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TABLA DE CONTENIDO 1.TTULO DEL PROYECTO ...PG.

2. PROBLEMTICA..PG. 3

3.PREGUNTAS DE LA PROBLEMTICA....PG. 4

4OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICO..PG. 5

5. JUSTIFICACIN.......PG. 6

6. MARCO TEORICO..............PG. 7

7. MARCO DE REFERENCIA...PG. 8-9

8. METODOLOGA...PG.10

9. EVALUACIN ECONMICAPG. 11

10. BIBLIOGRAFA......PG. 12

11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES..PG. 13

12. PRESUPUESTO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.PG.14


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1. TTULO DEL PROYECTO

CREACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADEMICO- ADMINITRATIVO PARA PROFESORES DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA LOS LIBERTADORES.

2. PROBLEMTICA La Fundacin Universitaria Los Libertadores (FULL), dedicada a prestar servicios profesionales de educacin superior, es una entidad educativa que se encuentra en constante crecimiento y permanencia en el medio donde se desenvuelve. En la FULL cuentan con una filosofa que les ayuda a concientizar a sus funcionarios sobre la calidad en la prestacin de servicios educativos. En el mismo sentido surge en la parte administrativa de la institucin la necesidad de optimizar su gestin acadmica, que les permita evaluar la eficiencia de los trabajos con el cumplimiento de sus objetivos. Desde el punto de vista externo, los procesos que se llevan a cabo en la administracin cumplen con los requisitos que debe tener toda organizacin similar a sta. Internamente en la institucin educativa, a pesar de poseer documentacin completa de su administracin, se ha venido observando una serie de inconvenientes en sta rea. El personal que desempea la funcin administrativa ha cambiado o ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas, al igual que se encuentra informacin duplicada o redundante. Por otro lado, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas debera ser menor, incluso, los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos tambin deban reducirse. Muchas de las grandes problemticas que presenta una mala gestin documental, son la conservacin de documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una gran cantidad de papel, y ficheros innecesarios (documentos secundarios y copias transitorias utilizadas eventualmente para facilitar el trabajo) (Kluvers, 2010). En la gran mayora de casos donde no se presenta una buena gestin documental se presenta la prdida de tiempo en la bsqueda de la documentacin o formatos para lograr as un desempeo ms apropiado en la gestin de algn requerimiento (Kluvers, 2010). Es as como algunas empresas al tener un crecimiento exponencial en sus actividades econmicas presentan problemas por la gestin documental, puesto que al tener este crecimiento generan ms requerimientos documentales (Flores, 2008), En Colombia se promueve la buena Gestin Documental para los diferentes entes empresariales y administrativo, puesto que el Archivo General de la Nacin es el ente regulador y de polticas para la buena gestin documental (Angarita & Castillo, 2008) dado esto en la institucin de educacin superior Fundacin Universitaria Los Libertadores se presentan problemas con la mala gestin documental o la desactualizacin de la misma, para realizar requerimientos en los procesos administrativos.
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3. PREGUNTAS PROBLEMTICA

1. Se puede realizar un manual de Gestin Documental que permita optimizar en trabajo de cada uno de los funcionarios de la institucin ? 2. Por qu es necesario un manual de Gestin Documental en la institucin de educacin superior Fundacin Universitaria los Libertadores? 3. Hay desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta rea? 4. Hay falta de supervisin de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo? 5. Se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en la facultad?

4. OBJETIVO GENERAL Y ESPECFICOS

OJETIVO GENERAL. Crear y establecer un Manual de Gestin Documental en la Fundacin Universitaria Los Libertadores (facultad de ingenieras), abarcando la parte Acadmico administrativa de la planta de profesores. Con el fin de generar una visin global de la documentacin usada por la planta de docentes y as emprender acciones de mejora. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Identificar cules son los procedimientos y/o documentacin que presenten problemas en la Gestin Documental. 2. Disminuir la improvisacin y errores en cada una de la actividades que representan un control de o manejo de la Gestin documental. 3. Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los profesores de la institucin educativa. 4. Dar una visin global y sistemtica del trabajo Acadmico Administrativo de la planta de docentes. 5. Ser documentos de consulta en caso de que el manual de gestin documental sea requerido. 6. Emprender acciones de mejora.

5. JUSTIFICACIN

La gestin documental ha trascendido a travs de la historia con el fin de ofrecer informacin y tratamiento de la misma con cualquier fin especfico, dado esto es como en el siglo XIX con la segunda guerra mundial se presenta el encargado archivista que dentro de sus funciones presenta una condicin tcnica y autnoma ante la problemtica de la identificacin, valoracin y seleccin de imponentes masas documentales (Peis & Ruiz, 2009), como tal la Gestin documental a demostrado ser una tcnica eficiente y organizada que muestra como se ha de realizar un eficiente catlogo de informacin, es as como en el panorama actual en la Gestin documental es fuente importante para llevar a cabo una excelente gestin de procesos, procedimiento, etc. Por esto en el mundo actual el factor importante de mejorar el rendimiento y/o produccin a bajo costo con usos eficientes de sistemas de informacin como lo es la Gestin documental. La importancia del manual de procedimientos acadmico- administrativo para profesores de la Fundacin Universitaria Los Libertadores. Radica en la instruccin que el mismo brindar al lector, en otras palabras, permitir definir de forma correcta de las responsabilidades de trabajo y conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva. Esta investigacin tambin podr dar lugar al surgimiento y evaluacin de otros procedimientos, a medida que el proceso avanza, incluso, puede constituirse en un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el tema.

