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ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA U OPERATIVA.

El proceso de auditoria Administrativa u operacional empieza con el planeamiento y termina con el informe final, y los pasos secuenciales son: 1.- PLANEAMIENTO.- consiste en la elaboracin o establecimiento de los objetivos, polticas, necesidades, prioridades y el enfoque a seguir durante el proceso de auditoria, su aplicacin es a lo largo de toda las fases y requiere establecer aspectos bsicos. a) Establecimiento de objetivos.- constituye la razn bsica o fundamental de la auditoria ya que proporciona un propsito y una direccin que persigue la Auditoria, mediante un cuidadoso razonamiento con las siguientes interrogantes: * Cuantas areas deben examinarse y/o evaluarse? * Que elementos se requieren para el examen? * Como se llevara el examen? * Donde se llevara el examen? * Cuando deber examinarse? * Cual ser el costo que irrogara? * Porque deber efectuarse el examen? * Quien o quienes debern llevar a cabo el examen o evaluacin? Los objetivos deben ser claros para adecuarse a las etapas progresivas de la Auditoria

Indicacin por escrito y en trminos definidos de los procedimientos y mtodos a seguir en el proceso de Auditoria. * Adecuada estructuracin de los papeles de trabajo y de la redaccin del informe. * Indicacin del alcance o limitaciones de los exmenes de evaluacin. * Segregacin apropiada de responsabilidades funcionales del personal de Auditores e indicar su comportamiento o conducta y asesoramiento de otros profesionales b.1) Propsito de las polticas de Auditoria.* Calidad de trabajo * Cantidad de trabajo * Costo de trabajo * Duracin del trabajo. b.2) Propsito sistemtico para establecer las polticas.- se requiere las formulaciones de polticas de acuerdo a ciertos criterios como: * Deben basarse en hechos o verdades ya conocidas, aplicables en el ambiente del Auditor. * Debe ser definida y entendible. * Debe indicarse por escrito. * Debe ser flexible y estable. * Debe ser razonable en su alcance. *Debe difundirse mediante directivas, memorndum, manuales, reuniones de equipo de trabajo. *Su aplicacin debe ser de acuerdo a lo establecido. *Interpretar de los logros alcanzados. * Respecto al control es necesario detectar desviaciones respecto a su aplicacin. b.3) Ventajas de las polticas de Auditoria. * Permite una gua direccional o de conduccin * Minimiza costos por honorarios * Minimiza las acumulaciones de trabajo, errores, variaciones, duplicidad, riegos intiles

