CAPACITAO EM GESTO DE PROJETOS

Mrio Leito

Facilitador

Mrio Leito
E-mail:

marioleitao@outlook.com Contatos: (85) 8783-7526

Objetivos do Curso

Distinguir os conceitos bsicos e as variveis intervenientes na administrao de projetos. Explicar os procedimentos recomendados para um gerenciamento eficaz de projetos. Utilizar as principais tcnicas e ferramentas gerenciais na avaliao, planejamento, programao, execuo e controle de projetos.

O que um Projeto?
Project Management Institute (PMI) Um empreendimento temporrio, com objetivo de criar um produto, servio ou resultado nico. International Standard Association (ISO-10006) Um processo.... consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos.

Por que realizar projetos?

Demanda de Mercado; Oportunidades Estratgicas; Necessidades no Negcios; Necessidades Sociais; Requisies dos clientes; Avanos Tecnolgicos; Requerimentos Legais;

Um projeto pode criar

Um produto que pode ser um item final ou um item componente de outro item. Uma capacidade de realizar um servio, como funes de negcios que do suporte produo ou distribuio. Um resultado, como um produto ou um documento

As principais caractersticas dos projetos

Temporrios, possuem um incio e um fim definidos. Planejados, executado e controlado. Entregam produtos, servios ou resultados exclusivos. Desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaborao progressiva. Realizados por pessoas. Com recursos limitados.

Portflio

Um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos de negcios estratgicos. Os projetos ou programas do portflio podem no ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados.

Programa

Um programa definido como um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado para a obteno de benefcios e controle que no estariam disponveis se fosse gerenciados individualmente. Um projeto pode ou no fazer parte de um programa, mas um programa sempre ter projetos.

Relacionamentos

Portflio

Projetos Programas Projetos

Projetos Projetos Projetos

Abordagens de Projetos, Programa e Portflios.

Projeto
Escopo/Foco

Programa

Portflio

Mais amplo, adaptado para Adpta-se aos objetivos estratgicos Especfico, com fases e suportar objetivos comuns entre da organizaoSeleo e entregas bem definidas os projetos priorizao de projetos e programas

Foco no controle e monitoramento do Nvel de detalhe Menos detalhado do que os do conjunto de projetos e programas compatvel com o suporte entrega dos projetos, visando o fornecimento como um todoOtimizao da alocao dos recursos crticos com resultados do projeto ao de diretrizes e resultados Plano e Controle longo de fases base em indicadores estratgicos agregados Expectativa de poucas Expectativa de mudanas em mudanas ao longo do relao ao compartilhamento projeto de recursos entre projetos Oramento gasto no tempo proposto e entregas em conformidade com o especificado Foco nas tarefas e entregas As mudanas responder s necessidades de alterao da estratgia de negcio

Mudana

Medida de sucesso Liderana

Retorno do Investimento (ROI) Alcance dos objetivos estratgicos, agregado dos projetos e novas com base nas metas estabelecidas captaes para os indicadores Foco no empreendimento e tomada Foco nos resultados agregados de deciso

Partes Interessadas(Stakeholders)

As partes interessadas so pessoas ou organizaes (por exemplo, clientes, patrocinadores, organizao executora ou o pblico) ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou trmino do projeto A equipe de gerenciamento do projeto precisa identificar as partes interessadas, tanto internas quanto externas, a fim de determinar os requisitos e as expectativas em relao ao projeto de todas as partes envolvidas no projeto.

Clientes/usurios

Pessoas ou organizaes que usaro o produto, servio ou resultado do projeto. Os clientes/usurios podem ser internos e/ou externos em relao organizao executora. Podem existir tambm vrias camadas de clientes. Em algumas reas de aplicao, os termos clientes e usurios so sinnimos; enquanto em outras, clientes se referem entidade que adquire o produto do projeto e usurios so os que o utilizaro diretamente.

Patrocinador

A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em dinheiro ou em espcie, para o projeto. O patrocinador conduz o projeto atravs do processo de comprometimento ou seleo at a autorizao formal e desempenha um papel significativo no desenvolvimento do escopo inicial e do termo de abertura.