6. MARCO TEORICO

Importancia de establecer un manual de procedimientos.

Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin polticas y/o procedimientos de una organizacin que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. Los manuales de procedimiento contienen informacin sobre el conjunto de operaciones y de etapas que en forma cronolgica se establecen para llevar a cabo determinado tipo de trabajo. Se les conoce tambin con el nombre de manuales de operacin, de prcticas estndar, de introduccin sobre el trabajo, de trmites y mtodos de trabajo. El manual de procedimientos es un instrumento de informacin en el que se consignan de forma metdica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias entidades. El manual de procedimientos es til porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin (Quiroga Leas, Gustavo organizacin y mtodos en la administracin pblica). El manual de procedimientos describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una funcin, cuales son los soportes documentales y que autorizacin requiere (Rusenas, Rubn Oscar manual de control interno ). El manual de procedimientos permite cumplir con cada uno de los siguientes estndares de calidad: 1.- La calidad es cumplir con los requisitos, 2.- La manera de obtener calidad es mediante la prevencin, 3.- El estndar de realizacin es cero defectos, ningn ndice, 4.- La Calidad se mide en base a los costos generados por no hacer bien las cosas desde la primera vez. (Libro Calidad sin lgrimas de Philip B. Crosby; CECSA, 1987)

7. MARCO REFERENCIA. Los procedimientos se han caracterizado por un fin comn, que consiste en que una actividad especfica sea definida y se repita la manera al hacerla. Es ah donde nace el establecimiento de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de las actividades para evitar los errores operativos, o errores por toma de decisin incorrecta; facilita el entrenamiento del personal, es informacin que se transmite, pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro de las organizaciones. Un manual de procedimiento es un documento formal donde se concentra informacin y que est al alcance del personal, sirve como una de las herramientas para lograr los objetivos organizacionales. Los manuales son la base de una correcta organizacin y disciplina para la realizacin de las actividades. El manual de procedimientos es una de las diferentes clasificaciones que tienen los manuales administrativos. Son un elemento fundamental en las complejas estructuras de las organizaciones. En este documento se analiza especficamente al manual de procedimientos. Para que un manual de procedimientos pueda elaborarse, es necesario tener un amplio conocimiento de las actividades, y analizar la manera ptima para realizar las actividades; esto con el fin de optimizar el uso de los recursos que intervienen y facilitar la ejecucin de los procesos.

Conceptos bsicos El manual de procedimientos es una de las diferentes clasificaciones que tienen los manuales administrativos, son un elemento fundamental para transmitir las reglas o normas que debe seguir el trabajo en las organizaciones. A continuacin se citan las definiciones de algunos conceptos bsicos incluidos en el presente trabajo. Manual, segn Mnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organizacin. Otra definicin que plantea Diamond (1983) de los manuales es la siguiente son un medio de comunicacin m uy especializada y requiere de habilidades de comunicacin especializada, que se estructuran a travs de pasos simples y lgicos.

Procedimiento, de acuerdo con Prieto (1997), es una serie de pasos claramente definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de

error, omisin o de accidente. Tambin lo define como el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de la misma manera. Gestin del conocimiento, del ingls Knowledge Management, Fleitas y Gil (2008) lo definen como el conjunto de metodologas, sistemas y herramientas informticas que ayudan a las empresas, en relacin con los conocimientos que son clave para su actividad, tales como: gestionar su capital intelectual, gestionar sus necesidades actuales y futuras, y prevenir y evitar los riesgos de descapitalizacin, gestionar carencias estructurales y coyunturales, acumular su base de conocimientos en cada evento de trabajo creativo individual o grupal, promover la comunicacin e intercambio de ideas y experiencia entre empleados y rentabilizar su base de conocimientos.

Toma de decisiones. sta, plantea Drucker (2006) es un proceso que se da en seis etapas: clasificar el problema, definir el problema, delimitar el problema, identificar lo que satisfar totalmente a las condiciones del problema, establecer las acciones a realizar y quines las realizarn, y obtener retroalimentacin para comprobar la eficacia de la decisin. Para Franklin (2009) los manuales de procedimientos Constituyen un documento tcnico que incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituye en una unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin. La definicin de Susan Diamond (1983) es la siguiente: el manual de procedimientos es el libro de los Cmos. Es la pregunta comn de cmo hacer las cosas. A estos manuales tambin se les conocen como manuales de operaciones. Gmez Ceja (1997) lo describe as El manual de procedimientos es un documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas

8. METODOLOGA

La recopilacin de la informacin puede realizarse a travs de investigacin documental, la realizacin de entrevistas con los profesores, jefes de rea y/o supervisores o la observacin directa. Ello con la finalidad de obtener evidencia que permita documentar un procedimiento acorde con la realidad. 1) Investigacin documental Se requiere obtener la informacin de: Datos generales del(as) rea(s) involucradas en la operacin del proceso, sean estos: nombres de responsables, horarios, relaciones con las reas, sistemas informticos involucrados, entre otros. Estructura orgnica y ocupacional Normatividad vigente, como leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares entre otros. Determinar el flujo de la operacin, desde su inicio hasta su trmino, para establecer los procedimientos a documentar. Formatos, anexos y mecanismos de control de uso durante el procedimiento.