* Logra que el trabajo sea coordinado * Facilita que el trabajo se termine en el tiempo prescrito *facilita el control * permite utilizar apropiadamente los recurso de la Auditoria. b.4) Ejemplo de poltica de Auditoria referente : - a la relacin con el cliente al mas alto nivel - La funcin de la comisin de equipo de Auditoria, deber presentar las tcnicas y procedimientos los que sern por el responsable de la Auditoria. El programa de Auditoria deber prepararse para cada examen, el mismo que servir como instrumento de planeamiento, direccin y control de examen. - Los papeles de Trabajo se adecuaran a las caractersticas establecidas de acuerdo a la estructura y formalidad del caso de acuerdo al examen. El Informe de Auditoria deber efectuarse con mucho cuidado en la redaccin del informe, porque mide la calidad de la labor del Auditor. 2.- Preparacin en la oficina del Auditor.- El auditor tomara conocimiento del cliente, al revisar su archivo permanentemente y estudiar las condiciones fijadas en el contrato antes de salir al campo. Antes de preparar el programa de auditoria, debe estar familiarizado con la naturaleza de sus actividades, su historial, sus caractersticas generales y las areas donde se va efectuar el examen, esto quiere decir que debern estudiar los antecedentes a fin de identificar todo los aspectos de inters, familiarizndose con el cliente. Tratndose de una primera Auditoria es natural que no se disponga de las fuentes de informacin necesarias para el cumplimiento de nuestro objetivo por lo que ser conveniente remitirse a la entidad con el fin de ubicar la informacin suficiente, por lo que el Auditor debe estar en la capacidad de identificar y estimar lo siguiente: Propsito de la Auditoria y su alcance tentativo. * Integrantes de la comisin Auditora y el tiempo requerido con fecha de inicio. * Fecha y lugar de la conferencia inicial * Personal del cliente para entrevistarse Areas y periodo a cubrirse Lugares que se debe visitarse (sucursales) Preparacin del material de trabajo Fecha probable del informe Solicitar la estructura orgnica Escritura de constitucin, estatutos, organigramas, manuales Flujo gramas de procesos operacionales Tamao y ubicacin de las oficinas Recurso que posee, monto de los presupuestos Planes operacionales. c) Establecimiento de las polticas para lograr los objetivos propuestos.- La poltica, es una norma de carcter general que establece el marco de accin de una empresa como gua que regula el comportamiento empresarial sealando el curso a seguir; teniendo en cuenta lo siguiente: * Conocimiento amplio de las caractersticas que se desenvuelve la empresa a Auditar. * Indicacin de pautas para el logro de los objetivos en cada rea o actividad Factores que inciden en la determinacin de las reas criticas Constituyen las causas, factores determinantes para identificar como reas criticas, detectndose entre otros factores a lo sgte: Direccin de la Empresa: Deficiente identificacin de la metas y objetivos. Deficiente comunicacin de las gerencias de lneas entre si. Dualidad en la toma de decisiones. Inadecuada delegacin de funciones. Falta de polticas a nivel de la Empresa.

Organizacin: Inadecuada estructura orgnica. Mala distribucin del trabajo (recargada labor en unas areas). Deficiente descripcin de los cargo o puestos. Superposicin de funciones. Despilfarro en los tiles de oficina. Excesiva documentacin. Mucho trabajo pendiente. rea Financiera: Inadecuada planificacin del flujo de los recursos financieros. Capital de trabajo insuficiente. Insuficiencia de anlisis sobre los rubros de los EE.FF. Labor de Oficina Congestin de labores administrativas. Mala distribucin de las oficinas a nivel de la empresa. Mala ubicacin de las oficinas a nivel de la actividad. Factores ambientales perjudiciales como: humedad, excesiva calor, poca iluminacin, mucho ruido etc. Informacin financiera proporcionada con mucho atraso. Desconocimiento de las ventajas y desventajas de los capitales propios y ajenos. Costos financieros elevados. Estructura financiera no balanceada. Crditos y Cobranzas: * Ausencia de una poltica definida. Desconocimiento de los saldos por cobrar a los clientes. Deficiente conciliacin de las cuentas por cobrar. Existencia de muchas cuentas morosas y cuentas vencidas. Descontrol de los limites de crditos. Informacin incompleta por parte de Contabilidad. Inexistencia de rotacin de cobradores. rea de personal: Ausencia de programas de entrenamiento y capacitacin. Constantes reclutamientos y renuncias del personal de la empresa. Irresponsabilidad, indisciplina, lentitud en el cumplimiento de parte del personal. Exceso o ineficiencia del personal. Exceso de horas extraordinarias. Ausencia constante del personal, sin justificacin suficiente. Ingreso de personal no calificado. Ausencia de instrucciones escritas para el cumplimiento de labores. rea de Produccin: Inadecuada estructura orgnica interna. Ejecucin de operaciones sin la debida planificacin. Inadecuada utilizacin de los activos del rea de produccin. Incumplimiento de los plazos de fabricacin. Tcnicas de produccin inadecuadas Ausencia de estndares de produccin. Ausencia de mantenimiento de maquinas y equipos. Excesivo desperdicio de la utilizacin de las materias primas. Existencia de maquinarias y equipos obsoletos Planeamiento deficiente de la produccin. rea de compras : Utilizacin de mtodos anacrnicos para adquirir los productos. Perdidas en la compras individuales, por no centralizarlas. Perdidas en las compras a terceros por no producirlas directamente. Adquisicin de productos de calidad inferior a la deseada. rea de comunicacin : Obtencin de informacin a destiempo.