Gerente de Projetos

Os gerentes de projetos so designados pela organizao executora para atingir os objetivos do projeto. Este um papel conspcuo com grandes desafios, de grande responsabilidade e com prioridades mutveis.

O gerente de projetos

Equipe de Projeto

Uma equipe de projeto composta pelo gerente do projeto, pela equipe de gerenciamento do projeto e por outros membros da equipe que executam o trabalho mas no esto necessariamente envolvidos com o gerenciamento do projeto. Essa equipe composta de pessoas de grupos diferentes, com conhecimento de um assunto especfico ou com um conjunto especfico de habilidades e que executam o trabalho do projeto.

A equipe de Projeto

Fornecedores

Fornecedores ou contratadas, so empresas ou pessoas externas que assinam um contrato para fornecimento de componentes ou servios necessrios ao projeto.

Gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Iniciao; Planejamento; Execuo; Monitoramento e controle e Encerramento.

Gerenciar um projeto inclui

Identificao dos requisitos; Adaptao s diferentes necessidades, preocupaes e expectativas das partes interessadas medida que o projeto planejado e realizado;

Gerenciar um projeto inclui

Balanceamento

das restries conflitantes do projeto que incluem, mas no se limitam a: Escopo; Qualidade; Cronograma; Oramento; Recursos Risco.

Escritrio de projetos

Um escritrio de projetos um corpo ou entidade organizacional qual so atribudas vrias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domnio.

Escritrios de Projetos

Identificao e desenvolvimento de metodologia, melhores prticas e padres de gerenciamento de projetos; Orientao, aconselhamento, treinamento e superviso; Monitoramento da conformidade com as polticas, procedimentos e modelos padres de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto; Desenvolvimento e gerenciamento de polticas, procedimentos, formulrios e outras documentaes compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais) e Coordenao das comunicaes entre projetos.

O ciclo de vida do projeto

O ciclo de vida de um projeto consiste nas fases do mesmo que geralmente so sequenciais e que s vezes se sobrepem, cujo nome e nmero so determinados pelas necessidades de gerenciamento e controle das organizaes envolvidas , a natureza do projeto em si e sua rea de aplicao.

Ciclo de Vida

Os projetos variam em tamanho e complexidade. No importa se grandes ou pequenos, simples ou complexos, todos os projetos podem ser mapeados para a estrutura de ciclo de vida a seguir
Incio

do projeto; Organizao e preparao; Execuo do trabalho do projeto e Encerramento do projeto.

Ciclo de Vida

Ciclo de Vida

Fases do Projeto

As fases do projeto so divises de um projeto onde controle adicional necessrio para gerenciar de forma efetiva o trmino de uma entrega importante. Geralmente as fases so terminadas sequencialmente, mas podem se sobrepor em algumas situaes .

Fases do Projeto

A estrutura de fases permite que o projeto seja segmentado em subconjuntos lgicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e controle. O nmero de fases, a necessidade de fases e o grau de controle aplicado depende do tamanho, grau de complexidade e impacto potencial do projeto.

Caractersticas das Fases dos Projetos

Quando as fases so sequenciais, o encerramento de uma fase termina com alguma forma de transferncia ou entrega do produto do trabalho produzido como entrega da fase. O final desta fase representa um ponto natural de reavaliao dos esforos em andamento e de modificao ou trmino do projeto, caso necessrio.

Caractersticas Das Fases

O trabalho tem um foco diferente de quaisquer outras fases. Isso geralmente envolve diferentes organizaes e conjuntos de habilidades. A principal entrega ou objetivo da fase requer um grau superior de controle para ser atingido com sucesso.

Estrutura de um projeto

No h uma forma nica de definir a estrutura ideal para um projeto. Embora prticas comuns no setor normalmente levem utilizao de uma estrutura preferida, projetos no mesmo setor, ou mesmo dentro da mesma organizao, podem apresentar variaes significativas.