2) Entrevistas: en la realizacin de las entrevistas o aplicacin de cuestionarios, se consideran a todas aquellas personas involucradas en el proceso dentro de las unidades administrativas, ya que dichas personas poseen la informacin sobre la organizacin, funciones y actividades que desempean; por lo tanto se recomienda realizar reuniones con el personal de trabajo involucrado en toda la operacin, con el fin de identificar las actividades, evitar duplicidad de funciones y vacos funcionales.

3) Observacin directa: la presencia en el lugar donde se lleva a cabo la operacin, es sumamente importante por la cercana y la certeza con la que se adquiere la informacin respecto a las actividades que se realizan en la ejecucin de los procesos, de tal manera que permite verificar que se lleven a cabo por la persona indicada. Metodologa
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9. EVALUACIN ECONMICA DEL PROYECT.

El desarrollo e implementacin de esta proyecto es de gran importancia para la Fundacin Universitaria Los Libertadores, ya que al implementar un Manual de procedimientos acadmico administrativo para profesores son muchas las ventajas y beneficios que se obtienen, como por ejemplo:

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal. Auxilian en la induccin al puesto. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Facilitan la interaccin de las distintas reas de la institucin. Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina. Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de la informacin. Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal. Proporcionan una visin integral de la empresa al personal. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un determinado procedimiento. Son guas del trabajo a ejecutar.

Y esto sin lugar a duda optimiza la realizacin del trabajo por parte de los funcionarios, en este caso profesores de la universidad mejora la calidad en las prestacin de servicios por parte de ellos y de la universidad.

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10. BIBLIOGRAFA

1) Gua tcnica para elaborar o actualizar manuales de procedimientos Jos Vasconcelos, Col Codensa. 2) Crosby, Philip B., Calidad sin Lgrimas, El Arte de Administrar sin Problemas, Ed. CECSA, 1991. 3) Deming W. Edwards, Calidad, Productividad y Competitividad. La salida de la Crisis, Madrid, Ed. Daz de Santos, S.A., 1986 4) Hammer, Michael y Champy, James. Reingeniera, Colombia, Norma, 1994, 225 pp.
5) GUIA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/uma/doctos/guia_para_manual_de_procedimientos. pdf

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11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Para ser realizada por: Brayan Avellaneda

Fecha de vencimiento 28/02/2014

Fecha de inicio Esta semana [20 de noviembre - 27 de noviembre]

Proyecto 1 Actividad Preparacin Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 Actividad 7 Documentacin Entrega Vencimiento 18/11/2013 04/12/2013 12/12/2013 19/12/2013 20/01/2014 29/01/2014 04/02/2014 20/02/2014 24/02/2014 28/02/2014 % terminado 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Progreso 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Comenzar despus de aprobacin del anteproyecto Comenzar despus de completar actividad 1 Comenzar despus de completar actividad 2 Comenzar despus de completar actividad 3 Comenzar despus de completar actividad 4 Comenzar despus de completar actividad 5 Comenzar despus de completar actividad 6 Comenzar despus de completar actividad 7 Comenzar despus de finalizadas las actividades Notas

Actividad: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Determinar procesos crticos del programa. Diagramar los procesos crticos del programa. Realizar estudio de optimizacin. Determinar los procesos de apoyo del programa Diagramar los procesos de apoyo del programa Estudio de optimizacin de los procesos de apoyo del programa Disear los manuales de procedimiento.

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12. PRESUPUESTO DEL PROYECTO.

En este proyecto de creacin manual de procedimientos acadmicoadministrativo para profesores de la fundacin universitaria los libertadores . El 70% de los costos utilizados para la realizacin es el rubro del talento humano. Aparte del tiempo que se dedicara por parte del estudiante, se incluyen los viticos para el estudiante (transportes de movilizacin). Adicional a lo anterior, se prev gastos por compra de papel (resmas), fotocopias e impresiones entre otros.

PRESUPUESTO DETALLADO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO ITEM 1 2 3 4 DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL $ 1.136.000,00 $ 72.000,00 $ 25.000,00 $ 40.000,00 $ 1.273.000,00

REMUNERACION $ 568.000,00 TRABAJO PAPELERIA (RESMA DE $ 9.000,00 PAPEL) FOTOCOPIAS $ 50,00 IMPRESIONES $ 200,00 TOTAL $ 577.250,00

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