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Evento Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención.

Aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer una periodicidad establecida. El evento que esta realizando la sección „‟E‟‟ de publicidad y mercadeo es una degustación de comida mexicana para profesores y alumnos de la institución. Fases del evento Arrancamos con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo. Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalización de otras. Una actividad fundamental para nuestro evento es la promoción y difusión ya que nos va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes. Además, nos ocuparemos del temario y el programa con la agenda de actividades que brindaremos él o los días del evento. El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa. Es el momento de dar conocer nuestro futuro evento a los sponsors, que nos ayudarán a financiar, junto a otras acciones, nuestro evento. . La búsqueda y selección de proveedores también se realiza en esta etapa. A medida que nos vamos acercando a fechas críticas (que establecimos en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.

Durante el evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede. Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir.

1. Armado 2. Acreditación de los asistentes

Cultural (exposición. Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto. tarjetas de invitación. Promoción y divulgación Es el encargado de promover el evento. conferencia. solicitud. Agenda de actividades del evento 4. aniversarios ) 2. carpetas. hará los contactos con la radio. Recreativo (festival. programas generales. folletos con toda la información. juegos) El evento de la sección „‟E‟‟ entra en la clasificación de cultural. certificados. Académico (seminario. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes. tarifas de hoteles. espectáculo) 5. Desarme  Post – evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada. programa académico. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilización: . valor y dirección de la inscripción. fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. para su divulgación. la prensa y la televisión. nacimientos. previamente definidos también por este comité. Tipos de eventos 1. expositores. los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede. danza. programa social.3. plegable con las fotografías más destacadas del evento y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa. científico) 4. Social (Instalación y protocolo matrimonios. Cuando sea necesario. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida. distintivos de salones. Deportivo (prueba. campeonato. de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches. planillas. Además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades. por lo menos con cinco meses de anticipación. hasta la realización del evento. escarapelas. según análisis realizado. objetivos. talonarios de recibo. hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo. cumpleaños. teatro) 3.

Entre otras: circular de bienvenida. Inscripciones En este momento se recogen las primeras impresiones. Son también los integrantes de este subcomité quienes se encargarán de la recepción de los asistentes en el aeropuerto. Recepción. de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Como constancia de entrega del material. es. ciudad) y el cargo. se debe ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. el cual servirá para la elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia. se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos. El sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio. programación académica y social. debe dejar copia del recibo de inscripción. si así lo establece el reglamento del evento. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción. los participantes se formarán. Si el procedimiento es funcional y ágil. Generalmente el secretario (a) es el encargado (a) de hacer las reservaciones hoteleras. copia de las conferencias. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y el valor de la inscripción. ya que por tratarse de asistentes de otras regiones o países. para facilitar la labor de recepción. una imagen negativa y de descontento. Además. La distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones. Escarapelas y materiales La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante. a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes. carta de organización. lo que dificultará su desarrollo normal. los trámites son confusos y desordenados. se establece un sentimiento de confianza y si. conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles. aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto. en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una . confirmaron fecha y hora de llegada. Igualmente. además. Se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa. por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabético. alojamiento e información. es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento. Según el tipo de evento y su magnitud. por el contrario. procedencia (empresa. tarjetas de invitación para las actividades sociales. además de suministrar la primera información y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes. guía turística y guía de espectáculos. Cuando los asistentes de otras regiones o países sean un número considerable.

actos culturales. distribución y archivo de la totalidad de las ponencias. conferencias. y transporte colectivo para los asistentes. Es el responsable de la organización de la mesa principal. visitas a sitios turísticos. discursos y conclusiones del evento. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú. clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de estacionamientos. refrigerios. Secretaría del evento Es el comité responsable de la recolección. . Debe recopilar. y de velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del evento. a la habitación del hotel para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecución de recuerdos para los asistentes. alojamiento de todos los asistentes.persona de este subcomité. Actos sociales Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. elaboración de originales. según programación definida. Transporte Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes. expositores. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual. fax) de los asistentes al evento. así como la recepción y realización de llamadas de los participantes. Protocolo Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. envío. impresión. Está pendiente de banderas. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso. corrección. como programa general. cambios en el programa. Atiende además. Son sus funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura. quien se encargará de agilizar lo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento. recibo y tramitación de correspondencia (correo. himnos y elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas. armada. horario de reuniones. para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento. contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanente con los demás subcomités. funcionarios y personal en general que forma parte del evento. para cada uno de los eventos. Coordinará además el envió de flores. la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres.