Falta de comunicacin entre los niveles de asesoramiento y de lnea. Deficiente coordinacin para la ejecucin de los trabajos, Obtencin de informacin incompleta. Abuso de la informacin verbal, informe inexacto y comunicacin defectuosa. rea de comercializacin: Ausencia de polticas y estrategias para posicionamiento, en el mercado local, nacional. Difcil venta de los productos debido a sus caractersticas anticuadas. Inefectividad de las campaas publicitarias. Concentracin de los canales de venta en un solo distribuidor. Falta de coordinacin con el rea de produccin. Reclamos del publico consumidor Factores que inciden en la determinacin de las reas criticas Falta de coordinacin con el rea de produccin. Reclamos del publico consumidor EXAMEN Y EVALUACION EN PROFUNDIDAD Una vez que el Auditor ha revisado los controles internos y despus de haber identificado las reas criticas y revelado situaciones deficientes procede a examinar en profundidad con el fin de determinar observaciones y que sern identificadas en sus causas y efectos respecto a la ineficiencia o inefectividad de las operaciones con el Propsito de determinar observaciones con Sus correspondientes elementos de : Situacin Criterio Efecto Causa Efecto Conclusin y Recomendacin, provenientes de las area criticas para el borrador del informe As mismo el Auditor determinara si en cada rea, actividad se estar : Cumpliendo con los objetivos especficos que la empresa estableci a nivel de dpto., areas, actividad u operacin. Se estar cumpliendo con las normas administrativas generales y especificas. Se estar logrando eficiencia y efectividad en las operaciones. Otro objetivo del auditor es analizar las deficiencias detectadas con el fin de determinar la naturaleza del problemas y su alcance, identificando las causas de las deficiencias en relacin a : Cumplimiento de metas y objetivos Costos elevados Inoperancia de los activos fijos Stock excesivo Informacin deficiente e inoportuno Controles deficiente o ausencia de los mismos Las fases del Control Interno.- al evaluar las areas y operaciones designadas debern tener presente las fases del proceso del control interno como: Establecimiento de normas o patrn de medida. Las normas tienen el objeto delimitar o indicar el alcance y radio de accin de las actividades administrativas, financieras, jurdicas, tcnicas con la finalidad de efectuar el control de las operaciones de la empresa ejm. Normas Adm, legales, contables, estndares de produccin, de rendimiento. Medicin de la Gestin. Una ves ejecutadas las actividades financieras y administrativas, pueden medirse los resultados atreves de la contabilidad, la

