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Contenido
INFORME ESPECIAL

Los papeles de trabajo, objetivos e importancia ........................................................................................................ VIII-1

Los papeles de trabajo, objetivos e importancia


Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisl Ttulo : Los papeles de trabajo, objetivos e importancia Fuente : Actualidad Empresarial, N 169 - Segunda Quincena de Octubre 2008

1. Aspecto General
Los papeles de trabajo vienen hacer los documentos elaborados por el auditor, durante el curso de la elaboracin de auditora que respaldan y fundamentan su informe, est conformado por el conjunto de documentos que contienen evidencias respaldadas del trabajo del auditor. Es el conjunto de cdulas y documentos en los que el auditor registra los datos e informacin obtenidos, as como los resultados de las pruebas realizadas durante el examen. Por lo tanto, la evidencia de los anlisis, comprobaciones, vericaciones, e interpretaciones, etc., en que se fundamentan las opiniones y juicios del auditor se registran en documentos conocidos como Papeles de Trabajo, adems documentan el tipo de examen de auditora realizada como: Gestin Financiera, examen especial y proveen evidencia que respalda la opinin del auditor sobre los hallazgos de auditora.

2. Objetivos
Los papeles de trabajo se han concebido como un mtodo efectivo de organizar toda informacin recopilada referente a las evaluaciones que se realicen durante el proceso de auditora. Los papeles de trabajo se van acumulando a lo largo del perodo del examen, en la medida que analicemos las evidencias, desarrollamos recomendaciones y preparamos nuestros informes; por lo tanto, los objetivos que persiguen son: a) Proporciona evidencia del trabajo realizado.
N 169 Segunda Quincena - Octubre 2008

b) Constituye la fuente primordial para sustentar el informe y la evidencia del trabajo realizado, as como el respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe. c) Facilita la la revisin y supervisin del trabajo de auditora. d) Sirve como registro del trabajo realizado porque proporciona un registro sistemtico y detallado del trabajo efectuado por el auditor. e) Registra los resultados obtenidos, porque proporcionan un registro de informacin obtenida y desarrollada, respaldando los hallazgos, condiciones y recomendaciones que resulten de la auditora. f) Sustenta el informe del auditor; el contenido de los papeles de trabajo debe ser suciente para respaldar las opiniones, conclusiones y, en general, el contenido del informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos que no sean respaldados por los papeles de trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y constituyen prueba de validez de las operaciones y registros examinados y contenidos en el informe. g) Sirve de base de informacin, los datos utilizados por el auditor para redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consultas en el futuro. h) Respaldan la opinin del auditor ante un proceso judicial; en casos extraordinarios en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente por asuntos relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora.

Soporte del trabajo y del informe. Ayuda a discutir el informe. Fuente de consulta futuras auditoras. Facilidad para la supervisin del trabajo. Medicin del trabajo realizado. Medir el logro de los objetivos establecidos. Fuentes de informacin para entrenamiento: cumplimiento de normas legales.

4. Importancia
Los papeles de trabajo representan en la culminacin del trabajo de auditora, la evidencia documental del trabajo efectuado, de las tcnicas y procedimientos de auditora aplicadas y de las conclusiones generadas. Los papeles de trabajo constituyen un registro permanente del trabajo y se pueden convertir en elementos probatorios ante la ley, ya que representan la evidencia cualitativa y cuantitativa del trabajo; por esta razn los papeles de trabajo son importantes porque es mediante estos que el auditor dejar constancia de las labores realizadas. Como: Respaldan el informe del auditor. Proporciona el sustento para el informe de auditora. Permite la revisin de la calidad del trabajo realizado. Constituye el vnculo entre las etapas de planeamiento, ejecucin e informe de auditora. Sirve de soporte en los procesos judiciales. Son guas de seguimientos de auditora.

3. Finalidad
Dentro de los fines ms importantes son:

5. Requisitos que deben contener los papeles de trabajo?


Deben ser suficientemente claros, precisos y detallados. Deben ser completos y exactos, deActualidad Empresarial

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Informe Especial

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Informe Especial
fotocopias y otros documentos. Estos deben ser autenticados por el fedatario de la entidad, sobre las operaciones de la entidad, as como las conrmaciones de terceros para ser considerados como papeles de trabajo. h) Condencialidad Los papeles de trabajo deben ser cuidadosamente conservados por el auditor, el conocimiento anticipado por parte del auditado de las pruebas o vericaciones efectuadas de los comentarios o recomendaciones y de las conclusiones del trabajo de auditora, le restan importancia a la entrega formal del informe. Por otro lado, la NIA 230. Documentacin sustentatoria, numeral 3, especica lo siguiente que El auditor deber adoptar procedimientos para mantener la condencialidad de los papeles de trabajo y su conservacin por un perodo suciente para cumplir con los requerimientos del ejercicio profesional y con los requisitos legales o profesionales de conservacin de registros. i) Precisin Los papeles de trabajo representan un reejo visible de trabajo efectuado, pensar, planear y luego preparar. Las hojas de trabajo no deben presentar situaciones dudosas o que se presten a doble interpretacin. j) No se debe escribir en libros o documentos del auditado Bueno, si en alguna ocasin es necesario realizarlo, se debe tener cuenta cuidado de escribir en lpiz que facilite el borrado, el auditor no debe dejar sobre los documentos evidencias que permitan perder la confidencialidad de los hallazgos, excepto cuando la evidencia lo requiere.