toda la información que aparece en los diarios sobre el evento. . ¿Quiénes están obligados al pago del Impuesto? En calidad de contribuyentes:  Son sujetos pasivos del impuesto las personas que adquieran entradas para asistir a los espectáculos. la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos. opereta. publicaciones y servicios generales. Como responsable solidario: el conductor del local donde se realice el espectáculo Estructura de presupuesto y costo de un evento:. hay que tener en cuenta que casi nunca el presupuesto que uno . circo y folclore nacional. el presupuesto es lo que determinará el rumbo que tomemos a la hora de elegir los distintos proveedores de acuerdo a las necesidades del evento. que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias. Un evento siempre comienza a organizarse con una cierta anticipación ya que no es una actividad espontánea sino que requiere de preparación. calificados como espectáculos públicos culturales por el Instituto Nacional de Cultura. La obligación tributaria se origina al momento del pago del derecho a presenciar el espectáculo. Por este motivo. ballet. ópera. En calidad de responsables tributarios:   Como agentes perceptores del impuesto: las personas que organicen el espectáculo.actualización de listas y confrontación de direcciones. Colocar en la cartelera. así como el programa del día y los cambios en la programación. pueden existir otros comités como el de prensa. El tiempo va a variar de acuerdo a la magnitud. certificados de asistencia y demás trabajos Mecanográficos que surjan durante el evento. cuadro de alojamiento. Según la importancia. elaborar fichas de inscripción. conciertos de música clásica. Pagos de impuesto para un evento público: El Impuesto a los Espectáculos Públicos grava el monto que se abona por concepto de ingreso a espectáculos públicos no deportivos en locales y parques cerrados con excepción de los espectáculos en vivo de teatro.

de acuerdo a la estabilidad del país. los gastos y viáticos (transporte y alojamiento si se requiere) de los oradores e invitados especiales. es importante tener en cuenta que pueden existir una serie de imprevistos o contingencias durante el evento y por este motivo sería bueno contar con un dinero extra para poder cubrirlos. Las razones son muchas: uno no decide todos los servicios que contratará desde el comienzo. Un comité. proyección. escribanos. sistema de inscripción y acreditación*. etc). es por definición: . la cartelería y señaléctica que se usará en el evento. La teoría recomienda que sea entre un 10% y 15% de los posibles ingresos. estacionamientos. transporte si hay más de una sede o si se ofrece servicio de transfer “punto a punto“ a los asistentes. portafolios. invitaciones. personal temporario para los días del evento. diseño y envío de invitaciones. Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes al evento. servicio de coffee break y catering. si se realizará una actividad extra al evento. sufrirán de una inflación. etc. eventos extra como un acto de apertura o un cocktail. mobiliario. Que es el comité organizador El "Comité Organizador".estima al inicio corresponde al definitivo.). programas. etc. regalos o souvenirs. merchandising. el ir conociendo la cantidad de pre-inscriptos modificará cantidades de determinados productos. folletería. los gastos de secretaría y producción pre-evento. pieza clave y principal órgano gestor del congreso. Además de estos costos. honorarios de asesores profesionales: como por ejemplo contadores. gastos bancarios. propinas. abogados. sí van a estar determinados según la cantidad de asistentes. seguros del equipamiento y del personal. Los costos variables. computadoras y mobiliario para el sector de acreditación. el equipamiento técnico para la o las salas (sonido. En este grupo se encuentran el lugar dónde se hará el evento. gastos de personal de seguridad y limpieza. los primeros presupuestos que uno puede pedir si son muy anticipados y. diplomas. decoración. arquitectos. almuerzos y cenas. De todas formas es importante tener en cuenta a la hora de planificar tu evento que existen dos tipos de egresos: los fijos y los variables. la difusión y promoción. contratación de un show. etc. entre muchas otras cuestiones. Entre ellos debes tener en cuenta: el material de acreditación para los asistentes (credenciales. traductores si al evento asistirán personas que hablen en distintos idiomas.

Vocales y Coordinadores. 2. Carta solicitando el permiso dirigida al SEMAT. Comisión de personas encargadas para un asunto. . .ü Fotocopia de la Cédula de Identidad del solicitante y del representante legal de la empresa (legible).Vicepresidente.1. . Órgano dirigente de un partido político o de una de sus secciones. Esto significa que la publicidad está asociada al patrocinio de una forma muy importante Permisos legales: Son los pasos a seguir para poder realizar un evento en este caso utilizaremos como ejemplo a la alcaldía de Baruta Solicitud de permiso para presentar espectáculos públicos Requisitos Descargar y llenar planilla de solicitud. .Presidente. La estructura básica de un comité organizador es: . Copia del documento Constitutivo – Estatutario de la empresa organizadora del espectáculo. Que son los patrocinadores: Se refiere a aquella persona física o moral.Secretario. así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso. Original y copia de carta o autorización emitida por el propietario del establecimiento donde se efectuará el evento o espectáculo. o de cualquier otro tipo de organización. que apoya económicamente a otra para el alcance de sus objetivos. indicando si se efectuará algún expendio eventual o expendio de licores.