estadstica, la ejecucin presupuestal, la evaluacin del rendimiento del personal y otras herramientas. METODOLOGIA DEL EXAMEN Comparacin entre lo ejecutado y lo Programado.- La comparacin de las operaciones ejecutadas y programadas es fundamental para detectar desviaciones, estas pueden estar sobre o debajo del estndar. Medidas correctivas.- los funcionarios en cuyas areas se hubieran detectados desviaciones deben implementar las recomendaciones emitidas para corregir deficiencias para que la gestin Administrativa sea dinmica. * Como en las fases anteriores ya sean obtenido cierta informacin de las areas, operaciones y actividades que van ha examinarse, entonces debe ampliarse con evidencias suficientes, competentes y pertinentes. Se preparara el programa de auditoria correspondiente de acuerdo a la situacin del rea a examinar. Se aplicara las tcnicas de entrevistas, verificacin, confirmacin e inspeccin. Se utilizara los cuestionarios como: - Qu trabajos se ha hecho? - Cual es la finalidad de ese trabajo? - Quin hizo ese trabajo? - Quin tuvo la responsabilidad de hacerlo? - Quin podr hacerlo mejor? - Cmo informa la Administracin sobre el cumplimiento de ese trabajo? Cmo se puede simplificar las operaciones? hay operaciones duplicadas? MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA El Memorndum de planificacin de Auditoria es un papel de trabajo que adems de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoria sirve para comunicar de forma gil las decisiones generales de la auditoria, as como otra informacin significativa de la planificacin, a los distintos miembros del equipo de trabajo que interviene en el proyecto, as mismo se plasmara en este papel de trabajo un resumen de los aspectos mas importantes de la fase de planificacin, que nos ha permitido tomar una decisin sobre la estrategia de auditoria a seguir en nuestro trabajo, el contenido mnimo de este Memorndum es el siguiente: a) Descripcin del cliente, su negocio y servicio que vamos ha prestar. b) Una evaluacin preliminar del entorno de control de existencia en la empresa. c) Identificacin de los asuntos importantes de auditoria detectados. d) Resumen de la estimacin de la cifra de importancia relativa. e) Plan de trabajo a seguir. f) Otros aspectos significativo aparecidos en planificacin no cubierto en los puntos anteriores. El objetivo de este papel de trabajo es documentar la informacin relevante para que el equipo de auditoria adquiera el conocimiento general de la empresa desde el punto de vista de la situacin econmica legal CONTEXTUALIZACION DEL MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA 1.- Fase 1 planificacin inicial Carta de encargo Aprendizaje o actualizacin de las particularidades del cliente y su entorno econmico. Revisin analtica general de los EE.FF y otra informacin financiera de inters. Determinacin de la cifra de importancia relativa. 2.- Fase 2 anlisis del riesgo 3.- Fase 3 ejecucin del trabajo 4.- Fase 4 resultado final. ESTRUCTURA DEL MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO

Objetivo del examen Alcance del examen Descripcin de actividades Normatividad aplicable Informes a emitir y fecha de entrega Identificacin de rea criticas Puntos de atencin Equipo de auditoria (tareas asignadas) Funcionarios de la entidad a examinar Presupuesto de tiempo Participacin de otros profesionales PROPOSITO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 1.- Identificar los procedimientos al detalle de la entidad. 2.- facilitar la delegacin, supervisin y revisin 3.- documentar la ejecucin de los procedimientos 4.- coordinar el desempeo de los procedimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 1.- Naturaleza 2.- Alcance 3.- Oportunidad EVIDENCIA DE AUDITORIA 1.- La Evidencia de Auditoria es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. 2.- Es la informacin especifica obtenida durante la labor de auditoria atreves de la inspeccin, entrevista, revisin de registros, circularizacion u observacin 3.- La mayor labor de Auditoria se dedica a la obtencin de la evidencia, porque esta provee una base racional para la formulacin de los hallazgos. 1.-Procedimientos Analticos. 2.- Controles Gerenciales independientes 3.- Controles de procesamiento y funciones de procesamiento computarizado. 4.- Controles para salvaguardar recursos y/o activos. 5.- Prueba de validacin o prueba detallada de transacciones y saldos. JERARQUIA DE LA EVIDENCIA DE AUDITORIA Los resultados de la jerarquizacin dan mayor esfuerzo en la confianza de los controles brindando calidad de informacin y mayor evidencia (sustantivos). ATRIBUTO DE LAS EVIDENCIAS 1.- SUFICIENTE. Genera en el auditor la conviccin de que el acto deficiente o regular existe: Completo Adecuado Convincente Que basta para sustentar los hallazgos ATRIBUTO DE LAS EVIDENCIAS 2.- COMPETENTES.- importancia y confiabilidad de la evidencia: * valida * real * confiable * sostenible * integra y creble 3.- RELEVANTES.- grado de importancia. Que tenga relacin con alguno de los objetivos de la auditoria. Relacin que existe entre la evidencia y sus uso. PRACTICAS DE PRUEBAS EN LA INDAGACION MEDIOS DE PRUEBA.-son admisibles toda las pruebas, le corresponde acreditar al rgano de control. 1.- pruebas testimoniales. 2.- visitas especiales (inspeccin) 3.- la confesin 4.- pruebas documentales (fundamental)

