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PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCIN

ELABORACIN Elaborado por: Maria del Carmen Aguirre Botero Cargo: Tcnico

REVISIN Revisado por: Julin Mauricio Jara Morales Cargo: Director Tcnico

APROBACIN Aprobado por: Rafael Lpez Hoyos Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO..................................................................................................... 9 7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 10 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 10 9. ANEXOS .......................................................................................................... 10

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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer las directrices para realizar las actividades de induccin a todo el personal que ingresa a la entidad y a reorientar la integracin del personal antiguo a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en los procesos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica todas las actividades de induccin y reinduccin en la Administracin Central, incluye la participacin directa de la Direccin de Talento Humano. 3. DEFINICIONES 3.1 INDUCCIN Mtodo que se utiliza para dar a conocer a los nuevos servidores pblicos la informacin bsica de la organizacin y del cargo a desempear. 3.2 REINDUCCIN Mtodo que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los antiguos servidores pblicos, los cambios en la informacin bsica de la organizacin y del cargo desempeado. 3.3 PROGRAMA DE INDUCCIN Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integracin a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculacin. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en perodo de prueba deber ser tenido en cuenta en la evaluacin de dicho perodo. 3.4 PROGRAMA DE REINDUCCIN Est dirigido a reorientar la integracin del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos de la organizacin. Los programas de reinduccin se impartirn a todos los empleados por lo menos

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cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. 4. NORMATIVIDAD Ley 443 de 1998. Ley 909 de 2004. Decreto 1567 de 1998. Estatuto Anticorrupcin.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: Servicios Administrativos. SUBPROCESO: Gestin del Talento Humano. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Direccin de Talento Humano. CLIENTE: Servidores pblicos de la Administracin Central. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - No establecer con el nuevo servidor pblico un programa de induccin. - Elaborar y ejecutar un Plan de induccin o reinduccin que no responda adecuadamente a las necesidades reales del cargo. - No programar reinduccin cada dos aos de acuerdo con lo establecido por ley. - Inasistencia de funcionarios a las capacitaciones programadas. 5.3.2 Puntos de control - Llevar a cabo las actividades establecidas en el procedimiento. - Dejar registro del Programa de Induccin.

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- Estructuracin de los planes de induccin o reinduccin, basado en las orientaciones de la entidad y las necesidades del cargo. - Registro y Control de los asistentes a los eventos de induccin o reinduccin programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los funcionarios. - Definir al principio de cada ao en el plan de capacitacin y formacin las actividades de Reinduccin. - Registro y Control de los asistentes a los eventos de induccin y reinduccin y listados de asistencia donde se deje constancia. 5.4 REGLAS GENERALES Es obligacin de la entidad: a. La induccin se har en dos fases: Recibimiento al servidor pblico y ubicacin; b. Comunicar al funcionario la filosofa institucional en sus primeros das de estada en la Entidad; c. Adiestrar al servidor pblico en la ejecucin de su labor; d. Disear los programas de induccin y de reinduccin a los cuales se refiere el Decreto - Ley 1567 de 1998 e impartirlos a sus empleados, siguiendo las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administracin Pblica bajo la orientacin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. El empleado tiene las siguientes obligaciones en relacin con la capacitacin: Asistir a los programas de induccin o reinduccin, segn su caso, impartidos por la entidad. Los programas de reinduccin se impartirn a todos los funcionarios por lo menos cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Programa de induccin: La induccin se llevar a cabo al ingreso de nuevos funcionarios a la Entidad, con sta se busca facilitarle el proceso de integracin a la cultura organizacional. Al personal que ingresa a la Entidad, se le realiza el proceso de induccin dependiendo del cargo as: 1. Recibimiento al Servidor Pblico:

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En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes: - Posesionar a los funcionarios nombrados en un acto formal con presencia de las Directivas de la Entidad. - Dirigir comunicacin escrita al nuevo funcionario donde se manifieste la complacencia de la Entidad con su vinculacin. - Estas estrategias permitirn significar la importancia que para la Entidad tiene su vinculacin, as como la responsabilidad que asume frente a sta y la sociedad en su calidad de servidor Pblico. 2. Ubicacin del funcionario en la Entidad: En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes: - Informar acerca de la Entidad: naturaleza, misin, visin, directivos, normas que la rigen, planta fsica. - Socializar el cdigo de tica y las funciones de su cargo consagradas en el manual de funciones y competencias laborales. - Presentar a sus compaeros de trabajo. - Con estas estrategias se pretende que el servidor Pblico conozca la Entidad a la cual ingres, facilitando su incorporacin a la vida Institucional. Objetivos: - Familiarizar al servidor Pblico nuevo con la estructura de la Entidad y con su misin. - Iniciar la integracin del servidor a los valores y propsitos institucionales. - Crear sentido de pertenencia en el nuevo Servidor Pblico. - Instruir a los servidores pblicos nuevos sobre los asuntos relacionados con las dependencias, responsabilidades individuales, deberes y derechos. - Iniciar el acercamiento a los compaeros para la integracin a los equipos de trabajo. Este se lleva a cabo a travs del formato Programa de Induccin en el cual se relacionan los siguientes temas: a. Temas relacionados con la entidad en general. - Historia de la entidad.