por concepto de solicitud del permiso. Provincial.Copia legible del Registro de Información Fiscal (RIF). Anexar original y copia del pago de la Tasa Administrativa por un monto equivalente a cuatro (4) Unidades Tributarias. así como de las entradas de cortesía a nombre de “Alcaldía del Municipio Baruta”. . BNC. Croquis de la organización del evento. Fondo Común. BOD / Corp Banca. por un monto equivalente a cuatro (4) Unidades Tributarias. Copia de la inscripción y/o renovación del Registro de Promotores y Organizadores de Espectáculos Públicos del Municipio (vigente). mostrando salidas de emergencia. por concepto de Sellado. Original y copia del Certificado de Riesgo Controlado para el evento emitida por Protección Civil Baruta. a nombre de la Alcaldía de Baruta en los bancos recaudadores ubicados en el Municipio (Banesco. Exterior y Venezuela – este último solo en las agencias de Plaza Las Américas. escenario. Copia del programa del espectáculo y contrato del artista. Bancaribe. Cheque de Gerencia por un monto equivalente al 10% del valor total de las entradas que se destinarán a la venta. etc. Consignar toda la boletería que pondrán a la venta y los tickets de cortesía para ser sellados. de ser el caso. puestos de comida. Original y copia del pago de la Tasa Administrativa. La Trinidad y Las Mercedes). Realizar los respectivos depósitos en Cuenta Nº 15-03-47-0000000001-00014-54. Vizcaya.

Nota: Unidad Tributaria a ciento siete bolívares (Bs. Copia de los ejemplares de las obras benéficas realizadas por la fundación. En caso de que el evento no tenga venta de ninguna índole. .Todos los requisitos deberán ser consignados en una carpeta con sus respectivos ganchos y separadores. 107. Para el caso en que se solicite la Exoneración de los Impuestos deberá consignar: Carta dirigida al ciudadano alcalde solicitando Exoneración. por el monto equivalente a los impuestos que solicitan exonerar. deberá anexar comunicación indicando esto. En caso de personas autorizadas deberán consignar autorización original simple y copia de Cédula de Identidad del solicitante y del autorizado. Copia del Acta Constitutiva y/o Estatutos de la fundación o institución. Copia legible del Registro de Información Fiscal (RIF) de la fundación o institución. Cheque de gerencia a nombre de “Alcaldía del Municipio Baruta”.Original y copia de la Licencia otorgada por la Sociedad de Autores y Compositores de Venezuela (SACVEN). .00).

.Recuerde que debe retirar su solicitud en los cinco (5) días hábiles.Esta planilla debe ser llenada a máquina o letra de molde legible. La sección E organizo una degustación de comida mexicana Motivados por acercar un poco más la cocina tradicional del país a los aragüeños . Urb. . Parque Humboldt. ¿Dónde y cuándo se tramita? SEDE – SERVICIO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (SEMAT) Dirección: Av. nivel acceso. . Río Caura. para dar a conocer los Antojitos Mexicanos en este caso traemos la oportunidad de degustar de una novedosa forma los míticos tacos mexicanos además de los ya conocidos burritos y los infaltables Nachos por eso les decimos Vengan a disfrutar del sabor de México con nuestro menú degustación. el banco lo hará automáticamente por usted..Estimado Contribuyente a solicitud de los bancos recaudadores NO ENDOSE LOS CHEQUES PERSONALES NI DE GERENCIA. locales ac-7 / ac-8. Centro Empresarial Torre Humboldt.

tacos y nachos: Aguacate Carne molida Burritos Tacos Doritos Refrescos Queso fundido Queso Tomates Platos Vasos Servilletas Total: 1700Bsf Gastos de Decoración: Mesón: 180Bsf Mantelería: 70Bsf Afiches: 100Bsf Volantes: 250Bsf .Contábamos con un presupuesto de: 2300 bs f De los cuales nuestros gastos fueron los siguientes Ingredientes para los burritos.

Febrero 2014 .REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA “ANTONIO RICAURTE” FASES PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Maracay.

Integrantes Seccion “E” Publicidad y mercadeo: Brayin perdomo Katherine Gonzales Moises Rojas Yorguelis Moreno Paola Duran Victor Blanco Maikel Rocca Marvin Quiroz Julio Gonzales Izrracel fuentes Jean paul Guevara Yuliana Lorca Nelson Rojas Daniel Carrasco Jaqueline Realza Andrea Montesinos Sherany cutrone .