5.- dictamen pericial 6.- los indicios. 7.- Pruebas fiscales (arqueos, conciliaciones bancarias, actas de anlisis y estudios, inspecciones, inventarios etc.) TIPOS DE EVIDENCIA 1.- FISICAS: Inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos como: Memorndum, Fotos Grficos , Mapas Muestras de materiales 2.- Documentales.- informacin elaborada. Cartas, Contratos ,Registros de contabilidad Comprobantes de pago, Informes de gestin 3.- Testimonial.- Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones o entrevistas. 4.- Analticas.- Comprende clculos, comparaciones, separacin y razonamiento de la informacin en sus componentes TECNICAS DE Verificacin 1.- Tcnicas de verificacin Ocular. * Comparacin, similitud o diferencia * Observacin, como se ejecutan las operaciones 2.- Tcnica de verificacin Oral. * Indagacin, permite obtener informacin verbal sobre el asunto. * Entrevistas, los aspectos importantes debern ser documentados * Encuestas, recopilacin de informacin de un gran universo. 3.- Tcnicas de verificacin escrita. * Anlisis, separacin del todo en sus partes. * Confirmacin, comprobar la autenticidad de documentos con sus autores. * Tabulacin, agrupar resultados obtenidos en reas para facilitar conclusiones. * Conciliacin, hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados. 4.- Tcnicas de verificacin documental. * Comprobacin, verificacin de documentos * Rastreo, seguimiento y control de una operacin de manera progresiva. * Revisin selectiva, examen ocular rpida. * computacin, verificacin de la exactitud y correccin aritmtica.

5.- Tcnicas de verificacin fsica. * Inspeccin, examen fsico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objetivo de establecer sus existencia y autenticidad. CLASES DE PROCEDIMIENTOS 1.- CUMPLIMIENTO.- Disposiciones legales. 2.- MUESTREO.- Parte de un todo. 3.- SUSTANTIVAS.- Aseveraciones. 4.- DE DETALLE.- Revisin individual 5.- REVISION ANALITICA.- Tendencias HALLAZGOS DE AUDITORIA Los Hallazgos de Auditoria, son el resultado de la evaluacin de las evidencias recaudadas durante la Auditoria, frente a los criterios de la misma entendindose como evidencias al compendio de registros como documentos, archivos, declaraciones de hechos o cualquier informacin relevante encontrado por el Auditor, los hallazgos pueden ser: 1.- Hallazgos positivos.- son hechos, aspectos buenos, tiles, convenientes o destacables de la Empresa. 2.- Hallazgos negativos.- son errores, deferencias o hechos irregulares, inconvenientes, perjudiciales, nocivos en el funcionamiento de la organizacin.