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Misin, visin, objetivos. Cdigo de tica. Cdigo de buen gobierno. Estructura de la entidad. Nombres y funciones de los directivos. Perodo de prueba: Sentido del mismo, duracin. Normas de seguridad. Principales servicios que presta la entidad, segn su misin. Normas que rigen la entidad. Instalaciones.

b. Planes y programas institucionales Sistema de planeacin. Polticas y planes generales. Programas y proyectos especiales. Sistemas de evaluacin y control de la programacin.

c. Prestaciones y servicios al personal - Poltica salarial y de compensacin (primas, bonificaciones, prestaciones, entre otros). - Vacaciones. - Capacitacin y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas. - Horarios - Solicitud de permisos. - Solicitud de certificaciones laborales. - Evaluacin deL Desempeo. - Acuerdos de Gestin. d. Actividades propias del cargo a ejecutar - Manual de funciones y competencias laborales. - Procedimientos y registros del proceso. - Cdigo Disciplinario nico Ejecucin programa de induccin: El empleado tiene la obligacin de asistir al programa de induccin segn lo establecido en el Programa de induccin, el jefe de personal o su delegado tiene la responsabilidad de garantizar que se ejecute ste a cabalidad o de reprogramar las actividades segn sea el caso. Evaluacin programa de induccin: una vez se ha ejecutado la induccin al

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funcionario se lleva a cabo la respectiva evaluacin con la finalidad de conocer el grado de comprensin de los temas tratados y reforzar los temas que registr debilidades. Programa de Reinduccin: Los programas de reinduccin se impartirn a todos los funcionarios por lo menos cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Las actividades de reinduccin se planifican en el Plan Institucional de Capacitacin y Formacin, en el cual se pueden definir los siguientes temas: - Actualizacin y avances normativos que inciden en el funcionamiento de la entidad, del sector y de la rama a la cual pertenezcan los servidores. - Beneficios alcanzados por el Plan de Desarrollo y polticas vigentes dentro de la administracin. - Redefinicin de la misin institucional, establecimiento de metas y procedimientos, simplificacin de trmites, diseo de proyectos y sistemas de informacin, determinacin de indicadores de gestin. - Revisin, renovacin y afianzamiento de los valores que han de sustentar la prestacin del servicio pblico. El empleado tiene la obligacin de asistir a los programas de Reinduccin segn lo establecido en el Plan institucional de Capacitacin y Formacin, la asistencia a estas quedar consignada en el formato Control de Asistencia.

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN Programar induccin a nuevo empleado a travs del formato programa de induccin, que suscribe junto con el superior inmediato. Exponer al nuevo funcionario los fundamentos y filosofa de la Entidad: Misin, Visin, Polticas, Objetivos, Principios, valores ticos. Explicar la forma de acceder en Intranet a consultar la documentacin que hace parte del Manual de Induccin y reinduccin del personal de la entidad para la consulta de: - Cdigo de tica. - Cdigo de Buen Gobierno. - Creacin y organizacin de la entidad. - Estructura organizacional Organigrama. - Funciones por dependencia. - Situaciones administrativas. - Rgimen salarial y prestacional. - Evaluacin del Desempeo. - Acuerdos de Gestin. - Capacitacin, bienestar social e incentivos. - Deberes, derechos, prohibiciones y sanciones. - Delitos contra la administracin pblica. - Retiro del servicio pblico - Seguridad social. - Horario de trabajo. - Responsabilidades y autoridades. - Polticas del rea de trabajo. - Normas. - Procedimientos. Comunicar y explicar las funciones a desempear en el cargo. Presentar al nuevo servidor pblico a los funcionarios de la Entidad. Evaluar el grado de entendimiento por parte del funcionario de los temas vistos en la induccin para conocer en cuales es necesario reforzar. PRODUCTOS Formato programa de induccin Induccin

RESPONSABLE Profesional Universitario y/o Tcnico

TIEMPO 2 horas

Induccin

Profesional Universitario y/o Tcnico Superior Inmediato Servidor pblico interesado

2 horas

4 5 6

Induccin Induccin

Induccin

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No. 7

DESCRIPCIN Coordinar para el caso de reinduccin, la socializacin con los servidores pblicos sobre la forma de acceder y consultar la informacin disponible dentro de Intranet sobre el Manual de Induccin y Reinduccin. Dejar registro en el formato Control de Asistencia, cuando se lleven a cabo las actividades de socializacin para la consulta del manual de induccin y reinduccin dentro de Intranet. Realizar evaluacin de induccin o reinduccin con el fin de medir el grado de comprensin de los temas tratados, diligenciando cuestionario a travs de Intranet.

PRODUCTOS

RESPONSABLE

TIEMPO

Reinduccin Profesional Universitario y/o Tcnico Servidor pblico interesado

Control de asistencia

2 horas

Evaluacin

7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo F-SAD-13 Nombre Programa de induccin

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Profesional universitario Indizacin Carpeta Clasificacin Consecutivo cronolgico

ACCESO
Personal Autorizado Director Tcnico Profesional Universitario

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 1 ao

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Archivo Hojas de Vida

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Documentacin Sistema Integrado de Gestin MECI - SGC. 8.2 Manual de Funciones y Competencias Laborales. 9. ANEXOS 9.1 F-SAD-22 Programa de Induccin.