ben mostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. - Deben ser legibles y ordenados. - Deben contener informacin relevante. - Deben evitarse la inclusin de informacin excesiva e innecesaria. Al elaborar los papeles de trabajo se deben considerar primordialmente los Estados Financieros que son la base de los anlisis y del el reejo de los resultados de las operaciones de la entidad. Tambin deben documentar la comprensin y evaluacin del ambiente de control y de sus sistemas de informacin, registro y control. Adems se debe considerar los siguientes aspectos como: Deben reunir los requisitos de funcionalidad. Deben archivarse siguiendo el orden que aparezcan las pruebas. Cada seleccin del archivo corriente debe incluir los papeles de trabajo que documenten pruebas sobre los procedimientos establecidos. Deben reejar necesariamente los resultados y otras evidencias.

7. Caractersticas que renen los papeles de trabajo


Dentro de las principales tenemos: a) Identicacin Los papeles de trabajo deben estar plenamente identificados con el nombre de la entidad, el tipo de legajo, dependencia, unidad orgnica auditada, quien realiz el trabajo. b) Ttulo Debe aparecer el nombre de la cdula matriz, proceso auditado, fecha de elaboracin y nombre de quien lo elabor y revis los papeles de trabajo. c) Referenciacin Indica la localizacin de una cdula dentro de un legajo de los papeles de trabajo. d) Referenciacin cruzada Son referencias que encadenan informacin entre diferentes cdulas o trabajos de auditora, la referenciacin cruzada debe ser clara y puede ser hacia atrs o hacia delante. La referenciacin cruzada se debe tener cuidado en denir quien enva y quien recibe. e) Orden y Pulcritud Los papeles de trabajo reejan el trabajo el trabajo del auditor, por esta razn deben aparecer perfectamente ordenados y obedecer las condiciones de limpieza presentacin agradable a la vista. f) ndices o tablas de contenido Todo legajo de papeles de trabajo debe contener un ndice o tabla de contenido donde se indiquen los temas principales que lo componen, as como el cdigo de referencia asignado cada uno. g) Material estrictamente necesario Los legajos de papeles de trabajo deben contener solamente los documentos que se necesitan para sustentar el trabajo del auditor. En el legajo permanente aparecer la informacin relativa al conocimiento de la unidad auditada y en el legajo corriente las cedulas analticas, cdulas sumarias, las pruebas recolectadas y grcos, as como los documentos que hacen referencia a la planeacin del trabajo.

6. Contenido de las cdulas de papeles de trabajo


a) Cada cdula deben incluir en el encabezamiento: - El nombre y siglas de la entidad auditada. - El tipo de examen. - El perodo del examen. - Titulo de la cdula de trabajo. b) En la parte inferior de cada cdula de trabajo se deben incluir dos recuadros para anotar: - En el lado derecho, el cdigo de acuerdo al ndice que corresponda. - En el lado izquierdo, el nombre o iniciales de la persona que prepar, quin la reviso, as como la fecha de preparacin y de revisin. c) Su contenido debe ser conciso encontrando relacin directa con el trabajo realmente ejecutado. d) Se debe indicar especcamente la fuente de informacin que respaldan la propiedad de los registros y operaciones efectuadas. e) Las aseveraciones que contengan deben ser correctas y sucientemente respaldadas y sustentadas. f) Las cdulas de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditora. g) Respecto a la informacin y documentacin adicional obtenida como evidencia, tales como listados informtico copias extractos, resoluciones,

8. Valor agregado a los papeles de trabajo


Adicionalmente, como conclusin se determina de la elaboracin de los papeles de trabajo se le agregar la referencia de los documentos, registros y archivos de fuente obtenidos como: Opinin y conclusin preliminar de las evidencias obtenidas. - Identificar la condicin, criterio y causa de la observacin o evidencia obtenida. Por lo tanto, los papeles de trabajo deben estar diseados y organizados para responder a las circunstancias y las necesidades del auditor, para cada auditora en particular. En algunos casos, el uso de los papeles de trabajo estandarizados: Circularizacion de cartas, de saldos, requerimientos de informacin, arqueo de fondos y valores, etc. Se puede mejorar la eciencia con que son preparados y revisados. Dichos papeles de trabajo facilitan la delegacin de los trabajos y a la vez proporcionan un medio para controlar su calidad.
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