Fases

A estrutura de fases propicia uma base formal para o controle. Cada fase formalmente iniciada para especificar o que permitido e esperado dela. O incio de uma fase tambm o momento de revalidar antigas premissas, analisar riscos e definir mais detalhadamente os processos necessrios para realizar a(s) entrega(s) da fase.

Fases

Quando os projetos tm vrias fases, estas so parte, em geral, de um processo sequencial projetado para garantir um controle adequado do projeto e obter o produto, servio ou resultado desejado. Contudo, h situaes em que um projeto pode se beneficiar de fases sobrepostas ou simultneas.

Tipos Bsicos de Relaes

Uma relao sequencial, em que uma fase s poder iniciar depois que a anterior terminar.

A natureza passo a passo desta abordagem reduz incertezas, mas pode eliminar opes de reduo do cronograma.

Uma relao sobreposta, em que a fase tem incio antes do trmino da anterior.

As fases sobrepostas podem aumentar o risco e resultar em retrabalho caso uma fase subsequente progrida antes que informaes precisas sejam disponibilizadas pela fase anterior.

Processos

Processos

O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos. Esta aplicao de conhecimentos requer o gerenciamento eficaz de processos apropriados.

Um processo um conjunto de aes e atividades inter-relacionadas, que so executadas para alcanar um produto, resultado ou servio predefinido. Cada processo caracterizado por suas entradas, as ferramentas e as tcnicas que podem ser aplicadas e as sadas resultantes.

Sucesso nos projetos

Selecionar os processos apropriados necessrios para cumprir os objetivos do projeto; Usar uma abordagem definida que possa ser adotada para atender aos requisitos; Cumprir os requisitos para atender s necessidades e expectativas das partes interessadas e Obter um equilbrio entre as demandas concorrentes de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e riscos, para gerar o produto, o servio ou o resultado especificado.

Os gerentes de projetos e suas equipes devem abordar com cuidado cada processo e as entradas e sadas que o constituem.

O gerenciamento de projetos um empreendimento integrado, e requer que cada processo de projeto ou produto seja alinhado e conectado de forma apropriada com os outros processos para facilitar a coordenao.

O gerenciamento de projetos bem-sucedido inclui gerenciar ativamente essas interaes para cumprir os requisitos do patrocinador, do cliente e de outras partes interessadas. Em algumas circunstncias, um processo ou conjunto deles dever ser interado vrias vezes para alcanar o resultado desejado.

Processos de gerenciamento

Desenvolver o termo de abertura do projeto

O processo de desenvolvimento de um documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase e a documentao dos requisitos iniciais que satisfaam as necessidades e expectativas das partes interessadas.

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

O processo de documentao das aes necessrias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares.

Orientar e gerenciar a execuo do projeto

O

processo de realizao do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos do projeto.

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

O

processo de acompanhamento, reviso e regulao do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto.

Realizar o controle integrado de mudanas

O

processo de reviso de todas as solicitaes de mudana, aprovao de mudanas e gerenciamento de mudanas nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos de projeto e plano de gerenciamento do projeto.

Encerrar o projeto ou fase

O

processo de finalizao de todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto para terminar formalmente o projeto ou a fase.

Termo do Abertura

O termo de abertura do projeto o processo de desenvolvimento de um documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase e a documentao dos requisitos iniciais que satisfaam as necessidades e expectativas das partes interessadas.

Declarao de Trabalho

A declarao do trabalho (DT) uma descrio narrativa dos produtos e servios a serem fornecidos pelo projeto. Para projetos internos, o iniciador ou patrocinador produz a declarao do trabalho com base nos requisitos das necessidades dos negcios, produtos, ou servios. Para projetos externos, a declarao do trabalho pode ser recebida do cliente como parte de um documento de licitao, por exemplo, solicitao de proposta, solicitao de informaes, solicitao de preos, ou como parte de um contrato.