1.- CONDICION (lo que es).- es el hecho o situacin deficiente detectada, cuyo nivel o curso de desviacin debe ser evidenciado. 2.- CRITERIO (lo que debe ser).- es la norma, disposicin o parmetro de medicin aplicable al hecho o situacin observada. 3.- EFECTO (condicin vs criterio).- en la consecuencia real, cuantitativa o cualitativa, ocasionada por el hecho o situacin ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA observada, indispensable para establecer sus importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones correctivas requeridas. 4.- CAUSA (porque sucedi).- es la razn o motivo que dio lugar al hecho o situacin observada, cuya identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional de la comisin de auditoria y es necesaria para la formulacin de una recomendacin constructiva LAS TRES Es DE AUDITORIA 1.- ECONOMIA.- evala si los resultados se estn obteniendo a los costos alternativos mas bajos posibles. Una buena Administracin es (gastar menos). 2.- EFICIENCIA.- es la relacin entre los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Objetivo es incrementar la productividad (gastar bien) 3.- EFICACIA.- determina el grado de cumplimiento de un objetivo o una meta (cantidad, calidad, tiempo, costo etc), debindose contar con una planificacin detallada, sistema de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna, la situacin y los desvos respecto a las previsiones (gastar sabiamente). PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo es un conjunto de cedulas y documentos en los que el auditor registra cronolgicamente datos formulados y la informacin obtenida, e igualmente el resultado de sus pruebas, tcnicas, mtodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de una auditoria o examen especial. IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1.- Historial de la labor efectuada.- constituye un registro sistemtico y en detalle de las tareas cumplidas en el desarrollo de la auditoria. 2.- Viene a ser el registro del resultado de la auditoria.- porque permite realizar el registro de todo los documentacin e informacin as como de las evidencias encontradas, como sustento de las observaciones, conclusiones y recomendaciones que en definitiva forman parte sustancial del informe de la auditoria o examen especial. 3.- Son el respaldo del informe del auditor.- Los papeles de trabajo deben ser suficientes en calidad y cantidad, para permitir respaldar e contenido integral del informe de auditoria. 4.-Permite dejar constancia del grado de confianza del sistema de control interno.- cuando el auditor, luego de estudiar y evaluarel sistema de control interno, formula sus respectivas apreciaciones y comentarios, dejando plasmado en los papeles de trabajo, todo los comentarios, criticas, inconsistencias del control interno. 5.- Se utiliza como fuente de informacin.- la base para que el auditor, redacte su informe, son sus papeles de trabajo por eso le sirve como base de informacin. 6.- Condicionan una mejora sustancial en la calidad de las auditorias.- la base sustancial de un informe es la calidad de los papeles de trabajo, los mismos que son capaces al revelar hechos importantes, de llamar la atencin sobre hechos significativos. 7.- Facilitan su revisin y la supervisin del trabajo de campo.como paso previo a la emisin de cualquier informe, es necesario e indispensable la revisin de los ppeles de trabajo a los efectos de verificar la existencia de evidencias sustentadoras de las observaciones, conclusiones y recomendaciones. 8.- Contribuyen al desarrollo profesional.- en efecto la correccin y esmero profesional con que se elabore los papeles de trabajo, representa una ayuda importante para lograr el desarrollo

profesional del personal de auditoria sobre todo de los que se inician en esta labor especializada, constituyendo la imagen, cualidad, calidad y esmero profesional. 9.- Son el respaldo de los informes de Auditoria en los procesos judiciales.- en determinadas oportunidades los informes de auditorias no solo contienen observaciones de carcter carcter administrativo-financiero, sino que contiene indicios razonables de comisin de delito, en cuyo caso dichos informes son derivados a los tribunales de justicia, del contenido sobre fraudes, apropiaciones ilcitas y otros delitos contra la fe publica o contra el patrimonio del estado, exigen que los papeles de trabajo estn bien formulados y tengan evidencias suficientes y pertinentes. CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO En principio debemos sealar que los papeles de trabajo, siendo y conteniendo el historial de un examen especial o auditoria, representa un valioso elemento de juicio en el desarrollo del trabajo: 1.-informe en borrador de la auditoria 2.- programa de auditoria 3.- cuestionario sobre el examen y evaluacin del control interno. CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 4.- Hoja principal de trabajo u hoja madre o balance de comprobacin. 5.- Asiento de ajuste y reclasificacin recomendados por el auditor. 6.- conciliaciones 7.- extractos, copias literales, simples o autenticadas u otros documentos importantes 8.- confirmaciones o revisiones o declaraciones de terceros. PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1.- Se debe incluir los datos estrictamente necesarios. 2.- la pertinencia es uno de los principales componentes. 3.- las aseveraciones que contienen deben estar suficientemente respaldados o sustentados 4.- se deben presentar todo los datos que respalden la propiedad de los registros y operaciones. 5.- la pulcritud y exactitud deben ser sus atributos. 6.- deben existir un vinculo directo entre su preparacin y un enunciado conciso del trabajo realmente ejecutado. DISEO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1.- se puede utilizar hojas columnadas de 7 o 14 espacios incluso en colores, dependiendo de la labor que se realice. 2.- cuando se trate de la hoja de trabajo o anlisis mas amplio, se deber utilizar las hojas de 14 columnas. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los archivo de papeles de trabajo se dividen en: archivos corrientes y archivos permanentes. 1.- ARCHIVO CORRIENTE.- El archivo de los papeles de trabajo deben estar constituido por las fases corrientes de la auditoria, en materia de informacin y son considerados de uso constante en auditorias posteriores 2.- ARCHIVO PERMANENTE.- se caracteriza por contener informacin permanente y til para las auditorias subsiguientes, debe estar organizado de acuerdo a las necesidades y requerimiento de informacin de los auditores y tiene la documentacin: a) Historia legal desde la creacin de la entidad, as como sus respectivos planes y programa. b) Polticas por escrito y documentos normativo c) Financiamiento d) Organizacin y administracin de personal e) Polticas y procedimientos de presupuesto, contabilidad e informe financiero. f) Evaluacin del sistema de control interno g) Estadstica sobre asignaciones, desembolsos, aspectos administrativos o financieros h) Contratos a largo plazo- directivas etc. Responsabilidad del archivo y custodia de papeles de trabajo

