geral
U
t
i
l
i
z
a

o
O
r
d
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n
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L
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p
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s
c
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p
l
i
n
a
S
E
N
SO
S
5
s
A BASE DA QUALIDADE
EST EM SUA MO
Recursos Genticos e
Biotecnologia
Ministrio da
Agricultura, Pecuria
e Abastecimento











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Modelo de Certificado de Participao no Programa 5S

(Verso)


Registro

Certificado n / Livro _____________ Folha ________________
Braslia, DF, ____/____/_______ Assinatura _________________________

Implantao e Acompanhamento do Programa 5S


Este certificado vlido por quatro anos a partir da data de implantao e deve
ser renovado a cada doze meses aps inspeo do comit 5S. O responsvel
pelo Laboratrio ou Setor dever manter o programa 5S, sob pena deste
certificado ser suspenso at que seja resolvida a no-conformidade registrada.



Implantao: ____/ _____/_____ Nome/Assinatura: _________________________________

Acompanhamento:

1 visita: ____/ _____/_____ Nome/Assinatura: _________________________________
2 visita: ____/ _____/_____ Nome/Assinatura: _________________________________
3 visita: ____/ _____/_____ Nome/Assinatura: _________________________________
4 visita: ____/ _____/_____ Nome/Assinatura: _________________________________





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Anexo G

Formulrio de Histrico de Revises


FORMULRIO DE HISTRICO DE REVISO DE
DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE
Data: 09/11/2007
Cdigo: 038.10.02.00.6.090
Reviso: 001
Pgina: 1-2
Cdigo: 038.10.02.00.2.006

Ttulo: Procedimento Gerencial de Implantao e Manuteno do 5S
Reviso Captulo Seo Subseo/Alnea Resumo da Alterao
001 Todos Todas Todas Estrutura do texto, gramatical e/ou de concordncia, e/ou
acrscimo ou substituio de palavras por outras mais
adequadas, para facilitar a leiturabilidade, ou para corrigir
falhas, sempre que necessrio, porm sem mudar o
sentido.
001 Todos Todas Todas Substituio, em todo o texto, dos termos Comit dos
5S por Comit 5S.
001 Todos Todas Todas Em todo o texto, substituio do plural, nos termos
relativos ao programa 5S (dos 5S, os 5S) pelo singular (
do 5S, o 5S).
001 Todos Todas Todas Substituio, em todo o texto, do termo Setor(es) por
Processo(s) e instalao(es).
001 2 ------------ Substituio do texto a todas as reas da por .
001 3 3.2 ------------
Retirada das referncias: Procedimento Gerencial de
Tratamento de No-Conformidades
(038.10.02.00.2.005) e Procedimento Gerencial de
Formao e Avaliao de Auditores Internos
(038.10.02.00.2.003).

Incluso das referncias Procedimento Gerencial de
Execuo de Auditoria Interna (038.10.02.00.2.004).,
Procedimento Gerencial de Elaborao de Etiquetas e
Placas de Identificao (038.10.02.00.2.007) e
Procedimento Gerencial de Gerenciamento de Resduos
(038.10.02.00.2.009).
001 4 4.1 -----------
Incluso de definies para os termos: rea 5S,
Comit 5S, Guardio do 5S, Mutiro 5S, no-
conformidade. e Mapa de Risco.

Transferncia das definies Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu e Shitsuke para a definio 5S, como
complemento.
001 4 4.2 ----------
Incluso das siglas: CAA, SPM e SMN.
001 5 ---------- ----------
Incluso das responsabilidades: Chefia-Adjunta
Administrativa, Responsveis por reas 5S,
Guardies do 5S e Auditores Internos da Qualidade.




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001 6 Todas Todas
Reorganizao de toda essa seo, com:

a) criao das subsees 6.2.1, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.3.1,
6.2.3.2 e 6.2.3.3;

b) excluso da 5. alnea da subseo 6.2.3.1 b;

c) mudana na numerao da subseo 6.4.6 para 6.5;

d) eliminao das subsees 6.4.2.1, 6.4.2.2, 6.4.3,
6.4.4 e 6.4.5, com transferncia do contedo para
outras sees na verso revista 001;

e) substituio dos ttulos: Responsvel pelo
planejamento e implantao da ferramenta 5S por
Etapas para a implantao do programa 5S; Comit
dos 5S por Acompanhamento do 5S; Etapas para a
implantao da ferramenta 5S por Consolidao do
5S (seo 6.4); Sensibilizao e treinamento por
Aes gerais para consolidao do 5S na rea (seo
6.4.1); Preparao do Dia do Mutiro por Aes
gerais para consolidao do 5S na Unidade (seo
6.4.2);

f) excluso das alneas: 6.2 c; 6.3 e, j, k e l;
6.4.1 d; 6.4.2.2 h, i, j e i; 6.4.4 a, d e
e; 6.4.5 b e d;

Transferncia, com modificaes, do contedo de uma
seo para outra, incluindo a criao ou extino de
frases ou perodos, a fim de tornar o documento mais
objetivo, claro, completo e implementvel.
001 7 _____ _____
Anexo A substituio de Controle visual Regras
gerais por Listas de verificao para o programa 5S;

Anexo B - substituio de Modelos de check-list para
uso no perodo do Mutires 5S por Controle visual
Regras gerais;

Anexo C substituio de Programa do Curso de
sensibilizao para o 5S por Critrios para descarte;

Anexo D - substituio de Critrios para descarte por
Formulrio para relatrio 5S;

Insero do Anexo E Formulrio de Auto-avaliao
5S;

Insero do Anexo F Modelo de certificado de
participao no Programa 5S.

Insero do Anexo G Formulrio de Histrico de
Revises.






Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria
Embrapa Recursos Genticos e Biotecnologia
Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento
Cdigo
038.10.02.00.2.006
Reviso
001
Cpia
No - Controlada
Pgina
34/34
Ttulo: PROCEDIMENTO GERENCIAL DE IMPLANTAO E MANUTENO DO 5S