Necessidade de negcios. Uma necessidade de negcios de uma organizao pode ser baseada numa demanda de mercado, avano tecnolgico, requisito legal, ou regulamentao de governo. Descrio do escopo do produto. Documenta as caractersticas do produto que o projeto estar encarregado de criar. A descrio deve documentar tambm a relao entre os produtos e servios sendo criados e a necessidade de negcios a qual o projeto sededicar.

Plano estratgico. Todos os projetos devem dar suporte aos objetivos estratgicos da organizao. O plano estratgico da organizao executora deve ser considerado como um fator quando forem feitas decises em selees e priorizaes de projetos.

Termo de Abertura do Projeto

Propsito ou justificativa do projeto; Objetivos mensurveis do projeto e critrios de sucesso relacionados; Requisitos de alto nvel; Descrio do projeto em alto nvel; Riscos de alto nvel; Resumo do cronograma de marcos; Resumo do oramento; Requisitos para aprovao do projeto (o que constitui o sucesso do projeto, quem decide se o projeto bem sucedido, e quem assina o projeto); Gerente do projeto, responsabilidade, nvel de autoridade designados e Nome e autoridade do patrocinador ou outra(s) pessoa(s) que autoriza o termo de abertura do projeto.

Estrutura Analtica do Processo(EAP)

Uma vez definido o projeto, o prximo passo determinar quais elementos de trabalho, ou atividades, precisam ser conduzidos para seu cumprimento. A EAP( ou WBS -Work Breakdown Structure) desmembra um projeto em pores, ou itens, gerenciveis, garantindo que todos os elementos de trabalho necessrios concluso do escopo de trabalho do projeto sejam identificados.

Trata-se de uma rvore hierrquica de itens finais que sero atingidos ou produzidos pela equipe durante a execuo do projeto. Por meio de estrutura semelhante a um organograma, a EAP representa o que dever ser entregue pelo projeto. Atingir ou produzir todos esses itens constitui a concluso do escopo do projeto.

Level 0 Level 1 Level 2 Level 3

Atividade 1

Projeto Alpha

Atividade 2

Compra A

Desenho B

Montagem D

Produto A1

Produto A2

Como construir

Escrever o nome do projeto no primeiro nvel (level 0) da EAP.

Projeto Alpha

Iniciar o segundo nvel com as entregas de Gerenciamento do projeto e de Encerramento.

Projeto Alpha

Ger. Do Projeto

Encerramento

Acrescentar as fases do ciclo de vida (entrega completa da fase) do projeto no segundo nvel.
Projeto Alpha

Ger. Do Projeto

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase n

Encerramento

Decompor as entregas (produtos ou servios) em subprodutos (entregas parciais) que as compem.

Projeto Alpha

Projeto Alpha

Ger. Do Projeto

Fase 1
Entrega 1.1 Entrega 1.2 Entrega1.3 Aceite Parcial

Fase 2
Entrega 2.1 Entrega 2.2

Fase 3

Encerramento

Entrega 3

Exemplo

Projeto de uma Festa de Casamento

Dicionrio da EAP

O dicionrio da EAP um documento gerado pelo processo Criar a EAP que a suporta. Fornece descries mais detalhadas dos componentes da EAP, inclusive dos pacotes de trabalho e contas de controle.

Dicionrio da EAP
Cd. EAP 2

Entrega Critrios de aceitao Instrutor Instrutor selecionado e disponvel para as datas estipuladas.

3 3.1

Material Detalhamento abaixo. Slides

Slides a serem utilizados pelo instrutor para conduo do treinamento. Desenvolvido em Power Point. Os exerccios sero utilizados para fixao do contedo programtico. As perguntas e respostas sero feitas separadamente. Material impresso em folhas avulsas. As respostas sero distribudas aos alunos aps a execuo dos exerccios. A apostila deve servir de guia a ser consultado posteriormente pelos participantes. Material impresso e encadernado.

3.2

Exerccios
3.3

Apostila

Proposta

O projeto consiste em elaborar e efetuar um treinamento terico / pratico de 24 horas, a 10 funcionrios da UECE, que atuam nos departamentos financeiro e de planejamento, sendo estes divididos em 02 turmas de 05 pessoas.