Dada la confidencialidad requerida en cuanto a la formulacin, revisin, sustento, la responsabilidad de su custodia, manejo o utilizacin de los papeles de trabajo es del jefe de Auditoria Interna REDACCION DEL INFORME DE AUDITORIA Concepto de Informe.- Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluacin, incluye informacin suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, as como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a polticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otros. La redaccin del Informe.- debe merecer mucha atencin y cuidado de parte del Auditor para que tenga la acogida y aceptacin de los empresarios, en tal sentido el Informe debe: Despertar y motivar inters. Convencer mediante la informacin veraz y objetiva, promover la solucin de problemas. Facilitar la toma de decisiones. Proporcionar recomendaciones para ayudar a mejorar la administracin de la Empresa. Importancia del Informe.Reviste gran importancia porque suministra a la Administracin de la empresa, observaciones, conclusiones y recomendaciones; constituye el mejor medio para que la Organizacin pueda apreciar la forma del que esta operando. En algunas oportunidades puede ocurrir por descuido en la preparacin del informe, se pierda la oportunidad de hacer conocer a la Empresa lo que realmente desea conocer para optimizar su Gestin, por falta de sustentacin, contenido pobre de argumentos, con informes voluminosos, donde no se dice casi nada o mucha redundancia del trabajo efectuado por el Auditor. REQUISITOS DEL INFORME 1.- Claridad y Simplicidad: evitar leguaje florido, vago, ser breve, evitar mucho detalle. 2.- exactitud: esencial en todo informe, debe estar sustentado en evidencias demostrables 3.- concisin: su contenido sea breve 4.- oportuno: para que la empresa tome decisiones inmediatas. 5.- utilidad: ser til para que la empresa conozca la situacin de sus problemas como las conclusiones y recomendaciones que satisface REQUISITOS DEL INFORME 6.- Tono Constructivo.- apropiado a la circunstancia para lo cual solicitado, sin utilizar jergas, tomando en consideracin las virtudes, de la cortesa y el respeto, omitir nombres. 7.- Sustentacin adecuada.- debe basarse en evidencias y estar amparados en documentos, pruebas para demostrar la validez. 8.- Integridad.- no debe emitirse informes por separados a fin de tener informacin completa. ESTRUCTURA DEL INFORME No existe una estructura modelo en la redaccin del informe de Auditoria Administrativa u operacional. Se puede adoptar la sgte estructurara CONTENIDO DEL INFORME I SINTESIS . Antecedentes . Principales conclusiones . Principales recomendaciones . Accin tomada por la empresa II INTRODUCCION . Antecedentes . Objetivos CONTENIDO DEL INFORME . Alcances . Naturaleza de la Empresa, dpto., reas etc. III OBSERVACIONES

. Por areas, dpto., reas, actividades etc. IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. . Por areas, dpto., reas, actividades etc